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Implementación del SGC
Implementación del
SGC

Estamos comprometidos con ISO 9001:2008 y GP 1000:2009

C apacitación
C apacitación

Enfoque de Auditoría

C ONTENIDO

C ONTENIDO 1. Qué es una auditoria? 2. Para qué realizar auditorías? 3. Qué se verifica

1. Qué es una auditoria?

2.

Para qué realizar auditorías?

3.

Qué se verifica en la auditoría?

4.

Qué resultados puedo esperar de una auditoria?

5.

Tipos de auditorias

6.

Desarrollo de la auditoría

7.

Preguntas frecuentes

07/10/2010

Versión 2

1. Qué es Auditoria?

1 . Qué es Auditoria? 07/10/2010 Versión 2

AUDITORIA

A UDITORIA “Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el

“Proceso sistemático, independiente, documentado, para

obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de

la

auditoria”

determinar

grado

cumplen

los

que

criterios

de

en

se

ISO 19011

Sistemático: No aleatorio, las auditorias usualmente son una actividad planificada y programada

Independiente: Los auditores deben ser independientes del área auditada

Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un procedimiento escrito.

Evidencia: Evidencia objetiva

Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de auditoria, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos

Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria

Se cumplen: Ocurren realmente

07/10/2010

Versión 2

• Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria • Se cumplen: Ocurren realmente 07/10/2010 Versión

EL PROCESO DE AUDITORIA

CRITERIOS

Especificaciones /Normas Pliego de condiciones Reglamentos Manual de calidad Procedimientos Plan de calidad

Conveniente

calidad • Procedimientos • Plan de calidad Conveniente Lo Que se debe hacer REALIDAD DE PROCESOS

Lo Que se debe hacer

REALIDAD DE

PROCESOS

Lo Que se hace

OBJETIVO

Adecuado

Cumplir sistemáticamente requisitos de calidad especificados

Eficaz

Lo que se quiere

 

lograr

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Versión 2

2. Para qué realizar auditorias?

2 . Para qué realizar auditorias? 07/10/2010 Versión 2

07/10/2010

Versión 2

P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS?

P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? • Detectar oportunidades para la mejora continua. • Asegurar la implementación

Detectar oportunidades para la mejora continua.

Asegurar la implementación eficiente y eficaz de

los procesos.

Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión.

07/10/2010

Versión 2

y eficaz de los procesos. • Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión. 07/10/2010 Versión

P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS?

P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? • Evaluar el compromiso del talento humano de la empresa. •

Evaluar el compromiso del talento humano de la

empresa.

Ejecutar seguimiento de las acciones correctivas y preventivas (eficacia).

Conocer la capacidad del SGC para cumplir con

los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTC GP 1000:2009, y otros requisitos legales y

reglamentarios.

3. Qué se verifica en las auditorias?

3 . Qué se verifica en las auditorias? 07/10/2010 Versión 2

07/10/2010

Versión 2

Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA?

Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? • Adecuación de la documentación que describe la operación

Adecuación de la documentación que describe la operación de los procesos

Disponibilidad de documentos y de registros.

Indicadores de Control de procesos

Aplicación de las Acciones correctivas y preventivas en

cada proceso

Satisfacción de los remitentes y de las partes interesadas

Planes de mejora

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Versión 2

Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA?

Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? • Seguimiento del desempeño de los procesos y control

Seguimiento del desempeño de los procesos y control de no conformidades

Asignación clara de responsabilidades y niveles de autoridad.

Compromiso y cultura de calidad por parte del

talento humano de la organización.

Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo

Despliegue de directrices y objetivos de calidad y de proceso

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Versión 2

4.

Qué resultados puedo esperar de una
Qué
resultados
puedo
esperar
de
una
auditoría?
auditoría?

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Versión 2

Q UÉ RESULTADOS PUEDO ESPERA DE

UNA AUDITORÍA?
UNA AUDITORÍA?
Q UÉ RESULTADOS PUEDO ESPERA DE UNA AUDITORÍA? 1. Conocimiento acerca de cómo funciona un proceso

1. Conocimiento acerca de cómo funciona un proceso

La forma en que el procedimiento actual dice que se ejecuta

La forma en que la Dirección piensa que ejecuta

La forma en que realmente se ejecuta

2.

Una mejor comunicación entre proceso

3.

Confirmación de que el SGC funciona eficazmente

4.

Mejora de la eficiencia del proceso

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Versión 2

5. Tipos de auditorías

5 . Tipos de auditorías 07/10/2010 Versión 2

T

IPOS DE AUDITORIA
IPOS DE AUDITORIA

Internas

De primera parte

Son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta para revisión por la dirección y otros propósitos internos

Externas

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De segunda parte

La realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo clientes/ beneficiarios

De tercera parte

organismos externos e

independientes, por ejemplo los que ofrecen registros de certificación de conformidad con los requisitos de la norma

La realizan

ISOVersión90012

6. Desarrollo de la auditoria

6 . Desarrollo de la auditoria 07/10/2010 Versión 2

07/10/2010

Versión 2

ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA

Programa de Auditorías Conformar Equipo Auditor
Programa de Auditorías
Conformar Equipo Auditor
Revisión de la Documentación
Revisión de la Documentación
Preparación de la auditoria de campo
Preparación de la auditoria de campo
Realización de las actividades de auditoria
Realización de las actividades de auditoria
de campo Realización de las actividades de auditoria Preparación, aprobación y distribución del informe de
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría
Finalización de la Auditoría
Finalización de la Auditoría
Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría 07/10/2010 Versión 2
Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría
07/10/2010
Versión 2

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE CALIDAD

1. Verificar la adecuación del manual de

calidad.

2. Conocer la configuración del SGC.

3. Tomar elementos claves del SGC.

configuración del SGC. 3. Tomar elementos claves del SGC. Adecuación: Suficiencia para satisfacer Requisitos y

Adecuación: Suficiencia para satisfacer Requisitos y DEBES.

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Procedimientos,

guías,

instructivos, etc.: Entender de

manera más detallada cómo es el HACER del proceso.

Reportes

de

auditoría,

no

acciones

las

auditorías

del

proceso y su historia a través de resultados.

muestra

tomadas,

conformidades,

etc.:

de

En

seguimiento,

la

evolución

a través de resultados. muestra tomadas, conformidades, etc.: de En seguimiento, la evolución 07/10/2010 Versión 2

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

Auditor

Preparación de documentos de trabajo:

Plan de auditoria

Listas de verificación

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Auditado

Preparación de documentos a presentar:

Manual de calidad

Documentos de los procesos

Registros

Indicadores

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Productos no Conformes

Indicadores

Mejoras

Versión 2

REUNIÓN DE APERTURA

Confirmar el Plan de Auditoría

Describir las actividades de la auditoría en sitio.

Confirmar comunicación.

Responder inquietudes.

los Canales de

dudas

e

RESPONSABLE Auditor Líder

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORIA

Fuentes de Información

Ó N DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA Fuentes de Información Recopilación mediante muestreo y verificación Evaluación

Recopilación mediante muestreo y verificación

Información Recopilación mediante muestreo y verificación Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos

Evaluación vs. Criterios Generación de hallazgos

Revisión

Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos Revisión Conclusiones de auditoría 07/10/2010 Versión 2

Conclusiones de auditoría

FUENTES DE INFORMACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2

EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO

FUENTES DE INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2

MEDICIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2

OBSERVACIÓN

INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2
INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2

REGISTROS

EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2 ESTADÍSTICAS

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

Versión 2
Versión 2
OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Versión 2 ESTADÍSTICAS (DATOS) CONDICIONES DE OPERACIÓN 07/10/2010

ESTADÍSTICAS

(DATOS)

CONDICIONES

DE

OPERACIÓN

07/10/2010

PROCESO DE ENTREVISTA

PROCESO DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR ACTIVIDADES PREGUNTAR REGISTRAR EVALUAR A N A L I Z A

ESCUCHAR

OBSERVAR

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

PREGUNTAR

PROCESO DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR ACTIVIDADES PREGUNTAR REGISTRAR EVALUAR A N A L I Z A

REGISTRAR

EVALUAR

DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR ACTIVIDADES PREGUNTAR REGISTRAR EVALUAR A N A L I Z A R

ANALIZAR

DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR ACTIVIDADES PREGUNTAR REGISTRAR EVALUAR A N A L I Z A R

PROCESO DE ENTREVISTA

COMO FUNCIONA EL PROCESO DE ?
COMO
FUNCIONA EL
PROCESO DE
?
COMO LO PLANIFICA? Describa el proceso de ? Como ha establecido los COMO LO IMPLEMENTA?
COMO LO PLANIFICA?
Describa el proceso de
?
Como ha establecido los
COMO LO
IMPLEMENTA?
controles para
?
Muéstreme el acta de
divulgación?
COMO LO MIDE?
Como evidencia la
ejecución del proceso
COMO
Permítame los registros
de
RETROALIMENTA?

GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITOR

CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS.
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA • Aspectos Relevantes • Fortalezas • Aspectos a
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA • Aspectos Relevantes • Fortalezas • Aspectos a
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA • Aspectos Relevantes • Fortalezas • Aspectos a
CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA • Aspectos Relevantes • Fortalezas • Aspectos a

Aspectos Relevantes

Fortalezas

Aspectos a proyectar

Oportunidades de mejora

Debilidades

Aspectos por mejorar

OBSERVACIÓN NO CONFORMIDAD

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Requisito Incumplido:

Versión 2

Evidencia

Impacto

CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y

ACCIÓN PREVENTIVA

CORRECCIÓN

ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA 07/10/2010 Versión 2

ACCIÓN

CORRECTIVA

Y ACCIÓN PREVENTIVA CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA 07/10/2010 Versión 2 MEJORA DE LA CALIDAD

ACCIÓN

PREVENTIVA

Y ACCIÓN PREVENTIVA CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA 07/10/2010 Versión 2 MEJORA DE LA CALIDAD
Y ACCIÓN PREVENTIVA CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA 07/10/2010 Versión 2 MEJORA DE LA CALIDAD

07/10/2010

Versión 2

MEJORA DE LA CALIDAD

NO CONFORMIDADES: ORIENTADAS A…

Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los

objetivos de la auditoría y el objetivo definido.

 

Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados.

Hallazgos

repetidos

durante

la

recolección

de

la

información.

El

hallazgo

que

genera

un

alto

impacto

para

la

entidad.

La documentación es diferente a lo que sucede en la

realidad.

El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables.

Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías, etc.

REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE

CIERRE Auditor Líder Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización. Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de acción correctiva. Fechas tentativas para las Acciones Correctivas. Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA

Objetivo, alcance y criterios Auditor líder, equipo auditor Agenda de la auditoría Descripción de las actividades realizadas en la auditoría Procesos auditados Responsables de los procesos y personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos débiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoría

Responsable:

Auditor Líder

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Auditor Líder

Plan de Auditoría cumplido.

Informe de auditoría aprobado.

Disposición de documentos y registros (Listas de verificación)

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA

Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado

Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas

Verificar la eficacia de las acciones implementadas

En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento

Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de ser necesario

ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA

.

Demostrar

seguridad

Confianza

Tranquilidad

Cortesía

Respetar al Auditor

Confianza Tranquilidad Cortesía Respetar al Auditor Contestar claramente y sin extenderse a temas no

Contestar claramente y sin extenderse a temas no

relacionados con

la pregunta

Escuchar muy bien las preguntas

PLANEAR ¿ Como planeo mis actividades?, ¿En cuales procesos participo? ¿ Cuales son los propósitos de esos procesos? ¿Quienes son mis clientes al interior de la

organización?, ¿Cual es la política de calidad de la empresa?, ¿Como contribuyo a

lograr la política de calidad de la empresa?, ¿Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, ¿Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, ¿En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, ¿Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?, HACER

¿Que registros directamente soy responsable de diligenciar?, ¿ En cuales

documentos estoy involucrado?

VERIFICAR ¿Que mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, ¿Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, ¿Que productos

no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?

ACTUAR ¿Que mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?, ¿Que tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, ¿Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?