Inf Audit Calidad 2011-1

Instituto de Educacin Tcnica Profesional de Roldanillo, Valle - INTEP
Establecimiento Pblico del Orden Territorial Nit. 891.902.811-0
INFORME FINAL AUDITORAS INTEGRADAS DE GESTIN PRIMER CICLO 2011 FECHA: Roldanillo, 18 de mayo de 2011 ELABORADO POR: Mara del Socorro Valderrama Campo
OBJETIVO: Revisar la implementacin de la mejora continua, en los procesos
Institucionales de acuerdo a los lineamientos de la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y a los hallazgos de las auditoras anteriores. INTRODUCCIN La implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, es un compromiso de todas las personas que forman parte de la institucin, y debe ser liderado con el ejemplo de la Alta Direccin. El seguimiento permanente a los procesos, permite identificar falencias en su ejecucin y contribuye al mejoramiento continuo de la Institucin; el desarrollo de la auditora interna, debe entenderse como una actividad que ayuda a mejorar y fortalecer la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, auditando los procesos y no a las personas. De acuerdo con los anteriores criterios, se program el primer ciclo de Auditoras Integradas de Gestin 2011, en el periodo comprendido entre el 10 de abril de 2011 hasta el 13 de mayo de 2011. Es de anotar que las auditoras. 1. OBJETIVO DEL INFORME El presente documento da a conocer, de manera general, los hallazgos obtenidos como resultado de la auditora integrada de Gestin realizada al sistema de gestin de calidad, entendiendo stos, como: Conformidades, No conformidades y Oportunidades de mejora. Las Conformidades, hacen referencia a los aspectos desarrollados por los procesos y que se encuentran conforme con los requisitos del Instituto y los establecidos por la NTCGP1000:2009; las No conformidades, contemplan los aspectos en los cuales los procesos estn incumpliendo, ya sea en requisitos del Instituto o los establecidos por la NTCGP 1000:2009; las Observaciones u Oportunidades de mejora, hacen referencia a los aspectos en los cuales los procesos cumplen con un requisito establecido, pero el desarrollo de la actividad propuesta, puede fortalecerlo.
"Comprometidos con la Excelencia"

Certificado N SC 7118-1
Carrera 7 10-20 PBX. (57-2) 229 8586 FAX Ext. 115 Roldanillo, Valle del Cauca Colombia www.intep.edu.co e-mail: rectora@intep.edu.co

2. RESUMEN GENERAL DEL DESARROLLO DE LAS AUDITORAS 2.1 Objetivo de la Auditora Integrada de Gestin Verificar la conformidad y eficacia de los procesos que integran el Sistema de Gestin de Calidad del Instituto de Educacin Tcnica Profesional de Roldanillo, Valle - INTEP, bajo los requisitos de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, as como los requisitos reglamentarios establecidos por el Instituto. 2.2 Alcance de la Auditora Interna A travs de la auditora interna se evaluaron los Procesos P02 Sistema de Integrado de Gestin, P06 Gestin de Talento humano, P08 Gestin de Compras y P10 Gestin Proyeccin Social La seleccin de los procesos se realiz teniendo en cuenta los aspectos a fortalecer pendientes por ejecutar se concentran en ellos. 2.3 Equipo Auditor Para el desarrollo de las auditoras, se cont con la participacin de personal competente (Anexo 1 Lista de Auditores). La Alta Direccin design como Auditor Lder a la Especialista Mara del Socorro Valderrama Campo, Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno. 2.4 Aspectos preliminares Con base en el programa, se elabor un plan de auditoras de acuerdo a los lineamientos bsicos para su ejecucin. Entre otros aspectos contemplados, se encuentran: el objetivo, el alcance, documentos de referencia, los auditores y la agenda de auditora para cada proceso. Es de destacar que el plan de auditoras se concert con los lderes de proceso. El 08 de abril de 2011 se realiz la reunin de apertura con los auditores seleccionados y lderes de proceso, para realizar la respectiva presentacin y aclarar las dudas al respecto.


2.5 Metodologa de las auditoras 2.5.1 Reunin de Apertura Se realiz reunin de apertura, con la participacin de los Auditores Internos y los Lderes de cada proceso. Tambin se efectu lectura explicativa del objetivo de la auditoria y socializacin de los formatos utilizados para tal fin. 2.5.2 Desarrollo de la Auditora La auditora se concentr en el seguimiento a la implementacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora establecidas en los planes de mejoramiento por procesos adems se realiz una verificacin general al cumplimiento de los procedimientos Control de documentos y Control de registros, confrontando, por parte del auditor, la ejecucin de los procedimientos asociados con el proceso asignado, para lo cual se realiz entrevista con los funcionarios de cada Proceso. Como documentos generales de referencia para adelantar las auditoras, se tomaron en consideracin el Manual de Procesos y Procedimientos, el Manual de Calidad, y la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009. 2.5.3 Reunin de Cierre Al finalizar las auditoras, en todos los procesos, se realiz con la participacin de los funcionarios auditados, la lectura, por parte del auditor responsable del proceso, de los hallazgos de las auditoras, incluyendo las Fortalezas, las No conformidades y las Observaciones. Durante esta etapa de las auditoras, los auditados manifestaron sus observaciones a los hallazgos ledos y en algunos casos, mostraron evidencias objetivas que permitieron aclarar aun ms los temas objeto de discusin. En funcin de las aclaraciones, se realizaron los ajustes correspondientes y se procedi a firmar, por parte del lder de proceso y el auditor responsable, los informes de auditora individuales.


3. HALLAZGOS Como se mencion anteriormente, los hallazgos de la auditora, se dividen en Conformidades, No Conformidades y Oportunidades de mejora. A continuacin, se mencionan los aspectos generales que son comunes en todos los procesos de acuerdo con cada categora de hallazgo. La identificacin de cada uno de estos aspectos, se vern reflejados en acciones que deben ser formuladas por los lideres de proceso, con el fin de mantener y aumentar las Conformidades, corregir, y evitar que se vuelvan a presentar las No conformidades e implementar un enfoque preventivo en cada proceso.
3.1 Conformidades Se ha determinado la interaccin y secuencia de los procesos y procedimientos. Se destaca el trabajo en equipo de todos los integrantes de los procesos que integran el sistema. Al interior de cada proceso, se ha establecido mecanismos que permiten a los funcionarios acceder a la documentacin relacionada con su proceso. As mismo, se establecen niveles de responsabilidad para la ejecucin de los procedimientos y los funcionarios conocen su rol dentro del proceso. Se cuenta con el compromiso de la mayora de los lderes de proceso, quien es consideran que el sistema de gestin de calidad permite autoevaluar la gestin y mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad. Se tienen identificados los Riesgos de cada Proceso. La Entidad ha identificado los requisitos legales apl icables en el Sistema Integrado de Gestin. El Proceso de Gestin de Compras adelant la labor de organizacin del archivo contractual de acuerdo las leyes 594 de 2000 y 80 de 1993.


3.2 No Conformidades Se observa que el proceso de Gestin de Talento Humano, no evidencia las acciones programadas para subsanar las No Conformidades detectadas en los ciclos de auditorias anteriores, cuya fecha de implementacin estaba vencida desde hace varios periodos. Se evidencia que existe la planificacin del control de los documentos, sin embargo an persisten casos en los cuales no se aplica lo estipulado en los procedimientos, lo cual tambin se convierte en un incumplimiento a lo establecido en el numeral 4.2.3 de la NTC GP 1000:2009. La Entidad cuenta con un Manual Especfico de Funciones y Competencias para el personal administrativo, sin embargo se evidencia que an se encuentra en consolidacin, las competencias necesarias para el personal docente, incumplindose el numeral 6.2.2 (a) de la NTC GP 1000:2009. Se detect fechas de cumplimiento de acciones tanto correctivas, preventivas y de mejora, vencidas incumplindose el numeral 8.5 de la NTC GP 1000:2009.
(Anexo 2 Consolidado de No Conformidades ) 3.3 Oportunidades de mejora Se recomienda establecer la metodologa para el registro de las acciones implementadas para subsanar las situaciones que afectan la calidad del servicio. De acuerdo con lo manifestado por los auditados, es conveniente simplificar los pasos a seguir para la aprobacin de la creacin y modificacin de los documentos o registros, Adems se requiere capacitacin dirigida por una entidad externa para los auditores del sistema integrado de gestin y control de la Institucin, con el objeto de mejorar sus competencias tanto en el Modelo Estndar de Control Interno MECI- y en la Norma Tcnica de Educacin Tcnica Profesional de Roldanillo , Valle. En la administracin de los riesgos, realizar el anlisis a otros factores que pueden afectar la institucin


4. CONCLUSIONES DEL CICLO DE AUDITORA INTEGRADA DE GESTIN. Este ejercicio de auditora interna, contribuye al proceso de mejora continua del sistema de gestin de calidad y aporta a la construccin permanente de la Institucin, por cuanto nos ayuda a identificar las fortalezas, falencias y las oportunidades de mejora en la ejecucin de los procesos. En trminos generales se cumpli con el objetivo propuesto en el Plan de Auditora, se verific, por parte de los auditores, el nivel de conformidad en la ejecucin de los procesos, con los requisitos y reglamentos establecidos por la Institucin y por la NTC GP 1000:2009. Las auditoras fueron realizadas de conformidad con el Plan de Auditora, y la participacin y actitud de los funcionarios involucrados fue de gran ayuda para el cumplimiento de los objetivos planteados. Se observ una disminucin en el nivel de conocimiento del Sistema Integrado de Gestin. La Alta Direccin est concertando con los lderes de proceso las estrategias para implementar las acciones correctivas establecidas para las No Conformidades detectadas en ciclo de Auditora anteriores y tienen vencida la fecha de aplicacin. 4.1 Resumen de hallazgos A continuacin se relaciona el nmero de Conformidades, No Conformidades y Oportunidades de Mejora que tuvo cada proceso en el desarrollo de las auditoras. Es de anotar que el principio bsico de la auditora, es mejorar las no conformidades para lograr el fortalecimiento de los procesos:


CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES


8 7
# VECES DE REPETICIN
FRECUENCIA DE LAS NO CONFORMIDADES POR REQUISITO
4.1 4.2.1 6.2.1 6.2.2 8,4 8.5 8.5.3
6 5 4 3 2 1 0 REQUISITOS NTC GP 1000:2009


Requisitos de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica ms frecuentes en las No Conformidades detectadas en la Auditora : 4.1 4.2.1 6.2.1 6.2.2 8.4 8.5 8.5.2 Requisitos Generales Generalidades de Gestin documental Provisin de Recursos Competencia, Formacin y Toma de Conciencia Anlisis de datos Mejora Accin Correctiva
________________________________________ MARIA DEL SOCORRO VALDERRAMA CAMPO Auditor Lder


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6 5 4 3 2 1 0 REQUISITOS NTC GP 1000:2009

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