INSTITUTO TECNOLGICO DE JIQUILPAN

INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Taller de Investigacin I

Anlisis, diseo e implementacin de una base de datos para promover la eficacia de recursos y seguridad en el bar D blue point (titulo tentativo)

Maestra:
Marta Eugenia segura mendoza Alumnos:
Christian Jess Gonzlez Oseguera

Salvador H. Santana Guerrero

Anlisis, diseo e implementacin de una base de datos para promover la eficacia de recursos y seguridad en el bar D blue point (titulo tentativo) Antecedentes Introduccin Justificacin Objetivo General Objetivos Especficos Hiptesis Impactos MARCO TEORICO SOBRE: BASE DE DATOS Y CONTROL BASE DE DATOS CONCEPTO DE BASE DE DATOS TIPOS DE BASES DE DATOS SEGN EL CONTENIDO MODELOS DE BASES DE DATOS DISEO DE LA BASE DE DATOS Bibliografa

Antecedentes
Con el avance de las tecnologas en cuanto al desarrollo de software , hardware ha contado como un avance muy significativo para el desarrollo y sofisticacin de

nuevas tecnologas como sistemas de cmputo ms agiles e inteligentes para facilitar el trabajo del hombre y no obstante tambin cabe mencionar que no solo es en la creacin de hardware, al mismo tiempo se ha producido un progreso en cuanto a software como programas que tienen como propsito ayudarnos a que nuestro labor diaria sea ms fcil e igualmente gozan con la capacidad para poder crear sistemas de bases de datos para poder obtener un control eficaz en cuanto a producto o simplemente a los empleados para mantener eficazmente la seguridad que se lleva

por el simple hecho de llevar un control que se genera en compaas , envase a esto ha surgido la necesidad de crear e implementar un sistema de base de datos para un establecimiento conocido con el nombre del D Blue Point por el motivo que el

presenta como ineficacia en cuanto al control que se lleva en el producto y seguridad por esta razn se han generado prdidas monetarias , y sugerir un cambio al crear un sistema de base de datos para poder reducir considerablemente o eliminar el problema por medio de crear registros propios para el producto con esto se mantendr un control en cuanto a cuanto producto se vende y se compra, por medio de esto se podr saber con seguridad cual es el producto se consume mayormente y tambin contrariamente cual es producto que no se consumen en estos casos se hara un reporte para poder explicar

Introduccin
Actualmente con el avance de la tecnologa y desarrollo de herramientas que se crean a partir de esta por esta razn el bar D Blue Poitn , comprendi la necesidad de utilizar la herramienta previamente mencionadas e implementar una base de datos

para mejorar la eficacia y seguridad

en cuanto a los recursos que tiene

el

establecimiento ,y de esta manera poder contribuir al mejoramiento de dicho lugar. Tambin cabe mencionar que la base de datos Aumentara la productividad en cuanto a ganancias y mejorar el control que se tiente en cuanto al almacenamiento. La finalidad de esta investigacin datos. es poder alentar a la creacin de esta base de

Problemtica
Actualmente en el Bar D Blue point, se presenta la necesidad de tener una base de datos bien estructurada por la forma en que se llevan a cabo los registros de la informacin, ya que la mala administracin de la misma genera prdidas econmicas y de datos; otro problema que se presenta tambin es la deficiencia que se genera en el control de inventario y por ende perdidas en las ventas y compra del producto debido a la falta de conocimiento ,sin mencionar la importancia de tener registrados a los

mismos empleados envase a esto se intenta promover la implementacin de la base de datos para corregir y controlar las dificultades que se generen, tambin promover la agilizacin de la informacin que se registra.

Justificacin
Con la implementacin de la base de datos se planea mejorar todos los registros que se generan para poder obtener un control eficaz sobre la compra y venta de productos. Denotando esta caracterstica se podr determinar cunto y cual producto se vende ms o en su defecto, cual se vende menos para as saber cul se debe de comprar ms o menos a los proveedores. Tambin agilizar la captura de los datos y no generar tiempo muerto como se sola observar al hacer capturas manuales de inventario esto

se hace con el fin de mejorar el rendimiento que cuenta el establecimiento DBLUE POINT De igual manera, con esto se planea aumentar significativamente los ingresos monetarios de tal forma que el dueo pueda mejorar su establecimiento. En cuanto a los proveedores se les har un seguimiento personal para registrar y comparar el valor del producto que ofrecen con los otros proveedores, y con esto verificar cul de todos es ms factible. De igual manera se llevar un registro sobre los empleados de dicha compaa donde se podr controlar las horas de llegada y salida para poder aumentar la seguridad y mejorar el rendimiento de los empleados.

Objetivo General
Analizar, Disear y desarrollar una base de datos mediante el uso del programa conocido como xammp inventarios. para promover y fortalecer el control de su sistema de

Objetivos Especficos
Utilizar las nuevas tecnologas de la informacin para tener un acceso y poder ingresar la informacin cuando se necesite. Registrar y actualizar las listas de los empleados. Registrar y actualizar las listas de los proveedores en relacin con precio y calidad del producto. Proveer al establecimiento de una herramienta virtual que le permitir mejorar las ganancias y fortalecer la seguridad del mismo.

Hiptesis
Con la implementacin del sistemas de base de datos se promover la sistematizacin de registros con esto se espera iniciar una mejora significativa en la agilizacin para capturar datos y no generar errores ,por que anteriormente se registraban

manualmente esto genera lentitud y en ocasiones errores al momento de capturarlos, con lo que se pretende mejorar y agilizar en gran medida la fiabilidad de ingresar datos en la base de datos eliminando la forma obsoleta de ingresar manualmente. Tambin aumentar la seguridad sobre la mercanca con esto se pretende lograr

descenso sobre todo en el control de mercanca que no genera demasiadas ventas.

Impactos
IMPACTO SOCIAL:
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Este cambio se presenta mediante la implementacin del Sistema de base de datos que se implantar en el Bar D Blue Point con esto se mostrar una mejora en los puntos que se mostraran a continuacin Agilizacin Con esto se pretende mejorar la captura de datos y eliminar errores Eficacia En esto se demostrara de inmediato con y se notaran los cambios de comparando la forma de captura anterior a la implementacin de nuestro sistema y con esto cabe mencionar su destreza en ese ambiente Estabilidad El sistema tiene un margen de errores del 0.001% esto nos quiere decir que prcticamente el usuario puede trabajar con de una forma segura y si tener contratiempos en cuanto a errores IMPACTO ECONMICO: Los impactos econmicos tambin estn definidos con cierta precisin. Se dispone de indicadores normalizados para considerar la balanza de pagos de tecnologa, el comercio de bienes de alta tecnologa y, principalmente, la innovacin tecnolgica. Este se da por los recursos gastados en la investigacin, o tambin por los recursos que se generaran despus de realizar la investigacin.

IMPACTO TECNOLGICO Y AMBIENTAL:

Los avances tecnologicos provocan reacciones muchas veces totalmente dismiles, desde quienes plantean un crecimiento sin limites que permitira a todos nadar en la abundancia, o los que sin ser exageradamente optimistas confan en un futuro promisorio, con un enriquecimiento en la calidad de vida, resultado de los progresos cientfico - tecnolgicos; hasta los que ven en esos progresos una deshumanizacin del

hombre y un futuro sin perspectivas debido entre otras cosas a la degradacin del medio ambiente y al agotamiento de los recursos no renovables. Debemos reconocer que existen problemas muy graves debido a usos incorrectos, inapropiados o simplemente sin control, de determinados desarrollos tecnolgicos, pero creemos que la responsabilidad no es de la tecnologa, si no mas bien de quienes, en un desmedido afn de comodidad, de lucro, de poder, utilizan los recursos tecnolgicos sin analizar previamente las consecuencias ecolgicas, sociales y humanas que su uso y abuso pueden acarrear.

MARCO TEORICO SOBRE: BASE DE DATOS Y CONTROL BASE DE DATOS

En cualquier tipo de actividad, se genera una cantidad indeterminada de informacin, la cual segn su importancia, es necesario almacenarla para su uso posterior. El lugar donde se almacena esta informacin se conoce con el nombre de Base de Datos, ste lugar puede ser tangible (fsico) o intangible (lgico). Las bases de datos cuentan con una gran cantidad de herramientas que contribuyen para que el manejo de los datos sea eficiente. En la etapa del diseo, deben tenerse en cuenta cuatro elementos bsicos que son: Datos del usuario: son tablas de datos que contienen la informacin especfica de los datos que almacena la base los cuales estn ordenados en filas y columnas.

Metadatos: Tambin se conocen como Tablas del Sistema y son las que contienen la informacin acerca de la base de datos, es decir, el tipo y cantidad de registros que contiene. ndices: Es el ordenamiento de los datos segn la conveniencia del usuario para realizar un manejo ms fcil de los mismos. Es decir, que dependiendo del tipo de datos que se tenga, los campos se pueden ordenar por ejemplo de acuerdo al nombre, apellido, direccin, etc. Metadatos de aplicacin: Se utilizan para almacenar la estructura y el formato de formas del usuario, reportes, consultas y otros componentes de aplicacin.

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

El trmino base de datos fue utilizado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California. Para tener un panorama ms amplio sobre lo que son las bases de datos, se presentan a continuacin algunos conceptos: Es un Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto, almacenados sistemticamente para su uso posterior. Desde este punto de vista, se puede considerar como base de datos a cualquier conjunto de datos que contengan informacin del mismo tipo, sea esta impresa o no, almacenada fsica o

magnticamente y que permite realizar diferentes operaciones sobre su contenido. Conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. El almacenamiento de los datos en campos magnticos, es de gran utilidad para los usuarios, debido a que ahorran una cantidad considerable de espacio fsico y a la vez facilita su manejo.

TIPOS DE BASES DE DATOS

Existen diferentes criterios para clasificar las Bases de Datos; entre ellos estn los siguientes: SEGN LA VARIABILIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS Las operaciones que pueden realizarse sobre una base de datos, dependern del tipo de informacin que se encuentra almacenada en ella. Segn la variabilidad, se pueden clasificar en: ESTTICAS Los datos que contiene son de slo lectura. Bsicamente se utiliza para almacenar datos histricos, tiles para comparar el comportamiento de los mismos a travs del tiempo. DINMICAS Pueden realizarse diversas operaciones sobre los datos que contiene, entre ellas: consulta, actualizacin, adicin y eliminacin. Como ejemplo se puede citar el sistema de una empresa para manejar inventario.

SEGN EL CONTENIDO
Otra forma de clasificar las bases de datos, es por el tipo de informacin que stas contienen. A continuacin se cita una clasificacin de las mismas, la cual permite conocer el tipo de operaciones que se pueden realizar sobre su contenido. BIBLIOGRFICAS Su contenido es slo una representacin de la fuente primaria. La informacin se utiliza como gua para conocer su ubicacin. Por ejemplo: el

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sistema bibliotecario, donde la base bibliogrfica contiene la ficha de la fuente, es decir: nombre del autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, etc. Tambin puede contener un resumen de la publicacin original. NUMRICAS Este tipo de bases de datos, solamente almacena datos numricos, por ejemplo: estadsticas, clculos matemticos, edades, etc. Su contenido no admite caracteres alfabticos o alfanumricos. BASES DE TEXTO COMPLETO Almacena el contenido completo de la fuente primaria. A diferencia de las bases de datos Bibliogrficas, stas pueden almacenar el contenido completo de una publicacin (revista, libro, etc.), e incluso una coleccin completa de dichas publicaciones. Tambin se conocen como Bases de Datos Textuales. DIRECTORIOS Son aquellas cuyo contenido est referido a la descripcin de otros recursos de informacin. Este tipo de base de datos, son los directorios y agendas que se encuentran en los organizadores electrnicos, tales como las direcciones electrnicas y en archivos fsicos como las agendas o directorios telefnicos. BANCO DE IMGENES. Como su nombre lo indica, almacenan informacin en distintos formatos compatibles con visores de imgenes, audio, video y multimedia.

MODELOS DE BASES DE DATOS

Un modelo de datos es bsicamente una descripcin de algo conocido como Contenedor de datos, es decir, el lugar donde se guarda la informacin y de los mtodos para almacenar y recuperar informacin de estos contenedores. Estos modelos son representaciones lgicas, que permiten la implementacin de un sistema eficiente para procesar datos, los cuales se representan por algoritmos y conceptos matemticos; como los siguientes: BASES DE DATOS JERRQUICAS Almacenan su informacin en una estructura jerrquica, representando los datos en forma de rbol, donde un nodo Padre de informacin puede tener varios hijos (ramificaciones). El nodo que no tiene padres se llama nodo raz y los nodos que no tienen hijos se conocen como

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hojas Este modelo es bastante til cuando la cantidad de informacin es pequea. Por su estructura, no puede representar eficientemente la redundancia de datos (a diferencia del flujograma). BASE DE DATOS EN RED Los datos se representan como colecciones de registros y las relaciones entre los datos se representan mediante conjuntos, que son punteros en la implementacin fsica. Este sistema permite que un nodo tenga ms de un padre. Esta caracterstica puede considerarse como una mejora al sistema jerrquico, ya que ofrece una solucin eficiente al problema de la redundancia de datos. A pesar de esta ventaja, este modelo es ms utilizado por programadores que por usuarios finales debido a la dificultad que representa su administracin. BASE DE DATOS RELACIONAL Se utiliza para modelar problemas reales y administrar datos dinmicamente. Sus fundamentos (basados en el uso de relaciones), fueron postulados en 1970 por Edgar Frank Codd, trabajador de los laboratorios IBM Adems de las relaciones, existe una forma ms sencilla de representar los datos en este modelo y es la representacin por medio de tablas (una para cada relacin), compuesta por registros y campos. El orden de almacenamiento de los datos es indiferente, esta caracterstica lo hace ms sencillo y comprensible, ya que los datos almacenados se pueden administrar mediante consultas. Cada relacin est representada por un nombre nico. Una forma de construir las bases de datos, es mediante un lenguaje de programacin; para este modelo, el lenguaje ms utilizado es SQL (Lenguaje Estructurado de Consultas), implementado y estandarizado por los principales motores de gestin de base de datos relacionales. BASE DE DATOS ORIENTADA A OBJETOS Este modelo es uno de los ms recientes, almacena en la base tanto el estado como el comportamiento del objeto. Algunas de las propiedades de este modelo son: la encapsulacin (Permite ocultar la informacin al resto de objetos, para impedir accesos incorrectos o conflictos); herencia (los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarqua de clases) y poliformismo (permite que una operacin pueda ser aplicada a distintos tipos de objetos).

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BASES DE DATOS DOCUMENTALES Permite realizar diferentes actividades sobre el texto, una de las ms importantes es la bsqueda de texto, que se puede realizar dentro de un documento.

DISEO DE LA BASE DE DATOS

A continuacin se muestra el fundamento terico del modelo Entidad Relacin, desarrollo del sistema, diccionario de datos y el diseo de pantallas, las cuales son importantes para disear una base de datos eficiente. MODELO ENTIDAD RELACIN El diseo de una base de datos, comienza con el modelo Entidad - Relacin, que es la representacin grafica de las relaciones que existen entre las diferentes entidades que participan en el proceso para el almacenamiento y administracin de la informacin; cada entidad esta representada por un rectngulo y el nombre que aparece en el interior simboliza a la persona, lugar u objeto sobre el cual se realiza una accin. Las relaciones estn representadas por rombos y de manera similar que la entidad, el nombre aparece en el interior y simboliza la accin que se realiza sobre la entidad. Adems, las relaciones se identifican por grados segn el nmero de entidades que la comparten, por ejemplo la relacin en la que participan dos entidades se llama Relacin binaria, en la que participan tres entidades se llama Relacin ternaria. Estas relaciones presentan diferentes tipos de cardinalidad, la cual describe el nmero mximo de presencias de una entidad con respecto a otra. Relaciones de uno a uno (1 : 1) : Cada ocurrencia de la entidad X est asociada con una ocurrencia de la entidad Y y viceversa. Relaciones de uno a muchos (1 : M) : Cada ocurrencia de la entidad X est asociada con una o varias ocurrencias de la entidad Y y cada ocurrencia de la entidad Y con una de la entidad X. Relaciones de muchos a uno (M : 1) : Cada ocurrencia de la entidad X est asociada con una de la entidad Y y cada ocurrencia de la entidad Y est asociada con una o varias ocurrencias de la entidad X.
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Relaciones de muchos a muchos (M : M) : Cada ocurrencia de la entidad X est asociada con una o varias ocurrencias de la entidad Y y cada ocurrencia de Y con una o varias de X. 35 5.2 DESARROLLO DEL SISTEMA Este apartado comprende las tablas que han sido creadas a partir del modelo Entidad Relacin y de las que se han tomado los nombres que se presentan en el Diccionario de Datos. Es necesario disear y detallar cada una de las tablas, para que la persona que tenga a su cargo la implementacin de la base de datos pueda apreciar el contenido y las relaciones que deben establecerse entre ellas. Estas tablas sern los archivos donde se almacenarn los datos ingresados por medio de las pantallas de captura y las conexiones entre tablas estn indicadas a travs de una lnea que une la llave primaria de una tabla representada por el smbolo con la llave fornea de otra tabla, que est indicada por las letras FK (por sus siglas en ingls: Foreign Key), adems se indican las relaciones que se establecen en el modelo Entidad Relacin. Para mayor comprensin, se muestra a continuacin el concepto de Llave primaria y secundaria: Llave Primaria: es aquel atributo el cual se considera clave para la identificacin de los dems atributos que describen a la entidad. Llave fornea o secundaria: son los atributos considerados clave dentro de una tabla, pero que en otra tabla ya ocupan el lugar de Llave primaria. DICCIONARIO DE DATOS El diccionario de datos contribuye a obtener una mayor comprensin acerca de los datos que se encuentran en el Modelo Entidad Relacin, a fin de describir en forma detallada cada uno de ellos, ya que en el modelo se encuentran los datos en forma general, y estos a su vez contienen datos ms especficos. De esta
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forma cuando el usuario de la base de datos desee conocer la informacin sobre algn dato, esta debe encontrarse en el diccionario de datos. Adems puede resaltarse la importancia de utilizar un diccionario de datos a travs de los siguientes aspectos: Cuando se realizan cambios en la informacin, es muy difcil cuidar de mantener todos los detalles, el diccionario de datos permite que los datos estn mejor organizados, lo que contribuye a realizar los cambios necesarios de cada registro. Permite asignar un nombre nico a cada elemento y actividad de la base de datos, de manera que puedan localizarse rpidamente. Permite documentar todas las caractersticas de la base de datos, para garantizar que todos los usuarios tengan una fuente comn de informacin respecto a la base de datos. Ayuda a localizar errores y omisiones en la base de datos: al encontrarse ordenados los elementos de la base de datos , es ms fcil identificar en el diccionario algn nombre que se haya pasado por alto. Tomando en cuenta todos estos aspectos, el diccionario de datos se ha estructurado de la siguiente manera: Tabla: Define el nombre de la tabla. Nombre: Es el elemento que identifica al dato, por lo tanto debe ser nico dentro del diccionario. Descripcin : Define el nombre, dando una idea general del significado de sus datos. Tipo de dato: Es la clasificacin que se asigna a un campo de datos para controlar el tipo de informacin que se puede introducir.

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11 Este puede ser: NUMRICO: admite solamente valores numricos. 10 http://www.monografias.com/trabajos5/inso/inso2.shtml[Consulta: 10 octubre 2006] 11 MICROSOFT CORPORATION. Diccionario de Informtica e Internet. Espaa. Ediciones Mc Graw Hill, 2003. 627p. 37 CARACTER: admite letras, nmeros, signos de puntuacin, espacios y caracteres especiales. ALFANUMRICO: puede contener valores numricos y caracteres. FECHA: espacio reservado para introducir una fecha en el formato establecido (DD/MM/AAAA). Longitud: Es la cantidad de espacios disponibles para almacenar la informacin del nombre. Formato:Es la estructura de los datos dentro del nombre. Rango: Indica los lmites inferiores y superiores de los datos que puede contener la variable. Requerido: Indica la importancia de un nombre, es decir, si es estrictamente necesario introducir datos en ese campo. Este puede ser: SI o No. Llaves: Indica la llave primaria (PK) y la llave fornea (FK) del nombre; estableciendo a la vez la referencia de la tabla donde la llave primaria ser fornea. 5.4 DISEO DE PANTALLAS El diseo de pantallas representa un importante elemento para tener una idea de cmo se introducirn los datos a la base, ya que ofrece una visualizacin ms
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independiente de stos, es decir, que el usuario no tendr que encontrarse con toda la informacin almacenada a la hora de interactuar con la base de datos, sino que puede trabajar con las pantallas de captura exclusivamente para los datos que desea almacenar en ese momento. 38 Las pantallas de captura deben disearse de tal manera que el usuario pueda interactuar fcilmente con cada una de ella s; las cuales constan de los siguientes elementos: Encabezado: contiene el nombre de la pantalla sobre la que esta trabajando el usuario. Cuerpo: es la seccin media de la pantalla y contiene los siguientes elementos: Cuadros de texto : Es un contenedor para texto, su tamao puede ser fijo o variable. Combo box : Es un control dependiente o independiente y puede buscar valores en una lista fija o en una tabla o consulta. Etiqueta : Indica la informacin que se debe introducir en el cuadro de texto correspondiente. Comentarios: en esta seccin se ubican las indicaciones adicionales para garantizar que la informacin se introduzca adecuadamente. Adems se han colocado los botones necesarios para que la pantalla cumpla con su funcin. En general, los botones a utilizar sern los siguientes: Guardar: almacena los datos ingresados en su respectiva tabla. Cancelar: limpia de la pantalla los datos ingresados. Salir: permite abandonar el formulario. En el capitulo IV se presenta la aplicacin de cada uno de los elementos que componen el diseo de la base de datos. 39 B. CONTROL Una de las variables importantes para el diseo de la base de datos es implementar el proceso administrativo que facilite

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el manejo de la documentacin generada a partir de las actividades que realiza una instit ucin. El proceso administrativo consta de 4 etapas que son: planeacin, organizacin, direccin y control. En el caso de las alcaldas como cualquier otra instituc in requieren establecer controles en sus actividades, ya que stas generan gran cantidad de informacin que se necesita almacenar para su uso posterior. En este apartado se mencionan algunos aspectos bsicos de la etapa de control, enfocado al funcionamiento y mantenimiento de la base de datos propuesta. El control es una parte fundamental que esta orientada a la organizacin y permite conocer en cualquier momento la forma en que se estn realizando las actividades planificadas y aplicar las medidas necesarias tanto cualitativas como cuantitativas, con el nico fin de alcanzar los objetivos propuestos, se dice que la efectividad o eficiencia de cumplir con los mtodos de control son en gran medida por el comportamiento individual de la persona. 1. DEFINICIN Segn Idalberto Chiavenato, el control verific a si la ejecucin esta acorde con lo que se planeo; y cuanto mas completos, definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el periodo para el cual fueron hec hos, mas complejo ser el control. 12 De esta manera se puede decir que el control es una tcnica administrativa que se utiliza para comprobar la concordancia de las actividades planificadas con las realizadas. En caso de encontrar debilidades o fallas, se verifica cual ha sido la razn de la desviacin, de tal manera indica el momento de realizar las correcciones pertinentes y as evitar que se repitan nuevamente. Dichas actividades se planean 12

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IDALBERTO CHIAVENATO. Administracin proceso administrativo. Mxico, Editorial Mc Graw Hill, 2001. p. 346. 40 con el fin de lograr un objetivo comn. Adems de medir el desarrollo de las actividades, mide el rendimiento de las personas que las realizan, sus relaciones como equipo de trabajo y la capacidad individual; asimismo permite medir la eficiencia de la herramienta utilizada en funcin del logro obtenido, especficamente el funcionamiento de la base de datos, para conocer de esta manera si ha sido diseada y utilizada segn los requerimientos demandados. Es en este sentido que puede comprenderse el control como un proceso regulador de las funciones planificadas para que se desarrollen con xito. 2. ELEMENTOS DEL CONTROL El control est compuesto por diferentes elementos que garantizan su buena aplicacin y por ende, el buen rendimiento de la empresa o de las personas que lo aplican. Entre ellos estn: RELACIN CON LO PLANEADO. Cuando se inicia una actividad y se es tablecen metas se deben de implementar sistemas de control. ste siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin y estipular si no existen desviaciones. As la informacin almacenada en una base de datos puede utilizar se para comparar los resultados obtenidos con los propuestos, por ejemplo par a conocer si un proyecto determinado ha sido realizado en el tiempo establecido. MEDICIN. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados, con el fin de comprobar si se estn logrando las metas establecidas, a la vez se mide la eficiencia de las personas que estn desempeando la actividad encomendada ya que son ellos los que estn en la obligacin de dar informacin oportuna, confiable y vlida

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por ser una parte fundamental para que se logren los objetivos. Con la utilizacin de una base de datos la ubicacin y administracin de la informacin se vuelve ms sencilla, permitiendo la eficiencia del control de los proyectos comunitarios. 41 DETECTAR DESVIACIONES. Una de las funciones del control de una base de datos, es descubrir la causa de las diferencias que se encuentran en los datos cuando estos no son congruentes con los resultados. Si en el transcurrir de la ejecucin de las actividades se presentan desviaciones en el comportamiento de los datos, que no han sido previstas en su diseo, se hace necesario verificar cual ha sido la causa del desvi para luego establecer medidas correctivas y enfocarlas a los objetivos planeados. ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS Se hace necesario prever y corregi r las desviaciones detectadas en el comportamiento de la base de datos, para poder llegar a las metas establecidas y satisfacer las necesidades que estas presentan, ya que de lo contrario, si no se corrige a tiempo, pueda que la base de datos no logre el objetivo de facilitar el almacenamiento y administracin de la informacin. Todos estos elementos deben cumplirse par a que las actividades planificadas se desarrollen exitosamente y as lograr vencer las barreras que detienen el crecimiento de la institucin. Algunas de estas barrera s, enfocadas a las actividades en general son: Niveles de calidad: cuando los errores se detectan a tiempo, los productos o servicios que resultan presentan una mejor calidad que si no se estuvieran controlando los procesos. Resistencia al cambio: ste encierra tanto a los niveles operativos como ejecutivos, ya que la correccin que ofrece el control ante las desviaciones permite

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que las personas estn dispuestas a adoptar nuevos mtodos de trabajo en la marcha, de esta manera esta rn preparados para enfrentar cambios significativos de la empresa. Delegacin y trabajo en equipo: la ejecucin del control supone involucrar a todo el personal en la consecucin de un objetivo, el hacer que todas las personas se 42 sientan responsables de su trabajo y por tanto, que se sientan parte de la empresa. Se delegan funciones y a la vez responsabilidades, lo que contribuye para que el xito de la institucin sea compartido entre todos los miembros del equipo de trabajo. 3. TIPOS DE CONTROL 13 En este apartado se muestran tres tipos de control que son: control preliminar, que se encarga de prevenir la desviacin; control concurrente que se enfoca en estar alerta para verificar el buen funcionamiento de las actividades y as lograr los objetivos y el control de retroalimentac in, que se orienta a las medidas de correccin y mejorar el proceso de la actividad. stas pueden aplicarse sobre una actividad determinada, a continuacin se detalla ms detenidamente cada una de ellas: CONTROL PRELIMINAR El control preliminar tiene lugar antes de inic iar las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas por la unidad de proyeccin social o cualquier otro departamento encargado de los proyectos comunitarios , sean ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control y de las persona s encargadas para que los resultados sean los favorables de acuerdo con lo esperado; por ello se debe establecer anticipadamente los lineamientos, del manejo de la base de

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datos. Es necesario distinguir entre el establecimiento de polticas y su realizacin ya que al establecerla indica la funcin de lo que se ha planificado y la realizaci n hace nfasis en la funcin del control. CONTROL CONCURRENTE En el desarrollo de un proyecto comunitario, los promotores deben de guiar a los miembros de las comunidades, considerando que durante la fase de ejecucin se 13 http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_4.htm. [Consulta: 20 febrero 2006] 43 incluya la direccin, vigilancia y sinc ronizacin de las actividades, segn ocurran, para asegurarse que se estn realizando adecuadamente y que el ndice de desviacin disminuya y as tener resultados favorables, cada una de las personas involucradas tienen la responsabilidad de verificar las acciones que se estn llevando a cabo. CONTROL DE RETROALIMENTACIN Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores, esto nos indica los resultados histricos que se han obtenido a lo largo del desarrollo de las actividades, ya que si rven como base para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable y a la vez determinar cuales serian los cambios que deberan de realizarse. 4. IMPORTANCIA DEL CONTROL La aplicacin de esta tcnica es de gran utilidad para cualquier institucin, ya que permite optimizar el desempeo de las acti vidades y contribuye a aumentar el rendimiento del personal que esta a cargo del desarrollo de las diferentes actividades. Algunas caractersticas que marcan su importancia son las siguientes: Establece medidas para corregir el pr

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oceso de las actividades que conlleva la realizacin de un proyecto, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente, ya que las fallas del proceso se pueden detectar ms fcilmente. La funcin del control, le sirve a lo s supervisores para conocer el desempeo del personal encargado de los proyectos y la ut ilizacin de los recursos disponibles para su realizacin. Fomenta el trabajo en equipo y por ende surge la necesidad de delegar responsabilidades; como tambin, permite llevar un mejor control sobre el desempeo de los promotores, jefes, super visores y otras personas relacionadas con la informacin de las comunidades y sus proyectos. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. 44 Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Proporciona informacin acerca de la sit uacin de la ejecucin de los proyectos. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el aprovechamiento de todos los recursos de la institucin. 5. ETAPAS DE CONTROL El proceso de control en la administracin de la informacin requiere el uso de las habilidades de las personas en cargadas de aplicarlo, adems de utilizarse como un mtodo para detectar errores en cualquier momento de la ejecucin de actividades. A continuacin se detallan las etapas que c onlleva la aplicacin de la tcnica de

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control, las cuales se sugiere seguirse al pie de la letra para obtener resultados beneficiosos en el tratamiento de la informacin almacenada en la base de datos: ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control, se considera que el establecer estndares objetivos que midan la actividad, es una clave para que el control sea efectivo. Tambin se puede definir como estndares los criterios establecidos que servirn de parmetro para medir el estado de los proyectos de acuerdo a los resultados; a la vez representan la expresin de las metas de planeacin de la institucin o departamento determinado con el fin de compararlas con el logro real de los deberes asignados. Estos criterios pueden ser expresados en unidades fsicas, o pueden medirse en trminos monetarios como costos, ingresos, inversiones. Sin embargo, los estndares no solamente se expresan en unidades fsicas o monetarias sino que una institucin puede conseguir una elevada cooperacin entre los supervisores y 45 sus subalternos, que no pueden ser representadas en forma numrica y que dan lugar a evaluaciones subjetivas, no obs tante se debe de buscar indicadores que permita cuantificarlas. Estos estndares pueden ser de diferentes tipos, como: cualitativos, cuantitativos, de tiempo o de costo, por ejemplo. MEDICIN DE RESULTADOS Cuando se establecen estndares, el siguiente paso es controlar lo que se ha realizado. La manera de controlar la medicin de los resultados puede ser mediante la observacin personal que consiste en que el encargado de la unidad observa lo que se esta realizando en el rea de trabajo; es decir, los jefes o supervisores pueden comprobar que los promotores realizan su trabajo segn los planes establecidos, de tal manera que las comunidades gocen de la atencin y orientacin

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necesaria para su propio desarrollo. Esto s resultados pueden medirse en funcin de los informes que presenta cada promotor a su jefe inmediato, stos suelen ser muy importantes ya que peridicamente se entregan informes cualitativos o cuantitativos, para hacer comparaciones. Al determinar adecuadamente la aplicacin del control y contar con los medios necesarios para verificar el desempeo de los subordinados, se vuelve ms fcil la medicin de los resultados obtenidos con los planeados. CORRECCIN Si durante el desarrollo de las actividades se detectan desviaciones o deficiencias debido a una mala planificacin o aplicacin de las tcnicas establecidas, stas debern ser corregidas inmediatamente y sustituidas por nuevos planes y procedimientos. La ventaja de esta etapa es que los errores cometidos no vuelvan a repetirse cuando tengan que ejecutarse acciones similares. Las acciones correctivas comprenden un cambio en el mtodo de trabajo, en la medicin o en los estndares, de acuerdo a cual sea la falla que se encuentre. Adems, para que el control sea eficiente debe ir acompaado de que se cu mpla las responsab ilidades asignadas a cada persona involucrada en la administracin de los proyectos comunitarios. 46 RETROALIMENTACIN Cuando ya se han realizado las correcciones pertinentes, se deben reprogramar las actividades, haciendo uso de la informacin recopilada que muestra las causas de desviacin. 6. SISTEMAS DE CONTROL Este sistema consiste en propiciar las condiciones para que el control pueda abarcar las funciones bsicas de la institucin y

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de las reas encargadas del manejo de la informacin. Est compuesto por varias funciones que ayudan a que la aplicacin del control sea ptimo. Entre ellas estn: CONTROL DE PRODUCCIN La funcin del control en esta rea busca optimizar la administracin de los recursos necesarios en la ejecucin de un proyecto, sean stos aportados por la comunidad o por diferentes entidades que apoyan el desarrollo del mismo. Para lograr esto es necesaria la elaboracin de presupuestos que permitan conocer anticipadamente los tipos y cantidad de recursos para evitar sub - utilizac in o desperdicio de stos. CONTROL DE CALIDAD Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar que la ejecucin de las tareas asignadas cumpla con un estndar de calidad, tanto en las materias primas utilizadas como en los proyectos ejec utados; adems se debe tomar en cuenta que los informes presentados por los promotores concuerden con la realidad de las comunidades. CONTROL DE INVENTARIOS Esta funcin tiene como objetivo regular los niveles de existencia de inventarios, de manera que la institucin no se vea en dificultades en cuanto a exceso en la existencia de materia prima, lo cual representa desembolsos innecesarios y prdida 47 de la inversin cuando sta es perecedera; o por el contrario retrasos en la ejecucin de un proyecto por falta de la misma. CONTROL DE COMPRAS Con la implementacin de esta funcin, se pretende verificar el cumplimiento

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eficiente de actividades de adqu isicin de materia prima, tales como la seleccin de proveedores, que representa una de las decisiones ms importantes considerando el nivel de precios, tiempos de entrega de lo s pedidos, etc. Adems permite evaluar que la materia prima adquirida cumpla con lo s estndares de calidad solicitados por la institucin. CONTROL DE FINANZAS Controla la situacin financiera de la institucin y su rendimiento en trminos monetarios de los recursos, abarcando los diferentes departamentos y actividades que integran la institucin. CONTROL DE RECURSOS HUMANOS Se encarga de evaluar la eficiencia en la implantacin y ejecucin de los programas del personal y el cumplimiento de los objetivos asignados a cada persona, aplicando la evaluacin de las diferentes etapas de reclutamiento de personal, desde la seleccin de los nuevos empleados hasta las prestaciones, tcnicas de motivacin, higiene, etc. Como se ha podido apreciar, el control puede aplicarse sobre cualquier tipo de actividad y en cualquier tipo de institucin, pero es ms sencillo si se cuenta con una base de datos que permita concentrar toda la informacin para que est disponible en el momento preciso. En el captulo III se muestra el resultado de la investigacin de campo realizada en las alcaldas municipales, con el fin de conocer el sistema de control que realizan sobre la informacin que generan; como tambin, la situacin actual de dichas instituciones; adems de sus requerimientos para el manejo ms eficiente de la informacin

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Metodologa
Anlisis
El sistema de base de datos planea mejorar estos puntos que se muestran Ineficacia y errores de capturas hechas a mano Poca seguridad en los registros Perdidas de ganancia en producto no vendido Y con esto las cosas que se planean implementar Capturar los registros en una plataforma fcil de usar Guardar los registros y solo el jefe tiene la autorizacin de modificarlos Sugerir cual producto comprar en base a un anlisis previamente hecho

Diseo
Con la implementacin del sistema de base de datos se planea mejorar el rendimiento y la agilizacin de capturas de datos con esto quedara obsoleto la antigua forma con la que se tomaban los datos porque era imprecisa y tena un margen de error demasiado grande porque se haca a mano ya que con esto tenia errores de escritura o en ocasiones no se tomaba nota de los registros de compra y venta y esto ocasionaba que no fueran fiables al momento de hacer un recuento de gastos y ganancia, esto conlleva a que no era segura . Por esta razn el sistema implementa una mejora significativa ya eliminado los errores humanos en un 50% y tambin se convierte en una herramienta con un ndice de seguridad muy alto por la razn de que solo los empleados normales pueden capturar pero no pueden cambiar los registros, solo el jefe del bar puede hacer eso. Tambin hace un anlisis de cuales productos son los que se

consumen ms y con esto sugerir cuanto producto se necesita de cada cosa en la siguiente compra. Con todas las caractersticas del sistema que se

presentaron anteriormente indica que el jefe del bar va tener un margen de ganancia muy alto.

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Desarrollo
Es software para la creacin del nuestra base de datos se escoga mediante

un rigurosos anlisis y crticas en cuanto capacidad monetaria y eficacia que se necesita por esta razn escogimos el Software conocido como Xampp por que tiene cualidad muy buenas como estabilidad tambin cabe mencionar que es gratis y la creacin de la base de datos no va hacer costosa y tambin se planea utilizar Visual Basic para hacer la interfaz grfica , Este software fue escogido porque un sistema robusto y fcil de usar y contando de que igual que otro es libre. El nico costo sera la el servicio prestado por las personas a cargo de este proyecto, este sistema de base de datos puede ser utilizado en un sistema operativo desde Windows xp hasta Windows 7 con esto se planea que sea fcil de utilizar para el usuario

Bibliografa
Metodologa [En lnea]. Disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Combinaci%C3%B3n_lineal

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[2013, 16 de Mayo].

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