Entidad: Ecopetrol

Estudiantes: Linda Villa, Nicolás Muñoz, Jacqueline Beltran

Énfasis: TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD EN LA GESTIÓN

Descripción del Caso

Nombre
Contratación Electrónica.

En qué consiste la Experiencia?

Consiste en desarrollar una metodología que permita adelantar los procesos de
compras y contratación de ECOPETROL por vía electrónica, usando internet.

Por qué se implementó?

Ecopetrol compra y contrata alrededor de 3.5 billones de pesos al año, por lo tanto
hay una importante oportunidad de generar ahorros por este concepto. Las nuevas
tecnologías como internet, han abierto posibilidades de hacer negocios de una nueva
forma que no se concebia hace unos pocos años, se puede mencionar la modalidad
de subastas electrónicas para recibir las propuestas económicas de los oferentes, la
facilidad para la publicación en internet de los documentos de los procesos de
contratación y en general la agilidad con la que ahora puede interactuar cualquier
empresa con sus proveedores.

Como se ha desarrollado?
El primer paso en el desarrollo del proyecto fue investigar experiencias de otras
empresas en el tema, tales como Pedevesa en Venezuela y Petrobras en Brasil y
esfuerzos de empresas del sector privado como la British Petroleum en Colombia. Se
encontró que había experiencias puntuales que utilizaron medios electrónicos en
partes del proceso de compras como la realización de subastas electrónicas, pero no
existía un modelo que abordara en su totalidad la gestión de compras y contratación.
ECOPETROL tomó la decisión de desarrollar su propio modelo, a través de la
ejecución de procesos piloto, que correspondieran a los tres regímenes de
contratación que maneja la empresa, a saber, Ley 80, régimen privado y manual de
contratación. Adicionalmente, se analizó y aplicó por primera vez la Ley 527 de
comercio electrónico, la cual regula el manejo de la información en internet para que
tenga la misma validez que la información en papel. Como resultado de la ejecución
de los pilotos, se obtuvo el modelo de proceso electrónico. Una vez validado el
proceso y demostrados los beneficios obtenidos, se procedió a usar más
intensivamente el proceso electrónico en la gestión de compras y contratación, y a
evaluar la mejor estrategia de adquisición y utilización de la tecnología informática. ·
Recursos (humanos, técnicos y financieros)El núcleo del proyecto ha estado
conformado por tres funcionarios atendiendo los aspectos funcional, jurídico y
técnico. Adicionalmente, en cada uno de los pilotos participaron funcionarios de las
áreas responsables de los procesos de contratación, quienes aportaron sus
conocimientos de los negocios respectivos. Han participado en los diferentes
procesos, funcionarios de las Vicepresidencias de transporte, exploración y
producción, refinación, las áreas de informática y servicios generales .Además del
costo de los funcionarios que han participado en el proyecto, se han invertido del
orden de 520 millones de pesos en tres años, esta inversión está representada en el
arrendamiento de las herramientas informáticas utilizadas para la recepción de las
ofertas por internet, y en el desarrollo del software para la publicación de los
documentos de los procesos de contratación en Internet. Esta inversión se ha
recuperado y ha generado ahorros sustanciales

Qué obstáculos se han encontrado en su implementación?

Interpretación de la normatividad: fue la primera vez que se utilizaron medios
electrónicos para adelantar procesos de compras y contratación, esto implicó un
importante esfuerzo jurídico en la interpretación de la Ley 80, del manual de
contratación y aplicación de la Ley 527 de comercio electrónico. Poca experiencia de
los proveedores de tecnología: uno de los procesos innovadores en la contratación
fue la recepción de las ofertas económicas por Internet, específicamente por medio
de subastas electrónicas. En el mercado hay varios proveedores de este software,
pero no contaban con la experiencia suficiente, menos aún para asesorar una Entidad
Estatal. Cultural: El modelo de negociar a través de Internet propone reconocer la
validez de toda la información que se maneja, sin necesidad de imprimirla en papel,
esto genera un cambio de esquema tanto para los proveedores como para los
funcionarios de ECOPETROL, quienes han manejado tradicionalmente toda su
documentación impresa. El modelo implica cambios en los procesos tradicionales lo
cual genera resistencia. Penetración de Internet: El proceso de contratación
electrónica está basado en la comunicación entre ECOPETROL y los oferentes a
través de Internet, la penetración de Internet en Colombia se estima que ha pasado
del 2.5% hace tres años al 4% actualmente, con una concentración alta en las
principales ciudades, lo cual limita el acceso de posibles oferentes a los procesos. Sin
embargo las exigencias tecnológicas para cualquier proveedor son mínimas, contar
con un computador con acceso a Internet para lo cual han buscado opciones como
cafés Internet, facilitando de esta manera la participación en los procesos de
contratación

Qué aprendizaje se ha inferido?

No obstante que el Internet es una herramienta de gestión muy importante, todavía
no es viable usarla en todos los procesos y en los que se usa no se pueden adelantar
todos los pasos del proceso electrónicamente. Otro de los puntos más vulnerables del
proceso es la capacitación de los oferentes.

Criterios de Evaluación

Innovación Creación o Adaptación de Tecnologías Administrativas

La contratación electrónica ha sido un proyecto innovador en su conjunto, ya que
propone una forma de hacer negocios totalmente diferente a como se concebía
anteriormente. Específicamente ha introducido pasos como la discusión del borrador
de los pliegos de condiciones con los posibles interesados, y en general, el manejo
de toda la documentación por vía electrónica, dando la misma validez a estos
documentos, que si estuvieran en papel. También incluye la adaptación de
tecnologías, como el software de recepción de ofertas, el cual ha sido desarrollado
por diferentes empresas a nivel mundial y ECOPETROL lo adaptó a nuestro medio y
a nuestra legislación.

Efectos positivos y Mejoras Significativas para la Entidad y sus Usuarios

Los efectos positivos y mejoras se pueden resumir en tres puntos: Transparencia: se

ha aumentado la transparencia de la gestión de contratación de ECOPETROL ya que
toda la ciudadanía tiene acceso a la información a través de Internet y puede
hacerle seguimiento a todo el proceso de contratación. Ahorros en la gestión de
contratación: Al hacer que los documentos en Internet sean los originales, los
funcionarios ya no tienen que hacer copias de los documentos para enviar a los
oferentes generando así ahorro en tiempo, papel, copias y fax. Ahorro en el precio
de los bienes y servicios: al ser pública la información de contratación hay acceso a
proveedores nuevos, lo que genera competencia y en consecuencia, mejores
precios.

Potencial de Réplica y Transferencia a Otras Entidades

La experiencia de ECOPETROL se esta replicando en otras entidades del Estado, la

Agenda de Conectividad tomo como referencia esta experiencia para elaborar el
documento de la fase III de gobierno en línea, el cual reglamentó la contratación en
línea para las entidades del Estado. ECOPETROL ha hecho presentaciones
individuales a varias entidades entre ellas la DIAN, Alcaldía de Bogotá, Banco de la
República, Fuerzas Militares, ETB. Finalmente, ECOPETROL ha sido invitado por la
Vicepresidencia de la República para apoyar en el esfuerzo de masificar el uso de la
contratación electrónica en todo el Estado Colombiano, dentro del marco de la lucha
anticorrupción.

Resultados Verificables y Susceptibles de Medición

Conformación dinámica de la oferta (subastas) Durante el año 2002 se recibieron
ofertas por medio de subasta electrónica para contratos cuyo presupuesto era de
3.608 millones de pesos. La adjudicación fue por 664 millones de pesos por debajo
del presupuestado, es decir un 18.4% de disminución. Para el 2003, se hicieron
compras y contrataciones por esta modalidad cuyo presupuesto era de 14.204
millones de pesos, obteniéndose una reducción con respecto al presupuesto de
3.200 millones es decir el 22.5%.También se vendieron activos improductivos y
excedentes de inventario cuyo valor base era de 615 millones de pesos y se obtuvo
un incremento en el precio de venta de 376.9 millones es decir, el 61.3%.Pedidos de
cotización: Aprovechando las nuevas formas de relacionarse con los proveedores, se
configuró un modelo de compras de bienes estándar, en donde se ha reducido el
tiempo de la gestión de compra, de siete semanas a 4 días hábiles. El impacto de
este nuevo esquema es no sólo en el ahorro de tiempo de gestión, sino en la
reducción de los niveles de inventarios que esto implica. Es el caso de la refinería de
Barrancabermeja, donde se preseleccionaron seis empresas proveedoras de
rodamientos, y a través del mercado digital utilizado por ECOPETROL, se solicitan y
reciben electrónicamente las ofertas y se evalúan muy rápidamente ya que la
herramienta informática presenta las ofertas en una forma organizada.

Sustentable en el Tiempo
Dados los buenos resultados obtenidos durante este tiempo, ECOPETROL ha
decidido incluir la contratación electrónica como un procedimiento estándar en la
gestión de contratación. Aprovechando la coyuntura de la implementación de un
nuevo ERP en la empresa, se está diseñando la plataforma definitiva en la cual se
apoyará el proceso, lo que garantizará su sustentabilidad.