TEMA: VALIDACION DE DATOS Cuando ingresamos informacin en cualquier celda de un libro nuevo de Excel, no hay impedimentos para colocar

cualquier nmero (entero o decimal), fecha, hora o desde una simple palabra hasta un prrafo completo (lo cual no es muy recomendable en Excel). Sin embargo, en algunos casos donde se pretenda desarrollar un pequeo sistema de informacin donde por ejemplo tengamos diseado una columna para ingresar la edad de un listado de clientes; no esperamos que quien vaya a ingresar esos datos, coloque en la columna edad, el nombre o el apellido o cualquier otro dato distinto a la edad ya que supongamos tenemos una frmula que nos calcula la edad promedio de los clientes:

Pero si alguien por error no ingresa la edad sino la estatura o la fecha de nacimiento o el apellido lo podr hacer sin problema. El problema es que el clculo de la EDAD PROMEDIO no ser correcto:

Bien, para evitar estos errores Excel nos permite utilizar una herramienta muy prctica, Validacin de Datos. Ubicada en la Ficha DATOS, en el grupo de Herramientas de Datos, esta herramienta nos permite configurar las celdas que necesitemos, para permitir la entrada de los datos de acuerdo a nuestra necesidad. De esta manera, si necesitamos que solo se ingresen nmeros enteros o fechas o un texto especfico, esta es la herramienta para ello.

Para utilizar esta herramienta, lo primero es ubicarnos en la celda o rango de celdas que necesitamos configurar los datos que ingresemos en ellas. Para nuestro ejemplo, seleccionamos el rango que corresponde a la columna Edad. Lo segundo es abrir la herramienta de Validacin de datos (Ficha DATOS, Grupo Herramientas de datos. Ver imagen anterior); con esto se nos abre la ventana de Validacin de datos con unas opciones. Tres pestaas: Configuracin, Mensaje de Entrada y Mensaje de error: Pestaa Configuracin:

Esta es la pestaa principal para configurar una validacin de datos pues es aqu donde le indicamos que tipo de datos vamos a permitir que se ingresen en el rango previamente seleccionado. En la opcin Permitir, observemos que por defecto esta seleccionada la opcin Cualquier valor, por esta razn es que podemos ingresar fechas, nmeros enteros, decimales, texto. Si damos clic, se despliegan los tipos de datos que se pueden aplicar como criterio de validacin

As que solo debemos seleccionar el tipo de datos que queremos que se puedan introducir en el rango, para nuestro ejercicio, ya que la edad se da en nmeros enteros (generalmente), seleccionamos la opcin Nmero entero. Pero si los datos de la columna que estemos configurando corresponde a fecha de nacimiento, deberamos aplicar como tipo de datos en el criterio de validacin la opcin Fecha o si se trata de la estatura deberamos aplicar Decimal. Luego de seleccionar la opcin Nmero entero. podemos configurar si los nmeros enteros que se pueden ingresar en las celdas, tienen alguna condicin:

Para el ejercicio que estamos desarrollando, recordemos que se trata de la edad, no debemos permitir que se ingresen nmeros enteros negativos, asi que configuramos que los datos que se vayan a ingresar sean mayor o igual que 0:

Pestaa Mensaje de entrada:

En esta pestaa podemos configurar un mensaje que pueda servir para la persona que vaya a ingresar la informacin donde pueda entender que en la celda debe ingresar valores de un tipo en especfico. Para nuestro ejercicio indicamos lo siguiente:

Pestaa Mensaje de error:

En esta pestaa indicamos el mensaje de error personalizado que queramos que se muestre cuando se ingrese un dato que no es vlido en la celda:

Damos Aceptar y veamos cmo queda nuestro rango en Excel:

Veamos que cuando estamos ubicados en alguna celda del rango al que aplicamos Validacin de Datos, nos muestra el mensaje de entrada que configuramos previamente Si ingresamos un dato diferente al configurado (Numero entero), nos sale el mensaje de error:

De esta manera ya podemos estar tranquilos de que la informacin que se va a ingresar en la columna Edad, sern solo nmeros enteros y podremos realizar los clculos sin inconvenientes. Nota: La configuracin de las pestaas 2 y 3 de la validacin de datos son opcionales.