Sunteți pe pagina 1din 14

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

3. Analiza i proiectarea postului


Dac dorim s realizm o gestiune eficient a resurselor umane, s realizm examene de selecie profesional eficiente sau o evaluare obiectiv a personalului existent i, eventual, s reorganizam sistemul de retribuire, dac dorim s consiliem angajaii n drumul lor prin diferite trepte ierarhice sau s consiliem echipa managerial n luarea unor decizii importante privind viitorul firmei, trebuie ca la baza acestor aciuni s avem o analiz sistematic efectuat la nivelul funciilor i posturilor. 3. 1. Definiii Funcia /postul reprezint un grup de sarcini i responsabiliti pe care le are de ndeplinit un angajat. Postul poate fi definit i ca un grup de poziii sau situaii identice n privina sarcinilor lor principale sau un grup de poziii similare privind sarcinile i ndatoririle (Peretti, 2001, pp. 50-51) Analiza funciei /postului este o investigaie sistematic a sarcinilor pe care le are de ndeplinit ocupantul unui post, a responsabilitilor acestuia i a caracteristicilor profesionale i psihologice pe care trebuie s le aib ocupantul unui astfel de funcii /post. Fia de descriere a funciei /postului este o descriere sintetic a sarcinilor, ndatoririlor i responsabilitilor ocupantului unui post, descriere rezultat n urma procesului de analiz a funciei /postului. Ea este esenial: a) n definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite n fia de descriere a postului (angajare); b) n definirea organigramei, rolurilor, sarcinilor i a responsabilitilor ntr-o instituie /firm (organizare); c) n integrarea, instruirea iniial i continu a angajatului (formare); d) n stabilirea criteriilor de promovare i dezvoltare profesional (dezvoltare); e) n evaluarea randamentului activitii angajatului (evaluare); f) n stabilirea treptelor de retribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti etc. (salarizare); g) n acordarea identificarea stimulentelor financiare, sociale sau simbolice (motivare) etc. Fia exigenelor funciei /postului este o descriere sintetic a caracteristicilor profesionale (nivel de studii, calificri, competene i experien profesional, etc.) i psihologice (aptitudini, dominante ale personalitii, caracteristici cognitiv-intelectuale etc.) pe care trebuie s le aib ocupantul unui post, descriere care rezult din procesul de analiz a funciei /postului. Ea este esenial pentru procesul de recrutare i selecie profesional i este util n evaluarea performanei i a potenialului de dezvoltare a angajatului, n stabilirea filierelor de promovare etc. 3. 2. Metode i tehnici utilizate n analiza postului Exist diferite metode i tehnici de analiz a postului: analiza documentelor, observarea, autoevaluarea sau jurnalul, interviul, chestionarul de analiz a postului, chestionare specializate, analiza incidentelor critice i procedeele grafice. Pentru a fi cuprinztoare, analiza postului trebuie realizat prin mai multe metode; una singur poate duce la concluzii pariale sau chiar eronate (Stanciu S., Ionescu M. 2003).
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

32

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

tefan Stanciu i Mihaela Ionescu (2003, p 165) realizeaz o prezentare sintetic a metodelor folosite n analiza posturilor (adaptare dup Mathis, 1997, p. 62), metode prezentate n funcie de persoanele implicate i analizate n funcie de condiiile specifice de aplicare a lor.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

33

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

3. 3. Complexitatea postului. Factorul timp Pe lng metodele variate de evaluare, exist o ntreag procesualitate n demersul de realizare a analizei postului, cu numeroase etape i sub-etape. Analiza postului presupune diverse proceduri de culegere a datelor i de analiz a acestora, proceduri care se pot utiliza n funcie de complexitatea i importana postului i de resursele de timp de care dispunem. Atunci cnd este vorba de analiza unui post simplu (de exemplu: portar) att demersul de culegere a datelor, ct i cel de analiz a acestora sunt relativ simple. n plus, miestria profesional este puin solicitat, deoarece, dac utilizm corect metodologia de culegere a datelor i respectm criteriile de analiz a acestora, realizarea descrierii unor astfel de posturi este uoar, iar identificarea exigenelor postului este i ea uor de realizat. Altfel stau lucrurile atunci cnd este vorba de o un post important, care presupune numeroase sarcini non-rutiniere, luarea deciziei n situaii de ambiguitate, analiza zilnic a unor situaii cu totul noi, organizarea, supervizarea i evaluarea activitii unui numr mare de angajai. n acest caz este vorba de aa numitele funcii de conducere i decizie pentru care numele de post pare a fi inadecvat. Pentru astfel de post /funcie demersul de culegere a datelor este mult mai dificil, sarcinile fiind mult mai individualizate dect la un post simplu, analiza datelor i integrarea lor ntr-o fi de descriere a funciei i ntr-o fi a exigenelor funciei solicitnd numeroase competenele profesionale i, prin urmare, i ceva experien. n astfel de situaii sunt deosebit de utile informaiile furnizate de ocupanii unor astfel de posturi sau ai unor posturi similare, mai ales dac aceste persoane sunt considerate a avea o nalt competen i capacitatea bun de a analiza obiectiv propriul post i exigenele acestuia. Pe lng factorul simplitatea complexitatea postului /funciei, n demersul de analiz mai intervine i factorul timp. Avem timpul necesar s realizm o analiz profesionist, detaliata a postului /funciei sau iminena unui examen de selecie profesional (de exemplu pentru un post de director de marketing) nu ne d rgazul realizrii complete a acestui demers? n funcie de cei doi factori demersul de analiz poate fi organizat difereniat, conform schemei de mai jos.
Avem timpul necesar (cel puin o sptmn) ? Este vorba de un post cu funcii de decizie sau concepie? DA Utilizare:
1. Observaie liber 2. Observaie sistematizat 3. Chestionare de autodescriere 4. Chestionar de heterodescriere 5. Analiza preliminar a datelor 6. Analiza altor surse 7. Interviu cu teri 8. Interviu cu ocupani ai postului 9. Sinteza

DA

NU

Este vorba de un post cu funcii de decizie sau concepie? DA NU Utilizare:


1. Chestionare de autodescriere 2. Chestionare de heterodescriere (ef, colaboratori, subalterni) 3. Analiza altor surse 4. Sinteza

NU Utilizare:
1. Observaie liber 2. Observaie sistematizat 3. Chestionare de autodescriere 4. Chestionar de heterodescriere (ef, colaboratori, subalterni) 5. Analiza altor surse 6. Interviu cu ocupani ai postului 7. Sinteza

Utilizare:
1. Chestionare de autodescriere 2. Chestionare de heterodescriere (ef, colaboratori, subalterni) 3. Interviu cu ocupani ai postului 4. Interviu cu teri 5. Analiza altor surse 6. Sinteza

Figura 3.1. Strategii de analiz a postului (n funcie de timp i importana postului)


prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

34

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

Schema de mai sus pornete de la premisa c putem contacta i implica n demersul de analiz pe ocupani actuali ai postului /funciei. Aa cum vom detalia n continuare, chestionarele de auto-descriere trebuie completate de ocupanii actuali ai unor posturi identice sau similare iar chestionarele de hetero-descriere trebuie completate cu referire la ocupani actuali ai unor posturi identice sau similare. 3. 4. Etapele procesului de analiz n continuare vom prezenta demersul de analiz a postului /funciei pornind de la premisa existenei acestor ocupani actuali ai unor posturi identice sau similare n firma/ instituia analizat. n finalul capitolului vom reveni cu descrierea aceluiai demers, n situaia n care astfel de persoane nu exist n firma /instituia noastr (nu exist astfel de posturi). 3. 4. 1. Analiza nesistematic a postului/funciei Dac trebuie s realizm un examen de selecie profesional i suntem sub presiunea timpului, putem face o prim culegere de date cu ajutorului unui ghid de interviu semistructurat i al unor chestionare de descriere a postului /funciei, consultnd n acelai timp i fie anterioare de descriere a funciei /postului respectiv. Principalele surse de informaii pentru aceast prim culegere de date pot fi: o Ocupantul actual al postului sau ocupanii actuali ai unor posturi similare. Acestea sunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinent a caracteristicilor postului i a exigenelor acestuia. Este nevoie de o anumit pruden n interpretarea datelor. Persoanele intervievate au tendina de a exagera volumul de munc prestat sau importana anumitor caliti psihologice sau a unor competene pe care le consider valorizante. Exist i cteva modaliti de contracarare a acestor tendine, reprezentate de : utilizarea unor criterii de ierarhizare a competenelor sau abilitilor descrise; solicitarea de a numi competene, abiliti, caracteristici psihologice pe care nu le deine ocupantul actual, dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de post; intervievarea unor persoane care nu au interes s exagereze sau s prezinte funcia respectiv ntr-o anumit lumin; verificarea evalurilor cu ajutorul informaiilor similare obinute de la colegi sau superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhic imediat superioar). o Colegii i efii - informaiile obinute de la aceste surse, mai ales folosite n combinaie cu informaiile obinute de la prima categorie (ocupanii actuali), asigur i controleaz obiectivitatea primelor i aduc noi informaii, de aceast dat privite din perspectiva relaiilor de comunicare /colaborare pe orizontal i vertical ntre posturi plasate pe acelai nivel ierarhic sau ntre posturi plasate pe niveluri ierarhice diferite. i n acest caz pot exista tendine subiective fie de a minimaliza importana, atribuiile sau exigenele unui post, fie de a le exagera. Trebuie sesizat o astfel de intenie i analizate informaiile prin prisma acestei posibiliti. Pe de alt parte, fiecare dintre aceste persoane descrie postul analizat doar din perspectiva relaiei pe care o are cu acel post (formal i informal), informaiile astfel obinute putnd fi utilizate ca definitorii, eseniale doar dac ntrunesc consensul (sunt descrise de toi cei intervievai) sau dac coincid i cu descrierile ocupanilor unui astfel de post /ai unor posturi similare. Altfel, informaiile obinute de la tere persoane pot fi utilizate doar ca informaii suplimentare, complementare, pentru descrierea funciei /postului respectiv.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

35

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

o Colaboratorii aceast categorie nu se refer la colaboratorii de pe aceleai niveluri ierarhice (colegii), ci la ceilali colaboratori din interiorul firmei sau din exteriorul acesteia. De exemplu, un ef al Departamentului de Marketing are relaii directe n interiorul firmei att cu departamentul R&D1, cu departamentul de Aprovizionare i desfacere, ct i cu departamentele de Producie, Financiar etc. n acelai timp, el poate avea relaii permanente cu colaboratori externi: clienii sau beneficiarii cei mai importani ai firmei, reprezentanii comunitii locale (n probleme de sponsorizare sau de conflicte legate de protecia mediului), cu reprezentanii mass-media. Cel puin unele dintre aceste relaii trebuie explorate pentru c, de exemplu, lipsa unor aptitudini de negociere sau a unor abiliti n reprezentarea imaginii firmei n exterior poate afecta relaiile firmei cu mediul socio-economic n care i desfoar activitatea. i n acest caz, descrierile aptitudinilor i ale competenelor necesare pentru ocupantul unui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziiei pe care se plaseaz cel care face evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii principali ai exigenelor postului.. o Fiele anterioare ale descrierii funciei i a exigenelor /specificaiilor acestei a. O alt surs de informaii o pot constitui descrierile anterioare ale postului /funciei respective. Acestea pot fi valoroase dar, n primul rnd, trebuie verificat procedura prin care s-a realizat descrierea funciei respective i cum au fost evaluate exigenele profesionale i psihologice corespunztoare acesteia (cerine psihologice, pregtire, competene, abiliti etc.), dac aceasta s-a realizat pe baza unei metodologii ct de ct obiective sau exprim mai degrab dorinele sau viziunea celui care a imaginat postul /funcia respectiv. n al doilea rnd trebuie verificat dac, din momentul n care a fost descris, funcia respectiv a evoluat, acumulnd noi responsabiliti sau delegnd responsabiliti altor posturi, dac nu a suferit mutaii majore. n acest din urm caz se impune ca necesar o nou analiz a funciei respective, pentru a fi n acord cu noua realitate. 3. 4. 2. Analiza sistematic a postului/funciei Dac avem timpul necesar pentru realizarea n bune condiii a procesului de analiz a postului /funciei, se recomand utilizarea acelorai instrumente, dar i a altora, de aceast dat folosite n cadrul unui demers unitar i complet. Procesul de analiz a postului /funciei cuprinde urmtoarele etape: 1. Observaia liber 2. Observaia sistematizat 3. Investigaia pe baz de chestionar (autodescriere i heterodescriere) 4. Analiza preliminar a datelor 5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei /monografii profesionale etc.) 6. Interviu cu ocupantul funciei 7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori) 8. Sinteza: Fia de descriere a caracteristicilor postului i Fia de descriere a exigenelor postului.
1

Department R&D (Research and Development) (Engl.) - Departamentul de Cercetare i Dezvoltare unitate semiautonom n cadrul firmei, care are drept scop inovarea, gsirea de soluii tehnice, economice sau organizatorice fie pe linia crerii de noi produse /servicii sau a mbuntirii continue a celor existente, fie pe linia optimizrii produciei, inovaiilor tehnologice pentru reducerea costurilor de producie.
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

36

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

1. Observaia liber (nestructurat). Dup contactarea persoanei care ocup o funcie /post pe care dorim s-l analizm, dup explicarea a ceea ce intenionm s facem i primirea acceptului de participare din partea acesteia, prima etap propriu-zis de analiz a unei funcii este cea de observaie liber. Aceasta presupune urmrirea persoanei pe parcursul unei zile de lucru i notarea principalelor activiti i sub-activiti pe care le realizeaz. n aceast etap se pot pune i ntrebri de clarificare referitoare la natura activitii (de exemplu, dac ocupantul postului redacteaz anumite materiale, analistul va trebui s afle despre ce este vorba, ce fel de raport este, dac face aceasta n fiecare zi sau periodic, cui i este adresat etc.). Etapa de observare liber permite analistului familiarizarea cu specificul postului analizat i identificarea principalelor activiti i sub-activiti care vor intra n componena grilei de observaie, care se va utiliza n urmtoarea etap. n funcie de specificul funciei, att aceast etap (observaie liber), ct i cea care urmeaz (observaie sistematic) se pot realiza pe eantioane scurte de timp (de exemplu cte jumtate de or de observaie atent la fiecare o or i jumtate) pentru posturile care presupun sarcini repetitive (strungar, magazioner, operator computer, centralist etc.) sau pe eantioane sptmnale (de exemplu realizarea unei grile de observaie coninnd cte dou ore i jumtate de urmrire zilnic a ocupantului funciei, intervale de timp plasate al eator sau sistematic n fiecare zi, pe parcursul a ase zile lucrtoare) pentru funciile care presupun sarcini de conducere, decizie i concepie (inspector de teren, responsabil regional de vnzri, director de marketing etc.). Deci, varianta simpl ar fi aceea a urmririi ocupantului funciei /postului analizat n cteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea celor mai importante activiti i sub-activiti. Varianta complex ar fi urmrirea ocupantului unei funcii pe parcursul mai multor zile i identificarea unor dominante ale activitii care, n a doua etap, vor fi analizate n mod sistematic ntr-un interval de timp de cteva zile. 2. Observaia sistematizat (structurat). Avnd deja o imagine asupra principalelor caracteristici ale postului /funciei analizate i avnd construit grila de observaie (un cap de tabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical intervalele orare ale unei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului postului /funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp precis delimitate n care se va realiza observaia sistematic i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de or sau ore pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multor zile pentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie). Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unul electronic, silenios), notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti, n intervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul postului persist ntr-o activitate /sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O variant mai grosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, se nregistreaz scurgerea fiecrei uniti de 5 minute i se noteaz /simbolizeaz acestea durat n grila de observaie, la intersecia dintre sub-activitate i intervalul orar n care se face observaia. Dup realizarea observaiei sistematice i nregistrarea tuturor timpilor n dreptul activitilor corespunztoare, se fac calculele necesare pentru identificarea numrului de minute /ore alocate fiecrei activiti i sub-activiti. Cu aceast ocazie se realizeaz i o verificare a corectitudinii notrii timpilor (de exemplu, suma tuturor intervalelor de timp rezultate nu trebuie s depeasc 4 ore pentru observaia sistematic realizat pe eantioane de jumti de or, pe parcursul unei zile). Urmnd aceste proceduri de analiz, pn n acest moment avem o imagine destul de clar a sarcinilor specifice postului /funciei analizate, a modului n care sunt ele realizate, a intervalelor de timp acordate fiecrei sarcini etc. Putem deja s identificm i care ar trebui s fie exigenele postului, adic nivelul de studii, competene specifice, caliti psihologice etc.
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

37

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

Dac din aceast ultim categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine s le notm, subliniind competena sau trstura psihologic respectiv (abiliti de utilizare a computerului cunoaterea unei limbi strine). Ne putem rezuma la cteva astfel de intuiii, pentru c nu avem nc toate datele i putem cdea n greeala de a trage concluzii premature. Dac mai sunt i alte elemente care ni se par a fi credibile, putem s le notm adugnd un semnul ntrebrii, acestea fiind abiliti, competene sau trsturi a cror importan trebuie s o verificm pe parcursul analizei (rezisten la stres?; abiliti de negociere?). Exist i situaii n care metoda observaiei nu se poate aplica. Posturile care presupun predominat activitate de monitorizare a unor indicatori (supraveghere trafic feroviar, monitorizare procese chimice etc.) sau realizarea de sarcini mediate de computer (realizare de soft, documentare, tehnoredactare, etc.) nu pot fi analizate prin metoda observaiei. 3. Investigaie pe baz de chestionar (autodescriere i heterodescriere). Etapa a treia const n completarea de ctre ocupantul postului /funciei analizate a unui chestionar special (exemplu n anexa la acest curs), n care sunt solicitate: a) elementele legate de identificarea postului /funciei - nume, secia /departamentul, instituia; b) sarcinile postului /funciei - descrierea obiectivului postului /funciei, a principalelor sarcini - subuniti de activitate i a manierei de execuie a acestora; c) evaluarea timpului afectat fiecrei activiti /sarcini - n minute /ore /procente; d) descrierea altor caracteristici ale postului /funciei - evaluarea randamentului, eficienei activitii; calificarea cerut; responsabilitile specifice postului analizat; e) evaluarea exigenelor profesionale i psihologice solicitate - n termeni de studii, calificare, abiliti, competene, experien i caracteristici psihologice; f) descrierea relaiilor de colaborare i subordonare; g) alte elemente importante pentru descrierea postului. Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este nmnat spre completare unor teri (efi, colegi, colaboratori, subalterni), cu solicitarea ca, referindu-se la postul respectiv (i nu la ocupantul actual), s l analizeze i s l descrie din perspectiva poziiei i relaiei pe care le au cu postul respectiv. Dac etapele de observaie au permis identificarea i descrierea principalelor caracteristici ale postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de ctre ocupantul postului ne va oferi o imagine din interior, n mare msur personalizat (ocupantul postului avnd tendina s se raporteze pe sine ca reper, etalon n descrierea unui astfel de post /funcie). Chestionarele completate de ctre teri ne vor oferi percepii cumva complementare, fiecare dintre participani descriind postul i caracteristicile ocupantului unui astfel de post /funcie, din perspectiva relaiei pe care o are cu postul respectiv. De exemplu, referindu-se la competene sau la caracteristicile psihologice ale ocupantului unui astfel de post, efii vor fi mai tentai s se raporteze n termeni de eficien, promptitudine, seriozitate, colegii n termeni de sociabilitate, colaborare, negociere, n timp de subordonaii n termeni de imparialitate, nelegere simul umorului. Cu att mai preioase sunt acordurile dintre cele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, efi, colegi, subalterni), aceast situaie ducnd la izolarea dimensiunii /dimensiunilor respective ca fiind esenial n descrierea postului sau a exigenelor acestuia. 4. Analiza preliminar a datelor. Acum este momentul pentru realizarea unei prime schie a descrierii postului i a unei prime evaluri a exigenelor acestuia. Aceast analiz primar este necesar din mai multe motive. n primul rnd trebuie s sistematizm datele colectate pn
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

38

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

n acest moment, volumul de date prea mare putnd s afecteze sistematizarea lor. n al doilea rnd trebuie s ne facem o imagine preliminar asupra caracteristicilor postului /funciei deoarece urmeaz o etap de analiz a altor surse (fie anterioare de descriere a postului, profesiograme, monografii profesionale) care ne-ar putea influena n mod decisiv, structurndu-ne informaii pe modele deja formulate (altfel spus, oferindu-ne modele de descriere coerente dar imprecise care ar putea fi percepute ca fiind i complete, considernd c datele noastre se potrivesc celor deja descrise). n al treilea rnd, trebuie s identificm lacunele i contradiciile dintre: a) descrierea postului aa cum a fost obinut de noi prin observaie; b) descrierea aceluiai post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descrierea aceluiai post din perspectiva unor teri. Contradiciile rezultate n urma acestor analize vor trebui formulate n ntrebri indirecte i introduse n ghidul de interviu adresat ocupantului postului i, dac este cazul, n ghidul de interviu adresat terilor, acestea fiind ultimele etape n care mai putem verifica acurateea datelor nainte de redactarea fielor finale. 5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei /monografii profesionale etc.). Dac exist astfel de surse de informaii este util consultarea lor n acest moment, deoarece ele ne pot oferi informaii preioase privind lacunele din modul n care am cules noi datele, dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gndit. Aceast categorie de date nu trebuie s ne serveasc drept modele (de preluat/ copiat) de structurare a informaiilor pe care le-am colectat pn n acest moment. Nu trebuie uitat faptul c, de cele mai multe ori, fiele anterioare de descriere a postului au fost redactate fr nici o baz empiric, de cercetare concret, de ctre cineva care i-a imaginat ce ar trebui s fac ocupantul unui astfel de post i ce caliti ar trebui s aib persoana respectiv. Chiar i atunci cnd ele au fost realizate ntrun mod profesionist, o dat cu trecerea timpului cele mai multe posturi /funcii evolueaz, se modific prelund noi sarcini i responsabiliti sau delegnd din vechile sarcini i responsabiliti. Analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanei sau neconcordanei dintre datele noastre i cele identificate n aceste surse (fr a le acorda acestora din urm mai mult credit) i de identificare a unor posibile scpri, lacune ale modului n care am colectat datele, lacune care trebuie clarificate n etapa de interviu. 6. Interviu cu ocupantul funciei. Aceasta este etapa n care pe baza unui ghid de interviu i a unui set de ntrebri suplimentare, rezultate ale etapelor 5 i 6 (Analiza primar a datelor i Analiza altor surse), analistul mai poate s solicite informaii din partea ocupantului unui astfel de post cu privire la caracteristicile postului respectiv i la exigenele pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului. Durata interviului poate s fie foarte scurt (dac datele provenite din diferitele surse utilizate sunt concordante) sau mai lung, dac exist numeroase contradicii sau lacune n datele colectate. 7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori). Dac se consider necesar, mai ales dac este vorba de analiza unei funcii foarte importante (funcie de conducere, de cizie sau concepie), se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (n special efi i colegi ai actualului ocupant al postului) pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentru completarea unor informaii. De asemenea, pot fi contactate alte persoane, de exemplu viitorii efi ai persoanei care va ocupa funcia respectiv, n situaia n care aceast funcie este vacant sau n situaia n care aceast funcie tocmai va fi creat ntr-o firm sau instituie. Aceste persoane pot preciza aspecte ce in de viitoarele sarcini, de competenele ateptate sau de caracteristicile psihologice dorite de la viitorul ocupant al postului.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

39

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

8. Sinteza: Concluziile rezultate din analiza datelor colectate i sistematizate pn n acest moment Fia de descriere a caracteristicilor postului i Fia de descriere a exigenelor postului. 3.5. Redactarea Fiei postului 3.5.1. Redactarea Fiei de descriere a postului Fia de descriere a caracteristicilor postului va conine sinteza acelor date care vor permite descrierea sintetic i exact a postului analizat: a) date de identificare a postului; b) obiectivul postului; c) rezumatul postului (descrierea elementelor definitorii ale postului /funciei); d) descrierea responsabilitilor, sarcinilor i activitilor specifice postului i a duratei acestora; e) relaiile verticale i orizontale; f) criteriile de evaluare a performanei g) condiiile de igien i securitate a muncii; alte date specifice. Aa cum am mai precizat, Fia de descriere a postului este deosebit de util la definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite n aceast fi, este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor ntr-o instituie /firm (organizare), n instruirea iniial a angajatului (formare) i n stabilirea criteriilor de promovare (dezvoltare), n evaluarea randamentului activitii sale (evaluare), n stabilirea treptelor de retribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti etc. (salarizare) sau n acordare de stimulente financiare sau recunoateri (motivare) etc. n funcie de obiectivul urmrit, acest raport poate fi mai analitic (ex. pentru un proaspt angajat pe postul respectiv, n scopul evalurii), sau mai sintetic (ex. n orientarea profesional). Fia de descriere a funciei/ postului poate fi prezentat sub forma: unui eseu (mai puin de dorit cci au o form mai puin operaional), unei prezentri pe puncte (sarcinile nefiind grupate in responsabiliti), intr-o form mai sistematic, n care exist o grupare a activitilor desfurate de ocupantului unui post (recomandata). Deoarece nu toate sarcinile de munc au o pondere egal n exercitarea activitii profesionale dintr-un anumit post, analiza muncii are menirea de a surprinde o ierarhie a sarcinilor de munc n funcie de importana pe care o are fiecare dintre ele. Levine (1983) a mprit funciile majore ale unui post de munc n patru niveluri specifice: Responsabilitate/ ndatorire (grup de sarcini) Ex.: Arestarea unui terorist. Sarcin (grup de activiti) Ex. Deplasarea la locul accidentului cu maina poliiei pentru a prelua teroristul capturat. Activitate (grup de aciuni/ elemente) Ex.: Punerea ctuelor teroristului. Aciuni/ elemente Desprinde ctuele de la centur. Prinde ctuele cu mna dreapt/ stng. Deblocheaz ctuele cu cealalt mn. etc
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

40

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

O atenie deosebit trebui acordat limbajului folosit pentru descrierea sarcinilor, ndatoririlor i responsabilitilor. Asta deoarece exist mai multe tehnici de descriere care pot oferi portrete sensibil diferite ale aceluiai post analizat, ducnd la interpretri diferite i la implicaii diferite n activitile i msurile practice care se realizeaz pornind de la fia de post (Pitariu, 2003). Formularea unei sarcini de munc n cadrul unei responsabiliti pretinde respectarea unei anumite structuri semantice (Pitariu 2003):
Verb care exprim aciunea: Obiectul vizat de aciune: Scopul: Informaii adiionale: Deconecteaz de la priz televizorul ca s poat ncepe depanarea cu ajutorul aparaturii din dotare

Pentru a veni n sprijinul proiectanilor fielor de post, au fost alctuite liste cu verbele care au o utilizare mai frecvent. Prezentm, n cele ce urmeaz, o propunere de verbe specifice pe categorii de posturi venit din partea lui Cole (1997):
Manager Planific Dirijeaz Decide Implementeaz Realizeaz Asigur Menine Stabilete Analizeaz Specialist ntr-un post superior Analizeaz Propune Interpreteaz Consiliaz Apreciaz Recomand Elaboreaz Funcionar Verific Pune la dispoziie Efectueaz Furnizeaz ine evidena nainteaz Prezint

3.5.2. Redactarea Fiei exigentelor postului Aa cum am mai precizat anterior, Fia exigenelor postului ar trebui s fie instrumentul care st la baza demersurilor de selecie profesional sau de evaluare profesional. Ea reprezint singurul act cu caracter de mai mare obiectivitate care ne poate ghida n procesul de selectare a candidailor pentru postul respectiv sau de alegere a instrumentelor psihologice utilizate n evaluarea psihologic a candidailor. Ea este util i n evaluarea performanei i a potenialului personal, n stabilirea filierelor de promovare etc. Fia de descriere a exigenelor postului trebuie s conin descrierea sintetic a exigenelor profesionale i psihologice pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului: a) date de identificare a postului; b) descrierea exigenelor (n termeni de instrucie /studii necesare; aptitudini, abiliti, competene; exigene fizice, neurofiziologie i psihologice); c) evaluarea importanei factorilor (note de la 1 la 5). Importana acordat exigenelor psihologice depinde i de complexitatea muncii: cu ct aceasta este mai dificil, cu att ponderea implicaiilor psihologice crete. n ceea ce privete solicitrile psihologice ale muncii, este recomandabil s se specifice doar unele standarde minime pentru selecie i performan (Cascio, 1998). Nu trebuie uitat c aptitudinile posed numeroase valene formative, c deprinderile de munc se formeaz n timp graie unor programe de instruire adecvate. De-a lungul timpului au fost propuse numeroase formule de elaborare a profilului psihologic al postului de munc. De exemplu, A. Roger (apud Pitariu, 2003) a propus un sistem n 7 puncte:
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

41

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

1. Caliti fizice

Include sntatea, fora fizic, energia, aspectul fizic extern, exprimarea verbal 2. Nivelul de realizare Pregtirea colar i profesional, experiena profesional, cursurile de individual instruite absolvite, diplomele, membru al unor asociaii profesionale, membru al unor cluburi i societi, succesele n competiii, ruta profesional 3.Inteligen general Capacitatea de identificare a aspectelor cheie legate de rezolvarea unor probleme, stabilirea unor conexiuni ntre acestea i utilizarea lor n inferene predictive logice 4. Aptitudini speciale Diferite forme de raionament matematic, raionament verbal sau spaial, mecanic, particulariti mnezice, aptitudini muzicale, artistice, abilitate manual 5. Domenii de interes Mecanice, tiinifice, artistice, literare, practice, intelectuale care ar putea influena n mod pozitiv munca 6. Personalitatea Integrare social, tip de temperament, asertivitatea, capacitatea de operare n situaii de tensiune (dificile), independene, orientarea spre experimentare. 7. Alte circumstane de Condiiile familiale, mobilitatea facilitat de familie, suportul familial, interes oportunitatea de a efectua ore de munc suplimentare.

Din raiuni sintetice, se utilizeaz i o alt variant de prezentare a specificaiilor deintorului unui post de munc: 1. Cunotine (Knowledge)- sunt ceea ce deintorul unui post de munc trebuie s tie pentru a se achita de sarcinile pe care le are. 2. Deprinderi (Skills)- Se refer la ceea ce opersoan trebuie s fac la locul de munc 3. Aptitudini (Ability) Se refer la capacitatea unei persoane de a fi performant n realizarea unei sarcini de munc, la potenialitile de a nva i de a dezvolta unele caliti cerute de realizarea unor performane 4. Alte particulariti individuale (Other personal characteristics).

3. 6. Analiza postului /funciei n absena unor posturi /funcii similare Aceasta ar presupune crearea de noi posturi sau funcii i se recomand a fi realizat n cel puin dou etape: a) analiza preliminar a datelor moment n care se realizeaz o prim culegere de date i o prim descriere a postului /funciei respective b) analiza final a datelor cnd, dup un interval de timp de la prima descriere i de la ncadrarea unei persoane pe postul respectiv, se aplic procedurile prezentate mai sus, pentru a realiza o analiz i descriere a postului /funciei deja stabilizate, dup fluctuaiile inerente n definirea responsabilitilor din primele luni de activitate. Pentru o prim etap, de culegere primar a datelor, am putea adopta dou strategii pentru a face fa unei astfel de situaii. Prima s-ar baza pe transferul de caracteristici ale postului i ale exigenelor postului de la alte posturi /funcii nrudite sau similare. Cea de a doua strategie s-ar baza pe descrierea prospectiv a postului /funciei respective. Transferul de caracteristici se poate realiza pornind de la posturi nrudite sau similare celui pe care l vizm noi. Pentru aceasta trebuie s identificm astfel de posturi, s evalum dac analiza i descrierea lor a fost fcut profesionist i s extragem acele caracteristici care par s se potriveasc cu postul /funcia vizat de noi. Este o modalitate aproximativ i neprofesionist de a realiza o descriere a postului i se recomand folosirea ei
prof. dr. Ticu CONSTANTIN
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

42

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

doar pentru situaiile de urgen (presiunea timpului), cu condiia revenirii, dup un interval de timp, cu proceduri sistematice de analiz i descriere a postului /funciei respective. Descrierea prospectiv a postului /funciei se poate realiza prin adaptarea chestionarului de descriere a postului /funciei pentru teri (efi, colaboratori, subalterni) i a ghidului de interviu pentru teri la situaia de a anticipa i descrie sarcinile, responsabilitile, calificarea i experiena, caracteristicile psihologice solicitate etc. pentru un viitor post /o viitoare funcie. Aceast evaluare se poate face de ctre viitorii efi, colegi, colaboratori al ocupantului unui astfel de post. Este o modalitate dificil de a sistematiza informaii relevante, dar este singura modalitate care ne permite proiectarea unui post, adaptate prezentului, anticipnd viitorul, fr a mai fi condiionat de vechile moduri de definire, de organizare sau de funcionare a unui astfel de post /funcii. Aa cum am menionat, dup un interval de timp de la prima descriere i de la ncadrarea unei persoane pe postul respectiv (6 12 luni), este necesar reluarea demersurilor de analiz a postului utiliznd procedurile descrise n prima etap (Analiza sistematic a postului/funciei), miznd pe faptul c sarcinile i solicitrile specifice postului sunt deja uor de definit, stabilizate dup fluctuaiile din primele luni de activitate. 3. 5. Concluzii Schemele prezentate mai sus nu trebuie nelese ca limitative, ci doar orientative. Mai trebuie s inem cont de faptul c posturile au grade diferite de complexitate i, n strns dependen de aceasta, grade diferite de unicitate. De regul, posturile simple, de execuie, (care presupun o pregtire profesional de nivel gimnazial sau mediu i care nu au putere de conducere i decizie) sunt mai puin complexe i relativ de asemntoare. n schimb posturile complexe, cele de decizie, conducere i concepie, presupun o pregtire profesional superioar i difer mult de la o firm la alt. De exemplu, un post de portar poate avea aceleai atribuii i responsabiliti la o firm de producie (fibre sintetice) i la o firm de creaie publicitar. n schimb, un director de marketing de la o firm de producie n mod cert va avea atribuii i responsabiliti diferite de omologul lui de la firma de creaie publicitar. Datorit acestui caracter, dac pentru posturile simple se recomand analiza dup proceduri prezentate mai sus a mai multor posturi similare i sinteza acestor descrieri n fie de descriere a postului i fie ale exigenelor postului integratoare, pentru funciile complexe acest lucru nu mai este nici posibil (datorit absenei unor posturi similare n aceeai firm i diferenelor destul de mari dintre diferite firme) i nici recomandabil. Vom reveni cu descrierea altor proceduri de identificare a exigenelor psihologice corespunztoare un posturi complexe n prelegerea 4 (Procesul de selecie profesional). ACTIVITATE PRACTIC Utiliznd fia de descriere a postului de pe pagina urmtoare, realizai o procedur de analiz a unui post multiplu. Pentru aceasta identificai un post pentru care avei acces la cel puin 10 persoane care ndeplinesc exact aceleai sarcini (estoare, telefoniste, ageni de vnzri, casieri magazin etc.), aplicai chestionarul asistnd persoana intervievat i sintetizai rspunsurile obinute ntr-o descriere a postului de maximum o pagin. NTREBRI
1. 2. 3. 4. 5. Care sunt principalele etape ale procedurii de analiz a succesiunilor logice de munc? Care sunt principalele etape ale procedurii analizei sistematice a postului /funciei? Care sunt persoanele care trebuie s completeze chestionarul de evaluare a postului? Ce este o Fi de descriere a postului? Ce este o Fi de descriere a exigenelor postului? Cum se poate realiza Descrierea prospectiv a postului /funciei?
tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

43

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

2. 5. Caseta metodologic
Chestionar de descriere a postului /funciei
Ocupantul postului

A. Identificarea postului /funciei 1. Titlul postului __________________________ 2. Alte denumiri ale postului _________________ B. Sarcinile postului /funciei
Descriei pe scurt obiectivul postului, principalele sarcini (activiti principale) i maniera de execuie a acestora.

3. Serviciul /biroul 4. Titlul efului direct

Obiectivul /scopul postului


(Care este raiunea lui de a fi,
p e n tr u a f o st r e z o l v a r e a c r e a t? ) c r o r p r o b l e m e

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

Sarcinile principale (activiti principale) i modul de realizare a lor: Sarcini Mod de realizare /execuie
______________________________________________________ ______________________________________________________

1.

2.

______________________________________________________ ______________________________________________________

3.

______________________________________________________ ______________________________________________________

4.

______________________________________________________ ______________________________________________________

5.

______________________________________________________ ______________________________________________________

6.

______________________________________________________ ______________________________________________________

C. Timpul de execuie a sarcinilor postului /funciei


Enumerai principalele sarcini i intervalul de timp pe care trebuie s l consacrai acestora.

a) b) c) d) e) f)

_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

___________ore /min. /zi ___________ore /min. /zi ___________ore /min. /zi ___________ore /min. /zi ___________ore /min. /zi ___________ore /min. /zi

Alte precizri:

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

44

PSIHOLOGIA PERSONALULUI An III Psihologie

3. Analiza i proiectarea postului

1. Cum este msurat randamentul n munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile prin care se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ? ____________________________________________

2. Care este calificarea cerut pentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ? nivelul de studii : ________________________ specializarea _______________________________________ alte calificri /diplome /atestri necesare: 2. Care sunt responsabilitile specifice acestui post i care este importana lor ?
Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciun i materiale, financiare sau juridice dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supraveghereaetc.).
RASPUNDE DE

E. Exigenele postului 1. Ce abiliti practice /competene profesionale sunt necesare pentru postul /funcia descris ?
a) Alegei 7 abiliti din lista de mai jos (marcai un x n ptratul din faa lor) b) Facei o ierarhie cu cele 7 abiliti alese n prima etap. Pe liniua din faa fiecrei din cele 7 abiliti alese (__ ), notai cu 1 pe cea mai important, cu 2 pe cea aflat pe locul doi ca importan, cu 7 cea aflat pe locul 7 ca importan.

2. Care sunt nsuirile psihologice necesare


pentru postul /funcia descris ? a) Alegei 7 caracteristici din lista de mai jos (marcai un x n ptratul din faa lor) b) Facei o ierarhie (dup acelai model).

___a reaciona cu promptitudine ___a se adapta rapid la noi situaii ___a rezista la efort susinut ___a rezista la presiuni /stres psihologic

___ a fi ntotdeauna punctual ___ a fi non-conflictual, pacifist ___a fi loial fa efi ___a avea respect fa de petent /public ___ confidenialitate ___a selecta rapid i eficient informaiile ___a memora rapid i durabil ___a analiza rapid informaiilor ___a avea capacitate de sintez ___a manifesta flexibilitate n gndire ___a avea raionament logic, matematic ___a dovedi creativitate, ingeniozitate ___a identifica rapid probleme ___a gsi rapid soluii eficiente ___cunoaterea unei limbi strine ___cunoaterea la zi a legislaiei ___compet. n interpretarea legislaiei ___competene pentru desen, grafic ___competene n estetic, design ___apt. de a redacta rapoarte de sintez ___abiliti lucru pe computer ___abiliti de a utiliza fax, copiator, e-mail, Internet ___ altceva ? (numii alte competene)___ ________________________________ ________________________________

___a avea tact in abordarea problemelor ___a avea o prezen agreabil ___a dovedi spirit de observaie ___a avea sim practic ___a avea rapiditate n luarea deciziilor ___a nu lua decizii pripite ___a avea prezen de spirit ___a fi pasionat de ceea ce face

___a-i organiza eficient activitatea ___a avea abiliti de conducere (ef) ___a se face bine neles (comunicare) ___abiliti de relaionare cu ceilali ___a fi mereu amabil, calm ___a avea abiliti de negociere, de a obine cu vorba bun ceea ce dorete ___capacitate de a argumenta /convinge ___ competene de a lucra n echip ___capacitatea de a lucra singur ___ a putea urmri i controla eficient mai multe probleme simultan ___a nelege punctului de vedere al celuilalt

F. Alte completri /comentarii. Exist alte elemente ale acestui post care merit a fi precizate ? ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Data completrii chestionarului: Semntura:

___ndrzne ___altruist ___ambiios ___atrgtor ___autoritar ___calm ___energic ___entuziast ___flexibil ___ncpnat ___inteligent ___implicat ___rezervat ___ pasionat ___detaat ___abil ___de ndejde ___cinstit ___optimist ___prietenos ___psihic puternic ___cu imaginaie ___sentimental ___sincer ___cu intuiie ___rbdtor ___integru, demn ___tolerant ___meticulos ___competitiv ___logic /raional ___popular

___provocator ___operativ ___obiectiv ___cooperant ___cu imaginaie ___cu iniiativ ___respectuos ___comunicativ ___constant ___prudent ___adaptabil ___deschis spre dialog ___metodic ___diplomat ___hotrt ___disciplinat ___perseverent ___simul umorului ___spontan ___sigur pe sine ___independent ___plcut ___eficace ___original, deosebit ___exigent ___adaptabil ___perspicace __temperat /echilibrat ___supus ___rafinat ___receptiv (atent) ___ _____________?

prof. dr. Ticu CONSTANTIN

tconst@uaic.ro http://personal.evaluare-psihologica.ro

45