Tema 3: LA PLANEACIN

Bienvenida
Estimado estudiante, iniciemos con mucho entusiasmo nuestro tercer tema de estudio, los contenidos seleccionados estn orientados a explicar la importancia de la planeacin como instrumento de gestin en las empresas proporcionndote las herramientas necesarias para su aplicacin. Los temas estn estructurados en una forma sencilla que te ayuden a entender cada uno de los contenidos, los cuales se complementan con interesantes videos, imgenes y lecturas. Empecemos!
Introduccin al tema

Una empresa para operar requiere llevar a cabo un conjunto de actividades que permitan su operatividad, por tal razn los gerentes desarrollan planes de corto, mediano y largo plazo, que les sirva como un instrumento de gestin donde se establece los objetivos que se desean alcanzar, las estrategias a utilizar as como otros elementos necesarios para su ejecucin. Por tal razn se hace necesario el estudio de la planeacin como herramienta de gestin que a travs de sus elementos puedan servir a los gerentes a tomar decisiones acertadas, minimizando el riesgo y el grado de incertidumbre. La planeacin es el punto de partida que los empresarios deben considerar para el xito de su gestin, debido a que esta proporciona los elementos necesarios para su operatividad y desarrollo, es decir las personas saben que deben de hacer, hacia donde se debe llegar, con qu recursos se cuenta y en qu tiempo se desean lograr los objetivos establecidos, sin planeacin una empresa es como un barco sin rumbo, en cambio cuando se planifica se sabe lo que realmente se va hacer, lo que se traduce en un beneficio para la empresa.
Aprendizajes esperados

Conozcamos ahora las capacidades y actitudes a desarrollar en este tercer tema: Capacidades

Iidentifica los elementos de la etapa de planeacin como parte del proceso administrativo. Evala los conceptos bsicos de la planeacin y su importancia en el logro de los objetivos. Comprende y analiza las etapas y pasos que deben seguirse para lograr una adecuada planeacin

Actitudes

Valora la importancia de conocer los componentes centrales de la planeacin estratgica. Asume una actitud reflexiva e investigadora frente a los temas tratados en clase, desarrollando planes estratgicos. Valora la importancia de conocer los componentes centrales de la planeacin tctica.

Mapa conceptual referido al tema

Observadetenidamente el siguiente esquema, en el encontrars de un vistazo de manera sintetizada los principales concepto de la temtica que abordaremos. Qu conceptos o categoras te llaman la atencin?

3.1 Definicin.

La planeacin, tambin es conocida como planificacin o planeamiento, consiste en el proceso a travs de cual se analiza la situacin actual (dnde estamos), se establecen objetivos (dnde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de accin (cmo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos. La planeacin es fundamental para el xito de la empresa, es considerada como la base para las dems funciones del proceso administrativo (organizacin, direccin y control), ayuda a reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos. La planeacin consiste, en fijar el curso de accin que ha de seguirse, considerando los recursos con los que cuenta la organizacin y el tiempo en que han de llevarse a cabo las acciones. La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dnde queremos ir, su tarea consiste en la minimizacin del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. La planeacin es una funcin de todos los gerentes, aunque el carcter y el alcance de la planeacin varan con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las polticas y planes establecidos por los superiores. Segn Idalberto Chiavenato, describe a la planeacin como: la funcin administrativa que determina anticipadamente cules son los objetivos que deben alcanzarse y qu debehacerse para alcanzarlos, se trata de un modelo terico para la accin futura. Esta definicin nos ayuda a identificar que la funcin principal en esta fase es proyectarse hacia el futuro, tomando como base el presente que permita anticiparse ante cualquier accin posible que pueda favorecer o no a la organizacin. Para Agustn Reyes Ponce, la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Lo que seala el autor respecto a la planeacin es que en esta etapa se establecen los pasos que han de seguirse teniendo claro lo que se desea alcanzar, partiendo de acciones concretas en un tiempo determinado.
3.2 Importancia.

La planeacin es importante por su contribucin al desarrollo de la empresa, preparndola para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito, reduciendo el grado de incertidumbre de las cuales estn inmersas,

Sea cual sea el tamao de una empresa, la planeacin es fundamental para el xito de sta debido a las siguientes razones:

Permite disear mtodos y procedimientos de operacin Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. Sirve de base para las dems funciones (organizar, dirigir y controlar) Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos (analizar la situacin actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de accin). Ayuda a descubrir nuevas oportunidades, anticipar problemas futuros y evitarlos Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o acciones empricas. Genera compromiso y motivacin (los miembros de la empresa se identifican con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecucin). La planeacin aumenta la productividad de que la organizacin alcance sus metas porque produce cambios deseables, mantiene su estabilidad y mejora la productividad. La realizacin de estas metas permite a la organizacin registrar crecimiento a largo plazo, as como seguir

siendo rentable y sobrevivir.

3.3 Principios
Un principio se concibe como todo aquello que se acepta o se acoge en esencia sin que haya entera conformidad en la forma o en los detalles. Tambin puede entenderse como fuente, origen y causa inicial.

Entre los principios que se le atribuyen a la planeacin pueden mencionarse los siguientes:

Principio de la Universalidad
La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como: tiempo, personal, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollarel plan sea suficiente, es decir que tome en cuenta todos aquellos elementos necesarios para su implementacin.

Principio de la Racionalidad
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos, es decir plantearlos desde una perspectiva racional que determine su alcance y logro.

Principio del Compromiso

El tiempo es un factor de crucial importancia cuando se est definiendo un plan, por eso debe determinarse con mucha precisi n, sin que ello indique que en las empresas haya un tiempo estndar para planear, es decir las acciones a llevarse a cabo deben especificarse en qu tiempo han de realizarse con el fin de orientar los recursos hacia el logro de los objetivos.

Principio de la Previsin

Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al mximo sus errores. Con este principio se despeja la proyeccin hacia el futuro, es decir con informacin adquirida se minimiza el grado de incertidumbre y el riesgo que esto genera. Los cursos de accin a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente total o parcialmente ineficientes. Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisin y emplear planes tan detallados como sea conveniente.

Principio de la Flexibilidad
Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rgidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carcter exgeno que puedan presentarse, es decir que lo colocado en el plan debe ser revisado peridicamente por efectos de cambio en el entorno de la organizacin.es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones. Un curso de accin debe ser flexible a fin de poder realizar en l los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias despus de haber cumplido con la etapa de la previsin y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisin continua a que todo plan debe estar sujeto.
Principio de la Continuidad

Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organizacin.

Principio de Precisin
Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones especficas, concretas y definidas.

Principio de Unidad
Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propsitos y objetivos generales. Para cada objetivo se sigue un curso de accin definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con sus cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Principio del Factor Limitante

En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin, es decir que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.

Principio del cambio de estrategias

Cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo completamente. La empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias) y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Principio de rentabilidad
Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible.
3.4 Pasos.

Para una adecuada planeacin se debe llevar a cabo los siguientes pasos: 1Deteccin de oportunidades (ambiente interno y externo de la organizacin).

2-

Establecimiento de objetivos y metas (donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando).

3Desarrollo de premisas (Las premisas son suposiciones acerca del ambiente en donde un plan debe de desarrollarse, los pronsticos son importantes en el establecimiento de premisas). 4Determinar cursos de alternativas de accin (buscar y examinar cursos de accin de alternativa, especialmente los ms evidentes). 5Evaluacin de cursos alternativos de accin (Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades). 6Seleccin del curso de accin a seguir. (Este es el punto donde el plan es adoptado, el punto real de la toma de decisiones. 7Formular planes derivados (Los planes derivados son siempre requeridos para apoyar el plan bsico). 8Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas. El paso final para darles significado, es cuantificarlos al convertirlos en presupuesto.
3.5 Elementos.

Misin o Propsito
Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa. La misin de una organizacin es su finalidad especfica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la funcin que cumple esta organizacin en la sociedad; siendo por esto la razn de ser de la organizacin. Expresa lo que la empresa es en el presente, respondiendo a las siguientes preguntas: Quines somos? Qu hacemos? Qu necesidades tratamos de satisfacer? Para quin lo hacemos? Quines son los clientes a los que se est tratando de satisfacer? Cmo lo hacemos? Cmo es que se estn satisfaciendo las necesidades de los clientes?
Objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, sirven para establecer indicadores que luego permitan evaluar el desempeo y progreso de la organizacin, en funcin a la misin y visin planteadas. Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin, debido a que Deben expresarse en trminos cuantificables, medibles, establecerse por un tiempo determinado, ser claros, precisos, y comprendidos por todos los miembros de la organizacin y servir como base para el sistema de planeacin y control.

Estrategias
Son planes de accin referente al como consigo mis objetivos, estn de ntimamente relacionadas a las acciones que se deben realizar frente a la competencia existente en el mercado. La esencia de una estrategia es Desarrollar una posicin de mercado suficientemente poderosa y una organizacin capaz de producir un desempeo exitoso, a pesar de los acontecimientos imprevistos, de la fuerte competencia y de las dificultades internas. Las estrategias indican un programa de accin y gran cantidad de recursos para alcanzar objetivos amplios. Su propsito es definir y comunicar a travs de un sistema de objetivos y polticas una descripcin de los que se desea que sea la empresa; guiar el pensamiento y el actual de la empresa, sin definir estrictamente el cmo debe alcanzar la empresa sus objetivos.

Polticas

Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas no se estandarizan, dan la capacidad de discrepar, permite controversias, cambios innovaciones, deben formularse por escrito, son inviolables y no pueden ser ignoradas, quebrantadas. Su formulacin requiere de un alto nivel de pensamiento, discernimiento y meditacin. Son enunciados generales que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el rea dentro de la cual debe tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. Conjunto de objetivos, polticas procedimientos y reglas que han de seguirse, recursos que han de emplearse y otros elementos necesarios para llevar a cabo el curso de una accin. Se apoya en el capital y en los presupuestos operacionales. Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo.
Procedimientos

Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guas de accin ms que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las polticas establecidas, cuya finalidad es la de sealar la secuencia cronolgica ms eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada funcin concreta realizada dentro de una empresa o grupo social. Los procedimientos son ms definidos que las polticas y se aplican a actividades especficas para la realizacin de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son ms frecuentes en los niveles de operacin, a diferencia de las polticas que se dan en los niveles ms altos.

Mtodos
Es una descripcin de cmo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, con el empleo de mtodos adecuados un gerente podr lograr mayor eficiencia, comparar fcilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc.

Reglas
Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al procedimiento y al mtodo; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una accin especfica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud qu debe hacerse y que no debe hacerse.

Las reglas no dejan campo o decisin o eleccin al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de que se trate.
3.6 Tipos.

Se puede considerar 3 tipos de planeacin:

a) Planeacin estratgica.
Es el proceso de seleccionar las metas de una organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para lograr los objetivos especficos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los mtodos necesarios para asegurarse de que se pongan en prctica las polticas y programas estratgicos Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

b) Planeacin tctica.
Tiene como punto de referencia los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales reas de actividad de las empresas y al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos especficos. Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa

c) Planeacin operativa.
Se refiere bsicamente a la asignacin previa de las tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerrquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin; cubre perodos reducidos; su parmetro principal es la eficiencia. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.
Actividad de anlisis y comprensin

Despus de haber observado detenidamente el video responde a las siguientes preguntas:

http://www.youtube.com/embed/cCUWrNbBEOc

Pregunta de Eleccin Mltiple

1. Que significa anlisis FODA

Fortalezas Amenazas Oportunidades Debilidades Fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas. 2. Que no se debe hacer en el Anlisis FODA

Identificar qu es lo que destaca de nuestra empresa. Ver en que estamos fallando. En que podamos invertir nuestro tiempo. Elaborar un plan. identificacin del ambiente interno de la empresa. 3. Que actividad no se realiza en el anlisis FODA.

Recolectar informacin. Realizar encuestas. Identificar nuestras capacidades. Fomentar el desarrollo personal y profesional Revisar los procesos.

Pregunta Verdadero-Falso

4. La fortaleza y debilidad forman la parte interna de la empresa.

Verdadero Falso

5- Las oportunidades y amenazas forman parte externa de la empresa.

Verdadero Falso

3.7 Los Planes

Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, polticas, directrices y tcticas en tiempo y espacio, as como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarn para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinmico sujeto a modificaciones en sus componentes en funcin de la evaluacin peridica de sus resultados. El plan es un producto de la planeacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planeacin y el proceso de implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona). Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente.Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino. Elaborar un plan te ayudar a poner en orden tus ideas. Tambin permitir descubrir posibles debilidades y proponer las alternativas ms adecuadas para solucionarlas. Los planes se pueden clasificar en: Estratgicos, Tcticos y Operacionales.
El Plan Estratgico

es un documento en el que los mximos responsables de una empresa o institucin establecen la estrategia a seguir en un periodo plurianual a travs de unas lneas de actuacin que sirvan de base para la gestin eficaz y eficiente de la organizacin. En el Plan Estratgico cada lnea de actuacin debe estar asignada a un responsable de alcanzar los objetivos establecidos con una serie de acciones especficas, as como el tiempo adecuado para llevarla a cabo.

El Plan Tctico se da a nivel de gerencia e involucra reas especficas tales como: ventas, finanzas, produccin, recursos humanos, etc. El Plan Operativo se da a nivel operativo en relacin a las actividades que se ejecutan en la empresa tales como: control de calidad, tesorera, contabilidad, etc. Se pueden elaborar planes partiendo de la necesidad de la empresa, por lo general estos planes reciben diversas denominaciones tales como: plan de marketing, de ventas, de negocios, de empresa, etc. Todos ellos se enmarcan a una estructura similar, siguiendo procedimientos y teniendo en cuenta la necesidad para lo cual se elabora.
Bibliografa

Chiavenato, I. (2009). Administracin Proceso Administrativo. Mxico: McGraw-Hill Robbins, S., y Coulter, M. (2005) Administracin. Mxico: Pearson educacin. Koontz, H y ODonnell, W. (1985)Administracin. Mxico: Mc Graw Hill. Hellriegel, T. Jackson, S., y Slocum, J. (2005) Administracin: Un enfoque basado en competencias. Mxico: Internacional Thomson Editores.

Lecturas recomendadas

Para saber ms

Ponemos a tu disposicin y te invitamos a revisar un interesante documento que te ayudara a reforzar y ampliar los temas que hemos estudiado, estos los encontrars en la base de datos elibros que utiliza nuestra universidad:

Documento 1:"La planeacin estratgica en las organizaciones" Direccin:http://site.ebrary.com/lib/bibsipansp/docDetail.action?docID=10316619&p00=proceso%20 administrativo

Breve descripcin: Enel presente Documento indica diversos conceptos a cerca de la planeacin tales como: aspectos generales de la planeacin, la planeacin en las organizaciones, tipos de planes, proceso de la planeacin y estrategia, adems de proporcionar definiciones que son fundamentales en cada una de los temas. Hace una ampliacin de conceptos en cada uno de los captulos tratados enfocados principalmente a la planeacin estratgica. Tambin nos habla de la importancia y el proceso de planeacin haciendo nfasis en la formulacin, implementacin y evaluacin de la estrategia. Se sugiere revisar especficamente las pginas. Que van de la 5 a la 19.
Conclusiones de la tercera semana

Podemos concluir esta tercera semana manifestando que en la actualidad las empresas afrontan cambios acelerados, lo que obligan a los gerentes o administradores adaptarse con la misma velocidad que se producen y poder mantenerse en este mundo competitivo, para ello requiere de los elementos que la planeacin ofrece de tal manera que pueda estar preparado ante cualquier eventualidad que suceda. Los administradores para poder llevar a cabo los planes requieren de la participacin de los trabajadores en los diferentes niveles de la organizacin, es por eso que deben involucrarlos no solo en la ejecucin, tambin en la elaboracin e implementacin, que resulta de disear una o varias estrategias que orienten las acciones hacia el logro de los objetivos.
Metacognicin (de la tercera semana)

Las siguientes preguntas te ayudarn a reflexionar sobre tus propios aprendizajes, es un ejerci recomendado para razonar e identificar nuestro esfuerzo intelectual, la finalidad es regular nuestras acciones y procesos mentales

De la temtica abordada que te llam ms la atencin? Consideras que aprendiste con los contenidos abordados? Tuviste dificultad con algn tema o actividad? Cmo los solucionaste? Qu acciones realizaste para aprender?