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Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin

Anlisis del Control Interno (Diseo & Implementacin) correspondiente al Ciclo de Negocios de Inventarios para el caso de una Cooperativa Mdica
Tipo de empresa: IAMC (Cooperativa Medica) rea temtica: Evaluacin del Control Interno (Diseo e Implementacin de los Controles) Auditorio: Junta Directiva de la Cooperativa Mdica Propsito del informe: Evaluar el Diseo e Implementacin de los controles establecidos por la entidad para el ciclo de negocios de inventario (analizaremos solo el caso de Medicamentos) y elaborar una carta de recomendaciones a efectos de ser presentada ante la Junta Directiva de la entidad.

Patricio Purtscher CI: 3.319.833-7 Contabilidades Especiales Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin Universidad de la Republica 11 de Noviembre de 2007 Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 1

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Resumen Ejecutivo
Aclaracin: el presente trabajo se basa en un caso real y actual (ao 2007)
En primer lugar se proceder a describir brevemente cual ser el procedimiento para realizar la evaluacin del Control Interno (solo analizaremos el diseo y la implementacin de los controles) de la entidad referente al ciclo de negocios de inventarios. Evaluar el diseo e implementacin de los controles implica efectuar un anlisis de si los controles fueron correctamente diseados y si los mismos funcionaron efectivamente durante todo el periodo bajo anlisis. Para analizar los controles se han diseado e implementado correctamente, realizaremos los siguientes procedimientos: 1. Se realizara un Relevamiento de informacin de todo lo referente al ciclo de inventarios. El mismo se realiza mediante entrevistas, reuniones, charlas con personal de entidad involucrado con este ciclo de negocios. Con ste relevamiento, lo que buscamos adems del conocimiento del cliente y de su operativa, es evaluar de que manera han sido diseados e implementados los controles tendientes a disminuir el riesgo de error material en los estados financieros. 2. Observar la aplicacin de controles especficos 3. Inspeccionar documentos e informes 4. Rastrear transacciones a travs de los sistemas de informacin relevantes para los informes financieros desde el inicio de la transaccin al informe en los estados financieros (por ejemplo, realizando revisiones). A continuacin en los siguientes prrafos trataremos de establecer la importancia de este ciclo de negocios para el caso de una institucin mdica. El ciclo de inventarios es muy importante para la mayora de las empresas excepto el caso de algunas empresas de servicios. En el caso especifico de una institucin de salud adquiere una relevancia aun mayor debido a que la disponibilidad de medicamentos, su recepcin y almacenamiento, su mantenimiento y control son factores fundamentales para la prestacin de un correcto servicio y las consecuencias por el mal manejo de los factores antes detallados puede acarrear problemas severos a la entidad ya que los clientes son personas fsicas y el servicio que se presta es el de la salud que como sabemos es de mucha sensibilidad social. Las cuentas relacionadas al este ciclo de negocios de inventarios (Medicamentos) son: Inventario (Medicamentos) Consumo de medicamentos (o costo de los servicios prestados) Podemos decir que las actividades principales del ciclo de negocios de Inventario (Medicamentos) que nos preocupan son: Adquisicin y administracin del Inventario (Medicamentos) Recepcin y almacenamiento del inventario (Medicamentos) Mantenimiento de la informacin del stock de inventario (Medicamentos) En el presente trabajo nos focalizaremos a las actividades de Adquisicin y administracin de los medicamentos, o sea la primera de las tres.

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Resumen de los Procedimientos realizados a efectos de evaluar el diseo y la implementacin de los controles
Datos Generales En las entrevistas realizadas a personal clave de la entidad, Director Tcnico y Directos Administrativo en primer lugar se nos informo que en la misma existe un rgano llamado Central de Compras compuesto por tres funcionarias y supervisado por un medico que a su vez aporta con su conocimiento tcnico en la materia. Esta central de compras se encarga de realizar las solicitudes de cotizaciones a los proveedores de medicamentos y decepcionar toda la documentacin correspondiente a las compras la cual luego de ser corroborada es proporcionada al sector administrativo contable a efectos de ser contabilizada. Con respecto a la oferta de medicamentos se nos informo que es variada, poseen proveedores locales y extranjeros pero que se manejan mayormente con los primeros. Adquisicin de Medicamentos La necesidad de adquisicin de medicamentos puede surgir tanto del sector Farmacia como de cualquier otro sector en el cual se constate la necesidad de aumentar el stock de medicamentos. En la farmacia de la entidad se lleva un control del inventario de medicamentos mediante revisiones peridicas de los niveles de stock. A su vez se realizan recuentos fsicos al menos 1 vez al ao a efectos de validar y conciliar los datos que surgen del sistema contable con las cantidades efectivamente existentes en stock. Existe un sistema informtico mediante el cual se tiene la informacin en tiempo real de las cantidades en stock, pero el mismo a demostrado no estar siendo correctamente implementado dadas las diferencias de stock que se registran en el momento de realizar los recuentos de medicamentos que si bien no son muy materiales se encuentran ao a ao. El Encargado de Farmacia adems de basarse en la informacin del sistema informtico a efectos de determinar las necesidades de adquisicin de medicamentos se rene peridicamente con los encargados de los restantes sectores (semanalmente) y los Directores Tcnico y Administrativo a efectos e coordinar y planificar la actividad. Esto es asi dado que dependiendo de la poca del ao o de una situacin cualquiera que pueda plantearse (epidemias, etc.) pueden surgir necesidades de adquisicin de medicamentos que pueden no estar siendo indicadas por el sistema informtico. En caso de verificarse la necesidad de adquirir medicamentos, el encargado de Farmacia enva una solicitud a la Central de Compras indicando el tipo de medicamento y las cantidades a ser compradas, las cuales ya fueron aprobadas Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher

Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin por el Director Tcnico en las reuniones semanales que detallamos anteriormente. A partir de ese momento es la Central de Compras la que se encarga de realizar las solicitudes de cotizaciones a los proveedores. Al recibir las cotizaciones en algunos casos se plantea el tema ante la junta semanal y se evala cual es el medicamento mas indicado para el caso concreto y no solo se decide en base a el precio. Luego se emite una orden de compra y se enva al proveedor. Al recibirse la mercadera se solicita por parte de personal de recepcin del depsito la orden de compra correspondiente a efectos de verificar que los medicamentos recibidos coincidan con las ordenes de compra enviadas al proveedor. Luego de corroborar lo anterior se enva la factura proporcionada por el proveedor al sector administrativo contable a efectos de su contabilizacin y archivo. Administracin de los Medicamentos Respecto a la administracin del stock de medicamentos, como dijimos, se nos informo por parte del encargado de Farmacia que existe un sistema informtico que lleva el stock en tiempo real. A su vez se realizan revisiones peridicas por parte del personal de farmacia para aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos y para el resto de los mismos se realizan tambin revisiones pero ms distanciadas en el tiempo. Se nos informo que en casos de detectarse medicamentos vencidos los mismos son separados e identificados siendo dados de baja del proveedor, procedindose a su destruccin o devolucin a los laboratorios correspondientes. A si mismo al realizar una visita a los depsitos de medicamentos se constato que los mismos estn bajo llave y aquellos que por poseer caractersticas especiales (costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.) estn separados y estn mas protegidos. De todos modos encontramos deficiencias en la custodia d los mismos. Con respecto a la seguridad contra incendios, humedad, calor, etc., se nos informo que el deposito esta acondicionado para proteger a los medicamentos contra dichos problemas. Tambin como debemos acotar que la entidad no realiza presupuestos para las compras del ejercicio o proyecciones, sino que como se dijo en prrafos anteriores las necesidades surgen de los informes de farmacia y de situaciones que se den en la operativa de la cooperativa.

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Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin Segn personal de la entidad, se posee mucha experiencia en el asunto y las decisiones se toman sobre la marcha.

Problemas de control interno detectados y recomendaciones a la Junta Directiva de la entidad


A continuacin se proceder a detallar aquellos problemas de control interno detectados tanto en la adquisicin como en la administracin del inventario por parte de la cooperativa mdica. Tambin para cada uno de los problemas se realizar sugerencias a efectos de corregir esos problemas de control interno.

Debilidad de Control Interno: no existen presupuestos ni proyecciones de compras, lo que lleva a que no se dificulte la tarea de trazar objetivos en cuanto a los costos del inventario. Sugerencia: realizar anualmente un informe de las compras realizadas en el presente ao y el presupuesto estimado para el prximo ao a efectos de ir mejorando esta informacin ao a ao y reducir costos de almacenamiento, aprovechar descuentos por cantidad, etc., lo que llevara a tener un inventario menos costoso. El ideal seria elaborar presupuestos mensuales del consumo de medicamentos para cada uno de los sectores de la entidad, como insumo para elaborar dicha informacin se podra utilizar el historial de consumo de la institucin y ponderndolo por la cantidad de socios estimada para el ejercicio siguiente, complementndolo con mas informacin.

Debilidad de Control Interno: el sistema informtico que lleva el inventario en tiempo real no es implementado correctamente. Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Adems realizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde ms seguridad en cuanto a la informacin que proporciona.

Debilidad de Control Interno: se realizan recuentos fsicos de inventario al menos 1 vez al ao. Sugerencia: dado que el sistema informtico no es confiable los recuentos de medicamentos deberan ser mensuales, al menos para el caso de aquellos Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher

Facultad de Ciencias Econmicas y de la Administracin medicamentos con ms movimientos. Esto permitira ir ajustando los datos de sistema a la realidad ms frecuentemente y mantener un inventario ms real en la contabilidad de la entidad.

Debilidad de Control Interno: el sistema de informacin no brinda infamacin sobre las fechas de vencimiento de los medicamentos, o en caso de hacerlo la misma es poco confiable. Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Adems realizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde ms seguridad en cuanto a la informacin que proporciona.

Debilidad de Control Interno: la custodia de los medicamentos es deficiente. Sugerencia: restringir el acceso a los medicamentos mediante algn sistema que impida el ingreso a la farmacia a personal no autorizado. Colocar aquellos medicamentos que por poseer caractersticas especiales (costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.) en un deposito independiente o separados del resto y reducir el numero de personas con acceso directo a estos. Acondicionar de mejor forma el depsito de la farmacia para evitar problemas de humedad, calor, etc. Cumpliendo con las anteriores recomendaciones se lograr reducir las perdidas por, diferencias de stock (faltantes), deterioro, etc.

Debilidad de Control Interno: las rdenes de compra se emiten en 2 vas y no es enviada a depsito. Sugerencia: emitirlas en 3 vas como mnimo, una para el proveedor, una para contabilidad y archivo y otra para depsito.

Debilidad de Control Interno: segn se nos informo, la entidad no tiene convenios o arreglos con proveedores de medicamentos (laboratorios) que le signifiquen algn beneficio en relacin a los precios o cantidades tal como sucede en el caso de otras instituciones de salud. Sugerencia: realizar acuerdos con laboratorios a efectos de conseguir mejores precios.

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Conclusiones
De nuestro trabajo podemos concluir que la cooperativa posee ciertas debilidades en el control interno relacionado al ciclo de negocios de inventario y mas precisamente en los relacionado a la adquisicin y administracin de los medicamentos. Estas debilidades provocan distorsiones en los estados contables de la entidad generando que los saldos de inventarios y consumo se encuentren sobre o subvaluados. La entidad debe trabajar en estos problemas de control interno para intentar solucionar los mismos para lo cual se presenta la carta de recomendaciones a la Junta Directiva. Dado que solo analizamos el diseo e implementacion de los controles asociados a las actividades de adquisicin y administracin de medicamentos no podemos concluir sobre la totalidad del control interno de la cooperativa en lo referente a medicamentos, pues ademas del diseo e implementacion de los controles debriamos analizar la eficacia operativa de los mismos en la institucin. Por todo lo anterior es posible afirmar que si bien no tenemos un opinin global y concluyente sobre el control interno estudiado, podemos decir que la entidad presenta varias debilidades en el diseo e implementacion de los controles lo que no nos permite en principio hacer confianza en los mismos.

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