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CURSO SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES TEMA 3 LA SELECCIN Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR

1) Generalidades En la prctica todava cotidiana de muchas empresas, el comprador hace los pedidos de materiales y servicios a los proveedores en base a su trayectoria y menor costo, sin medir el posible impacto que tiene la calidad de los suministros por ejemplo, en los costos por inspeccin a la recepcin, para detectar no conformidades o defectos, o por las prdidas debidas a las fallas de calidad en las materias primas e insumos que entran en los procesos de produccin o de prestacin de servicios. No obstante, hoy en da las relaciones cliente - proveedor se conciben de una manera sustancialmente diferente. El comprador selecciona un proveedor de un conjunto de proveedores debidamente registrados y calificados, porque se evala la capacidad que tienen stos para satisfacer sus necesidades. La seleccin y evaluacin de proveedores debera ser un proceso sistemtico que se lleva a cabo con el fin de asegurar que las compras se efecten nicamente a aquellos proveedores que tengan la capacidad para cumplir con los requisitos establecidos por la organizacin. Este proceso incluye: a) Determinar y clasificar los bienes y servicios a comprar, segn su incidencia en las operaciones y en la calidad del producto final; b) Fijar y revisar peridicamente las especificaciones y otros requisitos para los bienes y servicios a comprar; c) Investigar los proveedores y sub-contratistas que en el mercado ofrecen los productos y servicios requeridos, y luego evaluar y calificar la capacidad tcnica y organizativa de aquellos a quienes se les comprar; especialmente en lo relativo a su Sistema de Gestin de Calidad. d) Calificar los proveedores conforme a los resultados de las evaluaciones realizadas (auditoras de calidad, resultados de inspecciones de recepcin, quejas y devoluciones, evaluacin de desempeo de materiales y servicios, etc.); e) Crear y mantener un registro actualizado donde se encuentren agrupados los proveedores por cada rubro, (materiales, piezas, componentes o servicios) requeridos por la organizacin; con su calificacin correspondiente segn su confiabilidad. f) implementar cuando sea apropiado programas de desarrollo de proveedores orientados a promover mejoras en su desempeo y una relacin de mutuo beneficio y de largo plazo.

2) Requisitos iso 9001:2008 para la seleccin y evaluacin de los proveedores La norma ISO 9001:2008 en su clusula 7.4.1 establece que: La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas.

En este sentido, es necesario que la organizacin determine cuales proveedores estn en condiciones de proporcionar materiales e insumos que cumplan con sus requisitos en las condiciones ms convenientes para la organizacin compradora, tanto desde el punto de vista tcnico como econmico. 3) La seleccin del proveedor La seleccin de los proveedores se inicia desde el concepto o diseo del producto y se mantiene a lo largo de su ciclo de vida. Inicialmente se realiza una seleccin previa de aquellos proveedores que tienen potencialmente la capacidad de satisfacer los requisitos del comprador. Estos proveedores se incorporan al programa de evaluacin de proveedores. Posteriormente, segn los criterios de seleccin y evaluacin, y en base a su confiabilidad y el tipo de compra, el comprador toma sus decisiones considerando la Calidad, el precio, la cantidad y el tiempo de entrega al momento de colocar la orden de compra o realizar el pedido. El comprador debera elegir sus proveedores libremente, ya que para el cliente siempre es mejor seleccionar sus proveedores sobre la base de su capacidad tcnica y organizativa. Pero en ciertas ocasiones esto no es posible, ya que estn obligados por determinadas circunstancias, en particular cuando: a) la organizacin usa sus propios productos provenientes de otras lneas o actividades. b) sus proveedores son empresas filiales. c) Solo se tiene acceso a una nica fuente de suministros. d) Estn obligados a contratar los suministros con una empresa especfica por regulaciones gubernamentales o requisitos contractuales. Cuando la eleccin no es libre para ciertos rubros, por supuesto no aplica el proceso de seleccin y evaluacin para los proveedores de los mismos. Sin embargo, a menudo esto no ocurre para todos los rubros que compra una organizacin. A la larga, el mejor sistema es la seleccin libre, que resulta beneficiosa tanto para el proveedor como para el comprador, ya que ninguna de las partes se vuelve una carga para la otra. 4) Criterios de seleccin y evaluacin de los proveedores a) Criterios de seleccin Los criterios para la seleccin y evaluacin de los proveedores pueden variar dependiendo de la magnitud en que los insumos que suministran influyen en la calidad final del producto o servicio ofrecido. Los criterios ms comunes a tomar en cuenta para la seleccin apropiada de los proveedores de insumos crticos y de mayor incidencia en la calidad son: I. II. III. IV. V. El comprador conoce la filosofa gerencial del proveedor y mantiene un contacto estrecho con el mismo. El proveedor mantiene una organizacin estable y reconocida en el mercado. El proveedor tiene normas tcnicas establecidas y est en capacidad de responder frente a los cambios e innovaciones tecnolgicas. El proveedor puede entregar los suministros con las especificaciones requeridas por el comprador. El proveedor posee las instalaciones y equipos necesarios para ajustarse a las especificaciones del comprador o est en capacidad de obtenerlas y mejorarlas.

VI. VII. VIII. IX. X.

El proveedor tiene la capacidad suficiente para suministrar los volmenes requeridos. No existe el peligro que el proveedor viole los secretos de la organizacin. El proveedor ofrece precios razonables y entrega puntualmente. Adems el proveedor es accesible por su ubicacin, transporte y comunicacin. El proveedor es sincero en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

b) Criterios de evaluacin Para asegurarse de que el proveedor puede cumplir con las condiciones requeridas por el comprador, ste debera solicitar del proveedor potencial toda la informacin necesaria, e incluso podr visitar sus instalaciones y evaluar mediante auditora los aspectos administrativos y tcnicos necesarios. En este sentido, las unidades operativas involucradas y las unidades de Calidad podran apoyar al Departamento de Compras en esta labor. Los aspectos a evaluar principalmente son: La Filosofa gerencial del proveedor, Visin, Misin, objetivos y polticas. Estructura. Consideracin del proveedor por el comprador. Sus clientes actuales y anteriores y la evaluacin de stos, si es posible. La trayectoria de la empresa y sus desarrollos. Tipos de productos y servicios que ofrece el proveedor. Detalles sobre las instalaciones, equipos y procesos del proveedor junto con su capacidad de produccin y de servicio. El sistema de Gestin de Calidad del proveedor y su certificacin si la tiene. El control que ejerce el proveedor sobre sus proveedores y subcontratistas.

Luego de realizar la evaluacin, el comprador debera seleccionar al menos a dos proveedores y comprarles a ambos. Con esto se garantiza la confiabilidad en los suministros y no se depende de una sola fuente. Si el comprador dispone de un programa de desarrollo de proveedores, puede estimular al proveedor a incorporarse al programa, lo cual traera beneficios a ambas organizaciones y asegurara una relacin de largo plazo. 5) El registro de proveedores. a) Generalidades El registro de proveedores es la base donde se sustenta el proceso de seleccin y evaluacin. All debera registrarse toda la informacin disponible concerniente a cada proveedor o subcontratista actual o potencial, clasificados segn los rubros que requieren adquirirse, incluyendo los datos de identificacin, legales, comerciales, historial de entregas, resultados de evaluaciones, as como cualquier accin necesaria derivada de las mismas. Para esto se pueden usar formatos fsicos o electrnicos, segn le resulte conveniente a la organizacin. La amplitud y detalle de los registros, dependern del impacto del producto comprado en la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la organizacin compradora. Los rubros deberan estar clasificados segn el rango de importancia para las operaciones, actividades y procesos del comprador, ya sean tcnicos o administrativos, desde los crticos o estratgicos hasta aquellos que tienen muy baja incidencia en la Calidad del producto final. Adicionalmente, el registro debera ser actualizado constantemente, de tal manera que la Unidad de Compras tenga la informacin correcta al momento de solicitar cotizaciones a los proveedores y/o colocar las rdenes de compra o de servicio.

b) Informacin del Registro. Los datos que a menudo incluye el registro del proveedor son: Datos bsicos: Nombre de la empresa, direccin, telfono, fax, correo electrnico. Datos legales: Registro mercantil, fecha de constitucin, Registro fiscal, Representante legal. Datos comerciales: Productos o servicios que ofrece, referencias, otros clientes. Datos de compra: rdenes de compra colocadas, abiertas o concluidas. Calificacin: Status del proveedor de acuerdo a las evaluaciones realizadas. Los documentos sobre el proveedor, tales como catlogos, cotizaciones anteriores, manual de calidad, informes de las evaluaciones y otros, deberan ubicarse en expedientes separados y slo consultarlos en caso de requerirse mayor informacin sobre el proveedor para la decisin de compra. No es frecuente incluir los precios en los registros, ya que lo corriente es solicitar cotizaciones al proveedor al momento de hacer la compra. c) Clasificacin de los proveedores segn el rubro. El comprador debera delimitar la amplitud y detalle del registro segn los bienes y servicios que requiere. Se puede tener desde un registro general con todos los proveedores sin clasificar, hasta registros pormenorizados segn lo que ofrecen. La clasificacin vara de una organizacin a otra, pudindose utilizar la descrita a continuacin: i. Crticos o estratgicos: Insumos que son vitales para la realizacin del producto con la calidad requerida, por ejemplo, las materias primas. Tambin entran en esta categora aquellos suministros relacionados directamente con la salud y seguridad del personal. Una falla en la calidad de un insumo crtico puede detener en su totalidad la produccin o la entrega por tiempo indeterminado y/o afectar a la salud o seguridad del personal. Debido a su importancia en las actividades, el proceso de adquisicin de estos bienes y servicios requiere de proveedores altamente confiables. De mayor incidencia: Insumos que aunque no afectan de forma crtica la calidad, pueden afectar la percepcin del cliente. Una Falla en la calidad de un insumo de mayor incidencia puede por ejemplo retrasar la produccin o la entrega, poner en duda la confiabilidad en la calidad del producto o afectar negativamente los niveles de satisfaccin del cliente. Ejemplos de esta categora son los proveedores de material de empaque y los proveedores de servicio de transporte. Para la compra de estos insumos se deberan seleccionar proveedores confiables ya que en muchos casos, el monto de la inversin es sustancialmente alto, por tanto el nivel de exigencia al proveedor debe ser igualmente elevado. De menor incidencia: Los rubros tienen poca incidencia en la Calidad. El nivel de exigencia para la seleccin del proveedor es relativamente reducido. Una Falla en la calidad de un insumo de incidencia menor no afecta directamente la produccin y/o la percepcin sobre la calidad del producto, pero puede generar ciertos niveles de inconformidad en el cliente si se mantiene en forma prolongada o genera lentitud en la realizacin de los procesos internos. Por ejemplo, proveedores de formatos de facturas fiscales, servicios de fotocopias etc. Insumos no relevantes para los procesos de realizacin y relacionados con el cliente. Entran en esta categora el resto de los insumos. Esto no quiere decir que la calidad de stos no sea importante. En esta categora prcticamente no se evala al proveedor y corrientemente se adquiere en trminos de precio. Ejemplo, papelera y suministros de oficina.

ii.

iii.

iv.

Es conveniente que los proveedores sean clasificados de acuerdo con el impacto del producto o servicio que suministran sobre la calidad del producto final. Por supuesto, el mayor nfasis en cuanto a los datos que se le solicitan y la evaluacin que se realiza al proveedor, se hace en los proveedores de renglones crticos; la evaluacin es ms estricta, la seleccin es ms cuidadosa y los recaudos son mayores. Cabe destacar que un mismo proveedor puede ser clasificado en ms de uno de estos grupos, dependiendo de los productos y servicios que ofrece, y debera ser evaluado segn el grupo de mayor exigencia, aunque los criterios de seleccin dependern del insumo a comprar. Para visualizar mejor este aspecto, refirase al Cuadro 1. Para clasificar a los proveedores de acuerdo con los criterios descritos anteriormente, se puede considerar el diagrama de flujo mostrado en la figura 2: