Curso: Excel 2007 Tema 1: Familiarizndonos con Excel 2007

Tema 1: FAMILIARIZNDONOS CON EXCEL 2007

NDICE INICIAR EL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL LA VENTANA DE EXCEL La barra de ttulo Cintas de opciones La barra de frmulas La hoja de trabajo La barra de estado EL MEN CONTEXTUAL CERRAR EL DOCUMENTO DE TRABAJO SIN SALIR DEL PROGRAMA GUARDAR EL DOCUMENTO DE TRABAJO SALIR DE EXCEL ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE DE EXCEL

OBJETIVO
Familiarizarnos con el entorno de trabajo de Excel 2007.

INICIAR EL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL 2007

Para iniciar el programa, realizaremos los siguientes pasos: Si tenemos el icono de acceso directo en el escritorio, hacemos doble clic sobre l. Si no tenemos ese acceso directo, realizaremos los siguientes pasos: o o o Hacer clic sobre el botn INICIO Hacer clic sobre Todos los programa Si vemos el icono de EXCEL, clic sobre l; si no lo vemos, buscar una carpeta llamada Microsoft Office, hacer clic sobre ella, y hacer clic sobre el icono de EXCEL.

Desde cualquier parte limpia del escritorio podemos abrir un libro de Excel:

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o o o

Clic en el escritorio con el botn derecho del ratn; aparece un men contextual; Clic en Nuevo Clic en Hoja de clculo de Microsoft Excel.

El programa abre un libro de trabajo formado por hojas de clculo (por defecto 3) aunque este nmero se puede modificar aadiendo o eliminando hojas, segn las necesidades de trabajo. Cmo reconocemos si un archivo se ha creado con este programa? Todos los archivos de EXCEL 2007 (salvo que al guardarlos se indique otra cosa) tienen extensin .xlsx (interesante saberlo si necesitamos buscar un archivo que no recordamos dnde est). Los archivos creados con este programa se distinguen de los dems porque tienen el icono .

Qu tipos de archivos se pueden abrir con EXCEL?

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LA VENTANA DE EXCEL
Barra de ttulo

Cinta de opciones

Hoja de trabajo

Barra de frmulas

Barras de desplazamiento

Hojas de trabajo

Barra de estado

A continuacin, explicaremos brevemente cada una de estas partes.

Podemos mover la ventana desde la barra de ttulo si no est maximizada, haciendo clic sobre ella y desplazndola.

LA BARRA DE TTULO
La barra de ttulo aparece en la parte superior de todas las ventanas. En la parte izquierda tenemos: o El Botn de Office , que nos permite:

crear una nueva hoja de clculo, abrir un archivo existente, guardar el archivo en uso, cerrar el archivo (sin salir del programa, si vamos a seguir trabajando con otro archivo), ver cmo queda antes de imprimirlo,

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imprimir el documento, enviar una copia del documento usando varias tecnologas salir del programa.

La barra de herramientas de Acceso rpido: , personalizable, pues permite aadir los iconos ms utilizados por el usuario1.

En la parte central: nombre del archivo - nombre del programa

Libro1 (1 es un nmero que vara consecutivamente conforme se crean nuevos archivos en la misma sesin de trabajo) es el nombre del documento que le asigna Excel cuando se abre un archivo nuevo; cuando se guarde el archivo y se le d un nombre, se sustituir por ste... En la parte derecha, los botones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar (depende de si tenemos la ventana a tamao completo de pantalla, o no).
Minimizar Maximizar Cerrar

Minimizar Restaurar Cerrar

Si necesitamos espacio, se puede minimizar la cinta de opciones situando el ratn en la zona de las pestaas, haciendo clic con el botn derecho del ratn.

CINTAS DE OPCIONES.
Situada debajo de la barra de titulo, contiene el conjunto de comandos ejecutables en el programa agrupados en fichas (o pestaas). En la imagen inferior aparecen las fichas principales del programa:

La cantidad de fichas en pantalla vara (se activan y desactivan nuevas fichas) segn el trabajo que estemos realizando en cada momento. Las que van apareciendo nuevas se distinguen de las bsicas del programa porque aparecen coronadas con color.

Tema 7 Personalizar Excel 2007

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Al hacer clic sobre cualquiera de las pestaas o fichas, se despliega la cinta correspondiente, donde los comandos aparecen agrupados en bloques, segn la funcin que deban realizar. El aspecto de los bloques en las cintas puede variar de aspecto, segn sea el tamao de la pantalla y la configuracin de la misma. En todo caso, el contenido de estos bloques ser el mismo.

Si algn comando (o icono) aparece de color gris, significa que en ese momento no est disponible. Si un comando tiene , aparecer un submen con ms opciones.

Si en la parte inferior derecha del bloque (en lnea con su nombre) aparece el smbolo , al hacer clic sobre l aparecer un cuadro de dilogo con ms opciones.

Al pasar el cursor por sobre un icono, esperando un momento, aparece una explicacin sobre la funcin que realiza.

ANLISIS DEL CONTENIDO DE LAS PESTAAS BSICAS DE EXCEL 2007.

Ficha Inicio: contiene los comandos bsicos de trabajo, agrupados en bloques:

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Portapapeles: realiza las funciones de copiar, cortar, pegar, copiar formato Fuente: comandos relacionados con el formato del texto: fuente, tamao, color, efectos (tachado, subndice, superndice Alineacin: opciones relacionadas con el formato y estilo que queremos aplicar al texto de una celda, rango de celdas u hoja. o o o o Alineacin horizontal y vertical. Sangras en la celda. Ajustar texto al tamao de una celda. Combinar celdas.

Nmero: opciones de formato celdas de contenido numrico, as como opciones rpidas de formato de moneda, %, puntos de miles, y aumentar o disminuir el nmero de decimales. Estilos: opciones de estilo de celdas y tabla. Tambin permite aplicar estilos predefinidos de formato condicional, aunque tambin personalizarlos. Celdas: permite insertar o eliminar filas y columnas en nuestra hoja de clculo. Tambin permite ajustar las opciones de celdas o rangos de celdas seleccionadas: tamao, visibilidad, hojas y proteccin de celdas y hoja. Modificar: conjunto de operaciones rpidas: o o o o o Funciones rpidas: autosuma , producto Rellenar celdas / series. Borrar formato Ordenar / filtros Buscar / reemplazar / seleccionar objetos.

Ficha Insertar. Permite insertar en el documento:

Tablas.

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Ilustraciones: imgenes (tanto de archivo como predeterminadas de office, formas y SmartArt (diagramas). Grficos: en columna, lnea, circular, barra Vnculos: permite insertar hipervnculos a un lugar del archivo, a otro documento o a una pgina web. Texto: cuadros de texto, encabezados y pie de pgina, WordArt

Ficha Diseo de pgina. Contiene el conjunto de herramientas que permiten definir la estructura del documento:

Temas: permite determinar colores, fuentes y formas que sirven de base para las galeras predeterminadas de estilos rpidos del documento actual. Configurar pgina: conjunto de opciones que definen el aspecto de la hoja: tamao del papel, mrgenes, rea de impresin, fondo, ttulos de columnas... Ajustar rea de impresin: permite realizar un ajuste rpido del contenido seleccionado al rea de impresin.

Ficha Frmulas. Gestiona, entre otras opciones, el conjunto de funciones agrupadas por tipo.

Biblioteca de funciones: agrupa el conjunto de funciones predefinidas aplicables en la hoja de clculo. Nombres definidos. Auditora de frmulas. Clculo.

Ficha Datos. Contiene el conjunto de opciones que permite.

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Obtener datos externos: permite importar datos a la hoja de clculo. Conexiones. Ordenar y filtrar. Herramientas de datos. Esquema.

Ficha Revisar. Comandos destinados a la revisin del contenido del documento, ya sea individual (ortografa, gramtica) o realizada por varias personas que modifican de alguna manera el contenido del archivo.

Revisin: Revisa ortografa y gramtica, permite elegir sinnimos para una palabra, traduce Comentarios: permite insertar anotaciones que aparecern en el margen del documento. Cambios: gestiona el modo de actuar con respecto al seguimiento del documento: proteger la hoja o el libro, compartir, etc.

Ficha Vista.

Vistas de libro: opciones de visualizacin del contenido del documento. Mostrar u ocultar: regla, cuadrcula... Zoom: opciones documento. de tamao de visualizacin en pantalla del

Ventana: gestiona el control de las ventanas cuando se trabaja con varios documentos a la vez. Macros: gestiona la automatizacin de tareas en un solo comando, segn indicaciones del usuario.

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LA BARRA DE FRMULAS
Situada debajo de la cinta de opciones, es la barra en la que se escribe, edita, o modifica el texto, nmeros o frmula que ha de contener la celda activa. Inicialmente tiene el siguiente aspecto:

Insertar funcin: al hacer clic sobre l podremos utilizar cualquiera de las funciones programadas, que aparecen el un cuadro de dilogo, donde podremos:

Pero al activar la barra para introducir datos en una celda aparecen dos botones:

Aceptar: es el equivalente a dar a la tecla

Cancelar: no se modifica el contenido de la celda. Si no haba nada, lo que hemos escrito en la barra de frmulas no aparecer.

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EL REA DE TRABAJO
Cuadro de nombres

Columnas

Celda activa

Filas

Celdas

Barras de desplazamiento Hoja activa

Navegador de hojas

Hojas de trabajo

El rea de trabajo est formada por un conjunto de cuadros llamados CELDAS, perfectamente identificadas por la interseccin de la columna y la fila en que est situada. Es la DIRECCIN DE CELDA. En Excel 2007 existen: 16.384 columnas (de A a XFD) 1.048.576 filas (de 1 a 1.048.576)

Se puede introducir datos en todas las celdas, pero de una en una: en concreto, en la CELDA ACTIVA (se reconoce porque est remarcada de negrita, su fila y columna tienen distinto color, y su direccin aparece en el cuadro de nombres). En el CUADRO DE NOMBRES, adems de la direccin de la celda activa, puede aparecer el rango (o conjunto) de celdas que se est seleccionando, o el nombre de un rango (si previamente se lo hemos asignado). El cuadro de nombres tambin nos permitir desplazarnos por la hoja.

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Las BARRAS DE DESPLAZAMIENTO nos permitirn movernos horizontal y/o verticalmente a lo largo y ancho de la hoja de clculo. El SELECTOR DE HOJAS DE TRABAJO nos permitir elegir la hoja de clculo con la que queremos trabajar; para seleccionar una hoja distinta de la que estamos trabajando, basta con hacer clic sobre su pestaa. Cuando el libro tiene muchas hojas, el NAVEGADOR DE HOJAS nos permitir mover las pestaas para facilitar la tarea de encontrar la que necesitamos. Se sita al inicio del libro Se sita en la ltima hoja del libro Avanza 1 hoja. Retrocede 1 hoja. Qu contenido se puede introducir en las celdas? Texto: caracteres alfanumricos que no se van a utilizar para realizar operaciones matemticas. Cuando los caracteres comienzan por letra, o son combinacin de letras y nmeros, aparecen alineados a la izquierda de la celda. Nmeros: aparecen alineados a la derecha de la celda. Frmulas: para que Excel entienda que estamos trabajando con una frmula, es necesario introducir un signo = (podran utilizarse otros como + pero EXCEL lo sustituir por =). Si no aparece signo alguno, el programa no realizar ninguna operacin.

LA BARRA DE ESTADO

La barra de estado ofrece informacin sobre qu estamos haciendo o qu tenemos que hacer: por ejemplo, si seleccionamos una celda, al hacer clic sobre el icono COPIAR , en la barra de estado aparece el siguiente texto:

Adems, permite cambiar la vista del documento y el zoom. Tambin nos indica si existen macros grabadas.

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La barra de estado es personalizable; se ver en el Tema 7.

CERRAR EL DOCUMENTO DE TRABAJO

Cerraremos el documento sobre el que estamos trabajando, pero no el programa; se supone que vamos a seguir trabajando con otro documento. Hay varias formas de cerrar el documento; las ms usuales son: Desde el botn de Office Clic en el botn Cerrar nombres de las cintas. / CERRAR , situado en la parte derecha de la fila de los

En todo caso, si no se ha guardado el trabajo con anterioridad, antes de cerrar, el programa preguntar si se desea hacerlo: Si: nos lleva a la ventana de guardar como, si no se ha guardado antes; en ese caso se ha de indicar dnde guardarlo y con qu nombre (ver apartado siguiente). No: no guarda cambios y cierra el libro. Cancelar: anula la orden de cerrar y vuelve al libro de trabajo.

GUARDAR EL DOCUMENTO
A la hora de guardar el documento de trabajo, hay que tener en cuenta que Excel 2007 no es compatible con las versiones anteriores de Excel. Si necesitamos trabajar con ste, es necesario seleccionar como tipo: Libro de Excel 97-2003. Si hemos decidido guardar el documento, bien cerrando el documento, o mediante los comandos Botn de Office / GUARDAR, o

Botn de Office / GUARDAR COMO, y elegimos un tipo de archivo de la lista

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Haciendo clic en el icono GUARDAR ACCESO RPIDO, si est activado,

de la barra de herramientas de

y es la primera vez que guardamos el trabajo:

Elegimos la carpeta donde lo queremos guardar

Si queremos guardarlo en una carpeta, pero se nos ha olvidado crearla, podemos hacerlo desde aqu:

Podemos seleccionar un tipo de archivo distinto...

Ponemos un nombre al archivo que nos permita identificarlo posteriormente.

Clic sobre GUARDAR, y listo. Para guardar posteriormente el archivo, ya no hay que especificar nada, salvo que queramos guardarlo con otro nombre o en otro lugar.

SALIR DE EXCEL
Varias formas; las ms usuales son: Desde el men: Botn de Office Clic en el botn Cerrar barra de ttulo. / SALIR

, situado en la esquina superior derecha de la

En todo caso, si no se ha guardado el trabajo, antes de cerrar, el programa preguntar si se desea hacerlo.

ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE DE EXCEL

Para abrir un archivo que previamente hemos guardado para continuar trabajando sobre l, podemos seguir cualquiera de los siguientes pasos:
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Sin abrir el programa, buscamos el archivo y hacemos doble clic sobre l. Automticamente se abrir el programa y el archivo que necesitamos. Abrimos el programa Excel, que abre un archivo en blanco. Desde el Botn de Office / ABRIR; a partir de aqu, buscamos nuestro archivo.

Buscamos la carpeta donde guardamos el trabajo

Seleccionamos el archivo Y clic en ABRIR

El botn ABRIR permite, adems, realizar una serie de opciones, como un abrir un archivo de slo lectura (ojo, que lo que se modifique no se guarda con ese nombre, hay que cambiarlo), abrir como copia, abrir y reparar (cuando no se puede abrir normalmente)

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