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Esta gua de Contratacin Estatal sobre la modalidad de concurso de mritos es una herramienta de consulta actualizada por la Secretara General

de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., con fundamento en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y los decretos que lo han modificado, adicionado y derogado parcialmente en algunas de sus disposiciones. Tambin fueron tenidos en cuenta los pronunciamientos jurisprudenciales que han declarado la nulidad y la suspensin provisional de algunas de sus normas. As mismo, en su actualizacin se tuvo en cuenta los Decretos 2025 de 2009, 3576 de 2009 y 4266 de 2010. Los contenidos desarrollados y la interpretacin de las normas que regulan los diferentes temas contractuales son de carcter ilustrativo y no pretenden convertirse en reglas de obligatorio cumplimiento.
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GUA DE CONTRATACIN ESTATAL

ABOGACA GENERAL DEL SERVICIO JURDICO DEL DISTRITO CAPITAL MARA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. (E) YURI CHILLN REYES Secretario General BEATRIZ HELENA HINCAPI MOLINA Subsecretaria General CAMILO JOS ORREGO MORALES Director Jurdico Distrital DOLLY RIAS CASAS Directora Gestin Corporativa LUS EDUARDO SANDOVAL ISDITH Subdirector Distrital de Estudios e Informtica Jurdica CARMEN YOLANDA VILLABONA Subdirectora de Contratacin ACTUALIZACIN Marianella Pearanda Villamizar DISEO Y DIAGRAMACIN Oscar Javier Zambrano Cruz Oficina de Comunicaciones Alcalda Mayor de Bogot IMPRESIN: Subdireccin Imprenta Distrital- D.D.D.I. AGRADECIMIENTOS: Abogados PV Soluciones Jurdicas & Profesionales Asociados SAS y funcionarios de la Subdireccin Distrital de Estudios e Informtica Jurdica de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D. C. ISBN 978-958-717-097-9 Bogot D.C. Mayo de 2011

CONCURSO DE MRITOS

CONTENIDO PRESENTACIN....................................................................................................................................5 INTRODUCCIN...................................................................................................................................7 1. 2. 3. 3.1 3.2 4. 4.1 5. 5.1 5.2 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.6 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN PBLICA..................................................................8 DEFINICIN DE CONCURSO DE MRITOS......................................................................10 PROCEDENCIA DEL CONCURSO DE MRITOS...............................................................10 Seleccin mediante procedimientos de precalificacin...........................................11 Seleccin por Concurso Abierto......................................................................................12 COMIT ASESOR..................................................................................................................12 Funciones del comit........................................................................................................13 CLASES DE PROPUESTA.....................................................................................................13 Propuesta Tcnica..............................................................................................................13 Propuesta Econmica........................................................................................................14 REQUISITOS PARA ADELANTAR EL PROCESO DE CONCURSO DE MRITOS...........14 Partidas o disponibilidades presupuestales................................................................14 Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar.............................................15 Estudios y documentos previos y pliego de condiciones.........................................15 Consulta de precios o condiciones del mercado.........................................................15 ETAPAS DEL CONCURSO DE MRITOS............................................................................16 Preparacin de estudios y documentos previos.........................................................16 Contenido mnimo de estudios y documentos previos.............................................16 Publicacin de estudios y documentos previos..........................................................18 Modificaciones y ajustes a estudios y documentos previos.....................................18 Preparacin del pliego de condiciones.........................................................................19 Contenido y requisitos generales del pliego de condiciones..................................19 Contenido del pliego de condiciones para el Concurso de Mritos.......................21 Aviso de Convocatoria.......................................................................................................22 Aviso de Convocatoria para el Concurso de Mritos..................................................22 Aviso de Convocatoria para la solicitud de expresiones de inters en el Concurso de Mritos con procedimientos de precalificacin..................................22 Publicacin del Proyecto de Pliego de Condiciones...................................................25 Generalidades.....................................................................................................................25 Trmino de publicacin del proyecto de pliego de condiciones.............................26 Acto Administrativo de Apertura......................................................................................26 Contenido del Acto Administrativo de Apertura..........................................................27 Causales de revocatoria del Acto de Apertura.............................................................27 Suspensin del proceso de Concurso de Mritos........................................................28 Publicacin del Pliego de Condiciones Definitivo......................................................28


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7.6.1 Modificacin del Pliego de Condiciones Definitivo....................................................29 7.7 Invitacin a presentar propuestas..................................................................................30 7.8 Presentacin de las ofertas..............................................................................................30 7.8.1 Prevalencia de los intereses de la entidad contratante............................................30 7.9 Verificacin de los requisitos habilitantes y evaluacin de las propuestas tcnicas...............................................................................................31 7.9.1 Criterios de evaluacin de las propuestas tcnicas....................................................31 7.9.2 Valoracin de la experiencia del proponente..............................................................32 7.9.3 Subsanabilidad de la oferta.............................................................................................32 7.10 Elaboracin del informe de evaluacin de las propuestas tcnicas.......................33 7.11 Traslado del informe de evaluacin................................................................................33 7.12 Apertura y revisin de la propuesta econmica..........................................................34 7.13 Adjudicacin del contrato o declaratoria de desierta................................................34 7.13.1 Inhabilidad por no suscripcin del contrato..................................................................35 7.13.2 Sustitucin en el equipo de trabajo, continuidad del servicio y adicin...............35 8. DELEGACIN Y RESPONSABILIDAD DEL JEFE O REPRESENTANTE LEGAL...............36

9. CONCURSO DE MRITOS PARA LA ESCOGENCIA DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS ........................................................................................................................36 9.1 Oportunidad del concurso y trmino de vinculacin.................................................36 9.2 Criterios de evaluacin de intermediarios de seguro................................................37 FLUJOGRAMAS..................................................................................................................................38 ANEXO No. 1: ANEXO No. 2: ANEXO No. 3: ANEXO No. 4: ANEXO No. 5: MODELO AVISO DE CONVOCATORIA...............................................................42 MODELO DE AVISO DE CONVOCATORIA PARA LA SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERS.................................................................................43 MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA....................................44 CARTA DE INVITACIN A PRESENTAR PROPUESTA........................................47 LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS EN LA CONTRATACIN ESTATAL.........48

GLOSARIO...........................................................................................................................................52 FUENTES BIBLIOGRFICAS.............................................................................................................53

CONCURSO DE MRITOS

PRESENTACIN El Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, Ley 80 de 1993, fue modificado por la Ley 1150 de 2007, que introdujo importantes cambios al rgimen de contratacin estatal. En efecto, las nuevas medidas regulan aspectos tendientes a garantizar la eficiencia y la transparencia para la contratacin con recursos pblicos, teniendo como un primer objetivo el comprar inteligentemente, que se expresa en la modificacin del principio de seleccin objetiva, y la difusin y publicidad de las actuaciones contractuales. A partir de los citados propsitos, se contemplaron, entre otras, las modalidades de seleccin de los contratistas estatales: la licitacin pblica, la seleccin abreviada, el concurso de mritos y la contratacin directa; la posibilidad de contratacin pblica electrnica, que permite que la sustanciacin de las actuaciones, la expedicin de los actos administrativos, los documentos, contratos, y, en general, los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios electrnicos. Otros aspectos que igualmente fueron reglamentados son la distribucin de riesgos en los contratos estatales; la seleccin objetiva, a partir de criterios objetivos y tasados para determinar la oferta ms favorable para la respectiva entidad, as como el mecanismo de la subasta inversa. Asimismo, resulta fortalecido el papel de las cmaras de comercio en relacin con el Registro nico de Proponentes, entidades que a partir de la nueva ley tendrn funciones de verificacin de las condiciones de los interesados. De otra parte, se amplan las garantas en los contratos estatales, permitiendo el uso de garantas diferentes a las tradicionales plizas de cumplimiento y garanta bancaria, como las cartas de crdito, la fiducia en garanta y los dems mecanismos de cobertura del riesgo, autorizados por el respectivo reglamento, prximo a ser expedido. Otro de los aspectos relevantes de la Ley, es el haber aclarado importantes discusiones tericas y jurisprudenciales en relacin con la competencia para declarar el incumplimiento, la imposicin de multas y la clusula penal, el plazo para la liquidacin de los contratos y un rgimen de transicin, a efecto de determinar la norma aplicable al contrato y al procedimiento de contratacin. Ahora bien, la Ley 1150 de 2007 seal que la misma entrara a regir seis (6) meses despus de su promulgacin, es decir el 16 de enero de 2008, fecha en la cual fue expedido el Decreto Reglamentario 066 de 2008, que fij el marco procedimental para los mecanismos antes indicados de seleccin de contratistas estatales, disponiendo normas aplicables a todos ellos, procedimientos para hacer efectiva la publicidad y la participacin de los ciudadanos en los procesos. Sin embargo, este decreto fue derogado por el artculo 92 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, salvo el artculo 83, relativo a derogatoria y vigencias.

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De otra parte, la norma en cita, en el artculo 12 prev los criterios que deben ser tenidos en cuenta, para evaluar cada modalidad de seleccin del contratista: para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, el menor precio; en el concurso de mritos, la mejor calidad de acuerdo con los criterios sealados en el pliego de condiciones con independencia del precio y en los procesos de licitacin y de seleccin abreviada de menor cuanta, el ofrecimiento ms favorable podr determinarse con la ponderacin de los elementos de calidad y precio, ya sea soportada en puntajes y frmulas establecidas en el pliego de condiciones, o mediante la mejor relacin de costo beneficio para la entidad. En cuanto al anlisis de los riesgos en la contratacin, se plantea un reto para las entidades estatales, en la elaboracin de las metodologas que permitan para cada contrato establecer la exposicin al riesgo tanto del contratante como del contratista y la manera como los riesgos se van a asignar en el contrato, de tal suerte, que se evite o se reduzca, la alteracin del equilibrio financiero del mismo. Por tanto, tradas al presente texto, las anteriores consideraciones realizadas en la primera edicin de esta gua de concurso de mritos, la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., deja a la disposicin de los servidores pblicos del Distrito, la presente actualizacin que contiene, adems del anterior modelo indicativo de procedimientos, etapas y aspectos relevantes, las modificaciones realizadas por los Decretos 2025 de 2009, 3576 de 2009 y 4266 de 2010 al proceso de Seleccin Objetiva establecido en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y las providencias del Honorable Consejo de Estado que, de igual forma, han modificado el reglamento inicial contenido en el Decreto 2474 de 2009. Dichas modificaciones, realizadas por el Gobierno Nacional y el Tribunal Supremo de lo Contencioso Administrativo, tuvieron mayor incidencia en la evaluacin y ponderacin de los factores tcnicos de las propuestas presentadas por los oferentes y, en el concurso de mritos para la escogencia de intermediarios de seguros.

YURI CHILLN REYES Secretario General

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INTRODUCCIN La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D. C., elabor esta gua de contratacin en el ao 2008, y ahora, la presente actualizacin con el propsito de que sus servidores y contratistas tengan a disposicin una herramienta de consulta que les permita conocer los cambios introducidos por la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008 al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. El presente documento se encuentra fundamentado en las normas vigentes de la Ley 80 de 1993 y en las contenidas en la reforma, as como en las diferentes regulaciones sobre la materia, las cuales fueron organizadas metodolgicamente para ilustrar de manera prctica la forma como se desarrollan las etapas de los procesos de seleccin de contratistas. As mismo esta gua cuenta con flujogramas que especifican los procedimientos de contratacin y con formatos de los documentos que se generan en el trmite de los mismos los cuales pretenden orientar a quienes la consulten en el ejercicio de la actividad contractual.

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CONCURSO DE MRITOS 1. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN PBLICA. El Estatuto General de Contratacin Administrativa est orientado por principios que en esencia buscan cumplir con los fines del Estado. Con fundamento en ellos la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios sealan normas para garantizar que la gestin contractual de las entidades estatales sea eficiente, eficaz, transparente y oportuna, controlar la actuacin de las personas que en ella intervienen bajo pautas y reglas estrictas de responsabilidad, donde el debido proceso rija la aplicacin de sanciones y la seleccin objetiva permita la escogencia del ofrecimiento ms favorable. En tal sentido las entidades pblicas y los particulares estn obligados a observar los principios de: Transparencia: Mediante el cual se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratacin, seleccionar objetivamente los contratistas, publicitar las decisiones adoptadas en los procesos de seleccin con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestin contractual a travs de la realizacin de audiencias pblicas obligatorias en las licitaciones, divulgar cuales son las razones que sirven de motivacin a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa. Economa: A travs del cual se pretende suprimir trmites, requisitos y autorizaciones innecesarias que entraben los procesos de contratacin, fortalecer la planeacin de los procesos de seleccin, establecer mecanismos que agilicen la contratacin y que permitan subsanar requisitos no necesarios para la comparacin de propuestas, concentrar la evaluacin de las ofertas en la ponderacin de sus aspectos tcnicos y econmicos, y crear reglas para la atencin oportuna de las solicitudes formuladas por los proponentes y contratistas. Planificacin: Tal vez el principio al cual se le da mayor desarrollo en la reforma es al principio de planificacin. La planeacin de la actividad contractual de las entidades estatales significa que stas deben, previamente a la iniciacin del proceso de contratacin, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, as como la adecuacin a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente los trminos de referencia del contrato con el objeto de lograr los fines que con l se persiguen. Y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecucin.
Principios de la Contratacin Pblica: Arts. 23, 24, 25, 26, 29 de la Ley 80 de 1993, Art. 5y 13 de la Ley 1150 de 2007, Pgfo. del Art. 2 del Decreto 2474 de 2008. La Jurisprudencia Constitucional y Contencioso Administrativa ha desarrollado en sus diferentes fallos criterios para la aplicacin e interpretacin de estos principios. Las siguientes son algunas de las sentencias que tratan el tema: Sentencia C - 4OO de 1999 M.P. Vladimiro Naranjo Meza, C-892 de 2001. M.P. Rodriga Escobar Gil, Consejo de Estado, Radicacin No 811 del 17 de abril de 1996, C.P. Roberto Surez Franco.  Al respecto ver: Consejo de Estado. Seccin Tercera: Sentencia de 29 de agosto de 2009. Rad. No. 15324. C.P. Mauricio Fajardo Gmez.  Al respecto ver: Consejo de Estado. Seccin Tercera. Providencia del 4 de abril de 2010. Rad. No. 16432. C.P. Mauricio Fajardo Gomz.


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Responsabilidad: Tiene como propsito fundamental que la gestin pblica se desarrolle de manera diligente, recta y transparente, fijando responsabilidades en los servidores pblicos y contratistas de la administracin que participan en la actividad contractual. Para tal efecto el Decreto 2474 de 2008 estableci que los miembros que conforman el comit asesor y evaluador estarn igualmente sujetos a las causales de inhabilidad e incompatibilidad y conflicto de inters que se determinan para los servidores pblicos y su carcter asesor no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. Primaca de lo sustancial sobre lo formal: Debe tenerse en cuenta que en los procesos de seleccin debe darse aplicacin al principio de la primaca de lo sustancial sobre lo formal, que tiene origen en el Artculo 228 de la Constitucin Poltica y desarrollo concreto, en materia contractual, en el Artculo 10 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, que seala reglas de subsanabilidad de los requisitos habilitantes del proponente. Debido proceso: As mismo es de sealar que con la expedicin de la Ley 1150 de 2007 se consagr el derecho al debido proceso como un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales, el cual seala que para efectos de imponer al contratista las multas y la clusula penal pecuniaria pactadas en el contrato, se deber adelantar un procedimiento mnimo que garantice al afectado ejercer su derecho de defensa y presentar las pruebas que estime convenientes. As mismo se deben observar los postulados de la funcin administrativa, tales como: Las normas que regulan la conducta de los servidores pblicos Las reglas de interpretacin de la contratacin Los principios generales del Derecho y en particular los del Derecho Administrativo. La Ley 1150 de 2007 conserva la misma orientacin y desarroll algunos postulados que materializan los principios de transparencia y eficiencia en la contratacin con recursos pblicos, y extendi la obligatoriedad de observar los principios de la funcin administrativa a las entidades estatales que aunque cuentan con un rgimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratacin, administran recursos pblicos en el desarrollo de sus actividades. En cuanto al deber de seleccin objetiva, la Ley 1150 de 2007 mantiene el concepto segn el cual es objetiva la seleccin en la que la escogencia se haga al ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideracin factores de afecto o inters y, en general, cualquier clase de motivacin subjetiva. Sin embargo,
En Sentencia SU-960-99 (MP Jos Gregorio Hernndez). La Corte Constitucional ha sealado: (. .. )Pero, para que todo ello pueda realizarse, es necesario que el imputado conozca que se adelanta un proceso en su contra, sepa los motivos de su vinculacin al mismo y establezca cules son las pruebas que al respecto han sido aportadas, as como los mecanismos idneos previstos en la ley para su proteccin, pues adelantar el proceso sin conocimiento o audiencia del procesado desconoce su dignidad y hace intil la presuncin de inocencia, a la vez que lesiona de modo flagrante la garanta constitucional en cuanto imposibilita la defensa (...)  Deber de seleccin objetiva: Art. 5 de la Ley 1150 de 2007.


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