INFORME DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO AUDITORIA 2013 I.

AMBIENTE DE CONTROL:

1.1 PRINCIPIOS Y VALORES:

1. FORTALEZA:

a) Los directivos facilitan la generacin de espacios para que los funcionarios participen en la interiorizacin de los principios y valores institucionales. b) Existe coherencia en el contenido de la carta de valores de la entidad, con su funcin constitucional, su misin y su visin. c) Los principios y valores institucionales han sido difundidos a travs de los diferentes medios de comunicacin de la entidad. d) Los principios y valores establecidos en la entidad, se manifiestan en el ambiente organizacional

1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:

1. FORTALEZAS:

a) El autocontrol facilita los procesos de planeacin, seguimiento dependencia. 2. DEBILIDADES: y evaluacin de la gestin de su

a) Los funcionarios no comparten el criterio que el control interno contribuye al cabal cumplimiento de sus

funciones. b) Los programas de capacitacin que se desarrollan, no tienen relacin con los objetivos y funciones misionales de la entidad. WENDY MORI CHAVEZ 1

c) No existe en la entidad poltica orientadas al proceso de seleccin, capacitacin, funcionarios. 3. ACCIONES DE MEJORA: induccin, reinduccin, y formacin, de los

compensacin

evaluacin

a) Los funcionarios deben compartir el criterio que el control interno contribuye al cabal cumplimiento de sus

funciones. b) Los programas de capacitacin que se desarrollan, deben tener relacin con los objetivos y funciones

misionales de la entidad. c) Debe existir en la entidad poltica orientadas al proceso de seleccin, induccin, compensacin reinduccin, y formacin, de los

capacitacin, funcionarios.

evaluacin

1.3 ESTILO DE DIRECCIN (COMPROMISO Y RESPALDO DEL NIVEL DIRECTIVO):

1. FORTALEZAS:

a) El representante legal de la entidad est comprometido con el desarrollo, funcionamiento y mejoramiento

continuo del sistema de control interno. b) Tanto jefes como funcionarios participan en las

actividades que se realizan para el desarrollo y fortalecimiento del sistema de control interno. c) Se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin con el sistema de control interno.

2. DEBILIDADES:

a)

El nivel directivo no apoya las acciones tendientes al desarrollo y evaluacin del sistema de control interno.

WENDY MORI CHAVEZ

3. ACCIONES DE MEJORA:

a)

El nivel directivo deben apoyar las acciones tendientes al desarrollo y evaluacin del sistema de control interno.

4. OTROS HECHOS RELEVANTES RELACIONADOS CON EL AMBIENTE DE CONTROL EL TITULAR Y

FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.

El nivel directivo en su totalidad las acciones pendientes al desarrollo y evaluacin del sistema de control interno. Se evidencia que algunos funcionarios de la entidad no participan en las actividades que se realizan para el desarrollo y fortalecimiento del sistema de control interno.

II.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

2.1 PRINCIPIOS Y VALORES:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad posee un plan estratgico adoptado mediante acto administrativo b) Los macro procesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, tienen coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. c) Los procesos y procedimientos estn directamente relacionados con los objetivos institucionales. d) Existe armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad. 2.2 MODELO DE OPERACIN: WENDY MORI CHAVEZ 3

1. DEBILIDADES:

a) En la entidad no tienen debidamente identificados los macro procesos y procesos de sus reas misionales y de apoyo. b) Los macroprocesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, no tienen coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. c) Los procesos y procedimientos no estn directamente relacionados con los objetivos institucionales. d) No existe armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad. 2. ACCIONES DE MEJORA:

a) En la entidad deben tener debidamente identificados los macroprocesos y procesos de sus reas misionales y de apoyo. b) Los macroprocesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad, deben tener coherencia con los propsitos consignados en el mandato constitucional. c) Los procesos y procedimientos deben estar directamente relacionados con los objetivos institucionales. d) Debe existir armona entre el objetivo de los procesos y el conjunto de planes y programas que rigen en la entidad.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIN:

1. DEBILIDADES:

a) La estructura organizacional no permite atender los cambios internos y externos que se presentan.

WENDY MORI CHAVEZ

b) La

estructura

organizacional

no

facilita

el

cumplimiento de la funcin y los objetivos contenidos en los planes y programas de la entidad. c) La entidad no cuenta con manual de requisitos para el ejercicio de los cargos. d) No se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno. 2. ACCIONES DE MEJORA:

a) La estructura organizacional permite atender los cambios internos y externos que se presentan. b) La estructura organizacional facilita el cumplimiento de la funcin y los objetivos contenidos en los planes y programas de la entidad. c) La entidad cuenta con manual de requisitos para el ejercicio de los cargos. d) Se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

III.

ADMINISTRACION DEL RIESGO: 3.1 CONTEXTO ESTRATEGICO:

1. FORTALEZA:

a) La

entidad

ha

adoptado

la

metodologa

de

administracin de riesgos y sta hace parte del sistema de control interno.

WENDY MORI CHAVEZ

2. DEBILIDADES:

a) Los funcionarios no identifican los riesgos asociados a los procesos o procedimientos que se desarrollan en la dependencia. b) En la dependencia no se tienen identificados las fortalezas y debilidades en la definicin de los planes y programas que adelantan. c) Los funcionarios no son conscientes de las posibles consecuencias que se pueden derivar por no saber administrar los riesgos.

3. ACCIONES DE MEJORA:

a) Los funcionarios deben identificar los riesgos asociados a los procesos o procedimientos que se desarrollan en la dependencia. b) En la dependencia se tienen que identificar las fortalezas y debilidades en la definicin de los planes y programas que adelantan. c) Los funcionarios deben ser conscientes de las posibles consecuencias que se pueden derivar por no saber administrar los riesgos. 3.2 IDENTIFICACION DE RIESGOS:

1. DEBILIDADES:

a) En la entidad no se han aplicado la metodologa de identificacin de riesgos en los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin. b) No se ha realizado una descripcin de los riesgos que afectan los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de

operacin de la entidad.

WENDY MORI CHAVEZ

c) No existe una identificacin precisa de los efectos de cada riesgo en los procesos que adelanta la dependencia. d) Los funcionarios no son conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

2. ACCIONES DE MEJORA:

a) En la entidad se debe aplicadar una metodologa de identificacin de riesgos en los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de operacin. b) Se debe realizar una descripcin de los riesgos que afectan los macroprocesos, procesos y actividades que conforman el modelo de

operacin de la entidad. c) Debe existir una identificacin precisa de los efectos de cada riesgo en los procesos que adelanta la dependencia. d) Los funcionarios deben ser conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

3.3 ANALISIS DE RIESGOS:

1. FORTALEZAS:

a) En la dependencia se hace seguimiento al plan de manejo de riesgos y se aplican los correctivos. 2. DEBILIDADES:

WENDY MORI CHAVEZ

a) La alta direccin a travs de los diferentes mecanismos no establece medidas que mitigan los riesgos en la entidad. b) Los funcionarios no cumplen con el deber de evaluar los riesgos y proponen las acciones de mejoramiento para disminuirlos. c) No se realiza seguimiento a la efectividad de los controles existentes para evitar los riesgos. 3. AMBIENTE DE MEJORA:

a) La alta direccin a travs de los diferentes mecanismos deben establecer medidas que

mitigan los riesgos en la entidad. b) Los funcionarios deben cumplir con el deber de evaluar los riesgos y proponen las acciones de mejoramiento para disminuirlos. c) Se debe realizar seguimiento a la efectividad de los controles existentes para evitar los riesgos.

3.4 POLITICAS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS:

1. DEBILIDADES:

a) No

existe

coherencia

entre

las

polticas

de

administracin de riesgos con los lineamientos normativos que rigen la entidad. b) La entidad no tiene definido un plan para el manejo de los riesgos. c) La dependencia no conoce su plan de manejo del riesgo y efecta una revisin peridica. d) Los funcionarios no son conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad.

WENDY MORI CHAVEZ

2. ACCIONES DE MEJORA:

a) Debe existir coherencia entre las polticas de administracin de riesgos con los lineamientos normativos que rigen la entidad. b) La entidad deben tener definido un plan para el manejo de los riesgos. c) La dependencia deben conocer su plan de manejo del riesgo y efecta una revisin peridica. d) Los funcionarios deben ser conocedores de la necesidad de adoptar un plan de manejo de riesgos en la entidad. 3. OTROS HECHOS RELEVANTES:

Los funcionarios de la entidad conocen la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional, pero no contribuyen de manera efectiva a la implementacin de acciones correctivas y de la ejecucin, seguimiento y evaluacin de los proyectos de mejora

institucional. La auditora interna presente los informes de control de gestin a las reas auditadas y las recomendaciones efectuadas se tienen en cuenta en la entidad, aunque el resultado de la implementacin de las acciones correctivas es dbil.

IV.

ACTIVIDADES DE CONTROL:

4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL:

1. FORTALEZAS:

a) Los

procesos

procedimientos

que

desarrolla

la

dependencia se ejecutan de acuerdo al manual de procedimientos.

WENDY MORI CHAVEZ

b) Los indicadores de gestin diseados son revisados peridicamente y adaptados a los cambios que se presentan en la entidad. 2. DEBILIDADES:

a) Los procesos y procedimientos establecidos no cuentan con puntos de control que faciliten mejores resultados. b) Los procesos y procedimientos no cuentan con indicadores de gestin que permitan evaluar la gestin.

3. ACCIONES DE MEJORA:

a) Los procesos y procedimientos establecidos deben contar con puntos de control que faciliten mejores resultados. b) Los procesos y procedimientos deben contar con indicadores de gestin que permitan evaluar la gestin.

V.

COMPONENTE DE INFORMACION:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad tiene definidas polticas para el manejo y suministro de la informacin. b) La entidad cuenta con una dependencia responsable de recibir, manejar y dar respuestas a las quejas y reclamos formuladas por los usuarios o la comunidad.

2. DEBILIDADES:

a) La Informacin Generada Por Su Dependencia, no Es Oportuna Y Confiable, De Tal Manera Que Le Contribuye En La Toma De Decisiones. WENDY MORI CHAVEZ 10

b) La Entidad no Cuenta Con Sistemas De Informacin Que Garantizan La Calidad, Exactitud Y Oportunidad De La Informacin.

4. ACCIONES DE MEJORA:

a) La Informacin Generada Por Su Dependencia, debe ser Oportuna Y Confiable, De Tal Manera Que Le Contribuye En La Toma De Decisiones. b) La Entidad deben Contar con Sistemas De Informacin Que Garantizan La Calidad, Exactitud Y Oportunidad De La Informacin.

VI.

COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA:

1. FORTALEZAS:

a) La Entidad Informa Sobre Sus Procesos De Contratacin, Gestin Misional Y De Apoyo, Lo Cual Facilita La Veedura Ciudadana.

2. DEBILIDADES:

WENDY MORI CHAVEZ

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a) En la entidad no estn definidos los responsables del suministro de informacin a los diferentes medios de

comunicacin externos. b) A travs de la pgina web de la entidad, no se suministra informacin de inters general para la ciudadana. c) No se percibe y se asume el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

5. ACCIONES DE MEJORA:

a) En la entidad deben definir los responsables del suministro de informacin a los diferentes medios de comunicacin externos. b) A travs de la pgina web de la entidad, se debe suministrar informacin de inters general para la ciudadana. c) Se debe percibir y se asumir el compromiso de la alta direccin para la adaptabilidad de la estructura organizacional a los cambios y requerimientos del entorno.

VII.

AUTOEVALUACION:

7.1 AUTOEVALUACION DE CONTROL:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad ha implementado mecanismos o instrumentos de control que fortalecen la prctica del autocontrol por parte de sus funcionarios b) La dependencia evala la efectividad de los controles establecidos. WENDY MORI CHAVEZ 12

c) Los funcionarios de la dependencia reconocen y aceptan que el autocontrol es importante para el cumplimiento de sus funciones. 2. DEBILIDADES:

a) Los funcionarios no proponen puntos de control para mejorar los resultados de su gestin.

3. ACCIONES DE MEJORA:

a) Los funcionarios deben proponer puntos de control para mejorar los resultados de su gestin.

VIII.

EVALUACION INDEPENDIENTE:

8.1 EVALUACION INDEPENDIENTE:

1. FORTALEZAS: a) La entidad tiene conformado el comit de coordinacin del sistema de control interno mediante acto administrativo. 2. DEBILIDADES:

a) La entidad no evala en cada vigencia su sistema de control interno, de acuerdo a los parmetros establecidos por el departamento administrativo de la funcin pblica. b) Los funcionarios no reconocen la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional.

WENDY MORI CHAVEZ

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c) La entidad no ha implementado acciones para fortalecer el sistema de control interno. 3. ACCIONES DE MEJORA:

a) La entidad debe evalar en cada vigencia su sistema de control interno, de acuerdo a los parmetros establecidos por el departamento administrativo de la funcin pblica. b) Los funcionarios deben reconocer la importancia de la evaluacin del sistema de control interno para mejorar la gestin institucional. c) La entidad deben implementar acciones para fortalecer el sistema de control interno. 8.2 AUDITORIA EXTERNA:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad tiene un rgano de control institucional de gestin, responsable de practicar la auditora interna. b) Las actividades de auditora interna realizadas por la rgano de control institucional contribuyen al mejoramiento de la gestin institucional. c) El rgano de control institucional presenta el informe de control de gestin al rea auditada. 2. DEBILIDADES:

a) Las recomendaciones efectuadas por el rgano de control institucional no son tenidas en cuenta en su dependencia.

3. ACCIONES DE MEJORA:

a) Las recomendaciones efectuadas por el rgano de control institucional deben ser tenidas en cuenta en su dependencia. IX. COMPONENTES PLANES DE MEJORAMIENTO: WENDY MORI CHAVEZ 14

9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad tiene suscrito un plan de mejoramiento con los entes de control fiscal. b) Existe coherencia entre los objetivos de la entidad y el contenido del plan de mejoramiento institucional. c) Si su dependencia hace parte del plan de mejoramiento institucional, cumple oportunamente con los compromisos adquiridos dentro del mismo

2. DEBILIDADES:

a) La entidad no realiza seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional.

3. ACCIONES DE MEJORA:

a) La entidad debe realizar seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento institucional. 9.2 PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL:

1. FORTALEZAS:

a) La entidad ha desarrollado proyectos con el fin de optimizar sus procesos.

2. DEBILIDADES:

a) Los funcionarios conocen los diferentes proyectos de mejora de procesos que tiene la entidad. b) Los funcionarios consideran que la optimizacin de los procesos contribuye al mejoramiento del servicio pblico. WENDY MORI CHAVEZ 15

c) El plan de mejoramiento funcional, es revisado y evaluado peridicamente. X. CONCLUCIONES:

a) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control principios y valores del componente ambiente de control del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio por lo que los procedimientos mnimos a utilizarse en programa de auditoria sern principalmente de corte sustantivo y analtico y en menor grado procedimientos de cumplimiento. b) El sub sistema de control interno instaurando en relacin al elemento de control desarrollo del talento humano del componente ambiente de control de su sistema de control estratgico, es deficiente teniendo una debilidad en existen en la entidad polticas orientadas al proceso de seleccin, induccin, re induccin, formacin, capacitacin,

compensacin y evaluacin de los funcionarios. c) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estilo de direccin de componente ambiente de control del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio y fortalezas en cada rea. d) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control planes y programas del componente direccionamiento del sub sistema de control estratgico, es satisfactorio, porque la entidad cumple en armona los objetivos y planes. e) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control modelo de operacin del componente direccionamiento estratgico del sub sistema de control estratgico, es deficiente pero dos debilidades en identificacin de los macroporceso y procesos de reas misionales y de apoyo y en los macro procesos, procesos, subprocesos que se desarrollan en la entidad no mucha coherencia de acuerdo al mandato. f) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estructura organizacional del componente direccionamiento estratgico del sub sistema de control estratgico, es deficiente por que cuenta con una estructura solidad y facilita el cumplimiento de sus funciones, presentando documentos o manuales. WENDY MORI CHAVEZ 16

g) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estratgico del componente administracin del riesgo del sub sistema de contexto estratgico, es deficiente, pero cuenta una debilidad en la parte de la metodologa administrativa de riesgos. h) El sistema de control interno instaurado en relacin al elemento de control estratgica del componente identificacin de riesgos, es deficiente, porque no puede aplicar metodologas de identificacin de riesgos en los macro procesos, procesos y actividades, no se ha descrito los riesgos, no hay identificacin de los efectos de riesgos, tampoco los funcionarios son conocedores

XI.

RECOMENDACIONES:

a) Formular planes estratgicos y operativos b) Identificar puntos crticos c) Disear una estructura descentralizada calificada d) Formular programas de contingencia ante desastres e) Normalizar criterios para rehabilitacin y mantenimiento f) Elaborar y aprobar manuales, reglamentos y procedimientos

administrativos.

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