3.

SAP Financial
3.1. Generaliti
SAP Financial este modulul care i propune s gestioneze contablitatea unei corporaii, indiferent de planul de conturi specificat pentru fiecare companie n parte (englez, francez, nordic, etc).

3.1.1.G/L Account Master Records

Definiie G/L account master records conine date care sunt absolut necesare ntr-o balan de verificare, pentru a putea determina funcionalitatea conturilor. G/L account master records controleaz postarea tranzaciilor contabile n conturile din balan i procesarea datelor postate. In zona chart of accounts din G/L account master record apar urmtoarele informaii: Planul de conturi (chart of accounts) Numrul contului i numele (text prescurtat sau denumirea integral) Indicator care specific dac respectivul cont face parte din balana sintetic sau din P&L statement account. La nceputul unui nou an fiscal, balana cu conturile i soldurile ce o compun este iniializat cu soldurile corespunztoare. Cu ajutorul conturilor P&L trebuie specificate care conturi de profit sau pierdere sunt pstrate la finaul anului. Grupurile de conturi (account group) permit gruparea conturilor similare i ofer control la crearea sau modificarea unui master records. Acestea controleaz intervalul de conturi n care sunt definite i formatul (screen layout) pentru crearea de conturi (G/L accounts) n zona unui cod specific de companie. Aceasta nseamn c de fiecare dat se definete un cmp care trebuie introdus, sau ascuns, la crearea sau modificarea unui master record n zona unui cod specific de companie acesta va respecta setrile din grup. Intrrile (Entries) sunt necesare la consolidare i se refer la partenerii de afaceri i grupurile de conturi. Structura i funcionalitate Prealabil postrii n conturile G/L, este necesar crearea de master record n sistemul de conturi. Conturile G/L master records sunt divizate n dou zone astfel nct un cod de companie cu aceeai balan poate folosi aceleai conturi (G/L accounts). Zona Planul de conturi (Chart of accounts area) conine date valide pentru toate codurile de companii, cum este numrul de cont (Exemplu: 121 Rezultatul exerciiului financiar). Zona specific pentru codul de companie (Company code specific area) conine date ce pot diferi de la un cod de companie la altul, cum este valuta n care se posteaz nregistrrile (spre exemplu RON la msg Romania, EURO la SAP Walldorf) Exemplu:

In sistemul standard, toate tranzaciile de business care sunt postate n conturi G/L sunt actualizate n balan (general ledger) dei se pot defini alte balane adiionale n care s fie postate date, prin implementarea Special Purpose Ledger.
Zona Planului de conturi Chart of accounts INT Account number 100000 Short text Petty cash

Zona specific firmelor Germany Company code 1000 Currency Euro Great Britain Company code 2000 Currency GBP

Figura 3.1. Planurile de conturi la o corporaie In crearea i managementul master records apar 3 obiecte cu rol central: Lista planurilor de conturi (Chart of Accounts List), planul de conturi (Chart of accounts) i grupul de conturi (Account group). Modelele de conturi i regulile de transfer a datelor sunt opionale i ofer funcii speciale. Lista planurilor de conturi conine toate planurile de conturi suportate de client. Planul de conturi din sistemul R/3 este o list de G/L account master records care este utilizat n una sau mai multe coduri de companii. Pentru fiecare G/L account master record, Planul de conturi conine numrul de cont, numele contului i informaii de control. Modelele de cont (sample account) i regulile de transfer a adtelor (data transfer rules) determin acele valori predefinite pentru cmpuri, la crearea de G/L account master record sau de oricte ori sunt suprascrise. Grupul de conturi ofer caracteristici sumare de control la crearea de master records. Ele pot fi definite pentru a determina care cmpuri sunt obligatorii la crearea de master record sau pentru a predefine un interval numeric n care se ncadreaz master records. Conturile care au aceli cmp master record i folosesc acelai interval de numere sunt create n aceli grup de conturi. In cazul nostru Clasele de conturi 1,2,3,etc.

3.1.2. Lista planurilor de conturi

Pentru a accesa lista planurilor de conturi se alege General Ledger Accounting _ G/L Accounts _ Master Data _ Preparations _ Maintain Chart of Accounts List. In sistemul FI se pot utiliza mai multe planurilor de conturi n funcie de nevoile clientului. In acest sens, pentru un cod individual de companie se pot specifica cereri diferite referitoare la: ar _ Location (country), zona _ Branch, structura companiei (_ Corporate structure) i dimensiunea acesteia (_ Corporate size) sau cerine legislative (_ Legal requirements) La introducerea unui plan de conturi nou sunt importante urmtoarele setri: _ Maintenance language Planul de conturi este creat i modificat ntr-o singur limb i chiar dac el este folosit de mai multe coduri de companii (folosind diferite limbi) se poate translata denumirea conturilor n oricare limb se dorete.

_ Group chart of accounts permite atribuirea unui group alternativ de plan de conturi. _ Length of the G/L account number poate fi definit pn la maximum 10 caractere. Sistemul aliniaz simbolurile numerice la stnga i cele alfanumerice la dreapta.

3.1.3. Planul de conturi

Definiie: Planul de conturi este o list de conturi G/L utilizate una sau mai multe coduri de companii. Pentru fiecare cont G/L, planul de conturi conine numr de cont, denumire, i informaii ce controleaz modul n care funcioneaz contul precum i modul n care este creat n G/L pentru un cod de companie. In mod normal se atribuie un plan de conturi la fiecare cod de companie, care este plan operaional i este utilizat la postarea zilnic. Dac se folosesc mai multe coduri de companie apar cteva opiuni: Se poate folosi acelai plan de conturi la toate codurile de companii dac acestea au aceleai cereri i raportri de fcut. Acesta este cazul companiilor din aceeai ar. In plus se pot utiliza dou trei sau mai multe plan de conturi la fiecare cod de companie, cazul companiilor care au sedii n numeroase ri. Structura planului de conturi Planul de conturi are 3 funcionaliti diferite n sistem: Planul de conturi operaional (_Operating chart of accounts), grupul de planuri de conturi (_ Group chart of accounts) i Planul de conturi specific rii (_ Country-specific chart of accounts) Planul de conturi operaional este folosit n postarea zilnic pentru un anume cod de companie. Modulele Financial Accounting i Controlling folosesc acelai Plan de conturi atribuit n mod normal codului de companie. _ Group chart of accounts conine conturi G/L utilizate de ntregul grup de corporaii i permite companiei s furnizeze rapoarte la ntregul grup de corporaie. Exemplu: Firma SAP cu filiala Romnia. Atribuirea la un grup planuri de conturi este opional. _ Country-specific chart of accounts conine conturi G/L necesare pentru a satisface nevoile de raportare legale i pentru a furniza situaii solicitate de respective ar, iar atribuirea lui este opional.

3.2. Integrarea companiilor

Fa de operarea zilnic Cost Accounting folosete acest plan de conturi motiv pentru care veniturile i cheltuielile din Financial Accounting devin elemente de cost n Cost Accounting. Dac organizaia are multiple coduri de companie (companie global) care necesit diferite planuri de conturi, cost account este conectat doar la nivelul planului operaional. Organizarea contabilitii depinde de nivelul ierarhic la care se transmit costurile. SAP ofer dou metode de baz pentru organizarea planului de conturi: Organizaia central i Organizaia descentralizat (tabel 3.1): Organizaia central (_ Central organization) este cea n care contabilitatea este organizat la nivelul grupului de corporaie, planul de conturi este definit ca s conin toate conturile ce pot fi utilizate de toate codurile de companii i se folosete un plan operaional pentru toate codurile de companii. Pentru a soluiona cerine specifice rii se activeaz n plus planul country-specific. 3

Advantaje: Codul i contabilitatea costurilor de-a lungul companiei sunt posibile iar consolidarea este transferat la nivel operaional pentru planul de conturi al ntregii corporaii. Dezavantaje: Contabilii nu pot lucra cu planuri de conturi specifice rii de reziden. Organizaia descentralizat(_ Decentral organization) presupune c fiecare cod de companie utilizeaz plan de conturi specific (country-specific chart of accounts) n care opereaz. Pentru consolidare se folosete grupul de plan de conturi al corporaiei ca i plan adiional la fiecare cod de companie. Avantaje: Contabilii pot lucra cu planuri de conturi specifice rii de reziden. Nu se poate face n schimb consolidare fr grupul de plan de conturi al corporaiei. Dezavantaje: Costurile de-a lungul ntregii companii nu pot fi determinate. Organizarea Contabilitatea planului de costurilor conturi Centralizat Descentralizat Planul de conturi Planul de conturi specific rii Pentru specific local

Planul de conturi Operarea n al corporaiei Planul de conturi De-a lungul La nivelul ntregii companii/ grupului de corporaii corporaii La nivelul codului Pentru grupul de Planul de de companie cereri ale conturi specific companiei rii Tabel 3.1. Organizarea planului de conturi

Translatarea numelor de cont din G/L account poate fi realizat astfel: 1. Din meniul General ledger, se alege Master record _ Individual processing _ In chart of accounts. 2. Se introduce numruld e cont G/L i planul de conturi. 3. Se allege Change. 4. Se selecteaz Keyword/translation tab. 5. Se precizeaz opiunea (short and long text) din grupuld e cmpuri Translation. Dac nu se dorete text lung, sistemul transfer textul scurt n cmpul de text lung. 6. Se salveaz intrarea. Grupurile de conturi se vor trata la cursul de master

3.3. Fluxul i managementul documentelor

3.3.1. Valori iniiale n documente de intrare
La introducerea documentelor, sunt unele cmpuri care conin valori, iar sistemul reine aceste valori din diverse surse de date: Memorarea parametrilor din User master record. SAP folosete o memorie user-oriented n care sistemul salveaz date introduce la o sesiune. De oricte ori se logheaz n sistem, aceast memorie este umplut imediat din user master record. Datele din parametri de memorie (parameter memory) sunt utilizai pentru cmpuri identice n alte funcii. Dac se posteaz 401,

sau 411 acest numr de cont este implicit cnd se afieaz furnizoriis au clienii. Datele din parameter memory sunt terse la log off. Din sistem se preiau automat data curent ca data documentului. In situaii i funcii certe, sistemul, utiliznd intrri manuale, determin implicit indicatori speciali G/L, tranzacii pentru compensare (clearing), i tipul contului. Contul master record Unele cmpuri sunt umplute cu date din master record pentru un anume cont. Spre exemplu, dac sunt introduse termenele de plat la un articol de client (master record), sistemul ia implicit aceti termeni la intoducerea unui document. Valori implicite pentru funcii contabile In ghidul de implementare (Implementation Guide (IMG) for Financial Accounting Global Settings), se pot defini tipuri de documente i se pot posta chei ca valori implicite pentru fiecare funcie a contului. In sistemul standard, tipul documentului i cheia de posting sunt definite ca valori implicite cnd se introduce o factur de intrare. Aceste funcii pot fi utilizate pentru setri user-specific la documente de intrare sau la valuta implicit a documentului (Document entry, Default document currency). In plus la nivelul funciilor de tranzacii standard se pot folosi opiuni speciale pentru o tranzacie single screen. Setarea opiunilor de editare conform cerinelor proprii poate fi fcut din ecranul SAP Easy Access, alegd Accounting -> Financial accounting -> General ledger/Accounts Receivable / Accounts payable -> Document entry i apoi tranzaciile de business solicitate. Alegerea opiunilor de editare (Editing options). 1.) Ecranul Accounting Editing Options conine urmtoaree opiuni pentru editarea documentului de intrare: Documentul este doar n moneda local (Documents only in local currency) Valoarea cmpului doar pentru moneda documentului (Amount fields only for document currency) Rata de schimb doar pentru prima linie (Exchange rate from first line item) Fr tranzacii speciale n G/L (No special G/L tranzactions) Documentele nu au cod cross-company (Documents not cross-company code) Documentele trebuie completate pentu parcare (Documents must be complete for parking) Nu apare partener de afaceri n antet (No partner business area in header screen) Taxe calculate la valoare net (Calculate taxes on net amount) Se copiaz textul la cont G/L (Copy text for G/L account entry) Fast entry via POR number 2.) Valoarea valutei implicit pentru document poate fi setat la: valoarea local (Local currency), la ultimul document utilizat (Last document currency used) sau nu (None) 3.) Controlul afiajului se seteaz prin: With control display. 4.) La nivelul unei tranzacii single-screen se pot seta opiuni speciale: anularea tranzaciei (Suppress tranzaction) Propunerea unei valori finale (Propose final amount) Debit/Credit (+/-) D/C indicator as +/- sign Perioada de afiare (Display periods) Postare n perioade speciale (Posting in special periods possible) 5.) Opiunile la nivel de tip document conin: Tip document anulat (Document type suppressed) 5

Tip document afiat (Document type displayed) Tip document gata de intrare (Document type ready for input) Afiare cu acronym (Display with short name) Intrare cu acronym (Entry with short name) O optimizare a manipulrii datelor poate fi realizat prin indicatorii: Data documentului la data introducerii (Document date same as posting date) Cutri complexe pentru comerciant (Complex search for vendor) Propunerea ultimului cod de tax (Propose last tax code).

3.3.2. Opiuni de editare

Aceste funcii permit setri user-specific pentru: Introducerea documentelor Procesarea elementelor deschise (item) Afiarea liniilor de elemente Afiarea datelor n zona de credit management Afiarea notelor avertizoare de plat. Din ecranul SAP Easy Access screen, se alege Accounting -> Financial accounting -> Accounts receivable/Accounts payable -> Document entry -> Others and then the required business transaction. In ecranul iniial se alege Settings -> Editing options. Ecranul Accounting Editing Options conine opiuni de editare n cteva zone : Intrarea documentului (Document entry) Afiarea documentului (Document display) Elementele deschise (Open items) Managementul creditrii (Credit management) Intiinri de plat (Payment advice notes) Pentru a selecta sau reseta opiuni de editare se utilizeaz tab-ul respectiv. Activiti Pentru a defini variantele de afiare (Display variants), se selecteaz tab-ul din Document entry aflat sub Screen templates i se alege varianta de layout folosind multiplele posibiliti de editare. Pentru a salva opiuni de editare n master record, se alege opiunea Change user master iar modificrile au efect ncepnd de la urmtoarea logare. Reinerea setrilor de date Se pot reine sau se pot seta n mod propriu (specificat explicit) datele din diferite ecrane. Sistemul utilizeaz aceste date de ori cte ori se re-introduc date n ecrane relevante. Spre exemplu se poate reine data documentului sau un indicator special G/L. Pentru reinerea datelor se alege System -> User profile -> Hold data from any menu bar. Din acel moment cnd se activeaz ecranul cu aceleai funcii sistemul introduce automat date n cmpurile potrivite iar utilizatorul poate s le modifice. Pentru setarea datelor se alege System -> User profile -> Set data from any menu bar. Resetarea datelor poate fi realizat prin System -> User profile -> Delete data from any menu bar.

3.3.3. Introducerea rapid a datelor n conturile G/L

In multe situaii se poate allege o introducere rapid a datelor mai ales la culegerea informaiilor din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, prin apelul unui ecran special de introducere rapid a conturilor G/L. Se allege Goto __G/L item fast entry iar n ecranul de date de intrare se fac intrri pentru cmpurile: _ Pk (Posting key) _ Account (account number) _ Amount _ Tx (tax on sales/purchases) _ BA (business area) _ Cost ctr (cost center) _ Order Se poate introduce un ablon de ecran variant pentru intrri rapide la conturi G/L selectd Settings _ Editing options. Ecranul variant determin ce cmpuri sunt afiate n documentul de intrare. Remarcm faptul c este necesar introducerea datelor n cmpuri din conturi G/L: _ Pk (Posting key) _ Account _ Amount (in the line item) Sistemul standard conine variante de ecrane pentru ultimele intrri rapide din G/L 1 . Templateurile de ecran pot fi definite din Customizing.

3.4. Managementul documentelor

3.4.1. Categorii de documente
Documentele sunt rezultatul postrii n Financial Accounting i sunt divizate n dou categorii: documente originale i documente procesate. Exemple de documente originale:_ Receipts, _ Invoices,_ Checks,_ Bank statements, Exemple de documente procesate: notele contabile (_ Accounting documents), Modele de documente (_ Sample documents), documente recurente de intrare (_ Recurring entry documents). Documentele contabile reprezint documente originale n sistem. Alte documente procesate pot fi utilizate pentru a simplifica introducerea documentelor. Documentele rmn conectate n sistem pn cnd sunt arhivate. Se poate verifica doar postarea corect n jurnale compacte i n balana sintetic, n funcie de semnificaia documentelor. Orice postare este nsoit de un document, iar aceste documente sunt legate de tranzaciile de business i sunt postate n conturi, dac sunt complete. Un document este complet cnd elementele (itemi) de debit i credit dau rezultat 0 n balan. Trebuie introduse informaii minime despre conturile proiectate n sistem: data documentului, data postrii, tipul documentului, cheia de postare, numrul de cont i valoarea. Data trebuie introdus n toate cmpurile definite ca obligatorii prin setrile sistem.
1

Financial Accounting Global Settings Implementation Guide, documentaie pentru activitatea de Maintain Fast Entry Screens for G/L Account Items

Structura unui document este dat de antet (document header) i cel puin 2 linii (items). Documentele speciale ca i sample documents i recurring entry documents simplific introducerea tranzaciilor. Document Header este partea din document ce conine informaii valide pentru ntreg documentul (exemplu: data i numrul) dar poate conine informaii de control ca i tipul documentului. Document header conine date ce se aplic ntregului document. 1. Din ecranul SAP Easy Access screen, se allege Accounting _ Financial accounting _ General ledger _ Document entry _ Others _ General posting. Introducerea documentului n Accounts Receivable or Accounts Payable, se face din ecranul SAP Easy Access alegnd Accounting _ Financial accounting _ Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Other _ Invoice - general/Credit memo - general sau alte tranzacii business. 2. Introducerea datelor necesare n balan: ecranul Enter G/L Account Posting: Header Data. Dependente de setrilor din Customizing, se solicit urmtoarele date de intrare: _ Document date data tranzaciei de business (postarea transferului, sau data de plat a unei facturi) . Data documentului poate fi diferit de data postrii, care este data n care contul G/L de client/furnizor este actualizat. _ Document type solicit uneori introducerea cmpului Reference i Document header text. _ Document number este dependent de document type, i de obicei este atribuit intern de ctre sistem sau introdus (extern). _ Company code este valoarea implicit din sistem atribuit tuturor subsecvenelor de documente introduse ntr-o zi. _ Posting date setat de sistem automat ca dat curent, deoarece postarea poate fi diferit de data documentului (trecut sau viitor). Data postrii determin perioada de postare. _ Period este perioada permis pentru postare, determinat de configuraia sistemului. Se poate posta i n perioada anterioar anului fiscal, dar acest lucru este posibil doar dac se aduce balana anterioar iar cea din anul curent este automat corectat n perioade speciale. _ Currency/Exchange rate rata de schimb care se introduce odat cu introducerea primului document din ziua respectiv. Sistemul folosete ca implicit (defaults) aceast rat n toate subsecvenele de documente introduce n respectiva zi. Exist urmtoarele opiuni cnd se introduce exchange rate n antetul de document: 1. _ Enter the currency key, caz n care sistemul transfer automat rata de schimb valid n data postrii iar aceasta trebuie s fie definit n sistem; sau setat prealabil; 2. _ Enter the currency key and the translation date required caz n care sistemul transfer automat rata de schimb valid la data translaiei dar i n acest caz aceasta trebuie s fie definit n sistem sau setat prealabil; 3. _ Enter the currency key and the exchange rate manually caz n care se introduce manual n antetul documentului. _ Trading partner business area este intrarea implicit n conturi G/L, care nu este generat automat, deci poate fi suprascris/ modificat la nevoie. _ Other document header fields alte cmpuri de antet _ Doc.header text text de antet al documentului, conien explicaii sau notie aplicabile ntregului document, nu doar liniilor specifice ale acestuia. 8

_ Reference number numr care poate fi o factur sau aviz de pild. _ Cross-company code no. numr ce se poate introduce automat sau se de determin prin sistem. In antetul documentului se pot edita urmtoarele cmpuri: _ Reference, _ Doc.header text, _ Cross-company code no., _ Trading partner business area. Line Item este partea documentului care conine informaii despre un item i include suma (amount), contul i tipul acestuia (debit/credit) account number, the credit or debit assignment i detalii adiionale, (additional details) specifice tranzaciei postate. Se pot introduce termene de plat, centru de cost, text explicativ n orice linie de item. Inainte de postare se recomand previzualizarea documentului (Document Overview) pentru a prentmpina erorile. In aceast opiune se pot realiza: ajustri de elemente individuale _ Adjust individual items (modificri de sume), adugarea/tergerea de noi itemi _ Add new items, _ Delete items sau chiar pstrarea unui document incomplet _ Hold an incomplete document. Inaintea postrii documentului, se pot edita orice cmpuri nafara de: _ Pk (Posting key), _ Account, _ Special G/L indicator, _ Company code. Corecia liniilor din itemi este realizat dup selecia itemului prin Goto _ Select, i corectarea itemului iar adugarea de linii itemi presupune introducerea sub Other Line Items. Sunt premise 2 modaliti de tergere de Line Items: n document overview, alegnd Edit _ Delete item i se introduce numrul de itemi ce trebuie teri n caseta de dialog. _ se modific cmpul Amount cu 0. In funcie de configurrile sistemului, se pot genera formule contabile n mod automat, depinznd de tranzacia de business ce se dorete a fi automatizat. Elemente ce pot compune o tranzacie de business automatizat privesc: Introducerea unei facturi de furnizor/client opiunea _ Tax on sales/purchases (ceea ce permite calculul taxei la factura clientului (TVA deductibil) sau calculul taxei la factura furnizorului (TVA colectat). _ Payables and receivables between company codes este opiunea care privete pli sau ncasri ntre companii, atunci cnd se lucreaz cu tranzacii prin coduri cross-company. Postarea plii unui client sau regularizarea facturilor sunt cele mai frecvente astfel de operaii Calcul de discount _ Cash discount pltit sau primit la operaii de plat; Calculul taxelor returnate _ Backdated tax calculation la vnzare sau cumprare (dup ce s-a dedus discountul) Ctigul/pierderea din diferene de curs valutar _ Gains and losses from exchange rate differences (ntre factur i plat) Deducerea neautorizat a discountului _ Unauthorized deduction of cash discount (cnd momentul plii difer de suma necesar) Elemente reziduale _ Residual items Comisioane bancare _ Bank charges Introducerea de tranzactions speciale n G/L _ Bill of exchange charges sau Tax adjustment for a down payment.

3.4.2. Editarea documentelor

Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Others i se editeaz tranzaciile de business solicitate sau din ecranul iniial, se allege Settings _ Editing options. Ecranul Accounting Editing Options conine opiuni de editare n urmtoarele zone: introducerea documentelor, Procesarea elementelor deschise (item), Afiarea liniilor de elemente, Afiarea datelor n zona de credit management i Afiarea notelor avertizoare de plat. Pentru a defini variante de afiare Display variants, se selecteaz din Document entry tabul sub Screen templates and line layout variant folosind diversele posibiliti oferite iar pentru salvarea opiunilor de editare n master record propriu, se alge Options _ Change user master iar modificrile devin active la urmtorul log on. Reinerea i setarea datelor din diverse ecrane (data documentului sau indicator special G/L) este posibil alegnd System _ User profile _ Hold data pentru fiecare bar de meniu. Data urmtoare cnd este apelat acest ecran cu aceleai funcie, sistemul introduce automat date n cmpurile potrivite i datele se pot suprascrie sau pstra. La setarea datelor se alege System _ User profile _ Set data din orice bar de meniu. Data urmtoare cnd este apelat acest ecran cu aceleai funcie, sistemul introduce automat date n cmpurile potrivite i datele se pot suprascrie sau pstra. La resetarea datelor se alege System _ User profile _ Delete data din orice bar de meniu. 3.4.2.1. Funcii de control la introducerea i postarea documentelor SAP ofer rutine speciale de verificare a cmpurilor din antetul documentului dar i din liniile individuale. Cmpurile de informaie pur (text din antet sau data) sunt excluse. In plus sistem asigur verificarea ntregului document n timpul postrii, ceea ce nseamn c nu se pot posta documente care nu au trecut testul de verificare. Funciile de control disponibile sunt: Verificarea prin care sistemul transmite automat documentele la postarea unui document Controlul totalurilor selectat din meniul Financial Accounting. Verificarea automat are 4 soluii caracteristice: verificarea formal (_ Formal hecks), autorizarea ( _ Authorizations) verificri de cmpuri specifice (_ Field-Specific Checks) i verificarea balanei (_ Balance Verification). _ Formal Checks este realizat de sistem la fiecare introducere a unui camp solicitat i se refer la coninutul i semantica specificat ca pare integrant n sistem. El include cmpuri din tipul documentului i cheile de postare, chiar dac unele cmpuri sunt obligatorii i altele opionale.. Cmpurile obligatorii au marcat ? la intrarea pe ecran iar sistemul verific i formatul de inroducere avnd un sistem sugestiv de afiare a erorilor. _ Authorizations Sistemul verific autorizaiile i toleranele. Un angajat poate fi autorizat pentru a posta anumite conturi ntr-un cod de companie oarecare. Se poate defini tolerana la fiecare angajat sau la un grup de angajai. Tolerana include un discount maxim, rata procentual de cash, o sum maxim per client/furnizor, o sum maxim per document. Spre exemplu, un PFA nu poate emite chitan cu suma mai mare de 5000 ron intr-o zi. _ Field-Specific Checks Sistemul face verificri specifice n fiecare intrare i la fiecare linie introdus . De pild se poate doar introduce un tip de document care este deja disponibil n

10

sistem. Dac se lucreaz cu numere atribuite extern se poate doar utiliza numrul documentului care trebuie s se ncadreze ntr-un interval specificat. De exemplu, dac se introduce suma de taxe manual, sistemul verific, via tax code dac suma este corect i mai verific dac intrrile din cmpurile de control sunt cele agreate. De pild se pot specifica anumite conturi ce sunt asociate anumitor tipuri de documente iar ca rezultat se pot utilize postnd chei ce sunt permise la respectivele conturi. _ Balance Verification presupune c pentru un document contabil, the balana lui este echilibrat (debit=credit) la momentul postrii, altfel documentul nu poate fi postat. Controlul Totalurilor Funcia control totals permite verificri de sume la introducere dependent de opiunea utilizatorului: _ Adds all posting amounts. La postarea unui document, se poate compara totalul calculate cu totalul de control din sistem ; _ Deducts the posted amounts from a given amount. Dup postare, totalul de control din sistem trebuie s fie 0 (zero); _ Adds the posted amounts to a predefined amount (opening balance). Dup postare, totalul de control din sistem trebuie s corespund cu valoarea cu care s-a nchis balana la contul respectiv. Se pot introduce totaluri de control pentru conturi individuale sau pentru grupuri de conturi. In plus, se poate alege la postarea sumelor total n valuate local, valuta strin sau n toate valutele. Dac se utilizeaz contor de actualizare se verific dac actualizrile asincrone din document sunt complete. Totalul de control poate fi utilizat la postarea documentelor i verificarea la introducerea datelor (facturi, cecuri) prin opiunile: _ The amount to be posted (un total calculate nainte de a introduce seria de documente); _ Posted amounts (total debit i credit pe care l calculeaz sistemul din datele actuale introduse); _ Difference (diferena dintre totalul ateptat i suma valorilor actuale postate) _ The opening balance of an account Balana deschis la un cont. Totalul de control poate fi utilizat n dou moduri: Se introduce totalul ce trebuie postat i sistemul afieaz diferena dintre el i suma postat; 2. Se introduce o balan deschis, se posteaz sumele i sistemul afieaz balana deschis. Pentru a putea utiliza funcii de control al totalului NU se selecteaz Do not update control totals ca opiune de editare a intrrilor n document. Totalurile de control sunt actualziate n sistemul standard. 3.4.2.2. Introducerea totalurilor Spre exemplu, dac postm i verificm o serie de extrase de cont din banc, se pot utiliza funcii de control al totalului pentru a verifica dac suma actual a contului postat este egal cu totalul calculat n avans. 1. Se calculeaz total din extrase de cont din banc ce vor fi postate. 2. Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General

11

ledger _ Document entry _ Others _ General posting. Din ecranul iniial, se allege Settings _ Control totals. 3. Se alege Goto __Maintain control totals. 4. Se poate introduce o balan de client/furnizor pentru care se dorete control al totalului, iniial Pentru cmpurile AccTy (tip cont), From acct, To account, Debit amnt, Credit amnt, i Curr (valuta). 5. Dup introducerea totalului de control, se posteaz tranzaciile de business. Sistemul calculeaz automat total debit i credit postat. 6. Dup introducerea tranzaciilor de business se revine la funcii de control al totalului prin Settings _ Control totals din meniul General Ledger. 7. Se selecteaz Goto _ Display difference pentru a afia diferenele. Sistemul afieaz diferenele dintre totalul de control definit n avans i cel postat.Dac nu sunt egale au aprut erori la calculul totalului de control sau la postarea tranzaciilor de business. Procedura de verificare este recursiv pn cnd apare egalitatea dintre sume. 3.4.2.3. Introducerea unei balane deschise (Opening Balances) Procedura este util cnd se introduce manual o balan de verificare, caz n care se recomand utilizarea unui totalul de control la postarea sumelor relevante pe debit sau credit. Exemplu: Balana contabil veche 10,000.00 Postm 1 +1,000.00 Postm 2 - 500.00 Postm 3 - 1,500.00 Postm 4 - 700.00 Noua balan 8,300.00 Procedura: 1. Din ecranul SAP Easy Access, alegem Accounting _ Financial accounting _ General ledger _ Document entry _ Others _ General posting sau . alegem Settings _ Control totals. 2. Se alege Goto __Maintain control totals. 3. Sub Amounts per account, se introduce tpul i numrul contului, balana deschis i valuta. In exemplu, Tipul contului este S, numruld e cont 113100, balana deschis 10,000, i valuta USD. 4. Se posteaz valorile pe debit i pe credit. Sistemul calculeaz automat total debit i credit, pentru valorile introduse. Spre exemplu, totalul sumei intoduse este 1,700 USD. 5. Inainte de a posta toate sumele se apeleaz la funcia de control a totalurilor: Settings _ Control totals din meniul General Ledger . 6. Se alege Goto _ Display end balance. Balana nchis este afiat sub Amounts per account. Ea se compar cu noua balan. 3.4.2.4. Documente reinute La introducerea datelor pot apare ntreruperi, caz n care se poate face o salvare temporar pentru a continua introducerea documentului la un alt moment. Balana nu este actualizat cu documente reinute i nu se atribuie un numr de document. 1. Documentul trebuie s conin antet i cel puin o linie. 2. Se alege Document _ Hold i apare caseta de dialog Hold Document. 3. Se introduce un numr n cmpul Temporary document number i se alege Hold document. 12

Pentru completarea documentului reinut: 1. Din ecranul iniial de postare a tranzaciilor se allege Held document, sau Document _ Get held document din meniu. Apare ecranul Post Held Document: Header Data. 2. Se introduce numrul documentului incomplet n cmpul Temporary document number. Sistemul afieaz documenul reinut iar dac nu se cunoate numele documentului, se poate selecta Document _ Display list. 3. Se editeaz itemi necesari. 4. Se alege Document _ Post pentru a posta documentul. Pentru tergere se opteaz pentru Document _ Delete.

3.4.3. Categorii de documente

Documente parcate Se pot parca date referitoare la clieni, furnizori, G/L, i conturi de mijloace fixe. Apare o intrare rapid adiional pentru cunturi de G/L iar la mijloace fixe se pot introduce doar achiziiile. In plus se pot parca informaii despre taxele care au indicatori speciali din G/L, chiar dac nu se pot parca indicatori speciali din G/L pentru biletele la ordin sau pli. SAP furnizeaz dou tranzacii pentru parcarea documentelor: tranzacia standard i tranzacia single screen (Enjoy), ntre care se poate comuta. Documentele parcate sunt legate de conturile afiate i funcii de raportare din Financial Accounting. In acest mod se pot afia documentele parcate dintr-un jurnal, se pot afia linii din documentele parcate sau se pot evalua pli din documentele parcate respectiv dac este necesar se pot posta n bloc cu programul RFPKDB00. In plus se pot parca tranzacii cross-company code. Un document parcat este creat doar n codul de companie iniial pentru o asemenea tranzacie. Cteva documente sunt create cnd este postat documentul parcat, dar nu se poate introduce numr de cod cross-company dac este vorba de tranzacii cross-company. Informaia introdus este parte a documentului parcat i este verificat doar existena ei sau completitudinea documentului. De exemplu, sistemul verific dac balana documentului este zero, i dac sunt introduse dae n cmpurile obligatorii (simbol de cont, suma, etc). Controlul autorizrii verific documentul parcat, similar cu documentul standard i nu se fac controale de toleran sau intrari eronate, n schimb nu se permite introducerea unei zone de business nedefinite. Se poate utiliza modelul de atribuire a conturilor la parcarea documentelor dar nu se pot utiliza documente de referin. Pentru afiarea documentelor parcate, din SAP Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Display. Afiarea se face individual, pe baz de list sau la nivel de item, cu selectarea parametrului Parked documents. Modificarea documentelor parcate poate fi realizat nainte sau dup postare prin _ To display changes din SAP Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Display changes. Se introduce numrul documentului. Sistemul afieaz o list a documentelor parcate cu toate modificrile prin Document changes _ Parked document fromthe list of changes. Dac a

13

fost modificat numrul documentului se pot cuta modificrile prin Document changes _ Earlier document no.. Postarea documentelor prin tranzacii standard poate fi realizat individual sau prin list de selecie. Documentele parcate sunt postate ntotdeauna n batch input sau utiliznd Call Transaction. Parcarea documentelor pentru a utiliza tranzacii standard se face din meniul SAP Easy Access screen, alegnd Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document entry _ Others _ General document parking/Invoice parking - general/Creditmemo parking - general. 1. Apare ecranul The Document Parking: Document Header. 2. Se introduce antetul i liniile documentului. 3. Se salveaz datele parcate cu Document _ Park i apare mesajul Document xxx (numr de document parcat). Numaul de document este atribuit similar cu intrarea documentului standard. Tranzaciile, valori de bunuri, totaluri de control nu sunt actualizate la salvarea unui document parcat, nu se genereaz postarea automat iar balana nu este verificat. Modificarea documentelor parcate poate fi realizat la nivel de documente individuale (_Individual documents), elemente individuale (_ Individual items), list furnizat de utilizator (_ Several documents simultaneously using a list) sau alte valori (_ Other values via the line items) mai puin valuta i codul de companie care nu se pot modifica. 1. Din SAP ecranul Easy Access screen, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Change. Dac se cunoate numrul se poate introduce, iar n caz contrar se alege Document _ List iar din ecranul de selecie se precizaz criteriile de selecie i se alege Execute. Sistemul genereaz o lista cu documentele solicitate iar dup selecia documentului dorit se alege Edit _ Select. 2. Procesarea antetului de document header, se realizeaz alegnd Goto _ Document header iar cmpurile care se pot modifica sunt marcate video invers. Se pot aduga itemi, sau marca itemi pentru tergere, se pot terge variante de layout alegnd Settings _ Line layout. 3. Se salveaz modficrile. Vechiul numr de document poate fi reutilizat cnd se fac modificri n antet, postnd data sau anul fiscal. Se poate utiliza atribuirea intern a numrului de document, cnd rezult un nou an fiscal din modificrile antetului, iar atunci numrul de document este modificat automat. Dac numrul de document este atribuit extern, se atribuie un nou numr. Pentru tergerea documentului parcat 1. Din ecranul SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Parked documents _ Post/Delete. 2. Dac se cunoate numrul se poate introduce codul de companie, anul fiscal iaf dac nu Dac se cunoate numrul se poate utiliza Document _ List. 3. Se selecteaz documentul(le) solicitate i se allege Document _ Delete. Numrul de document ters poate fi reutilizat.

14

 Eliberarea documentelor Componenta Workflow (WF) este utilizat eliberarea documentelor(document release) utilizate n Financial Accounting (FI). Apar dou tipuri de eliberare a documentelor: Sume eliberate (_ Amount Release); Aprobarea de atribuire a conturilor (_ Account Assignment Approval); Inainte de a utilize parcarea documentului i eliberarea lui n componenta Financial Accounting, se recomand setarea corect n componenta Workflow. In Customizing for Financial Accounting sub Financial Accounting Global Settings _ Document _ Parked Documents se poate realiza crearea de varane de workflow (_ Create workflow variants). Se atribuie un modele de workflow pentru account assignment approval i se specific momentul cnd funcia de document release este activ i pentru ce sum este necesar 2 . Faciliti: Se poate atribui un cod de companie pentru variantele de workflow prin _ Assign company codes to workflow variants, deoarece n lipsa lui nu sunt eliberate documentele. Se pot crea specificaii adiionale de sume eliberate prin funcia: _ Release approval groups, care sunt definite n master record associate clienilor i furnizorilor. Atribuirea documentelor folosind tipuri de documente i grupuri de aprobare a eliberrii acestora (_ Release approval paths) Se determin procedura de eliberare (_ Release approval procedure) folosind cile de eliberare i sumele aprobate la eliberare: Single-level or multi-level release (principiul controlului dual). Autorizarea persoanei (_ Persons with release authorization), este definit la baza cii de eliberare sau n ntrebrile legate de sumele eliberate Dac se precizeaz _Fields which should cause the release, n cazul n care suma a fost modificat,ntreaga procedur trebuie restartat. In Financial Accounting Global Settings _ Document _ Document Parking se pot defini: Sumele de documentele ce pot fie eliberate; Propria procedur de eliberare folosind workflow; Procedur de eliberare folosind aprobarea de atribuire de conturi pentru fiecare variant de workflow; Afiarea documentului i eliberarea sau respingerea lui dac userul nu are autorizare; 3.5. SAP Workflow

3.5.1 Conceptul de workflow

Workflow-urile (sau fluxurile de lucru) sunt reprezentri ale unor secvee de operaii, declarate ca munc a unei persoane, a unui mecanism simplu sau complex, al unui grup de persoane sau al unei organizaii conform definiiei Wikipedia (Wiki_2009). Workflow-urile trebuie s se supun unui set de reguli prestabilit, set care este specific fiecrei organizaii n parte. Intr-o alt definiie ele reprezint micri ale documentelor i sarcinilor ntrun process de business. Aceste fluxuri de lucru pot fi progresii secveniale ale activitilor de lucru, sau un set

Detaliile pot fi regsite la Accounting Implementation Guide n cadrul activitii de creare a variantelor de workflow Create Workflow Variants pentru Document Parking

15

complex de procese concurente, fiecare dintre acestea avnd impact asupra celorlalte, n funcie de un set de regului, rute i roluri (DiCaterino, 1997). Workflow-urile au trei componente importante: Procesele, Oamenii, Informaia. Procesele se refer la ceea ce trebuie ndeplinit i au cteva dimensiuni importante legate de ctre cine trebuie ndeplinit acest lucru, i n ce manier. Oamenii sunt cea mai important component; ei care creeaz documente, iau decizii, deleag i supervizeaz procesele. De multe ori persoane de pe niveluri ierarhic diferite particip n cadrul aceluiai proces, caz n care o organizare clar a floxurilor de lucru poate mbunti comunicaia ntre cei implicai n proces. Informaia este ceea ce se transmite; dac documentele sunt electronice, atunci ele pot fi procesate n mod automat.

3.5.2. Managementul workflow-urilor

Managementul workflow-urilor este responsabil pentru asigurarea eficienei n cazul trasmiterii informaiei, documentelor i sarcinilor de la un angajat (sau main) la altul. Printre multiple avantaje ale managementului workflow-urilor amintim: Reducerea costurilor este atins prin eliminarea proceselor i participanilor de care nu este neaprat nevoie; Scurtarea timpului necesar pentru ndeplinirea unei sarcini Workflow-urile definite i implementate n mod eficient pot s reduc timpul necesar finalizrii anumitor sarcini prin faptul i, n plus, dau posibilitatea de luare de decizii automate atunci cnd sarcinile nu sunt ndeplinite (sarcina poate fi dat unui alt angajat, se poate informa superiorul etc); Alocarea i utilizarea adecvat a resurselor Prin folosirea unor workflow-uri corespunztoare, resursele limitate ale companiei sunt direcionate ctre locurile unde este nevoie cu adevrat de ele, astfel nct randamentul s fie maximizat;

16

ncurajarea personalului de a fi mai orientat pe ndeplinirea de sarcini Dac workflow-urile sunt clar definite i optimizate, angajaii nu mai trebuie s piard timp cu transmiteri repetitive de informaii, ei putndu-se concentra n loc pe ndeplinirea sarcinilor efective; Sigurana livrrii documentelor, posibilitatea de arhivare, accesibilitatea documentelor i flexibilitatea Stabilirea exact a workflow-urilor asigur faptul c informaiile nu se pierd i sunt disponibile atunci cnd este nevoie. In plus, se asigur o anumit flexibilitate, dat de posibilitatea de adaptare a fluxului de lucru la nevoile i practicile specifice ale unei companii (Stoica, 2005).

3.5.3. Sisteme de management al workflow-urilor

Un sistem de management al workflow-urilor (Workflow Management Systems-WfMS) este un sistem care definete, administreaz i execut workflow-urile cu ajutorul aplicaiilor informatice. Ordinea n care se execut operaiile este dictat de ctre o reprezentare computerizat a logicii fluxului de lucru (Hollingswoth). Se poate afirma c WfMS sunt puni ntre munca oamenilor i aplicaiile software (van der Aalst, 2005), care permit optimizarea fluxurilor de lucru dintr-o organizaie. Sistemele de management al workflow-urilor ajut nu doar la definirea fluxurilor de lucru, ci i la controlul execuiei lor, dar n acelai timp permit organizaiilor s msoare i s analizeze execuia proceselor, astfel nct s se poat efectua mbuntiri continue. Aceste mbuntiri pot fi pe termen scurt, prin realocarea sarcinilor pentru o balansare corespunztoare a volumului de lucru pentru orice moment din timp sau pe termen lung, prin redefinirea anumitor poriuni din workflow pentru a se evita gtuirile (bottlenecks) pe viitor. Majoritatea sistemelor destinate workflow-urilor sunt integrate sau pot fi integrate cu celelalte sisteme folosite n cadrul organizaiei: sisteme de management, baze de date, e-mail, produse de automatizare de tip office, sisteme informaionale geografice (GIS - Geographic Information Systems), aplicaii pentru producie etc. Aceast integrare asigur cadrul necesar pentru desfurarea eficient a unui proces care implic o serie de sisteme altfel independente. De asemenea, poate asigura i metode pentru organizarea documentelor din diverse surse. Aceste sisteme au la baz conceptul de task. Un task reprezint munca depus de ctre o persoan sau sistem software. Task-urile au nume i descrieri, precondiii care trebuie ndeplinite, aciuni asociate cu ele, precum i excepii. Task-urile de tip fork sau cele de join sunt utilizate pentru a permite existena unor scenarii paralele, supertask-urile grupeaz task-uri similar, iar multitaskurile sunt seturi de task-uri care fac aceeai munc n paralel, ns coordonat de ageni diferii (Casati, 2005). Modelul conceptual, trebuie s descrie: Interaciunea i cooperarea dintre task-uri; Atribuirea task-urilor ctre agenii corespunztori; Metodele de acces la bazele de date externe.

17

Figura 1: Diagrama fluxului de procese n cadrul aplicaiilor (DiCaterino, 1997)

Caracteristicile sistemelor WfMS includ (DiCaterino, 1997): Unelte de definire a proceselor (Process Definition Tool) Simulare, construire de prototipuri i de elemente pilot Iniiere i control de task-uri Luarea deciziilor pe baza regulilor (Rules Based Decision Making) Rutare de documente Invocarea aplicaiilor pentru vizualizarea i manipularea datelor Liste de lucru (worklist) Automatizarea task-urilor (Task Automation ) Notificare a evenimentelor Liste de distribuie i rutare a mesajelor/mailurilor Monitorizarea proceselor Acces la informaie prin World Wide Web Monitorizarea i logarea activitilor Administrare i securitate Uneltele de definire a proceselor sunt unelte grafice sau textuale care serversc la definirea proceselor de afaceri. Fiecare activitate din cadrul procesului este asociat unei persoane sau unei aplicaii informatice. Regulile sunt create pentru a determina cum progreseaz activitile de-a lungul fluxului de lucru. Unele sisteme de workflow suport schimbri dinamice ale proceselor de business, aceste schimbri putnd fi efectuate de ctre persoane care au autorizaia necesar n acest sens. Unele sisteme permit simularea workflow-urilor i crearea de prototipuri sau versiuni pilot ale unui anumit flux de lucru, astfel nct acesta s poat fi testat pe scar restrns nainte de a fi inclus n producie. Dup ce procesul de business este definit, poate fi iniiat, astfel nct resursele umane i tehnice asociate s fie programate sau implicate pentru efectuarea activitilor, pe msur ce procesul

18

progreseaz. Pentru luarea de decizii pe baza regulilor, menionm c regulile sunt create pentru fiecare pas, ele determinnd modul n care datele referitoare la workflow vor fi procesate, rutate, regsite i controlate. Spre exemplu, o regul poate genera avertizri pe e-mail atunci cnd o condiie este ndeplinit, alta poate implementa rutarea condiionat a documentelor i sarcinilor n funcie de coninutul anumitor cmpuri. n cadrul sistemelor simple, rutarea documentelor poate fi ndeplinit prin pasarea unui fiier de la o persoan la alta (spre exemplu, prin ataarea unui fiier la un e-mail). n sistemele mai sofisticate, aceast rutare poate fi obinut prin nregistrarea i eliminarea documentelor (check-in i check-out) dintr-un depozit central. Ambele sisteme ar putea permite adugarea de comentarii de ctre utilizatori, fr afectarea documentului original. La invocarea aplicaiilor pentru vizualizarea i manipularea datelor, se observ c procesoarele de texte, spreadsheet-urile, sistemele GIS i aplicaiile de producie pot fi invocate pentru a permite crearea, modificarea i vizualizarea datelor i documentelor. Listele de lucru permit fiecrui angajat identificarea rapid a propriilor sarcini curente, precum i termenele limit, prioritatea etc. n unele sisteme, se poate afia i workload-ul anticipat. Aceste sisteme analizeaz localizarea n cadrul workflow-ului, durata aferent fiecrui pas, estimarea momentului n care sarcinile vor ajunge n faa angajailor. Task-urile computerizate pot fi invocate n mod automat. Aceasta poate presupune: compunere de mesaje, notificri pe e-mail, execuia aplicaiilor de producie etc. Prin notificarea evenimentelor, subordonaii i/sau managerii pot fi ntiinai atunci cnd anumite puncte de referin (milestones) au fost atinse, atunci cnd workload-ul crete etc. Listele de distribuie pot fi create pentru a servi la trimiterea de mesaje ad-hoc ntre angajai. Pentru monitorizarea proceselor, acest tip de sisteme poate oferi informaii valoroase asupra sarcinilor curente, a sarcinilor viitoare, a gtuirilor curente sau poteniale, a termenelor limit depite etc. Unele sisteme ofer module cu interfa web, astfel nct informaiile referitoare la fluxurile de lucru s fie disponibile clienilor aflai la distan, furnizorilor, colaboratorilor i angajailor. O alt caracteristic este faptul c pot fi logate informaii referitoare la fiecare pas, pentru a folosi mai trziu la analiza proceselor sau la dovedirea ndeplinirii anumitor sarcini. Aceste informaii pot include: momentul nceputului i finalului, persoana nsrcinat cu task-ul etc. Pentru administrare i pentru asigurarea securitii, pot fi oferite o serie de funcii pentru a ajuta la identificarea participanilor i a privilegiilor aferente fiecruia, precum i pentru a administra activitile de rutin asociate aplicaiilor (backup-uri de fiiere,arhivarea logurilor etc). Beneficiile utilizrii sistemelor de management al workflow-urilor (DiCaterini, 1997): Oportuniti pentru schimbri la nivel organizaional Sistemele de management al fluxurilor de lucru pot ajuta ageniile i departamentele s obin schimbrile organizaionale necesare pentru a opera n lumea de afaceri a secoluli XXI. Aceste schimbri pot include: migrarea ctre o structur organizaional aplatizat i orientarea ctre lucrul n echip. Deoarece paii activitilor, rolurile i regulile sunt integrate n sistem, e nevoie de mai puine intervenii pentru a administra procesele de afaceri. n plus, comunicaiile sunt mbuntite prin intermediul notificrilor, partajrii de documente. O

19

mai bun nelegere a procesului propriu-zis poate conduce la o cretere a gradului de colaborare ntre membrii unei echipe sau ntre diverse echipe. Oportuniti pentru schimbri la nivel de proces Cum sistemele de management al workflow-urilor foreaz organzaiile s i examineze i defineasc procesele de afaceri, implementarea unui astfel de sistem este momentul ideal pentru a aplica metodele de reinginerie a proceselor business. Cele trei obiective ale optimizrii proceselor sunt: minimizarea timpilor afereni proceselor, maximizarea coninutului valoric al proceselor i maximizarea flexibilitii. Acces mbuntit la informaii Sistemele de management al fluxurilor de lucru contribuie la construirea unei baze solide pentru cunotinele organizaionale. Informaiile despre procese, care erau nainte distribuite ntre diveri membrii ai personalului, sunt acum disponibile la nivel de organizaie, pentru toi angajaii. Acesta este un lucru util n special noilor angajai, care au o nelegere limitat asupra opraiunuilor complexe de business din cadrul organizaiei. Securitate i fiabilitate crescute Aceste sisteme asigur depozitarea i accesul la un set coerent de date. Prin utilizarea unor mecanisme precum privilegiile i rolurile, controlul proceselor sau al versiunilor i crearea copiilor de siguran, datele devin de mcredere.

Dei n practic sistemele de management al workflow-urilor pot lua diverse forme, ndeprtndu-se de reetele clasice, este important totui identificarea principalelor tipuri de astfel de sisteme, pentru o mai bun nelegere a lor. Astfel, sistemele de management al fluxurilor de lucru pot fi clasificate n mai multe categorii: Sisteme ad-hoc bazate pe negociere; Sisteme de producie unde procesele sunt predefinite i se respect o list de prioriti; Sisteme bazate pe mesaje (numite i administrative) - o combinaie ntre sistemele ad-hoc i cele de producie unde se folosete predefinirea proceselor, care pot fi modificate dac este nevoie; Sisteme bazate web care folosesc tehnologii web pentru definirea, implementarea i controlul fluxurilor de lucru; Sisteme integrate specifice anumitor aplicaii care includ i funcionaliti pentru managementul workflow-urilor; Sisteme autonome (standalone) concepute special pentru managementul fluxurilor de lucru.

3.5.4.Completarea intrrilor din document folosind Workflow

In SAP R/3 se pot parca documente incomplete, care gradual se completeaz adugnd informaii originale care lipsesc. Un workflow se activeaz de fiecare dat cnd se introduce un document incomplet i acest workflow conine task-uri "Complete". Acest task este atribuit la toi useri care au n sarcin (n lucru) documente incomplete. Cnd un workflow este activat, useri primesc mesaj cu efectul acestuia i trebuie s modifice documentele parcate. Acest mesaj poate fi forwardat altui angajat pentru a completa documentul. Mesajul st n inbox la fiecare user implicat pn cnd unul din acetia marcheaz documentul ca i complete. Workflow model pentru completarea documentelor parcate din sistemul standard este (WS00400004).

20

Evenimentul de legtur pentru evenimentul creat Pentru a utiliza workflow la completarea documentelor parcate este necesar crearea de eveniment linkage pentru un eveniment CREATED din Workflow Workbench. Datele introduse pentru Event Linkage sunt: Object type: FIPP Event CREATED Receiver type: WS00400004 Receiver module: SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT Funcia de verificare (Check Function) va avea setate Receiver type (din modulul funcional) Global X i Enabled X. Task-ul atribuit pentru completarea documentelor parcate este Complete parked document (TS00407848). Pentru aceasta se creaz un obiect organizational din Organizational Management, sau se utilizeaz Workflow Workbench pentru ca apoi s se poat atribui useri relevani i task-urile menionate anterior la acest obiect. Modelul Workflow de completare a documentelor este (WS00400004). Dac se dorete utilizarea unui workflow pentru a completa documentele parcate, trebuie creat event linkage pentru event CREATED din Workflow Workbench. Prezentm intrrile care trebuie realizate: Datele pentru Event Linkage o Object type: FIPP o Event: CREATED o Receiver type: WS00400004 o Receiver module: SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT Check Function - Receiver type (function module) o Global X o Enabled X
Eveniment creat Manual Eveniment completat Workflow

Workflow

Suma autorizat de persoana cu autorizaie de eliberare Workflow

Aprobarea de atribuire a contului de persoana cu autorizaie de eliberare Workflow Document post parcat (automat sau manual)

Figura 3.2. SAP Document Workflow 21

Task-urile standard de completare a documentelor sunt Complete parked document (TS00407848). Pentru aceasta se creaz un obiect organizational din Personnel Planning and Development, sau se utilizeaz Workflow Workbench pentru ca apoi s se poat atribui useri relevani i task-urile menionate anterior la acest obiect. Parcarea i elibererea documentului folosind Workflow The sistemul standard conine ceva modele de workflow pentru document parking: un workflow framework (WS10000051) i 5 sub-workflow-uri. Din Customizing for Financial Accounting, se definesc acele modele de sub-workflow care sunt utilizate de workflow framework la momentul execuiei. Se pot defini de asemenea sub-workflow-uri proprii care s trimit i s primeasc aceleai date din workflow framework ca i modelele de sub-workflow. Modelele de sub-workflow standard sunt multi-nivel codificate (WS10000052, WS10000053, WS10000054), i se pot defini ntre 1 i 3 nivele pentru amount release. Dac se doresc mai mult de 3 nivele de eliberare se copiaz modelele de workflow pentru amount release i apoi se expandeaz sau se folosete un model dummy sub-workflow (WS20000006). Se pot utiliza 4 modele de sub-workflow-uri standard (WS10000055) pentru aprobarea atribuirii contului. Apar 3 task-uri standard pentru parcarea documentului n sistemul standard, care pot fi atrase din workflow inbox i utilizate ca modele de workflow: _ Amount release,_ Account assignment approval_ Changing a parked document after the release has been refused Aceste task-uri sunt prescurtate FIPP. Dac se solicit eliberarea pentru un document parcat, evenimentul CREATED este apelat prima dat la salvarea documentului. In Workflow Workbench, se introduce un eveniment de legtur (event linkage) la acest eveniment n workflow framework. Data for Event Linkage Object type FIPP Event CREATED Receiver type WS10000051 Receiver module SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT Check Function Receiver type (function module) Global X Enabled X Crearea de obiecte organizaionale (uniti organizationale, job-uri, poziii) n Organizational Management, poate fi realizat folosind Workflow Workbench, sau n Customizing for Financial Accounting (oamenii care au autorizaie de eliberare). Din Customizing, se atribuie obiecte organizaionale la variante workflow, se elibereaz cile, sumele i nivelele de autorizare. Aceste obiecte de eliberare a documentelor sunt create pe criterii definite n ci (paths) i niveluri (levels). Dac se creaz uniti organizaionale, trebuie atribuite job-uri i poziii la care se atribuie useri. Exemple: Organizational unit X < Position Y < User 22

Organizational unit X < Job Y < Position Z < User Obiectele organizaionale definite n amount release din Customizing for Financial Accounting sunt atribuite automat (n background) la taskul standard de amount release. Dac aceste obiecte organizaionale se folosesc la aprobarea atribuirii conturilor i pentru modificarea documentelor parcate au taskul standard correspondent din Organizational Management, sau utilizeaz Workflow Workbench. Ca o alternativ se poate defini taskul "Change" ca task general din (Additional data _ Classification). Dac se utilizeaz aprobarea atribuirii conturilor se atribuie obiecte organizaionale potrivite la centre de cost sau la Obiectele organizaionale contabile din SAP G/L (BUS3006) din Organizational Management. Afiarea documentelor 1. Din SAP Easy Access, se alege Accounting _ Financial accounting _ General ledger/Accounts receivable/Accounts payable _ Document _ Display. Apare ecranul Display Document: Initial Screen. 2. Pentru afiarea unui document specific, se introduce: _ Document number,_ Company code,_ Fiscal year Valoarea implicit la _document number este ultimul document procesat iar Valoarea implicit la _company code este ultima utilizat n schimb iar anul fiscal este cel configurat. Regsirea documentelor 1. Se alege Document _ List. Apare ecranul Document List. 2. Se introduce: _ Document number,_ Company code,_ Fiscal year, document type, posting date sau document entry date,reference number, ca parametri de selecie. Se pot afia itemi reinui selectd cmpul correspondent sub: Also display held items sau Search for own documents. 3. Pentru a determina numrul documentului se alege Program _ Execute. 4. Pentru a alege numrul documentului din list, se selecteaz documentul i se alege Edit _ Choose. Sistemul afieaz previzualizarea documentelor si utilizatorul poate selecta detalii dintr-o linie de itemi. Din documentul afiat se poate crea prin adjustment posting request, sau se poate face o cerere de modificare a documentului, via Intranet, prin Extras _ Adjustment request. Pentru afiarea unei previziualizri documentului din ecranul Enter Accounting Document: Add Line Items, se alege Goto _ Document overview. Debitele apar cu D, cu totalul sumei, iar creditele cu C, cu totalul lor sau cu semnul +/-. In finalul coloanei Amount , apare diferena ntre debit i credit care la postare trebuie s fie 0. Opiuni de editare: In previzualizare se pot: modifica layout-urile liniilor prin _ Changing the Line Layout of the Document Overview din Settings _ Line layout. Pentru a edita linii n variante layout, se allege General ledger _ Environment _ User parameters _ Editing options. modifica valutele afiate prin _ Changing the Display Currency in the Document Overview

23

 dac se lucreaz cu cteva valute, acestea pot fi setate utiliznd Settings _ Display currency. Se pot introduce parteneri de afaceri prin _ Entering the Partner Business Area nainte de postarea documentului. Zona de business este implicit n conturi G/L care nu sunt generate automat i la acei partneri de business la care nu sunt asignate. Variante de Layout pentru linii pot fi schimbate la afiare prin Settings __ Line layout din document overview. Sistemul standard ofer cteva variante de line layout: _ Account/Name _ Posting Key/Account/Business Area/Name/Tax _ Account/Assignment _ Company Code/Document Acestea pot fi schimbate cu cele proprii prin Customizing.

3.6. Postarea documentelor

3.6.1.Postarea cu documente de referin
Pentru postarea cu documente de referin: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document entry i tranzacia de business solicitat. 2. Se allege Document _ Post with reference din meniul bar al antetului de document. 3. Se introduce referina documentului, un numr (exemplu: 5100000473), company code (0001), i anul fiscal (opional). 4. Se selecteaz opiuni de procesare dorite: - Generate reverse posting - Enter G/L account items - Do not propose amounts Recalculate days and percentages - Display line items 5. Alegnd ENTER se genereaz un ecran cu datele copiate ca antet. 6. Dac se selecteaz line item display, toate liniile copiate sunt afiate i ele pot fi corectate (dac este cazul). 7. Odat copiate se previzualizeaz. 8. Cnd sumele i conturile sunt corecte, i debitele=creditele se posteaz prin funcia Post. Dac se utilizeaz n mod frecvent aceleai formule contabile ca i distribuii de sume ntre companii, conturi sau centre de cost, prin atribuirea unui model se economisete timp i se evit erorile de introducere. Modele de atribuire de conturi Definiie: O referin pentru un document de intrare furnizeaz valori implicite de postare a tranzaciilor de business. Un model de atribuire de conturi conine orice numr de conturi din G/L ce pot fi modificate sau schimbate la un moment dat. In contrast cu modele de documente, itemii de conturi G/L pentru model de atribuire de conturi pot fi incomplete.

24

In timpul introducerii documentelor se pot terge, modifica sau aduga datele, se pot apela oricte numere de modele de atibuire de conturi i se poate comuta de la un standard la altul. In plus se poate atribui un numr echivalent (equivalence numbers) la aceste modele, caz n care doar se introduce un total care se distribuie ntre itemii din model, n concordan cu raia setat. Un model de atribuire de conturi poate fi utilizat across company codes i poate include coduri de companii din sisteme non-SAP. Dac nu se introduce company code la atribuirea de model se consider implicit ultimul cod utilizat. La crearea sau modificarea unui model de atribuire de conturi: 1. In General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document entry _ Reference documents _ Account assignment model. 2. Se introduce un nume la modelul de atribuire de conturi (Inchiderea conturilor de cheltuieli prin 121). Sistemul salveaz conturile atribuite sub acest nume prin selecia lui Create sau Change. La crearea unui model de atribuire de conturi sunt afiate cmpuri adiionale n care se pot introduce numele unui model existent. Pentru a afia lista de modele disponibile se utilizeaz help. 3. Meninerea atributelor unui model de atribuire de conturi: - Currency cheia de valut a modelului (sau blank). Unui model de atribuire de conturi i se poate asociat orice valut. - Chart of Accounts este planul de conturi care se specific dac lipsete o companie dat (company code); - Sample Text - text explicativ al modelului, nu este language-dependent. - Authorizations poate limita autorizarea la model pentru useri specificai prin authorization group. Calculate tax sistemul calculeaza taxe automat n timpul postrii. - Equivalence to se selecteaza dac se dorete distribuirea totalului de sum folosind numere echivalente. La acest model, se introduce suma care este distrubuit ntre itemi n concordan cu numere echivalente specificate. 4. Se folosete Goto _ Line items pentru a accesa ecranul de introducere a itemilor n model. Modificarea ecranului de intare poate fi realizat cu Settings _ Screen template. 5. Se introduce lini de itemi pentru postarea datelor Utilizarea unui model de atribuire de conturi: 1. Se apeleaz un model de atribuire de conturi prin Goto _ Account assignment model from the menu, or the button Account assignment model. In caseta de dialog box se specific modelul de conturi sau se poate apela via intrrile din linia de la finalul ecranului. La selectarea First line item, se introduce 00 n cmpul Posting key i numele modelului n cmpul Account dup care se salveaz intrarea . Save your entries. 2. Modelul este afiat i se poate defini un templates de ecran folosind IMG. In aceast faza se pot modifica, terge sau aduga datele afiate ca predefinite. Dac se utilizeaz modelul cu numere echivalente, nu se pot introduce sume n itemi dar antetul ecranului conine dou cmpuri n care se pot introduce valori la debit sau credit, care apoi vor fi distribuite automat. 3. Odat finalizat editarea se poate reveni la procedura standard de intrare (selecia Back) sau se poate posta documentul direct (selecia Save) iar dac documntul furnizat nu are erori, el este postat.

25

 Postarea cu Sample Documents Documentele exemplu sau model (sample documents) pot fi folosite ca documente de introducere create special n acest scop. Sample documents au un rang de numere separat, dac sunt folosite sistemul memoreaz documentul, dar nu actualizeaz nici o tranzacie. Administratorul de sistem definete un rang de numere pentru documentele exemplu. In timpul introducerii documentului pot apare date din alt document implicit. Itemi din aceste documente de referin pot fi: transferai fr modificri (_ Transferred without changes), utilizai la postarea invers (stornare _ Used for reverse postings), modificai (_ Changed), omii (_Omitted) sau reinui (_ Enhanced). In contrast cu accounting document, sample documents nu actualizeaz tranzacii, ci au rol de surse de date pentru documenetele contabile oferind avantajul c pot fi modificate sau reinute. Dac se dorete definirea unui layout propriu se recomand utilizarea unui sample document i nu a unui accounting document dac apare acesat referin la document. Sample document devin referin de document cnd sunt atribuite mai mult de un centru de cost i dac se dorete atribuirea unui alt centru de cost se pot modifica datele n sample document. Dac se folosete accounting document ca referin de document nu pot fi realizate aceste modificri relevante n contabilitate. La memorarea unui sample document, sistemul atribuie automat un numr acestui document special (n intervalul X2) iar rangul poate fi folosit doar de sistem i nu se poate atribui oricrui tip de document. La introducerea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document entry _ Reference documents _ Sample document. 2. Se introduce antet i itemi. 3. Se posteaz documentul. La afiarea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document _ Reference documents _ Sample document _ Display_ 2. Se introduce numrul de document, company code, i anul fiscal. 3. Se salveaz intrarea. Pentru modificarea documentului: 3. Se editeaz unul sau mai muli itemi din sample document, cu excepia cmpurilor:_ Posting key, _ Account number. Spre exemplu, se poate introduce sample document pentru plata lunar a telefonului i apoi se modific suma n fiecare lun. 4. Se selecteaz Document _ Save pentru salvare. Stergerea de Sample Documents: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document _ Reference documents _ Sample document _ Delete.

26

2. Dac se dorete se poate folosi test run care furnizeaz o list de documente care pot fi terse i apoi se poate afia lista rezultatelor. 3. Se selecteaz Program _ Execute. La postarea cu sample document: 1. Din General Ledger, Accounts Receivable, sau Accounts Payable, se selecteaz Document Entry i apoi tranzacia de business. 2. Se selecteaz Document _ Posting with reference. 3. Se introduce numrul de document (exemplu: 1000186), company code (example: 0001 SAP Walldorf), i anul fiscal (opional). 4. Apar cteva opiuni de postare a unui sample document: Generate reverse postings Enter G/L account items Do not propose amounts Recalculate days/percentages Display line items 5. Dup confirmarea intrrii, apare ecranul cu antetul copiat. 6. Dac este selectat Display line items, toi itemii copiai sunt afiai, dar ei pot fi corectai. 7. Dup copiere apare previzualizarea documentului. 8. Dac sumele pe conturi sunt are corecte, (debite=credite), se posteaz documentul cu funcia Post. Intrri recurente Definiie: Intrrile recurente periodice sunt postate prin programul asociat, bazat pe documente de intrare recurente, process comparabil cu ordinal dat bncii pentru a decuce rata, plile sau a repartiza leasingul. Intrrile recurente sunt tranzacii de business care se repeat cu regularitate (exemplu: chiria, rata la banc sau asigurarea). In intrrile recurente apar cteva date care nu pot fi schimbate: _ Posting key, _ Account, _ Amounts. Documentele recurente nu actualizeaz tranzaciile ci sunt utilizate ca baz de creare a altor documente contabile la fel ca i sample documents. Sistemul utilizeaz intrri recurente n documentul original introdus ca referin, nu este un document contabil, nu afecteaz balana contabil iar postarea poate fi realizat periodic sau la o dat specificat: _ For periodic postings, specif prima ultima zi a execuiei, sau un interval n lun; _ specify certain dates, solicit o procedur de execuie a documentelo recurente (run schedule) n documentul original. Data solicitat se memoreaz cu Financial Accounting Global Settings _ Document _ Recurring Entries _ Define Run Schedules/Enter Run Dates. Pentru a posta documentele recurente originale sistemul atribuie automat un numr acestui document special (n intervalul X1) iar rangul poate fi folosit doar de sistem i nu se poate atribui oricrui tip de document. Programul SAPF120 creaz documente contabile folosind documentele recurente originale dar pentru tranzacii cross-company nu pot fi postate.

27

3.6.2. Fluxul de process la documentele recurente

Fluxul de proces la documentele recurente solicit mai muli pai: 1. Se introduce unul din documentele recurente originale. In acest document, se va introduce data necesar la postarea n documente contabile, suma, numr de cont i cheia de postare. In plus pot apare informaii de control: data primei rulri, data ultimei rulri, alte date programate. 2. Se ruleaz programul de intrri recurente la intervale solicitate, care determin momentul cnd documentele de intrare vor fi procesate i creaz un batch input session, care conine: Data solicitat la postarea documentelor contabile; Data de actualizare a documentelor recurente, care include urmtoarea dat derulare, numr de rulri i indicator de tergere dac este cazul. 3. Se proceseaz batch input session care va posta documente contabile, va actualiza tranzacii n conturile postate, va actualiza documentele recurente de intrare. Pentru a introduce documentele recurente din meniul General Ledger, Accounts Receivable or Accounts Payable: 1. Se selecteaz Document entry _ Reference documents _ Recurring document. In ecranul de introducere a documentelor apare intrarea documentelor originale. 2. Se introduce company code. 3. Se introduce prima i ultima zi n care documentele pot fi postate. 4. Se selecteaz frecvena de postare n luni sau alternative un program de execuie (run schedule). Dac se dorete calcul de sume n item (amounts sau tax amounts care au rat fixa de schimb se selecteaz indicatorii Transfer amounts in local currency i Transfer tax amounts inlocal currency deoarece n caz contrat sistemul determin automat rata curent de schimb. Nu este relevant metoda utilizat la translatarea sumelor de taxe; se poate utiliza suma din antetul documentului sau rata propus de sistem n eccranul tax, sau se poate introduce manual. In fapt ambii indicatori pot fi introdui manual. 5. Se introduce Document type i Currency. In programul de intrri recurente are loc postarea implicit i automat a datei din document n documentul contabil deoarece programul utilizeaz data existent n Next run on la execuie. 6. In ultima linie de ecran, se introduce posting key (PstKy) i numr de cont la prima linie de item n documentul contabil (apoi Enter). 7. Se introduce linii de itemi ca i n orice document (posting key, account number, amount) 8. Se selecteaz Document _ Post pentru a posta documentul. La postarea unei intrri de document recurent sistemul memoreaz datele fr a actualza cont n balan. Afiarea Recurring Entry Documents 1. Se selecteaz Document _ Reference document _ Recurring document _ Display. 2. Se introduce numrul de document (exemplu: 1000186), company code (example: 0001 SAP Walldorf), i anul fiscal (opional) i se salveaz. Dac nu se cunoate numrul de document se poate cuta dup Document _ List, unde se precizeaz criteriile de selecie. Pentru a afia datele din antet (header data), se selecteaz Goto _ Document header iar pentru a afia datele recurente (recurring entry data), se selecteaz Goto _ Recurring entry data.

28

Modificarea unui document recurrent este similar cu a oricrui document, exceptnd faptul c pot fi schimbate sumele din liniile individuale. 1. Se selecteaz Document _ Reference document _ Recurring document _ Change . 2. Se introduce numrul de document iar dac nu se cunoate numrul de document se poate cuta dup Document _ List, unde se precizeaz criteriile de selecie. 3. Se editeaz unul sau mai muli itemi. Pentru a edita datele din antet (header data), se selecteaz Goto _ Document header i se pot modifica date din cmpurile Reference and Doc. header text. Pentru a edita datele recurente (recurring entry data), se selecteaz Goto _ Recurring entry data., i se pot modifica date din cmpurile: Next run on, Last run on, Interval in months, Run date, Run schedule, Number of runs i Deletion indicator. 4. Se salveaz modificrile cu Document _ Save. Stergerea documentelor recurente poate fi realizat doar dac sunt marcate la o dat de dup cea precizat n programul de execuie (scheduled run date). Sistemul indic acele documentelor recurente care nu sunt utilizate iar acele documente marcate pentru tergere nu mai pot fi utilizate n programul de intrri. 1. Se selecteaz Document _ Reference documents _ Recurring document _ Delete din meniul General Ledger. 2. Se introduce specificaiile de program. Dac este necesar se poate rula testul care d lista de documente ce se pot terge, prin Test run. Odat selectate documentele recurente care sunt terse se deselecteaz cmpul Test run . 3. Se selecteaz Program _ Execute. Crearea de documente contabile folosind documentele recurente originale este realizat prin rularea programului la data precizat n documentele recurente originale, la intervale specificate prin setri. Programul de intrri recurente genereaz batch input session care conine documente contabile ce sunt create. Dup rulare, aceast batch input session este foloit pentru postare. Din meniul General Ledger: 1. Se selecteaz Periodic processing _ Recurring entries _ Execute i apare ecranul Create Posting Documents from Recurring Documents. 2. Se introduce datele: - codul de companie (Company code) sau mai multe coduri de companii - data sau intervalul n cmpul Settlement period i dac este necesar programul de execuie Run schedule. In general se introduce perioad de timp n cmpul Settlement period, (de exemplu 1/1/2010 to 1/31/2010). userul care este autorizat s verifice datele n timpul rulrii programului de intrri recurente. - numele batch input session (de examplu, RECURJAN10 pentru intrri recurente din January 2010). 3. Se selecteaz Program _ Execute. Dac datele la urmtoarea rulare sunt memorate n documente recurente sau n interval de date n perioada setat, programul introduce data solicitat n batch input session specificat. In fiecare program nou rulat, se creaz doar un document contabil pentru un document recurent. La procesarea batch input session, documentele recurente sunt actualizate si data viitoarei rulri este actulalizat la fel ca i numrul total de rulri. Aceste date pot fi vizualizate n documentele recurente. 29

Procesarea Batch Input Sessions poate fi realizat n sesiune automat, folosind raportul RSBDCSUB. Dac se folosete procesarea manual: 1. Se alege System _ Services __ Batch input _ Sessions. 2. Sistemul afieaz lista cu batch input sessions care ndeplinesc criteriile de selecie i se introduce datele relevante pentru selecia sesiunii. 3. Se selecteaz sesiunea dorit i apoi se alege Session _ Process. Sistemul afieaz caseta de dialog n care se poate specifica care sesiune se proceseaz i se alege cmpul Display errors pentru a avea la dispoziie orice eroare de sesiune. 4. Se salveaz ntrrile. Ca rezultat sistemul posteaz documentele i se poate alege apelul batch input session prin Goto _ Log 3 . Periodic pot fi evaluate intrrile recurente dup cteva criterii: _ Time period este perioada de nceput i sfrit analizat (date calendaristice) care se refer la specificaiile fcute la prima i ultima rulare a datelor memorate n documentele recurente; _ Documents not executed sunt documentele ce nu fac obiectul rulrii; _ Documents to be considered in the future sunt considerate acele documente ce vor face obiectul urmtoarelor rulri ale intrrilor din programul recurrent, dac este necesar. Pentru a transmite aceste evaluri se alege Periodic processing _ Recurring entries _ Lists din meniul General Ledger iar pe ecran apar intrrile ce ndeplinesc criteriile de selecie, dup care se alege Execute.

3.6.3. Postarea Documentelor n diverse valute

Cnd se posteaz un document n alt valut, sistemul memoreaz suma att n valuta local ct i n valuta strin pentru fiecare element n parte i verific dac respectiva valut este definit i dac este acceptat. Valutele externe sunt necesare pentru: a posta i salva documente comerciale n valute externe a manipula pli ale tranzaciilor n valute externe; a gestiona conturi n valute externe ( la generarea balanelor contabile n valute externe); pentru a transmite conturile consolidate i raporturile ntre grupuri. In itemi toate liniile sunt salvate n ambele valute, ceea ce include valoarea total, taxele i discountul. Specificaiile din Global Settings 4 privesc: _ Currency key cheia pentru fiecare valut; _ Number of decimal places numr de zecimale, implicit 2; _ Local currency valuta local la fiecare cod de companie _ Exchange rate - rata de schimb ntre valuta local i cea strin

3
4

Detalii suplimentare sunt regsite n SAP Library sub BC -Basis Components

Conform specificaiilor din Implementation Guide

30

In master records din conturile G/L, sunt definite valutele care sunt folosite pentru a posta n respectivul cont. Dac apar diferene la rata de schimb n timpul operaiilor de compensare sau la evaluarea plilor, sistemul genereaz postarea, chiar dac sunt definite conturile n G/L precum i cheile de postare. Pentru a specifica valuta stin n document, se introduce cheia valutar potrivit n cmpul Currency din document header, avnd mai multe posibiliti de a introduce rata de schimb: introducerea datei de postare i a cheii valutare n document header, caz n care sistemul transfer automat rata de schimb valid de la data postrii. Rata de schimb este definit n sistem. introducerea direct a ratei de schimb n document header prin cmpurile cheia de valut i rata de schimb. introducerea datei de translaie n document header, caz n care sistemul ia automat rata de schimb valid de la data de translaie. Rata de schimb valid este introdus fie la postarea datei fie la data translaiei sau poate fi o rat introdus la un moment anterior. De exemplu, dac se posteaz un document n 25 mai i ultima rat de schimb este introdus n 22 mai, sistemul folosete data din 22 mai. Se pot introduce linii n ambele valute (local i strin), conform cheilor de valute care sunt definite n sistem. Dac discutm despre un cont bancar din G/L, se pot posta doar documente n valuta contului, care este o valut strin (EURO sau USD) 5 . Tranzacii Cross-Company Multe coduri de companii sunt implicate n tranzacii cross-company code, caz n care sistemul posteaz documente separate cu numr de document propriu n fiecare cod de companie, iar documentele individuale sunt legate printr-un numr comun numrului de cod cross-company. Sistemul genereaz itemi automat (pli i ncasri ce apar ntre coduri de companii) pentru a asigura egalitatea balanei (debit=credit) n fiecare document. Se poate utiliza doar un cod de companie la introducerea datelor iar daca sunt posibile n coduri pentru intrri externe. Numrul de coduri de companie implicate trebuie s fie realizate prin urmtoarele intrri: Numai un cod de companie pe partea de debit i restul pe partea de credit. Numai un cod de companie pe partea de credit i restul pe partea de debit. Example din G/L View: Ca un exemplu, alegem achiziia central sau plata cetral ca tranzactii cross-company. In achiziia central, un cod de companie face achiziia pentru toate celelalte, n timp ce la plata cetral, un cod de companie face plata pentru toate celelalte. La achiziia central facturile sunt introduse de un cod de companie i intrrile specifice sunt fcute n diferite coduri de companie. Sistemul genereaz documente separate pentru fiecare companie i aceste documente sunt marcate ca relative la acel numr de tranzacie partajat (shared transaction number). Exemplu pentru furnizor: Un furnizor livreaz echipament la un cod de companie i alt echipament la un alt cod de companie , dar trimite doar o factur pe echipamente la primul cod de companie. Se introduce
5

Detalii se gsesc la SAP Library FI General Ledger Accounting, FI Accounts Receivable, sau FI Accounts Payable 31

partea de cheltuieli n primul cod de companie i cnd se introduce facutura se posteaz partea de costuri din a doua companie. Inainte de a posta codul de tranzacie cross-company, sistemul genereaz linii de itemi automat (de plat sau ncasare ce apar n ambele coduri de companie). Dac se introduce codul de tranzacie cross-company, sistemul posteaz documente separate cu numr de document propriu la ficare cod de companie. Dei au numere de document diferite n company code au acelai numr la cross-company code tranzaction, aceeai dat de postare, aceeai dat de document, aceelai tip de document. Exemplu pentru client: Un client cumpr produse de la un cod de companie i instalare i service de la alt cod de companie, dar primete o factur cu produsul, instalare i service de la primul cod de companie . Prima companie trimite i posteazfactura iar a doua companie retrage partea sa de la primul cod de companie. Postarea pentru compensare ntre codurile de companie implicate este realizat automat. Aceast compensare identific pli i incasri ntre codurile de companie implicate.Fiecare companie are un cod-specific de document care va avea balan zero (echilibru). Setri specifice tranzaciilor Cross-Company Pentru tranzacii cross-company, apar condiii speciale ce trebuie precizate pentru facturi, cum sunt: Dac sumele de plat sau ncasare ce apar postate n diferite coduri de companie se precizeaz care sunt costurile sau plile ce trebuie postate Tranzacia de business trebuie raportat la taxe specifice companiei Pentru ca tranzacia de business s fie corect raportat la taxe specifice companiei (n special la taxe returnate), fiecare cod de companie este reprezentat printr-o singur intrare legal la fiecare tax precizat. Aceasta nseamn c dac apar returnri n avana de taxe sau vnzri/cumprri,un cod de companie reprezint toate celelalte coduri de companii. Acest lucru este necesar deoarece sistemul posteaz taxe n codul de companie n care sunt postate cheltuielile sau veniturile, dar acel cod de companie care primete sau trimite facturi trebuie s creeze i taxe returnate. (In cazul nostru TVA deductibil i/sau colectat). Aceste restricii se aplic doar acestor tipuri de tranzacii de business descries anterior i nu sunt aplicabile cnd apar tranzacii cross-company care sunt postate numai n general ledger, sau pli ntre companii pentru o factur ce nu a fost postat ca i crass-company. Tranzacii de compensare Cross-Company Definiie Conturile rein postri temporare iar conturile de compensare sunt conturi auxiliare care exist din raiuni tehnice i care sunt compensate repetat. Posibile motive de postare a conturilor de compensare: diferen de timp ntre tranzaciile de business (GR/IR clearing account) distribuia organizaional a taskului (n cazul conturilor de compensare bancar) clarificarea solicitat de unele tranzacii de tion business Conturile de compensare afieaz pli sau ncasri ntre coduri individuale de companii.Pentru a defini conturile de compensare se utilizeaz setrile sistem, n dou moduri: Specificnd conturile de compensare pentru fiecare combinaie posibil de company code.

32

Utiliznd company code la compensare, cod care este introdus de fircare dat la introducerea documentului. In acest caz, se introduc conturile de compensare pentru fiecare combinaie posibil a acestei compani cu alte coduri de companii.

33