APLICATIVO INFORMTICO PARA EL REGISTRO NICO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA VASO DE LECHE EN LAS MUNICIPALIDADES

MANUAL DEL USUARIO

Enero 2010

INDICE

I. II.

Presentacin ........................................................................................................................................... 2 Instalacin e Iniciacin del Aplicativo Informtico ........................................................................ 2 2.1. Procedimiento de Instalacin ..................................................................................................... 3 2.2. Procedimiento de Iniciacin ....................................................................................................... 4

III.

Inicio de Sesin ...................................................................................................................................... 4 4.1. Ventana de Registros .................................................................................................................... 5 4.1.1 Registro de la Municipalidad ............................................................................................. 6 4.1.2 Registro del Comit del Vaso de Leche ........................................................................ 10 4.1.3 Registro de Socios y Beneficiarios .................................................................................. 14 4.1.4 Reportes................................................................................................................................ 19 4.2. Ventana de Correo ..................................................................................................................... 22 4.2.1 Recepcionar Archivos de Comits ................................................................................. 23 4.2.2 Validar Datos ....................................................................................................................... 24 4.2.3 Enviar Datos al MEF ........................................................................................................... 26 4.3. Ventana de Seguridad de Base de Datos ............................................................................. 28 4.3.1 Backup de Base de Datos ................................................................................................ 29 4.3.2 Restaura Base de Datos .................................................................................................... 30 4.3.3 Exporta Copia de Comits ............................................................................................... 32 4.4. Ventana de Usuarios (Slo para Administradores de Sistema) .......................................... 34 4.4.1 Mantenimiento de Usuarios .............................................................................................. 35 4.4.2 Roles del Sistema ................................................................................................................ 38 4.4.3 Men de Opciones ............................................................................................................ 40 4.5 Ventana de Salida 42

IV. Men del Sistema ................................................................................................................................. 5

APLICATIVO INFORMTICO PARA EL REGISTRO NICO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA VASO DE LECHE

Manual del Usuario I. PRESENTACIN

El Ministerio de Economa y Finanzas, en cumplimiento con lo dispuesto en el Decreto de Urgencia N 039-2008, pone a disposicin de las municipalidades del pas el aplicativo informtico para la implementacin y actualizacin del Registro nico de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche. El mencionado aplicativo ha sido desarrollado utilizando herramientas grficas para facilitar a los distintos gobiernos municipales el registro de los Comits de Base, de las Socias(os) y de cada uno de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche a nivel nacional.

II. INSTALACIN E INICIACIN DEL APLICATIVO INFORMTICO

2.1 Procedimiento de instalacin
En la parte inferior de la pgina Web del Ministerio de Economa y Finanzas (www.mef.gob.pe) encontrar el icono SISTEMA DE REGISTRO DE BENEFICIARIOS, el que le conducir a la direccin desde donde podr descargar el archivo de instalacin del aplicativo informtico para el Registro nico de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.

APLICATIVO PARA MUNICIPALIDADES Haga click aqu para descargar Luego que haya completado la descarga del archivo podr iniciar la instalacin aplicacin del aplicativo informtico haciendo doble clic sobre el archivo instalador
VDL_municipalidad.EXE y eligiendo las opciones Next >, Next >, y Finish hasta terminar (ver siguientes grficos).

Para que pueda utilizar el aplicativo se requiere que la computadora cuente con: Sistema Operativo: Windows 2000/ XP / Vista Tamao de archivo del instalador: 12MB El Manual del Usuario lo puede descargar haciendo doble click sobre la opcin siguiente: Clic para descargar el manual Para que pueda utilizar el manual se requiere que la computadora cuente con: Sistema Operativo: Word 2003 / 2007 - Adobe reader (PDF) Tamao: 1.5MB en extensin DOC y 0.5MB en extensin PDF.

2.2 Procedimiento de iniciacin

Para ingresar al aplicativo informtico Registro nico de Beneficiarios del Programa de Vaso de Leche, se debe hacer doble clic sobre el icono que se muestra en la Figura, el cual se instala en el escritorio de su computadora al terminar la descarga..

Alternativamente, podr iniciar el aplicativo a travs de la ruta siguiente: Inicio > Todos los programas > RUB

III. INICIO DE SESIN

A usted se le asignarn cdigos preliminares tanto de usuario como contrasea, los cuales deber ingresar cada que desee comenzar a trabajar en el aplicativo informtico. Se sugiere que posteriormente estos dos cdigos sean modificados y/o personalizados por usted las veces que considere pertinentes con la finalidad de garantizar la confidencialidad de la informacin. Para iniciar sesin siga los siguientes pasos: 1. La primera vez que inicie sesin escriba como cdigo preliminar de usuario mef y contrasea mef tal y como aparecen escritos en este prrafo (con minsculas). Ver ventana mostrada en el paso 2 siguiente. Observaciones: El aplicativo es sensible a distinguir entre maysculas y minsculas. En el caso de la contrasea la escritura est cubierta por asteriscos *. Contemple las mismas observaciones si ha cambiado de usuario y contrasea1.

2. Luego de realizar correctamente el paso anterior pulse sobre el botn entrar para ingresar al men del sistema.

En la Seccin 4.3 se le ensear a modificar usuario y contrasea.

Paso 1

Paso 2

IV. MEN DEL SISTEMA

Luego de ingresar al aplicativo aparecer una ventana con 4 opciones grficas, las cuales se especifican a continuacin: (Ver grfico 1) 1. 2. 3. 4. Ventana de Registros Ventana de Recepcin y envo Ventana de Usuarios Salida

Grfico 1 Men del Sistema

4.1 Ventana de registros

La ventana de registros est identificada con el cono . A travs de ella se puede ingresar la informacin relacionada exclusivamente a la organizacin distrital del Vaso de Leche: Registro de la municipalidad , del comit del Vaso de Leche . , as

como informacin de los socios o Tutores y beneficiarios

Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el grfico 2:

Grfico 2 Opciones de la Ventana de Registros

Adicionalmente, la ventana de registros contempla una opcin de reportes donde usted podr verificar la informacin referente a la organizacin del Vaso de Leche de su distrito. Con respecto a las opciones del men que aparece en la ventana de registros, usted debe tomar en cuenta que: La opcin de Municipalidad es de carcter obligatorio, por lo que ser necesario su llenado al comienzo de la primera sesin. No podr extraer informacin de comits o de Socios (Tutores) y beneficiarios si no completa directamente los datos de su municipalidad. Debe llenar completamente la informacin referente a Comits, Socios (Tutores) y Beneficiarios para aqullos comits que no tengan acceso a una computadora o que sus recursos tecnolgicos o humanos no les permitan hacerlo. En el caso que la informacin anterior haya sido digitada directamente por los comits y se haya importado desde el aplicativo respectivo (aplicativo para Comits del Vaso de Leche), usted debe verificar en las opciones de la ventana de registros, que el llenado de la informacin se haya hecho correctamente.

Los reportes slo podrn ser impresos cuando exista informacin completa de al menos un comit del Vaso de leche y sus socios o tutores y beneficiarios.

4.1.1. Registro de la Municipalidad

En este registro se incluirn los datos del municipio, as como del funcionario municipal responsable del Programa, para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Municipalidad de la Ventana de Registros, segn lo muestra el grfico 3.

Grfico 3 Inicio para el registro de la Municipalidad

Seale y pulse con el mouse la opcin Municipalidad para ingresar al registro de la municipalidad.

Luego de realizar este proceso aparecer una ventana que lleva como ttulo Actualice los Datos de la Municipalidad. Como lo sugiere el ttulo, en esta ventana usted deber actualizar los datos correspondientes a la ubicacin y la descripcin y direccin del local municipal, as como datos personales del funcionario municipal. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (ver grfico 4):

Grfico 4 Ventana de Ingreso de datos para el registro de la Municipalidad

Datos de la ubicacin geogrfica de la Municipalidad Datos de la descripcin y direccin de la Municipalidad Datos del funcionario municipal

A. Datos de ubicacin
Seleccione en este mismo orden las opciones correspondientes al departamento, la provincia, y el distrito a los que pertenece su municipalidad. Seguidamente se selecciona el tipo de gobierno del que se van a extraer los datos (ver siguiente grfico).

En el ejemplo que se muestra a continuacin primero se selecciona el departamento de luego la provincia y finalmente el distrito, tal como se muestra en el ejemplo. Como segundo paso, dado que la fuente de informacin es una municipalidad distrital se selecciona como tipo de gobierno Distrital (ver grfico 5).

Grfico 5 Seleccin de Alternativas de ubicacin de la Municipalidad

B. Descripcin y direccin
Como primer paso deber escribir en MAYSCULAS el nombre exacto de la Municipalidad.

Luego especificar el tipo de ncleo urbano en el que se ubica, segn se detalla: urbanizacin, pueblo joven o asentamiento humano, conjunto habitacional, asociacin de vivienda, cooperativa de vivienda u otro. A continuacin escriba la direccin completa sealando el tipo de va (Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro), y el nombre actual de esta. En caso de ser necesario, escriba en un parntesis ( ) el nombre anterior de la va en caso de que haya cambiado de nombre recientemente. No olvide precisar el nmero de puerta, block, manzana, piso, lote o Interior, segn corresponda. Recuerde: Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -. Si el local no tiene nmero de puerta o de interior escriba S/N en la casilla correspondiente.

A continuacin ver ejemplo que se muestra en el Grfico 6:

Grfico 6 Ingreso de la Informacin de la descripcin y Direccin del Municipio

C. Funcionario municipal
Escriba correctamente los nombres y apellidos completos del funcionario responsable del programa Vaso de Leche en su municipalidad, tal y cual figuran en el documento nacional de identidad (DNI). Para una mejor comunicacin, escriba la direccin de correo electrnica institucional, o, en caso de no contar con ella, la que el funcionario responsable utilice con mayor frecuencia. Recuerde que esta direccin electrnica es de carcter personal por lo que no deber incluir la de otras personas. Tambin escriba los nmeros de telfono institucional y aqul en los que se pueda ubicar con facilidad al funcionario responsable. Si lo cree conveniente puede incluir un nmero de celular personal (Ver Grafico 7).

Grfico 7 Ingreso de Datos del Funcionario Municipal

D. Finalizando el ingreso de datos

Una vez terminado el registro de la informacin pulse con el Mouse el cono de grabar aplicativo. para que la informacin quede registrada completamente en el

Luego de haber procedido a grabar, puede salir de la ventana de registro de la Municipalidad presionando el cono .

4.1.2. Registro del Comit del Vaso de Leche

En este registro se incluirn los datos de cada comit del Vaso de Leche as como los referentes al coordinador(a) o presidente(a) del mismo. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Comit de Vaso de Leche de la Ventana de Registros, segn lo muestra el grfico 8.

Grfico 8 Inicio para el registro de la Municipalidad

Seale y pulse con el mouse la opcin Comit de Vaso de Leche para ingresar al registro del mismo.

Luego de realizar este proceso aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de COMITES del Vaso de Leche. En esta oportunidad usted deber actualizar, de manera individual, los datos correspondientes a cada comit de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin en el grfico 9:

Grfico 9

10

Ventana para la Incorporacin de informacin de los Comits del Vaso de Leche

Datos del distrito y del tipo de municipio

Listado de Comits de Vaso de Leche inscritos.

Tenga en cuenta los siguientes detalles: Si desea agregar la informacin de un nuevo comit,pulse con el Mouse el cono .

Si desea modificar la informacin que ha registrado de alguno de los comits de su distrito sombree el nombre del mismo y a continuacin pulse con el Mouse el cono .

Si por alguna razn desea eliminar totalmente la informacin de algn comit que haya registrado anteriormente sombree el nombre del mismo y a continuacin pulse con el Mouse el cono .

Si desea salir del registro de Comits del Vaso de lec he pulse con el Mouse el cono .

Ingreso y/o Modificacin de los Datos de los COMITES:

Luego de marcar los conos de agregar y/o modificar la informacin de los COMITES, aparecer una nueva ventana que lleva como ttulo Ingrese los datos del COMIT del Vaso de Leche. En esta oportunidad usted deber actualizar los datos correspondientes al comit que desea especificar (nombre y direccin del COMIT), as como datos personales del coordinador(a) o presidente(a) de cada uno de los mismos. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin en el grfico 10:

11

Grfico 10 Ventana para la Inscripcin de datos del Comit del Vaso de Leche

Datos de la ubicacin geogrfica del COMITE

Datos del COMITE

Datos del coordinador(a) o Presidente(a) del Comit de Base

A.

Ubicacin

Seleccione en este mismo orden las opciones correspondientes al departamento, la provincia, y el distrito a los que pertenece su municipalidad. Finalmente, seleccione el nombre del Programa Social. En el ejemplo que se muestra a continuacin primero se selecciona el departamento, luego la Provincia y finalmente el distrito. Como segundo paso, dado que la fuente de informacin proceder del Programa Vaso de Leche, se selecciona como programa Social 01-Vaso de Leche : los pasos se muestran el ver grfico 11.

Grfico 11 Llenado de Datos de Ubicacin

B. Datos del COMIT

Como primer paso deber escribir el semestre correspondiente en el que se va a declarar la informacin del COMIT. Los periodos comprendidos debern ser enerojunio julio-diciembre de cada ao; la misma que de acuerdo al Decreto Urgencia 039-2008, deber ser validada y enviada al Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) semestralmente, al 31 enero y julio de cada ao

12

Luego en MAYSCULAS escriba el nombre exacto del COMIT para su mejor identificacin. Luego, especificar la descripcin de la ubicacin, sealando caractersticas como: Tipo de Centro Poblado: Seleccionar entre Rural y Urbano. RECUERDE que un centro poblado urbano se diferencia del rural porque tiene un nmero de habitantes mayor a 2 mil o un conjunto de viviendas contiguas mayor a 400. Nombre del Centro Poblado: Colocar el nombre exacto del Centro Poblado al que pertenece el comit. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) su nombre anterior en el caso de que haya cambiado de nombre recientemente. Cdigo asignado por la municipalidad. En caso no tenga un cdigo asignado establecer una relacin correlativa. Tipo de Ncleo Urbano (NNUU): Seleccionar entre Urbanizacin, Pueblo Joven o Asentamiento Humano, Consejo Habitacional, asociacin de Vivienda, Cooperativa de Vivienda u otro de acuerdo a la ubicacin del local municipal. Nombre de Ncleo Urbano: Colocar el nombre exacto del Ncleo Urbano. De ser necesario, escriba en un parntesis ( ) su nombre anterior en el caso de que haya cambiado de nombre recientemente.

A continuacin escriba la direccin del comit sealando el tipo de va (Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro), y el nombre actual de esta. En caso de ser necesario, escriba en un parntesis ( ) el nombre anterior de la va en caso de que haya cambiado de nombre recientemente. No olvide digitar el N de puerta, block, manzana, piso, lote, Interior, segn corresponda. Recuerde: Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -. El aplicativo reconoce los acentos, por lo que deber tener cuidado en este detalle al ingresar la informacin.

A continuacin se contina el ejemplo con los datos de un COMIT de Base de la Municipalidad Distrital que se muestra en el grfico 12:

Grfico 12 Llenado de los datos del comit

C. Coordinador(a) o presidente del comit de Base 13

Escriba correctamente los nombres y apellidos completos del coordinador(a) o presidente(a) del Comit de Base, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad o en algn otro medio de identificacin personal. A continuacin seleccione el tipo de alimento lcteo que recibe el Comit de base, para ello el aplicativo le permite seleccionar entre diferentes opciones: Leche evaporada Leche en polvo Leche fresca Alimentos preparados Ya no recibe Nunca recibe

En caso de tener ms de una opcin, seleccione la que representa la mayor cantidad en la distribucin. En el caso de que mayoritariamente se utilicen los recursos en cereales o alimentos complementarios, seleccionar Alimentos Preparados. Recuerde que estos datos son importantes para poder realizar un seguimiento del aporte al Comit del Vaso de Leche en su municipio.

Grfico 13 Llenado de los datos de la Coordinadora o Presidente del Comit de Base

Luego de ingresar la informacin de cada comit deber pulsar el icono y proceder al siguiente comit. Este procedimiento se realizar para cada uno de los comits que la municipalidad atienda.

D. Finalizando el ingreso de datos

Una vez terminado el registro de la informacin de todos los comits, pulse con el Mouse el cono de grabar completamente en el aplicativo. para que la informacin quede registrada

Luego de haber procedido a grabar, puede salir de la ventana de registro de la Municipalidad presionando el cono .

4.1.3. Registro de Socios (Tutores) y Beneficiarios

14

En este registro se incluirn los datos de los socios (tutores) del Comit de Base, as como la informacin de los beneficiarios. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Socios (Tutores) y Beneficiarios de la Ventana de Registros, segn lo muestra el grfico 14:

Grfico 14 Inicio del registro de Socios (Tutores) y beneficiarios

Seale y pulse con el mouse la opcin Socios (Tutores) y Beneficiarios para ingresar al registro del mismo.

Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de COMITES del Vaso de Leche, en el cual debern aparecer todos los comits que usted llen previamente. En esta oportunidad usted deber actualizar, de manera individual, los datos correspondientes a los socios de cada comit de Vaso de Leche de su distrito. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 15):

Grfico 15 Ventana para el registro de informacin de los socios (Tutores) de los Comits del Vaso de Leche

15

Datos del distrito y del tipo de municipio

Listado de Comits de Vaso de Leche inscritos.

Tenga en cuenta los siguientes detalles: Si desea agregar y/o modificar la informacin de los socios o tutores de alguno de los comits de su distrito, sombree el nombre del mismo y a continuacin

pulse con el Mouse el cono

Si desea salir del registro de socios (Tutores) de los Comits del Vaso de leche, pulse con el Mouse el cono.

Ingreso y/o Modificacin de los Datos de los socios (Tutores) y beneficiarios de los COMITES.
Luego de marcar el cono , aparecer una ventana que lleva como ttulo Ingrese los SOCIOS (TUTORES) para el comit. En est a oportunidad usted deber actualizar los datos correspondientes a la identificacin de los socios o tutores para la elaboracin del Padrn de Socios. Posteriormente se inscribirn los datos de beneficiarios por cada socio o tutor registrado, concluyendo as el padrn de beneficiarios del comit. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (Grfico 16):

Grfico 16 Ventana para la incorporacin de informacin de los socios (Tutores, padre apoderado ) de los Comits del Vaso de Leche

16

Nombre del COMIT (escrito por defecto en el sistema) Datos Generales del Socio (Tutor) Domicilio del Socio (Tutor)

Padrn de socios o tutores resultantes

A. Datos Generales
Seleccione en el orden que crea conveniente el nmero de socio o tutor del Comit de Base y a continuacin escriba correctamente los nombres y apellidos completos de cada uno, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad o en algn otro medio de identificacin personal. (Ver grfico 17). Indicar si el socio o tutor tambin es beneficiario del programa del Vaso de Leche. En caso de ser as, se desplegara un cuadro solicitando que llene los datos de fecha de nacimiento y motivo por el que recibe el beneficio.

Grfico 17 Ventana para la Incorporacin de datos generales de los socios (Tutores) de los Comits del Vaso de Leche

A.

Domicilio

A continuacin escriba la direccin y nmero del domicilio del socio o tutor sealando previamente: Avenida, Jirn, Calle, Asociacin Civil, Carretera u otro. No olvide digitar el N de puerta, block, manzana, piso, lote, Interior, segn corresponda. (Ver cuadro 18) Recuerde: Ninguna casilla debe estar en blanco, en caso de no contar con alguna especificacin escriba en ella dos guiones: - -.

17

Una vez ingresada y verificada esta informacin, deber guardarla en el sistema pulsando el cono Grabar , que se encuentra en el lado derecho de la ventana. Verifique posteriormente que el nombre del socio o tutor aparezca en el padrn de socios.

Grfico 18 Ventana para la Incorporacin de datos domiciliarios de los socios o tutores de los Comits del Vaso de Leche

C. Padrn de socios o tutores

Esta ventana muestra a los socios del Vaso de Leche registrados por usted y guardados en el sistema. Verifique que todos los socios estn incluidos en el Padrn (grfico 19). Tenga en cuenta que: Si nota que el nombre del socio o tutor no corresponde al comit presione el cono , posicionado a la derecha del padrn de socios o tutores.

Grfico 19 Ventana del padrn de Socios o tutores

A continuacin, y luego de verificar que la informacin est correctamente digitada, deber ingresar la informacin de los beneficiarios por cada socio o tutor. Para ello deber seleccionar el nombre de cada uno de los socios o tutores y pulse dos veces el Mouse para ingresar al registro de beneficiarios y aparecer una ventana cuyo ttulo dice Ingrese los BENEFICIARIOS para el socio o tutor : como se muestra en la ventana del grfico 20 as como en las instrucciones sealadas ms adelante:

Grfico 20 Ventana de Registro de Beneficiarios segn socio o tutor

18

Nombre del socio del COMIT (escrito por defecto en el sistema)

Datos del Beneficiario asociado al Socio o tutor

Padrn de beneficiarios resultantes por cada socio (Tutor)

Ingreso de la informacin de beneficiarios:

Escriba correctamente los nombres y apellidos completos de cada beneficiario, tal y como estn registrados en su documento nacional de identidad (si lo tuviese) o en algn otro medio de identificacin personal. Coloque cuidadosamente su fecha de nacimiento de acuerdo a las opciones de da, mes y ao que se muestran en esta zona. Finalmente, seleccione el motivo por el que la persona est siendo considerada como beneficiaria del Vaso de Leche. Entre ellos se muestran: Nios de 0 a 6 aos Madres Gestantes Madres Lactantes Nio de 7 a 13 aos Anciano Tebeciano Discapacidad Caso Social

Una vez ingresada y verificada esta informacin, deber guardarla en el sistema pulsando el cono Grabar , que se encuentra en el lado derecho de la ventana. Verifique posteriormente que el nombre del beneficiario aparezca en el padrn de socios o tutores. Tenga en cuenta que: Si nota que el nombre del socio o tutor no corresponde al comit presione el cono , posicionado a la derecha del padrn de socios o tutores.

19

Si desea salir del registro de socios o tutores de los Comits del Vaso de leche, pulse con el Mouse el cono .

4.1.4. Reportes
En esta opcin se generan los reportes sobre la informacin registrada, que sern utilizados como medios de consulta y verificacin de los datos ingresados en el sistema. (Ver Grfico 21)

Grfico 21 Inicio para Exportar Datos e Imprimir Reportes

Seale y pulse con el mouse la opcin Exportar Datos o imprimir Reportespara iniciar exportacin de datos o impresin de los reportes

A. De la Exportacin de Datos Al seleccionar la opcin de Exportar datos o reportes que se encuentra en la ventana de registros, aparecer un cuadro de dilogo titulado Exportacin de Datos del Programa del Vaso de Leche como el que se muestra en el grfico 22:

20

Grfico 22 Ventana para exportar datos o imprimir Reportes

B. De los Reportes Aparecer una ventana que permite imprimir, previsualizar o en todo caso guardar la informacin de los registros y visualizar los reportes correspondiente (ver Grfico 23).

Grfico 23 Pantalla de opciones de la Previsualizacin de Reportes

Al seleccionar la opcin de imprimir que se encuentra en la ventana que se muestra en el grfico 22, seleccionar el comit a imprimir y luego aparecer el cuadro que se muestra en el grfico 24:

21

Grfico 24 Ventana para previsualizacin e impresin de Reportes

Cabe recalcar que los reportes slo podrn ser impresos siempre que exista informacin completa de al menos un comit del Vaso de leche y sus socios y beneficiarios.

Impresin de reportes
Luego seleccionar la opcin de imprimir que se encuentra en el grfico 23, aparecer un cuadro de dilogo titulado Report Preview como el que se muestra en el grfico 24

4.2 VENTANA DE RECEPCIN Y ENVO

La ventana de RECEPCIN Y ENVO est identificada con el cono . A travs de ella se puede importar la informacin proveniente del aplicativo de Comits, as como generar los archivos para la transmisin de datos al MEF. Para ello esta ventana cuenta con las siguientes opciones: Para la recepcin de archivos .

Para la validacin de datos de los mismos Para el envo del registro al Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) .

Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el grfico 25:

22

Grfico 25 Opciones de la Ventana de Recepcin y envo

4.2.1

Recepcionar Archivos de los Comits

Esta opcin servir para ingresar al sistema los datos provenientes del aplicativo informtico de los Comits. Para ingresar a l necesitar pulsar la opcin Recepcionar archivos de Comits de la Ventana de Correos, segn lo muestra el grfico 26:

Grfico 26 Seleccin en la Ventana de Recepcin y Envos

Seale y pulse con el mouse la opcin Recepcionar y enviar archivos de Comits para ingresar los datos al Sistema de la municipalidad.

Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Recepcionar archivos de Comits, en el cual aparecern los nombres de todos los comits del distrito, los cuales identific en la ventana de Registros . La estructura de esta ventana se muestra en el Grfico 27:

23

Grfico 27 Ventana de Recepcin de Archivos de Comits

Pantalla para la seleccin de nombres de comits

Seccin para el ingreso de archivos provenientes del aplicativo de los comits Inicio del proceso de traslado de archivos Para cada Comit que se quiera importar su registro siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el comit de la relacin que se muestra en pantalla. 2. Busque el archivo que corresponda al Comit seleccionado, para ello deber pulsar con el Mouse el cono que le mostrar las rutas donde se ubica el archivo. 3. Una vez encontrado el archivo, seleccinelo y pulse con el Mouse el cono . Con ello habr ingresado satisfactoriamente la informacin. 4. Si desea ingresar informacin de otros comits repita los pasos, en caso contrario, para salir pulse con el Mouse el cono .

4.2.2

Validar Datos

El proceso de validacin de datos le permitir verificar la veracidad de la informacin registrada en el aplicativo (Grfico 28).

24

Grfico 28 Opcin de Validacin de Datos

Al ingresar a la opcin Validar datos, aparecer una ventana que lleva como ttulo Listado de Comits del Vaso de Leche , en el cual se mostrar la relacin de todos los comits registrados (grfico 29).

Grfico 29 Ventana de Validacin de Datos de COMITES.

Para validar la informacin de los Comits siga los siguientes pasos : 1. Seleccione el comits que desee validar.

25

2. Pulse con el Mouse el cono que se encuentra a la derecha de la pantalla, a continuacin aparecer la ventana que muestra en el Grfico 30. 3. Aparecer la relacin de socios del Comit seleccionado en la parte superior de la pantalla, debe seleccionar cada uno de los socio individualmente haciendo click sobre el nombre; en la parte inferior de la pantalla aparecern los beneficiarios del socio seleccionado. 4. Si desea validar informacin de otros comits y sus respectivos socios repita los pasos, en caso contrario, para salir pulse con el Mouse el cono .

Grfico 30 Validacin de Datos por Comit

4.2.3

Enviar Informacin al MEF

El proceso de envo de informacin al Ministerio de Economa y Finanzas es el paso final del aplicativo, es decir, deber efectuarlo cuando considere que el registro ha culminado satisfactoriamente. Para realizar este proceso, usted deber seleccionar la opcin Enviar Informacin al MEF que se encuentra en el icono Recepcin y Envo, como se muestra en el grfico 31.

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Grfico 31 Opcin de Envo de Informacin al MEF

Aparecer una ventana que lleva como ttulo Envo de Informacin al MEF cuya estructura se muestra a continuacin (grfico 32):

Grfico 32 Ventana de Envo de Informacin al MEF

Para proceder al envo de informacin al Ministerio de Economa y Finanzas siga los siguientes pasos:

27

1.

Ingresar el cdigo SIAF correspondiente, el mismo que es nico para cada municipalidad y debe ser proporcionado por el personal de la municipalidad encargado de manejar el SIAF. Enseguida el sistema le preguntar si la computadora que est usando tiene instalado el aplicativo SIAF. En caso que no sea as le solicitar indicar la carpeta en la que se guardar los archivos a generar para la transmisin, la que deber buscar haciendo click en Luego deber generar los archivos MS2 para la transmisin al MEF. Seleccionando la opcin (1) y dando clic en INICIAR se generar un (01) archivo con los datos de la municipalidad; luego seleccione la opcin (2) para generar los archivos por comits a transmitir, haga clic nuevamente en INICIAR generarn tantos archivos como comits se hayan ingresado. , aqu se

2.

3.

4. 5.

Debe verificar que se hayan generado en total n comites+1 archivos con extensin MS2 en la carpeta seleccionada. Los archivos MS2 guardados en la carpeta seleccionada se llevarn a la computadora donde est instalado el SIAF, se copiarn en la carpeta: C:\Archivos de programa\TCI\SAT\Mailbox Para su inmediata transmisin al MEF va el aplicativo SIAF. Para salir de la ventana pulse el cono .

6.

4.3 VENTANA DE SEGURIDAD DE BASE DE DATOS

La ventana de SEGURIDAD DE BASE DE DATOS est identificada con el cono . A travs de ella se puede generar backup y restaurar la base de datos, as como exportar copia de comits para trabajar en otras mquinas. Para ello esta ventana cuenta con las siguientes opciones: Para generar Backup de la base de datos Para restaurar la base de datos Para exportar copia de comits . . .

Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el grfico 33:

28

Grfico 33 Opciones de la Ventana de Seguridad de Base de Datos

4.3.1

Backup de Base de Datos

Al ingresar a la opcin Backup de base de Datos, aparecer una ventana, en el cual se mostrar por default la carpeta c:\ARCHIVO_MUNI en el cual se guardar el archivo backup generado (grfico 34).

Grfico 34 Ventana de Backup de Base de Datos

29

Para proceder a la generacin del Backup siga las siguientes instrucciones: 1. Si deseamos guardar el backup en la carpeta c:\ARCHIVO_MUNI directamente hacer clic en el botn Backup y se crear en esta carpeta un archivo de extensin BAK. (grfico 35).

Grfico 35

2. Luego del paso 1, se muestra en esa misma pantalla el nombre del archivo generado. (grfico 36)

Grfico 36

30

4.3.2 Restaura Base de Datos

Al ingresar a la opcin Restaura Base de datos, aparecer una ventana, en el cual se solicitar el archivo backup (*.bak ) para recuperar la informacin. (grfico 37).

Grfico 37 Ventana de Restaura Base de Datos

Para proceder a recuperar el Backup siga las siguientes instrucciones: 1. Buscar el archivo backup (*.bak) generado con la opcin anterior (BACKUP) haciendo clic en el cono (grfico 38). , luego buscar y seleccionar el archivo bak

31

Grfico 38

2. En el paso 1 se carga la ruta donde se encuentra el archivo backup y luego hacer clic en RESTAURAR. (grfico 39).

Grfico 39

3. Verificar el proceso de restauracin entrando al mdulo de REGISTROS y a cada opcin MUNICIPALIDAD, COMIT, SOCIOS Y BENEFICIARIOS.

4.3.3 Exporta Copia de Comits

Al ingresar a la opcin Exporta Copia de Comits, aparecer una ventana, en el cual se mostrar toda la lista de comits a partir del cual se puede exportar una copia de cada comit. (grfico 41).

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Grfico 41 Ventana Exporta Copia de Comits

Para proceder a exportar la copia de comits siga las siguientes instrucciones: 1. Seleccione el comit que desea exportar. 2. Haga clic en el botn Exporta Comits. 3. El archivo generado se guardar en la carpeta c:\ARCHIVO_MUNI si no ha cambiado de directorio. 4. El nombre y ubicacin del archivo generado se mostrar en la pantalla una vez finalizado el proceso. (grfico 42). 5. El nombre del archivo generado comenzar con el cdigo del comit seguido de un guin y luego una secuencia de nmeros con extensin RUB. En el ejemplo el archivo generado ser: 002_20911412342.rub

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Grfico 42

4.4 VENTANA DE USUARIOS Administrador de Sistema)

(Slo

para

el

La ventana de correo est identificada con el cono . A travs de ella se puede definir un equipo de trabajo con distintos funciones y/o roles, y a partir de ello, definir los permisos que sus diferentes miembros van a tener dentro del Sistema. Por ello, es necesario tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Como paso previo al manejo del aplicativo es necesario que la autoridad municipal asigne un funcionario para que haga la labor de Administrador del Sistema, quin liderar el equipo de trabajo a nivel local. El Administrador del Sistema ser la nica persona que maneje la ventana de usuarios del sistema. El Administrador, obligatoriamente, luego de instalar este aplicativo en su centro de labores, deber modificar la clave del sistema, definir el equipo de trabajo a nivel local, sus roles as como asignar usuario y contrasea a cada uno de ellos.

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Para tal fin esta ventana cuenta con una opcin para el mantenimiento de usuarios , una para la definicin de roles del sistema . as como un men de opciones

para para crear o modificar los permisos de accesos, Cada uno de estos se presenta en una opcin, segn se muestra en el grfico 43:

Grfico 43 Opciones de la Ventana de Usuarios

4.4.1

Mantenimiento de Usuarios

En esta ventana el administrador del Sistema deber configurar los usuarios y contraseas del equipo de trabajo que se forme a nivel local. Para realizar este proceso se deber seleccionar la opcin Mantenimiento de Usuarios que se encuentra en la ventana de Usuarios, como se muestra en el grfico 44.

Grfico 44 Opcin de Mantenimiento de Usuarios

Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Crear o Modificar los Usuarios del sistema. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (grfico 45):

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Grfico 45 Ventana de Creacin/Modificacin de Usuarios

Visor de usuarios registrados por el Administrador del Sistema

Visor de datos relevantes de cada usuario

Para proceder a registrar un nuevo usuario siga los siguientes pasos: 1. Pulse con el Mouse el botn , de inmediato aparecer una ventana como aparece a continuacin (Grfico 46):

Grfico 46 Ventana de Ingreso de datos Usuario

2.

Ingrese el nuevo nombre de Usuario y contrasea. Recuerde que estos deben estar compuestos de una sola expresin alfanumrica. Por ejemplo: ltorres o ltorres25. Puede ayudarse con las iniciales del verdadero nombre del usuario. Recuerde tambin que la contrasea estar protegida por smbolos de asterisco (*) por lo que se le sugiere apuntar previamente la clave en una hoja de papel o en otro medio donde puede recordarla y envirsela a la persona correspondiente.

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3. 4.

5.

6.

Ingrese el nombre completo del nuevo usuario. Coloque el rol que corresponde a ese usuario. En el caso del administrador, deber definir por s mismo los nombres de usuario y contrasea. Los roles que puede definir son los siguientes2: - Administrador - Municipio - Comit - Consulta. Una vez definido el rol y llenados los dems casilleros, las especificaciones aparecern en la parte superior de la ventana. Por defecto, cada usuario estar en estado activo, el cual est denotado con la letra A; en el caso que usted desee modificar momentneamente este estado, deber escribir la letra I de inactivo. Si est de acuerdo con la informacin ingresada, pulse con el Mouse el cono ; en caso de que desee modificar alguna informacin de cualquier usuario, selelo en la pantalla superior y reemplace el contenido de las ventanas que considere conveniente. Si desea salir totalmente la ventana de ingreso de datos del usuario y regresar a la ventana principal, pulse con el Mouse el cono .

Finalmente usted puede, a travs de la ventana principal, modificar la informacin de cualquier usuario, pulsando con el Mouse el cono ventana (Grfico 47) , Y aparecer la siguiente

Grfico 47 Modificacin de Ingreso de Usuario

En la siguiente seccin se especificarn los alcances de cada rol en el manejo de la informacin.

37

7.

Si desea eliminar totalmente la informacin de cualquier usuario selelo con el Mouse y pulse posteriormente el cono principal pulse con el Mouse el cono . . Para salir de la ventana

4.4.2

Roles del sistema

En esta ventana el administrador del Sistema deber configurar los roles que efectuar cada miembro del equipo de trabajo. Estos roles se transmiten bsicamente a travs de la autorizacin en el acceso, ingreso y verificacin de informacin para las diferentes opciones del sistema (registros y ventanas). Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin Roles del Sistema que se encuentra en la ventana de Usuarios, como se muestra en el grfico 48.

Grfico 48 Opcin de Roles del Sistema

Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Crear o Modificar un Rol del sistema. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (grfico 49):

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Grfico 49 Ventana de Creacin y Modificacin de Roles del Sistema

Para proceder a asignar roles a su equipo de trabajo siga los siguientes pasos: 1. Para ingresar nuevo usuario, pulse con el Mouse el botn , de inmediato aparecer una ventana como aparece a continuacin (Cuadro 50):

Grfico 50 Ventana de Ingreso de datos Usuario Nuevo

2. Por cada miembro del equipo de trabajo coloque la palabra que le corresponde en la casilla descripcin (Administrador, Municipio, Comit, Consulta). 3. Luego, a travs del men de opciones disponibles, elija las opciones del sistema que pueden corresponder a cada miembro del equipo.

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4. Si est de acuerdo con la informacin ingresada, pulse con el Mouse el cono ; en caso de que desee modificar alguna informacin de cualquier usuario, selelo en la pantalla superior y reemplace el contenido de las ventanas que considere conveniente. Si desea salir totalmente la ventana de ingreso de datos del usuario y regresar a la ventana principal, pulse con el Mouse el cono .

Finalmente usted puede, a travs de la ventana principal, modificar la informacin de cualquier usuario, pulsando con el Mouse el cono . Si desea eliminar totalmente la informacin de cualquier usuario selelo con el Mouse y pulse posteriormente el cono . .

5. Para salir de la ventana principal pulse con el Mouse el cono

4.4. 3

Opcin Men de Opciones

En esta ventana el administrador del Sistema podr crear o modificar los permisos de acceso las diferentes opciones del sistema (registros y ventanas), generados. Para ingresar y proceder a realizar esta actividad, usted deber seleccionar la opcin Men de Opciones que se encuentra en la ve ntana de Usuarios, como se muestra en el grfico 51.

GRFICO 51 Men de Opciones

Luego de realizar este proceso, aparecer una ventana que lleva como ttulo Crear o Modificar los permisos de acceso. La estructura de esta ventana se muestra a continuacin (grfico 52):

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GRFICO 52 Ventana de Creacin y Modificacin de Accesos

Para proceder a crear o modificar los accesos siga los siguientes pasos: 1. Para crear nueva clave, pulse con el Mouse el botn , de inmediato aparecer una ventana como Crear o modificar los permisos de acceso que se muestra en el Grfico 53:

Grfico 53 Ventana para crear nueva clave

2. Seleccione la descripcin (Administrador, Municipio, Comit, etc.). aparecern los datos sealados en la casilla Ingrese los datos del Permiso

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3. Si est de acuerdo con la informacin ingresada, pulse con el Mouse el cono ; en caso de que desee modificar alguna informacin de cualquier usuario, selelo en la pantalla superior y reemplace el contenido de las ventanas que considere conveniente. Si desea salir totalmente la ventana de ingreso de datos del usuario y regresar a la ventana principal, pulse con el Mouse el cono .

4. Finalmente usted puede, modificar la informacin ingresada, pulsando con el Mouse el cono . Y luego seleccionar el dato a modificar. Si desea eliminar totalmente la informacin de cualquier de los datos rselelo con el Mouse y pulse posteriormente el cono .

5. Para salir de la ventana principal pulse con el Mouse el cono

4.5 VENTANA DE SALIDA DEL SISTEMA

La ventana de salida est identificada con el cono . Para salir, luego de haber culminado con el proceso del registro de la informacin correspondiente pulsar dicho cono (Ver Grfico 54).

Grfico 54 Inicio para salir del Sistema

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