Introduccin El comit de Recursos Humanos de American Chamber/Mexico, desarroll este pequeo manual, con el objetivo de ayudar a los candidatos que han sido invitados a una entrevista, para que estn mejor preparados, puedan realizar entrevistas eficientes y efectivas, y les permita comunicar sus habilidades en forma clara y concisa.
Objetivo El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar informacin que les permita a las partes determinar el fit potencial entre el candidato y la organizacin. Para poder lograr este objetivo, es fundamental que el candidato se prepare antes de asistir a una entrevista. Deber hacer una reflexin exhaustiva y documentarse, para entender mejor a la organizacin y sus necesidades especficas.
Manual de Entrevistas para Candidatos
Tipos de entrevistas y estilos de preguntas
El candidato debe de estar consciente de que existen diversos tipos de entrevistas y diferentes estilos de preguntas; y debe prepararse segn sea el caso. Los tipos de entrevistas ms frecuentes son las de carcter informativo, y las de seleccin.
Tipos de entrevistas Informativas: Entrevistas sin un perfil especfico Presentacin: El candidato busca presentarse a la organizacin Explorativas: Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su informacin actualizada y disponible Seleccin: Entrevistas que buscan un perfil especfico Individual: Una persona realiza la entrevista Secuencial: Varias personas realizan las entrevistas, es importante tratar a todos como si fueran quienes tomarn la decisin final Panel: Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona puede haber sido asignada a buscar ciertas caractersticas especficas. Es importante, al contestar las preguntas, voltear a ver a todas las personas presentes, para involucrarlas
Estilos de preguntas Tradicionales: Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuntame sobre tu desempeo profesional, cules son tus fuerzas o debilidades?, cmo te ves en cinco aos?, por qu saliste de tu anterior trabajo? Comportamiento: Preguntas que ayuden a describir, en detalle, ciertas habilidades, en base a comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo especfico donde lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuntame sobre alguna ocasin en que tomaste la decisin equivocada.
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Agresivas: El entrevistador habla rpido y en forma agresiva, puede preguntar algo como: por qu te deberamos contratar?, con qu tipo de personas batallas en el trabajo?, qu es lo que menos te interesa de este trabajo?, cmo manejas el rechazo? Casos: Preguntas de un caso terico, para ver cmo razonara y reaccionara el candidato, como: una cadena de tiendas actualmente recibe inventario de producto en forma descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores; el Presidente de la organizacin est pensando si la cadena de tiendas se beneficiara de un almacn centralizado, cules seran los factores crticos a considerar para poder tomar la decisin?
Qu hacer antes de una entrevista - Preparacin
Sin duda, lo mejor que puede hacer un candidato antes de tener una entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocerse a s mismo, segundo, realizar una investigacin que le permita conocer a la industria, empresa, y puesto en cuestin y, finalmente, hacer un anlisis que le ayude a identificar las reas donde puede aportar valor a la organizacin.
Conocerse a fondo a s mismo
Actualiza tu CV, evita errores de ortografa, de fechas, de redaccin, y describe: a. Responsabilidades, logros y beneficios creados b. Intereses, habilidades y objetivos Preparar lista de referencias profesionales Estar preparado para contestar: a. Fortalezas personales y reas de oportunidad b. Actitud ante la adversidad c. Valores y principios Tener una idea clara de hacia dnde quieres llegar, motivos para un cambio. Poder explicar, brevemente, la trayectoria de tu vida profesional. En caso de que tengas una discapacidad, es importante describirla en tu CV, y anotar las posibles necesidades, materiales o mecnicas, para tu mejor desempeo. Manual de Entrevistas para Candidatos
Conocer, en trminos generales:
El entorno y la industria donde participa la empresa Tendencias macro, y mercados que son atendidos Principales competidores (sus estrategias macro) Dinmica competitiva Principales retos y reas de oportunidad
A la empresa y su organizacin Preguntar si la empresa tiene el criterio y/o iniciativa para contratar personal con discapacidad y si es as, si cuenta con instalaciones de acceso universal Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece Informacin pblica: Internet, peridico, pgina web Estrategia aparente, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento Informacin de cultura empresarial, misin, visin, valores
El puesto y las necesidades especficas
Perfil deseado, a quin le reporta el puesto Objetivos y retos a resolver, qu falla, identificar necesidades especficas Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar que sta no interfiera con los requerimientos y funciones especficas del puesto. Hay tres preguntas que cada ejecutivo debe de estar preparado para responder: por qu te interesa esta industria?, esta empresa?, este puesto? Tener claro el valor que aportas y tu rol potencial dentro de la organizacin Analiza en qu forma empatan tus habilidades con las necesidades de la organizacin Ve dispuesto para responder las preguntas tpicas en forma concisa y enfocada Prepara una serie de preguntas inteligentes, por si se presenta la oportunidad, al final de la entrevista. Es tan importante tener la informacin, como saber de qu manera usarla. El candidato debe mostrar inters y conocimiento cuando ste le sea solicitado, sin abusar, ni mostrar demasiado. Permitir que la persona de la empresa lleve la entrevista y haga su labor de investigacin. En otras palabras, ir bien preparado y estar listo para dar respuestas inteligentes y con conocimientos
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fundamentados. Las personas que contratan, buscan responder dos preguntas: podra el candidato realizar exitosamente las funciones del puesto en cuestin? y est el candidato interesado en el puesto? Las respuestas que se den durante la entrevista, tanto en contenido, como en forma, deben ser claramente contestadas en forma afirmativa.
Primera Imagen Sin duda, la primera imagen que se genera de una persona, es la que perdura. Es aqu donde se debe tener particular cuidado, los primeros dos minutos son los ms importantes, y es imperativo cuidar: La puntualidad: Nunca llegues tarde, ni ms de 10 minutos antes El buen vestir: En cualquier contacto que tengas con la empresa (entrevista, exmenes mdicos o psicomtricos, entrega de informacin adicional, tour a planta, etc.) procura ir bien vestido, (no ropa sucia o rota, ni playeras, tenis, jeans, etc.) La cordialidad y el profesionalismo: Se debe respetar y atender profesionalmente a toda persona con la que se tiene contacto, inclusive la recepcionista, o la persona de Seguridad
Pasos importantes a tomar en cuenta en tu primera entrevista
Difcilmente uno se puede recuperar de una mala primera imagen. Ni la arrogancia, ni la humildad excesiva, son cualidades en una entrevista. Es mejor errar en ir vestido elegante y conservadoramente, (como ejemplo en hombres: camisa blanca de manga larga, corbata color vino con patrn sencillo; traje oscuro, negro, azulmarino o gris; zapatos bien boleados y cinto de cuero, ambos del mismo color, calcetines que combinen. Esta bien ir vestido casual, si el puesto en cuestin es operativo, de planta, o de campo. Mujeres: zapatos cerrados, bien boleados, no minifaldas, no escotes, ni tirantes, ni blusas cortas o transparentes; no exagerar el maquillaje ni los accesorios, no usar colores llamativos). Normalmente en una entrevista, el entrevistador habla el 20% del tiempo y el entrevistado habla el 80%. La entrevista inicia con preguntas generales y/o la revisin del CV, para romper el hielo. Posteriormente, el entrevistador continuar con preguntas ms especficas, para poder identificar las habilidades e intereses particulares del ejecutivo.
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S siempre corts, pero no exageres Lleva copias extra de tu curriculum actualizado Contesta exactamente lo que se te pide No quieras sobrevenderte No quieras ser ms listo y llevar t la entrevista Nunca exageres, ni mientas en tus aptitudes Es importante antes de la entrevista, informar a la organizacin, si el candidato tiene alguna discapacidad, para que sta no sea sorpresa y, por lo tanto, las plticas se lleven a cabo de manera normal, sin generar, adicionalmente, cargas emocionales para ambos, que puedan distorsionar el proceso
Cierre de entrevista y seguimiento
Es aqu cuando debes hacer las preguntas sobre las dudas que tengas, o agregar algn comentario Comunicar el inters o no, de continuar con el proceso Pregunta si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el proceso y cundo es oportuno hacerlo Enviar una carta o e-mail de agradecimiento
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Qu hacer y qu no hacer Resumen de los puntos ya comentados y algunas otras recomendaciones a considerar Preguntar si es apropiado llevar copias extras de tu CV Dejar ver que ests preparado e hiciste tu labor de investigacin Agradecer que te hayan invitado al proceso En caso de haber trabajado antes, tener disponible tu paquete de compensacin completo y desglosado, para cuando te lo soliciten Preguntar por el nivel de responsabilidad y las expectativas que se tienen en el corto plazo Los chistes pueden caer bien o mal, usarlos con criterio y reserva Dejar que el entrevistador lleve la entrevista Ser conciso en las respuestas, no echar rollo o ser repetitivo Ser ntegro y honesto, no mentir, no exagerar responsabilidades, ni cualidades Hacer preguntas interesantes Comunicar tu intencin: ests o no ests interesado No ser arrogante, o prepotente, o muy listo No preguntar por el nivel de compensacin, sino hasta que la empresa est interesada seriamente en t No discutir con el entrevistador, o demostrarle que l no sabe No ser demasiado humilde No ponerse nervioso, es slo una entrevista
IMPORTANTE toda la informacin que proporciones debe / puede ser validada por terceros
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Manual de Entrevistas para los Ejeutivos de las Empresas
Manual de Entrevistas para Ejecutivos de las Empresas
Introduccin El comit de Recursos Humanos de American Chamber/Mexico, desarroll este pequeo manual, como parte de una iniciativa para enfrentar un problema comn de las reas de Recursos Humanos de las empresas. ste tiene el objetivo de ayudar a los ejecutivos funcionales a realizar entrevistas ms eficientes y efectivas.
Objetivo El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar informacin que les permita a las partes determinar el fit potencial de un candidato para desempear funciones especficas en una organizacin. Para poder lograr este objetivo, es fundamental que el ejecutivo de la empresa se prepare antes de la entrevista. El entrevistador debe desarrollar el perfil deseado, que incluya una definicin clara de funciones y responsabilidades; al igual que las habilidades requeridas y/o deseadas, en base a las necesidades especficas de la empresa. Es importante considerar la visin estratgica del negocio, su posicionamiento en el ciclo de vida, y alguna otra particularidad o cambio importante como: la implementacin de un nuevo sistema ERP, un cambio de Director General, una sucesin familiar, una adquisicin, o fusin de negocio. As mismo, se debe definir a las reas de Recursos Humanos o Proveedores Externos, cules son las principales prioridades y las habiliadades deseadas. Conviene comentar que hay que tener un balance entre lo perfecto y lo prctico, muchas veces nos aferramos a encontrar al candidato idneo, cuando lo que requerimos es a alguien que cumpla con el 90% de los atributos deseados.
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Tipos de entrevistas y estilos de preguntas
Los tipos de entrevistas ms frecuentes son las de carcter informativo, y las de seleccin. Dependiendo del tipo de entrevista deseada, el ejecutivo en la empresa debe preparar el estilo de preguntas y coordinarse con las personas que tomarn la decisin final.
Tipos de entrevistas Informativas: Entrevistas sin un perfil especfico Presentacin: El ejecutivo busca presentarse a la organizacin Explorativas: Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su informacin actualizada y disponible Seleccin: Entrevistas que buscan un perfil especfico Individual: Una persona realiza la entrevista. Se sugiere preparar una gua de entrevistas, con una serie de preguntas claves y los temas principales a cuestionar Secuencial: Varias personas realizan las entrevistas. Es importante coordinarse para no repetir preguntas y/o estilos. Sin embargo, si un atributo o habilidad es crtica, debe ser validado por todos los entrevistadores. Conviene mezclar diferentes estilos para que la empresa refleje las posibles interacciones futuras Panel: Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona en el panel debe haber sido asignada a buscar ciertas caractersticas especficas. Es importante coordinarse previamente y administrar el tiempo. Este tipo de entrevista es ms intimidante, por lo que se sugiere no usarla en las primeras interacciones con el candidato
Estilos de preguntas Tradicionales: Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuntame sobre tu desempeo profesional, cules son tus fuerzas o debilidades?,cmo te ves en cinco aos?
Manual de Entrevistas para Ejecutivos de las Empresas
Comportamiento Pasado: Preguntas que ayuden a describir en detalle ciertas habilidades, en base a comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo especfico donde lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuntame sobre alguna ocasin en que tomaste la decisin equivocada. Cules han sido tus principales logros? Agresivas: El entrevistador habla rpido y en forma agresiva, puede preguntar algo como: por qu te deberamos contratar?, con qu tipo de gente tienes problemas en el trabajo?, qu es lo que menos te interesa de este puesto?, cmo manejas el rechazo?, por qu te liquidaron?. Si en esta industria el porcentaje de margen siempre ha sido del 25%, por qu piensas que debera de ser el 18%? Casos: Preguntas de un caso terico, para ver cmo razonara y reaccionara el candidato, como: Una cadena de tiendas, actualmente recibe inventario de producto en forma descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores, el Presidente de la oganizacin est pensando si sta se beneficiara de un almacn centralizado. Cules seran los factores crticos a considerar para poder tomar la decisin?
Qu hacer antes de una entrevista - Preparacin
Sin duda, lo mejor que puede hacer un ejecutivo de una empresa antes de tener una entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocer detalladamente los atributos ms importantes que busca en el candidato a entrevistar; segundo, realizar una evaluacin de la cultura de su organizacin. Qu tipo de ejecutivos han sido los ms exitosos, cules son las caractersticas que los distinguen?. La organizacin fomenta el trabajo en equipo o se fomenta la competencia?, existe un perfil idealizado? El ejecutivo debe tener claro el posicionamiento de la empresa en el mercado y lo atractivo de la Industria. Una entrevista sirve para evaluar a un candidato, pero tambin para vender a la empresa. Los mejores candidatos desean que se les ofrezca un reto, un potencial a desarrollarse, por lo que buscan trabajar en una industria creciente, en la empresa lder de su giro, y en un puesto clave para la organizacin; por lo tanto, es muy importante que el ejecutivo siempre est preparado para proporcionar al candidato informacin, en trminos generales, que enfatice estos puntos.
Informacin sobre el entorno y la industria donde participa la empresa
Tendencias macro y mercados que son atendidos Principales competidores (sus estrategias macro) Dinmica competitiva Principales retos y reas de oportunidad
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Informacin sobre la empresa y su organizacin
Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece Informacin pblica : Internet, peridico, pagina web Estrategia, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento Informacin de cultura empresarial, misin, visin, valores Polticas de Responsabilidad Social: inclusin de personal con discapacidad, e instalaciones con acceso universal
Informacin detallada del puesto y las necesidades especficas
Funciones y responsabilidades especficas Perfil deseado, a quin le reporta el puesto Determinar la apertura para considerar candidatos con alguna discapacidad, para dar igualdad de oportunidad Objetivos y retos a resolver, qu falla, identificar necesidades especficas Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo Es tan importante tener la informacin, como saber de qu manera usarla. El ejecutivo debe explorar el inters y conocimiento del candidato, adems debe ser claro y explicar si el puesto demanda requisitos extraordinarios. El entrevistador debe mantener el control de la entrevista, especialmente el manejo del tiempo. Idealmente el 80% del tiempo debe dejar hablar al candidato. El ejecutivo que entrevista, debe buscar responder dos preguntas: est el candidato interesado en el puesto?, podra el candidato realizar exitosamente las funciones del puesto en cuestin?
Primera Imagen Sin duda la primera imagen que se genera de una persona es importante. La puntualidad: 5 minutos de variacin es aceptable El buen vestir: Es cortesa informarle al candidato la poltica de la empresa (ropa formal o casual) La cordialidad y el profesionalismo: Validar el trato del candidato con todas las personas con quien se establezca comunicacin Sin embargo, en ocasiones, la primera imagen no refleja las capacidades del candidato. Es importante no crear prejuicios y evaluar en forma exhaustiva a los candidatos. Hay que darle la oportunidad al candidato de superar una primera mala impresin.
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Pasos importantes a tomar en cuenta durante la entrevista
Como lo comentamos, y queremos enfatizar, en una entrevista el ejecutivo no debe hablar ms de 20% del tiempo. Despus de algn comentario informal (para romper el hielo) sobre el clima o alguna noticia relevante del da, se sugiere que la entrevista inicie con una breve charla informal donde se describa: la industria, la empresa (5 minutos mximo) y el puesto (con detalle de funciones y responsabilidades). Esto permite al ejecutivo asegurarse que el candidato est interesado en el puesto en cuestin y as mismo, le da los lineamientos para que el candidato prepare sus respuestas de acuerdo a las necesidades requeridas. Si el candidato tiene alguna discapacidad, el ejecutivo deber crear un ambiente de confianza, para disipar cualquier carga emocional adicional. Se inicia la entrevista del candidato con preguntas generales y/o la revisin del CV. Posteriormente, el entrevistador continuar con preguntas ms enfocadas, para poder identificar las habilidades e intereses especficos del candidato. Se validan las funciones y responsabilidades, al igual que los logros obtenidos Se validan habilidades de comunicacin Fortalezas, reas de oportunidad, cmo se describe a s mismo Cmo lo describen sus compaeros, estilo de trabajo preferido Identificar posibles conflictos potenciales Habilidades especficas Muy importante: identificar su actitud y motivacin Validar principios, valores e integridad Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar cmo la ha afrontado y qu otras habilidades le ha permitido desarrollar, as como las posibles necesidades, materiales o mecnicas, requeridas para el desempeo de sus funciones Cuando varios candidatos cumplen con el perfil deseado, normalmente los ejecutivos se basan en los atributos, actitudes y valores, para seleccionar al finalista. Es importante NO discriminar por alguna discapacidad, sexo, edad, fsico, afiliacin poltica o religiosa; el ejecutivo deber enfocarse, exclusivamente, en las capacidades y/o habilidades requeridas.
Cierre de entrevista y seguimiento
Es aqu cuando se debe dar la oportunidad al candidato de realizar preguntas sobre las dudas que pueda tener, o agregar algn comentario Comunicar el inters o no, de continuar con el proceso Informar si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el proceso y cundo es oportuno hacerlo Informar con quin se debe dirigir el candidato para comunicaciones futuras
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Recomendaciones de conducta tica y observaciones finales
Preparar una gua de entrevistas con los puntos crticos a tratar Evaluar la capacidad de desempear las funciones especficas, sin discriminar por raza, religin, edad, estado civil, sexo, salud, discapacidad Incluir en el perfil, la disponibilidad de contratar a candidatos con capacidades diferentes, enfatizando sus habilidades Respetar y mantener en forma confidencial, la informacin que haya sido proporcionada por el candidato Si un candidato no cumple con el perfil, es importante describir especficamente los motivos, para poderlo discutir con terceras personas en un futuro Evitar chistes ofensivos y/o bromas de mal gusto Comentarios como No hubo qumica, o No me late, no ayudan mucho a los departamentos de RH para identificar a mejores candidatos Realizar un resumen / evaluacin justo al terminar la entrevista Validar si el candidato hizo su tarea y si se prepar adecuadamente Es normal que un candidato este nervioso o ansioso, hay que romper el hielo, crear rapport y fomentar la comunicacin Es comn que el candidato requiera orientacin en lo que se refiere a la cultura especfica de la organizacin. Ej. Hay organizaciones donde se habla de usted o Sr., mientras que en otras, se utiliza el nombre personal, an con el Director General No debe haber errores de fecha, o incongruencias en el CV Finalmente, es importante visualizar al candidato desempeando sus funciones: se integrar bien?, qu habilidades requiere reforzar?, cul es su potencial a largo plazo? Se recomienda que, en el momento adecuado, y previa autorizacin del candidato, el ejecutivo realice llamadas para validar referencias con los jefes anteriores, la pregunta ms indicada sera: si tuvieras la oportunidad, lo volveras a contratar? El silencio es una herramienta muy til para hacer hablar al candidato Para poder evaluar en los mismos trminos a varios candidatos, se debe mantener el mismo estilo y tipo de preguntas.
IMPORTANTE Es altamente recomendable el uso de una tabla de evaluacin comparativa ponderada.
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Divisin Monterrey
Agradece la participacin de sus empresas participantes
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