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COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO
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1.1 QUE ES ACCESS Y UNA BASE DE DATOS
Antes de entrar a estudiar
el tema de ACCESS,
debemos saber que
ACCESS, Access es una
herramienta de
administracin de bases de
datos, diseada por
Microsoft, para trabajar
bajo el Sistema Operativo
Windows. Debemos, antes
que nada, entender que es
una base de datos.
Es por esto que para poder
utilizar la informacin de
una manera mecanizada o
rutinaria, lo primero que se
debe hacer es organizar
los datos de una manera
fcil y sencilla para poder tener acceso a ellos de una manera rpida y eficaz.
Tradicionalmente para manejar informacin se hacan unos programas a los cuales se le
ingresaban datos y permita su actualizacin, consulta y listados de datos.
El termino de BASE DE DATOS aparece por primera vez al comienzo de los aos 60, para
expresar un conjunto de datos relacionados entre s, que estn estructurados de forma que
pueden accederse o llegar a ellos de forma automtica e independientemente al programa que se
maneje. (No hay que olvidar que base de datos tambin podra ser manual, una carpeta con
informacin de hojas de vida es una base de datos, lo que pasa es que no es lo suficientemente
eficaz o automatizada).
La base de datos se puede definir como una coleccin de datos y objetos relacionados con un
tema o propsito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una
empresa, de los productos del inventario de un almacn, los de las casas registradas en una
inmobiliaria, o de los huspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi
todas las empresas necesitan almacenar la informacin que manejan de una manera organizada,
y una base de datos es la herramienta ptima para este fin.



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Toda base de datos est formada por uno o varios bloques de informacin llamados TABLAS.


FIG 1.1 TABLA



UNA TABLA ES LA ESTRUCTURA FUNDAMENTAL DE UNA BASE DE DATOS. Es un objeto
que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas
campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la
base de datos, por ejemplo, en una BASE DE DATOS DE UNA BIBLIOTECA, una tabla estar
constituida por la informacin acerca de los LIBROS que hay en la biblioteca, otra tabla tendr
informacin sobre los USUARIOS, otra sobre los AUTORES, etc. El xito de un buen diseo de
base de datos est determinado por lo consistentes y lgicas que sean las tablas que
implementemos.
Cada TABLA est conformada por un conjunto de REGISTROS. Un registro es la unidad
elemental de informacin de la tabla o archivo (en el archivador de secretaria acadmica, un
registro seria una ficha de matricula).
Un REGISTRO es toda la informacin que se refiere a un mismo tem (cosa, persona o tema), en
el ejemplo de la biblioteca, cada registro se referir a un libro con informacin como el nombre del
libro, autor, editorial, ao de impresin, etc. (son las filas).
FIG 1.2
REGISTRO DE
UNA TABLA




Cada registro estar conformado por uno o ms elementos llamados CAMPOS, cada campo es
un tipo de dato perteneciente al ITEM (Cosa, persona o tema) o clase de dato que est
almacenado en un registro y por lo tanto la unidad fundamental de un registro. En el ejemplo de la
biblioteca, un campo seria el nombre del libro, otro el autor, etc.
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FIG 1.3
CAMPO




1.2 BASE DE DATOS RELACIONALES
Quiz el problema fundamental que suele
plantearse al hacer una base de datos real, formada
por varias tablas, es la repeticin de datos, es decir
campos repetidos en diferentes tablas(redundancia),
lo cual va a dificultar su funcionamiento, es decir:
Actualizacin
Insercin
Modificacin
Eliminacin
Consulta.
Para resolver estos problemas es necesario que
exista integracin entre las diferentes tablas y que
este controlada la repeticin de datos, as surgen los
llamados sistemas de gestin de base de datos
relacionales que, en el caso de los computadores
estn concebidos como un conjunto de programas de
propsito general que permite controlar el acceso y
la utilizacin de las bases de datos de forma que
satisfagan las necesidades del usuario (programas de
usuario) y que acten con independencia de los datos
y con ella las llamadas BASE DE DATOS
RELACIONALES que pueden resolver, mejor que otras organizaciones, las dificultades de
redundancia y no integracin de los datos.
En este tipo de base de datos se suprimen las jerarquas entre campos, pudindose utilizar
cualquiera de ellos como clave de acceso.

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Las principales ventajas de las bases de datos relacionales son:
Actan sobre todas las tablas
Se pueden utilizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple.
Fciles de utilizar (la organizacin fsica de los datos es independiente de su tratamiento
lgico).
1.3 CARACTERSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES
Para que la estructura de la tabla cumpla las leyes de la teora relacionales deben satisfacer las
siguientes condiciones:
Todos los registros de la tabla deben tener el mismo nmero de campos, aunque alguno de
ellos este vaci, deben ser registros de longitud fija.
Cada campo tiene un nombre o etiqueta que hay que definir previamente a su utilizacin. No
obstante, una vez creado el archivo se podrn ampliar o disminuir el nmero de campos.
La base de datos estar formada por muchas tablas, una por cada tipo de registro o tem
necesario, en el ejemplo de una biblioteca, se podran definir tablas para LIBRO, AUTOR,
NACIONALIDAD, PROFESIN.
Dentro de una tabla cada nombre de campo debe ser distinto, por ejemplo en la base de
datos de biblioteca, puede haber un campo autor 1, autor 2; pero no puede haber dos campos
con el nombre autor, pues cuando nos refiramos al campo autor, no sabra cual utilizar.
Los registros de una misma tabla tiene que diferenciarse, al menos, en el contenido de alguno
de sus campos, no pueden haber 2 registros idnticos.
Los registros de una tabla pueden estar dispuestos en cualquier orden.
El contenido de cada campo est delimitado por un rango de valores posibles, en la base de
datos de biblioteca, el campo de ao de edicin no puede haber MIL, ni cualquier otro carcter
alfabtico, e incluso ningn ao mayor que 2011, por no estar dentro del rango posible.
Permite la creacin de nuevas tablas a partir de las ya existentes, relacionando campos de
distintas tablas anteriores. Esta condicin es la esencia de las bases de datos relacionales,
formando lo que se llama un archivo virtual (temporal en memoria).
1.4 CLAVE PRIMARIA
Se recomienda, aunque no es imprescindible, que todas las tablas tengan alguna columna o
grupo de columnas especificadas como CLAVE PRIMARIA de la tabla. La CLAVE primaria
es un campo (o campos) que nunca puede contener valores nulos y que tiene un valor nico
para cada registro o fila de la tabla.
La clave primaria tiene un valor nico diferente para cada fila de una tabla de modo que no
hay dos filas o registros de la tabla con claves primarias iguales.
1.5 CLAVE SECUNDARIA (EXTERNA O FORNEA)
Las claves secundarias, al igual que las primarias aumentan la integridad (seguridad) de las
bases de datos, una clave secundaria es una columna o grupo de columnas, cuyo valor sea igual
al de alguna clave primaria en otra tabla.
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Una tabla puede contener ms de una clave secundaria, si est relacionada con ms de una tabla
adicional.
Para ver todo lo anterior, miremos este pequeo ejemplo:
Dentro de la base de datos del colegio, tomemos 3 de las posibles TABLAS.
TABLA: ALUMNOS + ACUDIENTES + CURSOS
Miremos las tablas:
CODIGO NOMBRE APELLIDOS EDAD C.CURSO C.ACUD C.MAT
080309 JUAN
CARLOS
SAAVEDRA
GALINDO
12 0803 080309-1 080301
080310 PEDRO SAAVEDRA
GALINDO
13 0901 080309-1 080301
080201 MIGUEL CASTILLO
MENDOZA
13 0802 080201-1 080301
090323 MANUEL YELA
BETANCOURT
14 0903 090323-1 080301
TABLA No 1: ALUMNO
C.ACUD NOMBRE APELLIDO CEDULA TELEFONO DIRECCIN EMPRESA
080309-1 JUAN SAAVEDRA 16.789.365 5589877 CRA 3 NO 23-
78
Carvajal
070309-1 MIGUEL URIBE 16.568.236 7789565 CRA 12 NO
23-89
Comerciante
080201-1 JOSE CASTILLO 16.325.369 5523256 DIAG 6 No
23-89
Noel
090323-1 ANTONIO YELA 16.258.478 2236588 Tran 3 no 45-
89
carulla
TABLA No 2: ACUDIENTES
COD. CURSO CURSO DIRECTOR ASESOR No ALUMNOS
0803 8C ALBERTO
PORTILLA
JUAN CARLOS
PATIO
35
0901 9A CRISTINA
ORDOEZ
JUAN DAVID
MORALES
39
0902 9B MIGUEL
OREJUELA
LEONOR
DURAN
41
0903 9C ANTONIO
CAMARGO
MARIA
DOMINGUEZ
43
TABLA No 3: CURSOS
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SI OBSERVAMOS LA CLAVE PRIMARIAS SON:
CODIGO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ALUMNO
C.ACUD CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ACUDIENTE
COD.CURSO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA CURSO

CLAVES SECUNDARIAS:
C.ACUD (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA
ALUMNOS CON LA TABLA ACUDIENTE
COD.CURSO (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA
ALUMNO CON LA TABLA CURSO
Adems de lo visto, en Access se pueden trabajar otros conceptos, como:
Consultas
Una consulta es la accin a travs de la cual se puede localizar informacin contenida en una
base de datos.
Formularios
Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar informacin bajo criterios
personalizados por el usuario.
Informes
Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un
formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales
para los grupos o para el informe completo, etc.
Macros y mdulos.
Una macro es una lista de acciones diseadas por el usuario y que Access realiza en forma
automtica. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de
acciones en un orden especfico automticamente. Un mdulo es una coleccin de uno o ms
procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programacin de Access), desarrollados al
programar una aplicacin en Access.