CONTENIDO DE BUENAS PRCTICAS DOCUMENTALES

Presentado a: Rosana garzn

Presentado por: Jessica Tatiana Bolaos Karol Daz Jamaica Jhonatan Marulanda Velsquez Oscar Andrs Nio Rojas Diana Pea Caldas

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TCNICO EN RECURSOS HUMANOS BOGOTA D.C 2013

NDICE 1. Objetivo general. 1.1. Objetivos especficos. 2. Introduccin. 3. Marco conceptual. 4. Diagramas de flujo. 4.1. Produccin. 4.2. Servicio al cliente. 4.3. Venta. 4.4. Compra. 4.5. Contabilidad 4.6. Administracin 5. Conclusiones

1. OBJETIVO GENERAL

Regular todos los documentos producidos dentro de la pyme, en el desarrollo normal de sus funciones, as como la administracin y organizacin de los archivos independientes de cada rea. Custodiar la proteccin y conservacin de los documentos que son recibidos a diario dentro de la organizacin.

1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2. Promover la conservacin adecuada de los archivos. 3. facilitar y agilizar su oportuna ubicacin 4. realizar mediante la utilizacin de secciones documentales de acuerdo a la naturaleza de cada archivo 5. Brindar informacin de soporte en caso de ser necesario

2. INTRODUCION El presente proyecto se realiza con el fin de familiarizar la empresa productos alimenticios muii con las buenas practicas documentales que deben de manejar en cada rea de la empresa, y llegar a ser de estas mejoras una manera correcta y cotidiana de realizar las funciones archivsticas, tomando de esta manera las medidas necesarias para la mejora continua de cada uno de los sectores archivsticos de la pyme

3. MARCO CONCEPTUAL

LEY 549 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Constituye reglas y principios que regulan la funcin archivstica del estado, esta compuesta por tres clases de archivos: 1 Archivo pblico 2 Archivo privado de inters publico 3 Archivo total Archivo pblico: Tiene como funcin prestar servicios pblicos a entidades privadas. Archivo privado de inters pblico: Este es declarado por el legislador por su valor cultural, histrico y de investigacin. Archivo total: Hace referencia al proceso total del periodo que se lleva a cabo. Estos soportes documentales son medios en los cuales se contiene la informacin, pueden ser audiovisuales, sonoros, en papel, fotogrficos, flmicos, informticos y orales. El archivo general de la nacin se encarga de coordinar y orientar las funciones archivsticas, con el fin de proteger el patrimonio de los archivos que permanecen all, por lo tanto el sistema general de archivo se encarga de darle importancia a los archivos activos e histricos para hacer parte fundamental de la memoria histrica y maneja un control y vigilancia el cual es guiado por una auditoria que se puede hacer en cualquier momento para revisar los archivos del estado. Los archivos tienen tres clasificaciones: 1 Archivo general de la nacin 2 Archivo general del departamento 3 Archivo general del distrito Existen unas recompensas y premios no contributivos a las empresas al momento de amparar los documentos del apoyo de los organismos de control. Esta ley se conduce a partir de la fecha de publicacin se anulan en lo pertinente todas las disposiciones que sean contrarias.

4. DIAGRAMAS DE FLUJO

4.1 Produccin

INICIO

Dirigido al jefe de planta de produccin.

Orden de produccin

Se hace pedido de producto?

Es emitido por Gerencia

SI

Al auxiliar de repostera

La orden de fabricacin, corte y producto final

Se le informa al Gerente que el producto est finalizado y listo para comercializar

SERVICIO AL CLIENTE 4.2

INICIO

Pedido

Es emitido por el cliente

Este es recibido por el Gerente

Al finalizar sus etapas: fabricacin, Corte, Producto final Este es enviado al cliente

Este es emitido como orden de produccin?

SI

FIN

Este es recibido por el jefe de produccin y emitido al auxiliar de repostera

VENTA

4.3 La factura es recibida por el Auxiliar de ventas.

Auxiliar de ventas hace entrega del producto al cliente

INICIO

Posteriormente esta es entregada a la representante legal quien es la encargada de las ventas de la empresa

La factura radicada por Gerente

es el

Es enviada a contabilidad?

SI

Luego es emitida al Gerente para su adecuado archivo.

La respectiva copia es recibida por contabilidad

Fin

4.4. COMPRA

INICIO

DOCUMENTO: Factura

SI La factura se registr?

Registrar factura en tabla de retencin

La factura es recibida, verificada y archivada

Enviar factura a jefe de produccin

FIN NO La factura es recibida y archivada? Verificar factura y enviar copia contabilidad

4.5.

Contabilidad

INICIO

Nmina. Esta es elaborada por Jefe de personal.

Es revisada por Gerente

Dirigida a tesorera

Aprobada por contabilidad

Devuelta al Gerente

Se hace pago al trabajador

Fin

4.6 Administracin

INICIO

Se reciben todos los documentos por el Gerente

Son debidamente revisados y sellados

Se archivan radicaciones de: facturas, actas, comprobantes, rdenes de pedidos

Aprobado por administrador

5. CONCLUSIONES

Deducimos que la presencia de un archivador en una compaa es muy importante para guardar todos los datos requeridos de la misma. Como datos importantes se tomara las cuentas de los clientes, los registros de la empresa, facturas de pagos de impuesto, entre otros documentos. Este trabajo es una vista preliminar de cmo se debe llevar el buen manejo archivstico segn la ley 549/2000 dentro de la organizacin, en la cual llevamos un proceso de asesoramiento para lograr que esta sea consciente de las falencias que posee en la organizacin archivstica y en base a esto obtenga buenas practicas documentales.