4.

Modulul SAP Controlling (CO)

4.1. Rolul SAP Controlling n aplicaiile financiare
Arhitectura schematic modulatizat a aplicaiilor financiare SAP poate fi sistematizat astfel: FI -Financial Accounting contabiliatea financiar; CO Controlling (managerial accounting) contabilitatea managerial TR Treasury trezoreria; IM Investment Management managementul investiiilor; EC Enterprise Controlling controlul firmei; RE Real Estate nchirieri; PS- Project System sistemul de proiecte.

Enterprise Controlling (EC) TR Cash management and forecast Treasury management Cash management IM Investment management PS-Project System FI General Ledger Accounting Subsiduary ledgers CO Overhead cost accounting Product cost accounting Profitability analysis RE-Real Estate

Figura 4.1. Aplicaii financiare SAP http://thespot4sap.com independent sap information <http://www.thespot4sap.com> Modulul SAP CO (Controlling) ofer suportinformaional pentru managementul, planificarea, raportarea i monitorizarea operaiilor de business. Managementul deciziilor poate fi realizat cu uurin la acest nivel informaional, furnizat de SAP_CO (figura 4.1.). Componentele modulului CO(Controlling) sunt: Cost Element Accounting (contabilitatea elementelor de cost) Cost Center Accounting (contabilitatea centrelor de cost) Internal Orders (ordine interne) Activity-Based Costing ( ABC) costurile activitii de baz 1

Product Cost Controlling controlul costurilor de producie Profitability Analysis-Analiza profitabilitii Profit Center Accounting-contabilitatea centrelor de profit

Componenta _Cost Element Accounting furnizeaz informaii care includ costurile i veniturile unei organizaii. Postrile sunt actualizate automat din modulul FI (Financial Accounting) ctre CO (Controlling). Elementele de cost sunt baza contabilitii costurilor i permit userului abilitatea de a afia costurile pentru fiecare cont care are atribuit un element de cost. De exemplu n conturi se pot atribui: centre de cost (Cost Centers), ordine interne (Internal Orders), sau chiar defalcarea pe structuri de lucru: (work breakdown structures- WBS). Un exemplu de asemenea structur poate fi secia de montaj dintr-o fabric de mobil. Componenta _Cost Center Accounting ofer informaii despre costurile suportate de propria afacere. In SAP, exist posibilitatea de a atribui cetre de cost (Cost Centers) la departmente i/sau manageri responsabili de anumite zone, la fel ca i zonele funcionale din propria organizaie. Cost Centers pot fi create ca zonele funcionale: Marketing, Vnzri(Purchasing), Resurse umane (Human Resources), Finane (Finance), Departamentul informaional (Information Systems), adminsitrativ (Administrative Support), sau chiar la departamentuld e control al calitii (Quality). Beneficiile contabilitii centrelor de cost (Cost Center Accounting) pot fi sintetizate astfel: (1) Managerii pot fixa inte sau planuri bugetare repartizate pe departamentul lor (Budget /Cost Center) targets; (2) crete vizibilitatea centrului de cost a fiecrui department sau zon din afacerea proprie; (3) Planificare ; (4) Posibilitatea de a aloca metode de cost; (5) Atribuirea sau distribuirea costurilor la alte obiecte de cost. Componenta _Internal Orders furnizeaz un sens de urmrire a costurilor pentru un job specific, pentru un serviciu sau grup de servicii. Ordinele interne sunt utilizate ca metod de colectare a costurilor i de legtur a transaciilor de business cu respectivul task. Acest nivel de monitorizare poate fi foarte bine detailiat dar permite managementul activitii i revizuirea acestor activiti cuprinse n Internal Order n vederea lurii unor decizii optime. Componenta _Activity-Based Costing permite o definire clar a surselor de costuri n procesul de conducere pe baz de cost. Activity-Based Costing abiliteaz Cost Center Accounting i ofer o abordate orientat spre process (process-oriented) dar n acelai timp o vedere cross-functional a tuturor centerelor de cost . Este utilizat i n cadrul costurilor de producie (Product Costing) sau a analizei profitabilitii (Profitability Analysis). Componenta _Product Cost Controlling este cea care ofer managerului abilitatea de analiz a costurilor de producie pe baza crora s se fundamenteze decizii ale unui pre optimal (optimal price) pentru a vinde produsele. In cadrul modulului CO (Controlling) este analizat costul planificat, actual i valorile int (preconizate). Sub-componentele modulului sunt: Product Cost Planning planificarea costurilor de producie care include costuri materialeMaterial Costing( costuri estimate din structura cantitativ, costuri estimate fr o

structur cantitativ, Master data pentru estimri de costuri mixte (Mixed Cost Estimates), costuri estimate la producia pe loturi), actualizarea preurilor, respective referina i simularea costurilor. Cost Object Controlling controulul obiectelor de cost include: costul produciei pe o perioad, costul produciei pe ordin de producie, costul produciei pe ordin de vnzare, bunuri intangible i servicii, precum i procese de Service CRM. Actual Costing/Material Ledger costuri actuale balana material care include: evaluri materiale periodice, costuri actuale, modificri de preuri.

Componenta _Profitability Analysis analiza profitabilitii permite managerului abilitatea de a reevalua informaiile n concordan cu profitul companiei sau contribuia marginal a acesteia la segmentul de business. Analiza profitabilitii poate fi obinut prin una din metodele: _Account-Based Analysis - analiza bazat pe conturi, care folosete abordarea soldurilor i rulajelor conturilor contabile. In aceast analiz, costurile i veniturile sunt conturi contabile utilizate, care pot fi reconciliate cu FI (Financial Accounting). _Cost-Based Analysis - analiza bazat pe costuri utilizeaz evaluare bazat pe elementele de cost definite de User. _Profit Center Accounting contabilitatea centrelor de profit furnizeaz vizibilitate pierderii sau profitului ntregii organizaii prin elementele specifice centrului de profit. Aceste metode care pot fi utilizate pentru EC-PCA (Profit Center Accounting) sunt perioada contabil sau abordarea constului vnzrilor. Centrele de profit pot fi setate pentru a identifica linii de producie, divizii, regiuni geografice, birouri, zone de producie sau funciuni. Centrele de profit sunt utilizate i la Internal Control pentru a permite managerului abilitatea de a reevalua zona de responsabilitate n propria organizaie. Diferena ntre un Cost Center i un Profit Center este aceea c dac un Cost Center reprezint costuri individuale aprute ntr-o perioad dat, Profit Centers conine balana costurilor i veniturilor. 4.2. Configurarea SAP-CO In modulul CO (Controlling) sunt necesari civa pai de configurare n vederea implementrii. Crearea zonei de control (Controlling area) este primul pas n procesul de configurare. SAP furnizeaz zone standard i coduri de compani ce pot fi utilizate ca baz de creare a propriei Controlling Area . SAP Standard pentru Controlling Area este 0001 i codul companiei este 0001. Este de recomandat ca aceste modele s devin o baz de creare a Controlling Area sau Company Code care se definesc n mod particular. Rangul numerelor sunt setri certe predefinite n setri standard SAP settings, de aceea trebuie eliminate din cerinele de configuration. In timpul procesului de configurare SAP se poate crea copie a Standard Controlling Area i Company Code, iar apoi se actualizeaz cmpurile conform necesitilor, (chiar incluznd caractere alfanumerice n aceste zone). De exemplu, se poate schimba zona de control din 0001 n A001 sau Company Code din 0001 n AA01. Company Codes atribuit la zonele de control (Controlling Areas) afecteaz planul de conturi COA (Chart of Accounts), i variantele de an fiscal, la fel ca i setrile de valute (Currency set-

ups). Ierarhia definit n Cost Center i setrile balanei de reconciliere (Reconciliation ledger) include i setri Controlling Area. Indicatoruld e control (Control Indicator) activeaz sau deactiveaz funcii clare din Controlling Area, care pote si folosit i ca o soluie de transacii de business cross-company code. Pentru a active aceast funcie Controlling Area trebuie atribuit tuturor codurilor de company care folosesc contabilitatea cross-company code.

Clien t Company code Plant Sales organization Division

Enterprise (corporation) Company Subsidiary

Factory Sales organization Department Division Busines Area

Storage location

Warehouse

Figura 4.2. Structura unei firme (corporaii)

4.2.1.Rangul numerelor
Configuration din modulul CO (Controlling) solicit meninerea unui rang de numere pentru documente generate din transacii de business. Un numr de document generat de sisteme este atribuit fiecrei postri CO (Controlling). Aceste numere sunt secveniale i trebuie atribuite unui grup de rang de numere. Grupurile de rang de numere constau n intervale de dou numere, unul pentru numerotarea documentului intern i altul pentru numerotarea documentului extern. Sistemul SAP ine evidena automat a acestor numerotri de documente, care sunt generate extern i intr n SAP via batches sau intrri manuale ale userilor, n caz contrar sistemul genereaz urmtorul numr intern atribuit numrului de document pentru tranzacia postat. La fel ca i la definirea Controlling Area, exist posibilitatea de a copia Standard SAP Controlling Area 0001 n care sunt definite grupurile de rang de numere i sunt pstrate apoi doar cele necesare firmei, avnd posibilitatea de flexibilitate la modificarea rangului de numere sau a grupurilor, conform cerinelor de business. Ca o precauie se recomand s nu se depeasc intervalul de numere dintr-un group. De exemplu, dac se decide atribuirea 4

intervalului de numere 10000000 la 199999999 la grupul de rang de numere 05, acelai interval nu poate fi atribuit i la grupul de rang de numere 06. Grupurile de rang de numere nu pot fi transportate din raiuni de consisten a datelor, de aceea ele se creaz manual n fiecare sistem. In modulul CO (Controlling) se poate configura Plan Versions care permite estimarea unor proiecii de planificare i determinarea ratelor de plan pentru a alocation i a planifica activitatea companiei. In versiunea SAP Standard 000 Plan Versions este creat pentru a putea planifica cinci ani fiscali i este de recomandat ca versiunea standard s fie utilizat la comparaii planificat/actual dac nu sunt necesare versiuni de plan multiple. SAP ofer flexibilitate la crearea unor versiuni de Plan aditional prin copierea versiunii Standard 000 i modificarea cmpurilor dup cerine, precum i posibilitatea de a defini i crea un nou Plan Version.

4.2.2. Alte configurri

Dup ce s-au definit: Controlling Area, Number Ranges, i Plan Versions se definesc i se ntrein setrile altor componente din modulul CO(Controlling):Cost Center Accounting, Cost Element Accounting, Activity-Based Costing, Internal Orders, Product Cost Controlling, Profitability Analysis, and Profit Center Accounting. In cadrul Account Assignment Logic este permis configurarea pentru Validation and Substitution Rules a cror scop este se a verifica valorile de intrare definite de User. Operaia de validare permite transaciilor de business s posteze (sau nu) documente, bazndu-se pe criterii definite n regulile de validare (validation rule). Condiiile de intrare certe sunt verificate asa cum sunt definite de user i dac aceste condiii sunt ndeplinite documentul(le) sunt actualizate i/sau postate n sistem. Dac aceste condiii sunt ndeplinite apare un mesaj de eroare, care este generat de User, cu o scurt explicaie a erorii. Aceste mesaje sunt definite n Configuration i pot fi identificate ca atenionri, erori sau note, existnd opiunea de dezactivare a mesajelor. Spre deosebire de validare, substituia (Substitutions) verific valori de intrare i nlocuiete aceste valori cu altele, atunci cnd criteriul definit este ndeplinit. Maintaining Currency and Evaluare Profiles permite definirea abordri evaluare ce se utilizeaz n componentele contabile. Acest profil este verificat n sistem atunci cnd este activat n Controlling Area. Se aplic reguli certe dac este necesar meninerea valutei i profilul evaluare: (1) Valuta din Company Code trebuie atribuit unei legal evaluare approach; (2) Evaluarea abordat trebuie meninut n balana de materiale, (3) Evaluarea pentru Profit Center poate fi meninut doar dac se utilizeaz Profit Center Accounting. Modulul CO(Controlling) are mai muli pai de configurare ce trebuie urmai la implementare de fiecare sub-component din CO (Controlling) Module au propriul nivel de configurare i cerine specifice. Odat definite cerinele de business n Controlling Area, determinarea poate fi realizat conform configurrilor i a cerinelor specifice firmei.

4.3. Componenta Cost Center Accounting (CO-OM-CCA)

Componenta Cost Center Accounting este utilizat n controlul organizaiei, deoarece costurile organizaiei trebuie s fie transparente. Aceast metod permite verificarea profitabilitii zonelor funcionale individuale i furnizeaz date suport de decizie n activitatea managerial. Cost Center Accounting permite analiza depirii costurilor, n concordan cu veniturile organizaiei. Dependent de nivelul de decizie realizat, ofer support managerului unitii organizaionale, care distinge ntre diverse tipuri de zone de responsabilitate din organizaie: Cost center nregistreaz costuri cu referin la valori planificate; Profit centers calculeaz rezultatul operaional; Investment centers calculeaz Return On Investment. In sistemul SAP se poate crea un centru de investiii (Investment centers) n componenta Profit Center Accounting (EC-PCA), prin atribuirea balanei de verificare la acest centru de profit. Diviznd organizaia n centre de cost se permite urmrirea anumitor obiective, dependente de metoda contabil de calculaie a costurilor: Atribuirea costurilor la centre de cost permite determinarea costurilor n organizaie. Dac costurile se planific la nivel de centre de cost, se poate verifica efciena costurilor i locul unde aceste costuri aduc venituri. Dac se dorete atribuirea de costuri suplimentare la produse individuale, servicii sau segmente de pia, este de dorit ca aceste costuri s fie alocate direct centrelor de cost implicate n crearea de produse sau servicii. Din aceste centre de cost se pot utiliza diferite metode de atribuire a activitilor i a costurilor la produsele, serviciile i segmente de pia relevante. Aceasta permite evaluarea produciei neterminate i a semifabricatelor n Product Cost Controlling (CO-PC), i calculul contribuiei marginale n analiza profitabilitii Profitability Analysis (COPA). Activitile din centre de cost reprezint resurse interne (internal resources) ale procesului de business din Activity-Based Costing. Cost Center Accounting (CO-OM-CCA) este utilizat n faza de implementare mpreun cu zonele principale din Financial Accounting (General Ledger (FI-GL), Assets Payable (FI-AP), Assets Receivable (FI-AR)) i Overhead Orders (CO-OM-OPA), dei se poate implementa Cost Center Accounting i fr setrile din Financial Accounting. Planul de conturi i company code trebuie setate obligatoriu n Financial Accounting. Costurile din tranzaciile de business relevante sunt atribuite la Cost and Revenue Element Accounting (CO-OM-CEL) printr-un obiect de asociere din Controlling component (CO). Pentru depiri de costuri pot apare: centre de cost, ordine internal, processe de business, i depiri de proiecte, care vor permite astfel controlul costurilor i pregtirea informailor pentru subsecvana din Cost Accounting. Se pot utiliza metode de alocare a activitilor, alocare de costuri pentru bunuri sau distribuie, spre ordine interne (CO-OM-OPA), proiecte (PS), obiecte de cost (CO-PC) sau chiar segmente de pia (CO-PA).

Introducerea costurilor actuale poate fi realizat prin transfer ctre Cost Accounting din alte componente ca i Materials Management (MM), Asset Accounting (AA), Payroll Accounting (PY). Costurile adiionale i indirecte sunt registrate folosind metode actuariale. Alocarea costurilor actuale presupune diferite metode, alocare ulterioar a costurilor actuale nregostrate, n concordan cu sursa lor. Sistemul face distincie ntre alocare pe baza de tranzacii care apare ntr-o anumit perioad i alocare pe perioade, care apare la finalul perioadei analizate. Planificarea activitilor i costurilor permite definirea unor inte organizationale (targets) i transfer al costurilor efective periodice, cu verificarea lor. Variana poate fi calculat prin comparaie cu actualele costuri i activiti cu valorile planificate. Aceste variaii folosesc ca i unic control variaia costurilor, ce permite: Procesului de business, planificarea costurilor i a activitilor pentru a determina preul de alocare al activitii. Alocarea costurilor planificate ce apar n centre de cost poate fi planificat prin distribuie, atribuire sau alocare indirect a activitii. Introducerea planului i a cheilor statistice actuale, utile pentru o alocare indirect a activitii sau pentru evaluri a informaiilor din sistem (angajai, telefoane). Contabilitatea activitii (Activity Accounting) utilizeaz activiti produse printr-un centru de cost ca factor de urmrire a costurilor. Activitile permit msurarea ratei operaionale, a ratei privind capacitatea de utilizare pentru un centru de cost. Tinta costurilor dintr-un centru de cost este ieirea activitii. Dependente de sursa costurilor, activitile dintr-un centru de cost sunt mprite n diverse tipuri (de exemplu, pentru un centru de cost Work center apar: Repair hours sau Assembly hours).

4.4. Master Data din Cost Center Accounting (CO-OM-CCA)

Master data determin structura unei component de aplicaie din SAP i rmne neschimbat esenial pe durata de via a sistemului. Structura organizaiei este reflectat prin centru de cost, iar planificarea acestuia i generarea de rapoarte periodice pe centru de cost permite fundamentarea de analize responsabile. Aceste rapoarte identif slbiciuni economice i erori de planificare a costurilor din centre de cost individuale. Pentu a compara rezultatele efective, nu se recomand modificarea datelor ci meninerea master data, nainte de a demara Cost Center Accounting. Pentru a transfera date la implementare se poate folosi transfer extern (External Data Transfer) fie cu ajutorul modulelor funcionale (Function Modules) fie cu BAPIs. Master data pentru Cost Center Accounting sunt memorate n articole din tabele master. SAP face distincie ntre Master data i Transaction data. Transaction data pot fi subdivizate n: Totals data i elemente (Line items). Transaction data sunt tranzacii de business ce se modific permanent i sunt create n sistem. Sistemul salveaz rezultate ale postrilor individuale i a tranzaciilor de business n tabele line item, ce includ postare din alte sisteme contabile, regsite n Financial Accounting (FI) i n tabelele de elemente (line item) pentru costuri primare: Postare de costuri primare din Financial Accounting (FI)

 Materiale consummate din Materials Management (MM) Postri generate din distribuie In acest caz se rein date redundante n sistem i este necesa o contabilitate extern (Financial Accounting) i intern (Controlling) care s evalueze date din diferite perspective. Financial Accounting solicit document complet pentru evaluare n timp ce Controlling face diferen ntre costuri primare i secundare. Transaction data se includ prin postare n Controlling (CO), prin utilizarea elementului de cost original (distribuie) sau prin utilizarea elementului de cost secundar (bunuri, alocri de activiti interne). Toate postrile sunt memorate n tabele de date secundare iar suma de line itemi pentru fiecare element de cost este actualizat n tabele de totaluri, care apoi sunt divizate n postri primare i secundare. Tabelele de totaluri reprezint suma tabelelor de itemi iar accesarea acestor tabele poate fi realizat la analize pe centre de cost sau elemente de cost.

4.4.1. Procesarea Master Data

Master data ofer funcii de creare, modificare, afiare pentru:Cost elements, Cost centers, Business processes, Activity types, Statistical key figures, Resources. Funciile specifice pentru obiectele individuale (individual objects) se numesc funcii de procesare individual i presupun: Master Data Cost elements: Creare de element primar sau secundar, modificare, tergere, afiare a modificrilor Cost centers: Creare, modificare, tergere, afiare a modificrilor Business processes: Creare, modificare, tergere, afiare; Activity types: Creare, modificare, tergere, afiare a modificrilor Statistical key figures: Creare, modificare, tergere, afiare Funciile de procesare colectiv privesc mai multe obiecte i permit: Cost elements: Afiare, tergere Cost centers: modificare, tergere, afiare Business processes: modificare, tergere, afiare Activity types: modificare, tergere, afiare Statistical key figures: modificare, afiare Resources: creare, modificare, tergere, afiare a modificrilor 4.5. Aplicaia de contabilitate a profitului Analiza profitabilitii dintr-o organizaie poate fi realizat cu dou aplicaii: Profitability Analysis (CO-PA) i Profit Center Accounting (EC-PCA) care furnizeaz unelte effective i diferite metode de control al profitabilitii. Profitability Analysis (CO-PA) Aplicaia CO-PA permite analiza profitabilitii pe segmente de pia structurate n concordan cu produsele, clienii, comenzile, sumariznd aceste elemente i alte caracteristici precum i unitile organizationale (units) ca i codul de companie sau zona de business. Scopul este de a 8

furniza organzaiilor de vnzri, marketing, planificare i management un sistem suport de decizii din punct de vedere al marketingului (market-oriented viewpoint). CO-PA poate fi utilizat n companii din orice ramur industrial (inginerie mecanic, vnzrii distribuie, industrie chimic, servicii industriale) cu orice form de producie (manufactur repetitiv, manufactur la comand, process de fabricaie). Datele pot fi analizate pe perioad, sau comand sau proiect. Profit Center Accounting (EC-PCA) Aplicaia EC-PCA permite analiza profitabilitii intern a profituluii pierderii pe centre de profit i permite evaluarea diferitelor zone sau uniti din companie. Centrele de profit se pot structura pe regiuni (brane, oficii sau plant), funciuni (producie, vnzri), sau produse (grupe de produse, diviziuni). Profit Center Accounting este componenta modulului Enterprise Controlling poate fi utilizat n companii din orice ramur industrial (inginerie mecanic, vnzrii distribuie, industrie chimic, servicii industriale) cu orice form de producie (manufactur repetitiv, manufactur la comand, process de fabricaie). Datele relevante pot fi analizate pe o perioad dat. Metode contabile Profitability Analysis (CO-PA) calculeaz profitul n concordan cu metoda costurilor pe vnzri (cost-of-sales method of accounting) i suport att abordarea pe baza de perioade contabile (period accounting) ct i metoda costului vnzrilor cost-of-sales. Ambele aplicaii i n consecin ambele metode pot fi aplicate n acelai timp n organizaie. Aplicaia CO-PA ofer dou forme de analiz a profitabilitii: bazat pe costuri sau pe contabilitate ambele metode pot fi aplicate n acelai timp n organizaie.

Procedura de calcul al profitului Calcul periodic Calcul bazat pe tranzacii

Contabilitate periodic Analiza profitabilitii bazat pe contabilitate

Contabilitate bazat pe costul vnzrilor Analiza profitabilitii bazat pe costuri

Analiza profitabilitii periodice (costurile perioadei, variane)

Analiza profitabilitii preliminare (costurile standard)

Calcul rezultatului net (bazat pe absorbii) Proporionalizarea costurilor fixe

Calcul rezultatului global (rezultatul costurilor pariale)

Costuri fixe (global)

Figura 4.3. Metode contabile de analiz Analiza profitabilitii folosind metoda costurilor pe vnzri In metoda costurilor pe vnzri acestea sunt un set de venituri utiliznd costuri directe sau metodele absorbiei complete (contabilitatea contribuiei marginale). Costurile fixe pot fi alocate ntr-o baz proporional sau n bloc, la orice nivel de ierarhizare. Se pot utiliza costuri standard pentru evaluarea costurilor vnzrii dac scopul este de a obine o analiz preliminar a profitului. De asemenea se pot transfera diverse variante ale ordinelor de producie i a centrelor cost n Profitability Analysis pentru a realiza reconcilierea CO-PA cu Financial Accounting (FI), pe baza costurilor actuale. Analiza profitabilitii pe baz de costuri Acest tip de analiz a profitabilitii este destinat n principal analizei rapide a profitului pentru managementul vnzrilor. Principalele caracteristici sunt utilizarea valorii cmpurilor din costuirile grupate i a elementelor de venituri, i mai apoi calculaia automat a valorilor 10

anticipate pentru datele actuariale (evaluare). Avantajul acestei metode este c datele sunt actualizate i de aceea ele furnizeaz un instrument efectiv de control al vnzrilor. Analiza profitabilitii pe baz de balan Acest tip de analiz a profitabilitii permite reconcilierea costurilor i contabilitii financiare n orice moment, folosind conturile. In contrast cu metoda bazat pe costuri, acest tip utilizeaz elemente de costuri i venituri, care dau o structur unificat pentru toate conturile. In sistem sunt postate toate elementele de costuri i venituri att n Financial Accounting ct i n Profitability Analysis n acelai timp, folosind aceeai metod de evaluare. Aceasta nseamn c toate costurile vnzrilor sunt postate n Profitability Analysis la momentul vnzrii bunului. Analiza profitabilitii pe baz de balan a centrelor de profit folosind metoda perioadei contabile In perioada contabil, performana unei uniti de business particulare (centru de profit) adic veniturile acesteia, se schimb n inventar sau servicii capitalizate, ceea ce atribuie o semnificaie diferit costurilor totale ale perioadei. Aceasta apare la nivel de cont din G/L i ader la structura formal n Financial. Accounting. Metoda d o structur uniform datelor de raportare i permite reconcilierea datelor din costuri i conturi financiare, la nivelul bazei de cost a elementelor. 4.6. Studiu de caz: contabilitatea de gestiune a mrfurilor (aferent aplicaiilor descrise) Aspecte teoretice Contabilitatea stocurilor n general face obiectul att al contabilitii financiare, ct i al contabilitii de gestiune. Modelul general de organizare al contabilitii de gestiune romneti este axat pe circuitul informaiei costurilor specific unitilor patrimoniale productive. Denumirea conturilor de gestiune din clasa a 9-a, se adapteaz la specificul activitii comerului cu ridicata, respectiv cu amnuntul, astfel: contul 901- Decontri interne privind cheltuielile ndeplinete prin creditul su funcia de reflectare a cheltuielilor preluate din contabilitatea financiar n cea de gestiune. contul 902- Decontri interne privind mrfurile vndute ndeplinete funcii multiple i anume: rulajul creditor, n timpul perioadei de gestiune, reflect veniturile din comer preluate din contabilitatea financiar; rulajul debitor reflect costurile efective aferente veniturilor realizate din vnzrile de mrfuri; soldul reprezint rezultatul comercial efectiv realizat pe fiecare grup de mrfuri pentru care s-a deschis cte un analitic distinct al acestui cont. contul 925- Cheltuieli de desfacere este cont de calculaie a costurilor directe aferente veniturilor din vnzarea mrfurilor, compuse din costurile de achiziii ale mrfurilor vndute i alte cheltuieli ce pot fi identificate n momentul nregistrrii lor pe uniti i grupe sau feluri de mrfuri pentru care s-a decis s se urmreasc i s se stabileasc distinct rezultatele comerciale cu ajutorul contului 902- Decontri interne privind mrfurile vndute. contul 931 - Venituri din comer este cont de transfer a veniturilor ntre creditul contului 902 Decontri interne privind mrfurile vndute prin intermediul creia se preiau din contabilitatea financiar i debitul contului 901 - Decontri interne privind cheltuielile. Se impune detalierea n analitic, similar contului 902 - Decontri interne privind mrfurile vndute.

11

Contabilitatea de gestiune a fluxurilor de ieire a mrfurilor, att cu ridicata, ct i cu amnuntul, presupune urmtoarele nregistrri contabile: 931 Venituri din comer = 902 Decontri interne privind vndute (cu ridicata/cu amnuntul) mrfurile

(cu ridicata/cu amnuntul)

925 Cheltuieli de desfacere Aspecte practice

901 Decontri interne privind cheltuielile

Pentru deschiderea n analitic a conturilor s-au considerat notaiile urmtoare: x1 , x2 - raioanele de vnzare cu ridicata, respectiv cu amnuntul; y1 , y2 , ... , yn - tipurile de confecii comercializate att n cadrul raionului cu ridicata, ct i n cadrul raionului cu amnuntul ( exemple: y2 = Halat amestec , y3 = Cma protecie ) z1 , z2 - grupele de mrfuri confecii, respectiv alimentare, comercializate n cadrul raionului cu amnuntul; w1 , w2 , ... , wm - grupele de produse alimentare comercializate n cadrul raionului cu amnuntul (exemplu: w4 = Ness Brasero) Pentru exemplificare considerm aplicaiile prezentate legate de contabilitatea financiar a mrfurilor, a cror rezolvare contabil de gestiune presupune operaiile: Aplicaia 1 - vnzare din raionul cu amnuntul (x2), grupa confecii (z1), produsul Halat amestec (y2): 931.x2z1y2 925.x2z1y2 = = 902.x2z1y2 901 11000000 11000000

Aplicaia 2 - vnzare din raionul cu ridicata (x1), produsul Cma protecie (y3): 931.x1y3 = 902.x1y3 10000000

925.x1y3

901

10000000

Aplicaia 3 - vnzare din raionul cu amnuntul (x2), grupa alimente (z2), produsul Ness Brasero (y2): 931.x2z2w4 = 902.x2z2w4 11000000

12

925.x2z2w4

901

11000000

Transferarea inventarului permanent din contabilitatea financiar n contabilitatea de gestiune se face prin crearea unei grupe distincte de conturi de stocuri n structura clasei a 9-a Conturi de gestiune, i anume grupa de conturi 94- Stocuri detaliat n conturi operaionale de gradul I i de gradul II, creat pe structura clasei a 3-a de conturi, Conturi de stocuri i producie n curs de execuie din contabilitatea financiar. Astfel, grupei 37-Mrfuri din contabilitatea financiar i corespunde grupa 947- Mrfuri din contabilitatea de gestiune, contului 371- Mrfuri din contabilitatea financiar i corespunde contul 9471 - Mrfuri din contabilitatea de gestiune, iar contului 378 - Diferene de pre la mrfuri i corespunde contul 9478 - Diferene de pre la mrfuri. Inregistrrile contabile n contabilitatea de gestiune sunt: nregistrarea prelurii stocului iniial de mrfuri din contabilitatea financiar n contabilitatea de gestiune, precum i nregistrarea cumprrilor de mrfuri : 9471 Mrfuri = 901 Decontri interne privind cheltuielile

Inregistrarea vnzrilor de mrfuri precum i nregistrarea transferului stocului final de mrfuri n contabilitatea financiar:

901 Decontri interne privind cheltuielile

9471 Mrfuri

Contul 9478- Diferene de pre la mrfuri prin care se ine evidena adaosului comercial al mrfurilor existente n stoc, se reutilizeaz, trecndu-se astfel peste calculele repartizrii adaosului comercial aferent mrfurilor vndute, rezultatul economico-financiar formndu-se ca diferen ntre veniturile reflectate n contul 707- Venituri din vnzarea mrfurilor i cheltuielile aferente reflectate n contul 607 -Cheltuieli privind mrfurile. 3.1. Implementarea contabilitii de gestiune folosind fiierul de Coduri Bugetare sau Analitice Generaliti Aplicaia contabil ofer posibilitatea evidenei contabile manageriale, urmrirea activitii, defalcat pe capitolele unui buget previzional, pe tipuri de activiti sau departamente (sectoare) ale ntreprinderii,etc. n fiierul Buget/Analitic se pot crea coduri bugetare sau analitice a cror semnificaie este la latitudinea utilizatorului i se pot defini valori lunare preliminate pentru fiecare

13

cod. Ulterior, la culegerea nregistrrilor contabile curente, se pot asocia coduri de buget sau analitice, defalcndu-se astfel activitatea contabil. Aspectul analitic Aplicaiile contabilitii analitice sunt foarte diverse, respectiv se poate ine o contabilitate defalcat pe tipuri de activitate (centre de profit) sau pe departamente (seciile) unei ntreprinderi i este posibil defalcarea activitii contabile pe afaceri, clieni dosare sau alte criterii decise de utilizator. Contabilitatea de gestiune (managerial) permite cunoaterea acestor cheltuieli i venituri per dosar, client, secie, departament sau centru de activitate. n toate cazurile este suficient crearea unui cod analitic pentru fiecare din aceste entiti. Elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli Pentru a realiza automat acest deziderat, poate fi asociat fiecrui cod corespunztor unui post n buget, un set de valori preliminate (lunare). Ulterior, asociind nregistrrilor culese coduri bugetare corespunztoare, se pot compara valorile preliminate cu cele efectiv realizate, diferenele fiind calculate att procentual ct i n valoare absolut. Cheile de repartiie analitic (cheltuieli indirecte) Pentru a analiza principiul cheilor de repartiie, exemplificm pentru un caz particular - o societate comercial- ale crei cheltuieli sunt efectuate n trei sectoare de activitate: comercial, administraie, servicii. n faza de culegere a datelor, cnd se va nregistra o cheltuial specific unui sector se va asocia i codul analitic corespunztor acestuia. Dac ns este vorba de cheltuielile generale (de exemplu: o factur de electricitate pe societate), pentru a repartiza cota de cheltuial pe fiecare sector, se vor utiliza cheile de repartiie analitic. Astfel, dac se consider c s-a consumat energie electric n urmtoarea proporie: 20% comercial, 35% servicii i 45% administraie toate facturile de electricitate i eventual, alte cheltuieli generale, se vor repartiza n aceste procente pe cele trei compartimente. Se ajunge n acest fel la necesitatea crerii unor chei de repartiie ntr-o fereastr cu trei coloane i anume: Cod, Titlu i Repartiie . Pentru a exemplifica situaia prezentat mai sus, se vor insera linii, cte una pentru fiecare sector. Companie

Serviciul administrativ

Serviciul financiarcontabil

Serviciul Aprovizionare

Producia

Serviciul Desfacere

Secia de croire

Secia de asamblare

Secia de croire Magazin A Magazin B Depozit produse finite

Figura 4.5. Structura centrelor de cost (model) 14

Cod centru Adm Fin Apr Com Pro

Denumire Serviciul Administrativ Serrviciul financiar contabil Serviciul Aprovizionare Serviciul Desfacere Producia

Procent de repartiie 5.00 10 20 20.00 45.00

Tabelul 4.1. Repartiia cheltuielilor indirecte Programul controleaz grila de repartiie, verificnd dac totalul procentelor de pe cheile asociate este 100 %. Se pot crea oricte chei de repartiie n funcie de necesarul firmei. Exploatare In fiierul Buget analitic se creaz cte un articol corespunztor fiecrui cont analitic de gestiune. In fiierul Plan contabil, se asociaz aceste conturi celor financiare n cmpul cod-buget. Exemplu: Se creaz articolele: 9471 - Mrfuri din contabilitatea de gestiune i 9478 - Diferene de pre la mrfuri n fiierul de Buget analitic. In fiierul Plan contabil se fac modificrile: contului 371- Mrfuri din contabilitatea financiar i corespunde cod buget:9471 - Mrfuri din contabilitatea de gestiune, iar contului 378 - Diferene de pre la mrfuri i corespunde cod buget: 9478 - Diferene de pre la mrfuri. Ulterior, pentru deschiderea n analitic a conturilor, se adaug articole noi, considernd notaiile anterioare: x1 , x2 - raioanele de vnzare cu ridicata, respectiv cu amnuntul; y1 , y2 , ... , yn tipurile de confecii comercializate att n cadrul raionului cu ridicata, etc. La transferul datelor din aplicaia comercial n cea contabil se vor cacula automat rulajele i soldurile conturilor contabile de gestiune, conform corespondenelor anterior stabilite.

15