TUTORIAL PARA LISTAS DESPLEGABLES CON VALIDA

Para llegar hasta ah, primero vamos a "Datos", entramos en "Validacin de Datos", abrimos desplegable y marcam que la podremos hacer de distintas formas: 1) Si son pocos valores se puede poner as; Andaluca;Valenciana;Castilla La Mancha

2) Pero por norma general se suele hacer seleccionando todo el rango con lo que nos quedar as; =$B$39:$B$41 pero sta forma solo lo podemos utilizar estando en la misma hoja.

3) Pero otra forma de hacerlo y muy cmoda, ya que nos permitir poner el rango en otra hoja, sera nombrando e y nos vamos arriba a la ventana blanca donde aparece el nombre de celda, nos colocamos a y ya luego en la barra de formulas de la validacin de datos ponemos ese nombre, quedand

4) Ahora vamos a ver como hacermos referencia a varios condicionales y nos devuelva sus valores, es decir y sigui Para que en "Provincias" nos salga las que correspondan dependiendo de la "Regin" escog a) Podramos hacerlo con una frmula como en el ejemplo 4-1, quedando as; b) Y otra manera es directamente con la funcin, INDIRECTO, tal que as;

5) Con sta frmula =INDIRECTO($C34) solo podemos tener un problema y es que en el momento de encontrar un no devolver la lista, ya que no lo encontrar, debido a que no permite separar con espacio

a) Nombramos el rango pero a la hora de separar utilizamos el guin bajo, dejando el nomb b) Y luego en la frmula aadimos un "SUSTITUIR", y con esto logramos sustituir el guin bajo por un espacio, quedando as: Aqu ahora puedes hacer las pruebas de lo explicado, abriendo los desplegables y viendo su funcionamiento: Ejemplo 4

Regin
Ejemplo 1) Andaluca Ejemplo 2) Castilla La Mancha Ejemplo 3) Castilla La Mancha Cdiz

Provincias

Ciudad Real

Regiones Andaluca Valenciana Castilla La Mancha

Andaluca Cdiz Sevilla Huelva

Valenciana Alicante Valencia Castelln

Alicante Calpe Alcoy Alicante

Valencia Ganda La Pobleta La Torre

Castelln Benicassin Burriana Oropesa del Mar

A LISTAS DESPLEGABLES CON VALIDACIN DE DATOS

mos en "Validacin de Datos", abrimos desplegable y marcamos "Lista" y luego abajo en la barra de frmula ir la lista,

aluca;Valenciana;Castilla La Mancha

do todo el rango con lo que nos quedar as;

mos utilizar estando en la misma hoja.

nos permitir poner el rango en otra hoja, sera nombrando el rango, y cmo se hace? Pues si marcamos el rango completo, na blanca donde aparece el nombre de celda, nos colocamos ah y le damos nombre, tendremos el rango nombrado. ulas de la validacin de datos ponemos ese nombre, quedando as: =Regiones

rios condicionales y nos devuelva sus valores, es decir y siguiendo con el ejemplo: salga las que correspondan dependiendo de la "Regin" escogida. =SI(C33="Andaluca";Andaluca;SI(C24="Valenciana";Valenciana;"..etc") =INDIRECTO($C34)

frmula como en el ejemplo 4-1, quedando as;

nte con la funcin, INDIRECTO, tal que as;

s tener un problema y es que en el momento de encontrar un nombre de rango con dos o ms palabras, por ejemplo "Castilla La Mancha" o lo encontrar, debido a que no permite separar con espacio, pero podemos darle a una solucin. Castilla_La_Mancha

a la hora de separar utilizamos el guin bajo, dejando el nombre de rango as:

mos un "SUSTITUIR", y con esto logramos sustituir uin bajo por un espacio, quedando as:

=INDIRECTO(SUSTITUIR($D35;" ";"_"))

abriendo los desplegables y viendo su funcionamiento:

Ciudad
El Puerto de Sta M Ejemplo 5) Ciudad Real

Castilla La Mancha Ciudad Real Toledo Cuenca

Cdiz Jerez El Puerto de Sta M Cdiz

Huelva Huelva Almonte Aljarafe

Sevilla Sevilla Dos hermanas Alacal de Guadaira

Ciudad Real Ciudad Real Puertollano Tomelloso

Toledo Ajofrn Toledo Buenaventura

Cuenca Alarcn Carrascosilla Cuenca

de frmula ir la lista,

marcamos el rango completo, el rango nombrado.

ca;SI(C24="Valenciana";Valenciana;"..etc")

alabras, por ejemplo "Castilla La Mancha"

HACER LISTA DESPLEGABLE Y QUE DESAPAREZCAN LOS VALORES YA ESCOGIDOS, TIL P

Semana 1 1/3/2011 1/4/2011 Maana Maana Noche Noche Central Central

Trabajadores a b c
d

1/1/2011 Maana Noche Central

1/2/2011 Maana Noche Central

1/5/2011 Maana Noche Central

S VALORES YA ESCOGIDOS, TIL POR EJEMPLO PARA DAR TURNOS DIARIOS

Validaciones para turnos

1/6/2011

1/7/2011

Semana1 Tarde

Semana2

Descanso

UTILIZACIN DE LA FUNCIN "DESREF" EN LAS VA

Para qu puede servirnos sta funcin "DESREF" en la validacin de dato? Pues sencillo, nos va a servir para limitar el desplegable a la cantidad exacta de celdas con textos que halla en el ran Con sta funcin pasaremos de un desplegable que est vinculado a otros datos, en donde en un rango por ejemplo por lo que se veran tres provincias por ejemplo y siete celdas vacas, y en otra ocasin halla seis provincias y cuatro Para evitar esto, y que siempre al abrir el desplegable unicamente muestre filas con datos, haremos lo siguiente. a) Tenemos la tabla de la derecha, donde hay clientes de distintas provincias, en la que lo primero que hemos nicos de la tabla, es decir, sacar en un rango las provincias sin repetirlas, y luego los clientes que pertenezcan Cmo ya sabemos nombrar rangos, lo haremos as y servir para recordar como hacerlo en caso de que la tabl los llamaremos "PROVINCIAS" y "CLIENTES", y crearemos un rango en N80 llamado "INICIO" para utilizarlo com El rango PROVINCIAS ocupara el rango de L80 a L89, ya que la lista de provincias podra ser mayor o menor, de abrimos el desplegable de las PROVINCIAS veras que hay cinco, si quieres aade o elimina alguna de la tabla y frmula utilizada en esta validacin PROVINCIA MADRID =DESREF(INICIO;;-2;CONTARA(PROVINCIAS)-CONTAR.BLANCO(PROVINCIAS)) b) Pues bien, ya tenemos el primer rango y desplegable, ahora vamos a vincular el segundo a lo puesto en ste Para ello primero lo que tenemos que hacer es sacar tambin los nicos de los clientes que hay en cada ciudad se ven en el rango "CLIENTES" de las celdas amarillas, solo bastara cambiar la provincia arriba en el desplegable y veramos como en la tabla, rango de clientes de N80 a N89, va cambiando los nombres de los mismo. Y ahora preparamos el desplegable de los clientes donde saldrn los que pertenecen a cada provincia. frmula utilizada en esta validacin CLIENTES CARMEN =DESREF(INICIO;;;CONTARA(CLIENTES)-CONTAR.BLANCO(CLIENTES)) Para comprobar bien el funcionamiento del DESREF dentro del desplegable, en la columna de las provincias cambie a gusto poniendo ms ciudades, menos, repitiendolas, lo que se le ocurra, y en cada cambio vaya viendo lo que sucede en los dos desplegables.

FUNCIN "DESREF" EN LAS VALIDACIONES DE DATOS

exacta de celdas con textos que halla en el rango, ahora lo explicaremos mejor. otros datos, en donde en un rango por ejemplo de diez celdas en una ocasin halla tres datos, y en otra ocasin halla seis provincias y cuatro celdas vacas. uestre filas con datos, haremos lo siguiente. tas provincias, en la que lo primero que hemos hecho es sacar los valores repetirlas, y luego los clientes que pertenezcan a ellas, (celdas en amarillo) ra recordar como hacerlo en caso de que la tabla est en otra hoja. ango en N80 llamado "INICIO" para utilizarlo como referencia en la funcin. ista de provincias podra ser mayor o menor, de momento hay cinco, y si , si quieres aade o elimina alguna de la tabla y vers como cambia.

da en esta validacin

INCIAS)-CONTAR.BLANCO(PROVINCIAS)) vamos a vincular el segundo a lo puesto en ste. os nicos de los clientes que hay en cada ciudad ara cambiar la provincia arriba en el desplega9, va cambiando los nombres de los mismo. n los que pertenecen a cada provincia.

ESTAS COLUMNAS SE PODRAN OC

da en esta validacin

ES)-CONTAR.BLANCO(CLIENTES))

desplegable, en la columna de las provincias lo que se le ocurra, y en cada cambio vaya

CLIENTE JUAN ANTONIO ELISA VANESA PEDRO ALFONSO CARMEN ANA MARGARITA

PROVINCIA SEVILLA CUENCA SEVILLA BARCELONA CADIZ CADIZ MADRID MADRID MADRID

PROVINCIAS

1 1 1 2 1 3 1 4

CUENCA SEVILLA BARCELONA CADIZ MADRID

1 5

UMNAS SE PODRAN OCULTAR

CLIENTES

CARMEN ANA MARGARITA

1 2 3