Conferencia: Metodologa de Sistemas para garantizar la Calidad de los Sistemas y la Simplificacin de su Mantenimiento

Disertante: Jaime Cabrera 11/04/2002

INTRODUCCION Esta es la presentacin de un criterio de solucin concreta e integral (sistmico) para los problemas que la Profesin est sufriendo en la actualidad. Que son muchos, pero se ven bien representados por los aspectos Calidad y Mantenimiento. Por qu se consideran tan representativos esos factores? Porque el mundo se torna cada vez ms complejo y dinmico. Esa complejidad y esa dinmica hacen que la vida de relacin entre los seres humanos (y entre sus obras, tambin) resulte cada vez ms difcil de manejar. Adems, presentan el agravante de que se potencian entre s: - la complejidad de las nuevas situaciones obliga a que su estudio requiera ms tiempo; - lo dinmico de su comportamiento hace que eso resulte imposible: la falta de tiempo logra . que se desvaloricen ciertos trabajos (que pasan a ser de segunda, como el mantenimiento, por ejemplo); . que baje la calidad del trabajo y que no se intente el mejoramiento de los criterios para encararlo (lo urgente impide ocuparse de lo fundamental). Y esa disminucin de la calidad prepara peores condiciones para el nuevo problema que se va a presentar, lo que cierra un ciclo fatal.

POSICION PROFESIONAL DEL DISERTANTE Jaime Cabrera es uno de los miembros de esta Profesin. Que se ha dedicado, durante muchos aos, a trabajar en sus temas. Que ha logrado xitos y se ha equivocado tambin. Que ha tratado de encontrar soluciones. Y que cree haberlas conseguido, a partir del reconocimiento del valor de un aspecto fundamental: la capacidad humana. As, ha desarrollado un mtodo basado en la FORMACION DE LA MENTALIDAD PROFESIONAL, utilizando, para ello, un enfoque personal de la Metodologa Estructurada de Sistemas (explicitado en su libro Profesin: SISTEMAS, volmenes 1 y 2).

ESTE NUEVO ENFOQUE METODOLOGICO INTRODUCCION El trabajo de Sistemas consiste en resolver los problemas del usuario, en lo que respecta a sus necesidades de manejo de informacin. - Esto significa que hay que conocer de tcnicas de Sistemas? S, sin lugar a dudas. Sin ellas la probabilidad de xito en la resolucin del problema ser baja. Slo se lograra un trabajo de aficionado. - Estas tcnicas resuelven problemas? No, desde ningn punto de vista. Son herramientas prcticas que ayudan a quien est resolviendo el problema. No tienen nada que ver ni con la inteligencia personal del resolvedor, ni con su capacidad humana de entender situaciones. - Es necesario tener conocimientos de Computacin? No es imprescindible, aunque s aconsejable. Pero solamente si se los usa DESPUES DE HABER RESUELTO EL CONTENIDO DEL PROBLEMA. 1

Si se sabe poco del tema no es grave, siempre y cuando s se sepa resolver el fondo del problema: siempre es posible encontrar, en el dinmico mercado de Computacin, alguien que sepa lo suficiente como para convertir la solucin, ya desarrollada, en programas para una computadora. . Y esto no es peyorativo: la Computacin, propia de especialistas, nada tiene que ver con la resolucin de estos problemas (dado que stos son propios de cada situacin en particular, y existen de por s, aunque la computadora no se hubiera inventado). . Entonces, puede prescindirse de la computadora? La mejor respuesta es una contrapregunta: qu opinara ud. de un mdico que se negara a usar el tomgrafo? Pues, la relacin es similar. Eso significa que se ha debido entender, sin dudas, lo que el usuario necesita. SIN DUDAS. Recin despus de saberlo se podr intentar lograrlo. - Cmo asegurarse de que se sabe con certeza lo que el usuario necesita? - Cmo asegurarse, como mnima pretensin, que se ha entendido, no ya lo que quiere, sino lo que ha dicho? En rigor, LO FUNDAMENTAL: SABER QUE ES LO QUE EL USUARIO HA QUERIDO DECIR. - Cmo se logra ese conocimiento? MEDIANTE UNA COMUNICACION COHERENTE, OBJETIVA Y CIERTA. QUE ES COMUNICACION? Es la posibilidad (y la necesidad) de compartir con otros ideas, experiencias, criterios, opiniones. Es el medio del que se ha valido el ser humano para conseguir y utilizar sus conocimientos: tanto los propios como los adquiridos (o simplemente repetidos) de terceros. Es la posibilidad que tiene el hombre de crecer. Es la posibilidad que tiene la especie humana de desarrollar lo que acostumbra llamar CULTURA. Que es, en realidad, el nico producto exclusivamente humano que la especie ha desarrollado. MEDIO POR EL QUE SE CONCRETA Exclusivamente, mediante INFORMACION. Que es el aporte de conocimiento (respecto de un tema en particular) que, desde el ambiente "que sabe", se debe transmitir al ambiente "que ignora", para terminar con esa situacin de ignorancia. - Debe hacerse de manera que sea especfica y coherente para el que comunica, objetivamente entendible para el que recibe la comunicacin e indudablemente cierta. COMO SE LOGRA LA COHERENCIA? Cuando una persona piensa, automticamente asume que lo est haciendo en forma correcta. ... Sin darse cuenta de ello... Lo cual no es necesariamente cierto. - Si, en realidad, lo est haciendo mal, es casi imposible que, por ese camino del pensamiento que est usando, pueda llegar a detectarlo. Por qu? Porque estara controlando el uso de un mecanismo (equivocado) usando el mismo mecanismo (que, por supuesto, es altamente probable que siga equivocado). - Esta situacin se resuelve SI LA PERSONA PUEDE USAR DOS MODOS DISTINTOS DE PENSAR. O DE ACTUAR. . Uno de ellos ser l mismo, pensando tal como ya lo ha hecho. . El otro, ser l mismo, controlando LA FORMA en que ha expresado ese pensamiento. - Si ambos casos coinciden, la situacin es coherente; si no, no.

COMO SE LOGRA LA OBJETIVIDAD? Si las conclusiones a que se ha llegado mediante el pensamiento se expresan en forma grfica, por medio de un diagrama, por ejemplo, se consigue un medio que asegura que lo que est dibujado es lo nico que se ha tenido en cuenta en el estudio que se acaba de realizar, lo nico que "existe", y que lo que no lo est, "no existe" (ni "existi", ni "existir"). Adems, que todo sucede nicamente tal como est dibujado. Al dibujar (y dejar, as, de lado la ambigedad propia de los lenguajes escritos) se elimina la interpretacin personalizada del mbito del problema. COMO SE LOGRA EL CONOCIMIENTO CIERTO? Pues, por el nico camino posible: preguntando al que sabe, sin suponer que el propio conocimiento va a permitir encarar cualquier situacin (estado de soberbia). - Qu debe hacerse para tener la seguridad de que se sabe, con certeza? CRUZAR LOS RESULTADOS CON LA REALIDAD. MEDIOS PARA CONCRETARLO En este enfoque se parte de las siguientes premisas: - Es difcil comunicarse, en cualquier situacin. - Es ms difcil, todava, cuando la comunicacin se refiere al manejo de un problema. - Los problemas por lo general son tan grandes y/o complejos que superan la capacidad del que debe resolverlos. Por ello se usan los siguientes medios: - ANALISIS FUNCIONAL LOGICO ABSTRACCION que se hace desde la realidad, que permite describir cualquier situacin haciendo hincapi en sus funciones lgicas, SUS IDEAS, en vez de su realidad fsica. As se logra descomponer la situacin problemtica en partes COHERENTES y manejables. - CRITERIO TOP-DOWN DE DESARROLLO DE UNA IDEA Consiste en concentrar la atencin en el CONJUNTO TOTAL del problema en estudio, hasta haberlo comprendido, sin dudas. En forma general y sin detalles. Luego, recin entonces, despus de haber probado exhaustivamente su comprensin del problema y su medio ambiente, comenzar a ocuparse de los detalles. Dominar el conocimiento del aspecto de mayor amplitud antes de pasar a otro, de menor amplitud y mayor detalle. - CAJA NEGRA Tcnica que permite POSTERGAR la explicacin del detalle de aquello que, en ese momento, no resulta til de definir (pero que, en algn otro, habr que hacer). . Es indispensable para poder aplicar el criterio top-down: mientras se est en un cierto nivel de estudio se posterga todo lo que no tenga que ver directamente con l. - LENGUAJE GRAFICO "Una imagen vale ms que mil palabras". Esta expresin (si bien no es necesariamente cierta en ese orden de magnitud) indica, acertadamente, el efecto que una imagen produce sobre un ser humano. Sobre cualquier ser humano: no se trata de una convencin prctica sino de una caracterstica fisiolgica de la especie. Por lo que resulta muy til expresarse por medio de imgenes. Que, adems, tienen las ventajas de que: . lo que est dibujado es lo nico que se est tratando; . lo que no se dibuj, no entr nunca en el estudio realizado. Estos resultados se mejoran si a la forma de dibujar se le agrega una estrictez del tipo de la que tienen los lenguajes, por medio de sus sintaxis. 3

. Lo que se logra incorporando a los procedimientos grficos una forma de interpretacin nica, altamente estricta en su permisividad de uso, del tipo de las reglas sintcticas de un lenguaje. . Estos criterios se basan en caractersticas inapelables de la manera en que el ser humano razona. - MODULARIDAD Lograr que cada elemento y relacin del sistema tenga un nico cometido. Que lo que cumpla de una sola vez, en un solo lugar y por completo.

CALIDAD
En esta poca se oye continuamente hablar de CALIDAD. De CALIDAD TOTAL, incluso. - Pero, qu significa eso, en firme? Es un enfoque filosfico, un criterio utilitario de medicin de resultados, una forma de replantear el trabajo? O todo eso junto, tal vez? O una moda? O alguna otra cosa? Al margen de la posible discusin acadmica, lo cierto es que tiene (debe tener) aplicacin en el trabajo profesional, so pena de quedar fuera de la realidad. - Por qu la realidad? Porque en el mundo (en distintos momentos, en varios pases, con diferentes idiosincrasias y recursos) este enfoque ya ha demostrado que es una de las llaves del xito empresarial. Y carece de sentido realista ofrecer a la empresa un medio de trabajo, que involucra la necesidad de hacerle cambios a ella misma, SI ESOS CAMBIOS NO LE PROMETEN EXITOS a su medida. El principio fundamental en que se basa es:

LOGRAR BRINDAR A CADA USUARIO EXACTAMENTE LO QUE L SOLICITA, EN EL MOMENTO EN QUE LO NECESITA.

Y, en el trabajo profesional, eso implica: - Conseguir hacer sistemas que funcionen correctamente. Lo que significa que cumplan por completo con los cometidos acordados con el usuario (solamente con los que fueron acordados). - Conseguir hacer sistemas que estn disponibles siempre, no slo cuando puedan. - Conseguir hacer sistemas que, cuando fallen o deban ser modificados, lo que con seguridad suceder repetidas veces durante su vida activa, puedan ser reparados con rapidez y seguridad (MANTENIMIENTO REALISTA). Nota: Puede ser que la empresa ya est trabajando (o no) en un entorno de Calidad. En cualesquiera de los dos casos, no se modifica lo establecido previamente: - si existe un Sistema de Calidad (y se cumple con l), ste dictar al usuario lo que l exigir luego del sistema y del profesional de Sistemas; - si no existe, el usuario obtendr por otros medios sus exigencias. En ambos casos, la diferencia se establece ANTES de que comience el trabajo sobre el sistema.

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

MANTENIMIENTO ES EL ARTE DE LOGRAR QUE LAS COSAS SIGAN FUNCIONANDO

Es ARTE, no magia (ni, mucho menos, castigo). Puede ser manejado por inspiracin divina, casualidad, intuicin o criteriosamente. Como no es prudente apoyarse en parmetros tan aleatorios como los dos primeros, resulta aconsejable hacerlo sobre los ltimos. Y no en el orden en que figuran sino en el inverso. Para ello se debe usar: - el criterio, que permite sentar las bases de ese trabajo; - la coherencia de los procedimientos a emplear, que garantiza que el criterio definido se va a respetar a ultranza; - el mtodo con que se pretende enfrentar el problema; - las tcnicas que lo respaldan; - la intuicin, que solamente debe emplearse para completar el enfoque, para parar las emergencias que no se pudieron prever (que siempre van a existir). Y darle, as, oportunidad al criterio para que cubra esa falencia original que tuvo. INEXORABLEMENTE, SIN EXCEPCIONES (la realidad lo demuestra en todo momento), las cosas fallan: - dejan de funcionar (falla de desarrollo) o - no funcionan correctamente (falla de desarrollo o incumplimiento de los criterios de calidad). O deben ser modificadas por exigencias de su medio ambiente. Sin embargo, el que una cosa se descontrole por efecto de sus propias fallas es algo que no puede permitirse porque: - fue elaborada para cumplir con algn fin: con seguridad existen usuarios que cuentan con que ella siempre va a funcionar bien (lo que significa que esperan que, cuando falle, sea arreglada con prontitud y el mnimo de molestias); - insumi costos que habr que justificar; - representa una inversin que debe recuperarse. Por lo tanto, cada vez que se encare la produccin de algo, lo PRIMERO que debe tenerse en cuenta (desde el instante inicial del trabajo) es su capacidad de seguir funcionando en oportunidad, pese a que las circunstancias de la realidad no siempre lo permitan. Cmo se logra eso? - TOMANDO CONCIENCIA de que el objetivo de mayor importancia que la cosa debe cumplir no es el de satisfacer los requerimientos operativos que le dieron origen, sino el de ser mantenible. Y por una razn muy simple: en realidad, EL REQUERIMIENTO PRIMARIO que cualquier persona hace cuando pide una cosa, es que esa cosa sirva, que funcione cada vez que sea necesario. . Todo aquel que compra algo, si bien no lo dice especficamente, lo mnimo que pretende es que eso que compr funcione cada vez que l decida usarlo. ... Cada vez; no cuando se pueda... Todas las veces. Es ms: resulta tan obvio que normalmente no se lo plantea como un requerimiento especfico. 5

Se lo asume. O, lo que es trgico, se lo olvida. - TOMANDO CONCIENCIA de que ese embate de la realidad llegar INEXORABLEMENTE. Preparndose para soportarlo de la mejor manera posible. O de la menos peor. - PREPARANDOSE para responder a la aparicin de esos problemas. . Teniendo la seguridad de que el trabajo de mantenimiento va a existir siempre. Que es imposible evitarlo. . Encarndolo como otro trabajo profesional ms, asocindolo al concepto de productividad: PRODUCTIVIDAD EN EL TRABAJO DE MANTENIMIENTO. . Adoptando como criterio rector el de que, de las distintas maneras de hacer mantenimiento, la mejor es la del MANTENIMIENTO PREVENTIVO. . Generando, en consecuencia, el producto de tal manera que sus partes resulten lo suficientemente independientes como para que el embate de la realidad futura (imposible de conocer hoy) solamente afecte a algunas de ellas (la menor cantidad posible y de manera independiente), en vez de al conjunto en general. . Preparando un plan de contingencia para que, cuando el problema suceda, uno sepa que es lo que debe hacer. Sin permitir ser sorprendido sin saber qu es lo que se debe hacer.

UNA COSA QUE NO ES FACILMENTE MANTENIBLE,

NO SIRVE

Y qu significa fcilmente mantenible? Significa que, DESDE EL PRIMER MOMENTO, se deben establecer criterios realistas de trabajo que permitan atender los problemas: - los que hoy da ya se conocen, - los que hoy ya se pueden suponer y - aquellos de los cuales no se tiene ni la menor idea de su existencia. Vale decir: CONSTRUIR LA COSA COMO PARA QUE PUEDA GARANTIZARSE QUE, CUANDO FALLE O DEBA SER MODIFICADA (cosa que suceder), PUEDA SER REPARADA RAPIDAMENTE, SIEMPRE. Los SISTEMAS DE INFORMACION son parte del universo de las cosas, por lo que no hay motivos para creer que pueden escapar del cumplimiento de sus reglas. No son ninguna excepcin. Por lo tanto, lo dicho en plano genrico se relaciona directamente con ellos.

UN SISTEMA DE INFORMACION QUE NO ES FACILMENTE MANTENIBLE,

NO SIRVE

TRADICIONALMENTE, los sistemas fueron hechos para que rindieran resultados (fundamentalmente operativos). No para ser mantenidos durante su vida til. Ese mantenimiento, que obligatoriamente sucede, se hizo, entonces, sin plan ni preparativos especficos, lo que determin (debera decir: determina) gran consumo de tiempo y angustia. 6

- Cuando fallaba un sistema (en realidad, conjunto de programas) se buscaba al culpable: el programa que no pudo cumplir correctamente (no se sola considerar a otro). Sin saber mucho sobre el funcionamiento del sistema y, por lo tanto, sin estar seguro de la real funcin del programa, sin saber que, tal vez, el ERROR REAL no estaba en el programa sino en algo que hubiera sucedido ANTES de su funcionamiento. - Se le haca una modificacin (en lo posible, pequea) para producir la reanudacin del funcionamiento del programa y la obtencin de los resultados que se exigan como prueba de su nuevo estado. (Resultados que se conocan de antemano.) Problema solucionado... En rigor, problema puenteado por un parche. - Llegaba el momento en que los parches eran tantos que se decida rehacer el programa. Pero para hacer el nuevo programa (solucin de todos los males) se necesitaba saber que era lo que deba hacer, exactamente. Y eso slo estaba escrito, con exclusividad, en la codificacin del programa a reemplazar. Que, a esta altura, era un caos, totalmente incomprensible e inmanejable... O sea que el nuevo programa corra el riesgo de funcionar an peor que el viejo. (Debe notarse que en la debacle descripta SOLAMENTE se consider la triste historia de un nico programa, no de todo el sistema...) - Normalmente, los parches de programas disfrazan problemas puntuales, pero estn incapacitados para permitir saber si esa solucin no afectar a otras partes del sistema. Y muchas veces sucede que s, que las afecta, con lo que empieza otra tragedia. Repentinamente, un programa falla por efectos indeseados producidos por el arreglo de otro: . al revisarlo y probarlo, hace todo lo que debe hacer y lo hace bien; . pero, en el proceso real, no funciona correctamente. (Esta corrida de caos es tan habitual que hasta tiene un nombre propio: EFECTO DE ONDA) Conclusin: DEBE GENERARSE UN MEDIO QUE PERMITA REALIZAR, VERDADERAMENTE, EL MANTENIMIENTO, EN CONDICIONES DE CONOCIMIENTO CIERTO DE LA SITUACION Y EL PROBLEMA, CON SEGURIDAD, EN TIEMPOS RAZONABLES Y EN OPORTUNIDAD. - Cmo se puede trabajar en condiciones de conocimiento cierto de la situacin y el problema? . Cuando se posee una DOCUMENTACION REALISTA. - Cmo se puede trabajar con seguridad, en tiempos razonables y en oportunidad? . Cuando se usa una METODOLOGIA DE TRABAJO adecuada. En este caso, se utilizar un enfoque particular de la Metodologa Estructurada, que posee las condiciones necesarias para asegurar la generacin de la documentacin nombrada y para lograr que el mantenimiento futuro del sistema ser el mejor posible. - Qu significa el mejor posible? . El mejor mantenimiento posible significa que es: 1) el que permite llegar rpidamente al nico lugar donde est el problema (o donde debe hacerse el cambio), sin dejar dudas de que ESE es el nico lugar posible; 2) el que obliga a hacer el arreglo (o cambio) ah; 3) el que impide que se pueda tocar cualquier otro lugar (que no estar fallando), lo que imposibilita que se estropee accidentalmente algo que estaba funcionando bien. Qu es lo que hace este enfoque metodolgico para lograr ese tipo de mantenimiento?

. Entre otros aspectos, usa la filosofa de desarrollo pensando en el mantenimiento, desde el primer momento del trabajo, que incluye el concepto fundamental de modularidad, que implica desarrollar cada una de sus partes 1) una sola vez, 2) en un solo lugar y 3) por completo. LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA La documentacin es el registro de los datos e instrucciones necesario para: - explicar el comportamiento del sistema; - controlar su correcto funcionamiento y - hacer su mantenimiento.

LA DOCUMENTACION ES EL UNICO MEDIO QUE PERMITE, SI ESTA BIEN HECHA, INTERVENIR EN EL SISTEMA VIVO, CON SEGURIDAD Y CAPACIDAD, PARA DESARROLLAR LAS ACCIONES CORRECTAS

TRADICIONALMENTE, los sistemas se pensaban y definan, a priori, como cadenas de programas de computacin. Se codificaban dichos programas, se los probaba y aprobaba y, recin entonces, se comenzaba a documentar el trabajo realizado. Lo que tena una serie de inconvenientes. - Ya no tena incentivos para quien deba hacerlo. Al estar el producto funcionando en vivo, qu tcnico tiene ganas de escribir su historia? - Se iba a basar en recuerdos del profesional y casi nada en sus notas previas (que, por otra parte, si es que existan, estaban desactualizadas). - Iba a ocupar un tiempo que sera considerado como improductivo (porque en ese lapso no se generaban nuevos programas). . Como consecuencia de ello, no se iba a contar con el tiempo suficiente. - Como resultado de todo lo expresado, la calidad y cantidad de lo documentado iban a dejar mucho que desear. Toda esta situacin haca que todos los que tuvieran que llegar a usar dicha documentacin supieran, de antemano, que no iba a resultar una herramienta de trabajo sino un trmite. Lo que repercuta en la falta de motivacin del profesional, recomenzando el lazo, que slo terminaba cuando se lo desafectaba de esa tarea. O sea que se saba, de antemano, que la documentacin no iba a poder ser usada para el mantenimiento del sistema (tal vez, ni siquiera para su comprensin). Conclusin: DEBE GENERARSE UN MEDIO QUE OBLIGUE A DOCUMENTAR, EN FORMA TIL Y REALISTA. QUE LO CONSIGA NO EN BASE A TIEMPO EXTRA, QUE NO SEA UN TRABAJO AJENO AL DESARROLLO DEL TRABAJO DEL SISTEMA Y QUE MOTIVE POSITIVAMENTE A LA PERSONA ENCARGADA DE HACERLO. (Y, DE PASO, SI FUERA POSIBLE, QUE NO INCREMENTE LOS COSTOS.)

MECANISMO DE DOCUMENTACION AUTOMATICA Este mecanismo se da en este enfoque de la Metodologa Estructurada. 8

Su concepcin filosfica y las herramientas que usa obligan a la total documentacin de cada paso de lo que va haciendo quien desarrolla el trabajo, lo que le permite, ms fcil y seguramente, controlar las situaciones, - en el momento en que se plantean, - de manera inobjetable, - objetivamente, sin interpretaciones personalizadas, - en forma automtica. Cmo se logra el cumplimiento de esa obligacin? Pues, por el mejor de los motivos: la propia conveniencia del profesional que debe documentar. - La nica forma de continuar con su trabajo se la brinda esa documentacin que est desarrollando, para l mismo, sin darse cuenta de ello. . La misma documentacin, de generacin automtica, le da el apoyo que necesita su trabajo personal. . El es quien disfruta, en primera instancia, de sus ventajas: siente que hace el trabajo para l mismo. La documentacin es obligatoria, no es posible dejar de hacerla. Sin embargo, genera adhesin en vez de rechazo, porque - posee el mejor de todos los incentivos: es lo que necesita esa persona para poder hacer su trabajo, - y la mejor de todas las restricciones: si no la hace, no puede avanzar. Es un contrato de uno con uno mismo, con la obligacin de que uno haga trabajos para la conveniencia de uno mismo. - Si ese mecanismo llegara a fallar, sera la hora de comenzar a pensar que la especie humana se ha cansado de su rol de especie inteligente. Y con claros intereses personales.

LA UNICA POSIBILIDAD DE QUE UNA DOCUMENTACION RESULTE CIERTA Y CREIBLE SE DA CUANDO SE LA DEBE HACER PARA LA CONVENIENCIA PERSONAL DE SU AUTOR O, MEJOR TODAVA, CUANDO SE HACE SOLA.