PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN

ING. ERNESTO OLIVARES N. CONTENIDO: QU ES ADMINISTRACIN? ORGANIZACIONES EL PROCESO ADMINISTRATIVO ROL DE LOS GERENTES ENFOQUES

QU ES ADMINISTRACIN?

Para usted qu es administrar?

QU ES ADMINISTRACIN?
Para

Peter Drucker: La administracin es la actividad ms importante de nuestra sociedad.

Hace cuanto tiempo que existe la administracin?

QU ES ADMINISTRACIN?
Algunas Definiciones de Administracin G. Terry:
Administrar, implica el logro de objetivos por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas.
J.D.

Mooney:

La administracin es el arte o tcnica de dirigir e inspirar a los dems, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

QU ES ADMINISTRACIN?
Koontz

y ODonnell:

Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.
Kast

y Rosenzweig:

Proceso mediante el cual se integran recursos no relacionados de tipo: humanos, materiales, tcnicos, monetarios, de tiempo y espacio; en un sistema total para el logro de determinados objetivos.

CONCEPTOS TILES
Eficiencia, Eficacia y Productividad Eficiencia: Obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. Eficacia: Hacer las cosas correctas. Realizar actividades de tal forma que se logren los objetivos. Productividad: Es la relacin Productos / Insumos en un perodo especfico. La organizacin es eficiente si su medida de productividad es positiva respecto a algn estndar.

CONCEPTOS TILES
EFICIENCIA nfasis en los medios EFICACIA nfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente

Resolver problemas Ahorrar gastos

Hacer las cosas correctas

Lograr objetivos Crear ms valores

Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados

Enfoque reactivo (del pasado al presente)

Enfoque proactivo (del futuro al presente)

PREGUNTA PRINCIPAL Cmo hacer mejor lo que Qu es lo que deberamos hacemos? estar haciendo?

CONCEPTOS TILES
Ningn grado de eficiencia puede

compensar la falta de eficacia.

Antes de dedicarnos a hacer algo en

forma eficiente, tenemos que estar

seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar Peter Drucker

ADMINISTRACIN
Qu tienen en comn todas estas definiciones? Proceso: Son las funciones ms representativas del trabajo administrativo Objetivos: El fin de la administracin es alcanzar los objetivos organizacionales. Recursos: La administracin implica el adecuado manejo de los recursos de la organizacin Trabajo en equipo: La administracin es una tarea de coordinacin de actividades que encauzan el esfuerzo individual y colectivo.

QU ES ADMINISTRACIN?
Podramos definirla como: El proceso de: Planear, Organizar, Dirigir, y Controlar los esfuerzos de los miembros de una organizacin y los dems recursos para alcanzar las metas establecidas.

ORGANIZACIONES
Definicin de Organizacin
Conjunto

de PERSONAS y TECNOLOGA combinadas para alcanzar METAS. organizaciones existen dentro de un MEDIO AMBIENTE.

Las

ORGANIZACIONES
Las organizaciones consisten en (Kast): Arreglos orientados a una meta, individuos con un propsito; Sistemas psicosociales, individuos que trabajan en grupos; Sistemas tecnolgicos, individuos que utilizan conocimientos y tcnicas, y Una integracin de actividades estructuradas, individuos que trabajan juntos en relaciones estructuradas

ORGANIZACIONES
La organizacin como sistema: Est en un medio que la influencia (entorno). Tiene una estructura interna que le permite a las personas realizar tareas. Tiene propsito(s) global(es). Requiere administrar sus recursos. Su conducta depende de las relaciones de sus partes o subsistemas y de las interacciones en su medio.

ADMINISTRACIN
Podemos analizar a la administracin como una disciplina y como un proceso:
Como

disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, conceptos, teoras, etc. Como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organizacin.

ADMINISTRACIN
Administracin: Ciencia o Arte?

En la prctica, la Administracin es un arte (implica una habilidad humana que responde a cierto contexto). Los conocimientos organizados en que se basa la prctica administrativa son una ciencia. Tengamos presente que la administracin es una ciencia no exacta.

ADMINISTRACIN
Universalidad de la administracin
Organizaciones de cualquier tamao
Pequeas Grandes

Todas las reas de la organizacin Manufactura-Marketing Recursos humanos-Contabilidad Sistemas de informacin-etctera

La administracin es necesaria en

Todo tipo de organizaciones Lucrativas No lucrativas

Todos los niveles de la organizacin Inferiores Superiores

PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin:

Incluye la seleccin de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente. Implica establecer una estructura de los papeles que deben desempear las personas, en base a las caractersticas de la organizacin y de la fuerza laboral.

Organizacin:

PROCESO ADMINISTRATIVO
Direccin:

Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la obtencin de las metas de la organizacin y el grupo.
implica medir, corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas).

Control:

ROL DE LOS GERENTES

Gerentes, Administradores o Managers:
Responsables

del trabajo de otros, en distintos niveles organizacionales. Conservan la organizacin a fin de que las tareas se cumplan. Organizan el talento (es el arte de las artes). Escrutinan el medio interno y externo.

ROL DE LOS GERENTES

Niveles de administracin
Gerentes de nivel alto Gerentes de nivel medio Gerentes de primera lnea Empleados sin una posicin gerencial

Algunas org. trabajan con equipos interfuncionales que cambian segn el proyecto. Pero siempre alguien desempea la funcin de Gerente, aunque cambie.

ROLES GERENCIALES
Segn enfoque de Roles Gerenciales de Mintzberg
Descripcin y ejemplos

QU HACEN LOS GERENTES?

Tiempo dedicado a cada funcin administrativa
Organizacin Planeacin

Direccin

Administradores de Alto Nivel

Administradores de Nivel Intermedio

Supervisores de primera lnea

Control

GERENTES: HABILIDADES
Habilidades Gerenciales, segn Robert Katz:

Habilidades tcnicas.- Conocimientos y destrezas especficas para realizar las tareas laborales. Habilidades humanas.- Capacidad de trabajar bien con otras personas. Habilidades conceptuales.- Capacidad para tener una visin amplia, distinguir elementos significativos. Pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas

GERENTES: HABILIDADES
Habilidades necesarias segn niveles gerenciales
Hab. Conceptuales

Hab.
Humanas Hab. Tcnicas

Administradores de Alto Nivel

Administradores de Nivel Intermedio

Supervisores de primera lnea

GERENTES: HABILIDADES
Otras habilidades importantes Delegar eficazmente (asegurarse de que el trabajo se hace bien). Ser un comunicador eficaz. Administrar la carga de trabajo / tiempo. Identificar claramente los roles de los empleados. Crear un entorno de apertura, confianza y reto.

GERENTES: HABILIDADES
Prctica y Teora En todos los niveles es importante la administracin Los administradores en general intentan resolver los problemas mediante la experiencia pero se olvidan que pocas veces 2 situaciones administrativas son idnticas El Terico: observa y analiza para generalizar para que fenmenos semejantes puedan ser resueltos a travs de la aplicacin de principios o reglas

GERENTES: HABILIDADES
Estrategia De Negocios Economa y Finanzas Manejo del Cambio

reas de conocimiento para ser un buen ejecutivo

RR.HH.

DIRECCIN Calidad Total

Operaciones
Calidad de proceso

Liderazgo y Habilidades Gerenciales Tecnologa de Informacin

Marketing y Ventas

CAMBIO EN EL TRABAJO DEL GERENTE

Cambio Efecto del cambio

Cambios tecnolgicos (digitalizacin)

Desplazamiento de los lmites de la organizacin Centros de trabajo virtuales Fuerza de trabajo ms mvil Acuerdos laborales flexibles Empleados con mayor potencial Equilibrio entre la vida laboral y personal

Cambios relacionados con amenazas a la seguridad

Administracin de riesgos Incertidumbre con respecto a futuras fuentes de energa y precios Centros de trabajo reestructurados Preocupaciones relacionadas con la discriminacin Preocupaciones sobre globalizacin

Mayor nfasis en la tica de la organizacin y de los Gerentes Mayor competitividad

Redefinicin de valores Recuperacin de la confianza Mayor responsabilidad

Servicio al cliente Innovacin Globalizacin Eficiencia y productividad

GERENTES: HABILIDADES
Habilidades Administrativas exitosas (Fred Luthans)
REA Administracin tradicional Comunicacin Habilidades especficas Toma de decisiones, planeacin, coordinacin Intercambio de informacin rutinaria, procesamiento de papeles de trabajo

Administracin de RR.HH Motivacin, disciplina, manejo de conflictos, capacitacin Trabajo de Redes Socializacin, politiqueo, interaccin con personas ajenas la organizacin

ENFOQUE CLSICO
Administracin Cientfica (Frederick Winslow Taylor)

FUNDADOR DE LA ESCUELA DE ADMINISTRACIN CIENTFICA ( RENDIMIENTO HUMANO EN TRABAJO) EMPEZ DE ABAJO ( OPERACIONES) ADMINISTRACION = CAMPO DE CONOCIMIENTOS ( DE LA EXPERIENCIA AL ESTUDIO SISTEMTICO Y DE LA IMPROVISACIN A LA PLANEACION) IDEA CENTRAL DE SU PLANTEAMIENTO: LOGRAR EL HOMBRE IDNEO PARA CADA FUNCIN Y PROPORCIONARLE EL EQUIPO ADECUADO Y UNA ORGANIZACIN EFICIENTE TRABAJO : COMPORTAMIENTO MECNICO

ENFOQUE CLSICO
Administracin Cientfica F. Taylor destaca principalmente: Anlisis del trabajo a ser realizado Tarea a ser ejecutada Movimientos y tiempos necesarios para ello Objetivo: buscar la mayor productividad Esta escuela se orient a definir procesos lgicos para hacer las tareas (mtodos) Destaca el aporte de los esposos Gilbreth: estudio de tiempos y movimientos

ENFOQUE CLSICO
Administracin Cientfica Conclusiones de Taylor: El trabajo puede ser ejecutado mejor y ms econmicamente a travs de la subdivisin de funciones. El trabajo de cada persona en la organizacin debera limitarse a una nica tarea o funcin predominante. Entren a los operarios, los especializ. Taylor encar sistemticamente el estudio de la organizacin.

ENFOQUE CLSICO
Administracin Cientfica Aportes y limitaciones

CMO SE APLICA HOY LA ADMINISTRACIN CIENTFICA?

Contratacin de los trabajadores ms calificados. Se disean sistemas de incentivos basados en produccin. Se realizan estudios de tiempos y movimientos para eliminar movimientos intiles en las tareas.

Sin embargo el trabajo de Taylor tuvo un sentido mecanicista; ignor los aspectos humanos. PERO LA PRCTICA ACTUAL DE LA ADM. NO SE REDUCE A LA ADM.CIENTFICA

ENFOQUE CLSICO
Teora General de la Administracin

Principales aportantes: Henri Fayol y Max Weber. Analizan la organizacin como un todo y plantean teoras generales de lo que hacen los gerentes y lo que constituye la buena prctica administrativa.

ENFOQUE CLSICO
Teora Gral de la Administracin Aportes de Fayol Planteaba que la administracin era una actividad comn a todos los negocios. Su anlisis se centr en todos los tipos de Gerente y no slo los de primera lnea como Taylor. Clasific las actividades de la organizacin en 6 funciones: Tcnica, Comercial, Financiera, De seguridad, Contabilidad y Administracin. Fue el primero en identificar 5 funciones que desempean los Gerentes: planean organizan mandan coordinan controlan.

ENFOQUE CLSICO
Teora Gral de la Administracin Aportes de Fayol Desarroll 14 reglas de aplicacin universal a las diferentes situaciones y organizaciones
14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN Divisin del trabajo Centralizacin Autoridad Escalafn Disciplina Orden Unidad de mando Equidad Unidad de direccin Estabilidad en los puestos del Subordinacin de los personal intereses individuales al Iniciativa inters general Espritu de grupo Remuneracin

ENFOQUE CLSICO
Teora General de la Administracin Max Weber Weber desarroll la teora de la Burocracia, que refiere a un tipo ideal de organizacin con estructuras de autoridad y relaciones bien definidas. Se caracteriza por la divisin del trabajo, una jerarqua claramente definida, normas y reglamentos detallados y relaciones impersonales. La Burocracia segn Weber- garantiza un comportamiento predecible de los empleados.

ENFOQUE CLSICO

ENFOQUE CLSICO
Teora General de Administracin Aportes y limitaciones Nocin funcional del trabajo del gerente Proceso administrativo. 14 principios marco de referencia de conceptos actuales. Burocracia de Weber sigue vigente en muchas empresas contemporneas. En entornos muy dinmicos o que requieren creatividad la Burocracia limita capacidad de respuesta.

ENFOQUE CUANTITATIVO
Se

refiere al uso de tcnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones en una organizacin. Representa en s la ciencia de la administracin. Se originan en las tcnicas utilizadas por los militares durante la Segunda Guerra Mundial, para solucionar problemas logsticos y de defensa. Luego las empresas privadas comenzaron a aprovechar estos mtodos y tcnicas.

ENFOQUE CUANTITATIVO

Este enfoque ayuda al Gerente a tomar decisiones mediante el desarrollo de modelos matemticos y estadsticos formales del problema. Las computadoras han ayudado al desarrollo de mtodos cuantitativos especficos. Entre las principales tcnicas que se utilizan estn: estadstica, modelos probabilsticos, modelos de optimizacin, de simulacin, de informacin, entre otros.

ENFOQUE CUANTITATIVO

Las tcnicas se pueden aplicar a problemas de: produccin y control de calidad, marketing y distribucin, recursos humanos, finanzas, planeacin investigacin y desarrollo. Los Gerentes no toman el enfoque matemtico como el principal elemento para realizar su labor. Se utiliza como un complemento o como una herramienta para la toma de decisiones. Los Gerentes utilizan tcnicas cuantitativas en especial en actividades de planeacin y control.

ENFOQUE CUANTITATIVO
Limitaciones

principales:

Los modelos descuidan los factores no cuantificables. Los administradores no estn capacitados en estas tcnicas y pueden no confiar en los resultados de las tcnicas o no los comprenden. No resulta adecuada para las decisiones gerenciales no predecibles o no rutinarias.

Un

rea importante que puede considerarse dentro del enfoque cuantitativo es la Administracin de la Calidad Total.

ENFOQUE CUANTITATIVO
Administracin de la Calidad Total Filosofa administrativa de mejoramiento continuo y de respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes (externo e interno).
Impulsada

por expertos en el rea de calidad y administracin. Los ms famosos fueron E. Deming y J.Juran.

ENFOQUE CONDUCTUAL

El nfasis de estas teoras est en las personas:

Con su amplia gama de necesidades, deseos, motivaciones y problemas No en las actividades ni en la estructura de la organizacin

Se denomina Comportamiento Organizacional (CO) al campo de estudio que investiga las acciones (comportamiento) de la gente en el trabajo La investigacin del CO ha dado forma a los conceptos y tcnicas del manejo de personas: motivar, dar confianza, trabajo en equipo, manejo de conflictos, etc

ENFOQUE CONDUCTUAL
Los primeros partidarios del CO

ENFOQUE CONDUCTUAL
Elton Mayo y los Estudios de Hawthorne Previamente en 1923 en fbrica de hilado en Filadelfia, con alto ndice de rotacin: Mayo observa FATIGA; aumenta descanso, brinda mayores libertades y contrata enfermera. Surge espritu de solidaridad en el grupo y aumenta la productividad. Western Electric (1925): Estudio sobre incidencia de la iluminacin en productividad. Mayo observa que no influye este factor, sino que los grupos producen ms debido a otras motivaciones y factores.

ENFOQUE CONDUCTUAL
Conclusiones: Teora de Relaciones Humanas Estudios de Mayo arrojaron nuevos conocimientos sobre el comportamiento de individuos y grupos:

Interrelaciones satisfactorias dentro de un grupo Sentido de pertenencia al grupo Influencias grupales afectan conductas Seguridad laboral grupal, actitudes son importantes para la productividad

Definicin de la empresa como un sistema social: sistema formado por personas que deben cooperar para lograr los fines proyectados

ENFOQUE CONDUCTUAL
Conclusiones: Teora de Relaciones Humanas TAYLOR. Parta de la base que el hombre es holgazn por naturaleza. MAYO: Deca que la falta de disponibilidad para el trabajo era por condiciones laborales poco favorables CMO SE APLICA HOY EL MTODO CONDUCTAL? Diseo de cargos que motiven, trabajar con equipos de empleados y propiciar la participacin.

ENFOQUE CONDUCTUAL
Teora X y Teora Y Douglas McGregor: psiclogo social, compar dos formas de pensamiento de los Directivos (estilos antagnicos de administrar):

Un estilo basado en la teora tradicional, sumamente mecanicista y pragmtica (Teora X). Un estilo basado en las concepciones modernas frente al comportamiento humano (Teora Y). Basado tambin en la jerarqua de necesidades de Maslow.

ENFOQUE CONDUCTUAL
Teora X Es la concepcin tradicional de la administracin, refleja un estilo rgido, duro y autocrtico:

Considera a las personas como simples recursos o medios de produccin. Limita a las personas para que trabajen dentro de ciertos esquemas y estndares. Presume la mediocridad de las masas. Se toman en cuenta slo los objetivos de la organizacin.

ENFOQUE CONDUCTUAL
Teora Y Es la concepcin moderna de la administracin:

Desarrolla un estilo abierto, dinmico y participativo. Crea oportunidades. Libera potencialidades y remueve obstculos. Impulsa el crecimiento individual y proporciona orientacin hacia los objetivos.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Teora de Sistemas Sistema: Conjunto de partes relacionadas e interdependientes dispuestas de tal manera que producen un todo unificado. CERRADO:No son influidos ni se relacionan con el medio ambiente. ABIERTO:Interactan dinmicamente con su entorno

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Teora de Sistemas Fundamentos Un sistema es un todo que significa ms que la suma de sus partes. Existe un conjunto de subsistemas en la organizacin. Todo sistema es a su vez un subsistema de un sistema mayor. Una modificacin en una parte del sistema afecta al resto. Un sistema puede ser abierto o cerrado. La organizacin es un sistema abierto.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Teora de Sistemas Fundamentos La administracin debe interactuar con el medio ambiente para recopilar elementos de entrada y transformarlos en elementos de salida (produccin). Los objetivos deben abarcar la eficiencia y la eficacia. Existen muchas rutas para el mismo resultado. Existen sinergias cuando la totalidad es mayor que la suma de las partes.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Aplicacin y Limitaciones Enfoque de Sistemas Cmo se aplica hoy el mtodo sistmico?

Decisiones y acciones de un rea de la empresa afectan a otras. Las organizaciones dependen de su entorno.

Una

limitacin del enfoque de sistemas es que no proporciona una orientacin especfica acerca de las funciones y deberes de los gerentes.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Enfoque de Contingencias o Situacional Refuta la aplicacin universal de los principios tradicionales de la administracin, al afirmar que diversos factores, internos y externos, pueden afectar el desempeo de la organizacin. Considera que no existe una nica manera de administrar ya que las circunstancias cambian. Las organizaciones son diferentes y enfrentan distintas situaciones, entonces necesitan mtodos diversos de administracin.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Enfoque de Contingencias A las caractersticas situacionales se les llama contingencias y algunas son:
1.

2. 3.

4.

La velocidad del cambio y el grado de complejidad del ambiente externo de la organizacin. Las fortalezas y debilidades. Los valores, metas, habilidades y actitudes de los gerentes y de los trabajadores. Los tipos de tareas, recursos y tecnologas que se utilizan.

ENFOQUES CONTEMPORNEOS
Enfoque de Contingencias Contribuciones (cmo se aplica hoy?): Hay ms de una forma de alcanzar una meta. Los gerentes pueden adaptar la organizacin a la situacin. Identificar las contingencias ms importantes. Limitaciones: No todas las contingencias crticas se han identificado. La teora puede no ser aplicable a todos los problemas administrativos.