Manejo de la Base de Datos Microsoft Access

Si usted tiene informacin que gestionar, sobre inventarios, proveedores, empleados o productos, la potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de Microsoft Access le ayudarn a gestionar esa informacin, permitindole:

Encontrar informacin rpidamente Actualizar y mantener la informacin Imprimir documentos tales como facturas, formularios y etiquetas postales Analizar la informacin utilizando informes en pantalla o impresos

Diseo de una Base de Datos

Problema Inicial

Diseo e implementacin de la base de datos

Planteamiento De soluciones
Descripcin del problema

Implantacin de la base de datos

Diseo de una base de datos

El diseo de una base de datos antes de su creacin ahorra tiempo y esfuerzo. Ponga sus ideas en papel Decida con qu tipo de informacin trabajar.

Analice su sistema de gestin de informacin actual para determinar las tareas que realiza habitualmente.
Decida qu tipo de datos quiere que contenga el archivo y disee los campos que contendrn dichos datos.

 Decida qu presentaciones necesita y disee una distinta para cada tarea que realice. Si otras personas usarn la base de datos, considere quines pueden hacerlo y qu tareas llevarn a cabo en el archivo.

Tenga en cuenta estos puntos cuando disee los campos de su base de datos: Utilice campos separados para el nombre y el apellido a fin de poder buscar u ordenar registros basndose en ambos criterios.
Use campos separados para la comuna, ciudad, provincia. Si los combina no podr ordenar los registros por campos individuales. Cree un campo separado para los tratamientos (Dr., Sr. y Sra.).

Antes de empezar a trabajar, deber familiarizarse con los conceptos bsicos de este programa, tales como: Qu es una base de datos? Qu es un campo? Qu es un Registro?

Qu es una base de datos?

Una base de datos se puede definir como un conjunto organizado y estructurado de datos relativos a un tema. Una Base de datos es una coleccin de informacin, o datos, que usted puede organizar, actualizar, ordenar, buscar e imprimir segn sus necesidades. Ejemplos: Gua Telefnica -- Agenda

Qu es un campo?
Los campos son el fundamento de un archivo de base de datos. Sirven para almacenar, calcular y mostrar los datos que se han ingresado o calculado.
La informacin que se introduce en cada campo, ya sea al escribir, copiar, consultar o importar, es su valor.
Nombre

Apellidos
Direccin

Campos de un registro

Los valores de Campo pueden ser:

un texto un nmero una fecha una hora un grfico, sonido o pelcula el resultado de una frmula que calcula el valor de un campo un sumario de los valores de un campo en un grupo de registros

Qu es un registro?
Un Registro contiene toda la informacin sobre una actividad, individuo o entidad. Son los datos que se ingresan en una base de datos a travs de los campos.
Nombre Apellidos Direccin

Claudia Lorca
JPX 247

Registro

Ejemplo de campos y registros?

Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Telfono

Castro
Andrade

Guzmn
Lpez

Jorge Andrs 5554488

Mara Luisa 3335556

Gonzlez

lvarez

Ral Andrs 4448887

 Vista de un sistema tpico de archivo manual, que consiste en personas, papeles y en archivadores.

Qu es Access?
Access es un sistema de gestin de bases de datos relacional SGBDR RDBMS (Relational Data Base Management System). Este software permite una mejor gestin de la informacin y reduce el nmero de datos ya que las tablas se relacionan.

Caractersticas de las Bases de datos Relacionales

Contienen muchas tablas Cada tabla tiene un nmero fijo de campos Los nombres de campos de una tabla son distintos Cada registro de una tabla es nico El orden de campos y registros no est determinado. Para cada campo existe un conjunto de valores posibles

Sistema relacional de administracin de datos Tablas

Consultas
Formularios Macros Mdulos Informes

Qu es una Tabla?
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Donde las columnas son los campos y las filas son los registros. La informacin que se introduce en cada campo, ya sea al escribir, copiar, consultar o importar, es su valor. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan slo una vez.. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos.

Tabla

Qu es una Consulta?
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access. Consulta de Seleccin Consulta de Parmetros Consulta de Referencias Cruzadas Consulta de Accin Consulta SQL

Consulta

Qu es un Formulario?
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas.

Formulario

Qu es un Informe?
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de un informe, puede mostrar la informacin como desee verla.

La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas de la base de datos.

Informe

Qu es una Macro?
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

Macro

Qu es un Mdulo?
Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft Visual Basic. Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos: mdulos estndar y mdulos de clase.

Mdulo