Auditoria al departamento de Recursos Humanos rea: Reclutamiento y seleccin.

Integrantes del equipo auditor: o o o o Denisse Karina Ramos Hernndez Jos Juan Mendoza Hernndez Georgina Ziga Malagn Francisco Javier Jimnez Badillo

Profesor: Mara Araceli Aguilar Vergara

Entidad auditada: Tetrapack

Planta Quertaro. Ubicacin: Carr. Libre a Celaya KM 8+800, Fraccionamiento Industrial Balvanera.

INDICE.

RAZONES DE LA AUDITORIA: Objetivo Principal: Objetivos especficos: Objetivo General RIESGOS DE LA AUDITORIA: I. PLANEACIN ESTRATGICA DE TETRAPACK. Introduccin. Visin Misin Historia: Valores primordiales Libertad y responsabilidad Foco en el cliente y visin a largo plazo Calidad e innovacin Cooperacin y diversin II.- NORMAS DE LA AUDITORIA Personales. Normas de Ejecucin Normas de informacin PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA Planeacin.

4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 9 10 11 11

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO SOBRE EL RECURSO HUMANO. PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE TETRAPACK. ESTRUCTURA DEL EQUIPO AUDITOR: JERARQUA DEL EQUIPO AUDITOR ALCANCE: PROGRAMA DE LA AUDITORIA. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y TIEMPO. EJECUCIN DE LA AUDITORIA. Tcnicas de recopilacin de datos Evidencia. Papeles de Trabajo INFORME DE LA AUDITORIA Objetivo Alcance Metodologa utilizada. Hallazgos obtenidos Conclusiones

11 12 14 15 16 17 17 18 18 19 19 20 20 20 20 21 21

Razones de la auditoria:

La auditoria ser llevada a cabo, con la finalidad de evaluar y revisar los procesos que tiene el departamento de Recursos Humanos, dentro del rea de Reclutamiento y seleccin, de la Entidad Organizacional denominada Tetrapack, en su sucursal Quertaro.

Objetivo Principal: Evaluar el desempeo del modelo actual de los procesos de reclutamiento y seleccin.

Objetivos especficos:

Identificar Areas de Oportunidad. Definir problemticas actuales. Representar estadsticamente el desempeo del departamento. Identificar procesos innecesarios.

Objetivo General Al terminar la evaluacin del rea, podremos representar grficamente el desempeo del modelo actual del proceso de Reclutamiento y seleccin. Riesgos de la auditoria:

Existe la posibilidad de que cualquier error, omisin o irregularidad que no hay sido puesto de expreso por el sistema de control interno, no fuera a su vez detectado por la aplicacin de las pruebas adecuadas de auditora. La seleccin relativa de elementos especficos, est sujeta a riesgos ajenos al muestreo.

I.

Planeacin Estratgica de Tetrapack.

Introduccin.

Tetra Pak es una empresa multinacional que disea y produce soluciones de envasado de cartn y procesamiento para la industria alimenticia. Tetra Pak es parte de Tetra Laval Group, que incluye asimismo Delaval y Sidel, empresa especializada en botellas de plstico PET. Tetra Pak tiene un 80 por ciento de cuota en el mercado de envases de cartn segn un informe de Bloomberg. El producto ms popular de Tetra Pak es Tetra Brik. Las innovaciones de Tetra Pak se desarrollan en el rea de envase asptico para lquidos que, cuando son combinados con un Procesamiento de Ultra-Alta Temperatura (UAT o UHT para las siglas en ingls Ultra High Temperature), permiten que los alimentos lquidos puedan ser envasados y guardados bajo condiciones de temperatura ambiente por ms de un ao. Esto permite que la mercanca perecedera pueda ser guardada y distribuida en grandes distancias sin la necesidad de infraestructura de cadena de fro.
Visin

Nos comprometemos a hacer los alimentos seguros y disponibles en todas partes.

Misin

Trabajamos por y con nuestros clientes para ofrecerles soluciones ptimas de procesamiento y envasado de alimentos. Aplicamos nuestro compromiso a la innovacin, nuestro entendimiento de las necesidades del consumidor y las relacines con nuestros proveedores para proporcionar estas soluciones, cuando y donde los alimentos sean consumidos. Creemos en un liderazgo industrial responsable, que genera un crecimiento rentable en armona con la sostenibilidad ambiental y con un decidido civismo empresarial.

Historia:

Tetra Pak fue Fundada en 1951 por el Dr. Ruben Rausing, sus innovaciones han cambiado la forma en que los alimentos son envasados y distribuidos en todo el mundo. Le invitamos a conocer como a travs de la historia hemos estado presentes. El primer producto de Tetra Pak fue un nuevo cartn de papel usado para guardar y transportar leche, ste fue llamado Tetra Classic. Rausing estuvo trabajando en el diseo desde 1943, y por 1950 haba perfeccionado tcnicas para fabricar sus cartones hermticamente, usando un sistema de cartulina forrada en plstico. Los cartones iniciales fueron tetraedros, teniendo cuatro caras, justificando el nombre de la marca, que significa cuatro en griego. En 1963 la compaa introduce Tetra Brik, un envase rectangular (brik viene de la palabra brick, que significa 'ladrillo' en ingls). Hans y Gad Rausing, dirigieron Tetra Pak desde 1954 hasta 1985; Ruben Rausing lleg a ser la persona ms rica de Suecia. La compaa se expandi con fbricas de produccin de material de envasado en Italia, Alemania y Mxico, Japn, Holanda, Francia, Espaa, Paraguay y Argentina entre otros, llegando a un mximo de 50 fbricas, 3 de ellas en China.
Valores primordiales

Nuestra cultura corporativa gua nuestras decisiones. Nuestros valores esenciales se plasman en nuestra cultura corporativa y mantienen a nuestro equipo unido, lo que constituye una verdadera ventaja competitiva. Libertad y responsabilidad Tenemos la libertad de tomar iniciativa y actuar decididamente por los intereses de Tetra Pak y nuestros clientes. Asumimos la responsabilidad por nuestras acciones y contribuimos a las comunidades en que operamos. Foco en el cliente y visin a largo plazo Nosotros aseguramos que agregamos valor e inspiramos a nuestros clientes porque reconocemos que ellos vienen a nosotros por eleccin. Nos atrevemos a liderar con foco en el maana y tomamos oportunidades para aprender y crecer.

Calidad e innovacin Nosotros no comprometemos la calidad. Decididamente buscamos la mejor y ms ajustada solucin, de acuerdo al propsito e irrumpimos con innovaciones. Cooperacin y diversin Respetamos y confiamos en cada uno y en nuestros colegas para obtener resultados excepcionales. Disfrutamos trabajando juntos y celebrando nuestros logros.
Reglamento Interno de Trabajo (Anexo)

II.- Normas de la Auditoria

Personales. Estanos sujetos con el cumplimiento mnimo de las Normas Internacionales de la Auditoria (NIA Boletn 2010), en cuanto a las cualidades mnimas que debe tener nuestro personal auditor.

1. Formacin tcnica y capacidad profesional. La auditoria debe de ser realizada por personas con formacin tcnica y capacidad profesional adecuada. 1) Formacin: Todos los mtodos y tcnicas que deben de ser empleadas en auditora. Los mtodos y tcnicas Principios contables y presupuestarios Organizacin (pblica y privada) 2) Experiencia: 3 aos en despachos auditores. Internos: Dependen de la organizacin algunas veces slo mandan a algn curso. 3) Actualizacin: conocimientos de forma permanente.

2. Independencia. Durante su actuacin profesional tanto los rganos de control externo como los auditores mantendrn una actitud independiente y una posicin de objetividad total, especialmente frente a la propia estructura administrativa. A. Imparcialidad: Es la objetividad de los hechos B. Apariencia de imparcialidad: su actitud coherente C. Ausencia de imparcialidad: Debe ser compatible que conozca lo que va a auditar

3. Diligencia profesional. Se trata de la ejecucin de los trabajos y la emisin de los informes que se llevan a cabo en el debido cuidado profesional. A. Cumplimiento de las Normas Internacionales. B. Elaboracin y presentacin de informes. C. Presentacin final.

4. Responsabilidad. El auditor debe de realizar su trabajo de acuerdo a las normas de la auditora establecidas y ser responsable de su informe como de las limitaciones del alcance expresadas. 5. Secreto profesional. Los auditores estn obligados a mantener y garantizar la confidencialidad sobre la informacin obtenida en el curso de sus actuaciones. Ejemplo: No podr ser utilizada para otros fines. La informacin ser manejada nicamente para los auditores. La custodia de la informacin ser responsabilidad: Auditor lder Coordinador La informacin ser representada y entregada para su custodia y archivo por un periodo de 5 aos en papeles de trabajo.

Normas de Ejecucin

3010 Documentacin de la auditora (mazo 2009) 3020 Control de calidad para trabajos de auditora (agosto 2008) 3030 Materialidad en la planeacin y desarrollo de una auditora (enero 2011) 3040 Planeacin de una auditora de estados financieros (enero 2011) 3050 Estudio y evaluacin del control interno 3060 Relevancia y confiabilidad de la evidencia de auditora (enero 2010) 3070 Consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditora de estados financieros (enero 2004) 3080 Declaraciones de la administracin (agosto 2004) 3090 Confirmaciones de abogados 3100 Revisin analtica. 3110 Carta convenio para confirmar la prestacin de servicios de auditora de estados financieros (enero 2010) 3120 Tratamiento de procedimientos omitidos, descubiertos despus de la emisin del dictamen 3130 Efecto en la auditora por incumplimientos de una entidad con leyes y reglamentos (con adiciones y modificaciones de agosto 2005) 3140 Efectos de la Tecnologa de Informacin (TI) en el desarrollo de una auditora de estados financieros (enero 2006) 3150 Auditoria de la valuacin y revelaciones del valor razonable (enero 2008) 3160 Comunicaciones con los encargados del Gobierno Corporativo (enero 2010) 3170 Evaluacin de errores identificados durante la auditoria (enero 2011) 3180 Identificacin y evaluacin del riesgo de error material a travs del conocimiento y la comprensin de la entidad y de su entorno (enero 2010) 3190 La respuesta del auditor ante los riesgos determinados (enero 2009) 3200 Confirmaciones externas (enero 2011)
Normas tomadas de boletines del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (IMCPUltima Actualizacin Nov.2011).

Normas de informacin

4010 Dictamen del auditor. 4020 Dictamen sobre estados financieros preparados de acuerdo con bases especficas diferentes a las Normas de Informacin Financiera (junio 2005) 4030 Consideraciones especiales en auditoras de estados financieros de grupos (enero 2011) 4040 Otras opiniones del auditor (febrero, 2009) 4060 Opinin del auditor sobre la informacin adicional que acompaa a los estados financieros bsicos dictaminados 4070 Opinin del contador pblico sobre la incorporacin de eventos subsecuentes en estados financieros proforma 4080 Efectos del trabajo de un especialista en el dictamen del auditor (con adiciones y modificaciones de agosto 2005) 4090 El dictamen del contador pblico en su carcter de comisario 4110 Asociacin del nombre del contador pblico con estados financieros publicados 4130 Dictamen del auditor sobre estados financieros de entidades mexicanas, preparados para fines internacionales 4160 Informe para agentes de valores 4170 Dictamen sobre estados financieros comparativos 4180 Restricciones en el uso del dictamen del auditor
Normas tomadas de boletines del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (IMCPUltima Actualizacin Nov.2011).

Procedimiento de la Auditoria
Planeacin.

Se tomara como punto de partida el anlisis FODA que se ha realizado a la empresa Tetrapack, para auditar el rea de Reclutamiento y seleccin de la entidad auditada.

FORTALEZAS nica en la regin Produccin de envases para productos perecederos. Manejo de altos estndares de calidad. Producto bajo el presupuesto del cliente. Apego a las especificaciones del cliente. Empresa socialmente responsable. Fuerte presencia de la marca. OPORTUNIDADES Facilidad de Ingresar a otros pases. Expansin Internacional de la empresa Fuerte actualizacin tecnologa. Apego a las normas de calidad.

DEBILIDADES Rotacin de personal por sueldos bajos No existe capacitacin. No hay un plan de desarrollo de personal. Falta de integracin del personal. Los asensos son por antigedad y no por capacidad. Poca creatividad de cambio del personal. Resistencia al cambio. AMENAZAS Competencias locales favoritas. Crecimiento de la competencia. Competencia a un menor costo. Crecimiento de competencia por internet

Diagrama de Causa y Efecto sobre el Recurso Humano.

Proceso de Reclutamiento de Tetrapack.

1 2 3 4 Depto. Recursos Humanos rea Solicitante Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal rea Solicitante rea Solicitante Depto. Recursos Humanos Depto. Recursos Humanos Cuando existe una vacante en TETRAPACK, se da origen al inicio del procedimiento de reclutamiento. Enva al Departamento de Recursos Humanos la requisicin de vacantes. FR/RH/RS/REQ-1 Examinar el anlisis del Puesto, en caso de que no exista elaborarlo. Consultar especificaciones. Si existe el anlisis del puesto se deber consultar sus especificaciones para tomarlas en cuenta a la hora del reclutamiento. Revisar si existen candidatos dentro de TETRAPACK. De no ser as se procede a revisar el archivo de candidatos externos, bolsa de trabajo. Proponer promocin como resultado de reclutamiento interno de existir dentro del TETRAPACK personal que cubra las especificaciones de la vacante. Otorgar el Visto Bueno de las especificaciones de la promocin. Autoriza la Promocin. Lleva a cabo la Promocin. En caso de que la promocin sea rechazada se revisara el archivo de candidatos externos. En caso de que no exista dentro de los archivos candidatos externos que satisfagan las especificaciones del puesto se aplicarn tcnicas de reclutamiento externo. Recepciona Documentos (solicitud de empleo, comprobante de estudios., Currculum Vitae). y entrevista al aspirante El candidato debe llenar solicitud de empleo FR/RH/RS/SOL-1, FR/RH/RS/SOL-2. Realizar Entrevistas Iniciales: Una vez citados los principales interesados, estos se entrevistan con el rea de Recursos Humanos, quien desarrolla un acercamiento inicial, y formulario de Resultados de Entrevista inicial. Programa una entrevista de trabajo para la aplicacin del examen de conocimientos. Si el resultado es aprobado conecta al punto 16 Si el resultado es no aprobado conecta al punto 18 Aplica un examen psicomtrico

7 8 9 10

11 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal 12 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal 13 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal 14 Depto. Recursos Humanos

15 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 16 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 17 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal.

17 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 18 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 19 Depto. Recursos Humanos 20 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 21 Oficina de Reclutamiento y seleccin de personal. 22 rea Solicitante 23 Depto. Recursos Humanos

Elabora un reporte de los resultados obtenidos y enva al Departamento de Recursos Humanos El Departamento de Personal canaliza los resultados como negativos y los archiva. Recibe, firma y turna el reporte al Departamento de Personal Recibe reporte para su archivo. Cita al interesado a una segunda entrevista con el Jefe Directo del rea vacante. Realiza una segunda entrevista para determinar que las especificaciones del puesto sean satisfechas por los interesados. Se entregan los resultados de la seleccin de recursos humanos al rea solicitante y a Gerencia General para que entreguen el resultado final. Se notifica a los entrevistados la resolucin Final. Cita al candidato para la contratacin. Termina el Reclutamiento.

24 Depto. Recursos Humanos 25 Depto. Recursos Humanos 26 Depto. Recursos Humanos

Estructura del Equipo Auditor:

Coordinador general: Denisse Karina Ramos Hernndez. Lic. En Administracin empresarial.

Lder de Proyecto: Jos Juan Mendoza Hernndez Lic. En Administracin empresarial.

Analista 1: Georgina Ziga Malagn Lic. En Administracin empresarial. Especializada en Recursos Humanos y derecho Laboral.

Analista 2: Francisco Javier Jimnez Badillo Lic. En Administracin empresarial. Especializado en procesos de Reclutamiento y seleccin de personal.

Jerarqua del equipo auditor

Coordinador General

Lder

Analista 1

Analista 2

Alcance:

Ubicacion de la planta: rea: Departamento:

Carr. Libre a Celaya KM 8+800, Fraccionamiento Industrial Balvanera.

Recursos Humanos. Reclutamiento y seleccin.

Proceso: Criterios a evaluar: Tiempo de la Auditoria.

Seleccion de personal.
Tecnicas. Procedimiento. Resultados. Formatos.

60 Das.

Programa de la auditoria.
El siguiente grafico muestra el tiempo que ser destinado, para las actividades de la auditoria.

Actividades-Tiempo

14%

9%

34%
Planeacin Desarrollo Seguimiento

43%

Informe final

Diagrama de Actividades y Tiempo.

Ejecucin de la auditoria.
Es la fase en la que nuestro Auditor analizara los datos y la informacin que le ser solicitada a la persona auditada, en base a su juicio y experiencia nuestro auditor generara sus propias conclusiones , que le servirn para hacer la evaluacin pertinente del proceso que sea auditado. Tcnicas de recopilacin de datos

Las tcnicas utilizadas para la recopilacin de datos por parte de nuestros auditores sern las siguientes:
Estudio general. Se trata de la apreciacin inmediata sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, y se realiza en base al juicio del Auditor, en base a su experiencia y preparacin. Recoleccin de datos. Por medio de las siguientes acciones: Investigacin documental. Donde se revisaran los procedimientos de la empresa as como las normas definidas, y la planeacin administrativa que Tetrapack tiene definida para el proceso de reclutamiento y seleccin. Observacin directa. En base a la experiencia del auditor y todas las observaciones pertinentes que arrojen los comportamiento, ambiente y personas que se involucren con el departamento auditado o el personal auditado. Entrevista. La recopilacin por medio de entrevista se refiere a los resultados de un cuestionario definido que ayude a comprobar los que los procedimientos auditados son los ms eficientes y se hacen de la mejor manera. Cedulas. Son formatos definidos por nuestra firma auditora, en los que el auditor lleva el registro de sus observaciones, hallazgos, y anotaciones que se consideren.

Anlisis. Es el estudio de toda la evidencia y los registros que el auditado le muestre al auditor.

Confirmacin. El auditor la llevara a cabo en el momento que vea conveniente con reas, personas o procesos continuos que tengan relacin con el proceso o el rea auditada.

Evidencia.

Para que el auditor tenga la certeza suficiente para hacer un juicio o para respaldar sus conclusiones, recopilara la evidencia que sea necesaria, la fiabilidad de la evidencia deber ser por parte de la fuente interna o externa de donde se obtenga. Para hacer un buen respaldo de la evidencia el Auditor utilizara tambin:
Papeles de Trabajo

Que son formatos preestablecidos que servirn como constancia escrita del trabajo realizado por el auditor, as como del sustento de las conclusiones y juicios que llegue nuestro auditor en base a su experiencia. Se lleva el registro por medio de:

Cedulas. Copias. Fotografas. Correos electrnicos.

En el caso de la auditoria al departamento de reclutamiento y seleccin, por parte de la firma auditora, se usaran los siguientes formatos de papeles de trabajo: Entrevista FR RH RS-02 (Anexo) Cedula CD/RH/RS-01 (Anexo)

Informe de la Auditoria
Empresa: Tetrapack Departamento: Reclutamiento y seleccin. Proceso Auditado: Reclutamiento de personal. Responsable: Denisse Karina Ramos Hernndez.

Periodo de Evaluacin: Del 1ro de Marzo de 2012 al 27 de Abril de 2012.

Objetivo

El objetivo de esta auditora fue determinar si el procedimiento de reclutamiento y seleccin influye est diseado de la manera ms efectiva para eficientar el reclutamiento de un nuevo personal, as como buscar errores u omisiones en el procesos que perjudiquen a la empresa de manera directa o indirecta, al hacer una mala seleccin de personal.

Alcance

Se audito nicamente la planta de Quertaro ubicada en el parque industrial Balvanera, el departamento de Reclutamiento y seleccin que depende de la gerencia de Recursos Humanos, en especfico el proceso de seleccin de personal.

Metodologa utilizada.

Por medio de una recopilacin minuciosa de los datos ms relevantes, se evalu de manera cualitativa la efectividad del proceso de seleccin de personal, apoyado de las observaciones, registros, entrevistas, papeles de trabajo y evidencias del proceso evaluado, por parte de nustros auditores.

Hallazgos obtenidos

Durante la revisin del procedimiento interno de Tetrapack para el reclutamiento y seleccin del personal, hemos notado ciertas omisiones en el detalle del proceso, omisiones que podran ser de gravedad por no estar estipuladas en el procedimiento. En la evaluacin por medio de la entrevista, el personal encargado del departamento auditado, contesto de manera coherente con respecto al procedimiento, lo cual significa que los empleados conocen el proceso, pero ya que el proceso presenta algunas carencias, podemos afirmar que esas lagunas en el proceso de reclutamiento y seleccin, apuntan a ser la causa de una rotacin e incluso falta de motivacin en el personal, ya que como el proceso no est siendo efectivo, el personal que se contrata no suele ser el adecuado o el idneo para el puesto, lo que orilla al personal a estar en un lugar que no desean estar, esto nos lleva a una falta de competitividad deficiencias en la superacin personal. Se recomienda ampliamente detallar mejor el proceso de seleccin de personal, tambin dejar ms claros los alcances que cada rea y cada responsable tienen en el proceso, hacer un diagrama de flujo que indique el paso del procedimiento por las reas involucradas y tener un plan de accin minucioso en caso de que no aplique alguno de los procesos.

Conclusiones

El proceso de seleccin de personal es conocido por el responsable que lo lleva a cabo. El proceso para reclutar no est bien definido o detallado hace falta hacer cambios en todo el proceso, agregar algunas omisiones y hacer diagrama de flujo. El reclutamiento ineficiente amerita una rotacin de personal y en otro caso falta de desempeo, lo que trae como consecuencia, accidentes de trabajo, bajo rendimiento, prdidas de tiempo, la suma de todo esta merma en la mano de obra puede ser representada en trminos de tiempos muertos y por lo tanto en dinero.

Denisse Karina Ramos Hernndez. Coordinador General