Bio Admin Espanol Manual Uso

Manual del Programa Administrador de BioTrack
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TABLA DE CONTENIDOS
1 INSTALACION ......................................................................................................................................................................1 1.1 PASOS DE LA INSTALACIN: .................................................................................................................................................... 1 1.2 INSTALACIN EN UNA SOLA COMPUTADORA ............................................................................................................................... 5 1.3 INSTALACIN EN VARIAS COMPUTADORAS .................................................................................................................................. 5 1.3.1 Compartir Fuente de Datos (Usuarios Avanzados) .................................................................................................. 5 1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS) ............................................................................................ 6 1.4.1 Conectarse a la base de datos de Access................................................................................................................. 6 1.4.2 Proteger Fuente de Datos con Contrasea en Access 2007 ...................................................................................... 8 1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER .............................................................................................................. 11 1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA ........................................................................................................................................... 13 1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ........................................................................................................................................ 13 2 CONFIGURACION .............................................................................................................................................................. 14 2.1 OPCIONES DEL SISTEMA ...................................................................................................................................................... 14 2.1.1 Principal .............................................................................................................................................................. 14 2.1.2 Monitor de dispositivos: ....................................................................................................................................... 15 2.1.3 Opciones.............................................................................................................................................................. 15 2.1.4 Inicio.................................................................................................................................................................... 17 2.1.5 Descargar Registros ............................................................................................................................................. 18 2.1.6 Estado de Registros.............................................................................................................................................. 19 2.1.7 Importar usuarios ................................................................................................................................................ 20 2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................................................................... 21 2.3 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES ................................................................................................................................ 26 2.3.1 Tipos de Administradores: .................................................................................................................................... 27 3 DISPOSITIVOS ................................................................................................................................................................... 30 3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS ........................................................................................................................................ 30 3.1.1 Agregar un dispositivo al Sistema ......................................................................................................................... 30 3.1.2 Conectarse con un dispositivo .............................................................................................................................. 32 3.1.3 Desconectarse del dispositivo ............................................................................................................................... 32 3.2 PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO ............................................................................................................................................. 33 3.2.1 Informacin del Dispositivo .................................................................................................................................. 33 3.2.2 Ahorro Energa..................................................................................................................................................... 34 3.2.3 Opciones Avanzadas ............................................................................................................................................ 35 3.2.4 Comunicacin ...................................................................................................................................................... 36 3.3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS ............................................................................................. 37 3.3.1 Descargar marcas de asistencia ........................................................................................................................... 37 3.3.2 Descargar Usuarios y Huellas ............................................................................................................................... 38 3.3.3 Subir Usuarios y Huellas ....................................................................................................................................... 39 3.4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB ................................................................................................................ 41 3.4.1 Importar marcas de asistencia ............................................................................................................................. 42 3.4.2 Exportar Usuarios ................................................................................................................................................ 43

3.4.3 Importar Usuarios ................................................................................................................................................ 44 3.4.4 Importar SMS....................................................................................................................................................... 45 3.4.5 Exportar SMS ....................................................................................................................................................... 46 3.5 MANEJO DE SMS .............................................................................................................................................................. 47 3.5.1 Agregar SMS ........................................................................................................................................................ 49 3.5.2 Modificar SMS ..................................................................................................................................................... 50 3.5.3 Borrar SMS .......................................................................................................................................................... 50 3.5.4 Consulta de SMS Personales ................................................................................................................................. 51 3.6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO .......................................................................................................................... 52 3.7 CARGAR FOTOS DE FONDO DE PANTALLA AL DISPOSITIVO ............................................................................................................ 52 4 EMPLEADOS ...................................................................................................................................................................... 53 4.1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS .................................................................................................................................. 53 4.2 MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS ......................................................................................................................................... 55 4.2.1 Agregar empleados.............................................................................................................................................. 56 4.2.2 Modificar empleados ........................................................................................................................................... 56 4.2.3 Borrar Empleados ................................................................................................................................................ 56 4.2.4 Agregar empleados por lote ................................................................................................................................. 57 4.2.5 Transferir empleados ........................................................................................................................................... 58 4.2.6 Empleados Inactivos ............................................................................................................................................ 58 4.2.7 Campos Personalizados........................................................................................................................................ 59 4.2.8 Reglas de Asistencia ............................................................................................................................................. 60 4.2.9 Configuracin de la ventana de visualizacin ........................................................................................................ 63 4.2.10 Exportar Datos ................................................................................................................................................ 64 4.2.11 Exportacin avanzada ..................................................................................................................................... 66 4.2.12 Importar Datos................................................................................................................................................ 70 5 HORARIOS ........................................................................................................................................................................ 71 5.1 PERIODOS ........................................................................................................................................................................ 72 5.2 HORARIOS ....................................................................................................................................................................... 79 5.3 ASIGNAR HORARIOS A LOS EMPLEADOS.................................................................................................................................... 83 5.3.1 Horarios Normales ............................................................................................................................................... 84 5.3.2 Autoasignacin de horarios .................................................................................................................................. 88 5.3.3 Horarios rotativos ................................................................................................................................................ 89 5.3.4 Horarios temporales ............................................................................................................................................ 90 5.4 FERIADOS ........................................................................................................................................................................ 92 5.5 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS ............................................................................................................ 94 5.6 MANEJO DE HORAS EXTRA................................................................................................................................................... 96 5.6.1 Definir un Periodo con Minutos Extra Fijos............................................................................................................ 96 5.6.2 Definir Horas extra en las Reglas de asistencia..................................................................................................... 97 5.6.3 Convertir Horas Extra Gratis en Horas Extra ......................................................................................................... 98 5.6.4 Marcar Horas Extra Directamente con el Dispositivo............................................................................................. 99 5.6.5 Convertir Horarios Autoasignados en Horas Extra............................................................................................... 100 6 MOVIMIENTOS ............................................................................................................................................................... 102 6.1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA .................................................................................................................................. 102

6.1.1 Buscar ............................................................................................................................................................... 102 6.1.2 Ver e imprimir .................................................................................................................................................... 103 6.1.3 Exportar............................................................................................................................................................. 104 6.1.4 Exportacin avanzada ........................................................................................................................................ 105 6.1.5 Modificar el registro diario ................................................................................................................................. 109 6.2 MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS ..................................................................................................................................... 110 6.2.1 Ausencia por Negocios/Solicitud de Ausencia: .................................................................................................... 110 6.3 AGREGAR MARCAS .......................................................................................................................................................... 114 6.4 MODIFICAR MARCAS ........................................................................................................................................................ 115 6.5 REVERTIR LOS CAMBIOS HECHOS A LAS MARCAS ....................................................................................................................... 116 7 REPORTES ....................................................................................................................................................................... 118 7.1 EXCEPCIN DE HORARIO .................................................................................................................................................... 120 7.2 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA: ...................................................................................................... 124 7.3 OTRAS EXCEPCIONES: ....................................................................................................................................................... 127 7.4 ELEMENTOS CALCULADOS: ................................................................................................................................................. 130 7.5 REPORTES DISPONIBLES .................................................................................................................................................... 133 7.5.1 Barra de Herramientas en los reportes ............................................................................................................... 133 7.5.2 Reporte Diario de Asistencia............................................................................................................................... 134 7.5.3 Reporte General de Asistencia ............................................................................................................................ 136 7.5.4 Reporte de Asistencia por Departamento ........................................................................................................... 138 7.5.5 Reporte de Tiempo Laborado ............................................................................................................................. 140 7.5.6 Reporte de Asistencia a Periodos ........................................................................................................................ 141 8 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................... 142 8.1 INICIALIZAR EL SISTEMA ..................................................................................................................................................... 142 8.2 LIMPIAR DATOS OBSOLETOS ................................................................................................................................................ 142 8.3 RESPALDO DE DATOS ........................................................................................................................................................ 143 8.4 IMPORTACIN DE DATOS ................................................................................................................................................... 144 8.4.1 Importar datos de asistencia .............................................................................................................................. 144 8.5 EXPORTACIN DE DATOS ................................................................................................................................................... 145 8.5.1 Exportar a archivos: ........................................................................................................................................... 145 8.6 REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA .............................................................................................................................. 146 9 APNDICES ...................................................................................................................................................................... 147 9.1 9.2 PROBLEMAS FRECUENTES .................................................................................................................................................. 147 RESEA HISTRICA .......................................................................................................................................................... 149
1 INSTALACION
El sistema utiliza la interface de datos Microsoft ADO predeterminadamente, la base de datos predeterminada ha sido hecha en Access2000 (att2000.mdb), pero esta se puede configurar de acuerdo con la situacin de la empresa.
1.1 PASOS DE LA INSTALAC IN:

1. Introduzca el cd de instalacin que viene incluido en el paquete del dispositivo en la unidad lectora del computador donde se desea instalar el programa Administrador.
2. Automticamente se abrir el programa de instalacin del Administrador del dispositivo de BioTrack
Manual del Programa Administrador de BioTrack 3. Presione el botn de Administrador y luego el botn de Instalar Administrador para dar inicio con el proceso de instalacin del programa Administrador de BioTrack.
4. Lea atentamente cada uno de los pasos de la instalacin, y presione el botn de Siguiente para avanzar entre cada paso
Manual del Programa Administrador de BioTrack 5. Lea detenidamente el documento Contrato de Licencia para el usuario final del software BioTrack y garanta del lector de huellas digitales y luego seleccione la opcin de Acepto los trminos del contrato de licencia para continuar con los pasos siguientes de la instalacin. Presione Siguiente para continuar
6. El instalador da la posibilidad de cambiar el directorio donde ser instalado ( Usuario Avanzado), pero se recomienda usar los directorios predeterminados para la instalacin. Presione Siguiente para continuar con el proceso de instalacin
Manual del Programa Administrador de BioTrack 7. Una vez finalizada la configuracin de parmetros de instalacin, se podr dar inicio con la instalacin del programa Administrador de BioTrack. Presione el botn Instalar para iniciar el proceso de instalacin
8. Al finalizar la instalacin del programa Administrador de BioTrack se mostrar la siguiente pantalla. Presione el botn de Finalizar.
1.2 INSTALACIN EN UNA SOLA COMPUTADORA

Si se desea utilizar una sola computadora, se debe instalar el programa normalmente en la computadora siguiendo los pasos de instalacin (ver apartado 1.1).
1.3 INSTALACIN EN VARIAS COMPUTADORAS

Para utilizar el programa en varias computadoras este solamente se debe instalar en cada computadora (siguiendo los pasos del apartado 1.1) y configurar una misma fuente de datos para todas las computadoras.
1.3.1 COMPARTIR FUENTE DE DATOS (USUARIOS AVANZADOS)
Cuando se quiere que una misma fuente de datos sea utilizada por varias computadoras es necesario que ests estn conectadas mediante una red y seguir los pasos que se listan a continuacin: 1. Cree una nueva carpeta llamada BDBT en el directorio donde fue instalado el programa. Predeterminadamente el programa se instala en el directorio C:\Program Files\BTAdmin o C:\Archivos de Programa\BTAdmin dependiendo del idioma del sistema operativo en el que fue instalado. 2. Copie el archivo de la base de datos ATT2000.MDB (el cual se encuentra en el directorio de instalacin del programa) en la carpeta creada en el paso anterior. 3. Comparta la carpeta en la red y asgnele permisos de manera que solo la puedan acceder las dems mquinas donde est instalada la aplicacin de Administracin de BioTrack, para as proteger la integridad de los datos. 4. Cambie la fuente de datos en cada una de las computadoras que tienen instalado el Administrador de BioTrack, de manera que utilicen la base de datos que fue copiada en la carpeta compartida de la red (ver apartado 1.4).
1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS)

Este proceso no siempre es necesario ya que la mayora de las empresas pueden trabajar con la configuracin predeterminada del Programa Administrador de BioTrack. Esta opcin se podr utilizar en aquellos casos donde sea necesario cambiar la fuente de datos del programa o compartir una misma fuente de datos entre varias computadoras.
1.4.1 CONECTARSE A LA BASE DE DATOS DE ACCESS
Seleccione la opcin del men principal Mantenimiento/Opciones, y luego Opciones de Base de Datos para que se despliegue la siguiente ventana:
Manual del Programa Administrador de BioTrack En la pestaa de Provider seleccione Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider y luego haga clic en el botn de Next para pasar a la pestaa siguiente.
En la pestaa de Connection presione el botn ... para buscar el archivo de la base de datos de Access (direccin predeterminada de la instalacin: C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o la direccin de la carpeta compartida en la red) y luego presione el botn de Test Connection, si el mensaje que se despliega es el siguiente:
significa que la conexin con la base de datos fue exitosa.

1.4.2 PROTEGER FUENTE DE DATOS CON CONTRASEA EN ACCESS 2007
Para proteger la integridad de los datos de la fuente de datos del sistema se puede crear una contrasea desde Access. Ingrese a Access 2007 Dirjase al men con el logo de Windows y luego a Abrir
Busque el archivo de base de datos del sistema (direccin predeterminada de la instalacin: C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o la direccin de la carpeta compartida en la red). En el botn Abrir de clic sobre la flecha hacia abajo y seleccione Abrir en modo exclusivo. En el men principal de Access 2007 seleccione la opcin Herramientas de Base de Datos y luego de clic sobre el botn para crear una contrasea para la base de datos.
Manual del Programa Administrador de BioTrack Ahora dirjase al programa administrador de BioTrack a Mantenimiento/Opciones y luego a Opciones de la Base de Datos En la pestaa Connection seleccione el archivo de la Base de datos al que se le asign la contrasea
Manual del Programa Administrador de BioTrack En la pestaa All de doble clic sobre la opcin Jet OleDB:Database Password y en la pantalla que se despliega escriba la contrasea que se le defini anteriormente a la base de datos
De clic en el botn Ok en la pantalla de la contrasea Vuelva a la pestaa de Connection y de clic sobre el botn de Test Connection, si se despliega este mensaje, entonces la conexin fue exitosa, en caso contrario debe revisar que la contrasea que se ingres es la correcta
Por ltimo de clic en el botn Ok de la pantalla de Opciones de la Base de Datos
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1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER

Si se desea usar una base de datos de red, primero instale la base de datos en el servidor de SQL Server. En el directorio de instalacin del programa (direccin predeterminada de la instalacin: C:\Program Files\BTAdmin\ o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\) se encuentra el script que contiene la base de datos del sistema en SQL Server (sqlserver_e.sql). Una vez instalada la base de datos en el servidor de SQL Server siga los siguientes pasos para conectarla con el programa: Seleccione la opcin del men principal Mantenimiento/Opciones, y luego Opciones de Base de Datos. En la pestaa de Provider seleccione Microsoft OLE DB Provider for SQL Server y luego haga clic en el botn de Next para pasar a la pestaa siguiente.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Escriba el nombre del servidor de SQL Server donde fue instalada la base de datos o eljalo de la lista que se despliega en el campo Select or enter a server name.
Pregunte a su administrador de bases de datos cmo fue configurada la base de datos para elegir entre las opciones de Use Windows NT Integrated Security (recomendada) o Use a specific user name and password y llene los campos de acuerdo con su situacin real. La base de datos se llamar BioTrackDisp.
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1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA

Descargue las huellas digitales y tarjetas que hayan sido registradas en el dispositivo para poder utilizarlas en el software (Dispositivo Descargar Usuarios y Huellas) Cargue en el dispositivo nombres de empleados y dems informacin que ha sido modificada con el software (Dispositivo Cargar Usuarios y Huellas) Asigne empleados a los departamentos (Mantenimiento/Opciones Departamentos) Configure periodos y horarios (Mantenimiento/Opciones - Periodos / Horarios) Asigne horarios a los empleados (Mantenimiento/Opciones - Horarios de Empleados) Descargue los Registros de Marcas de Asistencia que se hayan registrado en el Dispositivo ( Manejo de Dispositivos Descargar Registros de Asistencia) Examine el formulario de reportes (Buscar/Imprimir Clculos y Reportes de Asistencia).
1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA
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2 CONFIGURACION
2.1 OPCIONES DEL SISTEMA
Estas opciones se encuentran en el men principal, Mantenimiento/Opciones y la opcin de Opciones del Sistema, con ellas podr configurar el auto monitor, funciones del sistema y la ventana principal.
2.1.1 PRINCIPAL
Presenta opciones para cambiar la interfaz visual de la ventana principal del programa.
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2.1.2 MONITOR DE DISPOSITIVOS:
Es una herramienta para los administradores para programar la descarga de los registros desde el dispositivo a determinadas horas. Escriba las horas en el campo Activar monitor en zona horaria con el siguiente formato: HORA1:MINUTOS1HORA2:MINUTOS2;...; HORAN1:MINUTOSN1-HORAN2:MINUTOSN2. Ej: Si se escribe 10:20-15:30;16:00-16:30 el sistema activar el monitor automticamente desde las 10:20 a 15:30 y de nuevo de 16:00 a 16:30. El campo Descargar todos los registros sirve para que el sistema descargue automticamente todas las marcas desde un dispositivo a determinadas horas. Ej: si se escribe 10:20;15:00, el sistema se conectar al dispositivo a las 10:20 y a las 15:00 y descargar todas las marcas nuevas automticamente. El campo Sincronizar dispositivo a las indica la hora en la cual se sincronizar el tiempo en todos los dispositivos conectados al monitor de dispositivos. Para que esto ocurra es necesario que est iniciado el monitor de dispositivos. Ej: 10:00 indica que a esta hora se sincronice el tiempo de todos los dispositivos conectados al monitor de dispositivos. El sistema desplegar todos los registros que copie en la base de datos.
2.1.3 OPCIONES
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Esta opcin sirve para habilitar o deshabilitar algunas funciones del sistema. Admin. De USB: Cuando se marca esta casilla se habilita la opcin de Manejo de Memoria USB en el men de Datos. Manejo Cont SMS: Habilita las opciones para administrar Mensajes Cortos Manejo SMS en el men de Datos
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2.1.4 INICIO
En esta opcin se puede configurar que el software inicie automticamente al iniciar Windows, y que el monitor inicie automticamente al iniciar el programa.
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2.1.5 DESCARGAR REGISTROS
En esta seccin se podr configurar la forma en que se descargan las marcas de los dispositivos, as como el respaldo de las marcas (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).
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2.1.6 ESTADO DE REGISTROS
En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son: 1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. En esta seccin se podrn cambiar los nombres que se le dan a estas marcas en el programa.
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2.1.7 IMPORTAR USUARIOS
Esta pantalla sirve para configurar el comportamiento que tendr el programa cuando se importen usuarios (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).
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2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA

Todo clculo estadstico cumple con una regla de asistencia. Seleccione en el men principal Mantenimiento/Opciones, y luego Regla de Asistencia, y aparecer esta ventana en pantalla:
Es requerido configurar el da inicial para cada semana y la fecha inicial para cada mes dado que estos parmetros dependen de la compaa. La opcin Si horario ocupa 2 Das se refiere al caso en que un periodo empiece en un da y termine el da siguiente, debera estar definido a cul da laboral pertenece, si al primero o al segundo. Longitud mxima de Periodos se refiere a los minutos mximos que puede ocupar un periodo y Longitud mnima de Periodos a los minutos mnimos que debe ocupar un periodo; no se podrn definir periodos fuera de este rango. Minutos mnimos entre periodos: Es el tiempo mnimo que debe haber entre dos perodos consecutivos. Ej: Un intervalo de 5 minutos, hay un periodo vlido que termina a las 8:10, por lo que no se podr definir otro periodo hasta pasados estos 5 minutos en el mismo horario, o sea despus de las 8:15. En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son:
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Manual del Programa Administrador de BioTrack 1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Manejo de Descansos: Se puede escoger entre 4 mtodos para manejar los descansos (ENT DESCANSO SAL DESCANSO, esta opcin se utiliza cuando se est haciendo uso de los tipos de marcas del dispositivo): Ignorar estado: Sern ignorados a la hora de los clculos estadsticos. Como Descanso: Los toma como salidas normales (descanso, otro) y se presentan directamente en los reportes. Como Salida Justificada: Se tomar como una salida justificada. Auditarlo: Se verificarn manualmente antes de que se puedan ver en los reportes. Estado de Horas Extra: (Estado H.Extra; ENT EXTRA SAL EXTRA) Las horas extra consisten de tres estados (esta opcin se utiliza cuando se est haciendo uso de los tipos de marcas del dispositivo): Ignore el estado: No se cuentan las horas extra. Como Horas Extra: No necesitan ser examinadas, se cuentan directamente y aparecen en los reportes como Horas Extra. Auditarlo: Se examinarn manualmente antes de que se puedan ver en los reportes.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Si se da clic a la pestaa de Clculo se mostrar la siguiente pantalla:
Necesitar configurar el tamao del da laboral en minutos. Despus de cuantos minutos una marca se tomar como tarda. Despus de terminar el da laboral, cuntos minutos antes de la salida sern tomados como salida temprana o ausencia. Estos tiempos deberan ser los mismos que se definieron en el mantenimiento de turnos y tablas horarias para no generar datos errneos en los clculos estadsticos. Si un empleado no marca entrada esta puede ser contabilizada como una tarda por un determinado tiempo, lo mismo que las salidas. Si una tarda o salida temprana excede a un determinado tiempo esta puede ser contabilizada como ausencia. Tambin se puede definir un rango para contar el inicio de las horas extra.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack La pestaa de Elementos Estadsticos contiene las unidades estadsticas que podrn ser mostradas en los reportes del sistema:
Se pueden configurar las reglas estadsticas y los smbolos para salida de negocios, llegada tarda, llegada temprano, etc en esta pestaa. Extra Gratis: Tiempo que el empleado trabaj fuera del horario normal. Unidad Mnima: Se compone del nmero mnimo que se utilizar para manejar la regla estadstica y su unidad de tiempo. Ej: Si H.Extra tiene como unidad mnima 1 Hora y el empleado trabaja un total de 4.6 horas extra estas sern redondeadas de acuerdo con el tipo de Redondeo elegido a su unidad mnima ms prxima lo que significa que en los reportes aparecer como 4 5 horas extra dependiendo de si se redondea hacia arriba o hacia abajo. Si se quieren datos ms exactos una solucin sera cambiar el tipo de unidad de tiempo a minutos o cambiar la unidad mnima a un nmero menor como 0.1 para as tomar en cuenta tambin los decimales. Nota: la configuracin predeterminada del sistema solo toma en cuenta la situacin donde un da es dividido en dos turnos, si un da es dividido en ms de dos turnos, seleccione todos los items y smelos para garantizar la exactitud de los clculos. Agrupar por periodos: Este item definir cuando el registro de marcas de asistencia ser distribuido en sus correspondientes periodos.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Acumular / Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad estadstica, luego esta ser redondeada de acuerdo con la regla de redondeo. Acumular por Veces: En lugar de tomar el tiempo correspondiente a la marca, toma el nmero de veces que se realiz. Redondeo arriba: Cuando los datos estadsticos tienen decimales, el sistema lo redondear hacia su entero superior, por lo tanto la unidad mnima es 1 hora trabajada, 1.1 y 1.9 se convertirn en 2, etc. No usar Redondeo: Si el valor decimal excede a 5 se redondear a su entero superior, mientras que en caso contrario se quitar la parte decimal. Redondear abajo: Se quitar la parte decimal del nmero. Ej: 1.1 y 1.9 sern tomados como 1.
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2.3 MANTENIMIENTO DE ADM INISTRADORES

Para ayudar a proteger los datos del sistema y que no sean cambiados por personas sin autorizacin, el programa posee la funcin de Administradores. Para acceder a esta opcin vaya al men de Mantenimiento/Opciones y luego a Administrador.
Existen varios tipos de administrador, dependiendo del tipo as sern sus privilegios en el sistema. La clave inicial de un administrador es su Cdigo, pero esta puede ser cambiada en la pantalla de Configuracin de Administradores. Un administrador no es capaz de modificarse sus privilegios, esta tarea la debe hacer un administrador de nivel superior.
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2.3.1 TIPOS DE ADMINISTRADORES:
El SuperAdministrador, el cual es el nivel ms alto de administracin del sistema y puede agregar, revisar y borrar a otros administradores (incluyndose a l mismo), manejar empleados, departamentos y configurar la base de datos. Su privilegio predeterminado es que se le permite hacer cualquier operacin en el sistema. Cuando se crea un super administrador su pantalla de privilegios aparecer vaca, si se deja as usar su privilegio predeterminado y seleccionar a todos los privilegios existentes. Si se seleccionan algunos entonces solo se aplicarn los privilegios seleccionados. Administradores de Departamento Nivel2, estos podrn agregar otros administradores al mismo departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Nivel 1 y Administradores de Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de su mismo nivel. Para ser administrador de departamento nivel 2, debe ser empleado del departamento al cual administrar. Cuando se crea un administrador de departamento nivel 2 su pantalla de privilegios aparecer vaca, si se deja as usar su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionar a todos los privilegios existentes. Administradores de Departamento Nivel1, estos podrn agregar otros administradores al mismo departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Administradores de Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de su mismo nivel o superior. Para ser administrador de departamento nivel 1, debe ser empleado del departamento al cual administrar. Cuando se crea un administrador de departamento nivel 1 su pantalla de privilegios aparecer vaca, si se deja as usar su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionar a todos los privilegios existentes. Administradores de Departamento, estos podrn agregar otros administradores al mismo departamento, revisar privilegios de administradores del mismo nivel y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros departamentos o administradores de nivel 1 y nivel 2. Para ser administrador de departamento, debe ser empleado del departamento al cual administrar. Cuando se crea un administrador de departamento su pantalla de privilegios aparecer vaca, si se deja as usar su privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionar a todos los privilegios existentes.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Privilegios:
Inicializar Sistema: Entrar al sistema de Control de Marcas de Asistencia. Borrar Datos Antiguos/Respaldar Base de Datos/Exportar Marcas de Asistencia : Permite borrar datos antiguos, respaldar base de datos y Exportar marcas de asistencia almacenadas en el sistema. Importar Marcas de Asistencia: Habilita el importar datos de asistencia desde un archivo. Manejo de Memoria Usb/Manejo SMS/Desconectar : Permite realizar operaciones con la memoria usb. Ausencias Justificadas: Puede darle a un empleado la condicin de Ausencia por Negocios/Pedido de Ausencia y producir la hoja de datos correspondiente. Agregar Marcas: Si un empleado olvida marcar entrada/salida el administrador puede registrar esta marca. Modificar Marcas: Si los empleados no marcan la entrada / salida, el administrador puede asignar el tiempo a estas marcas. Empleados Trabajando en este momento: Puede examinar y hacer bsquedas sobre los empleados con el estado de Laborando. Clculos y Reportes de Asistencia: Ver y calcular reportes de asistencia. Registro de Operacin del Sistema: Ver registro de operacin del sistema. Mantenimiento de Departamentos/Mantenimiento de Empleados : puede configurar departamentos y empleados de departamento y sus horarios. www.BiotrackSoftware.com 28
Manual del Programa Administrador de BioTrack Administrador: Crear administradores y asignar privilegios Mantenimiento de Tablas Horarias/Mantenimiento de Horarios : Puede crear los periodos de tiempo y configurar los turnos de trabajo. Horario de Empleados: Puede asignar turnos de trabajo a los itinerarios de los empleados. Lista de Feriados: Definir cules das sern tomados como feriados. Regla de Asistencia: Definir reglas de asistencia. Tipo de Salida: Definir tipos de Salidas o ausencias. Opciones de Base de Datos: Configurar la base de datos. Opciones del Sistema: Acceder y configurar las opciones del sistema. Conectar: Conectarse con el dispositivo. Descargar Registros de Asistencia: Permite descargar Datos almacenados en el dispositivo a travs del men de Manejo de Dispositivos. Cargar Usuarios y Huellas: Cargar informacin de los empleados en el dispositivo. Descargar Usuarios y Huellas: Permite descargar Datos de los usuarios almacenados en el dispositivo a travs del men de Manejo de Dispositivos. Borrar Marcas de asistencia: Permite borrar el registro de asistencia almacenado en el dispositivo. Control Dispositivo: Puede entrar a la opcin de Control Dispositivo en el men de Manejo de Dispositivos. Dispositivo/Borrar: Controlar dispositivos. Sincronizar Tiempo: Sincronizar el tiempo del dispositivo con el de la computadora.
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3 DISPOSITIVOS
3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS
Si se quiere intercambiar informacin entre el dispositivo y el software, primero se debe establecer una conexin entre estos. Primeramente debe aadir el dispositivo al sistema llenando los parmetros correspondientes. Despus de conectar el software al dispositivo exitosamente se podrn cargar y descargar datos entre ellos.
3.1.1 AGREGAR UN DISPOSITIVO AL SISTEMA
En la barra de herramientas principal del Programa ingrese a Dispositivos o presione clic derecho sobre la Lista de Dispositivos de la ventana principal del programa y seleccione la opcin Dispositivos. Se desplegar una ventana en la cual se podrn agregar, modificar y borrar dispositivos. Existen dos parmetros de configuracin predeterminados en el Sistema, uno es RS232/RS485(USB), y el otro Ethernet.
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Agregar: El usuario puede aadir nuevos dispositivos, llenando los parmetros correspondientes a cada dispositivo, luego dando clic en Guardar, el nombre de los dispositivos se desplegar en la lista de la izquierda. Nombre: Nombre del dispositivo que se conectar al sistema (Este nombre lo define el usuario, ej: puerta principal, bodega, administracin, etc). Tipo de Comunicacin: Tipo de comunicacin que se utilizar para comunicar la computadora con el dispositivo. Esta puede ser Ethernet o Serial (RS232/RS485/USB). Baud rate: Baud rate es el mismo que se defini en el dispositivo (esta opcin solo se debe configurar cuando la comunicacin con el dispositivo se hace mediante el puerto serial). Dir IP: Direccin IP del dispositivo, la misma que se escribi en la conexin del dispositivo. Clave: Si se defini una clave en la conexin del dispositivo, esta debera escribirse aqu. De lo contrario no se podr conectar con el dispositivo. No. Dispositivo: Nmero de identificacin del dispositivo (Este se define en el dispositivo). Puerto: El Puerto que ser usado por la computadora. Para RS232/RS485 y USB es el Puerto com, para Ethernet el predeterminado es 4370. Borrar: Si un dispositivo no se utilizar ms, este puede ser borrado presionando el botn de Borrar de la Ventana de Administracin de Dispositivos o en la pantalla principal del programa seleccionando el Dispositivo de la lista de dispositivos y luego dando clic en la opcin de Borrar Disp de la barra de herramientas principal del programa. Guardar: Sirve para guardar cualquier cambio que se haya hecho a un dispositivo.
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3.1.2 CONECTARSE CON UN DISPOSITIVO
Una vez que el dispositivo se agrega a la lista de dispositivos, este aparecer en la pantalla principal del programa bajo la Lista de Dispositivos, para seleccionar un dispositivo simplemente haga un clic sobre l. Cuando se ha seleccionado el dispositivo con el cual se quiere establecer la comunicacin presione el botn de Conectar de la barra de herramientas principal del programa, o haga clic derecho sobre el dispositivo y luego seleccione la opcin de Conectar. Cuando el sistema se conecta con un Dispositivo, se desplegar un mensaje en la tabla de estados (Esquina inferior derecha de la pantalla)Conectando al dispositivo, espere por favor... una vez
finalizado el proceso de conexin en esta misma tabla se le informar si este fue ex itoso o no.
Si el dispositivo falla en la conexin por favor revise los siguientes puntos: Que los parmetros de conexin son los correctos en el dispositivo y el programa. Que no hay problemas en la lnea de comunicacin (Cables sueltos o daados).
3.1.3 DESCONECTARSE DEL DISPOSITIVO
Cuando se descarga o carga informacin del dispositivo, este se encuentra en estado de Ocupado, por lo que no ser posible utilizarlo para otra operacin en ese momento (No podr registrar marcas de asistencia). Cuando se ha terminado de transferir la informacin desde el dispositivo, haga clic en el botn Desconectar de la barra de herramientas principal o haga clic derecho sobre el dispositivo en la Lista de Dispositivos y luego seleccione la opcin Desconectar para que el dispositivo pueda ser usado en otras funciones.
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3.2 PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO

Permite ver y configurar los parmetros definidos internamente en el dispositivo. Para utilizar esta opcin el dispositivo debe estar conectado al programa. Si se tiene ms de un dispositivo conectado se debe seleccionar este en la lista de la izquierda. Seleccione la opcin Manejo de Dispositivos del men principal y luego la opcin Propiedades o haga clic derecho sobre el dispositivo en la lista y luego seleccione le opcin de Propiedades. Para cargar la informacin del dispositivo debe presionar el botn Leer Dispositivo.
3.2.1 INFORMACIN DEL DISPOSITIVO
La pestaa de Info Dispositivo muestra informacin sobre el dispositivo conectado.
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3.2.2 AHORRO ENERGA
Muestra opciones para el ahorro de energa.
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3.2.3 OPCIONES AVANZADAS
Presenta opciones de configuracin avanzadas del dispositivo.
Reiniciar Dispositivo: Reinicia el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos. Apagar Dispositivo: Apaga el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos. Actualizar Firmware: Permite actualizar el firmware del dispositivo. Borrar Privilegios de Administrador : Convierte a los usuarios administradores en usuarios comunes. Esta opcin es muy til cuando se necesita acceder al men de administracin en el dispositivo y no se tiene acceso de administrador. Opc. Fbrica: Deja al dispositivo con todas las opciones predeterminadas. Sinc. Tiempo: Sincroniza el tiempo del dispositivo con el de la computadora. Formato de Fecha: Permite ver el formato de fecha del dispositivo. Voz: Permite ver si el dispositivo produce o no sonidos.
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3.2.4 COMUNICACIN
Permite ver y configurar los parmetros de comunicacin definidos en el dispositivo.
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3.3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS

Con esta opcin se podrn intercambiar datos sobre usuarios y marcas de asistencia entre el programa y el dispositivo. Para acceder a las opciones de cargar y descargar datos lo puede hacer desde el men de Manejo de Dispositivos en el men principal o desde el men lateral en la seccin de Dispositivo.
3.3.1 DESCARGAR MARCAS DE ASISTENCIA
Descarga los registros de asistencia que estn almacenados en el dispositivo para poder utilizarlos en el programa. Para poder descargar estos datos el dispositivo debe tener un estado de conectado con el programa. Se puede acceder a esta operacin desde el men lateral dispositivo y la opcin Descargar Registros de Asistencia o desde la Lista de Dispositivos, dando clic derecho sobre el dispositivo del cual se desean extraer los datos y luego seleccionando la opcin Descargar Registro de Marcas de Asistencia. El sistema mostrar un mensaje de Descargando Registro de Marcas de Asistencia..., espere hasta que el total de registros almacenados sea transferido y aparezca el mensaje de Registros Descargados en la tabla de estado de la esquina inferior derecha. Los datos de marcas sern aadidos al sistema, dependiendo de la cantidad de datos que se quieran transferir esta operacin podra tomar ms tiempo. Cuando la descarga se completa se puede ver un resumen de los datos transferidos en la tabla ubicada en la parte inferior central de la pantalla, a la vez que tambin son guardados en el sistema, por lo que podrn verse luego en el Registro de Asistencia (Botn Reg.Asist. de la barra de herramientas principal). Los datos transferidos no son borrados automticamente del dispositivo. Para borrar las marcas de asistencia del dispositivo seleccione la opcin Borrar Marcas de Asistencia del men Manejo de Dispositivos en el men principal del sistema.
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3.3.2 DESCARGAR USUARIOS Y HUELLAS
Permite descargar Usuarios y Huellas registrados en el dispositivo a la computadora. El sistema debe estar en un estado de Conectado para poder realizar esta operacin.
1. En la lista de la izquierda se ven los dispositivos a los que el sistema est conectado, se debe seleccionar el dispositivo del cual se quieren transferir los datos. 2. De clic en el botn Explorar Usuarios en dispositivo para ver si existen nuevos usuarios registrados en el dispositivo. 3. En el lado izquierdo aparecern los usuarios registrados en el dispositivo que ya estn guardados en el sistema y en el lado derecho los usuarios que se han aadido recientemente en el dispositivo y no existen en el sistema. 4. Puede elegir si quiere descargar todos los usuarios, solo los usuarios nuevos, o los que se elijan utilizando el check ( ) que se encuentra a un lado de cada registro. 5. Seleccionando la opcin de Incluir Huellas tambin se descargarn las huellas almacenadas en el dispositivo para los usuarios seleccionados.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack 6. El botn Borrar permite eliminar los usuarios seleccionados o solo eliminar sus huellas (Seleccionar Solo Huellas) o claves (Seleccionar Solo Claves). 7. Borrar solo eliminar los datos del dispositivo. 8. Dando clic en el botn de Descarga comenzar a pasar los datos de los usuarios seleccionados del dispositivo a la computadora.
3.3.3 SUBIR USUARIOS Y HUELLAS
Permite cargar informacin del usuario y huellas registradas en el programa hacia el dispositivo. Esta opcin es utilizada para detallar la informacin de los usuarios como nombres, cdigos y fotos en el dispositivo. Tambin cuando se tiene ms de un dispositivo ayuda a que el proceso de registro solo se tenga que hacer una vez. 1. Para poder ejecutar esta opcin el dispositivo debe estar en un estado de Conectado.
2. Seleccione el departamento del cual desea obtener la informacin de los empleados. 3. Seleccione los empleados de los cuales desea transferir la informacin marcndolos con . 4. Seleccione Inf. Usuario para pasar la informacin del usuario (Nombre), Huella Digital para pasar tambin las huellas que los empleados tengan registradas y Fotos para cargar las fotos de
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Manual del Programa Administrador de BioTrack los empleados en el dispositivo, utilice Rpido si la mquina est conectada a una conexin rpida y se deben transferir muchos datos. 5. Seleccione los dispositivos en los cuales desea cargar la informacin en la lista del lado derecho (Debe seleccionar un departamento para que se desplieguen los empleados ligados a l). 6. De clic en el botn Cargar para copiar la informacin de los usuarios seleccionados en el dispositivo. 7. Si se seleccion la opcin de Fotos, se desplegar la siguiente pantalla: En esta pantalla seleccione el directorio donde se encuentran las fotos de los empleados. Aspectos importantes sobre las imgenes a subir: Solo se soporta el formato JPG El nombre de la imagen debe ser CodigoUsuario.jpg donde CodigoUsuario corresponde al cdigo que tiene asignado el empleado en el BioClock. Ej: 1.jpg, 2.jpg 150.jpg. El tamao del archivo no puede ser mayor a 20 Kb. Las medidas recomendadas para la foto son de 150 ancho x 200 alto pixeles.
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3.4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB

Las formas ms usuales de comunicar el dispositivo con una computadora son RS232, Ethernet y RS485, pero en ocasiones es difcil comunicarse por estos medios o la conexin falla, en estos casos se puede hacer uso de una memoria flash USB para transferir los datos de las marcas de asistencia entre el dispositivo y la computadora. En el men principal Datos, la opcin de Manejo de Memoria USB, se desplegar la ventana de importacin y exportacin de datos desde la memoria usb. Debido a que existen diferentes tipos de dispositivos los tipos de datos que se pueden descargar de una memoria flash pueden ser diferentes, por lo cual primero se debe seleccionar el tipo de dato que se descargar de la memoria flash. Para el dispositivo seleccione la tercera opcin Automtico
Al presionar el botn OK se presentar la pantalla de Importacin y Exportacin de datos.
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3.4.1 IMPORTAR MARCAS DE ASISTENCIA
En esta pantalla se podrn pasar los datos almacenados en un archivo de exportacin de marcas de asistencia generado con el dispositivo a la computadora.
1. Conecte la memoria usb que tiene el archivo a importar, seleccione la pestaa de Importar Marcas Asist.. En la lista de la izquierda se listarn los archivos de importacin que existan en la memoria flash, mientras que en la lista del medio se mostrarn los datos importados. 2. Para importar los datos seleccione el archivo de importacin de la lista de la izquierda y luego de clic sobre el botn de Importar los regs de Mem Usb 3. Borrar Datos de Mem Usb borrara todos los datos de marcas que estn almacenados en la memoria usb. 4. Limpiar Lista limpia la lista del medio. 5. Actualizar refresca los datos de la pantalla. 6. Importar de Disco Local permite elegir un archivo de importacin que se encuentre en otra unidad de disco.
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3.4.2 EXPORTAR USUARIOS
En esta pantalla se podrn pasar los empleados almacenados en el sistema a un archivo de exportacin de datos para poder llevarlo a algn dispositivo o a otra computadora.
1. La lista de la izquierda presenta los departamentos definidos en el sistema. 2. La lista central presenta los empleados del departamento seleccionado en la primera lista y la lista de la derecha presenta a los usuarios que se quieren exportar al archivo. 3. El botn >> permite agregar a todos los empleados de la lista actual, > agrega el empleado seleccionado actualmente, << elimina a todos los empleados aadidos a la lista de exportacin y < elimina al empleado seleccionado en la lista de exportacin. 4. Una vez seleccionados los empleados a exportar, se debe presionar el botn Exportar datos de Usuario a Mem Usb para crear el archivo de exportacin.
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3.4.3 IMPORTAR USUARIOS
En esta pantalla se podrn pasar los empleados almacenados en un archivo de exportacin de datos generado con el dispositivo a la computadora. En la lista de la izquierda se presentan los archivos con datos de usuario que se encuentran en la memoria usb. Para importar datos siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el archivo desde el cual se desea realizar la importacin de datos. 2. Presione el botn Importar. La lista central presentar los datos que se importen desde la memoria usb. 3. Borrar datos de Mem Usb: Borrar el archivo de importacin de datos de la memoria Usb. 4. Limpiar Lista: Limpiar la lista de despliegue central de la pantalla. 5. Actualizar: Refresca los datos de la lista central. 6. Importar de Disco Local: Permite seleccionar otro disco de la computadora para buscar el archivo de importacin.
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3.4.4 IMPORTAR SMS
En esta pantalla se podrn pasar los SMS almacenados en un archivo de exportacin de datos generado con el dispositivo a la computadora. En la lista de la izquierda se presentan los SMS almacenados en el archivo que se encuentra en la memoria USB. Para importar datos siga los siguientes pasos: 1. Presione el botn Importar SMS de Mem USB, importar los mensajes que estn en el archivo almacenado en la memoria USB. 2. Seleccione los SMS que desea importar. 3. Agregar Nuevos Registros a PC, agregar nicamente los mensajes que no estn almacenados en la base de datos local. 4. Sobreescribir los datos locales: Agregar todos los registros seleccionados de la mem USB, si algn SMS ya se encuentra en la base de datos local, este ser reemplazado. 5. Borrar datos de Mem Usb: Borrar el archivo de importacin de datos de la memoria USB. 6. Limpiar Lista: Limpiar la lista de despliegue central de la pantalla. www.BiotrackSoftware.com 45
Manual del Programa Administrador de BioTrack 7. Actualizar: Refresca los datos de la lista central.
3.4.5 EXPORTAR SMS
Con esta pantalla se podrn pasar mensajes SMS de la base de datos local a un archivo en la mem USB. Los mensajes existentes en la base de datos local aparecen en la lista de la izquierda. Con los botones Pasar Todo a lista y Pasar Sel a lista se pueden copiar los mensajes en la lista de la derecha, que contendr los mensajes que sern exportados al archivo. Una vez seleccionados los mensajes a exportar presione el botn de Exportar SMS a mem USB, el cual generar los archivos sms.dat y udata.dat en la raz de la mem USB.
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3.5 MANEJO DE SMS
Se puede acceder a esta opcin desde el men principal Datos, la opcin de Manejo SMS. Desde esta pantalla se pueden crear, modificar, borrar y asignar SMS y luego exportarlos al BioClock. El botn Enviar SMS enva el mensaje al BioClock, mientras que Vincular SMS Personal permite asignar mensajes personales a los empleados.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Cuando se presiona el botn Vincular SMS Personal se presentar la siguiente pantalla:
En la seccin de Buscar se pueden filtrar los empleados por alguno de sus campos. Para vincular un mensaje SMS personal con uno o varios empleados, seleccione cada uno de los empleados de la lista de la izquierda y luego seleccione el mensaje personal de la lista de la derecha, seguidamente presione uno de los botones de la seccin de Seleccionar Operacin Enviar Inmediatamente (Guarda la asignacin y la actualiza en el BioClock) o No Enviar Temporalmente (no actualiza el BioClock, solo guarda la vinculacin en la base de datos local). La seccin de Operaciones en el BioClock , permite Borrar mensajes directamente del BioClock o desvincularlos de los empleados (Desvincula el SMS de todos los empleados relacionados a l). Los mensajes deben ser seleccionados de la lista de la izquierda para poder llevar a cabo estas operaciones. La seccin de Buscar permite filtrar la lista de la izquierda por alguno de sus campos. La seccin de Parmetros de Comunicacin permite conectarse con un BioClock directamente para las operaciones con SMS. Los parmetros de comunicacin son los mismos que se utilizan al vincular el programa Administrador a un BioClock (Seccin 3.1 Mantenimiento de Dispositivos). www.BiotrackSoftware.com 48

3.5.1 AGREGAR SMS
Presione el botn de Agregar y luego llene cada uno de los campos. Tipo SMS: SMS de Usuario (Personal): Este mensaje le es asignado solo a ciertos empleados. SMS Pblico: Todos los empleados tienen acceso a este mensaje. SMS Reservado: No se presentar a ningn empleado de momento. ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir. Si se selecciona la casilla de definir lmite, se podr definir la fecha de inicio y duracin (por cunto tiempo se presentar a partir de la fecha de comienzo) del mensaje. Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentar a los empleados.
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3.5.2 MODIFICAR SMS
Presione el botn de Modificar y luego llene cada uno de los campos. Se pueden editar todos los campos excepto el Tipo de mensaje. El cdigo debe ser nico entre los mensajes. ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir. Si se selecciona la casilla de definir lmite, se podr definir la fecha de inicio y duracin (por cunto tiempo se presentar a partir de la fecha de comienzo) del mensaje. Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentar a los empleados.
3.5.3 BORRAR SMS
Presione el botn de Borrar para eliminar los SMS seleccionados de la lista. Y luego confirme el borrado. Este botn borrar los mensajes de la base de datos local.
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3.5.4 CONSULTA DE SMS PERS ONALES
En la pantalla de Manejo de SMS, en la pestaa de Consulta SMS Personales se podrn consultar todos los empleados que tengan mensajes personales asignados y borrar estos mensajes si as se desea.
Puede realizar la consulta de empleados con mensajes asignados basndose en cualquiera de los campos (ID SMS, Departamento, Cdigo, Nombre) y definiendo un valor para este campo y luego presionando el botn de Buscar. Para actualizar los datos de los empleados con mensajes asignados puede presionar el botn de Refrescar. El botn Desvincular SMS Seleccionados, desvincular los mensajes con los empleados de manera que si se seleccionan varios empleados de la lista superior, desvincula todos los mensajes seleccionados de la lista inferior relacionados con estos empleados. Si no se selecciona ningn mensaje de la lista inferior desvincular todos los mensajes de esta lista.
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3.6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO

Para sincronizar la fecha y hora de todos los dispositivos conectados con el programa se puede utilizar la opcin Sincronizar Fecha/Hora del men Manejo de Dispositivos. Esta opcin sincroniza los relojes de todos los dispositivos conectados con la fecha y hora de la computadora.
3.7 CARGAR FOTOS DE FOND O DE PANTALLA AL DISPOSITIVO

Esta opcin se encuentra en el men principal, Manejo de Dispositivos y luego Cargar Fotos de Fondo de Pantalla.
En la parte izquierda de la pantalla podr seleccionar la unidad de disco y carpeta donde se encuentran las imgenes, las cuales se desplegarn en la lista del medio, seleccione las imgenes que desea cargar en el BioClock. En la seccin de Dispositivo seleccione los BioClock a los cuales quiere copiar las imgenes. Por ltimo presione el botn de Subir para mandar las imgenes a los BioClock seleccionados. Aspectos importantes sobre las imgenes a subir: Su nombre debe ser ad_NUM.jpg donde NUM debe ser un nmero del 1 al 10. Ej: ad_1.jpg. Solo se soporta el formato JPG El tamao del archivo no puede ser mayor a 50 Kb. El tamao de la imagen debe ser 320x210 pixeles.
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4 EMPLEADOS
4.1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS
Primeramente se deben definir cules van a ser los departamentos que se registrarn en el sistema. El sistema siempre va a tener como mnimo un departamento, pero se pueden aadir ms y definir una jerarqua de departamentos.
En cualquier momento puede cambiar el nombre a un departamento seleccionndolo en el rbol y luego presionando el botn Renombrar o presionando F2. Para agregar un departamento seleccione el departamento al cual va a pertenecer el nuevo departamento (el que estar arriba en la jerarqua) y luego de clic sobre el botn Agregar, se desplegar una pantalla solicitando el nombre del departamento. Para borrar un departamento (y sus subdepartamentos) seleccione el departamento a borrar y luego presione el botn de Borrar. El botn Empleado sirve para asignar empleados a cada departamento. Un empleado solo puede pertenecer a un departamento a la vez. Al presionar el botn Empleado aparecer la pantalla siguiente:
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Del lado izquierdo aparecen los empleados que no tienen departamento asignado an, los cuales pueden ser aadidos al departamento actual usando el botn de Agregar >> o removidos usando el botn de Remover <<.
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4.2 MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS

Esta pantalla permite configurar todo lo referente a los empleados, agregar empleados, horarios, turnos, etc.
Se puede acceder a ella por medio del botn de la barra de herramientas principal o desde el men principal Mantenimiento/Opciones y la opcin Empleados.
En la parte izquierda la pantalla muestra un rbol con los departamentos que han sido definidos en el sistema, cuando se selecciona un departamento, se muestran sus empleados en la lista de la derecha. Si se marca la casilla de Subdepart., entonces se muestran tambin los empleados asignados a todos los subdepartamentos del departamento seleccionado. www.BiotrackSoftware.com 55
Manual del Programa Administrador de BioTrack Para buscar un empleado de la lista de empleados del departamento actual, solo digite algn dato del empleado en la casilla que precede al botn de Buscar y luego presione este botn, si el usuario existe este ser marcado en la lista de empleados.
4.2.1 AGREGAR EMPLEADOS
Para agregar un empleado nuevo a un departamento dado, solo seleccione el departamento en el cual se desea agregar el empleado y luego de clic en el botn de Agregar. Llene los campos que crea convenientes con los datos del empleado (El Cdigo y nombre son los nicos obligatorios). Luego presione el botn de Guardar.
4.2.2 MODIFICAR EMPLEADOS
Solo debe seleccionar el empleado de la lista, con esto se desplegarn los datos del empleado en la parte inferior de la ventana, donde pueden ser modificados. Finalmente presione el botn de Guardar para guardar sus cambios permanentemente.
4.2.3 BORRAR EMPLEADOS
Solo debe seleccionar el empleado de la lista y luego presionar el botn de Borrar.
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4.2.4 AGREGAR EMPLEADOS POR LOTE
Esta opcin permite aadir varios empleados a la vez al departamento seleccionado copiando informacin de algn empleado existente (opciones de asistencia). Para utilizar esta opcin seleccione al empleado del cual tomar la informacin y presione el botn de Batch.
Puede seleccionar los campos que desea copiar de la lista de la derecha, el nombre y cdigo del empleado ser generado automticamente a partir del patrn escogido en la izquierda. Si se desea copiar las opciones de asistencia del empleado debe seleccionar esta casilla.
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4.2.5 TRANSFERIR EMPLEADOS
Seleccionando un empleado de la lista de la derecha y presionando luego el botn de Transferir ( se puede cambiar el departamento al que pertenece el empleado.
En la pantalla que se despliega se debe seleccionar el departamento al que se desea transferir al empleado seleccionado.
4.2.6 EMPLEADOS INACTIVOS
Cuando un empleado pasa al estado de Inactivo, lo que sucede es que se desliga de cualquier departamento y queda disponible para poder asignarle un nuevo departamento. Para darle este estado a un empleado solo seleccione al empleado y luego presione el botn de Inactivo ( ).
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4.2.7 CAMPOS PERSONALIZADOS
Si se necesitan guardar otros datos adems de los que estn definidos en la ficha del empleado. Se pueden crear campos personalizados. En la pestaa Adicionales se pueden crear cuantos campos personalizados se necesiten. Para crear un nuevo campo personalizado posicione el cursor del ratn sobre la tabla de campos personalizados y luego presione la tecla Insertar
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4.2.8 REGLAS DE ASISTENCIA
Seleccione la pestaa de Opciones de Asistencia en la ventana de mantenimiento de empleados para ver esta pantalla. Controlar Asist.: Seleccione esta opcin si desea que al empleado actual se le contabilice la asistencia. Contabilizar HE: Seleccione esta opcin si desea que al empleado actual se le contabilicen las Horas Extra (HE). Feriados Libres: Esta opcin se debe seleccionar si el empleado no trabaja los das feriados. Si el estado del empleado es Ocupado entonces se le tomar como Horas Extra. Si No tiene libres los feriados el empleado debera tener un estado de Ocupado, si no lo tiene ser contado como Ausencia. Verificar entradas/Salidas: Se puede controlar si el empleado debe marcar Entrada o Salida.
4.2.8.1 CONFIGURAR HORAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS:
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Presione el botn de Horario para mostrar la pantalla de Opciones de Asistencia de Empleados.
La opcin de Asistencia Activa indica si se debe contabilizar la asistencia del empleado. Feriado define si se cuentan o no los das feriados. Contabilizar HE indica si se deben contar las horas extras. Verificar HE indica que las horas extras deben ser aprobadas antes de ser contabilizadas. La lista de horario define el tiempo en que el empleado se encontrar en el estado de Dentro para agregar una lista se debe presionar el botn con el signo de + y para borrarla se usa el botn con el signo de -. Al agregar o cambiar la lista de horario actual se mostrar la siguiente pantalla:
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Seleccione un nuevo turno de los que ya han sido configurados y defina su fecha de inicio y final en el campo de Lapso de Tiempo, luego presione Aceptar para retornar a la ventana de configuracin de Asistencia de Empleados. Auto Asignar Periodos: Esta funcin consiste en que si un empleado no tiene un horario asignado durante un periodo de tiempo, pero ha estado asistiendo a trabajar y realizando marcas, el sistema puede definir automticamente a cual periodo pertenecen las marcas. El Tiempo Mnimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado este tiempo, por ejemplo 1 da, el sistema solo podr asignar el periodo hasta que se cumpla ms de 1 da sin tener horario asignado. Periodos Usados: Periodos en los que se basar el sistema para auto asignar marcas. Para seleccionar un periodo de tiempo presione el botn +, aparecen los distintos periodos de tiempo definidos y seleccione los deseados. Para borrar algn periodo de la lista seleccinelo y luego presione el botn -. Despus de llenar los campos de acuerdo con sus requerimientos, puede presionar el botn de Aceptar de la pantalla de Opciones de Asistencia de Empleados para guardar los cambios hechos o presionar www.BiotrackSoftware.com 62
Manual del Programa Administrador de BioTrack el botn de Cancelar para olvidar los cambios hechos.
4.2.9 CONFIGURACIN DE LA VENTANA DE VISUALIZACIN
Si se da clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados se presentarn varias opciones que permitirn cambiar la forma como se visualizan los datos.
Guardar Posicionamiento de la tabla: Guarda el acomodo de las columnas para que sea el mismo la prxima vez que se utilice esta pantalla. Mostrar/Ocultar todas las columnas: Permite mostrar u ocultar todas las columnas. Columnas: Permite escoger cules columnas sern desplegadas.
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4.2.10 EXPORTAR DATOS
Para acceder a esta opcin haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opcin de Exportar.
Lista de temes predefinidos: Escriba un nombre para guardar los campos seleccionados en la lista de la izquierda y as poder utilizar la misma configuracin en futuras exportaciones. El nombre que escriba se desplegar en la lista de temes predefinidos en la prxima exportacin y luego d clic en el botn Aceptar. Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y gurdelo presionando el botn de Save.
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4.2.11 EXPORTACIN AVANZADA
La Exportacin Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos. Para acceder a esta opcin haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opcin de Exportar.
En este caso se exportar a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de formatos (Listados en el campo de Export to). Primero que todo seleccione el tipo de archivo al cual se exportar en la pestaa de Formats dentro de la pesataa de Export Type. Luego pase a la pesaa de Options tambin en la pestaa de Export Type y llene los parmetros que se le presentan de acuerdo con su eleccin.
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Seguidamente llene el campo Destination File de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta y nombre del archivo destino utilizando el botn Select.... Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaa de Fields. Seleccione el campo y presione el botn para agregarlo. El botn agregar todos los campos. Los botones y sirven para eliminar campos agregados anteriormente.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaa de Formats.
Si desea agregarle un encabezado y pie de pgina al archivo generado, lo puede hacer seleccionando la pestaa de Header & Footer y escribindolos en los campos que se le presentan.
En la pestaa de Caption & Width puede definir el nombre que tendr cada campo en el archivo a exportar, as como el ancho de la columna en la que se desplegar.
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En la pestaa de Excel Options podr darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de la exportacin. El Botn Save Export Options permite guardar la configuracin hecha en un archivo en disco para poder reutilizarla en futuras exportaciones. El botn de Load Export Options permite cargar las opciones de exportacin desde un archivo en disco. Presionando el botn de Start Export se dar inicio a la exportacin de los datos.
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4.2.12 IMPORTAR DATOS
Para acceder a esta opcin haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se selecciona la opcin de Importar Datos del Usuario. Esta opcin permite importar datos de empleados a partir de archives XML, TXT o CSV.
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5 HORARIOS
Un periodo es un intervalo de tiempo comprendido entre una marca de entrada y una marca de salida. Ej: Una compaa podra definir un periodo para controlar la asistencia en la maana con una entrada a las 8:00am y una salida a las 11:00am (matutino) y otro para controlar la asistencia despus de la hora de almuerzo de 12:00md a 5:30pm (vespertino). El empleado deber realizar marcas de entrada y salida para cada periodo. Un horario es una combinacin de periodos distribuidos durante un lapso de tiempo (da, semana, mes, ao, etc). Ej: Semanalmente un empleado podra asistir a trabajar en los periodos matutino y vespertino, este tendra que marcar a la entrada y salida de cada periodo los das que as lo indique el horario que le fue asignado.
A un empleado se le pueden asignar uno o ms horarios.
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5.1 PERIODOS
Para definir periodos de tiempo de trabajo seleccione en el men Mantenimiento/Opciones la opcin de Periodos. Si no se han definido horarios a la hora de configurar periodos, el sistema mostrar el mensaje siguiente:
Cancelar lo enviar a la ventana de periodos, para iniciar la configuracin guiada de horarios haga clic en Aceptar.
De acuerdo con la condicin real de la compaa se seleccionar el tipo de horario que se crear.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Puede elegir horarios de un periodo (dos horas: Maana y Tarde), o dos periodos (cuatro veces; Maana y medio da ; medio da y tarde). Escriba las horas de entrada y salida a los periodos y presione el botn Siguiente.
En esta ventana se podrn definir los rangos de tiempo para marcar entradas y salidas. Las opciones de S Marcar indican si la marca es obligatoria o no. Cuando una marca no es obligatoria el sistema no la toma en cuenta para tardas ni salidas tempranas. Si un empleado no marca y la marca no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora definida en el horario correspondiente. El sistema reconoce una marca de entrada o salida como vlida si se encuentra dentro del rango definido en esta pantalla. Ej: Utilizando el ejemplo del periodo que se muestra en la imagen de la pantalla anterior el cual inicia a las 8:30am y finaliza a las 5:30pm y cuyo rango de tiempo vlido para entrada es de 6:30am a 11:30am y rango de tiempo vlido para salida de 2:30pm a 11:30pm, se pueden dar los siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema la reconocer como una entrada vlida ya que se encuentra dentro del rango de las entradas. Si un empleado realiza su primer marca del da a las 11:35am, esta no ser reconocida como una marca de entrada vlida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no ser tomada en cuenta.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocer como vlida la primer marca realizada, mientras que si esto sucede durante el rango de tiempo permitido para las salidas, el sistema reconocer como vlida la ltima marca que hizo el empleado. Presione el botn Siguiente para continuar.
En esta ventana se podr definir cuando se considerar una marca como Tarda o Salida Temprana, clic en Siguiente para continuar. Seleccione si desea que el horario sea asignado a los empleados que an no tienen uno y tambin si desea que el horario se asigne a cada departamento de la empresa. Si el horario es de un solo periodo el sistema crear un periodo llamado Diurno, mientras que si el horario posee dos periodos, se crear un periodo llamado Matutino y otro Vespertino (Estos nombres pueden ser cambiados en el mantenimiento de periodos). El horario creado se llamar Normal.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Horario de un periodo:
Horario de dos periodos:
De clic en Finalizar para terminar.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Al terminar de ejecutar la configuracin guiada de horarios la ventana de Mantenimiento Periodos se desplegar en pantalla (tambin se puede acceder a esta pantalla por medio del men de Mantenimiento/Opciones, seleccionando la opcin de Periodos).
Esta ventana est dividida en dos partes, la parte izquierda muestra los periodos definidos y la parte derecha es para agregar, modificar y borrar periodos. Agregar Periodo: Para Agregar una tabla horaria haga clic en el botn de Agregar y llene cada uno de los campos que se solicitan. El campo de Tarde despus de se refiere a cunto tiempo tarde puede realizarse una marca de entrada para no ser contada como tarda (En la imagen se tienen 5 min despus de la hora de entrada para marcar sin que sea contado como tarda) El campo de Salida Temprano se refiere cuanto tiempo antes de la hora de salida el empleado puede marcar sin que se contabilice como una Salida Temprana (En la imagen est en 5 por lo que un empleado puede marcar su salida 5 min antes de la hora establecida como salida).
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Inicio/Final Vlido para Entrada: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la entrada para que la marca se contabilice como vlida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalice a las 5:30pm se pueden dar los siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema la reconocer como una entrada vlida ya que se encuentra dentro del rango de las entradas. Si un empleado realiza su primer marca del da a las 11:35am, esta no ser reconocida como una marca de entrada vlida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no ser tomada en cuenta. Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocer como vlida la primer marca realizada. Inicio/Final Vlido para Salida: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la salida para que la marca se contabilice como vlida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalize a las 5:30pm y cuyo rango de tiempo vlido para salida sea de 2:30pm a 11:30pm, se pueden dar los siguientes casos: Si un empleado realiza una marca a las 5:00pm, el sistema la reconocer como una salida vlida ya que se encuentra dentro del rango de las salidas. Si un empleado realiza su ltima marca del da a las 2:15pm, esta no ser reconocida como una marca de salida vlida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las salidas y en los reportes no ser tomada en cuenta. Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de salidas permitido, el sistema reconocer como vlida la ltima marca que hizo el empleado. Das a contabilizar: Define a cuntos das trabajados equivale el periodo. Se utiliza para efectos estadsticos. En esta casilla se deberan escribir nmeros entre 0 y 1. Ejemplos: Si un da el horario define que el empleado debe trabajar durante solamente un periodo, dado que este cubrira el total del da laboral, el valor correcto para esta casilla sera de 1. Si se diera el caso que el da se encuentra dividido en dos periodos, uno matutino y otro vespertino, entonces se podra asignar un porcentaje del da a cada perodo de 0,5 ya que cada periodo cubre aproximadamente la mitad del da laboral. Si el da se divide en ms periodos se puede escribir en esta casilla el porcentaje del da que cubre el periodo, por ejemplo para 3 periodos se podran definir 2 periodos en 0,33 y uno en 0,34 para que los tres sumen 1 da laboral; 0,25 para 4 periodos. Nota: Esta casilla est muy ligada a los reportes, ya que el sistema utiliza este valor para calcular los das que el empleado trabaj, por lo cual en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) en la casilla de Normal su unidad mnima debera estar ajustada para trabajar con los valores que se escriban en esta casilla Ej: Si un empleado no trabaja el ltimo periodo de un da que se divide en 3 periodos a los que se les asign 0,33 a los 2 primeros periodos y 0,34 al ltimo periodo, entonces el empleado trabaj solamente 0,66 del da completo; si en las reglas de asistencia la casilla Normal tiene como unidad mnima 1 da, entonces en los reportes ese 0,66 se va a redondear a la unidad mnima, por lo que se www.BiotrackSoftware.com 77
Manual del Programa Administrador de BioTrack tomara como si el empleado hubiera trabajado el da completo, para evitar que se d esto, en las reglas de asistencia debera cambiarse la unidad mnima de la casilla Normal a 0,01 das, con lo cual incluira los decimales en los reportes y s se podran contabilizar los 0,66 das. Minutos a Contabilizar: Tiempo del periodo que ser tomado para datos estadsticos en minutos. Por ejemplo si el turno es de 9 horas, se podran tomar en cuenta solamente 8 horas y no contabilizar 1 hora que podra ser el descanso del empleado. Si se deja en 0 se tomarn todas las horas. M/Entrada M/Salida: Indican si las marcas de entrada o salida son obligatorias o no en el periodo. Cuando una marca no es obligatoria el sistema no la toma en cuenta para tardas ni salidas tempranas. Si un empleado no marca y la marca no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora definida en el horario correspondiente. Cambiar Color de Despliegue: Define el color con el que se desplegar la tabla horaria en la ventana de turnos. Borrar: Seleccione el periodo que desea borrar de la parte izquierda de la pantalla y luego presione el botn de Borrar de la parte derecha de la pantalla. Guardar: Para guardar los cambios realizados a un periodo, presione el botn de Guardar.
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5.2 HORARIOS
Despus de configurar los periodos, podr configurar los Horarios, seleccione en el men principal Mantenimiento/Opciones y luego Horarios para ver la siguiente ventana:
Esta pantalla est dividida en la lista de horarios configurados al lado izquierdo y el detalle de los periodos asociados al horario seleccionado al lado derecho. La lista de horarios contiene la siguiente informacin: Nombre: Nombre que se le dio al horario, no puede repetirse. Fecha Comienzo: Fecha en que empieza a regir el horario.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Nmero Ciclos: Contador de periodicidad. Existen algunos horarios que tienen una periodicidad menor o mayor a una semana, por lo cual se hace ms fcil manejarlos cambiando el nmero y la unidad de los ciclos. Ejemplo 1: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 da en la maana, otro da en la tarde y otro da en la noche y tiene un cuarto da libre, este horario se podra crear fcilmente cambiando la unidad del ciclo de semana a da y cambiando el nmero de ciclos a 4, con lo que obtendramos un horario como el de la siguiente imagen:
El horario llamado 4Dias tiene un periodo asignado en cada da y el cuarto da no tiene ninguno (da libre).
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Ejemplo 2: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 semana por la maana y una semana por la tarde con los fines de semana libres, este horario se podra crear fcilmente cambiando la unidad del ciclo a semana y cambiando el nmero de ciclos a 2, con lo que obtendramos un horario como el de la siguiente imagen:
El horario llamado 2Semanas tiene un periodo diferente asignado en cada semana y los fines de semana no tiene ninguno (das libres). Unidad Ciclo: Da, semana, mes. Agregar Horario: Presione el botn de Agregar y el campo para un horario nuevo aparecer del lado izquierdo. Llene cada uno de los campos que se presentan. Presione el botn de Guardar para guardar el nuevo horario. Modificar Horario: Seleccione el horario que desea modificar de la lista de la izquierda y luego presione el botn de Editar. Cuando termine de modificar los campos presione el botn de Guardar para guardar los cambios. Borrar Horario: Seleccione el horario de la lista de la izquierda y luego presione el botn de Borrar. Agregar Periodo: Presione el botn de Agregar Periodo del panel derecho y se desplegar la siguiente ventana, en la que podr seleccionar los periodos que desee agregar y los das en los cuales desea agregarlos. La casilla de Guardar como Horas Extra permite escribir un nmero de minutos que se tomarn como horas extra en las estadsticas los das que se aplique este periodo. Ej: Un Sbado se podra tomar como horas extra las ltimas 2 horas del periodo, esto se lograra marcando el sbado de la lista de
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Manual del Programa Administrador de BioTrack das de la derecha, marcando la casilla de Guardar como Horas Extra e introduciendo 120 en el campo de minutos H.Extra.
Borrar Periodo: Seleccione el periodo que desea borrar del panel de la derecha y luego presione el botn de Borrar del panel derecho. Borrar Todo: Borra todos los periodos de la pantalla de la derecha. Nota: Despus de agregar o modificar horarios o periodos, debe presionar el botn de Guardar para guardar los cambios.
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5.3 ASIGNAR HORARIOS A L OS EMPLEADOS

Si los empleados todava no tienen su horario asignado, el sistema no podr llevar el conteo estadstico de sus marcas de entrada/salida. Despus de configurar los periodos y los horarios, seleccione en el men principal Mantenimiento/Opciones la opcin de Horario de Empleados, en esta ventana se da mantenimiento a todo lo relacionado con los horarios de los empleados.
El lado izquierdo superior de la pantalla muestra los departamentos existentes en el sistema, haga clic sobre el departamento y podr ver todos los empleados y sus turnos asignados.
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5.3.1 HORARIOS NORMALES
5.3.1.1 Asignar Horario por departamento Seleccione el departamento, y despus presione el botn Departamento. para ir a la ventana de Itinerario de
El horario predeterminado ser asignado a cada empleado que se agregue al departamento. Los horarios seleccionados en la lista de abajo de la pantalla sern los que podrn ser usados por los empleados del departamento. Presione Aceptar para guardar los cambios que haga en esta pantalla.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack 5.3.1.2 Asignar Horario por Empleado En la parte derecha de la pantalla de horarios de Empleados podr asignar horarios por empleado. Estos horarios podrn ser asignados individualmente o seleccionando varios empleados de una vez. El botn seleccionar a todos los empleados del departamento actual y el botn quitar la seleccin de todos los empleados seleccionados, para seleccionar un empleado individualmente solo haga clic sobre el empleado, si mantiene presionada la tecla Ctrl podr seleccionar varios empleados con el ratn. Una vez seleccionado(s) el(los) empleado(s) podr asignarles su horario presionando el botn Organizar Horarios que se encuentra en la parte superior de la ventana, el cual desplegar la siguiente pantalla:
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Verificar Entrada/Salida: Define si el empleado debe marcar Entrada/Salida de acuerdo con el horario asignado, esta opcin tiene mayor precedencia que la que se puede asignar en el mantenimiento de tablas horarias. Estas opciones tienen prioridad sobre las que se pueden elegir al crear periodos . Por Periodo: se toma en cuenta la opcin que se seleccion en el periodo (Si la marca es obligatoria o no para el periodo). Debe Marcar: marca es obligatoria. No Verificar: marca no es obligatoria. Asistencia Activa: Se refiere a si las marcas de asistencia se harn efectivas o no, despus de seleccionar esta opcin se tomarn en cuenta las reglas de asistencia y del horario en el total de las marcas de asistencia disponibles. Existen algunos casos en los que esta opcin puede estar inactiva como por ejemplo jefes que no necesitan contar sus tiempo de asistencia como los otros empleados. Contabilizar HE: Despus de seleccionar esta opcin las Horas Extra (HE) se contabilizarn para este empleado. Feriados: Los empleados seleccionados podrn descansar en los feriados. Si el empleado trabaja algn feriado se le contabilizar como Horas Extra, en caso contrario si la opcin no est activa y el empleado falta en un feriado, esta falta se tomar como una ausencia injustificada. Verificar HE: indica que las Horas Extra necesitan ser aprobadas antes de ser contabilizadas. En esta ventana se podrn ver todos los turnos asignados; el botn de + de la izquierda presentar una ventana con todos los Turnos disponibles, la cual se presenta a continuacin:
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Seleccione el horario de la lista, determine su tiempo de Inicio y Fin y luego presione el botn de Aceptar para confirmar la operacin o cancelar para perder los cambios realizados. Despus de elegir el horario, el nombre del horario elegido se desplegar en la columna Horario junto a sus respectivos tiempos de inicio y final.
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5.3.2 AUTOASIGNACIN DE HORARIOS
Si el horario de los empleados sufre cambios muy frecuentemente y no hay reglas para seguir, la auto asignacin de periodos est disponible. La auto asignacin de Periodos consiste en que los empleados no tienen un turno asignado en un determinado tiempo, pero deben marcar asistencia, el sistema debe buscar a cul tabla horaria pertenece la marca de asistencia realizada. El Tiempo Mnimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado este tiempo, por ejemplo 1 da, el sistema solo podr asignar el periodo hasta que se cumpla ms de 1 da sin tener horario asignado. Finalmente escoja los periodos que el sistema podr usar para asignar a los empleados presionando el botn + del lado derecho de la pantalla. Para borrar algn periodo de la lista, seleccinelo con clic y luego presione el botn -.
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5.3.3 HORARIOS ROTATIVOS
Una forma de implementar horarios rotativos es crear un periodo para cada posible horario y luego agregarlos en la lista de autoasignacin de periodos del empleado.
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5.3.4 HORARIOS TEMPORALES
Si uno o varios empleados necesitan cambiar sus horas laborales temporalmente, su itinerario se puede cambiar haciendo clic en el botn y luego aparecer esta ventana:
Presione el botn Ok para agregar el horario temporal o en Cancel cancelar la operacin. Cuando presione el botn Ok volver a la ventana de horarios de Empleados pero una barra de herramientas nueva estar habilitada al lado derecho de la ventana.
Para aadir el horario temporal presione el botn Agregar Periodo siguiente ventana:
, con lo que se desplegar la
Seleccione la fecha en que se aadir el periodo y el periodo que utilizar, el proceso es el mismo que se sigue al aadir un periodo a un horario. Luego presione el botn de para Guardar los horarios temporales o cancele la operacin presionando el botn de Cancelar la operacin www.BiotrackSoftware.com . 90
Manual del Programa Administrador de BioTrack El periodo temporal aparecer en la tabla de periodos de los empleados al terminar la operacin. Si el horario temporal no ha sido guardado an con puede cancelarlo presionando el botn de borrar periodos seleccionados , si el horario temporal ya ha sido guardado lo puede borrar con el botn de cancelar horarios temporales en este periodo. Utilice el botn para borrar todos los periodos desplegados en el horario del empleado.
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5.4 FERIADOS
Segn las leyes los feriados son libres para los empleados y usualmente no se realizan marcas en estos das. Para agregar feriados utilice la opcin Lista de Feriados en Mantenimiento/Opciones del men principal.
Para agregar un feriado utilice el botn +, llene los campos y luego presione el botn de guardar cambios . El formato del campo fecha feriado depende del idioma del sistema operativo en el que se instal el sistema Administrador de BioTrack. Puede ser MES/DIA/AO o DIA/MES/AO.
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El botn - sirve para borrar el feriado seleccionado, mientras que el botn sirve para editar la informacin de un feriado.
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5.5 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS

Es posible que a los empleados se les presente algn problema y necesiten salir de su puesto. El sistema provee una ventana para definir los diferentes tipos de ausencias que se podrn presentar. En el men principal, Mantenimiento/Opciones y la opcin de Tipos de Ausencias Justificadas, se podrn definir los tipos de ausencias/salidas.
El sistema viene con 3 tipos de ausencias/salidas definidas pero se pueden aadir las que se consideren necesarias. Agregar Tipo Ausencia: Para agregar un tipo de ausencia utilice el botn +, llene los campos y luego presione el botn de guardar cambios . El botn - sirve para borrar el tipo de ausencia seleccionada, mientras que el botn sirve para editar la informacin de un tipo de ausencia. Nombre de la Ausencia: El nombre que se le dar al tipo de ausencia. Regla estadstica: regla para el reporte de asistencia para contabilizar la salida/ausencia. La unidad mnima es la unidad de medida ms pequea para ausencias. La ms comn es el da, la hora, el minuto. El control de redondeo se refiere a que si la hora de las salidas no es un nmero entero en el reporte de asistencia, esta ser redondeada. Acumular por veces: Esta opcin se puede utilizar cuando no se quiere contabilizar el tiempo que cubrieron las ausencias justificadas de cada tipo, sino que lo que se busca es solamente visualizar el nmero de veces que se solicit cada tipo de ausencia.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Acum/Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad estadstica, luego esta ser redondeada de acuerdo con la regla de redondeo. El smbolo del reporte se refiere a la representacin simblica que tendrn estas ausencias en el reporte. Si se marca la opcin Computar las fechas de peticin de salida que se aadan nuevas se sumarn al total de Solicitudes de Salida (SolSal) en los reportes. Borrado: Para borrar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la izquierda y luego presione el botn -. Modificacin: Para revisar o modificar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la izquierda y luego presione el botn .
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5.6 MANEJO DE HORAS EXTRA

5.6.1 DEFINIR UN PERIODO CON MINUTOS EXTRA FIJ OS
Al agregar un periodo en los horarios se puede definir si se agregarn minutos extra fijos en ese periodo. Estos minutos se contarn siempre que el empleado trabaje durante ese periodo y sern sumados a las horas extra acumuladas del empleado. Para utilizar esta caracterstica se debe marcar la casilla Guardar como Horas Extra y definir el nmero de minutos extra que se le asignarn al periodo cuando se aaden los periodos al horario (ver apartado 5.2).
La imagen muestra el proceso de agregar un periodo en un horario, dicho periodo sumar 300 minutos extra cada vez que un empleado lo trabaje.
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5.6.2 DEFINIR HORAS EXTRA EN LAS REGLAS DE ASISTENCIA
En las reglas de asistencia se puede definir a partir de cunto tiempo despus de la salida se cuentan las horas extra. Estas horas extra se calculan a partir de la hora de salida del empleado. Para utilizar esta opcin se debe marcar la casilla Pasados X mins desp de Sal.Tomar como H.Extra (ver apartado 2.2) donde X representa los minutos que deben pasar para empezar a contar las horas extra.
Ejemplo: En la imagen anterior se introdujo un valor de 60 minutos, lo que significa que un empleado debe trabajar al menos 60 minutos extra despus de su salida para que estos sean contados como horas extra en los reportes. Si el empleado trabaja 15 minutos ms despus de su salida estos no seran tomados en cuenta en los reportes mientras que si el empleado trabajara 70 minutos extra despus de su salida, estos le seran contabilizadas en los reportes como Horas Extra.
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5.6.3 CONVERTIR HORAS EXTRA GRATIS EN HORAS EXTRA
Para poder utilizar esta opcin del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de marca que provee el dispositivo: 1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Si un empleado realiza marcas de entrada y salida (C/In y C/Out en el dispositivo) durante un periodo que no le ha sido asignado en su horario de trabajo, el sistema reconoce este tiempo trabajado como Horas Extra Gratis. Las Horas Extra Gratis no son tomadas en cuenta en los reportes sin embargo estas pueden ser convertidas en Horas Extra para que sean contabilizadas en los reportes. Es necesario que existan marcas de entrada y salida (C/In y C/Out en el dispositivo) para que sean reconocidas como Horas Extra Gratis, si las marcas sern tratadas como registros invlidos. Las Horas Extra Gratis se convierten en horas extra en la pestaa Otras Excepciones de los reportes haciendo clic sobre la opcin Promover HE gratis o si se desea convertir en Hora Extra solamente un registro este se debe seleccionar de la lista y luego presionar el botn Convertirla en H.Extra. Estas marcas pueden ser invalidadas utilizando la opcin de Cancelar Horas Extra o si solamente se desea cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botn Invalidar Seleccionado. La opcin Restaurar devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso no se contabilizara directamente como Horas Extra y pasara a ser una Hora Extra Gratis.
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5.6.4 MARCAR HORAS EXTRA DIRECTAMENTE CON EL DISPOSITIVO
Para poder utilizar esta opcin del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de marca que provee el dispositivo: 1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente. 2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente. 3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios) respectivamente. Si un empleado realiza marcas de entrada y salida a las horas extra ( Ent Extra y Sal Extra en el dispositivo) estas sern tomadas directamente como horas extra y se contabilizarn en los reportes. Estas horas extra se pueden visualizar en la pantalla de los reportes en la pestaa de Otras Excepciones y se identifican en su campo Excepcin con H.Extra. Estas marcas pueden ser invalidadas utilizando la opcin de Cancelar Horas Extra o si solamente se desea cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botn Invalidar Seleccionado. La opcin Restaurar devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso se contabilizara directamente como Horas Extra.
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5.6.5 CONVERTIR HORARIOS A UTOASIGNADOS EN HORAS EXTRA
Si se quieren manejar las horas extra a partir de periodos autoasignados (ver apartado 5.3.2), se debe crear un periodo para las horas extra (ver apartado 5.1), este periodo debe tener como da laboral un nmero muy pequeo para que no intervenga en los clculos del reporte (ej: 0,00001), es importante que las horas que validan los rangos de las marcas no choquen con las del horario normal para no ocasionar problemas a la hora de identificar a cul periodo pertenece la marca.
Este periodo se agregar en la parte de autoasignacin de horarios de los empleados y no en el horario. Utilizando esta opcin no es necesario elegir el tipo de marca en el dispositivo.
Los registros de marcas de periodos autoasignados s e convierten en horas extra en la pestaa Excepciones en el Reg. De Marcas/Ent.-Sal de los reportes presionando el botn Cambiar registros de periodo autoasignado a registros de HE. www.BiotrackSoftware.com 100
Manual del Programa Administrador de BioTrack Si se desea cancelar un registro de periodo autoasignado que fue convertido en horas extra este se debe seleccionar de la lista y luego presionar el botn Cancelar en seleccionado.
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6 MOVIMIENTOS
6.1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA
6.1.1 BUSCAR
Este mdulo es usado para consultar el registro de asistencia de todos los empleados que es descargado del dispositivo y el cmputo de todos sus datos estadsticos. D clic sobre el Buscar/Imprimir en el men principal y luego en Registro de Asistencia y se desplegar la siguiente ventana:
Departamento: despliega todos los departamentos configurados. Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado. Lapso de Tiempo: Presenta el rango de tiempo del cual se tomarn los datos. Buscar: Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el botn Buscar para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla. Se mostrar el registro de asistencia de los empleados seleccionados durante el rango de tiempo elegido. Para mostrar el tipo de marca en la tabla resultante marque la opcin de Mostrar Estado.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Resumen por Da mostrar las todas las marcas agrupadas por d a.
6.1.2 VER E IMPRIMIR
Este mdulo permite ver el reporte de Asistencia de Empleados, imprimirlo y guardarlo. Presione el botn de Preliminar para ver el reporte.
Para imprimir el reporte solo debe hacer clic sobre el botn
El reporte puede ser guardado en varios formatos (excel, html, rtf, txt, otros) presionando el botn de .
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6.1.3 EXPORTAR
Presione el botn de Exportar y se desplegar la siguiente pantalla:
Lista de temes predefinidos: Escriba un nombre para guardar los campos seleccionados en la lista de la izquierda y as poder utilizar la misma configuracin en futuras exportaciones. El nombre que escriba se desplegar en la lista de temes predefinidos en la prxima exportacin y luego d clic en el botn Aceptar.
Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y gurdelo presionando el botn de Save.
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6.1.4 EXPORTACIN AVANZADA
La Exportacin Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos. Haga clic en el botn de Exportar Avanzado para ver la siguiente pantalla:
En este caso se exportar a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de formatos (Listados en el campo de Export to). Primero que todo seleccione el tipo de archivo al cual se exportar en la pestaa de Formats dentro de la pesataa de Export Type. Luego pase a la pesaa de Options tambin en la pestaa de Export Type y llene los parmetros que se le presentan de acuerdo con su eleccin.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Seguidamente llene el campo Destination File de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta y nombre del archivo destino utilizando el botn Select.... Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaa de Fields. Seleccione el campo y presione el botn para agregarlo. El botn agregar todos los campos. Los botones y sirven para eliminar campos agregados anteriormente.
Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaa de Formats.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Si desea agregarle un encabezado y pie de pgina al archivo generado, lo puede hacer seleccionando la pestaa de Header & Footer y escribindolos en los campos que se le presentan.
En la pestaa de Caption & Width puede definir el nombre que tendr cada campo en el archivo a exportar, as como el ancho de la columna en la que se desplegar.
En la pestaa de Excel Options podr darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de la exportacin. El Botn Save Export Options permite guardar la configuracin hecha en un archivo en disco para poder reutilizarla en futuras exportaciones. El botn de Load Export Options permite cargar las opciones de exportacin desde un archivo en disco. Presionando el botn de Start Export se dar inicio a la exportacin de los datos.
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6.1.5 MODIFICAR EL REGISTRO DIARIO
Si al revisar el registro de Asistencia original, se nota que se han hecho modificaciones incorrectas, el sistema provee una manera conveniente de consultar los registros de asistencia que han sido modificados y cancelar estas modificaciones. Haga clic sobre la el botn Modificaciones para ver la siguiente ventana:
El botn Buscar permite consultar los registros de asistencia, el manejo de la pantalla es similar al de la pantalla de Buscar Registro de Asistencia del Empleado, se debe seleccionar un departamento y los empleados a consultar, as como definir el rango de tiempo. Para cancelar algn cambio en el registro de Asistencia seleccione este cambio y luego haga clic en el botn de Restaurar Registro. Este reporte tambin puede ser exportado a un archivo en otro formato externo.
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6.2 MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS

6.2.1 AUSENCIA POR NEGOCIOS/SOLICITUD DE AUSENCIA:
Cuando un empleado est ausente por un periodo de tiempo por algn caso especial (viaje de negocios, enfermedad, vacaciones, etc) el sistema puede ignorar sus marcas durante este periodo para que no afecte los clculos estadsticos de los reportes. Para utilizar esta funcin haga clic sobre la opcin Asistencia del men principal y en este la opcin de Ausencias Justificadas.
Esta ventana se divide en dos pestaas, una de vista en forma de calendario y otra en vista de lista. Se puede escoger el departamento del cual se quieren revisar las Salidas de negocios y solicitudes de ausencias y buscar a empleados especficos. Departamento: A travs de esta lista se puede seleccionar al departamento que se desea examinar. El departamento predeterminado es el departamento raz de la empresa.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Nombre: se refiere al nombre del empleado, todos los empleados del departamento actual se listarn aqu. La opcin predeterminada en esta lista es Todos lo que significa se examinar a todos los empleados del departamento. Fecha de Inicio y Final: Estas fechas definirn el rango de tiempo que abarcar la consulta de las salidas/ausencias. Reporte: Una vez que se define el rango de tiempo a consultar, d clic sobre este botn para producir el reporte de Ausencia por negocios/Solicita ausencia. Exportar: Permite exportar todos los registros relacionados con todas las salidas y ausencias en un periodo de tiempo. Refresca: Consultar todos los registros de marcas que se hayan hecho durante la fecha de inicio y fin y se despliegan en le pestaa de Vista de Lista.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Agregar: Para agregar un registro de alguna salida de negocios o solicitud de ausencia para un empleado, existen dos mtodos para agregar el registro: Mtodo 1: Seleccione el empleado al que se le desea aplicar la ausencia, luego en la Vista de Calendario haga clic sobre la fecha inicial de la ausencia y sin dejar de presionar el botn del ratn arrastre el ratn hasta la fecha final. Se desplegar una pantalla para verificar que el rango de tiempo es el correcto y escoger el tipo de ausencia/salida:
Llene los datos y luego haga clic sobre el botn de Aceptar. Mtodo 2: Presione el botn de Agregar y defina las fechas de inicio y fin de la salida/ausencia y su tipo de ausencia.
Llene los datos y luego haga clic sobre el botn de Aceptar. Nota: No se puede agregar una ausencia/salida que choque con otra definida antes, si esto sucede el sistema desplegar un error y la operacin no se llevar a cabo.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Modificar: Puede modificar las fechas de inicio y fin de una ausencia grficamente desde la Vista de Calendario y posicionndose sobre el intervalo de tiempo que se quiere modificar y arrastrndolo con el ratn hasta su nueva ubicacin o reduciendo su tamao. Agrandar o reducir el intervalo de tiempo:
Mover el intervalo de Tiempo:
Tambin puede modificar el intervalo de tiempo, seleccionndolo del calendario y luego presionando el botn de Editar, y definiendo los datos de la misma forma que al agregar. Borrar: Si quiere cancelar uno de los intervalos de las ausencias/salidas, solo seleccione el intervalo y luego presione el botn de Borrar. Se desplegar el siguiente mensaje de confirmacin de borrado:
Presione Yes para continuar con el borrado y No para cancelarlo.
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6.3 AGREGAR MARCAS

Se pueden registrar en el sistema marcas que los empleados hayan olvidado hacer, vaya al men principal, Asistencia y la opcin de Agregar Marcas para desplegar la siguiente pantalla:
Seleccione el o los empleados que olvidaron marcar, luego seleccione el tipo de marca a realizar, su fecha, nmero de dispositivo y luego presione el botn de Agregar. Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la seleccin. Con el botn puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la seleccin actual.
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6.4 MODIFICAR MARCAS

Cuando parte o todos los empleados de un departamento llegan tarde por una razn justificada, esta funcin puede ser utilizada para modificar la marca de entrada de todos los empleados.
Seleccione el o los empleados a los que se les quiere modificar la marca, luego seleccione el tipo de marca (entrada o salida), el rango de fechas en que se ignorarn sus marcas y por ltimo la fecha de la marca que se tomar como vlida, luego presione el botn de Aceptar. Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la seleccin. Con el botn puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la seleccin actual.
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6.5 REVERTIR LOS CAMBIOS HECH OS A LAS MARCAS

Cuando se agregan o modifican marcas con las opciones Agregar Marcas y Modificar Marcas (ver apartados 6.3 y 6.4) estas pueden ser revertidas desde el registro de marcas de asistencia. Para acceder a esta opcin ingrese al men Buscar/Imprimir y en este a la opcin Registro de Asistencia. En esta pantalla se pueden ver todas las marcas almacenadas en el sistema en un periodo determinado de tiempo configurando los parmetros y luego presionando el botn Buscar.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Presionando el botn Modificaciones, se pueden ver los registros de marcas que han sido modificados utilizando la opcin Modificar Marcas y Agregar Marcas. Configurando los parmetros y luego presionando el botn Buscar se pueden visualizar los cambios realizados en el registro de marcas de asistencia.
Si se quiere restaurar alguna marca de asistencia a su estado inicial esta debe ser seleccionada de la lista y luego se debe presionar el botn Restaurar Registros.
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7 REPORTES
En el manejo de asistencia, usualmente necesitamos buscar situaciones de excepcin e imprimir registros de asistencia. D clic sobre la opcin Reporte en la ventana principal, o bsquela en el men de Buscar/Imprimir y Clculos y Reportes de Asistencia. A travs de la bsqueda de excepciones de asistencia y lista de registros, se podrn modificar las excepciones de asistencia y lista de registros disponibles, existen cuatro pantallas las cuales son Excepciones en el Registro Marcas Ent/Sal, Situacin de Excepcin de horario, Otra situacin de Excepcin y Elementos Calculados.
Departamento: despliega todos los departamentos configurados. Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado. Lapso de Tiempo: Presenta el rango de tiempo del cual se tomarn los datos. Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el botn Calcular para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla. www.BiotrackSoftware.com 118
Manual del Programa Administrador de BioTrack Si se da clic derecho sobre la tabla de datos en cualquier pestaa se desplegar un submen como el siguiente:
La opcin de Exportar Datos desplegar una ventana de exportacin de datos. Crear Reporte de Tabla actual: Generar un reporte con los datos desplegados en la tabla actualmente. Copiar datos: Permite enviar al portapapeles filas de la tabla de datos. Columnas: Permite agregar o quitar columnas a la tabla. Advanced Export: despliega la ventana de exportacin avanzada.
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7.1 EXCEPCIN DE HORARIO

En la pestaa de Excepciones de Horarios podr ver las marcas hechas por el Empleado seleccionado, sus ausencias, llegadas tarde, horas extra, entradas, salidas y modificarlas. Tambin podr realizar marcas de entrada/salida manualmente e ingresar salidas de negocios y solicitudes de ausencias.
CAMPOS:
Periodo: Nombre del periodo al que corresponden las marcas del empleado.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Tarde: Minutos tarde en que se realiza una marca de entrada despus del tiempo definido en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) ms los minutos de penalizacin cuando no se realiza una marca de entrada (en caso de que esta regla est seleccionada en las reglas de asistencia, a partir de ahora R1). Una tarda se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de asistencia se habilit esta opcin y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces no se desplegarn los minutos tarde, en caso contrario se desplegarn los minutos tarde definidos en la regla R1. Temprano: Minutos antes cuando se realiza una marca de salida antes del tiempo definido. El tiempo lmite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida temprana se define en las reglas de asistencia. Tambin se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2). Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las reglas de asistencia se habilit esta opcin y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces no se desplegarn los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarn los minutos de salida temprana definidos en la regla T2. Tiempo HE (Horas Extra): Si en las reglas de asistencia se marca la opcin de pasados X minutos despus de Salida tomar como HE (a partir de ahora H1), entonces desde la hora de salida hasta que el empleado marca su salida sern tomados como horas extra (siempre y cuando la hora de la marca de salida cumpla con H1). Si el horario tiene un periodo de tiempo que se cuenta como HE (En el manejo de Horarios, cuando se agregan periodos seleccionando la opcin de Guardar como Horas Extra) este tambin se contar en los minutos de Horas Extra. Tiempo Asist (Tiempo de Asistencia): Total de horas trabajadas. Horas entre la marca de entrada y la de salida. Jornada Trabajada: Diferencia de tiempo entre la hora de entrada y la de salida, menos tardas y salidas tempranas. Excepcin: Muestra si hubo algn caso especial ese da (vacaciones, enfermedad, etc).
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OPERACIONES :
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la grfica.
Seleccione el estado y cambie el color. Filtrar por excepciones: El comportamiento predeterminado es que est filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opcin se pueden quitar filtros de estados.
Aadir Ausencia Justificada: Abre la ventana de mantenimiento de Ausencia por Negocios y Solicitud de Ausencia. Filtrar por periodo: permite filtrar por uno de los periodos existentes. Aadir: En cualquier momento se puede usar esta opcin y llenar los datos de una marca de entrada o salida para un empleado manualmente.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Crear Reporte de Tabla actual: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opcin se desplegar un reporte como el siguiente:
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7.2 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA :
CAMPOS
Estado: existen seis tipos de estados, entrada, salida, salida a descanso, entrada a descanso, entrada a tiempo extra y salida a tiempo extra. Nota: Si en el dispositivo se elije el estado antes de hacer la marca, este ser el que se despliegue en este campo. Cuando no se selecciona ningn estado en el dispositivo, todas las marcas sern tomadas como entradas y el programa asignar su estado dependiendo de la hora en la que se hizo la marca. Excepcin: Existen 8 tipos de situaciones: vlido, invlido, repetido, errneo, horas extra gratis, horas extra, autoasignado y salida de negocios. Registro Invlido: Son registros de marcas que se salen del horario establecido. Los registros invlidos no se contabilizarn en el clculo estadstico.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Registro Repetido: Cuando una marca aparece ms de una vez. Por ejemplo cuando se realizan dos marcas de entrada dentro del rango de tiempo permitido para realizar marcas de entrada en el horario. HE Gratis: Las horas extra gratis se dan cuando los empleados han marcado en perodos de tiempo que no le fueron asignados en sus horarios y en la pantalla de configuracin del empleado se marc la opcin de contabilizar horas extra. HE: en el dispositivo existe un estado de hora extra, el registro de asistencia guarda estas marcas como Entrada a Horas Extra (overtime-in Ent Extra) y salida a Horas Extra (overtime-out Sal Extra) Ausencia por Negocios: en el dispositivo existe un estado de Salida de Negocios (Descanso), el registro de asistencia guarda estas marcas como Entrada a Descanso (Business-in Ent Descanso) y salida a Descanso (Business-out Sal Descanso) Auto-Asignado: Los registros de marcas de entrada/salida de los empleados no corresponden a los periodos asignados, entonces si el registro est como auto-calendarizado (autoasignado) se asignar al periodo correspondiente pero mostrar el estado de Auto-asignado. Operacin: muestra la operacin que se ha hecho con el registro y todava no ha sido aplicada.
OPERACIONES :
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.
Seleccione el estado y cambie el color. Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que est filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opcin se pueden quitar filtros de estados.
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Cambiar Estado: Permite cambiar el estado de una marca. Seleccione el registro y luego seleccione el nuevo tipo de marca.
Borrar Seleccionado: Borra el registro seleccionado actualmente. Cancelar operacin para seleccionados: Cancela las operaciones realizadas en los registros seleccionados. Cambiar Registros de Periodo Auto-Asignado a registros de HE: Convierte los registros con el estado de Auto-Asignado a HE. Aplicar Todo: Aplica todas las operaciones pendientes. Para que los registros de asistencia cambien se debe presionar este botn ya que ninguna operacin se realiza automticamente, sino que quedan pendientes. Cancelar Todo: Cancela todas las operaciones pendientes. Crear Reporte de Tabla actual: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opcin se desplegar un reporte como el siguiente:
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7.3 OTRAS EXCEPCIONES :

Esta pantalla se utiliza para verificar y aprobar las horas extra, salidas de negocios, enfermedad, etc.
CAMPOS:
Hora Comienzo: Hora inicial de la excepcin. Hora Fin: Hora final de la excepcin. Excepcin: Tipo de excepcin (Horas extra gratis, vacaciones, etc). Validar: Indica si el registro ha sido validado (1) o no (-1), cuando se cambia el estado de la validacin este campo se actualiza con el nuevo estado antes de que se apliquen los cambios. Validacin Anterior: Muestra la validacin actual del registro (1 -1). Cuando se cambia el estado de un registro sirve como punto de referencia para ver el estado actual del registro. Cuando se aplican los cambios este campo se actualiza con la informacin del nuevo estado. Duracin: Duracin total de la excepcin del horario.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Tiempo Vlido: Tiempo que se contabilizar del total de la excepcin del horario. Ej: Si un empleado tiene asignados 3 das de vacaciones no se tomarn en cuenta las 24 horas por da, sino solo las horas que corresponden al periodo de trabajo asignado para esos das en el horario. Fecha: Fecha en que se present la excepcin.
OPERACIONES:
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.
Seleccione el estado y cambie el color. Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que est filtrado por todos los estados, pero utilizando esta opcin se pueden quitar filtros de estados.
Si la regla de asistencia limita los viajes de negocios y las horas extra, estas necesitan ser verificadas. Cancelar todas las horas extra: Todos los registros que se muestren como horas extra se marcarn como invlidos. Promover todas las horas extra gratis: Las personas que no estn asignadas a un turno y que el sistema marc como horas extra gratis se contabilizarn como horas extra. Guardar Cambios: Guarda todos los cambios realizados. Cancelar Cambios: No se realiza ninguno de los cambios pendientes. Ver Salidas como salidas de negocio: Cambia en los registros seleccionados el estado de salida (Ent Descanso, Sal Descanso) a salida de negocio. www.BiotrackSoftware.com 128
Manual del Programa Administrador de BioTrack Cancelar todas las salidas de negocios: Todas las salidas de negocios sern canceladas. Crear Reporte de tabla actual: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta o pcin se desplegar un reporte como el siguiente:
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7.4 ELEMENTOS CALCULADOS :

Muestra un resumen de todos los datos referentes a la asistencia de los empleados.
Nota: Las unidades estadsticas que se muestran en cada tem dependen de las seleccionadas en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2).
CAMPOS
Normal: Representa el nmero unidades estadsticas que se debi haber marcado. Actual: Representa el nmero de unidades estadsticas que el empleado marc. Tarde: Unidades estadsticas (min, hora, da) tarde en que se realiza una marca de entrada despus del tiempo definido en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) ms los minutos de penalizacin cuando no se realiza una marca de entrada (en caso de que esta regla est seleccionada en las reglas de asistencia, a partir de ahora R1).
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Una tarda se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de asistencia se habilit esta opcin y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces no se desplegarn los minutos tarde, en caso contrario se desplegarn los minutos tarde definidos en la regla R1. Temprano: Unidades estadsticas (min, hora, da) antes cuando se realiza una marca de salida antes del tiempo definido. El tiempo lmite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida temprana se define en las reglas de asistencia. Tambin se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2). Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las reglas de asistencia se habilit esta opcin y sobrepasa el tiempo definido en la regla. Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces no se desplegarn los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarn los minutos de salida temprana definidos en la regla T2. #Ausencias: Nmero de unidades estadsticas que el empleado se ha ausentado del trabajo sin justificacin. Tambin se toman como ausencias una tarda o salida temprana que cuyo tiempo sea mayor que el lmite establecido en las reglas de asistencia. Horas Extra: Horas extra trabajadas (se presentar en la unidad estadstica elegida en la regla de asistencia). Las horas extra se dan en los siguientes casos: Cuando se marca la opcin en las reglas de asistencia para que se contabilicen las horas extra despus de cierto tiempo de haber terminado el periodo de trabajo asignado. Cuando en el manejo de Horarios se crea un periodo que ser contabilizado directamente como horas extra. Cuando se realizan marcas de horas extra en el dispositivo lector de huella digital o hay horas extra gratis, estas se listarn en la pestaa de Otras Excepciones cuando estas son verificadas sern tomadas como horas extra en los clculos estadsticos. #SalxNeg: Nmero de unidades estadsticas de salidas de negocios (Sal Descanso, Ent Descanso) Tiempo Laborado: Horas trabajadas. Sal: Salidas que han sido marcadas en el dispositivo por medio de Ent Descanso y Sal Descanso. Marcas: Veces que se debera marcar. VEnt: Veces que se marc entrada. VSal: Veces que se marc salida. No Ent: Veces que no se marc entrada. www.BiotrackSoftware.com 131
Manual del Programa Administrador de BioTrack No Sal: Veces que no se marc salida. SolSal: Acumula todos los tipos de ausencias motivadas. La unidad predeterminada es la hora. SalxNeg: Nmero de unidades estadsticas de salidas de negocios (Ausencias Justificadas). Enfermedad: Unidades estadsticas que el empleado ha estado con el estado de enfermo. Vacaciones: Unidades estadsticas que el empleado ha estado con el estado de Vacaciones. Total Das: Total de Unidades estadsticas trabajados. Fin de Semana: Das trabajados en fin de semana. Feriado: Total de Das trabajados en feriados. Tiempo de Asistencia: Total de horas que ha pasado el empleado en estado de laborando. HE: Horas extra trabajadas. HE Fin de semana: Horas extras trabajadas en fines de semana. HE Feriado: Horas extra trabajadas en feriados. Crear Reporte de planilla actual: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opcin se desplegar un reporte como el siguiente:
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7.5 REPORTES DISPONIBLES

Presionando el botn de Reporte se puede escoger uno de los reportes para poder imprimirlo o importarlo a otro formato de archivo.
7.5.1 BARRA DE HERRAMIENTAS EN LOS REPORTES
Zoom (
): Permite cambiar la proporcin de la vista previa del reporte. ): Permite abrir un reporte previamente guardado en disco.
Abrir Reporte ( Guardar ( Imprimir ( Buscar ( Cerrar (
): Guarda el reporte actual en disco. ): Imprimir reporte actual. ): Permite buscar texto en el reporte actual. ): Cierra la vista previa del reporte.
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7.5.2 REPORTE DIARIO DE ASISTENCIA
Este reporte es usado para listar la asistencia diaria de los empleados en el intervalo de tiempo seleccionado, presentando tambin los das que el empleado trabaj y cuales se ausent, tardas y salidas tempranas, as como horas extra. Tambin muestra el estado de los primero 30 das de la consulta.
La simbologa utilizada predeterminadamente por el reporte corresponde a la siguiente: Encabezado: Ocupado=Ocup Ausente=Aus Temprano= Temp Horas Extra= HE Ausencia Justificada= SSal Salida de Negocios=SNeg
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Manual del Programa Administrador de BioTrack Cuerpo del Reporte: No ocurri ningn caso especial (Normal)=" " No marc Entrada="[" No marc Salida="]" Ausencia="A" Llegada Tarde=">" Salida Temprana="<" Horas Extra="+" Salida="L" Salida por Negocios="G" Enfermedad="B" Vacaciones="S" Otros="T"
Ejemplo: En la imagen anterior se muestra a la empleada Mara del departamento de Contabilidad, quien estuvo ausente el da 1 de agosto y sali temprano el 4 de agosto, mientras Carlos del departamento de ventas estuvo enfermo el 6 de agosto. Nota: Este Reporte solo muestra la informacin diaria del un mes de la consulta, mientras que los totales de la derecha s son calculados con todos los datos de la consulta.
CAMPOS:
Ocup: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debi haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asisti a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asisti a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta. www.BiotrackSoftware.com 135
Manual del Programa Administrador de BioTrack SNeg: total de Salidas de negocios (Ausencias Justificadas) durante el periodo de la consulta.
7.5.3 REPORTE GENERAL DE A SISTENCIA
Este reporte es usado para listar la asistencia de los empleados en el intervalo de tiempo seleccionado, presentando tambin los das que el empleado trabaj y cuales se ausent, tardas y salidas tempranas, as como horas extra y los totales de cada tem. Este reporte muestra solo los totales de cada tem.
CAMPOS:
Ocup: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debi haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asisti a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asisti a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. www.BiotrackSoftware.com 136
Manual del Programa Administrador de BioTrack HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de unidades estadsticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta. SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadsticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la consulta. NoEnt/NoSal: Veces que no se marc entrada o salida respectivamente. TMarc: Total de veces que se debi marcar. TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta. %Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.
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7.5.4 REPORTE DE ASISTENCIA POR DEPARTAMENTO
Muestra los datos de la asistencia de los empleados agrupados por departamento.
CAMPOS:
Ocup: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debi haber asistido a trabajar durante el periodo de la consulta. Actual: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asisti a trabajar realmente durante el periodo de la consulta. Ausente: Das (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asisti a trabajar durante el periodo de la consulta. Tarde: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado tarde durante el periodo de la consulta. Temp: Minutos (Unidad estadstica que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido temprano durante el periodo de la consulta. HE: Horas extra durante el periodo de la consulta. SSal: total de unidades estadsticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta.
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Manual del Programa Administrador de BioTrack SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadsticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la consulta. NoEnt/NoSal: Veces que no se marc entrada o salida respectivamente. TMarc: Total de veces que se debi marcar. TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta. %Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.
139

7.5.5 REPORTE DE TIEMPO LA BORADO
Muestra tiempo de marcas de entrada y salida de cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.
140

7.5.6 REPORTE DE ASISTENCIA A PERIODOS
Muestra a cual periodo asisti da a da cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.
141
8 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
8.1 INICIALIZAR EL SISTEMA
Esta opcin se encuentra en el men principal Datos y la opcin de Inicializar el Sistema. Esta funcin reinicia el sistema a su estado original de instalacin (limpia informacin de empleados y asistencia). Al seleccionar la opcin se desplegar la siguiente pantalla:
Si se acepta (Yes) se limpiarn los datos, en caso contrario no se harn cambios.
8.2 LIMPIAR DATOS OBSOLETOS

Despus de usar el sistema por un periodo de tiempo, una gran cantidad de datos obsoletos se va acumulando en la base de datos, lo que afecta la capacidad del disco duro y la velocidad de operacin del sistema. Esta opcin se encuentra en el men principal Datos y la opcin de Borrar Datos Antiguos.
Se debe elegir la fecha hasta la cual se borrarn los datos y luego presionar el botn de Aceptar. www.BiotrackSoftware.com 142
Manual del Programa Administrador de BioTrack Los datos que se borran se pueden respaldar en archivos en disco.
8.3 RESPALDO DE DATOS

Para respaldar la base de datos del sistema vaya al men principal Datos y luego en Respaldar Base de Datos.
Defina el nombre del archivo de base de datos para respaldar la base de datos. Presione Save para realizar el respaldo.
143
8.4 IMPORTACIN DE DATOS

8.4.1 IMPORTAR DATOS DE ASISTENCIA
Para importar los registros de asistencia desde otra mquina vaya la menu principal, Datos y luego en Importar marcas de asistencia
Toda la informacin de la base de datos original puede ser importada desde un archivo de Asistencia de base de datos; para importar las marcas de asistencia busque el archivo desde el cual se importarn los datos y luego d clic sobre el botn de Importar. Tambin se puede importar desde la base de datos del sistema. Se pueden importar datos de bases de datos de versiones anteriores o de la misma versin del programa. Despus de importar datos, si estos ya no son importantes pueden ser borrados del sistema con al opcin de Inicializar el sistema.
144
8.5 EXPORTACIN DE DATOS

Esta funcin es muy utilizada para respaldar toda la informacin de asistencia del sistema.
8.5.1 EXPORTAR A ARCHIVOS:
Los
formatos
posibles:
Datos
de
asistencia
secretos *.abtDatos
de
marcas
de
asistencia*.txtbackup de la base de datos *.mdby Archivo de Asistencia de Base de Datos.
145
8.6 REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA

Permite saber quines han usado el sistema y cules modificaciones hizo. Acceda a esta pantalla desde la opcin de Buscar/Imprimir en el men principal y de aqu la opcin de Registro de Operacin del Sistema.
146
9 APNDICES
9.1 PROBLEMAS FRECUENTES
La siguiente es una lista de problemas tpicos que se le podran presentar al empezar a utilizar el programa. Qu pasa si un administrador olvida su clave? Si esto sucede se pueden eliminar los administradores ingresando a la base de datos, en la tabla de userinfo, modificar el campo securityflags borrando cualquier contenido que tenga. Qu se puede hacer si se olvida la clave de la base de datos? Entre al men principal Mantenimiento/Opciones, haga clic en Opciones de Base de Datos y defina la nueva clave. Mientras se consulta el registro de asistencia, seleccionando el departamento de ms alto nivel, todos los empleados, porqu no se ve ningn registro, pero despliega que se han cargado datos? Podra ser que el rango de fechas definido no posee registros guardados. Se han asignado los turnos, Por qu el resultado de los clculos estadsticos no indica salidas, tardas y salidas tempranas? Primero revise el turno asignado, en una condicin normal el nombre del turno correspondiente al periodo de tiempo se despliega en azul, si no existen problemas, ingrese a la lista de turnos de los empleados, revise la fecha inicial del turno de empleado, la fecha ms reciente que el tiempo utilizado en la consulta? Si lo es entonces asigne de nuevo el turno o corrija los rangos de fechas. Cmo cancelar la tabla horaria que ha sido configurada? Podra aadir una tabla horaria vaca primeramente, luego usar la tabla horaria vaca para reemplazar la que se desea cancelar en la asignacin de empleados, ingrese al mantenimiento de tablas horarias para cancelar la tabla horaria correspondiente. Por qu los datos que estn guardados aparecen, pero no se ven cuando se consultan? Confirmar el rango de tiempo definido en la consulta. Por qu si yo asisto normalmente, mi estado aparece como una salida/ausencia sin motivacin o alguna buena razn?
147
Manual del Programa Administrador de BioTrack Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos. Por qu existen tardas y salidas tempranas en las estadsticas de asistencia pero sus registros no se despliegan en la consulta? Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos. S los jefes de la compaa no necesitan marcar entradas o salidas, Cmo se puede realizar esta configuracin? Entre al mantenimiento de empleados, opciones de marcas de asistencia y desmarque la casilla de Controlar Asist para estos empleados. Por qu no puedo agregar nuevos itinerarios en el mantenimiento de turnos? El programa tiene que configurar el periodo de tiempo del turno, entonces podr configurar itinerarios, verifique que el rango de tiempo del turno est definido.
148
9.2 RESEA HISTRICA

Una de las razones por las que la identificacin mediante huellas digitales es tan prometedora es que, a diferencia de otras tcnicas biomtricas relativamente no probadas, los Estados Unidos y otros pases tienen amplia experiencia real con su uso. Todos estamos familiarizados con el uso de la identificacin por huellas digitales en el marco de la ley. Menos conocida es la historia antigua del uso de las huellas digitales en el comercio, o la larga historia de la ciencia de las huellas digitales en Estados Unidos y Europa Occidental. A continuacin una breve resea de los principales acontecimientos que ayudaron al desarrollo de esta tcnica: Pinturas prehistricas encontradas en Nova Scotia muestran manos con patrones ondulados. En la antigua China las huellas del dedo pulgar se usaban en sellos de arcilla para probar la identidad en transacciones financieras. 1686 - Marcello Malpighi, profesor de anatoma en la Universidad de Bologna, escribi acerca de las ondulaciones, lazos y espirales en las huellas digitales. 1823 - el Dr. Henry Faulds escribi un artculo describiendo las huellas digitales como un medio de identificacin personal. A l se le acredita el primer uso de la identificacin por huellas digitales en la aplicacin de la ley, al obtener una conviccin con base en la correcta identificacin de una huella grasienta dejada sobre una botella de alcohol. 1882 - Gilbert Thompson, de la organizacin US Geological Survey us su propia huella digital en un documento para evitar la falsificacin. 1892 - Sir Francis Galton, antroplogo britnico, public el primer sistema de clasificacin de huellas digitales y estableci la individualidad y permanencia de las huellas digitales. Los puntos minucia que Galton identific son todava usados hoy. 1901 - Scotland Yard adopt el sistema Galton-Henry de identificacin de huellas digitales, una adaptacin de las observaciones de Galton realizada por Sir Edgard Henry, comisionado jefe de la polica metropolitana de Londres. 1903 - El sistema penitenciario de Nueva York inicia el primer uso sistemtico de las huellas digitales en los Estados Unidos para identificar criminales conocidos. 1904 - El ejrcito de los Estados Unidos inicia el uso de las huellas digitales para identificar al personal enlistado. 1904 - Juan Vucetich de la polica de Buenos Aires publica su sistema de identificacin de huellas digitales, que le ayud a identificar un asesino mediante el estudio de las huellas digitales dejadas en el marco de una puerta. Su mtodo an se usa hoy en da. 1905-1930 - Agencias de la ley a lo largo de los Estados Unidos inician el uso de las huellas digitales para la identificacin personal. Muchas empiezan a enviar copias de sus tarjetas de huellas a la Oficina Nacional de Identificacin Criminal, establecida por la Asociacin Internacional de Jefes de Polica. 149
Manual del Programa Administrador de BioTrack 1919 - El Congreso establece la Divisin de Identificacin del FBI. Ellos consolidan sus archivos junto con los de la Oficina Nacional de Identificacin para formar el ncleo de lo que son hoy los archivos de identificacin de huellas digitales del FBI. Para 1946 el FBI haba procesado 100 millones de tarjetas de huellas digitales. Para 1971 el FBI ya haba procesado 200 millones.
150

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1.1 PASOS DE LA INSTALAC IN:

2. Automticamente se abrir el programa de instalacin del Administrador del dispositivo de BioTrack

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1.2 INSTALACIN EN UNA SOLA COMPUTADORA

1.3 INSTALACIN EN VARIAS COMPUTADORAS

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1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS)

significa que la conexin con la base de datos fue exitosa.

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Por ltimo de clic en el botn Ok de la pantalla de Opciones de la Base de Datos

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1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER

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1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA

1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

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2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA

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2.3 MANTENIMIENTO DE ADM INISTRADORES

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Manual del Programa Administrador de BioTrack Privilegios:

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3.1.3 DESCONECTARSE DEL DISPOSITIVO

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3.2 PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO

La pestaa de Info Dispositivo muestra informacin sobre el dispositivo conectado.

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Muestra opciones para el ahorro de energa.

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Presenta opciones de configuracin avanzadas del dispositivo.

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Permite ver y configurar los parmetros de comunicacin definidos en el dispositivo.

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3.3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS

3.3.1 DESCARGAR MARCAS DE ASISTENCIA

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3.4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB

Al presionar el botn OK se presentar la pantalla de Importacin y Exportacin de datos.

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3.5 MANEJO DE SMS

Manual del Programa Administrador de BioTrack

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3.6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO