Manual Conciliaciones 251013 V1.0

Manual Conciliaciones_251013_V1.
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Documentacin Intelisis. Colaboracin de Vctor Pin. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.info
Manual Conciliaciones_251013_V1.0
1
Introduccin
1.1 1.2 1.3
Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP Diagrama de Integracin Diagrama de Proceso
4 5 6
Configuracin
2.1 2.2 2.3
Configuracin de Mdulos Configuracin de Usuarios Instituciones Financieras
8 10 13
Cuentas
3.1
Cuentas de Dinero
22
Funcionalidad
4.1
Descripcin y Proceso del Mdulo de Conciliaciones
26
Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos

5.1 5.2
Herramienta Conciliacin Manual Explorador Cuentas de Dinero
35 37
Errores Frecuentes
6.1
Conciliaciones Errneas
39
Introduccin
Manual Conciliaciones_251013_V1.0 - 3
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Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y ajustar los movimientos que una empresa tiene registrados de una cuenta de banco, con los estados de cuenta emitidos propiamente por la institucin financiera. Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registran los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como cheques, depsitos, cancelacin de cheques etc. Mensualmente el banco enva a la empresa un estado de cuenta detallado de todos los movimientos realizados que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del mes. Por lo general, al final de mes los saldos de la empresa no coinciden con los que enva el banco, por lo que es necesario identificar esas diferencias. El proceso de ir confrontando los movimientos de la empresa con lo que enva el banco es a lo que se conoce como conciliacin bancaria. Entre las causas ms comunes de la diferencia es la emisin de cheques por parte de la empresa que no han sido cobrados, errores en la captura de los movimientos en la empresa, errores en el banco al liquidar ciertos conceptos, etc. En Intelisis se pueden exportar los layouts de los estados de cuenta que normalmente proporcionan los bancos, evitando posibles errores de captura, adems de asociar los movimientos pendientes registrados en la empresa con los enviados por el banco controlando que los importes coincidan.
Diagrama de Integracin
El Mdulo de Conciliacin Bancaria est relacionado con el mdulo de Tesorera en Intelisis, ya que lee la informacin que ah reside para hacer la comparacin entre esos datos y los del estado de cuenta. En caso de no haber coincidencia en algn concepto del banco, es posible generar movimientos de Gastos que permitan el ajuste de la cuenta de dinero.
Diagrama de Proceso
Configuracin
Configuracin de Mdulos
El mdulo de conciliaciones viene incluido de forma estndar en el ERP, no es necesario activarlo. Las configuraciones se muestran a continuacin: Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | Men Edicin | 2: configuracin de Mdulos | Pestaa Conciliaciones
1.- Decimales de tolerancia. Indicar el nmero de decimales de tolerancia para realizar una conciliacin. 2.- Permite conciliar varias veces el mismo da. Permite realizar ms de una conciliacin en una misma fecha. 3.- Traslapar fechas. Permite incluir en una conciliacin algn da ya conciliado. 4.- Generar Gastos Automticamente (En conceptos no Identificados). Si esta prendido el check, el sistema generar un movimiento en el mdulo de gastos cuando encuentra un concepto no identificado. 5.- Conceptos Fijos en Gastos Automtico (Vaco=Concepto del Banco). Se puede configurar un concepto especfico el cual se tomar para la generacin del movimiento en el mdulo de gastos. En caso de que este campo est vaco tomar el configurado para la institucin financiera. 6.- No Sugerir Importes Duplicados. (activar este check) Si el sistema encuentra 2 importes con las mismas cantidades y uno es del banco, no realizar la conciliacin entre ellos, permitiendo la conciliacin manual de los movimientos. 7.- Sugerir despus del periodo. Permite seleccionar fechas despus del periodo para buscar importes y conciliarlos. 8.- Buscar Depsitos Cercanos (en das). Nmero de das en que se buscarn los movimientos. 9.- Buscar Cheques Cercanos (en das). Nmero de das en que se buscarn los movimientos. 10.- Buscar por Importes Lejanos. Permite buscar por todos los movimientos en fechas anteriores no conciliados. 11.- Generar Pliza Periodo Cerrado. Permite generar pliza aunque el periodo est cerrado.
Configuracin de Usuarios
En Intelisis existen varias opciones para dar acceso a los usuarios y que estos puedan realizar o consultar movimientos en cada mdulo del ERP. Por ejemplo, dar acceso al men, editar movimientos, consultar y realizar reportes de los mismos. A continuacin se muestra como dar estos accesos.
Men Principal
Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botn Men Principal. 1.- Lista Disponibles. Muestra las opciones disponibles en los mens de Intelisis. 2.- Botn agregar. Se utiliza para asignar una opcin a un usuario. 3.- Botn quitar. Quitar una opcin a un usuario. 4.- Lista en Uso. En esta opcin se agrega el movimiento Mov.Conciliaciones, el Exp.CtaDin y la Herramienta.Dinero.
Movimientos Edicin / Consulta

Movimientos de Edicin y Consulta Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botn Movimientos de Edicin/Consulta 1.- Lista Disponibles. Muestra las opciones disponibles en los mens de Intelisis, entre ellas se pueden elegir los movimientos a dar acceso al usuario. 2.- Botn agregar. Se utiliza para asignar una opcin a un usuario de las que se tienen disponibles dentro del sistema. 3.- Botn quitar. Quitar una opcin aun usuario. 4.- Lista en Uso. Lista de movimientos asignados a un usuario. En este mdulo slo se agrega el movimiento CONC.Conciliacin.
Movimientos Consulta
Movimientos nicamente de Consulta Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botn Movimientos Consulta 1.- Lista Disponibles. Muestra las opciones disponibles en los mens de
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1.- Lista Disponibles. Muestra las opciones disponibles en los mens de Intelisis, entre ellas se pueden elegir los movimientos a dar acceso al usuario. 2.- Botn agregar. Se utiliza para asignar una opcin a un usuario de las que se tienen disponibles dentro del sistema. 3.- Botn quitar. Quitar una opcin al usuario. 4.- Lista en Uso. Lista de movimientos asignados a un usuario. En este mdulo slo se agrega el movimiento CONC.Conciliacin.
Instituciones Financieras
Una institucin financiera es una organizacin especializada en la acumulacin de capitales y su transferencia por medio de prstamos, inters o inversin directa. Los bancos son las instituciones financieras ms conocidas y basan sus operaciones en la captacin de ahorro y otorgamiento de crditos. En Intelisis se dan de alta para registrar los movimientos de la empresa con dicha institucin, pudiendo tener una o varias cuentas abiertas en ese mismo banco. A continuacin se describen los campos necesarios para darla de alta.
Instituciones Financieras
Ruta: Configurar | Otros | Instituciones Financieras 1.- Clave. De la Institucin Financiera. 2.- Nombre. De la institucin financiera. 3.- Ciudad de la ubicacin fsica. 4.- Estado de la ubicacin fsica. 5.- Pas de la ubicacin fsica. 6.- Conciliar a Nivel Cheque. Este Check se utiliza para que al conciliar tome solo las referencias capturadas en el mdulo de tesorera y no de otros mdulos. 7.- Conciliar IVA Integrado (Gastos). Para que al conciliar el sistema detecte el IVA generado en cheques generados en el mdulo de Gastos. 8.- Campo Banxico. No se utiliza. 9.- ABA Es una clave para identificar una cuenta en el extranjero y realizar transferencias a Europa. 10.- Swift Es una clave para identificar una cuenta en el extranjero y realizar transferencias a Estados Unidos. 11.- Paraso Fiscal. Este campo solo es informativo para identificar que esa institucin financiera es un paraso fiscal 12.- Ciudad Riesgo. Este campo solo es informativo para identificar que esa institucin financiera est ubicada en una ciudad de riesgo. 13.- Estatus Activo si esta activa el banco. 14.- Layout. Seleccionar el layout del banco que se requiere para esa institucin.
A continuacin se muestra la funcionalidad del botn Mensajes.
El banco enva un layout a la empresa en el que vienen mensajes que son los conceptos bancarios. En esta pantalla (que inicialmente aparecer en blanco) se deben configurar los mensajes del banco como se explica ms adelante. Ruta: Configurar | Otros | Instituciones Financieras | Botn Mensajes. 1.- Cdigo. Viene en el archivo del layout bancario. 2.-Descripcin. Tambin viene en el layout. 3.- Clasificacin. Es un agrupador de conceptos que se puede definir como el usuario decida, esto en el botn de clasificaciones.
A continuacin se muestra la funcionalidad del botn Conceptos.
Ruta: Configurar | Otros | Instituciones Financieras | Botn Conceptos. 1.- Concepto Banco. Se capturan los conceptos del banco que se desean utilizar. 2.- Tipo Movimiento. Si el concepto es de Tesorera o de gastos. 3.- Permite Depsitos no Identificados. Si el Layout bancario contiene un concepto de depsito no identificado si en este campo tenemos capturado SI el sistema en automtico genera el movimiento correspondiente. 4.- Permite Cargo no Identificado. Si el Layout bancario contiene un concepto de cargo no identificado si en este campo tenemos capturado SI el sistema en automtico genera el movimiento correspondiente.
automtico genera el movimiento correspondiente. 5.- Concepto Gasto. Se coloca solo que el tipo de movimiento sea gasto, es decir que el cheque tiene origen en el mdulo de gastos, en este caso se deber capturar adicionalmente el concepto, el acreedor y si existe una obligacin fiscal como IVA, IETU, etc. estos campos se utilizan tambin para la configuracin de la pliza contable. 6.- Acreedor. Ser el Acreedor del gasto que se origine. 7.- Obligacin Fiscal. Puede llevar IVA, IETU, etc. 8.- Obligacin Fiscal2. En caso de llevarla. Nota: En esta versin se pueden usar conceptos dinmicos, debido a que en ocasiones los bancos usan la clave del concepto seguido por un consecutivo, por ejemplo DEP24234, entonces en el concepto se tendra que capturar DEP* es decir un asterisco que funcionar como un comodn, con esto se evita capturar cada uno de los conceptos.
Referencia Bancaria Ruta: Configurar | Otros | Instituciones Financieras | Botn Conceptos. En Intelisis tambin se pueden identificar los movimientos de un cliente en especfico cargos-abonos, esto se realiza con un contrato CIE con el Banco de la siguiente forma: Nmero de contrato de la empresa + referencia del cliente.
Ejemplo: si el nmero de contrato es RR65439852 + referencia del cliente 2372 = RR654398522372 Igual que el punto anterior para no dar de alta todos los conceptos se registra el nmero de contrato seguido por <RB> 1. Ejemplo: RR65439852 <RB>
Ruta: Configurar | Otros | Instituciones Financieras | Botn Conceptos. 1. En el Catlogo de clientes se captura dicha referencia Bancaria completa, en la conciliacin tomar el <BR> como comodn para no capturar todas las referencias de los clientes.
Cuentas
Cuentas de Dinero
Una cuenta de dinero es un contrato entre un banco y un cliente que establece que la entidad cumplir las rdenes de pago de la persona de acuerdo con la cantidad de dinero que ste haya depositado o del crdito que se haya acordado. En Intelisis esta cuenta de dinero sirve para llevar el control de los ingresos y egresos que se tengan en dicha cuenta y a continuacin se explicar como se da de alta.
Ruta: Cuentas | Cuentas de Dinero | Pestaa Datos Generales 1.- Clave. Clave de la cuenta de dinero. 2.- Tipo. Aqu se puede seleccionar si es banco, caja o estructura. 3.- Nombre. 4.- Uso. Si el uso dentro del sistema va a ser operacin, inversin o terceros 5.- Estatus. Si esta activa la cuenta. 6.- Empresa. La empresa a la que va a pertenecer esta cuenta de dinero. 7.- Sucursal. La sucursal a la que va a pertenecer esta cuenta de dinero. 8.- Cuenta Contable. Cuenta contable ligada con esta cuenta de dinero. 9.- Categora, Grupo, Familia. Son agrupadores de las cuentas. 10.- Conciliar Movimientos. Este check es importante, indica que si se van a conciliar los movimientos de la cuenta de dinero.
Ruta: Cuentas | Cuentas de Dinero | Pestaa Datos de la Cuenta Bancaria. Pestaa Datos de la Cuenta Bancaria 1.- Cuentahabiente. Se puede capturar el nombre del cuentahabiente. 2.- Institucin. Se liga con una institucin financiera. Esto es importante porque de lo contrario al conciliar saldrn errores. 3.- Nmero Cuenta. Se captura la cuenta del contrato con el banco, debe coincidir con la cuenta del estado que enva el banco. 4.- CLABE. Se puede capturar la cuenta CLABE.
4.- CLABE. Se puede capturar la cuenta CLABE. 5.- Moneda. Se especifica la moneda con que se harn las transacciones con el banco. 6.- Sucursal Bancaria. Se puede capturar la sucursal donde se dio de alta la cuenta.
Funcionalidad
Descripcin y Proceso del Mdulo de Conciliaciones

Intelisis brinda con este mdulo la funcionalidad de llevar de forma adecuada el control de los movimientos de la empresa con el banco, dando la facilidad de registrar cada una de las transacciones, emitiendo cheques, configurando los formatos de las chequeras y permite confrontar de forma correcta el estado de cuenta del banco contra lo que se tiene capturado en el sistema.
Layout Bancario
Para realizar la conciliacin previamente se requiere tener listo el archivo del banco que nos bajar la informacin del estado de cuenta al movimiento, evitando con ello errores de captura y ahorrando mucho tiempo en ese proceso. Este archivo es de tipo texto plano y se solicita directamente con la sucursal bancaria. Cada Institucin Financiera tiene su propio formato de archivo de texto, por lo que no necesariamente debe ser igual al que se muestra en la imagen.
Acceso al Mdulo
Se accede al Mdulo en la siguiente ruta: Ruta: Financiero | Conciliaciones
Ruta: Financiero | Conciliaciones | Botn Nuevo Los datos que se llenan en el encabezado de este movimiento son los siguientes: 1.- Movimiento conciliacin. Este movimiento es el que se utiliza para realizar las conciliaciones. 2.- Moneda en la que se hace el proceso. Pudiendo ser Pesos, Dlares, Euros o segn la manera con que se est trabajando en este banco. 3.- Fecha Emisin. La fecha en que se registrar el movimiento. 4.- Del / Al. Rango de fechas que abarca el periodo a conciliar. 5.- Cuenta. Cuenta bancaria que se va a conciliar. 6.- Saldo Banco. Este es el saldo que viene en el estado de cuenta, que es el importe que est reportando el banco al da del corte. 7.- Saldo Libros. El importe del registro del saldo que lleva la empresa. 8.- Conciliado. Es el importe del saldo acumulado que ya ha sido conciliado previamente de ese banco. 9.- Alguna observacin que se quiera colocar.
Importar Estado de Cuenta

Ruta: Financiero | Conciliaciones | Men Archivo | Submen Importar Se busca el archivo que contiene el estado de cuenta del banco. Tambin se puede acceder desde la barra de herramientas con el botn IMPORTAR.
Detalle de la Conciliacin
Ruta: Financiero | Conciliaciones | Movimiento Conciliacin 1.- Fecha. Despus de importar el archivo de texto, el sistema leer los datos y los introducir al detalle del movimiento conciliacin. En este campo nos muestra la fecha de los movimientos. 2.- Concepto.El concepto del movimiento. 3.- Referencia. Puede ser el nmero de cheque, depsito, etc. 4.- Cargo Bancario. El importe del Cargo Bancario 5.- Abono Bancario. El importe del Abono Bancario. 6.- Una vez que se tienen los datos capturados dar click en el botn Conciliar.
6.- Una vez que se tienen los datos capturados dar click en el botn Conciliar. 7.- Los conceptos que se hayan configurado como pertenecientes a Gastos en las Institucin Financiera, se generarn en el mdulo de Gastos como Cargo Bancario o Abono Bancario dependiendo el registro encontrado.
Movimiento Generado en Gastos

Ruta: Logstica | Gastos En esta ruta puede revisarse el movimiento que el mdulo de Conciliacin envi a Gastos conforme a lo configurado en el concepto de la Institucin Financiera. 1.- Movimiento Abono Bancario generado automticamente desde la conciliacin bancaria. 2.- Fecha Emisin. Fecha en que se captura el movimiento. 3.- Acreedor / Resp. Clave del acreedor que se configur para este movimiento desde las instituciones financieras en conceptos. 4.- Cuenta. Cuenta bancaria al que pertenece, en este caso Bancomer.
4.- Cuenta. Cuenta bancaria al que pertenece, en este caso Bancomer. 5.- Forma de Pago: Efectivo, Cheque, tarjeta, etc. 6.- Clasificacin del concepto de Gasto. 7.- Concepto. Concepto Configurado en las instituciones financieras para este movimiento. 8.- Fecha. Fecha del movimiento que se coloc en la conciliacin. 9.- Referencia. Referencia que se coloc en la conciliacin en este caso no tiene. 10.- Cantidad. Por default el sistema pone 1 en cantidad cuando viene el movimiento de conciliaciones. 11.- Precio. Es el importe que se captur en el estado de cuenta de la conciliacin. 12. -Importe que se captur en el estado de cuenta de la conciliacin. 13. - % Deducible. Este se configur desde el concepto de Gastos, dependiendo del tipo de gasto es un porcentaje que es deducible. 14. - Total. El Importe total del Gasto.
Movimientos Banco
Ruta: Financiero | Conciliaciones | Movimiento Conciliacin | Pestaa Movimientos Banco. 1. En la pestaa Movimientos Banco mostrar los movimientos en general, conciliados y sin conciliar. 2. Este movimiento que el sistema dej vaco es porque no encontr correspondencia, por lo que lo deja sin conciliar. 3. Aqu muestra los movimientos que s encontr correspondencia y los cuales va a conciliar.
Pendientes del Banco

Ruta: Financiero | Conciliaciones | Movimiento Conciliacin | Pestaa Pendientes Banco. 1. El sistema muestra los movimientos pendientes por conciliar. En este caso los pendientes del banco que estn registrados en el la institucin financiera, pero no en el sistema de la empresa.
no en el sistema de la empresa. Estos movimientos aparecen al querer utilizar el mismo archivo de texto en otra conciliacin posterior.
Pendientes de la Empresa
Ruta: Financiero | Conciliaciones | Movimiento Conciliacin | Pestaa Pendientes Empresa. 1. El sistema muestra los movimientos pendientes por conciliar. En este caso son los pendientes de la empresa, es decir, estn registrados en el Intelisis pero no en el banco. Por ltimo los movimientos pendientes del banco y de la empresa sern retomados en las siguientes conciliaciones hasta que encuentren su respectiva correspondencia.
Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos
Herramienta Conciliacin Manual

En ciertas ocasiones el sistema deja movimientos sin conciliar, esto puede ser porque el cheque se emiti y no tiene fondos, porque nunca fue cobrado en el banco, etc. Para estos casos existe la herramienta Conciliacin Manual, que a continuacin se explica.
Conciliacin Manual
Ruta: Herramientas | Tesorera | Conciliacin Manual Cuando se ingresa a la herramienta, el sistema pedir la cuenta de dinero de la que se desea hacer la conciliacin manual, esto para mostrar los movimientos de esa cuenta exclusivamente. 1.- Conciliado. Aqu se muestran de inicio los movimientos no conciliados los cuales se pueden cambiar a SI para que ya no aparezcan en la conciliacin automtica. 2.- Fecha Conciliacin. En caso de cambiar a SI se registra la fecha en que se hace conciliar. 3.- Fecha. Es la fecha de emisin del movimiento. 4.- Movimiento. El tipo de movimiento junto con su consecutivo. 5.- Referencia. Alguna referencia que se quiera capturar. 6.- Concepto. El concepto del movimiento. 7.- Cargo. El importe del Cargo. 8.- Abono. El importe del Abono. 9.- Es Cancelado. Si el movimiento es una cancelacin. 10.- Botn Por Fechas. Al presionar este botn permite buscar los movimientos en un rango de fechas que se indique. 11.- Botn Saldo Final. Muestra el saldo final que se tiene registrado en el sistema de la cuenta de dinero.
Explorador Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero

Ruta: Exploradores | Cuentas de Dinero 1. Filtro de bsqueda por agrupadores de tipo de cuenta de dinero: Banco, Caja o Estructura. 2. Campo Clave de la Cuenta de Dinero. 3. Descripcin. 4. Nmero de cuenta. 5. En este icono se puede personalizar la vista aadiendo y quitando los campos que se quiere que muestre el explorador.
Errores Frecuentes
En ocasiones se tienen 2 o ms movimientos por el mismo importe y al momento de conciliar toma uno que no corresponde. En teora esto no debera ser un problema ya que el importe s corresponde, pero si se requiere llevar un estricto control de la correspondencia. Adems del importe, se puede amarrar por el nmero de referencia.
Ruta: Financiero | Conciliaciones 1. En el campo referencia se puede cambiar y poner el nmero de cheque o depsito para que el sistema busque adems del importe el movimiento especfico. Es importante que en el mdulo de Tesorera dicho movimiento tambin tenga la referencia que se est solicitando.
Movimiento Mdulo Tesorera

Ruta: Financiero | Tesorera 1. Se observa que la referencia colocada en la conciliacin es el nmero de cheque de Tesorera. 2. Tambin es posible colocar en el movimiento de Tesorera la misma referencia que se est utilizando en el movimiento de Conciliacin y el sistema conciliar dicho movimiento.

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Configuracin de Mdulos Configuracin de Usuarios Instituciones Financieras

Descripcin y Proceso del Mdulo de Conciliaciones

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Movimientos Edicin / Consulta

A continuacin se muestra la funcionalidad del botn Mensajes.

A continuacin se muestra la funcionalidad del botn Conceptos.

Descripcin y Proceso del Mdulo de Conciliaciones

Importar Estado de Cuenta

Movimiento Generado en Gastos

Pendientes del Banco

Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos

Herramienta Conciliacin Manual

Explorador Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero

Movimiento Mdulo Tesorera

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