5. Condiciones 6. Las Consultas de Resmen 7. Las Consultas de Referencias Cruzadas 8. Las Consultas de Accin 9. Los Formularios 10. 19.

Los nformes !0. Los Controles de Formulario e nforme !1. Las "acros !!. Confi#urar nterfaz !$. %erramientas de Access !&. m'ortar ()'ortar *atos

1. Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una ta+la de datos para poder en las unidades didcticas siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con stos utili!ando las ventajas que nos proporciona Access"##$ %ara crear una ta+la de datos tenemos que posicionarnos en la ventana +ase de datos con el objeto ta+las seleccionado& si 'acemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas (ormas que tenemos para crear una tabla) ,ista %o-a de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y seg*n el valor que introdu!camos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. ,ista dise.o es el m todo que detallaremos en esta unidad didctica Asistente 'ara ta+las utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla utili!ando un juego de tablas que tiene ya prede(inidas. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra e+istente en otra base de datos. ,incular ta+la consiste en crear una re(erencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. ,+plicaremos a continuacin la (orma de crear una tabla en /ista dise.o. ,ste m todo consiste en de(inir la estructura de la tabla es decir de(inir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves etc...

0tra forma ms rpida de llegar a la vista dise-o es desde la ventana 1ase de datos con el objeto ta+las seleccionado& 'aciendo doble clic en la opcin Crear una ta+la en /ista *ise.o.

Aparecer la ventana *ise.o de ta+la)

,n la barra de ttulo tenemos el nom+re de la ta+la (como todava no 'emos asignado un nombre a la tabla& Access le 'a asignado un nombre por de(ecto .abla1/ a continuacin tenemos la re-illa donde definiremos las columnas que componen la tabla& se utili!a una lnea para cada columna& as en la primera lnea ((ila) de la rejilla de(iniremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. ,n la parte in(erior tenemos a la iz2uierda dos (ic'as (3eneral y 1s2ueda) para de(inir 'ro'iedades del cam'o es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos de(iniendo. 0 a la derec4a tenemos un recuadro con un te+to que nos da alg*n tipo de a5uda sobre lo que tenemos que 'acer& por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera (ila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro in(erior derec'o Access nos indica que el nombre de un campo puede tener 'asta 12 caracteres. 3amos rellenando la rejilla de(iniendo cada una de las columnas que compondr la tabla)

%odemos de(inir un campo utili!ando el #enerador de cam'os que permite de(inir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono barra de 'erramientas.. de la

4 bien podemos de(inir nosotros mismos los campos directamente como e+plicaremos a continuacin.

,n la primera (ila escribir el nombre del primer campo& al pulsar la tecla 67R0 pasamos al tipo de datos& por de(ecto nos pone 7e)to como tipo de dato. 5i queremos cambiar de tipo de datos& 'acer clic sobre la (lec'a de la lista desplegable de la derec'a y elegir otro tipo.

4bserva como una ve! tengamos alg*n tipo de dato en la segunda columna& la parte in(erior de la ventana& la correspondiente a 8ro'iedades del cam'o se activa para poder indicar ms caractersticas del campo& caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla 67R0 para ir a la tercera columna de la rejilla. ,sta tercera columna no es obligatorio utili!arla ya que *nicamente sirve para introducir un comentario& normalmente una descripcin del campo de (orma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la 'oja de datos. 6epetir el proceso 'asta completar la de(inicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

7a clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. 7a cla/e 'rinci'al 'ro'orciona un /alor nico 'ara cada fila de la ta+la y nos sirve de identificador de re#istros de (orma que con esta clave podamos saber sin ning*n tipo de

equivocacin el registro al cual identi(ica. 8o podemos de(inir ms de una clave principal& pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. %ara asi#nar una cla/e 'rinci'al a un campo& seguir los siguientes pasos) 9acer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. 9acer clic sobre el icono Cla/e 'rinci'al de la barra de 'erramientas.

A la i!quierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dic'o campo es la clave principal de la tabla. 5i queremos de(inir una cla/e 'rinci'al com'uesta (basada en varios campos)& seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una ve! seleccionados todos los campos 'acer clic en el icono .

Importante) 6ecordar que un campo o combinacin de campos que (orman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden 'aber dos (ilas en la tabla con el mismo valor en el campo:s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva (ila con valores que in(rinjan estas dos reglas& el sistema no nos deja crear la nueva (ila y nos devuelve un error de este tipo)

;uardar una tabla.

%ara guardar una tabla& podemos) Ir al men* Arc4i/o y elegir la opcin 3uardar. 4 bien 'acer clic sobre el botn 3uardar de la barra de 'erramientas.

Como nuestra tabla a*n no tiene nombre asignado& aparecer el siguiente cuadro de dilogo) ,scribir el nombre de la tabla. 9acer clic sobre el botn Ace'tar.

8ota) 5i no 'emos asignado clave principal antes de guardar la tabla& nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello& y preguntndonos si queremos que Access cree una& si le decimos que 9: nos a-ade un campo de tipo autonum rico y lo de(ine como clave principal. 5i le decimos que 6o se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

". <odi(icar tablas de datos (I)

Aqu veremos las t;cnicas de edicin de re#istros para modificar tanto la definicin de una ta+la como los datos introducidos en ella.

<odi(icar el dise-o de una tabla.

5i una ve! creada una tabla& queremos cambiar algo de su de(inicin (por ejemplo& a-adir una nueva columna& ampliar una columna que ya e+iste& borrar una columna& etc...) tendremos que realizar una modificacin en su dise.o) Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modi(icar& en el caso de que no lo estuviera. 5eleccionar la tabla que queremos modi(icar& 'aciendo clic sobre nombre apare!ca remarcado. 9acer clic sobre el botn *ise.o sta para que su

de la ventana de la base de datos.

Aparecer la ventana de dise-o de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. %ara modificar la definicin de un cam'o& posicionar el cursor sobre el campo a modi(icar y reali!ar las sustituciones necesarias. %ara a.adir un nue/o cam'o& ir al (inal de la tabla y escribir la de(inicin del nuevo campo& o bien& situarse en uno de los campos ya creados y 'acer clic en el icono de la barra *ise.o de ta+la& en este *ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. %ara eliminar un cam'o& posicionarse en el campo y 'acer clic en el icono o bien& seleccionar toda la (ila correspondiente al campo 'aciendo clic en su e+tremo i!quierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla 9u'r o *el. 5e borrar el campo de la de(inicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambi n desaparecern. %or *ltimo& #uardar la tabla. de la barra *ise.o de ta+la&

%ara practicar estas operaciones puedes reali!ar el ,jercicio paso a paso de modi(icar dise-o de tablas.

Introducir y modi(icar datos en una tabla.

%ara introducir datos en una tabla& podemos elegir entre)

=esde la ventana 1ase de *atos seleccionar la tabla a rellenar& 'aciendo clic sobre sta para que su nombre apare!ca remarcado. 9acer clic sobre el botn de la ventana 1ase de datos.

9acer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana 1ase de *atos. 5i estamos en la ventana =ise-o de tabla& 'acer clic sobre el icono %o-a de datos de la barra =ise-o de tabla. ,n los tres casos aparecer la ventana %o-a de datos)

Cada (ila nos sirve para introducir un registro. ,scribir el valor del primer campo del registro. %ulsar 67R0 para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro& pulsar 67R0 para introducir los datos del segundo registro. ,n el momento en que cambiamos de registro& el registro que estabamos introduciendo se almacenar& no 'aciendo necesario guardar los registros de la tabla. 9acer clic sobre el botn Cerrar tabla. de la ventana %o-a de datos para terminar con dic'a

5i lo que queremos es +orrar un re#istro entero) 5eleccionar el registro a eliminar 'aciendo clic sobre el cuadro de la i!quierda del registro. ,l registro quedar seleccionado. %ulsar la tecla 9<8R del teclado o el icono de la barra 9oja de datos.

5i lo que queremos es modificar al#n /alor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modi(icar y volverlo a escribir. 5i queremos cam+iar algo de la estructura de la ta+la& tenemos que pasar a la ,ista *ise.o 'aciendo clic sobre el icono de la barra 9oja de datos.

%ara practicar estas operaciones puedes reali!ar el ,jercicio paso a paso de introduccin de datos.

=espla!arse dentro de una tabla.

%ara despla!arse por los di(erentes registros de una tabla vamos a utili!ar la barra de despla!amiento)

7a barra nos indica en qu registro estamos situados y el n*mero total de registros de la tabla. ,l recuadro en blanco nos est diciendo el re#istro actual. Al (inal donde pone de 4 nos indica el nmero total de re#istros que en nuestro caso es cuatro. 9aciendo clic sobre los di(erentes botones reali!aremos las operaciones indicadas a continuacin) para ir al 'rimer re#istro de la tabla. para ir al re#istro anterior en la tabla. para ir al re#istro si#uiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nue/o re#istro que se situar automticamente al (inal de la tabla. %odemos ir tambi n directamente a un registro determinado de la siguiente (orma) 9acer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el n*mero del registro actual. ,scribir el n*mero del registro al cual queremos ir. %ulsar 67R0.

.ambi n podemos despla!arnos por los di(erentes campos y registros pulsando las teclas FL(C%A A1A=0& FL(C%A ARR 1A> FL(C%A ?@< (R*A y FL(C%A *(R(C%A del teclado.

>uscar y reempla!ar datos.

<uc'as veces necesitaremos +uscar al#n re#istro conociendo el /alor de al#uno de sus cam'os. %ara poder reali!ar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la 'erramienta 1uscar de Access"##$. %ara 'acer uso de esta 'erramienta debemos visuali!ar los datos por ejemplo con la vista %o-a de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y (inalmente podemos desplegar el men* (dicin y seleccionar la opcin 1uscar... 4 bien 'acer clic sobre el botn de la barra de 'erramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo 1uscar 5 reem'lazar siguiente)

,n el cuadro 1uscarA escribimos el valor a buscar. ,n el cuadro 1uscar enA indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. %or de(ecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento& si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. ,n el cuadro CoincidirA elegimos entre estas tres opciones)

%acer coincidir todo el cam'o para que el valor buscado coincida e+actamente con el valor introducido en el campo. Cual2uier 'arte del cam'o para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir e+actamente con l. Comienzo del cam'o para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. =espu s podemos indicarle 1uscarA 7odos para buscar en todos los registros de la tabla. Arri+a para buscar a partir del primer registro 'asta el registro en el que nos encontramos situados. A+a-o para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y 'asta el *ltimo. 5i activamos la casilla "a5sculas 5 minsculas di(erencia a la 'ora de buscar entre may*sculas y min*sculas (si buscamos Maria no encontrar maria). 9acemos clic sobre el botn 1uscar si#uiente para empe!ar la b*squeda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de b*squeda. 5i queremos seguir la b*squeda& 'acer clic sobre el botn 1uscar si#uiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. =espu s cerrar el cuadro de dilogo. 5i lo que queremos es sustituir un /alor 'or otro utili!aremos la opcin Reem'lazar. %ara 'acer uso de esta 'erramienta debemos visuali!ar los datos por ejemplo con la vista %o-a de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reempla!ar y (inalmente desplegar el men* (dicin y seleccionar la opcin Reem'lazar... 4 bien 'acer clic sobre el botn de la barra de 'erramientas y seleccionar la (ic'a

Reem'lazar. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente)

7a (ic'a Reem'lazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin& el cuadro Reem'lazar 'orA y un botn Reem'lazar que reempla!a el valor donde nos encontramos en ese momento& y un botn Reem'lazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. ,sta opcin 'ay que utili!arla con muc'o cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utili!amos la opcin %acer coincidir todo el cam'o.

?nidad @. %ropiedades de los campos

Introduccin

>*squeda

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caracter:sticas que proporcionan un control adicional so+re la forma de funcionar del cam'o . 7as propiedades aparecen en la parte in(erior i!quierda de la ventana *ise.o de ta+la cuando tenemos un campo seleccionado.

7as propiedades se agrupan en dos (ic'as& la (ic'a 3eneral donde indicamos las caractersticas generales del campo y la (ic'a 1s2ueda en la que podemos de(inir una lista de valores vlidos para el campo& esta *ltima (ic'a est e+plicada en el tema $ junto con el asistente de b*squeda. 7as propiedades de la (ic'a 3eneral pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la (ic'a 1s2ueda cambian seg*n el tipo de control asociado al campo. 9ay que tener en cuenta que si se modi(ican las propiedades de un campo despu s de 'aber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.

A continuacin e+plicaremos las propiedades de que disponemos seg*n los di(erentes tipos de datos.

.ama-o del campo

%ara los campos 7e)to& esta propiedad determina el n*mero m+imo de caracteres que se pueden introducir en el campo. 5iendo por de(ecto de 50 caracteres y valor m+imo de 255. %ara los campos 6um;rico& las opciones son) 15te (equivalente a un caracter) para almacenar valores enteros entre # y "@@. (ntero para valores enteros comprendidos entre A$".B1C y $".B1B. (ntero lar#o para valores enteros comprendidos entre A".12B.2C$.12C y ".12B.2C$.12B. 9im'le para la introduccin de valores comprendidos entre A$&2#"C"$,$C y A1&2#1"DC,A 2@ para valores negativos& y entre 1&2#1"DC,A2@ y $&2#"C"$,$C para valores positivos. *o+le para valores comprendidos entre A1&BDB1D$1$2C1"$1,$#C y A2&D2#1@12@C21"2B,A$"2 para valores negativos& y entre 1&BDB1D$1$2C1"$1,$#C y 2&D2#1@12@C21"2B,A$"2 para valores positivos. d. de r;'lica se utili!a para claves autonum ricas en bases r plicas. *ecimal para almacenar valores comprendidos entre A1#E$CA1 y 1#E$CA1 (si estamos en una base de datos .adp) y n*meros entre A1#E"CA1 y 1#E"CA1 (si estamos en una base de datos .mdb) 7os campos Autonum;rico son (ntero lar#o. A los dems tipos de datos no se les puede especi(icar tama-o.

Formato del campo

,sta propiedad se utili!a para personali!ar la (orma de presentar los datos en pantalla o en un in(orme. 5e puede establecer para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y Autonum;rico. %ara los campos 6um;rico y "oneda& las opciones son) 6mero #eneralA presenta los n*meros tal como (ueron introducidos. "onedaA presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en GindoHs como puede ser I. (uroA utili!a el (ormato de moneda& con el smbolo del euro. Fi-oA presenta los valores sin separador de millares. (stBndarA presenta los valores con separador de millares. 8orcenta-eA multiplica el valor por 1## y a-ade el signo de porcentaje (J). Cient:ficoA presenta el n*mero con notacin cient(ica.

7os campos Fec4aC%ora tienen los siguientes (ormatos) Fec4a #eneralA si el valor es slo una (ec'a& no se muestra ninguna 'ora/ si el valor es slo una 'ora& no se muestra ninguna (ec'a. ,ste valor es una combinacin de los valores de Fec'a corta y 9ora larga. ,jemplos) $:2:D$& #@)$2)## %< y $:2:D$ #@)$2)## %<. Fec4a lar#aA se visuali!a la (ec'a con el da de la semana y el mes completo. ,jemplo) 7unes "1 de agosto de "###. Fec4a medianaA presenta el mes con los tres primeros caracteres. ,jemplo) "1AAgoA "###. Fec4a cortaA se presenta la (ec'a con dos dgitos para el da& mes y a-o. ,jemplo) #1:#C:##. ,l (ormato Fec4a corta asume que las (ec'as comprendidas entre el 1:1:## y el $1:1":"D son (ec'as comprendidas entre los a-os "### y el "#"D y las (ec'as comprendidas entre el 1:1:$# y el $1:1":DD pertenecen al intervalo de a-os entre 1D$# y 1DDD. %ora lar#aA presenta la 'ora con el (ormato normal. ,jemplo) 1B)$@)"#. %ora medianaA presenta la 'ora con (ormato %m o Am. ,jemplo) @)$@ %m. %ora corta presenta la 'ora sin los segundos. ,jemplo) 1B)$@. 7os campos 9:C6o disponen de los (ormatos prede(inidos 9:C6o& ,erdaderoCFalso y Acti/adoC*esacti/ado. 9:& ,erdadero y Acti/ado son equivalentes entre s& al igual que lo son 6o& Falso y *esacti/ado. 8ota) ,l control predeterminado para un dato 9:C6o es la casilla de veri(icacin por lo que en la vista %o-a de *atos los datos de este tipo aparecen como una casilla de veri(icacin y no se ve el e(ecto de la propiedad (ormato. 5i queremos ver el e(ecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la (ic'a 1s2ueda de las propiedades del campo& en la propiedad "ostrar control elegir el Cuadro de te)to como te mostramos a continuacin.

7os campos 7e)to y "emo no disponen de (ormatos prede(inidos& para los campos 7e)to se tendran que crear (ormatos personali!ados. 5i deseas ms in(ormacin sobre la 'ersonalizacin de formatos 'a! clic aqu

7ugares decimales
,sta propiedad nos permite indicar el n*mero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato 6um;rico o "oneda.

<scara de entrada
5e utili!a la mscara de entrada para (acilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. %or ejemplo& puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre e+actamente cmo debe introducirse un n*mero nuevo) (KKK) KKKAKKKK.

Access dispone de un Asistente 'ara mBscaras de entradas que nos (acilita el establecer esta propiedad& y al cual accederemos al 'acer clic sobre el botn que aparece a la derec'a de la propiedad a modi(icar una ve! activada dic'a propiedad. 5i deseas ms in(ormacin sobre la personali!acin de mBscaras de entrada 'a! clic aqu .

.tulo
5e utili!a esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. %or ejemplo& si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad 7:tulo& en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

3alor predeterminado
,l valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ning*n valor. 5e suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor& se utili!a esta propiedad para indicar o especi(icar cul va a ser ese valor y as que se introdu!ca automticamente en el campo a la 'ora de introducir los datos de la tabla. %or ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia& se puede introducir ese valor en la propiedad ,alor 'redeterminado del campo Provincia y as a la 'ora de introducir los di(erentes clientes& automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum;rico.

6egla de validacin
,sta propiedad nos permite controlar la entrada de datos seg*n el criterio que se especi(ique. 9ay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. %or ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000& se puede especi(icar en esta propiedad >=100 !=2000. %ara (ormar la condicin puedes utili!ar el generador de e+presiones como te e+plicamos en la secuencia animada. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum;rico. %ara ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el #enerador de e)'resiones que se abre al 'acer clic sobre el botn que aparece a la derec'a de la propiedad cuando 'acemos clic en ella. %ara conocer un poco ms sobre l visita nuestro avan!ado .

.e+to de validacin
,n esta propiedad escribiremos el te+to que queremos nos apare!ca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especi(icada en la propiedad anterior.

=ebe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la 'ora de introducir los datos& sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum;rico.

6equerido
5i queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor "#& en caso contrario el valor ser el de No. 5e puede utili!ar esta propiedad para todos los tipos de datos e+cepto el 0+-eto 0L( y el Autonum;rico.

%ermitir longitud cero

7os campos "emo y 7e)to cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o est n vacos.

Inde+ado
5e utili!a esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. 7os :ndices 'acen que las consultas basadas en los campos inde+ados sean ms rpidas& y tambi n aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. %or ejemplo& si buscas empleados basndose en un campo llamado $%ellidos& puedes crear un ndice sobre este campo para 'acer ms rpida la b*squeda. ,sta propiedad dispone de tres valores) 6o) 5in ndice. 9: Dcon du'licadosE) Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos (ilas con el mismo valor en el campo). 9: Dsin du'licadosE) Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

7os ndices.
=e(inicin

>*squeda

?n ndice en in(ormtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empie!a cada captulo. 8o vamos a entrar a'ora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se de(inen& para qu sirven y cundo 'ay que utili!arlos y cuando no. ?n ndice es una estructura de datos que 'ermite recu'erar las filas de una ta+la de forma mBs rB'ida adems de 'ro'orcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. <n :ndice se define so+re una columna o so+re un #ru'o de columnas & y las (ilas se ordenarn seg*n los valores contenidos en esas columnas. %or ejemplo& si de(inimos un ndice sobre la columna %o&lacion de una tabla de clientes& el ndice permitir recuperar

los clientes ordenados por orden al(ab tico de poblacin. 5i el ndice se de(ine so+re /arias columnas& los registros se ordenarn 'or la 'rimera columna> dentro de un mismo /alor de la 'rimera columna se ordenarBn 'or la se#unda columna& y as sucesivamente. %or ejemplo si de(inimos un ndice sobre las columnas %rovincia y %o&lacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin& apareceran los de $'(C$N)* +enia& los de $'(C$N)* ,i-ona& V$'*NC($ .enetsser& y (inalmente los de V$'*NC($ /liva. (l orden de las columnas dentro de un ndice es im'ortante& si retomamos el ejemplo anterior y de(inimos el ndice sobre %o&lacion y %rovincia& apareceran los de V$'*NC($ .enet0sser& seguidos de los $'(C$N)* +enia& V$'*NC($ /liva& y (inalmente los de $'(C$N)* ,i-ona. A'ora se 'an ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo %rovincia.

3entajas e inconvenientes.
,enta-asA 5i una tabla tiene de(inido un ndice sobre una columna Access 'uede localizar muc4o mBs rB'idamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recu'erar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambi n ser muc'o mBs rB'ido.

ncon/enientesA Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla& ocu'a un poco mBs de es'acio en disco. Cuando se a-aden& modi(ican o se borran (ilas de la tabla& el sistema debe actuali!ar los ndices a(ectados por esos cambios lo que supone un tiem'o de 'roceso ma5or. %or estas ra!ones no es aconsejable definir :ndices de forma indiscriminada. 7os inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se de(ine el ndice es una columna que se va a utili!ar a menudo para buscar u ordenar las (ilas de la tabla. %or eso una regla bastante acertada es definir :ndices sobre columnas que se vayan a utili!ar a menudo para recu'erar u ordenar las (ilas de una tabla. ,l Access de 'ec'o crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utili!an a menudo para recuperar (ilas concretas.

Cmo de(inir un ndice.

7os ndices (orman parte de la estructura de la tabla& luego se de(inen y modi(ican desde la ventana *ise.o de ta+la. 5i el ndice se basa en un slo cam'o. 5eleccionar el campo y modi(icar la propiedad nde)ado. 5i pulsamos en la (lec'a de la derec'a aparecen tres opciones)

6o) no tiene ndice. 9: DCon du'licadosE ) se de(ine un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias (ilas con el mismo valor en esa columna. 9: D9in du'licadosE) se de(ine un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos (ilas con el mismo valor en esa columna. 5i el ndice se +asa en /arios cam'os. .enemos que abrir la ventana Fndices con el icono una ventana como esta) & al 'acer clic sobre el aparecer

,n la primera columna se pone el nom+re del :ndice& en la segunda columna el nom+re del cam'o so+re el 2ue se +asa el :ndice & y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las (ilas de la tabla se ordenen de (orma ascendente o descendente). 5i el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que (orman el ndice. ,n nuestro ejemplo tenemos dos ndices de(inidos sobre la tabla& el ndice 8rimar5Ge5 lo 'a creado Access cuando 'emos de(inido el campo codigo como cla/e 'rinci'al& y nosotros 'emos de(inido otro que 'emos llamado %rov1local sobre los campos %rovincia y localidad. 4bserva que el orden 'uede ser distinto para cada uno de los campos. =e esta (orma el ndice se podr utili!ar para recuperar los datos por orden al(ab tico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empe!ando por la letra !. %ara de(inir el ndice basta reali!ar la misma operacin que para crear campos& posicionarse en una (ila de la columna 6om+re de Fndice& escribir el nombre del ndice& pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o 'aciendo clic a la derec'a del campo aparece la (lec'a que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado& lo mismo para la columna 0rden (esta columna& como solo tiene dos valores posibles& 'aciendo doble clic se pasa de Ascendente a *escendente y viceversa.) ,n la parte in(erior tenemos las 'ro'iedades del :ndice) 8rinci'al) indica si el ndice es el de la clave principal o no. Hnica) permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Lnica M 5 signi(ica que no admite valores duplicados.

#norar 6ulos) si ponemos que s las (ilas que tengan el valor nulo en el campo sern e+cluidas del ndice. %ara modificar :ndices ya de(inidos o +orrar ndices o crear nuevos ndices utili!ar la misma mecnica que para crear& borrar y modi(icar campos de una tabla.

$. 7as 6elaciones (I).

,n esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los di(erentes ti'os de relaciones que pueden e+istir entre dos tablas de una base de datos. 5i no sabes lo que es una relacin en bases de datos& aqu conceptos bsicos para entender las relaciones. te introducimos algunos

Crear la primera relacin.

%ara crear relaciones en Access"##$ primero deberemos acceder a la ventana Relaciones& podemos optar por) estando en la ventana 1ase de datos& ir al men* %erramientas& y elegir la opcin Relaciones... 4 bien 9acer clic sobre el botn 'erramientas. de la barra de

Aparecer el cuadro de dilogo "ostrar ta+la de la derec'a esperando indicarle las tablas que (ormarn parte de la relacin a crear. 5eleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin 'aciendo clic sobre ella& aparecer dic'a tabla remarcada. 9acer clic sobre el botn A#re#ar. 6epetir los dos pasos anteriores 'asta a.adir todas las ta+las de las relaciones a crear. 9acer clic sobre el botn Cerrar.

A'ora aparecer la ventana Relaciones con las tablas a-adidas en el paso anterior.

%ara crear la relacin) Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso c odi2o). %ulsar el botn i!quierdo del ratn y manteni ndolo pulsado arrastrar 'asta el campo cliente de la tabla secundaria ($3'$C'(C1F$C)34$"). 5oltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo "odificar relaciones siguiente)

,n la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas ($3'$C'(C1C'(*N)*" y A?7AC7ICKFAC.?6A5) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin 5codi2o y cliente). 4joN siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de in(ormacin y por lo tanto del mismo tipo. 4bserva en la parte in(erior el 7i'o de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a /arios). Activar el recuadro ()i#ir inte#ridad referencial 'aciendo clic sobre ste. 5i se desea& se puede activar las casillas Actualizar en cascada los cam'os relacionados y (liminar en cascada los re#istros relacionados . 5i quieres saber ms sobre inte#ridad referencial y o'eraciones en cascada 'a! clic

aqu %ara terminar& 'acer clic sobre el botn Crear. 5e crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Integridad re(erencial
7a inte#ridad referencial es un sistema de re#las que utili!a Access"##$ para ase#urarse 2ue las relaciones entre re#istros de ta+las relacionadas son /Blidas y que no se borren o cambien datos relacionados de (orma accidental. Al e+igir integridad re(erencial en una relacin le estamos diciendo a Access"##$ que no nos de-e introducir datos en la ta+la secundaria si 're/iamente no se 4a introducido el re#istro relacionado en la ta+la 'rinci'al. %or ejemplo) .enemos una tabla de 'abitantes y una tabla de poblaciones& en la tabla 6a&itantes tengo un campo Po&lacion que me indica en qu poblacin vive el 'abitante& las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Po&lacion& en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Po&laciones es la ta+la 'rinci'al y la tabla 6a&itantes la secundaria (una poblacin tiene varios 'abitantes). 5i marcamos la casilla nte#ridad Referencial& no nos dejar asignar a un 'abitante una poblacin que no e+ista en la tabla Po&laciones.

7a integridad re(erencial dispone de dos acciones asociadas) Actualizar en cascada los cam'os relacionados ) 9ace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal& automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. %or ejemplo) 5i cambiamos el nombre de la poblacin /nteniente por /ntin7ent en la tabla Po&laciones& automticamente en la tabla 6a&itantes& todos los 'abitantes de /nteniente se cambiarn a /ntin7ent. (liminar en cascada los re#istros relacionados ) Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambi n los registros relacionados en la tabla secundaria. %or ejemplo) 5i borramos la poblacin /nteniente en la tabla Po&laciones& automticamente todos los 'abitantes de /nteniente se borrarn de la tabla de 6a&itantes. 5i no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene 'abitantes asignados.

A-adir tablas a la ventana 6elaciones.

5i ya 'emos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos a.adir la ta+la a la /entana) %rimero nos situamos en la ventana Relaciones 'aciendo clic sobre el icono barra de 'erramientas. %ara a-adir la tabla podemos elegir entre) 'acer clic sobre el icono "ostrar ta+la o bien& de la

del men* Relaciones elegir la opcin "ostrar ta+la Aparecer el cuadro de dilogo "ostrar ta+las estudiado en el apartado anterior. A-adir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.

Ouitar tablas de la ventana 6elaciones.

5i queremos eliminar una ta+la de la /entana Relaciones) %rimero nos situamos en la ventana Relaciones 'aciendo clic sobre el icono barra de 'erramientas. =espu s podemos elegir entre) 'acer clic con el botn derec'o sobre la tabla y elegir la opcin 0cultar ta+la del men* conte+tual que aparecer& de la

'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men* Relaciones elegir la opcin 0cultar ta+la desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

<odi(icar relaciones.
%ara modificar relaciones ya creadas) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos (ormas) 'acer clic con el botn derec'o sobre la relacin a modi(icar y elegir la opcin "odificar relacin... del men* conte+tual que aparecer& o bien& 'acer clic sobre la relacin a modi(icar y elegir del men* Relaciones la opcin "odificar relacin...

5e abrir el cuadro de dilogo "odificar relaciones estudiado anteriormente. 6eali!ar los cambios deseados. 9acer clic sobre el botn Ace'tar.

,liminar relaciones.
5i lo que queremos es +orrar la relacin podemos) 'acer clic con el botn derec'o sobre la relacin a borrar y elegir la opcin (liminar del men* conte+tual& o bien& 'acer clic sobre la relacin a modi(icar y elegir del men* (dicin la opcin (liminar

'acer clic con el botn i!quierdo sobre la relacin& la relacin quedar seleccionada& y a continuacin pulsar la tecla *(L o 9<8R. 7a relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

7impiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muc'as tablas y muc'as relaciones& la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea di(cil interpretarla. %odemos salvar esta di(icultad limpiando la ventana y visuali!ando en ella unicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. %ara ello utili!aremos la opcin 1orrar dise.o y "ostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. %ara lim'iar la /entana Relaciones ) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos (ormas) elegir del men* (dicin la opcin 1orrar dise.o

o bien& 'acer clic en el icono de la barra de 'erramientas.

=esaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. =esaparecen las relaciones de la ventana pero siguen e+istiendo en la base de datos& *nicamente 'emos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir a-adiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin "ostar ta+la estudiada anteriormente) y las relaciones de(inidas con esas tablas con la opcin "ostrar directas que e+plicaremos a continuacin.

<ostrar relaciones directas

,sta opcin nos permite visuali!ar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre) 'acer clic con el botn derec'o sobre la tabla y elegir la opcin "ostrar directas del men* conte+tual que aparecer&

'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del men* Relaciones la opcin "ostrar directas

'acer clic sobre la tabla para seleccionarla y 'acer clic en el icono Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

3isuali!ar todas las relaciones

5i queremos visuali!ar en la ventana Relaciones todas las relaciones) %osicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre) 'acer clic con el botn derec'o sobre el (ondo de la ventana y elegir la opcin "ostrar todo del men* conte+tual que aparecer&

elegir del men* Relaciones la opcin "ostrar todo

'acer clic en el icono Aparecern todas las relaciones e+istentes en la base de datos y las tablas asociadas.

2. 7as Consultas (I).

>*squeda

,n esta unidad veremos cmo crear consultas y mane-arlas 'ara la edicin de re#istros de tablas creadas con Access"##$.

.ipos de consultas.
7as consultas son los objetos de una base de datos que 'ermiten recu'erar datos de una ta+la> modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra ta+la . ,+isten varios tipos de consultas) Consultas de seleccin. 5on las consultas que e+traen o nos muestran datos. <uestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especi(icados. ?na ve! obtenido el resultado podremos consultar los datos para modi(icarlos (esto se podr 'acer o no seg*n la consulta). ?na consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est (sicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada ve! que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. 5on consultas que reali!an cambios a los registros. ,+isten varios tipos de consultas de accin& de eliminacin& de actuali!acin& de datos ane+ados y de creacin de tablas. Consultas es'ec:ficas de 9@L. 5on consultas que no se pueden de(inir desde la cuadrcula O>, de Access sino que se tienen que de(inir directamente en 5O7. ,stas consultas no se estudiarn en este curso ya que para de(inirlas 'ay que saber 5O7& cosa que no es objeto de este curso.

Crear una consulta.

%ara crear una consulta& seguir los siguientes pasos) Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 9acer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral i!quierdo de la ventana 1ase de datos. ,sta es la pantalla que nos aparece)

7uego tenemos tres alternativas) 9acer doble clic sobre la opcin Crear una consulta utilizando el asistente. ,n este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos& los campos que queremos visuali!ar y el ttulo de la consulta& a continuacin genera automticamente la consulta correspondiente. 9acer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en /ista dise.o. ,n este caso se abre la ventana *ise.o de consulta que detallaremos ms adelante y en la que podremos de(inir con ms detalle nuestra consulta. 9acer clic sobre el botn de la ventana 1ase de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo)

,l Asistente 'ara consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta utilizando el asistente comentada ms arriba. 7os otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. 7a opcin ,ista *ise.o tiene el mismo e(ecto que la opcin Crear una consulta en /ista dise.o. ,sta es la opcin que e+plicaremos a continuacin. Al entrar en la 3ista *ise.o de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente)

5eleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y 'acer clic sobre el botn A#re#ar. 5i queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma (orma las dems tablas. Finalmente 'acer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana ,ista *ise.o de consultas.

7a vista =ise-o.

5i observas la pantalla& en la parte superior tenemos la zona de ta+las donde aparecen las tablas a-adidas con sus correspondientes campos& y en la parte in(erior denominada cuadr:cula @1( de(inimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula O>, corresponde a un campo. Cada (ila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin& ms adelante iremos pro(undi!ando en la e+plicacin) Cam'o) a' ponemos el campo a utili!ar que en la mayora de los casos ser el campo a visuali!ar& puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambi n puede ser un campo calculado. 7a+la) nombre de la tabla de la que sacamos el campo. 8os ser *til cuando de(inamos consultas basadas en varias tablas. 0rden) sirve para ordenar las (ilas del resultado. "ostrar) si la casilla de veri(icacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado& se suele desactivar cuando queremos utili!ar el campo para de(inir la consulta pero no queremos que apare!ca en el resultado. %or ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de 3alencia& necesitamos el campo Po&lacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que apare!ca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios) sirve para especi(icar un criterio de +s2ueda. ?n criterio de b*squeda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. %or lo tanto est (ormado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores I DA6*) y 0 (0R). 0) esta (ila y las siguientes se utili!an para combinar condiciones.

A-adir campos
%ara a.adir cam'os a la cuadr:cula podemos) 9acer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la !ona de tablas& este se

colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. 9acer clic sobre el nombre del campo que aparece en la !ona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula& soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos a-adiendo. 9acer clic sobre la (ila Cam'oA de una columna vaca de la rejilla& aparecer a la derec'a la (lec'a para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la !ona de tablas. 5i tenemos muc'os campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la (ila 7a+laA& as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. .ambi n podemos teclear directamente el nombre del campo en la (ila Cam'oA de una columna vaca de la cuadrcula. 5i queremos que todos los campos de la tabla apare!can en el resultado de la consulta podemos utili!ar el asterisco J (sinnimo de Ptodos los camposP).

=e(inir campos calculados

7os campos calculados son campos obtenidos del resultado de una e+presin o de una (uncin. 5i quieres saber ms sobre cmo formar e)'resiones& 'a! clic aqu

,ncabe!ados de columna
%odemos cam+iar el enca+ezado de las columnas del resultado de la consulta. 8ormalmente aparece en el encabe!ado de la columna el nombre de la columna& si queremos cambiar ese encabe!ado lo indicamos en la (ila Cam'oA escribi ndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( A ). 5e suele utili!ar sobre todo para los campos calculados. ,n la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna& esta tendr en el encabe!ado mes1nacimiento y en la columna se visuali!ar el mes de la (ec'a de nacimiento (tenemos un campo calculado que utili!a la (uncin mesD E& (uncin que obtiene el mes de una (ec'a).

Cambiar el orden de los campos

5i 'emos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. %ara mo/er una columna arrastrBndola) %osicionar el cursor sobre el e+tremo superior de la columna y cuando aparece la (lec'a 'acer clic& la columna aparecer resaltada (est seleccionada). <over un poco el cursor para que apare!ca la (lec'a soltarlo arrastrar la columna 'asta la posicin deseada. %ara mo/er una columna cortBndola) 5eleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el e+tremo superior de la columna y cuando aparece la (lec'a 9acer clic sobre el icono 'acer clic). (o eligir la opcin Cortar del men* (dicin& o bien teclear . %ulsar el botn del ratn y sin

CtrlKL)& desaparecer la columna. A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que 'emos cortado con la opcin Columnas del men* nsertar. 5eleccionar esa columna y 'acer clic sobre el icono men* (dicin& o bien teclear CtrlK,). ( o eligir la opcin 8e#ar del

%odemos seleccionar /arias columnas consecuti/as seleccionando la primera y manteniendo la tecla "a5 pulsada& seleccionar la *ltima columna a seleccionar& se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

;uardar la consulta
%odemos 3uardar la consulta 'aciendo clic sobre el botn o bien& seleccionando la opcin 3uardar del men* Arc4i/o. 5i es la primera ve! que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. 5e puede poner cual2uier nom+re e)ce'to el de una ta+la ya creada. A continuacin 'acer clic sobre el botn Ace'tar. %ara cerrar la consulta 'acer clic sobre su botn . de la barra de 'erramientas&

,jecutar la consulta
%odemos ejecutar una consulta desde la ventana *ise.o de consulta o bien desde la ventana 1ase de datos. =esde la ventana 1ase de datosA %rimero seleccionar la consulta a ejecutar 'aciendo clic sobre ella. A continuacin 'acer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

=esde la /ista dise.o de la consulta) 9aciendo clic sobre el botn de la barra de 'erramientas.

Cuando la consulta es de seleccin para visuali!ar el resultado tambi n podemos 'acer clic sobre el botn (3ista %o-a de *atos)

Cuando estamos visuali!ando el resultado de una consulta& lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especi(icados& por lo tanto si modi(icamos alg*n dato de los que aparecen en la consulta estaremos modi(icando el dato en la tabla (e+cepto algunas consultas que no permiten esas modi(icaciones).

%ara practicar puedes reali!ar el ,jercicio paso a paso de crear consultas.

<odi(icar el dise-o de una consulta

5i lo que queremos es modi(icar el dise-o de una consulta) 5ituarse en la ventana 1ase de datos& en el objeto Consultas& 5eleccionar la tabla a modi(icar 'aciendo clic sobre ella. 9acer clic sobre el botn .

4rdenar las (ilas

%ara ordenar las filas del resultado de la consulta) 9acer clic sobre la (ila 0rdenA del campo por el cual queremos ordenar las (ilas& 'acer clic sobre la (lec'a que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. %uede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es num rico& por orden al(ab tico si el campo es de tipo te+to& de anterior a posterior si el campo es de tipo (ec'a:'ora& etc...& o bien puede ser *escendente en orden inverso. %odemos ordenar tambi n 'or /arios cam'os para ello rellenar la (ila 0rdenA de todas las columnas por las que queremos ordenar. ,n este caso se ordenan las (ilas por la primera columna de ordenacin& para un mismo valor de la primera columna& se ordenan por la segunda columna& y as sucesivamente. ,l orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula& es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna %rovincia y despu s la columna localidad. ,l tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utili!ar una ordenacin distinta para cada columna. %or ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna& descendente por la segunda columna.

5eleccionar (ilas
%ara seleccionar (ilas tenemos que indicar un criterio de +s2ueda& un criterio de b*squeda es una condicin que debern cumplir todas las (ilas que apare!can en el resultado de la consulta. 8ormalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de 3alencia la condicin sera poblacin = 8Valencia8. %ara escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo %o&lacion y en esa columna ponemos en la (ila CriteriosA el resto de la condicin o sea =8Valencia8. Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =& podemos poner directamente el valor Valencia en la (ila CriteriosA ya que si no ponemos operador asume por de(ecto el M. .ampoco es necesario poner las comillas& las a-adir encuentra un te+to lo encierra entre comillas. l por de(ecto. 5iempre que se

5i en la (ila CriteriosA queremos poner un nombre de campo en ve! de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corc'etes Q R. %or ejemplo queremos poner la condicin %recio = coste en la que %recio y coste son dos campos& tenemos que poner en la (ila criteriosA 9coste:& si no ponemos los corc'etes a-adir las comillas y entender Precio = 8coste8& precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.

%ara indicar /arias condiciones se emplean los operadores I y 0. ,n un criterio de b*squeda en el que las condiciones estn unidas por el operador I& para que el registro apare!ca se deben cumplir todas las condiciones. %or ejemplo %recio > 100 7 %recio ! 1200& aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 1#1 y 11DD. ,n un criterio de b*squeda en el que las condiciones estn unidas por el operador 0& el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. .odas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador I. ,n el ejemplo siguiente seran alumnos de 3alencia 0 cuya (ec'a de nacimiento est comprendida entre el 1:1:1# y el $1:1":1D.

=el mismo modo pasa con cada una de las (ilas oA 5i queremos que las condiciones queden unidas por el operador 0 tenemos que colocarlas en filas distintas (utili!ando las (ilas 0A y siguientes). %or ejemplo& si en la cuadrcula O>, tenemos especi(icado los siguientes criterios)

3isuali!aremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos& 8ombre& %oblacin y Fec'a nacimiento& los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero *nicamente aparecern aquellos que sean de 3alencia y 'ayan nacido entre el 1:1:1# y el $1:1":1D& o bien aquellos de Alicante sea cual sea su (ec'a de nacimiento. S4joN ,l criterio de la (ec'a de nacimiento *nicamente a(ecta a la poblacin 3alencia por encontrarse en la misma (ila. Access no di(erencia entre may*sculas y min*sculas a la 'ora de reali!ar la b*squeda de registros.

@. 7as condiciones
A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utili!ar en una condicin.

7os operadores de comparacin

,stos operadores comparan el valor de una e+presin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo& el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni (also). los operadores de comparacin que podemos utili!ar son)

4perador M TU T TM U UM

5igni(icado igual que distinto de menor que menor o igual mayor que mayor o igual

,l operador ,ntre
.iene la siguiente sinta+is) ,+presin (ntre valor1 I valor" ,+amina si el /alor de la e+presin est com'rendido entre los dos /alores de(inidos por valor1 y valor". 8ormalmente la e+presin ser un nombre de campo. ,jemplo) Q(ec'a de nacimientoR entre V#1:#1:1#V 5 V#2:#1:1"V& en la cuadrcula O>, se pondra)

,l operador In
.iene la siguiente sinta+is) ,+presin n (valor1& valor"& ...) ,+amina si el /alor de la e+presin es uno de los valores incluidos en la lista de /alores escritos entre par ntesis. %or ejemplo& para seleccionar los alumnos de Alicante& ,lc'e& ,lda y 4nda podramos poner la condicin Po&laci;n (n 5$licante< *lche< *lda< /nda=

,l operador ,s nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el /alor nulo> el resultado de la condicin no es verdadero ni (also& sino nulo& sea cual sea el test que se 'aya utili!ado. %or eso si queremos listar las (ilas que no tienen valor en una determinada columna& no podemos utili!ar la condicin col0mna = n0lo debemos utili!ar un operador especial& el operador (s nulo. .iene la siguiente sinta+is) ,+presin (s nulo& donde e+presin normalmente ser un nombre de columna. %or ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin& la condicin sera %o&laci;n *s N0lo

,l operador Como
5e utili!a cuando queremos utilizar caracteres comodines para (ormar el valor con el que comparar. %or ejemplo queremos visuali!ar los alumnos cuyo nombre acabe en PoP. ,n este caso 'ay que utili!ar el comodn W y utili!ar el operador Como para que Access recono!ca el W como un comodn y no como el caracter asterisco. 7a condicin sera nom&re como >?o>. ,l valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). 7a sinta+is es la siguiente) ,+presin Como PpatrnP ,n la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su signi(icado. Caracteres en patrn M J N OlistacaracteresP OQlistacaracteresP 5igni(icado ?n caracter cualquiera Cero o ms caracteres ?n dgito cualquiera (#AD) ?n caracter cualquiera de listacaracteres ?n caracter cualquiera no incluido en listacaracteres

7istacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cual2uier caracter& incluyendo dgitos& los caracteres se escriben uno detrs de otro sin es'acios en blanco ni comas. %or ejemplo para sacar los nombres que empie!an por a&g&r o v el patrn

sera) >9a2rv:?> 7os caracteres especiales corc'ete de apertura O& interrogacin M& almo'adilla N y asterisco J de-an de ser considerados comodines cuando van entre corc4etes. %or ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco& el patrn sera ) >?9?:?> en este caso el segundo W dentro del patrn no act*a como comodn sino como un caracter cualquiera porque va dentro de los corc'etes. 5i no se encierra entre corc'etes& la e+clamacin Q representa el caracter e+clamacin. ,l corc'ete de cierre P se puede utili!ar (uera de una listacaracteres como caracter independiente pero no se puede utili!ar en una listacaracteres. %or ejemplo& el patrn >a:?> permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corc4ete de cierre. 7a secuencia de caracteres OP se considera una cadena de caracteres de lon#itud cero (XX). 5e puede especi(icar un inter/alo de caracteres en listacaracteres colocando un guin R para se'arar los l:mites inferior y su'erior del intervalo. %or ejemplo& la secuencia QAAY R en patrn representa cualquier caracter comprendido en el intervalo de la A a la Y. Cuando se especi(ica un inter/alo de caracteres& stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).QAAYR es un intervalo vlido& pero QYAAR no lo es. 5e pueden incluir mlti'les inter/alos entre corc'etes& sin necesidad de delimitadores. ,l guin R de(ine un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corc'etes entre dos caracteres& en cualquier otro caso representa el caracter guin. %or ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de 3alencia (son los que tienen un cdigo postal que empie!a por 21 seguido de tres dgitos cualesquiera& la condicin podra ser 9c;di2o %ostal: como >4@AAA>

Consultas con parmetros

A menudo& en una consulta necesitamos utili!ar un /alor 2ue no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se e-ecute la consulta. %or ejemplo& queremos 'acer una consulta para obtener los alumnos de una determinada %oblacin& la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. ,n este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un 'arBmetro. ?n 'arBmetro (unciona de (orma parecida a un campo de tabla& pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. ,n una consulta cuando utili!amos un nombre de campo que no est en el origen de datos& Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide ntroducir el /alor del 'arBmetro mediante un cuadro de dilogo como este)

,n el ejemplo anterior& en la consulta tendramos que a-adir una condicin de b*squeda que especi(ique que la Po&laci;n es igual al Valor a introducir& de esta manera)

4joN cuando pongamos el nombre del parmetro es im'ortante escri+irlo entre corc4etes& de lo contrario Access le a-adir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. 4tra (orma de utili!ar un parmetro en una consulta es de(ini ndolo mediante la opcin 8arBmetros del men* Consulta. ,n este caso& despu s de elegir la opcin& se abre el cuadro de dilogo 8arBmetros de la consulta donde podemos indicar el nom+re del 'arBmetro y el ti'o de dato.

7a di(erencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y de(inirlo con la opcin 8arBmetrosS es que& si le 'emos asignado un tipo de dato& Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

7as consultas multitabla

?na consulta multita+la es una consulta que obtiene datos de /arias ta+las por lo que deber contener en la !ona de tablas de la ventana *ise.o las distintas tablas de donde obtiene esos datos. %ara a.adir una ta+la a la !ona de tablas podemos (una ve! en la ventana *ise.o de consulta))

desplegar el men* Consulta y elegir la opcin "ostar ta+la o bien& 'acer clic sobre el icono de la barra de 9erramientas.

5i las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre& la consulta obtiene la concatenacin de todas las (ilas de la primera tabla con todas las (ilas de la segunda tabla& si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las (ilas obtenidas en el primer paso con cada una de las (ilas de la tercera tabla& y as sucesivamente. 3emos que no interesa basar la consulta en muc'as tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcan!ar dimensiones gigantescas. Adems& normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que a-adir alg*n criterio de b*squeda para seleccionar las (ilas que al (inal nos interesan. %or ejemplo me puede interesar datos de la tabla $l0mnado y de la tabla C0rsos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece& en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado/ en este caso tenemos que com+inar las dos ta+las.

Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma (orma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. =e 'ec'o si a-adimos a la !ona de tablas& tablas relacionadas& estas aparecern automticamente combinadas en la !ona de tablas de la ventana *ise.o de Consulta. .ambi n se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no e+ista una relacin de(inida entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta& para cada (ila de una de las tablas Access +usca directamente en la otra tabla las filas 2ue tienen el mismo valor en el campo de unin& con lo cual se em'are-an slo las (ilas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms e(iciente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana dise-o de la consulta de la siguiente manera)

7as composiciones vistas 'asta a'ora son com'osiciones internas ya que todos los valores de las (ilas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las (ilas que tienen al menos una (ila de la otra tabla que cumpla la condicin& veamos un ejemplo)

,n la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. %ues en los casos en que 2ueremos que tam+i;n apare!can las filas 2ue no tienen una fila coincidente en la otra tabla& utilizaremos la Com'osicin e)terna.

7a composicin e+terna
7a composicin e+terna se utili!a cuando 2ueremos que tam+i;n a'arezcan las filas 2ue no tienen una fila coincidente en la otra tabla. ,ste tipo de combinacin se de(ine de la siguiente manera) A-adir las dos tablas a la !ona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin) 9acer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas Aparece el cuadro de dilogo 8ro'iedades de la com+inacin

%or de(ecto la combinacin es interna (incluye slo las (ilas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales)& si queremos de(inir una combinacin e+terna deberemos seleccionar la opcin " o la $ seg*n lo que queramos obtener. 5i seleccionamos la opcin "&

&

la combinacin aparecer de la siguiente (orma)

5i seleccionamos la opcin $

&

la combinacin aparecer de la siguiente (orma)

,l sentido de la (lec'a nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

1. 7as Consultas de resumen (I)

=e(inicin

>*squeda

,n Access podemos de(inir un ti'o de consultas cuyas (ilas resultantes son un resumen de las filas del ori#en de la consulta & por eso las denominamos consultas de

resumen& tambi n se conocen como consultas sumarias. ,s importante entender que las(ilas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las (ilas de las dems tablas resultantes de consultas& ya que corresponden a varias (ilas de la tabla origen. %ara simpli(icar& veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla& una (ila de una consulta Pno resumenP corresponde a una (ila de la tabla origen& contiene datos que se encuentran en una sola (ila del origen& mientras que una fila de una consulta de resumen corres'onde a un resumen de /arias filas de la ta+la ori#en& esta di(erencia es lo que va a originar una serie de restricciones que su(ren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. %or ejemplo este tipo de consulta no 'ermite modificar los datos del ori#en. ,n el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visuali!an las (ilas de una tabla de o(icinas ordenadas por region& en este caso cada (ila del resultado se corresponde con una sola (ila de la tabla o(icinas& mientras que la segunda consulta es una consulta resumen& cada (ila del resultado se corresponde con una o varias (ilas de la tabla o(icinas.

?na consulta de resumen se define activando la opcin 7otales del men* ,er&

o bien 'aciendo clic sobre el icono

de la barra de 'erramientas.

,n cualquiera de los dos casos se a-ade una (ila a la cuadrcula O>,& la (ila 7otalA .odas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa (ila& ese valor le indicar a Access qu 'acer con los valores contenidos en el campo escrito en la (ila Cam'oA 7os valores que podemos indicar en la (ila 7otalA son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derec'a)

7as (unciones de agregado

7as funciones de a#re#ado son (unciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla& son (unciones que slo se 'ueden utilizar en una consulta de resumen ya que o+tienen un TresumenT de los /alores contenidos en las filas de la tabla. %ara utili!ar estas (unciones podemos escribirlas directamente en la (ila Cam'oA de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utili!ar una (orma ms cmoda que es seleccionando en la (ila 7otalA de la cuadrcula la opcin correspondiente a la (uncin. A continuacin describiremos esas opciones. 7a opcin 9uma calcula la suma de los valores indicados en el campo. 7os datos que se suman deben ser de ti'o num;rico (entero& decimal& coma (lotante o monetario...). ,l resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. 7a opcin 8romedio calcula el 'romedio (la media aritm tica) de los valores contenidos en el campo& tambi n se aplica a datos num;ricos& y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar seg*n las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. 7a opcin *es/(st calcula la des/iacin estBndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. 5i la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros& el resultado es nulo. 7a opcin ,ar calcula la /arianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. 5i la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros& el resultado es nulo. ,s interesante destacar que el /alor nulo no e2ui/ale al /alor 0& las funciones de resumen no consideran los /alores nulos mientras que consideran el valor # como un valor& por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores # que con valores nulos.

7as opciones ":n y "a) determinan los /alores menores y ma5ores respectivamente de la columna. 7os valores de la columna pueden ser de ti'o num;rico& te)to o fec4a. ,l resultado de la (uncin tendr el mismo tipo de dato que la columna. 5i la columna es de ti'o num;rico ":n devuelve el /alor menor contenido en la columna& si la columna es de

ti'o te)to ":n devuelve el 'rimer /alor en orden alfa+;tico& y si la columna es de ti'o fec4a& ":n devuelve la fec4a mBs anti#ua y "a) la fec4a mBs 'osterior. 7as opciones 8rimero y Hltimo se utili!an para obtener el primer y *ltimo registro del grupo sobre el que se reali!an los clculos. ,l orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. 4rdenar los registros no tiene ning*n e(ecto sobre estas opciones. 7a opcin Cuenta cuenta el nmero de /alores que 'ay en la columna& los datos de la columna pueden ser de cual2uier ti'o& y la (uncin siempre devuelve un n*mero entero. 5i la columna contiene /alores nulos esos valores no se cuentan& si en la columna aparece un /alor re'etido& lo cuenta /arias /eces. %ara que cuente en n*mero de registros 'ay que utili!ar la (uncin CuentaDJE devuelve el n*mero de (ilas por lo tanto contar tambi n los valores nulos. ,n este caso tenemos que seleccionar la opcin ()'resin y escribirlo as)

?nidad C. 7as Consultas de resumen (II)

Agrupar registros

>*squeda

9asta a'ora las consultas de resumen que 'emos visto utili!an todas las (ilas de la tabla y producen una *nica (ila resultado. 7a opcin A#ru'ar8or permite de(inir columnas de a#ru'acin. ?na consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una *nica (ila resultado y los clculos se reali!an sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access (orma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as (ormado genera una (ila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos de(inidos se reali!an sobre los registros de cada grupo. =e esta (orma se pueden obtener su+totales. %or ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. .enemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla $l0mnado pero antes agrupndolos por el campo Po&lacion. =e esta manera la (uncin cuentaDE la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). 7a consulta quedara as)

7os campos de tipo memo u 0L( no se pueden de(inir como columnas de agrupacin. 5e 'ueden a#ru'ar las (ilas 'or /arias columnas& en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. 7odas las filas que tienen /alor nulo en la columna de agrupacin& pasan a (ormar un nico #ru'o.

Incluir e+presiones
7a opcin ()'resin permite poner en la (ila Cam'oA una e+presin en ve! de un nombre de columna. ,sta e+presin tiene ciertas limitaciones. 5lo puede contener operandos que sean (unciones de agregado (las (unciones que acabamos de ver ( sumaD E& 8romedioD E& *es/(stD E> ":nD E& "a)D E...) valores (ijos o nombres de columna que apare!can con la opcin A#ru'ar8or. ,n una e+presin se pueden combinar varias (unciones de agregado pero no se 'ueden anidar funciones de a#re#ado& por ejemplo en una e+presin puedo poner Ma-5nBhoras=C M#n5nBhoras= pero no Ma-5s0ma5nBhoras==.

Incluir criterios de b*squeda

7a opcin *nde permite poner un criterio de b*squeda que se aplicar a las (ilas del origen de la consulta antes de reali!ar los clculos. %or ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de 3alencia& para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de 3alencia& esto se de(inira de la siguiente (orma)

.ambi n podemos incluir un criterio de b*squeda en una columna que no tenga la opcin *nde& en este caso la condicin se a'licarB a las filas resultantes de la consulta. %ara la condicin de seleccin se pueden utili!ar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal& tambi n se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores 0R& A6*& 607)& e+iste una limitacin& en la (ila Criterios) no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.

B. 7as consultas de re(erencias cru!adas (I)

Introduccin

>*squeda

5e de(ine una consulta de re(erencias cru!adas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de a#ru'acin como una ta+la de do+le entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.

%or ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. .enemos que dise-ar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

7a consulta quedara muc'o ms elegante y clara presentando los datos en un (ormato ms compacto como el siguiente)

%ues este *ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas . 4bserva que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue de(iniendo las (ilas que aparecen ('ay una (ila por cada empleado)& mientras que la otra columna de agrupacin (mes) a'ora sirve para de(inir las otras columnas& cada valor de mes de(ine una columna en el resultado& y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen& la que contiene la (uncin de agregado (la suma de importes). 7as consultas de re(erencias cru!adas se pueden crear desde la vista dise-o pero es muc'o ms cmodo y rpido utili!ar el asistente.

,l asistente para consultas de re(erencias cru!adas

%ara arrancar el asistente para consultas de re(erencias cru!adas tenemos que estar en la ventana 1ase de datos en el objeto Consultas 9acer clic sobre el botn de la ventana 1ase de datos.

,legir la opcin Asist. consultas de ta+la ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer)

Aparece la primera ventana del asistente)

,n esta ventana nos pide introducir el ori#en de la consulta& la tabla o consulta de donde co#erB los datos. ,n el apartado ,er podemos elegir si queremos ver la lista de todas las 7a+las& la lista de todas las Consultas o Am+as. 5i la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utili!aremos como origen esa tabla& en caso contrario tendremos que de(inir una consulta normal para seleccionar las (ilas que entrarn en el origen o para combinar

,l cuadro 9erramientas
%ara de(inir qu in(ormacin debe aparecer en el (ormulario y con qu (ormato& se utili!an lo que llamamos controles. ?n control no es ms que un o+-eto 2ue muestra datos> realiza acciones o se utiliza como decoracin. %or ejemplo& podemos utili!ar un cuadro de te+to para mostrar datos& un botn de comando para abrir otro (ormulario o in(orme& o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el (in de 'acerlos ms legibles. ,n el cuadro %erramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden a-adir al (ormulario. 5i no aparece el cuadro %erramientas 'a! clic sobre el botn 'erramientas. de la barra de

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos +lo2uear el control 'aciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura)& a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de 'acer clic sobre el botn correspondiente cada ve!. %ara 2uitar el +lo2ueo 'acemos clic sobre el botn .

,l cuadro incluye los siguientes ti'os de controles) (ti2ueta sirve para visuali!ar un te+to (ijo& te+to que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad 7:tulo. Cuadro de te)to se utili!a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del (ormulario. ,ste tipo de cuadro de te+to se llama un cuadro de te)to de'endiente porque depende de los datos de un campo y si modi(icamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. 7os cuadros de te)to tambi n pueden ser inde'endientes& por ejemplo para presentar los resultados de un clculo& o para aceptar la entrada de datos de un usuario. 7os datos de un cuadro de te+to independiente no se guardan en ning*n sitio. ,n la propiedad 0ri#en del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una (rmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo& en este *ltimo caso 'ay que preceder la (rmula por el signo de igualdad M. 3ru'o de o'ciones 5e utili!a para presentar un conjunto limitado de alternativas. ?n grupo de opciones 'ace (cil seleccionar un valor& ya que el usuario slo tiene que 'acer clic en el valor que desee. 5lo se puede seleccionar una opcin del grupo a la ve!. 7as opciones deben ser pocas sino es mejor utili!ar un cuadro de lista& o un cuadro combinado en ve! de un grupo de opciones. ?n grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de veri(icacin& botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el (ormulario un grupo de opciones& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el grupo de opciones. 1otn de alternar & se suele utili!ar para a-adir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado& tambi n se puede utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o& si el campo contiene el valor 9:& el botn aparecer presionado. 1otn de o'cin & se suele utili!ar para a-adir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado& o para presentar un campo de tipo 9:C6o. 5i el campo contiene el valor 9:& el botn tendr este aspecto & sino& este otro . Casilla de /erificacin & se suele utili!ar para a-adir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado& o para presentar un campo de tipo 9:C6o. 5i el campo contiene el valor

9:& la casilla tendr este aspecto

& sino& este otro

Cuadro com+inado . ,n muc'os casos& es ms rpido y (cil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. ?na lista de posibilidades ayuda tambi n a asegurar que el valor que se 'a introducido en el campo es correcto. 5i no disponemos de su(iciente espacio en el (ormulario para mostrar la lista en todo momento se utili!a un cuadro combinado& ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista& la desplegamos con la (lec'a que tiene a la derec'a. Cuando a-adimos un cuadro combinado al rea de dise-o& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el control. Cuadro de lista . A di(erencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas& que pueden aparecer con o sin encabe!ados. Cuando a-adimos un cuadro de lista al rea de dise-o& se abre el asistente que nos ayuda a de(inir el control. 1otn de comando . ?n botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic& por ejemplo abrir otro (ormulario& borrar el registro& ejecutar una macro& etc... Al 'acer clic en el botn& no slo se ejecutar la accin correspondiente& sino que tambi n parecer que se presiona y se suelta el botn. .ambi n tiene un asistente asociado que permite crear botones para reali!ar ms de treinta acciones prede(inidas distintas. Control ima#en cambiar de registro. para insertar imgenes en el (ormulario& esta imagen no variar al

"arco de o+-eto inde'endiente para insertar controles como un arc'ivo de sonido& un documento Gord& un gr(ico& etc... 5ern controles que no variarn al cambiar de registro. "arco de o+-eto de'endiente un registro a otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de

9alto de 'B#ina & el salto de pgina no tiene e(ecto en la /ista Formulario pero s en la /ista 'reliminar y a la 'ora de imprimir. Control fic4a & se utili!a cuando queremos presentar para cada registro del origen muc'os campos que no caben en una sla pantalla y queremos organi!arlos en varias (ic'as. .ambi n podemos agregar un su+formulario . ?n sub(ormulario es un (ormulario que se inserta en otro. ,l (ormulario primario se denomina (ormulario principal& y el (ormulario dentro del (ormulario se denomina sub(ormulario. ?na combinacin (ormulario:sub(ormulario se llama a menudo (ormulario jerrquico& (ormulario principal:detalle o (ormulario principal:secundario. 7os sub(ormularios son muy e(icaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. %or ejemplo& podemos crear un (ormulario para mostrar los datos de la tabla C0rsos con un sub(ormulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. ,l (ormulario principal y sub(ormulario de este tipo de (ormularios estn vinculados para que el sub(ormulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del (ormulario principal (que el sub(ormulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). L:nea para a-adir una lnea en el (ormulario. para a-adir un rectngulo al (ormulario.

RectBn#ulo

%or *ltimo podemos a-adir mBs controles& controles ms complejos con el botn

.rabajar con controles

9eleccionar controles. %ara seleccionar un control basta 'acer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de mo/imiento (los ms grandes) y controladores de tama.o (los ms peque-os) como vemos en la siguiente imagen)

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque& o bien son demasiado 'e2ue.os o finos (como en el caso de las lneas)& o porque se encuentran sola'ados. ,n estos casos es muy *til utili!ar la lista des'le#a+le de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior i!quierda de la pantalla bajo la barra de men*s.

5eleccionar un control de esta (orma es muy sencillo& solo tienes que des'le#ar la lista 5 seleccionar el control que te interesa.

%ara seleccionar /arios controles 'acer clic sobre uno de los controles a seleccionar& mantener pulsada la tecla 9% F7 y 'acer clic en cada uno de los controles a seleccionar. 5i queremos seleccionar /arios controles conti#uos 'ay una (orma ms rpida) pulsar el botn i!quierdo del ratn sobre el (ondo del rea de dise-o y sin soltarlo arrastrarlo& vemos que aparece dibujado en el rea de dise-o un cuadrado& cuando soltemos el botn del ratn& todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no 'ace (alta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).

A.adir controles %ara a.adir al (ormulario un nue/o cam'o del ori#en& lo ms rpido y cmodo es abrir el cuadro Cam'os (si no est abierto) 'aciendo clic en el botn de la barra de 'erramientas. ,n este cuadro aparecen todos los campos del origen del (ormulario. A continuacin 'acer clic sobre el campo a a-adir y sin soltar el botn del ratn arrastar el campo en el rea del (ormulario 'asta el lugar donde queremos que apare!ca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo& y un cuadro de

te+to asociado al campo. 5i queremos a.adir otro ti'o de control como por ejemplo una imagen& abrir el cuadro %erramientas& 'acer clic sobre el tipo de control que queremos a-adir& soltar el botn del ratn& vemos que el cursor 'a tomado otra (orma& a'ora nos posicionamos en el rea del (ormulario donde queremos de(inir el control& apretamos el botn i!quierdo del ratn y manteni ndolo apretado arrastramos el ratn 'asta dejar el control del tama-o deseado.

Co'iar controles Co'iar controles es muy rpido y *til si deseas introducir /arios contorles de un mismo ti'o. 5lo tienes que seleccionar el control a du'licar y 'acer clic en la opcin Co'iar del men* (dicin (tambi n puedes utili!ar la combinacin de teclas Ctrl K C). 7uego ';#alos en el (ormulario utili!ando el comando 8e#ar del men* (dicin o la combinacin de teclas Ctrl K ,. ,ste m todo te ayudar a crear rB'idamente /arios controles de un mismo ti'o sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el (ormulario en el cuadro de controles. .en en cuenta que cuando un control es duplicado& su co'ia a'arece con un nom+re diferente. %uedes modi(icar este nombre 'aciendo clic derec'o sobre l y seleccionando la opcin 8ro'iedades en el men* conte+tual.

%ara mo/er un control de sitio& seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control 'asta que el puntero del ratn tome (orma de mano. ,n ese momento pulsar el botn del ratn y manteni ndolo pulsado arrastrar el control 'asta su posicin de(initiva. Cuando seleccionamos un control tambi n se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. %ara mover unicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la (orma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. .ambi n podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. %ara mover varios controles a la ve!& seleccionarlos y mover uno de ellos& se movern todos.

Cam+iar el tama.o de los controles. %ara cambiar el tama-o de un control seleccionarlo para que apare!can los controladores de tama-o& a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tama-o& cuando el puntero toma la (orma de una (lec'a doble pulsar el botn i!quierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo 'asta que el control tome el tama-o deseado. %ara cambiar el tama-o de varios controles a la ve!& seleccionarlos y cambiar el tama-o de uno de ellos& se cambiarn todos. %ara practicar esas operaciones puedes reali!ar el ,jercicio paso a paso cambiar dise-o de (ormularios.

%ara practicar esas operaciones puedes reali!ar el ,jercicio paso a paso crear

sub(ormularios.

%ara alinear /arios controles& podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men* Formato que nos permite reali!arlo de (orma ms cmoda. 5eleccionamos los controles a alinear& desplegamos el men* Formato& el men* Alinear y elegimos la opcin deseada seg*n queramos alinear los controles a la iz2uierda& derec4a& arri+a& a+a-o& a la cuadr:cula. %ara ver el e(ecto de cada opcin tenemos un dibujo en la parte i!quierda de la opcin.

A-ustar el tama.o de los controles. 5i queremos que varios controles tengan el mismo tama-o para dejar nuestro (ormulario ms 'omog neo y agradable a la vista tenemos una 'erramienta muy *til& la opcin 7ama.o del men* Formato. 5e procede de la misma (orma que para alinear controles& seleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* 7ama.o y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos 'acer. %odemos elegir A-ustar> 'ace el control lo su(icientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadr:cula) ajusta a la cuadrcula. A-ustar al mBs alto) todos los controles toman la altura del ms alto. A-ustar al mBs corto) todos los controles toman la altura del menos alto. A-ustar al mBs anc4o) todos los controles toman la anc'ura del ms anc'o. A-ustar al mBs estrec4o) todos los controles toman la anc'ura del menos anc'o.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tama-o es pre(erible primero ajustar el tama-o y despu s alinearlos porque a veces al cambiar la anc'ura se pierde la alineacin.

A-ustar el es'acio entre controles. 5i queremos cambiar la distancia entre controles& adems de moverlos libremente por el rea de dise-o& podemos utili!ar unas opciones del men* formato. 5eleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* (s'acio 4orizontal y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos 'acer& dejarlos con el mismo espacio entre controles ( #ualar)& aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la i!quierda de la opcin (Aumentar)& o reducir ese espacio (*isminuir).

.ambi n podemos 'acer lo mismo con el espacio vertical& seleccionamos los controles que queremos ajustar& desplegamos el men* Formato& el men* (s'acio /ertical y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos 'acer dejarlos con el mismo espacio entre controles ( #ualar)& aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la i!quierda de la opcin (Aumentar)& o reducir ese espacio (*isminuir).

,n caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas& sera aconsejable reali!ar el ,jercicio paso a paso de ajustar y alinear controles

1#. 7os in(ormes (I)

7os informes sirven para 'resentar los datos de una ta+la o consulta #eneralmente 'ara im'rimirlos. 7a di(erencia bsica con los (ormularios es que los datos que aparecen en el in(orme slo se pueden visuali!ar o imprimir (no se pueden modi(icar) y en los in(ormes se puede agrupar ms (cilmente la in(ormacin y sacar totales por grupos. ,n esta unidad veremos cmo crear un informe utili!ando el asistente y cmo cam+iar su dise.o una ve! creado.

Introduccin.
%ara crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana 1ase de datos con el objeto nformes seleccionado& si 'acemos clic en el botn con las distintas (ormas que tenemos para crear un in(orme) se abre una ventana

,ista *ise.o abre un in(orme en blanco en la vista dise-o y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos apare!can en l. ,ste m todo no se suele utili!ar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoin(orme o utili!ar el asistente y despu s sobre el in(orme creado modi(icar el dise-o para ajustar el in(orme a nuestras necesidades. ,n esta unidad veremos ms adelante cmo modi(icar el dise-o de un in(orme. Asistente 'ara informes utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del in(orme. Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo in(orme que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. 5eg*n el tipo de autoin(orme que elijamos& el in(orme presentar los datos de manera di(erente& cuando 'acemos clic en una de las opciones& en la parte i!quierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. %or ejemplo AutoinformeA en columnas presenta cada registro en una pgina mientras que AutoinformeA en ta+las presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una (ila. %ara poder utili!ar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro (li-a la ta+la o consulta de donde 'roceden los datos del o+-etoA con el nombre del origen del in(orme. ,ste ser el *nico dato a introducir& una ve! introducido seleccionamos el tipo de autoin(orme y pulsamos el botn Ace'tar& Access se encarga del resto. Asistente 'ara #rBficos utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del gr(ico. Asistente 'ara eti2uetas utili!a un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas. ,+plicaremos a continuacin la (orma de crear un in(orme utili!ando el asistente .

,l asistente para in(ormes.

%ara arrancar el asistente para in(ormes podemos 'acerlo como lo vimos en el punto anterior o bien& otra (orma ms rpida es desde la ventana 1ase de datos con el objeto nformes seleccionado& 'aciendo doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente)

,n esta ventana nos pide introducir los cam'os a incluir en el in(orme. %rimero seleccionamos la tabla o consulta de donde co#erB los datos del cuadro 7a+lasCConsultas este ser el ori#en del informe. 5i queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del in(orme esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos 'aciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la

5i nos 'emos equivocado de campo pulsamos el botn lista de campos seleccionados.

%odemos seleccionar todos los campos a la ve! 'aciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la ve! 'aciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el boton 9i#uienteU y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

,n esta pantalla elegimos los ni/eles de a#ru'amiento dentro del in(orme. %odemos agrupar los registros que aparecen en el in(orme por varios conceptos y para cada concepto a-adir una cabecera y pie de grupo& en el pie de grupo normalmente se visuali!arn totales de ese grupo. %ara a-adir un nivel de agrupamiento& en la lista de la i!quierda& 'acer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y 'acer clic sobre el botn doble clic sobre el campo). (o directamente 'acer

,n la parte de la derec'a aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro in(orme& en la !ona central aparecen los campos que se visuali!arn para cada registro& en nuestro ejemplo& encima aparece un grupo por poblacin& y encima un grupo por cdigo postal. %ara quitar un nivel de agrupamiento& 'acer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

5i queremos cam+iar el orden de los #ru'os de(inidos utili!amos los botones & la (lec'a 'acia arriba sube el grupo seleccionado un nivel& la (lec'a 'acia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn podemos refinar el a#ru'amiento. 9aciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo)

,n este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos de(inidos& y por cada grupo tenemos el campo que de(ine el grupo en Cam'os de #ru'oA y el cuadro nter/alos de a#ru'amientoA& desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra& las dos primeras& etc... =espu s de pulsar el botn Ace'tar volvemos a la ventana anterior. ?na ve! tenemos los niveles de agrupamiento de(inidos 'acemos clic en el botn 9i#uienteU y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

?nidad 1". 7os in(ormes (II)

>*squeda

,n esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por 'asta cuatro cam'os de ordenacin. 5eleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el in(orme& y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente& para elegir una ordenacin descendente 'acer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser *escendente. %odemos elegir un tipo de ordenacin di(erente en los distintos campos de ordenacin. ,sta pantalla nos permite adems a-adir totales de (orma casi automtica& si queremos a-adir lneas de totales tenemos que 'acer clic sobre el botn aparecer el cuadro de dilogo 0'ciones de resumen)

,n el cuadro de dilogo aparece la lista de los cam'os num;ricos que tenemos en el in(orme& y las funciones de a#re#ado que se pueden seleccionar para calcular al#n total. %ara que en el in(orme apare!ca la suma de alg*n campo slo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la (ila del campo y en la columna 9uma. %odemos as elegir varios totales. ,n el cuadro "ostrar si activamos la opcin *etalle 5 resumen& aparecern en el in(orme tanto las lneas de detalle (los registros del origen) como las lneas de totales. 5i activamos la opcin Resumen slo& no aparecern las lneas de detalle. 5i activamos la casilla Calcular el 'orcenta-e del total 'or sumas a-ade un total el porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. %or ejemplo si sumamos las 'oras por grupo el porcentaje sera el porcentaje que representan las 'oras del grupo sobre el total de 'oras de todos los grupos. ?na ve! rellenadas las opciones correspondientes 'acemos clic en el botn Ace'tar para volver a la ventana del asistente. %ara seguir con el asistente 'acemos clic sobre el botn 9i#uienteU y aparece la siguiente ventana)

,n esta pantalla elegimos la distri+ucin de los datos dentro del in(orme. 5eleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la i!quierda el aspecto que tendr el in(orme con esa distribucin. ,n el cuadro 0rientacin podemos elegir entre impresin ,ertical u %orizontal (apaisado). Con la opcin A-ustar el anc4o del cam'o de forma 2ue 2ue'an todos los cam'os en una 'B#ina& se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn 9i#uienteU y aparece la ventana siguiente)

,n esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al in(orme& podemos elegir entre los estilos que tiene de(inidos Access. 5eleccionando un estilo aparece en el dibujo de la i!quierda el aspecto que tendr el in(orme con ese estilo. ?na ve! seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn 9i#uiente y aparece la *ltima pantalla del asistente para in(ormes)

,n esta ventana el asistente nos pregunta el t:tulo del informe& este ttulo tambi n ser el nombre asignado al in(orme. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre) ,ista 're/ia del informe en este caso veremos el resultado del in(orme preparado para la impresin o bien "odificar el dise.o del informe & si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana *ise.o de informe donde podremos modi(icar el aspecto del in(orme.

7a vista dise-o de in(orme

7a vista dise-o es la que nos permite de(inir el in(orme& en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del in(orme& para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma (orma que de(inimos un (ormulario. %ara entrar en la vista dise-o debemos posicionarnos en la ventana 1ase de datos con el informe seleccionado y a continuacin 'acemos clic en el botn 8os aparece la ventana dise-o) .

,l rea de dise-o consta normalmente de cinco secciones) 7a seccin (nca+ezado del informe& en ella ponemos lo que queremos que apare!ca al principio del in(orme. 7a seccin (nca+ezado de 'B#ina> en ella ponemos lo que queremos que apare!ca al principio de cada pgina.

7a seccin *etalle& en ella aparecern los registros del origen del in(orme& o varios registros o uno slo por pgina seg*n el tipo de in(orme. Aunque se visualicen varios registros en una pgina& debemos indicar en la seccin *etalle el dise-o correspondiente a un slo registro. 7a seccin 8ie de 'B#ina& en ella ponemos lo que queremos apare!ca al (inal de cada pgina. 7a seccin 8ie de informe& en ella ponemos lo que queremos apare!ca al (inal del in(orme. %odemos eliminar los encabe!ados y pies con el men* ,er las opciones enca+ezado o 'ie de 'B#ina y enca+ezado o 'ie de 'B#ina del informe. 7a marca a la i!quierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas& si quitamos las secciones perderemos todos los controles de(inidos en ellas. %ara abrirlas& slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de dise-o tenemos las re#las que nos permiten medir las distancias y los controles& tambi n disponemos de una cuadr:cula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de dise-o. %ara ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men* ,er las opciones Re#la y Cuadr:cula respectivamente& en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

7a barra =ise-o de in(orme

5i 'as entrado en dise-o de in(orme y no aparece esta barra la puedes 'acer aparecer desde el men* ,er& 1arras de %erramientas& opcin *ise.o de informe. ,sta barra la recuerdas seguro& es muy parecida a la que estudiamos en los (ormularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. ,l primero permite pasar de una vista a otra& si lo desplegamos podemos elegir entre ,ista *ise.o la que estamos describiendo a'ora& la ,ista 'reliminar que nos presenta los datos del origen del in(orme tal como se imprimirn y la ,ista 're/ia del dise.o que permite e+aminar rpidamente el dise-o& ya que incluye *nicamente una muestra de los datos del in(orme. 5i el in(orme est basado en una consulta que pide parmetros& no es necesario escribir ning*n valor& tan slo 'acer clic en Ace'tar.

,l botn 3uardar nos permite guardar los cambios que vayamos 'aciendo en el dise-o sin salir del in(orme. ,l botn 1uscar permite buscar arc'ivos. para enviar el in(orme a la impresora y ,ista

=espu s tenemos los botones m'rimir 'reliminar

para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el in(orme a

impresora. 7uego tenemos los botones Cortar & Co'iar & 8e#ar & y Co'iar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro in(orme. %ara que Cortar& Copiar y Copiar (ormato est n activados deberemos previamente seleccionar el:los control:es sobre los que queremos aplicar la accin. %or ejemplo& seleccionar el control a copiar& 'acer clic en el botn Copiar& posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la copia y 'acer clic sobre el botn %egar. 7os botones *es4acer y Re4acer para des'acer las *ltimas acciones reali!adas por si nos 'emos equivocado o re'acerlas despu s de des'acer. %ara insertar un 4i'er/:nculo tenemos el botn .

,l siguiente botn 'ace aparecer y desaparecer el cuadro lista de cam'os en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo a-adirlos en el rea de dise-o como veremos ms adelante. ,l botn 'ace aparecer y desaparecer el cuadro %erramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo a-adirlos en el rea de dise-o como veremos ms adelante. ,l botn permite modi(icar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Con el botn Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro in(orme asignndole un dise-o de los que tiene Access prede(inidos& son los estilos que aparecen tambi n en el generador de in(ormes. .odo in(orme tiene asociada una 'B#ina de cdi#o en la que podemos programar ciertas acciones utili!ando el lenguaje 3>A (3isual >asic para Aplicaciones)& se accede a esa pgina de cdigo 'aciendo clic sobre el botn .

Con el botn 'acemos aparecer y desaparecer el cuadro 8ro'iedades del control seleccionado. 7as 'ro'iedades del informe son parecidas a las de un (ormulario. ,l botn arranca el #enerador de e+presiones& de macros o de cdigo. .

5i queremos pasar a la /entana 1ase de datos tenemos el botn

%ara crear una nue/a ta+la& consulta& in(orme& in(orme& macro& etc... sin salir de nuestro in(orme podemos utili!ar el botn queremos crear en la base de datos. & al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto

%or *ltimo podemos acceder a la a5uda de Access 'aciendo clic en el botn

,l cuadro 9erramientas
%ara de(inir qu in(ormacin debe aparecer en el in(orme y con qu (ormato& se pueden utili!ar los mismos controles que en los (ormularios aunque algunos son ms apropiados para (ormularios como por ejemplo los botones de comando. ,n el cuadro %erramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden a-adir al in(orme.

5i no aparece el cuadro %erramientas 'a! clic sobre el botn 'erramientas.

de la barra de

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos +lo2uear el control 'aciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura)& a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de 'acer clic sobre el botn correspondiente cada ve!. %ara 2uitar el +lo2ueo 'acemos clic sobre el botn .

,l cuadro incluye los siguientes ti'os de controles) (ti2ueta sirve para visuali!ar un te+to (ijo& te+to que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad 7:tulo. Cuadro de te)to se utili!a mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del in(orme. ,ste tipo de cuadro de te+to se llama un cuadro de te)to de'endiente porque depende de los datos de un campo. 7os cuadros de te+to tambi n pueden ser inde'endientes& por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. ,n la propiedad 0ri#en del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una (rmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo& en este *ltimo caso 'ay que preceder la (rmula por el signo de igualdad M. 3ru'o de o'ciones 5e utili!a para presentar un conjunto limitado de alternativas. 5e suele utili!ar ms en (ormularios& para ms detalle repasar la unidad de (ormularios. 1otn de alternar & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o& si el campo contiene el valor 9:& el botn aparecer presionado. 1otn de o'cin & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o. 5i el campo contiene el valor 9:& el botn tendr este aspecto & sino& este otro . Casilla de /erificacin & se suele utili!ar para presentar un campo de tipo 9:C6o. 5i & sino& este otro . & 1otn de

el campo contiene el valor 9:& la casilla tendr este aspecto Cuadro com+inado & Cuadro de lista

& 3ru'o de o'ciones

comando y Control fic4a . 5e suelen utili!ar ms en (ormularios& para ms detalle repasar la unidad de (ormularios. Control ima#en cambiar de registro. para insertar imgenes en el in(orme& esta imagen no variar al

"arco de o+-eto inde'endiente para insertar controles como un documento Gord& un gr(ico& etc... 5ern controles que no variarn al cambiar de registro. "arco de o+-eto de'endiente un registro a otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de

9alto de 'B#ina & el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se 'aya llegado al (inal de la pgina. .ambi n podemos agregar un su+informe . ?n subin(orme es un in(orme que se inserta en otro. ,l in(orme primario se denomina in(orme principal& y el in(orme dentro del in(orme se denomina subin(orme. ?na combinacin in(orme:subin(orme se llama a menudo in(orme jerrquico& in(orme principal:detalle o in(orme principal:secundario. Funciona de

(orma id ntica a los sub(ormularios que vimos en el tema anterior. L:nea para a-adir una lnea en el in(orme. para a-adir un rectngulo al in(orme. .

RectBn#ulo

%or *ltimo podemos a-adir mBs controles& ms complejos con el botn

%uesto que el manejo de los controles en in(ormes es id ntico al de los controles de un (ormulario& si tienes alguna duda sobre cmo a-adir un control& cmo moverlo de sitio& copiarlo& cambiar su tama-o& cmo ajustar el tama-o o la alineacin de varios controles& repasa la unidad anterior.

Imprimir un in(orme.
%ara im'rimir un informe& lo podemos 'acer de varias (ormas y desde distintos puntos dentro de Access. m'rimir directamente 5i nos encontramos en la ventana 1ase de datos) 5eleccionar la (ic'a del objeto nformes. 9acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir para seleccionarlo. 9acemos clic sobre el botn de la barra de 'erramientas& el in(orme ser enviado directamente a la impresora. ,n este caso se imprimen todas las pginas del documento& con las opciones de(inidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento& es conveniente comprobar las opciones de(inidas en ese momento& para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo m'rimir. Abrir el cuadro de dilogo m'rimir 5i nos encontramos en la ventana 1ase de datos) 5eleccionar la (ic'a del objeto nformes. 9acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir para seleccionarlo. 5i desplegamos el men* Arc4i/o y elegimos la opcin m'rimir... se abrir el cuadro de dilogo m'rimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te e+plicaremos a continuacin)

5i tenemos varias impresoras conectadas al ordenador& suele ocurrir cuando estn instaladas en red& desplegando el cuadro combinado 6om+reA podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. ,n el recuadro nter/alo de im'resin & podemos especi(icar si queremos imprimir 7odo el in(orme o bien slo algunas pginas. 5i queremos imprimir unas pginas& en el recuadro desde especi(icar la 'B#ina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro 4asta especi(icar la 'B#ina final. 5i tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo& podremos activar la opcin Re#istros seleccionados para imprimir unicamente esos registros. ,n el recuadro Co'ias& podemos especi(icar el nmero de co'ias a im'rimir. 5i la opcin ntercalar no est activada& imprime una copia entera y despu s otra copia& mientras que si activamos ntercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. 7a opcin m'rimir en arc4i/o permite enviar el resultado de la impresin a un arc'ivo del disco en ve! de mandarlo a la impresora. Con el botn 8ro'iedades accedemos a la ventana de 'ro'iedades de la im'resora& esta ventana cambiar seg*n el modelo de nuestra impresora pero nos permite de(inir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color& en alta calidad o en borrador& el tipo de papel que utili!amos& etc... Con el botn Confi#urar... podemos confi#urar la 'B#ina& cambiar los mrgenes& impresin a varias columnas& etc... %or *ltimo pulsamos el botn Ace'tar y se inicia la impresin. 5i cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

A+rir el informe en /ista 're/ia %ara comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del in(orme en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin de(initiva. %ara abrir la vista previa desde la ventana 1ase de datos tenemos que seguir los siguientes pasos)

Con el objeto nformes seleccionado& 'acer clic sobre el nombre del in(orme que queremos imprimir& para seleccionarlo. A continuacin 'acemos clic sobre el botn in(orme. se abrir la vista previa del

7a ventana 3ista previa

,n esta ventana vemos el in(orme tal como saldr en la impresora. %ara pasar por las distintas pginas tenemos en la parte in(erior i!quierda una +arra de des'lazamiento 'or los re#istros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina& a la pgina anterior& a una pgina concreta& a la pgina siguiente o a la *ltima pgina. ,n la parte superior tenemos una barra de 'erramientas (la barra ,ista 'reliminar) con iconos que ya nos son (amiliares) para pasar a la vista dise-o& a la ventana 1ase de datos& para enviar el in(orme a la impresora& para pasar

para crear un nuevo objeto y

para acceder a la ayuda.

Adems tenemos nuevos botones) la lu'a permite acercarnos o alejarnos del in(orme& permite /isualizar una 'B#ina entera en pantalla& reduce el tama-o del in(orme para poder /er dos 'B#inas en una sla pantalla& permite /isualizar 4asta seis 'B#inas en la misma pantalla& a-ustar ajusta el tama-o para que se vea una pgina entera en

pantalla& si desplegamos el cuadro podremos elegir un 'orcenta-e de zoom para ver la pgina de ms o menos cerca& 'ace la misma (uncin que la lupa pero permite ms tama-os. abre la ventana Confi#urar 'B#ina donde podemos cambiar los mrgenes& la orientacin del papel& etc... envia el in(orme a un documento Vord& desplegando el cuadro podemos elegir tambi n enviarlo a una 4o-a de cBlculo ()cel por ejemplo. cierra la vista preliminar sin enviar el in(orme a impresora.

Agrupar y ordenar
Cuando ya 'emos visto con el asistente& en un in(orme se pueden de(inir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del in(orme y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales& tambi n podemos de(inir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el in(orme. %ara de(inir la ordenacin de los registros& crear un nuevo nivel de agrupamiento o modi(icar los niveles que ya tenemos de(inidos en un in(orme que ya tenemos de(inido& lo abrimos en /ista *ise.o y 'acemos clic sobre el botn de la barra de 'erramientas. 5e abrir el cuadro de dilogo 0rdenar 5 a#ru'ar que te mostramos a continuacin)

,n la columna Cam'oC()'resin se escriben las columnas 'or las 2ue 2ueremos ordenar o a#ru'ar& las columnas que sirven para de(inir grupos aparecen con el smbolo a su i!quierda. 8ormalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una e+presin por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un campo (ec'a que se encuentra en el origen del in(orme& pondremos la e+presin =mes5fecha=. 7a e+presin debe ir siempre precedida del signo M. ,l orden en que ponemos los di(erentes campos es importante. ,n el ejemplo anterior& primero 'emos escrito Nom&re C0rso& despu s nBhoras y al (inal C;di2o C0rso& esto 'ar que primero se agrupen los registros por Nom&re C0rso& dentro de un mismo nombre de curso se ordenarn los cursos por nBhoras& y dentro del mismo n*mero de 'oras se ordenarn por cdigo de curso. %odemos crear 'asta die! niveles de agrupamiento& estos niveles estarn anidados (uno dentro de otro) en el mismo orden que aparecen en el cuadro 0rdenar 5 a#ru'ar)

,n la columna 0rden de(iniremos el ti'o de ordenacin que queremos para cada campo& puede ser Ascendente (en orden al(ab tico si el campo es de tipo te+to& de menor a mayor si el campo es num rico y ms antiguo a ms reciente si el campo es de tipo (ec'a) o *escendente& en orden inverso. ,n la parte in(erior tenemos las propiedades de cada columna de agrupacin u ordenacin. 7a propiedad (nca+ezado del #ru'o nos indica si queremos incluir un encabe!ado del grupo& contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el grupo. 5i cambias la propiedad a 9: vers que aparece una nueva seccin en la ventana *ise.o de informe para el encabe!ado del grupo. 7a propiedad 8ie del #ru'o nos indica si queremos incluir un pie de grupo& contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando termine el grupo& es el que normalmente se utili!a para imprimir los totales del grupo. 5i cambias la propiedad a 9: vers que aparece una nueva seccin en la ventana dise-o de in(orme para el pie del grupo.

,n la propiedad A#ru'ar en podemos elegir entre . 5i elegimos Cada /alor& ordenar los registros del in(orme por el campo y cada ve! que el campo cambie de valor& terminar el grupo y empe!ar un nuevo grupo de valores. 5i elegimos nter/alo& en la propiedad nter/alo del #ru'o pondremos un n*mero n de caracteres& y agrupar por los n caracteres del campo. 7a propiedad nter/alo de #ru'o sirve para indicar un n*mero de caracteres si tenemos la propiedad A#ru'ar en con el valor nter/alo. .ambi n sirve para (ormar grupos de un n*mero (ijo de registros& por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco& queremos (ormar grupos de cinco registros& pondremos Cada /alor en la propiedad A#ru'ar en y pondremos 5 en nter/alo de #ru'o.

%or *ltimo en la propiedad "antener -untos podemos elegir entre

5i elegimos 3ru'o com'leto intentar escribir el encabe!ado de grupo& la seccin de detalle y el pie de grupo en la misma pgina& es decir& si despu s de imprimir los registros del primer grupo le queda media pgina vaca pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio& pues saltar de pgina y empe!ar el nuevo grupo en una pgina nueva. 5i elegimos Con detalle inicial imprime el encabe!ado de grupo en una pgina slo si puede imprimir tambi n el primer registro de detalle. 5i elegimos 6o imprime el grupo sin mantener en la misma pgina el encabe!ado de grupo& la seccin de detalle y el pie de pgina del grupo.

11. 7os Controles de Formulario e In(orme (I)

>*squeda

%ropiedades ;enerales de los Controles

,n temas anteriores vimos cmo crear (ormularios e in(ormes utili!ando el asistente& tambi n 'emos aprendido a manejar los controles para co'iarlos> mo/erlos> a-ustarlos> alinearlos> etcS ,n este tema vamos a repasar los diferentes ti'os de controles 5 estudiar sus 'ro'iedades para conseguir (ormularios e in(ormes ms completos.

,mpe!aremos por estudiar las 'ro'iedades comunes a muc'os de ellos) 6om+re) Aqu indicaremos el nom+re del control. %uedes darle el nombre que t* quieras& pero aseg*rate de que es lo su(icientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. ?n buen m todo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. %or ejemplo& imagina que tenemos dos controles para el campo C0rso& una etiqueta y un cuadro de te+to. %odramos llamar a la etiqueta c0rso1eti y al campo de te+to c0rso1t-t. =e este modo (acilitamos el nombre de dos controles que re(erencian a un mismo campo.

,isi+le) 5i la propiedad se establece a 6o el control ser in/isi+le en el formulario. %or el contrario& si lo establecemos a 9: el control s que ser visible. 5u uso parece obvio& pero nos puede ser muy *til para cargar in(ormacin en el (ormulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el dise-o. .ambi n podemos utili!ar esta propiedad para ocultar controles& para mostrarlos pulsando& por ejemplo& un botn. "ostrar cuando) ?tili!aremos esta propiedad para esta+lecer cuBndo un control de+e mostrarse. =e este modo podemos 'acer que se muestre *nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la 'ora de imprimir (muy *til por ejemplo para los botones de un (ormulario que no queremos que apare!can en el (ormulario impreso).

z2uierda y 9u'erior) ,stas dos propiedades de los controles 4acen referencia a su 'osicin. 6espectivamente a la distancia del borde i!quierdo del (ormulario o in(orme y de su borde superior. 8ormalmente sus unidades debern ser introducidas en cent:metros. 5i utili!as otras unidades de medida& como el p+el& Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.

Anc4o y Alto) ,stablecen el tama-o del control indicando su anc4ura 5 altura. =e nuevo la unidad de medida utili!ada es el cent:metro.

Color del fondo) %uedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del (ormulario. %ara cambiar el color& teclea el n*mero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la i!quierda. ,ntonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que pre(ieras. (stilo de los +ordes) Cambia el estilo en el 2ue los +ordes del control se

muestran.

Color y Anc4o de los +ordes) ,stablece el color del +orde del control y su anc4o en 'untos. (fecto es'ecial) ,sta propiedad modifica la a'ariencia del control y le 'ace tomar una (orma prede(inida por Access. Al modi(icar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo& (stilo de los +ordes& Color de los +ordes o Anc4o de los +ordes se vern invalidadas debido a que el e(ecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. =el mismo modo si modi(icamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el (fecto es'ecial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.

6om+re y 7ama.o de la fuente) ,stablece el ti'o de fuente 2ue se utilizarB en el control y su tama.o en 'untos.

(s'esor de la fuente& Fuente en Cursi/a y Fuente su+ra5ada) ,stas propiedades actan so+re el as'ecto de la fuente modi(icando& respectivamente& su es'esor (de del#ado a #rueso)& si debe mostrarse en cursi/a o si se le a-adir un su+ra5ado.

7e)to de A5uda del control) Aqu podremos indicar el te)to que queremos que se muestre como a5uda conte)tual a un control.

7e)to de la +arra de estado ) Aqu podremos indicar el te)to que queremos que se muestre en la +arra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. ?n ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nom&re en la barra de estado se pudiera leer (ntrod0Dca aE0# s0 nom&re.

Fndice de ta+ulacin) ?na de las propiedades ms interesantes de los controles. .e permite establecer en 2u; orden saltarB el cursor 'or los controles del formularioCinforme cuando 'ulses la tecla 7A1 . ,l primer elemento deber establecerse a 0& luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. ?na alternativa a utili!ar esta propiedad es utili!ar el comando 0rden de ta+ulacin en el men* ,er) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo)

,n l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. %uedes arrastrar y colocar los controles en el orden que pre(ieras& de esta (orma& las propiedades Fndice de ta+ulacin de los controles se con(igurarn de (orma automtica.

,tiquetas y Cuadros de .e+to

0a 'emos visto cmo insertar un campo en el origen de datos& este campo& la mayora de las veces estar representado por un cuadro de te)to 5 una eti2ueta asociada. 7as eti2uetas se utili!an para representar /alores fi-os como los encabe!ados de los campos y los ttulos& mientras que el cuadro de te)to se utili!a para representar un valor que va cambiando& normalmente ser el contenido de un cam'o del ori#en de datos. 7a propiedad que indica el contenido de la eti2ueta es la propiedad 7:tulo. 7a propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de te)to& es la propiedad 0ri#en del control.

5i en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos& cuando el usuario escriba un valor en el control& estarB modificando el /alor almacenado en la ta+la& en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utili!ar el control para que el usuario introdu!ca un valor que luego utili!aremos& entonces no 'ondremos nada en el ori#en del control y el cuadro de te+to se convertir en inde'endiente.

.ambi n podemos utili!ar un cuadro de te)to 'ara 'resentar cam'os calculados& en este caso debemos escribir en la propiedad 0ri#en del control la e+presin que permitir a Access calcular el valor a visuali!ar& precedida del signo i#ual W. %or ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.

,n el ejemplo anterior 'emos creado un campo calculado utili!ando valores que e+traamos de otros campos (en el ejemplo los campos %recio y cantidad). .ambi n es posible reali!ar cBlculos con constantes& por lo que nuestro origen de datos podra ser =9%recio:?0F1 para calcular el 1#J de un campo o incluso escribir =2G2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.

5i quieres practicar las propiedades de los controles que 'emos visto 'asta a'ora reali!a el ,jercicio paso a paso de ,tiquetas y Cuadros de te+to.

Cuadros Combinados y Cuadros de 7ista

,stos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario 'uede ele#ir uno o /arios de los /alores. ,l cuadro de lista permanece (ijo y desplegado mientras que el cuadro com+inado aparece como un cuadro de te+to con un tringulo a la derec'a que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. ?na de las (ormas ms sencillas para crear un control de este tipo es utili!ando el Asistente 'ara controles. 5u uso es muy sencillo& slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el (ormulario o in(orme 'aciendo clic en su icono en el Cuadro de 4erramientas.

?na ve! activado el Asistente& cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro com+inado se lan!ar un generador automtico del control que& siguiendo unos cuantos pasos sencillos& cum'limentarB las 'ro'iedades del control 'ara 2ue muestre los datos 2ue desees. ,n el tema $& con el asistente para b*squedas& ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista& aqu repasaremos las propiedades ms importantes.

7i'o de ori#en de la fila) ,n esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la (uente de donde sacaremos los datos de la lista. %odemos seleccionar 7a+laCConsulta si los datos se van a e+traer de una ta+la o de una consulta. 5i seleccionamos Lista de /alores el control mostrar un listado de unos /alores fi-os 2ue nosotros 4a+remos introducido. 7a opcin Lista de cam'os permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. ,n cualquier caso se debern indicar qu siguiente propiedad) campos o valores sern mostrados con la

0ri#en de la fila) ,n esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. 5i en la propiedad 7i'o de ori#en de la fila seleccionamos 7a+laCConsulta deberemos indicar el nom+re de una ta+la o consulta o tambi n podremos escribir una sentencia 9@L que permita obtener los valores de la lista. 5i en la propiedad 7i'o de ori#en de la fila seleccionamos Lista de cam'os deberemos indicar el nom+re de una ta+la o consulta. 5i& por el contrario& 'abamos elegido Lista de /alores& deberemos introducir todos los valores que queremos que apare!can en el control entre comillas 5 se'arados 'or 'untos 5 comas) 8valor18H8valor28H8valorI8H8valor48FFF

Columna de'endiente) %odemos de(inir la lista como una lista con /arias columnas& en este caso la columna de'endiente nos indica 2u; columna se utiliza 'ara rellenar el cam'o. 7o que indicamos es el n*mero de orden de la columna.

(nca+ezados de columna) Indica si en la lista desplegable debe aparecer una 'rimera l:nea con enca+ezados de columna . 5i cambiamos esta propiedad a 9:& coger la primera (ila de valores como (ila de encabe!ados.

Anc4o de columnas) %ermite definir el anc4o 2ue tendrB cada columna en la lista. 5i 'ay varias columnas se separan los anc'os de las di(erentes columnas por un punto y coma.

Anc4o de la lista) Indica el anc4o total de la lista.

Limitar a lista) 5i cambiamos esta propiedad a 6o podremos introducir en el cam'o un /alor 2ue no se encuentra en la lista & mientras que si seleccionamos 9: obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. 5i el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista& Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

Filas en lista) Indica cuBntas filas 2ueremos 2ue se /isualicen cuando se des'lie#a la lista. ,sta propiedad slo se muestra para el control Cuadro com+inado.

9eleccin mlti'le) ,sta propiedad puede tomar tres valores& 6in#una& 9im'le y ()tendida. 5i seleccionamos 6in#una el modo de seleccin de la lista ser *nico& es decir slo 'odremos seleccionar un /alor. 5i seleccionamos 9im'le permitiremos la seleccin mlti'le y todos los elementos sobre los que 'agas clic se seleccionarn. %ara deseleccionar un elemento vuelve a 'acer clic sobre l. 5eleccionando ()tendida permitiremos la seleccin mlti'le& pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla C7RL. 5i seleccionamos un elemento& pulsamos la tecla "AI<9 y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento& todos los elementos entre ellos sern seleccionados. ,sta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.

?na ve! incluido el control sobre el (ormulario o in(orme podremos alternar entre estos dos tipos 'aciendo clic derec'o sobre l y seleccionando la opcin Cam+iar a...

,ste es un modo de trans(ormar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo 'rBcticamente todas sus 'ro'iedades intactas & sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. ,sta opcin tambi n est disponible en el men* conte+tual de los cuadros de te)to.

,l Control ;rupo de 4pciones

A'ora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por 1otones de o'cin& Casillas de /erificacin o 1otones de alternar. 5i queremos utili!ar este grupo de controles la (orma ms sencilla ser insertando un control de tipo 3ru'o de o'ciones . =entro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo +otn de o'cin& casillas de /erificacin o +otn de alternar como deseemos. 7a mayor ventaja del grupo de opciones es que 'ace (cil seleccionar un valor& ya que el usuario slo tiene 2ue 4acer clic en el /alor 2ue desee y slo puede elegir una opcin cada ve! de entre el grupo de opciones.

,n este control deberemos de tratar el 0ri#en del control de una (orma especial. ,l control 3ru'o de o'ciones deberemos vincularlo en su propiedad 0ri#en del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. 7os controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada ,alor de la o'cin& que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. %or tanto& debers establecer la propiedad ,alor de la o'cin para cada uno de los controles de opcin de (orma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el 0ri#en del control del control 3ru'o de o'ciones. 7a propiedad ,alor de la o'cin slo admite un n*mero& no podrs introducir te+to por lo que este tipo de controles unicamente se utili!an para asociarlos con campos num ricos.

,n un (ormulario o in(irme& un grupo de opciones puede ser declarado como inde'endiente y por lo tanto no estar sujeto a ning*n campo. %or ejemplo& se puede utili!ar un #ru'o de o'ciones inde'endiente en un cuadro de dilogo personali!ado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. 7a propiedad ,alor de la o'cin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de /erificacin& un +otn de alternar o un +otn de o'cin no est en un grupo de opciones& el control no tiene la propiedad ,alor de la o'cin. ,n su lugar& el control tiene la propiedad 0ri#en del control y deber establecerse para un campo de tipo 9:C6o& modi(icando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.

=el mismo modo que vimos con los controles de lista& es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente 'ara controles activada.

As& al intentar introducir un 3ru'o de o'ciones en el (ormulario o in(orme se lan!ar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de (orma (cil y rpida. 5i no quieres utili!ar el asistente& primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de dise-o& a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin& y (inalmente tendrs que rellenar la propiedad ,alor de la o'cin de cada control de opcin y la propiedad 0ri#en del control del grupo de opciones.

5i quieres practicar lo que 'emos visto en este apartado reali!a el ,jercicio %aso a %aso de ;rupo de 4pciones.

,l Control Fic'a
Cuando tenemos una gran cantidad de in(ormacin que presentar& se suele organi!ar esa in(ormacin en varias (ic'as para no recargar demasiado las pantallas. %ara ello utili!aremos el control Fic4a)

elige una pgina& cambios.

?n control Fic4a es un contenedor que contiene una coleccin de objetos 8B#ina. =e esta (orma cuando el usuario sta se vuelve Acti/a y los controles que contiene susceptibles de

Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. ?na ve! insertado el control Fic4a deberemos 'acer clic sobre el ttulo de una de las 8B#inas para modi(icar sus propiedades. ,l ttulo de la pgina se podr modi(icar a trav s de la propiedad 6om+re.

8ara insertar elementos dentro de una 'B#ina deberemos crearlo dentro de ella. ?na ve! 'ayas seleccionado en el Cuadro de 4erramientas el control que quieres insertar& solamente debers colocar el cursor sobre la pgina 4asta 2ue 2uede som+reada y entonces dibujar el control)

Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina 'aciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.

,s posible a.adir nue/as 8B#inas o eliminarlas& para ello slo tienes que 'acer clic derec'o sobre el control Fic4a y seleccionar nsertar 'B#ina para a-adir una nueva pgina o 'acer clic en (liminar 'B#ina para eliminar la pgina activa.

5i tienes ms de una pgina incluida en el control Fic4a debers utili!ar la opcin 0rden de las 'B#inas... en el men* conte+tual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo)

?tili!a los botones 9u+ir y %acia a+a-o para cam+iar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la i!quierda y& al contrario& la que se encuentre en la parte in(erior estar situada ms 'acia la derec'a. Cuando 'ayas terminado pulsa el botn Ace'tar y podrs ver el control Fic4a con las 8B#inas ordenadas

7as 9erramientas de =ibujo

8uestro siguiente paso ser ec'arle un vista!o a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el dise-o de los (ormularios o in(ormes que creemos) las L:neas y los RectBn#ulos. ,n ambos casos su creacin es la misma (e igual tambi n para el resto de los controles). >asta con seleccionar el control en el Cuadro de %erramientas o y luego dibujarlo en el (ormulario o in(orme. %ara ello slo tienes que 'acer clic en el punto en el que quieras que empiece el control& y sin soltar el +otn del ratn& despla!amos el cursor 'asta que el control alcance el tama-o deseado. ,n el caso del control L:nea la tecla "AI<9 nos ser de muc'a utilidad. 5i mantenemos esta tecla de nuestro teclado 'ulsada mientras reali!amos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin& es decir& completamente 4orizontales o /erticales.

,stos controles debern ser utili!ados sobre todo para se'arar elementos 5 marcar secciones en nuestros documentos. =e esta (orma alcan!aremos dise-os ms limpios y organi!ados& lo cual& adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el (ormulario o in(orme& 'ar que realice su trabajo de una (orma ms rpida y ptima.

7as propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. 7o *nico que a-adiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente& un dise-o cargado con demasiados controles L:nea y RectBn#ulo al (inal resultan di(ciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est reali!ando el dise-o& t*.

Imgenes y <arcos de 4bjeto

,n este apartado veremos cmo mostrar imB#enes Do otro ti'o de o+-etosE en un formulario o informe de Access. %ara ello nos serviremos de los controles ma#en& "arco de o+-eto inde'endiente y "arco de o+-eto de'endiente. %ero antes de comen!ar partiremos desde los principios bsicos. %rimero que nada deberemos saber que una ima#en no es mBs 2ue un ti'o de o+-eto 2ue se 4a creado en otra a'licacin 5 2ue mBs tarde utilizaremos en "icrosoft Access . =e este mismo modo& Access permite la visuali!acin de otros tipos de documentos (como arc'ivos de ,+cel& Gord& %oHer%oint& %=Fs& etc...) y su inclusin en un (ormulario o in(orme. %or tanto& Access nos va a permitir mostrar este tipo de in(ormacin en nuestros documentos de una (orma muy sencilla. 3eamos cmo...

,l control ma#en nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. %ara ello slo tendrs que seleccionar el control en el Cuadro de %erramientas y dibujarlo sobre el (ormulario o in(orme. ,n este momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar)

Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Ace'tar. 7a imagen estar lista para utili!arse en el (ormulario o in(orme.

?na ve! tenemos el control ma#en listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. 3emoslas) ma#en) Aqu deber indicarse la ruta de la ima#en en nuestro disco duro . ,n un principio visuali!ars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.

"odo de cam+iar el tama.o) ,n esta propiedad podremos escoger entre tres opciones& Recortar& ()tender y ?oom.

5i seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la ima#en 2ue estarB limitado por el tama-o del control ma#en. 5i 'acemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. 5eleccionando la opcin ()tender 'ar que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. ,sta opcin deforma la ima#en 'ara 2ue tome e)actamente las dimensiones del control. Con la opcin ?oom podremos /isualizar la ima#en com'leta 5 con sus 'ro'orciones ori#inales. ,l tama-o de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

*istri+ucin de la ima#en) ,sta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la ima#en dentro del control. %uede tomar los valores (s2uina su'erior iz2uierda& (s2uina su'erior derec4a& Centro& (s2uina inferior iz2uierda o (s2uina inferior derec4a. ,sta opcin es ms *til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.

"osaico de imB#enes) %uede tomar los valores 9: y 6o. ,n el modo ?oom utili!aremos esta opcin para que se rellenen los es'acios /ac:os 2ue se crean al a-ustar la ima#en con copias de esta.

*ireccin de 4i'er/:nculo) %uedes incluir una direccin a un arc4i/o o 'B#ina Xe+ para que se abra al 'acer clic sobre el control.

%or *ltimo 'ablaremos de la propiedad ms interesante del control ma#en) 7i'o de ima#en. ,l 7i'o de ima#en puede ser ncrustado o ,inculado. 5eleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenarB el o+-eto dentro del arc4i/o de la +ase de datos o simplemente lo /incularB 5 la ima#en de+erB e)istir siem're en un arc4i/o e)terno de ima#en. ,n otras palabras& un arc4i/o incrustado (orma parte del arc'ivo de la base de datos y por tanto los cambios reali!ados en el objeto incrustado se re(lejarn *nicamente en el arc'ivo en la base de datos. ?n arc4i/o /inculado se enla!a al arc'ivo de la base de datos y no (orma parte de ella. 5i modi(icamos el arc'ivo de imagen que corresponde al objeto vinculado& cuando abras la base de datos la imagen se actuali!ar y mostrar los cambios reali!ados. 7os controles de "arco e+tienden la (uncionalidad del control ma#en y lo 'acen todava ms verstil. ,n un principio& el control "arco de o+-eto inde'endiente es muy parecido al control ma#en. %ermite la inclusin de un objeto dentro de un (ormulario o in(orme. ,n este caso

el control de "arco de o+-eto inde'endiente es capa! de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. 7a (orma en la que lo insertaremos ser el mismo. =eberemos seleccionarlo en el Cuadro de %erramientas y colocarlo en el (ormulario o in(orme. ?na ve! 'ec'o esto se abrir un cuadro de dilogo)

Aqu se nos presentan dos opciones. %odemos crear un arc4i/o nue/o (en blanco) y modi(icarlo desde cero& o seleccionar la opcin Crear desde arc4i/o y se nos dar la opcin de seleccionar un arc'ivo ya e+istente. ,l listado que aparece en 7i'o de o+-etoA muestra todos los tipos de objeto que Access es capa! de incluir dentro del control. 5i dejamos la casilla "ostrar como icono desmarcada& el objeto se mostrar con una peque-a previsuali!acin que podremos tratar como 'icimos con el control Imagen. ,n el caso contrario& si marcamos la opcin& el control "arco de o+-eto inde'endiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre& por ejemplo si el objeto es un arc'ivo

de Gord& se mostrar as

7as propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes) 7i'o de 'resentacin) ,scoge entre Contenido para 're/isualizar parte del arc'ivo& o cono para que se muestre el icono de la a'licacin encargada de abrir el arc'ivo.

Acti/acin automBtica) Aqu podremos seleccionar el modo en el 2ue 2ueremos 2ue se a+ra el arc4i/o contenido en el marco. %odemos elegir entre *o+le clic& "anual y Reci+ir(nfo2ue. 8ormalmente las dos *ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional& pero al encontrarse (uera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. 5i seleccionamos la opcin *o+le clic podremos abrir el arc'ivo 'aciendo doble clic sobre el control o& con este seleccionado& pulsando la combinacin de teclas C7RL K (67(R.

Acti/ado) 5elecciona 9: o 6o. ,sta propiedad permite que el control 'ueda a+rirse o no.

1lo2ueado) 5i cambiamos esta propiedad a 9:& el objeto se abrir en modo de slo lectura. %odr ser modi(icado& pero sus cambios no sern guardados. ,sta (uncin es muy *til para mostrar in(ormacin que slo queremos que sea leda. 8osotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actuali!arlo a nuestro gusto.

%or *ltimo la propiedad 7i'o 0L( nos indica si el arc'ivo est siendo tratado como un arc'ivo /inculado o incrustado. ,sta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo in(ormativo& no 'odremos modificarla. ,n un principio los arc'ivos insertados mediante un "arco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. 5lo e+iste un modo de que& al insertar el objeto& ste quede /inculado y es insertando un arc'ivo ya e+istente.

,n el momento en el que estamos insertando el objeto desde un arc'ivo deberemos marcar la casilla ,incular si queremos que el arc'ivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde (uera.

,l "arco de o+-eto de'endiente es muy similar a este *ltimo. 7a *nica di(erencia es que este control de+erB /incularse siem're a un cam'o de una ta+la o consulta utili!ando su propiedad 0ri#en del control. =e este modo& podemos& por ejemplo& incluir las (otos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su in(ormacin. ?na de las caractersticas que derivan de este 'ec'o es que para cada uno de los registros ((ilas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) di(erentes. ,ste objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.

,s imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo 0+-eto 0L(& para que sea capa! de almacenar la in(ormacin del arc'ivo y guardarla en la tabla

As& una ve! creado el (ormulario& podremos incluir el tipo de arc'ivo que queramos simplemente 'aciendo clic derec'o sobre el control y seleccionando la opcin nsertar o+-eto....

5e abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un "arco inde'endiente. ,n este caso& de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno e+istente. 5i decidimos abrir uno que ya e+iste se nos dar la opcin de ,incularlo en ve! de ncrustarlo.

.en en cuenta que si quieres que el "arco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo 1"8 y este tipo de imagen suele ocupar bastante...

As que& resumiendo& ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles de ma#en o "arcos de o+-eto) ,n un (ormulario o in(orme 'odemos incluir una ima#en o un o+-eto. .anto los o+-etos de'endientes como los inde'endientes pueden ser /inculados o incrustados. Cuando incrustamos un objeto en un (ormulario o in(orme& Access lo guarda en un arc4i/o en la +ase de datos& por lo que un arc'ivo incrustado siem're estarB dis'oni+le. 5i cam+iamos de ruta un arc4i/o /inculado& Access no ser capa! de encontrarlo. =eberemos actualizar tam+i;n la ruta almacenada en la base de datos. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modi(icarlo desde la base de datos& pero los cam+ios se almacenarBn en un arc4i/o e)terno .

ncrustar arc4i/os mu5 #randes no es aconse-a+le & pues 'ace que la base de datos pese ms y sea ms lenta.

,l >otn de Comando
,n este apartado 'ablaremos de los 1otones de Comando& que con di(erencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a reali!ar determinadas acciones. Como su nombre indica estos controles sir/en 'ara e-ecutar comandos cuando son 'ulsados. 7os usuarios avan!ados de Access son capaces de concentrar muc'simas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin 3isual >asic y al uso de macros. %ero nosotros nos centraremos en el uso de este control a trav s del Asistente 'ara controles .

Cuando& teniendo el asistente activado& intentamos crear un 1otn de Comando nos aparece una cuadro de dilogo. 3eremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.

,n la primera pantalla podremos elegir entre di(erentes acciones a reali!ar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Cate#or:as. 5elecciona la Cate#or:a que creas que se ajusta ms a lo que quieres reali!ar y luego selecciona la Accin en la lista de la derec'a. %ulsa 9i#uiente para continuar.

A'ora podrs modi(icar el aspecto del botn. %uedes elegir entre mostrar un 7e)to en el botn& o mostrar una ma#en. ,n el caso de escoger ma#en& podrs seleccionar una entre las que Access te o(rece. <arca la casilla "ostrar todas las imB#enes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. .ambi n podras 'acer clic en el botn ()aminar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando 'ayas terminado pulsa 9i#uiente para continuar.

,n esta *ltima pantalla le daremos un nom+re al control 1otn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. 5i marcas la casilla "ostrar A5uda so+re cmo 'ersonalizar el +otn se lan!ar la ayuda de Access mostrndote unos peque-os puntos de ayuda para cambiar el tama-o& posicin o imagen del botn al terminar con el asistente. %ulsa Finalizar para terminar.

Al ser tan (cil a-adir 1otones de comando con el Asistente este control se convierte en una (orma muy verstil de a-adir acciones a tus (ormularios e in(ormes. Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente 'ara controles e+isten varias acciones que podrs reali!ar. Con la categora de ()'loracin de re#istros podrs moverte de (orma rpida por todos los datos del (ormulario& +uscando re#istros o des'lazBndote directamente a alguno en particular. ?tili!a las acciones de 0'eraciones con re#istros para a.adir nue/os> du'licarlos> eliminarlos> #uardarlos o im'rimirlos. =el mismo modo podrs jugar con los (ormularios a'licBndoles filtros 5 actualizBndolos. ,n cualquier momento podrs a-adir un botn para a+rir> cerrar o im'rimir informes> formularios 5 consultas. ,n la categora A'licacin utili!a las acciones de (-ecutar "9 ()cel 5 "9 Vord para com+inar las di(erentes aplicaciones de o(icina que te o(rece <icroso(t 4((ice.

5i quieres practicar lo que 'emos e+plicado en este apartado reali!a el ,jercicio %aso a %aso de Creacin de un >otn de Comando.

Controles ActiveZ
Access tambi n nos o(rece la posibilidad de a-adir un sin(n de controles que podrs encontrar desplegando la lista de controles Acti/eL 'aciendo clic en el botn "Bs controles del Cuadro de %erramientas.

=ebido a que e+isten muc'simos de estos controles& y a que sus propiedades son prcticamente *nicas en cada caso& simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas 4aciendo clic derec4o so+re el control (una ve! est sobre el (ormulario o in(orme) y selecionando la opcin 8ro'iedades.

,n algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men* de propiedades ms amigable accediendo a trav s de su men* conte+tual)

Jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj

1". 7as <acros (I)

Introduccin

>*squeda

Las "acros son un m;todo sencillo 'ara lle/ar a ca+o una o /arias tareas bsicas como abrir y cerrar (ormularios& mostrar u ocultar barras de 'erramientas& ejecutar in(ormes& etc... .ambi n sirven para crear m;todos a+re/iados de teclado y para que se ejecuten tareas automBticamente cada /ez 2ue se inicie la +ase de datos . 5i guardamos la <acro con el nombre de $0to*-ec& cada /ez 2ue se inicie la +ase de datos& se ejecutar automticamente. ,sto es debido a que Access al arrancar +usca una macro con ese nom+re& si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lan!ar cualquier otro. ,sta opcin es muy socorrida a la 'ora de efectuar com'ro+aciones o lanzar 'rocesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

Crear una <acro

%ara de(inir una macro& indicaremos una accin o con-unto de acciones 2ue automatizarBn un 'roceso . Cuando ejecutemos una <acro& el proceso se reali!ar automticamente sin necesidad& en principio& de interaccin por nuestra parte. %or ejemplo& podramos de(inir una <acro que abra un (ormulario cuando el usuario 'aga clic en un botn& o una <acro que abra una consulta para subir un die! por cien el precio de nuestros productos. Crear una <acro es relativamente& (cil& slo tienes que 'acer clic en la (ic'a "acros en la lista de 0+-etos de la base de datos. =el mismo modo que creamos tablas& (ormularios e in(ormes& podremos crear "acros 'aciendo clic en 6ue/o .

5e abrir la ,ista de dise.o de <acro. ,sta ventana es muy parecida a la ventana *ise.o de ta+la que ya conoces y tiene la misma dinmica pero a'ora en ve! de campos lo que de(inimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrs observar& al principio consta de dos columnas) Accin y Comentario.

,n la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las e)istentes en el cuadro des'le#a+le . ,n la columna Comentario podremos escribir una peque-a descri'cin o'cional sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su e(ecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable& en la parte in(erior i!quierda aparecern sus opciones y a la derec'a una descripcin breve de lo que 'ace la accin.

%odemos a-adir tantas acciones como 2ueramos & simplemente deberemos colocarlas una despu s de otra y en el orden 2ue 2ueremos 2ue se e-ecuten. 6ecuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones& pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un (ormulario. ,l (ormulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el (ormulario& por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre. ,n todo momento podrs utili!ar los botones de nsertar o (liminar filas insertar nuevas acciones entre dos e+istentes o eliminar una accin. para

%ara cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar al#unas de ellas 5 arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.

Cuando la <acro est terminada& puede #uardarse & e-ecutarse y cerrarse. <s tarde podremos llamarla desde un control 1otn de comando& o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos 'aciendo clic en (-ecutar o bien 4aciendo do+le clic directamente so+re ella.

Acciones ms utili!adas
,n este apartado veremos las acciones ms utili!adas en las "acros. 5iempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener in(ormacin sobre acciones que aqu no tratemos. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable& en la parte in(erior i!quierda aparecern sus opciones)

A continuacin veremos las acciones ms comunes& puedes ver la descripcin de sus ar#umentos de accin 'aciendo clic en .

A+rirConsulta

,sta accin a+re una consulta escogida entre las e+istentes en la base de datos. =el mismo modo que la accin anterior& a+re un formulario.

A+rirFormulario

A+rir nforme

Igual que las acciones anteriores& permite a+rir un informe. ,sta accin permite a+rir una ta+la. ?tili!aremos esta accin para buscar registros. ,sta accin +usca el 'rimer re#istro 2ue cum'la los criterios es'ecificados. %uedes utili!ar esta accin para a/anzar en las b*squedas que realices. 5e posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la accin 1uscarRe#istro anterior. 8o tiene argumentos. ,sta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro. 8o tiene argumentos. Con esta accin podrs cerrar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto. Con las <acros incluso podremos mostrar mensa-es 'ara interactuar con el usuario. Introduce esta accin en una <acro para detener su e-ecucin. 8o tiene argumentos. 3ers su utilidad ms adelante. ,sta accin detendrB todas las "acros 2ue se est;n e-ecutando en ese momento. 8o tiene argumentos. ,sta accin es muy *til para ocultar al usuario las o'eraciones 2ue se estBn realizando con una "acro. %ermite la activacin o desactivacin de la visuali!acin de las acciones en pantalla. ?tili!a esta accin para lanzar comandos 2ue 'uedas encontrar en cual2uier +arra de 4erramientas. ?na accin muy *til que te 'ermitirB modificar los /alores de los cam'os. ,sta accin te permitir #uardar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto en ese momento. ?tili!a esta accin para im'rimir el o+-eto acti/o. %odrs imprimir %o-as

A+rir7a+la

1uscarRe#istro

1uscar9i#uiente

Cancelar(/ento

Cerrar

Cuadro"s-

*etener"acro

*etener7odas"acros

(co

(-ecutarComando

(sta+lecer,alor

3uardar

m'rimir

de datos> nformes o Formularios. .e permitir saltar a un re#istro en 'articular dentro de un o+-eto. ,sta accin ma)imiza la /entana acti/a para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al contrario que la anterior& esta accin minimiza la /entana acti/a convirti ndola en una barra de ttulo en la parte in(erior de la ventana de Access. ,sta accin permite mostrar u ocultar una +arra de 4erramientas determinada. ,sta accin 'ace que Access se cierre.

rARe#istro

"a)imizar

"inimizar

"ostrar1arra*e%erramientas

9alir

Argumentos de las acciones de <acro

AbrirConsulta

>*squeda

,sta accin a+re una consulta escogida entre las e+istentes en la base de datos. Como puedes ver en la imagen& debers indicar el nom+re de la consulta a abrir& la ,ista en la que quieras que se abra (%o-a de *atos& *ise.o& ,ista 8reliminar& 7a+la*inBmica& 3rBfico*inBmico). .ambi n podrs elegir el "odo de datos de la consulta. 5i seleccionas A#re#ar& la consulta slo 'ermitirB a.adir nue/os re#istros a los e+istentes y no se tendr acceso a los datos ya almacenados. 5eleccionando "odificar permites la edicin total de los datos de la consulta . 5eleccionando 9lo lectura se abrir la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser edita+les> no se 'odrBn modificar .

AbrirFormulario
Igual que la accin anterior& esta accin a+re el formulario indicado en el argumento 6om+re del formulario. ,n el argumento ,ista especi(icaremos el modo en el 2ue 2ueremos 2ue se a+ra el formulario) en vista Formulario& *ise.o& ,ista 8reliminar& %o-a de *atos& 7a+la*inBmica o 3rBfico*inBmico. ,n 6om+re del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que 'ayamos creado previamente. Al abrirse el (ormulario solamente mostrarB los re#istros 2ue conten#an los resultados de la consulta indicada. ,n el argumento Condicin V%(R( podemos introducir& mediante el #enerador de e)'resiones& o teclendola directamente& una condicin 2ue determinarB los re#istros

2ue se muestren en el formulario . ?n ejemplo sera 9$l0mnado:J9C;di2o Postal: = 4@1KI& para que mostrase solamente aquellos registros de la tabla $l0mnado cuyo campo c;di2o %ostal (uese igual a 4@1KI. ,n "odo de datos podrs seleccionar los mismos parmetros que en la accin anterior) A#re#ar& "odificar o 9lo lectura. ,l argumento "odo de la /entana decidir si la ventana del (ormulario se deber abrir en modo 6ormal& 0culta& como cono o como *iBlo#o. 5i abres un (ormulario en modo 0culto no podr ser visto por el usuario& pero s re(erenciado desde otros lugares para e+traer datos o modi(icarlos. ,l modo *iBlo#o permite que el (ormulario se posicione encima de los dems (ormulario abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicacin 'asta que no se 'aya cerrado (como pasa con todos los cuadros de dilogo).

AbrirIn(orme
Igual que las acciones anteriores& esta accin a+re el informe que especi(iques en el argumento 6om+re del informe. 7as ,istas que o(rece esta accin son) m'rimir& *ise.o y ,ista 'reliminar. Igual que con los (ormularios puedes establecer un 6om+re de filtro basado en una consulta o una Condicin V%(R( a trav s del #enerador de e)'resiones. ,n "odo de la /entana tenemos los mismo modos que para los (ormularios) 6ormal& 0culta& cono y *iBlo#o.

Abrir.abla
,sta accin permite a+rir la ta+la que especi(iques en el argumento 6om+re de la ta+la. Como ,ista podrs elegir los valores %o-a de *atos& *ise.o& ,ista 8reliminar& 7a+la*inBmica o 3rBfico*inBmico. 5elecciona una opcin de "odo de datos entre A#re#ar& "odificar y 9lo lectura igual que en la accin A+rirConsulta.

>uscar6egistro
?tili!aremos esta accin para buscar registros. Con esta accin Access se 'osiciona en el 'rimer re#istro 2ue cum'la los criterios es'ecificados . 5e corresponde con la opcin >uscar de la barra de 'erramientas.

,n el argumento 1uscar introduciremos el valor a buscar en (orma de te)to> nmero> fec4a o e)'resin. %odemos elegir en qu lugar del campo debe coincidir el cadena introducida& puedes elegir entre Cual2uier 'arte del cam'o& %acer coincidir todo el cam'o o al Comienzo del cam'o. .ambi n puedes di(erenciar entre 'acer Coincidir ma5sculas 5 minsculas o no.

5e supone que la 1s2ueda se reali!a cuando estamos visuali!ando un registro determinado& de aqu el por qu de las siguientes opciones. ,sta accin se para en el primer registro que cumpla las condiciones& por lo que en el argumento 1uscar en podremos decidir el sentido en la 2ue Access recorrerB los re#istros& selecciona Arri+a para empe!ar a buscar 'acia atrs. 5elecciona A+a-o para buscar 'acia adelante. ,n ambos casos la b*squeda parar al llegar al (inal (o principio) del conjunto de registros. 5elecciona 7odo para buscar 'acia adelante 'asta el (inal& y despu s desde el principio 'asta el registro actual. ,n el argumento 1uscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato 2ue tienen los datos entre los 2ue +uscamos o no . %or ejemplo& si buscamos la cadena 1F2I4 y 'acemos que busque con (ormato seleccionando 9:& en los campos con (ormato Access intentarB 4acer coincidir el formato de la cadena introducida con el dato almacenado con formato& por lo tanto no encontrara un campo que almacenase un valor de 12I4. 9i seleccionamos 6o& deberemos escribir 12I4 para encontrar un cam'o con formato que contenga el dato 1F2I4& porque Access comparar 12I4 con el /alor del cam'o sin formato. 7a opcin 9lo el cam'o acti/o buscar en todos los registros& pero solamente en el cam'o acti/o en ese momento sino buscar en todos los campos. ,l argumento 1uscar 'rimero (uer!a a que la +s2ueda se realice desde el 'rimer re#istro en ve! de buscar a partir del registro actual.

Cerrar
Con esta accin podrs cerrar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto. 5elecciona en 7i'o de o+-eto) 7a+la& Formulario& Consulta& nforme& etc.. & y en 6om+re del o+-eto escribe el nombre de ste. %uedes con(igurar si se guardar el objeto antes de cerrarlo seleccionando 9: o 6o. Con 8re#untar dejars que esto quede a decisin del usuario

Cuadro<sj
Con las <acros incluso podremos mostrar mensa-es 'ara interactuar con el usuario . ,sto nos lo permitir la accin Cuadro"s-. 5us argumentos son muy sencillos& en "ensa-e deberemos escribir el mensa-e 2ue 2ueremos 2ue a'arezca en el cuadro de mensa-e . ?tili!a la combinacin de teclas "AI<9 K 67R0 para crear saltos de lnea. .ambi n puedes utili!ar el smbolo Y para rellenar el mensaje 'or secciones Do 'BrrafosE . 5i utili!as esta alternativa de+erBs introducir $ secciones . Aunque podras dejar alguna en blanco. ,n el mensaje que ves a continuacin& el contenido del argumento "ensa-e era) "e ha %rod0cido 0n error 20ardando el re2istroFL"e %erderMn todos los cam&iosFL. Como puedes ver la tercera seccin se 'a dejado en blanco deliberadamente y el resultado sera este)

,n 1i' podremos decidir si junto al mensaje suena una alarma auditi/a para alertar al usuario. 5elecciona el 7i'o de mensaje eligiendo entre) 6in#uno& Cr:tico& A/isoA Q& A/isoA M e nformacin. .ambi n puedes modi(icar el 7:tulo del cuadro de mensaje y escribir lo que pre(ieras.

,co
,sta accin es muy *til para ocultar al usuario las o'eraciones 2ue se estBn realizando con una "acro. %ermite la activacin o desactivacin de la visuali!acin de las acciones en pantalla. 5i quieres utili!arla es conveniente que la coloques al 'rinci'io de la "acro para desactivar la visuali!acin. 7uego vuelve a utili!arla al final de la "acro para volverla a activar la visuali!acin. Activa o desactiva la visuali!acin utili!ando el argumento (co acti/o. ,n 7e)to de la +arra de estado podrs escribir un te+to que se mostrar en la barra de estado mientras la "acro est ejecutndose y el (co se encuentre desactivado. 7as acciones *etener"acro y *etener7odas"acros acti/an el (co automticamente.

,jecutarComando
?tili!a esta accin para lanzar comandos 2ue 'uedas encontrar en cual2uier +arra de 4erramientas. 5olo debers seleccionar la accin que pre(ieras en el argumento Comando y se ejecutar.

,stablecer3alor
?na accin muy *til que te 'ermitirB modificar los /alores de los cam'os . ,n (lemento introduce el nom+re del cam'o sobre el que quieras establecer un valor. %odrs acceder al #enerador de e)'resiones para ello. ,n el argumento ()'resin introduciremos el /alor que queremos que tome el campo. Recuerda 2ue si es una cadena de te)to de+erB ir entre comillas .

;uardar
,sta accin te permitir #uardar cual2uier o+-eto 2ue se encuentre a+ierto en ese momento. 5elecciona el 7i'o de o+-eto de la lista desplegable (elige entre 7a+la& Formulario& Consulta& nforme& etc...) e indica su nombre en 6om+re del o+-eto. Cuando se ejecute esta accin el objeto se guardar con todos los cambios reali!ados.

Imprimir
?tili!a esta accin para im'rimir el o+-eto 2ue est; acti/o en ese momento . %odrs imprimir %o-as de datos> nformes o Formularios. ,n nter/alo de im'resin selecciona 7odo& 9eleccin o 8B#inas para decidir qu quieres imprimir. 5i eliges la opcin 8B#inas debers rellenar los siguientes dos argumentos) *esde 'B#ina y %asta 'B#ina. ,n Calidad de im'resin elegiremos entre Alta& "edia& 1a-a o 1orrador. 5elecciona el n*mero de Co'ias y si deseas ntercalar las co'ias& es decir& si quieres que al imprimir ms de una copia se ordenen las pginas al imprimirse.

IrA6egistro
.e permitir saltar a un re#istro en 'articular dentro de un o+-eto. %ara ello slo tienes que indicar el 7i'o de o+-eto (7a+la& nforme& Formulario...) y su 6om+re. 7uego en Re#istro indicaremos a 2u; re#istro 2ueremos ir . %odemos elegir entre 8rimero& Hltimo o 6ue/o. .ambi n es posible seleccionar las opciones Anterior& 9i#uiente o r a. ,n estos *ltimos casos deberemos rellenar tambi n el argumento *es'lazamiento para indicar el n*mero del registro al que queremos ir (para r a)& o cuntos registros queremos que se desplace 'acia atrs o 'acia delante (para Anterior y 9i#uiente).

<ostrar>arra=e9erramientas
,sta accin muestra u oculta la +arra de 4erramientas que selecciones en 6om+re de la +arra de 4erram.. ,n el argumento "ostrar& el valor 6o oculta la barra de 'erramientas en todas las ventanas. 5i la barra es una prede(inida de Access) 9: muestra la barra en todas las ventanas de Access& *onde corres'onda muestra la barra de 'erramientas slo en las ventanas donde aparece de manera predeterminada. 5i la barra es una personali!ada de un (ormulario o in(orme) 9: mostrar la barra en todas las ventanas abiertas cuando el (ormulario est activo& y *onde corres'onda mostrar la barra en la ventana activa del (ormulario o in(orme.

5alir
,sta accin 'ace que Access se cierre. %uedes elegir entre 3uardar 7odo& 8re#untar o 9alir directamente sin guardar los cambios.

Acciones Condicionadas
A'ora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas& veremos un modo que nos ayudar a crear acciones con muc4as 'osi+ilidades . %ara ello utili!aremos las condiciones. %uedes activar este modo 'aciendo clic en el botn de Condiciones *ise.o de macro. en la barra de

7a vista de *ise.o de "acro cambiar para tomar este aspecto (observa como se 'a a-adido una columna a la i!quierda))

,n esta columna podremos introducir condiciones 'ara 2ue la accin esta+lecida en la fila se e-ecute o no seg*n el resultado de la consicin. %or ejemplo si escribimos 9Form0larios:J9C0rsos:J9C;di2o C0rso: = 4 en la columna Condicin& su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmati/a& es decir& que el c;di2o de c0rso sea igual a 4.

%ara entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el ,jercicio %aso a %aso de Condiciones.

,sto nos abre muc'as posibilidades& sobre todo si lo combinamos con los 'untos sus'ensi/os (...). 5i escribimos una condicin y resulta /erdadera se ejecutar la accin que se encuentre en la misma (ila& [%ero qu pasa si queremos 2ue la condicin e-ecute mBs de una accin\ <uy (cil& escribe 'untos sus'ensi/os en la columna Condicin para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmati/a la condicin.

5i la condicin diese como resultado falso& la "acro saltarB a la si#uiente accin 2ue no ten#a 'untos sus'ensi/os en la columna Condicin.

,n el campo Condicin tambi n podemos incluir e+presiones ms complejas& como) 9Form0larios:J9C0rsos:J9Fecha (nicio: *ntre A2CMarC200@A ANCNovC200OA para indicar si la (ec'a se encuentra en un intervalo& o *sN0lo59Form0larios:J9C0rsos:J9nBhoras:= para reali!ar la accin si no 'ay nada guardado en el campo nBhoras. %uedes unir /arias condiciones utili!ando los operadores tema de consultas. y / como vimos en el

,n los casos en los que utilicemos <acros con condicionales nos ser muy *til el uso de la accin *etener"acro& en el siguiente ,jercicio %aso a %aso de Condiciones Avan!adas vers por qu . Aunque a primera vista el uso de <acros en Access pueda parecer algo limitado& veremos en las pr+imas pginas que podemos crear #ru'os de macros y de(inir +ucles re'etiti/os que nos permitirn reali!ar o'eraciones muc4o mBs com'le-as.

;rupos de <acros
Cuando tenemos muc'as macros& puede llegar a ser di(icultoso locali!ar una macro dentro de la ventana 1ase de *atos. Al igual que es ms cmodo agrupar los arc'ivos en carpetas& puede ser *til agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas. .ambi n los grupos de macros pueden ser *tiles para de(inir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. %ara de(inir un grupo de macros 'aremos uso de la opcin 6om+res de macro barra de *ise.o de "acros. en la

5i activas el botn vers que la ,ista de *ise.o de "acros cambia para a-adir una nueva columna a la i!quierda)

,sta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una "acro 'rinci'al. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1)

Macro1 aparecer en la ventana >ase de =atos como una macro& pero realmente ser un grupo de macros (ormado por las macros nom&re1& nom&re2 y nom&reI. A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4& accion5& accion@ y accionO simplemente llamando a la macro Macro1Fnom&re2. 5encillo& [verdad\ 4bserva que para llamar a una macro que (orma parte de un grupo de macros& 'ay que primero indicar el nombre del grupo y despu s el nombre de la macro separados por un punto.

Crear >ucles
5i una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan seg*n un determinado orden& y que adems incluye alternativas (gracias a la columna Condicin)& nos (altaba un concepto imprescindible en programacin& el concepto de estructuras repetitivas (bucles). %ues bien& a'ora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. 5e trata de la accin (-ecutar"acro. (-ecutar"acro) 8os da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la ejecucin de dic'a macro& de(iniendo as un bucle repetitivo. %ara ello deberemos especi(icar el 6om+re de macro que queremos e-ecutar. %or ejemplo& en el caso anterior& Macro1& Macro1Fnom&re1& Macro1Fnom&re2 o Macro1Fnom&reI. %odemos indicar que la <acro se e-ecute mBs de una /ez escribiendo en 6mero de re'eticiones un n*mero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el n*mero deber ser mayor que 1).

,n ()'resin de re'eticin podremos introducir una e)'resin condicional para que se repita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cum'la Dsea /erdaderaE. 5e evalua la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empe!ar& la condicin no se cumple& la macro no se ejecutar. S4jo con los bucles in(initosN si utili!as el argumento ,+presin de repeticin la condicin que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite& sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nuncaNN %ara componer la condicin se nos dar la opcin de utili!ar el 3enerador de ()'resiones.

A'ora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas t cnicas.

Como puedes ver en la imagen& si reproducimos esta estructura seremos capaces de #enerar un +ucle. 3eamos que 'emos 'ec'o. ,n un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones 2ue se re'itan 4asta determinado momento. %ara lograrlo lo que 'acemos es incluir una llamada a la macro re%ite que se encuentra en Macro1. %or lo que en el argumento 6om+re de macro de la accin (-ecutar"acro escribiremos Macro1Fre%ite. ,n el argumento ()'resin de re'eticin escribiremos la condicin que 'a de cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. (n caso de 2ue la condicin sea falsa & el proceso dejar de repetirse y continuar con la lista de acciones que siguen 'asta la accin *etener"acro que terminarla ejecucin de la macro. 4bserva que al (inal de la macro Macro1Fre%ite& 'emos incluido la accin Cerrar& si como argumento de la accin pusi semos la macro Macro1& este bloque solamente se ejecutara como muc'o una ve! ya que la macro se cerrara antes de que se pueda repetir el bloque.

=epuracin de errores
Cuando creamos una <acro con di(erentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al (inal la com'ro+acin de que act*a correctamente sea cada ve! ms di(icil. Access incorpora una 'erramienta que permite se#uir la e-ecucin de la "acro 'aso a 'aso pudiendo en cada momento ver qu 'rocesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos.

%ara activar esta opcin solamente deberemos de 'acer clic sobre el botn de 8aso a 'aso en la barra de *ise.o de "acros.

?na ve! activada& cada ve! que se ejecute una macro en el sistema lo 'ar en modo 8aso a 'aso.

Cuando una <acro se ejecuta de este modo para cada accin que reali!a produce una salida de in(ormacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo)

Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el 6om+re de la macro que se est ejecutando. 5i tiene condicin& y en caso a(irmativo& en qu consiste dic'a condicin y su estado de coincidencia (,erdaderoA o FalsoA). .ambi n podrs ver el 6om+re de la accin que se va a ejecutar& y los Ar#umentos que tiene. ,n la imagen la (uncin *sta&lecerValor cambiara el valor del campo Nom&re C0rso a X+isePo Qe&X si la condicin no 'ubiese dado falso.

%ara continuar con la re'roduccin 6ormal de la <acro pulsa Continuar. 5i pulsas 8aso a 8aso seguirs en el mismo modo. %uedes detener la <acro pulsando el botn *etener. ,n cualquier momento en la reproduccin de una <acro puedes detenerla tambi n utili!ando la combinacin de teclas C7RL K 67R0. ,sto te puede ser muy *til si una <acro entra en un bucle in(inito y el sistema deja de responder.

Auto]eys o < todos abreviados de .eclado

7as <acros tambi n te permitirn crear m todos abreviados de teclado. ,sto es& 'odremos asi#nar a tra/;s de una "acro diferentes acciones mediante una com+inacin de teclas. ,l modo de construir una <acro que actue de este modo es muy sencillo. 5lo tendrs que seguir los siguientes pasos) 1. Crea una nue/a "acro y llmala $0toRe7s. ". Activa la opcin 6om+res de "acro para a-adir la columna con el mismo nombre. $. ,n la columna 6om+re de "acro debers indicar la com+inacin de teclas que activarn las acciones que escribas en la columna Accin.

=e este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.

,n ve! de Com&inaci;n1& Com&inaci;n2& Com&inaci;nI& etc... debers escribir la combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones& siguiendo la sinta+is que encontrars en la siguiente tabla)
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas ^C or ^1 {F3} ^{F3} +{F3} {INSERT} ^{INSERT} +{INSERT} CTRL+C CTRL+1 F3 CTRL+F3 MAYUS+F3 INSERT CTRL+INSERT MAYUS+INSERT

,l modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. 5implemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que (orman la combinacin en la columna 6om+re de "acro. 7o *nico que debers tener en cuenta es que la tecla C7RL se escribir como Z& y la tecla "AI<9 como K. 7as teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves [\ para que no se con(undan con combinaciones. %or ejemplo& *N+ sera el equivalente a la combinacin de teclas (K6K*& mientras que S*N+T equivaldra a pulsar la tecla F 6. ,s interesante asociar combinaciones de teclas a la accin (-ecutar"acro para permitir lan!ar una macro con slo pulsar unas teclas.

1$. Con(igurar la Inter(a! (I)

Introduccin

>*squeda

7a interfaz es la (orma en la que el usuario /erB 5 tra+a-arB con la +ase de datos . ,n esta unidad aprenderemos cmo deberemos con(igurar <icroso(t Access "##$ para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos /ea 5 'ueda realizar nicamente a2uello 2ue sea con/eniente 'ara nosotros) los creadores y administradores de la base de datos. Aprenderemos a crear nuestras propias barras de 'erramientas& nuestros men*s de inicio e incluso los men*s conte+tuales dentro de Access.

3ers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men* no es tan complicado como parece. ,n resumen& veremos cmo controlar el as'ecto 5 com'ortamiento de un arc4i/o cuando se a+re.

3isuali!ar >arras de 'erramientas

Access o(rece la con(iguracin de sus barras de 'erramientas a un nivel muy superior que el resto de aplicaciones. =e esta (orma& 'ermite la creacin de nue/as +arras as: como la 'ersonalizacin de las e)istentes.

A partir de este momento recuerda que los cambios que se realicen sobre las barras de 'erramientas no slo a(ectarn al arc'ivo en particular sino a toda la a'licacin Access com'leta. %or ejemplo& si eliminas opciones de las barras de 'erramientas predeterminadas& cuando abras cualquier otra base de datos las barras continuarn igual. =ebers volver a con(igurarlas para que se muestren como quieres.

,+isten dos (ormas distintas para acceder al men* de 8ersonalizacin de las barras de 'erramientas) %uedes 'acer clic derec'o sobre cualquiera de las barras de 'erramientas y seleccionar la opcin 8ersonalizar. .ambi n puedes 'acer clic en el men* %erramientas y seleccionar 8ersonalizar.

5e abrir el siguiente cuadro de dilogo)

=esde la pesta-a de 1arras de 4erramientas podremos seleccionar las barras que queremos que sean utili!adas en el programa. %uedes activarlas o desactivarlas 'aciendo clic sobre su casilla de activacin. Cuando salgas del cuadro de dilogo las barras que 'ayas seleccionado se podrn ver en el men* de barras de 'erramientas al 'acer clic derec'o sobre ellas)

=esactivar las barras de 'erramientas predeterminadas (la 1arra de mens y de 1ase de datos) es una buena idea. As el usuario no tendr acceso a la base de datos en s& y solamente a las barras que creemos para tal (in. 7a de +ase de datos podrs desactivarla desde el cuadro de lista. <s tarde veremos cmo eliminar tambi n la de mens.

Crear >arras de 9erramientas

Crear una nueva barra de 'erramientas es muy sencillo& basta con abrir el cuadro de dilogo anterior (8ersonalizar)& 'acer clic sobre el botn 6ue/a... e introducir un nom+re para la barra en el cuadro de dilogo que se muestra)

Cuando introdu!cas el nombre y aceptes& la barra de 'erramientas aparecer (lotante en la ventana del programa. Como puedes ver en la imagen& la barra en un principio estar /ac:a& la rellenaremos para que muestre e+actamente lo que queremos.

=esde el momento en el que entramos en el cuadro de dilogo 8ersonalizar 70*A9 las +arras de 4erramientas se /uel/en susce'ti+les de cam+ios . %uedes 'acer la prueba 'aciendo clic en cualquier men* u opcin de una barra y vers cmo aparece un recuadro negro rodendolo) modo de edicin de la barra. . ,sto indica que estamos en el

5i mantenemos el ratn pulsado sobre un men* u opcin cambiar y tomar esta (orma . A'ora ser posible arrastrar el men u o'cin 'ara cam+iarlo de sitio & ya sea de posicin dentro de la misma barra o a otra di(erente. Arrastra un men* u opcin so+re una 'arte /ac:a de la /entana 'asta que el ratn tome esta (orma 'ara eliminarlo.

5i lo que queremos es a-adir ms opciones a una barra 'aremos clic en la pesta-a Comandos. ,n la pesta-a Comandos del cuadro del dilogo 8ersonalizar encontrars multitud de opciones y men*s que podrs arrastrar sobre las barras de 'erramientas y a-adir nuevas (uncionalidades. =e 'ec'o& as es como rellenaremos las barras que creemos.

Como ves& los comandos estn or#anizados 'or Cate#or:asA& la mayora las conocers porque ya 'emos trabajado con ellas. 5lo tendrs que seleccionar un comando de la lista de la derec'a 5 arrastrarlo so+re el lu#ar en la +arra de 4erramientas que pre(ieras.

Antes de ver las opciones que podemos agregar& deberemos di(erenciar bien entre lo que es un men 5 un comando. ?n comando es un botn u opcin que realiza una accin en 'articular (como el botn 6ue/o o la opcin 3uardar). ?n men& por lo contrario no lan!a ninguna accin sino que contiene comandos o su+mens 5 se usa 'ara or#anizar la informacin. =e este modo& (dicin es un men* que contiene varios comandos y dos submen*s) 3ru'os y A.adir al #ru'o. ,n el listado de comandos podrs encontrar tambi n men*s para crear barras de comando ms complejas y mejor organi!adas. 7os men*s en este listado se reconocen porque tienen una punta de (lec'a apuntado 'acia la derec'a)

3eamos a'ora qu categoras encontramos en la lista) Al principio tenemos las categoras que se corresponden con las opciones de la barra de men*s y las barras de 'erramientas incorporadas de Access. 5i quieres repasarlas 'a! clic aqu .

9ay que destacar en la categora Arc4i/o el comando 8ersonalizado que nos permite de(inir un comando propio di(erente de los comandos predeterminados de Access.

=espu s tenemos la categora "ens inte#rados donde encontrars los men*s integrados de Access correspondientes a las opciones de las 1arras de mens.

7uego encontrars categoras para crear lan!adores que abran los objetos de la base de datos. 7odas las ta+las& 7odas las consultas& 7odos los formularios& 7odos los informes& 7odas las 'B#inas Ve+ y 7odas las macros. %or ejemplo en la categora 7odos los formularios tenemos los comandos que abren cada uno de los (ormularios que tengamos de(inidos en la base de datos.

?tili!a la categora Controles Acti/eL para a-adir comandos para insertar controles ActiveZ en tus (ormularios e in(ormes. =el mismo modo que los comandos que a-adamos desde la categora Cuadro de 4erramientas& estos comandos slo estarn activos cuando nos encontremos en la ,ista de *ise.o de alg*n objeto.

Finalemente& la categora 6ue/o men contiene *nicamente un elemento) 6ue/o men. ,sta opcin nos da la oportunidad de insertar un nuevo men* en nuestra barra personali!ada para crearlo desde cero.

%ropiedades de los ,lementos de una >arra

?na ve! insertado un comando o men* en nuestra barra de 'erramientas podremos personali!arlo a*n ms 'aciendo clic derec'o sobre l para acceder a su men* conte+tual. Con el mismo resultado podramos seleccionar el elemento 'aciendo clic sobre l y pulsando el botn "odificar seleccin en la pesta-a Comandos del cuadro de dilogo 8ersonalizar. 5e presentar el men* conte+tual que puedes ver a tu derec'a.

Con la opcin (liminar podremos quitarlo de la barra de 'erramientas sin necesidad de arrastrarlo (uera.

?tili!ando estas opciones podrs cam+iar la ima#en del +otn que se muestra& co'iando y 'e#ando imgenes ya e+istentes en otros botones& o cambindolo por alguna imagen que Access o(rece en el men* Cam+iar ima#en del +otn.

7a opcin "odificar ima#en del +otn abre el (ditor de +otones que te permitir modi(icar el dise-o del botn o dibujar uno desde cero.

Cualquier cambio que realices se podr eliminar 'aciendo clic en Resta+lecer y todas sus opciones volvern a su estado inicial.

%ero veamos la opcin 8ro'iedades que nos abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos con(igurar a*n ms el aspecto y comportamiento de nuestro men* o comando. Al 'acer clic sobre la opcin 8ro'iedades vers esta ventana)

,n el desplegable Control seleccionado podrs cambiar de elemento dentro de la barra de 'erramientas para modi(icar sus propiedades. As evitars tener que acceder a sus propiedades uno a uno. =esde aqu podrs ir cambiando de elemento rpidamente y modi(icar sus propiedades.

?na ve! seleccionado el elemento con el que queremos trabajar pasaremos a ver las opciones que se nos muestran en la seccin 8ro'iedades del control. ,n 7:tuloA escribiremos el te+to que queremos que apare!ca en nuestro comando o men*. .rata de asignarles nom+res si#nificati/os para que cuando el usuario los vea pueda 'acerse una idea de la accin que reali!a. Aqu podremos aprovec'ar para aumentar la accesibilidad de nuestro men* utili!ando el smbolo ]. %or ejemplo& si escribimos como nombre U$cci;n& una ve! abandonemos el cuadro de dilogo& en la barra de 'erramientas podr leerse Accin. ,l smbolo ] 'a 'ec'o que la letra A apare!ca su+ra5ada& lo cual indicar al usuario que podr acceder a esta opcin a trav s de la combinacin de teclas AL7 K A.

.ambi n podramos 'aber escrito $Ucci;n& y el resultado sera) Accin. A'ora la combinacin de teclas para acceder al men* o comando sera AL7 K C. Fcil& [verdad\

,n la opcin 7e)to del m;todo a+re/iado podremos escribir el te+to que aparecer en el men* para indicar la combinacin de teclas que activa ese comando.

,sta combinacin de teclas no surte e(ecto con solo escribirla en el cuadro de propiedades& de+erB ser definida en una "acro llamada $0toRe7s (ver la unidad anterior).

,n nformacin de 'antalla escribiremos la descri'cin del men o comando para que apare!ca en modo de ayuda conte+tual al colocar el ratn sobre l.

,n caso de dejarlo en blanco el te+to de ayuda ser el mismo que se escribi en la propiedad 7:tulo.

,n el desplegable Accin podremos con(igurar el comportamiento de un comando asociBndole una "acro o #ru'o de "acros e)istente en la +ase de datos . ,n caso de seleccionar alguna& el comportamiento predeterminado del comando desaparecer y su (uncionalidad ser aquella de(inida por la <acro. 5i sabes programar y de(inir (unciones podrs asignarle tambi n una (uncin& en este caso la llamada a la (uncin deber estar precedida del signo M.

%odemos establecer el (stilo del men* o comando seleccionando una de las cuatro opciones que se nos presentan en el desplegable) (stilo 'redeterminado& 9lo te)to Dsiem'reE& 9lo te)to Den mensE o ma#en 5 te)to.

7as propiedades Arc4i/o de a5uda e d de conte)to de a5uda nos (acilitarn el enlace a arc'ivos de ayuda que 'ayamos creado a propsito para la base de datos. ,n Arc4i/o de a5uda debers escribir la ruta donde Access podr encontrarla/ en d de conte)to de a5uda indicars la Id a la que tendr que acudir para mostrar la ayuda sobre el men* o comando en particular. 7os arc'ivos de ayuda no entran en este curso.

Activando la casilla de veri(icacin niciar un #ru'o podremos insertar se'aradores entre los mens o comandos . 7os grupos se muestran de (orma di(erente en (uncin de si se encuentran en una barra o un men*& observa las siguientes imgenes& 'emos marcado la casilla niciar un #ru'o de la segunda accin)

%ropiedades de la >arra de 9erramientas

9emos aprendido a crear nuestra propia barra personali!ada. A'ora veremos cmo acceder a sus propiedades. %ara ello deberemos volver a la pesta-a 1arra de 4erramientas del cuadro de dilogo 8ersonalizar. All selecciona en el listado de 1arras de 4erramientas la barra que quieras modi(icar. 5i te (ijas& no es necesario que una barra est activada para poder entrar en sus propiedades. 5lo seleccinala y pulsa el botn 8ro'iedades que encontrars a la derec'a.

5e abrir el siguiente cuadro de dilogo)

=esde el desplegable 1arra de 4erramientas seleccionada seleccionaremos la barra que queremos modi(icar. 5i lo despliegas vers todas las barras que se encontraban en el listado anterior de 1arras de 4erramientas.

3eamos qu 4erramientas)

podemos encontrar en el marco 8ro'iedades de la +arra de

7a propiedad 6om+re de la +arra de 4erramientas te permitir cambiar su nombre. 5i lo modi(icas& se cambiar tanto en el listado de 1arras de 4erramientas como en el men* conte+tual (al 'acer clic derec'o sobre cualquier barra en la ventana) de las barras de 'erramientas.

,n 7i'o de +arra de 4erramientas podremos especi(icar cmo ser visuali!ada la barra en el espacio de la ventana de Access. ,l tipo 1arra de mens 'ar que la barra tome un aspecto plano como la 1arra de mens. ,l tipo 1arra de 4erramientas 'ar que la barra tenga un aspecto de resaltado (como la barra de 1ase de datos). 5i seleccionamos (mer#ente 'aremos que la barra se convierta en un men conte)tual o emer#ente. <s adelante veremos cmo asociar barras de 'erramientas y men*s a controles y (ormularios o in(ormes.

,n Aco'le 'ermitido seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a la ventana de (orma ,ertical u %orizontal. .ambi n puedes seleccionar las opciones 8ermitir cual2uiera o 6o se 'uede cam+iar la barra para que no pueda acoplarse a ning*n borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese. %ermanecer con el acople que tenga al terminar su modi(icacin.

Activa la casilla "ostrar en el men 1arras de 4erramientas para que la barra se muestre en el men* conte+tual de barras de 'erramientas.

%uedes impedir que el usuario a#re#ue> mue/a o 2uite la +arra de 4erramientas a la interfaz marcando la casilla 8ermitir 'ersonalizar.

5elecciona la casilla 8ermitir cam+iar tama.o si quieres que el usuario pueda 'acer ms grande o peque-a la barra de 'erramientas.

=el mismo modo la opcin 8ermitir mo/er 'ar que el usuario pueda o no mover la barra de 'erramientas de lugar.

5elecciona la casilla 8ermitir mostrar 5 ocultar para que el usuaio pueda visuali!ar o no la barra de 'erramientas activndola desde el men* conte+tual de >arras de 'erramientas que puedes ver en la imagen anterior.

Cuando est s modi(icando barras prede(inidas por Access (aquellas que no 'ayas creado t*) podrs pulsar el botn Restaurar /alores 'redeterminados para que vuelvan a tomar sus propiedades originales. 8ing*n cambio que 'ayas aplicado sobre ellas permanecer. ,n el dilogo 8ersonalizar tambi n podrs reali!ar la misma accin desde la pesta-a 1arra de 4erramientas& seleccionando la barra y 'aciendo clic en el botn Resta+lecer....

Asociar >arras a Formularios o In(ormes

A'ora ya sabemos crear nuestras propias barras de 'erramientas y modi(icar las que ya e+isten. .ambi n 'emos aprendido a con(igurar sus propiedades. 3eremos a'ora cmo podemos asociarlas a distintos (ormularios o in(ormes. ,s decir& vamos a ver cmo 'acer que una +arra se muestre al a+rir un formulario o 2ue en determinados controles se muestren mens conte)tuales . 5i lo que quieres es que se muestre una barra de 'erramientas o men* conte+tual 'ermanentemente en la ventana de Access& eso lo veremos ms adelante en el siguiente apartado X4pciones de InicioX.

%ara asociar +arras de 'erramientas y men*s conte+tuales a determinados o+-etos tenemos que colocarnos en la ,ista de *ise.o del Formulario o In(orme donde queramos que apare!ca la barra.

5i 'acemos clic derec'o sobre el selector de Formulario o nforme (arriba a la i!quierda) podremos acceder a sus propiedades seleccionando en el men* conte+tual la opcin 8ro'iedades. All podrs encontrar las siguientes opciones)

,n 1arra de mens podrs seleccionar& de las de(inidas de tipo 1arra de men& la barra que quieras que se muestre al abrirse el Formulario o nforme. 5elecciona en la propiedad 1arra de 4erramientas aquella barra de(inida como 1arra de 4erramientas que se mostrar tambi n al abrir. =el mismo modo& selecciona en 1arra de mens conte)tuales una barra de(inida como "en conte)tual para que al 'acer clic derec'o sobre el Formulario o nforme se muestre.

.ambi n es posible asi#nar >arras de mens conte)tuales o emergentes a los determinados controles. 5lo tendrs que ir a las propiedades del control donde encontrars la opcin 1arra de mens conte)tuales)

5elecciona aquella que quieres que se muestre al 'acer clic derec'o sobre el control y listo.

4pciones de Inicio
,n este apartado veremos cmo confi#urar las o'ciones de nicio. ,stas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo nicio& slo se aplican al arc'ivo de Access activo (es decir& al arc'ivo de la base datos con el que estamos trabajando) y act*an sobre el modo en el que se abrir la base de datos .

%ara abrir el cuadro de dilogo nicio& selecciona en el men* %erramientas la opcin nicio. 3ers la siguiente ventana)

=esde aqu podremos con(igurar todas las opciones del arc'ivo de la base de datos.

,n el cuadro de te+to 7:tulo de la a'licacin puedes escribir el te+to que se muestre en la 1arra de t:tulo de la ventana.

,n cono de la a'licacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la 1arra de t:tulo y para que se convierta en el icono del arc'ivo. .ambi n podrs ver el icono del arc'ivo en el ()'lorador de VindoXs y en el (scritorio. %ara asociar un icono slo tienes que 'acer clic en el botn ()aminar y seleccionar una imagen de tu disco duro. .en en cuenta que el arc'ivo debe ser de tipo Fico o Fc0r. 5i estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambi n la opcin <sar como icono Formulario e informe & que activada 'ar que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e nformes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambi n el icono indicado en cono de la a'licacin.

,n la opcin 1arra de mens podrs seleccionar una barra de tipo 1arra de mens para la +ase de datos.

,n la opcin 1arra de men conte)tual podrs seleccionar una barra de(inida como "en Conte)tual para que apare!ca cuando 'agas clic derec'o sobre cualquier parte de la ventana de 1ase de datos.

5i activamos la casilla de 8ermitir el uso de mens no restrin#idos& en la 1arra de mens se permitirn determinadas acciones no restringidas& como la A5uda& los comandos de 9alir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en "osaico o Cascada.

*esacti/ando la opcin 8ermitir el uso de mens conte)tuales 'redeterminados & el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men* conte+tual que 'ayas indicado en el desplegable 1arra de men conte)tual.

=el mismo modo& si deseleccionamos la casilla de 8ermitir el uso de +arras de 4erramientas incor'oradas el usuario slo podr ver a2uellas +arras de 4erramientas 2ue 4a5as creado. 7as que vienen por de(ecto con la aplicacin no podrn mostrarse.

7a opcin 8ermitir cam+ios en +arras de 4erramientas 5 mens autori!ar o no al usuario para que pueda entrar en el cuadro de dilogo 8ersonalizar de las barras de 'erramientas y reali!ar alg*n cambio sobre cualquiera de ellas. ,n el desplegable que encontrars arriba a la derec'a podrs 'acer que se "uestre un formularoC'B#ina automticamente al abrir la base de datos. 8ota) .en en cuenta que las acciones de la <acro $0to*-ec se ejecutan despu s de la con(iguracin de nicio. 5i abres ventanas con esta macro& estas quedarn por encima de la de(inida en nicio.

5i desactivas la opcin 8resentar la /entana 1ase de datos cuando se abra el arc'ivo de la base de datos la ventana desde donde 'emos trabajado durante todo el curso& la que muestra todas las 7a+las& Consultas& Fomularios& etc...& esta ventana 'abr desaparecido.

.ambi n podrs elegir si la +arra de estado es /isi+le o no. %ara ello 'a! clic sobre la casilla 8resentar la +arra de estado para activarla o no.

Finalmente& selecciona la opcin <sar las teclas es'eciales de Access (abajo a la derec'a) para acti/ar o desacti/ar las com+inaciones de teclas que reali!an di(erentes acciones sobre la base de datos. Aqu tienes un listado de esas combinaciones)

Combinacin de Resultado Teclas F11 CTRL+# CTRL+F11 CTRL+ENTER ALT+F11 Trae al frente la ventana Ba e !e "ato Trae al frente la ventana In$e!%ato Alterna entre la &arra !e $en' (er onal%)a!a * la &arra !e $en' (or !efe+to !e A++e "et%ene la re+,(era+%n !e re-% tro en Ta&la . For$,lar%o o Infor$e (or (arte !e la A++e / A&re el e!%tor !e 0% ,al Ba %+/

.oda esta con(iguracin ser muy *til a la 'ora de trabajar con una base de datos como si (uera una aplicacin. %uedes con(igurarla de (orma que slo se muestren (ormularios con los que trabajar. 5i creas barras de 'erramientas con su(iciente 'abilidad sers capa! de acceder a todas las o'ciones 5 com'ortamientos de la +ase de datos y ser como si estuvieses trabajando con una aplicacin propiaN

6ecuerda que la con(iguracin que indiques en nicio afectarB al modo en 2ue el arc4i/o de la +ase de datos se a+re. %or tanto si eliminas o escondes objetos y barras de 'erramientas no podrs verlos si abres la base de datos normalmente. %ara saltarte la confi#uracin de nicio de un arc4i/o de Access debers mantener la tecla "AI<9 pulsada mientras 'aces doble clic sobre el icono del arc'ivo en el ()'lorador de VindoXs para abrirlo& y no soltarla 'asta que la base de datos se 'aya cargado completamente.

%ara practicar estos conceptos reali!a el ,jercicio %aso a %aso de 4pciones de Inicio.

%ara lograr mayor (uncionalidad y poder conseguir mayor e(ectividad recuerda que puedes acceder a las 8ro'iedades de los Formularios e nformes 'aciendo clic derec'o sobre su selector en la ,ista de *ise.o de Formulario o nforme.

Aqu podrs modi(icar los valores de las propiedades (mer#ente y "odal de la ventana del Formulario o nforme.

Abrir un objeto en una ventana (mer#ente supone que slo podr visuali!arse la vista Formulario o nforme. 7as ,istas de *ise.o estarBn desacti/adas.

5i seleccionas 9: en "odal& la ventana al abrirse in'abilitar el resto de ventanas 'asta que no se cierre. ,n otras palabras serB la nica /entana con la 2ue sea 'osi+le tra+a-ar.

=esde la ventana de dilogo de 8ro'iedades tambi n podrs decidir si los botones de "inimizar& "a)imizar y Cerrar se muestran o no.

8ota) Al utili!ar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o nforme disponga de los su(icientes comandos (por ejemplo en (orma de botones o barras de 'erramientas) 'ara 2ue el usuario 'ueda cerrarlos #uardando los cam+ios 2ue 4a realizado.

%anel de Control
4tra de las (uncionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la (orma en la que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el 8anel de Control. Crear un 8anel de Control nos ayudar a crear un (ormulario que podremos lan!ar al inicio donde& por medio de 1otones de comando& daremos acceso a los distintos Formularios e nformes de nuestra base de datos. ,n esta imagen podemos ver una pgina del 8anel de control justo despu s de 'aberlo creado con el Administrador)

%ero veamos cmo podemos crearlo. 9a! clic en el men* %erramientas y despliega el men* <tilidades de la +ase de datos . 9a! clic sobre la opcin Administrador del 'anel de control.

5i a*n no creaste un 8anel de Control& Access te preguntar si quieres crear uno. %ulsa 9: para continuar. 5e abrir el siguiente cuadro de dilogo)

=esde aqu con(iguraremos de (orma muy sencilla los elementos que queremos que apare!can en el 8anel de Control.

Como puedes ver en la imagen& el panel de control estar organi!ado en una o varias pginas. 5i tenemos muc'as opciones dentro del panel& organi!arlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo& estaremos creando mens con su+mens.

%ara crear nuevas pginas slo tienes que 'acer clic en el botn 6ue/a... y escribir el nom+re que quieres dar a la nueva pgina. 7a pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la 2ue se muestre en 'rimera instancia cuando se abra el 8anel de Control. 5i quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por de(ecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn 8redeterminado. %uedes eliminar 'B#inas que no est n seleccionndolas y pulsando el botn (liminar. de(inidas como Predeterminado

%ero veamos cmo confi#urar una pgina del 8anel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. %ara ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras con(igurar y pulsar el botn "odificar.... 5e abrir el siguiente cuadro de dilogo)

=esde aqu podrs modi(icar el 6om+re de esta pgina de control. ,sto es bastante recomendado pues es el t:tulo que mostrar la ventana cuando se abra& sobre todo si lo que estamos modi(icando es una pgina que ser un submen*. ,s recomendable 2ue el usuario se'a en cada momento en 2u; lu#ar se encuentra para que no se sienta desorientado. ,scribe el nom+re que pre(ieras en el cuadro de te+to y listo.

A'ora pasaremos a rellenar el 8anel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver& el listado de (lementos de este 'anel de control en un principio se encuentra vaco. =eberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utili!ando el botn 6ue/a.... 5e abrir el siguiente cuadro de dilogo)

6ellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. =eberemos darle un nom+re en la propiedad 7e)to que debe ser suficientemente descri'ti/o para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento. 7uego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el 8anel de Control. 7as opciones son muy sencillas)

r al 'anel te permitir a+rir una 'B#ina de 8anel de Control para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dic'a pgina.

Como 'emos dic'o antes& utili!a esta opcin para organi!ar mejor los elementos del 8anel de Control.

5i seleccionas la opcin A+rir el formulario en modo A#re#ar podrs elegir un (ormulario en el desplegable que se mostrar ms abajo. ,sta opcin abrir el (ormulario que selecciones en modo A#re#ar. ,s decir& no se vern los registros e+istentes& slo se abrir el (ormulario 'ara 2ue 'uedas insertar nue/os re#istros.

A+rir el formulario en modo (dicin te permitir abrir el (ormulario que escojas de (orma que se muestren todos los registros e+istentes y as poder modi(icarlos. ,sta opcin tam+i;n te 'ermitirB a#re#ar nue/os re#istros .

7a opcin A+rir el informe te permitir abrir un nforme en ,ista 8reliminar. Combina esta accin a-adi ndole una barra de 'erramientas al nforme para que el usuario pueda imprimirlo. .e ser muy *til.

5eleccionando *ise.ar a'licacin 'ars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilogo de Administrador de 8anel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos). ,sta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modi(icar el 8anel de Control libremente.

7a opcin Cerrar la a'licacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos 'aciendo clic en un elemento del 8anel de Control.

.ambi n puedes (-ecutar una "acro que especi(iques seleccionando dic'a opcin en el desplegable.

?na ve! tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utili!ando los botones de "o/er arri+a y "o/er a+a-o en el cuadro de dilogo "odificar 'B#ina del 'anel de control.

?na ve! 'ayas acabado de con(igurar todas las pginas del 8anel de Control cierra el cuadro de dilogo. 3ers que se 'an creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.

5i vas al listado de 7a+las encontrars una llamada "Vich&oard (tems& esta tabla almacena la con(iguracin de las pginas y los elementos que (orman parte del 8anel de Control. 8o debers modi(icar esta tabla +a-o nin#n conce'to si no quieres que el 8anel de Control deje de (uncionar correctamente. 5i quieres reali!ar alg*n cambio acude de nuevo al Adminisitrador del 8anel de Control en el men* %erramientas.

,n el listado de Formularios vers que se 'a a-adido un nuevo (ormulario con el nombre 8anel de Control. ,ste es el resultado de lo que acabamos de 'acer en este apartado. %uedes modi(icar su aspecto entrando en su ,ista de *ise.o seleccionando el (ormulario y 'aciendo clic en el botn *ise.o .

8ota) Cuando crees un 8anel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable "ostrar formularioC'B#ina del cuadro de dilogo nicio (%erramientas ^ nicio).

12. 9erramientas de Access (I)

Introduccin

>*squeda

,n esta unidad veremos algunas de las 4erramientas incor'oradas de Access que nos ayudarn a o'timizar 5 #estionar mejor nuestra base de datos. 3eremos 'erramientas que nos permitirn me-orar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de dise-o& reparando la base de datos& otras 'erramientas nos permitirn documentar la base de datos& 'acer co'ias de se#uridad& etc...

Anali!ar .ablas
?na base de datos sirve para almacenar datos de tal (orma que se puedan luego gestionar y recuperar de (orma e(iciente. %ara que esto sea posible los datos deben estar re'artidos en ta+las de la me-or forma posible& en esto consiste el dise-o de datos. ,ste curso no pretende ense-ar a dise-ar una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la (ase de dise-o. ?no de los objetivos a alcan!ar cuando se dise-a una base de datos es 2ue no e)ista redundancia& es decir datos re'etidos innecesariamente. 7a redundancia& a parte de #enerar mBs es'acio ocupado en disco& puede #enerar una serie de 'ro+lemas indeseables que puedan 'acer que los datos almacenados sean incorrectos. 3emoslo con un ejemplo) Imagenemos una tabla de (acturas con los campos nmero de fact0ra& fecha& im%orte& iva& cliente& domicilio del cliente& telfono del cliente& mMs datos del clienteFFF Cuando un cliente tenga varias (acturas& su nombre& direccin& tel (ono y ms datos estarn repetidos en la tabla/ y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre& domicilio& tel (ono& etc en todas sus (acturas& estamos en presencia de un caso de redundancia. [@u; nos 'uede 'ro/ocar esta redundancia\ 1. "Bs es'acio ocupado en disco.

". 5i cambia el tel (ono del cliente& 'abr que cambiarlo en todas sus (acturas& lo que genera mayor tiempo de proceso& y lo que es ms grave& si se nos olvida cambiarlo en una de las (acturas& 'abremos generado errores en los datos (una (actura con el tel (ono incorrecto). $. A la 'ora de introducir nuevas (acturas de ese cliente 'abra que volver a introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra ve! de equivocarnos y generar otro error en los datos. ... %odramos enumerar ms problemas pero pienso que 'abr quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando dise-emos nuestras tablas 'ay que evitarla.

La 4erramienta de Access Analizar 7a+la permite detectar errores en el dise.o de nuestras tablas. %or ejemplo& cuando encuentre redundancia& repartir los datos en varias tablas& relacionndolas& y de esta (orma podrs almacenar tus datos de una (orma ms e(ica! eliminando la redundancia. ,n nuestro ejemplo anterior& se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sla ve! y las tablas de (acturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de cliente.

9ay que tener en cuenta que ser me-or utilizarla una ve! tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos& para que Access pueda utili!ar los valores almacenados en cada campo y XadivinarX mejor un dise-o mejorado.

Como cualquier 'ro#rama corrector& este nos ayudar ya que puede detectar muc'os errores pero no se #arantiza al (inal una +ase de datos 'tima porque casi siempre e+isten determinadas circunstancias que el programa no podr XadivinarX. Cualquiera que 'aya utili!ado un corrector ortogr(ico sabe que te corrige la mayora de las (altas pero no te garanti!a un documento libre de (altas de ortogra(a al cien por cien.

%ara e-ecutar la 4erramienta& en el men* %erramientas de la 1arra de mens& selecciona la opcin Analizar AA 7a+la.

5e abrir el cuadro de dilogo Asistente 'ara analizar ta+las que te e+plicamos en este avan!ado

,l asistente para anali!ar tablas

>*squeda

%ara acceder al asistente para anali!ar tablas& selecciona del men* %erramientas la opcin Analizar y despu s 7a+la y se abrir el cuadro de dilogo Asistente 'ara analizar ta+las)

Aqu podrs seleccionar la ta+la 2ue 2uieres analizar en busca de redundancia. Como puedes ver en la imagen& el asistente no modificarB la ta+la ori#inal & sino que crear nuevas tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo ptimo. Al pulsar el botn 9i#uienteU pasamos a la siguiente ventana)

?na ve! 'ayas decidido qu tabla quieres anali!ar podrs elegir entre dejar que Access 'aga todo el trabajo o crear t* mismo las tablas con los datos ajustados. 5i decidimos crear la separacin nosotros mismos veremos la siguiente pantalla)

Aqu debers seleccionar los campos que contengan datos du'licados y arrastrarlos (uera para (ormar nue/as ta+las. %uedes renom+rar las tablas que se crearn (para asignarles nombres ms signi(icativos que indiquen su contenido) 'aciendo do+le clic so+re su nom+re o pulsando el botn Cam+iar el nom+re de la ta+la .

7os botones (sta+lecer el identificador nico y A#re#ar cla/e #enerada para establecer cul ser la clave principal de las nuevas tablas que crees. 6ecuerda que los campos num ricos enteros son ms rpidos y (ciles de manejar por Access. %or lo tanto& si por ejemplo& tenemos una tabla con m*ltiples cate#or:as que se repiten a lo largo de los registros& sera conveniente que se separasen en dos tablas& y adems establecer una nue/a cla/e 'rinci'al para la tabla donde almacenes las categoras. Access ser ms rpido buscando valores n*mericos que campos de te+to.

Cuando 'ayas terminado de separar las tablas pulsa 9i#uiente y vers esta pantalla)

Aqu Access 'resentarB los /alores 2ue no est;n re'etidos para que puedas evaluar si realmente debern crearse registros *nicos para esos valores o es que se trata de un error de ti'o#raf:a.

4bserva en la imagen que encontramos dos valores muy parecidos) (ntensivo e (ntensivos. Oueremos que ambas especialidades sean una sola. [Ou deberemos 'acer\ <uy (cil& convertirlas a una sola. %ara ello deberemos desplegar la columna Correccin del valor a corregir& y seleccionar el nuevo valor. 5i queremos que el registro permane!ca tal y como est selecciona la fila en +lanco& podrs leer el aviso D*e-ar tal 5 como estBE.

Cuando 'ayas acabado pulsa 9i#uiente.

5i en este *ltimo paso seleccionas 6o> no crear una consulta la base de datos permanecer tal y como estaba y se a-adirn las dos nuevas tablas que 'as creado. 5in embargo& si seleccionas 9:> crear la consulta (aconsejado) se crearn las dos tablas y adems el nombre de la tabla original se modi(icar a-adi ndose el su(ijo 1$N)*4(/4 a su nombre y se crerar una nue/a consulta que mostrar los valores de los registros de las dos nuevas tablas relacionadas con el nom+re de la ta+la ori#inal)

,sta consulta sustituirB a la ta+la ori#inal anterior & por lo que todos los formularios e informes que apuntaban a la anterior tabla a'ora lo 'arn a esta consulta al tener el mismo nom+re. 5eguirn (uncionando como lo 'acan antes. 5er como si no 'ubieses reali!ado nin#n cam+io. %ero en realidad& tu base de datos estar me-or or#anizada 5 serB mBs rB'idaQ

?nidad 11. 9erramientas de Access (II)

Anali!ar 6endimiento

>*squeda

,sta opcin permite anali!ar todos los objetos que tienes de(inidos en tu base de datos te dar varios conse-os sobre cmo alcan!ar un mayor rendimiento en tu base de datos. ^brela desde el men* %erramientas& Analizar y seleccionando Rendimiento.

AnalizarB los o+-etos de la +ase de datos para obtener un in(orme sobre los cambios que deberan reali!arse para que la base de datos sea ms eficiente. Cuando 'aces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo)

5I quieres anali!ar todos los objetos de la base de datos& lo ms aconsejable es seleccionar la pesta-a 7odos los ti'os de o+-etos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn 9eleccionar todo para que analice los cambios que deberan 'acerse en todos y cada uno de los objetos. 5i ya 'as anali!ado tu base de datos y quieres volver a anali!arla& ser conveniente anali!ar *nicamente los objetos nuevos o los que 'ayan cambiado& en este caso 'a! clic

sobre la pesta-a del tipo de objeto a anali!ar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres anali!ar. Cuando 'ayas seleccionado los objetos que quieras anali!ar pulsa el botn Ace'tar y Access te devolver un in(orme sobre qu modi(icaciones deberas de 'acer para optimi!ar la base de datos.

%uedes seleccionar una a una cada 9u#erencia& Recomendacin o dea y leer una nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte in(erior de la pantalla en el recuadro 6otas del anBlisisA. ,n nuestro caso el resultado slo nos devuelve deas que podramos aplicar. 5i Access devolviese alguna 9u#erencia o Recomendacin podramos seleccionarla y pulsar el botn 0'timizar para actuali!ar la base de datos de (orma que se apliquen los cambios aconsejados. ,n este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto.

,l =ocumentador
Cuando tenemos una base de datos amplia& con muc'as objetos de todo tipo& cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de dise-o de la base de datos& puede ser *til tener documentada toda la in(ormacin re(erente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos& esta documentacin la podramos reali!ar a mano& y sera una tarea larga y tediosa& pero Access nos proporciona una 'erramienta que automati!a ese proceso de documentacin. 8osotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la in(ormacin en un (ormato que luego podremos imprimir y arc'ivar. Accede a esta 'erramienta desde el men* %erramientas& luego selecciona Analizar y 'a! clic en la opcin *ocumentador.

5e abrir el cuadro de dilogo *ocumentador)

,sta opcin& igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (7odo ti'o de o+-etos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a trav s del botn 0'ciones... podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente. 5i quieres saber ms sobre las caractersticas que se pueden indicar en cada (ic'a 'a! clic aqu .

?na ve! 'ayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas& 'acemos clic en el botn Ace'tar& Access nos devolver el informe solicitado en /ista 're/ia.

7o podremos /isualizar& im'rimir o en/iar a un documento Vord o ()cel utili!ando el botn ,:nculos con 0ffice de la barra de 'erramientas

5i quieres puedes reali!ar varias pruebas por t mismo& no te preocupes& porque esta accin es meramente in(ormativa y no realizarB nin#n cam+io so+re tu +ase de datos. 5i quieres practicar esta 'erramienta reali!a el ,jercicio %aso a %aso ,l =ocumentador.

Compactar y 6eparar
?na 'erramienta muy *til que Access nos o(rece y que podremos utili!ar es la de Com'actar 5 Re'arar.

Como puedes ver en la imagen para utili!arla debers acceder al men* %erramientas& seleccionar la opcin <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic sobre Com'actar 5 re'arar +ase de datos....

?tili!aremos esta 'erramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar& insertar& modi(icar y eliminar objetos y datos& el arc'ivo de base de datos (el .mdb) se va 'aciendo cada ve! ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede 'acerse mBs lento y 'esado con el tiempo. ,l aumento del tama.o no es debido slo al aumento de la in(ormacin sino tambi n a que se va generando espacio utili!ado en alg*n momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el arc'ivo& este espacio es un es'acio innecesario que se puede recu'erar al com'actar la base de datos. 7a re'aracin le permite a Access reor#anizar mejor la in(ormacin a ni/el interno lo que 'ar que la base de datos funcione me-or. ,sta 'erramienta recuerda un poco al *efra#mentador de VindoXs& reor#anizando el arc'ivo y com'actBndolo para eliminar 'uecos y que (uncione mejor. 7a com'actacin tambi n resta+lecerB el orden de los cam'os autonum;ricos del (inal de la tabla . %or ejemplo& imagina que tienes un campo autonum rico que contiene registros del 1 al 10. A'ora +orramos los registros N 7 10& el siguiente registro que creasemos tomar:a el /alor 11 porque a pesar de 'aber eliminado los registros D y 1# Access tiene registrado que el 1# 'a sido utili!ado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Com'actando la base de datos& Access restablecer el n*mero del *ltimo registro al real& es decir a K& y por lo tanto el siguiente registro que introdu!cas tomar el valor N& pues es el siguiente libre despu s del *ltimo registro. ,sta renumeracin no a(ectar a los 'uecos generados entre dos registros e+istentes& es decir que si borramos el registro 2& seguir 'abiendo un 'ueco entre el I y el 5.

.odos estos cambios no a(ectarn al (uncionamiento de la base de datos& sino que& al contrario& 'ar que (uncione muc'o mejor. 7a 'erramienta Com'actar 5 re'arar tambi n se encarga de detectar si un arc'ivo de Access 'a su(rido alg*n tipo de da.o e intentarB re'ararlo. ,jecuta esta 'erramienta cuando tu base de datos acte de forma im're/isi+le o dejen de (uncionar algunas acciones.

4tras 9erramientas
Co'ia de 9e#uridad 7as copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de im'ortancia que quieres mantener. Cuando se trata de una empresa& es (acil comprender el desastre que sera perder toda la in(ormacin almacenada en la base de datos& pero tambi n a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de in(ormacin que nos importa y podemos pensar en cunto supondra volver a introducirla todaN 5i reali!as copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en alg*n momento su(res una p rdida de in(ormacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja 'abitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) ten#as una co'ia a mano que te ayude a 'acerle (rente. 6ecuerda tambi n que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco.

Access tambi n te 'ermite crear una co'ia de se#uridad de tu +ase de datos en cualquier momento para utili!arla en caso de que le ocurriese algo a la original. %ara reali!ar una co'ia de se#uridad slo tendrs que acceder al men* %erramientas& seleccionar la opcin <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic sobre Realizar co'ia de se#urdad de la +ase de datos.

Access te preguntar en 2u; lu#ar 2uieres crear la co'ia 5 con 2u; nom+re . Con/ertir 1ase de *atos ,sta opcin nos permite cam+iar el formato de la +ase de datos para que sea com'ati+le con otras /ersiones de "icrosoft Access.

%ara acceder a ella selecciona el men* %erramientas& luego <tilidades de la +ase de datos& Con/ertir +ase de datos y (inalmente selecciona el formato al cual quieras trans(ormar la base de datos)

,sta 'erramienta slo te ser *til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al (ormato de tu base de datos& pues las nue/as /ersiones de 0ffice so'ortan el formato de las mBs anti#uas. As que& por ejemplo& si 'as creado una base de datos en (ormato 2002C200I y necesitas que (uncione en un Access 97 s: de+erBs con/ertirla. 5in embargo si tienes una base de datos en (ormato NO no 4arB falta que la conviertas a (ormato 2000 si trabajas con Access !000 porque ste ser capa! de leerla y trabajar con ella.

Crear arc4i/o "*( 5i dise-as una base de datos para que sea utili!ada por terceros& otra de las 'erramientas muy *tiles que podrs utili!ar en Access "##$ es la de Crear arc4i/o "*(. ,sta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin 'oder modificar nada del dise.o de la base de datos. ?n arc4i/o "*( desacti/a la o'cin de modificar o crear nue/os formularios> informes o mdulos. Adems los comandos de im'ortacin y e)'ortacin (los veremos en el siguiente tema) tambi n estarn des'abilitados. 5in embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios 'ara actualizar los datos y a+rir informes 'ara /isualizarlos de (orma normal. .en en cuenta que si creas un arc'ivo <=, no 4a5 /uelta atrBs& a partir del .mde no puedes obtener el .mdb que lo gener. %or eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en (ormato normal ( Fmd&) para poder reali!ar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.

%ara crear un arc'ivo <=, tendrs que acudir al men* %erramientas& <tilidades de la +ase de datos y seleccionar la opcin Crear arc4i/o "*(....

8ota) %ara poder convertir un arc'ivo en <=, deber tener un (ormato de $ccess 2002C200I. ?tili!a la 'erramienta Con/ertir 1ase de datos para ello.

4pciones de la >ase de =atos

%ara 'ersonalizar el as'ecto 5 com'ortamiento 'redeterminado de Access tenemos el cuadro de dilogo 0'ciones. 8o estudiaremos todas las opciones e+istentes porque sera muy largo y tedioso& adems algunas opciones no entran en los objetivos de este curso& pero os ense-aremos las que nos parecen ms *tiles. %uedes acceder a l desde el men* %erramientas seleccionando 0'ciones....

5e abrir el siguiente cuadro de dilogo con la pesta-a ,er)

,n esta pesta-a podemos determinar qu cosas mostrar por de(ecto& por ejemplo tienes las opciones Columna de nom+res y Columna de condiciones en el marco "ostrar en dise.o de macros. 5i activamos estas opciones el comportamiento de la ,ista de *ise.o de "acros cambiar& y al abrirse& por de(ecto& las columnas 6om+re de macro y Condicin se mostrarn.

3eamos& el contenido de la pesta-a 3eneral.

Aqu podemos modi(icar as'ectos #enerales de la a'licacin& como los "Br#enes de im'resin& el n*mero de Arc4i/os usados recientemente que deben recordarse o la Car'eta de +ases de datos 'redeterminadaA & la que se abrir por de(ecto en los cuadros de dilogo A+rir y 3uardar como. 4tra opcin interesante es la de Com'actar al cerrar& si quieres que cada ve! que cierres la base de datos se ejecute automticamente la opcin Com'actar 5 Re'arar +ase de datos vista anteriormente.

6ecuerda que en el tema 1# utili!amos la pesta-a "odificarC1uscar para des4acernos de los a/isos de confirmacin de eliminaciones> actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin. %odrs encontrar estas opciones en el marco Confirmar.

,n la pesta-a %o-a de datos encontrars parmetros que de(inan el aspecto predeterminado de la vista %o-a de datos.

A estas alturas del curso estars ya (amiliari!ad_ con la mayora de las opciones que aparecen aqu.

1@. Importar y ,+portar datos (I)

Importar datos
Access te permite e)'ortar o+-etos de tu +ase de datos a otra rpidamente.

>*squeda

%ara ello& slo tendremos que acudir a la opcin 0+tener datos e)ternos del men* Arc4i/o)

?na ve! all selecciona la opcin m'ortar y se abrir el siguiente cuadro de dilogo)

%ara importar un o+-eto de una +ase de datos Access & ya sea una tabla& (ormulario& in(orme& macro& etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn m'ortar.

,n el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los o+-etos 2ue 2ueremos a.adir a nuestra +ase de datos y pulsar el botn Ace'tar.

,n la imagen vers que el botn 0'ciones... se encuentra desactivado& es porque 'emos 'ec'o clic sobre l y entonces 'an aparecido las opciones en la parte in(erior del cuadro. =esde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.

%ero tambi n podemos importar datos desde otros tipos de (ic'eros. ,n el cuadro de dilogo m'ortar podemos seleccionar un 7i'o de arc4i/o di(erente si lo que queremos es que el origen de la importacin sea otra fuente diferente a una +ase de datos Access& por ejemplo& un arc4i/o de te)to)

,n este caso se abrir el Asistente 'ara im'ortacin de te)to& donde podrs indicar la (orma en la que est (ormateado el arc'ivo del que vas a tomar la in(ormacin& incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utili!arla para importar datos de otro (ic'ero con las mismas caractersticas.. A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la de(inicin de la tabla& en este caso Access nos avisar que se 'an producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos anali!ar y comprobar. 6eali!a el ,jercicio %aso a %aso de Importacin de un Arc'ivo de .e+to para practicar este m todo.

Importacin de un Arc'ivo de .e+to

,speci(icaciones de Importacin

>*squeda

?na ve! se abra el Asistente 'ara la m'ortacin de 7e)to vers la siguiente ventana)

,sta ser la primera de las ventanas de un asistente que te ayudar a indicarle a Access el modo en el 2ue estBn formateados 5 estructurados los contenidos en el arc4i/o de te)to.

,s recomendable que antes de empe!ar con el asistente visites el apartado A/anzado que nos permitir indicar o'ciones de formato muc'o ms ajustadas. %ulsa el botn A/anzado y vers la siguiente ventana)

<uc'as de las opciones que encontrars aqu las podrs seguir a trav s del asistente. 3eamos de qu consta realmente el avan!ado de (s'ecificacin de im'ortacin. ?n arc'ivo puede estar (ormateado de dos (ormas di(erentes) *elimitado) ,sta opcin indica que los campos de cada registro se 'allan se'arados 'or al#n ti'o de s:m+olo& bien sea un 'unto 5 coma (_)& una coma (>)& un salto de ta+ulacin& etc... ,n el caso de que el arc'ivo de origen de datos est guardado de esta (orma debers indicar el tipo de *elimitador entre cam'os indicndolo en el desplegable con el mismo nombre. =el mismo modo tambi n deberemos indicar si los campos de te+to se 'allan delimitados de alg*n modo& ya sea encerrados entre comillas do+les (`)& sim'les (T) o cualquier otro tipo de smbolo. %ara ello utili!a el desplegable Cualificador de te)to.

Anc4o fi-o) ,n este caso& los campos de un registro no vendrn delimitados por smbolos& sino que 'ara cada cam'o 4a sido reser/ado un anc4o en caracteres . Imagina que tenemos tres campos& uno para el (+ de cliente& otro para su Nom&re y un tercero para su $%ellido. ,n el arc'ivo de te+to podramos 'aber reservado 2 es%acios para la (+& 15 para el Nom&re y 25 para los $%ellidos. Aunque el valor del campo no ocupase todo el espacio reservado el resto del cam'o se rellenar:a con es'acios de modo que el siguiente campo siem're em'ezarB en la misma 'osicin. =eberemos indicar el 'unto de inicio 5 los caracteres de anc4o del cam'o en el cuadro de nformacin del cam'o)

?tili!a las columnas nicio y Anc4o para especi(icar estos valores.

5ea cual sea la opcin que elijas ( *elimitado o Anc4o fi-o) podrs indicar di(erentes 'ro'iedades 'ara los cam'os que contiene el arc'ivo de te+to. 7a imagen anterior mostraba el cuadro nformacin del cam'o con la opcin Anc4o fi-o seleccionada. 4bserva cmo si seleccionamos la opcin *elimitado este cuadro no vara muc'o)

A cada uno de los campos deberemos asignarle un 6om+re& un 7i'o de dato especi(ico y adems indicar si se trata de un campo nde)ado o no. Completa este cuadro tal y como lo 'aras al crear una tabla en ,ista de *ise.o. .ambi n podrs marcar la casilla 9altar para que ese campo no se tenga en cuenta y no sea almacenado en nuestra base de datos.

,l resto de opciones de este avan!ado son puramente de (ormato)

5elecciona la codificacin e idioma del arc4i/o para conseguir una compatibilidad completa con su contenido de tipo 7e)to. 7as opciones por de(ecto suelen bastar. ,n el marco Fec4as> 4oras 5 nmeros podrs indicar el modo en el que estn (ormateadas las (ec'as indicando su orden> delimitadores 5 otras cuantas o'ciones. .ambi n podrs indicar cul es el 9:m+olo decimal utili!ado en el arc'ivo.

.odas estas opciones son muy importantes& pues dependiendo de cmo se con(iguren& Access leerB el arc4i/o de te)to de un modo u otro. .en en cuenta que si indicamos que el orden de la (ec'a es +#aCMesC$Po no se leer correctamente una (ec'a que est en modo MesC+#aC$Po. %or lo tanto el valor que se almacene no ser el correcto.

7a ventaja de utili!ar este avan!ado es que todas las o'ciones 2ue indi2ues 'odrBn ser #uardadas pulsando el botn 3uardar como. 5i pulsas este botn se abrir un cuadro donde debers indicar el 6om+re con el que quieres guardar estas es'ecificaciones de formato para un arc'ivo.

,n cualquier momento podrs acceder y car#ar es'ecificaciones #uardadas en la base de datos 'aciendo clic en el botn (s'ecificaciones& vers el siguiente cuadro de dilogo)

?tili!a el botn A+rir para cargar la con(iguracin de opciones de la especi(icacin seleccionada. %ulsando el botn (liminar la borrars de la base de datos.

,+portar =atos
,n el apartado anterior veamos como podamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de arc'ivos con otro (ormato& por ejemplo de te+to. A'ora veremos el proceso contrario& en/iar la informacin de nuestra +ase de datos a otra +ase de datos o a un arc4i/o de otro ti'o& por ejemplo de te+to.

%ara ello& slo tienes que seleccionar la opcin ()'ortar que encontrars en el men* Arc4i/o de la barra de men*s.

,ste comando te permitir co'iar ta+las> informes> formularios> macros 5 en definiti/a cual2uier o+-eto de tu +ase de datos a otra . Creando una copia e+acta del objeto en otro lugar.

%ara utili!ar esta opcin slo tendrs que seleccionar el o+-eto en la ventana 1ase de

datos y entonces ejecutar el comando ()'ortar. 5e abrir el cuadro ()'ortar ta+la Tta+la1T a... y slo tendrs que indicar en 2u; +ase de datos quieres copiar el objeto& a continuacin Access abrir un cuadro de dilogo ()'ortar donde te permitir cam+iar el nom+re del o+-eto en la otra base de datos y se encargar de e+portarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por tu parte. 5i el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo ()'ortar como este)

Como puedes ver en la imagen& estamos e+portando una tabla llamada $l0mnado a una base de datos llamada %r0e&aFmd&. %odemos indicar el nom+re que tendr la ta+la en la +ase de datos de destino y tambi n elegir qu parte queremos e+portar. ,n el marco ()'ortar ta+las podremos seleccionar *efinicin 5 datos para e+portar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o e+portar *nicamente su estructura seleccionando la opcin 9lo definicin.

Adems este comando te permitir e+portar las tablas a otros (ormatos& como ),) o ,M'. %ara ello& cuando debas indicar a qu base de datos vas a copiar la tabla& selecciona el tipo de arc'ivo al cual ir destinada en el desplegable 3uardar como ti'o)

,n el caso de e+portar el contenido de una tabla a un arc'ivo de te+to podremos marcar la opcin Con formato (a la derec'a de 6om+re de arc4i/o).

5i activamos la opcin Con formato podremos elegir el modo en el que se guarda la in(ormacin en el arc'ivo de te+to mediante este cuadro de dilogo)

Aqu podrs seleccionar el ti'o de codificacin de los datos de ti'o 7e)to de la ta+la. Aunque el predeterminado sea VindoXs& <nicode D<7FR8E suele ser el (ormato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la plata(orma VindoXs deja la opcin predeterminada seleccionada.

9i no acti/as la opcin Con formato& se abrir el Asistente 'ara e)'ortacin de te)to& que es muy parecido al que 'emos visto en el apartado anterior de importacin. %odrs especi(icar el modo en el 2ue se formatearB el arc4i/o de salida e incluso guardar esa especi(icacin.

,+portar a Gord y ,+cel

.ambi n& desde la opcin ,inculos con 0ffice del men* %erramientas> podremos e+portar el contenido de nuestras tablas& in(ormes o (ormularios a a'licaciones del mismo 'a2uete como Vord o ()cel.

8u+licar con "icrosoft 0ffice Vord copia y (ormatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un arc'ivo tipo +/C. Analizar con "icrosoft 0ffice ()cel copia y (ormatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una 'oja de ,+cel dentro de un arc'ivo tipo ,'". 5i sabes utili!ar el comando Com&inar corres%ondencia de Gord& podrs seleccionar la opcin Com+inar con "icrosoft 0ffice Vord y as crear desde Access un arc'ivo combinado para por ejemplo crear cartas personali!adas o enviar emails personali!ados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

4btener =atos por

3inculacin
?na ta+la /inculada es aquella que se encuentra en otra base de datos di(erente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access 'ermite 2ue la inclu5amos en nuestra +ase de datos estableciendo una cone+in 'ara 'oder /er 5 editar sus datos aunque sta se encuentre en un arc4i/o diferente. .rabajaremos con las tablas vinculadas de la misma (orma que si (uesen tablas normales& con una restriccin& no podremos cam+iar su estructura (su dise-o). Cuando vinculas una tabla no se co'ia a tu base de datos& sino que simplemente se crea una cone+in con la base de datos que la contiene& pero sin copiar los datos en la tuya. ,ste proceso es completamente transparente para ti& y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos 'odrBs tra+a-ar con ella del mismo modo 2ue si lo estu/iese en la tu5a. Cualquier cambio que 'agas en sus datos quedarn re(lejados en la base de datos origen& y cualquier cambio que e(ectuen en la base de datos origen& quedar re(lejado en tu base de datos. <ientras que si importas una tabla& estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna cone+in entre tu tabla y la del origen de la importacin.

%ara im'ortar una ta+la /inculada slo debers acceder al men* Arc4i/o y seleccionar la opcin 0+tener datos e)ternos. ,n el desplegable que se abrir selecciona ,incular ta+las....

5e abrir un cuadro de dilogo. All debers +uscar la +ase de datos 2ue contiene la ta+la 2ue 2uieres /incular. ?na ve! seleccionada pulsa Ace'tar y vers el siguiente cuadro)

5elecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Ace'tar. 7a tabla se a-adir automticamente a tu base de datos.

7as tablas vinculadas se visuali!arn con este smbolo de datos.

en la ventana 1ase

5i quieres entender mejor este proceso reali!a el ,jercicio %aso a %aso de 3inculacin de .ablas.

8ota) 7as tablas vinculadas a veces son bastante *tiles para mantener la 'arte de datos se'arada de los formularios e informes . Incluso de esta (orma varias personas a la ve! pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores di(erentes. Imagina el siguiente supuesto) tengo una base de datos en la que almaceno toda la in(ormacin en (orma de tablas. ,n dos ordenadores distintos puedo tener un arc'ivo de Access con (ormularios e in(ormes que accedan a esa base de datos y trabajen modi(icando y recabando in(ormacin. ,s *til [verdad\.

,l Administrador de .ablas 3inculadas

Cuando tenemos de(inidas tablas vinculadas& puede ser *til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. %ara ello disponemos del Administrador de ta+las /inculadas. %ara acceder al cuadro de dilogo Administrador de 7a+las ,inculadas tendrs que 'acer clic en el men* %erramientas& luego seleccionar la opcin <tilidades de la +ase de datos y 'acer clic en Administrador de ta+las /inculadas)

,sta 'erramienta nos permitir actualizar nuestra +ase de datos cuando la u+icacin de la ta+la /inculada 4a5a cam+iado. 3eamos cmo (unciona.

,ste es el aspecto que muestra el Administrador. =esde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actuali!ar 'aciendo clic en su casilla. ?na ve! seleccionadas todas las tablas que nos interesan 'aremos clic en Ace'tar y Access actuali!ar las estructuras de las ta+las seleccionadas en nuestra base de datos.

%ara cam+iar la u+icacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin 8re#untar siem're 'or la nue/a u+icacin. Con esta casilla activada& cuando pulsemos Ace'tar& Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada. ,n el momento en que le digamos la ruta de la +ase de datos& el programa la recordar y actuali!ar la estructura y ubicacin de las tablas.