Manual Iglesia HOY 41

Iglesia HOY
Sistema administrativo para Iglesias

Versin 4
Manual
del usuario
2003. Todo el material contenido en esta publicacin cuenta con el registro de derechos de autor. Prohibida su reproduccin total o parcial.
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias
CONTENIDO
INTRODUCCIN Qu es Iglesia HOY? En que reas de la administracin de mi iglesia me ayuda el sistema Iglesia HOY? Es posible llevar el control administrativo de todos estos aspectos de mi iglesia en una sola computadora? INSTALACIN DEL SISTEMA Realizando la instalacin Consideraciones de equipo para la instalacin Consideraciones para la operacin en Red REGISTRO DEL SISTEMA Activando el Registro (sistema nuevo) Registrando su sistema anteriormente ejecutado en versin de evaluacin Problemas al tratar de activar el registro CONOCIENDO IGLESIA HOY Familiarizndose con ventanas, mens y controles. Opciones de configuracin del sistema Nombres de los Grupos Sociales ACERCA DE LA NUEVA CARACTERSTICA MULTI-IGLESIAS USUARIOS Y SEGURIDAD Seguridad, para qu? Y los usuarios? INFORMACION INICIAL Inicializando los datos Tablas primarias El primer paso: Ingresar las Familias de la iglesia MEMBRESA Cmo agregar miembros adultos Cmo agregar nios Reportes de Membresa ESCUELA BBLICA Las Clases Cmo llevar el control de asistencia de las clases Cmo generar el informe de asistencia general de un da escolar Cmo imprimir el reporte del informe general de un da Otros reportes de Escuela Bblica GRUPOS CELULARES Cmo agregar un grupo Cmo llevar el control de asistencia Clulas Cmo generar el informe de asistencia general de un da de reuniones Cmo imprimir el reporte del informe general de un da de reuniones TESORERAS Cmo agregar una tesorera Cmo realizar movimientos en una tesorera Cmo realizar algunos movimientos automticos Reportes de Tesoreras

DIEZMOS Cmo ingresar los diezmos de un da Cmo agregar los diezmos del da a una tesorera DOCUMENTOS OFICIALES Cmo especificar los tipos de documentos Cmo crear un nuevo documento y Cmo imprimir un documento creado CORRESPONDENCIA, NOTICAS, BOLETINES Y CORREOS ELECTRNICOS Como crear un nuevo boletn Impresin de correspondencia Envo de correos electrnicos GRFICAS ESTADSTICAS Ventana de grficas SEGUIMIENTO A LA VISION G12 Descripcin de su uso Nota importante referente a la Escuela y las Clulas Reportes de este mdulo MANTENIMIENTO A LAS TABLAS Cuando dar mantenimiento Precauciones EXPORTACIN DE REPORTES A DIFERENTES FORMATOS DE ARCHIVO Cmo exportar reportes EDITOR DE REPORTES Introduccin al editor RESPALDOS Realizando un respaldo de sus datos Restaurando los datos desde un respaldo TRANSMISIN DE DATOS POR INTERNET Descripcin del mdulo Como subir los datos a Internet Cmo descargar los datos del Internet MAYOR INFORMACIN Y SOPORTE Informacin de contacto
INTRODUCCIN
Qu es Iglesia HOY?
Iglesia HOY es una herramienta que le auxilia en la administracin de la informacin de su iglesia. Desarrollado por un equipo de expertos, tanto en el rea de desarrollo de software como en la administracin del trabajo en la iglesia, usted puede tener la confianza de que esta herramienta ha sido diseada en base a la experiencia de muchos aos de trabajo. Hoy en da, las oficinas de todo el mundo, tanto de gobierno como empresariales, se auxilian de herramientas que les permitan la mayor eficiencia en el trabajo, que les ahorren tiempo en las tareas que se realizan y que de esta manera puedan obtener resultados satisfactorios, y sobre todo sin errores. Las herramientas de software o programas, han venido a llenar la necesidad de dichas herramientas. El trabajo que hace aos requera de varias personas y que poda tomar das en realizar obteniendo resultados con un grado de error frecuentemente alto (tales como el clculo de nminas) hoy se ha visto grandemente reducido y automatizado mediante sistemas de software. Aun asi podemos ver que en la gran mayora de las iglesias, sobre todo de los pases latinos, un gran obstculo a vencer es el temor a la tecnologa, el no querer invertir en ella y mas aun, el desconocer que existe y que se puede utilizar a nuestro beneficio a una manera sustancial. Las iglesias que han sabido adaptar sistemas computacionales a sus procesos administrativos, han visto grandemente mejorados sus aspectos de: Manejo de la informacin de su membresa Control de la asistencia de los miembros (a clulas, oraciones, etc.) Control de los aspectos econmicos (diezmos, ofrendas, donativos) Administracin de la informacin de gastos y salarios Seguimiento a sus visitantes y nuevos miembros (visitaciones, necesidades) Control de asistencia y seguimiento de alumnos de escuela bblica y discipulado Manejo ordenado del registro de sacramentos (bautizmos, matrimonios, etc.) Y al disminuir el tiempo requerido para una eficiente administracin, se ve aumentado el tiempo que se le dedica al cuidado espiritual que tanto necesita la iglesia.
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Le sugerimos tomarse el tiempo necesario para leer las pginas de este manual, y de esta manera aprovechar al mximo la ayuda que le puede brindar el sistema Iglesia HOY. Una vez que arranque con el uso de este sistema, puede consultar la GUA RPIDA DE IGLESIA HOY, que como lo dice su nombre, es una gua resumida del cmo hacer la mayora de las operaciones sin tener que leer este manual. Una vez que usted comience a utilizar Iglesia HOY, es casi seguro que usted acudir a las pginas de la gua rpida para recordar los pasos esenciales a seguir en alguna tarea especfica. En que reas de la administracin de mi iglesia me ayuda el sistema Iglesia HOY? Pudiramos apoyarnos en el siguiente diagrama para comprender las diferentes reas que requieren el apoyo administrativo en la mayora de las iglesias:
Los bloques representan las reas en las que el sistema Iglesia HOY le puede auxiliar. Existen otros aspectos administrativos que pueden verse ayudados por programas que comercialmente se pueden adquirir fcilmente tal como agendas de eventos, planificadores de actividades, hojas de clculo y tal vez algunas reas ya cuentan con apoyo profesional tales como el rea contable (Nmina y declaraciones fiscales). Ntese que en el diagrama que acabamos de revisar, estamos hablando de reas que requieren apoyo administrativo, sin olvidar que obviamente en una iglesia existen las actividades espirituales, tales como la consejera pastoral, la
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias oracin y ayuno, evangelizacin, reuniones de convivencia fraternal, y dems actividades que no se han contemplado, para que no se malinterprete que la nocin que estamos mostrando de una iglesia se reduce a mera administracin de oficina.
Es posible llevar el control administrativo de todos estos aspectos de mi iglesia en una sola computadora?
Si es posible, pero tal vez no es lo mas conveniente si son diferentes personas las que administran las diferentes reas. La solucin ms adecuada en este caso es instalar una RED de computadoras en su oficina, en la que en cada estacin de trabajo, se lleva a cabo una tarea especfica, evitando as el obstaculizar el trabajo de otros. Pensado en eso, el sistema Iglesia HOY fue diseado para poder ejecutarse en una red de computadoras, todos utilizando la misma base de datos o archivos de informacin. De esta manera, por ejemplo, un cambio o actualizacin en los datos personales de un miembro es reflejado automticamente en la informacin que estn procesando en cualquiera de las estaciones, permitiendo asi la coordinacin de toda la informacin.
Administracin de membresa
Control de asistencia a escuela bblica y clulas
Computadoras en red
Administracin de tesoreras
De esta manera, en cada estacin de trabajo se pueden asignar privilegios a los usuarios, es decir restricciones y permisos para poder utilizar ciertas reas del sistema administrativo. Iglesia HOY cuenta con diferentes niveles de privilegios para asignar a los usuarios del sistema.
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Utilizando una Clave de usuario el sistema reconoce quien est utilizando el programa y as no hay riesgo de que la persona equivocada maneje informacin que no le corresponda.
Instalacin del sistema

Realizando la instalacin
La instalacin de Iglesia HOY es bastante sencilla. A continuacin se enumeran los pasos a seguir: 1. 2. 3. 4. Introduzca el CD del sistema, en una unidad de CD-ROM en su equipo Espere 5 segundos, y automticamente arrancar el programa de instalacin en su pantalla Usted ver la pantalla de bienvenida a la instalacin. Presione el botn Siguiente (Next) A continuacin se muestra la pantalla para elegir la carpeta destino donde se instalar. Puede dejar la carpeta sugerida por el programa de instalacin o utilizar el botn de bsqueda para cambiar la carpeta donde desea que el sistema se instale. Una vez que haya hecho su decisin presione el botn Siguiente(Next) El programa proceder a copiar en su equipo los archivos del sistema Iglesia HOY Cuando terminen de copiarse los archivos del sistema, ver la pantalla de fin instalacin donde le informar que la instalacin de ha llevado a cabo satisfactoriamente. Presione el botn indicado para cerrar el programa de instalacin y salir.
5. 6.
Consideraciones de equipo para la instalacin

Es necesario que el equipo donde se va a instalar el sistema Iglesia HOY cuente con las siguientes especificaciones: Sistema Operativo Windows instalado. Cualquier versin a partir de Windows 95 es soportada (98, NT, Me, 2000, XP o ms reciente) Las caractersticas de procesador, disco y memoria, debern ser aquellas que requiere el sistema operativo que se est utilizando. Consulte el manual de su sistema operativo para conocer los requerimentos mnimos para su equipo. Considere tener tarjeta de video a color (mayor de 256 colores) para poder apreciar las fotografas de los miembros. Es necesario tener ajustada la resolucin de su pantalla a 800x600 pixeles como mnimo, para poder visualizar las ventanas del sistema.
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Una resolucin mayor le permitir visualizar de mejor manera y podr observar simultneamente varias ventanas al mismo tiempo (1024 x 768 por ejemplo) Tener unidad de CD-ROM es necesario para poder ejecutar la instalacin tal como se indica en los pasos de instalacin. De no tenerla, sera necesario hacer la transferencia de los archivos de instalacin de otro medio (ZIP drive, Jazz drive, Floppy Drive, etc) con el que cuente su equipo y ejecutar manualmente la instalacin. Otra alternativa a esto sera el ejecutar la instalacin desde otro Equipo conectado en Red, que tenga compartida la unidad de CD-ROM (en este caso consltelo con su administrador de red) Se requiere una impresora para poder sacar provecho a los reportes del sistema. Se recomienda una impresora de tecnologa Lser ya que son las ms rpidas y proporcionan la mejor calidad de impresin de documentos. Una impresora de tinta a color es tambin una buena opcin, sobre todo si va a imprimir documentos que tienen color y fotografas.
Consideraciones para la operacin en Red

Si va a utilizar el sistema en una red de computadoras, es necesario que los equipos cuenten con Tarjeta de Red. Es necesario tambin que los equipos estn conectados entre si. Si su iglesia no cuenta con un administrador de red, puede consultar con un equipo tcnico que le haga la instalacin de la red apropiadamente. Una vez hecha la instalacin en el equipo donde residir el sistema, es necesario crear accesos directos desde las otras estaciones. Este acceso directo deber tener como destino el archivo ejecutable IGLESIAHOY.EXE y como directorio de trabajo, la carpeta donde fue instalado el sistema. Recuerde que el sistema Iglesia HOY cuenta con una Licencia de operacin en red de hasta 10 usuarios en el nivel Profesional. Esto significa que aunque puede crear accesos directos desde cualquier numero de equipos, nicamente podrn estar ejecutando el sistema hasta 10 usuarios simultneamente. Un onceavo usuario que trate de accesar el sistema le ser negado el acceso.
Licencia del sistema

El sistema Iglesia HOY, viene cargado con una Licencia Lite, la cual le permitir hacer uso inmediato del sistema aun cuando lo haya descargado del sitio Web. La licencia Lite, le abre la posibilidad de utilizar el mdulo de membresa y el mdulo de documentos oficiales (actas y cartas), adems le permite llenar todas la tablas primarias, as puede tener la informacin completa de cada miembro, a que clase de escuela pertenece, a que clula, a que familia, a que ministerio, etc., aunque no le permitir hacer uso de las herramientas de control de asistencia a la escuela, a las clulas, a diezmos ni tesoreras.
Haciendo un Upgrade a una Licencia mayor (Estndar o Professional).

Si usted ya ha comprendido la gran ventaja de utilizar todos los mdulos del sistema Iglesia HOY y ha adquirido una licencia para hacer un Upgrade a su software, siga los siguientes pasos para activar su nueva licencia: Ejecute el sistema haciendo doble clic sobre el icono, le aparecer la primer ventana para ingresar al sistema Iglesia HOY.
Introduzca
Usuario: supervisor Clave: supervisor (la misma palabra tanto en Usuario como en Clave, no importan maysculas o minsculas). Se abrir una ventana pequea en el centro la cual solicita que seleccione una Iglesia con la cual desea trabajar. Elija la primera de la lista, y presione el botn Aceptar.
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Enseguida se encontrar dentro del sistema Iglesia HOY. Entre al men principal Herramientas, y a la opcin Registrar Producto. En la ventana de registro de producto Introduzca la informacin tal y como le ha sido proporcionada por el proveedor del sistema. Nombre Iglesia: El nombre tal y como le ha sido indicado (normalmente el de su iglesia) Nmero de serie: El nmero de serie que le ha sido asignado Usuarios: El nmero que se le indique (normalmente ser 5) Contador: 0 (djelo sin modificar) Nivel: El que se le especifique (normalmente Profesional) Cdigo de activacin: El que se le proporcione. IMPORTANTE: Con su informacin de registro vienen los Nmeros de Verificacin, estos deben coincidir con los Nmeros de Verificacin que se muestran en su ventana al capturar la informacin. Si no coinciden, verifique la informacin capturada, es seguro que ha cometido algn error al escribir los datos (revise los espacios, acentos y maysculas). Para que en su ventana se refleje el valor del No. de Verificacin, no olvide que al terminar de capturar cada campo de informacin debe presionar la tecla TAB (tabulador) para que el valor del No. de Verificacin se actualice con el nuevo valor.
Una vez que tenga capturados todos los datos, presione el botn Continuar. Si todo ha ido bien, se presentar una ventana con el siguiente mensaje:
10
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias La activacin se realiz correctamente!! Por favor salga del sistema y entre de nuevo para que el sistema refleje los cambios De no ser as, se le mostrar un mensaje advirtiendo que la informacin no es correcta y le dar la oportunidad de corregirla.
Actualizando su sistema de una versin anterior

Antes de hacer una actualizacin a un sistema que ya tiene operando es altamente recomendado que haga un respaldo completo de sus datos, y ese respaldo lo copie a una ubicacin diferente a la carpeta donde est instalado el sistema Iglesia HOY. De esta manera, en caso de que con la actualizacin se borren sus datos que ya tena capturados, pueda restaurarlos sin problema. Si usted ya tiene instalada una versin de Iglesia HOY anterior a la versin 4, al instalar la nueva versin Iglesia HOY 4 se actualizan los archivos necesarios as como la licencia incluida. Por lo tanto tiene que saber que los usuarios del sistema se restaurarn a como inicialmente se instalan, es decir las contraseas de los usuarios vuelven a ser inicialmente igual que el ID de usuario. As tambin deber hacer de nuevo el registro de su licencia en caso de que haya adquirido un upgrade de licencia mayor a la LITE. Para esto, contctenos para darle un nuevo cdigo de activacin y deber hacer uso de la funcin de Registrar Producto tal como lo indica la seccin anterior.
Problemas al tratar de activar un upgrade de licencia.

Un problema tpico en la activacin de licencia es el que sucede cuando se dejan transcurrir das una vez que se le proporciona su Cdigo de Activacin por parte del proveedor y usted no efecta el registro. Estos cdigos una vez que se generan son sensibles a la fecha, por lo tanto se recomienda ampliamente que el mismo da que se le genere su cdigo de activacin, este sea introducido en el registro del sistema. Recuerde tambin que debe revisar los Nmeros de Verificacin que resultan de capturar los datos de registro. Estos deben de coincidir con los que se proporcionan en su informacin de registro que le proporciona el proveedor del sistema.
11
Qu hay de nuevo en la Versin 4?

La versin 4 del sistema Iglesia HOY representa un gran adelanto en cuanto a sacar provecho a la informacin ya capturada los datos de sus miembros. Entre las nuevas caractersticas estn: Boletines, correspondencia personalizada y envo de correos electrnicos Este mdulo de por si slo, le har sentirse que vali la pena actualizar a la versin 4. Ahora con un solo clic puede enviar correos electrnicos a un grupo de personas. El sistema incluye por si slo el cliente de correo por lo que no depender de algn software externo de envo de correo. Adems, si no desea enviar el mensaje por correo electrnico, tiene la opcin de imprimirlo, creando una hoja por cada miembro, con sus datos personalizados y con el formato listo para introducirse en un sobre de ventana transparente de manera que no necesitar rotular los sobres de correspondencia. Reportes Ahora a todos los reportes se les ha agregado un encabezado y un pie de pgina que le dan un aspecto ms profesional, incluyendo el logotipo de su iglesia, el cual usted integra colocando el archivo LogoIglesia.JPG en la carpeta del sistema, adems se ha agregado una cantidad considerable de nuevos reportes entre ellos los siguientes: Directorio telefnico y de domicilios, con multiples opciones para elegir slo el grupo de personas que desea para que se genere el directorio, ordenados por nombre o por apellidos, o si lo desea agrupados por familias. Impresiones de credenciales o carnets de identificacin con fotografa Listado de personas por ministerio Reportes estadsiticos y demogrficos como: Miembros por lugar de nacimiento, miembros por ocupacin u oficio, personas por estado civil, miembros por lugar de nacimiento, miembros por nacionalidad, miembros por lugar de bautismo, miembros bautizados y no bautizados en esta iglesia, miembros cuyos padres o cnyuge son miembros en la iglesia, nios cuyos padres no son bautizados, visitantes que ya haban asistido a otra iglesia, visitantes que requieren una visitacin, y varios ms Reportes relativos al programa de visin celular G12 Ventanas de Grficas estadsticas Este mdulo es bastante interesante ya que muestra mediante grficas de barras y de pastel, informacin estadstica interesante referente a: Ingresos mensuales, anuales o por perodos Asistencia a la escuela bblica durante el ao o durante un perodo Asistencia a la escuela bblica por clases, en un da de clases. Composicin social de la membresa con porcentajes de nios, adolescentes, jvenes, adultos y visitantes.
12
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Las grficas son interactivas ya que se puede modificar el estilo de la grfica al momento de visualizarla, dar acercamiento e incluso imprimirla con solo dar un clic derecho sobre ella. Seguimiento al programa de visin celular G12 Aunque esta caracterstica no ser usada por todas las iglesias, aun as un gran nmero de iglesias sobre todo en Latinoamrica han adaptado el modelo celular conocido como G12 y debido a la solicitud de varios de los clientes, se han agregado algunos campos ms para dar seguimiento a ciertos pasos que tienen que ir dando todos los miembros y visitantes en las iglesias que implementan este modelo. Esta parte incluye tambin los respectivos reportes que muestran el seguimiento de cada persona a los pasos de la visin. Mantenimiento a la base de datos Esta opcin le permite dar mantenimiento preventivo a las tablas de datos del sistema, reparar tablas que muestran comportamientos extraos, e incluso recuperar tablas que por alguna razn se han daado, y que el sistema no puede acceder. Con una interfaz muy sencilla el usuario puede recuperar tablas daadas con solo unos cuantos clics. Ayuda en lnea incluida Ahora con slo presionar F1 en cualquier momento, le aparecer la ayuda del sistema explicando la funcin que la que en ese momento se encuentre trabajando. La ayuda incluye un contenido de los temas, y puede hacer bsqueda en ella por palabras o temas.
13
CONOCIENDO IGLESIA HOY

Familiarizndose con ventanas, mens y controles.
Una vez ejecutada la instalacin, localice el icono de Iglesia HOY 4 en su escritorio de Windows. Ejecute el sistema haciendo doble clic sobre el icono, le aparecer la primer ventana para ingresar al sistema Iglesia HOY. Introduzca Usuario: supervisor Clave: supervisor (la misma palabra tanto en Usuario como en Clave, no importan maysculas o minsculas). Se abrir una ventana pequea en el centro la cual solicita que seleccione una Iglesia con la cual desea trabajar. Elija la primera de la lista, 1a Iglesia, y presione el botn Aceptar.
A continuacin se abre el sistema Iglesia HOY, y la primer ventana que encuentra es la que se muestra en la siguiente figura y le llamaremos Ventana Principal
14
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias En la ventana principal podemos observar en la parte superior una serie de opciones, que le llamaremos el Men Principal. Debajo del men principal se encuentra una barra de Iconos con acceso a las funciones mas frecuentemente utilizadas. En el men principal se encuentran los encabezados de los grupos principales de funciones, tales como Membresa, Tesoreras, Escuela Bblica, Clulas, y Documentos. A estos grupos de funciones les llamaremos Mdulos. As el sistema Iglesia HOY cuenta con los siguientes mdulos: Mdulo de Membresa Mdulos de Tesoreras Mdulo de Escuela Bblica Mdulo de Clulas Mdulo de Documentos El Mdulo de Membresa, tal como lo dice su nombre, tiene las funciones necesarias para guardar la informacin particular de cada miembro, as como la informacin eclesistica. Una efectiva administracin de la informacin de la membresa traer como resultado un funcionamiento eficiente de los dems mdulos. Por lo tanto se recomienda tomar el tiempo necesario para actualizar la informacin completa de cada miembro, tanto de los datos particulares como los eclesisticos, los cuales sern la base para el funcionamiento de los mdulos de Escuela Bblica y Clulas como lo veremos ms delante.
El Mdulo de Tesoreras cuenta con las funciones para registrar las entradas de dinero que provienen de los miembros y que se recaban en tesoreras de la iglesia. Las ofrendas, diezmos, cuotas y todas aquellas fuentes de ingresos de los grupos de la iglesia, afectarn mediante un movimiento de entrada a su tesorera correspondiente. Los gastos como pagos de luz, agua, renta, mantenimiento, etc afectarn la tesorera mediante un movimiento de salida. Se pueden crear diferentes tesoreras y llevar los movimientos de cada una por separado, asi mismo el sistema siempre va actualizando el saldo de cada una.
15
El Mdulo de Escuela Bblica lleva el control de asistencia de cada uno de los miembros, a su clase correspondiente en la escuela bblica de la iglesia. Permite llevar el control individual de aspectos de cumplimiento que se le requieren para su crecimiento como alumno cristiano, tal como el traer Biblia, cuaderno de estudio, ofrenda, y permite registrar parmetros tales como la puntualidad, cantidad de lectura bblica en la semana, oracin, ayuno y visitantes trados a la escuela. Cuenta con reportes completos de los controles por clase, as como Informe General completo.
El Mdulo de Clulas cuenta con funciones similares a las de Escuela Bblica, pero su objetivo es llevar el control de asistencia y cumplimiento a los grupos de reunin pequeos o Clulas (Ms adelante veremos que usted puede personalizar el trmino con el que se refiere a los grupos, y otras palabras ms que tambin pueden ser cambiadas para que usted se encuentre con trminos ms familiares a los que utilizan en su iglesia)
El Mdulo de Documentos pretende llevar un registro de los documentos oficiales que se expiden debido a los sacramentos tales como Bautizmo y Matrimonio, as como a las Actas y Cartas oficiales de recomendacin, traslado, defuncin, etc.
16
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias En la ventana principal adems podemos encontrar una seccin de Reportes. En ella tenemos acceso a una gran variedad de reportes de cada uno de lo mdulos del sistema, tanto de membresa, escuela, etc. Cabe mencionar que el sistema cuenta con el Mdulo Editor de Reportes, en el cual se pueden personalizar los reportes incluidos en el sistema, y adems se pueden crear nuevos reportes segn sus necesidades particulares.
El men de Herramientas nos proporciona las funciones necesarias para administrar los usuarios del sistema. Cuenta tambin con la utilera de Registro del Producto que ya hemos utilizado y una funcin ms que proporciona es la de Inicializar la informacin del sistema. Esta ultima opcin es bastante til pero igual puede resultar peligrosa. Bsicamente lo que hace es borrar toda la informacin del sistema para comenzar a utilizarlo. Mencionamos que es peligrosa puesto que si se utiliza sin realmente estar seguro de lo que se est haciendo puede causar que se pierda toda la informacin de su iglesia sin posibilidad de recuperarla. Es por eso que tambin recomendamos ampliamente que constantemente se guarden respaldos de seguridad de los datos del sistema.
17
Opciones de configuracin del sistema

Un grupo de funciones del men principal que nos saltamos fue el de Opciones, pero lo hemos hecho con el propsito de ampliar la explicacin de las opciones.
La primera opcin del men es Configurar Impresin. Aqu se especifica cual impresora ser utilizada para enviar a impresin los reportes con los que cuenta el sistema, en caso de que se tengan varias impresoras instaladas en el sistema operativo Windows. Recuerde que aunque usted tenga cierta impresora conectada a equipo, es posible que en Windows se tengan instaladas varias impresoras. En este caso esta ventana le permite seleccionar una de las impresoras que previamente se encuentren instaladas en el sistema operativo, y que es de suponer que debe coincidir con la impresora que fsicamente se encuentra conectada al equipo. Si est imprimiendo en un ambiente de red, esta opcin le permite elegir entre una de las impresoras que se encuentren conectadas a los equipos de red. La siguiente opcin del men es para llenar los Datos de la iglesia. Esta informacin servir para llenar los encabezados de la mayora de los reportes. Se recomienda que se tome el tiempo para llenar los datos de la iglesia antes de comenzar con la operacin del sistema. La ltima opcin que veremos, pero que consideramos sumamente importante es la de Opciones de Configuracin. Bsicamente se refiere a configurar la terminologa empleada, para poder trabajar posteriormente con palabras ms familiares a las que el sistema trae inicialmente en las ventanas, mens y reportes. Adems permite elegir si deseamos exportar reportes a diferentes formatos o solo enviar a impresora. La primer opcin a configurar es precisamente la de permitir exportar reportes. Elija SI, si desea que al generar un reporte, el sistema pregunte a que formato desea exportar el reporte, ya sea a PDF, TXT, DOC, HTML o impresora. Si no desea tener activa la funcin de exportar reportes y solo desea enviar a impresora, elija NO. Los trminos que se pueden configurar son los siguientes: Nombre de la moneda. Especifique la moneda de su pas
18
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Smbolo de la moneda. Escriba el smbolo que se antepone en las cantidades monetarias. Ttulo pastoral. Ejemplos: Reverendo, Presbtero, Obispo, Apstol, Pastor, Siervo, etc. Nombre de la Escuela Bblica. Ejemplos: Escuela dominical, Escuela formativa, Escuela de discipulado, etc. Trmino para referirse a las Grupos Celulares. Ejemplos de otros trminos son: Clulas, grupos familiares, reuniones de barrio, grupos pequeos, etc. Trmino para referirse a Grupos Sociales. Se refiere al trmino dado a los grupos principales de su iglesia segn edad, etapa y estado civil. Ejemplos: Fraternidad, Sociedad, Red, Grupo, Frente, etc. As podra referirse a la Sociedad de Jvenes, o a la Red de adolescentes, o al Grupo de Varones, o a la Fraternidad Dorcas, por poner ejemplos. (Los diferentes grupos sociales que mencionamos como ejemplos; adolescentes, jvenes, seores, etc, tambin se configuran, como lo explicaremos en la siguiente seccin) Trmino para referirse a las Tesoreras. Ejemplos de otros trminos son: Fondo, Tesoro, Cuenta etc. Trmino para referirse a las Documentos oficiales. Se refiere al trmino dado a los documentos que se imprimen para ciertos sacramentos como Bautismos, Matrimonios u otros fines como cartas de recomendacin o cartas de traslado a otra iglesia. Ejemplos de otros trminos son: Actas, Cartas, Boletas, etc. Trmino para referirse a Ministerios. Ejemplos de otros trminos son: Comit, Departamento, Coordinacin, Secretara, etc.
Estos ltimos seis trminos configurables; Escuela Bblica, Clulas, Grupos Sociales, Tesoreras, Documentos y Ministerios, son los que toman mayor efecto, ya que una vez que usted los modifica, se cambiarn los mens,
19
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias ventanas y reportes, para emplear las palabras que usted configure para referirse a ellos. (Es necesario salir del sistema para que los cambios tomen efecto y entrar de nuevo) Tipo de Control de Asistencia a Escuela. Esto afecta la manera en como se presentar la ventana de Registro de Asistencia a Clase de Escuela. Se refiere a si se desea llevar un Control Personalizado de los asistentes a Escuela (Especificar cada miembro que asisti a clase) o llevar un Control Resumido a Totales (Capturar slo los totales de cada clase). Tipo de Control de Asistencia a Grupos Celulares. Esto afecta la manera en como se presentar la ventana de Registro de Asistencia a un grupo o clula. Se refiere a si se desea llevar un Control Personalizado de los asistentes (Especificar cada persona que asisti a la reunin) o llevar un Control Resumido a Totales (Capturar slo los totales de cada Grupo). La parte de configuracin de la derecha, corresponde a la informacin de su servidor de correos, para poder utilizar el mdulo de envo de correos electrnicos. Es importante notar que para poder enviar correos utilizando el sistema Iglesia HOY necesita: 1. Contar con un dominio para su iglesia, (como www.suiglesia.org, etc) y una cuenta de correo en este dominio para utilizar como direccin de envo. 2. Tamben es importante que note que el sistema Iglesia HOY funciona por si solo como un cliente de correo, es decir, los correos no los enviar haciendo uso de otro software cliente de correo externo como Outlook, Dominio, Notes, Outlook Express, etc sino el propio sistema hace el envo de los mensajes. 3. Si usted no cuenta con un dominio propio, es decir si utiliza correos electrnicos gratuitos (de msn, yahoo, gmail, etc) entonces va a ser muy difcil que pueda utilizar el envo de correos. Si usted ya cuenta con un dominio para su iglesia, entonces esta informacin que necesita capturar, ser la misma que ya la est utilizando en su programa de cliente de correo, donde habitualmente recibe y enva correos, aunque repetimos: el sistema Iglesia HOY no depende de algn otro cliente de correo para hacer el envo. Si usted no cuenta con un dominio propio, es decir si utiliza correos electrnicos gratuitos (de msn, yahoo, gmail, etc) entonces va a ser muy difcil que pueda utilizar el envo de correos.
Nombres de los Grupos Sociales

El sistema cuenta con 7 Grupos ya predefinidos para asignar un grupo social a cada miembro, nio o visitante. Se recomienda estrictamente no modificar la numeracin de ellos ya que podra alterar el funcionamiento del sistema, pero si usted desea puede modificar la informacin de la columna NOMBRE para ajustar la terminologa propia de su iglesia, en CARACTERSTICAS se da una
20
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias descripcin del grupo predefinido para que usted le pueda asignar un nombre predeterminado.
Acerca de la caracterstica Multi-Iglesias

El sistema Iglesia HOY cuenta con una caracterstica que lo hace muy interesante: es multi-iglesias. Esto significa que en un solo sistema se puede llevar el control completo de varias Iglesias sin que los datos de cada una se revuelvan con los de las dems. Esta caracterstica resulta particularmente til para Administradores de iglesias, o aquellos Pastores que supervisen varias Iglesias, as como para las oficinas generales de cierta Institucin o denominacin que decidan utilizar el sistema para llevar el control de las iglesias que estn bajo su organizacin. Para hacer uso de esta funcionalidad solo basta con elegir en la primer ventana que se presenta en el sistema, una iglesia con la cual trabajar. El sistema viene precargado con tres carpetas de trabajo para tres iglesias diferentes. Las Iglesias tienen los nombres predeterminados 1 Iglesia, 2 Iglesia y 3 Iglesia. Usted puede cambiar los nombres en el men principal Opciones y en la seccin Datos de la Iglesia. Ah ver la Tabla de Iglesias, elija una de ellas y presione el botn Modificar. Asimismo en la carpeta de trabajo del sistema, dentro de la carpeta DATOS, tiene que existir una carpeta mas para cada una de las Iglesias que piense manejar en el sistema. Los nombres de las carpetas tienen que llevar el nombre consecutivo: Iglesia1, Iglesia2, Iglesia3, etc donde el ltimo dgito es igual a el ID de la iglesia en la Tabla de Iglesias. Estos nombres los puede administrar directamente desde el Explorador de Windows, o consulte el manual del Sistema Operativo que usted utilice.
21
Usuarios y seguridad
Seguridad, para qu?
Si en su iglesia nicamente una persona va a utilizar el sistema, slo hay una computadora, y slo esa persona tiene acceso a entrar a la oficina y utilizarla, entonces no tendr por que preocuparse en cuanto a seguridad y usuarios. Pero lo ms probable es que esto no ser as. Generalmente habr una persona encargada para cada una de las diferentes reas de administracin de la iglesia, y suponiendo que no todos utilizarn el sistema, aun as usted estar interesado en asignar cierta proteccin a la informacin del sistema, ya que la mayora de las veces su equipo se utilizar para diferentes tareas, ajenas al sistema Iglesia HOY, y las personas que utilicen el equipo no deben tener acceso a este sistema, ya que se corre el riezgo de que si alguien que no sabe lo que hace, puede modificar informacin, borrarla o daar los archivos.
Y los usuarios?
Los diferentes niveles de usuarios, del sistema Iglesia HOY, adems de proveer la proteccin de la que hablamos, ya que no cualquier persona tendr acceso si no conoce las claves necesarias, tambin proporcionan la flexibilidad de asignar privilegios y restricciones a ciertas reas o Mdulos que nos interesa proteger, as cada usuario podr manipular la informacin que le concierne sin afectar el trabajo que otros han hecho.
Niveles de usuarios y seguridad existentes Inicialmente el sistema Iglesia HOY viene con 5 niveles de seguridad: 1. Supervisor Acceso a todos los mdulos 2. Administracin Acesso a todos los mdulos excepto modificar usuarios 3. Escuela Bblica Acesso al mdulo de Escuela, Membresa y a sus reportes respectivos 4. Clulas Acesso al mdulo de Clulas, Membresa y a sus reportes
22
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias 5. Tesoreros Acceso al mdulo de tesoreras y sus reportes correspondientes. De igual manera, el sistema viene inicialmente con un usuario creado de cada uno de los niveles, los nombres de usuario para accesar, son los siguientes: SUPERVISOR -> Nivel o Grupo de usuarios: Supervisor ADMINISTRA -> Nivel o Grupo de usuarios: Administracin ESCUELA -> Nivel o Grupo de usuarios: Escuela Bblica CELULAS -> Nivel o Grupo de usuarios: Clulas TESORERO -> Nivel o Grupo de usuarios: Tesoreros La contrasea de cada usuario, inicialmente es igual a su nombre de usuario, se recomienda que en cuanto sea posible se cambien las claves para un mejor control. As, para utilizar inicialmente el mdulo de escuela, se puede utilizar el usuario: ESCUELA, con clave: ESCUELA Para modificar la contrasea de un usuario, necesita encontrarse en ese momento firmado con el usuario que desea modificar, y vaya el men Herramientas a la opcin Cambiar Contrasea, o puede abrir la ventana presionando la tecla F7 directamente.
Escriba primeramente su clave o contrasea con la que cuenta actualmente, y posteriormente ingrese la nueva contrasea deseada. Debe escribirla dos veces para asegurar que la ha ingresado correctamente debido a que slo se muestran asteriscos para evitar que otra persona lea su contrasea. Para cambiar de usuario, vaya al men Herramientas a la opcin Cambiar usuario, o presione la tecla F6 directamente para abrir la ventana.
Escriba el nombre de usuario y la contrasea con el cual desea utilizar el sistema
23
Informacin inicial
Inicializando los datos
Al instalar el sistema Iglesia Hoy, tambin se instalan algunos archivos con datos de muestra, para que sin la necesidad de que usted capture informacin, pueda evaluar el funcionamiento del programa. Una vez que usted decida comenzar a utilizar el sistema con la informacin de su propia iglesia, necesita borrar todos los datos de muestra que se han instalado. Para facilitarle esta tarea el sistema cuenta con una herramienta para inicializar la informacin. Vaya al men Herramientas y a la opcin Inicializar informacin. El sistema le advertir que la informacin que se encuentra en los archivos va a ser borrada y no se podr recuperar despus, as es que usted necesita estar seguro de que realmente desea inicializar la informacin. Presione el botn Cancelar si desea abandonar la ventana sin realizar esta operacin, o el botn Proceder para que se realice la inicializacin de los datos.
Tablas primarias
Algunos de los datos que se especifican para cada miembro, deben de elegirse de los que existen previamente en algunas Tablas. Estas tablas son las de Familias, Clases de escuela, Clulas, Grupos sociales y Ministerios.
Familia
Clase de Escuela Bblica

Datos del miembro Datos generales . Datos eclesisticos .
Grupo Celular o Familiar Grupo Social
Ministerio
Esto nos lleva a que antes de llenar el archivo de miembros, es necesario que primero se llenen las tablas de Familias, Clases de escuela bblica, Clulas, Grupos sociales y Ministerios. De otra manera no podr avanzar, ya que los datos anteriores son requeridos para que el sistema le acepte la informacin de un miembro. Una manera de avanzar en el llenado de su archivo de miembros sin detenerse demasiando en llenar las tablas principales, es que por lo menos agregue un
24
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias elemento a cada tabla, y al ingresar los miembros, les asigne ese elemento nico de cada tabla. Sin embargo esto no es lo ms recomendable, y en caso de que as decida hacerlo, se recomienda que en cuanto le sea posible, termine de llenar las tablas y proceda a asignar el dato correcto para cada miembro, de otra manera como ya dijimos anteriormente, no podr utilizar eficazmente las dems herramientas del sistema.
El primer paso: Ingresar las Familias de la iglesia

El primer paso para poder comenzar a agregar miembros al archivo, es tener registradas las familias de la iglesia. Esto ahorra tiempo ms adelante al capturar a los miembros, ya que al especificar la familia de cada miembro, gran parte de la informacin ya no la tiene que volver a capturar, tal como domicilio, telfono, apellidos, lugar de nacimiento y algunos datos ms (aunque usted los podr modificar si es necesario).
Para agregar familias al archivo:

Vaya al men Membresa y despus a la opcin Archivo Familias. El sistema mostrar el listado general de las familias de la iglesia. Si aun no ha capturado ninguna, slo ver un registro que dice Familia no especificada y tiene asignado el nmero uno, no modifique este registro ya que est reservado para uso del sistema. Presione el botn Agregar y aparecer la ventana para capturar los datos de la nueva familia: ID de Familia: Es un nmero que se asigna automticamente, usted no necesita capturarlo Nombre de Familia: Escriba aqu los apellidos de la familia (as se identificar a la familia) y estos apellidos se llenarn automticamente ms adelante cuando agregue miembros a la familia. (aunque usted lo podr modificar si es necesario) Direccin: Direccin o domicilio donde vive la familia. Ciudad: Ciudad donde viven. Telfono: Telfono de la familia Originarios de: Aqu puede especificar si esta familia son originarios de otra ciudad, y este dato se sugerir como Lugar de nacimiento al agregar miembros a la familia. (aunque usted lo podr modificar si es necesario) Al terminar de llenar los datos, presione el botn Guardar. El sistema le mostrar en la lista de familias, el nuevo registro que usted acaba de capturar. Puede seguir dando de alta las dems familias, solo presione el botn Agregar despus de haber terminado los pasos anteriores. Despus de haber dado de alta todas las familias puede proceder a agregar los miembros. NOTA: Es posible agregar miembros aun sin tener familias, solo deje el campo Familia sin modificar (por default se asignar la familia nm 1: Familia sin especificar), aun as, esto no es recomendado para una ptima utilizacin de este sistema.
25
Membresa
El mdulo de membresa es la columna vertebral del sistema. En torno a este gira toda la dems funcionalidad del sistema. Por lo tanto una adecuada atencin a la informacin de su membresa le permitir llevar un control bastante completo de su escuela, grupos, documentos, etc.
Cmo agregar miembros adultos

Vaya al men Membresa a la opcin Archivo general de Miembros. El sistema mostrar el listado general de membresa, o presione directamente el icono de membresa de la ventana principal
Icono Membresa Si aun no ha agregado ningn miembro el listado aparecer vaco. Presione el botn Agregar y se mostrar la ventana para dar de alta los datos de un miembro. La forma para llenar los datos del miembro se compone de dos secciones que se pueden seleccionar mediante una pestaa en la parte inferior, estas dos secciones son las de Informacin general y la de Informacin eclesistica. Primeramente se llenan los datos de la informacin general. El primer paso es elegir la Familia. Puede utilizar el botn de bsqueda que se encuentra justo al lado del campo, y de la lista de familias que se muestran, de un clic sobre la familia correspondiente y presione el botn Elegir. Si realiz la operacin correctamente podr ver que los datos como Apellidos, Direccin y algunos ms se han llenado automticamente del archivo de la familia. Puede agregar la fotografa de la persona, el sistema acepta los archivo de imagen ms comunes (jpg, gif, bmp). El tamao o la resolucin no importan ya que la imagen se ajustar al recuadro, pero esto puede causar que la imagen se distorsione. Para evitar esto, se recomienda definitivamente que el tamao de la imagen sea en lo alto igual a 1.3 veces lo ancho. Ejemplos de tamaos seran 100x130 (100 de ancho por 130 de alto), 200x260, 300x390, etc. Se recomienda llenar el dato de Fecha de nacimiento para poder generar un reporte con las fechas de cumpleaos de los miembros o para los reportes de Grupos Sociales o Directorio de miembros. En la seccin de Informacin eclesistica, es recomendable llenar la mayor cantidad de informacin posible, ya que de esto depender que los reportes se generen con toda la informacin esperada, as como otras funciones que dependen de los datos aqu especificados, tales como la clase de escuela bblica a la que pertenece, el ministerio al cual se inclina, y el grupo familiar (o clula) que le corresponde.
26
El campo Grupo Social se refiere al grupo principal al cual pertenece este miembro, como lo son: Jvenes, Damas o seoras, Varones o seores, Adolescentes (juniors o intermedios), etc. Al terminar de llenar los datos presione el botn Guardar.
Cmo agregar nios

El proceso para dar de alta a un nio es muy similar al de agregar un miembro, solo se diferencian en algunos de los datos que se van llenar. Vaya al men Membresa y a la opcin Nios y adolescentes, o presione directamente el icono de Nios y adolescentes de la ventana principal
El icono de Nios y adolescentes Presione el botn Agregar y comience a llenar los datos en la forma que le aparecer. Es recomendable que llene el campo Familia por las mismas razones mencionadas anteriormente, as como otros campos tales como Clase de escuela y grupo familiar. El campo Fecha de nacimiento es altamente necesario en los nios puesto que normalmente esto determina su clase de escuela bblica a la que pertenecer. Adems es comn que se celebren los cumpleaos a los nios, y se necesita tener su fecha de nacimiento para poder obtener un reporte completo de los cumpleaeros.
27
Tal vez habr notado que tambin en la forma de alta de miembros existe la posibilidad de agregar adolescentes. La principal diferencia entre los adolescentes que se registran all es que aqullos son bautizados. En la mayora de las iglesias, el bautismo es el que les da el status de miembros oficiales de la iglesia, ya que hay un gran nmero de adolescentes que asisten a la iglesia slo como visitantes. Pero si su iglesia considera a los adolescentes que son hijos de miembros de igual manera como miembros aunque no sean bautizados, se recomienda que los agregue junto con la dems membresa tal como se explic en la seccin anterior.
Reportes de Membresa
Usted puede hacer uso de algunos reportes de tesoreras que ya vienen incluidos en el sistema. Vaya al Men Reportes, y a la opcin Membresa. Aqu puede elegir imprimir cualquiera de los siguientes reportes: Listado total de membresa por ID, Listas de Grupos Sociales, Datos personales por grupo social, y Listado personal. Adems el mdulo Editor de Reportes, permite hacer versiones modificadas de los reportes, o crear nuevos reportes con diferentes funcionalidades.
28
Escuela Bblica
Nota importante: A partir de la versin 4.10 ahora es posible opcionalmente llenar los controles de asistencia resumido solo a totales, sin necesidad de detallar a los miembros que asistieron. A continuacin se explicar el modo Detallado, el que siempre haba existido en Iglesia HOY desde sus inicios. Este modo Detallado es que se recomienda ampliamente llevar para efectos de sacar todo el provecho a los reportes y estadsticas que se pueden obtener, qu personas han asistido y han cumplido, etc. Solo se recomienda utilizar el modo Resumido en caso de que definitivamente le sea imposible utilizar el mtodo Detallado debido al gran tamao de sus clases o a que no han capturado aun los datos de todos los miembros al archivo general de membresa. Este mdulo permite llevar el control y registro de asistencia de cada miembro a su clase correspondiente en la escuela bblica de la Iglesia. Cada alumno necesita haberse registrado previamente en el mdulo de membresa, ya sea en los miembros oficiales, en los visitantes o en los nios. Al agregar un alumno nuevo desde el mdulo de membresa es importante no pasar por alto el asignar una clase de escuela, de otra manera no ser visible a los registros de asistencia de la escuela.
Controles de asistencia e Informes generales

La siguiente grfica muestra el proceso que se requiere para llegar a obtener un informe total o general de la asistencia de un da escolar.
Miembro 1 Juan Perez Tel: 12345 Fecha Nac: 4 Feb 90 Miembro 2 Paul Sans Control de asistencia 01 Enero 2003 Clase I Alumno Ofrenda Juan P. 4.00 2.00 Paul 3.50 Elena 3.00 Cristy Control de asistencia 01 Enero 2003 Clase II . . .
Informe general 01 Ene 2003 Clase Asistencia Ofrenda
Clase I C lase II Clase n
4 6
12.50 10.00
Miembro n
Control de asistencia 01 Enero 200 3 Clase n
29
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Como se puede ver, la asistencia y cumplimiento de cada alumno en una clase se lleva mediante un Control de asistencia. El reporte que engloba todos los controles de asistencia de un da forma un Informe general. La manera de crear estos controles e informes es ms fcil de lo que se imagina, ya que una vez que se introducen los datos de cumplimiento de cada alumno, se puede decir que todo lo dems se hace automticamente.
Las clases
Para agregar una Clase, vaya al Men principal Escuela Bblica y a la opcin Clases de la Escuela Bblica. Le aparecer el listado de las clases en blanco. Presione el botn Agregar, y aparecer una forma para llenar los datos de la nueva clase. Los datos Nombre de la Clase y el Tipo de Clase son indispensables. Los nombres de los Maestros se recomiendan para tenerlos de referencia. Cuando termine de llenar la forma presione el botn Ok o Guardar. Puede agregar mas clases presionando el botn Agregar del listado de clases.
Cmo llevar el control de asistencia de las clases

Este proceso se realiza para cada una de las clases, cada semana. Si su escuela bblica es los das domingo, entonces para cada una de las clases tendr que ingresar el control de asistencia cada domingo. Note que le proceso de recoger los datos personales de los alumnos (si trae biblia, ofrenda, cuaderno o libro, etc) seguir siendo una tarea que alguna persona tendr que realizar manualmente y hacer llegar esos datos a la oficina para ingresarlos en el sistema. Vaya al men principal Escuela Bblica y la opcin Asistencia a clases de Escuela Bblica. Encontrar un listado de todos los controles de asistencia de las clases. Presione el botn Agregar y se le mostrar una nueva ventana para agregar un control de asistencia. Encabezado del Control Usted slo necesita llenar la siguiente informacin del encabezado del control: Clase: Es necesario que seleccione la clase primeramente, para eso puede escribir el nmero de la clase o utilizar el boton de bsqueda (...). Si no elige la clase primero, no se mostrar la lista de alumnos al momento de agregar el detalle de asistencia. Fecha: Es indispensable que especifique la fecha a la cual pertenece el registro que est capturando. Escribir una fecha equivocada le causar que el informe general le aparezca tambin errneo.
30
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Detalle del Control Si usted seleccion debidamente la clase, presione entonces el botn Agregary le aparecer una ventana para llenar los datos individuales. Para eso elija primero uno de los alumnos de la lista que le aparece del lado derecho con un clic sobre el nombre, y a continuacin presione el botn << para que el ID correspondiente al alumno sea asignado al detalle del control. Usted observar que al presionar el botn << el nombre del alumno se mostrar del lado izquierdo. Llene la dems informacin, captulos ledos, ofrenda, etc... No requiere llenar todos los datos que se piden, pero tenga en cuenta que cuanta ms informacin proporcione, el sistema podr elaborar reportes ms completos para estadstica y evaluacin de su escuela bblica.
Al terminar de llenar los datos, presione el botn Guardar. Observe que los datos del alumno fueron agregados a la lista del detalle del control. Puede entonces seguir agregando los datos de ms alumnos, presionando el botn Agregar para llenar los datos de un alumno ms. Si observa, ver que los dems datos del Encabezado del control se van llenado automticamente; Asistencia, visitantes, biblias, ofrenda, , etc. Cada que agrega los datos de un alumno ms. Cuando termine de agregar los datos de cada uno de los alumnos de esa clase, verifique que todo est bien y entonces presione el botn Guardar de la ventana del Control. Ver entonces que se ha agregado un control de asistencia ms al listado general de todos los controles de asistencia del ao.
31
Cmo generar el informe de asistencia general de un da escolar

Una vez que haya capturado los controles de asistencia de todas las clases del mismo da, puede generar el informe general. Este paso es bastante sencillo. Vaya el men Escuela bblicay a la opcin Informes de Generales de Escuela Bblica. Le aparecer un listado de todos los informes de asistencia. Para generar el nuevo informe simplemente presione el botn Agregar. Le aparecer la ventana del informe. Si la fecha del informe que desea general es del da de hoy, observe que automticamente se ha hecho todo con el hecho de abrir esta ventana, simplemente presione el botn Guardar(OK) y se guardar el nuevo informe que se ha generado. Por el contrario, si la fecha del informe que desea generar no es del da de hoy, solamente escriba la fecha deseada en el campo destinado a ello, y presione la tecla TAB en su teclado, o haga un clic sobre otro campo en la ventana y observe que automticamente se genera el informe con todos los controles de asistencia de esa misma fecha. Presione Guardar(OK) y el nuevo informe que acaba de generar quedar guardado.
Si usted ha llenado previamente los controles de asistencia de cada clase y aun as cuando llena el campo Fecha no sucede nada (la informacin no se llena automticamente) entonces hay alguna fecha que no est coincidiendo
32
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias correctamente. Vaya a revisar de nuevo las fechas que le asign a los controles de asistencia y verifique que todos tienen la misma fecha del informe que quiere generar. Una vez que ha generado el informe total de las clases, puede imprimir el reporte correspondiente. Para eso lea por favor la siguiente seccin.
Cmo imprimir el reporte del informe general de un da

Vaya al Men Principal. Localice el Men de opciones llamado Reportes. Haga un clic sobre el men y se abrirn las opciones de reportes. Navegue por las opciones hasta encontrar los Reportes de Escuela Bblica. Localice la opcin llamada Informes, ver que se abren mas opciones, elija uno de los reportes, por ejemplo Informe de la semana y haga un clic. El sistema le mostrar una ventana con la leyenda Especifique fecha para reporte. Escriba la fecha que desea para el informe de asistencia de todas las clases y presione el botn Continuar para imprimir el reporte. Si usted cuenta con varias impresoras configuradas en su sistema operativo, no olvide antes de imprimir un reporte, elegir debidamente su impresora dentro del men principal Opciones.
Otros Reportes de Escuela Bblica

Usted puede hacer uso de algunos reportes que ya vienen incluidos en el sistema. Vaya al Men Reportes, y a la opcin Reportes de Escuela Bblica. Adems del reporte de informe general que ya explicamos en la seccin anterior, se encuentran otros reportes de asistencia con opciones variadas, pruebe usted mismo cada uno para que descubra los diferentes resultados que obtiene de cada reporte
33
Clulas
Nota importante: A partir de la versin 4.10 ahora es posible opcionalmente llenar los controles de asistencia resumido solo a totales, sin necesidad de detallar a las personas que asistieron. A continuacin se explicar el modo Detallado, el que siempre haba existido en Iglesia HOY desde sus inicios. Este modo Detallado es que se recomienda ampliamente llevar para efectos de sacar todo el provecho a los reportes y estadsticas que se pueden obtener, qu personas han asistido y han cumplido, etc. Solo se recomienda utilizar el modo Resumido en caso de que definitivamente le sea imposible utilizar el mtodo Detallado debido a la gran cantidad de grupos de su Iglesia o a que no han capturado aun los datos de todos los miembros al archivo general de membresa. Este mdulo pretende llevar un registro y control, muy similar en sus funciones al mdulo de Escuela bblica, pero orientado a las reuniones de grupos pequeos o clulas de la iglesia. Cada persona con la que se pretenda trabajar, necesita haberse registrado previamente en el mdulo de membresa, ya sea como miembros oficial, como visitante o como nio. Al agregar una nueva persona desde el mdulo de membresa es importante no pasar por alto el asignarle un grupo familiar al cual le corresponde asistir, de otra manera no ser visible a los registros de asistencia y cumplimiento de los grupos.
Cmo agregar un grupo

Vaya al Men principal Clulas y a la opcin Lista de Clulas. Le aparecer el listado de los grupos; si no ha agregado ninguno la lista estar vaca. Presione el botn Agregar, y aparecer una forma para llenar los datos del nuevo grupo. El dato Nombre del Grupo es indispensable. Los dems datos se recomienda completarlos para que los reportes salgan mas completos. Cuando termine de llenar la forma presione el botn Ok o Guardar. Puede agregar mas grupos presionando el botn Agregar del listado de grupos
Los Controles de Asistencia a Clulas

La siguiente grfica muestra el proceso que se requiere para llegar a obtener un informe total o general de la asistencia de un da de reuniones.
34

Miembro 1 Carlos Sosa Tel: 12345 Fecha Nac: 4 Feb 90 Miembro 2 Karla Mesa Control de asistencia 01 Enero 2003 Grupo I Alumno Ofrenda Carlos S. 4.00 Karla M. 2.00 Elena 3.50 Cristy 3.00 Control de asistencia 01 Enero 2003 Grupo II . . .
Miembro n
Control de asistencia 01 Enero 2003 Grupo n
Informe general 01 Ene 2003 Grupo Asistencia Ofrenda Grupo I 4 12.50 Grupo II 6 10.00 Grupo n
Como se puede ver, la asistencia y cumplimiento de cada persona en un grupo se lleva mediante un Control de asistencia. El reporte que engloba todos los controles de asistencia de un da de reuniones forma un Informe general. La manera de crear estos controles e informes es ms fcil de lo que se imagina, ya que una vez que se introducen los datos de cumplimiento de cada alumno, se puede decir que todo lo dems se hace automticamente.
Cmo llevar el control de asistencia a Clulas

Este proceso se realiza para cada uno de los grupos, en cada reunin del grupo. Si la reunin de sus grupos es una vez a la semana, entonces para cada uno de los grupos tendr que ingresar el control de asistencia cada semana Note que le proceso de recoger los datos personales de los asistentes (si trae Biblia, ofrenda, etc.) seguir siendo una tarea que alguna persona tendr que realizar manualmente y hacer llegar esos datos a la oficina para ingresarlos en el sistema. Vaya al men principal Clulas y la opcin Asistencia a reuniones de Clulas. Encontrar un listado de todos los controles de asistencia de los grupos. Presione el botn Agregar y se le mostrar una nueva ventana para agregar un control de asistencia.
35
Encabezado del Control Usted slo necesita llenar la siguiente informacin del encabezado del control: Grupo : Es necesario que seleccione primeramente el grupo, para eso puede escribir el nmero del grupo o utilizar el botn de bsqueda (el que tiene un icono en forma de lupa). Fecha: Es indispensable que especifique la fecha a la cual pertenece el registro que est capturando. Escribir una fecha equivocada le causar que el informe general le aparezca tambin errneo. Detalle del Control Si usted seleccion debidamente el grupo, presione entonces el botn Agregary le aparecer una ventana para llenar los datos individuales. Para eso elija primero un tipo de asistente; Miembro, Nio o Visitante, despus utilice el botn de bsqueda que se encuentra al lado de cada uno de los tipo, para elegir a la persona deseada. Llene la dems informacin, ofrenda, visitas tradas, etc... No requiere llenar todos los datos que se piden, pero tenga en cuenta que cuanta ms informacin proporcione, el sistema podr elaborar reportes ms completos para estadstica y evaluacin de sus Clulas. Al terminar de llenar los datos, presione el botn Guardar. Observe que los datos del asistente fueron agregados a la lista del detalle del control. Puede entonces seguir agregando los datos de ms personas, presionando el botn Agregar para llenar los datos de un asistente ms. Si observa, ver que los dems datos del Encabezado del control se van llenado automticamente; Asistencia, visitantes, biblias, ofrenda, etc. cada que agrega los datos de un asistente ms. Cuando termine de agregar los datos de cada uno de los asistentes de ese grupo, verifique que todo est bien y entonces presione el botn Guardar de la ventana del Control. Ver entonces que se ha agregado un control de asistencia ms al listado general de todos los controles de asistencia del ao.
36
Cmo generar el informe de asistencia general de un da de reuniones

Una vez que haya capturado los controles de asistencia de todos los grupos del mismo da, puede generar el informe general. Este paso es bastante sencillo. Vaya el men Clulasy a la opcin Informes generales de Clulas. Le aparecer un listado de todos los informes de asistencia. Para generar el nuevo informe simplemente presione el botn Agregar. Le aparecer la ventana del informe. Si la fecha del informe que desea general es del da de hoy, observe que automticamente se ha hecho todo con el hecho de abrir esta ventana, simplemente presione el botn Guardar(OK) y se guardar el nuevo informe que se ha generado. Por el contrario, si la fecha del informe que desea generar no es del da de hoy, solamente escriba la fecha deseada en el campo destinado a ello, y presione la tecla TAB en su teclado, o haga un clic sobre otro campo en la ventana y observe que automticamente se genera el informe con todos los controles de asistencia de esa misma fecha. Presione Guardar(OK) y el nuevo informe que acaba de generar quedar guardado. Si usted ha llenado previamente los controles de asistencia de cada grupo y aun as cuando llena el campo Fecha no sucede nada (la informacin no se llena automticamente) entonces hay alguna fecha que no est coincidiendo correctamente. Vaya a revisar de nuevo las fechas que le asign a los controles de asistencia y verifique que todos tienen la misma fecha del informe que quiere generar.
Una vez que ha generado el informe total general de una fecha, puede imprimir el reporte correspondiente. Para eso lea por favor la siguiente seccin.
37
Cmo imprimir el reporte del informe general de un da de reuniones

Vaya al Men Principal. Localice el Men de opciones llamado Reportes. Haga un clic sobre el men y se abrirn las opciones de reportes. Navegue por las opciones hasta encontrar los Reportes de Clulas. Localice la opcin llamada Informe de asistencia de todos los grupos. Haga un clic sobre este reporte. El sistema le mostrar una ventana con la leyenda Especifique fecha para reporte. Escriba la fecha que desea para el informe de asistencia de todos los grupos y presione el botn Continuar para imprimir el reporte. Si usted cuenta con varias impresoras configuradas en su sistema operativo, no olvide antes de imprimir un reporte, elegir debidamente su impresora dentro del men principal Opciones.
Otros Reportes de Clulas

Usted puede hacer uso de otros reportes que ya vienen incluidos en el sistema. Vaya al Men Reportes, y a la opcin Reportes de Clulas. Encontrar diferentes reportes de grupos con opciones variadas, pruebe usted mismo cada uno para que descubra los diferentes resultados que obtiene de cada reporte
38
Tesoreras
El Mdulo de Tesoreras cuenta con las funciones para registrar las entradas y salidas de dinero que provienen de los miembros y que se recaban en tesoreras de la iglesia. Las ofrendas, diezmos, cuotas y todas aquellas fuentes de ingresos de los grupos de la iglesia, afectarn mediante un movimiento de entrada a su tesorera correspondiente. Los gastos como pagos de luz, agua, renta, mantenimiento, etc afectarn la tesorera mediante un movimiento de salida. Se pueden crear diferentes tesoreras y llevar los movimientos de cada una por separado, asi mismo el sistema siempre va actualizando el saldo de cada una.
Cmo agregar una tesorera

Vaya al Men principal Tesoreras y a la opcin Archivo Tesoreras. Le aparecer el listado de las tesoreras existentes, en caso de que no exista ninguna, la ventana mostrar un listado vaco. Presione el botn Agregar, y aparecer una ventana con una forma para llenar los datos de la tesorera nueva. Clave Tesoro: Es un nmero para la tesorera, el sistema genera un nmero consecutivo y puede dejarlo o si gusta puede cambiarlo por algn otro nmero que usted desee especificar. Nombre tesorera: El nombre descriptivo para la tesorera, por ejemplo: Tesorera de Escuela Dominical Saldo: El sistema actualizar este dato por si slo al ir generando movimientos, pero si desea puede asignar un saldo inicial, para que el sistema comience a actualizarlo a partir de ese momento. Destino de los fondos: Es slo un dato ms, para especificar el destino de los fondos. Observaciones: Algunos datos adicionales, comentarios u observaciones se pueden escribir aqu. Una vez que termine de llenar los datos, presione el botn Guardar En esta misma ventana se realizan los movimientos de ingresos y egresos de la Tesorera. En la siguiente seccin lo veremos.
Cmo realizar movimientos en una tesorera

Vaya al Men principal Tesoreras y a la opcin Archivo Tesoreras. Le aparecer el listado de las tesoreras existentes. Seleccione la tesorera sobre la cual desea trabajar y presione el botn Modificar. Le aparecer la ventana de la tesorera que eligi. En la parte superior se muestran los datos generales de la tesorera, mismos que usted especific al momento que cre dicha tesorera en el sistema, as como el saldo actualizado al momento, tomando en cuenta los movimientos ingresados y el saldo inicial si es hubo uno.
39
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias La siguiente seccin son los Movimientos. Aqu se muestra una lista con todas las entradas y salidas que se han realizado en esta tesorera. Se observan los tres botones para manejar los movimientos; Agregar, Modificar y Eliminar.
Si aun no ha realizado ningn movimientos el listado aparecer vaco. Presione el botn Agregar, se mostrar una ventana con una forma para llenar los datos del movimiento que va a generarse:
Tipo: Especifique si es de Entrada (ingreso) o de Salida (egreso o gasto) Forma de pago: Especifique si es efectivo, cheque, etc. Fecha: Fecha en que se origin el movimiento Tesorera: Aqu muestra la tesorera sobre la que se afectar Concepto: Especifique el concepto que origin el movimiento, ej: Pago de agua, ofrendas, etc. Documento: Puede especificar alguna referencia o nmero de documento, num. De cheque, etc. Monto: Este dato es imprescindible, es la cantidad de dinero que afectar la tesorera.
Presione Guardar cuando haya terminado de capturar el movimiento. Ver que el saldo se actualiza automticamente.
40
Si va a capturar una serie grande de movimientos que involucra a varias tesoreras, puede hacer el proceso de captura ms gil, para eso, siga este procedimiento: Vaya al Men principal Tesoreras y a la opcin Archivo Movimientos Tesoro. Le aparecer el listado de todos los movimientos, de todas las tesoreras. Presione el botn Agregar. Llene los datos tal como se explic en el prrafo anterior. Nota: en este caso tenga en cuenta que necesita especificar la Tesorera a la que desea afectar, ya que a diferencia de la ventana que explicbamos en el prrafo anterior, aqu el sistema no asigna ninguna tesorera automticamente. Presione el botn Guardar. Repita el procedimiento descrito en este prrafo para cada uno de los movimientos que desea generar.
Cmo realizar algunos movimientos automticos

Diezmos Vea la seccin Diezmos mas adelante para entender como generar los movimientos causados por diezmos a una tesorera. Ofrenda total de un da de la Escuela Bblica Una vez que haya generado el informe total de la semana, al estar trabajando con Escuela Bblica, ver que hay un botn que dice Agregar ofrenda a
41
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias tesorera. Presione el botn y aparecer una ventana para procesar el movimiento que le pedir los siguientes datos: Fecha del informe: Especifique la fecha del informe que desea considerar para que el sistema busque la ofrenda total de ese da y registre un movimiento en la tesorera de Escuela Bblica Tesorera: Especifique la tesorera que corresponde a Escuela Bblica y as el sistema sepa a cual tesorera debe agregar el movimiento. Concepto para el movimiento: El sistema sugiere un concepto, puede cambiarlo si desea Proceder: Presione este botn para llevar a cabo la operacin. Usted no ver alguna accin en especfico despus de haber realizado esta operacin hasta que vaya a revisar los movimientos y saldo de su tesorera de EB. Es recomendable hacer esta revisin para que usted se sienta seguro de que todo est hecho.
Reportes de Tesoreras
Usted puede hacer uso de algunos reportes de tesoreras que ya vienen incluidos en el sistema. Vaya al Men Reportes, y a la opcin Tesoreras. Aqu puede elegir entre imprimir los movimientos de las tesoreras, imprimir los movimientos de Diezmos, imprimir un listado de las tesoreras con su respectivo saldo. Adems el mdulo Editor de Reportes, permite hacer versiones modificadas de los reportes, o crear nuevos reportes con diferentes funcionalidades.
42
Diezmos
Cmo ingresar los diezmos de un da
Vaya al Men principal Tesoreras y a la opcin Archivo Diezmos. Le aparecer el listado de todos los diezmos de cada uno de los miembros. Presione el botn Agregar, aparecer una ventana de captura de diezmos que le pedir los siguientes datos:
ID Miembro: Especifique el miembro al cual corresponde el diezmo, puede utilizar el botn de bsqueda que se encuentra justo al lado para seleccionarlo de la lista de miembros. Cantidad: Especifique el monto del diezmo Fecha: Especifique la fecha correspondiente Al terminar, presione el botn Guardar. Observe que el diezmo se ha agregado al listado total.
Cmo agregar los diezmos del da a una tesorera

Una vez que haya terminado de capturar todos los diezmos del da, estando en la ventana del archivo de diezmos, ver que en la parte inferior hay un botn que dice Agregar a tesorera. Presione este botn, y aparecer una ventana para
43
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias generar un movimiento en una tesorera, con el monto total de los diezmos del da especificado. La ventana le pedir: Fecha de los diezmos: Especifique el da que corresponde a los diezmos que quiere agregar a la tesorera (se agregarn como un solo movimiento por el monto total) Tesorera: Especifique la tesorera a la que desea que se agregue el movimiento. Concepto para los movimientos: El sistema sugiere un concepto, puede modificarlo si desea. Proceder: Presione este botn para generar el movimiento. Usted no ver alguna accin en especfico despus de haber realizado esta operacin hasta que vaya a revisar los movimientos y saldo de la tesorera especificada. Es recomendable hacer esta revisin para que usted se sienta seguro de que todo est hecho.
Reportes de Diezmos
Usted puede hacer uso de algunos reportes de tesoreras que ya vienen incluidos en el sistema. Vaya al Men Reportes, y a la opcin Tesoreras. Aqu puede elegir entre imprimir los Diezmos por fecha, imprimir los comprobantes o recibos de Diezmos para los miembros, ya sea para todos o para alguno en especfico. Adems el mdulo Editor de Reportes, permite hacer versiones modificadas de los reportes, o crear nuevos reportes con diferentes funcionalidades.
44
Documentos oficiales (actas, cartas, boletas de sacramentos)

Cmo especificar los tipos de documentos
Vaya al Men principal Actas y Cartas y a la opcin Tipos de Actas y Cartas. Le aparecer un listado que ya viene predefinido; entre ellos: Matrimonio, Bautismo, Defuncin, Presentacin de nio, etc. Si desea agregar algn nuevo tipo presione el botn Agregar, y aparecer una forma para llenar los datos del nuevo tipo de documento. Escriba el nombre del nuevo tipo que desea agregar en el dato Tipo de Acta. Cuando termine presione el botn Ok o Guardar. Puede agregar mas tipos presionando el botn Agregar del listado
Cmo crear un nuevo documento

Vaya al Men principal Actas y Cartas y a la opcin Archivo de Actas y Cartas. Si no ha agregado ninguno la lista estar vaca. Presione el botn Agregar, y aparecer una forma para llenar los datos del nuevo documento o acta. Tipo de documento: es indispensable, puede utilizar el botn de bsqueda para especificar el tipo. Fecha: Especifique la fecha cuando se ha realizado este documento o la celebracin de su ceremonia correspondiente El miembro de la Iglesia es sobre el que se est redactando esta acta. Oficiada por: Quien ha oficiado la ceremonia correspondiente, se elige del listado de membresa Los dems datos se recomienda completarlos para que los reportes salgan ms completos. Cuando termine de llenar la forma presione el botn Ok o Guardar.
45
Cmo imprimir un documento creado

Estando en el listado de los documentos que se han creado, seleccione con el raton aquel que desea imprimir, y localice en la parte inferior de la ventana que estamos utilizando, el botn Imprimir Documento y haga un clic sobre l. El sistema mostrar una vista preliminar del reporte antes de imprimirse. Si desea hacer alguna modificacin puede salir de la vista preliminar con el botn X de lo contrario puede hacer un clic sobre el icono de la impresora que se localiza en la parte superior izquierda para enviar el documento a impresin. Tenga en cuenta que este reporte puede ser apropiadamente ajustado a algn formato que ya utilice actualmente su iglesia, desde el Editor de Reportes.
46
CORRESPONDENCIA, NOTICAS, BOLETINES Y CORREOS ELECTRNICOS

Este mdulo le permite crear boletines informativos, de noticias o mensajes, los cuales se elaboran pensando en un grupo de personas que sern los destinatarios. El boletn lo puede imprimir en una hoja por cada uno de los destinatarios y enviarlo a domicilio o entregarlos personalmente. Adems una de las herramientas ms poderosas que ofrece, es que tambin puede enviar el mensaje por correo electrnico a los destinatarios, en vez de imprimirlos. Para poder hacer uso del envo de correos electrnicos necesita haber previamente capturado en el sistema la siguiente informacin: 1. haber capturado en los datos personales de los miembros, su correo electrnico 2. haber llenado en las opciones de configuracin del sistema (Men Opciones->Configuracin), la informacin del servidor de correo, su usuario y clave de correo de el cual desea enviar los mensajes. Es importante notar que para poder enviar correos utilizando el sistema Iglesia HOY necesita: 4. Contar con un dominio para su iglesia, (como www.suiglesia.org, etc) y una cuenta de correo en este dominio para utilizar como direccin de envo. 5. Tamben es importante que note que el sistema Iglesia HOY funciona por si solo como un cliente de correo, es decir, los correos no los enviar haciendo uso de otro software cliente de correo externo como Outlook, Dominio, Notes, Outlook Express, etc sino el propio sistema hace el envo de los mensajes. 6. Si usted no cuenta con un dominio propio, es decir si utiliza correos electrnicos gratuitos (de msn, yahoo, gmail, etc) entonces va a ser muy difcil que pueda utilizar el envo de correos.
Como crear un nuevo boletn

En el Men Documentos, vaya a la opcin Boletines para enviar por correo o imprimir. Tambin puede hacer un clic directamente sobre el icono correspondiente en la barra de herramientas.
47
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Se abrir el listado de todos los mensajes o boletines creados. Inicialmente la lista estar vaca pero conforme cree boletines se irn agregando al listado. Para crear un nuevo boletn, presione el botn Agregar.
Llene la informacin de los campos Nombre del boletn y Titulo/Asunto segn lo requiera, y a continuacin llene en el campo Texto, el cuerpo del mensaje que desea enviar. Por ltimo no debe olvidar especificar a que destinatarios desea hacer llegar este boletn o mensaje, para esto observe que se muestra una seccin con multiples opciones para que elija el grupo de personas que recibir esta correspondencia
Puede elegir enviarlo a todas las personas en el archivo del sistema, aunque se recomienda mejor elegir uno de los filtros ms especficos, como por clase de escuela, por ministerio, por grupo social, o grupo celular. En cualquiera de estos ltimos casos debe elegir que grupo o clase especficamente desea.
Impresin de correspondencia
Una vez creado un boletn, lo guarda para verlo en el listado general de los boletines. Puede entonces imprimir el boletn que acaba de crear o cualquier otro boletn anteriormente creado, para esto presione el botn Imprimir boletines.
48
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias A continuacin se generar un reporte que contiene una hoja por cada persona destinataria. El reporte le presentar una vista preliminar antes de que decida enviarlo a imprimir. Si al estar en la vista preliminar se da cuenta de que se generaron mas hojas de las que desea, cancele la impresin y revise de nuevo en los datos del boletn, el filtro de personas a quien se dirigir la correspondencia y elija un grupo de destinatarios ms especfico. El diseo del reporte que se imprime mediante esta opcin est hecho pensando en poder doblar la hoja e introducirla en un sobre con ventana transparente, de modo que el destinatario y su direccin, se muestren en la ventana del sobre. En caso de que usted note que los datos no se muestran correctamente en el tamao de su sobre que est utilizando, puede ajustar la posicin de los campos utilizando el Editor de Reportes, en el archivo llamado Boletin.RPT
Envo de correos electrnicos

Una vez creado un boletn como se he explicado en la seccin anterior, lo guarda para verlo en el listado general de los boletines. Asegrese de estar conectado al Internet previamente, as como haber llenado la informacin de su servidor de correos en el men de Opciones->Configuracin del sistema Iglesia HOY. Puede entonces enviar como mensaje de correo electrnico el boletn que acaba de crear o cualquier otro boletn anteriormente creado, para esto presione el botn Enviar por Correo Electrnico. A continuacin se generar una lista de direcciones de los destinatarios, consistiendo en un rengln por cada persona destinataria. En esta lista, usted puede verificar que cada una de las personas cuenta con una direccin de correo electrnico y si lo desea la puede modificar, o eliminar ciertas personas de la lista, incluso agregar alguna persona ms.
Una vez que ya est completa su lista de direcciones, presione el botn Enviar Correos. A continuacin se mostrar una ventana con un proceso con el porcentaje de progreso del envo de sus mensajes. Si le aparece algn error en este proceso, revise de nuevo la configuracin de su servidor de correos.
49
GRFICAS ESTADSTICAS INTERACTIVAS

Ventana de grficas
Este mdulo es bastante interesante ya que muestra mediante grficas de barras y de pastel, informacin estadstica interesante referente a: Ingresos mensuales, anuales o por perodos Asistencia a la escuela bblica durante el ao o durante un perodo Asistencia a la escuela bblica por clases, en un da de clases. Composicin social de la membresa con porcentajes de nios, adolescentes, jvenes, adultos y visitantes. Las grficas son interactivas ya que se puede modificar el estilo de la grfica al momento de visualizarla, dar acercamiento e incluso imprimirla con solo dar un clic derecho sobre ella. Para acceder a la ventana de grficas, vaya al Men Reportes a la opcin Grficas estadsticas interactivas, o bien presione el botn correspondiente en la barra de herramientas.
Para cualquiera de los tipos de grficas que desee ver, las instrucciones son las mismas: Ingrese los datos requeridos por cada grfica, ao, fechas u otros valores
50
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Presione el botn GRAFICAR. Una vez que se dibuja la grfica, haga un clic derecho sobre la grfica misma para interactuar. Puede acercar y alejar, cambiar el tipo de grfica y enviarla a imprimir. Grficas de ingresos Puede imprimir la grfica de los ingresos anuales a una tesorera especfica o tambin graficar los ingresos de un perodo, agrupndolos por la fecha del movimiento. Especifique el ao o el perodo deseado asi como la tesorera que desea mostrar. Para poder genera estas grficas, tiene que haber movimientos capturados en alguna de sus tesoreras. Grficas de Asistencia a Escuela Bblica Puede imprimir la grfica de la asistencia durante un perodo, agrupada por das de clases, o tambin graficar la asistencia de un da de clases especfico, agrupndolos por clases. Para que se puede generar la grfica de asistencia de un da de clases especfico agrupada por clases, necesita especificar un da en el que previamente ya se hayan capturado controles de asistencia a la escuela.
Grficas de Membresa Esta parte le permite generar una grfica de la composicin social de su membresa. Para que esta grfica se muestre correctamente, necesita haber especificado el grupo Social de cada persona en su lista de membresa.
51
52
SEGUIMIENTO A LA VISION G12

Descripcin de su uso
Aunque esta caracterstica no ser usada por todas las iglesias, aun as un gran nmero de iglesias sobre todo en Latinoamrica han adaptado el modelo celular conocido como G12 y debido a la solicitud de varios de los clientes, se han agregado algunos campos ms para dar seguimiento a ciertos pasos que tienen que ir dando todos los miembros y visitantes en las iglesias que implementan este modelo. Esta parte incluye tambin los respectivos reportes que muestran el seguimiento de cada persona a los pasos de la visin. Para llenar los campos correspondientes a estos datos, vaya a la ventana de datos de cada miembro y elija la pestaa Seguimiento Visin G12. Ah ver una serie de campos que puede marcar segn cada miembro, tales como PreEncuentro, Encuentro, PostEncuentro, etc.
NOTA IMPORTANTE REFERENTE A LA ESCUELA Y LAS CLULAS

Dentro de los campos que se llenan en esta seccin est la Escuela de lderes y la integracin del miembro a una clula. Es importante aclarar que estos campos no estn relacionados con el mdulo de Escuela Bblica o el de Grupos Celulares que contiene el sistema Iglesia HOY. Es decir que slo se marcan como un dato para saber los pasos que ha tomado cada persona, ya que incluso estos pasos pudo haberlos completado en otra Iglesia antes de ser parte de esta). En el caso de que la persona se encuentre en la actualidad completando
53
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias los pasos de Escuela de lderes o integrndose a una clua, para poder ver informacin ms completa respecto a qu clula asiste y ver su cumplimiento de asistencia tanto a esta como a la escuela, necesita alimentar por separado todos los datos en el Mdulo de Grupos celulares, as como en la Escuela Bblica. Reportes de este mdulo Para imprimir informacin relativa al seguimiento de las personas a la visin, vaya al Men Reportes, al submen Seguimiento Visin G12, y elija cualquiera de los reportes disponibles en las opciones.
54
MANTENIMIENTO A LAS TABLAS

Descripcin y uso de este mdulo
Este Mdulo le permite dar mantenimiento preventivo a las tablas de datos del sistema, reparar tablas que muestren comportamientos extraos, e incluso recuperar tablas que por alguna razn se han daado, y que el sistema no puede acceder. Con una interfaz muy sencilla el usuario puede recuperar tablas daadas con solo unos cuantos clics. En todos los casos le recomendamos ampliamente hacer un respaldo de sus datos antes de proceder a utilizar este mdulo. Para entrar a la ventana de mantenimiento, vaya al Men Herramientas, a la opcin Mantenimiento avanzado a Tablas Elija la o las tablas a las que desea dar mantenimiento, dando un clic sobre el nombre de la tabla en la lista. Si el sistema le ha dado un mensaje de que la tabla se ha corrompido, utilice el botn Corregir Errores Cuando nota algn comportamiento extrao en una tabla, tal como un reporte que nunca termina de generarse, puede utilizar la funcin Construye llaves, y la opcin Recrear Nueva la tabla, para que el sistema reconstruya completamente la tabla sin perder los datos.
Precauciones
La opcin Eliminar y Crear, elimina completamente una tabla y la regenera vaca. As que tenga precaucin de no eliminar una tabla que contiene informacin importante. La puede utilizar cuando est completamente seguro que desea eliminar completamente todos los datos de esa tabla. En todos los casos le recomendamos ampliamente hacer un respaldo de sus datos antes de proceder a utilizar este mdulo
55
EXPORTACIN DE REPORTES
Cmo exportar reportes a diferentes formatos de archivo Todos los reportes generados por el sistema Iglesia HOY, tienen la opcion de enviarse a impresora, pero adems puede optar por exportarlo a un archivo de alguno de los siguientes formatos: Adobe PDF, Archivo de texto ASCII, Archivo de MS-Word (DOC), o como pgina de Internet (HTML) Para que el sistema le de la opcin de elegir si desea exportar el reporte, necesita tener activada esta opcin en las Opciones de configuracin del sistema (Men Opciones -> Configuracin)
Con esta opcin activada, cada que usted genera un reporte del sistema, primero le aparecer la siguiente ventana para elegir si desea simplemente imprimir, o exportar el reporte a algn archivo
Presione OK para ver la vista preliminar del reporte, y estando en esta vista, presione el botn de Imprimir (el Icono de impresora), aunque no desee enviar el reporte a impresora sino exportarlo, este botn es el que har el trabajo, ya sea de imprimir o exportar. Si eligi la opcin de exportar el reporte, a continuacin le aparecer una ventana de dilogo de Windows donde deber especificar el nombre del archivo y la carpeta de destino.
56
Editor de Reportes
Introduccin al Editor
Es posible modificar el formato y aun el contenido de los reportes incluidos en el sistema Iglesia HOY. Dentro del men Reportes, la ltima opcin es el Editor de Reportes. El Editor de Reportes es un mdulo completo para generar reportes. Todos los reportes del sistema estn elaborados en este Editor de Reportes. Al abrir la ventana del Editor de Reportes, puede presionar los botones Expandir todo, y Comprimir Todo, para ver y ocultar respectivamente los nombres de todos los reportes.
Es comn que algunos reportes se tengan que ajustar a cierto formato predeterminado, como hojas membretadas. Si este es su caso para alguno de los reportes, puede modificar el formato de dicho reporte. Para modificar un reporte, seleccinelo de la lista que aparece en la ventana y presione el botn Modificar. Aparecer una hoja con el diseo del reporte, mostrando las posiciones de los campos que conforman el reporte. Con un poco de prctica encontrar que es sencillo mover de posicin los datos que se
57
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias imprimen en un reporte, basta con arrastrar con el ratn los campos a la posicin deseada. Puede hacer una vista previa del reporte si selecciona del men Archivo (esto dentro del Editor) la opcin Imprimir, en sta ventana podr apreciar el formato del reporte. Adems el Editor de reportes cuenta con su propia ayuda en lnea muy completa. Basta con encontrarse dentro del Editor modificando algn reporte y presione la tecla F1 para tener acceso a la ayuda del Editor. Adems est disponible por separado, un manual de referencia del editor de reportes que puede solicitar, as como cursos de capacitacin intermedia y avanzada en cuanto a la edicin de reportes.
Respaldos
El sistema Iglesia HOY cuenta con una herramienta para realizar un respaldo de seguridad de sus datos. En caso de que sus datos se daen debido a una falla de corriente o a otro siniestro, o simplemente porque cometi usted algun error y elimin registros por equivocacin, puede en un momento dado regresar los datos que respald previamente o das anteriores y restaurar su informacin.
Realizando un respaldo de sus datos

Asegrese de cerrar primeramente todas las ventanas que tenga abiertas dentro del sistema Iglesia HOY. Vaya al men Herramientas, ala opcin Respaldar Datos, o puede hacer un clic directamente en la barra de herramientas, en el icono Respaldar datos. Aparecer la siguiente ventana:
58
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Presione una sola vez el botn Respaldar, ver rpidamente que se abre y se cierra automticamente una ventana negra, que comprimir los datos en un archivo .Zip El archivo ZIP que se crea, le asigna el nombre de la siguiente manera: Iglesia + ID de la Iglesia +Fecha de hoy + .ZIP Es decir, si usted se encuentra trabajando en la Igesia 1 de su sistema, y hoy es 1 de Mayo de 2004, el archivo se crear con el siguiente nombre: Iglesia1-01MAY-04.ZIP Este archivo se crea directamente en la carpeta DATOS que est ubicada en la carpeta donde se instal el sistema Iglesia HOY en su PC. Si usted revisa la carpeta Datos utilizando el Explorador de Windows ver que se van creando nuevos archivos por cada da que realice un respaldo, por lo tanto puede en un momento dato regresar a los datos como los tena cualquier da de los que tenga respaldados
Restaurando los datos desde un respaldo

Por el momento el sistema no cuenta con una herramienta integrada dentro del mismo sistema Iglesia HOY para regresar los datos de un archivo .ZIP (En realidad si lo hace pero slo con el archivo que se descarga de Internet si usted cuenta con el nivel Enterprise) Esto en parte asegura tambin que no se vaya a cometer el error de restaurar un respaldo por equivocacin. Si usted est convencido de que necesita restaurar su informacin a apartir de un respaldo hecho en das anteriores, haga lo siguiente: Vaya al Explorador de Windows Localice el archivo .zip que desea restaurar Utilice una herramienta tal como WinZip para descomprimir el archivo Elija la carpeta DATOS como destino ya que el arhivo ZIP recrear los paths de los archivos y los ubicar en su carpeta correspondiente a la Iglesia (Iglesia1, Iglesia2, etc)
59
Transmisin de Datos por Internet

Descripcin del mdulo
El sistema Iglesia HOY incluye un mdulo de transmisin y recepcin de datos utilizando Internet.
Servidor FTP Iglesia HOY en Internet
Internet Sube datos a Internet (FTP)
Descarga datos de Internet (FTP)
Para sacar provecho de esta caracterstica del sistema Iglesia HOY es necesario: Tener instalado el sistema Iglesia HOY en dos o ms computadoras diferentes, generalmente stas estarn ubicadas en un lugar fsico distante, por ejemplo una en la oficina de la iglesia y otra en la casa del pastor o en la casa del administrador. Que cada una de las computadoras tengan conectividad al Internet, ya funcionando, es decir que se pueda conectar normalmente al Internet sin problemas Haber adquirido su Licencia Enterprise con su proveedor del software Iglesia HOY, y tener al corriente su pago por el uso de los servidores FTP de Iglesia HOY. Para realizar este pago del uso de servidores, generalmente usted eligir una modalidad, ya sea por pago mensual, semestral o anual. El pago es por Iglesia que desee transmitir, es decir el sistema Iglesia HOY en su caracterstica multi-iglesias, le permite llevar el control de varias iglesias, recuerde que esos datos se guardan en las carpetas de datos llamadas Iglesia1, Iglesia2, Iglesia3, Iglesia4 . Etc. Si usted va a manejar dos Iglesias distintas mediante el mismo sistema Iglesia HOY, deber hacer su pago del uso de
60
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias servidores por cada iglesia, en este caso tendr que pagar por dos Iglesias. Algo muy importante Es necesario que usted comprenda que el transmitir los datos de su sistema, le permitir que los datos que se capturen en una computadora, puedan ser enviados y descargados por otra computadora para fines de consulta nicamente, o en su caso, modificar esos datos y regresarlos de nuevo para que la computadora que originalmente envi los datos actualice la informacin modificada. Pero de ninguna manera, pueden estar simultneamente capturando informacin en las distintas computadoras, ya que al subir los datos al Internet desde una de ellas, cualquiera de las dems computadoras que descargue esa informacin, sobrescribir totalmente la informacin que previamente ya tena en ese sistema en particular.
Qu beneficio obtengo entonces al utilizar este modulo de comunicacin?

Si usted es un supervisor de varias iglesias, puede tener al instante la informacin de todas ellas, sin necesidad de trasladarse hasta el lugar de la Iglesia que desea consultar. Si usted es pastor de la Iglesia, puede tener en su casa o en su PC porttil, la informacin de su iglesia al instante, ya sea que se encuentre en un hotel de viaje, o en cualquier lugar del mundo, si usted lleva su PC mvil puede descargar la informacin para conocer el estado de su iglesia mientras usted ha estado ausente. Todo esto adems de que como mencionamos anteriormente, si es posible que usted modifique la informacin y actualizarla de regreso al Internet, siempre y cuando trabaje de manera sincronizada con las dems personas que utilizan el sistema en otro lugar, para que sepan que deben dejar de trabajar hasta que ellos hayan descargado la informacin modificada.
Cmo subir los datos a Internet

Asegrese primero de conectarse al Internet si es que usted tiene servicio de Internet mediante conexin telefnica (Dial-up). Si usted cuenta con conexin permanente al Internet, tal como DSL, LAN, Cable, etc.. seguramente no tendr que hacer ms que asegurarse de que ya est conectado al Internet sin problemas.
61
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Vaya al men Herramientas y a la opcin Subir Datos a Internet, o directamente haga un clic en la barra de herramientas, en el icono Subir Datos a Internet. Aparecer la ventana siguiente:
Siga las instrucciones que le marca la ventana en forma enumeradas: 1- Cierre las dems ventanas del sistema Iglesia HOY y presione el botn Crear archivo ZIP, ver que se abre y se cierra automticamente y de manera rpida una ventana negra que comprimir los datos a enviar en un archivo .ZIP 2- Presione una sola vez el botn Conectar y espere entre 5 y 10 segundos a que la conexin se realice 3- Cuando en la ventana de Informacin de Conexin aparezca la lnea === Done === significa que ya estamos conectados, presione el botn Subir una sola vez 4- El indicador de transferencia comenzar a correr hasta completar el 100%, el tiempo que tarde en completarse puede variar desde unos pocos segundos, hasta un par de minutos, dependiendo del tamao del archivo ZIP que se crea segn la cantidad de datos que ya tiene ingresados en su sistema, pero sobre todo de la velocidad de su conexin a Internet. Cuando el indicador haya llegado al 100% se mostrar una ventana de mensaje indicando que el archivo se ha
62
5-
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias subido satisfactoriamente, presione el botn para aceptar y cerrar la ventana del mensaje, despus presione el botn Refrescar lista para que se actualice la lista de archivos subidos a Internet Puede salir de la ventana de envo de datos, presionando el botn Cerrar
Cmo descargar los datos del Internet

Asegrese primero de conectarse al Internet si es que usted tiene servicio de Internet mediante conexin telefnica (Dial-up). Si usted cuenta con conexin permanente al Internet, tal como DSL, LAN, Cable, etc.. seguramente no tendr que hacer ms que asegurarse de que ya est conectado al Internet sin problemas. Vaya al men Herramientas y a la opcin Bajar Datos de Internet, o directamente haga un clic en la barra de herramientas, en el icono Bajar Datos de Internet. Aparecer la ventana siguiente:
Siga las instrucciones que le marca la ventana en forma enumeradas:
63
1-
2-
3-
4-
5-
JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias Asegrese de tener cerradas las dems ventanas del sistema Iglesia HOY y presione una sola vez el botn Conectar y espere entre 5 y 10 segundos a que se realice la conexin Cuando la ventana de Informacin de Conexin muestre la lnea === Done === significa que ya estamos conectados. Aparecer en la lista de archivos en el servidor, los datos que se han subido previamente. Elija el que desea bajar (seguramente ser el de fecha ms reciente) y de un clic sobre el archivo para seleccionarlo. Presione una sola vez el botn Descargar. El indicador del progreso de transferencia comenzar a correr hasta llegar al 100%, el tiempo que tarde en completarse puede variar desde unos pocos segundos, hasta un par de minutos, dependiendo del tamao del archivo ZIP que est descargando, y sobre todo de la velocidad de su conexin a Internet. Cuando el indicador haya llegado al 100% se mostrar una ventana de mensaje indicando que el archivo se ha descargado satisfactoriamente, presione el botn para aceptar y cerrar la ventana del mensaje. Muy importante es no olvidar este ltimo paso ya que si no se realiza, la operacin quedar inconclusa y usted no ver ningn resultado en su informacin. Presione el botn Integrar los Datos, ver que se abre y se cierra automticamente y de manera rpida una ventana negra que descomprimir el archivo ZIP descargado. En estos momentos, la informacin en su sistema ya se ha actualizado, puede presionar el botn Cerrar para salir.
64
PARA MAYOR INFORMACIN Y SOPORTE Escribir a: informacin@iglesiahoy.com Visite el sitio del producto en Internet para descargar actualizaciones del sistema: www.iglesiahoy.com
Telfonos en la ciudad de Tijuana, B. C. Mxico (664) 608 0122 extensin 4204 Horario de atencin telefnica: 9:00am a 6:00PM horario del Pacfico Oficinas en Mxico: Blvd. Daz Ordz 4508-102 Fracc. Las Palmas Tijuana, B.C. 22420
2003-2006. Todo el material contenido en esta publicacin cuenta con el registro de derechos de autor. Prohibida su reproduccin total o parcial.
65

Manual Iglesia HOY 41

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Iglesia HOY 41

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Iglesia HOY

Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Instalacin del sistema

Consideraciones de equipo para la instalacin

Consideraciones para la operacin en Red

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Licencia del sistema

Haciendo un Upgrade a una Licencia mayor (Estndar o Professional).

Actualizando su sistema de una versin anterior

Problemas al tratar de activar un upgrade de licencia.

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Qu hay de nuevo en la Versin 4?

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

CONOCIENDO IGLESIA HOY

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Opciones de configuracin del sistema

Nombres de los Grupos Sociales

Acerca de la caracterstica Multi-Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Escriba el nombre de usuario y la contrasea con el cual desea utilizar el sistema

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Clase de Escuela Bblica

Grupo Celular o Familiar Grupo Social

El primer paso: Ingresar las Familias de la iglesia

Para agregar familias al archivo:

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo agregar miembros adultos

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo agregar nios

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Controles de asistencia e Informes generales

Informe general 01 Ene 2003 Clase Asistencia Ofrenda

Clase I C lase II Clase n

Control de asistencia 01 Enero 200 3 Clase n

Cmo llevar el control de asistencia de las clases

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo generar el informe de asistencia general de un da escolar

Cmo imprimir el reporte del informe general de un da

Otros Reportes de Escuela Bblica

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo agregar un grupo

Los Controles de Asistencia a Clulas

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Control de asistencia 01 Enero 2003 Grupo n

Cmo llevar el control de asistencia a Clulas

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo generar el informe de asistencia general de un da de reuniones

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo imprimir el reporte del informe general de un da de reuniones

Otros Reportes de Clulas

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo agregar una tesorera

Cmo realizar movimientos en una tesorera

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo realizar algunos movimientos automticos

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias

Cmo agregar los diezmos del da a una tesorera

JR Software Iglesia HOY Sistema administrativo para Iglesias