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M Mi ic cr ro os so of ft tA Ac cc ce es ss s

Cuando se manejan grandes volmenes de datos, es necesario disponer de un sistema que permita organizarlos y manipularlos adecuadamente. Por esta razn, se ha extendido el uso de los Sistemas de Administracin de Base de Datos. Esto, posibilita la administracin de la informacin manejando un tipo especial de archivos denominado base de datos, y ofrecen, por consiguiente, numerosas herramientas para acceder rpidamente a la informacin, para la actualizacin de datos, para realizar presentaciones por pantallas o impresora, etc.

Conceptos Bsicos
Son archivos que permiten almacenar grandes volmenes de informacin, organizada en diferentes conjuntos de datos llamada s tablas . Dichas tablas pueden relacionarse entre s, lo cual hace ms eficiente su manejo. Tambin existen otros componentes de una base de datos: ndices, consultas, formularios, informes, etc., que permiten diversas tareas, tales como el ingreso, presentacin o bsqueda de la informacin almacenada. Almacena datos organizados en registros (filas) y campos (columnas). Dichos datos, generalmente corresponden a un mismo tema o categora de informacin (por Ej.: proveedores, artculos, alumnos, etc.). Es cada fila de la tabla, referida especficamente a un elemento de la misma (por Ej.: los datos de un alumno, un artculo, etc.). Cada registro est formado por campos. Es cada una de las columnas de la tabla (por Ej.: una tabla de Empleados, puede contener los campos Apellido, N de documento, Edad, etc.).

BASE DE DATOS:

TABLA:

REGISTRO:

CAMPO:

Tipos de Datos:
Son caractersticas que se atribuyen a los campos para determinar los datos y su formato. Existen ocho tipos de datos que se pueden seleccionar para un campo de una tabla. En la siguiente tabla se especifica cada uno de ellos: Permite almacenar texto y nmeros (caracteres alfanumricos). Por Ej.: nombres, direcciones, nros. de telfono, etc., La longitud mxima es de 255 caracteres y la predeterminada es de 50 caracteres. Admite textos muy largos (frases o prrafos) incluyendo nmeros Y caracteres de puntuacin. Por Ej.: comentarios, explicaciones, etc. Longitud mxima: 64.000 caracteres. Datos nmeros con los que se realizarn clculos matemticos (no monetarios). Existen subtipos de distintas longitudes segn la

TEXTO:

MEMO:

NUMRICOS:

precisin que se necesite. El subtipo predefinido se denomina doble y permite almacenar nmeros con diez dgitos de precisin. Permiten almacenar datos de fechas y horas. Existen varios formatos de presentacin para seleccionar y tambin pueden crearse formatos. Por Ej.: 12-06-96, 12-Jun-96, 4:35 PM, etc. Nmeros con formato de moneda. Difiere del tipo Numrico porque en los clculos matemticos no redondea los valores decimales. Se puede seleccionar distintos formatos que incluyen punto de miles, signo monetario($), signo porcentual (%), notacin cientfica. Por Ej.: $3.450,65; 5,67%; 2,68E+03; etc. Acepta slo datos que corresponden a uno de los siguientes dos valores: S/NO, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Almacena valores numricos que se incrementan automticamente para cada registro que se agregue a la tabla. La numeracin comienza desde 1. Permite incluir informacin que proviene de una aplicacin diferente, como por ejemplo un objeto grfico.

FECHA/HORA:

MONETARIOS:

S/NO:

CONTADOR: OBJETO OLE:

Tablas
Es una entidad en s misma, unidad bsica de almacenamiento de datos de una base de datos relacional. Al crear una tabla por primera vez, s est diseando solo un contenedor de datos vaco, que tiene definidos los tipos de datos necesarios para la informacin que se desee almacenar, por ejemplo: Nombres, Apellidos, Edades, etc. Despus de guardar el diseo de la tabla, se puede introducir datos en ellas, los cuales quedan organizados en forma de registros y campos. Registros Es cada fila de la tabla, referida especficamente a un elemento de la misma. Por ejemplo: los datos de un alumno, de un artculo, etc. Cada registro esta formado por campos. Es cada una de las columnas de la tabla. Por ejemplito: una tabla de Empleados, puede contener los campos Apellido, N de Documento, Edad, etc.

Campo

Existen dos formas de crear una tabla: Por medio del Asistente para tablas , el cual plantea preguntas sobre los campos a incluir y luego crea la tabla automticamente. Creacin en forma Personalizada, en el cual el usuario debe definir cada uno de los campos y propiedades para la nueva tabla. Pasos para crear una tabla Comenzaremos a crear una tabla sin usar el Asistente 1. En la ventana de la base de datos selecciona la ficha Tablas y luego el botn Nuevo . 2. Se seleccionas la opcin Vista Diseo , se abrir la siguiente ventana.

Vamos a empezar por disear nuestra base de datos en la columna de Nombre del campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada campo de nuestra tabla. Por ejemplo nuestra tabla puede tener los siguientes campos: Nombre, Apellido, Direccin, CP, N Telfono, Relac in Trabajo. Seguramente cada uno de nosotros preferiramos cambiar algn campo por otro, aadir algunos ms o borrar otros. Una vez que finalices con la carga de campos tienes que grabar la tabla. Por lo cual tendrs que acceder a la orden Guardar del men o bien pulsando el icono correspondiente. Si la tabla no tiene una clave te lo informar.

Tipos de datos para un campo Al determinar el tipo de datos que almacenar un campo se est diciendo que: Valores permitidos: por ejemplo, no se puede almacenar texto en un campo cuyos tipos de datos en Numrico. Tipos de operaciones que se pueden realizar sobre los valores de dichos campos: por ejemplo, no se puede efectuar clculos numricos sobre campos definidos como tipo Texto. Si el programa puede o no indexar u ordenar segn los valores del campo. Por ejemplo, no es posible ordenar ni crear ndices para campos de tipo Memo u Objeto OLE.

For mular ios


Los formularios son objetos que permiten presentar, de manera clara y sencilla, la informacin de una base de datos. Con ellos, es posible visualizar, modificar e imprimir los registros de la base, adems de introducir nuevos datos.

La informacin de un formulario puede proceder de una tabla, de una consulta o ser independiente. Si los datos de un for mulario provienen de una nica tabla, sta ser el origen de los datos, en cambio si provienen de varias tablas, el origen de los datos deber ser una consulta. El uso de los formularios ofrece varias ventajas: Puede presentar apariencias similares a los formularios en papel. Permiten visualizar la informacin de manera atractiva destacando los datos ms importantes. Posibilitan la introduccin de nuevos datos de manera rpida y eficiente. Puede contener grficos, tablas, etc.

Crear u n formulario
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionados, y hacemos clic en el botn Nuevo , y se abrir una ventana con las distintas formas que tenemos par crear formularios: Vista Diseo: abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestra necesidades. Asistente para formulario: nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Autoformulario: consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla) el formulario presentar los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presentar cada registro en una pantalla mientras que Autoformato: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y c ada registro en una fila. Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botn Aceptar, Access se encargar del resto.

Asistente para formularios


Una manera rpida de inicializar el asistente para formularios es desde la ventana de Base de datos con el objeto Formulario seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.

Esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionaremos la tabla o consulta de donde se tomar los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionaremos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo, luego pulsaremos el botn >. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn <<. A continuacin pulsamos el botn Siguiente. El prximo paso es elegir la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. Una vez selecc ionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente.

Luego elegimos el estilo que deseamos dar a nuestro formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definido Access. Seleccionando un estilo aparece en el di bujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparecer la ltima pantalla del asistente para formularios, donde deberemos ingresar el nombre que tendr el formulario.

C onsult as
Las consultas permiten trabajar con informacin seleccionada de las tablas (una o varias). Se puede especificar los campos y registros deseados, adems del orden en que se visualizarn. Los datos obtenidos como resultado de la consulta pueden ser analizados, ordenados e inclusive modificarlos.

Crear con su ltas


Antes debemos saber que: Fila Campo Fila Tabla Muestra el nombre del campo o los campos que intervienen en la consulta. Muestra el nombre de la tabla a la que pertenece el campo de la ficha anterior, ya que en una consulta pueden intervenir campos de distintas tablas relacionadas. En esta fila encontramos las opciones para ordenar el contenido de un campo mediante la creacin de una consulta. Las opciones se brindan a travs de una lista desplegable

Fila Orden

Fila Mostrar

Permite activar o desactivar la visualizacin de un campo en una consulta, manteniendo la condicin o criterio que est asignado a dicho campo. Si la casilla de verificacin est tildada, el campo se visualiza. Esta opcin permite crear consultas complejas, y as obtener resultados ms precisos. En esta fila podemos aplicar una condicin, la misma se encarga de filtrar los registros que cumplan con el criterio asignado. Permite aplicar otro criterio adems del ya asignado. No necesariamente debe referirse al mismo campo que ya posea una condicin en la fila Criterio

Fila Criterio

Fila O

Lo primero que debemos hacer es abrir la ventana de consultas. Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la creacin de consultas, para combinar varias tablas. Solo tenemos que pulsar en la opcin del Asistente.

Luego pasaremos los campos que deseamos que se muestren en la consulta desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados, si queremos hacerlo uno a uno, o bien si queremos elegir el orden en qu sern mostrados los campos, pulsaremos el primer botn (>) En cambio si queremos seleccionar todos los campos y en el mismo orden, podemos pasarlos con un solo clic, pulsando el segundo botn (>>) Ahora, sin salir de la ventana, vamos a elegir la segunda tabla, lo hacemos en la ventana de dilogo superior, eligiendo entre las disponibles la que deseamos. Vemos como los campos disponibles cambian en funcin de la tabla seleccionada, pero los campos que estaban seleccionados previamente no desaparecen, es ms si seleccionamos los campos que necesitamos de entre los disponibles veremos como se agregan a la lista que poseamos en la ventana de campos selecc ionados. Podemos elegir el lugar que deseamos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la que queremos incluirlo. Una vez hecho esto pulsamos el botn Siguiente. Access nos preguntar si queremos crear una consulta en detalle o una e n resumen. La diferencia es que en detalle se muestra de cada registro todos los campos. Sin embargo en resumen solo se muestra el total del campo para cada registro. Por ltimo, introducimos el ttulo de la consulta.