Economa de la Empresa II 1 Comunicacin Organizacional

TEMA 6: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 1. El proceso de comunicacin La comunicacin es la transferencia e intercambio de informacin y entendimiento de una persona a otra por medio de smbolos significativos. Los gerentes usan el proceso de comunicacin para llevar a cabo las cuatro funciones gerenciales. El proceso de comunicacin es de gran importancia en cuatro aspectos: 1) Ventaja competitiva: incrementar la eficiencia de una buena comunicacin es importante para que los gerentes conozcan las nuevas tecnologas. 2) Mejora de la calidad: los gerentes comunican a todos los miembros de la organizacin el significado de calidad y las rutas para alcanzarla. 3) Perspectiva hacia los clientes: los gerentes necesitan comunicarse con otros miembros para determinar la mejor manera de responder antes las preferencias de los clientes. 4) Innovacin: es cada vez ms desarrollada lo cual es de gran importancia la comunicacin eficaz. Los elementos de la comunicacin son: El emisor que es la fuente de informacin y el iniciador del proceso de comunicacin. Este elige el tipo de mensaje y canal, mientras que codifica (proceso de traducir los pensamiento o sentimientos a un medio) para que se entienda el significado pretendido. Existen cinco principios para la comunicacin, como son la relevancia, simplicidad, organizacin, repeticin y enfoque. El receptor es la persona que recibe y decodifica el mensaje del emisor. Mientras que el mensaje se refiere a los smbolos verbales, y las claves no verbales que representan la informacin que el emisor desea transmitir al receptor. Diferenciamos tres tipos de mensajes: Mensajes no verbales: se trata de expresiones faciales, contacto visual, movimiento corporal, gestos y contacto fsicos que transmiten un significado. Mensajes verbales: es la ms utilizada, y requiere por parte del emisor que codifique el mensaje con palabras, que se transmita de manera organizada y que se elimine distracciones. Mensajes escritos: son los ms apropiados cuando la informacin tiene que recolectarse y distribuirse a muchas personas en diferentes ubicaciones y es necesario conservar un registro de lo que se enva.

Otro aspecto clave de la comunicacin es el canal que es la ruta que sigue un mensaje desde el emisor hasta el receptor. Diferenciamos varios tipos de canales: a) Canales descendentes: son todos los medios para enviar mensajes de la administracin a los empleados. Su mayor problema es que con frecuencia se trata de un canal unilateral.

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b) Canales ascendentes: son todos los medios utilizados para enviar mensajes por parte de los empleados a la administracin. c) Canales horizontales: son los medios usados para enviar y recibir mensajes a travs de lneas departamentales, con los proveedores o clientes. d) Canales informales: medios no formales para que el emisor y receptor se comuniquen en forma descendente, ascendente y horizontal Un ejemplo de estos canales pueden ser los rumores. e) Redes externas: los gerentes y empleados asisten a reuniones de asociaciones profesionales, exposiciones de comercio y otras reuniones donde pueden formar relaciones informales con personas talentosas y fuera de la organizacin. La retroalimentacin es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. El ciclo de comunicacin no est completo hasta que el emisor recibe retroalimentacin del receptor. Y la percepcin es el significado dado el mensaje. 2. Obstculos para la comunicacin efectiva Los obstculos dificultan el envo y recepcin de mensajes. Diferenciaremos dos tipos de obstculos: Los obstculos de la organizacin, nos produce los siguientes problemas: Niveles de autoridad y posicin: cuando difieren la posicin y el nivel de autoridad, es probable que ocurran problemas de comunicacin. Especializacin: cuanto ms especializado es el conocimiento, al desarrollar su propia jerga, ms dificultad resulta la comunicacin con personas fuera de un campo particular. Metas diferentes

El otro tipo de obstculo son los obstculos individuales entre los que destacan: Semntica: la mala interpretacin del significado de las palabras puede desempear un gran papel en el fracaso de la comunicacin. Emociones: cuando las personas se comunican, transmiten emociones y estos sentimiento del emisor influyen en la codificacin del mensaje y pueden ser evidentes o no para el receptor

Para la eliminacin de esos obstculos se puede: a) Regular el flujo de informacin: los gerentes deben establecer un sistema que identifique los mensajes prioritarios para su atencin inmediata. b) Alentar la retroalimentacin: lo cual nos permite saber si la otra persona entiende el mensaje con precisin. c) Simplificar el lenguaje d) Escuchar de forma activa e) Restringir las emociones negativas.