PROBLEMA 2 Los Pre-ventistas en ocasiones No Visitan A Todos Los Clientes De Su Cartera Los preventistas de la distribuidora tienen una cartera

de clientes a los que deben de visitar en la semana, de este total solo pueden como mximo dejar de visitar al 5% de los clientes, sin embargo esta medida no es respetada por los preventa, ocasionando as que la empresa disminuya su distribucin de productos. Como sabemos la satisfaccin del consumidor final es una de las funciones de la logstica comercial y el papel que desempean los preventistas es muy importante dentro de la Distribuidora DFrio ya que la importancia de esta radica en analizar, planear, implementar, administrar, organizar y controlar, las actividades de la empresa encaminadas a generar un intercambio de bienes y/o servicios por dinero. En su gran mayora el xito de esta distribuidora depender del xito que tengan los preventistas por lo tanto estos son importantes pues son quienes cierran las ventas, es por ello que deseamos plantear una solucin contundente en la distribuidora DFrio con respecto a este problema. Al aplicar un mayor cuidado en esta rea comprende mejorar el rendimiento y la eficacia de la empresa incurriendo en el menor gasto posible. Como se nos plantea al inicio un problema muy importante detectado en la empresa es el no cumplimiento de visitas de los vendedores en toda la cartera de clientes por ello procederemos a: Identificar Las Causas Del Problema.

Una principal causa determinada es que no existe una supervisin correcta del trabajo
que desempean los vendedores, lo cual les da la posibilidad de visitar muchas veces solo a los clientes que ellos crean necesario.

Como sabemos los vendedores tiene un porcentaje de mximo de clientes que pueden
dejar de visitar en una semana, al existir este porcentaje ocasiona que muchas veces ellos creen poderle dar variaciones a dicho porcentaje, es decir si solo se puede dejar de visitar mximo un 5% de clientes, ellos suelen considerar que no sera muy malo si superan un poco ese margen.

Justificacin e Importancia del Problema La justificacin de este problema es muy importante y llega a ser trascendental en la empresa DFrio ya que debemos tener muy en cuenta que al dejar que este problema se siga suscitando ocasionara muchos gastos a la empresa en un futuro no muy lejano. Al no cumplir los preventistas con todas las visitas requeridas a los clientes la empresa es perjudicada grandemente ya que se pueden llegar a perder muchos clientes lo cual ocasionara que se reduzcan considerablemente el porcentaje de las distribuciones. Desarrollo De posibles soluciones Las soluciones ante este problema serian: Solucin 1 Elaborar hojas de control, donde se tenga una lista con el nombre de las empresas que cada preventista debe de visitar. Al final de cada visita el preventa debe de pedir la firma y sello de la empresa en la hoja de control. Las hojas de control u hoja de recogida de datos o tambin llamadas de Registros desempean un papel muy importante en el control de calidad sobre todo en el rea de logstica de esta manera se tiene un registro detallado de los productos ms pedidos por las tiendas o bodegas lo cual ayudara a mantener un mejor cuidado en el pedido de estos y evitara tener en un futuro roturas de Stock. Tambin ayudaran a clasificar los productos por determinadas categoras, mediante la anotacin y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Los principales datos que deberan de llevar estas hojas de control son:

Primero el nombre de las tiendas que hacen el pedido El lugar en donde est ubicada dicha tienda o bodega El nombre del vendedor designado para la visita Y por ltimo al trmino de ella la firma y sello de la empresa a la cual se visit.

Lo esencial de los datos es que el propsito este claro y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilacin tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fcil la recopilacin de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fcilmente y analizarlos automticamente. La aplicacin de estas hojas de control en el rea de logstica permitir un correcto desempeo del papel de los prevendedores con los que cuenta DFrio permitiendo as la supervisin adecuada de cada una de las evitando futuros gastos a la empresa. El costo de esta solucin sera bsicamente la impresin de las primeras hojas y luego las copias de las mismas necesarias de ah en adelante, en su medida son fciles de implementar dentro de la empresa y no ocasiona mucho gasto que es lo que necesitamos. Adems la labor de chequear cada hoja de control recaera en el administrador de la distribuidora. Solucin 2 Sera muy bueno Crear una central telefnica especial que se encargue de hacer el seguimiento a los preventistas y sobre todo para poder conocer la satisfaccin de los clientes de la distribuidora. En la actualidad la empresa DFrio solo cuenta una lnea telefnica en la cual se realiz a todo lo referente con la atencin a los pedidos pero no cuenta con una lnea habilitada para atender algn reclamo o disconformidad por la falta o retraso de los pedidos de la misma forma esta lnea ayudara a controlar el trabajo de los preventistas, es decir que exista un supervisor encargado dentro de la empresa que se dedique a hacer el seguimiento atreves de llamadas a los clientes y de esta forma poder verificar si los preventas cumplieron con las visitas programadas en la semana. El realizar llamadas telefnicas es muy comn en la mayora de grandes empresas ya que con la incorporacin de nuevas tecnologas se ha logrado dar un gran protagonismo a los sistemas de control antes olvidados, que son totalmente confiables ya que los encargados se llegan a comunicar exactamente con los clientes para conocer sus opiniones respecto a los

prevendedores que los visitaron. Esta herramienta ofrece poderosas capacidades para que los

supervisores se comuniquen con mayor facilidad y eficiencia con los clientes, con los proveedores y entre ellos. La central telefnica combinara las funcionalidades avanzadas para una gran empresa con la facilidad de uso y la gestin simplificada que las pequeas empresas necesitan. Al realizar estas llamadas se procedera a saber:

El nmero de visitas actuales que realiza el preventista al cliente, Promedio de tiempo por visita Tiempo de Ventas vs el tiempo de no ventas Visitas a la semana Tipo de pago de las ventas, es decir le permitir saber a DFrio si el pago se realiz al crdito o en efectivo.

En realidad suele ser costoso acostumbrar a los preventistas a este tipo de supervisiones, pero es necesario que primero se les convenza de la importancia que tiene el correcto desempeo de su trabajo en la empresa y as lograr que poco a poco ellos realicen su trabajo

correctamente no solo por la presin de saber que se les estar supervisando sino porque entendieron la importancia que desempean al realizar correctamente su trabajo. Instalar La Central Implicara Gastar Dinero En: Para instalar esta lnea telefnica se incurriran en algunos gastos, lo cual no es un gasto muy excesivo tomando en cuenta todo lo que se le ahorrara a la empresa en un determinado momento si llegase a perder a sus clientes y tomando en cuenta que la distribuidora ya cuenta con una central telefnica lo nico que tendra que realizarse es un anexo para esta lnea y as poder realizar una mejor gestin en la distribuidora y tambin con los clientes.