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Seguimiento del Proyecto mediante Earned Value

Por Joaqun Ibez, PMP [ Acerca del autor] El trmino de EARNED VALUE o valor ganado se refiere a una metodologa para medir el rendimiento del proyecto contra la lnea base del mismo, indicando posibles desviaciones de costo y tiempo del proyecto. Muchos administradores de proyecto administran el rendimiento de sus proyectos comparando la planificacin con los resultados reales. Con este mtodo, se corre el riesgo de estar dentro del tiempo previsto, pero por encima de los costes planificados. Mediante la tcnica del valor ganado, se integra costo, tiempo y trabajo realizado (o alcance), y puede utilizarse para pronosticar futuras fechas de terminacin, rendimientos y costos del proyecto. EARNED VALUE tambin permite la unificacin de criterios en el anlisis de los resultados del proyecto, dado que se obtienen valoraciones diferentes al requerir informacin del rendimiento de diferentes miembros o equipos, derivado del hecho que probablemente calculan de manera diferente su tiempo y su progreso. Utilizando EARNED VALUE se establece un mtodo uniforme para determinar del progreso y grado de cumplimiento del plan hasta la fecha. En la actualidad, la tcnica del EARNED VALUE tiene defensores y detractores, influidos ambos tanto por experiencias previas como por los comentarios e influencias de otros miembros de la profesin. Los opositores, por lo general, citan el costo y el esfuerzo para que funcione, y el beneficio limitado derivados de su aplicacin. Los defensores del mtodo, citan los ahorros de costos para el proyecto, unos anlisis de rendimiento ms riguroso, y sobre todo, una mejor comunicacin y control derivados de su aplicacin. Historia EARNED VALUE es un concepto que en los ltimos tiempos ha alcanzado una notable popularidad en el mundo de la gestin de proyectos, pero fue desarrollado realmente en el siglo XIX, momento en que surgi la necesidad de medir los rendimientos de las factoras. Sin embargo, no fue hasta 1962 que el departamento de defensa de los Estados Unidos lo adopt como una metodologa estndar para medir el rendimiento de los proyectos. Surgi originalmente como una extensin de la metodologa de planificacin de la poca, pero se convirti en su propia metodologa en 1967 con la introduccin de los criterios y polticas de control de coste/tiempo sobre la adquisicin de sistemas. Estos han ido evolucionando a lo largo del tiempo hasta la presente norma ANSI/EIA 748. Durante el proceso, algunos de los acrnimos han cambiado y los criterios han sido racionalizados, pero prevalecen los fundamentos. Concepto de EARNED VALUE Cuando hablamos de EARNED VALUE, generalmente hablamos de una metodologa a la vez qu dicho trmino es tambin el elemento clave de esta metodologa. Es la forma ms sencilla de equiparar el valor ganado con el progreso fsico. Como su propio nombre indica, es algo que se obtiene a travs de un esfuerzo. En la gestin del proyecto, este valor es el obtenido cuando las actividades se llevan a cabo, y nos permite: Establecer un mtodo para determinar cul es el estado del proyecto y el progreso conseguido hasta la fecha respecto a lo planificado previamente Proporcionar la base para el anlisis de rendimiento de costos. Permitir conocer el costo del proyecto antes de este se complete, al poder determinar cul era el coste planificado y el costo del trabajo realizado en cualquier momento del proyecto. En consecuencia, el EARNED VALUE es tambin una medida de progreso. Hay una relacin directa entre EARNED VALUE y tanto por ciento completado. Se podran determinar los atributos de este como: Una medida del progreso del proyecto total o para cualquier subelemento del proyecto. Un mtodo coherente para el anlisis de los logros del proyecto y los resultados. Una base para el anlisis de rendimiento de costo de un proyecto. Utilizacin del EARNED VALUE Para poder obtener un anlisis que nos determine correctamente el estado y rendimiento del proyecto mediante EARNED VALUE, es crtico el diseo de la WBS, dado que la aplicacin del EARNED VALUE supone la medicin de lo actualmente conseguido contra una base de referencia. Sin la lnea de base, no puede haber ninguna medida significativa. Preparar una WBS completa para el proyecto presupone que cada tarea de la misma cumple con los siguientes requisitos: Deben estar definidas las fechas de inicio y fin. La tarea debe producir un resultado tangible, cuya finalizacin se puede evaluar objetivamente. Cada tarea debe tener asignados unos costos, aunque sean slo los costos de mano de obra para su realizacin. Configurar el tamao de los paquetes de trabajo de las cuentas de costes. Los Paquetes de trabajo son las unidades ms pequeas de trabajo de la WBS y se agrupan en cuentas de costes. Estas son normalmente el nivel ms bajo en la WBS donde se realizan asignacin y seguimiento de los costo. Se hace necesario tambin disponer de un medio para recopilar la informacin acerca de los costes reales, dado que la parte ms difcil en la aplicacin del EARNED VALUE es la determinacin del coste real asumido en un momento dado. Indicadores y principales trminos de Earned Value La metodologa del EARNED VALUE maneja su propia simbologa y conceptos, los cuales son los siguientes: EV (Earned Value): Valor monetario del trabajo conseguido en el perodo de evaluacin. AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es independiente del valor monetario determinado en el PV. PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea determinada de la WBS. CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviacin de los costes respecto del presupuesto

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AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es independiente del valor monetario determinado en el PV. PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea determinada de la WBS. CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviacin de los costes respecto del presupuesto previsto. CPI (Cost Performance Index): ndice del rendimiento de cada unidad monetaria invertida en el proyecto. SV (Schedule Variance): Medida histrica para indicar el porcentaje de avance respecto del plan previsto. SPI (Schedule Performance Index): ndice de eficiencia relativa a cunto valor se ha conseguido realmente respecto del que est programado para ser llevado a cabo. Porcentaje de avance respecto del plan previsto. BAC (Budget at Completion): Presupuesto PREVISTO y aprobado para la TODO el esfuerzo proyecto. EAC (Estimate at Completion): Previsin del coste total al finalizar el proyecto segn los datos actuales. Su clculo depender de la previsin en la evolucin del BAC. ETC (Estimate to Complete): Estimacin del coste necesario desde el momento actual hasta finalizar el proyecto. VAC (Variance at Completion): Desviacin final prevista del presupuesto. Podremos ver en el siguiente grfico de coste/tiempo el significado de cada uno de los trminos:

Frmulas de clculo Acrnimo CV CPI SV SPI Frmula EV - AC EV / AC EV - PV EV / PV Interpretacin NEGATIVO: Costes por encima de lo previsto POSITIVO: Costes por debajo de lo previsto <1: Costes por encima de lo previsto (MAL) >1: Costes por debajo de lo previsto (OK) NEGATIVO: Tiempo invertido por encima de lo previsto POSITIVO: Tiempo invertido por debajo de lo previsto <1 : Tiempo invertido por encima de lo previsto >1: Tiempo invertido por debajo de lo previsto

EAC

ETC VAC

No hay variacin del BAC. Hay previsin de continuar con el mismo ratio de gastos Utilizar cuando la estimacin original del BAC estaba AC + ETC completamente errada AC + (BAC - Utilizar cuando las variaciones actuales del BAC NO se van a EV) mantener en el futuro (CPI=1) AC + (BAC -EV) Utilizar cuando las variaciones actuales del BAC SI se van a / CPI mantener en el futuro EAC - AC NEGATIVO: Costes por encima de lo previsto BAC - EAC POSITIVO: Costes por debajo de lo previsto BAC / CPI

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