INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO FRANCISCO DE PAULA GONZALES VIGIL INFORME DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES

ALUMNA

: Elida Giza Contreras

ESPECIALIDAD

: Secretariado Ejecutivo

MDULO

: I

TACNA PER 2010

I.

PRESENTACIN

El presente Informe de Prcticas Pre- Profesionales se realiz de acuerdo a las normas que regulan los procedimientos tcnicos pedaggicos y administrativos del Instituto Superior Tecnolgico Francisco de Paula Gonzlez Vigil

Este Informe contiene experiencias obtenidas en el transcurso de tres meses, en situaciones reales de trabajo, que dieron como resultado un mayor desenvolvimiento y conocimiento, para poner en prctica todo lo aprendido, al trabajar realmente en una empresa o institucin. El informe corresponde al Primer Mdulo denominado Asistencia de Gerencia con un total de 250 horas.

1.1

Objetivo del Informe

Dar a conocer las experiencias obtenidas en situaciones reales de trabajo, logrados durante la prctica pre-profesional, en el mdulo de Asistencia de Gerencia realizadas en la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Cooperacin Tcnica Internacional de la Municipalidad Provincial de Tacna.

1.2 Periodo de Prcticas

Las Prcticas pre-profesionales fueron realizadas del 01 de febrero al 31 de marzo del 2008

1.3 Institucin y rea donde realiz sus prcticas

Las prcticas se realizaron en la Municipalidad Provincial de Tacna, en la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Cooperacin Tcnica

Internacional

1.4 Funciones del rea donde realiz sus prcticas Proponer, dirigir y evaluar el Programa de Cooperacin Tcnica Internacional, en sus fases de formulacin y puesta en marcha. Programar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestin del proceso presupuestario en todas sus fases, en armona con la poltica fiscal y el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales. Plantear estrategias para la utilizacin de recursos de las fuentes cooperantes en proyectos de desarrollo cientfico, tecnolgico, productivo, social y econmico de impacto provincial.

 Participar en el proceso de Presupuesto Participativo Concertado, segn normatividad expedida. Evaluar, controlar y supervisar la aplicacin de la legislacin presupuestal vigente, en cuanto la empleo adecuado y oportuno de los fines y objetivos institucionales, velando por su cumplimiento. Presentar a la Agencia Peruana de Cooperacin Internacional (APCI), los perfiles de pre-inversin de las Unidades Formuladoras de la Municipalidad Provincial de Tacna, previamente evaluados para su declaratoria de viabilidad, como requisito previo al otorgamiento del financiamiento. Conducir la formulacin de estudios de inversin de proyectos declarados viables por la Sub Gerencia de Programacin e Inversin Pblica, que requieran financiamiento de cooperacin internacional, en el marco de las metodologas de cada fuente cooperante. Preparar propuestas de ejecucin del Presupuesto de Inversiones, presentando las modalidades de ejecucin conveniente y en coordinacin con las instancias pertinentes. Supervisar la evaluacin de los expedientes presentados para la creacin de Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Proponer polticas para concertar y celebrar operaciones de endeudamiento, con arreglo a los procedimientos y normas que regulan la ley.

 Realizar coordinaciones con la Sub Gerencia de Programacin e Inversin Pblica, sobre la viabilidad de proyectos de inversin que requieran el financiamiento de la Cooperacin Tcnica Internacional. Disponer el seguimiento y evaluacin, cuando la APCI lo delegue, de la utilizacin de los fondos generados por la Cooperacin Tcnica Internacional. Proponer estrategias para la generacin y fortalecimiento de la captacin de los recursos directamente recaudados. Fortalecer la capacidad de gestin de Cooperacin Tcnica Internacional, en el mbito regional. Cumplir y hacer cumplir la normatividad vigente en materia de Cooperacin Tcnica Internacional. Formular y emitir recomendaciones, opiniones e informes tcnicos, en el campo de su competencia. Proponer alianzas estratgicas para fortalecer la capacidad de gestin en Cooperacin Internacional. Conducir y supervisar la formulacin del Directorio de las fuentes cooperantes oficiales y no oficiales. Dirigir y supervisar los eventos de capacitacin, en materia de Cooperacin Tcnica Internacional.

II.

ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

2.1 Razn Social

Municipalidad Provincial de Tacna

R.U.C. Tipo de Empresa

: :

20147797100 Gobierno Regional, Local

2.2 Actividades que realiza

Actividad Econmica

Actividades Administrativas Pblicas en General

2.3 Aspectos Tcnicos

2.3.1 Ubicacin Geogrfica

Tacna / Tacna / Tacna, rea de 345.98 m2 Ubicado en Calle Incln #404- Telfono 411716

2.3.2 Plano de Ubicacin

2.3.3 Organizacin

2.3.4 Infraestructura Tecnolgica

- Fotocopiadora - Computadora - Laptop - Impresora - Telfono

2.4

Misin de la empresa

Gobernar

en

democracia

el

Municipio

Provincial

de

Tacna.

2.5

Visin de la empresa La Municipalidad Provincial de Tacna es Eficiente, organizada, democrtica, autnoma y Ecologista.

III.

ACTIVIDADES REALIZADAS

1. Recepcin de documentos Tiempo: (todo el da)

2. Registrar la documentacin Tiempo: 40 minutos

3. Archivar la documentacin Tiempo: 20 minutos

4. Atender, orientar y brindar informacin al pblico Tiempo: (todo el da)

5. Fotocopiar documentos Tiempo: 20 minutos

6. Hacer y recibir llamadas telefnicas Tiempo: (todo el da)

7. Otras actividades encomendadas propias del rea Tiempo: 1 hora con 30 minutos

IV.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

4.1 Objetivo

- Aplicar los conocimientos obtenidos durante todo el ao.

4.2 Justificacin

Dando cumplimiento a las normas que regulan los procedimientos de prcticas pre -profesionales (modular) para la aplicacin del Nuevo Diseo Curricular Bsico de Educacin Superior Tecnolgica, presento el siguiente informe de prcticas pre-profesionales del I mdulo Asistencia de Gerencia con un total de 250 horas, realizadas en la Municipalidad Provincial de Tacna en la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperacin Tcnica Internacional.

4.3 Planificacin

1.

En el transcurso del da proced primero a atender, orientar y brindar informacin al pblico (la atencin al pblico es todo el da), acerca de las actividades que realizaba la Municipalidad Provincial de

Tacna, tambin les indicaba el trmite o la solucin que se le dio a los documentos que presentaron en Mesa de Parte, cuando hacan el respectivo seguimiento a sus documentos.

2.

Seguidamente proced a la recepcin de documentos (solicitudes, oficios, cartas, etc.)

3.

La actividad de hacer y recibir llamadas lo realice en el transcurso de todo el da, en todo momento llamaba a las diferentes oficinas de la Municipalidad Provincial de Tacna y tambin reciba llamadas de diferentes Institucin Pblicas y Privadas.

4.

En el transcurso del da cuando no haba mucho pblico por atender me dedicaba a fotocopiar documentos, expedientes, planes de trabajo entre otros.

5.

Aproximadamente en la tarde registraba todos los documentos que recepcion durante el transcurso de todo el da.

6.

Las actividades encomendadas propias del rea que realizaba era colocar el sello de visto bueno a las resoluciones. Tambin realizaba cuadros de necesidades solicitando materiales de escritorio. Asimismo proceda a forrar y a colocar la cartula a cada uno de los archivadores de la oficina.

7.

Por ltimo antes de terminar mis labores, proceda a archivar todos los documentos emitidos (oficios, informes y memos) y recibos (resoluciones, cartas, etc.)

4.4 Metodologa para efectuar la actividad encomendada

4.4.1 Atender, orientar y brindar informacin al pblico

Es una funcin de la secretaria de todos los das, mediante la cual la secretaria demuestra que es la imagen de la empresa. Asimismo ayuda a solucionar las interrogantes de las personas que visitan la Institucin, tambin da a conocer su capacidad de conocimiento que tiene acerca de la empresa, de ello depender que las personas se vayan satisfechas de la atencin brindada. La secretaria debe escuchar los hechos y los sentimientos. Porque la gente se expresa con ambos elementos.

Es necesario involucrarse activamente en la conversacin. Comprender lo que est diciendo al pblico, y con gestos y palabras transmitirle que comprende la situacin y ofrecer las que requieren. Mientras se atiende al pblico, no hay que distraerse. Ni tampoco permitir que otros empleados, clientes o cosas que estn sucediendo dispersen nuestra atencin. Eso muestra a la persona que "l" es importante y nos estamos ocupamos de su problema.

Hay que esperar que las personas terminen de hablar antes de formular la respuesta. Se debe evitar interrumpir y contestar apresuradamente. No hay que perder ni una palabra de lo que la persona tiene para decirnos. No se debe prejuzgar. En general la apariencia o aspecto exterior de las personas no deben ser la pauta para juzgar.

Para brindar una mejor atencin al pblico o visitante, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

Cortesa: El pblico desea siempre ser bien recibido, sentirse importante y que perciba que uno le es til.

Atencin rpida: A nadie le agrada esperar o sentir que se lo ignora. Si llega un visitante a la oficina y estamos ocupados, dirigirse a l en forma sonriente y decirle: "Estar con usted en un momento".

Confiabilidad: Las personas esperan encontrar lo que buscan o que alguien responda a sus preguntas. Tambin esperan que si se les ha prometido algo, esto se cumpla.

Atencin personal: Nos agrada y nos hace sentir importantes la atencin personalizada. Nos disgusta sentir que somos un nmero. Una forma de personalizar el servicio es llamar a la persona por su nombre.

Personal bien informado: Las personas esperan recibir de los empleados encargados de brindar un servicio: una informacin completa y segura.

Simpata: El trato con el pblico no debe ser fro y distante, sino por el contrario responder a sus inquietudes con entusiasmo y cordialidad.

La buena calidad en la atencin al pblico mantiene la lealtad con los propios. Ello se logra poniendo en prctica stos y otros conceptos cuya aplicacin debe superar las expectativas pautadas, logrando sorprender a las personas por darle ms de lo que esperaba, en sntesis, estaremos logrando la excelencia.

CALIDAD: "Es atender a las personas, dando solucin a su interrogante" EXCELENCIA: "Es sorprender a las personas, dndole ms alternativas de solucin para solucionar su interrogante.

4.4.2 Recepcin de documentos

Esta funcin que cumple la secretaria es necesaria para que las personas puedan solicitar, comunicar un determinado asunto y darle una solucin o respuesta a dicho asunto.

La recepcin de documentos consiste en recibir el documento, colocarle el sello de recepcin tanto en el documento original como en el cargo, en el sello se coloca la fecha del da, la hora y la firma de la persona que recepciona el documento.

4.4.3 Hacer y recibir llamadas telefnicas

El buen trato y la cordialidad en la oficina son las formas ms directas en las que la secretaria puede demostrar el respeto hacia los dems y hacia el trabajo en s. Esto le abrir muchas puertas, siendo apreciada por sus jefes y colegas, despertando en ellos una relacin semejante. Y las conversaciones por telfono no son una excepcin en ello. Una de las formas de tomar contacto con las personas es mediante el uso del telfono. Es muy importante la forma en que establecemos la comunicacin y el tono de la conversacin que brinda la secretaria al hacer y recibir llamadas telefnicas.

Antes de iniciar el tratamiento del tema, el dilogo con la persona que est del otro lado de la lnea debe iniciarse siguiendo estos pasos elementales: 1. Saludar al interlocutor 2. Dar el nombre de la empresa y cargo o departamento 3. Decir nuestro nombre 4. Ofrezcamos ayuda (Por ejemplo: "en que le podemos ayudar?...) Antes de tomar el auricular, debe haber una disposicin entusiasta de la persona que atiende. Luego se debe escuchar

cuidadosamente para descubrir que es lo que desea nuestro interlocutor:

Hacer una pregunta o consulta. Expresar una objecin Hacer un planteo

La buena atencin telefnica tiene una serie de requisitos que se deben cumplir para lograr ese objetivo.

Comprender todas las funciones del telfono. Contestar el telfono al tercer repique Mantener el micrfono del receptor alineado frente a la boca y hablar con claridad.

Evitar los ruidos innecesarios. Mientras se habla por telfono, no beber, no comer, ni masticar goma de mascar.

No hablar con terceros mientras se est atendiendo una llamada.

No dejar a la persona esperando mucho tiempo en la lnea. Se irrita y fastidia. Se predispone mal.

Hay algunas tcnicas a seguir para tener un buen trato al telfono.

- Ya sea en llamadas de colegas, de superiores, de clientes o de proveedores, nuestra maneta de expresarnos y nuestra cordialidad ser lo que demarque el tono y el xito de la comunicacin. Y no slo se aplica al telfono; tambin a las videoconferencias y llamadas electrnicas por medio de internet, cada das ms populares en las oficinas.

- Las reglas bsicas de la cordialidad en las comunicaciones telefnicas y afines son casi las mismas que para una conversacin cara a cara. La secretaria debe ser veloz para atender la llamada, respondiendo con una frase cordial, que puede responder a los requisitos de la empresa, o a su propia personalidad. No se debe explayar demasiado, sino que debe ser puntual, saludar cordialmente, y disponer una

conversacin amena, sin importar que tan agobiada se sienta en ese momento.

- Si la secretaria desconoce quien llama, lo correcto es dirigirse a esta persona con respeto, utilizando el usted. Si luego esta persona le indica, se puede tutear, pero siempre teniendo presente el buen trato. Nunca debe olvidar identificarse, y pedir que la otra persona se identifique.

- Si se tiene que hacer esperar a la persona en lnea (buscando alguna informacin, pasando la llamada a otro interno o por otro motivo) procurar no dejarla esperando por demasiado tiempo. - Si la secretaria no puede entender a su interlocutor, pedirle (siempre con respeto) que repita la informacin o la frase.

Explquele si es necesario, que el volumen no es el suficiente o que hay alguna interrupcin en la lnea que no le permite entenderle. - Por ltimo nunca debe olvidar la regla bsica de la cortesa y el buen trato en relaciones interpersonales: siempre pida las cosas con un por favor y agradezca sin reparos.

Cuando nos llaman: llamadas entrantes. Cualquier llamada se debe contestar rpidamente sin hacer esperar demasiado tiempo a la persona que llama. La respuesta debe ser educada y con una frase similar a: "Buenos das, le habla Carolina en qu puedo ayudarle?, o bien "Servicios Empresariales, dgame, habla usted con Juanjo". Siempre debe responder con algunas palabras o frase amable, sencilla y directa. Siempre debe tratar de usted a todo el mundo. La persona que hace la llamada ser quien debe indicarle si se pueden tutear. No se hace esperar mucho tiempo al cliente (o persona que llama) al telfono. Si ve que se va a demorar mucho en ponerse al telfono la persona solicitada puede indicar al interlocutor que llame ms tarde o deje sus datos para llamarle con posterioridad. Si tiene que "mentir" cuidado con el orden de las palabras: "De parte de quien... no est en estos momentos", es un error; al identificarse primero se puede dar la impresin de

que no est para l. Lo correcto sera: "Un momento que voy a comprobar si est de parte de quin? Con esta frase indicamos que no sabemos si est con independencia de quien sea el que llama. Es muy importante cuidar estos detalles. Debe responder al telfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a quien nos contesta al telfono. Hgalo despacio y repita si es necesario. Si trata con personas de otros pases, ponga mucho cuidado en hablar despacio y claro, para poder entenderse lo mejor posible. Paciencia. Las secretarias y otras personas que reciben muchas llamadas (centros de soporte, de atencin al cliente, etc.) tienen que "aguantar" a todo tipo de personas. Hay que tener paciencia y nunca perder ni los nervios ni los buenos modales Si la cosa se pone muy complicada, puede optar por avisar o pasar la llamada a uno de sus jefes o supervisores. Cuando llamamos. Llamadas salientes: Siempre debe preguntar por una persona de forma educada, anteponiendo el tratamiento de Seor o de Don (o el que se utilice en su pas). Hable con un tono de voz adecuado y de forma clara, que le pueda entender bien la otra parte.

 Identifquese cuando llama para que la otra persona sepa con quien est hablando. Lo mismo puede pedir a la otra parte. Aunque sea usted amigo de la persona a la que llama debe preguntar por ella de forma educada aunque despus le trate de una forma ms cercana. Al identificarse diga su nombre y el de la compaa o empresa que representa (si es que representa a alguna). Si se equivoca al llamar, pida disculpas por el error, pero no cuelgue el telfono de forma inmediata sin decir nada. El telfono no es para mantener largas conversaciones. No se olvide que la persona a la que llama tendr ms que hacer. Se dan recados, se comentan brevemente cosas, pero no es un medio para "derrochar" mucho tiempo. Si llama por medio de una secretaria, no le haga esperar mucho tiempo a su interlocutor. Si llama de forma directa y le "salta" un contestador de un mensaje breve. No hace falta que cuente en su mensaje todo el motivo de su llamada. Breve y conciso. Si

su

llamada

tiene

como

objetivo

devolver

una

comunicacin anterior, debe hacerla en los trminos que le hayan especificado (da, hora, etc.). No se olvide de las palabras mgicas de la buena educacin: por favor y gracias.

4.4.4 Fotocopiar documentos Una fotocopiadora es aquella mquina o artefacto que utilizamos para copiar algn documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel. La mquina fotocopiadora, bsicamente, copia un documento al posicionarlo sobre un vidrio. El documento es barrido por un rayo de luz que a su vez proyecta la imagen sobre un tambor fotosensible, el que se carga elctricamente de acuerdo a la luz recibida. El toner o polvo pigmentado se adhiere a las zonas cargadas, lo que da como resultado una copia de la imagen original, la cual luego es impresa al aplicarse el tambor sobre el documento resultante. Hoy en da, a pesar de la evolucin y perfeccionamiento del sistema xerogrfico, este proceso sigue siendo utilizado en las fotocopiadoras de todas las marcas. Sin embargo, un nuevo mercado se est abriendo paso, el de los equipos multifuncionales. Se tratara de mquinas copiadoras que poseen tecnologa digital, con una calidad mucho mayor en cuanto a imagen, de bajo consumo energtico y poco mantenimiento. Adems de todas estas ventajas, se trata de mquinas que poseen la capacidad de cumplir funciones de fax, de impresora y de scanner. Por otra parte, pueden ser conectadas a un computador, ampliando las posibilidades de trabajo de manera considerable, ayudndonos a adaptarnos a las grandes exigencias del mundo de hoy. Fotocopiadoras de bajo consumo energtico En estos momentos existen diversas empresas que se dedican al reciclaje de los tneres. Con su reciclaje, se evita tirar un elemento que peridicamente hay que cambiar.

Las fotocopiadoras son igualmente mquinas de consumir papel. Por ello, es importante hacer las fotocopias por las dos caras y con las impresoras lser tambin se puede aprovechar el papel que solamente ha sido impreso por una cara para hacer primeras copias o borradores. Las fotocopiadoras son, a su vez, mquinas que consumen gran cantidad de energa elctrica. Para aquellas personas o empresas que quieran cambiar de mquina de fotocopiar, cabe decir que existen ya en el mercado fotocopiadoras de bajo consumo energtico.

4.4.5 Registrar la documentacin

La secretaria debe llevar el control de todos los documentos ya sean emitidos o recibidos, teniendo en orden estos documentos se puede acceder a ellos con mayor facilidad y rapidez, cuando algn usuario quiera realizar el respectivo seguimiento a su documento, as se evitara perdida de tiempo. Mayormente tienen cuadernos de registro, en ellos se coloca los datos ms importantes para un mejor orden y localizacin.

En todas las Entidades habr un Libro de Registro de documentacin recibida y emitida, en donde consten las entradas y salidas de documentos. La existencia de un nico Libro de Registro se entiende sin perjuicio de su organizacin

desconcentrada. Los libros de registro, no podrn salir bajo ningn pretexto de la Entidad. El acceso a su contenido se realizar mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados (autorizadas por la Secretaria).

Los libros de registro de documentacin emitida y recibida contendrn referencia exacta de cada uno de los documentos.

Debern constar en los libros de registro recibido/entrada: Nmero de orden correlativo Fecha de ingreso en el Registro Cdigo del documento Procedencia del documento (autoridad, corporacin, particular...) Extracto del contenido (asunto) Fecha de la salida del documento Firma del destinatario

Debern constar en los libros de registro emitido/salida: Nmero de orden correlativo Fecha de salida del Registro Procedencia del documento (Autoridad, negociado o seccin) Extracto del contenido Destinatario del documento (autoridad, corporacin, particular)

El encargado del Registro, una vez efectuada la inscripcin, har la clasificacin de los documentos ingresados y proceder a distribuirlos entre las distintas oficinas, donde se anotarn en el Registro Parcial y unirn a sus antecedentes, si los hubiere, o se abrir o iniciar expediente, en su caso, dndole la pertinente tramitacin.

Los libros de registro deben ser claros y concisos. Registrado un documento, se estampar en el mismo nota expresiva de la fecha en que se inscribe, entrada o salida, y nmero de orden que le haya correspondido.

4.4.6 Otras actividades propias del rea

Las actividades que realizaba, encomendadas por el jefe inmediato era, colocar el sello de visto bueno a las resoluciones para aprobarlas y que sigan con trmite respectivo.

Tambin realizaba cuadros de necesidades solicitando materiales de escritorio para un mejor trabajo y desempeo de los integrantes de la oficina.

Asimismo proceda a forrar y a colocar la cartula a cada uno de los archivadores de la oficina, para un mayor cuidado y bsqueda de los documentos, la cual ser con mayor rapidez y efectividad.

4.4.7 Archivar la documentacin

Es guardar papeles o documentos en un archivo en un determinado orden. Es una funcin importante de la secretaria, ya que ella es la responsable de que los documentos de la oficina estn en completo orden y buen estado (que no estn manchados ni doblados), para que al momento de su bsqueda la secretaria pueda ubicarlos con rapidez y sin prdida de tiempo.

Es una funcin primordial ya que se custodian documentos pblicos o particulares, lo que significa la existencia de archivos no slo oficiales sino tambin semipblicos

Consiste en recibir, reunir, clasificar, organizar, conservar y guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones bsicas: 1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio. 2. Guardar de manera ordenada el material reunido. 3. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea necesario.

Mtodos de Clasificacin:

Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.

Los principales sistemas son: Sistema Alfabtico: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y despus colocar las carpetas en orden alfabtico. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin especial. La desventaja de este sistema, es que podran surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este

problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. Sistema

Numrico:

Consiste

en

asignar

nmeros

consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado. Las fichas se archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero. Las ventajas de este sistema son: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. Sistema Geogrfico: Consiste en agrupar las carpetas en orden geogrfico, por pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. ste es un sistema prcticamente indispensable en una oficina de exportacin o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. Sistema Por Asunto o Temas: Consistira en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un mtodo muy til. Los archivos por temas son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que

resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si stos tratan de diversos asuntos. Sistema de Dgitos Terminales: Consiste en ordenar las carpetas segn el ltimo par de dgitos en lugar del estricto orden numrico. Los nmeros se archivan en grupo de dgitos (385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dgitos (12), se archivan juntas detrs de una gua principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dgitos y stas se archivarn juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarn numricamente segn los dgitos al principio del nmero. La ventaja de este sistema, es que resulta ms fcil recordar dos dgitos que un nmero largo. Sistema Decimal: Se basa en la divisin de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un nmero del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un nmero de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda vara del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por nmeros de tres cifras, y as sucesivamente. Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de las clasificaciones alfabtica y numrica. A cada letra del alfabeto se le da un nmero, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un nmero se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4, etc. Las carpetas se ordenan alfabticamente en el archivo y los nmeros se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.

 Archivadores: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el mtodo que elijamos depender de factores como: el tipo de negocio de la compaa en la que estemos, el tipo y tamao de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por ltimo, el mtodo de clasificacin utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmacin, Archivo Automtico y Almacenaje de Informacin Computarizado.

4.5 Diagrama de actividades

ATENDER, ORIENTAR Y BRINDAR INFORMACIN AL PBLICO (Todo el da)

RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS (Todo el da)

FOTOCOPIAR LOS DOCUMENTOS

HACER Y RECIBIR LLAMADAS TELEFNICAS (Todo el da)

REGISTRAR LOS DOCUMENTOS

OTRAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS PROPIAS DEL REA

ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS

4.6 Anlisis de requerimientos

4.6.1

Equipos Informticos Computadora Fotocopiadora Telfono Impresora Laptop

4.6.2

Materiales de Oficina Lapiceros Lpiz Hojas bond Clips Cuadernos Tijera Archivadores Files Fastenes Tampn Sellos Tinta Tner Grapas Engranpador Perforador Goma en barra Plumn Vinifn Cinta adhesiva

4.7 Resultados de actividades Al iniciar las prcticas del primer modulo, tuve algunas dificultades por ser la primera experiencia en realizar las actividades encomendadas pero fueron superadas durante la prctica. A travs de las actividades que realizaba diariamente pude poner en prctica mis saberes previos y a la vez enriquecer mis conocimientos obtenidos durante el ao. Asimismo tambin las primeras prcticas fueron trascendentales para la formacin de mi carcter y mi perfil como secretaria, ya que mostraba timidez al interactuar con mis compaeros de trabajo, pero me dieron confianza, apoyo y pude desenvolverme cada da mejor.

4.8 Conclusiones Se concluye el siguiente informe, obteniendo nuevas experiencias, conocimientos que sern puestas en prctica a lo largo de mi carrera con el objetivo de obtener un mejor desempeo laboral. El primer ao de mi carrera fue importante ya que obtuve mayor informacin de todos los aspectos bsicos de mi carrera y todo lo que me compete como secretaria.

4.9 Recomendaciones Es importante que en el primer ao se realice un curso taller sobre el correcto manejo de equipos informticos, ya que son importantes para el desempeo a lo largo de la carrera profesional.

4.10 Bibliografa www.munitacna.gob.pe www.google.com www.wikipedia.com www.monografia.com www.ask.com