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La organizacin de Recursos Humanos de alto impacto

Las 10 mejores prcticas para recorrer la va de la excelencia
Stacey Harris

RESUMEN EJECUTIVO
Los profesionales de Recursos Humanos estn acostumbrados a su falta de popularidad en las compaas. Pero el verdadero problema que encaran es su falta de influencia en las juntas directivas. Dado que gestionan uno de los activos ms importantes de la empresa, el talento, es imprescindible que los expertos en RRHH sean ms influyentes. Pero esto slo ocurre si logran desarrollar unos Recursos Humanos de alto impacto. El presente texto ofrece las 10 prcticas ms importantes que los profesionales de RRHH pueden aplicar para ir ms all de sus funciones bsicas.

los empleados y socializacin organizacional. 3. Transformacin de los RRHH: Someter las operaciones a cambios dramticos no es efectivo, se deben buscar mejoras progresivas y no cambios sbitos. Nunca parar de mejorar. Las 10 siguientes prcticas ptimas han demostrado ser esenciales para mejorar las operaciones de recursos humanos y dar un servicio estratgico de alto-impacto:

1) Formalizar el mando de RRHH

El modelo de mando de los recursos humanos determina cmo se fijan las metas, se integran dentro de la compaa y se toman y comunican las decisiones. Una unidad de RRHH con un mando formal convoca a todos los participantes para fijar las metas y determinar las responsabilidades, adems decide cmo comunicar las decisiones a todas las partes interesadas. Un departamento con mando informal se enfocar en construir relaciones entre las partes. El mando puede ser interno cuando el objeto es fijar polticas entre departamentos, o externo, cuando RRHH consulta con organizaciones exteriores. Desarrolle las metas de su unidad de recursos humanos utilizando estas definiciones; asegrese que estn alineadas con las grandes metas de su empresa. Internamente, RRHH es responsable de construir casos de negocio para cada programa que efecte con el objeto de involucrar a los jefes de otras reas en el proceso. Los gerentes de recursos humanos deben establecer el tiempo, lugar y estructura para estas conversaciones. Sus casos de negocio deben explicar el problema al que hacen referencia, cmo beneficiaran a la compaa las soluciones propuestas y las medidas que tomar para implementarlas. Las investigaciones indican que las organizaciones de RRHH que utilizan mandos estructurados y desarrollan casos de negocio mejoran su eficiencia en un 39%; las que no lo hacen, debilitan sus operaciones.

La Necesidad de un alto-impacto en los RR HH

Es muy frecuente que el departamento de Recursos Humanos funcione solo operativamente y no sea una voz influyente y convincente en la Junta Directiva. Para que esa voz que tenga peso, los recursos humanos deben convertirse en estratgicos y de alto-impacto. Las responsabilidades principales de los recursos humanos consisten en gestionar el tema de personal de la empresa y desarrollar un men de servicios desde lo ms bsico hasta lo ms sofisticado. Su planificacin y estrategia debe concordar con las metas generales del negocio y servir tanto a pblicos internos como externos. El alcance de la unidad de recursos humanos incluye su propia gestin, su metodologa, y la cultura y estilo de su gente en cuanto a metas y comportamiento. El objetivo principal de Recursos Humanos es ser una operacin orientada hacia el negocio que realice una contribucin vital a la empresa y cuyo impacto sea notable. Existen tres factores primordiales para lograr estas metas: 1. El nmero de empleados: las empresas con menos de 5.000 empleados tienden hacia unos recursos humanos ms individualizados, mientras, las unidades de RRHH de empresas con ms de 15.000 empleados se encuentran con que todos ellos tienen mucho en comn y tienden a utilizar mtodos ms homogneos. 2. El servicio que provee: los recursos humanos se convierten de alto-impacto cuando pueden dar servicios bsicos perfectos: nmina, beneficios, compensacin, relaciones con

2) Invertir en capacidad avanzada de planificacin de la fuerza de trabajo

La planificacin de la fuerza de trabajo es un proceso de anlisis de las metas de la compaa para determinar cmo puede contribuir RRHH para lograrlas. Para realizar este anlisis debe combinar informacin de las funciones de RRHH, como servicios bsicos y gestin de talentos, con

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La organizacin de RRHH de alto impacto 2 informacin sobre la direccin estratgica de la empresa; la idea es buscar vas mediante las cuales recursos humanos pueda ayudar en las metas de la compaa. Por ejemplo, usted puede determinar cuantos empleados necesita para lograr cierto objetivo, qu habilidades deben tener estos empleados y cmo puede recur-sos humanos armar el equipo necesario utilizando recursos internos y externos. Las herramientas para la planificacin de la fuerza laboral incluyen: - Un plan de etapas graduales - Una declaracin clara de dueo del proceso que decida quin realizar cada funcin - Un mtodo confiable para recabar informacin. Tome en cuenta los cuatro niveles de planificacin de la fuerza laboral: 1.- Realizar un recuento bsico que le diga las habilidades que necesitan sus empleados 2.- Analizar la oferta laboral y alinearla con las metas de negocio 3.- Utilizar la planificacin estratgica de fuerza de trabajo para identificar y llenar las brechas de talento. 4.- Utilizar la planificacin empresarial de fuerza de trabajo para balancear la oferta y demanda de empleados en toda la empresa. Un sistema de informacin inadecuado o la falta de analistas de RRHH actualizados pueden debilitar la planificacin de la fuerza laboral. Si es necesario, actualice su software y entrene a su gente. Estos son pasos necesarios que le pueden mejorar su eficiencia en un 28%. departamento y los otros lderes de su empresa. En este papel usted no est siguiendo rdenes y cumpliendo tareas, usted debe estar guiando, aconsejando y dando apoyo estratgico. Todas estas son actividades que aumentaran su prestigio en la empresa. Para ser un socio interno efectivo, debe dejar claro cual es su rol, basndose en sus habilidades de planificacin, estrategia, coaching y astucia para los negocios. Su habilidad para ejercer la posicin tambin depende de que cuente con un equipo calificado de especialistas en RRHH, ya que tendr que asignar tareas administrativas a personal competente. Las investigaciones indican que los profesionales de RRHH que son verdaderos socios del negocio aumentan la eficiencia en un 25%.

5) Implementar una organizacin de RRHH flexible

Los departamentos de recursos humanos deben ser giles para responder con facilidad ante los cambios del ambiente de negocios. En la mayora de las estructuras corporativas, el departamento de RRHH est centralizado de manera que sirve a toda la empresa. Sin embargo, se pueden utilizar otros modelos como: - Federados: cuentan con una oficina central y operaciones regionales ms pequeas. - Geogrficos centralizados: varias oficinas corporativas de RRHH segn las regiones. - Descentralizados: RRHH trabaja dentro de cada unidad de negocio de la empresa. Para determinar cual estructura le da ms flexibilidad pregntese Cun buena es la informacin tecnolgica de sus RRHH? Qu necesidades satisface para sus clientes? Cun madura es su organizacin de RRHH? Si su empresa es reciente debe utilizar el modelo federado para acelerar el crecimiento, pero en una compaa madura se debe utilizar el modelo centralizado que es ms balanceado. Las compaas que pasan por un perodo difcil se benefician de las funciones centralizadas. Para operar como un equipo de RRHH flexible debe ser muy eficiente recabando informacin de su negocio y comprendiendo su industria. Las organizaciones de alto-impacto realizan encuestas regulares sobre satisfaccin del cliente y aplican los resultados para reparar problemas en su equipo. Con mucha experticia balancean su equipo de "generalistas" y "especialistas". Comunican frecuente y claramente la contribucin de RRHH a la empresa. Las organizaciones flexibles operan en conjunto con las otras unidades del negocio. Investigaciones sugieren que ser flexible mejora la eficiencia de RRHH en un 20%.

3) Seleccionar una filosofa de RRHH duradera

Las empresas exitosas cuentan con una declaracin de misin clara que motiva a sus empleados; igualmente deben tenerla las operaciones de RRHH de alto-impacto. Su misin puede ser ambientalista (ser un lugar de trabajo ideal), o expresar un concepto nico (dar el mejor servicio), pero adoptar un recorte de costos como misin no es una buena idea ya que puede sugerir falta de habilidad para lograr sus responsabilidades. Apoye su filosofa de RRHH comunicndola constantemente, logre que los nuevos empleados la adopten y basen en ella sus procesos. Las unidades de RRHH que siguen una filosofa clara aumentan su eficiencia en un 27%.

4) Convertirse en socio estratgico

Como profesional de RRHH usted debe ser el enlace entre su

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La organizacin de RRHH de alto impacto 3 6) Enfocarse en sistemas de RRHH para sus clientess Para ser ms efectivo, provea sistemas que permitan a los empleados auto-servirse. Esto incluye portales en la web, herramientas de Internet para el reclutamiento y tableros de control de gestin. Consolide toda la informacin de RRHH (que suele estar dispersa e indefinida) en una sola herramienta, que les permita ser eficientes. Organice y almacenar su informacin de manera que empleados y jefes puedan utilizarla de manera proactiva. Los sistemas de red social que comparten datos pueden ayudar. Considere implementar un portal intranet de beneficios que pueda ser utilizado por los trabajadores para actualizar sus expedientes y para resolver dudas. Tambin puede ofrecer un sistema TI que permita a su gente disear planes de desarrollo de carrera individuales y anotarse a cursos. Estos sistemas promueven la gerencia de gente en forma colaborativa. Procurar un sistema de autoservicio puede mejorar la eficiencia de la unidad de RRHH en 19% redes sociales. Mejorar las habilidades de su equipo en planificacin estratgica, mentoring y liderazgo puede aumentar la eficiencia, la efectividad y la alineacin del negocio. Los departamentos de RRHH usualmente utilizan tres herramientas para desarrollar a sus profesionales: - Programas de educacin externos. - Revistas y blogs sobre recursos humanos. - Proyectos en el trabajo, donde se aprende haciendo. Considere rotar las atribuciones de trabajo dentro de RRHH y hacer mentoring a los miembros de su equipo. Las investigaciones muestran que las secciones de RRHH que desarrollan a sus profesionales mejoran su eficiencia en 13%; las que no, pueden daar las operaciones.

9) Outsourcing estratgico de servicios de RRHH

Las organizaciones de recursos humanos deben pensar en contratar algunos trabajos fuera de la empresa. Por ejemplo contratar una funcin fundamental como la nmina o la administracin de beneficios a un proveedor independiente que la libere de esa tarea montona para enfocarse en los temas estratgicos y el largo plazo. Puede buscar compaas externas de RRHH que se especialicen en multiprocesos o a compaas que den servicios limitados como beneficios y reclutamiento. El costo no debe ser el nico factor de decisin, tambin es importante el buen servicio, la confiabilidad y un compromiso especial con los requerimientos de su empresa. Las ayudas externas estratgicas pueden aumentar su eficiencia en un 10%.

7) Implementar una estrategia de medicin de RRHH

Para evitar ahogarse en datos intiles orintese hacia la informacin. Evale sus operaciones y su base de talentos para mejorar los resultados de RRHH. Muchos elementos de RRHH deben ser medidos, desde la informacin bsica como la escala de pagos hasta datos de los empleados, tales como sus habilidades y otras mtricas productivas que apoyen futuras estrategias del negocio. Su meta es proveer informacin y evaluaciones que ayuden a la empresa en sus futuras decisiones. Esto requiere sobrepasar las mtricas normales de mercadeo, ventas, clientes y financieras, y evaluar el talento con el que cuenta y el impacto en ellos de las decisiones de negocio. Por ejemplo, si su empresa est considerando una nueva oficina regional, RRHH puede demostrar cmo y si es factible gestionar y dotar de empleados dicha oficina. Debe pasar de suministrar 80% de datos y 20% de sugerencias a proveer 20% de datos y 80% de sugerencias. No se trata slo de nmeros, sino del impacto. Las investigaciones dicen que las unidades de RRHH que miden estratgicamente aumentan su eficiencia en un 19%.

10) Priorizar el desarrollo de las capacidades de los gerentes de lnea

Los gerentes de lnea son los principales clientes de RRHH. Si crea una verdadera sociedad con ellos, si se enfoca en su entrenamiento y desarrollo, las tareas de RRHH pueden aliviarse, adems de que se beneficia toda la empresa (por ejemplo reduciendo la rotacin de personal). La mayora de los gerentes efectan 20 horas de entrenamiento al ao, bien sea con instructores, en lnea o con tutores personales. Las organizaciones de RRHH que educan mejor a sus gerentes aumentan su eficiencia en un 10%; aquellas que no lo hacen reciben un impacto negativo. La efectividad de los gerentes de lnea tiene un tremendo impacto en la disposicin de la fuerza de trabajo, y por ende en la credibilidad y reputacin de RRHH. Despus de todo, la gente que ama a sus jefes no renuncia a su trabajo.

8) Desarrollar capacidades en el equipo de RRHH

Muchos departamentos de RRHH se enfocan en el desarrollo y entrenamiento de todos empleados de la compaa menos de los suyos. Para mantener un rendimiento alto se debe entrenar y desarrollar el equipo de RRHH, no solo en el rea propia sino en todas las reas del negocio. Explqueles qu deben hacer como socios de la empresa, evale sus habilidades y utilice herramientas de comunicacin como pginas Web y

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Voces de los lderes de negocios

Los lderes empresariales notan cuando su departamento de RRHH se vuelve de alto-impacto. Los estudios indican que los lderes que no trabajan en RRHH perciben que se enfocan slo en el futuro, y que los de recursos humanos se concentran solo en el presente. Una orientacin estratgica de RRHH contradice este estereotipo acoplando el presente al futuro.

Los lderes que no trabajan en RRHH buscan ayuda, directrices y asesora del sector de personal de la empresa. Los lderes de compaas con RRHH de alto-impacto saben que ellos ayudan a promover la innovacin y a ser competitivos, crecer estratgicamente y tomar decisiones econmicas correctas. Por eso ponen grandes expectativas en RRHH. Como una operacin de alto-impacto, los recursos humanos pueden cumplir con esas expectativas y algo ms.

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Ttulo original: The High-Impact HR Organization Editorial: Bersin & Associates Publicado en: Enero de 2011

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