MINISTERIO DE CULTURA

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Subdirección General de Publicaciones, Información y Documentación.

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exposiciones
temporales
organización
gestión
coordinación

 

MINISTERIO
DE CULTURA

Carmen Calvo Poyato

Ministra de Cultura

Antonio Hidalgo López

Subsecretario de Cultura

Julián Martínez García

Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales


Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes

Dirección:
Elena Hernando Gonzalo
Subdirectora General de Promoción de las Bellas Artes

Coordinación:
Anunciación Fariñas Lamas
Carmen Padilla Montoya
María de Prada López

Redacción:
Anunciación Fariñas Lamas
Iria Losada Baltar
Carmen Padilla Montoya
María de Prada López
Mariflor Sanz Mallo

Diseño:
ruiz.ampuero arquitectos

Maquetación:
Manuel Urea Holgado

Agradecemos la colaboración de:

Ana Azor Lacasta
Pilar Barraca de Ramos
Elena Cortés Gómez
Carmen Díez Rodrigo
Carmen Esteban Marcos
Consuelo Luca de Tena
Pilar Moreno Sastre
Jorge Pascual Rodríguez
Alicia Pérez Rodríguez
Pilar Sánchez Llorente.
 147

índice

organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
viabilidad del proyecto .............................................................14
valoración cultural..............................................................................14
valoración económica.........................................................................15

normas de actuación.................................................................16
principios deontológicos.....................................................................16
legislación aplicable............................................................................17

configuración del equipo profesional .......................................19

comisariado........................................................................................19
diseño de montaje..............................................................................20
coordinación técnica...........................................................................20
otros profesionales.............................................................................21

desarrollo del proyecto . ...........................................................22

convenios de colaboración..................................................................22
gestión económica..............................................................................23
coordinación técnica...........................................................................23

convenios de colaboración . . . . . . . . . . . . . . 25
consideraciones generales.........................................................28
fundamento........................................................................................29
regulación...........................................................................................31

convenios de la subdirección general de promoción de las bellas

artes . .......................................................................................33
clases..................................................................................................34
contenido...........................................................................................35

procedimiento . ........................................................................40
inicio: trámites previos........................................................................41
redacción del convenio.......................................................................41
tramitación.........................................................................................42
firma...................................................................................................43
archivo y seguimiento del convenio....................................................43
 gestión económica . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
programación económica .........................................................48
148 financiación........................................................................................49
delimitación de necesidades...............................................................49
estimación de costes...........................................................................51

gestión financiera . ...................................................................53

fases de la gestión del gasto...............................................................54
procedimientos de gestión del gasto..................................................55

contratación administrativa.......................................................57
regulación de los contratos.................................................................58
clasificación de los contratos..............................................................58
expediente de contratación................................................................60
seguimiento de expedientes...............................................................64
calendario de contratación.................................................................66
memoria económica y archivo ..........................................................68

coordinación técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
preparación ..............................................................................74
préstamos...........................................................................................75
seguros...............................................................................................80
embalaje y transporte.........................................................................86
montaje..............................................................................................91

exhibición ................................................................................96
inauguración.......................................................................................97
mantenimiento y control.....................................................................98
comunicación y difusión.....................................................................99

clausura .................................................................................102
desmontaje.......................................................................................103
devolución del préstamo...................................................................104
análisis y evaluación de la exposición . .............................................104
archivado de la exposición................................................................106

anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
anexos gestión económica......................................................111
anexos coordinación técnica...................................................121
 11

organización
 viabilidad del proyecto
 normas de actuación
 configuración del equipo
profesional
 desarrollo del proyecto
12

12
 13

Conmemoraciones,
aniversarios,
aportaciones de investigaciones recientes,
nuevas adquisiciones que se incorporan a una colección,
política expositiva de fondos que integran colecciones
estables,
programas de intercambio entre instituciones,
políticas culturales de colaboración entre instituciones
de ámbito nacional y/o internacional,
y un largo etcétera...

....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrán

justificar la organización de una exposición temporal.

En función de los diferentes objetivos y fines que se

propongan las Instituciones o Entidades organizadoras
de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de
posibilidades se multiplicará y diversificará considerable y
progresivamente.
14

viabilidad del
proyecto

Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposición, y con carácter

previo a la toma de decisión sobre la producción de una exposición temporal,
el Organizador deberá realizar un estudio amplio que contemple no sólo
una valoración cultural sino también una valoración económica del proyecto
expositivo, con el fin de proceder a la estimación de su necesidad, oportunidad
y viabilidad.

Sin pretender la exhaustividad, a continuación se relacionan algunos de los

aspectos que se deberán analizar para obtener las correspondientes valoraciones
del proyecto:

valoración cultural
 La oportunidad y necesidad de la realización del proyecto, y si el motivo que
lo origina está en consonancia con la misión, fines y objetivos encomendados
a la Institución o entidad organizadora.
 El rigor científico-cultural del discurso expositivo, así como la calidad del
contenido de la muestra.
 La relación de los objetos que podrían formar parte de la misma, y su
adecuación al discurso expositivo.
 Los colaboradores científicos que participarán en el proyecto.
 La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibición.
 La relevancia y el interés social y cultural de posibles Instituciones o entidades
colaboradoras.
 El valor pedagógico y el interés cultural para el público que asista a la
exposición.
valoración económica
 Los recursos humanos necesarios para la organización de la exposición.
15
 El estado de conservación de los objetos que participarán en la exposición
y si precisan algún tratamiento de limpieza, restauración u otro tipo de
intervención, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida
del préstamo.
 La valoración aproximada de los bienes culturales a efectos de contratación
de pólizas de seguro.
 La manipulación y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia
hasta el lugar de la exposición.
 El diseño, realización y montaje de elementos expositivos.
 Las actuaciones necesarias para la comunicación y difusión de la
exposición.
 La aceptación de posibles aportaciones de Instituciones o entidades
colaboradoras, o necesidad de búsqueda de los mismos.
16

normas de
actuación

principios deontológicos
Sea cual sea el motivo que da origen a la producción y realización de una
exposición temporal, conviene señalar que el respeto a los principios de ética
y deontología asentados en materia de exposiciones temporales, deberá ser
norma de general aceptación que guíe la actuación de todos los profesionales
que participen en su organización.

En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribución al desarrollo cultural y

social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan deberán manifestarse
de relevante interés para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.

Se habrá de tener en cuenta que:

 La solicitud de préstamo de bienes culturales para exposiciones

temporales se hará únicamente cuando su presencia resulte
imprescindible para la comprensión del discurso expositivo.
 El organizador deberá asegurarse de la procedencia lícita de los bienes
culturales.
 Se tendrá que respetar la confidencialidad y permanencia en el
anonimato del prestador, cuando el mismo así lo solicite.
 El estado de conservación del objeto permitirá su movilidad sin riesgos
añadidos a los propios de su manipulación y traslado al lugar de
exposición.


Código de Deontología Profesional del ICOM.

Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe
elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unión Europea.
2005.
  La exposición se realizará en salas idóneas y adecuadas a los objetos
que se expongan.
 Los objetos se exhibirán en condiciones óptimas para su preservación y 17
conservación.
Desde el inicio del proyecto hasta la conclusión del mismo, dichos principios
serán causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la
producción y realización de una exposición temporal.

legislación aplicable
La organización de una exposición temporal en territorio español, requiere
la sujeción a la normativa jurídica estatal y autonómica vigente que regula
múltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,
destacando:

 Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Código

Civil español.
 Dedica su Titulo X a la regulación del Préstamo con carácter
general.
 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
 Regula la salida de bienes de interés cultural de los Museos, Archivos
y Bibliotecas de Titularidad Estatal.
 Regula la salida de bienes culturales del territorio español para
participación en exposiciones temporales.
 Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español
de Museos.
 Regula lo relativo a los bienes de interés cultural que se custodian en
los museos.
 Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones
Públicas.
 Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades
sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
 Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposición Temporal.
 Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
 Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
 Regula todo lo relativo a la exportación e importación de bienes
culturales para exposiciones temporales y los correspondientes
trámites aduaneros.
  Ley de Presupuestos Generales del Estado.
 Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos
18 Órganos de la Administración para realizar su cometido a lo largo del
correspondiente ejercicio económico.
 Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.
 Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrolla
la disposición adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico Español, sobre Garantía del Estado para obras
de interés cultural.
 Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada por
Real Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.
 Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Seguridad Privada.
 Regula la utilización de los servicios de escolta, así como los servicios
de seguridad privada en espacios públicos.
 Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
 Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplían los medios de tutela
de los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen
normas procesales para facilitar la aplicación de diversos reglamentos
comunitarios.
 Regula los derechos de autor y los derechos de reproducción.
 Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.
 Regula la participación solidaria de los ciudadanos en actuaciones de
voluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro públicas
o privadas.
 Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación
Institucional.
 19

configuración del
equipo profesional

Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realización, se procederá

a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y
control de las diferentes fases que culminarán en la realización de la exposición
temporal.

comisariado
El comisariado o dirección científica de la exposición asume la responsabilidad
de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la selección de los
bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de
actualidad, deberá compaginar la aportación de un elevado contenido científico-
cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para
especialistas y expertos como para el público en general.

Funciones:

 Elaborar el proyecto científico-cultural y definir sus características.

 Seleccionar y localizar los objetos a exponer.
 Coordinar el discurso expositivo y diseño de montaje.
 Aportar la información complementaria a la exposición: textos,
documentos, gráficos, etc.
 Redactar los textos para el material de comunicación y difusión de la
exposición.
 Colaborar con el equipo de diseño y de coordinación en la supervisión
del montaje de la exposición.
 Realizar la coordinación científica del catálogo, en su caso.
 diseño de montaje
Se desarrollará en estrecha colaboración con la entidad organizadora y las
20
directrices del comisariado de la exposición ya que el montaje deberá respetar
la coherencia del discurso científico-cultural, además de favorecer su lectura,
comprensión e interpretación por el público.

Generalmente, el diseño de la exposición se realiza por equipos profesionales

formados por arquitectos, diseñadores y otros especialistas en diferentes tareas
complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe
conciliar la estética con condiciones de conservación preventiva y seguridad
de los bienes culturales.

El diseño del montaje conlleva:

 Elaboración del proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que

incluirá distribución y ubicación de las piezas, itinerario y circulación de
visitantes.
 Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario
que se requiera.
 Delineación de planos para su construcción.
 Definición de materiales.
 Propuesta de iluminación.
 Diseño de la gráfica de la exposición.
 Dirección técnica del montaje en colaboración con el comisario y el
coordinador.

coordinación técnica
Aúna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del
proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para
su realización, llevando a cabo:

 Solicitud del préstamo de los objetos que participarán en la exposición.

 Análisis de las condiciones del préstamo, y de las necesidades
específicas de los objetos para la contratación de:
 Diseño de montaje.
 Intervenciones de limpieza, restauración...
 Embalaje y Transporte.
 Póliza de Seguro.
  Solicitud de la Garantía del Estado, en su caso.
 Control de recepción y devolución de objetos.
 Control y supervisión del montaje y desmontaje. 21
 Coordinación técnica del catálogo.

otros profesionales
Para el buen desarrollo del proyecto se requiere de:

 Personal Técnico y Administrativo:

Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestión
y tramitación jurídica, económica y administrativa.
 Personal de Difusión y Comunicación:
Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluación
de la muestra.
Asimismo será necesario la colaboración complementaria de otros profesionales
y técnicos en:

 Restauración:
En numerosas ocasiones será necesario proceder a tareas de limpieza y/o
restauración de los bienes culturales para que reúnan las condiciones idóneas
de exhibición.
 Fotografía:
Si el titular del bien no dispone de material fotográfico del objeto, o éste
no tiene la calidad suficiente para una buena reproducción en el material
que se requiera, el organizador tendrá que prever la obtención del mismo
por fotógrafos profesionales.
 Especialistas en nuevas tecnologías:
La creciente incorporación de materiales audiovisuales e informáticos en el
propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicación
y difusión requiere de personal especializado en estas áreas.
Además de la contratación de empresas con personal especializado en:

 Manipulación, transporte y montaje de bienes culturales.

 Vigilancia y seguridad.
22

desarrollo del
proyecto

Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y

definido el equipo profesional que se ocupará de su puesta en marcha, se inicia
el desarrollo del proyecto.

Las herramientas más importantes que van a facilitar dicho desarrollo serán los
Convenios de Colaboración, la Gestión Económica y la Coordinación Técnica, a
las que se dedican los próximos tres capítulos de esta publicación.

convenios de colaboración
Siempre que se estime oportuna la colaboración de otras Instituciones o
entidades interesadas en el proyecto, tanto públicas como privadas, los términos
de dicha colaboración deberán manifestarse por escrito en diferentes acuerdos
y convenios de colaboración que ordenen y regulen el reparto de tareas,
responsabilidades y contrapartidas.

Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en

profundidad y con detalle en el capítulo dedicado a ‘convenios de colaboración’-
se podrían destacar, entre otros, los que hacen referencia a:

 Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que

por su titularidad podrán ser públicas o privadas (Administraciones Públicas
-Estatal, Autonómica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,
Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)
 Fórmulas de financiación que permitan distribuir la gestión del gasto público
entre diferentes administraciones y/o Instituciones públicas y privadas,
o lograr acuerdos de cofinanciación pública-privada mediante la gestión
de la aportación económica del sector privado a través de las diferentes
modalidades de Patrocinio.
gestión económica
Una vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre
23
Administración y entidades colaboradoras, la gestión económica de la
Administración estará sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del
Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio económico, como a la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas.

Así, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias

de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,
la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas fija la tipología de los
mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la
forma de su adjudicación.

Además, la ejecución del presupuesto estará sometida a control interno en

todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado, a
través de su doble función de intervención y de control financiero, asegurará
la actuación del sector público con sometimiento a los principios de legalidad,
eficacia y economía.

coordinación técnica
Finalmente y para el buen desarrollo del proyecto, será necesaria una
coordinación técnica que asegure la puesta en común de las múltiples tareas
imprescindibles para la producción y realización de la exposición temporal.

La solicitud de bienes culturales, en calidad de préstamo temporal, para su

participación en la exposición, que se realice a Instituciones, entidades y/o
colecciones públicas o privadas generará una serie de compromisos que deberán
ser asumidos por el organizador de la muestra.

Una vez establecidas las premisas de la conservación preventiva y seguridad que

requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a través de suscripción de
las correspondientes pólizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte
de los bienes así como su instalación en la sala de exposición por personal
especializado, permitirán la exhibición de los mismos en óptimas condiciones
de contemplación por el público.

Al mismo tiempo se deberá llevar a cabo una programada publicidad y difusión

de la misma, desde la organización del acto inaugural y presentación a los
medios de comunicación, pasando por la edición de diferentes publicaciones,
hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendrá que
ser previsto en el proyecto de una exposición para intentar alcanzar su máxima
difusión y comunicación social.
 Concluida su exhibición al público, la consiguiente evaluación de la exposición
en base a los diferentes objetivos que la organización se haya fijado al inicio de
la misma constituirá el auténtico cierre de una exposición temporal.
24
Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de
la documentación generada en torno a la exposición temporal, es importante
señalar que éste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de
menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso ético y una
obligación jurídica que atañe a la conservación del patrimonio documental tal
y como establece la Ley del Patrimonio Histórico Español.

EXPOSICIÓN - COMUNICACIÓN

EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE

COMISARIO
PROYECTO CIENTÍFICO

GESTOR
JURÍDICO
ADMINISTRATIVO CONOCIMIENTOS MUSEOGRÁFICOS
COORDINADOR
TRABAJO EN EQUIPO
PUBLICACIONES

DISEÑADOR
ESPACIO EXPOSITIVO
PUBLICACIONES

DESARROLLO DEL
PROYECTO EXPOSITIVO
 25

convenios de
colaboración
 consideraciones generales
 convenios de la subdirección
general de promoción de las
bellas artes
 procedimiento de tramitación
26
 El objetivo de este capítulo consiste en proponer una
guía que permita orientar a aquellas entidades que estén
27
interesadas en organizar una exposición en colaboración
con otra institución.

La ya de por sí amplia figura del CONVENIO presenta la

utilidad, en este marco de colaboración, de reflejar en un
solo texto el alcance y características de cada exposición,
así como las diversas expectativas, necesidades y
objetivos que se plantean las Instituciones cuando
deciden cooperar entre sí para poner en marcha el
proyecto expositivo.

Efectivamente, si la exposición ya inaugurada muestra

el satisfactorio resultado en el que convergen todas las
etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el
esfuerzo común de multitud de intervinientes, el convenio
no deja de ser un documento que, permaneciendo en un
trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia
los compromisos adoptados por cada parte, siempre
necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo
final.
 consideraciones
28
generales

Cuando se utiliza el término convenio para aludir al documento en el que se

plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposición, se hace
necesario formular una advertencia previa pues, como señala G. Fernández
Farreres, la denominación de convenio se utiliza dentro del ámbito general de
actuación de la Administración Pública, en tanto que declaración que procede
no sólo de la voluntad de la Administración –como sería el caso de un acto
administrativo– sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de
otros sujetos.

Por este motivo, se puede acoger la definición que ofrece Pablo Martín Huerta
de los convenios interadministrativos como “negocios jurídicos de Derecho
público y de carácter intuitu personae que celebran las Administraciones y
entes públicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades
derivadas de la colaboración administrativa”.

Sin embargo, también es cierto que a través de la utilización del término

convenio no se pretende hacer, como observa José Mª. Rodríguez de Santiago,
una remisión a una precisa naturaleza jurídica del acto en cuestión, sino sólo
expresar que en la formación del mismo intervienen voluntades concurrentes
de dos o más sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administración
Pública.

En resumen, a lo largo de las páginas que siguen se va a entender por convenio

aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de
actuaciones, originando una relación jurídica de colaboración entre dos o más
sujetos que tiene como fin la organización de una exposición.

 fundamento
 regulación
fundamento
En el caso de que la Administración sea una de las partes del convenio, como
ocurre con las exposiciones que organiza la Subdirección General de Promoción
de las Bellas Artes, la relación jurídica adquiere un carácter público que obliga
a aplicar las normas administrativas. En atención a este aspecto, puede ser
útil indicar los motivos por los cuales estas características presentan algunas
peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen son
adaptables a las necesidades de cada entidad en función de sus circunstancias 29
y del régimen jurídico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.

El convenio se utiliza para conseguir un fin común. Cuando una de las partes
es una Administración Pública, dicho fin ha de encontrarse amparado por una
norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de
Cultura atribuyen a la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales la
función de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder
desarrollar esta competencia en colaboración con otras entidades.

Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de

colaboración es la relativa a su denominación, esto es, por qué se escoge el
término de “convenio” y no, por ejemplo, el de “contrato”, entendido en su
acepción formal como acuerdo de dos o más voluntades tendente a la creación
de un vínculo jurídico.

El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,

en el caso de las Administraciones Públicas, el convenio se convierta en la
habilitación normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en
el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo
el transporte de las obras, el catálogo, etc., podrán justificar su objeto en el
convenio de colaboración del que traen causa.

Es preciso, pues, distinguir el ámbito que corresponde al convenio de

colaboración del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado
que la utilización de uno u otro por parte de la Administración no es opcional.
El convenio de colaboración permite distribuir entre las partes firmantes los
compromisos necesarios para la realización de la exposición; los contratos, por
su parte, hacen efectiva la ejecución de los distintos servicios comprometidos.
El convenio se firma entre las dos o más entidades que libremente han decidido
celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Públicas, necesitan
seguir para su perfección el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratos, que será el que determine cuál será la empresa adjudicataria del
mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratación
administrativa.

En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda

conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,
 habría que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones
Públicas.

Es cierto que tanto los convenios de colaboración como los contratos

administrativos son instrumentos adecuados para la realización de funciones
administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de
Contratos de las Administraciones Públicas se aplican a los convenios de
colaboración para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto
Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio; en
30
adelante, “Ley de Contratos”). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en
el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios
no se manifiesta en una contraposición de intereses (v. gr., una prestación de
servicios a cambio de una contraprestación económica), sino que se trata de una
actividad y una gestión que se pretende encauzar en una determinada dirección
mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administración
participe en la financiación de dicha actividad o que, incluso, esta financiación
sea llevada a cabo por otra entidad a través del patrocinio.

Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del ámbito de aplicación de

dicha Ley los siguientes convenios:

1º. Los convenios de colaboración que celebre la Administración General del

Estado con la Seguridad Social, las Universidades Públicas, las Comunidades
Autónomas, las Entidades locales, organismos autónomos y restantes
entidades públicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre sí,
salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras públicas, servicios
o suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma
Ley de Contratos.
2º. Los convenios que, con arreglo a las normas específicas que los regulan,
celebre la Administración con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho
privado, siempre que su objeto no esté comprendido en el de los contratos
regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.
Asimismo, es importante destacar que la búsqueda de la colaboración con los
particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administración
de los límites que el principio de legalidad impone a su actuación.

Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboración

que celebra una Administración Pública con otra entidad una evidente naturaleza
administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdicción
contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir
de su interpretación y cumplimiento (artículo 8.3 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común).
regulación
El principio de colaboración, conforme dispone el artículo 3.2 de la Ley
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, rige las relaciones entre las Administraciones Públicas.
Este principio de carácter general es también aplicable a las relaciones de
colaboración que, en virtud de un convenio, la Administración General del
Estado pueda entablar con otras entidades de carácter privado.
31
De forma esquemática se puede citar la regulación actualmente vigente en
materia de convenios de colaboración de la forma que sigue:

 Convenios entre la Administración General del Estado y

la Administración de las Comunidades Autónomas
El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común regula los convenios de colaboración que
puede celebrar la Administración General del Estado y los organismos públicos
vinculados o dependientes de ella con los órganos correspondientes de las
Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias.

Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientación política

sobre la actuación de cada Administración en una cuestión de interés común o
a fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración
en un área de interrelación competencial o en un asunto de mutuo interés se
denominarán Protocolos Generales.


Convenios entre la Administración Local y las
Administraciones del Estado y de las Comunidades
Autónomas
Estos convenios encuentran su habilitación legal en el artículo 57 de la Ley
7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, de forma que la
cooperación económica, técnica y administrativa entre dichas Administraciones,
tanto en servicios locales como en asuntos de interés común, se desarrollará
con carácter voluntario, bajo las formas y en los términos previstos en las leyes,
pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.


Convenios de colaboración que celebre la Administración
General del Estado con otras entidades
Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administración General del Estado puede
celebrar convenios de colaboración, además de con otras Administraciones,
con personas físicas o jurídicas sujetas al derecho privado.
  Convenios de colaboración empresarial en actividades de
interés general
El apartado primero del artículo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de
régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al
mecenazgo, entiende por convenio de colaboración empresarial en actividades
de interés general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artículo
16 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda
económica para la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento
32 del objeto o finalidad específica de la entidad, se comprometen por escrito
a difundir, por cualquier medio, la participación del colaborador en dichas
actividades.

Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,
los convenios celebrados por la Subdirección General de Promoción de las Bellas
Artes no se incluyen entre los previstos por el artículo 6 de la Ley de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, sino que se amparan en la habilitación más genérica prevista en la Ley
de Contratos, a la que antes se aludió, lo cual se manifiesta en la simplificación
de su tramitación.
 convenios de la
subdirección 33

general de promoción
de las bellas artes

A continuación se indican, sin ánimo de establecer una enumeración exhaustiva,

los convenios más representativos elaborados por la Subdirección General de
Promoción de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades
derivadas de la organización de la mayor parte de las exposiciones.

 clases

contenido
 clases

Convenio marco de colaboración
Permite expresar la voluntad de colaboración en el desarrollo de proyectos y
actividades comunes que posteriormente se plasmarán en convenios específicos
para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio
de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que
34 establezca el propio convenio.

 Convenio de colaboración para la organización de una

exposición
Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de
las partes firmantes para la organización de una exposición concreta, una vez
que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdirección
General de Promoción de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal
una exposición organizada por otra institución.


Protocolo general
El convenio adoptará esta forma con el objetivo de que un órgano de la
Administración General del Estado y otro de una Comunidad Autónoma puedan
fijar el marco general y la metodología para el desarrollo de la colaboración en
la organización de una exposición.


Convenio de cesión temporal
Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de producción propia de
la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, entre las que destacan
muestras fotográficas de los más diversos autores españoles contemporáneos, la
Subdirección dispone de un modelo de convenio de cesión temporal que permite
articular estas itinerancias como préstamos ágiles a terceras instituciones en
España y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, únicamente se solicita
de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organización de
la exposición en su sede, no exigiéndose ninguna contraprestación económica
a cambio.


Cesión de salas por parte otra entidad
En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la
Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, es necesario solicitar
la colaboración de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones
adecuada a este fin.

Patrocinio
En los convenios de colaboración se puede reflejar la posibilidad de que las partes
firmantes recurran a la colaboración de determinadas entidades, a los efectos
de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden
en la organización de la exposición.

Asimismo, la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes celebra,

al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las
entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios 35
de colaboración cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposición por
parte de una entidad sujeta al derecho privado.

contenido

Estructura
El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la
exposición, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del
ordenamiento jurídico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo
del artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, deberán especificar el contenido
previsto en el apartado segundo de dicho artículo.

En el caso de los convenios que tramita la Subdirección General de Promoción

de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mínimo
de apartados que conforman su estructura:

 Título o denominación del convenio.

Ha de reflejar el objeto del convenio, que será una de sus cláusulas.
 Lugar y fecha de firma.
Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y
la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con
el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdirección General
de Promoción de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma
no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el día en
que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre
su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto
definitivo.
 Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresión de
“reunidos”, “comparecen”, u otra similar, haciendo referencia a la justificación
de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones
 Públicas) con los que actúan en representación de la Institución por la que
firman.
 Identificación de los motivos por los que se considera oportuno firmar el
convenio, utilizando la expresión “manifiestan”, “exponen”, o cualquier otra
indicación similar.
En este apartado conviene hacer una presentación de los objetivos y fines
de cada institución firmante, su relación con el objeto del convenio, las
razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes
36
del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren
oportuno formular. A título de ejemplo, se pueden hacer las siguientes
presentaciones:
 Presentación del Ministerio expresando, por ejemplo, “que el
Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...)”.
 Presentación de la/s otra/s entidades firmantes.
 Presentación del Museo o del titular de la colección, en su caso.
 Presentación de la exposición.
 Indicaciónde que ambas partes acuerdan formalizar el presente
convenio con arreglo a las cláusulas que siguen.
 Clausulado.
Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Según el tipo de
exposición, seguirá un modelo preestablecido, como es el caso de los
convenios de cesión temporal, o se redactará de forma específica, ordenando
el clausulado en función de las obligaciones que corresponden a cada
entidad, especificándolas por separado, así como los compromisos comunes,
en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las cláusulas
atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo
de ejemplo, más adelante.
 Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre
de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institución a la que
representa.
 Anexos, en su caso.
La relación de obras que componen la exposición suele reflejarse en uno de
estos anexos, que también ha de ser firmado por ambas partes.


Principales cláusulas
 Objeto.
Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, “el presente convenio tiene
por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)
la exposición..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la
ciudad... entre las fechas...”
 Compromisos.
Permite recoger, en una o varias cláusulas, las obligaciones a las que se
compromete cada una de las partes.
Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el
patrocinio de una exposición o la cesión de una sala, el clausulado se reduce a
las previsiones mínimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del
patrocinio, la cláusula “compromisos” reflejará que la Subdirección General
de Promoción de las Bellas Artes organiza una exposición y que la entidad
patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad económica para 37
colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administración
contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una
aportación en especie, esto es, una aportación de los servicios ya contratados
por el propio patrocinador.
 Calendario y sedes.
Requerirá una cláusula separada, en el caso de que estos aspectos no se
hayan concretado anteriormente.
 Seguro.
Debe especificarse a cuál de las partes corresponde contratar el seguro para
obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad “clavo a clavo”.
 Seguridad.
Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto físicas
(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesión
temporal se establece que las condiciones de seguridad deberán seguir las
Directrices para los Acuerdos de Préstamo del ICOM de 1974.
 Desperfectos.
En los convenios de cesión temporal se introduce una cláusula que impide
a la parte receptora o al personal de las salas de exhibición manipular o
restaurar ninguna de las obras de la exposición sin el previo conocimiento
y consentimiento del Ministerio mientras dure el período de cesión.
 Transporte.
Por lo general, se efectuará por una empresa de transporte de toda
solvencia técnica, debiéndose determinar a quién corresponde sufragar
este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y
lugar de destino).
 Desembalaje y reembalaje.
Se debe concretar la parte que deberá sufragar la construcción de los
embalajes, así como la realización del desembalaje y del reembalaje, que
se realizará por una empresa de toda solvencia técnica.
  Montaje.
Se especificará la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados
de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje
de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envío
de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al
desmontaje.
 Comisariado
38 El convenio establecerá a quién corresponde asumir este compromiso.
Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado
que se mencionará en un contrato específico, salvo que la exposición sea
fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su
selección previa.
 Catálogo.
Debe indicarse la tirada, el idioma en el que será redactado, en su caso,
y la parte que asumirá su coste. Es importante hacer una referencia a los
logotipos y créditos institucionales, sin perjuicio de su regulación en una
cláusula específica.
 Derechos de autor.
En su caso, ha de introducirse una cláusula relativa a la protección de los
derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,
según proceda, sin perjuicio de que su concreción se plasme en un contrato
aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de
propiedad intelectual.
 Créditos y publicidad.
Con independencia de que se hayan mencionado en la cláusula relativa
al catálogo, conviene prever en el convenio una cláusula por medio de la
cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y
en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los
créditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, así como
los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas
partes firmantes, supervisarán estos aspectos a través de un coordinador
técnico.
 Régimen jurídico de las obligaciones del Ministerio.
Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para
la ejecución de los compromisos adquiridos en el convenio están sujetos
a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como a la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
 Comisión mixta de seguimiento.
El artículo 6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común requiere la constitución de este
órgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que
se rigen por dicho artículo.
 Resolución de controversias.
En esta cláusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicará
que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan 39
surgir sobre la interpretación, modificación, ejecución, resolución y efectos
que puedan derivarse del mismo se resolverán entre las partes, agotando
todas las formas posibles de conciliación para llegar a una solución amistosa.
En su defecto, serán competentes para conocer de las cuestiones litigiosas
los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.
Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidad
extranjera, se precisará que la competencia para conocer de las cuestiones
litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de España,
que son los del orden contencioso-administrativo.
 procedimiento
40

La duración del procedimiento de tramitación de un convenio de colaboración

puede depender de múltiples factores como son, principalmente, la concreción
del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar
el texto, los trámites internos que han de superar de cada una de las partes
firmantes, etc.

 inicio: trámites previos

 redacción del convenio
 tramitación
 firma
 archivo y seguimiento del convenio
inicio: trámites previos
Los trámites previos parten de una serie conversaciones informales en las
que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y
oportunidad por la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, y
autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,
se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente
la distribución de las obligaciones que posteriormente se concretarán en el
convenio. 41

redacción del convenio


La competencia de representación
La colaboración ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones
competenciales o de representación de cada entidad firmante.

Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de

compromisos u obligaciones, es preciso que el órgano administrativo justifique
adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se
efectúa el nombramiento de la autoridad firmante, así como de la norma que
le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citaría
el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura básica del Ministerio de
Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar el
convenio en representación del Ministerio, así como cualquier otra disposición
que se estime conveniente.

Por su parte, en relación con las entidades privadas, es necesario hacer constar
que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse
en el sentido que se pretende en el mismo (“bastanteo”), de conformidad
con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al
representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros
actos con la Administración Pública o que permitan reconocer la competencia
y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un
acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.


Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el
contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumirá cada una
de las partes. La estructura del convenio, el número de cláusulas y su contenido
dependerá del curso de las negociaciones.

Con el objetivo de simplificar este trámite, y de aplicación restringida a las

exposiciones de producción propia que ofrece en itinerancia, la Subdirección
 General de Promoción de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio
de cesión temporal que únicamente requiere ser adaptado a circunstancias
muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposición, el recorrido
del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institución cesionaria que
cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su
representación.
Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas
informáticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,
42 lo cual permite agilizar la comunicación entre las partes.


Conformidad de ambas partes al texto
Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo
electrónico o una conversación telefónica.

tramitación

Control jurídico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto
del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los
efectos de que emita el correspondiente informe jurídico.

Asimismo, el Abogado del Estado comprobará los documentos justificativos

de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,
expresando de modo concreto su eficacia en relación con el fin para el que
hayan sido presentados, tal y como dispone el artículo 29 del Real Decreto
997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio
Jurídico del Estado.


Control presupuestario y económico
La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la
función interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los
actos del sector público estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a
la realización de gastos. En consecuencia, la Subdirección General de Promoción
de las Bellas Artes debe, con carácter previo, tramitar la correspondiente
retención de crédito y, a continuación solicitar el informe de fiscalización
previa.

Es de destacar que la fiscalización de los convenios de colaboración se prevé

expresamente en el apartado decimotercero de la Resolución de 4 de marzo de
2002, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se
hace público el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por
el que se da aplicación a la previsión del artículo 95.3 del texto refundido de la
Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de función interventora.


Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurídico y de control
presupuestario y económico del Ministerio deberán ser incorporadas al borrador,
siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los
efectos de obtener un texto definitivo. 43


Otros trámites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la
traducción del convenio a otro idioma, lo cual se realizará una vez que el texto
sea definitivo.

firma
Con independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente
habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes
estampen también su firma en cada una de sus páginas, así como en los anexos,
si los hubiera.

Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdirección General de

Promoción de las Bellas Artes remitirá a la contraparte los ejemplares originales
del convenio, en número de uno por cada parte interviniente, con el fin de que
proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en último lugar.

archivo y seguimiento del convenio

Una vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas procederá al
archivo de su correspondiente ejemplar.

El convenio mantendrá su vigor hasta el momento en el que finalicen las

actuaciones en él previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien
su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que así lo
impongan.

En consecuencia, el Ministerio realizará un seguimiento de las obligaciones

comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,
asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
 TRÁMITES A REALIZAR ENTRE LAS TRÁMITES INTERNOS DE LA S.G. DE
PARTES FIRMANTES PROMOCIÓN DE LAS BELLAS ARTES

Conversaciones
informales

Autorización del
44 Trámites previos
proyecto

Administración
(norma, acto de
Acreditación de nombramiento)
la competencia o
capacidad de
representación
Particulares
(bastanteo)

Negociaciones
(e-mail)
Control
Control jurídico presupuestario
económico
Conformidad de
ambas partes

Retoques al Fiscalización Retención de

borrador previa crédito (RC)

Envío de los ejemplares originales a la

Texto definitivo contraparte para su firma en todas sus
hojas

Firma de la
contraparte Envío de
ejemplares
originales al
Ministerio

Envío del
Firma del convenio firmado
Archivo y seguimiento del convenio
Ministerio a la contraparte
gestión económica
45
 programación económica

 gestión financiera
 contratación administrativa
46
 Entendiendo la gestión económica como los
procedimientos establecidos para la ejecución de los
presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el
caso de las exposiciones temporales organizadas por
el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,
en este manual nos centraremos en el estudio de los
procedimientos de gestión del gasto.

Partiendo de un presupuesto de carácter limitativo que 47

impide realizar gasto por importe superior al autorizado y

que únicamente podrá utilizarse para conseguir el objeto
para el cual fue aprobado, la GESTIÓN ECONÓMICA se
ajustará siempre a los principios de legalidad, eficacia y
economía a los que se somete la actividad económica de
las Administraciones Públicas.

Justificada por la necesidad de contar con el trabajo

de profesionales externos a la Administración para el
desarrollo del proyecto expositivo, la gestión económica
del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad
económica del proyecto expositivo, y en concreto con
el estudio de su financiación, con la delimitación de
necesidades y con las estimación de su coste.

Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecución

propiamente dicha del gasto a través de los distintos
procedimientos previstos, entre los que veremos con
mayor detenimiento, por su importancia, la contratación
administrativa.
 programación
económica

A través de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año, se

48 aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos
Órganos de la Administración General del Estado para realizar su cometido a
lo largo del correspondiente ejercicio económico.

En lo que se refiere a la gestión de la Subdirección General de Promoción de las

Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa específico de
gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carácter limitativo
y únicamente a través de alguna de las modificaciones previstas en la Ley
General Presupuestaria (transferencias de crédito, créditos extraordinarios...)
podrá ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas
presupuestarias y a través de ellas se financiarán los distintos trabajos necesarios
para la realización de estas exposiciones temporales.

La programación económica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto

de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado año,
comprobando la viabilidad económica de cada una de ellas a través de las
siguientes fases: el estudio de su financiación, la delimitación de necesidades
y la estimación de su coste.

 financiación
 delimitación de necesidades
 estimación de costes
financiación
Desde el punto de vista económico, lo primero que hay que saber de una
exposición a la hora de valorar su viabilidad económica, es si ésta va a ser
producida y financiada en su totalidad por la Administración, o si existirá algún
tipo de participación externa. En función de ello, podemos hablar de dos clases
de exposiciones:

 Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad

por la Administración y como consecuencia los gastos previstos para su
celebración son también asumidos en su totalidad por ella. En este caso
hablamos de una exposición de producción propia, en la que la contratación
de todos los trabajos depende únicamente de la Administración.
 Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra
institución pública o privada, en cuyo caso hablamos de exposición de 49
producción compartida. En este caso, existirá un Convenio de Colaboración
que regulará entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las
de carácter económico. En el clausulado de ese Convenio se especificarán
las partidas de gastos que asumirán cada una de las partes, o en el caso de
tratarse de un Patrocinio, si la aportación económica será para una partida
o partidas determinadas.

delimitación de necesidades
Una vez se sabe cómo se va a financiar la exposición, el paso siguiente consistirá
en la elaboración de una relación de necesidades, entendiendo en este caso por
necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realización de la
exposición que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven
un gasto. Si está prevista una producción compartida pero no están del todo
definidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.

Para elaborar esta relación de necesidades, el servicio económico debe

contar con la colaboración de la coordinación técnica, pues será la que mejor
conozca junto al comisariado la exposición, que facilitará o conseguirá toda la
información necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.

Si bien es verdad que cada exposición es distinta a las demás y tiene sus propias
necesidades, siempre habrá una serie de trabajos comunes a todas ellas que
constituyen su columna vertebral y que serán los primeros con los que debemos
contar salvo que, por Convenio, corresponda su realización a otra Institución.
Estos trabajos son:
 
Comisariado
El comisario es el ideólogo de la exposición y la persona encargada de realizar
el proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de la
muestra y el discurso científico-cultural que pretende.


Diseño expositivo
Realizado por un profesional cualificado, es un proyecto técnico en el que
se tratará de plasmar el contenido y el discurso científico-cultural que quiere
transmitir el comisario de la exposición.


Diseño del catálogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto técnico realizado por un
profesional en el que se plasmará el contenido y el discurso científico-cultural
50 de la exposición, manteniendo, si así se desea, una línea de diseño acorde
con el diseño expositivo.


Edición del catálogo
Conforme al diseño presentado y bajo la supervisión de la persona que lo
ha realizado, se contrata a una imprenta para su edición.


Seguro
Si no se solicita Garantía del Estado para asegurar las obras, se suscribirá
una póliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las
obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolución al final de
la exposición (cobertura “clavo a clavo”).


Embalaje y transporte
Se contratará con una empresa especializada la realización de un embalaje
adecuado para las obras, así como su recogida y transporte hasta la sala de
exposiciones y su posterior devolución en las mismas condiciones.


Montaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutará el proyecto técnico
presentado por el diseñador de la exposición.
La regulación de las condiciones de realización de estos trabajos y los
compromisos económicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con
carácter general a través de los procedimientos de contratación previstos para
la Administración Pública que veremos más adelante.


Ver apartado “Garantía del Estado”

Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”
Acompañando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna
vertebral de la exposición, y también el grueso de la inversión, existen otros
muchos que no por ser más accesorios o tener menor trascendencia económica,
dejan de ser importantes para el conjunto de una exposición. A todos hay que
tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A
continuación se presenta una lista de los más frecuentes:

 Redacción de textos y fichas para el catálogo.

 Realización y/o positivado de fotografías para el catálogo.
 Trabajos de documentación.
 Restauración de piezas.
 Enmarcado.
 Producción audiovisual.
 Publicidad. 51
 Talleres y actividades de difusión.
 Servicio de azafatas.
 Servicio de vigilancia.
 Servicio de limpieza.
 Edición de material divulgativo.
 Invitaciones.
 Acto inaugural.

estimación de costes
Una vez delimitadas las necesidades se realiza la estimación de su coste. Se
tendrá en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a
imputar a un único ejercicio presupuestario o a más, pues resulta habitual que
el periodo de preparación de una exposición abarque más de uno. Así, por
ejemplo en el caso de una exposición que se celebre a primeros de un año, ésta
tendrá trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses
antes de su inauguración, en el ejercicio presupuestario anterior, como serían
por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseño del montaje.

Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, más cercano a la

inauguración o durante su celebración, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio
presupuestario; serían, por ejemplo, la producción de un audiovisual, o un servicio
de azafatas. Y por último, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en
los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguración, por
ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,
como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
 Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio
presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para
hacerlo son:

 El propio presupuesto de que se dispone..

 El estudio de la exposición.
Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposición, el tipo de
piezas que la componen o la localización de las mismas, que nos aportan
información para determinar en qué partidas será necesaria una mayor
o menor inversión: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje
especialmente costoso, obras con una valoración muy alta supondrán una
prima de seguro también elevada, si se quiere atraer a un público infantil
habrá que programar talleres y actividades didácticas, si las piezas están casi
todas en España el coste de su transporte será menor que si se encuentran
52
en el extranjero, etc.
 El conocimiento de los precios de mercado.
 La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.
Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cómo será la
distribución del gasto y cual será el coste total previsto, decidiendo en último
extremo sobre su viabilidad o no viabilidad económica.

Si la exposición es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones

comienza la fase de gestión financiera propiamente dicha, a través de la cual
se materializa la ejecución de todos estos gastos.
 gestión
financiera

La gestión financiera tiene por objeto la ejecución propiamente dicha del

presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecución se realiza a través de distintas 53
fases, iniciándose con la autorización del gasto y terminando con su pago
material.

Los procedimientos de gestión para llevarlo a cabo, son los pagos por “caja fija”,
los pagos “a justificar”, la “contratación administrativa” y excepcionalmente
la contratación privada. No obstante también veremos en este apartado cómo
los Convenios de Colaboración cuando tienen contenido económico pueden
dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratación administrativa, por su
importancia se le dedica un apartado propio.

Durante su ejecución, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno

en todas sus fases. La Intervención General de la Administración del Estado
(IGAE), a través de la función interventora, controla antes de su aprobación,
todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones
de contenido económico, con el fin de asegurar que su gestión se ajusta a
las disposiciones aplicables en cada caso, y a través de la función de control
financiero, el sometimiento de la actividad económico-financiera del sector
público a los principios de legalidad, eficacia y economía.

Además, y una vez ejecutada, la actividad económico financiera se someterá al

control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba
la Cuenta General del Estado de cada año.

 fases de la gestión del gasto

 procedimientos de gestión del gasto
 fases de la gestión del gasto
Aprobado el presupuesto, su ejecución va a pasar por una serie de fases sucesivas
entre sí. En el procedimiento general son las siguientes:

 Aprobación del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el

procedimiento de ejecución del gasto, por el cual la autoridad competente
para gestionar el gasto autoriza su realización por una cuantía determinada,
reservando para ello parte del crédito presupuestario. Contablemente se
materializa con la emisión de los documentos contables RC (“Retención de
Crédito”) y A (“Aprobación”).
 Compromiso o disposición del gasto, es el acto administrativo en virtud del
cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,
la realización de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos
54 a través del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la
emisión del documento contable D (“Disposición del Gasto”).
 Reconocimiento de la obligación, es el acto administrativo en virtud del cual
la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,
la existencia de una deuda legítima ante una empresa o particular que ha
realizado un trabajo para la Administración. A partir de este momento se
puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente
se materializa con la emisión del documento contable O (“Reconocimiento
de la Obligación).
 Ordenación del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad
competente que ha reconocido la existencia de una obligación, solicita se
proceda a la realización de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero
con cargo al crédito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido
realizado. Contablemente se materializa con la emisión del documento
contable K (Orden de Pago).
 Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.
Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente
que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto así lo determine,
se ejecuten dos de estas fases simultáneamente, dando lugar a los documentos
contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un único
documento contable denominado ADOK.
procedimientos de gestión del gasto
Constituyen las diferentes formas de tramitación del gasto y son las
siguientes:


Anticipos de Caja Fija
Regulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja
fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter
extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras
destinados a la atención inmediata, y posterior aplicación presupuestaria, de
gastos periódicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de
trabajos de pequeña cuantía que genera una exposición, pueden efectuarse
por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratación, utilizando
este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como
55
se ha indicado, de gastos de carácter periódico o repetitivo en bienes corrientes
y servicios. Deberán seguir la tramitación establecida en cada caso y se podrá
utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no
exceda de 5.000 €. El pago se realiza contra factura y la forma habitual para
contratarlos es la solicitud y aceptación de un presupuesto.


Pagos a justificar
Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados “a
justificar”, son una excepción dentro de los procedimientos de gestión del gasto
y consisten en la provisión de fondos que se realiza a las oficinas contables, para
atender gastos sin la previa aportación de las documentación justificativa de los
mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar
en el extranjero. Se utiliza únicamente en los casos especialmente regulados en
cada departamento ministerial, sólo podrán satisfacerse obligaciones del mismo
ejercicio y deben ser justificados en un plazo máximo de tres meses.


Contratación administrativa
Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y en el Real
Decreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas. Es la principal herramienta con
la que cuentan las Administraciones para la gestión del gasto. A través de ella
se regula la relación que se establece entre la Administración y una empresa o
particular al que se encomienda la realización de un determinado trabajo.
 
Convenios de Colaboración
Explicados en el capítulo anterior, no es que los Convenios sean en sí mismos
un instrumento de gestión del gasto público, pero sí a través de ellos puede
articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos económicos adquiridos
por la Administración no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institución
con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificación
del gasto realizado, sean abonados por la Administración a esa Institución.

También el Convenio puede regular la aportación de una cantidad por parte

de una Institución para su gestión directa por la Administración, en este caso
se produciría una modificación presupuestaria denominada generación de
crédito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un
ingreso no previsto. El dinero así generado se utilizará en las partidas definidas
en el Convenio a través de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la
56 contratación administrativa que veremos a continuación.
 contratación
administrativa
Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en
la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizado

por las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de 57
aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más
relevantes para la producción de una exposición.

Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones

que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria

económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes
de contratación como de las demás formas de gasto.

También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de

gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la
memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último
control interno en su auditoria anual.

 regulación de los contratos

 clasificación de los contratos
 expedientes de contratación
 seguimiento de expedientes
 calendario de contratación
 memoria económica y archivo
 regulación de los contratos
La contratación administrativa se regula en:

 Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto

refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
 Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real
Decreto 1098/2001.
Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las
Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un
gran número de actividades.

58 clasificación de los contratos

Explicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente
entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los
diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

 Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se

dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,

se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:
 La ejecución de obras.
Por ejemplo la construcción de una carretera.
 La gestión de servicios públicos.
Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio
público.
 La realización de suministros.
Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.
 Los trabajos de consultoría y asistencia.
Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una
exposición.
 La realización de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres
últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción
de una exposición.
Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados
anteriores.
 Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de
Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:

 Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una

proposición.
 Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los
empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de
los mismos.
 Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario
justificadamente elegido por la Administración, previa consulta
y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo
podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la
Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su
utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
 Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos, 59
las formas de adjudicación de un contrato son:

 El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en

su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta
no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan
establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
 La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte
el precio más bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,
el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido,
nunca el negociado.

 Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos,

constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las
formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente
por su cuantía (actualmente no pueden exceder de 12.020,24€ en el caso de
los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La
tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del
gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones
técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el
contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la
agilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.

Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más

utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,


Ver apartado “Expediente de contratación”

Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional
primera de la Ley de Contratos.
 y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene
prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados
contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto
que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le
fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas
para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de
fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el
montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica
estaríamos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24€, se tramitarán

como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de
adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es
mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse
en los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en
60 los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, pero
es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los
30.050,61€ (ver nota nº5) (art. 210h), en los que habrá concurrencia de ofertas
con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que
establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas
con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto
del contrato a un único empresario”(art. 210b).

expediente de contratación
La preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación
será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del
contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de
un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será
más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos
más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:

 Certificado de insuficiencia de medios.

 Memoria explicativa.
 Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.
 Pliego de Prescripciones Técnicas.
 Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.
 Ofertas presentadas.
 Resolución de adjudicación.
  Contrato.
 Recepción del trabajo.


Certificado de insuficiencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoría
y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente
certifica la falta de medios humanos y técnicos existentes dentro de la propia
Administración para hacer el trabajo objeto del contrato así como la no
conveniencia de su ampliación y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.


Memoria explicativa
Es el documento en el que el órgano de contratación justifica la necesidad de
la misma. Además de hacer una breve reseña sobre el objeto de la exposición 61
a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos técnicos:

 objeto del contrato (montaje, transporte..).

 precio máximo de dicho contrato sobre el que se realizarán las ofertas
de las empresas.
 tipo de procedimiento que se utilizará para contratar (procedimiento
abierto, restringido o negociado).
 forma de contratación (concurso, subasta).
 aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto.
Su tramitación da lugar a la emisión del documento contable RC (retención de
crédito).


Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares
Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su
Reglamento, el pliego de cláusulas administrativas particulares es el documento
donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirán las partes del
contrato y en él se hace constar todos los datos concretos del mismo. Será
redactado por el servicio competente y aprobado por el órgano de contratación
previo informe del Servicio Jurídico sobre su adecuación a la legalidad. Asimismo,
en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalización previa
de la Intervención, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de
vista de la legalidad presupuestaria.

Deberá contener con carácter general, entre otros, los siguientes datos:

 Definición del objeto del contrato.

 Régimen jurídico.
 Presupuesto del contrato.
  Plazo de duración.
 Procedimiento y forma de adjudicación.
 Documentos a presentar por los licitadores.
 Criterios de valoración con los cuales se puntuará la oferta presentada
por las empresas.
 Derechos y obligaciones de las partes.
 Referencia al régimen de pagos.
 Plazo de garantía.
Su aprobación da lugar a la emisión del documento contable A (aprobación
del gasto).

62 
Pliego de prescripciones técnicas
Regulado en el art. 51 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su
Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al
trabajo objeto del contrato y contendrá, al menos, los siguientes extremos:

 Características técnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones

del contrato.
 Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que
se descompone el presupuesto y número estimado de las unidades a
suministrar.
 En su caso, requisitos, modalidades y características técnicas de las
variantes.
Este es el documento de mayor interés práctico por su contenido específico, ya
que en él se describe detalladamente el trabajo que deberá realizar la empresa
adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las
empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realización,
y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, será también la base
para presentar su oferta tanto técnica como económica.

En primer lugar contendrá una información que será común para cualquier
pliego, independientemente del objeto del contrato:

 Lugar y fechas previstas para la celebración de la exposición.

 Plazo máximo de entrega del trabajo.
 Precio máximo del contrato.
Y en segundo lugar, la información específica que corresponda al trabajos
objeto del contrato, esto es:


Se detalla en el Anexo de Gestión Económica
  Comisariado.
 Diseño del montaje.
 Diseño del catálogo.
 Edición del catálogo.
 Montaje y desmontaje.
 Contratación del seguro.
 Embalaje y transporte de las piezas.
 Etc...


Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas
Todos los procedimientos para la adjudicación de los contratos se anunciarán
en el BOE, con excepción de los procedimientos negociados, aunque éstos
63
también serán objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley
de Contratos, se entienden también excluidos los contratos menores. En el caso
de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad será necesaria solicitar
la oferta, como mínimo, a tres empresas capacitadas para la realización del
objeto del contrato.


Ofertas presentadas
Constituyen los documentos donde las empresas presentan:

 La documentación que acredita, conforme se establece en los

artículos 15 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la
solvencia técnica y económica de una empresa para contratar con la
Administración (no es necesaria en los contratos menores).
 Su oferta técnica.
 Su oferta económica.
Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar,
ésta se admite a licitación. Su oferta técnica se puntuará conforme a los
criterios de valoración establecidos en el pliego de cláusulas administrativas
particulares del contrato (en el caso de un concurso público o un procedimiento
negociado), y por último se puntuará su oferta económica, proponiéndose como
adjudicataria a aquella que obtenga la puntuación más alta una vez sumadas
todas la puntuaciones parciales.


Resolución de adjudicación
Es el documento emitido por el Órgano de contratación competente a través del
cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del
mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicación
utilizados.
 Contablemente da lugar a la emisión del documento D (compromiso o
disposición del gasto ante un tercero).


El contrato
Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicación, a él se
adjuntan los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones
técnicas que han formado parte de la contratación, siendo todos ellos firmados
tanto por el órgano de contratación como por el representante de la empresa
adjudicataria.


Recepción del trabajo
Con carácter general, el contratista tendrá derecho al abono de su trabajo una
vez realizado éste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta)
64 y previa certificación por parte de la Administración de su conformidad con
el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se
entenderá cumplido y el contratista podrá emitir factura para proceder al pago
del mismo.
Contablemente, la acreditación de que el trabajo ha sido realizado da lugar
al documento O (reconocimiento de la obligación) y al documento contable
K (ordenación del pago) que posibilita el pago material y la extinción de la
obligación de la Administración ante un tercero.

seguimiento de expedientes
A lo largo de todo el proceso que supone la producción de exposiciones, es
normal encontrarse con que en un momento determinado y simultáneamente,
se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma
exposición, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trámites
de por sí numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno
de los contratos que es necesario realizar, siendo difícil saber en que momento
de tramitación se encuentra cada uno de ellos.

Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede

resultar útil crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposición,
que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estén
cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.
65
 calendario de contratación
Dado que el periodo de preparación de una exposición suele ser bastante largo,
si a ello se le añade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes
procedimientos de contratación utilizados, y por tanto los diferentes tiempos
de tramitación, puede resultar muy práctico, con un objetivo complementario
a la ficha de seguimiento de expedientes, la creación de un calendario de
contratación.

Si se están preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un

calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratación
vendrá a ser una guía teórica para la tramitación de los diferentes contratos, que
aunque no siempre será fácil cumplir, resultará de gran utilidad para organizar
y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos
en su conjunto.
66
Para su elaboración se tendrán en cuenta dos factores:


Interrelación entre los diferentes trabajos
Esta interrelación condiciona el orden de contratación, no se puede por ejemplo
editar un catálogo sin tener adjudicado su diseño. Teniendo en cuenta esto,
se realizará con tiempo suficiente la tramitación de un contrato para que no
interfiera en la posterior tramitación de los demás. Veamos gráficamente esta
interrelación:

CONTRATOS INTERRELACIONADOS

PROYECTO DEL COMISARIO

PRESTADORES *
(Listado de Piezas)

DISEÑO DE LA EXPOSICIÓN DISEÑO CATÁLOGO

EMBALAJE Y
MONTAJE Y DESMONTAJE EDICIÓN SEGURO
TRANSPORTE

[* El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una información esencial para
ejecutar las contrataciones]

Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso
La estimación de costes así como el objeto del contrato, proporcionan la
información fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de
adjudicación que habrá que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto,
y según los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo
que puede tardar su tramitación.

A partir de ahí, se puede elaborar el calendario de contratación donde se

establecerá desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que
se estima que éstos estarán adjudicados y ejecutados. Así mismo, se pueden
establecer las fechas tope en que el coordinador técnico de la exposición facilitará
la información necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la
entrega del listado definitivo de obras de la exposición.

Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el 67

orden cronológico de las más importantes sería el siguiente:

 Contrato de comisariado.
Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto
definitivo de la exposición. Sabiendo cuándo debe entregarse el trabajo y
cuánto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular
hacia atrás cuándo debe empezarse la tramitación del contrato.
Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los
prestadores deben contestar a la solicitud de préstamo, con el fin de que se
confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician
los trámites para contratar los trabajos de:

 Diseño del montaje de la exposición

 Diseño del catálogo
Los diseñadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos
solicitado por el comisariado.

Una vez entregados los proyectos de diseño de la exposición y de catálogo, y

el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:

 Montaje y desmontaje de la exposición.

 Impresión del catálogo.
Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar también los
trámites para la contratación del:

 Seguro.
En este caso es necesario contar además con la valoración de los objetos
dadas por los prestadores. Se tramitará con tiempo suficiente para que la
 póliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje
y transporte de los objetos.
 Embalaje y transporte.

memoria económica y archivo

Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la producción
de una exposición, es importante la realización de una memoria económica en
la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de
contratación como del resto de formas de gasto. En este informe se establecerá
su coste total y su distribución por partidas. Cuando se trate de una exposición
de producción compartida con otra institución se incluirán también en el informe
todos los datos correspondientes a su gestión.
68
A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podrá realizar
un análisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones
realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones
significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando así ocurra,
el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servirá a su
vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.

En lo que se refiere al archivo de la exposición, resulta muy importante el

correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque
constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la
exposición, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por
la Intervención, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente
que esta ejerce, a un último control interno en la auditoria anual que debe
realizarse en cada Organismo de la Administración del Estado, en la que se
verifica mediante la aplicación de procedimientos de revisión selectivos y con
posterioridad a su realización, la actividad económica-financiera del sector
público estatal.
69
coordinación
técnica
 preparación
 exhibición 71

 clausura
72
 El elevado número de profesionales que generalmente se
vinculan a la producción y realización de una exposición
temporal, unido a la multiplicidad de tareas que de ellos
se requiere, necesita una puesta en común de todos estos
factores.

Si se le añaden las posibles alteraciones o modificaciones

que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto
expositivo, y a las que habrá que dar cumplida respuesta, 73
veremos como se perfila un bloque de trabajos
específicos que se suelen agrupar bajo la denominación
de COORDINACIÓN TÉCNICA y de la cual dependerá, en
buena medida, la adecuada evolución de todas las fases
necesarias para la realización de una exposición temporal.

La coordinación técnica de toda exposición requiere, por

lo tanto, de una fase de preparación, previa al período de
su exhibición al público, así como una fase de clausura en
la que se realizarán una serie de trabajos para proceder al
cierre de la misma y a su posterior evaluación.
 preparación

Esta primera fase de la coordinación técnica se inicia con la solicitud del

préstamo de todos los bienes culturales que van a participar en la exposición,
considerando prestador al titular del mismo y prestatario a la Institución o
entidad organizadora de la exposición temporal.

Una vez confirmados y aceptados los préstamos por ambas partes se procederá
a gestionar la contratación de los seguros correspondientes, siempre en la
modalidad de “clavo a clavo”, y de acuerdo con la cuantía de valoración del
bien declarada por el prestador.
74
El traslado de los bienes desde sus lugares de procedencia hasta la sala de
exposición se realizará siempre por personal especializado en trabajos de
embalaje y transporte de bienes culturales.

Su instalación en la sala se realizará también por personal especializado en la

manipulación de este tipo de objetos, de acuerdo con el proyecto de montaje
elaborado por el diseñador, quien asumirá la dirección técnica y realizará la
supervisión en colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

Una vez efectuado el montaje, y comprobado el correcto funcionamiento de

todos los mecanismos y sistemas habilitados para la adecuada conservación
preventiva y seguridad de los objetos durante su exhibición pública, se dará
por concluida la fase de preparación de la exposición.

 préstamos
 seguros
 embalaje y transporte
 montaje
préstamos

Concepto
En España, el contrato de préstamo se regula por el artículo 1740 del Código
Civil, que establece:

“Por el contrato de préstamo, una de las partes entrega a la otra, o alguna

cosa no fungible para que se use de ella por cierto tiempo y se la devuelva,
en cuyo caso se llama comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condición
de devolver otro tanto de la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva
simplemente el nombre de préstamo. El comodato es esencialmente
gratuito”

En los artículos siguientes se determinan las obligaciones de ambas partes:

Obligaciones del prestatario:

 Conservar la cosa prestada.

 Satisfacer los gastos necesarios para su uso.
 Devolver la cosa prestada a la terminación del contrato. 75
 Responder del objeto cuando se pierda, en cuyo caso entregará el
valor de la tasación pactada de la cosa.
 El prestatario no responde de los deterioros que sobrevengan a la cosa
prestada por el solo efecto del uso y sin culpa suya.
Obligaciones del prestador:

 El prestador no puede reclamar la cosa prestada sino después de

concluido el uso para que la prestó.
 Respetar las condiciones del préstamo.


Titularidad de los bienes culturales
Tanto los prestadores como los prestatarios podrán ser personas físicas o
jurídicas, y a su vez, estas últimas, de carácter público o privado. Para que
la tramitación de los préstamos se realice de la manera más ágil y adecuada
posible será necesario tener en cuenta las regulaciones específicas sobre esta
materia.
 Titularidad Pública
En el ámbito de la Titularidad Pública los bienes del Patrimonio Histórico
Español se custodian con carácter general en Archivos, Bibliotecas y Museos
dependientes de las diferentes administraciones (Local, Autonómica o
Estatal), cada una de ellas con sus propias normativas desarrolladas en el
ámbito de sus competencias.
Para los bienes del Patrimonio Histórico Español, pertenecientes a la
Administración del Estado y sus Organismos Autónomos, asignados a
Museos, Bibliotecas y Archivos de Titularidad Estatal la normativa básica
aplicable es:
 Ley 16/1985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico Español y normas
de desarrollo.
 Real Decreto 620/1987, de 10 de abril por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de
Museos.
 Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, por el que se aprueba el
Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español
de Bibliotecas.
 Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el
76 Reglamento de Archivo del Estado.
En lo referente al préstamo de bienes del Patrimonio Histórico Español para
exposiciones temporales el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal
y del Sistema Español de Museos establece, en su articulo 6, que: “ toda
salida de estos bienes fuera de las instalaciones del Museo al que están
asignados, incluso para participar en exposiciones temporales, deberá ser
previamente autorizada mediante Orden del Ministerio correspondiente”
Para los bienes del Patrimonio Histórico de Titularidad de las Comunidades
Autónomas y Entidades Locales, se aplicarán sus normas al respecto, y con
carácter subsidiario la Ley 16/1985, de 25 junio, del Patrimonio Histórico
Español.

Titularidad Privada
En el ámbito de la titularidad privada, y entre las instituciones habitualmente
relacionadas con el préstamo para exposiciones temporales, destacan las
fundaciones sin ánimo de lucro, las instituciones eclesiásticas, colecciones
corporativas, coleccionistas particulares, etc. En general, todas ellas deberán
actuar de acuerdo a su propia regulación interna para que los órganos
directivos, consejos de dirección o patronatos procedan a autorizar el
préstamo de los bienes culturales.

Solicitud de préstamos
Una vez definida la relación total de los bienes culturales que se desea que
participen en la exposición, localizados en los diferentes museos, Instituciones
o colecciones, se envía la solicitud formal a cada uno de los prestadores, a
través de:

Carta de Solicitud de Préstamo

Es el escrito mediante el cual el organizador de la exposición solicita, a
los diferentes propietarios o titulares, el préstamo temporal de los bienes
culturales.
Entre los aspectos que debe reflejar, conviene destacar:
 Institución o Entidad organizadora.
 Título de la exposición.
 Lugar y fechas de su celebración.
 Presentación del comisariado de la exposición.
 Objeto y finalidad de la exposición.
 Enumeración de los objetos solicitados y justificación de su inclusión
en la exposición. 77
 Compromisos a que se obliga el organizador en materia de
conservación preventiva y seguro de los objetos solicitados.
 Datos de contacto de la Coordinación.

A esta carta de solicitud se adjuntarán los siguientes documentos:

 Formulario de préstamo
 Condiciones técnicas de la sala de exposición temporal

Formulario de préstamo
A través de este formulario se recaban una serie de datos que resultan
imprescindibles para iniciar la preparación de la exposición:
 Sobre el prestador (forma en la que desea ser mencionado en el
catálogo y la gráfica de la exposición, lugar de recogida y devolución
de los bienes solicitados, etc)
 Sobre cada uno de los bienes solicitados (objeto, autor, fecha, medidas
del objeto, medidas para su embalaje, etc)
El prestador deberá cumplimentar y firmar este formulario y retornarlo al
organizador de la exposición.


Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica
 A la recepción de los formularios se plantearán diferentes posibilidades:
 Aceptación del préstamo.
 Aceptación condicionada a la restauración de los objetos solicitados.
 Denegación del préstamo, con propuesta alternativa de otros objetos.
 Denegación del préstamo.
A partir de la información recibida se elaborará la lista definitiva de los
objetos que integrarán la exposición, y que se constituye en el documento
básico de trabajo.

Documento de condiciones técnicas de la sala

de exposición temporal
Las condiciones técnicas que reúna la sala donde se celebrará la exposición,
serán una garantía para el prestador de que los bienes culturales cedidos
se exhibirán en las condiciones idóneas para su mantenimiento y
conservación.
En este documento se detallarán los siguientes datos:
 Descripción del edificio y su situación en el entorno.
 Descripción de la sala de exposiciones temporales
78
 Condiciones ambientales de la sala, detallando parámetros de
temperatura, humedad relativa, iluminación.
 Control de agentes contaminantes.
 Condiciones de seguridad de la sala.
 Protección contra incendios.
 Protección contra intrusión, daños y robos.
 Vigilancia humana y mecánica.
 Accesibilidad y servicios para el público.


Préstamos internacionales
La colaboración de carácter internacional entre Instituciones y entidades de
diferentes países para la realización de exposiciones temporales, ha hecho que
la movilidad de bienes culturales entre países se haya convertido en una práctica
habitual y consolidada en el ámbito de las exposiciones temporales. Dicha
práctica se ha visto respaldada por diferentes Tratados y Convenios de carácter
internacional. No obstante y con independencia de su firma y ratificación por
los Estados, estos podrán a su vez establecer los mecanismos de protección que
consideren oportunos para el control de su propio patrimonio histórico.


Ver modelos en el Anexo de Coordinación Técnica
En este sentido la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
establece que todas las obras del Patrimonio Histórico Español que hayan sido
declaradas Bienes de Interés Cultural, o hayan sido incluidas en el Inventario
General de Bienes Muebles, o tengan una antigüedad igual o superior a cien
años, con independencia de su titularidad pública o privada, requieren de un
Permiso de Exportación Temporal.

La Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales autorizará o denegará

dicho permiso previo informe de la Junta de Calificación, Valoración y
Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español, órgano consultivo de
la Administración del Estado, que tiene entre sus competencias la de informar
todas las solicitudes de exportación temporal de bienes del Patrimonio Histórico
Español.

En las Comunidades Autónomas donde se haya legislado sobre la materia, será

necesario tramitar el permiso de exportación temporal a través de sus propios
órganos competentes con carácter previo a la autorización por parte de la
Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales.

A parte de los permisos señalados es necesario tramitar la documentación

aduanera para que los bienes puedan salir y regresar del territorio español.
Esta documentación es diferente según que el país de destino sea miembro de 79
la Unión Europea o no. Con carácter general es obligatorio la cumplimentación
del Documento Único Aduanero (D.U.A.). Dicho documento, junto al Permiso
de Exportación Temporal es de obligada presentación en la aduana y sin ellos,
los bienes no podrán salir del país.

El control de las mercancías en el momento de pasar la aduana es riguroso, por

lo que se recomienda gestionar que la inspección de los bienes se realice en la
sede de la Institución prestataria, para evitar la apertura de los embalajes en las
aduanas donde las condiciones no suelen ser las idóneas para la conservación
de los objetos.


Plazos de solicitud
La solicitud del préstamo temporal deberá hacerse con el tiempo de antelación
suficiente para que los prestadores puedan realizar los trámites necesarios
dentro de sus organismos u organizaciones para la autorización de dicho
préstamo (consultas a diferentes Órganos directivos, Patronatos, Consejos de
dirección, etc...) y proceder a la solicitud de diferentes Órdenes Ministeriales
(en el caso de instituciones de titularidad estatal), solicitud de permisos de
exportación, etc.


Para todos los trámites consultar la página web del Ministerio de Economía y Hacienda www.
minhac.es
 Es requisito habitual, entre las Instituciones museísticas, que la solicitud de
los préstamos temporales se realice con una antelación mínima de 6 meses
para Instituciones que radican en España y de 12 meses para Instituciones que
radican en el extranjero.

seguros
La participación de los bienes culturales en exposiciones temporales implica
diferentes situaciones de riesgo para la conservación e integridad física de
los mismos por ello, una vez aceptado el préstamo, será el organizador de
la exposición temporal quien deberá asumir la responsabilidad sobre dicha
conservación física.

El tiempo durante el que el organizador debe ejercitar dicha responsabilidad

no se limita al de la exhibición pública de los objetos, sino que se amplia a un
período mayor durante el que se realizarán los trabajos de embalaje y traslado
a la sala de exposición hasta que, una vez finalizada la muestra se proceda a
su devolución al lugar de procedencia.

80 La modalidad de seguro empleada para las exposiciones temporales es la

denominada “clavo a clavo” nomenclatura que indica de manera muy gráfica,
que la póliza cubre los riesgos desde el momento en que se inicia la desinstalación
de la obra hasta que se vuelve a instalar en el mismo emplazamiento. El período
de cobertura, por tanto, no es sólo el de las fechas exactas de la exposición, si
no entre 10 y 15 días antes de la inauguración y después de la clausura para
asegurar el bien desde que sale de su lugar de procedencia hasta su devolución
al mismo lugar.

Es también práctica generalizada que el organizador sufrague los gastos que

conlleva la contratación de un seguro comercial para los bienes culturales de
acuerdo con la valoración declarada por el prestador.


Suscripción de póliza con compañía privada
La obligación de asegurar; deriva de la obligación legal de restituir el valor de
la cosa prestada en caso de pérdida, o del valor que repare el daño causado.

Según la Ley 50/1980 de 8 octubre de Contrato de Seguro se entiende por

contrato de seguro : “aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el
cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo
es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los límites pactados, el daño


Aunque en sentido estricto, el concepto “clavo a clavo” se podría entender referido a objetos que
se cuelgan en una pared, su uso generalizado se hace extensible para todo tipo de instalación,
indicando principio y fin de la manipulación necesaria para el traslado del objeto.
producido al asegurador o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones
convenidas.”

Para la suscripción de una póliza de seguro se deberá especificar a la compañía

el número de prestadores o beneficiarios, la relación de todos los bienes que
se pretende asegurar y el valor de cada uno de ellos siempre otorgado por el
prestador, así como los lugares de procedencia de los bienes y el lugar donde
se va a celebrar la exposición con detalle sobre el medio de transporte que se
pretende utilizar.

Principales figuras del contrato de seguro:

Asegurador: Persona jurídica que asume el riesgo contractualmente
pactado.

Tomador del Seguro: Persona física o jurídica que, juntamente con el

Asegurador, suscribe esta póliza, y al que corresponden las obligaciones que
del mismo se deriven, salvo las que por su naturaleza deban ser cumplidas por
el Asegurado.

Asegurado: La persona, física o jurídica, titular del interés objeto del seguro
y que en defecto del Tomador asume las obligaciones derivadas del contrato. 81

BENEFICIARIO: La persona, física o jurídica, que, previa cesión por el Asegurado,

resulta titular del derecho a la indemnización.

Cláusulas de la Póliza:
Las pólizas que se suscriben con las Compañías de Seguros se rigen de acuerdo
a las Normas Internacionales de Seguros de carga o mercancías. Con carácter
general se contempla la cláusula :

 Institute Cargo Clauses (tipo A) Seguro de carga o mercancías contra

todo riesgo, que cubre daño o pérdida del objeto asegurado, excepto
pérdida inevitable por vicio inherente o natural del objeto o por
embalaje insuficiente o inadecuado.
Hay un tipo de riesgos que no están cubiertos por la cláusula Institute Cargo
Clauses (A) por lo que, se incluirán las siguientes cláusulas en la póliza:

 Cobertura en caso de huelga (Institute Strikes Clauses).

 Cobertura en caso de situación de guerra (Institute War Clauses).
 Cláusula de exclusión por contaminación radiactiva.


Las normas internacionales de seguros Institute Cargo Clauses [ICC] contemplan las modalidades
“A”, “B” y “C”. Para el seguro de los bienes culturales se contratará siempre la modalidad “A” por
ser la que da cobertura contra todo riesgo.
  Cláusula que proporcione cobertura de terrorismo.
Además y en relación con el movimiento de bienes culturales para exposiciones
temporales se tendrán en cuenta otras más específicas:

 Cláusula de daños ocasionados por terceras personas ajenas a la

exposición
 Cláusula de exoneración a transportistas, por daños o desperfectos
ocasionados a los objetos asegurados durante su manipulación y
transporte, salvo apreciación de dolo.
 Cláusula de liquidación de siniestros sin franquicia. Los siniestros se
liquidarán sin deducción de franquicia alguna.
 Cláusula de descabalamiento. Cubre la depreciación o demérito que
pueda sufrir un conjunto o colección, en caso de avería o daño parcial
o total de un objeto u objetos que formen parte de la misma.
 Cláusula de opción de recompra, sin límite de duración. Si los
aseguradores recobrasen una propiedad por la cual ellos hubieran
indemnizado al asegurado, este tendrá el derecho de recompra sobre
dicha propiedad a los aseguradores.
 Cláusula de depreciación y/o demérito artístico. Cuando se produce
82 como consecuencia de un accidente incluido en la póliza. El importe
de la restauración o reparación sumado al de la pérdida de valor, no
excederá el importe correspondiente al valor asegurado del objeto.
 Cláusula de museo. Independientemente de la naturaleza y el
importe total de los daños, las obras de arte aseguradas seguirán en
propiedad de la persona o personas que detenten dicha propiedad
en el momento inmediatamente anterior al siniestro, no pudiendo,
en ningún caso, superar la indemnización el valor asegurado pactado
entre las partes.
 Cláusula de marcos. Incluye la cobertura de daños producidos a los
marcos de las obras de arte aseguradas.
 Cláusula de cristal. Incluye la cobertura de daños producidos a cristales
protectores de pinturas, grabados, dibujos, etc.
Con carácter general, y salvo especificaciones de cada póliza en particular, se
comunicará el siniestro en un plazo máximo de 7 días, tras su conocimiento.

A efectos de solicitar la indemnización se deben conservar restos y vestigios

del siniestro que permitan la actuación pericial, aportando documentación
probatoria de los daños como fotografías, actas notariales, etc...

Garantía del Estado
Cuando la exposición temporal se organice en Museos, Bibliotecas o Archivos
de Titularidad Estatal y gestión exclusiva del Ministerio de Cultura y sus
Organismos Autónomos o entidades asimiladas, se podrá solicitar la Garantía
del Estado para asegurar las obras que participan en la exposición.

La Garantía del Estado es un sistema de aseguramiento público por el cual

el Estado podrá comprometerse a indemnizar las obras de relevante interés
artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o
técnico que se cedan temporalmente para su exhibición frente a la posible
destrucción, pérdida, sustracción o daño que puedan sufrir en el período
comprendido entre el préstamo de la obra y el momento de devolución de la
misma a su titular.

La concesión de la Garantía del Estado puede significar una minoración

importante en la partida presupuestaria destinada a la contratación de la póliza
del seguro de la exposición temporal. Se utilizará sobre todo en aquellos casos
en que el valor de las piezas exhibidas sea de gran relevancia.

La Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año fija el límite máximo
del compromiso de la Garantía del Estado tanto global como por exposición. La 83
garantía otorgada por el Estado para obras integrantes de una misma exposición
no cubrirá las indemnizaciones por la destrucción, pérdida, sustracción o daño
de estas obras, hasta los límites fijados en el Real Decreto. Por esta razón, será
necesario la contratación de una póliza de seguro privada y complementaria
por las cantidades correspondientes según la valoración total de los objetos
por los que se solicita la Garantía del Estado.

Solicitud
Se tramitará ante la Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico,
y en la solicitud deberán constar los siguientes datos:

a) Duración de la exposición y lugar de la misma.

b) Descripción de las obras, justificando su relevante interés artístico,

cultural, científico o técnico.

c) Valor de cada una de las obras declarado por el cedente y aceptado por
el Director de la Institución que formula la solicitud. En el caso de que
intervengan tasadores o peritos, se adjuntará copia de la valoración
efectuada por éstos.


La Garantía del Estado se regula por Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, de desarrollo
de la Disposición Adicional Novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español.
 d) Procedimientos previstos para realizar los informes sobre el estado de
conservación de las obras antes de su entrega a la institución cesionaria
y en el momento de su devolución al cedente.

e) Medidas de conservación y seguridad en el embalaje, transporte y

durante la exhibición de las obras, con mención expresa del valor
máximo de las obras que se trasladarán en un solo transporte.

f) Seguros contratados, o que se proyecte contratar, para atender las

cantidades no cubiertas por la garantía.

Se aportará escrito en el que conste la conformidad del cedente o prestador de

la obra sobre los extremos contenidos en la solicitud, así como el sometimiento
expreso de éste al Real Decreto y demás normas reguladoras de la Garantía del
Estado para obras de interés cultural.

Debe solicitarse con una antelación mínima de tres meses antes de iniciarse el
embalaje y traslado de objetos a la sala de exposición.

La concesión de la Garantía del Estado se realiza a través de una Orden

Ministerial que se publica en el Boletín Oficial del Estado, con mención expresa
84 de todas las obras acogidas a esta garantía y sus valoraciones. Antes de la
recogida de las obras, el prestador recibirá una comunicación escrita de la
Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes por la que le informará
de dicha publicación.

Indemnización:
La cobertura de los riesgos se articula a través de un sistema de indemnizaciones
similar al realizado por una compañía de seguros privada.

La cuantía de la indemnización no podrá exceder del valor declarado en la

solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la Garantía del Estado
y se determinará conforme a las siguientes reglas:

1. Por pérdida, sustracción o destrucción de la obra, el Ministerio de

Cultura abonará al cedente de ésta una cantidad igual al valor de la obra
declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la
garantía del Estado.

2. Por daño de la obra, la indemnización comprenderá:

a) el costo razonable de la restauración de la obra establecido de mutuo

acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, de no llegar a
tal acuerdo, el determinado por un perito mutuamente aceptado por
ambas partes,
 b) una cantidad igual a la depreciación en el valor de mercado de la
obra, después de la restauración, estableciéndose dicha cantidad de
mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, en caso
de no existir tal acuerdo, el determinado por un perito aceptado por
ambas partes.

La Administración del Estado, una vez abonada la indemnización podrá:

a) Repetir contra la Institución cesionaria por la cantidad pagada, cuando

la destrucción, pérdida, sustracción o daño de la obra se haya producido
por incumplimiento de lo establecido en la Orden de otorgamiento de la
garantía, negligencia grave o dolo de esa institución, o

b) Ejercitar los derechos y las acciones que por razón del siniestro
correspondieran a la institución cesionaria y al cedente de la obra frente
a cualquier persona distinta de éstos que sea responsable del mismo y
hasta el límite de la indemnización.

La Administración no tendrá derecho a la subrogación contra empaquetadores,

transportistas o cualquier otra persona o entidad relacionada con la manipulación,
transporte e instalación de las obras, excepto cuando la destrucción, pérdida,
sustracción o daño de éstas haya sido causado por negligencia o dolo. 85

En caso de recuperación de la obra perdida o sustraída, el cedente podrá

conservar su derecho sobre ésta, previa devolución a la Administración del
Estado de la indemnización percibida y actualizada conforme al Índice de
Precios al Consumo.

La Garantía del Estado no cubre la destrucción, pérdida, sustracción o daño de

las obras debidos a:

a) Vicio propio o cualidad intrínseca del bien objeto de la garantía.

b) El simple transcurso del tiempo.

c) La acción u omisión deliberada del cedente de la obra, sus empleados o

agentes.

d) Incautación, retención, embargo de la obra o medida similar instada por

un tercero y acordada por el órgano competente.

e) Explosión nuclear.
 embalaje y transporte
Los momentos de manipulación y traslado de los bienes culturales son
situaciones de máximo riesgo para su integridad física, por tanto, extremar las
medidas de protección y seguridad al respecto no es sólo un compromiso que
el organizador adquiere con el prestador, sino un aspecto a tener en cuenta por
todos los profesionales que intervienen en la preparación de la exposición.

Para llevar a cabo estos trabajos se contratará una empresa especializada, a la que
se le especificarán las necesidades concretas de los embalajes y del transporte,
que dependerán de las características de los objetos. Esta información habrá
sido recabada del prestador a través del formulario de préstamo.

El seguimiento de todo este proceso, por parte del organizador de la exposición,

es clave para evitar posibles contratiempos en la recogida de los bienes en sus
lugares de origen y su traslado a la sala de exposiciones.


Características de los embalajes
Las características de cada embalaje dependerán del tipo de objeto, su material,
fragilidad, medidas, peso y estado de conservación, así como del tipo de
86
transporte que se utilice: terrestre, aéreo o marítimo, la distancia del recorrido
y el tipo de exposición, en el supuesto de que se contemple itinerancia de la
misma. Esta información será proporcionada por el organizador a la empresa
que construya los embalajes.

Con carácter general para la construcción de los embalajes, se tendrán en

cuenta los siguientes criterios:

 Han de ser cajas metálicas o de madera resistente (no de tablero

aglomerado) tratadas con ignifugantes y antiparasitarios.
 Se construirán con material que amortigüe golpes y vibraciones.
 Estas cajas llevarán preferentemente tacos o listones externos para
aislarlas del suelo y evitar su arrastre, así como asas metálicas para su
manipulación.
 El sistema de cierre será con tornillos a presión, o mediante anclajes.
 Todos los embalajes dispondrán de aislantes térmico y de humedad
para mantener los parámetros habituales de temperatura y humedad
relativa del objeto.
 Los materiales empleados en los embalajes serán químicamente
estables y neutros y los que se utilicen en contacto directo con la obra
no podrán ser abrasivos. Además serán resistentes a la rotura.


Ver apartado de Solicitud de préstamo
  Podrán ser embalajes individuales o compartidos dependiendo de
la fragilidad y tamaño de los objetos. Si se trata de un embalaje
compartido, deberá estar compartimentado para individualizar e
inmovilizar cada uno de los objetos.
 Se señalizarán con flechas de posición vertical, en lugar visible, para su
almacenamiento y transporte.
Si fuera necesario y para mayor seguridad, según cada caso, se podrán construir
embalajes con materiales ignífugos, impermeabilizar las cajas con cierres
herméticos empleando neopreno en las juntas, etc.

Del mismo modo durante el transporte podrán incrementarse las medidas de

seguridad mediante candados o precintos de seguridad para evitar su apertura
durante el traslado, teniendo en cuenta que nunca se señalizará el contenido
en el exterior y sólo se identificarán las cajas a través de números que serán
referenciados en los listados de transporte.


Tipos de transporte
En España, los tipos de transporte utilizados para el traslado de bienes culturales
son sobre todo el terrestre -por carretera- y el aéreo y, en menor medida, el
87
marítimo. Cada uno de ellos plantea además de los riesgos generales que
conlleva cualquier traslado, el sometimiento a determinados riesgos específicos
como son: las vibraciones, cuando se realiza por carretera; los cambios de
presión, cuando se trata de vuelos; y la elevadísima humedad en el caso del
transporte marítimo.

Puesto que cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades, éstas
condicionarán las características de los embalajes que se utilicen.

Terrestre:
Siempre que el estado de las carreteras lo permita, el camión es el medio de
transporte terrestre que ofrece más seguridad y menor riesgo para el traslado
de los bienes culturales, ya que reduce las situaciones de carga y descarga a los
lugares de origen y destino, admitiendo objetos de gran tamaño, flexibilidad
horaria, control de la conservación preventiva y seguridad.

Las empresas especializadas en el transporte de este tipo de bienes cuentan

con camiones bien equipados con aislamiento térmico, suspensión neumática
y trampillas elevadoras para realizar el traslado en buenas condiciones, y en
casos especiales, carrocería blindada.

Además, dispondrán de sistemas de detección y extinción de incendios, así

como sistemas de medición y regulación de la temperatura y la humedad desde
la cabina, y sistemas de alarma contra intrusión.
 El respeto de la normativa vigente sobre transporte y seguridad y la
obligatoriedad, dependiendo del itinerario, de dos conductores por vehículo
serán requisitos ineludibles para la contratación de este tipo de transporte.

Aéreo:
Cuando las distancias o los recorridos entre el lugar de origen y el de destino
no permitan la utilización del transporte por carretera, se utilizará el avión
para el traslado de los bienes culturales ya que se reducen los tiempos de
desplazamiento. Para ello se deberán elegir los vuelos con menos escalas y
trayectos más cortos, y tener en cuenta el tipo de carga con la que compartirán
el vuelo (alimentos perecederos, animales vivos, etc).

Cuando viajen en el interior de la bodega del avión:

 Lo harán dentro de contenedores.

 Si no es posible, porque las medidas de los embalajes no permiten su
introducción en contenedores, viajarán debidamente paletizadas.
 Siempre irán en la posición indicada en el exterior del embalaje y en la
dirección del vuelo si es necesario.
88  Siempre en cámaras presurizadas.
Si el tamaño lo permite, y así lo indica el prestador, las obras viajarán en la
cabina de pasajeros junto al correo que supervisa el traslado del objeto.

La vigilancia y control de seguridad en la terminal de carga del aeropuerto,

tanto en origen como en destino, comprenderá la manipulación, paletización
y carga, y demás traslados que se realicen en las terminales de carga y recintos
aduaneros.

Marítimo:
En general este tipo de transporte es, con mucho, el menos utilizado ya que
alarga excesivamente el tiempo de tránsito de los bienes culturales.

No obstante, si por la envergadura de los bienes, debido a un tamaño y peso

excesivos, hubiera de utilizarse este tipo de transporte será necesario construir
los embalajes adecuados para soportar las condiciones de humedad extremas
asegurando su total impermeabilización y aislamiento.

Al igual que en el transporte aéreo se deberán tener en cuenta las cargas con
las que compartirán la bodega, así como el mantenimiento de la vigilancia y la
seguridad extremas en las zonas de carga y descarga de los muelles.

Itinerarios
Al organizar los itinerarios para el traslado de los bienes al lugar de la exposición,
deben considerarse el tipo de transporte y las necesidades de conservación
preventiva de cada uno de los objetos, intentando siempre realizar los trayectos
más cortos posible.

Los itinerarios propuestos serán comunicados a los diferentes prestadores para

su aceptación. Si la longitud del trayecto entre los lugares de origen y destino
obliga a realizar alguna pernocta, los bienes culturales deberán custodiarse en
un recinto protegido. Los espacios más utilizados suelen ser los almacenes de
la empresa encargada del transporte o Cuarteles de la Guardia Civil, en este
último caso se solicitará el correspondiente permiso con la debida antelación.


Correos
Entre las condiciones del préstamo, los prestadores podrán solicitar la asistencia
de una persona, denominada correo, para supervisar que los trabajos de
manipulación, embalaje y transporte de los objetos que ceden para la exposición,
se realicen en condiciones óptimas para su conservación preventiva.

Entre las funciones del correo destacan: 89

 Supervisar las diferentes fases de embalaje, transporte y montaje para

que se realicen de acuerdo a las cláusulas establecidas en el préstamo.
 Acompañar a las piezas durante su traslado cuando el prestador así lo
decida.
Generalmente, la empresa de transportes se ocupará de gestionar el alojamiento
en hotel de 3 estrellas y dietas del correo, durante el tiempo que dure su
desplazamiento.

Es norma consensuada entre instituciones museísticas que la duración del des­

plazamiento será de 2 días y 1 noche para viajes en España; 4 días y 3 noches
para viajes en Europa; y 6 días y 5 noches, en viajes intercontinentales.


Escolta
En ocasiones, y cuando los objetos transportados superan determinadas
valoraciones, algunos prestadores podrán exigir la presencia de escolta
durante su transporte como medida de seguridad complementaria. La escolta
puede ser oficial o privada, dependiendo si el organizador de la muestra es un
organismo público o privado, y podrá ser en territorio nacional o internacional.
La gestión de la misma y la asunción del gasto se realizará por el organizador
de la exposición.
 La solicitud de escolta policial se realizará mediante la cumplimentación de un
cuestionario en el que se especificarán los datos relativos a:

 Organismo oficial que cursa la petición.

 Título de la exposición.
 Tiempo de duración de la exposición.
 Nombre y datos del propietario o titular de los bienes.
 Valoración económica de los objetos.
 Fecha, lugar y hora del inicio del traslado (lugar de origen).
 Fecha, lugar y hora de su finalización (lugar de destino).
 Nombre y datos de la persona que actúa como correo o enlace.
 Denominación de la empresa de transportes.
 Domicilio social de la empresa de transportes.
 Nombre y datos de contacto de la persona responsable en la empresa.
 Nombre y datos de los conductores.
 Datos del vehículo (marca, modelo, color, nº matrícula...).
 Itinerario a realizar.
90
Dicha petición debe ser presentada con un período de antelación de un mínimo
de 4 días dentro de la misma ciudad o provincia, 6 días si es un traslado
interprovincial y 10 días para países extranjeros.


Recogida de los bienes
Con el fin de que la empresa de transporte a la que se encargue el embalaje y
recogida de los bienes pueda realizar su cometido, con carácter general se le
proporcionará la siguiente información:

 Relación numerada de objetos, indicando:

 Título, material y técnica.
 Medidas.
 Peso o cualquier otra característica en aquellos casos en los que ese
dato pueda ser un factor importante tanto para la manipulación como
para el propio transporte de la obra.
 Tipos de embalajes requeridos según las particularidades de los
objetos a transportar.
 Condiciones requeridas para el transporte terrestre.


Para todos los trámites dirigirse a la Comisaría General de Seguridad Ciudadana, Unidad Central de
Protección, Brigada de Protecciones Especiales.
  Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos: país-ciudad,
y número de prestadores en cada uno de ellos.
 El número de personas, españolas o extranjeras, que acompañarán a
los bienes en calidad de correos.
Además y para proceder a una rápida y efectiva carga de los bienes, se le
proporcionarán datos precisos sobre:

 La dirección de la institución en la que se encuentren físicamente los

bienes, que puede ser diferente de la dirección del prestador.
 El horario para realizar el embalaje y recogida.
 La accesibilidad del edificio.
 El nombre y los datos de contacto del personal responsable de la
institución.
 La localización de los objetos dentro del edificio: si están en la zona
de exposición permanente, almacenes, etc y el tipo de accesos a dicha
zona a través de escaleras, ascensores, etc.
 Si precisan desmontaje y las condiciones del mismo.
Una vez embalados todos los objetos, el prestador o la persona responsable por
él designada firmará el recibo o albarán de entrega a la empresa de transporte, 91
quien entregará una copia al prestador, otra al prestatario, y una tercera para la
propia empresa. Este recibo es el documento que atestigua el período de traslado
del objeto de su lugar de origen a la sala de exposiciones temporales.

montaje
Durante la fase de montaje de la exposición se materializará el proyecto de
diseño, adecuando los espacios de la sala y distribuyendo los objetos de acuerdo
con el discurso expositivo elaborado previamente por el comisario.

El control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos,

que puede incluir algún posible cambio en el discurso expositivo o en el diseño
si fuese necesario, se efectuará por el diseñador del montaje, como se ha
señalado, en estrecha colaboración con el comisario y el coordinador técnico.

La confluencia de una gran multiplicidad de tareas, previas a la inauguración,

convierte a este período de trabajo en uno de los más delicados para los
bienes culturales. Para minimizar los riesgos, es imprescindible el escrupuloso
cumplimiento de todas las pautas relativas a la manipulación e instalación de
los objetos y mantener un estricto control de seguridad.
 Se deberá realizar un reportaje fotográfico que documente toda la fase
de montaje, desde el acondicionamiento de la sala hasta el desembalaje e
instalación de los objetos.


Calendario de montaje
El tiempo que se invierte en el montaje de una exposición depende de una serie
de factores como el lugar de la exposición, número de objetos expuestos, la
dificultad que presenten para su montaje, etc...

Entre los condicionantes más importantes a la hora de organizar el calendario

de trabajo cabe reseñar:

 La adecuación de la sala previa a la llegada de los objetos, de modo

que todos los elementos como vitrinas, paneles, etc estén preparados.
 Los lugares de procedencia de los objetos suelen ser muy diversos, por
lo tanto se debe planear una buena organización del transporte de los
mismos a la sala, coordinando itinerarios, para así poder plantear un
plan de montaje adecuado.
 Como ya se ha señalado en el apartado de transporte, el correo es
92 la persona designada por el prestador que supervisa el transporte y
montaje de sus objetos. Su asistencia influirá en la elaboración del
calendario de trabajo.
 Por último habrá que tener en cuenta la dificultad que plantea
cada objeto a la hora de ser instalado en su lugar correspondiente,
dependiendo de su tamaño, peso, etc y de la maquinaria necesaria
para su manipulación.


Acondicionamiento de la sala
Los trabajos de acondicionamiento de la sala, distribución del espacio,
construcción de vitrinas, etc, se iniciarán con la antelación suficiente que permita
la conclusión de los mismos previamente a la instalación de los bienes culturales
que van a presentarse en la exposición.

Seguirán las especificaciones de materiales y calidades determinadas en

el proyecto de montaje y planos correspondientes, y con carácter general
consistirán en:

 Trabajos de pintura, carpintería y electricidad.

 Construcción de vitrinas.
 Soportes para los objetos.
 Iluminación.
 Instalación de equipos audiovisuales, en su caso.
Será necesario tener presente la adecuada y fluida circulación del público, de
modo que si se ve entorpecida por la instalación de alguno de los elementos
previstos en el diseño del montaje este inconveniente se pueda resolver con
flexibilidad.

Al mismo tiempo, y mientras duren los trabajos de acondicionamiento se deben

controlar los parámetros de temperatura y humedad relativa a fin de preparar las
condiciones ambientales que deben encontrar los objetos a su llegada a la sala
y que, lógicamente, serán las mismas que se requieran para su exhibición.

También se comprobará el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad

para protección contra fuego, robo y vandalismo. Las cámaras de vigilancia
deberán orientarse de modo que proporcionen el mayor ángulo de visibilidad.
Además, durante la fase de montaje, se contará con el apoyo de vigilancia
humana de seguridad.


Recepción de los bienes
Tras la llegada de los objetos al lugar de la exposición son necesarios una serie
de pasos previos a su instalación, como respetar un período de aclimatación
de los embalajes antes de su apertura, la realización de un informe del estado
93
conservación de cada objeto y la emisión del acta de recepción.

De este modo será necesario respetar un tiempo mínimo de 24 horas antes

de proceder a la apertura de los embalajes para permitir una aclimatación
paulatina de los mismos y evitar cambios bruscos de temperatura y humedad
que puedan perjudicar el estado de conservación de los objetos.

La apertura de los embalajes se llevara a cabo por el personal responsable

de la empresa de transportes y siempre en presencia del personal técnico de
coordinación, del personal técnico de conservación-restauración y del correo
en su caso.

Los embalajes se abrirán en función con:

 la distribución espacial de las unidades expositivas, evitando manipular

los objetos en exceso y extremando la precaución con los mas
delicados.
 el calendario, marcado por la presencia o no de correos supervisando
las labores de montaje.
La empresa de montaje facilitará la instalación de las mesas de trabajo necesarias
para la correspondiente observación y manipulación de los objetos en buenas
condiciones de seguridad e iluminación. Una vez desembalados los objetos y
antes de instalarlos en el lugar correspondiente será necesario llevar a cabo un
análisis minucioso de los mismos para realizar un informe sobre su estado de
 conservación que será firmado por el restaurador o profesional que lo realice,
el correo en su caso y el coordinador de la exposición.

Este informe de conservación es fundamental para:

 detallar el estado del objeto a su llegada a la sala de exposición.

 contrastar si durante el transporte ha sufrido algún daño, comparando
con el informe de conservación emitido en su caso por el prestador.
 analizar si algún objeto presenta elementos contaminantes (hongos,
carcoma, etc.) que puedan poner en riesgo el resto de los objetos y
tomar las decisiones oportunas al respecto (no exponerlo, ponerlo en
cuarentena, etc...).
 poder comprobar al final de la exposición si se han producido o no
deterioro en los bienes expuestos.
Es aconsejable que sea realizado por restauradores, preferentemente
especializados en los materiales del objeto, y detallar lo máximo posible todos
los deterioros ocasionados por agentes físicos, químicos o medioambientales
que se observen en la pieza.

Finalmente, deberá emitirse un acta de recepción, documento por el cual

94
el prestatario acredita que ha recibido la obra en calidad de préstamo
temporal.

El documento debe estar firmado, fechado y sellado por el prestatario, y adjuntar

la relación de todas las obras prestadas.

Del mismo modo se redactará un escrito que será firmado por el responsable
de la Institución donde se realiza la exposición que acredite que los objetos
presentes en la muestra quedan bajo su custodia, identificando cada uno de
los objetos y señalando cualquier tipo de incidencia.


Instalación de los bienes
La mayoría de los contratiempos que surgen durante la fase de montaje están
relacionados con la instalación de los objetos, sus anclajes, plintos de tamaño
mayor o menor al de la obra, etc. La presencia del diseñador y la versatilidad
de la empresa de montaje deben hacer que estos problemas se minimicen.

Previamente a la instalación de los bienes:

 La sala ha de estar perfectamente limpia y libre de maquinaria o

elementos que dificulten el paso y la manipulación de los mismos.


Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnica
  Toda la pintura de paredes, vitrinas, etc totalmente seca para evitar
que manche o contamine cualquier objeto.
La manipulación de los objetos se realizará:

 Con carácter general con guantes de algodón o latex.

 Por el personal de la empresa encargada del montaje de la exposición,
quien proporcionará el material necesario para esta fase.
 Bajo la supervisión del coordinador de la muestra.
 Siguiendo las indicaciones si fuera necesario del correo.
 Siempre en función de su materia, peso, forma y estado de
conservación.
Como se ha señalado, este es uno de los momentos de mayor riesgo, por lo tanto
todas estas operaciones se realizarán por personal especializado y conocedor
de la especificidad que presenta cada material.

Una vez ubicados todos los objetos en su lugar correspondiente, se revisará

que:

 Cada uno esté identificado con su cartela correspondiente.

95
 Todas las vitrinas estén perfectamente cerradas, y con sus sistemas de
conservación preventiva activos.
 La iluminación sea la adecuada a los requisitos de conservación
preventiva.
 El recorrido esté correctamente señalizado.
 La protección y seguridad de los bienes expuestos sea la óptima.
 La instalación de los elementos complementarios (paneles,
audiovisuales, etc) sea la idónea.
 exhibición

Esta fase supondrá la culminación de todo el trabajo anterior, es el momento en

el que se presentará al público el proyecto ejecutado, y en el que se constatará
la recepción que de éste hace la sociedad. De su buena acogida dependerá en
parte el éxito de la exposición.

La inauguración será el momento de presentación oficial a los medios de

comunicación y al público en general. Su período de apertura deberá ser el
suficiente para alcanzar su máxima difusión y rentabilidad social.

Durante este período se hará un seguimiento de la condiciones ambientales y

96 de seguridad de la sala de exposiciones, para controlar que los bienes expuestos
no sufran alteraciones.

Paralelamente se organizarán actividades complementarias que contribuyan

a una participación activa de los visitantes, junto a una planificada publicidad
y difusión que deberá mantenerse durante todo el período de apertura de la
muestra.

 inauguración
 mantenimiento y control
 comunicación y difusión
inauguración
Se realizarán las gestiones protocolarias pertinentes para que las autoridades
que se desea inauguren la exposición. Al mismo tiempo se coordinará la
edición de las invitaciones, la presentación a los medios de comunicación y los
correspondientes actos inaugurales.


Invitaciones
Es aconsejable disponer de un diseño específico de invitación, ya que supone
una imagen de difusión de la propia entidad organizadora. Entre los aspectos
vinculados a las invitaciones hay que reseñar:

 Criterios y fórmulas protocolarias.

 Quién invita.
 Fórmula protocolaria.
 Título de la exposición.
 Lugar, fecha y hora.
 Imagen identificativa de la exposición.
97
 Logotipos, dependiendo de lo acordado en los convenios o lo
establecido como norma oficial.

 Distribución de las invitaciones, que se hará con la suficiente antelación para

su recepción anticipada, y el alcance de dicha distribución dependerá del
tipo de exposición, estableciéndose diferentes grupos de destinatarios.
 Protocolo y patrocinadores.
 Prestadores, colaboradores de la muestra y del catálogo.
 Profesionales de ámbitos relacionados con la temática de la
exposición.


Presentación a los medios de comunicación
Con anterioridad al acto inaugural se convocará a los medios de comunicación
para la presentación de la exposición que, con carácter general, consistirá
en:

 Presentación a cargo del organizador.

 Presencia y participación del comisario, de patrocinadores o
colaboradores, según las estipulaciones previstas en convenio.
 Visita a la exposición guiada por el comisario.
  Se entregará a cada uno de los asistentes el ‘dossier de prensa’ de la
exposición que constara de:
 Texto breve explicativo de la exposición, que suele ser un extracto
del catálogo de la muestra.
 Notas informativas sobre la organización, el comisariado, el espacio
expositivo, las actividades de difusión, en su caso, etc.
 Material fotográfico para su publicación.


Acto inaugural
En el lugar, fecha y hora indicados en la invitación se procederá a la inauguración
de la exposición, mediante:

 Presentación inaugural a cargo del organizador.

 Presencia y participación de patrocinadores o colabores, en su caso,
según estipulaciones previstas en convenio..
 Visita a la exposición guiada por el comisario.
 Optativamente se podrá ofrecer un cóctel de cortesía.

98

mantenimiento y control
Una vez inaugurada la exposición será necesario realizar controles periódicos
que aseguren:

 Que la gráfica y los elementos expositivos se mantengan en perfecto

estado.
 La seguridad y conservación de los objetos expuestos, comprobando
el correcto funcionamiento de los mecanismos de medición y control e
informando de cualquier incidencia al coordinador de la exposición.
 La reposición constante del material divulgativo que se facilite en la
exposición.
 El correcto funcionamiento de audioguías, elementos audiovisuales, etc.
 Que el número de visitantes en la sala de exposición no supere el límite
establecido, tanto para la buena conservación de los bienes expuestos como
para su adecuada contemplación.
 La atención correcta al visitante por el personal de vigilancia.
comunicación y difusión
Sin duda, el fin último de toda exposición es incrementar el acervo cultural de
amplios sectores de la sociedad. Para ello se facilitarán los elementos necesarios
que permitan una mayor aproximación y disfrute de la exposición. Este objetivo
se alcanza a través de diferentes mecanismos de comunicación y difusión.


Publicidad
La programación y gestión deberán realizarse con antelación a la fecha de la
inauguración. Los medios son variados y su utilización dependerá del alcance
que se quiera dar a la difusión de la exposición10, así como del presupuesto
económico que se disponga.

Además de la rueda de prensa que se habrá realizado con motivo de la

inauguración, se podrán tener en cuenta diferentes recursos como:

 Inserciones publicitarias en medios de comunicación, prensa, radio y/o

televisión.
 Difusión a través de internet.
 En la propia sede de la exposición mediante la colocación de 99
banderolas, paneles y carteles informativos en el exterior.
 Instalación de carteles en puntos informativos urbanos, medios de
transporte, etc.
 Edición de postal-free y su difusión en lugares de ocio.
 Publicidad en los programas de tour-operadores.
 Comercialización de objetos relacionados con la exposición.
Durante el periodo de exhibición se recopilará toda la publicidad y reseñas
aparecidas en diferentes medios de comunicación para la elaboración del
“dossier de prensa”.


Elementos comunicativos
La información deberá estar estructurada en diferentes niveles que den respuesta
a las necesidades de los diferentes públicos que acudan a la exposición. Se
tendrá en cuenta el contenido, con especial atención a los conceptos y a la
terminología, a la extensión que deberá ser esquemática y breve y así como al
diseño en cuanto a colores, tipografías, escenografías e imágenes.

Los diferentes medios informativos a utilizar se podrán agrupar en :

 Orales: guías, audioguías...

10
Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicación Institucional.
  Escritos: paneles informativos, folletos, boletines, guías breves,
catálogos, etc.
 Medios audiovisuales e interactivos.
La programación de actividades será otro elemento comunicativo indispensable.
Las posibilidades son múltiples y dependerán del tipo de exposición y del tipo de
público al que van dirigidas. Entre las actividades más frecuentes destacan:

 Visitas guiadas, interactivas o virtuales.

 Conferencias, cursos, coloquios, debates...
 Proyecciones de audiovisuales.
 Talleres.
 Escenificaciones o performances.
 Conciertos y/o otras actividades complementarias.
 Maletas didácticas.


Catálogo
Entre las diferentes publicaciones (folletos, boletines, guías breves...) que con
motivo de una exposición temporal se suelen llevar a cabo, el catálogo cobra
100
un especial protagonismo al difundir las investigaciones más recientes sobre la
materia. Dado su carácter testimonial una vez finalizada la exposición, se deberá
cuidar al máximo en su elaboración la calidad científica y técnica.

La edición del catálogo requiere su inclusión previa en el plan anual de

publicaciones de la Institución o entidad organizadora, que dotará la partida
presupuestaria correspondiente para la realización del mismo.

La gestión del catálogo supone en si misma una labor de coordinación

equiparable a la de la propia exposición.

Con carácter general el esquema básico del catálogo contemplará:

 Cuadro directivo de la organización.

 Créditos: de la exposición, del catalogo, copyright 11de los autores y de
los fotógrafos, agradecimientos, NIPO, ISBN...
 Textos institucionales de presentación de la exposición, organizador,
patrocinadores y/o Instituciones o entidades colaboradoras según
estipuladas en el convenio.
 Textos de investigación, que analizan en profundidad los temas según
los bloques expositivos.

11
Para todo lo relacionado con los derechos de autoría y reproducción habrá que atenerse a la Ley de
Propiedad Intelectual.
 Fichas de las piezas expuestas, individualizadas o por conjuntos de
obras, acompañadas de una imagen identificativa.
 Logos, atendiendo a la categoría de organización, patrocinio y
colaboración.
 Código de barras, si se desea su comercialización.

101
 clausura

El cierre de la exposición lleva implícito el desmontaje de la muestra, la devolución

de los objetos a cada uno de los prestadores, el análisis y la evaluación de todo
el proceso expositivo, así como el archivado de la documentación generada.
Este proceso deberá planificarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el
que se han desempeñado las anteriores etapas.

Tomando como ejemplo el montaje se debe de fijar un calendario de desmontaje,

marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con
las actas de devolución se formalizará la finalización del correspondiente
préstamo.
102
El análisis y evaluación de la exposición dejará constancia de su repercusión
en la sociedad y servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de
actuación de cara al público visitante de las exposiciones temporales.

Por último con el archivado de toda la documentación generada a lo largo de

todo el proceso, se da por concluida la exposición, asegurando con esto la
conservación y protección de la información para el futuro.

 desmontaje
 devolución de préstamos
 análisis y evaluación de la exposición
 archivado de la exposición
desmontaje
Finalizada la apertura al público de la exposición comienza el desmontaje,
que conlleva un proceso de coordinación y trabajo similar al del montaje de la
muestra. De nuevo una buena coordinación es fundamental para establecer un
calendario de desmontaje que tendrá en cuenta la asistencia o no de correos
para supervisar la manipulación, embalaje y carga de los objetos, así como los
itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen.

Lógicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje

puesto que las particularidades y dificultades que plantean los objetos ya
son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su
desinstalación y reembalaje.

La manipulación de los objetos se llevará a cabo por el personal de la empresa

de montaje que proporcionará todos los elementos necesarios, y en presencia del
coordinador, correos en su caso y el personal de conservación-restauración.

Se realizará también un Informe de conservación de cada uno de los bienes. Este

in­forme requiere el mismo análisis del bien que a la llegada de éste a la sala de
exposición. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar
un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias 103
en su caso, firmándose y fechándose tanto al inicio como a la finalización de la
exposición por el personal técnico de conservación-restauración, el coordinador
de la muestra y el correo para cada pieza en su caso.

Este informe es clave para:

 Analizar si el objeto ha sufrido daños durante el período de la

exposición.
 Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre
daños durante el transporte de regreso.
Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposición, se iniciará
el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc).
Previamente se habrá decidido la reutilización o no de dichos elementos por la
propia organización o su cesión a otras Instituciones.

Por último, el responsable de la Institución o entidad que ha acogido la expo­

sición acredita la salida de los objetos expuestos.
 devolución del préstamo
Se comunicará a cada uno de los prestadores, con antelación, el día de la
devolución de los objetos, para su correspondiente recepción y firma del albarán
o recibo de entrega de la empresa de transporte. Una copia de este recibo, será
remitida por la empresa al organizador de la muestra, para justificar la llegada
de cada una de los objetos a su destino.

El acta de devolución es el documento por el cual el prestatario acredita que

devuelve las obras recibidas en calidad de préstamo temporal al prestador de
las mismas. Este documento, irá firmado y sellado por el organizador, quien
una vez cumplimentado y registrado deberá enviarlo al prestador quedándose
con una copia.

Junto al acta de devolución se adjuntará:

 La carta de agradecimiento en la que se recomienda señalar el número

de visitantes que ha tenido la exposición y algún comentario reseñable
en prensa sobre ella.
 El dossier que recoja todas las referencias aparecidas en los medios de
comunicación sobre la exposición.
104

análisis y evaluación de la exposición

Una vez finalizado todo el proceso expositivo se procederá la evaluación de
la exposición. Esta evaluación se suele llevar a cabo desde dos vertientes:
evaluación y análisis de público y análisis y evaluación económica.


Análisis y evaluación de público
Entre los métodos de análisis de público destacan los cuantitativos (número
de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones
personales de la exposición, etc) Para la obtención de éstos datos se recurrirá
a la utilización de cuestionarios, observación directa en sala, entrevistas, etc.

Se establecerán los tipos principales de visitantes, por ejemplo:

 Individual o aislado.
 Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Turísticos, etc.
 Grupos Especiales: Discapacitados físicos o psíquicos, Grupos de
integración, etc.
Dentro de los tipos de público se deberán diferenciar perfiles:
  Sociodemográfico, dependiendo de la edad, sexo, nacionalidad, lugar
de residencia, etc.
 Instrucionales, fijándose en el nivel de estudios, profesión,
conocimientos previos a la visita a la exposición, medios de
comunicación empleados para informarse sobre la muestra, etc.
 Actitucionales, incidiendo en la forma de la visita (individual, grupo,
amigos, etc) distribución de la visita, objetivo de la visita (interés,
casualidad, viaje, etc)
Finalmente para la obtención de datos se recurrirá al análisis cuantitativo a
través de:

 Número total de visitantes.

 Venta de publicaciones (catálogos, carteles, etc)
 Distribución de los días de la semana.
 Incremento en días determinados (domingos, festivos, pago, gratuito,
inició, fin del período expositivo).
 Máxima hora de visita. (Horas de máxima y mínima afluencia).
La relación y utilización del espacio expositivo por parte del público es otro de los
principales elementos de análisis a través de dos objetivos metodológicos: 105

 Comprobar cual es el recorrido que los visitantes realizan.

 Constatar la atención dedicada por los visitantes a los distintos
elementos que componen la exposición.
Con todos los datos obtenidos a lo largo del período de apertura al público, a
través de los métodos ya señalados, se desarrollará una evaluación que dejará
constancia de la repercusión que ha tenido la muestra en la sociedad y que
servirá para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuación de
cara al público visitante de las exposiciones temporales.


Análisis y evaluación económica
Se deberá analizar cual ha sido el grado de desviación entre la inversión
presupuestada y la inversión final, para evaluar si la estimación del coste fue
adecuada o no. Del mismo modo se analizará la distribución de los costes entre
las diferentes partidas, así como el porcentaje de financiación por mecenazgo
y/o patrocinio, en su caso.

Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones económicas. Por

lo que se deberá analizar, evaluar y justificar dicha inversión. Esto permitirá
poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilización de los
recursos económicos más racionalizada.
 archivado de la exposición
La conservación de la documentación tanto escrita como en imagen, que
se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha
información para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas
marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena
preservación de la documentación y su facilidad de consulta.

En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha información12 a través de

diferentes medios informáticos es cada vez más frecuente, por lo que se deberá
atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta información
a consulta libre.

En el anexo13 se propone una organización de archivo, que siguiendo los grandes

bloques de la gestión, plantea la posibilidad de organizar toda la documentación
de forma racionalizada y de fácil consulta para personas ajenas al proceso en
el futuro.

106

12
La Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes ha creado una base de datos de
exposiciones temporales. Ver www.mcu.es (Promoción del Arte)
13
Ver modelo en el Anexo de Coordinación Técnico.
107
 109

anexos
 gestión económica
 coordinación técnica
110
 111

anexos
gestión económica

pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del comisariado


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del diseño del montaje


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del montaje y desmontaje


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del seguro


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del embalaje y transporte
de los bienes culturales


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación del diseño gráfico del catálogo


pliego de prescripciones técnicas para la
contratación de la impresión del catálogo
 pliego de prescripciones técnicas para
112 la contratación del comisariado

El comisariado es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite,

se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible y existiesen
motivos suficientes que lo justifiquen, podría tramitarse por procedimiento
negociado sin publicidad y sin concurrencia de ofertas, conforme al artículo
210b de la Ley de Contratos, y si no fuera así, por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley
de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos
o funciones que debe realizar un comisario y que básicamente serán:


Elaboración del proyecto científico-cultural y definición de sus
características.

Selección y localización de los objetos a exponer.

Facilitar datos de contacto de los prestadores.

Identificación de objetos con ficha completa que permitan la solicitud de
las mismas.

Coordinación del discurso expositivo con el diseñador de montaje.

Aportación de información complementaria a la exposición: textos,
documentos, mapas, etc.

Colaboración con el diseñador y el coordinador en la supervisión del
montaje de la exposición.

Redacción de textos para material de comunicación (protocolo, prensa...)
y difusión (material divulgativo complementario) de la exposición.

Si se hace catálogo de la exposición:


Coordinación científica del catálogo.

Designación de colaboradores científicos para elaboración de textos y
fichas de catalogación razonada.

Redacción de textos para el catálogo.

Preparación del borrador del texto institucional.

Supervisión de las pruebas de imprenta del catálogo.

Además, incluirá, si es necesario, aquéllas otras que específicamente pueda

necesitar una exposición en concreto.
 pliego de prescripciones técnicas
para la contratación del diseño del 113

montaje

El proyecto de diseño de la exposición es un contrato de consultoría y asistencia.

Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la
Ley de Contratos.

En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones

que debe realizar el diseñador que, con carácter general serán:


Elaboración de un proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que
incluirá distribución y ubicación de los objetos, itinerario y circulación de
visitantes.

Planos de superficie y alzado de la sala.

Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que
se requiera.

Delineación de planos para su construcción.

Definición de materiales.

Propuesta de iluminación.

Diseño de la gráfica de la exposición.

Aplicación de la gráfica a cartelas, rótulos, carteles, banderolas...

Dirección técnica del montaje.

Recepción del material para el levantamiento de paneles,
replanteamiento en sala, seguimiento de la construcción de paramentos
y de sus acabados.

Control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los
objetos, en colaboración con el comisario y el coordinador.

Como anexo a este Pliego, se facilitará:


un listado de objetos en el que se indique materia, técnica y medidas,

el proyecto expositivo del comisario a fin de que el diseñador conozca no
sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera
que con su diseño contribuya a su realización.
 pliego de prescripciones técnicas
114
para la contratación del montaje y
desmontaje de una exposición

El montaje y desmontaje de una exposición es habitualmente un contrato de

servicio, si bien en ciertas ocasiones, cuando el volumen de elementos a fabricar
es muy grande, puede considerarse un contrato de suministro de fabricación.
Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h o 182i de
la Ley de Contratos, será necesario convocar un concurso público.

Está condicionado por el proyecto que ha elaborado el diseñador, y a él se tendrá

que ajustar la empresa adjudicataria del contrato, además de comprometerse
a trabajar bajo la dirección técnica del diseñador.

El trabajo variará mucho en función del proyecto de diseño y las condiciones

de la sala, pero en general se suelen tratar las siguientes partidas:


Trabajos de pintura, carpintería, electricidad y acondicionamiento de
sala con descripción de materiales y calidades (levantamiento de muros,
enmoquetado de suelo, cegado de ventanas...)
 Construcción de vitrinas (número, medidas, tipo de cristal, tipo de
iluminación,...)

Soportes para piezas (número y tipo de soportes, calidades...)

Iluminación. Incluye la instalación necesaria y, según el caso, material.

Instalación de equipos audiovisuales.

Gráfica. Se solicitará una revisión final de la gráfica a partir de pautas
de diseño: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedirá realización de
elementos indicando tipo de impresión, cantidad, material y dimensiones
de cada uno.

Puede haber un apartado de varios, para pequeñas partidas, en el que se
incluirán:
 las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguración y
después de la clausura de la exposición, así como
 las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebración de
la exposición.

Se indicará si es necesaria la instalación de alarmas en determinadas
obras.

Se indicará número de objetos a instalar.

Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados.

Instalación de los objetos siguiendo el proyecto de diseño. 115


Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán para la
realización del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrán que ser
tenidos en cuenta para la elaboración de un calendario de trabajo por
parte de las empresas licitantes.

Realización de un reportaje fotográfico de las diferentes fases del
montaje e instalación definitiva.

Como anexo al pliego se entregarán:


Los planos necesarios para llevar a cabo la construcción de los elementos
expositivos y el montaje de los mismos.
 pliego de prescripciones técnicas para
116
la contratación del seguro

El seguro de una exposición es un contrato de servicio. Dado que la valoración de

las obras puede estar incluida dentro de un intervalo muy amplio, su tramitación
puede realizarse si por su importe fuera posible, como un contrato menor, pero
puede ser necesaria su tramitación por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos
e incluso ser necesaria la convocatoria de un concurso público. En el pliego
prescripciones técnicas se enumerarán las condiciones y los datos de la póliza
a suscribir que, con carácter general serán:


Indicación de quien será el suscriptor de la póliza, que en nuestro caso
será normalmente el órgano de contratación, y quiénes sus beneficiarios,
que serán siempre los prestadores.

Condiciones de la póliza.

Período de cobertura, que suele estar entre 10 y 15 días antes de la
inauguración y después de la clausura para que no haya ningún problema
en que la obra esté asegurada durante su transporte, desde el momento
en que sale de su origen hasta su devolución al mismo lugar.

Valor total de los objetos.

Lugar de origen y forma de transporte.

Condiciones de la sala donde se expondrán.

Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen

los siguientes datos:


Número de prestadores.

Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).

Valoración económica de cada uno de los objetos.

Si el objeto pertenece a un organismo público o privado (nunca los datos
concretos de propietario que solo se facilitan a la empresa adjudicataria
para la emisión de los correspondientes certificados),

Lugar de recogida del objeto (país y ciudad).


Ver apartado “Suscripción de póliza con compañía privada”
 pliego de prescripciones técnicas
para la contratación del embalaje y 117

transporte de los bienes culturales

El embalaje y transporte de una exposición es un contrato de servicio. Si por su

importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos,
será necesario convocar un concurso público. En el pliego prescripciones
técnicas se enumerarán todos los trabajos necesarios para su realización que,
con carácter general serán:


Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos, país y ciudad,
y número de prestadores en cada uno de ellos.

Tipos de embalajes requeridos en función de los objetos a transportar.

Condiciones requeridas para el transporte, por ejemplo terrestre (además
de las condiciones que deben cumplir los camiones, puede indicarse si se
requiere o no transporte exclusivo).

El número de correos previstos, tanto nacionales como extranjeros, que
acompañarán a los objetos y que deben ser atendidos por la empresa
adjudicataria.

Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán tanto para la
concentración, incluyendo los días de desembalaje en sala, como para la
dispersión de objetos, incluyendo los días de embalaje en sala.

De ser necesario se solicitará el almacenamiento de todos los embalajes
por la empresa adjudicataria durante el periodo expositivo.

Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen

los siguientes datos:


Número de prestadores.

Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).

Se especificará el peso o cualquier otra característica en aquellos casos
en los que ese dato pueda ser un factor importante, tanto para la
realización del embalaje como para el propio transporte de la obra.

Si el objeto pertenece a un organismo público o privado.

Lugar de recogida del objeto (país y ciudad, ya que la dirección solo se
facilita a la empresa adjudicataria).
 pliego de prescripciones técnicas para
118
la contratación del diseño gráfico del
catálogo

El proyecto de diseño del catálogo es un contrato de consultoría y asistencia.

Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la
Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los
trabajos o funciones que debe realizar el diseñador gráfico que, con carácter
general serán:


Elaboración de un proyecto de diseño gráfico y composición del
catálogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo.

Maquetación de los textos y reproducciones fotográficas.

Entrega del trabajo en soporte digital para su envío a la imprenta.

Supervisión de las pruebas de fotomecánica.

Si se tiene prevista la realización de otro tipo de material impreso, como
puede ser tríptico, es habitual incluir su diseño dentro de este contrato.

Como anexo a este pliego, se facilitará:


el proyecto expositivo del comisario.

el índice de contenido del catálogo (artículos y fichas encargados).

la relación de objetos e imágenes, a fin de que el diseñador conozca no
sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera
que con su diseño contribuya a su realización.
 pliego de prescripciones técnicas para
la contratación de la impresión del 119

catálogo

La edición del catálogo es un contrato de servicio. Si por su importe no

fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con
concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos, sería
necesario convocar un concurso público. Está condicionado por el proyecto del
diseñador y a el deberá ajustarse la empresa adjudicataria. Los datos que debe
contener son los siguientes:


Características técnicas:
 Formato que se desea.
 Número de páginas.
 Tipo de papel a emplear.
 Tipo de impresión.
 Número y tamaño de reproducciones que se incluirán: dibujos, planos
etc.
 Tipo de encuadernación.

Número de ejemplares.

Distribución de la publicación.

Como anexo al pliego se entrega la maqueta del diseño.

120
 121

anexos
coordinación técnica

formulario de préstamo


cuestionario sobre condiciones técnicas de
salas para exposición temporal


informe de conservación


modelo de archivado de una exposición
122
 123

formulario de préstamo
124 MINISTERIO DIRECCIÓN GENERAL
DE CULTURA DE BELLAS ARTES
Y BIENES CULTURALES

FORMULARIO DE PRÉSTAMO
EXPOSICIÓN:

SEDE:

FECHAS:

PRESTADOR:

DATOS PARA EL CATÁLOGO / GRÁFICA DE LA EXPOSICIÓN

Forma en que el prestador desea ser mencionado (colección particular, museo, fundación ...):

DATOS PARA EL TRANSPORTE:

Lugar donde se recoge la pieza:

Lugar donde se devuelve:
Horario :

Persona de contacto:
Teléfono: E-mail:

CORREO(persona designada por el prestador) SÍ NO

Persona de contacto:
Teléfono: E-mail:

MATERIAL FOTOGRÁFICO DISPONIBLE:

Transparencia Digital (alta resolución)

CESIÓN TEMPORAL DE DERECHOS DE REPRODUCCIÓN (si procede)

Autorizo a la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes a reproducir la/s obra/s
objeto del presente préstamo en el material de difusión de la exposición temporal (publicaciones,
memoria anual, página web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicación...)

FECHA: PRESTADOR:

SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO

 EXPOSICIÓN: 125
SEDE:

FECHAS:

PRESTADOR:

Nº Inv./ Identif.:

OBJETO:

TÍTULO:

AUTOR:

FECHA:

FIRMAS / MARCAS:

MATERIA / TÉCNICA:

MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.) Alto Ancho Profundo

MEDIDAS PARA EMBALAJE Alto Ancho Profundo

(incluyendo otros elementos inseparables de la pieza –marcos, pedestales…-
En el caso de conjuntos indicar el número de piezas y medidas)

PESO (si procede por la materia y medidas):

DATOS PARA EL SEGURO: Valoración en cifras:

en letras:

ESTADO DE CONSERVACIÓN:

Necesita tratamiento: * Objeto: SI NO * Otros elementos: SI NO

OBSERVACIONES
(conservación, embalaje, transporte, accesos al edificio...)

Firma del prestador

SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO

.
126
 127

cuestionario sobre condiciones

técnicas de salas para exposición
temporal
 MINISTERIO
128 DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS
ARTES Y BIENES CULTURALES

CUESTIONARIO SOBRE SALAS PARA EXPOSICIÓN

TEMPORAL

ORGANIZADOR:

TITULO EXPOSICIÓN:

FECHAS DE LA EXPOSICIÓN:

1. INFORMACIÓN GENERAL
Institución a la que pertenece:

- Dirección:

C.P.-localidad: Provincia:

- Teléfono: Fax:

- Página web:

- Director/a:

- Persona de contacto:

- Cargo:

- Titularidad:

Pública: Estatal … Autonómica … Local … Otras

Privada: Eclesiástica … Fundación … Particular … Otras :

Lugar de la exposición ( rellenar en caso de ser diferente del de la institución )

- Dirección:

C.P.-localidad: Provincia:

- Teléfono: Fax:

PLAZA DEL REY 1

28004 MADRID
TEL: 91 70 17 000
. (32530)
FAX: 91 7017382
 129

2. DESCRIPCIÓN DEL EDIFICIO Y DE SU SITUACIÓN EN EL ENTORNO

- Fecha de edificación:
- Material de construcción:

Cristal de seguridad

Telas/ Alfombra
Hormigón

Madera
Ladrillo

Piedra
Adobe

Cristal

Acero

Otros
Paredes exteriores

Paredes interiores

Suelos

Techos

Estructura

- Nº de plantas:
- ¿Es un edificio exento? SI … NO …
- Dispone de: Jardín … Patio …
- ¿Dispone de Zona de Aparcamiento? Público … Privado … Número de plazas:
- El edificio se encuentra en una zona:

CÉNTRICA PERIFÉRICA AISLADA INDUSTRIAL AJARDINADA MARÍTIMA FLUVIAL

- ¿Cuándo se hizo la última reforma de envergadura?

ƒ ¿Afectó a la sala de exposición temporal? SI … NO …
ƒ ¿ Están previstas reformas futuras? SI … NO …
ƒ ¿Coinciden con las fechas de la exposición? SI … NO …
- ¿Fecha de la última Inspección Técnica de Edificios?

MINISTERIO
2 DE CULTURA
130

3. DESCRIPCIÓN DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Dispone el edificio de una sala para exposiciones temporales? SI … NO …

ƒ En caso negativo:
¿Existe otro espacio habilitado al respecto?
¿Se utilizan las salas de la exposición permanente? SI … NO …

- ¿Dispone de una sala de almacenaje ( almacén de tránsito) que pueda ser utilizada por
necesidades de la exposición temporal? SI … NO …
ƒ En caso positivo:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura :
Capacidad máxima de carga: (por m2 )
¿Dispone de sala de preparación y examen de las piezas adjunta? SI … NO …

- ¿Qué tipo de accesos tiene la sala de exposiciones temporales?

ƒ Muelle de carga y descarga …
ƒ Montacargas …
Altura:
Anchura:
Capacidad máxima de carga:
ƒ Escalera …
Altura:
Anchura:
Giro máximo:

- ¿Dispone de personal cualificado para el movimiento de piezas? SI … NO …

- ¿Dispone de restauradores de Bienes Culturales? SI … NO …

MINISTERIO
3 DE CULTURA
 131

- Medidas de la sala de exposiciones temporales:

ƒ Metros cuadrados:
ƒ Metros lineales:
ƒ Altura de techo:
ƒ Capacidad de carga máxima: (por m2)

- Condicionamientos arquitectónicos:
Columnas … Paramentos … Otros:

- ¿Existe panelación en la sala? SI … NO …

- Nº de puertas: Altura máxima: Anchura máxima:

- Nº de ventanas: Altura máxima: Anchura máxima:
- Salidas de emergencia:
- ¿Dispone de acceso directo desde la calle? SI … NO …
Materiales compuestos

ACABADOS
Pintura plástica

Tarima flotante
Escayola

Terrazo

Madera

Pladur

Piedra

Otros
Gresl

Paredes interiores

Suelos

Techos

4. CONDICIONES AMBIENTALES DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Cada cuánto tiempo se revisan las condiciones ambientales de la sala?

- ¿Existe un sistema informatizado para efectuar tal medición? SI … NO …
- ¿Funcionan los sistemas de medición y regulación ambiental las 24 horas? SI … NO …
En caso negativo, funcionan: Día … Noche … Fines de semana …

MINISTERIO
4 DE CULTURA
132

TEMPERATURA:
- Condiciones habituales de temperatura: Max Min
- Regulación a través de:
ƒ Climatización centralizada …
ƒ Aparatos autónomos de aire acondicionado …
ƒ Radiadores …
ƒ Otros:
- Medición a través de:
ƒ Termómetros …
ƒ Termógrafos …
ƒ Termohidrógrafos …
ƒ Sondas …
ƒ Emisión de Ondas (Tipo Hanwell) …
ƒ Otros:
HUMEDAD RELATIVA:
- Condiciones habituales de humedad relativa: Max Min
- Regulación a través de:
ƒ Humidificadores …
ƒ Deshumidificadores …
ƒ Climatización centralizada …
- Medición a través de:
ƒ Higrógrafos …
ƒ Higrómetros …
ƒ Termohigrógrafos …
ƒ Psicrómetros …
ƒ Sondas …
ƒ Emisión de ondas (Tipo Hanwell) …
ƒ Otros:
CONDICIONES DE INTENSIDAD LUMÍNICA:
- ¿Hay iluminación natural en la sala? SI … NO …
- Regulación de la intensidad lumínica natural través de:
Persianas …
Cortinas …
Estores …
Otros:

MINISTERIO
5 DE CULTURA
 133

- ¿Qué material se utiliza para filtrar la luz UV?

- ¿Qué fuentes de iluminación artificial se utilizan?
ƒ Incandescentes … regulables … no regulables …
ƒ Fluorescentes … regulables … no regulables …
ƒ Halógenos … regulables … no regulables …
ƒ Fibra óptica … regulables … no regulables …
ƒ Otros:
- ¿Dispone la sala de rieles para focos? SI … NO …
- ¿Existe algún tipo de regulación centralizada de la intensidad lumínica? SI … NO …
- Medición a través de:
ƒ Luxómetro …
ƒ Control informatizado …
ƒ Ultravímetro …
ƒ Emisión de ondas (Tipo Hanwell)…
ƒ Otros …
CONTROL DE AGENTES CONTAMINANTES
- ¿Existe medición permanente de agentes contaminantes?:
ƒ Gaseosos …
ƒ Líquidos …
ƒ Sólidos …
ƒ Biológicos …
ƒ Fumigaciones periódicas SI … NO …
ƒ Otros:

5. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES

- ¿Dispone el edificio de Plan de Emergencia implantado? SI … NO …

- ¿Se realizan simulacros anuales de evacuación total del edificio? SI … NO …

- ¿Cada cuanto tiempo se revisan todos los sistemas de seguridad?

- ¿Dispone de sistemas detección punto a punto? SI … NO …

- ¿Está centralizado el control de la seguridad mediante ordenador/consola? SI … NO …

- ¿Dispone el edificio de megafonía audible en todas sus dependencias? SI … NO …

MINISTERIO
6 DE CULTURA
134

- ¿Tiene el edificio instalación de circuito cerrado de televisión (CCTV)? SI … NO …

Interno … Externo … Perimetral …

- ¿Existe cámara acorazada? SI … NO …

PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS Y DAÑOS POR AGUA

- ¿Dispone el edificio de extinción automática de incendios? SI … NO …

En caso positivo indique el tipo de extinción automática:

- ¿Dispone de luminarias de emergencia? SI … NO …

- ¿Dispone de señales indicadoras de vías de evacuación y de extinción? SI … NO …

- ¿Dentro de la sala de exposiciones temporales : ¿Se ha utilizado material ignífugo en

el acabado de?:
ƒ Suelos …
ƒ Techos …
ƒ Paramentos …
ƒ Puertas …
ƒ Ventanas …
- Para la detección de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:

ƒ Detectores …
ƒ Pulsadores …
ƒ Otros …
- Para la extinción de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:

ƒ Extintores portátiles …
ƒ Boca de incendio equipada …
ƒ Columna seca …
ƒ Extinción automática …
PROTECCIÓN CONTRA INTRUSIÓN / DAÑOS / ROBOS

- ¿Qué elementos componen el sistema de seguridad electrónico?

ƒ Detectores de presión SI … NO …
ƒ Detectores de desplazamiento SI … NO …
ƒ Detectores de rotura SI … NO …
ƒ Detectores de movimiento SI … NO …
ƒ Detectores de vibración SI … NO …
ƒ Detectores autosoportados SI … NO …

MINISTERIO
7 DE CULTURA
 135

VIGILANCIA HUMANA

VIGILANTES DE SALA PERSONAL DE SEGURIDAD

Nº TOTAL EN EL EDIFICIO
DURANTE EL HORARIO DE
VISITA A LA EXPOSICIÓN
DURANTE LAS HORAS DE CIERRE
DURANTE LA NOCHE
- Horario protegido mediante vigilancia humana:
- ¿Se realizan controles diarios de los bienes expuestos? SI … NO …
- ¿Existe control de escáner de rayos X en las puertas de acceso al edificio? SI … NO …
- ¿Existe arco de seguridad? SI … NO …

6. PÚBLICO

- Accesibilidad y movilidad para visitantes::

ƒ Ascensores …
ƒ Rampas …
ƒ Otros:
- Horarios de visita a la exposición temporal:
- ¿Dispone la sala de exposiciones temporales de aseos para el público? SI … NO …
- Aforo máximo de visitantes:
- ¿Existe control del nº de visitantes? SI … NO …
- ¿Dispone de Departamento de Difusión? SI … NO …
- ¿Se podrían realizan otras actividades en la sala durante el periodo expositivo
(conciertos, recepciones...)? SI … NO …
- Servicios adicionales a disposición del público y restricciones:
SERVICIOS:
GUÍAS AUDIOGUÍAS NUEVAS CAFETERÍA RESTAURANTE LIBRERÍA TIENDA SALÓN DE
TECNOLOGÍAS ACTOS

RESTRICCIONES:
COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR

Fecha:
Nombre y Cargo:
Firma:

MINISTERIO
8 DE CULTURA
136

ROGAMOS SE ADJUNTEN A ESTE CUESTIONARIO:

- PLANO DE LA SALA DE EXPOSICIONES
- PLANO GENERAL DEL EDIFICIO EN EL QUE SE ENCUENTRA
- PLANO DE LA SITUACIÓN DEL EDIFICIO EN EL ENTORNO URBANÍSTICO
- FOTOGRAFIAS DE LA SALA

MINISTERIO
9 DE CULTURA
 137

informe de conservación
 MINISTERIO
DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE
138 BELLAS ARTES Y BIENES
CULTURALES

FICHA DE CONSERVACIÓN
EXPOSICIÓN:

Nº INTERNO:

1. PRESTADOR:

2. DATOS DEL OBJETO SOLICITADO: Nº Inv. / Identif.:

Objeto:

Autor:
Título:

Datación:
Firmas / Marcas:

Materia / Técnica:
Medidas en cms.: Alto Ancho Profundo

Medidas para embalaje en cm.: Alto Ancho Profundo

(incluyendo marcos u otros elementos –pedestales…- inseparables de la pieza)
Peso (si procede):

3. CONSERVACIÓN
Datos previos del estado de conservación (aspectos puntuales, restauraciones…):

4. TRANSPORTE
Nº Caja/ Identif.: Cerradura de seguridad: NO / SI (nº.: )

Materiales de embalaje: Madera Metal Papel Plástico Bastidor

Medio de transporte: Terrestre Aéreo

5. CONTEXTO EXPOSITIVO

TÍTULO / Nº. DE ÁREA:

Nº VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:

.
6. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA:
139

(Se indicará con fechas y / o dos colores –montaje y desmontaje- las observaciones de
conservación)

MINISTERIO
DE CULTURA
140 EXPOSICIÓN:

SEDE:
FECHAS:

7. MONTAJE Nº INTERNO:

FECHA DE APERTURA:

EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:

INFORME DE CONSERVACIÓN:
Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...)

SOPORTE:

ESTRATO SUPERFICIAL:

MARCO / PASPARTÚ:

CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO:

REVERSO / BASE:

OBSERVACIONES:

OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulación con/sin guantes…, condiciones de vitrina / sala, etc…)

COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO

VALORES REGISTRADOS:

EXAMINADO POR:

Restaurador: Firma:

Correo: Firma:

Coordinador: Firma:

En …………………. a ………….. de …………………… de 200

MINISTERIO
DE CULTURA
8. DESMONTAJE 141
FECHA DE CIERRE:

EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:

INFORME DE CONSERVACIÓN:
Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...)

SOPORTE:

ESTRATO SUPERFICIAL:

MARCO / PASPARTÚ:

CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO:

REVERSO / BASE:

OBSERVACIONES

OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulación con / sin guantes…, condiciones de vitrina / sala, etc…)

COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO

VALORES REGISTRADOS:

EXAMINADO POR:

Restaurador: Firma:

Correo: Firma:

Coordinador: Firma:

En …………………. a ………….. de …………………… de 200

MINISTERIO
DE CULTURA
142
 143

modelo de archivado
de una exposición temporal

El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentación generada

por el proceso de organización y realización de una exposición.

Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces
simultáneas) de la realización de la exposición, y dentro de ellos, apartados a
los que se adscriben los distintos tipos de documentos.

Además se dan directrices para la organización de la documentación de cada

apartado y se indica que tipos documentales son de conservación permanente
y cuales pueden eliminarse una vez finalizada la exposición.


TÍTULO:
A. SEDE 1:

1. Proyecto
1.1. Anteproyecto
1.2. Proyecto definitivo
- Proyecto del comisario
- Proyecto del diseñador (incluye planos)
1.3. Condiciones técnicas sala
- Planos de la sala
- Cuestionario condiciones técnicas de la Sala (Facility Report)
1.4. Correspondencia general.

2. Correspondencia con comisarios, diseñador y coordinadores

3. Convenios y Acuerdos de Colaboración

- Se incluye aquí la correspondencia con entidades (patrocinadores,
organizadores, colaboradores...)


Se ordena primero alfabéticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronológico
 4. Prestadores
4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de
144
peticiones denegadas
4.2 Prestadores
- Solicitud de préstamo (incluidas las peticiones denegadas)
- Formulario de préstamo
- Condiciones de préstamo
- Traslados de órdenes ministeriales de salida de objetos
- Actas de recepción / devolución
- Correspondencia general

5. Listado de Objetos
- Elaborados como instrumento de trabajo durante la organización
de la exposición 

6. Conservación / Restauración
6.1. Informes previos y fichas de conservación
6.2. Documentación de restauración
- Informes
- Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores)
6.3. Datos de condiciones de conservación preventiva de la sala

7. Catálogo
7.1. Proyecto
7.2. Autores textos
- Listados de autores y artículos
- Artículos
- Correspondencia
7.3. Fotógrafos
- Diapositivas, fotografías...
- Correspondencia
7.4. Presentación
- Créditos
- Textos de protocolo
- Correspondencia
7.5. Envío de catálogos


Se establecerá una carpeta por cada prestador

Eliminar la copia a los 5 años. Todo lo eliminable se conserva durante 5 años

No eliminable

Eliminable salvo la correspondencia.

Eliminable

Se procederá a devolver a los prestadores

Eliminable salvo la correspondencia
8. Seguros
8.1. Póliza de seguros / Certificados por prestadores
8.2. Incidencias
8.3. Garantía del Estado
8.4. Correspondencia

9. Transporte
9.1. Autorización de exportación10
9.2. Recibos de recogida / entrega
9.3. Aduana (certificados y permisos)
9.4. Escolta Policial
9.5. Incidencias
9.6. Correspondencia con las empresas

10. Montaje – Desmontaje

10.1. Listado de correos
10.2. Calendario de trabajo
10.3. Planos del espacio expositivo11
10.4. Incidencias
10.5. Correspondencia con las empresas

11. Personal de vigilancia y atención al público

12. Difusión y comunicación

- Material gráfico de la exposición
- Comunicación a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...)
- Invitación
- Catering
- Publicidad
- Material informativo (folletos / trípticos...)
- Análisis de la exposición (estadísticas, encuestas, evaluación de la exposición...)
- Actividades de difusión (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas,
mesas redondas...)
- Dossier de prensa

B. SEDE 2:12

10
Solo se conserva el traslado de la autorización de exportación
11
Son los planos del diseñador con las modificaciones posteriores previas al montaje
12
Ordenación alfabética por cada sede o itinerancia a donde va la exposición