CAMPANHA PARA REDUZIR RUPTURAS EM R$ 1 Bi

4 FASCCULO

Como reabastecer as gndolas

REALIZAO

COORDENAO E PRODUO

PATROCNIO

APOIO

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COMO REABASTECER AS GNDOLAS

REABASTECIMENTO DE GNDOLAS:
o desafio dos ltimos 50 metros da cadeia de abastecimento

Em todo o mundo fabricantes, distribuidores, atacadistas, transportadores, operadores logsticos e varejistas trabalham com o mesmo objetivo: assegurar que o produto certo esteja na gndola na hora em que o consumidor vai loja, idealmente com validade mxima (para perecveis) e ao menor custo. So freqentes as discusses ao longo da cadeia de abastecimento, em especial as cobranas dos varejistas, para que os entregadores cumpram os melhores nveis de servio logstico, entregando no depsito de quem comprou tudo o que foi pedido, no prazo solicitado. Uma vez entregue o pedido, o varejista sente-se tranqilo, pois a mercadoria est em casa. Basta coloc-la na prateleira que no haver rupturas. O raciocnio correto. Infelizmente, porm, a realidade mostra que a coisa no to fcil. Uma das mais freqentes causas de rupturas a falha do reabastecimento de gndola, ou seja, apesar de a mercadoria estar no estoque de retaguarda, ela no reposta em tempo hbil e o cliente da loja acaba encontrando a prateleira desabastecida quando vai s compras. So os famosos ltimos 50 metros da cadeia, o espao entre a retaguarda e a gndola. Em pesquisa feita pela ECR Brasil com produtos lderes das principais categorias, nas maiores lojas de SP e RJ, apurou-se que esta situao responsvel por mais de 21% das rupturas no muito diferente do que se observa em lojas da Europa ou Amrica do Norte. Se a situao assim para os itens de linha, muito pior ao se tratar de promoes ou eventos, quando a demanda muito menos previsvel e os processos comerciais e logsticos fogem da rotina estabelecida. tambm evidente que, para os produtos chegarem no tempo e na quantidade necessrios ao estoque de retaguarda, eles tm de ser planejados, negociados, comprados e entregues, tudo baseado em registros de estoques e vendas. E em cada um destes processos podem tambm existir falhas. H, portanto, uma extensa lista de possveis causas de rupturas, envolvendo as reas comercial, logstica, sistemas / informtica e operaes, alm dos repositores, prprios ou dos fornecedores. Muitas vezes os problemas tambm ocorrem pela falta de entrosamento entre estas reas.
COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS

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EIS OS FATOS E AS MEDIDAS QUE PODEM SER TOMADAS PARA MINIMIZAR A OCORRNCIA DE RUPTURAS NA SUA LOJA.
O que a ECR Brasil recomenda a partir daqui o processo, o qual poder ser executado/adaptado conforme seu arsenal tecnolgico varejista. Isto quer dizer que onde se l computador, por exemplo, entenda-se sistema disponvel em sua empresa.
ANALISEMOS ESSES FATOS E MEDIDAS:
1 PARMETROS DE SISTEMA
Qualquer loja tem hoje um sortimento de milhares de itens. Um pequeno varejo, por exemplo, trabalha em mdia com 3 a 7 mil itens; um supermercado com 15 a 25 mil e um hipermercado com 50 a 80 mil. No mais possvel gerenciar uma linha desta dimenso sem o uso de computadores ou sistemas, que ajudam o varejista a manter um cadastro de todo o sortimento; calcular as quantidades em estoque em funo das vendas e do giro de cada item; definir como devem ser expostos (quantidade e localizao na gndola = planograma); definir as margens e as quantidades a serem compradas e apresentar o histrico de compras, de preos pagos e dos prazos de entrega prometidos e realizados, etc. Estes registros e controles so a base de trabalho dos diferentes profissionais do varejo, desde o comprador (fornecendo-lhe os parmetros para negociar cada compra e a correspondente logstica) at os vrios profissionais da rea de operaes e logstica responsveis por receber, estocar, reabastecer, controlar validade, precificar, promover, cobrar e demais atividades envolvidas com a comercializao no ponto-de-venda. evidente que, se os registros, valores e parmetros calculados pelo computador estiverem distorcidos, o trabalho de todos ser prejudicado, muitas vezes gerando excessos ou faltas de mercadorias, estoques virtuais, etc. Existem vrios parmetros importantes para cada funo. Comentaremos apenas os mais diretamente relacionados com rupturas.

1.1 Quantidade de produtos na gndola A quantidade de produtos colocada na prateleira da loja tem dupla funo: de um lado deve permitir a boa visualizao de cada item venda, de outro, manter a prateleira abastecida entre os intervalos de reposio. Assim, considerando a questo tamanho, itens de pequeno porte (como sabonetes, fsforos, pacotes de gelatina, etc.) necessitam de um nmero muito maior de itens ex-

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postos para serem visveis no corredor do que produtos de maior volume, como pacotes de papel higinico ou caixas de sabo em p, garrafas de vinho, eletrodomsticos e outros. J tendo em vista o giro, um produto que vende em mdia 100 unidades por dia, se ocupar um espao de gndola no qual se acomodam apenas 30 unidades, ter de ter assegurado um esquema de reposio disponibilizando um repositor encarregado de verificar e reabastecer a gndola pelo menos 4 vezes ao dia. Se este esquema no existir e, por exemplo, s houver o reabastecimento da loja antes de sua abertura, ter de ser previsto o espao de exposio de pelo menos 100 unidades (lembrando que ao final do dia a prateleira tenderia a estar quase vazia, o que poderia impactar negativamente na venCOMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS da do item).
SOLUO: preciso que o computador calcule as quantidades de produtos expostas em funo de seu tamanho, porte e giro, e que os parmetros sugeridos sejam avaliados regularmente, uma vez que em geral o computador trabalha apenas com mdias, e podero ocorrer variaes importantes ao longo do tempo (como vendas concentradas em determinados dias ou horrios).

1.2 Ponto de pedido e quantidade a ser comprada A anlise do reabastecimento do estoque de retaguarda, atravs das compras, feita de modo similar reposio de gndola, ou seja, considerando as vendas e o tempo de recebimento (desde o pedido colocado) de cada item. O ponto de pedido, portanto, deve dar segurana ao varejista de que no falte o produto na gndola, colocando o pedido com prazo suficiente para que os estoques da loja e da retaguarda sejam suficientes para atender a demanda at a entrega dos produtos comprados.
SOLUO: preciso calcular (via sistema) as quantidades de produtos vendidas por dia (ou perodo de tempo), os tempos de entrega mdios de cada fornecedor. Tambm necessrio calcular quantos dias de vendas comportam os estoques disponveis, determinando a data e a quantidade de produtos a ser comprada. Para que o sistema funcione corretamente, necessrio que os registros de vendas, nveis de servio e prazos envolvidos com cada operao sejam corretos e confiveis. Itens sazonais ou promocionais, cuja previsibilidade de demanda e de entrega em geral sofrem grande variao, exigem cuidado especial.

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1.3 Ajustes freqentes distorcem os parmetros bastante comum a prtica de diferentes pessoas alterarem os parmetros, sem critrios. Estes ajustes, muitas vezes, so mais voltados s necessidades (ou comodidade) das pessoas do que aos lucros da empresa. Exemplo disso seria aumentar os nveis de estoque para evitar faltas mas carregando custos e utilizando desnecessariamente o espao. De modo geral, um computador bem programado tende a gerar propostas de estoques, compras e demais indicadores bem mais precisos do que aqueles que se fora o sistema a aceitar por ajustes manuais.
SOLUO: a substituio de parmetros de sistema por ajustes deve ser evitada e feita com muito critrio, mediante anlises cuidadosas e s por uma ou poucas pessoas autorizadas, considerando: a demanda de cada item; o sistema de reposio; a periodicidade da reposio; o perodo de tempo envolvido em cada processo; a natureza dos produtos (secos, perecveis, etc.). analisando permanentemente as causas de rupturas e as variaes na demanda, para assegurar que os parmetros permaneam atualizados ao longo do tempo.

1.4 Controle do estoque de retaguarda x estoque de gndola A maioria dos sistemas informatizados consolida todo o estoque disponvel sob o telhado da loja, no distinguindo o que est na retaguarda daquilo que foi colocado na gndola. Este processo simplificado traz um enorme vis embutido, pois o computador no auxilia o gestor na visualizao das rupturas no ponto-de-venda. Pelo contrrio, induz tranqilidade de saber que o produto est acessvel, no precisando ser comprado e entregue.
SOLUO: ter controles de estoques de retaguarda separados dos da gndola, com registros de entradas e sadas independentes, de modo a saber exatamente onde esto os produtos a cada momento.

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2 DIVERGNCIAS ENTRE ESTOQUE FSICO E CONTBIL

Sendo as compras e as operaes baseadas nos registros e parmetros do computador, evidente que ocorrem problemas de faltas e/ou excessos quando o estoque real diferente do que acusa o sistema, seja com estoques negativos ou virtuais. As divergncias geralmente acontecem devido a erros humanos ou a falhas de processos, em situaes como as exemplificadas abaixo:
um cliente da loja compra diversos pacotes de gelatina da mesma marca, porm de

COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS ao final do dia, na rea de FLV, so eliminados os produtos deteriorados (amassados,

diferentes sabores, e a operadora de caixa registra uma das verses de sabores e multiplica os demais como se todos fossem um s;

murchos, etc.) sem que se faa a correspondente baixa no sistema;

a rea de frios abastece a lanchonete com presunto, queijo, etc. e essa transferncia

no registrada. Resultado: o sistema considera que a rea de frios tem um estoque maior do que o real, e que a lanchonete est desabastecida;
produtos consumidos na loja sem baixa nos estoques (materiais de limpeza, etc.); roubos e desvios; falhas no controle e no recebimento de produtos, por exemplo abrindo mais de um

cadastro para o mesmo produto. Se estas divergncias forem apuradas apenas no momento dos inventrios fiscais peridicos, e eventualmente nestes momentos feitos os ajustes em geral apenas fazendo bater o fsico com o contbil, sem eliminar os problemas que causaram as diferenas, a empresa eterniza suas perdas. Vrias reas intervm nesta questo, sendo necessrio pensar em diferentes solues:

2.1 Inventrios rotativos O tradicional inventrio peridico, feito para fins fiscais, conforme comentado, um instrumento limitado do ponto de vista gerencial para tratar de rupturas. preciso conferir a situao da loja e dos estoques constantemente, com maior ateno para os itens mais sujeitos a falhas e divergncias. O processo recomendado o inventrio rotativo, ou seja, a contagem de alguns produtos a cada dia, de modo que, ao final de certo perodo, todos os itens tenham sido contados. Exemplo: se sua loja trabalhar com 3.600 itens, ao contar 40 deles a cada dia, ao final de 3 meses voc ter submetido todos eles ao seu controle. Dada a natureza diferente de produtos e categorias, alguns devem ser controlados a intervalos de tempo muito curtos (caso de perecveis), enquanto outros, menos sujeitos a divergncias (como itens da cesta bsica), podem ser controlados com menor freqncia.

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Assim, para adotar um sistema de inventrio rotativo, crie primeiro trs grupos de produtos, conforme a freqncia de controle que cada um deve ter.
ALTA FREQNCIA: produtos cujos estoques precisam ser contados com maior fre-

qncia por estarem mais sujeitos a registros errados nos caixas e a quebras. Incluemse neste grupo produtos com vrias verses em embalagem similar (gelatinas, refrescos em p, refrigerantes, etc.), produtos usados na loja e em sees (como alimentos para rotisseria e lanchonete, e produtos de limpeza) e perecveis que sofrem muitas quebras, como frutas, legumes, verduras, carnes, frios, pescados e flores.
MDIA FREQNCIA: produtos que exigem uma freqncia mdia de contagem por

serem sujeitos a furtos, especialmente itens de pequeno volume e alto valor agregado. Fazem parte deste grupo: pilhas, lminas de barbear, filtros solares, cosmticos, algumas bebidas de alto valor e aqueles itens que muitas vezes permanecem trancados, s acessveis ao cliente por intermdio de um funcionrio.
BAIXA FREQNCIA: produtos que precisam de uma freqncia menor de contagem

por apresentarem menos divergncias, como produtos da cesta bsica. Finalmente, estabelea a freqncia com que os itens de cada grupo devem ser contados e calcule quantos itens dever contar por dia para cumprir esse perodo. Supondo que o primeiro grupo tenha 800 itens, por exemplo, e que Voc quer control-los a cada 15 dias, divida os 800 por 15 e concluir que ter de contar 53 itens por dia a fim de que todos os 800 sejam inventariados a cada 15 dias. Proceda da mesma forma com os outros grupos e faa a lista dos itens contados a cada dia, definindo as responsabilidades e processos correspondentes para que a contagem seja feita conforme planejado. Para as empresas sem condies de contar permanentemente seus estoques pelo sistema acima detalhado, existe uma alternativa mais simples, apenas com vistas ao controle de rupturas: conferir no sistema os dados de estoque e vendas diariamente, realizando a contagem dos itens ou famlias de itens que aparecem com estoque negativo ou sem vendas h um perodo de tempo superior a seu giro normal (em geral cerca de uma semana). claro que o inventrio rotativo, por si s, no passa de um registro, mostrando e quantificando as falhas j ocorridas. A real soluo para a empresa passa a ser desenvolvida a partir da anlise das causas das divergncias apuradas e da reviso dos processos que ocasionaram estas diferenas. Alguns dos mais comuns so discutidos a seguir.

2.2 Erros de operadoras de caixa Os registros errados de sada de produtos, na maioria das vezes, ocorrem por desconhecimento das operadoras sobre as conseqncias de seu trabalho: sendo o mesmo produto, com igual preo e apenas sabor ou fragrncia diferente, tomar o preo de um item e mul-

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tiplicar pela quantidade total no altera o valor que ser pago pelo cliente, o que parece operadora ser a razo nica de seu trabalho. Este procedimento at pode agilizar a fila, outra razo que lhe parece importante para o bom funcionamento da loja. Outra situao na qual ocorrem erros relaciona-se aos produtos sem cdigo de barras, especialmente FLV, cujas sadas, muitas vezes por desconhecimento do produto, a operadora registra com o cdigo errado / de outro produto.
SOLUO: a mudana de comportamento das operadoras depende de sua formao, entendendo a especificao correta de cada uma das atividades que exerce, bem como as razes pelas quais no pode trabalhar de modo diverso do COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS especificado. A soluo passa pela descrio detalhada da funo, seleo de pessoas qualificadas, treinamento e superviso.

O treinamento deve envolver, pelo menos:

o

uso correto do cdigo de barras (e os problemas do uso incorreto); a identificao de FLV e outros produtos sem cdigo (para o que algumas empresas utilizam tabelas com cdigos e fotos impressas ou na tela do computador); e atendimento ao cliente, especialmente no caso de falta de produtos desejados. Um recurso que pode ser interessante tambm promover reunies entre os profissionais de diferentes reas ou mesmo uma troca de funes por alguns dias: o responsvel pela gesto de estoques mostra operadora os problemas que causa o registro incorreto, ou ela convive com esta situao no caso da troca de funes.

2.3 Transferncias internas sem registro comum, principalmente em lojas e redes menores, que exista certa informalidade nos processos, at por existir um clima de empresa familiar, em que cada um sabe o que faz e de confiana. Esta situao tende a se opor ao uso de papis e registros digitais para as coisas internas, procurando no burocratizar a empresa. Assim, quando, por exemplo, por acidente a embalagem de um pacote de arroz rasgada e seu contedo espalhado pelo cho da loja, a primeira (e rpida) providncia limpar o piso e retirar o saco rasgado. Perfeito sob o ponto de vista da operao, mas ocorrer ruptura se esta sada de mercadoria no for registrada no sistema que sem esta informao continuar considerando o arroz eliminado na rea de vendas. O mesmo vale para FLV e outros perecveis que se deterioram, aparas de carnes e peixes limpos e embalados na loja, transferncias internas de produtos de consumo ou

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mesmo os produtos retirados pelos proprietrios (ou outros funcionrios autorizados) para seu consumo domstico. Existem ainda situaes indesejadas, que vo desde a deteriorao de produtos, tornando-os inservveis comercializao ou ao consumo, at o roubo, com ou sem conivncia de funcionrios.
SOLUO: para que o computador possa manter atualizados e corretos os registros de estoques disponveis, todos os eventos que envolvem os produtos da frente ou retaguarda de loja precisam ser registrados. Para que isso seja possvel, preciso implantar registros (simples, mas escritos) de toda a movimentao que possa ocorrer durante as operaes regulares recebimentos, sadas, transferncias, eliminaes, devolues, trocas ... deixando como ajustes apenas os fatos irregulares, especialmente furtos e roubos de produtos. Especial cuidado deve ser dado s situaes em que exista peso varivel, particularmente na rea de perecveis.

2.4 Problemas no recebimento Outra importante fonte de divergncias entre estoques fsicos e contbeis a rea de recebimento de produtos.
So dois os principais desafios desta rea no combate s rupturas:
PRODUTO E QUANTIDADE CORRETOS: verificar o que est sendo entregue (especifica-

es do produto, embalagem e quantidade), e atualizar o estoque, em conformidade com o cadastro; e

AGILIDADE NO PROCESSO: as empresas trabalham com estoques cada vez mais enxu-

tos, de sorte que um caminho carregado de mercadorias compradas que fica horas parado espera da conferncia e descarga pode ser causa de rupturas, pois as mercadorias que transporta deveriam estar sendo encaminhadas gndola (e todos ns conhecemos as inmeras situaes de atrasos e demora no recebimento e descarga, ou mesmo de divergncias que geram devolues, impactando fortemente na reposio da loja).
SOLUO: os processos envolvidos na primeira situao j foram discutidos no fascculo que trata de Identificao e Cadastro, mas, apenas a ttulo de lembrete, registramos aqui a necessidade de especial ateno correta identificao de cada item (tamanhos, sabores, nomenclatura, etc.), assegurando que se esteja de fato recebendo o que foi pedido, que haja apenas um cadastramento deste produto e que a quantidade esteja correta. O uso dos cdigos de barras essencial para esta atividade.

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QUESTES RELACIONADAS AO FLUXO FSICO E ADMINISTRATIVO DAS ENTREGAS

PARA ESTAS QUESTES H VRIAS RECOMENDAES AO VAREJISTA: Procure adequar sua estrutura fsica para receber e distribuir / repor mercadorias
comum observarmos filas de caminhes parados nos ptios de descarga
(principalmente nos CDs), aguardando sua vez. Em termos de gesto logstica, isto significa um estoque comprado que deixa de ser posto venda, podendo causar rupturas, apesar de estar na porta do depsito.
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DENTRE AS CAUSAS MAIS COMUNS PARA A DEMORA NO ATENDIMENTO DOS CAMINHES, DESTACAM-SE:
estrutura insuficiente / inadequada: os ptios muitas vezes so mal dimensionados

para o volume e tipo de veculos que por ali transitam a cada dia, criando gargalos e prolongando desnecessariamente o tempo de permanncia dos caminhes;
docas: em muitas redes e lojas a descarga feita no ptio, ou sem docas apropriadas,

o que acaba determinando demoras e muitas vezes o comprometimento da possibilidade de paletizar os produtos, multiplicando estas demoras ao longo de todo o percurso logstico das mercadorias;
equipamentos inadequados para receber mercadorias; recebimento por ordem de chegada, em vez de agendamento ou critrios especiais de

atendimento (tipo de carga, fornecedor de qualidade assegurada, etc.);

excesso de procedimentos burocrticos e/ou controles fsicos demorados; falta de informaes sobre o pedido; pessoas despreparadas.

SOLUO: revisar e adequar a estrutura, fluxos e processos para receber mercadorias, analisando:

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volume, tipo e fluxo de mercadorias ao longo do tempo (dia, semana e ms, com es-

pecial ateno aos perodos de pico) e respectivo tempo de atendimento (espera do caminho desde a chegada, tempo de verificao e de descarga);
tipo e quantidade de veculos usados no recebimento e entregas, questionando se so

os melhores e mais eficientes;

espaos disponveis no estacionamento e na rea de manobras frente aos volumes

processados e veculos utilizados;

sistema de armazenagem: capacidade, facilidade de movimentao, volumes de esto-

ques (para quantos dias de vendas x giro dos produtos), freqncia de reposio, principais problemas recorrentes;
sistema de localizao / endereamento e de identificao dos produtos no depsito,

estejam eles em palete ou no;

adequao dos equipamentos movimentao horizontal e vertical dos produtos; eficincia dos processos utilizados no recebimento, movimentao, armazenagem e

distribuio interna dos produtos;

qualidade e confiabilidade dos registros e sistemas de retaguarda, em especial do ca-

dastro e da conferncia do que est sendo entregue (qualidade / integridade, prazos de validade, quantidades e valores);
qualificao necessria (ideal) ao exerccio de cada funo e capacitao atual dos

funcionrios;
horrios e turnos das equipes envolvidas.

CRIE E CUMPRA UMA AGENDA PARA RECEBER PRODUTOS

A falta de critrios que tratem de forma diversificada os vrios tipos de fornecedores

e cargas que so entregues em uma loja pode ser fator causador de ineficincias e rupturas. A agilizao do processo pode contar com vrias medidas, especialmente:
uso do EDI, para conferncia da nota fiscal antes da sada dos produtos do fornecedor; agendamento de entregas; processos especiais de recebimento facilitado para produtos e/ou fornecedores selecionados.

SOLUO: existem vrias oportunidades para evitar que os produtos que esto sendo entregues pelos fornecedores permaneam por longos perodos espera da descarga, conforme delineado acima.

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Para agilizar a conferncia e minimizar problemas de divergncia nas notas fiscais, impostos e preos, recomenda-se que o fornecedor, antes de embarcar a mercadoria, envie ao varejista o espelho da nota fiscal via internet (e-mail, EDI ou mesmo fax, caso no haja internet disponvel). O varejista deve conferir este documento, assegurando que est tudo conforme encomendado, para ento autorizar o embarque e, preferencialmente, j agendar o horrio de entrega. Assim, quando o caminho chegar, j dever encontrar o espao de descarga reservado, e uma vez que a conferncia documental j est feita, bastar verificar se as mercadorias que esto sendo entregues correspondem ao que consta da nota (ou romaneio), e se a qualidade est em conformidade com o que foi especificado. COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS A grade de horrios de agendamento deve ser feita considerando o tipo de carga, veculo e equipamento disponvel em cada doca (ou ponto onde encosta o caminho) e o tempo mdio necessrio para os procedimentos fsicos e administrativos de cada caminho e tipo de carga. Se as estimativas forem corretas, os horrios podero ser respeitados, com ganhos para todos. Excesso de otimismo, organizando a grade com base em prazos irreais de nada serve, apenas aumenta a frustrao de todos que se programaram para uma realidade que no existe. Pode tambm ser oportuno reservar docas ou reas especficas para determinados tipos de veculos ou cargas, sempre que se possa ter ganhos de tempo com isso. Outra interessante oportunidade pode ser explorada com cargas vindas de depsitos do prprio varejista (especialmente do CD), que devem receber prioridade (ou mesmo ter docas / reas exclusivas) e podem estar isentas de conferncia (desde que se tenha absoluta segurana de que no haver divergncias). Igual tratamento pode vir a ser dado a fornecedores que cumpram rigorosamente a qualidade necessria aos procedimentos administrativos e fsicos: aqueles que nunca apresentam qualquer rro ou divergncia poderiam ser dispensados da (muitas vezes extensa e demorada) rotina de verificao de documentos e cargas, trabalhando-se com base no princpio da qualidade assegurada.

GARANTA A CORRETA IDENTIFICAO DOS PRODUTOS E SUA ENTRADA EM ESTOQUE

O tema Identificao e Cadastro de produtos j foi amplamente abordado em um dos fascculos desta srie. Cabe aqui apenas lembrar alguns pontos essenciais no momento do recebimento e despacho dos produtos. Afinal, falhas na identificao e na sua entrada em estoque resultam em divergncias entre o inventrio fsico e o contbil, gerando rupturas ou estoques desnecessrios.

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PARA GARANTIR A CORRETA IDENTIFICAO DOS PRODUTOS E SUA ENTRADA EM ESTOQUE (FSICO E CONTBIL) PRECISO:
pedir para os fornecedores enviar as notas fiscais com os cdigos dos produtos a fim

de facilitar a conferncia;
usar coletor de dados para checar os produtos e suas respectivas quantidades e, com

isso, garantir a entrada dos cdigos de barras no depsito;

utilizar o processo conhecido por Recebimento Cego, atravs do qual o respons-

vel pela conferncia dispe somente de informaes sobre os produtos, sem saber quais so suas quantidades. Mas sua responsabilidade tambm contar as quantidades entregues e registr-las no sistema. Assim, o sistema pode comparar essas quantidades com as anteriormente registradas. Desse confronto de dados obtida a crtica das contagens;
liberar para compra apenas produtos previamente cadastrados, assegurando ainda

que o cadastro tenha todos os campos essenciais preenchidos (consulte o cadastro mnimorecomendado pela Associao ECR Brasil); No esquea que, se o cadastro no preenchido de forma integral no momento em que o produto liberado para ser colocado em linha, certamente surgiro problemas posteriormente. E no momento da negociao inicial que o fornecedor tem o maior interesse em agilizar o processo, se for respeitada a regra de s liberar para compra depois do cadastro completo;
confrontar a nota fiscal com o pedido, conferindo cdigo de cada item (de prefern-

cia utilizando o cdigo de barras, para evitar os problemas decorrentes de diferentes nomes ou cdigos utilizados nos cadastros dos fabricantes, distribuidores, atacadistas e varejistas), sua quantidade, etc.;
ter procedimentos estabelecidos para o tratamento das divergncias mais comuns,

evitando perda de tempo, quando ocorrem, e decises eventualmente inadequadas tomadas por recebedores ou conferentes;
registrar o ingresso dos itens corretos no estoque apenas quando eles estiverem fisi-

camente disponveis para reposio; (Lembre-se: freqentemente o caminho fica parado por longo tempo no ptio at que sua carga seja de fato incorporada ao estoque fsico destinado reposio.)
evitar mexer nos produtos, ou na composio do palete, at o momento em que seu

contedo seja colocado na prateleira da loja.

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Em vrios casos, as entregas para a loja so feitas pelo CD (Centro de Distribuio) da prpria empresa, ou enviadas de uma loja da rede para outra. Se assim for com Voc, crie um processo simplificado de modo a:
providenciar para que os produtos saiam do CD paletizados e envolvidos com filme

plstico fino. Assim a loja s precisar conferir o lote e no cada produto, o que resultar em maior agilidade na conferncia das cargas vindas do CD;
atribuir prioridade de descarga aos caminhes do CD; possibilitar a entrada automtica do pedido no estoque, nos menores prazos, para liCOMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS berar logo os caminhes para novas entregas.

3 COMPRADORES NO ENTROSADOS COM LOGSTICA

Geralmente, os compradores tm o hbito de negociar com os fornecedores tendo por base o valor total da compra ou quantidades redondas (100, 200, 12 dzias, etc.), sem levar em conta a embalagem logstica na qual so despachados os produtos, especialmente quando paletizados. Assim, acontece muitas vezes de um comprador adquirir 200 unidades de um produto embalado razo de 180 itens por palete, gerando um problema complexo relacionado s 20 unidades extras (200 compradas menos 180 paletizadas): o que fazer com elas na hora do embarque? Mandar sem palete? Embaladas de que forma? No mandar e gerar uma diferena entre pedido e entrega? Renegociar, pedindo para o vendedor diminuir a quantidade encomendada e reprocessar toda a papelada ? Qualquer que seja a soluo, sempre um procedimento especial que demanda tempo adicional e envolve custos no previstos, impactando na eficincia e na lucratividade.
SOLUO: alinhar as reas comercial e logstica, de modo que os compradores entendam como funciona a retaguarda e a padronizao de embarque, passando a ter este padro como base de negociao.

4 O QUE FAZER NA REA DE REPOSIO

Se tivermos conseguido organizar toda a retaguarda, tendo dados e parmetros corretos no sistema, as rotinas e equipamentos da rea de recebimento operando com mxima eficincia, os compradores negociando em bases alinhadas com a logstica e compartilhando o planejamento de aes promocionais e especiais com os fornecedores, as operadoras de caixa evitando gerar erros por procedimentos incorretos, os registros internos dando conta de todas as movimentaes e as perdas sendo gerenciadas, teremos a loja ou rede operando adequadamente. Mas ainda no teremos as-

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segurado que o produto esteja na prateleira, disponvel e conforme estabelecido no planograma. Devemos ainda pensar no trabalho de quem leva os produtos do estoque at as prateleiras, cuida da sua arrumao e apresentao. Antes de mais nada, importante que exista um planograma, ou seja, um mapade exposio dos produtos, indicando exatamente qual o espao (em que local da gndola e quantas frentes / empilhamento) cabe a cada produto comercializado. Sem isso, de nada servem os parmetros, pois as regras no so seguidas, colocando-se a olho o que cabe na prateleira. Para que o produto seja reposto, necessrio registrar que s restam poucas unidades na gndola (a quantidade estabelecida em funo do giro do produto e do espao que lhe foi dado na gndola, expresso no planograma). E isto geralmente feito de duas maneiras:
controle visual; informao via sistema, a partir da informao de sada dos produtos que o compu-

tador recebe quando o produto passa pelo caixa (complementada pelas informaes de movimentaes internas e retiradas de produtos da rea de vendas por outras razes, como prazo prximo ao vencimento, embalagem ou produto danificado, etc.) Uma vez constatada a necessidade de se colocar mais produtos na rea de vendas, necessrio traz-los da retaguarda e coloc-los na prateleira, o que exige uma retaguarda bem organizada (onde se encontrem os produtos com facilidade) e regras claras de como proceder nas diferentes particularidades do processo, especialmente quando:
se trata de perecveis (como dispor os produtos em funo de sua validade); envolve caixas abertas cujo contedo no cabe na prateleira (como tratar a caixa

aberta na retaguarda, para evitar que seu contedo seja danificado ou perdido);
ocorre ruptura do produto que deve ser reposto, devendo ser claramente determina-

do o processo a seguir (deixar o espao vazio ou preencher com produtos adjacentes e neste caso, como manter o planograma quando o produto faltante voltar). Esta situao ainda mais complicada na medida em que repositores do varejo e do fornecedor trabalham lado a lado no processo, mas geralmente os segundos nem sempre esto disponveis o dia todo e os primeiros esto sendo cada vez mais solicitados a cumprir uma longa lista de funes, ficando pouco claras as prioridades de seu trabalho.

Neste cenrio, temos uma srie de sugestes a oferecer ao varejista.

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Primeiro:

ORGANIZE O ESTOQUE DA RETAGUARDA

Muitas vezes, apenas os produtos de alto giro so mantidos na retaguarda porque o espao disponvel nas gndolas insuficiente para evitar rupturas sem reposio freqente. comum constatar-se que o armazenamento de produtos na retaguarda das lojas est mal organizado, bem diferente do que se verifica nos depsitos centrais at mesmo pelo pouco espao e freqente manipulao dos estoques na loja, envolvendo diversas pessoas. Quando isso ocorre, um produto pode estar disponvel naSUAS retaguarda, mas o reCOMO FAZER PREVISES DE VENDAS positor no o repe na gndola simplesmente por no encontr-lo. Outro problema recorrente o chamado estoque areo, formado por caixas de produtos colocadas na prpria loja, em cima das gndolas, seja por falta de espao na retaguarda ou para facilitar e agilizar a reposio. Apesar da boa inteno que representa esta prtica, ela traz algumas conseqncias indesejveis, que incluem a perda de controle entre o que estoque de venda e o que de reposio, a dificuldade de acesso s caixas, que ficam em posio muito elevada e que acabam se incorporando paisagem da loja, conflitando com a comunicao visual planejada para o consumidor. Conseqentemente, acabam esquecidas pelos gestores de estoque e repositores. E passam a integrar um contingente de itens inativos, apesar de permanecerem dentro da rea de vendas. Resultado: grande perda de venda por falta de produto de alto giro na gndola. Resolva o problema organizando cuidadosamente os produtos no depsito, de preferncia na mesma seqncia de sua reposio na loja. Isso facilitar o trabalho do repositor e tender a melhorar a organizao da retaguarda, evitando demoras e processos desnecessrios, uma vez que a descarga dos produtos no depsito, seguindo a mesma seqncia do abastecimento das gndolas, trar grande agilidade.
Segundo:

UTILIZE PLANOGRAMAS FUNDAMENTADOS EM NMEROS OBJETIVOS

Planogramas que no refletem a real demanda de cada item
nem os esforos promocionais que o apiam acabam gerando rupturas. imperioso, portanto, que Voc adote planogramas fundamentados em dados e nmeros que traduzam:
as expectativas de giro dos produtos; o impacto das aes comerciais e de logstica em suas vendas; a frequncia de reposio de cada item.

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Lembre-se: a demanda pode variar ao longo do ms, e o repositor pode ter de

trabalhar em ritmos diferentes em diferentes perodos. tambm importante ter em mente as conseqncias de mudanas no sortimento introduo de novos produtos, compras de oportunidades, etc. bem como promoes e eventos, que exigem reviso no planograma e planejamento adequado de exposio e reabastecimento.

Terceiro:

ESTABELEA DE FORMA CLARA AS RESPONSABILIDADES DOS REPOSITORES

Cada vez mais os repositores (principalmente do fornecedor) so solicitados a cuidar de uma srie de outras atividades que no s da reposio, como limpeza, degustao, aes de ponto-de-venda, pesquisa, controle de estoques e muito mais. Por outro lado, os repositores dos fornecedores via de regra s trabalham com determinadas marcas, e no com a categoria, e at aumentam o espao de exposio das marcas com que trabalham, espremendo os concorrentes que chegam mais tarde, o que distorce todo o fundamento do planograma. No havendo rotinas e prioridades formalmente estabelecidas, os repositores acabam organizando seu tempo da forma que lhes parece mais apropriada, e que pode no atender s necessidades da loja. Esta situao agravada pelo fato de serem equipes terceirizadas que, na maioria dos casos, no passaram por um processo de integrao com o varejo, para conhecer as rotinas e normas administrativas da empresa para a qual prestam servios. Eventualmente at desconhecem os documentos que devem ser preenchidos ou a quem recorrer em caso de dvidas.

Por isso, fundamental estabelecer de forma clara as atividades e responsabilidades dos repositores, assegurando que conheam:
seu papel; suas atividades; suas responsabilidades; o modelo com o qual devem operar, considerando as diferenas que possam existir

ao trabalharem com produtos regulares, perecveis e itens promocionados;

documentos, procedimentos e rotinas da loja ou rede; interlocutores internos a quem devem se reportar ou recorrer em casos de problemas

ou dvidas.

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PARA VOC CHEGAR A ESSA DEFINIO PRECISO:

definir formalmente a equipe de repositores, sua agenda, horrios e as atividades que

desenvolvem em cada loja em funo do volume e giro dos produtos. Considerar se toda a linha com a qual a loja trabalha est sendo bem atendida / tem um esquema de reposio planejado; verificar regularmente a situao de faltas e necessidades de reposies na loja, tanto nas categorias de alto como de baixo giro. Aquelas que registram faltas mais freqentes ou necessitam de reposio em intervalos muito curtos provavelmente devem ter seus parmetros revisados, ampliando o estoque na rea de vendas; COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS roti treinar os repositores, proporcionando-lhes o conhecimento necessrio sobre sistemas, nas, processos e procedimentos adotados para itens regulares, perecveis e promocionados; complementar, sempre que possvel, o trabalho de reposio executado pelos repositores/promotores da indstria/fornecedores com repositores prprios, especialmente nos perodos de pico de vendas. Esta medida particularmente importante no caso de repositores de fornecedores que s ficam na loja em alguns horrios determinados. Isto porque, se os produtos sob sua responsabilidade faltarem na gndola, esta ficar vazia at o prximo perodo de reposio, gerando perda de vendas e insatisfao.

Finalmente:

DEFINA OS PERFIS PROFISSIONAIS NECESSRIOS

Em ltima instncia, a ocorrncia de rupturas, problemas ou falhas na operao ao longo da cadeia deriva grandemente da maneira pela qual trabalham os profissionais de diferentes especialidades. A soluo :
definir corretamente os perfis profissionais desejados para cada empresa/operao,

em cada uma das reas-chave (compras, cadastro, logstica, reposio, recebimento de mercadorias, caixa, operaes, administrativo, fiscal, financeiro, etc.) selecionar as pessoas adequadas a esses perfis; qualific-las ou requalific-las, particularmente quando h mudanas na tecnologia de suporte; assegurar que cada funcionrio conhea perfeitamente o modo de trabalhar da empresa onde atua (especialmente importante para aqueles profissionais com atividades em mais de uma empresa, como transportadores, repositores ou equipes de limpeza terceirizadas, etc.); idealmente, ter indicadores de desempenho objetivos, que permitam ao prprio colaborador avaliar sua atividade frente s expectativas da empresa; na medida do possvel, ter equipes responsveis por resultados, e no apenas executores de tarefas isoladas.

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ANEXO 1

QUESITOS ESSENCIAIS PARA DEFINIR O TRABALHO DOS REPOSITORES/PROMOTORES DA INDSTRIA NO VAREJO

O repositor terceirizado, que presta servios na loja por conta de um fornecedor, deve ser integrado equipe da loja, da mesma maneira que qualquer funcionrio do prprio varejista. Veja abaixo a sugesto de uma relao de quesitos importantes que devem ser esclarecidos e formalizados no processo de integrao dos repositores (prprios ou terceirizados) considerando as particularidades de reposio de produtos em promoo e da linha regular, perecveis ou no. Esta lista pode ser complementada, acrescentando itens que sejam importantes no modelo de operao da sua empresa.
Equipe: o repositor deve conhecer todos os profissionais de diferentes reas com os quais

poder interagir na sua atividade, inclusive colegas de outras empresas que atuam na loja; Horrio de trabalho: a reposio deve ser feita nos horrios adequados ao funcionamento da loja e no nos horrios do fornecedor; Rotinas e procedimentos administrativos e relativos ao pedido, ao recebimento e manipulao de produtos, bem como anlise da necessidade de ajuste de parmetros ou de planograma; Rotinas de reposio; Outras atividades que no reposio (tais como limpeza das gndolas, sinalizao, apresentao ou degustao de produtos, etc.); Restries (o que esse pessoal no pode fazer); O que fazer quando ocorre ruptura; Suas responsabilidades e a quem se reporta; Programa de integrao do promotor equipe operacional da loja e verificao / orientao para cumprimento das regras, normas e rotinas desta; Definio e cumprimento de regras de operao logstica (exemplo: a caixa pode ser aberta para reposio na gndola sem que todo seu contedo seja deixado na rea de vendas?); Particularidades relacionadas a perecveis, tais como prazo de validade, conservao, manuseio, identificao, exposio, etc.

IMPORTANTE! VOC PODE FAZER UM ROTEIRO PARECIDO COM O ACIMA, RELACIONANDO A MANEIRA IDEAL DE COMO OS PROFISSIONAIS DAS DIFERENTES REAS DEVEM TRABALHAR, COMO POR EXEMPLO:
Operadores de caixa/checkouts; Conferentes; Funes administrativas; Outros.

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PRXIMO E LTIMO FASCCULO:

COMO DEFINIR O SORTIMENTO E O USO DO ESPAO DAS GNDOLAS

REALIZAO

COORDENAO E PRODUO

PATROCNIO

APOIO