INTRODUCCION AL CONTROL: 1. Qu es el control y porque es importante?

-Control: es el proceso mediante el cual se monitorea, se compara y se corrige el desempeo laboral, los controles efectivos garantizan el alcance de los objetivos -Importancia: es importante porque proporcionan conocimiento sobre el cumplimiento de las metas organizacionales y de no cumplirse las razones por las que no se cumple, representa el enlace critico de vuelta a la planeacin, si los gerentes no controlan, no tienen forma de saber si estn llevando a cabo sus objetivos y planes y acciones que se deben tomar en el futuro. La segunda razn es que, proporciona informacin y retroalimentacin sobre el desempeo de los empleados cuando se otorgan facultades de decisin a los mismos, minimizando el riesgo de problemas mayores. Y, proteger a la organizacin y sus recursos, 2. El proceso de control: se mide el desempeo real, se compara contra un estndar y se toman decisiones administrativas para corregir cualquier desviacin o para hacerse cargo de los estndares inadecuados. Estos son los 3 pasos: Medicin: (del desempeo real) obtener informacin al respecto Cmo medimos? mediante observaciones personales, reportes estadsticos, reportes orales y escritos, por otro lado est el Qu medimos? las diferentes actividades que los gerentes supervisan, (tasas de satisfaccin, rotacin, ausentismo.) que se expresen en trminos cuantificables y si no se puede, los gerentes deben recurrir a mediciones subjetivas. Comparacin: determina la variacin entre el desempeo real y un estndar. existe un lmite de variacin aceptable llamado rango de variacin Toma de acciones administrativas: tienen 3 posibles acciones a) No hacer nada b) Corregir el desempeo real: se logra mediante 2 maneras, una accin correctiva inmediata, que corrige los problemas en el momento para que el proceso siga su curso Y una accin correctiva bsica, que analiza cmo y porque se dio la desviacin, y recin despus de ello realiza la correccin c) Revisar el estndar: en algunos casos, la varianza puede ser el resultado de unos estndares poco realistas, muy baja o muy alta 3. Control para el desempeo organizacional: los gerentes de todos los tipos de negocios tienen la responsabilidad de administrar el desempeo organizacional Qu es el desempeo (resultado final de una actividad) organizacional? Son los resultados acumulados de todas las actividades laborales dentro de la organizacin Medidas de desempeo organizacional: los gerentes deben saber que medidas les darn informacin sobre el desempeo organizacional, comnmente son 3: a) Productividad (divisin entre la cantidad de bienes o servicios producidos entre los insumos necesarios para generar ese resultado) organizacional: querer

producir la mayor cantidad de bienes y servicios (ganancias) con los menores insumos (costos de adquirirlos y transformarlos). Para reducir los insumos, se necesita ms eficiencia en el desempeo del trabajo y de este modo reducir los gastos. b) Efectividad organizacional: es una medida de la idoneidad de las metas organizacionales y para ver la forma en que se estn cumpliendo o no, lo que dar la pauta a las decisiones administrativas al momento de disear estrategias, actividades laborales y coordinar el trabajo de los empleados. c) Clasificacin de la industria y las compaas: proporcionan a los gerentes un indicador de que tan bien se est trabajando en la compaa en comparacin con otra. 4. Herramientas para medir el desempeo organizacional: Control preventivo, control concurrente y control de retroalimentacin a) Control preventivo: previene el problema porque se da antes de la actividad real, es decir se toma una accin administrativa antes de que ocurra el problema b) Control concurrente: se da mientras una actividad est en proceso, ayuda a corregir problemas antes de que se vuelvan demasiado costosos c) Control de retroalimentacin: se da despus de que la actividad se ha realizado, tiene 2 ventaja: 1) proporciona informacin a los gerentes de que tan efectivos ha sida la planeacin comparando los estndares con la variacin y el desempeo, en caso fuera mala, puede usar la informacin para proporcionar nuevos planes 2) puede aumentar la motivacin muestra que tan bien o mal est trabajando una persona Controles financieros: para tener utilidades los gerentes necesitan controles financieros, y estos son 2:

a) Medidas de control financiero tradicionales: incluye el anlisis de indicadores y el anlisis del presupuesto, - los indicadores se muestran como razones financieras, las ms populares son las razones de liquides, apalancamiento, actividad y rentabilidad, estas razones se utilizan como herramientas internas de control -Los presupuestos son herramientas de control y planeacin: planeacin porque indica que actividades son importantes y cuantos recursos deben asignarse a esas actividades y control porque proporcionan a los gerentes estndares cuantitativos contra los cuales medir y comparar el consumo de recursos b) Administracin por ingresos: cronometran los ingresos y los gastos para aumentar los resultados financieros actuales, lo que da una visin poco realista del desempeo organizacional de la organizacin

Enfoque del tablero de control balanceado: se trata de evaluar el desempeo organizacional desde ms que solo una perspectiva financiera, por lo general se consideran 4 reas que contribuyen al desempeo de una compaa: finanzas, clientes, procesos internos y recursos de personal/innovacin/crecimiento. lo que se trata es de generar metas en cada una de las 4 reas y despus medir si se cumplen o no Controles de informacin: se maneja de 2 maneras a) Cmo se utiliza la informacin en el control ? como herramientas para ayudar a controlar actividades organizacionales, los gerentes necesitan la informacin correcta en el momento oportuno y en la cantidad exacta para poder monitorear y medir las actividades y el desempeo organizacional, la SIA (sistema de informacin administrativa) es un sistema utilizado para proveer informacin necesaria (estndares, desviaciones) a los gerentes, es decir informacin y no solo datos. Ello reduce el problema de la inhabilidad por procesar datos que se conviertan en informacin y esten disponibles para la persona adecuada en el momento oportuno. b) Se necesita controlar la informacin: deben tener controles integrales y seguros para proteger la informacin, su prdida o filtro puede ser muy costoso para la organizacin

Benchmarking de las mejores prcticas: significa aprender de otros, es la bsqueda de las mejores prcticas entre los competidores o no competidores que los lleva a un desempeo superior. El objetivo es encontrar diversos patrones de referencia que son estndares de excelencia contra los cuales medir y comparar y muchas veces las mejores prcticas no provienen no solo del exterior, tambin pueden surgir de la misma organizacin

Temas contemporneos de control: son cuatro situaciones relativas al control las que tienen que encargarse los gerentes de hoy a) Como ajustar los controles para las diferencias transculturales: las tcnicas de control pueden ser muy diferentes en los diversos pases. En pases con tecnologa ms avanzada se usan dispositivos de control indirecto, en pases menos avanzado tecnolgicamente tienden a la supervisin directa. Asimismo, es necesario estar consciente de las restricciones sobre las acciones correctivas que se tomen (la leyes). Por ultimo, no se puede comparar exactamente dos pases bajo un mismo estndar. b) Desafos en el lugar de trabajo: los centros de trabajo actuales representan desafos de control importantes para los gerentes, por ello necesitan controles para garantizar que el trabajo puede hacerse de manera eficaz y efectiva de acuerdo con lo planeado. 1) Privacidad en el lugar de trabajo: muchos gerentes irrumpen la privacidad ya que muchas acciones no relacionas con el trabajo suman costos importantes para los negocios, por ejemplo el monitoreo de la red privada (correos, mensajes, etc), adems los gerentes deben garantizar que los secretos de la compaa no se estn filtrando. 2) Robos por empleados: el concepto de control preventivo, control concurrente o de retroalimentacin es til para identificar medidas para detener o reducir el robo por empleados. 3) Violencia en el lugar de trabajo: la ira, la furia y la violencia en el lugar de trabajo son intimidantes para los compaeros de trabajo y afectan negativamente su productividad. Causantes de la violencia, factores externos: estrs y ambiente de trabajo:

peligrosamente disfuncionales. Qu pueden hacer los gerentes para evitar o reducir la violencia en los centros de trabajo? una vez ms, el concepto de control preventivo, concurrente y de retroalimentacin puede ayudar a identificar las acciones que pueden tomar los gerentes c) Control de las interacciones con los clientes: existe una conexin entre empleados y clientes, por ello es importante controlar las interacciones entre ellos. Cmo pueden los gerentes controlar las interacciones entre la meta y el resultado cuando se trata de los clientes? La cadena de servicio y beneficio, es la secuencia de servicios de los empleados a los clientes para obtener una utilidad, parte desde la estrategia y el sistema de entrega del servicio, productividad del servicio, calidad del servicio, influyen en las percepciones del cliente respeto del valor del servicio, cuando este valor del servicio es alto, tiene un efecto positivo en la satisfaccion del cliente lo que lleva a la lealtad del cliente y la lealtad del cliente mejora el crecimiento de los ingresos y las utilidades de la organizacin. Es decir, deben crear relaciones duraderas d) Gobierno corporativo: el sistema utilizado para gobernar una corporacin para que los intereses de los dueos de la misma estn protegidos, el gobierno corporativo se ha reformad, dos reas que se han reformado son el rol de las juntas directivas (ya no ms una ntima relacin con los gerentes, sino con su poder decisin) y los reportes financieros. (exigen ms divulgacin y transparencia de la informacin corporativa, dicha informacin tiene que reflejar la condicin financiera de una compaa)