Asesora en la creacin de la funcin de Auditora Interna

Ver esta pgina en: English Porqu es importante la funcin de auditora interna La funcin de auditora interna comprende un departamento, divisin, equipo de consultores, u otros practicantes que proporcionan servicios independientes y objetivos de aseguramiento y consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. La actividad de auditora interna ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. En este sentido la funcin de auditora interna representa en una organizacin el principal apoyo al comit de auditora, la junta directiva, accionistas o a quienes dirigen el negocio, para una adecuada administracin y monitoreo continuo de los riesgos que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos de negocio, mediante la ejecucin de un plan de auditora interna el cual incluye la revisin de las reas y procesos crticos del negocio. La funcin de auditora interna vigila el cumplimiento de los controles internos diseados por la gerencia, y agrega valor a la organizacin dando recomendaciones para corregir las debilidades de control interno y para mejorar la eficacia de los procesos. El alcance del trabajo del departamento de la funcin de auditora interna est determinado por su misin de asegurar, principalmente, que:

Los riesgos estn identificados y gerenciados de manera apropiada La informacin significativa sobre aspectos financieros, administrativos y operativos es exacta, confiable y oportuna. Los empleados actan conforme a las polticas, procedimientos y regulaciones. Los recursos adquiridos son utilizados y protegidos eficientemente Los programas, planes y objetivos son alcanzados La calidad y mejoras continuas forman parte integral de los controles Los asuntos significativos en materia legal o regulatoria que impactan a la organizacin son reconocidos y direccionados apropiadamente

Ser necesaria la contratacin de auditora interna en nuestra empresa? No es suficiente con el departamento de contabilidad para verificar los controles? stas, tal vez son unas de las preguntas ms frecuentes que se hacen algunos gerentes, hoy en da. Sin embargo, a la velocidad con que se mueven los negocios en estos tiempos, se hace imperante que las empresas cuenten con algo ms que el departamento de contabilidad, para darle seguridad a los stakeholders o grupos de inters de que la empresa se est administrando de una manera eficaz y eficiente, para alcanzar las metas propuestas y asegurar sus intereses.

A travs del tiempo, la auditora interna ha ido cambiando su enfoque de trabajo y servicio para agregar valor en las organizaciones. En el pasado, la auditora interna slo revisaba el trabajo realizado por el personal de la empresa con el propsito principal de encontrar errores y sealar al culpable, y estos errores calificaban el desempeo del auditor interno. Ahora el auditor interno trabaja junto con la gerencia para lograr los objetivos de la empresa. La auditora interna, de una forma independiente, apoya a la gerencia, asegurando que se han evaluado los riesgos ms importantes del negocio, que los controles internos y las operaciones del negocio son efectivos y que los procedimientos de gobierno corporativo han sido establecidos apropiadamente. En adicin a estos trabajos, los auditores internos asesoran a las empresas en las mejores prcticas para el desarrollo de los procesos de administracin del riesgo, la promulgacin de polticas para prevenir el fraude y para robustecer la tica del personal en las empresas. Qu es la auditora interna? El Instituto de Auditores Internos (IIA, por sus siglas en ingls) define a la auditora interna como: Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno . La independencia y objetividad son los principales atributos de la auditora interna. Atributos que no podra asumir, por ejemplo, el departamento de contabilidad, si fuera el responsable de revisar y asegurar que los controles que implement son adecuados y se estn siguiendo, ya que no tendra la independencia y objetividad requerida. A pesar de que la auditora interna puede funcionar como un departamento dentro de la empresa y los auditores internos formar parte de su fuerza laboral, as como ser remunerados por ella, la auditora interna debe ser independiente y objetiva para evitar condiciones que amenacen su responsabilidad. Para lograr esta independencia, el gerente o director de auditora debe tener acceso directo a la alta direccin y a la Junta Directiva. En la actualidad, existen normas que regulan o respaldan la funcin de la auditora interna para asegurar que sta realice de una forma correcta. Tambin cuenta con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, emitidas por el IIA de EE.UU. stas contienen normas acerca de las caractersticas que deben tener las organizaciones y los auditores internos; normas de desempeo que describen la naturaleza de los servicios de auditora interna y proporcionan criterios de calidad para evaluar estos servicios; y normas de implementacin que proporcionan los requisitos aplicables a las actividades de aseguramiento y asesora. El cumplimiento de estas normas es esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. Cmo apoya la auditora interna al xito de las empresas?

Uno de los elementos esenciales para el xito de cualquier negocio es una administracin eficaz y eficiente de sus recursos y operaciones, la cual permita alcanzar los objetivos. La auditora interna apoya a la organizacin a cumplir stas, mediante las evaluaciones y revisiones de los procedimientos y procesos por parte de los auditores internos, quienes deben tener un conocimiento profundo de todos los procesos y operaciones del negocio. La educacin, experiencia y habilidad de los auditores internos puede diferir entre ellos para cubrir todas las reas del negocio. De tal forma que, dependiendo de la naturaleza de la empresa, los auditores pueden ser, entre otros: ingenieros, financistas, contadores, economistas y tcnicos. Entre las funciones de apoyo que la auditora interna brinda a las empresas se pueden mencionar: La revisin de los procesos y polticas del gobierno corporativo para dar una seguridad razonable de que los mismos, estn operando efectivamente y son apropiados a las necesidades del negocio. La revisin de la gestin del riesgos efectuado por la gerencia. La revisin de la efectividad de los controles internos para minimizar los errores y los malos manejos de los recursos de la organizacin. La revisin de la efectividad y eficiencia de las operaciones. La revisin del cumplimiento con las leyes y regulaciones de la empresa. El servicio de asesora.

Evaluacin de los procesos del gobierno corporativo El gobierno corporativo se refiere a las polticas, regulaciones, prcticas y procedimientos establecidos por la Junta Directiva de una organizacin para: administrar, dirigir, informar y supervisar todas las actividades de la misma, en beneficio de sus objetivos y metas. La auditora interna apoya esta rea revisando las polticas, procedimientos y prcticas para dar una seguridad razonable de que las mismas estn operando de manera eficaz y son apropiadas a las necesidades de la organizacin. La auditora interna, tambin puede, bajo servicios de consultora, asistir a la gerencia en la implementacin o mejoramiento de los procesos existentes, pero teniendo siempre en cuenta su independencia. Evaluacin del riesgo Toda empresa se enfrenta a innumerables riesgos internos y externos durante la vida del negocio, los cuales pueden impedir que se alcancen las metas establecidas. Por tal razn, la gerencia tiene la responsabilidad de administrar este riesgo y establecer los controles que considera apropiados para reducir las probabilidades de que ocurran estos riesgos. La auditora interna asiste a la organizacin identificando y evaluando los riesgos ms significativos que puedan afectar negativamente a la empresa, y contribuye al mejoramiento de los controles para minimizar los riesgos. La auditora interna evala los riesgos relacionados con las operaciones, al gobierno corporativo y a los sistemas de informacin, en cuanto a la

integridad de la informacin financiera y operacional, a la efectividad y eficiencia de las operaciones, a la seguridad de los activos y al cumplimiento con las leyes y regulaciones. El resultado de la Global Internal Audit Survey, realizada por la firma Ernst & Young, respecto a la evolucin de la funcin de la auditora interna y cmo los gerentes de auditora estn cumpliendo con los altos requerimientos de los stakeholders o grupos de inters, mostr que los comits de auditoras y los altos ejecutivos han cambiado sus expectativas acerca de la gestin de riesgo, debido a la creciente inseguridad de los mercados. Por tal motivo, se les ha pedido a los auditores internos que adems de evaluar los riesgos financieros y de cumplimiento, evalen los riesgos que impidan el logro de las estrategias y de las operaciones del negocio. Evaluacin de los controles internos del negocio Para reducir los diferentes riesgos de todo negocio y asegurar que las estrategias y directrices del mbito administrativo y operativo se cumplan, la gerencia debe implementar controles. De acuerdo con el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), los controles internos estn integrados por: El ambiente de control que establece el sentir de la organizacin. La evaluacin del riesgo o la identificacin, y el anlisis del riesgo relevante. Las polticas y los procedimientos, o las actividades de control que ayudan a asegurar que las directrices se llevan a cabo. La identificacin y comunicacin de la informacin pertinente. La supervisin del proceso para evaluar la calidad del desempeo del sistema de control interno. La auditora interna, basada en el resultado de la evaluacin de los riesgos, apoya la organizacin por medio de la revisin independiente de los controles internos para asegurarle a la Junta Directiva y a la gerencia de la empresa, que stos son adecuados para minimizar cualquier impacto negativo que pueda afectar a la organizacin. Adems, asegura a la administracin que estos controles se estn siguiendo. La prevencin y deteccin del fraude, as como la revisin de la tecnologa de la informacin, son dos temas que pudiramos enmarcar en esta rea de revisin de los controles, en las cuales la auditora interna desempea un papel importante. Prevencin y deteccin del fraude Ninguna empresa est exenta del riesgo de fraude. La auditora interna asiste a la empresa realizando sus auditoras con el debido cuidado y la intencin de detectar errores, irregularidades o fraude. La mejor manera de enfrentar el fraude es previnindolo, ya que su deteccin posterior, muchas veces, involucra costos altos por las prdidas materiales y del recurso humano. Los auditores internos, con su conocimiento de los controles, desempean un papel importante en el proceso de prevenir el riesgo de fraude en las organizaciones. Adems, estn siempre

atentos a los indicadores de fraude, los cuales pueden darse como resultado de la evaluacin de los controles internos establecidos por la gerencia, de las auditoras o de las denuncias, tanto de empleados como de personas fuera de la entidad. Evaluacin de la Tecnologa de la Informacin La tecnologa se ha apoderado de los negocios; podra decirse que, en la actualidad, casi todas las actividades y transacciones de las empresas son procesadas y guardadas en un computador. Los administradores de las empresas se han vuelto dependientes de las mquinas. Pero, cmo asegurar que la informacin que obtenemos de ellas es confiable o que se tienen los controles adecuados para brindar seguridad a la informacin? La auditora interna brinda a las empresas una seguridad razonable de que la informacin obtenida es confiable y segura, mediante la revisin de los programas y la seguridad de los mismos. Evaluacin de la efectividad y la eficiencia de las operaciones La auditora interna evala la efectividad y eficiencias de las operaciones y los proyectos del negocio. En su plan anual de auditora, el gerente de auditora considera las operaciones clave de la empresa para su revisin. Para llevar a cabo este tipo de auditoras, el auditor interno debe tener un profundo conocimiento de los objetivos de su organizacin, as como la habilidad para analizar y asegurar que la operacin es eficaz, o bien, recomendar mejores prcticas. Revisin del cumplimiento Para que se cumpla con los objetivos estratgicos, es de suma importancia para las empresas saber que sus directrices, polticas y reglamentos se estn cumpliendo. Por medio de las auditoras de cumplimiento, el auditor interno asegura a la alta gerencia y a la Junta Directiva que sus directrices, plasmadas en los reglamentos y procedimientos, se estn cumpliendo o no. Conclusin Una auditora interna bien organizada y dirigida es esencial para asegurar: Que la empresa cuenta con una estructura de gobierno adecuada, que sus riesgos estn siendo administrados de una manera eficaz y eficiente, que sus controles son adecuados y suficientes, que sus operaciones son eficaces y eficientes, y que sus directrices se estn cumpliendo. En otras palabras, las organizaciones en busca del xito en los negocios, deben considerar la contratacin de auditores internos como una inversin esencial para el logro de sus objetivos.

Por: Mster. Juan de Dios Araya Navarro. CPA. Auditor General Ministerio de Seguridad Pblica.

jaraya@seguridadpublica.go.cr El presente artculo es para documentar algunos criterios sobre el hallazgo de auditora, tema que genera preguntas y cuestionamientos por funcionarios de auditora interna, tanto en el inicio de sus labores en este campo de las ciencias contables o bien en talleres de capacitacin que hemos desarrollado sobre redaccin de informes. El planteamiento se fundamenta en nuestra experiencia profesional en auditora durante casi 30 aos de servicio, en lo que he comprendido como hallazgo de auditora, primero como auditor de campo y ahora como Auditor Interno o Director de Auditora. No se pretende con esta ponencia, que sea un enfoque exhaustivo del tema y en su lugar considero que puede ser un punto de vista para abundar ms en el y obtener otros criterios y comentarios de colegas auditores del Sector en que me desempeo y en particular Gobierno Central, donde el marco regulativo bsico se centra en la Ley General de Control Interno y en los manuales de normas de auditora, promulgados por la Contralora General de la Repblica y supletoriamente las normas internaciones de auditora interna, emitidas por el IIA Global. Para efectos ilustrativos primero debe entenderse bien que se entiende como hallazgos de auditora, y su importancia que este sea debidamente documentado, con evidencia suficiente, pertinente y competente, para fundamentar una opinin o criterio, que debe de quedar en los papeles de trabajo del auditor. Entiendo como hallazgo de auditora, aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operacin objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe de auditora. Estos hallazgos deben ser obtenidos mediante la aplicacin sistemtica y profesional de procedimientos de auditora, de acuerdo con las mejores prcticas y estndares de trabajo que se tengan debidamente formalizados y establecidos en los manuales de trabajo de la auditora interna y en la aplicacin de las normas que regulan el ejercicio de la profesin. En el enfoque sistemtico de la auditora interna Gubernamental, la cual considero que no debe diferir del mbito privado, el trmino hallazgo se emplea en un sentido crtico y se refiere a cualquier situacin relevante que se determine mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas objeto de examen, segn lo ha definido y contemplado previamente en el respectivo alcance del plan de trabajo que se elabora para el estudio. En este proceso, a buen juicio y criterio profesional del auditor, se debe realizar un proceso de comparacin entre lo que debe ser y lo que es. El primer concepto, es de conformidad con las normas, leyes, reglamentos y sanas prcticas administrativas. El segundo es la realidad o condicin que el auditor est determinando en la instancia o unidad que est evaluando. El trmino hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el anlisis del significado e importancia de los hechos y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o ms conclusiones, recomendaciones y disposiciones a incluir en el informe del auditor; va a depender de la magnitud e importancia de este, que se deriven una o varias conclusiones, o en su defecto, que de un o ms hallazgos, se deriven una conclusin. En esto no podemos aplicar una regla, depender, del sano juicio y criterio del auditor al redactar su informe. En el proceso de auditora, podran obtenerse hallazgos positivos desde el punto de vista del control interno del rea que se audite o negativos, tambin, cuando se determine que no se cuente con una apropiada estructura de control interno y que por lo tanto, no cumple con los objetivos que el ordenamiento seala. .

Los siguientes constituyen los requisitos bsicos de cualquier hallazgo de auditora: Importancia relativa que amerite su desarrollo. . Basado en hechos y evidencias documentadas en los papeles de trabajo. Objetivo, no corresponde a un juicio de valor, es probable, demostrable ante terceros. La determinacin clara, concisa y precisa de un hallazgo de auditora, tiene implcito las circunstancias y el juicio profesional del auditor, pero ste debe ser sobre todo objetivo para no inducir a conclusiones errneas, por lo cual debe ser plenamente justificado por la labor de auditora efectuada. En el contexto de las normas profesionales para el ejercicio de la auditora interna, tanto nacionales como internaciones, debemos partir del hecho, que en el equipo de auditora, las personas que participan estn en capacidad tcnica para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista, objetivo, profesional y con un criterio experto del sistema de control interno que evala, para ello debe tener en cuenta factores como los siguientes: 1. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el hecho o se efectu la transaccin o hecho. 2. La ndole, complejidad y magnitud de las operaciones que se estn evaluando 3. La necesidad de someter el hallazgo potencial o un anlisis honesto y crtico. 4. La labor debe ser lo suficientemente completa para presentar una base slida para las conclusiones y recomendaciones 5. Diferencias de opinin con respecto a los auditados. 6. El ambiente de control en que se presenta, no verlos en forma aislada, sino integral de todo el proceso que se est auditando. Es fundamental, que en el adiestramiento que se brinda al personal que inicia en auditora o an al mismo personal, ya con experiencia, se le est evaluando por los auditores supervisores o coordinadores de procesos dentro de las auditoras, la capacidad que tiene el personal de elaborar los hallazgos de auditora, que sean de utilidad o valor pblico, para sustentar un buen informe de auditora. Un apropiado ejercicio que recomiendo, es iniciar con el mtodo de casos, donde se presenten diferentes situaciones hipotticas en el entorno de una entidad o empresa, para que del anlisis de este se desarrolle la capacidad de crtica (constructiva) y sntesis que tiene el auditor para formular debidamente los hallazgos, de tal forma que estos cumplan con la matriz de componentes, de Condicin, Criterio, Causa y Efecto. El suscrito, en particular ha desarrollado esta metodologa en la oficina que dirijo, con algunos ejercicios desarrollados mediante talleres, con diferentes tipos de situaciones, para despertar la creatividad del auditor al conocer y evaluar diversas situaciones que se presentan. Un proyecto, el cual pienso canalizar con el IAI, es extender este taller en una actividad que se incluya en el Plan de Desarrollo Profesional. Si estos elementos, no son bien desarrollados por el auditor, an menos estar en capacidad de preparar un buen informe de auditora, donde tiene que extraer conclusiones y recomendaciones, para atender determinadas conductas o situaciones, que la Administracin debe poner atencin. No est de menos, recordar, para los efectos de esta ponencia, que se entiende por CONDICIN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en trminos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno. CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, segn la norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, CAUSA: Razones de desviacin, en cuanto a lo que se considera de por qu sucedi. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor EFECTO: Importancia relativa del asunto, sealando el impacto entre lo que es y lo que debe ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno. En un posterior artculo sobre este tema, tratar de abarcar otros tpicos de inters, que a mi entender el auditor debe conocer y dominar, para que su trabajo en la

redaccin de hallazgos, no sean solo papeles o formularios, o bien ahora con los sistemas, hojas digitales, sino que estos aporten un valor pblico, en la redaccin del informe de auditora. Reitero que un buen informe no necesariamente debe contener solo hallazgos negativos pues podran haber algunos con enfoque positivo; ello evidenciara un trabajo integral del auditor, en un proceso investigativo analtico, profesional y crtico, que ser de utilidad para la toma de decisiones del Jerarca o del mximo rgano colegiado, en el Sector Pblico.