GSMI0102-Manual Del Sistema de Gestion Integral de BIOMAX

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Cdigo: GSMI0102 Pgina 1 de 33
NORMA NTC ISO 9001:2000 NORMA NTC ISO 14001:2004 NORMA NTC OHSAS 18001:2007
Este manual no ser reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin la previa autorizacin escrita del Gerente General de BIOCOMBUSTIBLES S.A.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIN 2 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A. 2.1.1 Resea histrica 2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A. 2.1.3 Ubicacin 2.1.4 Nuestros Productos 2.1.5 Nuestros Clientes 2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial 2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles. 2.1.8 Estructura del negocio 2.1.9 Estructura institucional 2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios. 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 3.1.1. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad 3.1.2. Alcance del Sistema de Gestin HSE 3.1.3. Responsabilidades frente al Sistema de Gestin de Integral 3.1.4. Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad 3.1.5. Plataforma Estratgica Misin 3.1.6. Visin 3.1.7. Valores corporativos 3.1.8. Poltica Integral 3.1.9. Objetivos de Calidad 3.1.10. Objetivos y Metas HSE 3.1.11. Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO. 3.1.12. Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral 4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL 4.1.1. Mapa de procesos de Biocombustibles S.A. 4.1.2. Procesos Estratgicos 4.1.2.1 Gestin Gerencial 4.1.2.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin 4.1.3. Procesos Operativos 4.1.3.1 Gestin Comercial 4.1.3.2 Gestin Operativa 4.1.4 Procesos de Apoyo 4.1.4.1 Gestin Humana 4.1.4.2 Gestin Administrativa y Financiera 4.1.4.3 Gestin Jurdica 4.1.4.4 Gestin de Ingeniera
5. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL 6. DEFINICIN DE TRMINOS 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. ANEXOS
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 1. INTRODUCCIN
El mundo actual se encuentra inmerso en cambios constantes, donde todos y cada uno de los miembros que lo conforman se encuentran interrelacionados y a su vez, se encuentran en una constante competencia para ser mejores. El cual los orilla a que busquen el desarrollo integral de todos sus elementos. Este efecto, denominado globalizacin conlleva a que este proceso de cambios y mejoras tenga nuevas exigencias, donde las organizaciones tendrn que cumplir con nuevos requisitos para satisfacer necesidades ms exigentes, teniendo que demostrar la calidad y la responsabilidad que tiene. Durante las ltimas dcadas, la calidad, el compromiso de la prevencin de la contaminacin y el control de los riesgos asociados a nuestros trabajadores en sus actividades y su adecuada gestin se han convertido en el factor competitivo nmero uno de las organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la empresa como organizacin moderna, BIOCOMBUSTIBLES S.A, ha sentido el compromiso de proveer productos y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, el compromiso por la preservacin del medio ambiente y el seguimiento, control y mitigacin de los impactos y peligros en nuestras operaciones; es por ello que se han realizado modificaciones sustanciales en su estructura orgnica y funcional, y as como concepcin de un nuevo modelo de organizacin como elemento generador de compromiso de los funcionarios, gracias a lo cual es posible lograr la satisfaccin y superacin de las expectativas de nuestros Clientes, a nuestros trabajadores, comunidad y la Mejora Continua. El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestin Integral implementado por BIOCOMBUSTIBLES S.A, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, el compromiso con el Medio Ambiente y la Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, cumpliendo con los estndares de calidad bajo la Norma ISO 9001:2000 y los requerimiento contemplados en la Norma ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Este Manual de Gestin Integral muestra los alcances y procesos involucrados, las funciones, actividades y responsabilidades del personal, adems, hace referencia a los Procedimientos del Sistema de Gestin Integral y presenta las directrices como la Poltica Integral y los Objetivos que se tienen en el Sistema de Gestin de Integral, las actividades y procedimientos que se realizan en todas las partes del proceso, para asegurar la calidad del producto y del servicio al cliente interno y externo, el cumplimiento de los requerimientos legales en el tema del Medio Ambiente y S&SO, siendo este nuestro principal fin. El Manual del Sistema de Gestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestin como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso de la organizacin.
RAMIRO HERNANDO SANCHEZ BENITEZ GERENTE GENERAL
2. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A 2.1.1 Resea histrica La empresa naci bajo el nombre de FERREPEL S.A. el 28 de febrero de 2004, con el propsito de comercializar especialmente la lnea de ferretera petrolera (vlvulas y tubera), rea en la que se ha desempeado desde entonces. En el mes de mayo de 2005 se inicio la comercializacin de combustibles, bajo la figura de sub-distribuidores con el fin de complementar la oferta de combustibles a la industria, proceso que comenz a tomar relevancia hacia agosto del mismo ao, en el que se inicio el proceso de estudio de factibilidad para la creacin de una compaa mayorista de combustibles. Luego de la aprobacin de los estudios respectivos se tomo la decisin de iniciar el proceso de legalizacin, permisos y licencias de todos los aspectos referentes a este proyecto (junio 2005) dndonos como resultado que a la fecha nuestra compaa amplio el objeto social y genero el cambio de razn social a BIOCOMBUSTIBLES S.A. con el ingreso de dos nuevos accionistas. 2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A Biocombustibles S.A presenta a continuacin su actual estructura organizacional as:
2.1.3 Ubicacin La empresa cuenta con una sede administrativa en Bogot D.C y una planta de almacenamiento y despacho de combustibles en la ciudad de Facatativa- Cundinamarca y que se relacionan a continuacin:
OFICINAS SALITRE Y MONTEVIDEO Carrera 68 D No. 25 B - 86 Bogot DC. Colombia Telfono: 4275093 Calle 18 a 68 d 80 piso 3 Bogot D.C. Colombia Telfono:4275093
PLANTA MANSILLA Complejo Industrial Mansilla Facatativa-Cundinamarca Telfono: 4275093
2.1.4 Nuestros Productos Los productos que comercializa Biocombustibles como distribuidor mayorista y minorista de combustibles son:
ACPM ACEM GASOLINA PARA MOTOR TURBO COMBUSTIBLE JET A-1 NAFTA
2.1.5 Nuestros Clientes
La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos as:
TIPO DE CLIENTE
DESCRIPCIN DEL CLIENTE

Entidad que cuenta con una planta de abastecimiento, con una capacidad mnima de almacenamiento de 780.000 galones (30% de 2.600.00 galones). Son aquellos que estn clasificados en: Estaciones de Servicio Automotriz; las cuales Estas estaciones pueden ser de servicio pblico o privado, los cuales dependiendo de su razn econmica manejan productos como Gas natural vehicular, combustibles lquidos o ambas. Comercializador Industrial: Es toda entidad que atiende nicamente el sector comercial e industrial que no se encuentre dentro de la categora de Gran Consumidor, es decir, aquellos usuarios que consuman menos de veinte mil (20.000) galones al mes de combustibles lquidos derivados del petrleo.
EJEMPLO:
Distribuidor Mayorista
Bro
Distribuidor Minorista
Estaciones de Servicio con la Marca Biomax.
2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial
Dentro del posicionamiento de la organizacin se genera la marca comercial de nuestros productos llamada BIOMAX, al igual que el logotipo institucional. MARCA LOGO
2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.
A continuacin se presenta el diagrama de produccin y refinacin del sector as:
2.1.8 Estructura del negocio
REFINADOR E IMPORTADOR
TRANSPORTADOR (Por tubera bajo el sistema de Trasiego)
ALMACENADOR
DISTRIBUIDOR MAYORISTA (Almacena, maneja y comercializa al sector industrial y minorista
COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL (Carro tanques, Cisternas)
GRAN CONSUMIDOR
DISTRIBUIDOR MINORISTA (Estaciones de Servicio
CONSUMIDOR FINAL
2.1.9 Estructura institucional PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA
MINISTERIO DE MEDIO , VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL
Empresa Colombiana de Petrleos Exploraci n y explotaci n de petrleos y gas
Unidad de planeacin minero energtico Estudios del sector Procesamie nto de la informacin (UIME)
Comisin de regulacin de energa y gas Regulacin de monopolios Regulacin del mercado mayorista y minorista
Superintendencia de servicios pblicos Vigilancia y control en el cumplimiento de normas Aplicacin de sanciones Intervencin de empresas
Superintendencia de industria y comercio Vigila y controla el cumplimiento de norma de productos Aplicacin de sanciones Intervencin de empresas
Otorgamiento de licencias Plan de manejo ambiental
MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL

Despacho del Ministro Despacho del Viceministro Tcnico Despacho del Viceministro de Salud y Bienestar Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales Despacho de la Secretara General 2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.
Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al negocio se contemplan en el FOGO094Matriz Requisitos Legales y Otros aplicables en HSEQ. el cual describe el tipo de documentos jurdicos que aplica a la organizacin y su cumplimiento por parte de Biocombustibles S.A.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee un Sistema de Gestin Integral basado en la normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 que contiene los documentos necesarios para asegurar la calidad del cliente, la implementacin de los requerimientos legales medioambientales y de seguridad industrial y salud ocupacional debidamente implementado, mantenido y mejorado, mediante la identificacin de su diagrama de los procesos de la
empresa y su aplicacin a travs de esta, mediante criterios, mtodos de trabajo y/o procedimientos, descritos y documentados para los diferentes procesos de la empresa, debidamente descritos y referenciados en el presente Manual de Sistema de Gestin Integral. Se poseen los recursos necesarios y de informacin para apoyar la operacin y seguimiento de los procesos llevando a cabo el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos crticos de la empresa en la implementacin de acciones correctivas y preventivas, para alcanzar los resultados planificados y de mejora continua de los procesos a travs de la Revisin Gerencial.
3.1.1 Alcance del Sistema de Gestin de Calidad Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la comercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista y minorista de combustibles terrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de la operacin de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa. 3.1.2 Alcance del Sistema de Gestin HSE Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con la comercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista de combustibles terrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de la operacin de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa y las oficinas en Bogot en la sede de Torre Central y Montevideo. 3.1.3 Responsabilidades frente al Sistema de Gestin Integral Gerente General: Verificar que el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional este implementado y que cumpla con los requisitos en todos los campos de la operacin. Dar cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables a la empresa. Revisar y evaluar peridicamente el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional con el fin de ajustar e involucrar cambios en las actividades, servicios o condiciones de la operacin. Realizar seguimiento a la gestin de Comit Paritario de Salud Ocupacional que garantice su buen funcionamiento. Motivar al personal a participar activamente en la prevencin de los riesgos profesionales Direccionar oportunamente acciones preventivas o correctivas cuando se presenten situaciones o condiciones que pongan en riesgo la integridad de las personas, generen dao a la propiedad, a los bienes o alteren la prestacin del servicio.
Representante de la Direccin de SGA y S&SO Coordinar la implementacin del sistema de gestin integral Recopilar la informacin relacionada con el desempeo del sistema de gestin integral para presentarla a la alta Gerencia. Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Representante de la Direccin de SGC Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos y actividades necesarias para la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de Biocombustibles S.A. Informar al Gerente General de Biocombustibles S.A. sobre el desempeo y necesidades de mejora del Sistema de Gestin de Calidad. Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en los procesos de Biocombustibles S.A. y la importancia de cumplirlos mediante la bsqueda de una excelencia en el servicio y calidad de productos. Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad. Coordinador de Calidad: Conocer e implementar en la realizacin de sus actividades enfocadas al cumplimiento de la Poltica Integral establecida por la organizacin. Cumplir las normas y procedimientos de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional establecidas por la empresa. Identificar e informar oportunamente al Director de HSE sobre condiciones presentes en los lugares de trabajo que puedan ocasionar incidentes. Participar activamente en las charlas y cursos de capacitacin de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional a que haya sido invitado. Vigilar el cumplimiento en la implementacin de las acciones correctivas y preventivas provenientes de la investigacin de incidentes de trabajo. Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Director HSE: Administrar el Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las normas ISO 14001 y OHSAS 18001. Programar y coordinar con la Gerencia la asignacin de recursos para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Liderar la divulgacin de la Poltica Integrada entre el personal vinculado a la Organizacin.
Consolidar los Programas de Medio Ambiente, Salud Ocupacional y seguridad industrial y hacer seguimiento a su cumplimiento. Asegurar el desarrollo del proceso de identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales, peligros y evaluacin de riesgos de seguridad y salud ocupacional. Asegurar la identificacin de los requisitos legales y normatividad en HSE aplicable a la Gerencia y hacer seguimiento a su cumplimiento. Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin en HSE del personal Mantener y asegurar la aplicacin de los documentos del SGI en la Organizacin Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO. Programar y documentar las auditoras del sistema de gestin integral Participar en las revisiones gerenciales del sistema y documentarlas. Fomentar la capacitacin al personal vinculado en el uso de los Manuales y procedimientos del Sistema de Gestin Integral. Revisar resultados de auditoras a las reas operativas y hacer seguimiento al cierre de no conformidades establecidas. Garantizar el conocimiento y actualizacin de los planes de contingencia y el desarrollo de simulacros de acuerdo a la programacin y garantizar el entrenamiento de brigadas. Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes operativos, ambientales, ocupacionales y/o de trnsito y liderar la difusin de las lecciones aprendidas en su rea. Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejora del SGA y S&SO. Asistente HSE: Liderar y Supervisar las tareas y compromisos ambientales generados por la actividad en Campo. Liderar y ejecutar las tareas demandadas por la actividad en Campo en pro de la prevencin eficaz de lesiones a las personas y daos a los equipos. Formular las acciones y programas requeridos para facilitar el cumplimiento de las polticas en salud Ocupacional necesarias para la prevencin de las enfermedades profesionales, accidentes de trabajo Disear y Liderar programas bsicos intermedios y avanzados de capacitacin y entrenamiento al personal de campo incluye contratistas. Apoyar en la Administracin del Sistema de Gestin Integral y apoyar en la ejecucin de los Sistemas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecido en la norma ISO 9001. Liderar la divulgacin de la Poltica Integrada entre el personal vinculado a la Organizacin. Asegurar la identificacin de los requisitos legales y normatividad que apliquen en el Sistema de Gestin de Integral. Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin en Calidad del personal Mantener y asegurar la aplicacin de los documentos del SGI en la Organizacin Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO.
Programar y documentar las auditoras del sistema de gestin integral Participar en las Revisiones Gerenciales del sistema y documentarlas. Fomentar la capacitacin al personal vinculado en el uso de los Manuales y procedimientos del Sistema de Gestin Integral. Revisar resultados de auditoras a las reas operativas y hacer seguimiento al cierre de no conformidades establecidas. Garantizar el conocimiento y actualizacin de los planes de contingencia y el desarrollo de simulacros de acuerdo a la programacin y garantizar el entrenamiento de brigadas. Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes operativos, ambientales, ocupacionales y/o de trnsito y liderar la difusin de las lecciones aprendidas en su rea. Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejora del SGA y S&SO. Personal de Biocombustibles S.A.: Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin junto con su Jefe Directo para el mejoramiento del Sistema de Gestin Integral en el Sistema de Gestin Integral. Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Participar en la Ejecucin del Sistema de Gestin Integral. Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral, para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias 3.1.4 Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad No son aplicables a BIOCOMBUSTIBLES S.A. los siguientes requisitos de la norma ISO 9001:2000: Numeral 7.3. Diseo y Desarrollo: Puesto que la organizacin no disea ni desarrolla productos, debido a que ejerce la compra y venta, comercializacin y distribucin de los productos derivados del petrleo. Numeral 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio: Puesto que la organizacin puede verificar mediante actividades de seguimiento o medicin posteriores sus procesos.
3.1.5 Plataforma Estratgica Misin: Biocombustibles S.A define su misin en trminos del valor agregado que genera para cada uno de sus grupos de inters (stakeholders).
A QUIEN SERVIMOS?
QUE VALOR AGREGAMOS? Menores costos, mayor eficiencia, mayor disponibilidad de productos, mayor satisfaccin, mayores ventas, soporte (tcnico, administrativo, comercial. Seguridad, confianza, calidad, satisfaccin, producto diferenciado.
MINORISTAS
CONSUMIDORES FINALES
INDUSTRIA
Oportunidad en la entrega, conocimiento. Bienestar, estabilidad, desarrollo. Desarrollo, infraestructura, servicio pblico
EMPLEADOS
PAS Y COMUNIDAD
Transmisin de valores, empleo Conservacin del Medio .
ACCIONISTAS
Rentabilidad, estabilidad, crecimiento, valorizacin. Mayores estndares, mejoramiento de la imagen. Rapidez, eficiencia, calidad, bajos costos de operacin.
SECTOR
CADENA LOGSTICA
3.1.6 Visin
En el 2011 seremos reconocidos como empresa lder en la comercializacin de combustibles de bajo impacto ambiental. Tendremos una venta de once millones de galones mensuales apoyados en una red de 240 estaciones de servicio afiliadas. Nuestro talento humano se diferenciar por su competencia para brindar un excelente servicio al cliente y por considerar a su Empresa Biocombustibles S.A. como la mejor opcin para trabajar. 3.1.7 Valores Corporativos
Lealtad: Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento, con sus objetivos y metas en forma decidida y constante, obrando siempre con honestidad y justicia. Compromiso Institucional: Es obligacin contrada, palabra dada, fe empeada y con la responsabilidad personal de cumplir cabalmente con lo ofrecido, no se relaciona nicamente con la responsabilidad que impone el deber, se relaciona ms bien con la obligacin moral que nos impone el honor. Orientacin al cliente: Es la entrega diligente, el empeo individual y el esfuerzo continuo del empleado de ser protagonista activo, de ser til siempre a los dems en lo que sea necesario; de dar oportuna y esmerada atencin a los requerimientos, apertura y receptividad para atenderlos cortsmente y de satisfacer la necesidades a lo interno de la institucin, cliente externo y del pblico en general. Confidencialidad: Comportamiento asociado al mantenimiento y proteccin de la compaa interna y externamente manejando con prudencia y criterio toda la informacin para salvaguardar los intereses de la compaa sus empleados, directivos y accionistas. Compromiso con la confidencialidad sobre las estrategias y planes de la organizacin y de su base actual y potencial de clientes. Trabajo en Equipo: Implica unir talentos y esfuerzos para el logro de objetivos comunes como factor clave que permite sumar experiencia, conocimientos y habilidades para lograr resultados. Requiere de cultura y ambiente de DIALOGO y RESPETO donde la crtica y la autocrtica sean un proceso permanente que facilite el crecimiento personal y de la institucin. Como valor organizacional est orientado a la priorizacin de los objetivos grupales por sobre los personales, en lo referido a las tareas y ambiente laboral.
3.1.8 Poltica Integral
3.1.9 Objetivos de Calidad
3.1.10 Objetivos y Metas de S&SO
3.1.3 Objetivos y Metas de SGA
Los Objetivos de Calidad de Biocombustibles S.A materializar los propsitos fijados en los lineamientos de la Poltica Integral y en las directrices estratgicas de Biocombustibles S.A. Los objetivos de calidad se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestin y mejoramiento de los procesos.(Ver anexo 1). Los objetivos integrales se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestin y mejoramiento de los programas establecidos en las diferentes reas o departamentos definidos en la organizacin (Ver anexo 1).
3.1.4 Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.
Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos S&SO.
Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos Ambientales
3.1.5 Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral La documentacin del Sistema de Gestin de la Integral describe como funciona la empresa, de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional. Biocombustibles S.A decidido clasificar su documentacin en 5 niveles que se describen a continuacin:
Nivel
Tipo de Documento
Manuales
2 3 4
Procedimientos Instructivos y otros Registros

5
Documentos externos
Para el adecuado desarrollo de estos documentos se describe la definicin de cada uno de estos documentos as:
NIVEL 1. Manuales Los manuales son documentos que contiene la informacin general sobre un tema determinado de la empresa.
NIVEL 2. Procedimientos Los procedimientos son documentos que describen la forma especfica para llevar a cabo una actividad Biocombustibles S.A. ha desarrollado los procedimientos necesarios para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de cada uno de los procesos que conforman su Sistema de Gestin de Integral.
NIVEL 3. Instructivos y otros Los instructivos son documentos que describen de manera detallada como realizar una actividad. Otros documentos catalogados en este nivel, se denominan como aquellos que muestran informacin importante, que pueden servir como complemento a la documentacin de los niveles 1,2 y 3 como: Manuales, procedimientos e instructivos, o que por su naturaleza propia, de acuerdo a la informacin contenida no pueden ser incluidos en ninguna de los niveles de clasificacin documental de Biocombustibles S.A.
NIVEL 4. Registros Proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del Sistema de Gestin de la Integral.
NIVEL 5. Documentos externos Apoyan y brindan informacin para el desarrollo de actividades y tareas en la organizacin. Los documentos externos se encuentran controlados mediante el procedimiento GSPR01Elaboracin y Control de Documentos.
4.ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL Biocombustibles S.A a finales del ao 2006 transforma el esquema de organizacin por reas a una gestin por procesos, y con esto se da inicio a la definicin de un Sistema de Gestin de Calidad basado en las norma ISO 9001:2000 y a partir del ao 2008 se implementan las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. En la parte central del mapa se observan los tres grupos de procesos que constituyen el Sistema de Gestin de la Calidad, los procesos estratgicos, que determinan directrices y controlan la Empresa, los procesos operativos, que transforman las necesidades del cliente en satisfaccin y los procesos de apoyo que soportan a los dems procesos para que funcionen eficazmente. 4.1.1 Mapa de procesos de Biocombustibles S.A
Los procesos identificados para el Sistema de Gestin de Calidad de Biocombustibles S.A, se representan de manera grfica en el siguiente mapa de procesos:
GERENCIAL
C GESTION GERENCIAL L L
GESTIN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
I
IN
OPERATIVO
GESTIN COMERCIAL GESTIN OPERATIVA
OUT OUT
IN
APOYO
GESTIN DE INGENIERA GESTIN HUMANA GESTIN JURDICA
GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

4.1.2 Descripcin de los procesos
4.1.2 Procesos Estratgicos: 4.1.2.1 Gestin Gerencial: Relativos al establecimiento de Polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin para Biocombustibles S.A, corresponden a:
GESTIN GERENCIAL
GESTIN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
4.1.3 Gestin Gerencial. Se encuentra en cabeza de la Gerencia General y su propsito es establecer las directrices para la administracin y seguimiento de la empresa. De otra parte especifica los procesos que responden a las necesidades del servicio, interiorizndolos en los funcionarios. Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones que permite realizar seguimiento a los objetivos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y verifica la implementacin y los resultados generados por los procesos a travs de las auditoras Internas Integrales y la Revisin Gerencial. Establece la Poltica Integral y Objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional de la empresa, que permiten satisfacer tanto las necesidades de nuestros clientes como los requisitos legales y reglamentarios en tema del Medio Ambiente y S&SO, as como evaluar el desempeo de BIOCOMBUSTIBLES S.A. para el mantenimiento de nuestro Sistema de Gestin Integral y el Mejoramiento Continuo. Los responsables de Gestin Gerencial son el Gerente General y Representantes de la Direccin mximas autoridades del SGI, quienes definen la Poltica Integral y expiden las directrices correspondientes. Parte de la actividad principal de Gestin Gerencial es la responsabilidad de la planificacin del Sistema. Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente los objetivos de calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambientes y los requisitos de la empresa. Cualquier cambio en el entorno interno o externo de BIOCOMBSUTIBLES S.A., que afecte directa o indirectamente el Sistema de Gestin Integral es evaluado por el Comit integral, teniendo en cuenta el impacto en la poltica, objetivos, mapa de procesos, procedimientos,
tomando las acciones necesarias para contrarrestar el impacto que podra ocasionar en el SGI. 4.2.1.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin. Este proceso tiene como propsito establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A, as como administrar la documentacin, auditoras internas integrales y la mejora del mismo. Este proceso abarca desde la definicin y establecimiento del Sistema de Gestin Integral, hasta el cumplimiento y permanente seguimiento. Designacin de los Representantes de la Direccin y Responsabilidades de sus participantes: Dentro de la representacin designada por la alta Direccin para el Sistema de Gestin Integral existen dos representantes ante el Sistema de Gestin Integral, uno para el Sistema de Gestin de Calidad y otro para los Sistema de Gestin Ambiental (SGA) y el Sistema de Gestin en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), esto con el fin dar cumplimiento a los requerimientos de las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; definiendo a continuacin las responsabilidades de cada uno de ellos ante el Sistema Integrado de Gestin: Representante de la Direccin de Calidad: El Representante de la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad y el Coordinador de Calidad fueron designados por la Alta Direccin como Administradores del SGC y con el propsito de generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC y consolidacin del Sistema de Gestin Integral (SGI). Para ejercer estas funciones se designa como representante de Calidad en el Cargo al Director de Planeacin y Proyectos especiales al Seor Sergio Snchez aparte de las funciones realizadas en su cargo. Representante de la Direccin del SGA y S&SO: El Representante de la Direccin del Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y el Asistente HSE fueron designados por la Alta Direccin como Administradores del SGA y S&SO para generar una cultura de aseguramiento de la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGA y S&SO y consolidacin del Sistema de Gestin Integral (SGI). Para ejercer estas funciones se designa como representante del SGA y S&SO en el Cargo al Director de HSE al seor Alejandro Montao aparte de las funciones realizadas en su cargo. Responsabilidades conjuntas de los representantes de la Direccin: Los representantes de la Direccin de Calidad y del Sistema de Gestin Ambiental y Salud Ocupacional con el apoyo del Coordinador de Calidad y Asistente HSE son los encargados de comunicar la poltica Integral, Objetivos de Calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y Medio ambiente con sus metas asociadas, las responsabilidades y autoridades en la organizacin, establecidas en el proceso Gerencial.
Enfoque en seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente: Con el fin de asegurar la excelencia operacional, BIOCOMBUSTIBLES S.A identifica, valora y prioriza sus impactos significativos en el Formato de Matriz de identificacin y Evaluacin de Aspectos, peligros, impactos y riesgos (FOGO068) y sus riesgos no tolerables, segn el procedimiento de identificacin de aspectos y evaluacin de aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos en seguridad industrial y Salud Ocupacional (GOPR027) y el instructivo Metodologa para la identificacin y evaluacin de aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional. (GOIN04) Se han definido los siguientes programas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: Programa Mejoras de HSE (GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08) Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09) Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual- (GOOT12)
Se han definido los siguientes programas ambientales: Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)
Control operacional HSE Como medidas de intervencin eficaces de los riesgos y los aspectos significativos identificados, se dispone de controles operacionales en las actividades con potencial de generar contaminacin o incidentes. Estas medidas de intervencin incluyen a personal propio, contratistas y visitantes. Algunos controles operacionales son: Doce normas de seguridad fundamentales de BIOCOMBUSTIBLES S.A en planta Permisos de trabajo Estandarizacin y documentacin de actividades Inspecciones planeadas Capacitacin estructurada del personal Revisin de competencias del personal contratado Exmenes peridicos
Para la realizacin de las actividades de seguimiento y medicin en HSE se asegura que los equipos utilizados sean propios o de contratistas tengan trazabilidad metrolgica y que los contratistas estn autorizados por la autoridad competente para realizar dicha actividad. 4.1.3 Procesos Operativos: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por Biocombustibles S.A en el cumplimiento de su razn de ser, y actualmente son:
GESTIN COMERCIAL
GESTIN OPERATIVA
4.1.3.1
Gestin Comercial.
Se encuentra en cabeza del Gerente Comercial y su propsito es encontrar, concretar y mantener oportunidades de negocio para la empresa. En este proceso se definen las estrategias de mercadeo, publicidad y comunicacin para cumplir efectivamente con el propsito de la empresa. Adems, se encarga de evaluar la satisfaccin del cliente y ejecutar el servicio post venta. Abarca desde la consecucin del cliente hasta el seguimiento a los compromisos adquiridos y la evaluacin de satisfaccin del cliente. En este proceso tambin se encuentra establecida la atencin a reclamos y sugerencias de los clientes. En atencin al objeto, la empresa realiza actividades de promocin y mercadeo entre las que se destaca el montaje de eventos para posicionar la marca BIOMAX en el mercado. La trazabilidad a cada uno de nuestros clientes se realiza mediante una carpeta para cada uno de ellos, en donde se va llevando la historia de estos. El Gerente Comercial es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios del proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, directrices tomadas por el Coordinador de Calidad. Adicionalmente realizara el seguimiento de la calidad del servicio de las estaciones de distribucin minorista donde se encuentra exhibida nuestra marca propia BIOMAX. De igual manera el Proceso de Gestin Comercial con sus participantes contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral.
4.1.3.2 Gestin Operativa Se encuentra liderado por el Gerente de Planta. El cual tiene como propsito la entrega a los transportadores de los productos que solicita el cliente. La trazabilidad de producto que se comercializa en BIOCOMBUSTIBLES S.A. se realiza mediante el certificado de calidad entregado por ECOPETROL S.A. cada ocho das y publicado en la pgina web. El Gerente de Planta es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad. De igual manera el Proceso de Gestin Operativa con sus participantes contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral. 4.1.4 Procesos de apoyo: Son los procesos que apoyan a todos los procesos de Biocombustibles S.A y actualmente son:
GESTIN HUMANA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GESTIN JURDICA
GESTIN DE INGENIERA
4.1.4.1
Gestin Humana
El proceso de Gestin Humana esta a cargo del Gerente de Recursos Humanos, y su propsito es garantizar la competencia del personal que labora e ingresa a la empresa y velar por el cumplimiento de las normas legales vigentes que apliquen; abarca desde la identificacin o requisicin de personal para cubrir una vacante, hasta la capacitacin continua del personal. Gestin Humana juega un papel fundamental dentro del Sistema de gestin de Calidad, desarrollando el perfil del cargo y competencias, determinado las necesidades de capacitacin con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiadas.
Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado del recurso humano. BIOCOMBUSTIBLES S.A. protege la salud de sus trabajadores, previniendo los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales y comunes prevalentes, como parte de su filosofa de mejoramiento continuo, en este sentido el Proceso de Recursos Humanos en todos sus niveles apoyara la realizacin e implementacin de los programas de Salud Ocupacional y los Subprogramas que se deriven del mismos como los son los de Programas de Medicina Preventiva y del trabajo- (GOOT09), Programa de Higiene industrial- (GOOT12) y Programas de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08); adems de la realizacin de la Gestin con la ARP con sus Actividades de Apoyo en capacitaciones, Monitoreos y todo los relacionado con la implementacin, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestin Integral. El Gerente de Recursos Humanos es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, y seguimiento en las mediciones de los indicadores definidos en la implementacin de los programas SGA y S&SO los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, Ambientales y S&SO, de esta manera es responsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten el proceso, y el apoyo de las mismas frente al SGA y S&SO cuyas directrices sean determinadas por los Representantes de la Direccin del Sistema de Gestin Integral. 4.1.4.2 Gestin Administrativa Y Financiera
Este proceso se encuentra a cargo del Gerente Financiero y tiene por propsito velar por la disponibilidad de recursos financieros y de informacin para el cumplimiento del objeto social de la empresa y abarca desde la elaboracin del proyecto de presupuesto para ser autorizado por la Gerencia General, hasta el seguimiento y cumplimiento en cada una de las reas y procesos. Tambin es responsable de mantener en funcionamiento y disponibles los recursos fsicos de la empresa, abarca desde la consecucin de los proveedores crticos que afectan el producto hasta el recibo a satisfaccin de los clientes internos. Los dueos de proceso son los responsables de la identificacin de las necesidades y los nuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyo en sus respectivos procesos, as como asegurar un de trabajo apropiado para el personal. La Alta Direccin esta comprometida en proveer recursos adecuados para la implementacin y mejoras al Sistema de Gestin de Calidad, as como aumentar la satisfaccin del cliente. El Gerente Financiero es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores propios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, es responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad.
De igual manera el Proceso de Gestin Administrativa y Financiera con sus participantes contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral.
4.1.4.3
Gestin Jurdica
Este proceso se encuentra a cargo del Director Jurdico y su propsito es velar por que todas las actividades desarrollas por la empresa se encuentren amparadas por la ley. Tiene adems la responsabilidad legal de asesorar a los rganos de control de la empresa, funcionarios y directivos, velar por que el alcance de la compaa se realice conforme a lo establecido legalmente. El Director es el encargado de realizar seguimiento de las actividades propias de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos generales de la empresa, es responsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad. De igual manera el Proceso de Gestin jurdica con sus participantes contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral. 4.1.4.4 Gestin de Ingeniera
Este proceso se encuentra a cargo del Director de Ingeniera y su propsito es Planear, dirigir, coordinar y ejecutar todas las actividades relacionadas con Proyectos de Ingeniera de Biocombustibles S.A. Tiene adems la responsabilidad de Implementacin, coordinacin y direccin de proyectos del rea Mayorista, asesorar y apoyar al rea Comercial en la coordinacin, control y ejecucin de obras de Ingeniera destinadas a la construccin de Estaciones de Servicio (EDS), Atencin de solicitudes de la Junta de Socios, Gerencia General, Gerencia Financiera y Gerencia Comercial en lo referente Proyectos Especiales relacionados con la organizacin y realizacin de los procesos de procura de bienes y contratos civiles de obra. De igual manera el Proceso de Gestin de Ingeniera con sus participantes contribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de los descrito en la Poltica Integral.
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL
BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee una documentacin de su Sistema de Gestin Integral que incluye:
Poltica, Objetivos y Manual de Gestin Integral. Procedimientos documentados as como los documentos externos e internos de cada uno de los procesos del SGI para el desarrollo de sus actividades, las cuales se encuentran relacionados en listado maestro de Documentos. Registros utilizados en el desarrollo de los procedimientos documentados, los cuales se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Registros.
DEFINICIN DE TERMINOS CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. SISTEMA DE GESTIN: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y medio. SGC: Sistema de Gestin de Calidad SGA: Sistema de Gestin Ambiental S&SO: Sistema de Gestin en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional. SGI: Abreviatura que hace referencia al Sistema de Gestin Integral. POLTICA INTEGRAL: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. MANUAL DE GESTIN INTEGRAL: Documento que especifica el Sistema de Gestin Integral de una organizacin. EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestin de la empresa. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. COMIT INTEGRAL: Gerente General, Representante de la Direccin SGC, Representante de la Direccin SGA y S&SO, Asistente HSE y Coordinador de Calidad. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Tcnica Colombia ISO 9001:2000 Norma Tcnica Colombia ISO 14001:2004 Norma Tcnica Colombia OHSAS 18001:2007 GGOT01- Estructura organizacional GGOT02- Mapa de procesos
GGOT03 -Misin, Visin, Poltica Integral, Objetivos y Metas integrales y Valores Corporativos GGOT04 - Despliegue de los Objetivos de Calidad GGCS01- Caracterizacin Gestin Gerencial GSCS01- Caracterizacin Gestin de Seguimiento y Evaluacin COCS01- Caracterizacin Gestin Comercial GOCS01- Caracterizacin Gestin Operativa GHCS01- Caracterizacin Gestin Humana GFCS01- Caracterizacin Gestin Administrativa y Financiera GJCS01 -Caracterizacin Gestin Jurdica GICS01- Caracterizacin Gestin de Ingeniera Programa Mejoras de HSE (GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08) Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09) Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual(GOOT12) Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)
ANEXOS FOGS001 Listado Maestro de Documentos. FOGS002 Listado Maestro de Registros.
_____________________________
Reviso: Guiovanni Mahecha Cargo: Coordinador de Calidad
____________________________
________________________________
Reviso: Sergio Snchez Cargo: Representante de la Direccin (SGC)
__________________________
Aprob: Ramiro Snchez Cargo: Gerente General Fecha: 20-11-2008
Reviso: Alejandro Montao Cargo: Rep. de La Direccin (SGA y S&SO)
ANEXOS

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 1. INTRODUCCIN

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RAMIRO HERNANDO SANCHEZ BENITEZ GERENTE GENERAL

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PLANTA MANSILLA Complejo Industrial Mansilla Facatativa-Cundinamarca Telfono: 4275093

2.1.5 Nuestros Clientes

La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos as:

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DESCRIPCIN DEL CLIENTE

Estaciones de Servicio con la Marca Biomax.

2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial

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2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.

A continuacin se presenta el diagrama de produccin y refinacin del sector as:

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2.1.8 Estructura del negocio

TRANSPORTADOR (Por tubera bajo el sistema de Trasiego)

DISTRIBUIDOR MAYORISTA (Almacena, maneja y comercializa al sector industrial y minorista

COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL (Carro tanques, Cisternas)

DISTRIBUIDOR MINORISTA (Estaciones de Servicio

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2.1.9 Estructura institucional PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

MINISTERIO DE MEDIO , VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL

Empresa Colombiana de Petrleos Exploraci n y explotaci n de petrleos y gas

Otorgamiento de licencias Plan de manejo ambiental

MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL

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