ARCHIVONOMIA Se refiere a la administracin de archivos, en cuanto a organizarlos y llevar un control de ellos. Archivo 1.

Conjunto de documentos clasificados y registrados para consultarlos 2. Mueble para guardar los documentos . !ficina o lugar donde se hacen las labores relacionadas con la clasificacin, registro, resguardo y conservacin de los documentos "rchivar significa clasificar, registrar, guardar y conservar ordenadamente los archivos Archivero 1. #ersona $ue se encarga de las labores del archivo 2. Mueble especial donde se conservan algunos archivos Archivista. #ersona $ue lleva a cabo las labores del archivo Documentos. %scritos $ue tratan de hechos de car&cter personal, de negocios, oficiales, etc., mediante los cuales podemos comprobar algo o tramitar un asunto. Documentacin. 'ocumentos relacionados con el tr&mite de diversos asuntos, como la documentacin para sacar las placas de un automvil Clasificar. (acer grupos o juegos iguales o parecidos de material, de art)culos, de documentos Registrar. "notar en hojas o en tarjetas los datos $ue facilitan la localizacin para consultar los archivos Expediente o flder. Conjunto de documentos $ue se refieren a un mismo asunto y se guardan cronolgicamente dentro de una carpeta DIVI!ION DE "O! ARCHIVO! Se agrupan por su alcance en $ue se organizan* 1. "rchivos centrales. Contienen +!'" la documentacin de una empresa 2. "rchivos locales. Contiene la documentacin por departamento #or los asuntos $ue tratan 1. "rchivos en tr&mite. 'ocumentos cuyo asunto est& en proceso 2. "rchivos generales. ,os $ue contienen documentos $ue ya terminaron con su tramitacin

#or la documentacin $ue contienen 1. "rchivos oficiales. Contienen documentos de instituciones p-blicas o gubernamentales 2. "rchivos especiales. Contienen documentos de instituciones privadas . "rchivos particulares. Contienen documentos personales #or su destino 1. "rchivos p-blicos. ,os $ue est&n a la disposicin de todas las personas $ue deseen consultarlos. 2. "rchivos privados o limitados. ,os $ue pueden consultar -nicamente ciertos empleados o personas . "rchivos secretos. Slo lo pueden consultar gente asignada para tal fin #or el m$todo $ue se emplea en su manejo 1. "rchivos de M.todo directo. Son a$uellos en donde se puede ir a consultar los e/pedientes sin tener $ue revisar )ndices, cat&logos o listas de archivo 2. "rchivos de M.todo indirecto. Son a$uellos en los se necesita consultar un cat&logo o )ndice E%ercicio Clasificar los siguientes documentos o archivos seg-n el grupo correspondiente 0"rchivo oficial, especial, particular, p-blico, privado o limitado, secreto1 %l informe anual del #residente de la 2ep-blica $ue se publica en el peridico 'ocumentos del banco 3na carta del 4ajam a un hermano de .l 3n recibo de tel.fono 'ocumentos de (acienda 3na solicitud de cr.dito +estamentos Cmo integrar un archivo 1. ,ugar o ubicacin. 5ue tenga una capacidad de almacenamiento de acuerdo a lo $ue vaya a contener, tanto en la actualidad como en el futuro 'ebe tener una ventilacin adecuada, suficiente luz. Se debe evitar $ue les afecte la humedad, polvo, fuego y a veces hasta la luz. 2. Mobiliario y e$uipo debe ser f&cil manejar la documentacin, debe proteger de la humedad, polvo, fuego. &ar%eteros o ca%as clasificadoras de tar%etas "h) se conservan los cat&logos o )ndices del archivo

Carpetas para expediente' carpeta de archivo o flder (en ingl$s) 1. +ienen una pesta6a en la parte superior para anotar datos referentes a la documentacin $ue contienen 2. (ay en tama6o carta y oficio &ar%etas gu*as 'eben ser de material m&s resistente $ue el de las carpetas Sus pesta6as van escalonadas para facilitar la lectura de los datos, pueden tener el abecedario, o ser num.ricos Otros materiales para archivar %ti$uetas adheribles Separadores con cortes escalonados para carpetas de argollas Documentacin %s el principal elemento $ue integra un archivo. 1. Correspondencia $ue se recibe 2. Correspondencia $ue se elabora en la propia empresa ,a documentacin recibe diferentes nombres, seg-n el asunto de $ue se trate, de acuerdo con su origen. Nom+re !ficial Mercantil 7inanciera Contable #articular Origen !ficinas gubernamentales %mpresas comerciales 8arios 'epto. de contabilidad #ersonas o familias E%emplos !ficios, acuerdos, informes, dict&menes, citatorios Cartas, notas de pedido, 7acturas Che$ues, pagar.s, bonos 9iros, acciones :alances, estados de resultados "cta de nacimiento, cartas

%n la integracin de un archivo se necesita conocer 1. "sunto. Contenido del documento 2. 'ocumento. %s un escrito . %/pediente %s el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto

!I!&EMA! DE ARCHIVO Sistema es el conjunto de reglas o principios para ejecutar correctamente una labor. ,as tareas m&s importantes al archivar son* a. b. c. d. Clasificar 2egistrar o formar cat&logos ;ntegrar e/pedientes 9uardar y conservar los e/pedientes para su f&cil consulta

1. ,os $ue tienen como clave las letras "lfab.tico 9eogr&fico #or asuntos 2. ,os $ue tienen como clave un n-mero Cronolgico <um.rico 'ecimal +opogr&fico !I!&EMA "lfab.tico 9eogr&fico "sunto Cronolgico <um.rico 'ecimal +opogr&fico DA&O! DE" DOC,MEN&O <ombre de personas f)sicas o morales 0empresas1 ,ugar de origen o tr&mite de los documentos 0pa)s, estado, ciudad, etc.1. +emas o asuntos $ue tratan los documentos 7echa de origen o tr&mite de los documentos <-mero convencional o progresivo para los e/pedientes Clasificacin basada en la numeracin decimal ,ugar para los e/pedientes terminados o definitivos

Re-uisitos $ue debe tener un buen sistema de archivo 1. 5ue los documentos se puedan localizar con facilidad y rapidez 2. 5ue los documentos sobre un mismo asunto est.n en un mismo lugar . 5ue haya un cat&logo E%ercicio 'atos de los empleados / orden de antig=edad ;nformacin de centros tur)sticos en toda la 2ep-blica %/pediente con clave num.rica 1> ?2 'ocumentos con numeracin progresiva 01, 2, 1 %/pedientes personales de los empleados

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S;S+%M" ",7":%+;C! '% "2C(;8! %n este sistema se clasifica y registran documentos o e/pedientes tomando como base los nom+res de las personas f)sicas o morales interesadas en los asuntos $ue en ello se se tratan. #or orden alfab.tico e/clusivamente y se separan con una coma. 2eglas de inversin, se dividen los conceptos en dos t.rminos y pasa a primer lugar el -ltimo de ellos* 2a-l 0primer t.rmino1 ,pez #.rez 0segundo t.rmino1

1. <ombres de personas f)sicas. <ombre propio y apellido a. Cuando slo e/iste un nombre propio y uno o dos apellidos, los t.rminos se invierten as)* 4uana ,pez 2odolfo S&nchez Mena "pe.' /uana !0nche. Mena' Rodolfo

b. Cuando aparezcan iniciales antes o despu.s del nombre propio, las iniciales corresponder&n al primer t.rmino 4. 2icardo #.rez 2a-l M. Mu6oz #$re.' Ricardo /1 Mu2o.' Ra3l M1

c. Cuando hay inicial despu.s del apellido, .sta corresponde al segundo apellido, y va junto al primero 4os. S&nchez :. Marta 9mez S. E%ercicio Subraya el segundo t.rmino en los siguientes nombres* 'aniela 9mez :eltr&n Mauricio 2. Mart)nez "rturo Mondragn M. "licia S. :u6uel 2osa M. 9arza 4. ,aura Madrigal S&nchez :., 4os. 9mez S., Marta

%scriban la inversin correspondiente a cada nombre d. ,os apellidos compuestos deben considerarse como parte del primer t.rmino 2osa del Campo #orfirio de la +orre 2a-l de la 9arza 2amiro 9mez y :adillo Del Campo' Rosa De la &orre' #orfirio De la 4ar.a' Ra3l 4me. 5 6adillo' Ramiro

e. ,os nombres de mujeres casadas se invierten tomando como principal el apellido del esposo, a-n cuando haya fallecido. ,ourdes +. de Mart)nez "ndrea Serrano de :asurto Mart)nez, ,ourdes +. :asurto, "ndrea Serrano de

f. ,os nombres de personas con alg-n t)tulo profesional, como doctor, licenciado, deben invertirse de acuerdo a la regla $ue les corresponda y al final se escribir& la abreviatura de su t)tulo entre par.ntesis. 'r. 4uan ,pez #.rez ,ic. "gust)n <avarrete ,pez #.rez, 4uan 0'octor1 <avarrete, "gust)n 0,icenciado1

g. ,os apellidos de origen e/tranjero deben invertirse sin ning-n cambio. Samuel !A7arrill 'avid Mc'onald E%ercicio Subrayen el segundo t.rmino ,ic. 4os. ,uis 2odr)guez de la +orre 4oa$u)n ,una del 2)o "le/ Mc'onald ,os siguientes nombres de instituciones oficiales o de gobierno, las instituciones privadas, asociaciones de beneficencia, bancos, clubes recreativos y agrupaciones cient)ficas, partidos pol)ticos, sindicatos, no se invierten, se dejan como est&n. ;nstituciones oficiales* Secretar)a de Marina Secretaria de (acienda y Cr.dito #-blico +esorer)a del 'istrito 7ederal ;nstituciones privadas "cademias, institutos y escuelas "cademia Maddo/ %scuela :ancaria y Comercial ;nstituto +ecnolgico <acional "sociaciones de :eneficencia "sociacin Me/icana de la Cruz 2oja !B7arril, Samuel Mc'onald, 'avid

:ancos* :anco <acional de M./ico :anco ;/e Clubes 'eportivos y agrupaciones cient)ficas Club 'eportivo ;sraelita Sociedad Me/icana de #ediatr)a