MAN - Productividad

UTN.FRR
Maestra en Administracin de Negocios PRODUCTIVIDAD
Unidad 4: Signos Vitales y Tableros de Control
Parte A: Planificacin y alineamiento - Planeamiento Operativo

2013
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ALINEAMIENTO: FUENTE DE VALOR ECONMICO

Si ocho remeros excepcionales, bien entrenados, idearan e intentaran poner en prctica tcticas independientes (rumbo, paladas por minuto, etc.) el resultado sera desastroso. Muchas empresas y equipos son a menudo botes sin coordinacin. Buenas unidades de servicio, conducidas por jefes y operadores bien formados y motivados realizan esfuerzos carentes de coordinacin. La visin fragmentada (reas, funciones, jerarquas) y la falta de coordinacin causa conflictos, disputas por recursos compartidos, incumplimiento de metas y deterioro de la calidad y la productividad.

Ing Hugo C Maldonado

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ALINEAMIENTO: FUENTE DE VALOR ECONMICO

La productividad de deteriora porque la bsqueda de la optimizacin local (el rea) se realiza a expensas de la productividad total (el negocio como un todo). Las fallas de coordinacin ocasionan prdida de oportunidades para lograr mejor desempeo y los resultados combinados son muy inferiores a los que se podran lograr si se trabaja coordinadamente, en conjunto. El xito del negocio requiere un buen timonel (liderazgo): rumbo claro, plan de accin preciso, acciones coordinadas de los remeros, y colaboracin del timonel con el desempeo de cada remero individual.

Ing Hugo C Maldonado

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LA PROPUESTA DE VALOR DE LA ORGANIZACIN

CUATRO PERSPECTIVAS
Cuatro perspectivas muestran cmo se crea valor para el negocio, a travs de mejores relaciones con clientes, impulsadas por la calidad de los procesos internos, que se mejora de modo continuo alineando a las personas, los sistemas y la cultura.

Financiera: Cules son las perspectivas de los accionistas respecto del desempeo financiero? Del cliente: para cumplir nuestros objetivos financieros, cmo creamos valor para los clientes? De los procesos internos: en qu procesos debemos sobresalir para satisfacer a clientes, accionistas? Del aprendizaje y crecimiento: Cmo alineamos a nuestros activos intangibles personas, sistemas y cultura para operar y mejorar los procesos clave?

EL ALINEAMIENTO ES IMPORTANTE: 5 Principios para implantar la estrategia

Movilizar el cambio a travs del liderazgo ejecutivo Traducir la estrategia en trminos operativos: definir el mapa de la estrategia, los tableros de control, las metas y las iniciativas. Alinear la organizacin con la estrategia: alinear la central corporativa, las unidades de negocio / servicio, las unidades de apoyo y los proveedores principales con la estrategia. Hacer de la estrategia un trabajo de todos: proporcionar informacin, comunicacin, definicin de metas, compensaciones por incentivos y capacitacin del personal Hacer de la estrategia un trabajo continuo: integrar la estrategia en la planificacin, el presupuesto, la generacin de informes y las revisiones de gestin.

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EL PROCESO DE PLANEAMIENTO
El proceso de planeamiento estratgico anual: - valida la misin, la visin, los valores y objetivos, y la propuesta de valor de la organizacin - define y revisa las estrategias clave para el perodo El proceso de planeamiento anual es el mtodo previsible y formal que asegura el tratamiento de los temas que permiten transformar la misin, la visin y las estrategias en objetivos operativos y planes de accin.

Proceso de Planeamiento
Entradas
Misin, Visin, Valores y Objetivos

Proceso
Sntesis Estratgica: Revisin y Anlisis de las Estrategias Anuales

Subprocesos asociados
Anlisis del Contexto

Salidas / Resultados

FODA Objetivos Estratgicos

Anlisis de Riesgos Gestin del feedback y rediseo institucional Estrategias de relacin, gestin y medicin de satisfaccin de los destinatarios Identificacin de oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas

Planes de accin, objetivos operativos e indicadores Presentacin y Aprobacin de la Direccin

Presupuesto

Comunicacin

Seguimiento de planes de accin

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EL PROCESO DE PLANEAMIENTO
Sntesis estratgica: evala y valida misin, visin, valores y define las estrategias clave para el ao prximo Anlisis del contexto: se proyectan las principales variables externas que pueden afectar los resultados de la empresa y se identifican las principales oportunidades y amenazas que se integrarn al anlisis FODA. FODA: se identifican las fortalezas y debilidades y las oportunidades y amenazas, la visin y las estrategias en objetivos operativos y planes de accin. Objetivos estratgicos: completados los pasos anteriores se definen los objetivos estratgicos para el ao siguiente y para el largo plazo, alineados con misin, visin y valores.

EL PROCESO DE PLANEAMIENTO
Anlisis de riesgos: la evaluacin de las amenazas del entorno permite definir estrategias de atenuacin de los riesgos Planes y Objetivos Operativos y de Calidad: se definen todos los planes operativos para alcanzar los objetivos estratgicos y se fijan los objetivos operativos y de calidad para cada plan. Presupuesto: se definen y proyectan los recursos financieros requeridos para dar cumplimiento a los planes operativos, inversiones, gastos y reservas. Presentacin, aprobacin y comunicacin: reuniones con toda la dotacin buscan asegurar involucramiento y compromiso de todos los integrantes con los objetivos e identificar roles y aportes requeridos para cumplir los planes.

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PLANEAMIENTO OPERATIVO
Los planes y objetivos operativos y de calidad definen la propuesta de la organizacin para alcanzar los objetivos estratgicos Una forma de presentar los planes operativos es mediante una matriz que relaciona los objetivos estratgicos con las reas o unidades de servicio responsables de ejecutarlos. Para cada plan operativo se definen los objetivos, las tareas, responsables, plazos, recursos, indicadores y metas de desempeo. Junto con los planes operativos se define el presupuesto que compromete los recursos que se asignan a las reas/proyectos.

INDICADORES Y SEGUIMIENTO DE PLANES

Cada plan cuenta con indicadores y metas para monitorear el cumplimiento de los objetivos fijados El control y seguimiento de los planes de accin y el grado de cumplimiento de objetivos se lleva a cabo mediante reportes que son evaluados (mensual / trimestralmente) en reuniones de control de gestin / revisin de la direccin. El control y seguimiento de planes debe incluir revisiones presupuestarias que permitan ajustar los requerimientos a las necesidades / evolucin real de cada plan. El seguimiento, evaluacin de resultados y gestin del feedback permite definir oportunidades de mejora para el ciclo en curso y el nuevo ciclo de planeamiento.

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PLANEAMIENTO OPERATIVO
DESARROLLO DE OBJETIVOS

Areas de resultados: objetivos Medidas de desempeo: indicadores Estndares de desempeo: metas

DEFINICIN DE OBJETIVOS
Un buen objetivo: Est escrito en trminos de resultados, no de acciones Es mensurable y cuantificable Es desafiante, pero posible Es claro respecto a un marco de tiempo Se establece con los aportes de todo el equipo Se comunica a todos los involucrados

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DEFINICIN DE OBJETIVOS
Un buen objetivo es, entonces: (S) Especfico: claridad sobre qu se desea obtener, dnde, cundo y cmo va a cambiar la situacin; (M) Medible: mensurable, posible de observar/cuantificar/evaluar; (A) Alcanzable, pero Ambicioso: realizable con las condiciones, recursos y plazos disponibles, pero desafiante para el equipo; (R) Realista: es posible lograr el nivel de cambio pretendido; (T) Lmite de Tiempo: establecer plazo en que debe ser cumplido

ESPECIFICO / CONCRETO
Especfico y claro; concreto respecto de lo que se desea obtener; que no se malinterprete Aumentar el porcentaje de servicios de Mantenimiento Correctivo realizados dentro de las 48 horas, del 85% al 90% en un plazo de 12 meses. Actualizar la base de datos de proveedores conforme las especificaciones xx-08 establecidas en esp-04/09. Aumentar en presupuesto 2009 la inversin en capacitacin en un 20% respecto de 2008 Mantener la efectividad de los servicios superior al 97%

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MEDIBLE
El objetivo debe ser fcilmente medible/observable, expresado en trminos de resultados esperados Eliminar del listado de clientes a todos los distribuidores que no registran compras en los ltimos 24 meses Capacitar al 100% de la dotacin de promotores en tcnicas de cierre de ventas en los prximos 6 meses Reducir los costos de distribucin en un 15% en el perodo enero diciembre 2009, comparado con igual perodo 2008.

ALCANZABLE
(Pero ambicioso) El objetivo debe ser ambicioso pero el mismo tiempo alcanzable y realista, para que sea factible alcanzar las expectativas planteadas Reducir los costos de distribucin en un 2% en 2009
(alcanzable pero no ambicioso)

Reducir los costos de distribucin en un 50% en 2009

(muy ambicioso; imposible de alcanzar; poco realista)

Reducir los costos de distribucin en un 15% en 2009

(ambicioso; posible de alcanzar; realista)

Ing Hugo C Maldonado

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RESULTADOS
Los objetivos deben expresarse en trminos de resultados a alcanzar, no como meras expresiones de deseo Incrementar las ventas del producto xx en un 10% durante el primer semestre 2009, respecto de igual periodo 2008 Aumentar las ventas del producto xx (es expresin de deseo,
no define un resultado concreto, con los requisitos de un objetivo)

Entrenar a todos los operadores del rea comercial en manejo de Excel durante el primer trimestre 2009. Entrenar a los empleados en el uso de Excel (es expresin de
deseo, no define un resultado concreto)

PLAZO

Los plazos establecidos deben ser claros, sin lugar para el malentendido: mes y ao, o da, mes y ao Implementar el sistema de comisiones por ventas a partir del 1ro de abril de 2009 Aumentar el nmero de visitas a clientes de 3 a 6 por ao
(a partir de cundo es exigible / medible el resultado?

Ing Hugo C Maldonado

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RECOMENDACIONES
(Para definir objetivos) Comenzar con un verbo en infinitivo: Reducir, aumentar, disminuir, lograr, disear, implementar, etc. Siempre que se mencione un % (valor relativo) referenciarlo al valor absoluto o a un perodo especfico contra el que se compare el logro
(Ej: incrementar ventas del producto xx en primer semestre 2010 un 10% respecto de igual periodo 2009

Evitar los adjetivos calificativos

(Ej: Reducir en gran medida; aumentar de manera significativa; obtener excelentes resultados)

Definirlos en forma breve (no ms de 30 palabras) Involucrar a todas las reas en la gestin por objetivos

DEFINICIN DE OBJETIVOS

Caractersticas de un objetivo bien redactado:

Reducir la deuda vencida y mayor a 90 das, que opera en cuenta corriente, en un 30% (sobre 1.000.000 de valor actual) antes del 30 de diciembre 2008
(Verbo en infinito, especfico, ambicioso, alcanzable, medible, con plazo definido)

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No es posible gestionar lo que no se puede medir

Ahora. a trabajar!!!
Definir objetivos para reas / procesos clave

Ing Hugo C Maldonado

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