Documento de Planeacion

<NOMBRE DEL DOCUMENTO>
PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

<CDIGO DEL DOCUMENTO> <FECHA LTIMA REVISIN> <ESTADO DE REVISIN>
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01/04/2011
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1.
OBJETIVO
Establecer las pautas para dirigir, controlar y supervisar la planificacin y programacin de servicios tcnicos requeridos por el cliente. 2. ALCANCE Aplica para los procesos de acompaamiento Preventa, Venta y Postventa, Coti acin, !rden de Compra, "espac#o, Entrada y Almacenamiento de $ateriales, en los cuales se requiere planificacin y programacin de recursos para el personal que reali a servicios tcnicos de construccin, monta%e, instalacin, diseo y desarrollo, mantenimientos preventivos y correctivos, &oporte 'cnico entre otros. 3. DOCUMENTOS REQUERIDOS

NTC-ISO 9001:2008. &istema de (estin de la Calidad. )equisitos. NTC-OHSAS 18001:2007. &istema de (estin en &eguridad y &alud !cupacional. NTC-ISO 14001:2004. &istema de (estin Ambiental. SGE21:2008. &istema de (estin tico y socialmente responsable. IN-ATI01: Coti acin IN-ADI03: )egistro, atencin y solicitud de garant*as. IN-ADI04: Env*o de $aterial al E+terior IN-ADI0 : Acompaamiento Preventa , Venta , Postventa. IN-A!I03: Construccin, $onta%e e -nstalacin IN-A!I04: $antenimiento IN-A!I0 : Capacitacin IN-ADI0": "espac#o de $ateriales IN-A!I01: Entrada y Almacenamiento de $ateriales IN-LAI07: -mplementacin del )E'-E.
4.DE#INICIONES 4.1 SERVICIOS EMERGENTES: &ervicios tcnicos que se solicitan y no #an sido planificados. a los cuales se les da prioridad en la atencin. .NORMATIVIDAD
RUTA ARCHIVO: E:/Iso9000/7. PC: ISO9000
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)esolucin /01234 de abril 45 de 4110. Por la cual se ampl*a la vigencia del )E'-E por un trmino de cinco aos. )esolucin /0/456 de agosto 12 de 4110. Por la cual se modifica el Ane+o (eneral del )E'-E 7Adoptado mediante )es. /01622 de Abril 48 4119:. Cdigo Elctrico Colombiano 7;'C 41<1: ;'C=-&! /111<>411< &istemas de (estin de la Calidad. "irectrices para los planes de la calidad. ;'C=-&! /1112>4113 &istemas de (estin de la Calidad. "irectrices para la gestin de la calidad en proyectos )esolucin /01/5< febrero /4 de 4115. Por la cual se establecen mecanismos transitorios para demostrar la conformidad con el )eglamento 'cnico de -nstalaciones Elctricas )E'-E y se dictan otras disposiciones. "ecreto 6<60 de 4110. $ediante el cual se da aplicacin al art*culo /6 de la ley //<1 de 4119, es aplicable a la empresa en cuanto al conocimiento que los procesos de contratacin que adelanten los gestores de los planes "epartamentales para el mane%o empresarial de los servicios de agua y saneamiento de trata el art*culo 5/ de la ley //</ de 4119, es decir, los e%ecutados con recursos que aporte el (obierno ;acional, deben observar el Estatuto (eneral de la Contratacin de la Administracin P?blica. "ecreto 542 de 41/1. Por el cual se establecen los requisitos de car@cter tcnico y cient*fico para construcciones sismo resistentes ;&)=/1. Cumplir con los criterios y requisitos m*nimos para la construccin de estructuras sismoresistentes. Articulo <0 del Cdigo &ustantivo del 'raba%o establecer la obligacin del 'raba%adorAreali ar personalmente la labor en los trminos estipulados. observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir la ordenes e instrucciones que de modo particular le impartan el empleador o sus representantes seg?n el orden %er@rquico establecido.
".EQUI$OS ;o Aplica 7. RES$ONSABLES

(erente &ubgerente Coordinador "pto de -ngenier*a y &ervicio 'ecnico Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar 'cnico Administrativo / Asistente de Planificacin Coordinador de Proyecto -ngenieros "pto. de -ngenier*a y &ervicio 'cnico Personal del equipo m*nimo del proyecto -ngenieros "epartamento 'cnico 'ecnlogo 'cnico Au+iliar Buridico

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/. -nformar al Au+iliar 'cnico Administrativo la necesidad de Planificacin de &ervicios 'cnicos y8o obtencin de recursos, debido a la llegada de 'odos los rdenes de compra, Visitas de &oporte tcnico, responsables $antenimientos, Cumplimiento de actividades de los contratos. Au+iliar 'cnico Administrativo 4. Programar reuniones diarias para asignar Au+iliar 'cnico responsabilidades en la e%ecucin de las Administrativo / actividades Asistente de Planificacin.
"iariamente y con $ediante comunicacin formal 7Email, Ca+, comunicaciones escritas: anterioridad
)eali ando una reunin con los Au+iliares 'cnicos Administrativos para
"iariamente comen ar %ornada laboral
al verificar las actividades pendientes que se generan del normal desarrollo de los procesos y asignar prioridad para su e%ecucin. "onde se verifican la que las tareas por desarrollar se #ayan reali ado como se planifico. Da
evidencia de lo planeado queda registrado en la agenda personal de cada Au+iliar 'cnico Administrativo En Cuanto el @rea de planificacin reciba la documentacin concerniente al nuevo contrato, deber@ proceder a diligenciar el formato C#ecF list ;uevos Contratos -;=AG-14=C41 en el cual se identifica la documentacin requerida para el proceso as* como los registros que se deben alimentar.
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Au+iliar "pto. 'cnico 3. -nformar al @rea de planificacin cuando se -ngeniero "pto. #aya otorgado un nuevo contrato a -;&E)C!D. 'cnico Coord. "pto. 'cnico
En el momento en que se confirme el recibido del contrato
En el momento en que se reciba el contrato de un nuevo proyecto el "pto. 'cnico informar@ a la coord. de Calidad y a la coordinacin H&E por medio de correo electrnico, con el fin de que> = Da coord. de calidad prepare una evaluacin sobre dic#o contrato, la cual se aplicar@ a los A'A y A'A/ = Da coord. #se realice seguimiento a que los au+iliares tcnicos administrativos #aga entrega del )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos -;=AG-14=C19, el cual deben solicitar v*a e=mail. N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DE HSE DE $RO0ECTOS. )ecibiendo por parte del "pto. 'cnico la coti acin y la orden de compra, a travs de lo cual se establecen los requerimientos para efectuar la instalacin de suministros.
6. -dentificar y proyectar necesidades de planificacin referentes a Irdenes de compra generados por venta deAu+iliar suministros y que requieren construccin, monta%e eAdministrativo instalacin como tal.
'cnico
&emanalmente
"e igual manera se revisa el informe semanal de Pedidos 7-;=A'-13=C1/:, el cual es generado por el @rea de importaciones con el cual se conoce el estado en el cual se encuentra el equipo, con respecto a la nacionali acin y entrega del mismo.

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C-MO Da Alta "ireccin selecciona el responsable de elaborar los planes de calidad, al igual que los integrantes del C.1'/2 E3%45%).6 encargados de reali ar el control y revisin a todas las actividades que originan el proyecto o contrato y el personal de H&E 7cuando aplique:. El A'A informar@ a los responsables la reali acin de dic#o plan de Calidad y seguidamente diligenciar@ el R*&'7/6. )* I(8.61%9':( )* HSE )* 4.7 $6.;*9/.7 < IN-A!I02-#07 => una ve el A'A diligencie la informacin inicial del formato, #ar@ entrega del mismo al Coordinador H&E quien #ar@ seguimiento a la entrega de la documentacin relacionada con &eguridad, &alud !cupacional y $edio Ambiente, la cual deber@ ser entregada por el responsable en la fec#a establecida, as* como los estudios ambientales correspondientes. N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DEHSE DE $RO0ECTOS.
Coordinador del Proyecto, "epartamento 'cnico 7Coord. <. &eleccionar al personal que elaborar@ el plan "pto. tcnico , -ng. de calidad del proyecto seg?n las disposiciones "pto. 'cnico , Au+. establecidas en el contrato. "pto. 'cnico:, -ngeniero "epartamento de -ngenier*a y &ervicio 'cnico
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Al recibir un nuevo contrato proveniente del Proceso !rden de Compra

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Da alta direccin determinar@ la persona que se desempear@ como Coordinador de Proyecto de acuerdo al perfil establecido teniendo en cuenta, tanto los requerimientos de la organi acin como los de el cliente. as* mismo, en caso de que se requiera, se reali ar@ la eleccin de un coordinador de proyecto suplente, el cual deber@ ser escogido por parte de la Alta "ireccin %unto con el Coordinador de Proyecto. Da seleccin se debe #acer dentro del personal de la organi acin que cumpla con las competencias y el perfil establecido, con el fin de desarrollar las funciones propias del cargo, en el momento de ausencia del Al recibir uncoordinador de proyecto. El periodo de e%ecucin ser@ 2. &eleccionar al personal que se Coordinador del nuevo contratoformali ado por medio de comunicacin escrita desempear@ como coordinador de Proyecto, proveniente del7C.15('9%). )* E4*99':( )*4 C..6)'(%).6 S5?4*(/*= proyecto. Alta "ireccin Proceso !rdenpor parte del Au+iliar 'cnico Administrativo, de la que de Compra se debe mantener evidencia en el flder del proyecto. Cuando los A'A& reciban el contrato de un nuevo proyecto deber@n entregar copia de dic#o contrato al coordinador del proyecto quien lo utili ar@ para consulta, de igual manera, el contrato arc#ivado en la carpeta del negocio deber@ tener la firma del coordinador del proyecto como evidencia de aprobacin y conocimiento. Cinalmente el (erente (eneral y el Au+iliar 'ecnico administrativo reali an un c#equeo para determinar otras observaciones y modificaciones que se deben tener en cuenta para sacar el plan de calidad definitivo.
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"iligenciando en el formato Consolidado de "ocumentacin de Proyectos -;=AG-14=C/0 los *tems de documentacin aplicables al proyecto, as* como la fec#a requerida de la misma. "e igual manera, seg?n los requerimientos de documentacin del formato )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos -;=AG-14=C19, se deber@ determinar lo siguiente>
Presentacin de "ossier. )egistro de la bit@cora 7anotaciones peridicas ordenados cronolgicamente, seg?n la frecuencia establecida acorde con la e%ecucin 9. -dentificar la documentacin requerida en el Au+iliar 'cnico Al inicio de cada de las actividades dentro del contrato:, para lo cual se deber@ indagar con proyecto con el fin de reali ar el seguimiento Administrativo el coordinador de proyecto si el cliente o la interventor*a e+igen ste proyecto respectivo para su recopilacin y arc#ivo. requisito. Ante el evento en que se requiera de bit@cora, el au+iliar tcnico administrativo deber@ dirigirse a la coordinacin de calidad, quien #ar@ entrega de la bit@cora con la identificacin respectiva del proyecto y con el sello de firma de la coordinacin de calidad. N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DEHSE DE $RO0ECTOS.
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El Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ diligenciar en el formato )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos -;=AG-14=C19 y asignar la fec#a en la cual se efectuar@ la reunin entre el coordinador de proyecto y un representante de cada una de las siguientes @reas> Planificacin, Calidad, Contabilidad, )ecurso Humano, "epartamento 'cnico, Hse, -mportaciones, entre otros seg?n se requiera.
0. Efectuar reunin de inicio de proyecto.
Au+iliar Administrativo Coordinador Proyecto
&eg?n la fec#a 'cnico establecida en el Do anterior con el fin de establecer los principales aspectos a tener en formato )egistro de cuenta durante el periodo de e%ecucin del proyecto por parte de cada una de las @reas involucradas. de -nformacin de Hse
de los Proyectos Das conclusiones de la reunin efectuada quedar@n plasmadas en un acta, -;=AG-14=C19 la cual ser@ responsabilidad del au+iliar tcnico administrativo elaborar y
#acer firmar por cada uno de los asistentes a la reunin. Esta acta ser@ arc#ivada en los documentos de e%ecucin del contrato. N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DEHSE DE $RO0ECTOS.
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El Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ diligenciar en el formato )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos -;=AG-14=C19 la fec#a en la cual se efectuar@ la reunin entre el coordinador de proyecto y los supervisores y especialistas asignados al proyecto. con el fin de efectuar la planeacin del proyecto y sensibili arlos sobre el cuidado de las #erramientas y equipos asignados al proyecto.
5. Efectuar reunin entre el coordinador proyecto, supervisores y especialistas.
Au+iliar deAdministrativo Coordinador Proyecto
&eg?n la fec#a 'cnico establecida en el "e sta reunin tambin debe quedar un acta y sta deber@ ser formato )egistro de arc#ivada en el folder del proyecto, en los documentos de de -nformacin de Hse e%ecucin. para la elaboracin de dic#a acta, el coordinador de de los Proyectos proyecto delegar@ a un responsable. El Au+iliar 'cnico -;=AG-14=C19 Administrativo #ar@ seguimiento para obtener el acta de dic#a reunin. N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DEHSE DE $RO0ECTOS.
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/1. Planeacin de Herramientas y Equipos Administrativo Coordinador )equeridos para la e%ecucin del Proyecto.
Proyecto
Au+iliar
En el Cormato IN-A!I02-#34 REGISTRO IN#ORMACION DE HSE DE $RO0ECTOS@ El Coordinador de Proyecto definir@ por especialidad> 7Elctrica, Civil, -nstrumentacin, $ec@nica8'uber*a:, &eg?n la fec#a el listado de Herramientas requeridas, igualmente el ;umero de establecida en el cuadrillas a las que se le asignara la cantidad de #erramienta 'cnico formato )egistro establecida para la e%ecucin del Proyecto, de acuerdo a esto, el de -nformacin de Au+iliar 'ecnico Administrativo reali ara la gestin para dar de Hse de los cumplimiento a la fec#a requerida establecida en el Cormato. Proyectos -;= N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO AG-14=C19 INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DE HSE DE $RO0ECTOS.
//. Planificar (arant*a
$antenimiento
Preventivos
Al reali ar una nueva porAu+iliar 'cnico planificacin ya Administrativo sea $ensual o semanal
)evisando el formato de Control de $antenimientos por garant*a, y verificando los mantenimientos que est@n pr+imos a la fec#a de planificacin y de acuerdo a las fec#as de las visitas tcnicas registradas en los certificados de garant*a de cada equipo, se deber@ planificar en el formato Control de $antenimientos por (arant*a 7-;=AG-14=C1/

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Planificando los recursos necesarios para la prestacin del servicio de acuerdo con la identificacin de los requisitos solicitados por el cliente para la correcta prestacin del servicio. En caso de que aplique se reali ar@ la instalacin de un equipo de soporte, de acuerdo a lo establecido en el instructivo $627/%1. )* EA5'?.7 $%6% S.?.6/* ; D*1.7/6%9':( 7-;=AG-12:.
/4. Preparacin de la atencin de los servicios tcnicos emergentes generados por las fallas En el momento de imprevistas de los equipos en garant*a o en originarse un Au+iliar 'cnico contratos de mantenimiento, construccin, monta%e servicio tcnico Administrativo e instalacin al igual que para lo servicios emergente. adquiridos por el cliente, previa venta y clasificados como urgentes.
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/3. Planear la contratacin de proveedores de Coordinador servicios conforme a las actividades propuestas en el Proyecto P"', P$' y Cronograma de actividades.
-dentificar en el plan de calidad en el numeral 0 de e%ecutores del proyecto, las empresas %ur*dicas o naturales proveedores de servicios con nombres propios y8o nombre de empresas, de igual manera en el cuadro de metodolog*a En el momento de la utili ada para la e%ecucin del proyecto en el @rea de de elaboracin del plan de calidad del responsables identificar el nombre del proveedor de servicios que reali ara la actividad programada, y en el proyecto. ane+o n?mero / del plan de calidad diligenciar el formato Actividades de Proveedores de servicios que generar@ el Panorama de riesgos de proveedores de servicios.
/6. )eali ar el alistamiento de materiales #erramientas de las Actividades planificadas
Coordinador de 'odos los Bueves de Proyecto8Coordinacin Cada &emana de H&E
&e deber@ reali ar el Proceso por el &istema -nnova seg?n el instructivo matrices de planificacin -;=AG-14=C39

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/<. )eali ar el alistamiento de materiales y #erramientas de las Actividades planificadas
)ecolectando durante la semana las necesidades del personal que labora en campo y durante la reunin de planificacin 7En la sede de Jucaramanga o via Avantel cuando aplique:, con el formato de 7.4'9'/5) '(/*6(% )* 9.1?6% <IN-A!D02-#02=@ el cual ser@ diligenciado por el coordinador de proyecto o por el Au+iliar 'cnico Administrativo, Au+iliar 'cnico Administrativo /, Au+iliar de oficina @rea de planificacin, Asistente de planificacin una ve se identifique la necesidad en la matri . o seg?n sea el caso, enviando los equipos o repuestos en stocF o adquiridos para ser prestados al proyecto o para facturar como consumible o reembolsable, reali ando el registro en el Au+iliar 'cnico formato Control de )epuestos y Equipos Enviados a Proyectos Administrativo8 -;=AG-14=C/5. Para el caso de los insumos de los proyectos Au+iliar 'cnico Antes y durante la los cuales estar@n descritos en la matri de compras se debe Administrativo/ reunin de #acer el siguiente procedimiento por parte del @rea de Asistente de planificacin. planificacin> planificacin /: -mprimir la matri de compras. Au+iliar de oficina 4: "irigirse al departamento tcnico y solicitarle al ingeniero @rea de planificacin encargado de las compras que indique con una 7K: los insumos que se compraran a travs del departamento tcnico y firme frente a cada *tem como evidencia de la responsabilidad en la compra. 3: Dos *tems restantes deber@n ser marcados con 7K: por el integrante del @rea de planificacin que le corresponda #acer la compra y deber@ igualmente firmar frente a cada *tem. Este registro deber@ ser firmado tanto por el responsable de mantenimiento interno como por el responsable del @rea de contabilidad a cargo del mane%o del inventario.
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Au+iliar 'cnico /2. Anali ar si es necesario reali ar una Administrativo planificacin del personal involucrado y los Au+iliar de recursos necesarios en los Acompaamientos acompaamiento Preventa preventa
&emanalmente
$anteniendo comunicacin entre el Au+iliar de Acompaamiento Preventa y el Au+iliar 'cnico Administrativo, con el fin de que el A'A planifique los vi@ticos y log*stica del via%e.

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)eali ar una reunin entre los responsables, con el fin de identificar las actividades a planificar para la siguiente semana.
/9. Programar &emanalmente el traba%o
'odos responsables
los Al finali ar semana
la En el caso en que se requiera efectuar labores durante el fin de semana dentro de refiner*a en la (CJ, el coordinador de proyecto deber@ entregar a los A'A& copia del permiso de fin de semana.
/0. )eali ar la planificacin de servicios tcnicos Au+iliar seg?n la recopilacin de las necesidades Administrativo provenientes del personal
Das necesidades que originaron planificacin son clasificadas como Ergentes o Planificables. &i es urgente lo registra en el formato C.(/6.4 )* S*63'9'.7 E1*6&*(/*7 <IN-A!I02-#02= y se dispone a reali ar el servicio tcnico previa autori acin de la Alta "ireccin. &i el servicio tcnico es planificable lo registra en el Cormato Programacin &emanal de &ervicios 'cnicos 7-;= AG-14=C16: 7la programacin se debe efectuar de lunes a domingo de acuerdo a los requerimientos para llevar a cabo actividades los fines de semana:. teniendo en cuenta el &emanalmente y cumplimiento de las especificaciones de seguridad, salud 'cnicocuando se presente ocupacional y medio ambiente emitidas por el cliente.
una nueva necesidad de planificacin
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El diligenciamiento del formato Programacin &emanal de &ervicios 'cnicos -;=AG-14=C6 aplicar@ para personal operativo y para otros cargos a criterio de la alta direccin agrupando las actividades desarrolladas por stos cargos en un solo formato por cada proyecto. En caso de periodos de vacaciones, licencias o permisos no aplicar@ el diligenciamiento del formato programacin semanal de servicios tcnicos -;=AG-14=C16 ni el formato planeacin de traba%o en campo -;,AG-13=C1/ para el personal que desarrolla actividades en proyectos.

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/5. )eali ar el alistamiento de los equipos o repuestos necesarios para el desarrollo de las actividades requeridas en los diferentes proyectos.
Au+iliar 'cnico Administrativo
&eg?n los equipos y repuestos disponibles, bien sea en stocF o adquiridos ba%o el procedimiento de Compras, los cuales son enviados a los proyectos, llevando el respectivo control de aquellos que sean enviados en calidad de prstamo o como En el momento en que material a facturar, bien sea consumible o reembolsable. para lo sea informado por partecual se debe registrar el n?mero de remisin ba%o la cual es del coordinador dedevuelto el equipo o repuesto prestado o el n?mero de la factura proyecto, seg?n sedel cliente correspondiente al cobro de los materiales, bien sean presente elconsumibles o reembolsables, lo anterior deber@ ser registrado requerimiento para laen el formato Control de )epuestos y Equipos Enviados a e%ecucin del mismo. Proyectos -;=AG-14=C/5. Este registro deber@ ser firmado tanto por el responsable de mantenimiento interno como por el responsable del @rea de contabilidad a cargo del mane%o del inventario.
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41. !riginar necesidades de planificacin si son necesarias producto del formato Agenda &emanal de Visita a Clientes 7-;=A"-1<=C1/:
Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar de acompaamiento preventa
&emanalmente
&eg?n informacin v*a e=mail generada por parte del Au+iliar de Acompaamiento preventa en la cual se solicita la log*stica para facilitar a la persona de preventas equipos para soporte o demostracin. Apoy@ndose en lo establecido en el instructivo $627/%1. )* EA5'?.7 $%6% S.?.6/* ; D*1.7/6%9':( 7-;=AG-12:.
4/. Controlar que todas las actividades del proceso Planificacin y programacin de &ervicios 'cnicos se e%ecuten dentro de los pla os establecidos.
Asistente de Planificacin
"iariamente en la &olicitando al Au+iliar 'cnico Administrativo8Au+iliar 'cnico E%ecucin de cada Administrativo / la evidencia de dic#as actividades. Actividad.

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44. Elaborar un Plan de Calidad, para cada proyecto que involucre la venta de suministros y que generen actividades de construccin, monta%e, instalacin o Capacitacin. Adem@s proyectos clasificados como Contratos de $antenimiento, Construccin, $onta%e e instalacin, diseo y desarrollo.
Para el caso de los planes de calidad para contratos de instalacin y8o mantenimiento preventivo y correctivo de EP& se utili ara el PDA; "E CAD-"A" (E;L)-C! "E EP&, que se encuentra ane+o al presente documento. Da persona encargada de elaborar el plan de calidad diligenciar@ solamente el contenido de la portada y del *tem. I. IN#ORMACI-N GENERAL DEL $RO0ECTO y el contenido del *tem II. EJECUCI-N DEL $RO0ECTO. MTTO $REVENTIVO, III. EJECUCI-N DEL $RO0ECTO. MTTO CORRECTIVO 0 EL $ROCEDIMIENTO $ARA EL AN,LISIS DE LAS VARIABLES CRITICAS DEL MANTENIMIENTO $REVENTIVO 0 CORRECTIVO DE LAS U$SB7@ deber@ ser consultado por los involucrados en el proyecto y personas encargadas de la revisin del plan de calidad directamente del ane+o del documento Planificacin y Programacin de servicios tcnicos 7-;=AG-14:, teniendo en cuenta para las Coordinador del personas encargadas de la revisin que las modificaciones Proyecto, Al recibir un nuevo debe #acerse ?nicamente a la portada y el *tem ;o I. -ngeniero contrato proveniente del "epartamento deProceso !rden deIN#ORMACI-N GENERAL DEL $RO0ECTO, debido a que los dem@s literales enunciados son genricos y aplican para -ngenier*a yCompra todo tipo de contratos de EP&Ms. &ervicio 'cnico Para el caso de los planes de calidad para contratos de instalacin y8o mantenimiento preventivo y correctivo de telemtricos, actuadores o anali adores se utili ar@n los siguientes planes de calidad seg?n corresponda> /.Plan de calidad genrico telemetr*a -;=AG-14=C4< 4.Plan de calidad genrico actuadores -;=AG-14=C42 3.Plan de calidad genrico anali adores -;=AG-14=C49 Con sus respectivos ane+os> /.Programa de medio ambiente telemetr*a8actuadores8anali adores -;=AG-14=C40 4. Programa de seguridad y salud ocupacional telemetr*a8actuadores8anali adores -;=AG-14=C45
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Da persona encargada de elaborar el plan de calidad ya sea para telemetr*a, actuadores anali adores diligenciar@ solamente el contenido de la portada y del *tem I. IN#ORMACI-N GENERAL DEL $RO0ECTO. El contenido del *tem II. EJECUCI-N DEL $RO0ECTO. MTTO $REVENTIVO, III. EJECUCI-N DEL $RO0ECTO. MTTO CORRECTIVO 0 EL $ROCEDIMIENTO $ARA EL AN,LISIS DE LAS VARIABLES CRITICAS@ deber@ ser consultado por los involucrados en el proyecto y personas encargadas de la revisin del plan de calidad directamente del ane+o Coordinador del del documento Planificacin y Programacin de Proyecto, Al recibir un nuevo servicios tcnicos 7-;=AG-14:, teniendo en cuenta para -ngeniero contrato proveniente del "epartamento deProceso !rden de las personas encargadas de la revisin que las modificaciones debe #acerse ?nicamente a la portada -ngenier*a yCompra &ervicio 'cnico y el *tem ;o I. IN#ORMACI-N GENERAL DEL $RO0ECTO, debido a que los dem@s literales enunciados son genricos. Para el caso de Proyecto o Contrato diferente a los anteriormente mencionados, se utili a el $LAN DE CALIDAD $ARA $RO0ECTOS O CONTRATOS , que se encuentra ane+o al presente documento, incluyendo cuando sea aplicable las disposiciones para instalaciones provisionales.
43. Elaborar un Plan de Calidad, para cada proyecto que involucre la venta de suministros y que generen actividades de construccin, monta%e, instalacin o Capacitacin. Adem@s proyectos clasificados como Contratos de $antenimiento, Construccin, $onta%e e instalacin, diseo y desarrollo.
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Ver numeral 0./ -nstructivo diligenciamiento del planificador general. El Au+iliar 'cnico Administrativo una ve reciba el Plan de Calidad del proyecto, debe identificar las actividades a desarrollar y el personal asignado a estas, con el fin de alimentar los siguientes registros> Para los contratos de Ecopetrol se registrar@n en la base de datos del arc#ivo magntico $4%('8'9%).6 G*(*6%4.
Para contratos de EP& se incluir@ en el Planificador (eneral,
46. 'odo ;egocio que genere plan de calidad se incluir@ el P"', P$' o C)!;!()A$A "E Au+iliar 'cnico AC'-V-"A"E& en el planificador general que se Ena ve el plan de Administrativo encuentra magntico y se tendr@ en cuenta para calidad esta aprobado la planificacin del negocio 7 no aplica para ;uevos ;egocios diferentes a EP&:
Cronograma $ensual de &ervicios 'cnicos -;=AG-14=C13.

Para contratos de Pequeos ;egocios se registrar@ la
informacin de las fec#as de los servicios en el Cronograma $ensual de &ervicios 'cnicos -;=AG-14=C13. En el planificador general tambin se registraran las actividades que requieran la entrega de documentacin al cliente, de acuerdo a lo establecido en el contrato, como los informes de H&E e informes de avance de obra, seg?n aplique en la frecuencia indicada contractualmente. esto con el fin de tener un me%or control de la documentacin generada en la e%ecucin de los contratos. &eg?n la aplicabilidad de cada registro descrita anteriormente, se procede a diligenciar el formato C#ecF D-&' ;EEV!& C!;')A'!& -;=AG-14=C41.
HACER
Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar 'cnico 4<. )eali ar el pago de impuestos y pli as seg?n Administrativo / los requerimientos establecidos en los contratos Asistente de Planificacin
"e acuerdo a las especificaciones contractuales se tramita el pago de pli as e impuestos para lo cual deber@ consultar con la aprobacin del coordinador de proyecto por cualquier medio de &eg?n se requiera en elcomunicacin interna. contrato &e debe contar con la documentacin requerida por parte de la compa*a aseguradora para la generacin de las pli as aplicables al proyecto.

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42. Aprobar el Plan de Calidad 7Cuando aplique:
Da persona encargada de elaborar el Plan de Calidad proceder@ a emitir la versin definitiva obteniendo as* las firmas de autori acin de todos los participantes en al revisin. Cinalmente el Plan de Calidad ser@ entregado al Au+iliar 'cnico Ena ve se #ayan reali ado Administrativo quien obtendr@ informacin valiosa del mismo (erencia, Comittodas las modificaciones de Evaluador, -ngenieroacuerdo a la solicitud de lapara alimentar el $4%('8'9%).6 &*(*6%4@ *4 4'7/%). )* 9.(/6%/.7 "pto 'cnico,gerencia, el comit*( *C*959':(@ 96.(.&6%1% 1*(75%4 )* 7*63'9'.7 /29('9.7 -ngeniero "pto deevaluador, el -ngeniero "pto.<IN-A!I02-#03= ; 4% ?6.&6%1%9':( 7*1%(%4 )* 7*63'9'.7 -ngenier*a y &ervicio,'cnico, -ngeniero del "pto /29('9.7 <IN-A!I01-#04=@ seg?n aplique. El personal asignado Au+iliar 'cnicode -ngenier*a y serviciopara la prestacin del servicio, debe especificar cuales son las Administrativo tcnico y el Au+iliar 'cnico facilidades tcnicas que se requieren por parte del cliente. Administrativo &eg?n la aplicabilidad de cada registro descrita anteriormente, se procede a diligenciar el formato C#ecF D-&' ;EEV!& C!;')A'!& -;=AG-14=C41.
Dos au+iliares tcnicos administrativos deben leer el plan de calidad para tener conocimiento mas detallado del proyecto, en la seccin informacin general del proyecto, se debe revisar que este concuerde con la informacin que esta en la orden de compra, la parte de e%ecutores ya se tiene definida por parte de la alta gerencia y se revisa que concuerde, de igual manera revisar que en el @rea de e%ecutores apare can los nombres de empresas %ur*dicas o naturales proveedores de servicios con nombres propios y8o nombre de empresas, revisar los requerimientos de #erramientas, insumos o materiales 49. )evisar la informacin contenida en el consumibles los cuales se revisaran en con%unto con el plan de calidad clasificando la Au+iliar 'cnicoEna ve se tenga el plancoordinador del proyecto para establecer la prioridad de cada de calidad aprobado. uno de ellos. N determinar si se deben comprar para reali ar el informacin sobre la cual se da Administrativo debido proceso. Esto con el fin de tener los insumos necesarios prioridad en su e%ecucin. antes de la e%ecucin de los contratos, finalmente los au+iliares tcnicos administrativos deben cerciorarse que el plan de calidad vengan acompaado de los ane+os que lo conforman. Dos proveedores materiales o servicios que se identifiquen en la informacin contenida en el plan de calidad se les deber@ efectuar el proceso seg?n lo establecido en el documento Evaluacin, &eleccin y )eevaluacin de Proveedores -;=CA"15 para as* proceder a efectuar la compra seg?n la necesidad del proyecto.
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Cada @rea llevar@ un folder de "ossier para cada contrato que aplique seg?n la siguiente documentacin>
)esponsable de las @reas para las cuales se requiera la documentacin> Coordinacin Hse y8o Au+iliar Hse Asistente Administrativo Asistente de Contabilidad y8o Au+iliar de Contabilidad 40. )ecopilar la documentacin requerida para los Coordinadora de contratos que deban presentar "ossier ;egocios e -mportaciones y8o Au+iliar "epartamento 'cnico -mportaciones Asistente de )ecurso Humano y8o Au+iliar de )ecurso Humano Au+iliar 'cnico Administrativo y Asistente de Planificacin A partir del inicio del proyecto
= H&E O E+@menes mdicos de ingreso y retiro del personal del proyecto = A&-&'E;'E A"$-;-&')A'-V! O Elementos de proteccin personal entregados al personal del proyecto = P)EA "E PDA;-C-CAC-!; O Arrendamientos de -nmuebles O Arrendamientos de equipos de 'ransporte O Arrendamientos de equipos de cmputo, oficina y comunicaciones O Arrendamientos de equipos y #erramientas. O -nsumos de oficina O Copia de Cacturas de Pedidos O !tros gastos, tales como> Cletes y acarreos, correos, #ospeda%es, transportes areos, dotacin oficina y casa, vigilancia privada, servicios de aseo y vigilancia, varios #se 7Fit de derrames:, protector solar, repelente, botiquines. = -$P!)'AC-!;E& O Copia de facturas de pedidos = P)EA "E C!;'AJ-D-"A" O &ervicios P?blicos O Alimentacin de Personal O Comprobantes de Pago de ;mina O Pago de Parafiscales = P)EA "E )ECE)&! HE$A;! O Contratos laborales y !tro &i. O Pli a Colectivo de Vida El coordinador de proyecto deber@ identificar de cada uno de los anteriores *tem cuales le aplican para el contrato u otros que se requieran y darlos a conocer a cada responsable de cada una de las @reas para las cuales se requiera la documentacin. En la reunin de inicio del proyecto se deber@ especificar a cada @rea la documentacin requerida. lo cual quedar@ especificado en el acta elaborada por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo.
HACER
.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 1" )* 78

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45. Elaborar los contratos de los proveedores de servicios de los proyectos y verificar que se tenga los recibos de pago de EP& y A)P.
Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar Buridico
El Au+iliar Buridico elabora el contrato establecido con el proveedor de servicio para la obra a e%ecutar, el cual debe contar con el visto bueno del coordinador de proyecto, para la reali acin del contrato con el proveedor deber@ seguirse los pasos indicados en el Cuando m*nimo un d*a documento subcontratacin -;=AG"46. antes del inicio de obra El au+iliar tcnico administrativo se cerciorar@ que dic#o contrato por parte del proveedor deber@ venir acompaado de la copia del ?ltimo recibo de pago de de servicios EP&, A)P, as* como del contrato laboral entre el personal que e%ecutar@ la labor en representacin del proveedor de aquellas personas que en representacin del proveedor e%ecutaran la labor, durante el periodo de vigencia del contrato, lo cual se evidenciar@ en el registro Control "ocumentacin Proveedores -;=AG-14=C/9. Para los proveedores que ingresan a la refiner*a deber@n entregar la siguiente documentacin la cual deber@ reposar en el flder del proyecto y en la carpeta del proveedor>
31. )ecopilar los documentos que soporten la contratacin y el pago de parafiscales del personal perteneciente a los proveedores de servicios que desarrollan su proceso en las instalaciones de -;&E)C!D o en las @reas propiedad del cliente en las cuales -;&E)C!D e%ecuta traba%os.
= Contrato de servicios entre el proveedor e -nsurcol = "el personal contratado por el proveedor obtener Contrato laboral, #o%a de vida y certificacin que acredite que el traba%ador cumple el perfil para e%ecutar el servicio contratado dentro de refiner*a 7durante el tiempo vigente del contrato firmado con Au+iliar 'cnico -nsurcol:. Administrativo = Copia de pagos mensuales de parafiscales del personal del Coordinador del proveedor que e%ecutar@ el servicio dentro de refiner*a 7durante el proyecto Cuando se tenga vigentes tiempo vigente del contrato firmado con -nsurcol: Coordinador de = "e lo anterior se mantendr@ registro en el formato Control contratos de servicios seguridad -ndustrial "ocumentacin Proveedores -;=AG-14=C/9, evidenciando la cuya durabilidad sea -nspector de recoleccin de la documentacin por parte del A'A as* como la mayor a un mes seguridad entrega al Asistente Administrativo. Vig*a H&E Es responsabilidad del personal de seguridad del proyecto y del Coordinador H&E au+iliar tcnico administrativo la solicitud y entrega de la evidencia de pago de los aportes parafiscales del proveedor, que certifiquen que los involucrados se encuentren amparados y al d*a con sus aportes legales. Para aquellos contratos de servicios cuya durabilidad sea mayor a un mes el recibo de pago de la A)P y EP& ser@ enviado por el responsable de la seguridad industrial del proyecto a la Coordinacin H&E por medio de la carta remisoria y esta a su ve los entregara al asistente administrativo para su respectivo arc#ivo.
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Para el caso de proveedores de servicios se deber@ tener evidencia del contrato firmado por las partes interesadas, el cual deber@ reposar en el folder del negocio, una copia en la #o%a de vida del proveedor y otra copia entregada por parte de los au+iliares tcnicos administrativos al Au+iliar de $antenimiento, D*der en $edicin o -ngeniero de &istemas seg?n corresponda, quienes deber@n mantener evidencia de lo siguiente de acuerdo a lo especificado en el contrato, el cual deber@ contener una cl@usula en la que se solicite>
Certificados de calibracin si los equipos corresponden a

3/. )ecopilar los documentos generados en la Au+iliar 'cnico reali acin de contratacin con proveedores de Administrativo servicios. En el momento de reali ar el contrato con el proveedor de servicios mediciones metrolgicas.
Dos equipos utili ados por el proveedor de servicios se

encuentran en buen estado para la reali acin de los procesos relacionados con el servicio contratado.
En los casos de servicios de transporte, se deber@ solicitar al
HACER
proveedor el diligenciamiento del formato -nspeccin "iaria del Parque automotor -;=AG"1/=C10
En los casos que la camionetas que est@n asignadas a

proyectos requieran movimientos ser@n autori ados por el @rea encargada en la !ficina de Jucaramanga por medio del formato $!V-$-E;'!& "ED PA)QEE AE'!$!'!)7-;=AG-14=C33:, ser@ debidamente remisionado por el encargado del material. 'oda documentacin que se genere para ECP deber@ estar identificada con una numeracin consecutiva, la cual ser@ controlada por el coordinador de cada proyecto, de manera que las @reas que requieran reali ar env*o de documentacin deber@n consultar con el coordinador de proyecto el ultimo n?mero enviado, el cual deben &eg?n se requiera en elasignar a la carta remisoria de la respectiva documentacin. as* desarrollo de lasmismo dic#a carta debe tener un campo para la firma del actividades del proyecto coordinador de proyecto. En los casos en los cuales se requiera la asesor*a por parte del proveedor de servicios %ur*dicos se deber@ diligenciar el formato &eguimiento Asesor*a -;=AG"3/=C1/, en el cual se deber@ registrar la tra abilidad sobre el proceso ob%eto de revisin.
Au+iliar 'cnico Administrativo Coordinador del 34. Efectuar comunicacin con el cliente seg?n los proyecto requerimientos presentados en el desarrollo del &ecretaria proyecto o contrato. operativa Administrador

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33. )eali ar las reservas y log*stica de alo%amiento del personal que requiera efectuar despla amientos para la prestacin de servicios tcnicos o acompaamientos preventa.
Au+iliar tcnico administrativo / Asistente de Planificacin.
Cada ve requiera.
que
&e registran en el formato de &olicitud -nterna de Compra 7-;= AG"14:, &olicitud de )eserva de Hotel y Pasa%es 7-;=AG"14=C13:, )elacin de (astos de Via%e 7-;=AG"14=C13:, y se siguen los lineamientos del Proceso de Compras. En caso de ser necesario se se solicitan los contratos de arrendamientos de los predios y parque automotor. Cada despla amiento se deber@ registrar en el formato Consolidado de ;ovedades de Planificacin -;=AG-14=C44
HACER
Cuando sean reportadas dentro de la planificacinEl Au+iliar 'cnico Administrativo registra las actividades necesarios 36. Confirmar con el cliente el cumplimiento de las Au+iliar 'cnico y8o por los involucradosen su Planificador Daboral -ndividual y genera comunicaciones con el facilidades log*sticas. Administrativo durante la e%ecucin decliente para el cumplimiento de dic#as facilidades log*sticas las actividades
3<. )eali ar el despac#o de &uministros, insumos, Cuando sean reportadas materiales, )epuestos y8o #erramientas que seAu+iliar 'cnicodentro de la planificacin&e diligencia la S.4'9'/5) )* R*1'7':( 7-;=A"-12=C13: y se requieran para la e%ecucin de las ActividadesAdministrativo y8o por los involucradosprocede a reali ar el despac#o lo mas pronto posible. Cuando se planificadas, previamente identificando para! Au+iliar 'cnicodurante la e%ecucin dereciba la factura del proveedor, se pondr@ un sello de RconsumibleA o estos *tems la naturale a del gasto como Administrativo/ las actividades seg?n elRreembolsableA como identificacin de la naturale a del gasto. consumible o reembolsable. plan de Calidad.

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El Au+iliar 'cnico Administrativo diligencia en el formato de C.(/6.4 )* S*63'9'.7 E1*6&*(/*7 <IN-A!I02-#03=. &eguidamente se autori a la reali acin del servicio por la Alta "ireccin, quien determina si se clasifica como servicio emergente a travs del diligenciamiento del formato S.4'9'/5) )* S*63'9'. T29('9. <IN-A!I02-#0 =. En caso de que el servicio sea solicitado en Jucaramanga por un cliente que tiene su sede principal en otra ciudad, el Au+iliar 'cnico Administrativo debe reconfirmar con el responsable en la sede de Jucaramanga que se requiere efectivamente del servicio antes de enviar al tcnico. Ena ve se reconfirme o por el contrario el servicio sea
32. E%ecutar los servicios tcnicos emergentes
rec#a ado por el cliente, se proceder@ a comunicarse (erencia &ubgerencia, con la oficina principal del cliente para indicarle los Au+iliar 'cnico motivos por los cuales fue rec#a ado el servicio o por el Administrativo, contrario fue atendido de manera inmediata. &i en la -ngenieros "pto En el momento de originarse e%ecucin de un servicio emergente se requiere de%ar un -ngenier*a y un servicio tcnico equipo como soporte se deben seguir las indicaciones &ervicios emergente. del instructivo $627/%1. )* EA5'?.7 $%6% S.?.6/* ; 'cnicos, D*1.7/6%9':( 7-;=AG-12:. 'cnicos, 'ecnlogos, ;ota> Para todos los servicios tcnicos emergentes que Au+iliar del "pto. 'cnico se generen dentro de las instalaciones de EC!PE')!D los directamente involucrados deber@n informar al Au+iliar 'cnico Administrativo por cualquier medio de comunicacin con el fin de registrar el emergente en el formato de S.4'9'/5) )* S*63'9'. T29('9. <IN-A!I02#0 = y en el formato C.(/6.4 )* S*63'9'.7 E1*6&*(/*7 <IN-A!I02-#03=@ solicitando la autori acin por parte de la subgerencia. En caso de que el -ngeniero o tcnico solicitado para el emergente se encuentre vinculado a un proyecto especifico o contrato de mantenimiento, ste debe informar al coordinador del proyecto o contrato antes de despla arse al sitio solicitado.
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39. )eali ar visitas tcnicas para $antenimientos Preventivos por (arant*a
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Das (arant*as registradas en el control de $antenimientos por garant*a 7-;=AG-14=C1/:, se confirman con el cliente por v*a telefnica y con oc#o 70: d*as de anticipacin. En caso de no poderse concretar la visita tcnica en la fec#a indicada se debe reprogramar el servicio, lo cual queda evidenciado en el C6.(.&6%1% M*(75%4 )* S*63'9'.7 T29('9.7 <IN-A!I02-#03= mediante la utili acin de colores en el registro 7ver instructivo de diligenciamiento: . Enviar al Au+iliar 'cnico cliente con un d*a de anterioridad, la Carta de confirmacin Administrativo de la Visita 'cnica previamente revisada y autori ada por -ngenieros "pto.-ngenier*a Al reali ar una nueva la Alta "ireccin para los servicios de mantenimiento y &ervicio planificacin ya sea Preventivo o Correctivo de EP& en garant*a 7Esta carta 'cnicos, $ensual o semanal. tambin debe ser usada para las EP& incluidas en 'cnicos contratos de mantenimiento vigentes o servicios comprados Au+iliar del por el cliente:. Especificar en dic#a carta la fec#a y #ora del "pto. 'cnico servicio, datos del cliente8contacto, referencia del equipo a revisar, datos de identificacin del tcnico asignado, entre otros. Cumplir con los requisitos legales e+igidos previamente por el cliente en la orden de compra. este criterio aplica para toda clase de servicios donde se requiera tal documentacin. "istribuir el recurso #umano competente y necesario, una ve se #an identificado las necesidades de planificacin y obtencin de recursos, registrando las actividades planificadas al personal en el formato Programacin &emanal de &ervicios 'cnicos -;=AG-14=C16 )eali ar la asignacin del )ecurso Humano, teniendo en Au+iliar 'cnico En la reunin de planificacincuenta los siguientes criterios> Administrativo que se reali a cada semana. Costos de movili acin del personal Prioridades de los servicios Ebicacin geogr@fica del servicio "uracin de la e%ecucin de la actividad !tros par@metros, seg?n sea el caso E+periencia e idoneidad para la reali acin del servicio
30. Asignacin del )ecurso Humano

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)eali ar una reunin, entre los responsables de este proceso para corroborar el entendimiento de la planificacin de las actividades tcnicas y administrativas al revisar a los responsables el registro $4%(*%9':( )* T6%D%C. *( C%1?. <INA!I03-#01=@ totalmente diligenciado. 'oda labor planificada para efectuar los fines de semana en la refiner*a de la (CJ, deber@ ser soportada por el permiso de fin de semana generado por el cliente, el cual deber@ ser enviado por parte del coordinador del proyecto al A'A.
35. Confirmacin y aprobacin de la planificacin
'odos los Al finali ar la semana responsables
HACER
61. )eali ar el registro de la planificacin
)egistrando la asignacin del recurso #umano en el formato $6.&6%1%9':( S*1%(%4 )* S*63'9'.7 T29('9.7 <IN-A!I02#04=. Este registro debe contener las Actividades de tipo tcnico y administrativo a cumplir por todo el personal de campo efectuadas durante cada %ornada de labores de lunes a domingo, seg?n se presente la e%ecucin de actividades los fines de Au+iliar 'cnico Al finali ar la reunin de semana. Administrativo planificacin. ;ota> Para el personal contratado por obra para la reali acin de traba%os operativos, el Coordinador del proyecto reportara a planificacin las actividades asignadas y el cumplimiento de las mismas y ser@ el quien supervise y controle la e%ecucin adecuada de cada una de las tareas encomendadas.
6/. )eali ar el traslado del material y8o equipos a las instalaciones de la empresa o al fabricante
Au+iliar 'cnico Coordinar %unto con la Alta (erencia los casos reportados. "e ser Aquellos casos que son Administrativo, necesario, coordinar con f@brica el envi del material y retorno reportados por el tcnico, Alta "ireccin del mismo a las instalaciones del cliente. 7Ver proceso de Env*o tecnlogo, -ngeniero cliente de $aterial al E+terior 7-;=A"-16:

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Comunicar a los tcnicos, tecnlogos o ingenieros la prestacin de un servicio, diligenciando la S.4'9'/5) )* S*63'9'. T29('9. <IN-A!I02-#0 = cada ve que se e%ecute una labor de capacitacin, servicios emergentes, mantenimiento de EP&, este registro debe ser autori ado por la (erencia o &ubgerencia, para el caso de servicios coordinados en la oficina de Jogot@ el responsable de la autori acin ser@ el ingeniero del departamento de ingenier*a y servicio tcnico.
64. )eali ar los servicios tcnicos requeridos.
HACER
Au+iliar 'cnico Administrativo -ngenieros "pto -ngenier*a y &ervicios 'cnicos, 'cnicos, 'ecnlogos, Au+iliar del "pto. 'cnico
El Au+iliar 'cnico Administrativo debe entregar una copia de la solicitud al tcnico, 'ecnlogo o -ngeniero que corresponda y los formatos de )eporte de Visita 'cnica 7original y copia: para la instalacin, diagnstico o mantenimiento de EP& o Actuadores. Al momento de originarse un En el caso de Equipos de -nstrumentacin y Control, los servicio y8o durante la protocolos o pruebas requeridos deber@n ser diseados por parte reunin de planificacin del ingeniero, tcnico o tecnlogo que reali ar@ el servicio y semanal revisados por el Au+iliar 'cnico Administrativo un d*a antes de la prestacin del servicio. Verificar que el personal asignado a un servicio tcnico aliste todas las #erramientas y recursos necesarios para el desarrollo de su traba%o. 7Cada tcnico deber@ poseer las #erramientas de mano necesarias para los servicios asignados:. As* mismo el au+iliar tcnico administrativo, deber@ en los casos en los cuales se requiera apoyo de un funcionario de f@brica para el servicio, registrar el nombre y ad%untar evidencia de los certificados que acrediten la competencia para la intervencin de los equipos ob%eto del servicio.
63. )eali ar el registro en la base de datos de los equipos pertenecientes a los contratos de mantenimiento, para conocer la #istoria de las intervenciones que #a tenido. 7cuando aplique:
Cada ve que se reciban los )egistrando en el arc#ivo magntico la fec#a y motivo de la Au+iliar 'cnico informes tcnicos de los visita, #alla gos, traba%os reali ados, pendientes y pr+ima visita, Administrativo mantenimientos programados entre otros, por cada equipo intervenido. y los servicios emergentes.

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)eali ar los procesos necesarios para de%ar en ptimo funcionamiento los equipos del cliente, reali ando registros tales como> -nforme Visita 'cnica EP& -;=AG-16=C1/ -nforme Visita 'cnica Actuadores -;=AG-16=C14 del !')!& Pruebas de Equipos Protocolos de $onta%e e -nstalacin "ic#os registros se deben arc#ivar en la carpeta de cada negocio.
66. "e%ar en ptimo funcionamiento los equipos del cliente y levantar los registros correspondientes a cada proceso
Au+iliar 'cnico Administrativo, "urante 'cnico, servicio 'ecnlogo y8o -ngeniero
la
prestacin
HACER
6<. Elaborar informes de avance de obra de los proyectos cuyo alcance corresponda tanto a mantenimiento como a construccin, monta%e e instalacin
O &emanalmente para los proyectos en e%ecucin que tengan desarrollo de actividades diarias. Entregando al @rea de planificacin los informes los cuales Coordinador de deber@n contener la informacin de cada una de las proyecto O &eg?n la frecuenciaespecialidades aplicables al desarrollo del proyecto, los cuales se establecida por la altapresentar@n a la alta direccin. direccin para los proyectos cuya e%ecucin es reali ada de manera no continua.
62. Establecer comunicacin con el cliente para la reali acin de visitas de acompaamiento preventa.
Ena ve se #ayan confirmado las fec#as de Au+iliar 'cnico reali acin de la visita, de Administrativo acuerdo a la disposicin del cliente.
Habiendo identificado las fec#as de reali acin de las visitas y confirmando dic#a informacin con el cliente. En el caso en que se incumplan las fec#as establecidas, stas se deben reprogramar con el fin de reali ar la asignacin de personal 7para las visitas a clientes se diligenciar@ el formato &olicitud de &ervicio 'cnico 7-;=AG-14=C1<:. Adem@s, confirmar los requerimientos por parte del cliente en cuanto a &eguridad, &alud ocupacional y $edio Ambiente, para la preparacin y debido cumplimiento por parte del personal que reali a la visita. "eterminar con el personal asignado las facilidades tcnicas requeridas y reali ar actividades de log*stica 7compras, despac#o de materiales, base de datos de proveedores, etc:

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&olicitando copia del acta y8o certificado al coordinador de cada proyecto, para arc#ivarla en su respectivo flder y #aciendo llegar copia a la coordinacin de H&E seg?n sea el caso del Acta de inicio de contratos, Acta de suspensin, Acta de reinicio, acta de finali acin de los contratos, certificacin de Horas y8o Hombres laboradas sin accidentes de traba%o
69. &olicitar copia de los documentos que se generen en los diferentes contratos ya sean para Acta de inicio de contratos, Acta de suspensin, Acta de reinicio, acta de finali acin de los contratos, Acta de liquidacin de los contratos, certificacin de Au+iliar 'cnico Horas Hombres laboradas sin accidentes Administrativo, de traba%o y certificados de e+periencia contractual, igualmente se solicitar@ evidencia fotogr@fica de la instalacin de las placas a los equipos cuyo monta%e e instalacin #aya sido reali ado por -nsurcol Dtda.
HACER
Cada ve que inicie un contrato, finalice, se realice una parada de planta y se reinicie el contrato
Este seguimiento ser@ registrado en el formato Consolidado de "ocumentacin de Proyectos -;= AG-14=C/0 en el cual se solicitar@ el env*o de la documentacin por parte del responsable del proyecto a los Au+iliares 'cnicos Administrativos seg?n la fec#a establecida como RrequeridaA y registrando la fec#a real de recibido. En el caso de las evaluaciones de desempeo del contrato, stas deben ser recibidas en el @rea de planificacin por parte del responsable del proyecto una ve stas sean emitidas por el cliente, con el fin de revisar los resultados %unto con el coordinador de proyecto y si es el caso efectuar las observaciones pertinentes seg?n la aprobacin de la alta direccin 7el pla o para reali ar observaciones y enviarlas al cliente es de < d*as calendario:. lo anterior se deber@ registrar en el formato Control de Evaluaciones de "esempeo de Contratos -;=AG-14=C43.

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C-MO As* mismo se deber@ reali ar seguimiento a la obtencin de una respuesta por parte del cliente con relacin a las observaciones emitidas.
&e debe tener presente que al momento de iniciar el contrato la persona del @rea de planificacin que se encarga del contrato enviara al coordinador del proyecto una carta en la que se solicita los siguientes documentos> Acta de liquidacin final firmada Cuadro de ofrecimiento econmico final firmado por EC!PE')!D, interventor*a e -;&E)C!D. Certificado contractual Evaluacin de desempeo final Para efectos de la carta que se debe enviar al coordinador del proyecto, se debe verificar el modelo de carta del instructivo 0.43, del presente documento.
65.&olicitar
copia de los documentos que se generen en los diferentes contratos ya sean para Acta de inicio de contratos, Acta de suspensin, Acta de reinicio, acta de finali acin de los contratos, Acta de liquidacin de los contratos, certificacin de Horas Au+iliar 'cnico Hombres laboradas sin accidentes de Administrativo, traba%o y certificados de e+periencia contractual, igualmente se solicitar@ evidencia fotogr@fica de la instalacin de las placas a los equipos cuyo monta%e e instalacin #aya sido reali ado por -nsurcol Dtda.
Cada ve que inicie un contrato, finalice, se realice una parada de planta y se reinicie el contrato
HACER
<1.-nformar al cliente la terminacin de una garant*a
Au+iliar Enviar al cliente la C%6/% )* T*61'(%9':( )* G%6%(/E%7 Al finali ar el periodo de 'cnico para informar la terminacin del servicio, seg?n lo garant*as Administrativo establecido en el contrato.
</.Controlar que todas las actividades del proceso Planificacin y programacin de &ervicios 'cnicos se e%ecuten dentro de los pla os establecidos.
"iariamente E%ecucin Actividad.
en de
la&olicitando al Au+iliar 'cnico Administrativo 8Au+iliar cada'cnico Administrativo/ la evidencia de dic#as actividades.

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D%&'()o&'s* Coo&+%,-+o&'s +' #&o.'()os* -+/%,%s)&-+o&'s* s'(&')-&%-s &'('0(%o,%s)-* s'(&')-&%-s o0'&-)%1-s* A23%4%-& )5(,%(o A+/%,%s)&-)%1o* A23%4%-& T5(,%(o 2!R"#$%"#&' ()*%+,('(,)+"# "+-,'.'# $)/ A+/%,%s)&-)%1o !* "0 C0,"+&"! As%s)',)' +' #4-,%6%(-(%7,* 8&'+' R'(2&so H2/-,o* 8&'- +' C-4%+-+* D'0-&)-/',)o T5(,%(o* 8&'- +' I/0o&)-(%o,'s* A&'A+/%,%s)&-)%1-* A&'+' (o,)-9%4%+-+ . ,o/%,- * 8&'- +' HSE* 8&'- +' S%s)'/-s . /-,)',%/%',)o.
/. Cada ve que un cliente emita una comunicacin dirigida a la empresa, el coordinador, del proyecto, "irector de proyecto y8o Administrador del proyecto o quien #aga sus veces de secretaria, secretaria administrativa, secretaria recepcionista, secretar*a operativa: le enviar@ de forma inmediata al @rea de Planificacin -nsurcol Jucaramanga a travs del correo electrnico, fa+ por medio f*sico al Au+iliar 'cnico Administrativo, de%ando evidencia de ello. 4. Ena ve el Au+iliar 'cnico Administrativo reciba por Correo electrnico, fa+ o medio f*sico el comunicado, se dirigir@ a cada @rea de la empresa personal de campo solicitando su revisin en aras a determinar la competencia o no de las misma para dar respuesta al requerimiento. 3. El Au+iliar 'cnico Administrativo encargado de la planificacion del proyecto deber@ registrar el comunicado recibido en la Planilla IN-A!I02#3 CONTROL DE CORRES$ONDENCIA ENVIADA 0 RECIBIDA DE $RO0ECTOS ; IN-A!I02-#3" ENTREGA COMUNICADOS EJECUCION DEL $RO0ECTO, con el ob%etivo de evidenciar que este #a sido notificado a las diferentes @reas de la oficina de Jucaramanga personal C-+- 1': ;2' s' de campo con el fin de identificar cual de ellas es la responsable de preparar informacin para dar respuesta al mismo. <','&' 6. El @rea responsable y personal de campo responsable del proceso &'('0(%7, . &'s02's)- +' 4os de dar respuesta a la comunicacin deber@ #acer entrega de la informacin al Au+iliar 'cnico Administrativo correspondiente a mas (o/2,%(-+os '/%)%+os 0o& '4 tardar a las //>11 a.m. del d*a siguiente del recibido, esta evidencia quedara registrada en el formato -;=AG-14=C32 E;')E(A (4%',)'. C!$E;-CA"!& EBECEC-!; "ED P)!NEC'!. <. Ena ve acabado el paso anterior, el Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ enviar de forma inmediata al Coordinador del proyecto, "irector y 8o Administrador del proyecto o quien #aga sus veces de secretaria, secretar*a administrativa, secretaria recepcionista, secretar*a operativa: del Proyecto el consolidado de respuestas y8o informacin requerida suministrado por cada @rea de -nsurcol Jucaramanga personal de campo encargado de preparar la respuesta para que el administrador, secretario operativo, coordinador de proyecto prepare el comunicado formal a entregar al cliente conforme el consecutivo y forma de presentacin que tengan establecido. 2. El coordinador del proyecto, administrador y8o secretario operativo una ve reciba la informacin de cada @rea de -nsurcol Jucaramanga personal de campo encargado de preparar la respuesta, de manera inmediata preparar@ el comunicado y lo a%ustara seg?n el formato y consecutivo correspondiente.

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9.El administrador del proyecto o quien #aga las veces de &ecretaria
=.R's02's)- (o/2,%(-(%o,'s 0o& '4 C4%',)'.
D%&'()o&'s* Coo&+%,-+o&'s +' #&o.'()os* -+/%,%s)&-+o&'s* s'(&')-&%-s &'('0(%o,%s)-* s'(&')-&%-s o0'&-)%1-s* A23%4%-& )5(,%(o A+/%,%s)&-)%1o* A23%4%-& T5(,%(o A+/%,%s)&-)%1o !* As%s)',)' +' #4-,%6%(-(%7,* 8&'+' R'(2&so C-+- 1': ;2' s' ',1%-+-s H2/-,o* 8&'- +' <','&' &'('0(%7, . C-4%+-+* &'s02's)- +' 4os D'0-&)-/',)o (o/2,%(-+os T5(,%(o* 8&'- +' '/%)%+os 0o& '4 I/0o&)-(%o,'s* A&'(4%',)'. A+/%,%s)&-)%1-* A&'+' (o,)-9%4%+-+ . ,o/%,- * 8&'- +' HSE* 8&'- +' S%s)'/-s . /-,)',%/%',)o.
operativa, administrativa o recepcionista: tiene la obligacin de #acer entrega de la comunicacin en las instalaciones del cliente el mismo d*a en que el @rea responsable personal de campo envi la respuesta informacin al coordinador del Proyecto y enviar el mismo d*a la evidencia de su radicado por medio f*sico o medio electrnico al Au+iliar 'cnico Administrativo, Asistente de Planificacin encargado del proyecto. 0.El Au+iliar 'cnico Administrativo debe asegurar que el Coordinador del proyecto, "irector, administrador y8o secretaria operativa cumpla con la obligacin de radicar el comunicado en la fec#a sealada en numeral anterior. 5.El Au+iliar 'cnico Administrativo, Au+iliar tcnico administrativo / y asistente de planificacin deber@ llevar el registro del numero consecutivo de comunicados enviados y recibidos en la Planilla INA!I02-#3 CONTROL DE CORRES$ONDENCIA ENVIADA 0 RECIBIDA DE $RO0ECTOS. /1.El Au+iliar 'cnico Administrativo &emanalmente en las reuniones de seguimiento de cada proyecto, verificara con el respectivo Coordinador y8o "irector, Administrador y8o secretaria operativa que el ?ltimo consecutivo generado de los comunicados enviados y recibidos del contrato, el cual debe coincidir con el registro de las cartas enviadas y recibidas de la Planilla IN-A!I02-#3 CONTROL DE CORRES$ONDENCIA ENVIADA 0 RECIBIDA DE $RO0ECTOS. NOTA: T',%',+o ', (2',)- 4-s -,)'&%o&'s %,s)&2((%o,'s* 4-s (2-4's +'9', s'& +' 's)&%()o (2/04%/%',)o 0o& 0-&)' +'4 )&-9->-+o& )o+- 1': ;2' ?-(', 0-&)' +' 4- &'s0o,s-9%4%+-+ +' s2 C-&<o s' )o/-&-, 4-s -((%o,'s (o&&'()%1-s 's)%024-+-s ', '4 M'/o&-,+o No ! +' "2,%o +' =0!0.

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El au+iliar de contratacin informar@ v*a e=mail por lo menos con un d*a de anticipacin, al @rea de planificacin los nuevos ingresos con lo cual el Au+iliar 'cnico Administrativo verificar@ al d*a siguiente, la ubicacin en las @reas de traba%o tanto de nuevos ingresos como de personal antiguo. $ediante Comunicacin v*a Avantel, se verificar@ el personal e%ecutor de labores de campo, as* como el personal proveedor de servicios y8o visitantes y se registra en los formatos VE)-C-CAC-!; "ED PE)&!;AD !PE)A'-V! E; CA$P! 7-;=AG-14=C15:, VE)-C-CAC-!; "ED PE)&!;AD -;&E)C!D E; CA$P! 7-;=AG-14=C/1:y VE)-C-CAC-!; "E P)!VEE"!)E& "E &E)V-C-!& N8! V-&-'A;'E& E; CA$P! 7-;=AG-14=C/3: donde se evidenciar@ con ;ombre y fec#a las novedades para cada uno de ellos.
VERI#ICAR
<3.)eali ar la verificacin del Personal !perativo, Personal -nsurcol, proveedores de servicios y8o visitantes que se encuentran traba%ando en cada uno de los proyectos en e%ecucin y8o reali an otras actividades de campo.
Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar 'cnico Administrativo / Au+iliar de !ficina
"iariamente al comien o de la %ornada laboral en la maana y en la tarde.
En caso de que el visitante o proveedor de servicios se desplace a otra @rea diferente a la cual fue reportado inicialmente, ser@ responsabilidad de la persona acompaante de informar al au+iliar tcnico administrativo la nueva ubicacin del proveedor de servicios y8o visitantes, esta informacin deber@ ser registrada en el formato verificacin de proveedores de servicios y8o visitantes en campo 7-;=AG-14=C/3:. &i durante la verificacin diaria se identifican novedades de ingreso en las que el traba%ador no se presenta a laborar novedades tales como retiro, licencia o incapacidad, el Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ indagar con el coordinador de proyecto la situacin presentada y confirmar la nueva fec#a de ingreso, y para el caso de retiro, licencia o vacaciones el Au+iliar 'cnico Administrativo debe indagar con el coordinador del proyecto el motivo de la novedad y la fec#a e+acta del retiro, lapso de la licencia y lapso de las vacaciones lo cual deber@ ser informado por e=mail al @rea de recurso #umano. Este e=mail debe ser impreso diariamente y arc#ivado ad%unto a la verificacin del d*a. El anterior procedimiento debe reali arse diariamente durante todo el periodo de la novedad.
)eali ar un seguimiento a travs de comunicacin continua con el <6.)eali ar seguimiento Prestacin del &ervicio de la
tcnico, tecnlogo o -ngeniero, durante el proceso de la e%ecucin del Continuamente durante la servicio seg?n sea el caso. prestacin del servicio As* mismo, seg?n la aplicabilidad de cada registro, se procede a diligenciar el formato C#ecF D-&' ;EEV!& C!;')A'!& -;=AG-14=C41.

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El Coordinador del Proyecto y el Au+iliar 'cnico Administrativo que tiene a cargo el contrato reali ar@n reuniones de seguimiento cuando menos una al mes con el fin de verificar el cumplimiento de compromisos generados en cada una de las reuniones. &e deber@ tener en cuenta cada uno de los *tems establecidos como agenda de la reunin asi> 1.Lectura y verificacin del cumplimiento de los compromisos reunin anterior Responsable: Auxiliar Tecnico Administrativo 2.Presentacin del informe de avance semanal (Porcentajes de avance y actividades realizadas en la semana Responsable: Coordinador del Proyecto 3. Presentacin de resumen de comunicaciones recibidas de interventora del contrato vs. las respuestas enviadas a cada una de las misivas. Responsable: Auxiliar Tecnico Administrativo
VERI#ICAR
4. Presentacin del trmite dado durante la semana a los requerimientos del

<<.)eali ar seguimiento a las actividades planteadas en cada reunin de contrato. Coordinador del Proyecto Au+iliar 'cnico Administrativo
Cada ve que se proyecto relacionados con: Herramientas y equipos. ( min! Responsable: efectue reunin de Auxiliar T"cnico Administrativo seguimiento cuando menos . Presentacin del in#orme semanal de e$uipos y%o elementos al$uilados para el una mensual
proyecto. &ste tem se crea con el #in de controlar la #ec'a de entre(a al proveedor de los e$uipos y otros elementos al$uilados re$ueridos en la e)ecucin del proyecto. ( min! Responsable: Auxiliar T"cnico Administrativo
6.Presentacin del Informe emanal de u!contratistas especificando cada semana todos los su!contratos que se tienen" las fec#as de compromiso de entre$a de tra!ajos y el avance de o!ra de cada uno de ellos. ( min! Responsable: Auxiliar Tcnico Administrativo, Esta reunion reemplazara la establecida en el Documento Subcontratistas y su avance de Obra semanal. %.&e$istrar evidencia de los reportes de fallas de control que se $eneran en el contrato y la $estin realizada por la 'oordinacin de se$uridad Industrial" inspector de se$uridad y(o vi$ia ) *. ( min! Responsable: Coordinacin del proyecto y personal de *+& del proyecto. &n caso de ,ncumplimiento en el cierre se debe reportar el -o con#orme.

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+.*sta!lecer fec#a para la instalacin de las placas de identificacin en los equipos instalados por Insurcol Ltda. (. min! Responsable: Coordinador del Proyecto. &ste tem se repetir/ durante todas las reuniones $ue se e)ecuten durante la e)ecucin del contrato estableci"ndose una #ec'a tentativa con el #in de $ue el Auxiliar t"cnico administrativo encar(ado del contrato ten(a presente el mandar elaborar las placas $ue se re$uieran.
,.-spectos administrativos: -ecesidades y%o palabras del /rea de P0A-,1,CAC,2 -ecesidades y%o palabras del /rea de A+,+T&-T& A34,-,+TRAT,56 -ecesidades y%o palabras del /rea de R&C7R+6 *74A-6 -ecesidades y%o palabras del /rea de *+& -ecesidades y%o palabras del /rea de C6-TA8,0,3A3 -ecesidades y%o palabras del /rea de 4A-T&-,4,&-T6 9 +,+T&4A+ -ecesidades y%o palabras del /rea de CA0,3A3 -ecesidades y%o palabras del /rea de ,4P6RTAC,6-&+ -ecesidades y%o palabras del /rea de 3&PARTA4&-T6 T:C-,C6
VERI#ICAR
<<.)eali ar seguimiento a las actividades planteadas en cada reunin de contrato. Coordinador del Proyecto Au+iliar 'cnico Administrativo
Cada ve que se efectue reunin de seguimiento cuando menos una mensual
1..-spectos de la coordinacin del proyecto -ecesidades en lo(stica; compras; subcontrataciones y ordenes de servicio por parte de la coordinacin del proyecto. Responsable: Coordinador del Proyecto 11.Intervencin y pala!ras de parte del /r. 0lvaro 1onzlez 12.Lectura de los nuevos 'ompromisos Responsable: Auxiliar T"cnico Administrativo ;ota> Da Alta "ireccin determinara las e+cepciones que apliquen en caso de que no se e%ecuten las reuniones mensualmente tal como se indica en el presente documento

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As* mismo, ante el nivel de e%ecucin de una actividad programada, el personal debe informar al Au+iliar tcnico Administrativo el cumplimiento de las actividades programadas y la reali acin de servicios emergentes para proceder a diligenciar los formatos> Planificador (eneral, Cronograma $ensual de &ervicios 'cnicos y Programacin &emanal de &ervicios 'cnicos y en el control de servicios emergentes.
VERI#ICAR
<2.Verificar el cumplimiento de Actividades programadas
Au+iliar 'cnico Administrativo, 'cnicos, 'ecnlogos, -ngenieros Au+iliar de H&E8 Coordinador H&E
Al finali ar %ornada laboral
;ota / > Para los casos especiales en los que e+iste poca facilidad de comunicacin las personas responsables de e%ecutar las actividades informaran por v*a correo electrn al Au+iliar 'cnico Administrativo la evolucin de sus actividades una ve por semana. Para las actividades que -;&E)C!D D'"A., desarrolle de tipo administrativo. como lo son la administracin de plantas, en las cuales las actividades desarrolladas por el personal se caractericen por su repetitividad en la prestacin del servicio, la organi acin #a decidido que el formato Programacin semanal de servicios tcnicos 7-;=AG-14=C16:, no sea diligenciado y en su reempla o se realice un informe semanal, en donde estar@n descritas todas las actividades administrativas desarrolladas. "ic#o informe reposar@ y ser@ almacenado en la carpeta del negocio, en el @rea de documentos de e%ecucin, seg?n los la lineamientos del proceso de registro y arc#ivo de negocios. ;ota 4 > Da coordinacin H&E verificara el formato P)!()A$AC-I; &E$A;AD "E &E)V-C-!& 'LC;-C!& -;=AG-14=C16 perteneciente al personal de H&E con el fin de evidenciar en el mismo reporte de fallas de control, Accidentes de 'raba%o, incidentes, visitas de comportamiento de parte del cliente, para asi #acer seguimiento mediante ;o conformidad, Accion correctiva o Preventiva las gestiones pertinentes a dar tr@mite de los Accidentes, incidentes o fallas de control. "e igual forma para aquellos contratos que se constituyen Paradas de Planta que obedecen a tiempos de e%ecucin corto se omitir@ el diligenciamiento de la programacin semanal de servicios tcnicos -;=AG-14=C16 y planeacin de traba%o en campo -;=AG-13=C1/ teniendo en cuenta que la planificacin y control total de actividades se #ace mediante el P"' siendo esta la #erramienta de cumplimiento estricto y de verificacin diaria que permite que todos los traba%adores involucrados en la labor se guien y cumplan la Planeacin (eneral del Proyecto. &e debe verificar que los informes semanales de avance de obra los cuales son presentados semanalmente por parte del coordinador de proyecto, corresponden con lo requerido por parte del cliente.

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<9.Verificar que los equipos y repuestos enviados a los proyectos #ayan sido devueltos para stocF o en su defecto facturados al cliente.
Haciendo el seguimiento al proceso, con el fin de establecer la ubicacin del equipo seg?n el responsable al cual se #aya reali ado el env*o y asegurar su devolucin para que se encuentre disponible en el stocF de la compa*a, o si es el caso identificar la factura en la que se efectu el cobro respectivo al cliente. Do Habindose anterior deber@ se registrado en el formato Control de )epuestos y Equipos cumplido la fec#a Au+iliar 'cnico Enviados a Proyectos -;=AG-14=C/5. estimada de Administrativo prstamo o de ;!'A> &* la persona que tiene a cargo el equipo y8o #erramienta se retira o pasa facturacin. con otro si a un nuevo contrato deber@ el A'A encargado del proyecto crear un nuevo formato Control de )epuestos y Equipos Enviados a Proyectos -;=AG-14= C/5 de reasignacin el cual tendr@ el nombre del actual encargado con su pa y salvo y remisin.
VERI#ICAR
<0.Verificar la satisfaccin del cliente con relacin a los servicios prestados
Enviar las encuestas de &atisfaccin del Cliente 7-;=CA"12=C1/, -;=CA"12=C13, Al reali ar una-;=CA"12=C16, -;=CA"12=C1<, -;=CA"12=C12: para que sea diligenciada y servicio ydevuelta a nuestras oficinas y en todos los casos, aprovec#ar para ofrecer los peridicamente, deservicios de mantenimiento tcnico. N tomando nota de las observaciones Au+iliar 'cnico manera efectuadas por el cliente, las cuales son reportadas en los informes presentados Administrativo, proporcional a lapor el personal que #a prestado los servicios. Cliente duracin de un proyecto., alDas encuestas deben ser recopiladas %unto con los informes de visita tcnica los finali ar el periodocuales se encuentran dentro de la documentacin relacionada en el formato de (arant*a &olicitud de &ervicio 'cnico -;=AG-14=C1<, de tal manera que se controle el recibido de dic#a informacin por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo.
<5.)eali ar an@lisis de datos del proceso
&eg?n la Au+iliar 'cnico frecuencia "e acuerdo a lo especificado en el documento -ndicadores de (estin 7-;= Administrativo establecida paraCAE14: cada indicador

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&eg?n los datos del )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos -;=AG-14=C19, el auditor integral de Preas Administrativas8!perativas, deber@ agendar la iniciacin de los nuevos proyectos para la reali acin de la visita de auditor*a.
VERI#ICAR
21.Participar en Auditorias -nternas e+ternas del &istema de (estin -ntegral
Au+iliar 'cnico Administrativo Auditor -nterno &eg?n Auditor -ntegral programacin Preas Auditorias Administrativas 8operativas
la"isponibilidad para atender la auditoria y m@+ima colaboracin con los requerimientos deauditor, siguiendo los par@metros establecidos en el documento auditor*a -;=CAP13 .
del equipo
N./%: Este procedimiento tambin se puede reali ar mediante sistema -;;!VA, Ver instructivo IN-A!I02-#34 INSTRUCTIVO INNOVA REGISTRO IN#ORMACION DE HSE DE $RO0ECTOS.
2/.Controlar que todas las actividades del proceso Planificacin y programacin de &ervicios 'cnicos se e%ecuten dentro de los pla os establecidos.
"iariamente en la &olicitando al Au+iliar 'cnico Administrativo 8Au+iliar 'cnico Administrativo/ la E%ecucin de cada evidencia de dic#as actividades. Actividad.
24.)eportar al Prea de H&E los Elementos de Proteccin Personal que utili ara cada traba%ador semanalmente.
Au+iliar 'cnico Administrativo8Au+i liar !ficina
&emanalmente
El encargado de la revisin y seguimiento de las planeaciones de traba%o en campo deber@ reportar a H&E los EPP que planifico el personal para la reali acin de sus actividades diarias esto con el fin de controlar el uso de las mascaras de vapores y sus filtros.
23.Actuali ar la informacin relacionada con los planes de calidad.
Para cada cambio generado en las actividades e%ecutadas a e%ecutar en el proyecto se utili ar@ el formato Plan general de actividades 7-;=AG-14=C/4: ver instructivo de diligenciamiento numeral 0.//. A travs de este registro se seg?n sur%anreali ar@ la planificacin de actividades cada semana mantenindose el control cambios en elde las mismas en cada proyecto. desarrollo de losPara cada cambio generado en el plan de calidad del proyecto se utili ar@ el formato Control de cambios del plan de calidad 7-;=AG-14=C//: ver instructivo proyectos. de diligenciamiento numeral 0./1. Para los casos Anteriores reali ar el proceso mediante el -;&')EC'-V! -;!VA P(A -;=AG-14=C30.
ACTUAR
26.)eprogramar log*stica de Acompaamientos Preventa y Postventa.
Al finali ar los acompaamientos en los cuales queden actividades pendientes de Au+iliar de Ena ve e%ecutadoe%ecutar y que requieran reprogramacin, el Au+iliar de Acompaamiento Acompaamiento el acompaamiento Preventa recopila la informacin y procede a informar al Au+iliar 'cnico Preventa Administrativo las necesidades del mismo.

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)ecibir del 'cnico, 'ecnlogo o -ngeniero los informes correspondientes al servicio tcnico ofrecido y revisar la informacin registrada, los tipos de informes a recibir son> -nforme Visita 'cnica EP& -;=AG-16=C1/ -nforme Visita 'cnica Actuadores -;=AG-16=C14 !')!& Pruebas de Equipos Protocolos de $onta%e e -nstalacin
2<.Enviar comunicado al cliente con los resultados de la visita reportando la causa de la falla, la posible solucin y medidas que se deban tomar seg?n aplique, ofreciendo alternativas dentro de los servicios ofrecidos por la empresa.
ACTUAR
Para la e%ecucin del reempla o de repuestos o equipo EP& o equipos de instrumentacin se determinan %unto con la gerencia, la responsabilidad del cliente en la falla que presenta el equipo y en caso necesario, se eval?a las condiciones de instalacin y operacin de estos, para luego consultar con el fabricante las instrucciones pertinentes y proceder de acuerdo a lo cubierto en la garant*a. 7Ver Cuando se reporte )egistro, Atencin y &olicitud de (arant*as -;=A"-13:. la falla de un En los casos de no cubrimiento de la garant*a, se establece con el cliente un proceso equipo. de coti acin. 7Ver documento Coti aciones -;=A'-1/: Para los casos en los cuales el tcnico registra observaciones en los informes de visita tcnica sobre acometida elctrica deficientes, condiciones ambientales inadecuadas, instalacin f*sica inapropiada, prdida de proteccin e+terna de los equipos, manipulacin inadecuada del equipo, entre otros. El Au+iliar 'cnico Administrativo debe enviar al cliente una indic@ndole la situacin presentada para que el cliente proceda a reali ar los a%ustes que aplican. A la semana del envio del comunicado escrito al cliente el Au+iliar 'cnico Administrativo debe contactar nuevamente al mismo a travs de una un comunicado v*a correo electrnico, fa+ o correo f*sico y confirmar por medio escrito a travs de comunicacin del cliente que las me%oras se #an reali ado conforme las recomendaciones dadas por -nsurcol Dtda. En caso de que cliente no #ubiese reali ado las me%oras el Au+iliar 'cnico Administrativo debe continuar contactando al cliente #asta lograr que se implemente lo propuesto. 'oda la informacin generada del seguimiento al cliente debe ser registrada en el formato Histrico general de negocios 7-;=AG"13=C1/:.

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El Coordinador del proyecto, Coordinador de seguridad -ndustrial -nspector de seguridad, Vig*a H&E enviar@ al Au+iliar 'cnico Administrativo fotocopia del recibo de pago de EP& y A)P del nuevo traba%ador contrato por el proveedor de servicios. lo cual se actuali a en el formato Control "ocumentacin Proveedores -;=AG-14=C/9.
Au+iliar 'cnico Administrativo Coordinador del En el momento en que el Proyecto 22. )egistrar Cambio del personal del proveedor de proveedor cambie su Coordinador de servicios contratados. personal involucrado en seguridad el proyecto -ndustrial -nspector de seguridad Vig*a H&E
En caso de que el nuevo traba%ador del proveedor de servicios no entregue los recibos de pago de la EP&, A)P o contrato laboral con el proveedor, no se le permitir@ el acceso a laborar en el proyecto en ese d*a, #asta tanto se reciban los soportes solicitados. El Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ c#equear el formato Verificacin de Proveedores de servicios y8o visitantes 7-;=AG-14= C/3:, y detectar el cambio de un traba%ador del proveedor de servicios, solicit@ndole al personal encargado de la seguridad industrial del proyecto el env*o de la copia del ?ltimo pago de aportes parafiscales y contrato laboral con el proveedor. una ve recibida esta evidencia el Au+iliar 'cnico Administrativo entregar@ una copia al Asistente administrativo y otra copia deber@ arc#ivar en el flder del contrato.
ACTUAR
29.)eali ar la entrega de materiales, equipos y Coordinador de #erramientas de proyectos. proyecto
En la etapa de finali acin del proyecto
Dos materiales, equipos, #erramientas asignados al personal de proyecto que sean devueltos se deber@n formali ar la entrega a travs del formato Entrega de $ateriales, Equipos y Herramientas de Proyectos -;=AG-14=C4/, en el cual se reali ar@ la descripcin respectiva, el estado en el cual se encuentra y la especialidad a la cual corresponde. As* mismo, se deber@ registrar la firma del coordinador de proyecto %unto con la firma de recibido del almacenista o Au+iliar 'cnico Administrativo ba%o quien queda la custodia de lo entregado. El anterior registro deber@ ser enviado a -nsurcol Jucaramanga, con el fin de que se actualice a nivel contable la informacin cargada al proyecto y los inventarios. En los casos en los que los equipos o #erramientas entregados presenten alg?n tipo de anomal*a de tal forma que el estado de la entrega #aya sido registrado en la Entrega de $ateriales, Equipos y Herramientas de Proyectos como regular o malo se deber@ efectuar el registro del )eporte de mantenimiento de Equipos 8 Herramientas -;=AG-19=C19

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El Au+iliar 'cnico Administrativo es responsable de solicitar al coordinador de proyecto, el env*o de la documentacin generada durante la e%ecucin del contrato y que se encuentre ba%o su custodia, tales como>
Asistente de 20.&olicitar al finali ar los proyectos la entrega de la Planificacin documentacin generada durante la e%ecucin de los Au+iliar 'cnico mismos. Administrativo
En la etapa de finali acin del proyecto
ACTAS: 1. Acta de KOM (Kickoff Meeting) 2. Actas de Reuniones Sistematicas 3. Actas de Reuniones Tecnicas 4. Acta de nicio de Cont!ato ". Acta #a!cia$ de$ T!a%a&o '. Acta de Sus(ension de Cont!ato ). Acta de Reanudacion de Cont!ato *. Acta de #ago #a!cia$ +. Acta de #ago (o! Ma,o!es Cantidades de O%!a 1-. Acta de .i/uidacion de Cont!ato 11. Acta de 0nt!ega de 0/ui(os 12. Acta de 0nt!ega de T!a%a&os con #endientes 13. Acta 1ina$ de T!a%a&os 14. Acta de .i/uidacion de Cont!ato 1". Acta de Acue!do 1'. Acta de Site Su!2e, 1). Acta de #!ue%as 1AT 1*. Acta de #!ue%as SAT 1+. Acta de Ca(acitacion COM34 CAC O40S 1. Comunicaciones de nsu!co$ 2. Comunicaciones de nte!2ento!ia 3. Comunicaciones de$ c$iente .05A.0S 6 CO4TRACT3A.0S 1. #!ocedimiento de Coo!dinacion 2. O!denes de Cam%io Ti(o A 3. O!denes de Cam%io Ti(o 7 4. 02a$uaciones de 8esem(e9o ". Ce!tificado de 0:(e!iencia Cont!actua$ '. Cont!ato de 0nca!go 1iducia!io ). #$an de n2e!sion de Antici(o *. Cata$ogacion , Ca!acte!i;acion de 0/ui(os +. Cuad!o fina$ de e&ecuci<n de o%!a de%idamente fi!mado (o! 0CO#0TRO. , $a inte!2ento!ia =A>=C , ?S0 1. Ce!tificados de Ca$idad 2. 8ossie! 3. #$animet!ia As@7ui$t 4. Ce!tificados de ca$i%!aci<n de e/ui(os ". #!otoco$os '. Regist!os de .i%e!acion ). Memo!ias de cantidades de o%!a *. ngenie!Aas %Bsica ,>o de deta$$e S37CO4TRATAC O40S 1. Acta de 1ina$i;acion de T!a%a&os 2. Acta de .i/uidacion de Su%@Cont!ato 3. #a; , Sa$2o de #!o2eedo!es #.A40AC O4 6 #RO5RAMAC O4 1. #8T Re2 2. #8T Re2 1 (1ina$) 3. Re(!og!amaciones #8T Re2 C 4. nfo!me Semana$ de A2ance de O%!a ". nfo!me Mensua$ de A2ance de O%!a '. #$aneaciones Semana$es de$ R S ). nfo!me 1ina$ de$ Cont!ato. *. nfo!mes TDcnicos EAR OS 1. #ases 0nt!egados 2. A(!o%aci<n de nte!2ento!Aa (a!a $a sa$ida de mate!ia$es 3. Ce!tificados de #!ue%as 4. 0nt!e ot!os.
ACTUAR
Ena ve recibida dic#a documentacin se deber@ proceder con el arc#ivo respectivo.

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QU+
QUI+N
CU,NDO
C-MO
25.-mplementar oportunidades de me%ora al proceso
Al reali arse Auditorias Participar en los planes de accin de ;o Conformidades, -nternas , )evisiones acciones correctivas, preventivas y oportunidades de Au+iliar 'cnico por la "ireccin y8o me%ora provenientes del normal desarrollo de los procesos Administrativo presentarse y del respectivo an@lisis de datos. los cuales ser@n dados a oportunidades de conocer a la alta direccin en las revisiones programadas. me%ora El @rea de Planificacion indicara v*a e=mail al @rea de H&E las novedades de #orarios especiales, Actividad a desarrollar periodo de duracin de este Horario ;ombre de cada traba%ador, a su ve H&E informara a la A)P cada ve que los traba%adores tengan #orarios especiales laborales conforme la responsabilidad en los contratos, este reporte que se #ace a la A)P mediante el correo servicioalclienteScolmena=arp.com.co,debe contener> nombre del traba%ador, cedula de ciudadan*a, cargo, sea actividad a desarrollar y tiempo de la novedad. Ena ve recibida la Confirmacin de la ;ovedad esta se imprimir@ y se guardar@ en la carpeta ;ovedades de personal en el @rea de H&E. Esta informacin quedara registrada en los formatos -;=AG-14=
C15 VERI#ICACION DE $ERSONAL O$ERATIVO EN CAM$O 0 -;=AG-14=C/1 VE)-C-CAC-!; "E PE)&!;AD -;&E)C!D E; CA$P!.
ACTUAR
91.)eportar ;ovedades a la A)P del personal Coordinacin de Cada ve seg?n los turnos de traba%o establecidos para la H&E necesario e%ecucin del Contrato.
que
9/. Controlar los (astos reembolsables de cada proyecto.
Asistente de Planificacin Au+iliar 'cnico Administrativo
&e deber@ marcar con una 7K: en la $atri de Compras si la requisicin que se est@ reali ando se clasifica como consumible o reembolsable, inmediatamente en el caso que se clasifique como reembolsable el encargado del proyecto deber@ crear un folder que contenga los siguientes soportes> "iariamente en la Pedido8&-C E%ecucin de cada Compra. Copia de Cactura Copia del Pago al Proveedor. Do anterior para cobrar a los clientes los gastos reembolsables generados en el contrato. Ver instructivo $atri Compra.

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QU+
94.Controlar que todas las actividades del proceso Planificacin y programacin de &ervicios 'cnicos se e%ecuten dentro de los pla os establecidos.
QUI+N
CU,NDO
C-MO
"iariamente en la &olicitando al Au+iliar 'cnico Administrativo8Au+iliar E%ecucin de cada 'cnico Administrativo / la evidencia de dic#as actividades. Actividad.
8.1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL $LANI#ICADOR GENERAL:

$4%('8'9%).6 &*(*6%4 <IN-A!I02-#0"= 'odo negocio que genere plan de calidad se incluir@ en el planificador general que se encuentra magntico cuyo instructivo de diligenciamiento es el siguiente> El planificador se encuentra dividido en tres secciones as*>
1!1!1 MANTENIMIENTO E INSTALACION DE UPS En esta ona se incluyen todos los negocios que est@n clasificados en la l*nea energtica.
En el primer campo se encontrar@ una tabla de contenido con los listados de los contratos que se encuentran en e%ecucin o fueron e%ecutados
durante el ao en curso. Cada ve que se genere un contrato debe incluirse y continuar el n?mero consecutivo, as* mismo especificar el valor de la orden de compra, el n?mero de facturas seg?n los acuerdos comerciales y las fec#as respectivas para originar cada factura. Do anterior debe estar claramente determinado en el contrato. As* mismo el ?ltimo campo ubicado a la derec#a encontrar@ algunas observaciones acerca de la facturacin, para lo cual se debe e+plicar la modalidad de pago acordada con el cliente. Cuando un contrato sea finali ado y no #aya sido renovado o este en proceso, favor registrar esto en el campo de observaciones. A continuacin se desglosan los diferentes contratos, en la celda fondo de color gris se puede ubicar r@pidamente el nombre del contrato a continuacin se describen los diferentes equipos que son ob%eto del contrato y se diligencian los siguientes campos> a: O6)*( )* 9.1?6%: Consecutivo o cdigo con el cual se identifica la relacin con el cliente. b: EA5'?. . )*796'?9':( )*4 7*63'9'.: (eneralmente se registra el modelo o la marca del equipo ob%eto de la actividad de planificar.

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c: C%?%9')%) *( FVA )* 4% U$S. d: S*6'%4*7 . 6*8*6*(9'% )*4 *A5'?.: consecutivo con el cual se identifica el equipo 7n?mero de parte:. e: NG1*6. )* 3'7'/%7: Cantidad de visitas planificadas con el cliente, en el caso de que sea un proyecto cuyas actividades duran m@s de un d*a se asignar@ una sola visita #asta que se e%ecute la totalidad de la actividad. f: A continuacin se asignan las fec#as con la duracin respectiva para cada visita proyectada con nuestro cliente. g: &eguidamente se tiene un campo para registrar observaciones si se generan. #: Cinalmente en el ?ltimo campo se cuenta con un listado de todos los tcnicos de -;&E)C!D D'"A. Da manera de diligenciar el control de lo reali ado y la asignacin de los tcnicos, es coloc@ndole un fondo de color amarillo a la celda respectiva, cada ve que se concluya una actividad o se asigne un posible tcnico. ;!'A> En caso de que una visita sea rec#a ada por el cliente, se impondr@ en la celda un fondo a ul %unto con un comentario de %ustificacin de la cancelacin de la visita. ;!'A> Cuando sea necesario se registrar@ un comentario en la celda para %ustificar anomal*as en el cumplimiento de la visita. ;!'A> 'ambin se anotaran las fec#as de las actividades en las cuales se requiera entregar documentacin al cliente. Das dem@s onas se diligencian de igual manera> 1!1!2 ACTUADORES 2#)0) '$0,(' $'/' ()+&/'&)# ." *'+&"+,*,"+&)3 1!1!4 INSTRUMENTACIN 2I+(0%5" "0 *)+&'6" " ,+#&'0'(,7+ ." '(&%'.)/"#3
8.2 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO #ORMATO HCONTROL DE MANTENIMIENTOS $OR GARANTIAJ <IN-A!I02-#01=:

EM$RESA: ;ombre del cliente que adquiri el equipo #ACTURA: Consecutivo interno del &A)C!C con el cual se factur el equipo $EDIDO> &e registra el ;o. del pedido al cual corresponde el equipo. CAR$ETA: &e coloca el n?mero de la carpeta que pertenece al pedido que se encuentra en el inactivo o activo. EQUI$OS RE#ERENCIA: "escripcin de los modelos o ;?meros de Parte de los equipos ob%eto de la garant*a $OKER RATING: Capacidad de los equipos en VA o TVA en el caso en que el equipo registrado sea una EP&, de lo contrario se diligencia ste campo con ;.A. SERIALES: ;?meros seriales de los equipos ob%eto de la garant*a LVISIT: ;umero de visitas que se ofrecieron al cliente en la coti acin de -;&E)C!D D'"A

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Campo de CECHA& P)!()A$A"A&>

/U Visita> Cec#a en que se tiene programada la primera visita de mantenimiento 4U Visita> Cec#a en que se tiene programada la segunda visita de mantenimiento 3U Visita> Cec#a en que se tiene programada la tercera visita de mantenimiento 6U Visita> Cec#a en que se tiene programada la cuarta visita de mantenimiento
Cada una de las casillas para el registro de las fec#as de las visitas est@ conformada por dos campos> en el primero se debe registrar cada una de las fec#as programadas, seg?n la cantidad de visitas en el segundo, se registran el cambio de fec#a en el caso en el cual el cliente solicite adelantar o posponer la reali acin de la visita.
Ena ve sea reali ada la visita sta se deber@ resaltar con los siguientes colores>
color verde siempre y cuando se #aya reali ado en la fec#a establecida o antes. Color naran%a, en el caso en que la fec#a #aya sido reprogramada una ve Color amarillo, en el caso en que el servicio no sea efectuado. As* mismo, se deber@ ad%untar el soporte por el cual no se #aya dado cumplimiento a la visita programada.
CONTACTO: ;ombre de la persona en la empresa cliente, que atender@ las programaciones de mantenimientos por garant*a UBICACI-N DIRECCI-N: "ireccin donde se encuentran ubicados los equipos ob%eto del mantenimiento por garant*a CIUDAD: Ciudad donde se encuentran ubicados los equipos ob%eto del mantenimiento por garant*a TEL+#ONO: 'elfono de las instalaciones del cliente donde se encuentran ubicados los equipos ob%eto del mantenimiento por garant*a OBSERVACIONES: Este campo deber@ ser diligenciado con las aclaraciones que se requiera registrar en cuanto al cumplimiento del proceso.
8.3 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO #ORMATO HCONTROL DE SERVICIOS EMERGENTESJ <IN-A!I02-#02=:

Dos campos indican> #*9M%: &e coloca la fec#a en la que se presenta el Emergente H.6%: 'iene 4 subdivisiones> la parte superior es para la #ora en la que se reporta la emergencia o falla y en la parte inferior se coloca la #ora en la cual se atendi al cliente. Esta #ora sale del informe tcnico generado por la visita. C4'*(/*: ;ombre de la empresa en donde se presenta la falla o el emergente. C.(/%9/.: ;ombre de la persona que reporta la emergencia en la empresa.

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N.. S.4'9'/5) S*63'9'. T29('9.> &e registra el n?mero de solicitud de servicio tcnico relacionada para cada servicio emergente EA5'?.: Clase de equipo que reporta la Calla. S*6'%4: ;umero de serial con el cual se identifica el equipo. T29('9.: ;ombre de la persona que atiende el emergente. M./'3. V'7'/%: &ituacin presentada.
8.4 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO #ORMATO HCRONOGRAMA MENSUAL DE SERVICIOS T+CNICOSJ <IN-A!I02-#03=:

Dos campos indican> MES: $es en el cual se est@ reali ando la planificacin ANO: Ao de la planificacin En el formato se encuentra una tabla que viene con < semanas, numeradas del / #asta el <, en la semana /, se encuentra el d*a 7ubicado en una esquina de cada cuadro: de calendario con el que inicia el mes, y as* sucesivamente con las dem@s semanas #asta terminar el mes. Ena ve se reciba el plan de calidad del proyecto se debe registrar el nombre del proyecto en el cronograma mensual de servicios tcnicos, en este formato se nombran los proyectos que se encuentran en curso, m@s no las actividades que generan cada proyecto. Dos mantenimientos preventivos por garant*a, se deben indicar siempre y cuando no se realicen en el d*a programado, solo se utili a para registrar los servicios tcnicos que #an sido previamente planeados 7no aplica para servicios tcnicos emergentes:, para los casos en los que se generan programaciones paralelas con el cliente por periodos superiores a un mes, estas se registran en el calendario posterior al mes en curso. &e tienen dos colores para resaltar sobre cada proyecto o actividad escrita en el formato, V*6)*: Cuando ya se e%ecuto la actividad, N%6%(C%: Cuando se reprograma la actividad
8. INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO #ORMATO H$ROGRAMACI-N SEMANAL DE SERVICIOS T+CNICOSJ <IN-A!I02-#04=:

Dos campos indican> 1. NOMBRE: ;ombre del funcionario de -;&E)C!D D'"A a quien corresponde la Planificacin 7Para cada persona se diligencia un formato: 2. #ECHA: se coloca el intervalo de d*as correspondientes a la semana en e%ecucin.

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Duego, el formato se divide por d*as, de lunes a viernes con la informacin de las actividades planificadas 3. ACTIVIDAD: &e encuentran < filas para describir las actividades 7de campo y administrativas: que el personal tiene planificado para ese d*a, que #ayan sido pactadas en la reunin de Planificacin u otras actividades planificables que sur%an en el transcurso de la semana. 4. ACTIVIDADES EJECUTADAS: El campo de actividades e%ecutadas se diligencia el d*a #@bil siguiente, al recibir el correo del reporte de las actividades diarias indicando el cumplimiento o no de cada una de ellas, y en las columnas de la i quierda deba%o de la & o la ; se indica el numero con la que esta identificada dic#a actividad. Esto se repite los < d*as de la semana. Este campo posee < filas que se relacionan con las < filas mencionadas en Actividades programadas, en la parte i quierda del formato est@n 4 columnas identificadas con &7&i: y ;7;o:, en las cuales se coloca un visto bueno para indicar si la actividad se e%ecuto o no, de igual manera en cada fila se registran comentarios acerca de la actividad e%ecutada o no 7seg?n aplique:. . EMERGENTES: Este campo posee < filas identificadas del / al < en la parte i quierda. En el campo central de las filas se encuentra el espacio suficiente para registrar la descripcin del emergente. En la parte derec#a del formato se encuentra una seccin con 9 columnas identificadas como D7Dunes:, $7$artes:, $-7$ircoles:, B7Bueves: y V7Viernes:, & 7&@bado:, "7"omingo: de acuerdo a cada emergente registrado se debe marcar con una + el d*a en el cual se origino. ". INDICADOR: &e calcula el indicador de productividad de cada persona 7V actividades e%ecutadas 8 V actividades programadas:. 7. TOTAL DE ACTIVIDADES: &e registra la suma total de las actividades planificadas para la semana 8. ACTIVIDADES EJECUTADAS: &e registra la suma total de las actividades e%ecutadas en la semana 9. ACTIVIDADES SIN EJECUTAR: &e registra la suma total de las actividades sin e%ecutar en la semana 10. EMERGENTE: &e registra la suma total de los emergentes en la semana 11. OBSERVACIONES: &e registran las anotaciones especiales sobre lo ocurrido en el transcurso de la semana. /4. E&PAC-! EKCDE&-V! PA)A PE)&!;AD H&E> En este espacio solo debe ser diligenciado por personal de H&E. /3 Cec#a de Permiso> se escribe la fec#a en que se se firman y revalidan los permisos de traba%o. /6;o de Permiso> se escribe el ;umero del Permiso de traba%o. /<. ;o de 'raba%adores> se escribe el ;?mero de personas e%ecutoras descritas y que deben firmar en el A'& y8o 3Q. /2. ;o "e d*as laborados> se escribe el n?mero de d*as en la que se piensa utili ar el mismo permiso de traba%o. /9. Actividad> se reali a un resumen de la actividad descrita en el permiso de traba%o. /0. Proyecto> se escribe el ;ombre del Proyecto al cual pertenece el permiso de traba%o. /5. Cec#a Probable de Cierre de Permiso> se escribe la fec#a probable en la que se piensa cerrar el permiso 7debe coincidir con el n?mero de d*as laborados:. 41. !bservaciones> se escribe comentarios que se requieran sobre el permiso. 4/> Cierre> este espacio es diligenciado por la persona encargada de la coordinacin H&E del seguimiento a los permisos previa revisin con las

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actas de capacitacin interna. !')!& A&PEC'!& A )EP!)'A) E; $A'E)-A "E H&E 44. V-&-'A& "E C!$P!)'A$-E;'! 7"ED CD-E;'E:> &e escribe si en el transcurso de la &emana se desarrollaron visitas del cliente y si se generaron recomendaciones. -;C-"E;'E& P)E&E;'A"!&> &e marca &i o ;o en caso positivo se deber@ diligenciar la descripcin de los #ec#os con el posible factor casal. ACC-"E;'E& "E ')AJAB! P)E&E;'A"!&> &e debe describir el Evento, Hora, Dugar, as* como el an@lisis de los < posibles factores causales. CADDA& "E C!;')!D> &e escribe &i o no en caso de positivo se resumen las fallas generadas en el "*a.
8." INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO #ORMATO HSOLICITUD DE SERVICIO TECNICOJ <IN-A!I02-#0 =:

S.4'9'/5) )* 7*63'9'. /29('9. N..: ;?mero consecutivo que se lleva. I(8.61* T29('9. N..: ;umero consecutivo que se lleva del informe tcnico, de esta forma sabremos que informe tcnico es el de la solicitud de servicio. #*9M% )* )'4'&*(9'%1'*(/.: &e registra la fec#a en que se diligencia el formato, de acuerdo a la solicitud del cliente o la programacin establecida. E1?6*7% 7.4'9'/%(/*: ;ombre de la empresa a la que se #ar@ la visita. D'6*99':(: "ireccin del sitio donde se va a reali ar el servicio tcnico. T*428.(.: &e debe registrar el n?mero telefnico del cliente. S*63'9'. 7.4'9'/%). ?.6: En este campo se registra el nombre de la persona por parte del cliente, profesional de -;&E)C!D o Au+iliar 'cnico Administrativo que solicita el servicio, bien sea en caso de emergentes o servicios programados. H.6% 7.4'9'/5): Este campo debe ser diligenciado ?nicamente en casos de servicios emergentes registrando la #ora de la solicitud del servicio. C4%7* )* *A5'?.: -dentificacin, modelo y capacidad del equipo al cual se le reali ara el mantenimiento. S*6'%4: ;umero de serial con el cual se identifica el equipo. MARCA: &e registra la marca del equipo al cual se le reali ar@ el mantenimiento S'/5%9':( ?6*7*(/%)%: &e describe brevemente la situacin que esta presentando el equipo. #*9M% ; M.6% )'7?.('D4* ?%6% *4 7*63'9'.: &e debe registrar la fec#a y #ora a la cual se reali ar@ la visita tcnica. N.1D6* )* 4% $*67.(% A5* %/*()*6O *4 7*63'9'. ?.6 ?%6/* )*4 94'*(/*: &e debe registrar el nombre de la persona que en representacin del cliente estar@ presente en el momento de la prestacin del servicio. $6.8*7'.(%4 A5* *8*9/5%6O *4 7*63'9'. ?.6 ?%6/* )* INSURCOL: &e registra el nombre del profesional asignado para efectuar la prestacin del servicio. #%9'4')%)*7 T29('9%7 ?%6% *4 7*63'9'. ?.6 ?%6/* )*4 94'*(/*: En sta seccin del formato se debe diligenciar lo siguiente>

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A9/'3')%): &e debe especificar claramente las actividades a desarrollar por parte del cliente, reali ando las adecuaciones pertinentes para la correcta prestacin del servicio por parte de -;&E)C!D. Este campo es diligenciado por el profesional de -;&E)C!D que efectuar@ el servicio. ;o aplica su diligenciamiento en caso de servicios emergentes. C51?4'1'*(/.: &e debe sealar una de las dos opciones &- o ;! seg?n corresponda, por parte del A'A en el momento de confirmar con el cliente la disponibilidad de las facilidades tcnicas requeridas. OD7*63%9'.(*7: &e registra la informacin complementaria que se requiera en cuanto a las facilidades tcnicas requeridas y su verificacin de cumplimiento.
#%9'4')%)*7 T29('9%7 ?%6% *4 S*63'9'. ?.6 ?%6/* )* INSURCOL: Este campo debe ser diligenciado por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo indagando lo siguiente> R*A5*6'1'*(/.7 )* D.951*(/%9':(: D*796'?9':(: &e deber@ verificar la disponibilidad de los *tems establecidos para la prestacin del servicio. &e encuentra preimpresos los siguientes requisitos de documentacin>
(E;E)AC-I; "E CA)'A E;V-A"A AD CD-E;'E PA)A C!;C-)$AC-I; "E V-&-'A 'LC;-CA E;CEE&'A "E &A'-&CACC-I; "ED CD-E;'E 3. -;C!)$E "E V-&-'A 'LC;-CA, P)EEJA& ! P)!'!C!D!& CECHA "E )EV-&-I; "ED $!"ED! "ED -;C!)$E, P)EEJA ! P)!'!C!D! P!) PA)'E "ED A'A> &e registra en ste campo la fec#a en la cual el au+iliar tcnico administrativo reali a la revisin del modelo del informe, prueba o protocolo a utili ar en el desarrollo de la visita por parte de la persona que efectuar@ el servicio. ;ota> ;o aplica el diligenciamiento de ste campo para servicios de mantenimiento a EP& o Actuadores ya que en stos casos se utili an los formatos normali ados -nforme Visita 'cnica EP& -;=AG-16=C1/ e -nforme Visita 'cnica Actuadores -;=AG-16=C14 6. JA&E "E "A'!& P)!VEE"!)E& <. C!P-A "E PA)AC-&CADE& N P!D-GA 2. )E&E)VA E H!'ED, PA&ABE& N V-A'-C!& ;o. &-C
/. 4. 9.
0.
C.15('9%). %4 C4'*(/*: E7/* *7?%9'. *7 )'4'&*(9'%). ?.6 au+iliar tcnico administrativo y8o asistente de planificacin &e debe sealar en los casos de permisos, vacaciones o incapacidades una de las siguientes opciones seg?n corresponda> ;.A o &-, si la opcin sealada es &-, a continuacin se debe identificar el medio por el cual se dio a conocer al cliente la ausencia temporal del traba%ador, marcando una de las siguientes opciones> CA)'A, VE)JAD, AVA;'ED, !')! 7CEAD:. ;!'A> En caso de que aplique CA)'A como comunicado al cliente, es responsabilidad del au+iliar tcnico administrativo y8o asistente de planificacin verificar el diligenciamiento del item del comunicado al cliente, enviando el comunicado al cliente en caso que aplique con la novedad generada ya sea permiso, licencia o vacaciones. A?6.D%9':( C..6)'(%).6 )* $6.;*9/.: El coordinador de proyecto deber@ marcar una de las dos opciones &- o ;! seg?n corresponda al an@lisis

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efectuado a cerca de las actividades que el traba%ador pueda tener pendientes. En el caso de incapacidades, para personal de campo, se verificar@ que el coordinador de proyecto #aya sido informado, con lo cual se sealar@ la opcin &- y proceder@ a firmar como entregado de la situacin presentada. &i la confirmacin es reali ada v*a e=mail 7se ad%unta e=mail: o avantel, esta observacin ser@ registrada en el campo firma.
"e los cuales se deber@ registrar el )EC-J-"! de los *tems> /, 4 ,3, sealando la una de las dos opciones o seg?n corresponda.
A?4'9%: &e debe sealar una de las dos opciones &- o ;! seg?n corresponda, por parte del A'A una ve se efect?e la confirmacin de lo requerimientos establecidos. OD7*63%9'.(*7: &e registra la informacin complementaria que se requiera como requisito por parte de -;&E)C!D.
R*754/%). )* 4% 3'7'/%: &e describe brevemente como quedo el equipo luego de reali arle el mantenimiento. &eg?n el informe tcnico. C%6/% )* R*754/%).7 )* 4% 3'7'/%: &e debe marcar una de las dos casillas &i o ;o dependiendo si se requiere comunicar al cliente las recomendaciones de acuerdo al resultado de la visita. #*9M% )* 4% 9%6/%: En caso de marcar la opcin 7&i: en carta de )esultados de la visita, se debe indicar en este espacio la fec#a de env*o registrada en la carta. R*9'D* 7.4'9'/5): ;ombre del A'A que recibe la solicitud de servicio. N.1D6* ; #'61% I(&*('*6.P T29('9.: En el momento de ser reportado el servicio el Au+iliar 'cnico Administrativo diligencia todos los campos del formato, incluido el nombre del funcionario de -;&E)C!D D'"A que #a sido designado por la alta gerencia para reali ar el servicio. inmediatamente solicitar@ la firma del ingeniero8tcnico como evidencia de que #a sido informado del servicio que debe reali ar. En los casos en que el ingeniero8tcnico como no se encuentre en la oficina de Jucaramanga se enviar@ copia por fa+ o e=mail con el fin de obtener la respectiva firma. A5/.6'Q%: Cirma de la alta gerencia y para el caso de servicios coordinados en la oficina de Jogot@ la firma de autori acin ser@ la del ing. del departamento de ingenier*a y servicio tcnico.
8.7 INSTRUCTIVO REGISTRO DE IN#ORMACION DE HSE DE LOS $RO0ECTOS <IN-A!I02-#07=.

N.1D6* )*4 A5R'4'%6 T29('9. A)1'('7/6%/'3.: &e deber@n registrar los siguientes campos por parte del au+iliar tcnico administrativo con la informacin solicitada #ECHA 0 #IRMA conforme se #aya elaborado el registro. N.1D6* HSE: &e registra la #ECHA 0 #IRMA con los datos del coordinador #se una ve el Au+iliar 'cnico Administrativo #aya #ec#o entrega del

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formato diligenciado. NOMBRE DEL $RO0ECTO: &e debe colocar el nombre del proyecto. NUMERO DEL CONTRATO: Hace referencia al n?mero del contrato, al n?mero de la orden de traba%o, orden de compra u orden de servicio. NOMBRE DEL COORDINADOR DEL $RO0ECTO: ;ombre del coordinador del proyecto. NOMBRE DEL COORDINADOR@ INS$ECTOR@ VIGIA DE HSE DEL $RO0ECTO: &e debe colocar el nombre de la persona que esta designada como responsable de la seguridad industrial del proyecto. NOMBRE DE LA $ERSONA RES$ONSABLE DE LA CUSTODIA DE LOS EQUI$OS 0 HERRAMIENTAS: &e debe colocar el nombre de la persona que estar@ designada por la alta direccin como responsable del cuidado y custodia de los equipos y #erramientas que ser@n asignados al proyecto para la reali acin de los traba%os ob%eto del contrato. $LANTAS DE EJECUCION DEL $RO0ECTO: Dugar en donde se reali ara el contrato, planta o ciudad. En el caso que para la e%ecucin del contrato apliquen varias plantas estas se deben mencionar todas en este espacio. INS$ECTOR DE SEGURIDAD QAPQC: &e diligencia este campo en el momento que el contrato tenga m@s de un frente de traba%o.
A#. CA 4OM7R0 S 4O
#ECHA DE INICIO DEL $RO0ECTO: la fec#a en la cual se dio inicio el proyecto. #ECHA DE TERMINACION DEL $RO0ECTO: Cec#a en la cual se tiene programado dar por terminado el proyecto. CANTIDAD $ROMEDIO DE $ERSONAL REQUERIDO $ARA EL $RO0ECTO: &e registra un valor apro+imado de la cantidad promedio de personal requerido para la reali acin de actividades del proyecto. REQUIERE DOSSIER: El Au+iliar tcnico Administrativo deber@ confirmar con el coordinador de proyecto si la interventoria o el cliente requiere que Entrega de "ossier al finali ar el contrato de acuerdo a lo anterior se deber@ sealar con un s*mbolo una de las dos opciones &- o ;!, seg?n corresponda. REQUIERE BITACORA: El Au+iliar tcnico Administrativo deber@ confirmar con el coordinador de proyecto si la interventor*a o el cliente requiere que durante la e%ecucin del mismo se lleve el registro de la bit@cora. de acuerdo a lo anterior se deber@ sealar con un s*mbolo una de las dos opciones SI . NO@ seg?n corresponda. #ECHA ENTERADO CALIDAD: &e deber@ registrar la fec#a y firma de la coordinacin de calidad < #IRMA ENTERADO CALIDAD=@ una ve se cono ca si el proyecto requiere o no Jit@cora. En caso en que sta sea requerida, la coordinacin de calidad #ar@ entrega de la bit@cora al au+iliar

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tcnico administrativo la cual estar@ debidamente rotulada y tendr@ el sello de la firma de calidad. PRIMERA VISITA A CAMPO POR PARTE DE LA COORDINACION HSE #ECHA ESTABLECIDA $ARA VISITA AL $RO0ECTO > Este *tem debe ser diligenciado por la coordinacin H&E indicando la fec#a en la cual reali ar@ la visita a campo al proyecto. Para fi%ar esta fec#a deber@ tener en cuenta el periodo de e%ecucin de ingenier*a y este tiempo deber@ consult@rselo al au+iliar tcnico administrativo del contrato en ra n a que la visita a reali ar a campo se debe e%ecutar cuando el proyecto inicie las obras. CECHA E;'E)A"! C!!)"-;AC-!; H&E> Este *tem debe indicar la fec#a en la cual la coordinacin H&E se entera de la necesidad de programar la visita a campo. ;!$J)E C!!)"-;AC-!; H&E> Este *tem indica el nombre de la persona que desempea en cargo de coordinacin H&E en -nsurcol Jucaramanga C-)$A C!!)"-;AC-!; H&E> Ete *tem debe contener la firma del coordinador H&E de -nsurcol Jucaramanga. REUNION CON UN RE$RESENTANTE DE CADA ,REA EN INSURCOL BUCARAMANGA: &e registrar@ en ste campo la #ECHA $ROGRAMADA de la reunin de inicio de proyecto entre el Coordinador de Proyecto y un representante de cada @rea administrativa. en la cual el Au+iliar tcnico Administrativo deber@ planificar la reali acin de la reunin con un representante del @rea administrativa. as* mismo se deber@ registrar en el campo #ECHA REALI!ADA, la fec#a real en que dic#a reunin fue llevada a cabo. LUGAR: &e registra el lugar donde se deber@ efectuar la reunin de inicio de proyecto entre el Coordinador de Proyecto y un representante de cada @rea administrativa. #ECHA ACTA DE EVIDENCIA: &e registra la fec#a con la cual fue elaborada el acta de la reunin de inicio de proyecto entre el Coordinador de Proyecto y un representante de cada @rea administrativa. ser@ responsabilidad del Au+iliar 'cnico Administrativo la elaboracin del acta. REUNION DEL COORDINADOR DE $RO0ECTO CON SU$ERVISORES 0 ES$ECIALISTAS: &e deber@ registrar tanto la #ECHA $ROGRAMADA como la #ECHA REALI!ADA de la reunin entre el coordinador de proyecto y los supervisores y especialistas. En el campo LUGAR se deber@ registrar el sitio en el cual se deber@ desarrollar la reunin. #ECHA ACTA DE EVIDENCIA: El coordinador de proyecto elegir@ al responsable de efectuar el acta de la reunin sobre el cual el Au+iliar tcnico Administrativo deber@ #acer seguimiento para obtener el acta con las respectivas firmas de quienes asistieron a la reunin. con base en el registro del acta, el Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ registrar en ste campo la fec#a con la cual fue elaborada el acta. #ECHA #IRMA DE CONTRATO: &e registra la fec#a de la firma del Contrato firmado con el cliente. #ECHA DE ACTA DE INICIO: &e registra la fec#a de la firma del acta de inicio.

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#ECHA FOM: En este campo se registra la fec#a de reali acin del T!$ por parte del Cliente e -nsurcol Dtda. DIAS RES$UESTA DE COMUNICADOS AL CLIENTE: &e registra comunicados. #ECHA DE ENTREGA #ORMATOS DE NOMINA: &e registra la fec#a de corte de cada mes que establece el cliente para entregar la evidencia de la cancelacin de la nomina a los traba%adores. ELEMENTOS B,SICOS $ARA EL INICIO DEL $RO0ECTO: &e describen los principales elementos y necesarios para el inicio de un proyecto.
Jotiqu*n Protector solar )epelente Vasos "esec#ables "ispensador de agua 'ermo bolsas con agua Canecas para los residuos Jolsas para los residuos Papel #iginico Babn 'oallas de papel E+tintores Tit de derrames !tros>
el n?mero de d*as que establece el cliente para dar respuesta a los
REQUERIDO EN EL $RO0ECTOS SIPNO: &e registra mediante un s*mbolo en el *tem &-, en caso de que el elemento referenciado sea necesario para el inicio de actividades del proyecto., y en el item ;! en caso de que el elemento no sea necesario enviarlo al proyecto. #ECHA DE ENTREGA AL $RO0ECTO: &e registra la fec#a en la cual ser@ entregado el elemento al responsable del proyecto a iniciar, esta fec#a ser@ diligenciada por el Au+iliar 'cnico Administrativo previo a la entrega del formato a la Coordinacin H&E #IRMA DEL RES$ONSABLE DE LA COM$RA $OR $ARTE DE $LANI#ICACI-N: En ste campo se registra la firma del responsable de efectuar las comparas sealadas en el item anterior y la firma del asistente de Planificacin. N. REMISION> El encargado de reali ar la compra diligenciara el ;o de )emisin mostrando la evidencia del despac#o. #IRMA DE HSE: El @rea de H&E firmara el enterado de la compra para el seguimiento de la llegada a campo.

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OBSERVACIONES: Lste campo debe ser diligenciado con informacin adicional que complemente el proceso. DOCUMENTOS REQUERIDOS $ARA EL $RO0ECTO
Pol*tica de (estin -ntegral Pol*tica de ;o alco#ol, "rogas y Cumadores )eglamento de Higiene y &eguridad -ndustrial Cic#as to+icolgicas Cic#as tcnicas de equipos !tros>
REQUERIDO EN EL $RO0ECTOS SIPNO: &e registra mediante un s*mbolo en el *tem &-, en caso de que el documento referenciado sea necesario para el inicio de actividades del proyecto., y en el item ;! en caso de que el documento no sea necesario enviarlo al proyecto. Cdad> &e debe registrar en ste campo el n?mero de copias requeridas del documento sealado. UBICACI-NP$LACAS VEHICULO: &e registra el lugar al cual corresponden las copias solicitadas del documento sealado 7@rea de traba%o, s#elter, etc.: o si se trata de un ve#*culo, se debe indicar el n?mero de las placas del mismo. #ECHA DE ENTREGA AL $RO0ECTO: &e registra la fec#a en la cual ser@ entregado el elemento al responsable del proyecto a iniciar, esta fec#a ser@ diligenciada por el Au+iliar 'cnico Administrativo previo a la entrega del formato a la Coordinacin de Calidad para la firma respectiva, seg?n lo descrito a continuacin #IRMA AREA DE CALIDAD: se debe registrar la firma en este campo, frente a cada uno si se encuentran sealados algunos de los *tems del campo "ocumentos requeridos para el proyecto. OBSERVACIONES: Este campo debe ser utili ado para registrar informacin complementaria que aporte valor al proceso. DOCUMENTOS DEL $ROGRAMA DE SEGURIDAD 0 SLAUD OCU$ACIONALPMEDIO AMBIENTEPREQUISITOS DE CLIENTE DOCUMENTO: &e describen los documentos o formatos que se deben elaborar para el inicio del proyecto
PDA; H&E A;EK!/ P!D-'-CA& "E -;&E)C!D A;EK!4 $A')-G "E EDE$E;'!& "E P)!'ECC-!; PE)&!;AD A;EK! 3 PDA; "E'ADDA"! "E ')AJAB! A;EK! 6 PA;!)A$A "E )-E&(!& "ED P)!NEC'! A;EK! < AC'-V-"A"E& "E P)!VEE"!)E& "E &E)V-C-!& A;EK! 2 PA;!)A$A "E )-E&(!& "E P)!VEE"!)E& "E &E)V-C-!&

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A;EK! 9 PA;!)A$A "E )-E&(!& "E V-&-'A;'E& A;EK! 0 P)!CE"-$-E;'! PA)A VA)-AJDE& C)-'-CA&. A;EK! 5 P)!()A$A "E &E(E)-"A" N &ADE" !CEPAC-!;AD A;EK! /1 PDA; "E E$E)(E;C-A& A;EK! // PDE(AJDE QEE C!;'-E;E D!& )-E&(!& N )E'A& "E EVACEAC-!; "ED P)!NEC'! A;EK! /4 P)!()A$A "E $E"-! A$J-E;'E A;EK! /3 $A')-G "E -"E;'-C-CAC-!; N &-(;-C-CA;C-A "E A&PEC'!& E -$PAC'!& A$J-E;'ADE& A;EK! /6 C)!;!()A$A "E AC'-V-"A"E& "ED P)!()A$A "E $E"-! A$J-E;'E A;EK! /< C)!;!()A$A "E CHA)DA& "-A)-A& A;EK! /2 E&'E"-!& A$J-E;'ADE& E H-(-E;-C!& A;EK! /9. C)!;!()A$A "E AC'-V-"A"E& "ED P)!()A$A "E &E(E)-"A" N &ADE" !CEPAC-!;AD !')!>
#ECHA ESTI$ULADA $ARA LA ENTREGA: Es la fec#a en la cual la persona que #a sido designada para la reali acin de esos documentos los debe entregar a H&E, sta fec#a ser@ indicada por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo previa autori acin de la alta direccin. #ECHA REAL DE RECIBIDO EN HSE: &e registra en ste campo la fec#a en la cual se recibe la documentacin por parte de la coordinacin Hse. #IRMA DE RECIBIDO AREA HSE: &e evidencia el recibido mediante la firma del coordinador8au+iliar #se. ESTUDIOS AMBIENTALES: &e debe sealar por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo con la asesor*a del #se del proyecto o el coordinador del proyecto de acuerdo el caso 7de la cual se tendr@ soporte escrito:, &- 8 ;! y CEAD, seg?n aplique, a los estudios enunciados a continuacin>
CONTAMINANTES QUIMICOS@ E( 8.61% 1.4*954%6 > = Estudio de gases y vapores CONTAMINANTES QUIMICOS@ A&6*&%).7 1.4*954%6*7 <A*6.7.4*7=: = Estudio de polvos, #umos y nieblas AGENTES #ISICOS@ M*9O('9.7: = Estudio de ruido AGENTES #ISICOS@ M*9O('9.7: = Estudio de vibraciones AGENTES #ISICOS@ M*9O('9.7: = Estudio de nivel de iluminacin AGENTES #ISICOS@ T261'9.7: = Estudio de estrs y tensin calrico AGENTES #ISICOS@ T261'9.7: = Estudio de estrs por frio AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 (. '.('Q%(/*7=: = Estudio de campos electromagnticos AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 (. '.('Q%(/*7=: = Estudio de campos electrostaticos AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 (. '.('Q%(/*7=: Estudio de radiofrecuencia y microondas

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AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 (. '.('Q%(/*7=: Estudio de radiacin infraro%a y laser AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 (. '.('Q%(/*7=: Estudio de radiacin ultravioleta y visible AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 '.('Q%(/*7=: Estudio de radiacin ADCA AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 '.('Q%(/*7=: Estudio de radiacin JE'A AGENTES #ISICOS@ E4*9/6.1%&(2/'9.7 <6%)'%9'.(*7 '.('Q%(/*7=: Estudio de radiacin (A$$A OBSERVACIONES.
#ECHA ESTI$ULADA $ARA LA ENTREGA: Para la asignacin de sta fec#a, el H&E del proyecto o el coordinador del proyecto indagar@ si el cliente 7ECP: posee los estudios requeridos y acordar@ la fec#a para la obtencin de los mismos. En caso contrario el H&E del proyecto o el coordinador del proyecto informar@ a travs de un correo electrnico a la coordinacin #se, quienes se encargar@n de reali ar la gestin a travs del proveedor de servicios y estipular@ la fec#a de obtencin de los resultados de dic#os informes. En cualquiera de los casos, el #se del proyecto o el coordinador del proyecto informar@n al Au+iliar 'cnico Administrativo la fec#a de entrega de los estudios para el registro del presente formato #ECHA REAL DE RECIBIDO EN HSE: &e registra en ste campo la fec#a de recibido de los estudios ambientales aplicables por parte del coordinador8au+iliar H&E. #IRMA DE RECIBIDO AREA HSE: &e registra como evidencia de recibido la firma del coordinador o au+iliar H&E. OTROS: &e registra alg?n elemento necesario que no se encuentra relacionado en los *tems anteriormente referenciados. OBSERVACIONES: &e registran aquellas sugerencias y anotaciones a tener en cuenta por parte de la Coordinacin de H&E. EQUI$O MINIMO REQUERIDO: Este espacio ser@ utili ado para relacionar las personas que estar@n involucradas directamente en el proyecto como equipo m*nimo de traba%o conforme a lo estipulado contractualmente. ;ota> En el sistema -nnova se encontrara ilimitado el n?mero de personas que conformaran el equipo m*nimo dependiendo del Contrato que se estable ca con el Cliente. NOMBRE> &e registra el nombre de la persona a formar parte del equipo m*nimo de traba%o del contrato o proyecto. CARGO: &e registra el t*tulo del cargo de la persona a formar parte del equipo m*nimo de traba%o del contrato o proyecto. EDUCACION: &e debe registrar el nivel acadmico de la persona a contratar y que debe ser co#erente con lo requerido contractualmente. #ORMACION: &e debe registrar la formacin que tiene la persona a contratar y que debe ser co#erente con lo requerido contractualmente. ANOS ES$ERIENCIA: &e registra el tiempo de e+periencia de la persona a contratar y que debe ser co#erente con lo requerido contractualmente. #ECHA ESTIMADA DE INGRESO: Cec#a identificada por el au+iliar tcnico administrativo en cuanto a la fec#a probable de inicio de labor del

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traba%ador a contratar. #ECHAP#IRMA AUSILIAR DE RECURSOS HUMANOS: Da au+iliar de recursos #umanos debe colocar la fec#a y la firma en la cual est@ recibiendo la informacin sobre el nuevo traba%ador a contratar traba%ador que formar@ parte del contrato a iniciar. AUDITORES INTERNOS: &e incluyeron 2 campos para nombrar los auditores internos que reali aran la auditoria en el proyecto en las diferentes normas del &istema de (estin -ntegral. HERRAMIENTA 0 EQUI$OS REQUERIDOS $ARA EL INICIO DEL CONTRATO
ES$ECIALIDAD: &e diligenciara la especialidad 7Civil, $ec@nica8'uber*a, Elctrica, -nstrumentacin: para la cual requiere las #erramientas y equipos para la *C*959':( )* 4.7 $6.;*9/.. N. CUADRILLAS: El ;o de grupos de traba%adores a las cuales se les asignara la #erramienta requerida para la e%ecucin del Proyecto. ITEM: El ;o Consecutivo de la cantidad de Herramienta )equerida. CANTIDAD: &e registra el ;o de #erramientas por cada *tem requerido. DESCRI$CION: &e registra la descripcin de cada #erramienta por especialidad. #ECHA REQUERIDA: &e registra la fec#a en la cual es requerida la #erramienta en Almacn. N./%: Este listado esta repetido 6 veces para el diligenciamiento de cada especialidad del Contrato.
#IRMA ASISTENTE DE $LANI#ICACI-N: &e registra en ste campo la firma del Asistente de Planificacin como evidencia de la conformidad del registro #IRMA ALTA DIRECCION: &e debe registrar la firma de la (erencia (eneral o &ubgerencia aprobando el registro elaborado.
8.8 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO VERI#ICACION DE $ERSONAL O$ERATIVO EN CAM$O <IN-A!I02-#09=

P)!NEC'!> &e indicar@ el nombre del proyecto al cual pertenecen los traba%adores que se est@n reportando. 7Para cada Proyecto se diligenciar@ un formato independiente: CECHA> &e indicar@ los intervalos de d*as, mes y ao correspondiente a la semana en que se est@ reali ando la verificacin. ;o.> &e registra la numeracin consecutiva para facilitar la ubicacin e identificacin del personal registrado. ;!$J)E "ED ')AJABA"!)> &e colocaran los nombres del personal involucrado para el proyecto en mencin. "-A& "E DA &E$A;A> "*a de Dunes a "omingo en que se est@ reali ando la verificacin del personal. Para los d*as festivos, el reporte lo reali ar@ cada uno de los coordinadores por correo electrnico al siguiente d*a #@bil:.

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A$ 8 P$> En frente de la %ornada respectiva en la cual se #aya efectuado la verificacin, bien sea en la verificacin de la maana y en la de la tarde se marcar@ el estado E&'A"!> En el reporte individual de cada traba%ador se indicar@ si se encuentra traba%ando, es decir, se deber@ sealar la casilla RactivoA, en caso contrario se debe reali ar el registro seg?n las siguientes convenciones, si fue retirado, si tiene licencia o presenta una incapacidad.
)> )E'-)! D> D-CE;C-A -> -;CAPAC-"A"
N.3*)%) AR$: En este campo se marcara con una 7K: en los casos que aplique reporte de novedad por #orario especial o traba%os nocturnos de lo contrario se tra ara una 7= : indicando que no aplica. AC'-V!> $ediante convenciones numricas se registrar@, teniendo en cuenta el frente al cual pertenece el personal operativo que se est@ verificando H!)A "E VE)-C-CAC-I;> &e deber@ diligenciar la #ora de cada verificacin efectuada, tanto para la maana como para la tarde. C-)$A "E VE)-C-CAC-I;> Cirma del Au+iliar tcnico Administrativo y8o au+iliar tcnico administrativo / quien reali a el reporte v*a Avantel, registrando su firma en los dos campos diseados para evidenciar la verificacin efectuada en la maana y en la tardes acompaada de la firma del Asistente de Planificacin quien confirma la informacin.
;!$J)E PE)&!;AD H&E )E&P!;&AJDE N ;!$J)E "E D!& C)E;'E& "E ')AJAB!> &e debe registrar en los siguientes campos el significado de las convenciones numricas seg?n corresponda.
!J&E)VAC-!;E&> Espacio para registrar alg?n comentario importante sobre la verificacin del personal.
8.9 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO VERI#ICACION DE $ERSONAL INSURCOL EN CAM$O <IN-A!I02-#10=

Da metodolog*a implementada es reali ar dos verificaciones en el d*a una en la maana y otra en la tarde. #ECHA> &e coloca la semana a la cual se esta #aciendo referencia registrando el primer y ultimo d*a de la semana, posteriormente se registra el mes y el ao en curso respectivamente. N.> se coloca un n?mero consecutivo para controlar la cantidad de personas que se encuentran laborando en campo. N.1D6* )*4 /6%D%C%).6> &e registra el nombre del personal que ingresa a refiner*a, ob%eto de la verificacin.

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L5&%6 . ?4%(/%> &e coloca el nombre de la planta en donde est@ traba%ando o el lugar donde se est@ efectuando la actividad. "e acuerdo al #orario en el que se efect?a la verificacin se registra en la casilla M%T%(% o en la casilla T%6)*. A9/'3.: &e coloca una K en la casilla Activo como evidencia de la verificacin en el momento en que la persona es reportada. IP$PVPR> &e coloca una de las iniciales - , P , V ) seg?n corresponda de acuerdo a las siguientes convenciones>
-> -;CAPAC-"A" P> PE)$-&! V> VACAC-!;E& )> )E'-)!
N.3*)%) AR$: En este campo se marcara con una 7K: en los casos que aplique reporte de novedad por #orario especial o traba%os nocturnos de lo contrario se tra ara una 7= : indicando que no aplica. H.6% )* 4% V*6'8'9%9':(: &e coloca la #ora en la cual se reali o la verificacin. )eali ando una verificacin en la 1%T%(% y otra en la /%6)* N.1D6* )* A5'*( 3*6'8'9%: ;ombre del Au+iliar 'cnico Administrativo y8o Au+iliar 'cnico Administrativo / que reali a la verificacin diaria. &e registra el nombre tanto en la verificacin efectuada en la 1%T%(% como en la /%6)*. OD7*63%9'.(*7: espacio para colocar informacin adicional que se requiera para aclarar o complementar lo registrado en el formato .
8.10 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CONTROL DE CAMBIOS DEL $LAN DE CALIDAD <IN-A!I02-#11=

HOJA N..1 NOMBRE DEL CONTRATO: &e debe registrar el nombre con el cual se identifica el contrato. VERSI-N $LAN DE CALIDAD: Es el n?mero de versin del plan de calidad al cual corresponde el control de cambios. N.. DEL CONTRATO: ;?mero consecutivo con el cual se identifica el contrato. DILIGENCIADO $OR: &e registra el nombre del Coordinador del Proyecto, que est@ registrando los cambios del plan de calidad. I. DURACI-N DEL $RO0ECTO
.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% )* 78

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$LA!OS DE EJECUCI-N DEL $RO0ECTO $LA!O INICIAL INICIO: En este campo se registra la fec#a en la cual se inicia el proyecto, de acuerdo a lo establecido en el contrato. #IN: &e debe registrar la fec#a de finali acin del proyecto, de acuerdo a lo establecido en el contrato. AM$LIACI-N N.. 1 % AM$LIACION N.. : &e encuentran enumeradas las ampliaciones que pueden presentarse durante la e%ecucin del proyecto, las cuales originan cambio en las fec#as inicialmente establecidas para la e%ecucin del proyecto. Por cada ampliacin que se presente se registra en -;-C-! y C-; las fec#as correspondientes INICIO: &e registra la fec#a de inicio de la ampliacin del contrato. #IN: &e registra la fec#a de finali acin del contrato de acuerdo a la ampliacin aprobada por el cliente. SUS$ENSI-N N.. 1 % SUS$ENSI-N N.. 3: &e encuentran enumeradas las suspensiones que pueden presentarse durante la e%ecucin del proyecto, por cada suspensin que se presente, se registra en -;-C-! y C-; las fec#as correspondientes. INICIO: &e registra la fec#a a partir de la cual se suspende la e%ecucin del proyecto. #IN: &e registra la fec#a de finali acin del periodo de suspensin del proyecto. N.. AM$LIACION O SUS$ENSI-N: &e registra Ampliacin ;o. o &uspensin ;o, de acuerdo al n?mero consecutivo con el que se encuentra identificada la respectiva ampliacin o suspensin. CAUSAS DE AM$LIACI-N 0PO SUS$ENSI-N: &e deben describir las causas por las cuales se genera la ampliacin y8o suspensin. II. $OLI!AS
$OLI!AS O GARANTIAS ES$ECIALES AM$LIACION 0PO SUS$ENSI-N N..: &e registra Ampliacin ;o. o &uspensin ;o, de acuerdo al n?mero consecutivo con el que se encuentra identificada la respectiva ampliacin o suspensin. $OLI!A N..: &e registra el n?mero consecutivo de identificacin de la pli a. DESCRI$CI-N: &e debe registrar el alcance o aplicacin de la nueva pli a. #ECHA INICIO: &e registra la fec#a a partir de la cual tiene vigencia la pli a. #ECHA #IN: &e registra la fec#a final #asta la cual aplica el cubrimiento de la pli a.
III.
INTERVENTOR DEL $RO0ECTO
N..: &e encuentra diligenciado con la numeracin que identifica el orden consecutivo de interventores que participen en el proyecto. NOMBRE: &e registra el nombre de la persona que se vaya a desempear como nuevo interventor del proyecto.

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#ECHA DE INICIO: &e debe registrar la fec#a a partir de la cual se encuentra a cargo del proyecto un nuevo interventor. #ECHA #INAL: &e registra la fec#a de finali acin del proyecto. HOJA N.. 2 NOMBRE DEL CONTRATO: &e debe registrar el nombre con el cual se identifica el contrato. VERSI-N $LAN DE CALIDAD: Es el n?mero de versin del plan de calidad al cual corresponde el control de cambios. N.. DEL CONTRATO: ;?mero consecutivo con el cual se identifica el contrato. DILIGENCIADO $OR: &e registra el nombre del Coordinador del Proyecto, que est@ registrando los cambios del plan de calidad. IV. $ERSONAL DEL $RO0ECTO
COORDINADOR DEL $RO0ECTO 0PO SU$LENTE N.. : &e encuentra previamente enumerado de manera consecutiva para identificar los nuevos coordinadores de proyecto y8o coordinadores suplentes que ingresen al proyecto. NOMBRE: &e registra el nombre de la persona asignada como nuevo coordinador de proyecto o coordinador suplente. CPS: se debe marcar con una 7K: en la columna C si el cambio corresponde a Coordinador de Proyecto o marcar con una 7K: en la columna & si el cambio corresponde a un Coordinador &uplente. TIEM$O DE $ERMANENCIA EN EL $RO0ECTO CAMBIO N.. 1 % CAMBIO N.. : &e encuentran previamente enumerados los cambios de coordinador de proyecto o suplente. El formato cuenta #asta con cinco campos para efectuar ste cambio. #ECHA DE INGRESO: Para cada cambio se encuentra la fec#a a partir de la cual inicia la participacin del nuevo coordinador de proyecto o coordinador suplente. #ECHA DE SALIDA: &e registra la fec#a de finali acin del contrato. ADMINISTRADOR DE $RO0ECTO $OR INSURCOL. N.. : &e encuentra previamente enumerado de manera consecutiva para identificar los cambios de administrador de proyecto por -nsurcol. NOMBRE: &e registra el nombre de la nueva persona asignada para desempear sta funcin. CAMBIO N..: &e encuentran previamente enumerados los cambios de administrador de proyecto. El formato cuenta #asta con cinco campos para efectuar ste cambio, en el caso en que la persona ingrese en varias oportunidades al proyecto a desempearse como administrador. #ECHA DE INGRESO: &e registra la fec#a en la cual ingresa el administrador del proyecto. #ECHA DE SALIDA: &e registra la fec#a de finali acin del proyecto. EJECUTORES DEL $RO0ECTO N..: &e encuentra previamente enumerado de forma consecutiva el nuevo personal que ingresa al proyecto.

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NOMBRE: &e registra el nombre de la nueva persona que ingresa a traba%ar en el proyecto. CAMBIO N.. 1 % CAMBIO N.. 10: &e encuentran previamente enumerados los cambios de e%ecutores del proyecto. El formato cuenta #asta con die campos para efectuar ste cambio, en el caso en que la persona ingrese en varias oportunidades al proyecto a desempearse como e%ecutor. #ECHA DE INGRESO: &e registra la fec#a en la cual inicia a laborar el ingeniero, tcnico, tecnlogo, o personal de #se en campo de acuerdo al otro s* que lo vincule al proyecto. #ECHA DE SALIDA: &e registra la fec#a #asta la cual se encuentra laborando el ingeniero, tcnico, tecnlogo, o personal de #se en campo de acuerdo al otro s* que lo vincule al proyecto.
HOJA N.. 3 NOMBRE DEL CONTRATO: &e debe registrar el nombre con el cual se identifica el contrato. VERSI-N $LAN DE CALIDAD: Es el n?mero de versin del plan de calidad al cual corresponde el control de cambios. N.. DEL CONTRATO: ;?mero consecutivo con el cual se identifica el contrato. DILIGENCIADO $OR: &e registra el nombre del Coordinador del Proyecto, que est@ registrando los cambios del plan de calidad. V. OTROS
OTROS INSUMOS O MATERIALES CONSUMIBLES: Corresponde a los insumos o materiales consumibles, necesarios para la e%ecucin del proyecto que no #ayan sido contemplados en el plan de calidad vigente. CDAD: &e debe registrar la cantidad y la unidad de medicin de los insumos o materiales requeridos. E%.> / Tg., 3 Dt, <m, etc. DESCRI$CION: &e registra el nombre o descripcin que identifique los insumos o materiales requeridos. MARCA: &e debe registrar la marca si aplica de los nuevos insumos o materiales incluidos. En caso que no se requiera marca especifica este espacio debe ser diligenciado con ;o aplica. #ECHA: Cec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad. OTROS REQUERIMIENTOS DE HERRAMIENTAS: Corresponde a las #erramientas, necesarias para la e%ecucin del proyecto que no #ayan sido contemplados en el plan de calidad vigente. CDAD: &e debe registrar la cantidad de cada art*culo 7#erramienta:. DESCRI$CI-N: &e debe registrar el nombre o descripcin de las #erramientas requeridas. MARCA: &e registra la marca si aplica de las #erramientas incluidas. En caso que no se requiera marca especifica este espacio debe ser diligenciado con ;o aplica. #ECHA: Cec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad. OTROS U DOTACION@ EQUI$O DE TRANS$ORTE O EQUI$O DE SEGURIDAD: Corresponde a los equipos de seguridad, dotacin y equipo de

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transporte necesarios para la e%ecucin del proyecto que no #ayan sido contemplados en el plan de calidad vigente. CDAD: &e debe registrar la cantidad de cada art*culo requerido. DESCRI$CION: &e debe registrar el nombre o descripcin de los art*culos requeridos. MARCA: &e registra la marca si aplica de los art*culos incluidos. En caso que no se requiera marca especifica este espacio debe ser diligenciado con ;o aplica. #ECHA: Cec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad. OTROS REQUERIMIENTOS ES$ECIALES $OR $ARTE DE INSURCOL: &e registran los requerimientos especiales por parte de -;&E)C!D para la correcta e%ecucin del contrato que no #ayan sido contemplados en el Plan de Calidad Vigente. #ECHA: &e registra la fec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad. $OR $ARTE DEL CLIENTE: &e registran los requerimientos especiales por parte del Cliente para la correcta e%ecucin del contrato que no #ayan sido contemplados en el Plan de Calidad Vigente. #ECHA: &e registra la fec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad $OR $ARTE DEL $ROVEEDOR: &e registran los requerimientos especiales por parte del Proveedor para la correcta e%ecucin del contrato que no #ayan sido contemplados en el Plan de Calidad Vigente. #ECHA: &e registra la fec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad OTROS DOCUMENTOS REALACIONADOS CON EL SISTEMA DE GESTI-N INTEGRAL: &e registran nuevos documentos o documentos que no #ayan sido tenidos en cuenta en el Plan de Calidad vigente. #ECHA: &e registra la fec#a en la cual se identifica el requerimiento y a su ve se reali a el registro en el formato Control de Cambios del Plan de Calidad.
8.11 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO $LAN GENERAL DE ACTIVIDADES <IN-A!I02-#12=

NOMBRE DEL $RO0ECTO: &e registra el nombre con el cual se identifica el proyecto. VERSI-N DEL $LAN GENERAL DE ACTIVIDADES: &e registra el n?mero de cambios reali ados al Plan (eneral de Actividades, el cual se debe actuali ar por cambios en las actividades planificadas. -niciando con la versin ;o. 11/ #ECHA: Cec#a en la cual se genera la versin del formato.

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DILIGENCIADO $OR: &e registra el nombre del coordinador de proyecto quien reali a el registro de las actividades correspondientes al proyecto. CONS.: &e registra la numeracin consecutiva de cada una de las actividades planificadas. DESCRI$CION DE LA ACTIVIDAD: Haga una descripcin detallada de la actividad a reali ar. Da primer versin de ste formato debe coincidir en secuencia con el P"', P$' o Cronograma de Actividades del Plan de Calidad. DURACI-N EN DIAS: &e registra la cantidad de d*as de e%ecucin de cada una de las actividades registradas. #ECHA INICIO: Para cada actividad se debe registrar la fec#a a partir de la cual inicia. #ECHA #IN: Para cada actividad se registra la fec#a de finali acin respectiva.
8.12 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO VERI#ICACION DE $ROVEEDORES DE SERVICIOS 0PO VISITANTES EN CAM$O <IN-A!I02-#13=
Da metodolog*a implementada es reali ar dos verificaciones en el d*a una en la maana y otra en la tarde.
$RO0ECTO: &e registra el nombre del proyecto ob%eto de la verificacin. #ECHA> &e coloca la semana a la cual se esta #aciendo referencia registrando el primer y ultimo d*a de la semana, posteriormente se registra el mes y el ao en curso respectivamente. N.> se coloca un n?mero consecutivo para controlar la cantidad de proveedores de servicios y8o visitantes que se encuentren en el proyecto ob%eto de verificacin. N.1D6* )*4 $6.3**).6 )* 7*63'9'.7 ;P. 3'7'/%(/*7> &e registra el nombre del personal que ingresa a refiner*a 7proveedor de servicios y8o visitantes:, ob%eto de la verificacin. N.1D6* )*4 %9.1?%T%(/* ?.6 ?%6/* )* I(7569.4: &e registra el nombre de la persona que en representacin de la organi acin estar@ a cargo o acompaando al proveedor de servicios y8o visitante. L5&%6 . ?4%(/%> &e coloca el nombre de la planta en donde est@ traba%ando o el lugar donde se est@ efectuando la actividad. "e acuerdo al #orario en el que se efect?a la verificacin se registra en la casilla M%T%(% o en la casilla T%6)*, en caso de que la persona inicialmente reportada se desplace a otra @rea la verificacin de su nueva verificacin ser@ registra de la siguiente casilla de la %ornada laboral respectiva.
.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% "0 )* 78

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A9/'3.: &e coloca una 7K: en la casilla Activo como evidencia de la verificacin en el momento en que la persona es reportada. I(%9/'3.: &e coloca una 7K: en la casilla inactivo como evidencia de la verificacin en el momento en que la persona no es reportada. H.6% )* 4% V*6'8'9%9':(: &e coloca la #ora en la cual se reali la verificacin. )eali ando una verificacin en la 1%T%(% y otra en la /%6)* N.1D6* )* A5'*( 3*6'8'9%: ;ombre del Au+iliar 'cnico Administrativo que reali a la verificacin diaria. &e registra el nombre tanto en la verificacin efectuada en la 1%T%(% como en la /%6)*. OD7*63%9'.(*7: espacio para colocar informacin adicional que se requiera para aclarar o complementar lo registrado en el formato. En caso que la persona se desplace m@s de dos veces dentro de la %ornada de la maana o la tarde, el Au+iliar 'cnico Administrativo deber@ registrar estos movimientos en este espacio, indicando #ora, planta, nombre del acompaante y nombre del Au+iliar 'cnico Administrativo quien verifica.
8.13 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CONTROL DOCUMENTACION $ROVEEDORES <IN-A!I02-#17=
$ROVEEDOR: En ste campo se debe colocar el nombre o ra n social del proveedor $RO0ECTO: &e registra el nombre del proyecto relacionado con el proceso CONTRATO DE SERVICIO: En ste campo se debe diligenciar> #ECHA INICIO: &e registra la fec#a de inicio de la vigencia del contrato entre -;&E)C!D y el proveedor #ECHA TERMINACI-N: &e registra la fec#a de finali acin del contrato entre -;&E)C!D y el proveedor #IRMA RECIBIDO ASISTENTE ADMINISTRATIVO: &e registra la firma del asistente administrativo como evidencia de recibido de la copia del contrato, el cual se arc#ivar@ en la carpeta del proveedor. Estos datos se deber@n registrar de igual manera si el contrato es renovado entre -;&E)C!D y el proveedor para el mismo proyecto. $EDIDO N.. : &e registra ste campo en el caso en que #aya un pedido con el proveedor y esto implique el ingreso de personal del proveedor a la refiner*a. Esta informacin podr@ ser registrada en el caso en que se presenten varios pedidos entre -;&E)C!D y el proveedor para el mismo proyecto y esto implique el ingreso de personal del proveedor a la refiner*a. $ERSONAL DEL $ROVEEDOR: &e deben registrar los siguientes datos del personal perteneciente al proveedor. NOMBRE: ;ombre del traba%ador por parte del proveedor que efectuar@ la labor contratada. CONTRATO LABORAL DEL $ROVEEDOR: Con respecto a ste item se deben diligenciar los siguientes campos>

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#ECHA INICIO: &e debe registrar seg?n la copia recibida del contrato laboral entre el proveedor y su personal. #ECHA #INALI!ACI-N: &e debe registrar seg?n la copia recibida del contrato laboral entre el proveedor y su personal.
MESES: En ste campo se registran cada uno de los meses de vigencia del contrato con el proveedor. AR$: se debe sealar con un s*mbolo la casilla de A)P si se recibe la copia de pago del mes correspondiente en la cual se encuentre el traba%ador del proveedor E$S: se debe sealar con un s*mbolo la casilla de EP& si se recibe la copia de pago del mes correspondiente en la cual se encuentre el traba%ador del proveedor #IRMA ATA: En ste campo se debe registrar la firma del Au+iliar 'cnico Administrativo cada ve que reciba la copia de pago de EP&8A)P del personal del proveedor para arc#ivo en la carpeta o flder del contrato acompaado de la firma del asistente de Planificacin para verificar la informacin. #IRMA ASISTENTE ADMINISTRATIVO: En ste campo se registra la firma del Asistente Administrativo cada ve que reciba por parte de A'A la copia de pago de EP&8A)P del personal del proveedor para arc#ivo en la carpeta del proveedor.
8.14 CONSOLIDADO DOCUMENTACION DE $RO0ECTOS IN-A!I02-#18 P)!NEC'!> &e debe registrar en ste campo el nombre del proyecto al cual se efect?a el seguimiento a la documentacin generada.
EDAJ!)A"! P!)> &e registra el nombre del Au+iliar 'cnico Administrativo quien elabora el registro. CECHA "E EDAJ!)AC-I;> &e registra la fec#a en la cual es registrada la informacin inicial del formato. "!CE$E;'!> Para cada uno de los siguientes documentos se debe registrar si APD-CA o no, seg?n la informacin contractual, requisitos legales, del cliente o del &(-. Coti acin entregada por el "pto. 'cnico, Carta de Ad%udicacin, Carta de Entrega del Contrato, Contrato Cirmado por las Partes, Equipo $*nimo, -mpuestos, Encargo Ciduciario, T!$, (eneracin Acta de -nicio, Acta de Pago Cinal, Acta de Cinali acin, "ossier, Diquidacin del Contrato, Acta de 'erminacin. En CECHA )EQEE)-"A, se indica la fec#a en la cual debe la documentacin establecida, debe ser recibida en el @rea de planificacin para el respectivo arc#ivo. teniendo en cuenta la fec#a en la que sta es generada, seg?n las actividades descritas en el P"' o en el Contrato. Ena ve se #aya recibido cada documentacin, se debe diligenciar el campo CECHA "E )EC-J-"!.

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C-)$A "E )EC-J-"!> En ste campo se registra la firma del Au+iliar 'cnico Administrativo como evidencia del recibido de la documentacin del proyecto acompaado de la firma del Asistente de Planificacin para verificar la informacin. En el campo !J&E)VAC-!;E& se debe registrar aclaraciones con respecto a la documentacin requerida. Da siguiente documentacin puede presentar varias emisiones o versiones, seg?n el ob%eto del documento> Pli as )ecibo de Pago, Plan de Calidad y Ane+os, -nformes de Avance de !bra 7Dos informes de avance de obra se deben registrar en el consolidado por ordenes de traba%o con periodicidad mensual, semanal, tal como se reciban y en el campo de observaciones se debe colocar ver ane+o y dic#o ane+o debe contener la revisin reali ada por el au+iliar tcnico administrativo de los informes vs. las actividades que deb*an reali ar seg?n las rondas, ordenes de traba%o, etc.: , Cuenta de Cobro Anticipo Ciducia, !rden de "esembolso W Ciducia, Cacturacin, Acta de Pago Parcial, Acta Ampliacin de Pla o, Certificados E+periencia Contractual, Calificacin de Proveedores, Protocolos de -nstalacin, -nformes de $antenimiento 7Dos informes de avance de obra se deben registrar en el consolidado por ordenes de traba%o con periodicidad mensual, semanal, tal como se reciban y en el campo de observaciones se debe colocar ver ane+o y dic#o ane+o debe contener la revisin reali ada por el au+iliar tcnico administrativo de los informes vs. las actividades que deb*an reali ar seg?n las rondas, ordenes de traba%o, etc.: ,, !tros, Procedimientos !perativos de las "iferentes Especialidades, -ngenier*a J@sica, -ngenier*a de "etalle, As Juilt, Caracteri acin y Catalogacin. para lo cual ante cada entrega, en el campo V se debe registrar consecutivamente el numero de emisin o versin. El campo CECHA consta de dos espacios, los cuales deben ser diligenciados de la siguiente manera> En el espacio superior se debe registrar la fec#a en la cual se requiere la documentacin en el @rea de planificacin para el respectivo arc#ivo y control de la tra abilidad, seg?n la informacin descrita en el P"' o en el Contrato. En el espacio inferior se registra la fec#a real de recibido de la documentacin. En cuanto la documentacin se encuentre ba%o la custodia del responsable del @rea de planificacin, ste deber@ registrar su C-)$A como evidencia acompaado de la firma del Asistente de Planificacin para verificacin. En el campo !J&E)VAC-!;E&, se puede registrar los comentarios relacionados con el seguimiento a la entrega de la documentacin. A los siguientes documentos> Procedimientos !perativos de las "iferentes Especialidades, -ngenier*a J@sica, -ngenier*a de "etalle, As Juilt, Caracteri acin y Catalogacin, el Au+iliar 'cnico Administrativo, debe solicitar la C-)$A "E CAD-"A" con el fin de controlar la entrega de sta documentacin, la cual aplica para la base de datos de la compa*a. ;ota> Para los casos en los cuales la cantidad de seguimiento a las versiones de la documentacin sea mayor a la cantidad de espacios dispuestos en el formato, se deber@ diligenciar formatos adicionales. En cuanto a la informacin indicada en el primer registro esta no deber@ repetirse en los dem@s formatos se debe tra ar una l*nea a dic#os espacios e indicar en el @rea de observaciones ver registro inicial.

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8.1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO CONTROL DE RE$UESTOS 0 EQUI$OS ENVIADOS A $RO0ECTOS IN-A!I02-#19
NOMBRE $RO0ECTO P CONTRATO: &e registra el nombre del proyecto o contrato al cual se est@ reali ando el env*o de los repuestos o equipos. N.. $RO0ECTO P CONTRATO: &e registra el ;o. con el cual se identifica el proyecto o contrato CONS: &e registra consecutivamente la numeracin de cada env*o registrado. #ECHA SALIDA: &e debe registrar la fec#a en la cual es enviado el equipo y8o repuesto N.. REMISION P $A! 0 SALVO: En ste campo se registra el ;o. de remisin y el ;o. de pa y salvo con los cuales se reali a el env*o de los equipos y8o repuestos, seg?n aplique. NOMBRE SOLICITANTE: &e registra el nombre del responsable del proceso de mantenimiento, construccin, monta%e e instalacin o garant*a #ECHA DE INICIOP#INALI!ACION DEL CONTRATO DE ALQUILER: &e registra en sta casilla 7doble: la fec#a de inicio y de finali acin del contrato de alquiler al cual corresponda el equipo enviado al proyecto en caso de que ste no sea propiedad de -;&E)C!D. DESCRI$CION: Este campo debe ser diligenciado con la descripcin del equipo o repuesto solicitado. TIEM$O ESTIMADO $RESTAMO: &eg?n lo acordado con el responsable del proceso se registra la cantidad de d*as estimados que se requiere en prstamo el equipo o repuesto. MOTIVO: &e diligencian las causas por las cuales se requiere efectuar el env*o del equipo o repuesto. #ACTURACI-N: &e debe sealar una de las dos opciones &- o ;!, seg?n corresponda. &e debe marcar la casilla &- en caso de que el equipo o repuesto enviado se incluya dentro de los valores a facturar al cliente, identificando si ste es consumible o reembolsable. &e debe marcar la casilla ;! en el caso en que el env*o de los equipos o repuestos sea ba%o prstamo, por lo cual se espera la devolucin de los mismos. #ECHA $OSIBLE #ACTURACI-N: &e deber@ diligenciar ste campo en el caso en que en el item anterior se #aya diligenciado la opcin &-. L REMISION DEVOLUCI-N . $A! 0 SALVO P L #ACTURA: &e registra el V de la factura o de la remisin con la cual se finali a el seguimiento al repuesto o equipo enviado. #ECHA DEVOLUCI-NP#ACTURACI-N: &e registra el V de la factura o de la remisin con la que finali a el seguimiento al repuesto o equipo enviado #IRMAS: MANTENIMIENTO: En ste campo se registra la firma del responsable de mantenimiento interno como evidencia de enterado del env*o de equipos o #erramientas

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INVENTARIO: &e deber@ registrar la firma del responsable del @rea de contabilidad del mane%o del inventario. por medio de sta firma se evidencia el enterado para la actuali acin de los registros respectivos. $LANI#ICACION ATA: En este campo se registra la firma del Au+iliar 'cnico Administrativo o Asistente de Planificacin cuando #a cerrado el proceso de seguimiento, bien sea con la remisin con la cual es devuelto el equipo o repuesto enviado como prstamo o cuando se genera la factura con el cobro al cliente , acompaado de la firma del Asistente de Planificacin de )evisado. REVISION SEMANAL: En la revisin semanal se debe firmar semanalmente como evidencia de que fue revisado el registro por cada responsable del Contrato. SEMANA L: &e registra consecutivamente el n?mero de semanas en las cuales se efect?a el seguimiento al cierre del proceso. DESDE P HASTA: &e registra la fec#a correspondiente a cada semana de seguimiento. #IRMA DE REVISADO: En ste campo deber@ firmar el responsable del @rea de planificacin a cargo del proyecto o contrato sobre el cual se reali a el seguimiento, igualmente deber@ firmar el Au+iliar de contabilidad y8o au+iliar de contabilidad / constatando que la remisin coincida con lo registrado en el Cormato, el Au+iliar de $antenimiento firmara para que este verifique que la Ho%a de Vida del Equipo este actuali ada. A'A
8.1" INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO CHECF LIST NUEVOS CONTRATOS IN-A!I02-#20
DATOS DEL CONTRATO: E( este campo se diligencia el ;!$J)E "ED C!;')A'!, ;o. "ED C!;')A'!, ;o. "ED ;E(!C-!. correspondientes a cada contrato registrado. En el campo C!!)"-;A"!), se registra el nombre del coordinador del proyecto. A'A A&-(;A"!> &e registra el nombre del Au+iliar 'cnico Administrativo a cargo del proyecto. CECHA "E -;-C-!> &e registra la fec#a de inicio del proyecto. En el caso de reiniciacin se registra la fec#a respectiva en las siguientes casillas que se encuentran en el presente campo. CECHA C-;AD-GAC-!;> &e registra la fec#a en la cual se tiene establecida la finali acin del proyecto. En el caso de presentarse ampliacin del pla o, se registrar@ cada nueva fec#a en las casillas dispuestas en el presente campo. En los siguientes *tems se deber@n diligenciar la CECHA de recibido el registro, en el @rea de planificacin, as* como la C-)$A del Au+iliar 'cnico Administrativo y del Asistente de Planificacin HISTORICO GENERAL DE NEGOCIOS IN-A!D03-#01: &e diligencia la fec#a en la cual es recibido el #istrico general de negocios correspondiente al nuevo contrato.

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REGISTRO DE IN#ORMACI-N DE HSE DE LOS $RO0ECTOS IN-A!I02-#07: Para ste *tem se debe diligenciar la fec#a en la cual es elaborado por parte del Au+iliar 'cnico Administrativo el )egistro de -nformacin de Hse de los Proyectos. $LAN DE CALIDAD: &e registra en ste *tem la fec#a en la cual es recibida la primera versin del plan de calidad. $LANI#ICADOR GENERAL IN-A!I02-#0": En campo se diligencia con la fec#a en la cual la informacin del nuevo contrato es registrada en el Planificador (eneral. CRONOGRAMA MENSUAL DE SERVICIOS T+CNICOS IN-A!I02-#03: En el presente campo se debe registrar la fec#a de inclusin de la informacin correspondiente al nuevo contrato dentro del Cronograma $ensual de &ervicios 'cnicos seg?n aplique a la clase de contrato. $DT O CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Este campo deber@ ser registrado con la fec#a en la cual se recibe el P"' o Cronograma de Actividades perteneciente al nuevo contrato. $LAN GENERAL DE ACTIVIDADES IN-A!I02-#12: Este campo deber@ ser diligenciado con la fec#a en la cual se reciba en planificacin el primer plan de actividades. HOJA DE VIDA DEL CLIENTE IN-CAD0"-#02: En ste campo se diligencia la fec#a en la cual se reali a la apertura del registro de Ho%a de Vida del Cliente al cual corresponde el nuevo contrato. CONSOLIDADO DOCUMENTACI-N DE $RO0ECTOS IN-A!I02-#18: &e debe registrar en el presente campo la fec#a en la cual se genera el Consolidado "ocumentacin de Proyectos, correspondiente al nuevo contrato. CONTROL DE RE$UESTOS 0 EQUI$OS ENVIADOS A $RO0ECTOS IN-A!I02-#09: &e debe registrar la fec#a en la cual se establece el registro Control de )epuestos y Equipos Enviados a Proyectos que corresponda al nuevo contrato. $ER#IL DE DISENO 0 DESARROLLO IN-LAI01-#01: &e diligencia en ste campo la fec#a de recibido del perfil de diseo y desarrollo en el caso en que aplique para seg?n el alcance del nuevo contrato. CONTROL TRAMITE 0 ENTREGA DE E$$VS IN-A!D02-#12: En el presente campo se debe diligenciar la fec#a en la cual se genera el registro Control 'r@mite y Entrega de EppXs seg?n aplique, de acuerdo a la naturale a del nuevo contrato.
8.17 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO ENTREGA DE MATERIALES@ EQUI$OS 0 HERRAMIENTAS DE $RO0ECTOS IN-A!I02-#21
NOMBRE $RO0ECTO: &e registra en ste campo el nombre del proyecto el cual est@ reali ando la entrega final de materiales, equipos y
.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% "" )* 78

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#erramientas asignados.
COORDINADOR $RO0ECTO: &e registra en ste campo el nombre del coordinador de proyecto. LUGAR DE ENTREGA: &e registra el lugar especifico donde se reali a la entrega de los materiales, equipos y #erramientas. #ECHA: En este campo se debe registrar la fec#a en la que se reali a la entrega respectiva HORA: &e registra la #ora en la cual se efect?a la entrega de los materiales, equipos y #erramientas por parte del proyecto. ES$ECIALIDAD: En el presente campo se registra la especialidad a la cual corresponde los materiales, equipos y #erramientas devueltos. ITEM: &e enumera consecutivamente cada uno de los *tems a devolver. CANTIDAD: &e registra la cantidad y las unidades del> material, equipos o #erramientas de los cuales se va a #acer entrega. DETALLE: En este campo se registra la descripcin del material, equipos o #erramientas de los cuales se va a reali ar la entrega. ESTADO ENTREGA: &e debe seleccionar una de las siguientes opciones seg?n corresponda al estado en el cual se encuentra el material, equipo o #erramienta> EKCEDE;'E, JEE;! ! )E(EDA) ES$ECIALIDAD: &e registra el n?mero que identifica la especialidad, seg?n las convenciones establecidas> /. A"$-;-&')AC-!; 4.-;(E;-E)-A 3.$ECA;-CA 6.C-V-D <.EDEC')-CA 2.-;&')E$E;'AC-!;
OBSERVACIONES: &e debe registrar la informacin requerida en cuanto a aclaraciones a cerca del material, equipos o #erramientas recibidos.
#IRMA COORDINADOR DE $RO0ECTO: &e registra la firma del coordinador de p.royecto evidenciando la conformidad en la entrega. NOMBRE 0 #IRMA DEL RES$ONSABLE DE LA ENTREGA: &e registra el nombre y firma de la persona que reali a la entrega del material, equipo o #erramienta. NOMBRE 0 #IRMA DE RECIBIDO DEL MATERIAL@ EQUI$OS 0 HERRAMIENTAS: &e registra el ;ombre y Cirma del responsable de recibir los materiales devueltos por parte del proyecto. NOMBRE 0 #IRMA $LANI#ICACI-N: &e registra el ;ombre y Cirma del Au+iliar 'cnico Administrativo 7a cargo del proyecto: o Asistente de Planificacin. NOMBRE 0 #IRMA CONTABILIDAD: &e registra el ;ombre y Cirma de enterado del @rea contable a partir de lo cual deber@ descargar de los centros de costos del proyecto los materiales, equipos y #erramientas devueltos y as* mismo actuali ar los inventarios respectivos. NOMBRE 0 #IRMA MANTENIMIENTO INTERNO: &e registra el nombre y firma de la persona que se entera por parte de mantenimiento interno del movimiento de los equipos y #erramientas. NOMBRE 0 #IRMA ASISTENTE ADMINISTRATIVO<RECIBIDO CO$IA=: &e registra el nombre y firma del asistente administrativo enterado del movimiento del equipo o la #erramienta. ALTA DIRECCION: &e registra la firma del (erente (eneral y &ubgerente con su aprobacin.

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8.18 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO CONSOLIDADO DE NOVEDADES DE $LANI#ICACI-N IN-A!I02-#22 N.. : En este campo se registra consecutivamente cada novedad de planificacin. N.1D6*: En el presente campo se registra el nombre del funcionario para el cual se est@ reali ando la log*stica del via%e por visita tcnica o por acompaamiento preventa. #*9M% V'%C* S%4')%: &e deber@ registrar la fec#a en la cual se tiene programado el via%e del funcionario. #*9M% V'%C* R*&6*7.: &e registra la fec#a estimada de regreso del funcionario que se encuentra de via%e. L5&%6: &e registra el lugar de destino para el cual se reali a la log*stica del via%e. M./'3.: &e registra una breve descripcin del motivo del via%e del funcionario. ENVIO DE E-MAIL: #ECHA P HORA: &e deber@ enviar un e=mail a los integrantes del @rea de planificacin y al @rea de recurso #umano informando la novedad de planificacin en la cual se requiere el despla amiento de uno de los funcionarios de la compa*a. CONSECUTIVO RH$: En caso de que aplique el diligenciamiento del formato &olicitud de )eserva de Hotel y Pasa%e -;=AG"14=C1/ VIGENTE: Ena ve confirmado el proceso se sealar@ la presente opcin, con el fin de identificar que la novedad registrada se encuentra activa. NO VIGENTE: &e deber@ sealar sta opcin en el caso en que se presenten cambios sobre el via%e programado, por lo cual se deber@ reali ar el registro de nuevo y anular el reali ado inicialmente mediante la identificacin ;! V-(E;'E. 8.19 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO CONTROL EVALUACIONES DE DESEM$ENO DE CONTRATOS IN-A!I02-#23 $RO0ECTO: &e registra el nombre del proyecto al cual corresponde la evaluacin de desempeo recibida. N.. CONTRATO: En este campo se registra el n?mero que identifica al contrato. #ECHA EMITIDA EVALUACI-N: &e debe registrar la fec#a en la cual es emitida la evaluacin por parte del cliente. #ECHA RECIBIDO: &e registra la fec#a en la cual es recibida la evaluacin en el @rea de planificacin ITEMS CALI#ICADOS: &e encuentran descritos en ste campo los *tems que componen la evaluacin emitida por parte del cliente. $UNTAJE: &e debe registrar el resultado de la calificacin generada por el cliente para cada uno de los *tems de la evaluacin.

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A$LICA $ARA OBSERVACIONES: En el presente campo se debe sealar una de las dos opciones &- o ;! seg?n corresponda si para la calificacin asignada por el cliente en la evaluacin se requiere solicitar recalificacin #ECHA REVISION: &e registra la fec#a en la cual el responsable de planificacin revisa %unto con el coordinador de proyecto los resultados de la evaluacin. V.. B.. COORDINADOR DE $RO0ECTO: En ste campo se registra la firma del coordinador de proyecto, evidenciando la revisin efectuada sobre la aceptacin de cada *tem calificado. A$ROBADO ALTA DIRECCI-N: &e deber@ registrar la firma de la alta direccin aprobando la revisin efectuada con respecto al requerimiento de efectuar observaciones sobre calificacin recibida en la evaluacin de desempeo. OBSERVACIONES: En el presente campo se deber@ registrar la informacin relacionada con la revisin llevada a cabo para cada *tem de la evaluacin. ENVIO DE OBSERVACIONES P RESULTADO: A continuacin se diligencian los siguientes campos relacionados con el env*o de las observaciones dirigidas al cliente, con respecto a la evaluacin de desempeo. as* mismo se deber@ reali ar el registro del recibido de los resultados emitidos por el cliente sobre las observaciones enviadas previamente. #ECHA: En las casillas de CECHA de la parte superior 7correspondientes a los campos E;V-! "E !J&E)VAC-!;E&: se registra la fec#a en la cual son enviadas las observaciones al cliente con respecto a la calificacin de la evaluacin de desempeo. En las casillas de CECHA ubicadas en la parte inferior 7correspondientes a los campos de )E&ED'A"!: se registra la fec#a en la cual es recibido el resultado emitido por parte del cliente en relacin a las observaciones enviadas. DESCRI$CI-N: &e en las casillas superiores de "E&C)-PC-I; 7correspondientes a los campos E;V-! "E !J&E)VAC-!;E&:, se registra un resumen de las observaciones enviadas %unto con los soportes respectivos. En las casillas "E&C)-PC-!; ubicadas en la parte inferior 7correspondientes a los campos de )E&ED'A"!: se debe registrar un resumen de la respuesta generada por el cliente con relacin a las observaciones enviadas por -nsurcol. #IRMA: &e debe registrar la firma del responsable de planificacin tanto en los campos pertenecientes al E;V-! "E !J&E)VAC-!;E& como en los campos que corresponden al )E&ED'A"!. SEGUIMIENTO: &emanalmente se reali ar@ el registro de la evidencia de cada seguimiento efectuado con respecto a la obtencin de la respuesta por parte del cliente.

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N..: &e registra consecutivamente de manera numrica cada seguimiento efectuado. #ECHA: &e registra la fec#a en la cual es efectuado el registro del seguimiento. DESCRI$CI-N: En ste campo se registra la tra abilidad sobre el seguimiento reali ado con respecto a la obtencin de la respuesta por parte del cliente #acia las observaciones emitidas de la evaluacin. #IRMA: &e deber@ registrar la firma del responsable de efectuar el seguimiento. 8.20 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO MOVIMIENTOS DEL $ARQUE AUTOMOTOR <IN-A!I02-#33= #ECHA SOLICITUD: &e registra la fec#a en la cual se reali a la solicitud. CIUDAD DESTINO: En este campo se registra la ciudad o lugar destino de la camioneta. #ECHA REQUERIDA: &e registra la fec#a en la cual se requiere el servicio de la camioneta. SOLICITANTE: En este campo se deber@ registrar la persona que requiere del servicio de la camioneta. D$TOP$RO0ECTO: &e registra el proyecto o departamento que requiere el movimiento de la camioneta. MOTIVO: &e registra el motivo del movimiento requerido. CAMIONETA: En este campo se diligencia la Placa del Ve#*culo que #ar@ el movimiento. VERI#ICADO MANTENIMIENTO: Cirmara mantenimiento de enterado del movimiento de la camioneta y que este registrada. DESCRI$CION DEL MOVIMIENTO A REALI!AR: En este campo se diligenciara el detalle del servicio que reali ara la camioneta. CANTIDAD DIAS: ;umero de "*as por los cuales el ve#*culo estar@ reali ando el servicio. NOMBRE DEL CONDUCTORPACOM$ANANTES: &e debe registrar el Conductor que reali ara el servicio en el caso de requiera acompaantes se registraran igualmente. #ECHA INICIO: &e registra la fec#a de inicio del movimiento. #ECHA TERMINACION: &e registra la fec#a final del movimiento. E-MAIL ENVIADO DE LA NOVEDAD: &e enviara la novedad a recurso #umano y a la persona que lo requiere. N. REMISION: En este campo se diligenciara el ;o de la remisin a que corresponda el material que se transportara en la camioneta autori ada.

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GESTIONADO $OR: Este campo lo diligenciara la firma de la persona que solicita la aprobacin, REVISADOR $OR ASISTENTE $LANI#ICACION: El asistente de Planificacin revisara los movimientos reali ados del parque Automotor de la !rgani acin. A$ROBADO $OR: Cirmara la autori acin la alta direccin del movimiento de la camioneta. #ECHA SOLICITUD: &e registra la fec#a en la cual se reali a la solicitud. 8.21 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA $LANILLA CONTROL DE CORRES$ONDENCIA ENVIADA 0 RECIBIDA DE $RO0ECTOS IN-A!I02-#3 #ECHA DEL COMUNICADO: &e registrara la fec#a de e+pedido el comunicado por parte del Cliente sea el caso en la Correspondencia )ecibida y en la correspondencia enviada se registrara la fec#a de e+pedicin de la carta por parte de -nsurcol Dtda. #ECHA DE RECIBIDO: &e registrara la fec#a de radicado la carta en las instalaciones de -nsurcol en el caso de la correspondencia recibida se registrara la fec#a de radicado ante el cliente. HORA RECIBIDO: &e registrara la #ora de recibido del comunicado por parte del Cliente en el caso contrario se registrara la #ora de radicada el comunicado ante el cliente. DI#. #ECHAS: &e reali ara la operacin de la diferencia entre el d*a que se recibi el comunicado con la fec#a de respuesta a la entrega por parte del cliente con el fin de determinar el cumplimiento a los requerimientos por parte del Cliente. CONSECUTIVO: &e registrara el consecutivo de la carta ya sea el caso en la recibida el comunicado del cliente y en la enviada el consecutivo por parte del -nsurcol Dtda. EM$RESAPDE$ENDENCIA: &e registrara el ;ombre del Cliente en el caso de Correspondencia )ecibida en el caso contrario se registrara el ;ombre de -nsurcol Dtda. #UNCIONARIO: &e registrara el nombre del funcionario que env*a el comunicado por parte del Cliente en el caso contrario se registrara el nombre del Cuncionario que remite la carta por parte de -nsurcol Dtda. CARGO: &e registrara el cargo del funcionario por parte del cliente que env*a la Carta en caso contrario se registrara el cargo de la persona por parte del Cliente que env*a el comunicado.

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NUMERO DE RADICACION: &e registrara el n?mero de radicado que el cliente estampa en la copia del comunicado para de%ar la evidencia del recibido de la carta. $LANTA2: &e registrara el ;ombre de la planta a que pertenece el Comunicado, si no aplica a ninguna planta en especifica se colocara el nombre del Cliente. #ECHA R$TA AL CLIENTE: se registrara la fec#a en la que fue radicado el documento al cliente tener encuenta que esta fec#a no deben superar los tres d*as establecidos. DESCRI$CION DEL DOCUMENTO: En este campo se registrara el resumen del contenido de la carta el cual se dar@ tratamiento por la @reas que aplique en el caso que sea una felicitacin se registrara en el formato de Comentarios de &atisfaccin del Cliente. N.. #.4'.7: &e registrara el ;o de Colios que vienen ane+os al comunicado tanto enviado como recibido. ANESOS DESCRI$CION: En este espacio se registrara el tipo de ane+os de la carta ya sean planos, pruebas o comunicados ad%untos. N.. #.4'.7: &e registrara el ;o de Colios que se entregaran ane+os al comunicado tanto enviado como recibido. NOMBRE DE LA EM$RESA: &e registrara el nombre de la empresa que va dirigida el comunicado. NOMBRE DEL #UNCIONARIO: &e registraran el nombre de las @reas que est@n involucradas para la respuesta al Cliente. CIUDAD: &e registrara el ;ombre de la Ciudad destino del Comunicado. #ECHA DE ENTERADO: &e registrara la fec#a de enterado por parte de las @reas. COM$ROMISO ENTREGA: &e registrara la fec#a de compromiso de la entrega por parte de las @reas. #ECHA RECIBIDO: &e registrara la fec#a de radicado del Comunicado. DI# DIAS ENTREGA: &e registrara la diferencia entre los d*as de recibido del Comunicado con la respuesta ante el Cliente. OBSERVACIONES: &e nombraran las observaciones que se generen en la reali acin del proceso. 8.22 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ENTREGA COMUNICADOS EJECUCION DEL $RO0ECTO IN-A!I02-#3" COMUNICADO: &e registrara el ;o Consecutivo del Comunicado que enviado por el Cliente. CONTRATO N.: &e registrara el ;o del Contrato a que corresponde el Comunicado. AREA: &e registrara en este espacio las @reas que est@n involucradas para dar respuesta al Cliente. #ECHA DE ENTREGA: &e registra la fec#a en la que fue entregado el comunicado para su conocimiento este ser@ via e=mail o f*sico.

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#ECHA DE ENTERADO: &e registrara la fec#a de enterado por parte del Prea encargada de dar respuesta al comunicado del Cliente. COM$ROMISO: &e registrara la fec#a de compromiso en la cual entregara la respuesta al comunicado. #IRMA: Cirmara la persona encargada de reali ar el proceso. RECIBIDO: &e colocara en este campo la firma y la fec#a de la respuesta del )ecibido del Comunicado. 8.23 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CARTA DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS #INALI!ACI-N DE CONTRATO #ECHA: &e registrara la fec#a de reali acin y entrega del Comunicado ATN: se debe diligenciar con el nombre del coordinador designado para la actividad. NOMBRE: se debe diligenciar con el '-P! "E C!;')A'! 7concurso cerrado, orden de compra, seleccin directa: y el ob%eto cuyo nombre es parte del alcance total del proceso a e%ecutar. OBJETO: el ob%eto cuyo nombre es parte del alcance total del proceso a e%ecutar el cual se recibe por parte del contratante como mencin para reconocer el proceso. #IRMA: se debe diligenciar con la firma de la alta direccin la cual se encuentre a cargo de la empresa en el momento de la reali acin de dic#a actividad.
7uca!amangaF dAa de mes en cu!so de 2-CC Se9o!es INSURCOL LTDA. Atn. (Nombre del coordinador del contrato) COOR8 4A8OR 80 CO4TRATO Ca$$e 41 4o. 21@32 Ciudad. Nombre: (4om%!e o designaci<n con $a /ue se encuent!a e$ (!oceso.)

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Objeto: G(se debe diligenciar con el objeto completo del contrato a realizar.) En mencin al contrato a reali ar se solicita al coordinador de contrato tener presente que al finali ar dic#a actividad debe entregar los siguientes documentos al departamento tcnico sin e+cepcin de ninguno> WA9/% )* 4'A5')%9':( 8'(%4 8'61%)%. WC5%)6. )* .86*9'1'*(/. *9.(:1'9. 8'(%4 8'61%). ?.6 ECO$ETROL. WC*6/'8'9%). 9.(/6%9/5%4 )* *R?*6'*(9'%. WE3%45%9':( )* )*7*1?*T. 8'(%4. D' -,)'/-,o -<&-+'('/os s2 -/-94' (o4-9o&-(%7, . (2/04%/%',)o. Cirma del gerente general YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY ADVA)! (!;GADEG )!")-(EEG )epresentante Degal -;&E)C!D D'"A "ireccin comercial> Calle 6/ ;o. 4/=34 Jucaramanga 'elfono ;o. 79: 2911/11 8 Ca+ ;o. 79: 2644091
9. CONTROL DE REGISTROS
Dos registros que se generan a partir de este documento se identifican y controlan, de acuerdo a la siguiente tabla.
IDENTI#ICACI-N
C-DIGO REGISTRO
TI$O DE ARCHIVO
<MAGNPIM$R=
ALMACENAMIENTO
ARCHIVO ACTIVO
"P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". )episa ;o. 4, flder planificacin y programacin de servicios tcnicos
VIGENCIA
-;=AG-14=C1/ C!;')!D "E $A;'E;-$-E;'!& P!) (A)A;'ZA
-$P)E&!
/ ao
ARCHIVO INACTIVO -nactivo "pto Administrativo
DIS$OSICI-N
VIGENCIA
RES$ONSABLE
AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V!
3 aos

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IDENTI#ICACI-N
C-DIGO REGISTRO
"E &E)V-C-!& "E TI$O DE ARCHIVO -$P)E&! -$P)E&! $A(;E'-C! -;=AG-14=C16 P)!()A$AC-I; &E$A;AD &E)V-C-!& 'LC;-C!& "E -$P)E&! CA)'A "E C!;C-)$AC-I; "E V-&-'A 'LC;-CA PC AEK-D-A)8"8P)!()A$AC-I; &E$A;AD &E)V-C-!&8CA)PE'A& A'A&.
ALMACENAMIENTO
ARCHIVO ACTIVO
VIGENCIA
DIS$OSICI-N
RES$ONSABLE
C!;')!D -;=AG-14=C14 E$E)(E;'E& -;=AG-14=C13
C)!;!()A$A $E;&EAD &E)V-C-!& 'LC;-C!&
-limitado -nactivo "pto Administrativo -nactivo "pto Administrativo -nactivo "pto Administrativo -nactivo "pto Administrativo ;o aplica ;o Aplica -nactivo general -nactivo general
"P'!. A"$-;-&')A'-V!. H&E Arc#ivador ;o. 3, ca%n 3A al 3E carpetas por proyecto.

"P'! A"$-;-&')A'-V!> A". Arc#ivador ;o. 3 ca%n A3 y A6, Estante A" V 3 Clder de cada contrato "P'! A"$-;-&')A'-V!> A". Arc#ivador ;o. 3 ca%n A3 y A6, Estante A" V 3 Clder de cada contrato. "P'! A"$-;-&')A'-V!> A". Arc#ivador ;o. 3 ca%n A3 y A6, Estante A" V 3 Clder de cada contrato. "P'! A"$-;-&')A'-V!> A". Arc#ivador ;o. 3 ca%n A3 y A6, Estante A" V 3 Clder de cada contrato. "P'! A"$-;-&')A'-V!> Au+iliar["[PC Au+iliar /,PDA;.N P)!(. &E)V. 'EC;-C!&[PDA;-C-CA"!) (E;E)AD "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Estante ;o. 3, ca%n 4. Colder de matrices planificacin y folder de matrices H&E H&E Arc#ivador ;o. /. Ca%n A6. Carpeta )egistro de -nformacin de H&E de los Proyectos. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". )episa ;o. 4, Clder verificacin de personal "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". )episa ;o. 4, Clder verificacin de personal "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato.
-$P)E&! / ao / ao / ao -limitado -limitado 4 aos 2 meses
< A=6 4 aos 4 aos 4 aos ;.A. ;A -limitado -limitado
C66R3,-AC,6- *+& AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V!
YYY
-$P)E&! -$P)E&! -$P)E&! -$P)E&! $A(;L'-C! -$P)E&! -$P)E&!
-;=AG-14=C1< &!D-C-'E" "E &E)V-C-! 'LC;-C! YYY YYY CA)'A "E )E&ED'A"!& "E DA V-&-'A CA)'A "E (A)A;'ZA& 'E)$-;AC-I; "E
-;=AG-14=C12 PDA;-C-CA"!) (E;E)AD YYY YYY PDA; "E CAD-"A" PA)A P)!NEC'!& ! C!;')A'!& $A')-G "E PDA;-C-CAC-!;8$A')-G H&E
REGISTRO DE IN#ORMACI-N DE HSE IN-A!I02-#07 DE LOS $RO0ECTOS
-$P)E&!
/ ao
-nactivo (eneral
-limitado
C!!)"-;A"!) H&E
-;=AG-14=C10 PDA; "E CAD-"A" (E;E)-C! "E EP& COMUNICADO DE ELECCI-N DEL COORDINADOR SU$LENTE VERI#ICACION DE $ERSONAL O$ERATIVO EN CAM$O VERI#ICACION DE $ERSONAL INSURCOL EN CAM$O CONTROL DE CAMBIOS DEL $LAN DE CALIDAD
-$P)E&!
4 aos
-nactivo general
-limitado
AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V!
-------;=AG-14=C15 -;=AG-14=C/1
-$P)E&! -$P)E&! -$P)E&!
-limitado / ao / ao
;o aplica -nactivo "pto Administrativo -nactivo "pto Administrativo -nactivo "pto Administrativo
;.A. 4 aos 4 aos
-;=AG-14=C//
-$P)E&!
4 aos
-limitado

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IDENTI#ICACI-N
C-DIGO
-;=AG-14=C/4
ALMACENAMIENTO
TI$O DE ARCHIVO "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". )episa ;o 4, flder planificacin y ARCHIVO ACTIVO programacin de servicios tcnicos <MAGNPIM$R= -$P)E&!
"P'!. A"$-;-&')A'-V!. H&E Arc#ivador ;o. 4, ca%n 4A flder por proyecto. al 4E,
DIS$OSICI-N
VIGENCIA
REGISTRO
$LAN GENERAL DE ACTIVIDADES
4 aos
-nactivo "pto Administrativo -nactivo -nactivo "pto Administrativo
-limitado -limitado
AEK-D-A) 'LC;-C! RES$ONSABLE A"$-;-&')A'-V! C!!)"-;AC-!; H&E AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V!
-;=AG-14=C/3
VERI#ICACION DE $ROVEEDORES DE SERVICIOS 0PO VISITANTES EN CAM$O $ROGRAMA DE SEGURIDAD 0 SALUD OCU$ACIONAL GEN+RICO DE U$S $ROGRAMA DE MEDIO GEN+RICO DE U$S AMBIENTE
-$P)E&!
"P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante /, 4 y 3 Colder Verificacin de Personal. E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Arc#ivador ;o <, A" Arc#ivador ;o 6 ca%ones 6A, 6J y 6C, carpeta Ho%a de vida del proveedor
/ ao
4 aos
-;=AG-14=C/6
-$P)E&!
Hasta una actuali acin del documento Hasta una actuali acin del documento Hasta una actuali acin del documento
-nactivo (eneral -nactivo (eneral -nactivo (eneral
-limitado
C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A".

A&-&'E;'E A"$-;-&')A'-V!
-;=AG-14=C/<
-$P)E&!
-limitado
-;=AG-14=C/2
$ANORAMA DE #ACTORES DE RIESGO GEN+RICO U$S
-$P)E&!
-limitado
-;=AG-14=C/9
CONTROL DOCUMENTACION $ROVEEDORES
-$P)E&! "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato.
HA&'A QEE ED P)!VEE"!) PA&E AD D-&'A"! "E -nactivo (eneral P)!VEE"!)E& )ECHAGA"!&
-limitado
4 aos
-nactivo general
-limitado
AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'LC;-C! A"$-;-&')A'-V!
-;=AG-14=C/0
CONSOLIDADO DE DOCUMENTACI-N DE $RO0ECTOS CONTROL DE RE$UESTOS 0 EQUI$OS ENVIADOS A $RO0ECTOS CHECF LIST NUEVOS CONTRATOS ENTREGA #INAL DE MATERIALES@ EQUI$OS 0 HERRAMIENTAS DE $RO0ECTOS
IM$RESO
"P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Escritorio ;o <, Ca%on <J. carpeta control de repuestos y equipos enviados a proyectos. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Escritorio ;o <, Ca%on <J. carpeta C#ecF list nuevos contratos. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Escritorio ;o <, Ca%n <J. carpeta control de repuestos y equipos enviados a proyectos. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> )episa ;o. /. Colder Consolidado de ;ovedades de Planificacin. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A" Escritorio ;o <, Ca%n <J. carpeta Control de Evaluaciones de "esempeo de Contratos. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> )episa ;o. 4. Colder Certificado de E+periencia
4 aos
-nactivo general
-limitado
-;=AG-14=C/5
IM$RESO
-limitado
;o aplica
;.A.
-;=AG-14=C41
IM$RESO
-limitado
;o aplica
;.A.
-;=AG-14=C4/
IM$RESO
-limitado
;o aplica
;.A.
CONSOLIDADO DE NOVEDADES DE IN-A!I02-#22 $LANI#ICACI-N CONTROL DE EVALUACIONES IN-A!I02-#23 DESEM$ENO DE CONTRATOS EVALUACI-N $RO0ECTOS DE DESEM$ENO DE
-$P)E&!
/ ao
-nactivo (eneral
-limitado
-$P)E&!
/ ao
-nactivo (eneral
-limitado
----
DE
-$P)E&!
/ ao
-nactivo (eneral
-limitado

IN-AZI02
01/04/2011
49
IDENTI#ICACI-N
C-DIGO
----
ALMACENAMIENTO
TI$O DE ARCHIVO "P'!. A"$-;-&')A'-V!> )episa ;o. 4. Colder Certificado de ARCHIVO ACTIVO -$P)E&! <MAGNPIM$R= E+periencia -$P)E&! "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A)EA "E H&E A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato y una copia en cada contrato "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato. "P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato.
DIS$OSICI-N
VIGENCIA
REGISTRO ACTA DE LIQUIDACI-N
/ ao
-nactivo (eneral
-limitado
AEK-D-A) 'LC;-C! RES$ONSABLE A"$-;-&')A'-V! C!!)"-;A"!) H&E AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V!
IN-A!I02-#24 $LAN DE HSE $LAN DE TELEMETRIA CALIDAD GENERICO
4 ao
-nactivo (eneral
-limitado
IN-A!I02-#2
-$P)E&!
4 aos
-nactivo general
-limitado
$LAN DE CALIDAD IN-A!I02-#2" ACTUADORES $LAN DE CALIDAD IN-A!I02-#27 ANALI!ADORES
GENERICO
-$P)E&!
4 aos
-nactivo general
-limitado
GENERICO
-$P)E&!
4 aos
-nactivo general
-limitado
$ROGRAMA DE MEDIO AMBIENTE IN-A!I02-#28 TELEMETRIAPACTUADORESPANALI!AD ORES $ROGRAMA DE SEGURIDAD 0 SALUD OCU$ACIONAL IN-A!I02-#29 TELEMETRIAPACTUADORESPANALI!AD ORES $ANORAMA DE #ACTORES DE RIESGO IN-A!I02-#30 GENERICO TELEMETRIA $ANORAMA DE #ACTORES DE RIESGO IN-A!I02-#31 GENERICO ACTUADORES $ANORAMA DE #ACTORES DE RIESGO IN-A!I02-#32 GENERICO ANALI!ADORES MOVIIENTOS IN-A!I02-#33 AUTOMOTOR
INSTRUCTIVO
-$P)E&!
Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento
"P'!. A"$-;-&')A'-V!> A". Estante ;o / ca%n E/ y Estante ;o. 4, ca%n E/, E4, E3, E6, E<, Estante A" V 3, flderes de cada contrato.
-nactivo (eneral -nactivo (eneral -nactivo (eneral -nactivo (eneral -nactivo (eneral
-nactivo general
-limitado
C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A". C!!)"-;A"!) "E CAD-"A".
AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! C!!)"-;A"!) "E CAD-"A" AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V! C!!)"-;A"!) "E CAD-"A"
-$P)E&!
-limitado
-$P)E&!
-limitado -limitado -limitado
-$P)E&!
-$P)E&! -$P)E&!
DEL
$ARQUE
4 aos
-limitado
IN-A!I02-#34 IN#ORMACION HSE DE LOS $RO0ECTOS IN-A!I02-#3
INNOVA
REGISTRO
-$P)E&! $A(;E'-C! $A(;E'-C!
Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del -nactivo general "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento PCYAEK-D-A)["[PC Au+iliar/[PDA;. N P)!(. 'EC;-C!&[()A;"E& C!;')A'!& EC!PE')!D "P'!. A"$-;-&')A'-V!> )episa Comunicado E%ecucin del Proyecto. ;o. 4. Colder &E)V. Entrega -limitado 4 aos ;o aplica -nactivo (eneral
ilimitado ;o aplica ilimitado
CONTROL DE CORRES$ONDENCIA ENVIADA 0 RECIBIDA DE $RO0ECTOS. ENTREGA COMUNICADOS EJECUCION DEL
IN-A!I02-#3" $RO0ECTO.
IN-A!I02-#37 INSTRUCTIVO MATRICES DE $LANI#ICACION
-$P)E&!
Hasta una E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del -nactivo general "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento
ilimitado

IN-AZI02
01/04/2011
49
IDENTI#ICACI-N
INSTRUCTIVO INNOVA $GA REGISTRO IN-A!I02-#38 $LANI#ICACION
ALMACENAMIENTO
TI$O DE ARCHIVO E; D!& C!D"E)E& "E D!& "!CE$E;'!& "ED &-&'E$A "E (E&'-I; Hasta una VIGENCIA ARCHIVO ACTIVO -;'E()AD QEE &E E;CEE;')A; E; D!& PE;'!& "E E&! N E; D!& actuali acin del -nactivo general -$P)E&! <MAGNPIM$R= "!CE$E;'!& !)-(-;ADE& "E DA !C-C-;A "E CAD-"A". documento $A(;E'-C!
PCYAEK-D-A)["[PC Au+iliar/[PDA;. N P)!(. &E)V. 'EC;-C!&[JA&E "E "A'!& C!;')A'!& "E $A;'E;-$-E;'!
DIS$OSICI-N
ilimitado C!!)"-;A"!) "E RES$ONSABLE CAD-"A" AEK-D-A) 'EC;-C! A"$-;-&')A'-V!
C-DIGO
$RO0ECTOS
--------------
BASE DE DATOS EQUI$OS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
-limitado
;o aplica
;o aplica

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

".EQUI$OS ;o Aplica 7. RES$ONSABLES

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 2 )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

"iariamente comen ar %ornada laboral

En el momento en que se confirme el recibido del contrato

RUTA ARCHIVO: E:/Iso9000/7. PC: ISO9000

.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 3 )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

Al recibir un nuevo contrato proveniente del Proceso !rden de Compra

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

0. Efectuar reunin de inicio de proyecto.

Au+iliar Administrativo Coordinador Proyecto

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% " )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

5. Efectuar reunin entre el coordinador proyecto, supervisores y especialistas.

Au+iliar deAdministrativo Coordinador Proyecto

//. Planificar (arant*a

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 7 )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

/6. )eali ar el alistamiento de materiales #erramientas de las Actividades planificadas

Coordinador de 'odos los Bueves de Proyecto8Coordinacin Cada &emana de H&E

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 8 )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

/<. )eali ar el alistamiento de materiales y #erramientas de las Actividades planificadas

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 9 )* 78

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

/9. Programar &emanalmente el traba%o

los Al finali ar semana

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

Au+iliar 'cnico Administrativo

Au+iliar 'cnico Administrativo Au+iliar de acompaamiento preventa

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PLANIFICACION Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS

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.! INSTRUCTIVOS DE TRABA"O/#LANIFICACIN $ #ROGRAMACION DE SERVICIOS TECNICOS $%&'(% 12 )* 78

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