Gestin del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional

Gestin del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional

TTULO Sistema de gestin de soporte de TI de la Secretaria General de la ULEAM 1. Introduccin Secretaria General es el departamento central de Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, el cual es el encargado de registrar toda las calificaciones de los alumnos, adems es la encargada de monitorear coordinar todos procesos acadmicos. 2. Anlisis actual del proceso organizativo y/o capital intelectual Como breve anlisis de los procesos administrativos dentro de este departamento, podemos citar los siguientes: - Apertura y registro de matrculas - Control calificaciones - Control y registro de ttulos acadmicos - Registro y validacin de temas de tesis. - Soporte a usuarios Administrativos, Docentes y Alumnos. 3. Anlisis de la infraestructura tecnolgica a. Sistemas b. Hardware, recursos e infraestructura que utiliza la unidad c. Servicios, tipos de sistemas, base de datos a. Sistemas Los sistemas dentro de este departamento son: Sistema SECGEN, este el sistema general de Secretaria General, el cual contiene los siguientes mdulos: - Matriculacin - Unidades Acadmicas - Alumnos - Control y registro de Calificaciones - Pensum de Estudios - Temas de tesis - Integracin con Recaudacin Sistema Web para la consulta/descarga de calificaciones al sistema central de Secretaria General Acceso al sistema Nacional Senescyt para el registro de Ttulos Otorgados por la Universidad Sistema de VideoConferencia. Sistema para consulta desde terminales tctiles ubicados en las diferentes unidades acadmicas Sistema de voto electrnico en el Consejo Universitario Sistema de control de asistencia del personal del departamento 1

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b. Hardware, recursos e infraestructura que utiliza la unidad Servidores: Hp de 2GB en RAM (S.O Windows 2003 Server), contiene el sistema local y es servidor de base de datos Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de aplicaciones Web 1, Apache Tomcat 6 Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de aplicaciones Web 2, Apache Tomcat 6 Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de Base de datos Web de la Intranet. Estaciones de trabajo 18 Estaciones para las operaciones del personal administrativo 1 Estacin Tctil en ventanilla para consulta de notas.

Consejo universitario Equipos de voto electrnico para las sesiones que se dan en consejo, estos equipos tienen incorporado micrfono. 4 Equipos de proyeccin y un equipo de VideoConferencia c. Servicios, tipos de sistemas, base de datos Servicios: Desde la en punto de vista informtico.- Se brinda soporte a todas las unidades acadmicas y a los alumnos en casos especiales Desde el punto de Vista Administrativo.- Se da informacin a los alumnos/docentes de las diferente unidades acadmicas de Universidad, as mismo como se resuelven problemas entre el personal de Secretaria General apoyados del Secretario General con las diversas unidades acadmicas. Tipos de Sistemas: SECGEN.- aplicacin de escritorio para las operaciones internas desarrollado en VB 6.0 Sistema Modular.- Permite consultar mediante mdulos tctiles ubicados en todas las unidades acadmicas de Universidad. Pgina Web.- Muestra informacin relacionada con este departamento, adems alberga el mdulo para el registro de notas de los docentes como tambin permite consultar las mismas por parte de los alumnos. Base de Datos. SQL 200 .- Data del sistema local de este departamento 2

Gestin del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional MySQL .- Data la aplicacin Web donde se ingresan las notas Postgres .- Data de las aplicacin que corren bajo la Intranet de Universidad

4. Planificacin y organizacin de las TICc, Adquisicin e implementacin TIC, Entrega y soporte de servicios de TIC, Monitoreo de evaluacin de las TIC a. Polticas de implementacin de TI actuales

Actualmente no existen, debido a que no hay un jefe del rea como tal, todas las funciones son delegadas as como las operaciones de este departamento son controladas mandos de nivel administrativo que carecen de conocimientos tcnicos. b. Existe servicio y soporte de entrega de los servicios, hay personal como debera ser: Solo se dar mantenimiento a los bienes informticos propiedad de Secretaria General, por lo que debern contar con nmero de inventario del sistema para el control patrimonial y del sistema de bienes informticos del Departamento de Informtica. En el caso de que esto suceda un inconveniente de cualquier nivel informtico, el usuario deber soporte va correo electrnico. Se proporcionar el mantenimiento preventivo, siempre y cuando el usuario no se encuentra realizando sus respectivas operaciones.

c.

Cmo se organiza la planificacin y organizacin de las TIC, adquisicin e implementacin de Tic, entrega y soporte de servicios, monitoreo de evaluacin de TIC No existe un plan de organizacin de las tics, estas se van adaptando a medida que se exista la necesidad. Se realizan ciertos procesos de manera emprica para la evaluacin de los procesos automatizados, as como del rendimiento de sus servidores y de sus estaciones de trabajo. En cuanto al servicio como soporte, se analiza en caso y dependiendo de eso el soporte como tal lo podr brindar un perfil tcnico como administrativo.

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d.

Sistemas Los sistemas dentro de este departamento son: Sistema SECGEN, este el sistema general de Secretaria General, el cual contiene los siguientes mdulos: - Matriculacin - Unidades Acadmicas - Alumnos - Control y registro de Calificaciones - Pensum de Estudios - Temas de tesis - Integracin con Recaudacin Sistema Web para la consulta/descarga de calificaciones al sistema central de Secretaria General Acceso al sistema Nacional Senescyt para el registro de Ttulos Otorgados por la Universidad Sistema de VideoConferencia. Sistema para consulta desde terminales tctiles ubicados en las diferentes unidades acadmicas Sistema de voto electrnico en el Consejo Universitario Sistema de control de asistencia del personal del departamento

e.

Hardware Servidores: Hp de 2GB en RAM (S.O Windows 2003 Server), contiene el sistema local y es servidor de base de datos Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de aplicaciones Web 1, Apache Tomcat 6 Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de aplicaciones Web 2, Apache Tomcat 6 Hp d 10 GB en RAM, procesador Intel XEON (S.O Debian), es el servidor de Base de datos Web de la Intranet. Estaciones de trabajo 18 Estaciones para las operaciones del personal administrativo 1 Estacin Tctil en ventanilla para consulta de notas.

Consejo universitario

Gestin del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional Equipos de voto electrnico para las sesiones que se dan en consejo, estos equipos tienen incorporado micrfono. 4 Equipos de proyeccin y un equipo de VideoConferencia

5. Bases Tericas de procesos (2,3,4 Modelo COSO ( pilas con este modelo, es el que nosotros recomendamos en el punto 6) BMP, (habla un poco de este tema tambien, pilas) 6. Propuestas de modelos o estrategias de solucin para generar el aprendizaje organizativo Como Propuestas para generar el aprendizaje organizativo y sobre todo garantizar la continuidad de los diferentes procesos, lo ideal sera en primer lugar sociabilizar los procesos entre todos los involucrados dentro del departamento pero de forma ms objetiva a quienes se encuentren relacionados con ciertos procesos. En segundo lugar hacer que el conocimiento se vuelva dinmico, esto mediante la debida documentacin de los procesos, de tal forma que cuando sea necesario para algn interesado bajo cierto rol pueda acceder a dicha informacin. As como tambin establecer polticas para la documentacin de los diferentes problemas suscitados de modo que cuando se d presente nuevamente dicho evento saber cmo proceder. Finalmente en lo posible crear una cultura colaborativa entre usuarios para resolver cualquier inconveniente de modo que se puede percibir un buen ambiente laboral Tomando en cuenta los diferentes modelos a implementar para el aprendizaje organizacional, se nos hace conveniente el modelo COSO como base de control interno y desarrollo de polticas informticas, como punto de partida ya que sus procesos administrativos como tal se encuentran flojos, debido a esto es necesario normar los procedimientos informticos para poder ejecutar lo expuesto en el prrafo anterior. En paralelo es necesario implementar un BPM como plataforma tecnolgica que organice los procesos informticos, lo cual complementar la estrategia de cambio basndonos en un modelo netamente de control interno. 7. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones Actualmente no existen polticas definidas para la implementacin de TICs para la Secretara General No existe jefatura o nivel de mando que coordine los procesos Informticos El personal informtico es insuficiente en cantidad para las constantes demandas tanto de la universidad, como de sus diferentes campus universitarios No se aprovecha al mximo la infraestructura tecnolgica a nivel de servidores Recomendaciones 5

Gestin del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional Debe existir un manual de procesos para la entrega de servicios e implementacin de las TICs Realizar estudios tcnicos para la adquisicin de nuevas tecnologas en Secretara General Contratar personal necesario a nivel informtico para la prestacin de soporte Crear un perfil de jefatura que est a cargo del departamento

8. Referencias Bibliogrficas Pgina de la Secrearia General de Univerdad Laica Eloy Alfaro de Manab http://www.uleam-secretaria.com/ Pgina del Senescyt para el registro de Titulos www.senescyt.gob.ec/ La Gestin Del Conocimiento. Su Importancia Como Recurso Estratgico para la Organizacin http://www.cyta.com.ar/ta0401/v4n1a2.htm Politicas de Implementacin de TICS en el Ecuador http://www.flacso.org.ec/docs/diagnostico_tic.pdf Modelo COSO y el Control Interno Empresarial http://administracion.azc.uam.mx/descargas/revistagye/rv30/rev30art01.pdf