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MANUAL DE USUARIO
MDULO DE
PATRIMONIO
Sistema Integrado de
Gestin
Administrativa
SIGA
Elaborado el 24 de Enero del 2011 por la Oficina General de Informtica y Estadstica
Derechos reservados
Copyright Ministerio de Economa y Finanzas
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MDULO DE PATRIMONIO
MANUAL DE USUARIO
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
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NOTA INTRODUCTORIA ________________________________________________________ 4
OBJETIVO ____________________________________________________________________ 4
CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA _____________________________________________ 5
1.1 Acceso al Sistema ______________________________________________________ 5
CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE PATRIMONIO ______________________ 6
2.1 Barra de Mens _________________________________________________________ 6
2.2 Barra de Herrami entas ___________________________________________________ 7
CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ____________________________________ 8
3.1 Tablas ________________________________________________________________ 8
3.1.1 Patrimonio _________________________________________________________ 8
3.1.1.1 Familia segn SBN ______________________________________________________ 8
3.1.1.2 tems _________________________________________________________________10
3.1.1.3 Ubicacin Fsica _______________________________________________________11
3.1.1.4 Causales de Baja ______________________________________________________13
3.1.1.5 Tipos de Patrimonio ____________________________________________________14
3.1.1.6 Colores _______________________________________________________________15
3.1.1.7 Parmetros ____________________________________________________________16
3.1.2 General es _________________________________________________________ 18
3.1.2.1 Sedes _________________________________________________________________18
3.1.2.2 Almacenes ____________________________________________________________19
3.1.2.3 Centro de Costo ________________________________________________________20
3.1.2.4 Personal ______________________________________________________________21
3.1.3 Sali r del Sistema ___________________________________________________ 23
CAPITULO 4 - MANTENIMIENTO _______________________________________________ 24
4.1 Mantenimiento ________________________________________________________ 24
4.2 Inventario Inicial _______________________________________________________ 24
4.2.1 Institucional ________________________________________________________ 24
4.2.2 No Institucional _____________________________________________________ 30
4.2.3 Actualizacin _______________________________________________________ 33
4.3 Inventario Fsico _______________________________________________________ 36
4.3.1 Registro ___________________________________________________________ 37
4.3.2 Sobrantes _________________________________________________________ 40
4.3.3 Faltantes __________________________________________________________ 42
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MDULO DE PATRIMONIO
MANUAL DE USUARIO
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
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4.4 Movimientos __________________________________________________________ 45
4.4.1 Altas Institucionales _________________________________________________ 45
4.4.2 Altas no Institucionales _______________________________________________ 52
4.4.3 Bajas _____________________________________________________________ 55
4.4.4 Bienes en custodia __________________________________________________ 57
CAPITULO 5 - SEGUIMIENTO Y CONTROL _______________________________________ 59
5.1 Seguimi ento y Control __________________________________________________ 59
5.1.1 Asignacin _________________________________________________________ 59
5.1.2 Mantenimiento de Activos _____________________________________________ 69
5.1.3 Salidas ____________________________________________________________ 73
CAPITULO 6 - CONSULTAS Y REPORTES _________________________________________ 86
6.1 Consulta y Reportes ____________________________________________________ 86
6.1.1 rdenes de Compra _________________________________________________ 86
6.1.2 Entrada al Almacn __________________________________________________ 88
6.1.3 Consulta de Bienes Patrimoniales ______________________________________ 91
6.1.3.1 Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia _____________________________92
6.1.3.2 Activos por Grupo/Clase/Familia _________________________________________93
6.1.3.3 Activos por Centro de Costo _____________________________________________94
6.1.3.4 Activos por Empleado ___________________________________________________95
6.1.4 Patrimonio segn Plan Contable_______________________________________ 101
6.1.5 Reporte Varios ____________________________________________________ 106
6.1.6 Patrimonio por Centro de Costo _______________________________________ 121
6.1.7 Patrimonio por Empleado ____________________________________________ 125
6.1.8 Relacin de Activos Seguimiento_____________________________________ 128
CAPITULO 7 - PROCESOS ____________________________________________________ 131
7.1 Procesos ____________________________________________________________ 131
7.1.1 Proceso de Cierre Contable __________________________________________ 131
7.1.2 Proceso SBN ______________________________________________________ 134
7.1.3 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Ao ___________________________ 138
CAPITULO 8 - UTILITARIO ____________________________________________________ 141
8.1 Utilitario _____________________________________________________________ 141
8.1.1 Exportar Informacin ________________________________________________ 141
8.1.2 Importar Inventario Inicial Institucional __________________________________ 143
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MDULO DE PATRIMONIO
MANUAL DE USUARIO
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
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NOTA INTRODUCTORIA
El Control de los Bienes del Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar un
seguimiento de las operaciones que realicen las instituciones del Sector. As mismo, contribuir a una
mejor administracin de los fondos que fueron asignados en el presupuesto Anual.
De acuerdo a las necesidades planteadas, con la finalidad de contribuir con el control de los
Procesos del Patrimonio, se opt por la creacin de un Sistema Integral denominado SIGA-MP, que
permita el Registro y Seguimiento de los Bienes de las Instituciones del Estado.
Se estableci que, los bienes muebles, inmuebles, intangibles y otros activos son parte importante
del Patrimonio de cada Entidad del Estado, que a su vez son controlados por un conjunto de normas
que le permiten a cada institucin, administrarlos de una manera eficiente y ordenada.
El Mdulo de Patrimonio (SIGA-MP), viene a ser una herramienta para la gestin del Control
Patrimonial, la misma que permite registrar, controlar, revisar y emitir informacin sobre la
administracin de los Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas
emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
OBJETIVO
Lograr que la Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en
cada una de las etapas del proceso.
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MDULO DE PATRIMONIO
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CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA
El primer Captulo, detal la el procedimiento para el acceso al Mdulo de Patrimonio. Para
ello, el Usuario debe tener conocimientos bsicos del Sistema Operativo Wi ndows y manejo
de computadoras.
1.1 Acceso al Sistema
Para iniciar la ejecucin del Sistema, el Usuario debe ubicar en su pantalla, el cono
correspondiente al Mdulo Patrimonio .Dando doble clic sobre el mismo, ingresar al
Sistema.
El Sistema muestra una ventana de bienvenida al Mdulo SIGA-MP, y solicita se registre el
Usuario y Clave de Acceso, los cuales deben estar registrados previamente en el Mdulo
ADMIN.
Nota: La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e instransferible. Es
resposabilidad del Usuari o, la confidencialidad de l a misma.
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CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE PATRIMONIO
El presente Captulo describe l a composicin del Mdulo de Patrimonio, sus Sub Mdulos,
Mens y Opciones que se ejecutan para el uso del Sistema.
2.1 Barra de Mens
La Barra de Mens ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de Patrimonio
incluye un conjunto de Mens utilizados para operar el Mdulo. Su descripcin y funcionalidad se
detallan a continuacin:
Nombre Descripcin
Tablas Permite el registro de los datos bsicos a las tablas principales del
Sistema.
Mantenimiento Administra y controla el Registro de los bienes patrimoniales: Inventario
Inicial, Inventario Fsico, Altas y Bajas.
Seguimi ento y Control Realiza el control de las asignaciones, y las salidas de activos.
Consultas y Reportes Comprende los reportes de consulta y resultados del Mdulo de
Patrimonio.
Procesos Realiza los Procesos de cierre contable mensual, la carga del inventario
Inicial y transmisin de datos al SIMI.
Utilitario Permite la exportacin de datos del Mdulo Patrimonio a archivos de
formato Excel, as como la importacin de datos para el Inventario Inicial.
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2.2 Barra de Herramientas
La Barra de Herrami entas contiene los botones de acceso directo a procesos o reportes.
Guarda los datos ingresados.
Actualiza los datos regi strados o modifi cados en la ventana.
Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generacin de Reportes.
Salir de la ventana donde se encuentra.
Ampliar/disminuir l a escala para visualizar los Reportes.
Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.
Volver a la primera pgi na.
Retroceder una pgina.
Avanzar una pgina.
Adelantar a la ltima pgina.
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CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Este Captulo, describe la funcionalidad del Sub Mdulo Tabl as, detall ando cada una de las
opciones existentes, y su uso.
3.1 Tablas
El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los activos provenientes del Mdulo de
Logstica, as como los datos que describen cada activo para su registro, identificacin y control
individual.
Asimismo, incluye los parmetros necesarios para la operatividad de las funciones del Sistema y
los procesos que realiza.
3.1.1 Patrimonio
En el Sub Men Patrimonio se encuentran las siguientes opciones: Familia segn SBN,
tems, Ubicacin Fsica, Causales de Baja, Tipos de Patrimonio, Colores y Parmetros.
3.1.1.1 Familia segn SBN
El ingreso a la opcin Familia segn SBN es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Famili a segn SBN , como se muestra en la siguiente ventana:
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Esta opcin permite consultar el Catlogo Institucional a nivel Familia de los
Bienes. Seleccionando el Grupo y Clase, el Sistema listar la relacin de
Familias correspondientes, indicando su Descripcin, como se muestra en la
siguiente ventana:
El Usuario seleccionar los filtros por Grupo y Clase para realizar la
consulta.
El Sistema muestra el Cdigo y Descripcin a nivel Familia.
Si el Usuario requiere consultar detalles de alguna Familia, har clic en la
carpeta amarilla , visualizndose la ventana Mantenimiento de
Familia.
Contiene los siguientes campos:
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Cdigo: Nmero compuesto por 8 dgitos que corresponde a la
familia del Bien.
Estado: Define la situacin del Bien. Se encontrar Activo cuando
puede ser utilizado, caso contrario se mostrar Inactivo.
Descripcin: Nombre de la Familia del Bien.
Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre estar
seleccionada la opcin de Activo Fijo.
Flag de SBN: Este campo se muestra con check , para
indicar que la Familia se encuentra catalogada por la SBN.
Tipo A. Fijo: Puede ser: Activo Fijo Depreciable o Activo Fijo No
Depreciable.
Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes
Inmuebles, Bienes muebles, Intangibles, Bienes pecuarios,
etc.
Al cance: En este campo se muestran la descripcin de la Familia.
3.1.1.2 tems
El ingreso a la opcin tems es siguiendo la ruta: Tablas->Patrimonio-
>tems , como se muestra en la siguiente ventana:
Esta opcin permite consultar o imprimir la relacin de Bienes a nivel tem.
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El Usuario seleccionar los filtros por Grupo, Clase y Familia para realizar
la consulta del Catlogo de Bienes.
Para visualizar el detalle de los tems, har clic en la carpeta amarilla ,
en la cual se encuentra la ventana Mantenimiento de Catlogo de tems.
La ventana muestra el detalle del tem, as como el Clasificador de Gasto por
ao que le corresponde.
3.1.1.3 Ubicacin Fsica
El ingreso a la opcin Ubicacin Fsi ca es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Ubicacin Fsica , como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin el Usuario visualizar la ventana Ubicacin Fsi ca,
donde podr registrar las ubicaciones fsicas de los activos de la Entidad, para
tener un control del lugar donde se encuentran y facilitar la realizacin del
Inventario Fsico.
El Usuario se ubicar en la parte central de la ventana, har clic al botn
derecho del mouse para activar el men contextual y seleccionar la opcin
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INSERTAR UBICACIN FISICA. Seguidamente registrar los datos y
grabar.
De la misma manera podr ELIMINAR un registro que no se encuentre en uso.
El Sistema mostrar la siguiente ventana:
Dando S, el Sistema eliminar el registro seleccionado.
Si el usuario trata de eliminar una Ubicacin Fsica que se encuentre en uso, el
Sistema validar con el siguiente mensaje:
Al dar Aceptar, el Sistema validar los datos enviando el siguiente mensaje:
La siguiente ventana muestra el registro realizado, donde el campo Tipo
corresponde a la ubicacin principal y el campo Sub Tipo indica la ubicacin
secundaria donde se encuentra ubicado el activo. Adems, cuenta con la
Descripcin, Estado de la Ubicacin Fsica (Activo/Inactivo), y la fecha de
registro.
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3.1.1.4 Causales de Baja
El ingreso a la opcin Causales de Baja es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Causales de Baj a , como se muestra en la siguiente ventana:
El Usuario al ingresar a esta opcin visualizar la ventana Causales de Baj a,
la cual mostrar a modo de consulta, la relacin de Causales de Baja
establecidas por la SBN.
Asimismo, podr generar el Reporte respectivo, ejecutando el cono .
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3.1.1.5 Tipos de Patrimonio
El ingreso a la opcin Tipos de Patrimonio es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Tipos de Patrimonio , como se muestra en la siguiente
ventana:
Al ingresar a esta opcin el Usuario podr visualizar la clasificacin de los
Bienes Patrimoniales de propiedad de la Entidad, tales como: Bienes
Inmuebles, Muebles, Bienes Culturales, Bienes en Prstamo y/o en uso, etc.
Adems puede visualizar el Sub Tipo de Patrimoni o, ubicndose en la lnea
del registro como se muestra en la siguiente ventana:
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El Usuario podr visualizar el detalle de las especificaciones tcnicas de cada
Tipo de Patrimonio, dando clic a la carpeta amarilla , como se muestra en
la siguiente ventana:
Seleccione el cono Grabar , para imprimir el Reporte.
3.1.1.6 Colores
El ingreso a la opcin Col ores es siguiendo a la ruta: Tablas->Patrimonio-
>Colores , como se muestra en la siguiente ventana:
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En esta opcin se Usuario registrar un tem en el Catlogo de Colores, de
acuerdo con la necesidad de la Entidad, para determinar las caractersticas
cromticas de los bienes patrimoniales. Se debe evitar duplicidad por el uso de
sinnimos, como por ejemplo: naranja, anaranjado, plomo, gris, etc.
La ventana est conformada por dos columnas:
Cdigo
Descripcin
Para registrar un nuevo color, el Usuario activar el men contextual haciendo
clic al botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Colores,
luego dar clic al botn Grabar .
De la misma manera podr eliminar un color. Sin embargo, si el color ha sido
utilizado el Sistema validarconelsiguientemensajeynopodreliminarlo: