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Todo lo que hay que saber sobre la concertacin de visitas. La verdad y nada ms que la verdad.

Gua para la concertacin de visitas

Resumen: La concertacin de vistas es un elemento clave en la

accin comercial. En este artculo presentamos en detalle cmo hay que preparar este proceso y adems adjuntamos dos herramientas esenciales para hacerlo. Las podis descargar aqu: 1- Modelo de argumentario 2- Herramienta para el control de llamadas

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En el mercado actual, la avalancha de ofertas ha llevado a que la captacin a puerta fra haya dejado de ser rentable para los equipos comerciales, generando prdidas de tiempo y dinero para las empresas. El proceso para la concertacin de visitas comerciales requiere mucho tiempo y dedicacin, as como una planificacin adecuada para contactar con el interlocutor vlido en el momento preciso y que nuestros esfuerzos no sean en vano. Sigue siendo fundamental conseguir ser el primero en llevar tus productos o servicios a los clientes y presentrselos a la persona cualificada que tenga la capacidad de decidir en el proceso de compra, por lo que las agendas de los comerciales han de estar siempre llenas de nuevos leads que permitan detectar nuevas oportunidades de negocio, captar clientes e incrementar las ventas.

La concertacin de visitas, esencial para conseguir los objetivos de ventas En el proceso comercial, la concertacin previa de una entrevista con tu cliente potencial es un elemento bsico para conseguir tus objetivos de ventas. En este artculo vamos a contar, desde nuestra experiencia, cuales son los elementos bsicos para una concertacin de visitas de calidad dentro de un marco B2B. Existen tres procesos esenciales para garantizar el xito en la concertacin de visitas: 1- La base de datos de clientes y/o potenciales 2- El argumentario 3- La llamada telefnica.

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1. La base de datos de clientes y/o potenciales
Una base de datos de calidad es esencial para garantizar el xito. Pero, Qu significa una base de datos de calidad? Una base de datos de calidad es aquella que contiene de forma precisa el pblico objetivo de tu producto o servicio. Para encontrar al pblico

objetivo hay que disponer de informacin que nos permita segmentar adecuadamente la base de datos de la empresa. Existen tres tipos de variables que hay que tener en cuenta a la hora de crear o comprar una base de datos: Variables demogrficas: son aquella que permiten localizar a los clientes en un rea geogrfica determinada. Bsicamente, direccin, localidad, cdigo postal y provincia. Variables econmicas: son aquellas que permiten seleccionar las empresas a las que se quiere dirigir una accin desde el punto de vista de su potencial econmico. La ms importante es la facturacin, pero tambin se pueden considerar variables como crecimiento, rentabilidad, etc. En este apartado tambin se incluye el nmero de trabajadores, pues es una variable orientada a conocer el potencial de la empresa.

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Variables de actividad: son aquellas que nos permiten conocer a qu se dedica el cliente. Existen clasificaciones de actividad como la Clasificacin Nacional de Actividades Econmicas (CNAE), o Clasificacin Estndar Industrial (SIC), que en principio informan sobre la actividad, pero si queremos una informacin ms detallada como qu productos comercializa, cul es su principal actividad o quin es el responsable de marketing por ejemplo, deberemos realizar una labor de investigacin utilizando el telfono, internet, directorios, etc. En el caso de que la base de datos se compre a empresas especializadas, no hay problema para segmentar por variables demogrficas y econmicas, as como tampoco por variables de actividad como CNAE o cdigo SIC, pues todos esos datos se recogen adecuadamente. Pero si de lo que se trata es de utilizar tu propia base de datos, esa que has ido elaborando durante mucho tiempo en tu relacin comercial, o de disponer de otro tipo de informacin de valor, lo primero que hay que hacer es depurarla y cualificarla. Esto quiere decir: eliminar duplicados por un lado y conseguir aquella informacin de la que no dispones para segmentarla adecuadamente por otro. Se trata de un proceso tedioso que requiere coger el telfono y llamar para conseguir la informacin precisa, realizar bsquedas en internet, etc., En tal caso, hay dos opciones: disponer recursos internos para esta tarea o contratar una empresa externa que se dedique a ello.

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2. El argumentario
Antes de ponernos a llamar sin ms, es importante preparar la argumentacin de la llamada y lo primero que nos tenemos que preguntar es: que necesito transmitir a mi interlocutor y que necesito obtener en esa interaccin ?

La estructura bsica de un argumentario es la siguiente: 1- Presentacin. En ella informamos a nuestro interlocutor de quin somos. Por ejemplo: Buenos das, mi nombre es [nombre de la persona que llama], le llamo de [nombre de la empresa], quisiera hablar con [nombre o cargo del destinatario de la llamada]

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2- Argumentacin. Es esta fase explicamos el motivo de la llamada. Los primeros segundos son cruciales y determinan el xito o fracaso de la misma. Es importante captar la atencin de nuestro interlocutor y predisponerle positivamente para escucharnos. Resaltaremos los aspectos positivos y diferenciales de nuestra propuesta, contestaremos a las objeciones y obtendremos la informacin de valor que necesitaremos para preparar adecuadamente la entrevista posterior. 3- Cierre. Proponemos un da y una hora concreta para la entrevista. Por ejemplo: D. XXX, entonces le viene bien el prximo dia XX?, a las 11 o a las 12? La concertacin de una entrevista telefnica puede hacerse de tres maneras que se diferencian en la forma en cmo se prepara la entrevista con el interlocutor:

Entrevista directa. En este caso la propuesta de entrevista es inmediata, sin dar opcin a la argumentacin ni oposicin. Se utiliza fundamentalmente para acciones que se deben realizar en poco tiempo dirigidas a un gran nmero de personas, o bien para acciones dirigidas a clientes que ya conocen la empresa desde la que estamos llamando y donde no es necesario explicar el motivo de la entrevista porque ya se conoce. Por ejemplo, visitas de mantenimiento de una instalacin, para la revisin del gas, para compras repetitivas, etc. Entrevista argumentada. Se Establece un dilogo en el que se muestran nuestros puntos fuertes y especialmente nuestros valores diferenciales respecto a la competencia, y se responde a las objeciones para llegar a una propuesta de visita. Con esto se motiva al cliente y se le prepara para la entrevista.
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Entrevista completa. En este caso se aade la indagacin para obtener informacin de valor con la finalidad de conocer si es positivo proponerle la visita en relacin a su potencial. *Modelo de argumentario. Se puede adaptar a las necesidades de cada uno.

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3. La llamada telefnica
Si ya tenemos una base de datos adecuada y la argumentacin de la llamada, solo nos queda coger el telfono y empezar a llamar. Parece obvio, pero en muchas ocasiones no conseguimos nuestros objetivos porque esta fase no la realizamos correctamente. En esta fase es importante la regularidad. Tenemos que ser metdicos, establecer unas horas al da y unos das por semana que dedicaremos exclusivamente a llamar. Esta suele ser la parte de la concertacin ms odiada por los comerciales y siempre encontramos excusas para no llamar: no tengo tiempo, mientras estoy al telfono no estoy vendiendo, y puede que tengan razn, pero no hay ms, si no se es metdico en esta fase, no se conseguirn visitas. Hay que estudiar si interesa ms hacerlo por cuenta propia o si resultara ms rentable que los comerciales se dedicasen a vender, y recurrir a una empresa especializada para que la agenda de los comerciales este siempre llena de visitas, visitas de calidad. Si finalmente son los comerciales los que se ocupen de su agenda de visitas, es imprescindible que persigan a la persona que tiene capacidad para tomar decisiones en relacin con tu propuesta. Decimos perseguir porque seguramente se tratar de una persona muy ocupada cuyo tiempo para atender una llamada estar muy limitado. De nada sirve quedar con alguien que simplemente recoge la informacin y no tiene ninguna capacidad para evaluarla.
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Adems, hay que crear una agenda de seguimiento de las llamadas y programar adecuadamente la re-llamada. Pero es necesario establecer un mximo, no tiene sentido empecinarse en contactar con alguien que no quiere escuchar y no tiene la capacidad de decir que no. Existen programas informticos que facilitan esta fase del proceso. Permiten realizar las llamadas de forma automtica, disponer del argumentario con el historial de las llamadas por cliente, reprogramar la llamada para el da y la hora en que te han indicado que estar disponible el interlocutor, etc. *Documento Excel para una gestin adecuada de las llamadas en la actividad comercial. Si necesitas ayuda para su uso, ponte en contacto con nostros en

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