ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

Evento
La palabra Evento significa Acontecimiento o suceso imprevisto, suceso imprevisto o de realizacin contingente. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra Evento cuando alguien se refiere a una reunin de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convencin o una exposicin.

Evento: acontecimiento con previa organizacin en donde confluyen que personas con algo en comn.
Son planificados porque requieren de un orden y pautas para

maximizar recursos y minimizar riesgos. Un grupo de personas tienen un inters que los une. Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.

Los eventos pueden clasificarse segn diversos criterios

Gubernamentales, no gubernamentales, corporativos y

particulares. Internos o Externos. Amplio o limitado. Temticas, religiosas, de colectividades, etc. Carcter formales, informales, etc.

Otro criterios los clasifica:

de intercambio(mesa redonda, foro, debate)
de capacitacin(seminarios, coloquios y las macroreuniones) de exposicin y/o venta(Ferias y exposiciones) Gastronmicos (desayunos, brunch, cenas, almuerzos,

cocteles). Sociales (desfiles, entrega de distinciones, etc.) Empresarios (Conf. Prensa, worshop, promociones) de esparcimiento (espectculos) Culturales (recitales, festivales de msica y danza, etc)

Anlisis de cada tipo de evento

Eventos gubernamentales: convocados por organismos oficiales, que cuentan en su estructura con reas que manejan estos temas en particular.

Anlisis de cada tipo de evento

No gubernamentales Dentro de esta categora podemos ubicar a toda entidad incluida dentro de las instituciones que no persiguen fines de lucro como por ejemplo, fundaciones , ONGs, cmaras profesionales, federaciones, asociaciones, cmaras de comercio, universidades, etc.

Anlisis de cada tipo de evento

Los eventos de tipo Corporativo (o mejor dicho los

empresarios)son aquellas mltiples reuniones y acontecimientos convocados por las empresas con diferentes finalidades y objetivos, como por ejemplo los lanzamientos de un producto o servicio al mercado, una conferencia de prensa, celebraciones,etc.

Otra forma de clasificarlos:

Otra manera de clasificar a los eventos acepta una divisin

bsica al distinguirlos en ABIERTOS: en donde existe un acceso libre abonando arancel de inscripcin. La segunda acepcin es distinguirlos como CERRADOS: donde slo puede asistir por medio de una invitacin.

Objetivos de los eventos

Existen Objetivos Generales o Globales: donde hay del tipo

Informativo, Resolutivo (anlisis y bsqueda de una solucin al planteo de un problema), de Imagen (institucionales y comerciales), de optimizacin de los recursos humanos (motivacin, capacitacin, especializacin, informacin, etc.)

Objetivo general y objetivos especficos

Objetivo general: optimizar la imagen

institucional. Objetivos especficos: mejorar las comunicaciones internas, lograr fidelizacin con sus pblicos internos y externos. Posicionar las marcas.etc.

Marketing de Eventos
Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.
Un buen organizador debe ser ante todo un buen asesor. Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe

escuchar bien. Una accin de MKT es lo que ayude a la promocin del servicio para lograr su contratacin.

Plan de Marketing
Implicar analizar el proyecto a priori para ver si es viable.
Anlisis F.O.D.A.:

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

Ceremonial
Acta como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el

ejercicio de las reglas prcticas del buen tono social revelan respeto y cortesa.

En qu consiste?
En actos, recepciones y ceremonias de carcter formal, que tienen lugar en un mbito pblico, institucional o empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, ser necesario reconocer las normas protocolares que eviten la provocacin de algn incidente grave.

en qu ocasiones puede aplicarse?

Actos de diversa ndole: botaduras, inauguraciones. Actos patrios. Entrega de premios, distinciones Firmas de acuerdo. Conferencias de Prensa y Congresos. Comidas y recepciones formales. Bendicin de instalaciones. Homenajes, conmemoraciones y Honras fnebres. Corte de cinta.

Planificacin
VENTA: Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar Guiar y Asesorar.

PLANIFICACIN: Asignacin y supervisin de tareas en todas las etapas previas y durante el evento. DESDE Proyecto Contacto /Contratacin y seguimiento de personal y proveedores.HASTA:Supervisin del evento.
SERVICIO: Puesta en marcha y desarrollo del evento.

Calendarizacin
Cronograma:es la regulacin de los tiempos.
Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las

actividades fijando el momento justo y la duracin fijando un margen adecuado para imprevistos. Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay simultneas, enganchadas, etc.

Presupuesto
Formular planes para un perodo a futuro en trminos contables. Involucra: - Ingresos. - Egresos. - Previsiones. - Ganancias.

Pasos a seguir:
Con la aceptacin del presupuesto se deber concertar una segunda entrevista para lograr definiciones.
Men: asentar por escrito cada detalle y/o cambio, reconfirmar para seguridad del cliente y al vendedor para transmitir un mensaje y garantizar prolijidad y eficacia. Proponer opciones: ambientacin, animacin, etc.

El plan se hace conforme al Brief realizado:

Es la manera organizada, consciente y continuada de seleccionar

las mejores alternativas disponibles para lograr metas especficas. Es un curso de accin propulsado por una cadena de decisiones y responde a la formulacin comn de qu hacer, cmo hacerlo, cuando, quin debe hacerlo, qu medios utilizar. El brief es una herramienta fundamental para armar una archivo completo de trabajos realizados, de datos para potenciales eventos, informacin. Algunos datos son imprescindibles mientras que otros son info complementaria.

Ferias y exposiciones
evento que consiste en la instalacin en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de stands o lacales, organizada por un ente independiente de manera peridica en un mismo lugar geogrfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podran exhibir, vender o dar a conocer sus productos o servicios.

Servicio: alternativas
Los comensales son servidos por el personal del saln.
Autoservicio: los comensales toman un plato colocados en la mesa del buffet o en una mesa auxiliar y en la recorrida van sirviendose. Servicio combinado: se trata de autoservicio de las ensaladas, terrinas y guarniciones y el personal trincha carnes y las sirve: Ordena y preserva la imagen de los platos.

Las Invitaciones
CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIN. NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO

TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS. INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES. INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DAS. RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA. CONFIRMADA LA ASISTENCIA NO SE DECLINAR SALVO FUERZA MAYOR.

Las invitaciones
TARJETONES DE CARTULINA BLANCA DE DISTINTOS GRAMAJES. TIPOGRAFA SOBRIA, ELEGANTE, HABITUALMENTE EN TINTA NEGRA. PUEDE O NO COLOCAR EL MOTIVO DE LA REUNIN. TARJETAS PRE-IMPRESAS CON PUNTEADO A COMPLETAR EN FORMA MANUSCRITA CON PLUMA.

Saber ms acerca de las invitaciones

INDICAR QUE ESPERA CONFIRMACIN: S.R.C. (SE RUEGA CONTESTAR) P.R. (PARA RECORDAR) P.M. (POUR MMOIRE) R.S.V.P (RESPONDEZ SIL VOUS PLAIT) CONTESTAR A 48 HS. DE RECIBIDA. INVITACIN POR TELEFONO O PERSONAL + TARJETA POR MEMOIRE, NO REQUIERE RESPUESTA. SI CONTESTA POR ESCRITO: El Sr. XX y Sra. agradecen y aceptan complacidos su invitacin...

Las ferias
evento que consiste en la instalacin en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de stands o lacales, organizada por un ente independiente de manera peridica en un mismo lugar geogrfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podran exhibir, vender o dar a conocer sus productos o servicios.

Exposiciones
Consiste en la disposicin de diversos stands en donde se muestran productos, servicios o bienes sin que estos puedan ser vendidos. Tienen participacin abierta similar a la feria, organizacin independiente y realizada en forma NO peridica en diversas ciudades.

Predio / Stands
Planificacin racional de los espacios.
Contemplar medidas generosas para el paso. Ubicacin: puntos calientes y fros. Valores: acorde a las medidas/ubicacin. Servicios: a veces son determinante de valor.

Comunicaciones de eventos
Publicidad.

Promocin.
Prensa

Prensa: principales herramientas

Gacetillas
Comunicados de prensa Conferencias de Prensa

Declaraciones verbales
Entrevistas Dossiers Artculos y publirreportajes

Conocer a los medios

- Tirada - Difusin - Tasas de audiencia - tasas de circulacin
- Perfil de Lectores o audiencia

- Poltica empresarial del medio.

- Contenido de las informaciones - Toma de posiciones en materia poltica, social o econmica.

Las gacetillas
Son breve mensajes escritos que comunican con criterio periodstico una novedad. Ese criterio est dado por una redaccin objetiva que reporta hechos comprobables. Es un recurso muy comn y mal utilizado por un exceso de envos y por los defectos en la redaccin

Organizacin de campaas de fondos.

Organizaciones con Organizaciones religiosas,

objetivos puntuales, que suelen disolverse: grupos de emergencia por catstrofes, estudiantes y viajes de egresados, sociedades de fomento.

gremiales, profesionales, cmaras de comercio. Cooperadoras Instituciones sociales culturales,fundaciones, deportivas.

Bsqueda de sponsors
Prospectar: categorizar el mercado.
Disear carpeta del proyecto: habla por l. Cuantificacin y cualificacin del proyecto, argumentar las

intenciones, estadsticas, planes de contingencia, costos, seguros, etc. Planteo original y factible. Abordaje eficaz: capacidad de negociacin.

Presentacin de un proyecto
Marco general: presentacin, qu hacemos, cmo, cuando, quien. Programa general. Cronograma. Recursos necesarios.Seguros, soportes. Comunicacin: pblico que ser alcanzado, medios que apoyarn, estimacin de resultados, cantidad de audiencia. Organizadores: antecedentes, respaldo institucional, apoyos (declaracin de inters) respaldos, etc.