MOF Mistura

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA
Integrantes
Snchez Valdez Christian V. Castro Herrera Antonio G. Castillo Cceres Miguel E. Vallejos Crdenas Luis A.
Universidad Nacional Mayor de Sa Marcos Facultad de Ciencias Administrativas UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 0
ndice
INTRODUCCIN .......................................................................................................................................1 1.1 DEFINICIN: ...................................................................................................................................1 1.2 OBJETIVO: ......................................................................................................................................1 1.3 ALCANCE: .......................................................................................................................................2 1.4. CONTENIDO: .................................................................................................................................2 1.5. VISIN ...........................................................................................................................................2 1.6. MISIN ..........................................................................................................................................3 REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA .......................................................................3 GENERAL DE ACCIONISTAS ......................................................................................................................3 1. DEFINICIN DE JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS .......................................................................................... 3 2. TEMAS A TRATAR EN LA JGA ....................................................................................................................3 3. FECHAS DE REUNIN .............................................................................................................................. 3 4. CONVOCATORIA ....................................................................................................................................4 5. DERECHO DE INFORMACIN DE LOS ACCIONISTAS .......................................................................................... 5 6. LUGAR DE REALIZACIN DE LA JGA ............................................................................................................5 7. FACULTADES DE LA JGA .......................................................................................................................... 5 8. OTRAS FACULTADES DE LA JGA .................................................................................................................5 9. ASISTENTES A LA JGA .............................................................................................................................6 10. REPRESENTACIN EN LA JGA..................................................................................................................6 11. CMPUTO DEL QURUM .......................................................................................................................6 12. QURUM REQUERIDO .......................................................................................................................... 7 13. DERECHO DE VOTO EN LAS JGA ..............................................................................................................7 14. CONFLICTO DE INTERESES ......................................................................................................................7 15. FUNCIONAMIENTO DE LA JGA ................................................................................................................7 16. ACTAS DE LA JGA ................................................................................................................................8 17. COPIA CERTIFICADA DEL ACTA .................................................................................................................8 18. MODIFICACIN DEL REGLAMENTO...........................................................................................................8 19. MARCO LEGAL APLICABLE ......................................................................................................................8 REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL DIRECTORIO ..........................................................................9 1. REQUISITOS PARA SER DIRECTOR ...............................................................................................................9 2. ELECCIN DE LOS DIRECTORES ..................................................................................................................9 3. VACANCIA ...........................................................................................................................................9 4. SISTEMA DE ELECCIN ..........................................................................................................................10 5. CONVOCATORIA ..................................................................................................................................10 6. INSTALACIN DEL DIRECTORIO ................................................................................................................10 7. NMERO DE SESIONES..........................................................................................................................10 8. QURUM ..........................................................................................................................................10 9. ADOPCIN DE ACUERDOS ......................................................................................................................11 10. SESIONES NO PRESENCIALES .................................................................................................................11 11. LIBRO DE ACTAS ................................................................................................................................11 12. ATRIBUCIONES DEL DIRECTORIO ............................................................................................................11 13. OBLIGACIONES DE LOS DIRECTORES ........................................................................................................12 14. RESPONSABILIDAD DE LOS DIRECTORES ...................................................................................................13 15. IMPEDIMENTOS PARA SER DIRECTOR ......................................................................................................13 16. INFORMACIN FIDEDIGNA ...................................................................................................................13
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17. CONTRATOS, CRDITOS, PRSTAMOS O GARANTAS ....................................................................................14 18. CONFLICTO DE INTERESES ....................................................................................................................14 19. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO ..........................................................................................14 20. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL DIRECTORIO ...........................................................................................14 21. COMITS DE DIRECTORIO ....................................................................................................................15 22. GRUPOS DE TRABAJO ..........................................................................................................................15 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE GENERAL ................................................................15 I. FUNCIN GENERAL .........................................................................................................................15 1. FUNCIONES ESPECFICAS .......................................................................................................................15 2. RESPONSABILIDAD DEL GERENTE GENERAL ...............................................................................................17 3. RETRIBUCIN .....................................................................................................................................18 4. DELEGACIN ......................................................................................................................................18 ROL Y FUNCIONES DE LA AUDITORA INTERNA ......................................................................................18 1. ASPECTO GENERAL ..............................................................................................................................18 2. AUDITORA INTERNA............................................................................................................................ 18 3. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EN LA DETECCIN DE IRREGULARIDADES ........................................................ 19 4. RESPONSABILIDAD PENAL DE LOS AUDITORES INTERNOS Y EXTERNOS..............................................................20 1. GERENCIA DE OPERACIONES. ........................................................................................................20 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2. GRUPO DE TRABAJO: EL GRAN MERCADO ......................................................................................21 GRUPO DE TRABAJO: GRAN AUDITORIO .........................................................................................21 GRUPO DE TRABAJO: MUNDOS ....................................................................................................22 GRUPO DE TRABAJO: MUNDO DEL PAN ..........................................................................................23 GRUPO DE TRABAJO: MUNDO DEL CACAO ......................................................................................23 GRUPO DE TRABAJO: ENCUENTRO GASTRONMICO MISTURA ............................................................ 24
GERENCIA DE MARKETING. ...........................................................................................................24 2.1 DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD .........................................................................................25 2.2. DEPARTAMENTO DE IMAGEN .....................................................................................................26 2.3 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN DE MERCADO ....................................................................26
3.
GERENCIA DE FINANZAS ................................................................................................................27 3.1 DEPARTAMENTO DE TESORERA. .................................................................................................28 3.2 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD............................................................................................ 28 3.3 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO. ............................................................................................ 29
4. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ......................................................................................30 4.1 SECCIN ADMINISTRACIN DEL PERSONAL .................................................................................30 4.2 SECCIN SELECCIN DE PERSONAL ..............................................................................................31 4.3 SECCIN CAPACITACIN DEL PERSONAL ......................................................................................31 4.4 SECCIN REMUNERACIONES DEL PERSONAL ...............................................................................32 5. DEPARTAMENTO DE LOGSTICA .........................................................................................................32 5.1 SECCIN DE COMPRAS .................................................................................................................33 5.2 SECCIN DE MANTENIMIENTO.....................................................................................................33
II
INTRODUCCIN
1.1 DEFINICIN: El Manual de Organizacin y Funciones MOF, es el instrumento normativo que detalla el objetivo, alcance y funciones especficas delegadas jerrquicamente. Aplicado como instrumento de gestin administrativa, permitir que el personal conozca los objetivos y las funciones que se les han asignado como elementos integrantes de la organizacin, permitindoles la identificacin plena con dichos objetivos y funciones a fin de que puedan desplegar acciones comunes y coordinadas en procura de los fines de la empresa Mistura S.A. Utilizado como elemento de consulta, proporcionar al personal que presta sus servicios en las diferentes dependencias un conocimiento integral y preciso de la organizacin diseada para la empresa Mistura S.A. Asimismo se constituye en la base sobre la cual se elaborarn los documentos normativos previstos por el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF, desde el punto de vista administ rativo, operativo, financiero y tcnico.
1.2 OBJETIVO: El presente Manual de Organizacin y Funciones MOF, tiene la finalidad de proporcionar el conocimiento integral de la estructura organizativa de la Institucin, sobre la cual se basa la Administracin General para cumplir con los objetivos y metas institucionales. Se describe la organizacin en trminos de funciones y
responsabilidades, lneas de autoridad y dependencia. Los objetivos genricos del presente documento son: Describir la estructura orgnica de Mistura S.A, agrupada en trminos de funciones, responsabilidades y autoridad. Indicar la conformacin, ubicacin y dependencia administrativa de los distintos rganos que conforman la empresa. Describir los roles y funciones generales de cada rgano.
Servir de herramienta de consulta sobre el funcionamiento de Mistura S.A y las responsabilidades de las diferentes unidades orgnicas. Definir las relaciones y coordinacin que debe existir entre los diferentes rganos de Mistura S.A.
1.3 ALCANCE: El Manual de Organizacin y Funciones MOF, debe ser de conocimiento de todo el personal de la Mistura S.A, a travs de su respectiva Jefatura. El mbito operacional del presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF), est circunscrito a la Gerencia General y los rganos de Asesora, Apoyo, Subgerencias y sus unidades integrantes. El presente documento ser distribuido a los miembros de la organizacin, siendo su lectura del mismo bajo responsabilidad del funcionario con acceso a dicho directorio. Este documento tiene carcter reservado y confidencial.
1.4. CONTENIDO: Como instrumento bsico de la administracin, el presente MOF contiene fundamentalmente lo siguiente: Lneas de Autoridad, Responsabilidad y Coordinacin. Objetivos y Funciones Generales y Especficas de Mistura S.A. 1.5. VISIN
Es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que una empresa quiere y espera ver en el futuro *Empresa lder dentro de la industria de la gastronoma, por su xito con los clientes, innovacin y habilidad para competir exitosamente en los mercados internacionales. *Nos vemos con productos desarrollados acordes a las necesidades de los clientes, convirtindonos en una importante opcin en el mercado por calidad, innovacin y por flexibilidad del sistema. *Nos vemos ofreciendo servicios en las principales plazas del pas, con estructura propia y excelente servicio.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA *Destacando adems por su dedicacin a la formacin, capacitacin y desarrollo de sus empleados, respeto integral al medio ambiente y compromiso con el desarrollo del pas.
1.6. MISIN
La misin indica la manera como una organizacin pretende lograr y consolidar las razones de su existencia. Seala las prioridades y la direccin de las actividades de una organizacin, identifica los mercados a los que se dirige, los clientes a los que quiere servir y los productos que quiere ofrecer. Determina la contribucin de los diferentes agentes en el logro de los propsitos bsicos de la organizacin. *Ser la compaa de productos gastronmicos ms exitosa del mundo. Seguimos nuestra misin al: Mantener la mayor calidad de personal Proteger y crear nuestras franquicias de marca Desarrollar nuevos negocios rentables Maximizar la productividad y sinergia Hacer realidad la administracin de la calidad total Administrar con una perspectiva global
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 1. Definicin de Junta General de Accionistas La Junta General de Accionistas (JGA) es el rgano supremo de la Sociedad. Los accionistas constituidos en la JGA debidamente convocada, y con el qurum correspondiente, deciden por la mayora que establece la ley y el Estatuto los asuntos propios de su competencia. Todos los accionistas, incluso los disidentes y los que no hubieren participado en la reunin, quedan sometidos a los acuerdos adoptados por la JGA General. 2. Temas a tratar en la JGA La JGA slo puede tratar los asuntos contemplados en la convocatoria, salvo que estn presentes todos los accionistas y decidan stos por unanimidad tratar algn tema no considerado en la convocatoria. 3. Fechas de Reunin La JGA se reunir obligatoriamente dentro de los tres meses siguientes a la terminacin del ejercicio econmico anual. Los accionistas podrn enviar al Presidente del Directorio una comunicacin a ms tardar el da 15 de febrero, solicitando la inclusin de algn tema de material importancia y que pudiera afectar los derechos de los accionistas. El Presidente lo someter a consideracin del Directorio para que apruebe la convocatoria a la JGA y establezca los temas de la agenda.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA El Directorio evaluar los pedidos de los accionistas y, de considerarlos acordes con el inters social, proceder a incluirlos como puntos de agenda. En caso que el Directorio desestime alguna de estas solicitudes, el Directorio a travs de su Presidente comunicar la decisin por escrito al accionista solicitante con el correspondiente fundamento, al da siguiente de realizada la sesin de Directorio. Adicionalmente, el Directorio convocar a la JGA toda vez que se requiera resolver algn asunto que sea competencia de la JGA; cuando lo estime conveniente a los intereses sociales; o cuando lo solicite notarialmente uno o ms accionistas que representen cuando menos el veinte por ciento del capital social suscrito con derecho a voto, expresando en la solicitud los asuntos a tratarse. En este ltimo caso, la JGA ser obligatoriamente convocada dentro de los 15 das siguientes a la recepcin de la solicitud. No obstante lo anterior, si la JGA Obligatoria Anual no se convoca dentro del plazo arriba indicado y para sus fines, o convocada no se trata en ella los asuntos de su competencia, a pedido del titular de una accin suscrita con derecho a voto dicha JGA ser convocada por el juez del domicilio social o por la Superintendencia del Mercado de Valores. 4. Convocatoria La JGA es convocada cuando lo ordena la Ley, cuando lo establece el Estatuto, cuando lo acuerde el Directorio o cuando lo solicite notarialmente un nmero de accionistas que represente no menos del 20% de las acciones suscritas con derecho a voto, especificando los temas a tratar. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 4.1 El directorio convoca a JGA cuando ste considera necesario poner en conocimiento de los seores accionistas aspectos de importancia de la empresa o aquellos otros aspectos en lo que considere que la AGA debe tomar decisiones para proteger los intereses de la empresa y de los accionistas en su conjunto. 4.2 Cuando la JGA es convocada por los accionistas, stos debern una carta notarial al domicilio fiscal de la empresa dirigida al gerente general, en la que solicitan la celebracin de la JGA y sealan los puntos de inters a ser tratados en sta. El gerente general informar de inmediato al Presidente del Directorio y ste har pblico el aviso de convocatoria de JGA 4.3 Los accionistas pueden dirigir una carta al Presidente del Directorio en la que solicitan incluir en la agenda de la JGA temas que consideren de inters para la empresa y que sean competencia de la JGA. Esta solicitud deber presentarse con anterioridad a la publicacin de la convocatoria. El Directorio evaluar los temas solicitados y en caso de considerarlos pertinentes los incluir en la agenda. En caso de desestimar la solicitud, el Directorio deber responder por escrito al accionista solicitante, sustentando las razones. La JGA ser convocada por el Directorio mediante: (i) aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano y en uno de los diarios de mayor circulacin de Lima, (ii) aviso en la pgina web de la sociedad, y (iii) correo electrnico a los seores accionistas que hayan remitido a la empresa informacin actualizada y completa de sus direcciones electrnicas. Adicionalmente el Directorio informar el aviso de convocatoria como Hecho de Importancia tanto a la Superintendencia del Mercado de Valores como a la Bolsa de Valores de Lima, cumpliendo los procedimientos y plazos que establezcan las normas legales vigentes. El aviso deber contener la indicacin del da, hora y lugar de la reunin y las materias a tratar. La convocatoria deber incluir los temas de agenda de manera suficientemente detallada para que los accionistas puedan decidir su asistencia a la JGA o la delegacin de facultades a un representante. La JGA no puede tratar asuntos distintos a los sealados en el aviso de convocatoria, salvo que se trate de los casos permitidos por la ley.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA El aviso de convocatoria deber publicarse con una anticipacin no menor de 10 das calendario a la fecha en que se llevar a cabo la JGA. Podr hacerse constar en el aviso de convocatoria la fecha en la que se reunir la JGA en segunda o tercera convocatoria, si no se obtuviese el qurum necesario para que sta pueda vlidamente sesionar. Entre una y otra citacin debern mediar no menos de tres ni ms de diez das. Si la JGA no se celebr en primera convocatoria, ni se hubiera previsto en el aviso dos o ms convocatorias, la JGA en segunda convocatoria debe celebrarse dentro de los 30 das posteriores a la primera convocatoria y la tercera dentro de igual plazo de la fecha fijada para la segunda convocatoria. En ambos casos, la JGA debe ser convocada con los mismos requisitos de publicidad que la primera y con la expresa indicacin de que se trata de la segunda o tercera convocatoria, segn el caso, y con 3 das de antelacin, por lo menos, a la fecha en que se llevar a cabo la reunin. 5. Derecho de informacin de los accionistas Desde el da de la publicacin de la convocatoria, los documentos, mociones y proyectos relacionados con el objeto de la JGA estarn a disposicin de los accionistas en el sitio web de la empresa y en la oficina que especficamente existe para la atencin a los accionistas durante las horas de oficina de la empresa. Los accionistas podrn dirigirse a esta oficina especfica para solicitar la informacin que estimen necesaria acerca de los asuntos comprendidos en la convocatoria, o a travs de la pgina web de la sociedad. El Directorio y la Gerencia estn obligados a proporcionarles dicha informacin, salvo en los casos en que stos juzguen que la difusin de los datos solicitados perjudica el inters social. Esta excepcin no proceder cuando la solicitud est apoyada por accionistas presentes en la JGA que representen al menos el veinticinco por ciento (25%) de las acciones suscritas con derecho a voto. 6. Lugar de realizacin de la JGA La JGA se celebrar en el lugar del domicilio social. En caso el Directorio decidiera celebrarla fuera de la sede social, deber designarse para tal efecto un lugar que facilite la asistencia de todos los accionistas. 7. Facultades de la JGA A la JGA Obligatoria Anual le compete de acuerdo a ley y al Estatuto: a) Aprobar o desaprobar la gestin social y los resultados econmicos del ejercicio anterior. b) Disponer la aplicacin de las utilidades que hubiesen. c) Elegir regularmente a los miembros del Directorio en la forma prevista en el Estatuto y fijar su retribucin. d) Designar o delegar en el Directorio la designacin de los auditores externos cuando corresponda de acuerdo a Ley o se decida hacerlo. e) Tratar los dems asuntos de competencia de la AGA y sobre cualquier otro consignado en la convocatoria. 8. Otras facultades de la JGA Corresponde, asimismo, a la JGA de acuerdo a ley y al Estatuto: a) Remover a los miembros del Directorio y elegir a sus reemplazantes, cuando sea el caso. b) Modificar el Estatuto. c) Aumentar o reducir el capital y modificar el Estatuto. d) Emitir obligaciones, pudiendo delegar en el Directorio la aprobacin de las caractersticas de dicha emisin as como su ejecucin. e) Disponer investigaciones y auditoras especiales.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA f) Acordar la enajenacin, en un solo acto, de activos cuyo valor contable exceda el 50% del capital de la Sociedad. g) Acordar la transformacin, fusin, escisin, reorganizacin, disolucin y liquidacin de la Sociedad. h) Resolver en los dems casos en los que la ley o el Estatuto dispongan su intervencin y en cualquier otro asunto que requiera el inters social, inclusive respecto de aquellos asuntos sobre los que puede resolver el Directorio, salvo cuando se trate de atribuciones que corresponden nicamente al Directorio por mandato legal o del Estatuto. 9. Asistentes a la JGA Tienen derecho a asistir a la JGA los titulares de acciones inscritas en la Matrcula de Acciones hasta los 10 das anteriores a la realizacin de la JGA, o sus representantes. Los Directores y el Gerente General que no sean accionistas pueden asistir a la JGA con voz pero sin voto. La propia JGA y el Directorio pueden disponer la asistencia con voz pero sin voto de funcionarios, profesionales y tcnicos al servicio de la Sociedad o de otras personas que tengan inters en la buena marcha de los asuntos sociales. 10. Representacin en la JGA Los accionistas que tengan derecho a concurrir a la JGA pueden hacerse representar por otro accionista, por la institucin que custodie sus acciones o por cualquier otra persona. La representacin debe conferirse por escrito, mediante una carta simple dirigida a la Sociedad con carcter especial para cada JGA, salvo que se trate de poderes otorgados por escritura pblica. Estos poderes especificarn el sentido en el que el accionista decide emitir su voto para cada uno de los puntos de agenda sobre los cuales se deba votar. Los poderes debern registrarse con una anticipacin no menor de veinticuatro (24) horas a la hora fijada para la celebracin de la JGA. La carta simple debe estar dirigida al Gerente General y firmada por el accionista y debe indicar el nmero de acciones de las que es titular el accionista, as como el nombre y documento de identidad del representante designado. 11. Cmputo del qurum El qurum de instalacin se computa y establece al inicio de la JGA. Los accionistas o sus representantes debern concurrir al lugar de celebracin indicado en el aviso de convocatoria y a su llegada debern registrarse ante el Secretario, identificndose con el original de su documento de identidad y suscribiendo la lista de asistentes. Comprobado el qurum el Presidente declarar instalada la JGA. En las JGA convocadas para tratar asuntos que, conforme a Ley o al Estatuto requieran concurrencias distintas, los accionistas que tengan intereses en conflicto con el de la Sociedad para uno o ms puntos de la agenda, as lo sealarn expresamente y dejarn constancia al momento de formularse la lista de asistentes, con la finalidad de que sus acciones no sean computadas al momento de establecer el qurum de votacin. Las acciones de los accionistas que ingresan a la JGA despus de instalada, no se computan para establecer el qurum pero respecto de ellas se puede ejercer el derecho de voto. En caso que el secretario constate al momento de instalarse la JGA que no existe el qurum requerido, comunicar de tal hecho a los accionistas que se encuentren presentes en la sesin y se levantar un acta en la que deje constancia del porcentaje de las acciones representadas, la cual ser firmada por el Presidente del Directorio en su calidad de presidente de la JGA y por el Gerente General en su calidad de secretario, o quienes hubiesen sido designados para desempear dichas funciones, as como por dos accionistas presentes en la sesin dando fe de la falta de qurum.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 12. Qurum requerido Excepto cuando se trate de los temas que se mencionan en el punto siguiente y aquellos en que la Ley o el Estatuto requieran de qurums diferentes, para la celebracin de la JGA en primera convocatoria se requiere de la participacin de accionistas que representen no menos de la mitad de las acciones suscritas con derecho a voto. En segunda o tercera convocatoria bastar la participacin de cualquier nmero de acciones. Los acuerdos se adoptan por mayora absoluta de las acciones suscritas con derecho a voto que hayan participado en la JGA. Cuando se trate del aumento o reduccin del capital, la modificacin del Estatuto Social, la emisin de obligaciones, la enajenacin, en un solo acto, de activos cuyo valor contable exceda el cincuenta por ciento (50%) del capital de la Sociedad, la transformacin, fusin, escisin, reorganizacin, disolucin y liquidacin de la Sociedad, se requiere en primera convocatoria la participacin de no menos de la mitad de las acciones suscritas con derecho a voto, en segunda convocatoria basta con que participe al menos el veinticinco por ciento de las acciones suscritas con derecho a voto, mientras que en tercera convocatoria basta la participacin de cualquier nmero de acciones suscritas con derecho a voto. En los casos sealados en el prrafo anterior los acuerdos debern ser adoptados con el voto favorable de accionistas que representen la mayora de las acciones suscritas con derecho a voto representadas en la JGA. Sin embargo, cuando los acuerdos relacionados con los asuntos mencionados en el tercer prrafo del presente numeral deban adoptarse en cumplimiento de un mandato legal, no se requerir de los qurum y mayora antes indicados. 13. Derecho de voto en las JGA Cada accin con derecho a voto da derecho a su titular a emitir un voto. 14. Conflicto de intereses El derecho de voto no puede ser ejercido por el accionista en los casos en que tuviera por cuenta propia o de terceros, inters en conflicto con el punto de agenda que est siendo votado. Los Directores, Gerentes y Mandatarios de la Sociedad no pueden votar como accionistas cuando se trate de sealar su responsabilidad en cualquier asunto. Sin embargo, las acciones respecto de las cuales no se puede ejercer el derecho de voto, son computables para formar el qurum de instalacin de la JGA pero no se computarn para establecer la mayora en las votaciones. 15. Funcionamiento de la JGA La JGA ser presidida por el Presidente del Directorio. En caso de ausencia, presidir la JGA el Vicepresidente del Directorio. En ausencia de ambos la JGA ser presidida por quien sta designe. En todos los casos, actuar de Secretario el Gerente General y, en su ausencia, la persona que la JGA designe. Instalada la JGA, el Presidente deber proceder al desarrollo de la misma tratando los temas de la agenda en el orden que han sido propuestos salvo acuerdo en contrario con el voto a favor de la mayora de los accionistas presentes. Concluido el debate de cada punto de la agenda, el Presidente deber someter a votacin de los seores accionistas la aprobacin de la sesin debindose dejar constancia en el acta del resumen de las intervenciones as como de los votos emitidos por los seores accionistas concurrentes. En caso que el punto de la agenda sea informativo, slo se registrarn en el acta las intervenciones y sugerencias de los seores accionistas.
16. Actas de la JGA Las sesiones de la JGA y los acuerdos adoptados en ellas, debern constar en un Libro de Actas legalizado conforme a ley o, alternativamente, llevarse en hojas sueltas utilizando escritura mecnica y siguiendo los procedimientos establecidos por las normas vigentes. En cada acta se har constar el da, lugar y hora en que se realiz la JGA; la indicacin de si se celebra en primera, segunda o tercera convocatoria; el nombre de las personas que actuaron como Presidente y como Secretario; la forma y resultado de las votaciones; los acuerdos adoptados y la lista de los asistentes con sus domicilios, el nmero de acciones que participan en la JGA y la especificacin de si asisten a sta por su propio derecho o en representacin de algn accionista, y en su caso los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones conforme a ley y al Estatuto , con indicacin de las fechas y los peridicos en que se hicieron. La redaccin y aprobacin del acta podr efectuarse en la misma JGA o despus de su celebracin. Cuando el acta sea aprobada en la misma JGA se debe dejar expresa constancia de ello, y cuando menos deber ser firmada por el Presidente, el Secretario y un accionista designado al efecto. Cuando el acta no se aprobase en la misma JGA, sta designar especialmente a no menos de dos accionistas para que, conjuntamente con el Presidente y el Secretario, la revisen, aprueben y suscriban, dentro de los diez (10) das calendario siguiente a la fecha de realizacin de la JGA. El acta deber ser puesta a disposicin de los accionistas asistentes o sus representantes quienes podrn dejar constancia de sus observaciones o desacuerdos mediante carta notarial. Cuando por cualquier circunstancia no pudiese asentarse el acta de una JGA en el libro respectivo, se extender en documento especial, el que se transcribir al libro en su oportunidad. Tratndose del caso previsto en el numeral 7 de este reglamento, es obligatoria la suscripcin del acta por todos los accionistas, salvo que hayan firmado la lista de asistentes y en ella estuviesen consignados el nmero de acciones de los que son titulares y los diversos asuntos materia de la convocatoria. En este supuesto bastar que el acta sea firmada por el Presidente, el Secretario y un accionista designado al efecto. La lista de asistentes se considerar parte integrante e inseparable del acta. Las actas tienen fuerza legal desde su aprobacin. 17. Copia certificada del acta Cualquier accionista, aunque no hubiese asistido a la JGA, tiene derecho a obtener, a su propio costo, copia certificada del acta correspondiente o de la parte especfica que seale. El Gerente General de la Sociedad est obligado a extenderla, bajo su firma y responsabilidad, en un plazo no mayor de cinco das hbiles contados a partir de la fecha de recepcin de la solicitud. La solicitud debe enviarse al la oficina de atencin a accionistas o a travs de la pgina web de la Sociedad. 18. Modificacin del Reglamento Para cualquier modificacin de este reglamento se requiere de la aprobacin del Directorio. 19. Marco legal aplicable En todo lo no previsto por este reglamento, la Sociedad se regir por las disposiciones de la Ley General de Sociedades, el Estatuto Social, la Ley del Mercado de Valores y los Principios de Gobierno Corporativo para Sociedades Peruanas.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL DIRECTORIO 1. Requisitos para ser director 1.1. Gozar de solvencia moral y econmica. 1.2. No ejercer cargos ejecutivos en la empresa. 1.3. Disposicin de tiempo para las actividades propias del director. 1.4. Disposicin para asumir el cargo de manera personal e indelegable. 2. Eleccin de los directores El Directorio es el rgano colegiado de la organizacin, encargado de la administracin y direccin de los negocios, elegido por la JGA. El nombramiento ordinario para el cargo de director ser por periodos de tres aos, salvo designaciones especficas hechas para reemplazar a un director saliente. El nmero de miembros del Directorio ser impar y no menor a 5 ni mayor a 11 directores. No se establece edad mnima ni mxima para pertenecer a este cuerpo colegiado. En todo momento, el Directorio contar, adicionalmente a los directores titulares, con dos directores suplentes. Estos directores suplentes tendrn los mismos derechos que los directores titulares en cuanto a acceso a la informacin de la empresa y tendrn los mismos derechos que un director titular en aquellas sesiones de Directorio en las que est suplantando a un director titular ausente. Inclusive cuando todos los directores titulares se encuentren presentes en la sesin, los directores suplentes podrn participar sin voz ni voto. 3. Vacancia El cargo de director vaca: 3.1. Por fallecimiento, renuncia, remocin o por incurrir el director en alguna de las causales de impedimento establecidas por el estatuto o la ley. 3.2. Cuando sin permiso ni licencia el director deja de asistir a sesiones por un periodo de tres meses. 3.3. Cuando con licencia o sin ella, el director dejase de asistir a un tercio de las sesiones celebradas durante el periodo de un ao. Si la vacancia fuera menor de la mitad de miembros del Directorio designados originalmente, el Directorio puede elegir nuevos miembros que ejerzan el cargo por el tiempo restante hasta cumplir con el periodo. Para este efecto, el directorio debe respetar las caractersticas de los directores salientes al elegir sus reemplazos. Si la vacancia impidiese el qurum requerido, los directores hbiles asumirn temporalmente la administracin y convocarn de inmediato a JGA para la eleccin de un nuevo Directorio. Si esta convocatoria no se produjese, corresponde al gerente general hacerla. Asimismo, cualquier accionista puede solicitar al juez la convocatoria si sta no se llevase a cabo dentro de los diez das de haberse declarado la vacancia.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 4. Sistema de eleccin Los accionistas de la empresa proponen a sus candidatos y deben indicar si es que stos son independientes o estn vinculados a los DIRECTORIO accionistas mayoritarios o a la gerencia de la empresa. Los accionistas deben haber verificado que dichos candidatos no incurran en ninguna de las causales de impedimento sealadas. Sern designados directores aquellas personas que obtengan las ms altas votaciones. En caso de empate y no sea posible que ambos ejerzan el cargo, el presidente de la JGA realizar un sorteo y el resultado deber constar en el acta respectiva. Este procedimiento de eleccin no ser necesario si el Directorio es elegido por unanimidad. 5. Convocatoria El presidente o quien haga sus veces convocar a sesin de acuerdo con los requerimientos de la empresa o ante el pedido de cualquier director o del gerente general. La convocatoria se realizar con no menos de cinco das tiles previos a la fecha de realizacin de la sesin, mediante comunicacin escrita con cargo de recepcin, correo electrnico y anuncio en el sitio web de la empresa, indicando lugar, fecha y hora, as como los temas a tratar. Este procedimiento no ser necesario si es que todos los directores se encuentran reunidos y acuerdan tratar en ese momento los asuntos de la sesin. Desde el momento de la convocatoria, la informacin requerida para la sesin estar a disposicin de los directores en las oficinas de la empresa, pudiendo adems ser enviada a sus oficinas o sus correos electrnicos para su revisin. En caso de tratarse de informacin clasificada como confidencial, se deber especificar este detalle en la convocatoria y en este caso la informacin slo estar disponible en las oficinas de la empresa. Los directores no domiciliados en la ciudad podrn ser convocados por correo electrnico o facsmil nicamente. 6. Instalacin del Directorio El Presidente del Directorio deber constatar el qurum necesario para declarar iniciada la sesin y desarrollar los puntos de la agenda. En caso de que hubiese qurum, se dejar constancia de ello en el acta y se inscribirn en l los nombres de los directores asistentes. Dicha acta ser firmada por el presidente de Directorio, as como por el Gerente General en su calidad de secretario, o en su defecto, por las personas designadas para ejercer dichas funciones. Por decisin de la mayora de los directores, podrn asistir a la sesin, con derecho a voz pero sin voto, funcionarios, empleados, tcnicos de la empresa o aquellas personas cuya opinin interese segn los asuntos especificados en la agenda. 7. Nmero de Sesiones El Directorio se reunir en cualquier lugar del territorio nacional o en el exterior, cada vez que lo convoque su presidente o quien haga sus veces, o lo solicite cualquier director o el gerente general. Sin perjuicio de lo mencionado, el Directorio se reunir ordinariamente una vez al mes, segn el calendario que determine el Directorio en la primera sesin que efecte desde su nombramiento. Se celebrarn cuantas sesiones extraordinarias sean necesarias para asegurar el cumplimiento de las funciones del directorio. 8. Qurum El qurum es la mitad ms uno. En caso de un nmero impar de directores, el qurum es el nmero entero inmediato superior a la mitad de la cantidad de directores.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 9. Adopcin de acuerdos Para cada decisin a tomarse por el Directorio, es necesario que luego de producida la deliberacin, cada director manifieste su voluntad en relacin al tema, a efectos de que el rgano, como tal, pueda as expresar su voluntad. Esta voluntad se manifiesta a travs de los votos de sus miembros, es decir, el acto mediante el cual cada director se pronuncia a favor o en contra de un tema sometido a debate, siendo determinante establecer que contrariamente a lo que ocurre en la junta de accionistas, donde la votacin se realiza teniendo en cuenta el nmero de acciones en cada posicin, la votacin en el Directorio se produce por individuo, dado que todos los directores tienen las mismas atribuciones y responsabilidades. Cada director tiene derecho a un voto. Los acuerdos se adoptan por mayora absoluta de votos de los directores asistentes. 10. Sesiones no presenciales El Directorio podr reunirse en sesiones no presenciales que se llevarn a cabo a travs de medios escritos, electrnicos o de otra naturaleza que permitan la comunicacin de los directores o sus representantes, y garanticen la autenticidad de los acuerdos. Dichos medios debern garantizar que todos los miembros puedan deliberar y decidir por comunicacin simultnea o sucesiva. En caso en que el Directorio se rena en sesin no presencial, esto debe constar en el acta. En la medida de lo posible, se requiere que todos los directores suscriban las actas de sesiones no presenciales o en su defecto solicitarles que remitan una copia de la transcripcin de dicha acta, debidamente firmada, en la que dan fe de del contenido de la misma. Por extensin, tambin se prev la posibilidad de que en una misma sesin de Directorio, alguno o algunos directores participen de manera no presencial. Esta opcin ser posible slo en la medida en que se cuente con la tecnologa de comunicacin necesaria y que el nmero de directores presentes en la sesin permita llegar al qurum mnimo. 11. Libro de actas Los acuerdos y deliberaciones del directorio debern ser consignados en actas que se recogern en un libro, en hojas sueltas o u otro medio permitido por ley, y que sern llevadas por el Secretario. En casos excepcionales, cuando no se pueda asentar el acta en la forma establecida, se extender un documento especial que deber ser firmado por todos los directores concurrentes y entregado al Secretario quien ser responsable de transcribir o adherir al libro o a las hojas sueltas en cuanto stas estuviesen disponibles. Adicionalmente, cualquier director podr solicitar que se registren sus comentarios en el acta, en tanto que l o ella consideren que dicha acta no expresa claramente su opinin o intervenciones en la sesin correspondiente. El director deber firmar el prrafo del acta en donde se consignen sus comentarios. Las actas sern firmadas por el presidente y el secretario, o por quienes actuaron como tales, en un plazo no mayor a diez das hbiles luego de celebrada la sesin. 12. Atribuciones del Directorio El Directorio, como rgano supremo de la empresa, est investido de todos los poderes generales, especiales que requieren la direccin, administracin y representacin de la empresa. Tiene facultad para adoptar acuerdos de toda clase y para celebrar actos y contratos de diversa naturaleza sin limitacin alguna, solo con excepcin de aquellos que por ley o por el estatuto competen a la JGA. El Directorio est autorizado para los siguientes fines, sin que esta lista sea restrictiva sino meramente enunciativa: UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 11
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 12.1 Nombrar y remover al Gerente General y a al Auditor Interno. 12.2 Reglamentar su propio funcionamiento. 12.3 Aceptar la dimisin de sus miembros y declarar las vacantes que se produzcan. 12.4 Otorgar los poderes convenientes y delegar facultades. 12.5 Formular la memoria, el balance general, el estado de Ganancias y Prdidas, la propuesta de distribucin de utilidades y someterlos a la JGA anual. 12.6. Establecer sucursales en el Per y fuera de l, as como agencias y oficinas. 12.7 Celebrar toda clase de operaciones, actos y contratos civiles, mercantiles, tales como comprar, vender, permutar, disponer, gravar, dar en usufructo, hipoteca, prenda o anticresis los bienes muebles e inmuebles de la empresa, as como cancelar los gravmenes otorgados a favor de la compaa, abrir y cerrar cuentas bancarias, dar o tomar dinero en prstamo con o sin garanta, contratar locaciones de obras, arrendamiento, seguros, transportes y fletes, acordar comisiones y giros, girar, aceptar, reaceptar, endosar, descontar y avalar letras de cambio, vales, cheques, pagars, cartas de crdito con o sin provisin de fondos, dar fianzas simples o solidarias, celebrar compromisos de toda naturaleza, tratar toda clase de negocios, someter las disputas a arbitraje, y en general, hacer todo cuanto estime conveniente o necesario para el cumplimiento de los fines de la empresa. 12.8 Solicitar y obtener patentes y privilegios, registrar marcas de fbrica y de comercio y adquirir las ya otorgadas y transferirlas. 12.9 Aprobar el presupuesto de la empresa. 12.10 Otorgar crditos y establecer las condiciones de los mismos, fijar el lmite de crdito y/o garantas que podr otorgar el comit ejecutivo, la gerencia y los dems funcionarios autorizados. 12.11 Decidir sobre inversiones en otras empresas o en cualquier clase de ttulos y/o bienes. 12.12 Adoptar cualquier acuerdo que sea conveniente para el inters de la empresa sin ms limitacin que la establecida por ley y por el estatuto. 13. Obligaciones de los directores 13.1 Aprobar la estructura organizacional, las polticas y los manuales de la empresa. 13.2 Adoptar las medidas necesarias para corregir las irregularidades en la gestin. 13.3 Entregar oportunamente informacin a los organismos pertinentes. 13.4 Adoptar las medidas conducentes a garantizar la conduccin de auditoras internas y externas. 13.5 Adoptar las medidas que apoyen al adecuado desarrollo de los objetivos de la empresa y que contribuyan a la transparencia en la gestin. 13.6 El cumplimiento de prcticas y principios de buen gobierno corporativo. 13.7 El cumplimiento de la Ley, los reglamentos, las disposiciones de carcter general o particular que en el ejercicio de sus funciones dicten las autoridades, el estatuto y la AGA. 13.8 El directorio es responsable de establecer polticas y acciones que permitan la implementacin y el cumplimiento permanente de las disposiciones establecidas sobre la conducta, tica y capacidad profesional de las personas que participan en las decisiones importantes de la empresa. 13.9 Guardar reservas con respecto de los negocios de la empresa y de la informacin privilegiada a la que tengan acceso, an despus del cese de sus funciones. 13.10 Realizar el seguimiento y control de los posibles conflictos de intereses entre los colaboradores, la administracin, los miembros del directorio y los accionistas, incluidos el uso fraudulento de activos corporativos y el abuso de transacciones entre partes interesadas, aprobando las polticas y cdigos de conducta que sean necesarios para el cumplimiento de dichos fines.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 13.11 Establecer las polticas y acciones que permitan la implementacin y el cumplimiento permanente de las disposiciones relacionadas a la informacin de la empresa, incluida la seguridad de la misma, aprobando las polticas y cdigos de conducta que sean necesarios para el cumplimiento de dichos fines. 13.12 Elevar a la JGA la autorizacin de operaciones con empresas vinculadas cada vez que el valor de dicha operacin supere al 30% del valor del patrimonio de la empresa. 14. Responsabilidad de los directores 14.1 Los directores responden ilimitada y solidariamente ante la empresa, los accionistas y los terceros por los daos y perjuicios que causen por los acuerdos o actos contrarios a la ley, al Estatuto o por los realizados con dolo, abuso de facultades o negligencia grave. 14.2 Es responsabilidad del directorio el cumplimiento de los acuerdos de la JGA, salvo que sta disponga algo distinto para casos particulares. 14.3 Los directores son solidariamente responsables con los directores que los precedieron por las irregularidades que stos hubieren cometido si, conocindolas, no las denunciasen por escrito a la JGA. 14.4 No es responsable el director que habiendo participado en el acuerdo o que habiendo tomado conocimiento de l, haya manifestado su disconformidad en el momento del acuerdo o cuando lo conoci, siempre que haya cuidado que tal disconformidad se consigne en acta o haya manifestado su desacuerdo por carta notarial. 14.5 La responsabilidad civil de los directores caduca a los dos aos de la fecha de adopcin del acuerdo o de la realizacin del acto que origin el dao, sin perjuicio de la responsabilidad penal. 15. Impedimentos para ser director No pueden ser directores: 15.1 Los incapaces. 15.2 Los quebrados. 15.3 Los que por razn de su cargo o funciones estn impedidos de ejercer el comercio. 15.4 Los funcionarios y servidores pblicos que presten servicio en entidades pblicas cuyas funciones estuvieran directamente vinculadas al sector en el que la empresa realiza sus operaciones, salvo que representen la participacin del estado en dichas instituciones. 15.5 Los que tengan pleito pendiente con la empresa en calidad de demandantes o estn sujetos a accin social de responsabilidad iniciada por la empresa y los que estn impedidos por mandato de una medida cautelar dictada por una autoridad judicial o arbitral. 15.6 Los que sean directores, administradores, representantes legales o apoderados de sociedades o socios de sociedades de personas que tuvieran permanentemente intereses opuestos a los de la empresa o que personalmente tengan con ella oposicin permanente. 15.7 Los que ocupasen cargos en empresas de la competencia. Dicho impedimento persistir hasta doce meses despus de dejar el cargo. 15.8 Los que en cualquier tiempo hayan sido condenados por delito doloso. Los directores que presentasen cualquiera de los impedimentos sealados no pueden aceptar el cargo y estn obligados a renunciar inmediatamente si ste sobreviniese. En caso contrario, responden por los daos y perjuicios que sufra la empresa y sern removidos por la JGA, a solicitud de cualquier director o accionista. Hasta que se rena la JGA, el Directorio puede suspender al director incurso en el impedimento. 16. Informacin fidedigna El Directorio debe proporcionar a los accionistas y al pblico informacin suficiente, fidedigna y oportuna determinada por ley respecto de la situacin legal, econmica y financiera de la empresa. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 13
17. Contratos, crditos, prstamos o garantas El director slo puede celebrar con la empresa contratos que versen sobre aquellas operaciones que normalmente la empresa realice con terceros y siempre que se concerten de acuerdo a las condiciones del mercado. La empresa slo puede conceder crditos o prstamos a los directores u otorgar garantas a su favor cuando se trate de aquellas operaciones que normalmente celebra con terceros. Los contratos, crditos, prstamos o garantas que no renan los requisitos expuestos en el prrafo anterior podrn ser celebrados u otorgados con el acuerdo previo del directorio con aprobacin de al menos dos tercios de sus miembros. Lo dispuesto en los prrafos anteriores es aplicable tratndose de directores de empresas vinculadas y de los cnyuges, descendientes, ascendientes y parientes en el tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad de los directores de la empresa y de los directores de las empresas vinculadas. Los directores son solidariamente responsables ante la empresa y los terceros acreedores por los contratos, crditos, prstamos o garantas celebrados u otorgados con infraccin de este punto. 18. Conflicto de intereses Los directores no pueden celebrar acuerdos en los que no se contemplen los intereses de la empresa sino los suyos personales o de terceros relacionados, ni usar en beneficio propio o de terceros relacionados las oportunidades comerciales o de negocio de las que tuviesen conocimiento en razn de su cargo. No pueden participar por cuenta propia o de terceros en actividades que compitan con las de la empresa, sin el consentimiento expreso de sta. El director que en cualquier asunto tenga inters en contrario con el de la empresa debe manifestarlo y abstenerse de participar en la deliberacin y resolucin concerniente a dicho asunto. Para tal efecto el director que se encuentre incurso en dicha situacin deber abstenerse de recibir informacin concerniente al asunto con el que tenga conflicto de intereses. El director que contravenga este artculo es responsable de los daos y perjuicios que cause a la empresa y puede ser removido por el directorio o por la JGA a solicitud de cualquier director o accionista. 19. Funciones del Presidente del Directorio 19.1 Presidir las sesiones del directorio y del comit ejecutivo si lo hubiere. 19.2 Convocar al directorio y al comit ejecutivo si lo hubiere. 19.3 Someter al directorio y al comit ejecutivo los asuntos que deban tratarse en ellos. 19.4 Representar a la empresa ante toda clase de autoridades y sociedades. 19.5 Las dems atribuciones que le asigne el directorio. 20. Funciones del secretario del directorio 20.1Registrar todas aquellas decisiones que se tomen durante las sesiones de directorio en el libro de actas o en el documento que funcione como tal. 20.2 Registrar todas aquellas ocurrencias que se consideren de importancia durante la sesin, as como todos aquellos comentarios que a solicitud de los directores deban ser consignados por escrito. El secretario se asegurar de que el nombre y la firma del director solicitante se registren junto al comentario respectivo. 20.3 Registrar la asistencia de los miembros del directorio a cada sesin.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA 21. Comits de Directorio El directorio nombrar los comits que considere necesarios para el adecuado funcionamiento de sus obligaciones. Los Comits de Auditora y de Gobierno Corporativo sern mandatorios. El propsito y las responsabilidades de cada comit se detallan en los estatutos correspondientes. 22. Grupos de trabajo Los directores tienen acceso permanente e irrestricto a la gerencia, los ejecutivos y empleados de la empresa. Adicionalmente, a pedido del Presidente del Directorio, miembros de la alta gerencia podrn ser invitados a las sesiones del Directorio en determinadas ocasiones para presentar informacin sobre los negocios y operaciones de la empresa en sus respectivas reas de responsabilidad. En caso de que el Directorio lo considere necesario, se nombrarn grupos de trabajo compuestos por un director o directores y un ejecutivo o ejecutivos para temas que sean de su competencia. El desarrollo y ejecucin de estos trabajos especficos no interfiere con ni reemplaza los reportes ni el flujo de comunicacin establecidos formalmente, los cuales debern seguir siendo respetados.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL GERENTE GENERAL El Gerente General ser el Representante Legal de la Sociedad y tendr a su cargo la direccin y la administracin de los negocios sociales. El Gerente General no podr ser miembro titular del Directorio, pero el Directorio podr encargar provisionalmente la Gerencia a cualquiera de sus miembros. El Gerente General ser nombrado por el Directorio, salvo el primero, que es designado en la escritura de constitucin social. Para ser gerente no es necesario ser accionista. El gerente general es responsable en forma complementaria a las obligaciones del directorio, y reporta a ste acerca del desempeo de la empresa. El gerente general es el responsable legal de la empresa y en ese sentido deber velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten los negocios y operaciones de sta. La duracin del cargo es indefinida pudiendo ser removido en cualquier momento por el Directorio o por la JGA. En caso de ausencia del Gerente General, ste ser reemplazado por la persona que designe el Directorio. I. FUNCIN GENERAL Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la Empresa, as como resolver los asuntos que requieran su intervencin de acuerdo con las facultades delegadas por el Directorio. 1. Funciones especficas El Gerente General es el ejecutor de las disposiciones del Directorio y de la JGA. Las principales funciones de este funcionario son las siguientes: >> Realizar los actos de administracin y gestin ordinaria de la sociedad. >> Organizar el rgimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, expedir la correspondencia y cuidar que la contabilidad est al da. >> Representar a la sociedad y apersonarse en su nombre y representacin ante las autoridades judiciales, administrativas, laborales, municipales, polticas y policiales, en cualquier lugar de la Repblica o en el extranjero. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 15
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA >> Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del Directorio, salvo que ste acuerde sesionar de manera reservada. >> Asistir, con voz pero sin voto a las sesiones de la JGA, salvo que sta decida lo contrario. >> Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de las actas de JGA o de sesiones de Directorio, de libros contables y registros de la sociedad. >> Someter al Directorio, para su aprobacin, los proyectos de la memoria y los estados financieros, los presupuestos de la sociedad para cada ao, as como los programas de trabajo y dems actividades. >> Delegar total o parcialmente las facultades que se le conceden en el estatuto de la sociedad. >> Ejecutar el Plan de Negocios aprobado por el Directorio y proponer modificaciones al mismo. >> Preparar y ejecutar el presupuesto aprobado por el Directorio y proponer modificaciones al mismo. >> Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la sociedad, dentro de los criterios autorizados por el Estatuto y el Directorio de la sociedad. Delegar su celebracin, desconcentrar la realizacin de las licitaciones o concursos, contratar a personal que desempee cargos de nivel directivo, de acuerdo con el reglamento que sobre contratacin expida el Directorio. >> Disear y ejecutar los planes de desarrollo, los planes de accin anual y los programas de inversin, mantenimiento y gastos. >> Dirigir las relaciones laborales, con la facultad para delegar funciones en esa materia y ejercer la facultad nominadora dentro de la Sociedad, teniendo en cuenta el nmero de personas que conforman la planta de personal aprobada por el Directorio. >> Determinar la inversin de fondos disponibles que no sean necesarios para las operaciones inmediatas de la Sociedad. >> Dirigir la contabilidad velando porque se cumplan las normas legales que la regulan. >> Constituir apoderados que representen a la Sociedad en actuaciones judiciales, extrajudiciales y administrativas, fijarles honorarios y delegarles atribuciones, previa autorizacin del Directorio. >> Rendir cuenta justificada de su gestin en los casos sealados por la Ley. >> Informar al Directorio las operaciones celebradas con accionistas, filiales o vinculadas de los mismos. >> Realizar todas las gestiones y trmites necesarios para la formalizacin e inscripcin en los Registros Pblicos de los acuerdos de JGA y de Directorio. >> Vender, arrendar, dar en uso, pignorar, hipotecar, otorgar fianzas y otras garantas y, en general, efectuar toda clase de operaciones que impliquen afectacin o disposicin de los bienes, muebles, inmuebles y de los derechos, de la sociedad, incluyendo las concesiones de las que sta sea titular y los flujos de la sociedad hasta por los lmites que le imponga el directorio o la JGA. >> Girar, suscribir, aceptar, reaceptar, endosar, avalar, prorrogar, descontar, negociar, protestar, cancelar, pagar y descontar letras de cambio, vales, pagars y otros ttulos valores, cartas de crdito o cartas rdenes, letras hipotecarias, plizas de seguros, y otros efectos de giro y de comercio; y en general realizar todo tipo de operaciones con ttulos valores hasta por los lmites que le imponga el directorio o la JGA. >> Abrir, cerrar y administrar cuentas bancarias, sean corrientes, de ahorro, crdito o cualquier otra naturaleza, con o sin garanta. Girar cheques sobre los saldos acreedores, deudores o en sobregiros autorizados en las cuentas bancarias que la empresa tenga abiertas en instituciones bancarias de la Repblica del Per o de otro pas. >> Autorizar la colocacin, retiros, transferencias, enajenacin y venta de fondos, rentas, valores, reglamentar la emisin de bonos, obligaciones, instrumentos de corto plazo, deuda y cualesquiera otros ttulos valores pertenecientes a la Sociedad. Otorgar, contraer y revocar prstamos, mutuos, negociar y renegociar los trminos y condiciones de los mismos. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 16
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA >> Suscribir todo tipo de contratos de fideicomiso, incluyendo la transferencia en dominio fiduciario de activos presentes y futuros. En general realizar todo tipo de operaciones bancarias y financieras. >> Celebrar contratos de compraventa internacional, y dems relacionados con el comercio exterior, tales como contratos de crdito documentario y cartas de crdito para importaciones. >> Celebrar contratos de arrendamiento financiero (leasing) y de lease-back. >> Celebrar contrato con Almacenes Generales de Depsitos, aceptar, reaceptar, girar, endosar, obtener, recibir y renovar certificados de depsito, conocimientos de embarque, warrants, y cualquier otro ttulo valor, documento mercantil o civil y endosar los documentos correspondientes. >> Ordenar pagos. >> Negociar, celebrar, modificar, rescindir y resolver contratos, convenios y compromisos de toda naturaleza incluidos los que tengan por objeto la adquisicin o enajenacin de derechos, bienes muebles e inmuebles de la sociedad, ya sea a ttulo oneroso o gratuito hasta por los lmites que le imponga el directorio o la JGA. >> Someter los asuntos que estime necesarios a arbitraje, celebrar convenios arbitrales o celebrar transacciones judiciales o extrajudiciales, de conformidad con las normas legales vigente. >> Transferir, adquirir, ceder, otorgar licencias, dar en garanta, registrar, renovar, cancelar y realizar cualquier acto que implique la modificacin del registro de marcas de fbrica, marcas de servicio, nombres comerciales, cualquier otro signo distintivo, tecnologas y otros derechos de la propiedad intelectual, sean extranjeros o nacionales; as como celebrar contratos de asistencia tcnica o de servicios tcnicos con nacionales o extranjeros. >> Representar a la Sociedad en licitaciones pblicas o privadas, concursos de precios o concursos de mritos. >> Otorgar todo tipo de poderes, incluyendo las facultades que le otorga este artculo exigiendo garantas si lo considera necesario, as como revocar los poderes conferidos. >> Ejercer las dems funciones legales y estatutarias y las que le asignen o deleguen la Junta General de Accionistas o el Directorio. 2. Responsabilidad del Gerente General El Gerente General es responsable por: >> El cumplimiento de los acuerdos del Directorio y de la JGA, salvo que se disponga algo distinto para casos particulares. >> Los daos y perjuicios que ocasione por el incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave. >> Tambin ser solidariamente responsable con los gerentes que le hayan precedido, por las irregularidades que stos hubiesen cometido, si, conocindolas, no las denunciasen por escrito a la JGA al momento de asumir el cargo, o inmediatamente despus de conocerlas. >> La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la Sociedad y los dems libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante. >> La veracidad de las informaciones que proporcione a la Junta General de Accionistas o al Directorio. >> El ocultamiento de las irregularidades que observe en las actividades de la sociedad. >> La conservacin de los fondos sociales a nombre de la Sociedad. >> El empleo de los recursos sociales en negocios distintos del objeto de la Sociedad. >> La veracidad de las constancias y certificaciones que expida respecto del contenido de los libros y registros de la Sociedad.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA >> El cumplimiento de la ley, el Estatuto y los acuerdos de la Junta General de Accionistas y del Directorio. 3. Retribucin >> El Directorio fija la remuneracin del Gerente General, de acuerdo a los parmetros de remuneracin acordados para el personal de la Sociedad. 4. Delegacin En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de accin . Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.
Rol y Funciones de la Auditora Interna 1. Aspecto general La auditora interna promueve la correcta y transparente gestin de los recursos y bienes, cautelando la legalidad, eficiencia y transparencia de los actos de organizacin, de sus operaciones y transacciones, as como el logro de resultados mediante la ejecucin de acciones y actividades de control, basndose en el propsito de auditora, sta puede ser desarrollada por contadores pblicos independientes o bien por los mismos empleados de la organizacin. La auditora realizada por los contadores pblicos, para expresar una opinin sobre los estados financieros se conoce como auditora externa independiente o auditora financiera y de gestin. La auditora realizada por los mismos empleados de la organizacin, cuyo propsito es fundamentalmente el control, es comnmente conocida como auditora interna. 2. Auditora interna Toda funcin de auditora interna, entre otros aspectos, incluye: - Revisiones de operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y concordancia con las polticas y procedimientos establecidos. - Control de los activos a travs de los registros de contabilidad. - Revisin de las polticas establecidas y procedimientos para evaluar su efectividad. - Revisin si los procedimientos contables fueron aplicados en forma consistente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. - Auditora de otras organizaciones con las que existen relaciones contractuales para el cumplimiento del previsto en los contratos. - Evaluacin de los cumplimientos de las estrategias. Algunas de estas actividades pueden abarcar el examen del sistema contable; ejemplo, un trabajador que fi gura en planilla de remuneraciones, es una funcin de auditora interna verifi car esta actividad que abarca los datos relacionados entre s y prueba la efectividad del trabajo en la oficina, mediante la evidencia de los documentos acumulados. En las empresas grandes y medianas o en unidades gubernamentales, algunas de estas funciones pueden ser realizadas por personas designadas sin que sean nombradas como auditores internos a) Roles importantes Algunas reas de auditora interna establecen lo siguiente: - Los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA - La interaccin con los diversos grupos de gobierno de la organizacin se desarrolle de acuerdo a las necesidades. - La informacin financiera, administrativa y operativa sea precisa, confiable y oportuna. - Las acciones de la empresa se desarrollen conforme a las polticas, las normas, procedimientos, reglamentos y leyes aplicables vigentes a la fecha. - Los recursos se adquieran de manera econmica, se utilicen de manera eficiente y se protejan adecuadamente. - Se logren desarrollar los planes y programas del alcance de los objetivos. - Se fomente la calidad y la mejora continua. 3. Responsabilidad del auditor en la deteccin de irregularidades a) Auditora financiera como parte de un buen gobierno corporativo El auditor evala los estados financieros preparados dentro de las limitaciones y restricciones del sistema de contabilidad, est sujeto a las mismas limitaciones y restricciones, es por ello que se afirma que una contabilidad confiable arroja o presenta estados financieros confiables. En la presentacin de la informacin financiera, ya sea externa o interna, o en la ejecucin de las actividades de control interno, las personas pueden ser culpables por influencias personales, negligencia, inters propio, etc. El principal objetivo de la auditora es eliminar cualquiera de estas causas que se presentan. Si el sistema de control contable es adecuado, la posibilidad de que el fraude u otros errores existan, en cualquier magnitud, teniendo confianza en la ausencia de fraudes o errores en el proceso de la informacin, el auditor puede dedicar una mayor parte de su tiempo a la obtencin de evidencias o pruebas en relacin con la situacin financiera y al resultado de las operaciones de la entidad. Es por ello que la auditora financiera constituye uno de los principales ingredientes de lo que actualmente se denomina buen gobierno corporativo, entendindose como tal al conjunto de prcticas que opta una empresa para definir con precisin las responsabilidades de los directores y la Gerencia, adoptar un sistema de control interno que asegure la calidad de la informacin que emita la empresa y desarrollar un cdigo de tica empresarial, el cual garantice la comprensin del empresario. b) El planeamiento de la auditora, los fraudes e irregularidades El auditor siempre deber realizar el planeamiento de la auditora de modo que exista una visin razonable al detectar anomalas resultantes del fraude u error. Sin embargo, la responsabilidad por la prevencin y deteccin del fraude y error descansa en la Gerencia, que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad debidamente adecuados y formalizados. El auditor externo no es y no puede ser responsable de la prevencin del fraude, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditora anual, puede servir para contrarrestar fraudes u errores; es por ello que antes de iniciar cualquier tipo de auditora, el auditor debe evaluar el control interno de la entidad, puesto que dependiendo de si ste es malo o bueno, habr mayor o menor posibilidad de errores y fraudes. Cuando una empresa carece de un buen sistema de control interno, el auditor tendr que extender sus procedimientos de validacin generando una labor mayor, la falta de un mejor control interno de la entidad dar indicios al auditor sobre la posibilidad de que existan errores o fraudes. c) La distincin de errores, fraudes e irregularidades
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Mayormente, los errores son consecuencia de los malos manejos o clculos matemticos que conducen a malas estimaciones y desviaciones en los registros contables, errores en la mala aplicacin a las normas vigentes. Por ejemplo: clculo sobre las estimaciones sobre las vacaciones, cts pendientes de pago al cierre del ejercicio, mantenimientos de equipos, clculo de depreciacin de los activos fijos, son errores que comnmente se presentan en la actualidad. El fraude se define como un engao hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulacin. Fraude se refiere al acto intencin de la Administracin, o Gerencia, que da como resultado una representacin equivocada de los estados financieros, como: - Malversacin de activos. - Falsificacin o alteracin de registros o documentos. - Registro de transacciones sin sustento o respaldo. - Mala aplicacin de las polticas contables. - Distorsin de cifras adulteradas, etc. 4. Responsabilidad penal de los auditores internos y externos Es importante sealar que a partir del ao 2006 en el Per se modific el Cdigo Penal a los artculos 198 y 245. La norma califica como administracin fraudulenta aquellos informes y dictmenes que omiten revelar o presentar en forma distorsionada situaciones de insolvencia o insuficiencia patrimonial, o tambin al ocultamiento, omisin o falsedad de informacin. La actual normativa castiga no slo a los gerentes, administradores, representantes legales, sino tambin a los auditores internos y externos. Las penas son privativas de la libertad de no menos de un ao ni mayor de ocho aos. Si bien esta norma permitir que haya mayor garanta y transparencia en la informacin que emitan los gerentes, directores, la mayor dificultad que puede actuar en perjuicio de la auditora, es el desconocimiento de las autoridades judiciales sobre lo que desarrolla el auditor cuando emite una opinin sobre la informacin financier
MOF de los Departamentos. 1. Gerencia de Operaciones.

Reporta: Gerencia General. Supervisa: Al Grupo de trabajo: El Gran Mercado Al Grupo de trabajo: Gran Auditorio Al Grupo de trabajo: Mundos Al Grupo de trabajo: Mundo del Pan Al Grupo de trabajo: Mundo del Cacao Al Grupo de trabajo: Acuario.
Funcin Principal:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Indicar las funciones de la Gerencia y unidades orgnicas que la conforman, delimitando responsabilidad y amplitud del trabajo de cada uno de ellas. Funciones Especficas: Informar, guiar, uniformar y delimitar funciones dentro de la estructura de la Gerencia de Operaciones. Indicar las funciones o actividades generales y especficas que se deben desempear y de las cuales son responsables un Grupo de Trabajo. Determinar las lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin. Precisar para cada cargo a quien se debe informar y quien debe informar. Indicar las funciones o actividades generales y especficas que se deben desempear y de las cuales son responsables un Grupo de Trabajo 1.1. Grupo de Trabajo: El Gran Mercado Reporta: Gerente de Operaciones Supervisa: Chef designados en este GT. Personal encargado de disear y armas los puestos. Personal encargado de la distribucin de los puestos. Funcin Principal: Montaje de las reas necesarias para el desarrollo de las actividades, ubicacin y diseo de puestos para los participantes de esta rea de la feria, seleccionando a los representantes de los productos ms representativos de cada regin. Funciones Especficas: Disear los puestos necesarios para el mercado, segn el nmero de participantes y para el confort de los visitantes a la feria. Ensamblar los puestos necesarios previstos por el grupo de trabajo, para un ptimo desempeo en la feria. Explorar el Per para designar a los participantes de este mercado, analizando sus productos y el trabajo que hacen por ellos. Designar los puestos para los productores, separndolos por regiones y productos. 1.2. Grupo de Trabajo: Gran Auditorio Reporta:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Gerente de Operaciones Supervisa: Personal de diseo y ensamblaje Chef encargados.
Funcin Principal: Montar un auditorio en el que se desarrollara el Encuentro Gastronmico Mistura con los expositores nacionales e internacionales. Funciones Especficas: Diseo de un auditorio en el que se desarrollara un debate de ideas entre los chef ms representativos del Per y del mundo. Disear un calendario en el que se desarrollaran una serie de conferencias con exponentes de diferentes regiones y tipos de cocinas para el inters de los visitantes a la feria. 1.3. Grupo de Trabajo: Mundos Reporta: Gerente de Operaciones Supervisa: Chef Designados para la divisin de los mundos. Personal designado para el diseo y montaje de cada mundo. Funcin Principal: Designacin de los mundos, segn las macro regiones del Per Funciones Especficas: Designacin de 3 macro regiones (norte, sur y centro) del Per. Seleccionando los platos tpicos ms representativos de cada regin y a sus mejores representantes para ofrecerlos en la feria. Regin Norte. Platos representativos: Arroz con Pato Espesado UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 22
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Chirimpico Humitas Seco de Cabrito Regin Sur. Platos representativos: Sopa Seca Crapulcra Chupe de Pallares Chupe de camarones Regin Centro. Platos representativos: Pachamanca Picante de Cuy Tacacho 1.4. Grupo de Trabajo: Mundo del Pan Reporta: Gerente de Operaciones Supervisa: Chef designado. Personal encargado de diseo y montaje del mundo. Funcin Principal: Disear y montar el rea establecida para este mundo. Buscar en todas las regiones del Per a los representantes del pan en sus distintas presentaciones, seleccionar a los mejores y llevarlos a ofrecer sus productos a la feria mistura, ofreciendo variedad y calidad. Funciones Especficas: Disear y montar los establecimientos necesarios para el mundo. Seleccionar los mejores productores del pan del Per y llevarlos a la feria a ofrecer sus productos. 1.5. Grupo de Trabajo: Mundo del Cacao Reporta:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Gerente de Operaciones Supervisa: Chefs designados al mundo. Personal encargado de diseo y montaje del mundo Funcin Principal: Ofrecer lo mejor de nuestro cacao en un ambiente clido y cmodo para los visitantes de la feria. Funciones Especficas: Disear y montar los establecimientos del mundo. Designar puestos para algunos representantes del cacao peruano y sus productos. Ofrecer las maravillas de los derivados del cacao peruano. 1.6. Grupo de Trabajo: Encuentro Gastronmico Mistura Reporta: Gerente de Operaciones Supervisa: Chefs encargados de las exposiciones y conferencias. Funcin Principal: Ubicacin de los expositores, la planificacin de su traslado, la induccin del programa y su traslado a la capital. Funciones Especficas: Dar a conocer a los expositores y participantes de las conferencias el calendario establecido para la feria.
2. GERENCIA DE MARKETING. REPORTA: Al Gerente General. SUPERVISA:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Departamento de Imagen. Departamento de Publicidad. Departamento de Investigacin de Mercado.
FUNCIN PRINCIPAL: Dirigir las actividades relacionadas al desarrollo de nuevos productos innovadores y rentables, en coordinacin con las dems reas de la Institucin, siendo responsable por los resultados y estrategias; mejorar la rentabilidad y negocios de los productos y servicios existentes; generar estrategias de marketing para incrementar las colocaciones y captaciones de los productos y servicios ofrecidos.
FUNCIONES ESPECFICAS: Lograr de la venta el mximo beneficio. La poltica de distribucin y entrega. Las formas de comunicacin y los elementos publicitarios. Proponer la realizacin de estudios del mercado gastronmico para determinar su tendencia, as como para detectar consumidores potenciales. Obtencin perfiles tipo consumidores. Tener en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y sus virtudes. Determinar el precio del producto que se va a vender. Cul es el mercado donde se piensa insertar el producto, y que caractersticas tiene. Lograr que el producto se conozca en la poblacin y entre los potenciales clientes. Revisar en forma permanente, los sistemas, procesos, metas, mercado y otros factores relevantes, para efectos de prever y planear nuestras estrategias de marketing. Realizar el anlisis de la competencia, identificando oportunidades, amenazas o problemas, as como factores de ndole econmico, que eventualmente puedan afectar el planeamiento realizado. Apoyar en la toma de decisiones a efectos de que contribuyan en la obtencin de los resultados que satisfagan las expectativas de la organizacin.
2.1 DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD REPORTA: A la Gerente de la divisin de Marketing. FUNCIN PRINCIPAL: Ejecutar los objetivos y programas de publicidad que la organizacin planifica peridicamente a fin de apoyar los objetivos de comunicacin y marketing.
FUNCIONES ESPECFICAS: Dirigir las campaas publicitarias. Coordinar todas las acciones precisas para llevar a cabo las campaas publicitarias. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 25
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Determinar el presupuesto y poner en marcha el plan de control de gastos que derivan de los programas previstos. Investigar todos los factores crticos para el plan de publicidad: consumidores reales y potenciales, opinin y usos del producto o servicio, competencia, tendencias sociales, econmicas, culturales, etc. El control, comprende a la supervisin de todas las actividades y los resultados que se deben obtener.
2.2. DEPARTAMENTO DE IMAGEN REPORTA: Al Gerente de la divisin de Marketing FUNCIONE PRINCIPAL: Lograr que la organizacin logre posicionarse de manera positiva entre las distintas entidades y personas que forman parte de su entorno, a fin de mejorar la sostenibilidad de la entidad y desarrollar elementos comunicacionales que permitan un mejor conocimiento de la organizacin.
FUNCIONES ESPECFICAS: Diseo de logros y de nombres. Trmites registro de marcas. Definicin y diseo de imagen corporativa. Definir el ciclo de vida de la imagen Disear los elementos y soportes de la imagen corporativa (etiquetas, rtulos, tarjetas de visita, catlogos, web, redes sociales, etc. Incrementar los niveles del consumo del producto. Preparacin de elementos visuales necesarios para cualquier campaa de promocin.
2.3 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN DE MERCADO REPORTA: Al Gerente de la divisin de Marketing. FUNCIN PRINCIPAL: Proporcionar informacin til para la identificacin y solucin de los diversos problemas de las empresas, as como para la toma de decisiones adecuadas en el momento oportuno y preciso.
FUNCIONES ESPECFICAS:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Determinar el grado econmico de xito o fracaso que pueda tener una empresa dentro del mercado real o potencial y as disear el sistema adecuado a seguir. Ayudar a la empresa en su desarrollo mediante la adecuada planeacin, organizacin, control de los recursos y elementos de la empresa para que sta lleve el producto correcto y en el tiempo oportuno al consumidor final. Determinar el tipo de producto que debe fabricarse. Determinar las perspectivas de evolucin de la oferta y la demanda. Conocer el mercado potencial cuando se quiere lanzar un nuevo producto. Presentar los resultados de la investigacin de forma comprensible, de forma que se pueda tomar decisiones eficaces basadas en una buena informacin sobre el mercado.
3. GERENCIA DE FINANZAS REPORTA: Al Gerente general.
SUPERVISA: Departamento de Tesorera. Departamento de Contabilidad. Departamento de Presupuesto.
FUNCIN PRINCIPAL: Mantener registro permanente y actualizado de los bienes de la empresa, mediante la consolidacin de inventario y de la aplicacin de mecanismos de ubicacin y cantidad de los mismos, adems, canalizar la totalidad de los registros financieros y patrimoniales de la empresa, as como proporcionar la informacin a travs de los estados financieros.
FUNCIONES ESPECFICAS: Coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas de tesorera y contabilidad. Establecer y ejecutar el cronograma de pago de diferentes conceptos de la empresa. Proporcionar informacin financiero-contable a organismos internos y externos. Velar como agente de retencin por el cumplimiento de las disposiciones establecida en las leyes de impuesto sobre la renta. Fomentar entre el personal la idea de vocacin de servicio y trabajo en equipo, manteniendo un clima de entendimiento y cooperacin de desarrollo de desarrollo de sus actividades. Buscar opciones de inversin.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Buscar fuentes de financiamiento para la empresa. Determinar polticas de estrategias y operacin del sistema financiero de la empresa. Generar indicadores que evalen el desarrollo de la empresa.
3.1 DEPARTAMENTO DE TESORERA. REPORTA: Al Gerente de la divisin de Finanzas. FUNCIN PRINCIPAL: Desarrollar las actividades y registros del Sistema de Tesorera, informando sobre los ingresos y egresos y manteniendo la documentacin sustentatoria que la respalde.
FUNCIONES ESPECFICAS: Realizar la desagregacin de funciones y responsabilidades de cada persona que trabaja en el rea del manejo de efectivo, bancario y de pagos. Adquirir, verificar y hacer seguimiento de las plizas de manejo. Almacenar los soportes de todas las transacciones. Realizar boletines diarios de los fondos de la empresa. Aplicar las medidas necesarias para la prevencin de errores en cuanto al manejo del efectivo, la caja y los bancos. Brindar la informacin oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones financieras. Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y actualizado. Realizacin de los pagos a cada proveedor segn el medio de pago que previamente hayamos elegido (transferencia, cheque, pagar, letra, recibos, etc.). Contabilizacin de todas las operaciones relacionadas con la tesorera, como los cobros, los pagos, las transferencias, la previsin de intereses, etc. Controlar de forma estricta el cumplimiento de las condiciones pactadas con los bancos. Control de las liquidaciones de intereses de todas las cuentas y la realizacin de las previsiones. Toma de decisiones enfocadas a la bsqueda de financiacin o de inversin de los excedentes, segn el resultado obtenido al establecer la posicin diaria. Compra/venta de moneda extranjera segn las necesidades que requiera la empresa en cada momento.
3.2 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REPORTA: Al Gerente de divisin de Finanzas. FUNCIN PRINCIPAL: Planificar todos los eventos relacionados con el registro de las operaciones de orden econmico financiero de la empresa que son susceptibles de ser expresadas en unidades
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA monetarias, de acuerdo a las normas establecidas por los principios de contabilidad generalmente aceptados.
FUNCIONES ESPECFICAS: Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, as como las modificaciones que se generen por motivos de su actualizacin, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operacin. Emitir por escrito las principales polticas contables necesarias para asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, as como para la clara definicin y asignacin de responsabilidades de los empleados. Mantener actualizado el catlogo de cuentas y gua contabilizadora, de manera que stos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de informacin relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecucin de programas, recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes. Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros y registrar notas explicativas de los estados financieros. Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorera y Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia. Supervisar y controlar la correcta emisin de los estados financieros preparados por los Contadores
3.3 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO. REPORTA: Al Gerente de la divisin de Finanzas. FUNCIN PRINCIPAL: Medir los resultados cuantitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para que se logre el cumplimiento de las metas previstas. Adems coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
FUNCIONES ESPECIFCAS: Lograr que el presupuesto sea instrumento de planificacin y de poltica administrativa, prever las metas que se desea alcanzar y llevar a cabo los planes, proyectos y programas a nivel institucional. Programar y controlar la ejecucin presupuestaria. Lograr la racionalizacin del gasto y de los recursos disponibles de la empresa. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 29
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Promover el cumplimiento de las normas presupuestarias. Mantener comunicacin en lnea, en tiempo real de la ejecucin presupuestaria, que permita informacin oportuna.
4. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Reporta: Al gerente general Supervisa: A la seccin de administracin del personal A la seccin de seleccin del personal A la seccin capacitacin del personal A la seccin de remuneracin del personal FUNCIN PRINCIPAL: Contribuir a crear un ambiente de confianza y una cultura de trabajo de intercambio de ideas e informacin, reconocimiento del desempeo y bsqueda de la excelencia mediante el trabajo en equipo. 4.1 SECCIN ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Reporta: Al departamento de recursos humanos FUNCIN PRINCIPAL: Organizar y mantener actualizada la informacin personal y laboral de los trabajadores activos de la empresa Mistura, garantizando su seguridad, conservacin y conformidad. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Controlar la asistencia y permanencia de los trabajadores. b) Proponer acciones de mejora, innovacin y automatizacin en los procedimientos que administra, as como normas que ordenen y regulen su ejecucin. c) Aplicar las herramientas de gestin administrativa de personal para los procesos correspondientes. d) Evaluar los desplazamientos del personal. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 30
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA e) Administrar el sistema de informacin y estadsticas del personal. f) Atender los requerimientos de informacin, en el mbito de su competencia, de las instancias internas y externas correspondientes. g) Evaluar y analizar las faltas disciplinarias cometidas por el trabajador que le sean solicitadas. h) Administrar el presupuesto asignado a su seccin, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin, de ser el caso. i) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por Auditoria Interna.
4.2 SECCIN SELECCIN DE PERSONAL Reporta: Al departamento de recursos humanos FUNCIN PRINCIPAL: Efectuar el reclutamiento, seleccin y contratacin de personal idneo segn el perfil del puesto y en coordinacin permanente con las unidades orgnicas solicitantes de personal. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Realizar el perfil de puestos por competencias en base a los requerimientos que solicite la organizacin. b) Evaluar y ejecutar desplazamientos, ascensos, promociones, traslados, destaques internos y externos, reincorporaciones, designaciones, y otras acciones de personal segn las necesidades de la institucin y de acuerdo a las disposiciones vigentes. c) Administrar los convenios de prcticas pre-profesionales en coordinacin con las empresas con las que se tiene convenio. d) Efectuar el proceso de cese de personal, coordinando con las unidades orgnicas y entidades que correspondan. e) Proponer y elaborar cambios y mejoras en las pruebas psicotcnicas, de conocimientos entre otras para la seleccin del personal. f) Verificar la veracidad del Ttulo Profesional y los dems documentos presentados por los postulantes durante la fase de seleccin de personal. g) Proponer acciones de mejora, innovacin y automatizacin en los procedimientos que administra, as como normas que ordenen y regulen su ejecucin. 4.3 SECCIN CAPACITACIN DEL PERSONAL Reporta: Al departamento de recursos humanos FUNCIN PRINCIPAL: Desarrollar las competencias de los trabajadores con el fin de mejorar su productividad y desempeo, mejorar procesos, agregar valor y de esta manera contribuir con los objetivos institucionales.
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA FUNCIONES ESPECFICAS: a) Efectuar anualmente el diagnstico de necesidades de capacitacin de los trabajadores segn el puesto que desempea. b) Formular el Plan de Capacitacin que responda a las necesidades estratgicas de la organizacin. Asimismo, elevarlo a las instancias correspondientes para su aprobacin y ejecucin. c) Evaluar el resultado de la capacitacin y aprendizaje adquirido con el fin de medir la incorporacin y retencin de conocimientos y habilidades claves para el puesto que desempea y su impacto en la institucin. d) Formar facilitadores de capacitacin que puedan transmitir conocimientos a los trabajadores. e) Ejecutar programas de induccin a los trabajadores ingresantes. f) Promover cooperacin educativa con instituciones educativas y culinarias del pas y del extranjero. 4.4 SECCIN REMUNERACIONES DEL PERSONAL Reporta: Al departamento de recursos humanos FUNCIN PRINCIPAL: Realizar un anlisis y descripcin de puestos de la empresa o del sector que se quiere analizar e implementar un esquema de remuneraciones y efectuar la correcta y oportuna formulacin, procesamiento y pago de planillas y otros beneficios a los trabajadores, acorde a la normatividad vigente. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Emitir informes de haberes por beneficios del administrado, por concepto de subsidios por luto, gastos de sepelio, gratificaciones, entre otros. b) Contabilizar y controlar los movimientos que originan pagos en la planilla de remuneraciones y; as como, efectuar el control presupuestal de los Gastos de Personal asignados al Departamento. c) Elaborar informe respecto a las horas extras trabajadas e informar a las unidades orgnicas en forma preventiva y estadstica. d) Formular la distribucin de Bonos Pagos Extraordinarios.
5. DEPARTAMENTO DE LOGSTICA Reporta: Al gerente general Supervisa:
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA A la seccin de compras A la seccin de mantenimiento FUNCIN PRINCIPAL: Asegurar el aprovisionamiento y el adecuado manejo y administracin de los bienes, activos fijos, insumos, 5.1 SECCIN DE COMPRAS Reporta: Al departamento de Logstica FUNCIN PRINCIPAL: Establecer y adquirir los elementos necesarios para el funcionamiento de Mistura. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. b) Calcular las cantidades a comprar de cada uno de los materiales establecidos. c) Asegurar la cantidad de materiales indispensables. d) Procurar comprar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. e) Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. f) Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
g) Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. h) Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras. i) j) Verificar la certificacin de los proveedores. Pago a proveedores.
k) Entrega de reportes de compras al departamento de Logstica. 5.2 SECCIN DE MANTENIMIENTO Reporta: Al departamento de Logstica FUNCIN PRINCIPAL: UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SA MARCOS 33
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES MISTURA Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requieran los diversos restaurantes que alquilaron un stand en Mistura. FUNCIONES ESPECFICAS: a) Supervisar los trabajos de los contratistas, verificando que los servicios que presten se apeguen a las condiciones estipuladas en los contratos y a las especificaciones requeridas. b) Realizar visitas de supervisin a las instalaciones para detectar necesidades de mantenimiento preventivo o correctivo. c) Laborar y ejecutar correctamente las labores de mantenimiento. d) Conservar los bienes en condiciones seguras y preestablecidas de operacin. e) Garantizar las condiciones ptimas de funcionamiento y conservacin de los bienes f) Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes
g) Realizar las labores de limpieza al trmino de cada da para dejarlo en ptimas condiciones para los comensales. h) Devolver al trmino de Mistura el espacio proporcionado por la Municipalidad de Lima en igual condiciones al momento que fue proporcionado. i) Cumplir con los plazos establecidos por la Municipalidad de Lima para el completo desmontaje de los stands y dems atractivos presentes en Mistura.
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MOF de los Departamentos. 1. Gerencia de Operaciones.

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2. GERENCIA DE MARKETING. REPORTA: Al Gerente General. SUPERVISA:

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3. GERENCIA DE FINANZAS REPORTA: Al Gerente general.

SUPERVISA: Departamento de Tesorera. Departamento de Contabilidad. Departamento de Presupuesto.

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5. DEPARTAMENTO DE LOGSTICA Reporta: Al gerente general Supervisa:

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