MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTO

Lo define Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo. Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.

Lo conceptualizar como: Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin y/o instrucciones sobre polticas, organizacin, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecucin de las actividades y tareas.

Cmo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:
De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. Por su mbito: Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica.

Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos? Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Diagrama De Flujo

Definicin
Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es decir , viene a ser la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Un diagrama de flujo es una representacin grfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u reas de su estructura organizativa. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realizacion de cualquier mtodo o sistema. Organizacin_bodas

Se trata de una muy til herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.

Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento, ya que permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Los diagramas de flujo son importantes para el diseador por que le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda al anlisis a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

Para ayudar a su comprensin por cualquier persona de la organizacin , se utilizan distintas formas de interpretacin, a travs de dibujos, de smbolos de ingeniera, de figuras geomtricas, etc. , que transmitan una indicacin de lo que se quiere representar.

Objetivo.Representar grficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensin de su funcionamiento. Es til para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

Ventajas.Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los diagramas de flujo, las siguientes: Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporacin a la organizacin e incluso, su colaboracin en la bsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificacin de forma clara de las mejoras a proponer.

Permite que cada persona de la empresa se site dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicacin entre los departamentos y personas de la organizacin.

Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

Lo mas reseable es que realmente se consigue que todas las personas que estn participando en el proceso lo entendern de la misma manera, con lo que sera mas fcil lograr motivarlas a conseguir procesos mas econmicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

Elaboracin.El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se debern seguir los pasos que a continuacin se exponen:

1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirn dichas personas entre aquellas que estn participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas: Que haga desaparecer la influencia decisiva de algn miembro del grupo en el resultado. Que obtenga la participacin de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador . Que ayude al grupo a discriminar la informacin imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin de una representacin grfica del proceso en cuestin. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que as los participantes tendrn mas tiempo para obtener mas informacin acerca del proceso. 3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irn repitiendo a lo largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo, como son: Que paso es el primero? Que paso es el siguiente? Ademas se debern utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber: De donde viene el servicio o el material? Como entra el servicio o material al proceso Quien toma la decisin Que pasa si la decisin es afirmativa SI? Que pasa si la decisin es negativa NO? Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso? Donde va el producto o servicio de esta operacin?

Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso? Que pruebas se realizan al proceso? Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado? 4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas debern siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confeccin del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

3. Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representacin power point con una relacin de los mismos.

simbolos_diagramas

4.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin asociada, avisos,etc.. A veces se suelen incorporar imgenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner todos aquellos elementos que nos den una mayor informacin valida para realizar un proceso.

Fases.1. 2. 3. 4. 5. 6. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final ) Representar las etapas intermedias y su relacin ( proceso actual) Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

Reglas.Ejemplos.Utilizar una simbiologia simple y conocida por los implicados en el proceso. Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo. Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Durante mi experiencia como asesor y dirigente en diversas organizaciones empresariales pertenecientes a distintos sectores he ido diseando y desarrollando sus diagramas de flujo al realizar cambios estructurales y tratar de clarificar los procesos en las reas de desempeo , facilitando su comprensin al personal implicado en su ejecucin. Seguidamente , por medio de representaciones power point , incluyo algunas de los diagramas de flujo realizados: 1.-Empezare con la representacin de dos procesos tpicos en cualquier organizacin empresarial, me refiero a los procesos de compras y preparacin de ofertas a clientes y su tramitacin. proceso_compras proceso_ofertas

2.-Un conjunto interesante de aplicacin de los diagramas de flujo es el realizado en una empresa dedicada a la fabricacion de productos abrasivos, donde partiendo del mas general que expresa todo el proceso de fabricacion , desde su planificacin hasta el empaquetado y transporte, visualizando la etapa del mezclado y las de prensado de las muelas de vstago y los discos de desbaste y embutidos de corte, que se representan en las correspondientes diapositivas power point , a saber: Diag._General Diag._ Mezclado Diag._Vstagos Diag.Discos

3.-Otro ejemplo es el de un proceso de fabricacion de pernios : se representa una recopilacin de smbolos a emplear , junto a un esquema grfico del proceso de fabricacion de los mismos, desde su fundicin al empaquetado final.

proceso_pernios (smbolos+pernios sencillos)

Asimismo se representan los procesos de fundicin de los pernios y bisagras en otras dos diapositivas.

Descarga procesos_fundicion ( 2 diapositivas) 4.-Como ejemplo de bastante complejidad es el de un proceso del montaje en obra de productos de carpintera de madera, que se han representado en diapositivas power point , en que una representa el flujo de todos los documentos implicados en el procedimiento de manera mas resumida, para desarrollar tres diapositivas mas en que se especifica todas las fases del proceso desde la recepcin del pedido, su preparacin, lanzamiento y ejecucin de la obra, a saber: Descarga documentos_montaje Descarga Proceso_Montaje ( 3 diapositivas)

5.-En el caso de una fabricacion de bienes de equipo presentamos una diapositiva power point con el procedimiento general , seguido de tres diapositivas que visualizan las fases desde la tramitacin de la consulta del cliente con la recepcin del pedido a su entrega final a pie de obra. Descarga bienes_equipo Descarga Fabricacion_equipo (3 diapositivas)

6.-Asimismo incluyo una representacin power point con dos diapositivas que indica todo el proceso en 8 fases a seguir en una empresa dedicada al diseo de planos de matricera para la industria auxiliar del automvil. Descarga proceso_diseo ( 2 diapositivas) 7.-Por ltimo, adjunto dos procesos del departamento de compras y la gestin comercial de ventas en una empresa de servicios informticos. Diagrama_compras Diagramas_ventas

8.-A destacar el uso de los diagramas de flujo al establecer la gestin del conocimiento en una empresa de consultoria donde trabaje como asesor freelance. Recomiendo la lectura en mi blog del post titulado La gestin del conocimiento en consultoria . En dicho articulo ,para aclarar al mximo el procedimiento a seguir para establecer la gestin del conocimiento se utilizo la tcnica de los diagramas de flujo para representar grficamente el desarrollo de la metodologa a utilizar por la organizacin de la consultoria , diseando tres diagramas de flujo del desarrollo de la metodologa de una herramienta de gestin con diapositivas power point donde se representaron las fases del procedimiento con sus departamentos o personal responsables , acciones de control o ejecucin y los documentos a utilizar.