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Sistema de Trmite Documentario Municipalidad Distrital de Esperanza

NDICE Tramite Documentario Externo ..................................................................................................... 4 Beneficios de Tramite Externo.................................................................................................... 4 Derivacin de expedientes a las dependencias: ................................................................ 11 Flujo de movimientos del expediente: ...................................................................................... 16 Archivar Expedientes: ........................................................................................................... 22 Tramite Documentario Interno ....................................................................................................26 Beneficios de sistema............................................................................................................... 26 Redaccin de documentos: ...................................................................................................... 27 Administracin de contenidos : ................................................................................................ 28 Registro de destinatarios externos, comits u otros ................................................................. 28 Registro de contenidos plantilla ............................................................................................... 28 Bandeja de documentos Borradores ........................................................................................ 29 Documentos Emitidos .............................................................................................................. 29 Documentos Recibidos ............................................................................................................. 30 Documentos Proyectados ........................................................................................................ 30 Mis expedientes Asignados y Despachados .............................................................................. 31 Reporte de Documentos Emitidos ............................................................................................ 31 Reporte de Documentos Recibidos........................................................................................... 32 Recepcin y registro de expedientes: ...................................................................................... 5

Sistema de Trmite Documentario

Hoy en da los sistema de tramite documentario se han vuelvo una herramienta indispensable para el control y administracin de expedientes interno y externos en una institucin. Esta herramienta est desarrollada para consultar en tiempo real los expedientes y los movimientos que se generan para adecuada tramitacin, cuenta con facilidades de bsqueda y otras utilidades que se detallan a continuacin. Beneficios de sistema Asignacin de nmero de expedientes segn el ao vigente. Control y administracin de la ubicacin de los expedientes. Flujo de movimientos de cada expediente. Conocer el estado de los expedientes en el tiempo oportuno. Disminuir el volumen de documentacin. Acceso a la informacin en el tiempo oportuno. Control documentario interno por cada dependencia.

Tramite Documentario Externo

En este mdulo se registran todos los expedientes que ingresan por mesa de partes y que luego de asignarle un nmero de expedientes es derivado a las dependencias competentes para su atencin.

Beneficios de Tramite Externo Asignacin de nmero de expedientes a los documento decepcionados en mesa de partes. Derivacin de expedientes a las dependencias de la institucin. Flujo de Movimientos de expediente. Archivador de expedientes. Asignacin de responsables de atencin de expedientes.

A continuacin se detallan los procesos que se realizan en el sistema de tramite documentario externo.

Recepcin y registro de expedientes: Registra los expedientes y los datos ms relevantes como : asunto , folios , tipo de documento , remitente , representante y agrega adjuntos del expediente.
1. Registro de Expedientes a. Para registrar un nuevo expediente en el trmite externo selecciona la opcin registro de expedientes.

b. Luego coloca el nmero de folios del expediente y el Tipo de documento

c. Se coloca la fecha de emisin ( es la que presenta el administrado); la Fecha Actual (es la que se registra el expediente)

d. La Prioridad, la determina el responsable de trmite externo segn criterio.

e. Para registrar los datos del administrado, haz click en la botn Buscar y doble click en la opcin seleccionada.

f.

En caso de no estar registrado los datos del Remitente, hacer click en el botn Nuevo y registrar los datos en la siguiente ventana y Guardar. Seguir los mismos pasos para los Datos del Representante.

g. Luego se agrega el Asunto, agregar los adjuntos de ser el caso y la sumilla.

h. Para agregar la Referencia, hacer click en el botn

i.

Registrar la Referencia: por la Dependencia, por el N de Documento o por Institucin.

j.

Luego hacer click en Guardar.

Derivacin de expedientes a las dependencias: Para derivar expedientes a una o varias dependencias de la institucin segn el estado de atencin que est solicitando el remitente a la vez se puede realizar una derivacin de tipo de envi original o copia. Registrar la Indicacin, el Tipo de Envo, la Prioridad del Documento, hacer click en el botn Derivar y Luego Imprimir la Hoja de Envo

2. Expedientes pendientes de derivar Cuando no fue derivado en el momento oportuno, pueden realizarlo desde este formulario.

a. Ingresando a la ventana de expedientes pendientes de derivar se ubica el expediente utilizando las opciones de bsqueda, seleccionar el expediente que quiere derivar a la oficina correspondiente, derivar e imprimir la hoja de envo.

3. Bandeja de expedientes derivados

a. Para consultar un expediente que ha sido derivado se utilizar las opciones de bsqueda. Si desea buscar los datos del Remitente o Representante hacer clic en el botn Remitente

b. Para modificar al expediente que ha sido derivado, hacer click en el botn Modificar movimiento, luego click en el botn Actualizar.

Flujo de movimientos del expediente: Mediante esta opcin en mesa de parte podrn ver la ubicacin y movimientos de origen y destino que tiene cada uno de los expedientes. As mismo mediante esta pantalla el usuario puede visualizar el estado y el avance en que esta cada expediente.
4. Consultar expediente a. Para consultar todos los expedientes que han sido registrados.

b. La consulta de un expediente se puede realizar por las opciones de bsqueda c. Hacer click en el botn para Agregar parte a Expediente.

d. Se abrir la ventana siguiente para agregar los datos.

e. Para agregar el Remitente, hacer click en el botn Buscar

f.

Seleccionar el Remitente y hacer click en el botn Buscar. Agregar la indicacin y la observacin de ser el caso.

g. Luego Guardar.

h. Para Listar las partes del expediente, luego imprimir la hoja de envo.

i.

Mostrar parte de expediente.

Doble Clic izquierdo

Bandeja de recepcin de expedientes: Cada dependencia tiene una bandeja de recepcin de expedientes, es all donde se almacenan todos los expedientes enviados por mesa de parte y las diferentes dependencias de la institucin para su atencin respectiva.

A su vez las dependencias tambin puede realizar su derivacin de expedientes a una o varias dependencias de la institucin.

Archivar Expedientes: Mediante esta opcin se puede archivar los expedientes, para ello el usuario debe crear sus archivadores ya asignarles el nombre segn sus archivadores fsicos para cuando realice una consulta pueda encontrar el expedientes en una ubicacin fsica.

a. Si es que existe el archivador, seleccionar el nombre del archivador, caso contrario hacer click en el botn y agregar el nombre y Guardar.

b. Para buscar el archivador que se guard, hacer click en el Men Archivador y Archivador de Expedientes.

c. Para ubicar los expedientes que han sido archivados, utilizar las opciones de bsqueda.

Tramite Documentario Interno

Mediante este mdulo las dependencias tendr un control de toda sus documentacin interna generada por el jefe o miembros de la dependencia. Esta herramienta permita la redaccin de los documentos internos as como las derivacin automtica a la dependencia destino a la vez permite derivar , asignar y tramita documentos internos.

Beneficios de sistema Visualizacin mediante vista previa de los documentos interno. Membretados , pie de pgina y redactor generados automticamente. Optimizacin de recursos ( papel ). Histrico de documento Emitidos en las dependencias. Histricos de los documentos recibidos. Administracin de plantillas de contenidos que permite la redaccin rpida de un documento.

Redaccin de documentos: Permite la Redaccin de documentos internos y pblicos , para ello solo es necesario buscar el o los destinatarios , ingresar el asunto y el contenido del documentos lo dems sale automticamente como el numero segn el tipo de documento.

Vista previa de Documentos:

Visualizacin de vista previa de los documentos redactados , as mismo permite la exportacin de documentos a Word , pdf , Excel.

Administracin de contenidos : Mediante esta opcin el usuario podr registra contenidos segn el tipo de documentos para luego ser seleccionados y mostrarse en la pantalla de redaccin de documentos.

Registro de destinatarios externos, comits u otros Registro de los datos principales de los destinatarios externo , comits se procesos de seleccin y otros a los cuales se pueden derivar documentos interno o externos.

Registro de contenidos plantilla Se registran todo los contenidos plantilla que desea tener cada dependencia para facilitar la redaccin de los documento.

Documentos borradores los cuales esta redactados pero sin asignacin de numero correlativo porque aun estn en pendientes de revisin.

Bandeja de documentos Borradores

Documentos Emitidos En esta seccin se almacenan todos documento internos emitidos por cada dependencia de la institucin. As mismo se puede realizar bsqueda de diferente criterios como asunto , fechas , nmeros de documento y tipos de documento.

Documentos Recibidos En esta seccin se almacenan todos documento internos recibidos derivados por las diferentes dependencias de las instituciones.

En esta seccin se almacenan todos los documentos proyectados por los diferentes usuarios de la institucin , seleccionando el nmero correlativo de las altas direcciones de la institucin.

Documentos Proyectados

En esta seccin se listas todos los expedientes asignados a cada usuario del sistema , esta seccin es personal solo puede visualizar los documentos la persona a la cual ha sido asignado el documento.

Mis expedientes Asignados y Despachados

Reporte de Documentos Emitidos Reporte de todos los documentos emitidos ,estos pueden ser filtrados por mes , destino , ao y tipo de documento.

Reporte de Documentos Recibidos Reporte de todos los documentos recibidos ,estos pueden ser filtrados por mes , destino , ao y tipo de documento.