BIROTIC Partea a II-a Calcul tabelar

Microsoft Excel Prezentat de Valentin Clocotici

Generaliti Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaii a fost dedicat iniial memorrii i prelucrrii datelor care pot fi organizate sub form tabelar, pe linii i coloane. Dezvoltarea ulterioar a aplicaiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilitilor de prelucrare, astfel nc t aplicaiile de ultim generaie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrri de tabele. Microsoft Excel este un instrument complex de analiz a datelor i informaiilor economice, te!nice sau tiinifice. "unciunile uzuale sunt oferite de procedurile predefinite n Excel, prelucrrile foarte specializate sunt posibile prin programare n limba#ul de dezvoltare $isual %asic for Applications &$%A'. Datorit integrrii n pac!etul Microsoft (ffice, aplicaia arat similar celorlalte componente &Microsoft )ord, Microsoft *o+er*oint etc.', ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. ,ntegrarea cu celelalte aplicaii nu se reduce ns doar la aspect, datele primare i rezultatele prelucrrilor pot fi practic transferate ntre toate componentele (ffice. Spaiul de lucru -a pornirea aplicaiei Excel se prezint utilizatorului un spaiu de lucru organizat la fel cu spaiile de lucru ale celorlalte componente din Microsoft (ffice. %ara de meniu %are de unelte %ara de stare /ona documentelor 0n figura alturat sunt indicate principalele obiecte din spaiul de lucru, cu meniunea c, datorit flexibilitii aplicaiei, organizarea spaiului de lucru se poate modifica extrem de uor pentru a rspunde necesitilor i preferinelor utilizatorului.

Elementele specifice sunt explicate pe larg n seciunile ulterioare. Principalele obiecte Excel 1nitatea de baz pentru memorarea datelor este caietul 2 workbook. 1n caiet este salvat ca un fiier cu extensia implicit .xls. 0ntr3o sesiune Excel se pot desc!ide simultan mai multe caiete, fiecare fiind

identificat prin numele su. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel n care se lucreaz. "iecare caiet este afiat n cel puin o fereastr proprie. 1n caiet Excel este format din mai multe foi 2 sheets. Exist trei tipuri de foi 2 foi de calcul 2 worksheets 2, cele care conin datele primare i rezultatele prelucrrilor 2 foi diagram 2 chart sheets 2, care conin grafice 2 foi cu macro-uri 2 macro sheets 2, un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni anterioare ale aplicaiei, care permit memorarea unei succesiuni de aciuni &macro'4 nu sunt utilizate direct n versiunea Excel 56 i urmtoarele. -a un moment dat este activ doar o foaie a caietului, cea n care se lucreaz i care este afiat n fereastra activ. *entru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se opereaz cu comenzile din meniul )indo+ &a se vedea seciunea dedicat acestui meniu'. "iecare foaie a unui caiet este identificat n mod unic prin numele su. ( foaie de calcul este alctuit din celule 2 cells 2 care sunt organizate n linii i coloane, similar unui tabel uzual. 7oloanele sunt identificate prin litere. A, %, 7 etc.4 liniile sunt identificate prin numere. 8, 9, : etc. 0n acest sistem de referin fiecare celul a foii de calcul este identificat printr 3o combinaie de tipul A8, litera indic nd coloana iar numrul indic linia celulei referite. De exemplu, D; indic celula aflat n coloana a <3a &coloana D' i linia a ;3a. Observaie. Exist i sistemul de referin de tip =n7m, n care se indic linia &prin = de la =o+' i coloana &prin 7 de la 7olumn'. De exemplu, =;7< indic aceeai celul ca n exemplul anterior, D;. Este recomandabil ca n procesrile curente s se utilizeze sistemul de referin A8. 7omutarea ntre cele dou sisteme de referin se realizeaz prin secvena de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference style. ( singur celul este activ la un moment dat, celula care are cursorul aplicaiei pe ea, vizualizat cu un c!enar diferit de restul celulelor. "igura urmtoare arat situaia n care celula 7< este celula activ. >e observ c adresa celulei active este afiat i n zona de adres a barei de formule. "uncionalitatea complet a acestei zone este descris la navigarea n foaia de calcul. ( foaie de tip diagram conine o singur imagine grafic produs prin mecanismul de reprezentare a datelor sub form grafic &diagram, grafic de funcie, !istogram etc.' 2 charting. -ucrul cu aceste foi este explicat n seciunea dedicat reprezentrilor grafice.

Comenzile Excel accesate din meniuri

Meniul File New

Desc!ide un nou caiet &document'. >e iniiaz un dialog care permite selectarea template3ului cel mai adecvat noului document. Open Desc!ide un caiet existent sau un fiier de tip spaiu de lucru &.xl+'. >e iniiaz dialogul standard de desc!idere a unui fiier. *ermite i cutarea documentului dorit dup cuvinte c!eie, coninut etc.

Close
0nc!ide caietul curent.

Save
>alveaz caietul curent.

Save As
>alveaz documentul curent sub un nou nume.

Save Workspace
>alveaz sub o singur denumire configuraia existent n mediul de lucru. caiete desc!ise, bare de unelte etc. ,niiaz un dialog care permite stabilirea numelui, calea etc. >e creeaz un fiier cu extensia .xl+ care permite refacerea configuraiei salvate printr3o singur operaiune de desc!idere.

Page Setup
>e iniiaz un dialog foarte complex, organizat pe fie, prin care se pot stabili formatul paginii, marginile, la?out3ul.

Print Area
*ermite fixarea &sau anularea unei fixri anterioare' zonei care se tiprete. Explicaii mai multe se dau n seciunea dedicat tipririi.

Print Preview
>e afieaz pe ecran o form similar formei finale a documentului tiprit. *ermite, n special, aran#area final a documentului.

Print
,niiaz dialogul care controleaz tiprirea documentului &alegerea imprimantei, domeniul paginilor de tiprit, calitatea tipririi etc.'.

Send To
*ermite selectarea opiunii privind rutarea documentului n reea.

Properties
Afieaz dialogul cu atributele documentului &datele crerii i modificrilor, cuvinte c!eie, autor etc.'. Este de remarcat fia >ummar?.

Exit
7omand prsirea aplicaiei Excel. *entru documentele care nu au fost salvate, utilizatorul este ntrebat asupra eventualei salvri.

Meniul Edit Undo

Anuleaz ultima aciune efectuat n document.

Repeat sau Redo!

=epet ultima aciune efectuat n document sau reface ultima operaiune anulat. Aciunea efectuat este selectat automat n funcie de succesiunea de operaiuni efectuate de utilizator. Denumirea comenzii este modificat corespunztor.

Cut
@aie poriunea selectat n document. Aceasta poate fi eliminat sau mutat n alt parte a documentului.

Cop"
7opie n 7lipboard poriunea selectat din document. Aciunea servete copierii unui text n unul sau mai multe locuri &din acelai document sau nu'.

Paste
7opie coninutul 7lipboard la zona selectat &sau ncep nd cu celula activ'.

Paste Special
*ermite copierea coninutului 7lipboard sub un format controlat. 7omanda este util atunci c nd se efectueaz transferuri de informaii ntre zoneAdocumente diferite i permite selectarea informaiilor copiate.

Paste as #"perlink
,nsereaz o referin de tip legtur &!?perlinB' ctre locul i documentul de unde este copiat informaie n 7lipboard &comanda este accesibil doar pentru anumite tipuri de documente'.

$ill
*ermite completarea automat a unei zone de celule.

Clear
,niiaz un dialog privind tergerea selectiv a informaiilor din poriunea selectat n document.

%elete
,niiaz un dialog privind eliminarea unei zone din foaia de calcul. 0n dialog se precizeaz modul n care restul foii de calcul ocup zona eliminat &foaia de calcul nu poate rm ne cu goluri'.

%elete S&eet
,niiaz dialogul de eliminare din caiet a foii active. (peraiunea se va efectua cu atenie, o foaie rupt din caiet nu mai poate fi regsit.

'ove or Cop" S&eet

,niiaz dialogul care permite copierea sau mutarea foii active n alt poziie a aceluiai caiet sau ntr3un alt caiet &existent sau nou'.

$ind
>e desc!ide dialogul de cutare a unei informaii.

Replace
,niiaz dialogul de nlocuire, asociat dialogului "ind.

(o To
*ermite o navigare rapid printre obiectele unui document. *entru utilizarea eficient a acestei comenzi se va studia procedura de definirea a denumirilor pentru zone ale foilor de calcul.

)inks
Afieaz sau modific informaiile privind legturile existente n caietul curent.

O*+ect
Activeaz aplicaia prin care a fost creat obiectul selectat. 7omanda este disponibil pentru obiecte scufundate ntr3o foaie de calcul &imagini, documente )ord etc.' si permite editarea pe loc a obiectului.

Meniul View Nor,al

>tabileste pentru document modul de vizualizare Dormal.

Page -reak Preview

Afieaz n foaia de calcul limitele paginilor la tiprire. >e permite mutarea acestor limite prin operaiunea de tragere.

Tool*ars
Desc!ide un submeniu cu toate barele de unelte disponibile n Excel &predefinite sau create de utilizator'. *ermite personalizarea mediului de lucru Excel.

$or,ula -ar
7omut ntre afiarea i ascunderea barei de formule.

#eader and $ooter

*ermite stabilirea textului care apare n antetulAsubsolul paginilor tiprite.

Co,,ents
7omut ntre afiarea i ascunderea comentariilor ataate documentului &utile n cazul documentelor create n cooperare'.

Custo, .iews
7reeaz diferite viziuni proprii ale caietului, selectarea unei anumite forme de afiare fiind la latitudinea utilizatorului.

$ull Screen
Maximizeaz fereastra documentului la ntregul ecran, pentru a mri zona util de editare.

/oo,
Desc!ide dialogul pentru stabilirea scalei la care se vede documentul pe ecran.

Meniul Insert Cells

,niiaz dialogul pentru introducerea unor noi celule la locul selectat. Dialogul afiat permite stabilirea modului de deplasare a celulelor existente pentru a face loc noilor celule.

Rows
,niiaz introducerea unor linii noi &at tea linii c te sunt selectate curent'. -iniile sunt inserate deasupra seleciei.

Colu,ns
,nsereaz n foaia activ4 un numr de coloane egal cu numrul coloanelor selectate. 7oloanele sunt inserate la st nga seleciei.

Works&eet
Adaug o nou foaie de calcul la caietul activ. Doua foaie este inserat naintea foii active.

C&art
,niiaz dialogul care permite crearea unei noi diagrame de vizualizare a informaiilor din foaia de calcul.

Page -reak
Definete o rupere de pagin naintea celulei active &care devine prima tiprit pe o pagin nou'. 7omanda se modific n =emove *age %reaB dac celula activ este adiacent unei ruperi de pagin definit manual &prin *age %reaB'.

$unction
Desc!ide dialogul prin care se poate insera o funcie din lista funciilor predefinite n Excel. Dialoguri succesive permit stabilirea argumentelor pentru funcia selectat. Dialogul este prezentat n seciunea privind informaiile nscrise n celule.

Na,e
,niiaz dialogul de creare a unor denumiri n caietul curent. Denumirile pot fi ataate unei zone dintr3o foaie de calcul, unei formule sau unei constante. Denumirile ataate unor domenii de celule pot servi la navigarea ntre celuleAfoi &vezi Edit 3 Eo @o'.

Co,,ent
,nsereaz un comentariu asociat celulei active. 7omentariul este vizibil ntr3o fereastr separat, adiacent celulei comentate. ( prezentare complet a subiectului este fcut n seciunea dedicat cooperrii n realizarea unui document.

Picture
*ermite inserarea n document a unui obiect de desen creat anterior &"rom "ileF' sau desenat pe loc.

'ap
7reeaz o !art geografic pe foaia de calcul pentru prezentarea unor date statistice, n general.

O*+ect
,ntroduce n text, la punctul de inserie sau asociat poziiei respective, a unui obiect creat n alt aplicaie. -ista tipurilor de obiecte disponibile este afiat la alegerea comenzii.

#"perlink
,ntroduce o referin de tip !iperlegtur ctre un booBmarB din document sau ctre adrese ,nternet uzuale. >unt adresabile i fiiere din reeaua local.

Meniul Format Cells

Desc!ide un dialog foarte complex privind formatarea celulelor i a informaiilor coninute.

Row
*ermite alegerea dintr3un submeniu a aspectului liniilor selectate. dimensiuni, vizibilitate etc.

Colu,n
*ermite alegerea dintr3un submeniu a aspectului coloanelor selectate. dimensiuni, vizibilitate etc.

S&eet
*ermite alegerea dintr3un submeniu a atributelor foii selectate. denumire, vizibilitate, fundal.

Auto$or,at
*ermite iniierea unui proces de formatare automat a unui document.

Conditional $or,atting
,niiaz un proces de formatare a celulelor selectate n funcie de anumite criterii definite de utilizator. *ermite evidenierea prin acelai format a datelor asemenea.

St"le
,niiaz dialogul de definireAmodificareAselectare a stilurilor.

Meniul Tools Spelling

,niiaz procesul de verificare a corectitudinii scrierii.

AutoCorrect
,niiaz complexul dialog de fixare a parametrilor operaiunii de corectare automat a textului tastat. >unt posibile formatri automate, nlocuiri de cuvinte tastate eronat etc.
G

S&are Work*ook
7omut la modul de caiet parta#at, care permite editarea caietului simultan cu ali utilizatori din reea.

Track C&anges
>electeaz ntre opiuni de urmrire a sc!imbrilor efectuate ntr3un document parta#at de mai muli utilizatori.

'erge Work*ooks
*ermite fuziunea mai multor copii ale unui caiet parta#at.

Protection
,niiaz dialogul de stabilire a parolelor necesare proteciei documentului.

(oal Seek
,niiaz procedura de analiz a datelor prin care se modific automat valoarea dintr3o celul pentru a atinge o valoare fixat a unei funcii &ec!ivalent operaiunii de rezolvare a unei ecuaii'.

Scenarios
Desc!ide dialogul prin care se definesc i se vizualizeaz scenarii &a se vedea seciunea corespunztoare din prezentarea procedurilor de analiz a datelor'.

Auditing
*ermite selectarea opiunilor de figurare a dependentelorAprecedentelor pentru celule care conin formule sau sunt argumente n alte formule. Este util la structurarea foii de calcul sau la rezolvarea erorilor.

Solver
,niiaz procedura de rezolvare a unei probleme de optimizare pentru funcii i restricii definite de utilizator.

'acro
*ermite selectarea opiunilor privind lucrul cu macrouri.

Add01ns
Afieaz dialogul privind extensiile posibile pentru mediul Excel. Adugarea unei extensii produce, n general, extinderea corespunztoare a unui meniu cu noi comenzi i ataarea procedurilor activate de aceste comenzi. De exemplu, comanda Data Anal?sis este activat de ataarea unui add3in.

Custo,i2e
*ermite personalizarea mediului Excel prin afiareaAascunderea unor bare de unelte, modificarea comenzilor afiate n meniuri etc.

Options
0n fiele disponibile n dialogul afiat se stabilesc, dintr3un singur loc, principalii parametrii de funcionare ai mediului Excel.

Wi2ard
*ermite selectarea dintr3un submeniu a unui +izard specializat pe o anumit problem.

%ata Anal"sis
,niiaz dialogul pentru selectarea unei proceduri privind un tip de analiz statistic a datelor &regresii, corelaii, teste statistice etc.'. 7omanda este disponibil doar dac este ncrcat add3in3ul corespunztor.

Meniul Data Sort

(rdoneaz cresctor sau descresctor datele din lista sau liniile selectate. *rocesul este precizat prin dialogul afiat prin aceast comand.

$ilter
*ermite selectarea &filtrarea' informaiilor dup criterii predefinite sau proprii. ,nformaia este selectat prin ascunderea informaiilor care nu satisfac criteriile de cutare sau prin copierea ntr3o zon separat.

$or,
Afieaz un formular adaptat listei selectate din foaia de calcul curent. >e pot completa noi nregistrri, modifica cele existente etc., operaiuni uzuale pentru nregistrrile unei baze de date.

Su*totals
7alculeaz totaluri pariale i generale pentru date organizate ca tabel, locurile inserrii totalurilor pariale fiind definite de utilizator. >e realizeaz i structurarea tabelului obinut.

.alidation
,niiaz un dialog prin care se poate defini tipul de dat permis ntr3o anumit celul &ntreg, numr zecimal, text', limite admisibile etc.

Ta*le
7reeaz un tabel de date bazat pe valorile de intrare i formulele definite de dvs. @abelele de date pot fi utilizate pentru a afia rezultatele valorilor variabile din formulele dvs.

Text to Colu,ns
7onvertete textul n coloane 3 Meniul Date. >epar textul dintr3o celul a unei foi de lucru n coloane folosind Expertul 7onvertire text n coloane &7onvert @ext to 7olumns )izard'. Expertul 7onvertire text n coloane &7onvert @ext to 7olumns )izard' v a#ut s precizai cum dorii s fie textul mprit n coloane utiliz nd un separator sau delimitator, cum ar fi tabulatorul sau virgula.

Te,plate Wi2ard
>e activeaz +izard3ul @emplate and Data @racBing prin care se creeaz, pe baza structurii caietului activ, o baz de date n care se trec datele introduse n caiet i un ablon Excel.

Consolidate
7reeaz un sumar al datelor coninute n mai multe foi de calcul.

(roup and Outline

=ealizeaz o structurare a foii de calcul oferind posibilitatea afirii datelor pe nivele de concentrare a informaiei.

Pivot Ta*le Report

,niiaz +izard3ul *ivot@able prin care se creeaz o tabel pivotant &o tabel cu mai multe dimensiuni din care se afieaz doar seciunile cerute'.
8H

(et External %ata

>e iniiaz un dialog prin care se pot interoga surse externe de date.

Re3res& %ata
>e realizeaz recitirea datelor &din surse externe n general' pentru a include eventualele modificri ale acestora.

Meniul Window New Window

Desc!ide o nou fereastr care afiseaz caietul curent. Este util atunci c nd se dorete afiarea simultan &vezi comanda Arrange' a mai multor foi ale caietului.

Arrange
Aran#eaz ferestrele desc!ise astfel nc t s fie toate vizibile.

#ide
Ascunde &nu afieaz' fereastra curent. ( fereastr ascuns rm ne desc!is, dar nu este artat.

Un&ide
Afieaz o list a ferestrelor ascunse permi nd anularea ascunderii.

Split
>epar fereastr curent n dou IgeamuriI, astfel nc t se pot vedea simultan poriuni distincte ale aceluiai document. Dac fereastra curent este separat, anuleaz separarea.

$ree2e Panes
,mobilizeaz seciunea din st nga sau de sus &sau ambele' astfel nc t defileaz doar restul foii de calcul. Dac foaia nu este separat prin >plit, se imobilizeaz prima linie si prima coloan.

88

Operarea cu principalele obiecte Excel

0n aceast seciune sunt prezentate principalele operaiuni suportate de obiectele Excel, n special cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea ntre obiecte.

Caiete (wor boo s!

Dup cum s3a mai precizat, caietul este fiierul tratat de mediul Excel drept document principal. 0n foile caietului se nscriu datele i rezultatele prelucrrilor Excel, acestea sunt salvate i regsite ca un singur fiier. Atributele specifice unui caiet sunt. 2 numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic n folder3ul unde este salvat, 2 desc iderea! un caiet poate fi desc!is sau nu ntr3o sesiune Excel4 doar caietele desc!ise pot fi prelucrate, 2 activarea! dintre toate caietele desc!ise n sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat4 caietul activ primete direct comenzile efectuate de la tastatur.

Crearea unui caiet nou

1n nou caiet se obine prin comanda "e# din meniul $ile. 7omanda desc!ide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat. 0n general, un caiet complet gol se obine prin selectarea intrrii )orBbooB, precum n imaginea alturat. Acelai efect se obine prin acionarea uneltei "e# de pe bara de unelte >tandard, av nd iconia . 0n fia >preads!eet >olutions se gsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrri specifice. Dumrul acestora poate fi diferit dup instalrile efectuate.

Nu,ele unui caiet

Denumirea unui caiet, respect nd conveniile din mediul )indo+s, poate fi fixat n mediul Excel prin comanda %ave &s din meniul $ile. Dialogul afiat permite fixarea numelui sub care se salveaz caietul precum i formatul fiierului salvat. 0n zona $ile "ame se trece numele sub care se salveaz caietul, iar n zona %ave as type se selecteaz tipul fiierului. Doar tipul 'icrosoft (xcel )or*boo* +,.xls- permite pstrarea tuturor caracteristicilor &de format i de coninut' caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau alte aplicaii, un caiet poate fi salvat i sub alte formate. Dac se salveaz cu o nou denumire un caiet care a mai fost salvat, vec!ea copie nu este afectat de salvare. Observaii. 8. *entru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive i nu se vor accepta denumirile propuse n mod implicit. 9. Dumele unui caiet salvat poate fi modificat &fr a crea o copie cu noua denumire' doar n mediul )indo+s, de exemplu n )indo+s Explorer.

%esc&iderea unui caiet

1n caiet existent se desc!ide prin comanda Open din meniul $ile. Dialogul afiat este similar celui de desc!idere a unui document n alt aplicaie (ffice 56 &sau aplicaie )indo+s, n general'. 7omanda poate fi dat i prin unealta figurat prin . Elementul principal este zona container, de tip Explorer, n care sunt listate documentele din folderul curent selectat. Dublu clicB pe numele caietului, sau clicB simplu i comanda Open &sau Enter, din tastatur', produce desc!iderea caietului. *entru a desc!ide un fiier despre care tim doar informaii pariale &tip, fragment de denumire etc.' se pot utiliza controalele din zona de cutare. De exemplu, n figura alturat se iniiaz o cutare dup denumire i tip. 7utarea este
89

executat prin butonul $ind "o# i poate fi rafinat prin dialogul afiat la acionarea butonului de comand &dvanced. Observaii. 8. Din )indo+s Explorer, sau de pe DesBtop, dublu clicB pe un fiier de tip Excel pornete aplicaia Excel i desc!ide fiierul respectiv. 9. 1n caiet se poate desc!ide i prin intermediul unui spaiu de lucru. -a desc!iderea unui spaiu de lucru salvat n prealabil &fiier .xl+' sunt desc!ise toate caietele care erau desc!ise n momentul salvrii.

Activarea unui caiet

( list a tuturor caietelor desc!ise n sesiunea Excel curent se gsete la baza meniului )indo+s. 7licB simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numrului din faa numelui, realizeaz activarea acelui caiet. *rin combinaia de taste 7@=-J"; &sau 7@=-J>K,"@J";' se trece de la un caiet desc!is la altul n sensul cresctor al numerelor &sau invers', lista fiind parcurs circular.

4nc&iderea unui caiet

1n caiet n care nu se mai lucreaz se va nc!ide pentru a salva resurse ale sistemului. 0nc!iderea se realizeaz prin comanda Close din meniul $ile. Dac de la ultima salvare a caietului s3au mai fcut modificri n caiet, este afiat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvrii acestor modificri. @erminarea aplicaiei Excel &prin comanda (xit din meniul $ile' determin nc!iderea tuturor caietelor desc!ise, cu eventuala salvare decis de utilizator.

Salvarea unui caiet

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda %ave din meniul $ile, comand dublat de unealta %ave figurat prin iconia . 0n cazul n care caietul este la prima salvare se afieaz dialogul de la %ave &s, pentru atribuirea unui nume.

Foi de calcul (wor s"eets!

Asupra foilor dintr3un caiet se pot efectua operaiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reinut c fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv &implicit se acord denumirile >!eet8, >!eet9 etc.', poate fi vizibil sau ascuns i c doar o foaie este activ la un moment dat. 0n cazul existenei mai multor caiete desc!ise, pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nt i caietul care o conine.

Activarea unei 3oi

@oate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele &fiele' niruite n partea st ng a barei de defilare orizontal. "oaia activ este prezentat n list cu o culoare desc!is &n imagine este foaia cu numele %alana'. 7licB pe un cotor realizeaz activarea foii selectate. %utoanele de navigare situate n st nga permit defilarea listei cotoarelor n locul rezervat. Din tastatur, combinaia 7@=-J*gDn activeaz foaia urmtoare din list, 7@=-J*g1p activeaz foaia precedent.

1nserarea unei 3oi de calcul

( foaie de calcul nou se poate insera prin comanda )or*s eet din meniul .nsert. Doua foaie este inserat naintea foii active n momentul comenzii i devine foaia activ.

8:

Eli,inarea unei 3oi de calcul

*entru eliminarea unei foi, aceasta trebuie s fie foaia activ i se d comanda /elete % eet din meniul (dit. (peraiunea se va efectua cu atenie &exist de altfel i un mesa# de confirmare' deoarece o foaie eliminat nu mai poate fi refcut automat &nu exist 0ndo pentru aceast operaiune'.

.i2i*ilitatea unei 3oi de calcul

*entru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. (peraiunea poate fi utilizat i atunci c nd datele de pe o foaie sunt date fixe i nu este necesar modificarea lor frecvent. *entru a modifica atributul de vizibilitate, se d comanda % eet din meniul $ormat. 7omanda 1ide produce ascunderea foii active. 7omanda invers, 0n ide2, desc!ide un dialog de unde se selecteaz foaia ascuns care devine vizibil. 7omanda este activ doar dac exist foi ascunse.

Nu,ele unei 3oi de calcul

( organizare corect a caietului presupune denumirea sugestiv a foilor. ,niial, fiecare foaie are un nume acordat n mod automat. Acest nume poate fi sc!imbat prin 2 comanda Rename din submeniul afiat la % eet din meniul $ormat sau prin 2 dublu clicB pe cotorul foii, caz n care numele afiat devine editabil i se poate trece o nou denumire.

Ordinea 3oilor 5n caiet

Dac se dorete modificarea ordinii n care sunt aran#ate foile unui caiet, se poate proceda prin. 2 agarea cotorului foii care se mut i tragerea n lista foilor p n la locul dorit4 n timpul operaiunii de drag3and3drop, o linie vertical arat locul unde se aeaz foaia dac se elibereaz butonul mouse3ului, 2 comanda 'ove or Copy % eet din meniul (dit afieaz un dialog care permite mutareaAcopierea foii active n caietul activ sau n alt caiet.

$or,atarea unei 3oi

Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezeneiAabsenei grilei. 0n afara acestor formatri cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr3o foaie se pot formata separat. $undalul 2 comanda 3ac*ground, din submeniul afiat la % eet din meniul $ormat &vezi figura de la vizibilitate', permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilit de utilizator. 7omanda afieaz dialogul pentru stabilirea fiierului cu imaginea. Grila 2 celulele foii de calcul pot fi delimitate printr3o gril colorat. 7u rol evident n organizarea informaiilor, grila poate deran#a n prezentarea final a rezultatelor, mai ales dac exist o imagine sugestiv pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. 0n dialogul complex care apare, fia 4ie# conine un grup de opiuni ale ferestrei afiate. 7aseta de control Gridlines indic afiarea, sau nu, a grilei. 0n lista derulant Colors se poate stabili culoarea liniaturii. 7elelalte opiuni prezente n acest grup se explic singure, fiecare art nd prezena, sau nu, a unui element al ferestrei afiate.

Alte opera6ii asupra 3oilor de calcul

%electarea 2 atunci c nd una dintre operaiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicat la mai multe foi, acestea trebuie s fie selectate. >electarea se efectueaz pe lista de cotoare ale foilor. 2 selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziionare pe cotorul primei foi care se selecteaz, >K,"@ i clicB pe cotorul ultimei foi4 2 selectarea pe srite a unor foi prin poziionare pe prima foaie care se selecteaz, 7@=- i clicB3uri succesive pe cotoarele foilor care se selecteaz. Dac dup o selecie multipl de foi se realizeaz o inserare de foaie, se vor insera at tea foi c te sunt selectate. Este evident c eliminarea, mutarea i formatarea are loc pe toate foile selectate.

8<

&fi5area simultan a mai multor foi 2 dei nu este o operaiune specific pentru foi se realizeaz prin. 2 comanda "e# )indo# din meniul )indo# prin care se desc!ide o nou fereastr pentru caietul curent4 2 n noua fereastr se activeaz foaia dorit4 2 comanda &rrange din meniul )indo# urmat de alegerea opiunii dorite de vizualizare.

#inii (rows!$ coloane (columns!

Dei sunt considerate uzual ca mulimi de celule &i formatate ca atare', liniile i coloanele unei foi de calcul pot suporta aciuni specifice privind vizibilitatea i dimensiunea a#ustabil &nlimea pentru o linie, limea pentru o coloan'. Aciunile sunt iniiate, n general, din meniul $ormat, intrrile Ro# i Column. Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Ro# 6 column eaders din fia 4ie# a dialogului Options, meniul Tools.

$or,atarea liniilor7coloanelor
7omanda Ro# din meniul $ormat afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate. 1ide 2 liniile selectate sunt ascunse. 0n ide 2 liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt fcute vizibile. *entru ca operaiunea s fie cea dorit se va selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile ascunse care se reafieaz. ( linie ascuns nu3i pierde informaia i formatarea. 1eig t 2 desc!ide dialogul pentru fixarea nlimii liniilor selectate. 0nlimea se d n puncte tipografice. 0n mod implicit, nlimea este a#ustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor. &uto$it 2 realizeaz o a#ustare automat a nlimii liniei astfel nc t s fie afiat n ntregime informaie din orice celul de pe liniile selectate. 7omanda Column din meniul $ormat afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate. 1ide 2 coloanele selectate sunt ascunse. 0n ide 2 coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt fcute vizibile. )idt 2 desc!ide dialogul pentru stabilirea limii coloanelor selectate. >e poate considera, n general, c limea se indic n caractere afiate &dei, teoretic, calculul este diferit. media limii cifrelor de la H la 5 din fontul standard care ncape n celul'. &uto$it %election 2 realizeaz o a#ustare automat a limii coloanelor astfel s poat fi afiate integral informaiile selectate. %tandard )idt 2 permite stabilirea limii implicite a coloanelor foii de calcul.

%i,ensiunea liniilor7coloanelor
( procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior &meniul $ormat 2 Ro#7Column 2 1eig t7)idt '. Modificarea dimensiunilor se poate efectua i prin tragerea limitelor din dreapta &pentru o coloan' sau de #os &pentru o linie' cu mouse3ul, ntr3o operaiune drag3and3drop. ( linie despritoare este agat doar ntr3o zon antet i agarea este indicat de transformarea cursorului mouse3ului ntr3un cursor cruce. Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despritoare are efect pe toate elementele selectate.

Selectarea liniilor 8i coloanelor

( linie se consider selectat pentru o operaiune pe linii atunci c nd celula activ este n linia respectiv. *entru a selecta linii multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de linii. tragerea cu mouse3ul n timp ce este acionat simultan tasta >K,"@ &selecie contigu' sau 7@=- &selecie pe srite'. ( coloan se consider selectat pentru o operaiune pe coloane atunci c nd celula activ este n coloana respectiv. *entru a selecta coloane multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de coloane.
8C

tragerea cu mouse3ul n timp ce este acionat simultan tasta >K,"@ &selecie continu' sau 7@=- &selecie pe srite'.

Celule (cells!
Elementele de baz ale unei foi de calcul sunt celulele. ( celul, caracterizat de coloana i linia pe care se afl, este locul n care se poate nscrie &deci memora' o informaie &dat primar sau rezultat al unei prelucrri'. ,maginea intuitiv corect este aceea a unui container care poate primi o ncrctur. Analogia merge mai departe prin aceea c, similar containerului, o celul poate avea o formatare proprie, independent n general de coninut. >unt ns situaii n care un atribut al celulei se aplic automat datelor nscrise n celul. Datorit complexitii subiectului, n aceast seciune nu se discut dec t unele aspecte, legate n special de formatarea celulei ca recipient. =estul aspectelor se vor prezenta n seciunile dedicate informaiilor din foaia de calcul.

Selectarea celulelor
*rin tragerea mouse3ului se realizeaz selectarea unui domeniu dreptung!iular de celule. Acelai efect se obine prin acionarea tastelor de direcie n timp ce tasta >K,"@ este apsat. *entru selectarea unui domeniu multiplu &format din mai multe domenii dreptung!iulare dis#uncte' se selecteaz cu mouse3ul primul domeniu, urmtoarele selecii efectu ndu3se cu tasta 7@=- apsat. 7elula activ se consider ntotdeauna selectat, cele mai multe operaiuni care presupun o selecie efectu ndu3se n mod uzual doar pentru celula activ. -a selectarea unei linii &coloane', toate celulele acelei linii &coloane' se consider selectate pentru operaiunile pe celule.

1nserarea unor noi celule

Atunci c nd este necesar, datorit unei omisiuni n structurarea datelor, s se introduc noi celule n foaia de calcul activ, se va da comanda Cells din meniul .nsert. *rin natura foii de calcul, noile celule trebuie s3i fac loc prin deplasarea celulelor de#a existente. Direcia deplasrii celulelor existente, cu tot cu coninutul lor, este stabilit prin selectarea opiunii dorite din dialogul afiat. % ift cells rig t 2 celulele existente sunt deplasate spre dreapta, % ift cells do#n 2 celulele existente sunt deplasate n #os, (ntire ro# 2 se introduce o linie n ntregime &deasupra liniei cu celula activ', (ntire column 2 se introduce o coloan nou &la st nga coloanei cu celula activ'. 0n cazul selectrii mai multor celule, la comanda ,nsert 2 7ells se vor aduga at tea celule c te sunt selectate. Dup adugarea noilor celule are loc o renumerotare automat a liniilor i coloanelor foii de calcul, doar deplasarea informaiilor art nd realizarea operaiunii.

Eli,inarea unor celule

(peraiunea invers adugrii de celule este realizat prin comanda /elete din meniul (dit. >e afieaz un dialog prin care se stabilete cum se umple locul gol lsat. % ift cells left 2 locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre st nga. % ift cells up 2 locul este ocupat prin deplasarea celulelor n sus. (ntire ro# 2 se elimin ntreaga linie. (ntire column 2 se elimin ntreaga coloan. Dup eliminarea celulelor selectate i recompactarea foii se renumeroteaz n mod automat coloanele i liniile.

Cur96area eli*erarea! unor celule

Deoarece formatul unei celule, considerat container, este diferit de coninutul celulei, eliminarea informaiilor din celul &tergerea' este diferit de eliminarea formatului. Exist astfel mai multe operaiuni
8;

de ItergereI, toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul (dit. 0n submeniul afiat de comand, sunt urmtoarele intrri. &ll 2 se elimin formatele, coninutul i comentariile ataate celulelor selectate. $ormats 2 se elimin doar formatele celulelor selectate. Contents 2 se elimin doar coninutul celulelor selectate. *entru aceast tergere se poate utiliza tasta DE-. Comments 2 se elimin comentariile ataate celulelor selectate.

$or,atarea celulelor
Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutm aici despre stabilirea c!enarelor i umplerea fundalului cu o textur. Alte formate, dei sunt ataate celulelor, se aplic mai degrab coninutului i vor fi prezentate n seciunea dedicat datelor i informaiilor dintr3o foaie de calcul. 7omanda principal este Cells din meniul $ormat, dup ce s3au selectat celulele necesare. Chenare Erila care poate fi vizualizat pe o foaie de calcul nu constituie o liniatur adecvat pentru date structurate n tabele. 7aracterul uniform al grilei nu este de a#utor n acest caz, ca i n toate cazurile similare &zone distincte de informaii, titluri etc.'. >e va vedea la prezentarea operaiunii c grila poate fi omis la tiprire. *entru a stabili un c!enar propriu pentru un domeniu de celule &posibil o singur celul' acesta se va selecta n prealabil. 0n dialogul $ormat Cells afiat la comanda Cells din meniul $ormat se alege fia 3orders. 0n grupul Presets se poate alege o form predefinit de liniatur. Done 2 fr linii, (utline 2 c!enar exterior, ,nside 2 liniatur interioar. 0n grupul Border se poate construi o liniatur personalizata prin acionarea butoanelor marginale sau prin clicB pe linia interioar vizat n zona de vizualizare a rezultatului. 0n grupul Line se poate alege modelul de linie &n Style' i culoarea liniei &n Color'. (piunile alese aici se aplic la aciunile urmtoare efectuate n grupul Presets sau Border. >e pot defini astfel c!enare care s aib atribute diferite ale liniilor componente Texturi de umplere "undalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model &culoare simpl sau !aurat' n mod independent de fundalul foii de calcul. 0n acest mod se pot evidenia anumite zone de informaii. 7omanda este Cells din meniul $ormat urmat de activarea fiei 8atterns. 0n Color se selecteaz o culoare pentru fundal, n Pattern se selecteaz tipul i culoarea de !aurare din fereastra desc!is la acionarea butonului. ( culoare simpl se obine prin fixarea n 7olor i alegerea >olid &prima opiune' la *attern &sau, de obicei, Automatic'. /ona Sample prezint rezultatul alegerilor efectuate. ( culoare simpl de fundal poate fi obinut i prin acionarea uneltei $ill Color de pe bara de unelte $ormatting. 1nealta are iconia Color. , desc!iderea listei derulante afieaz o fereastr identic opiunii

Atri*uirea de nu,e unor do,enii de celule

*entru poziionarea rapid n foile de calcul complexe, ca i pentru facilitarea referirii la anumite informaii, este util s se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dac asimilm foaia de calcul cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similar introducerii unei variabile ntr3un limba# de programare. 1lterior, coninutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Aceast ultim remarc atrage atenia asupra faptului c multe dintre aciunile mediului Excel sunt funcie de context &denumirea poate servi la poziionarea foii, dar i la referirea coninutului, n funcie de contextul utilizrii denumirii'.
86

*entru atribuirea unui nume se selecteaz zona vizat i se d comanda "ame din meniul .nsert. "iecare intrare din meniul afiat iniiaz un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaiile procedurilor principale sunt date n continuare. Define >e afieaz un dialog n care se precizeaz numele creat &n zona editabil Names in Workbook', se urmrete dac zona referit &n Refers o' este corect &dac nu, se corecteaz' i se acioneaz butonul &dd. Denumirea dat se adaug listei de denumiri. ( denumire existent poate fi eliminat prin selectarea n list i acionarea butonului /elete. Acest procedeu nu necesit existena unor denumiri trecute n foaia de calcul, iar denumirea creat se refer la ntreg domeniul selectat &eventual prin controlul Refers o'. Acelai rezultat se obine dac, dup selectarea domeniului de celule, se completeaz cu numele dorit zona editabil din controlul Dame %ox de pe bara "ormula. 7ontrolul este reprezentat prin , situat n extremitatea st ng a barei i conine n mod uzual denumirea celulei active. Accesul la zona editabil se obine prin clicB n zon sau prin derularea listei ascunse cu denumiri. Paste *ermite nscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referina respectiv &de exemplu la crearea unei formule 2 vezi seciunea dedicat completrii foii de calcul', sau permite formarea unei liste cu toate denumirile definite de utilizator. Create Dac zona de celule selectat conine o linie, sau o coloan, cu rol de antet &denumiri ale coloanelor, respectiv ale liniilor', atunci denumirile respective pot fi utilizate ntr3un proces de creare de denumiri n foaia de calcul prin alegerea opiunii Create. Deosebirea de procedura /efine este aceea c denumirile exist n zona selectat. Denumirile create se refer doar la zonele de informaii, fr a include i denumirea propriu3zis. Dialogul afiat cere precizarea locului unde se afl denumirile. @op ro+ 2 linia de sus a zonei selectate, -eft column 2 coloana din st nga, %ottom ro+ 2 linia de #os, =ig!t column 2 coloana din dreapta.

Navigarea 5n 3oaia de calcul

*entru deplasarea n foaia de calcul, n afar de utilizarea comun ntregului mediu (ffice a barelor de defilare, tastelor de direcie, tastelor Kome, End, *age 1p i *age Do+n, exist posibilitatea folosirii unor denumiri create anterior. 7ontrolul "ame 3ox &explicat la /efine' permite o poziionare rapid a celulei active prin nscrierea n zona editabil a celulei dorite &de exemplu, nscrierea referinei E8< duce la activarea celulei E8<', urmat de ED@E=. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziionarea celulei active n colul din st nga sus a domeniului numit &i selectarea domeniului'. ( aciune ec!ivalent se poate obine prin comanda Go To din meniul (dit &comanda este totui mult mai complex'.

8G

Date i calcule
"iecare celul a unei foi de calcul este similar unei zone de memorie care poate conine informaii de diverse tipuri. 0n aceast seciune se prezint principalele tipuri de date, acceptate ntr3o foaie de calcul Excel i modul cum se poate opera cu datele nscrise n caiet. @rebuie reinut, pentru a completa imaginea corect a unei foi de calcul, c o celul este din punct de vedere al informaiilor coninute doar o fereastr prin care se vede la un moment dat at t c t permite dimensiunea celulei. *rin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afiarea unei cantiti mai mari de informaie &dac este disponibil o cantitate mai mare'. ,nformaia care nu poate fi afiat nu este pierdut, doar nu ncape n spaiul rezervat de celul. *entru anumite tipuri de date &n general numerice' acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere L. *entru alte tipuri de date se afieaz at t c t se poate. Dac bara de formule este vizibil &prin selectarea din meniul 4ie# a opiunii $ormula 3ar', atunci coninutul celulei active este afiat n partea dreapt a barei.

Tipuri de date
0ntr3o foaie de calcul Excel se pot utiliza 2 date numerice, 2 date calendaristice i 2 date de tip text. *entru a introduce ntr3o celul o dat &de orice tip ar fi', se activeaz celula prin clicB sau orice tip de poziionare n foaia de calcul, se tasteaz data dorit i se termin operaiunea cu ED@E= &cursorul se mut pe linia urmtoare a aceleiai coloane', cu @A% &cursorul se mut pe coloana urmtoare a aceleiai linii' sau clicB n alt celul a foii. Este de notat c nu se poate lucra n alt celul p n c nd nu se termin introducerea curent.

Constante de tip nu,eric

0n Microsoft Excel o constant numeric poate conine doar caracterele. H 8 9 : < C ; 6 G 5 J 2 & ' , A M N . E e irul format trebuind s aib semnificaie de valoare numeric &de exemplu, 894 389:.<C4 89:N4 9A:4 8H 8A< etc.'. 1tilizarea caracterului separator ntre partea ntreag i partea zecimal depinde de opiunile efectuate n Regional %ettings din Control 8anel, n mediul )indo#s. 7ombinaiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text. @oate numerele sunt aliniate n mod implicit la dreapta. 0n mediul Excel se accept &i se recunosc' mai multe forme ale datelor numerice, explicate n continuare n seciunea dedicat formatrii datelor. @rebuie ns reinut c formatul unui numr, de exemplu, nu afecteaz valoarea numrului, ci doar forma afiat a valorii numrului. ,ndiferent de forma numrului, Excel reine ntotdeauna 8C cifre semnificative.

Constante de tip dat9 calendaristic9

Observaie. *entru simplificarea exprimrii, doar n aceast seciune prin dat se nelege o dat calendaristic &cum ar fi 8AHCA8555', iar prin timp se nelege o dat orar &cum ar fi 88.<C'. *rin dat calendaristic se poate nelege uneori i combinaia datJtimp &cum ar fi 8AHCA8555 88.<C' Microsoft Excel trateaz datele i timpii din punctul de vedere al reprezentrii interne drept numere. Data este reinut n partea ntreag iar timpul n partea fracionar. "orma extern, cea afiat n foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor i timpilor fiind prezentat n seciunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceast cauz, cu date i timpi se pot efectua unele operaiuni aritmetice &adunare, scdere' dar se pot produce i erori n cazul mixrii datelor numerice propriu3zise cu cele calendaristice i orare. 0n mod implicit, o dat sau timp este aliniat n celul la dreapta, alinierea la st nga &dac nu este cerut explicit' indic nerecunoaterea irului tastat drept dat sau timp. Exist dou mari sisteme de coresponden ntre numere i date calendaristice.
85

2 cel bazat pe 8 ianuarie 85HH &n care 8 reprezint ziua de 8 ian.85HH', utilizat n Microsoft Excel pentru )indo+s i de -otus 8393:4 2 cel bazat pe 85H< &n care 8 reprezint 9 ian. 85H<', utilizat n Microsoft Excel pentru Macintos!. >electarea bazei de numrare a datelor se realizeaz prin Options din meniul Tools, fia Calculation. >ub )or*boo* se selecteaz, sau nu, boxa de control !"#$ date system. Este necesar aceast configurare atunci c nd se lucreaz simultan cu foi de calcul care utilizeaz aceast baz &foi provenite eventual de pe calculatoare Macintos!'. 7onstantele de tip dat se pot tasta drept iruri de caractere de forma 2 mmAddA????, unde mm este numrul lunii, dd este ziua, ???? este anul &cu 93< cifre'4 de exemplu 8A89AG5 reprezint 89 dec G5, H9AH:A855H reprezint : feb 855H etc. 2 mmm3dd3????, dd3mmmm3????, unde mmmm reprezint denumirea lunii, prescurtat sau nu, n englez, iar dd i ???? au semnificaia de mai sus4 de exemplu, 893#an385GH reprezint 89 ian 85GH, #an3GH reprezint ian 85GH etc. 7onstantele de timp se introduc separ nd orele, minute i secundele &dac exist' prin caracterul I.I. De exemplu, 89.9C, 89.9C.:H etc. @impul este bazat n mod implicit pe 9< de ore. *entru a utiliza un timp bazat pe 89 ore se las un spaiu i se tasteaz AM sau *M, cum ar fi :.8H *M sau 88.9C AM.

Constante de tip text

(rice combinaie de caractere care nu este recunoscut drept un numr sau o datAtimp este tratat de Microsoft Excel drept o constant de tip text. 1n text este aliniat, n mod implicit, la st nga. Observaie. Atunci c nd se dorete ca un ir de caractere s fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemnare cu un numrAdatAtimp, se va formata celula drept @ext i apoi se introduce irul dorit. *entru trecerea forat la r ndul urmtor, n aceeai celul, se va tasta A-@JED@E=. *entru defilarea textului n celul se va urmri seciunea urmtoare.

Formatarea in%ormaiilor din celule

,nformaia nscris ntr3o celul, constant sau obinut printr3o formul, poate fi formatat at t pentru a avea o imagine corect &numr de zecimale, dat calendaristic i nu numeric etc.', c t i pentru a fi receptat mai uor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s3a mai spus, formatarea nu sc!imb valoarea informaiei i orice alt formatare este posibil ulterior. 0n nelegerea formatrii i comportrii foii de calcul, trebuie s se rein c dei formatul se aplic informaiei, el este ataat celulei care conine informaia. *rin urmare dac se terge doar coninutul celulei, orice nou coninut va primi formatul existent n momentul tergerii. Doar eliminarea formatului ataat celulei &comanda Clear din meniul (dit, opiunea &ll sau $ormats' conduce la refacerea formatrii implicite. 7omanda principal este Cells din meniul $ormat. 7ele trei fie de interes pentru aceast seciune &alte dou au fost prezentate la descrierea i formatarea celulelor' sunt "umber, &lignment i $ont, descrise n continuare. "ormatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii &deci cel puin celulei active'.

$or,atul nu,erelor
Aspectul informaiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fia "umber a dialogului $ormat Cells &afiat prin comanda Cells din meniul $ormat'. (rganizarea general este aceea a unei liste de clase de formate &Category', fiecare selecie afi nd opiuni specifice clasei respective. (piunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare. General 2 informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dat. "umber 2 se fixeaz numrul de zecimale n %ecimal places, prezena separatorilor grupelor de trei cifre n &se !### Separator i se alege forma numerelor negative. 8ercentage 2 acest format nmulete coninutul celulei cu 8HH i adaug simbolul de procent. De exemplu, H.8 arat cu acest format 8HN. Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal.
9H

$raction 2 permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale &9AC, 89 :A< etc.'. "ormatul dorit se alege dintr3o list disponibil. ( constant se poate introduce direct sub aceast form dac se tasteaz partea ntreag, un spaiu i partea fracionar, 9 8A9. *entru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea ntreag se trece c!iar dac este nul, deci H :A<. %cientific 2 permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei tiinifice. 8eJ: este 8HHH etc. Currency 2 este un format specific datelor financiare. *e l ng stabilirea numrului de zecimale i a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este ataat valorii numerice. 0n lista derulant Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar. &ccounting 3 este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise /ate 2 permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. -ista ype din dreapta ofer o imagine a opiunilor disponibile. >e observ existena tipurilor mixte &date J timp'. Time 2 permite stabilirea unor formate pentru date orare. Text 2 stabilete formatul de text pentru informaia din celul.

Alinierea in3or,a6iilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaiile din celule &astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia este prea nalt etc.'. @ot n acest set de probleme se nscrie i scrierea informaiei pe mai multe r nduri n aceeai celul, ca i orientarea textului. 7omanda principal este Cells din meniul $ormat. "ia &lignment a dialogului $ormat Cells conine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare i defilare. 0n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul &nlimea liniei se mrete corespunztor p n se afieaz tot coninutul' 2 Wrap te't 2, a#ustarea automat a dimensiunii fontului pentru ca toat informaia s fie vizibil 2 Shrink to fit 2, fuzionarea celulelor selectate ntr3o sigur celul 2 (erge cells. 1ltima opiune este util atunci c nd se intenioneaz scrierea unor titluri. 0n zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rou la o alt nclinare sau prin indicarea direct a numrului de grade. 0n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista )ori*ontal, i un mod de aliniere pe vertical n lista +ertical. Exist mai multe tipuri de alinieri pe orizontal. Dintre acestea, cea mai special este Center ,cross Selection, care produce centrarea textului din prima celul pe ntreaga zon selectat. ,nformaia rm ne coninut n prima celul. *e vertical, informaia poate fi centrat sau aliniat susA#os.

Sta*ilirea 3ontului
7omanda 7ells din meniul "ormat desc!ide dialogul "ormat 7ells. "ia "ont din acest dialog permite selectarea fontului utilizat n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte aplicaii (ffice.

98

Formule
7eea ce confer putere unui program de calcul tabelar, cum este i Microsoft Excel, sunt multiplele posibiliti de calcul av nd ca operanzi date din foile desc!ise sau din fiiere externe. %iblioteca de funcii care poate fi apelat n orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaz imaginea aplicaiei. >e poate astfel g ndi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte. =eamintim i completm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noiunile fiind eseniale pentru nelegerea corect a utilizrii formulelor n Excel.

Re3erirea datelor
(rice informaie scris n foaie poate fi referit prin adresa celulei care o conine. Adresa unei celule este, uzual, format din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A9 reprezint celula &implicit i coninutul celulei' situat pe prima coloan &coloana A' i linia a doua. &>e poate configura sistemul s utilizeze modul de referin =878, adic = urmat de numrul liniei i 7 urmat de numrul coloanei.' 1n domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colul st nga3sus i colul dreapta3#os, separate prin caracterul O.P. De exemplu, domeniul dreptung!iular determinat de coloanele A, %, 7 i D i liniile de la : la 6 se noteaz A:.D6. Dac domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specific prin descompuneri n componente dreptung!iulare, separate prin virgule. A8,%9.7<,DC reprezint o zon compus din celula A8, dreptung!iul %9.7< i celula DC. Acesta este modul de referin relativ. Adresa celulei referite este stabilit prin poziia relativ fa de celula de unde se face referina. Adic, dac suntem n celula 78, o referire la A9 nseamn celula situat cu dou coloane la st nga i cu o linie mai #os. Atunci c nd se copie informaia n alte celule, referinele relative sunt copiate cu semnificaia lor. Adic, dac n exemplul anterior copiem din 78 informaia n celula D:, atunci referina la A9 se va copia ca neles, deci va deveni %< &celula care se poziioneaz fa de D: n aceeai configuraie cum era poziionat A9 fa de 78'. -a prezentarea funciilor se va da un exemplu. 'odul de referin absolut este indicat prin plasarea caracterului M n faa prii &prilor' absolute din adres. De exemplu, MAM8 reprezint celula A8 indiferent de unde este referit4 MA8 reprezint celula situat pe coloana A &referit absolut' i n linia interpretat relativ din locul unde se face referina4 AM8 reprezint celula situat n coloana interpretat relativ fa de locul unde se face referina i pe linia 8 &indicat absolut'. 1tilizarea diferenei dintre referinele relative i cele relative are importan doar la copierea informaiilor &inclusiv prin completarea automat de serii'.

Selectarea datelor
(peraiunea de selectare a unor celule este necesar atunci c nd trebuie s facem referire la datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. 0n situaia c nd zonele de interes sunt de#a numite, atunci nu este necesar selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei. >electarea se poate efectua prin. 2 poziionarea ntr3un col al domeniului, apsarea tastei >!ift i acionarea tastelor cu sgei de poziionare p n la selectarea ntregului domeniu4 2 poziionarea mouse3ului ntr3un col al domeniului, inerea butonului din st nga apsat i tragerea n foaie a seleciei p n se acoper domeniul dorit. Dac selectarea datelor se face fr o cerin expres n acest sens din partea sistemului, atunci datele selectate n foaia activ sunt marcate de ctre sistem prin sc!imbarea culorii de fond a celulelor selectate. 0n cazul c nd selecia este cerut de sistem &de exemplu la indicarea parametrilor unei funcii', domeniul selectat este ncon#urat de o bordur punctat, fr a se sc!imba culoarea celulelor &operaiunea este cunoscut i ca selectarea dinamic a parametrilor'.

Calcule 5n Excel
*entru a efectua calcule &transformri' ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul &celula activ' n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul i se termin operaiunea prin Enter. >istemul Excel recunoate drept formul orice expresie care ncepe cu semnul Q,
99

construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi3constante, operanzi3referine la alte celule, referine de funcii, operatori uzuali. De exemplu. QA9J:, Qsin&%<'Jcos&7:' etc. 0n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n celulele 79 i D8 i trecerea rezultatului n celula E< se efectueaz prin. 2 plasarea n E<4 2 scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu caracterul OQP4 2 terminarea prin apsarea tastei Enter. 2 n celula E< se afieaz rezultatul calculului indicat. Este de remarcat c n bara "ormula se afieaz expresia formulei scrise n celula activ &dac este cazul'. 0n figur, celula activ este E< i se afieaz, prin urmare, expresia calculat. 0n configurarea uzual, efectuarea calculului este imediat, dar sistemul se poate configura nc t recalcularea formulelor s se efectueze doar la cererea utilizatorului &pentru economie de timp'. De menionat c modificarea valorii celulelor referite n formul nu necesit rescrierea formulei. recalcularea foii va reflecta n rezultat&e' noile valori. 0n operaiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie. 2 direct R este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante4 2 dinamic R este cazul referinelor la celule &domenii de celule'4 dac n locul rezervat unei referine se efectueaz un clicB n celula referit &sau se selecteaz domeniul necesar', atunci referina este trecut automat n formula, dup care formula poate fi continuat n mod uzual4 o selecie similar se poate efectua prin acionarea tastelor direcionale4 2 inserarea unei funcii 2 prin comanda $unction din meniul .nsert se desc!ide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se insereaz valoarea unei funcii, mecanism explicat n continuare.

Utili2area unei 3unc6ii

Mediul Excel dispune de o vast bibliotec de funcii clasificate dup domeniul principal de utilizare. matematice &calcule generale', financiare &dob nzi', inginereti etc. ( funcie poate fi utilizat prin apelarea ei ntr3o formul. Apelul se face n mod uzual, prin numele funciei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei >1M&A8.A<' ntr3o formul are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A i utilizarea rezultatului n formula respectiv. =eferirea unei funcii necesit prin urmare cunoaterea numelui i a numrului de parametri necesari. 0n cazul n care utilizatorul nu tie pe de rost aceste elemente definitorii ale funciei, se poate utiliza

meniul adecvat din mediul Excel. 7omanda $unction din meniul .nsert realizeaz conducerea utilizatorului spre o corect referire a funciei. >e afieaz dialogul 8aste $unction. 0n lista din partea st ng se va selecta categoria de funcii &lista $unction category'. 0n funcie de clasa aleas, n partea dreapt &lista $unction name' apar denumirile funciilor disponibile n aceast clas. Este de remarcat c n partea inferioar se

9:

afieaz un text explicativ ataat funciei selectate n lista din dreapta. 7ontinuarea dialogului se face prin apsarea tastei Enter sau a butonului (S, dialogul ulterior fiind specific funciei selectate. Dac, spre exemplificare, presupunem c s3a selectat funcia de calcul a mediei aritmetice &A$E=AEE', dialogul este prezentat n figura urmtoare. >e observ zonele n care trebuie s se introduc valorile &cazul din zona "umber9 2 valoare unic, sau din zona "umber: 2 un tablou de valori', sau referinele la valori, pentru care se calculeaz media aritmetic. De remarcat c referinele se pot da specific nd denumirea dat domeniului valorilor &cazul ilustrat n zona "umber1' sau zona din foaia de calcul &caz ilustrat n zona "umber;'. ,ndicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamic &se trage mouse3ul peste zona respectiv'. *entru selectarea dinamic exist unealta specific acionat prin butonul din dreapta fiecrei zone editabile. acionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafa minim, astfel nc t devine vizibil o mai mare poriune a foii de calcul. 0n acest dialog se observ at t textul explicativ, c t i butonul din st nga #os care ofer posoibilitatea obinerii unor explicaii mai largi &formulele de calcul, utilizare etc.' despre funcia aleas. =ezultatul funciei &pentru argumentele fixate n acel moment' este afiat n zona $ormula result. Este de remarcat c dialogul va afia ntotdeauna o zon liber prin redimensionarea lui, astfel nc t se pot completa p n la :H de argumente. 0n concluzie, apelul unei funcii poate fi realizat prin 2 scrierea ntr3o formul a expresiei Ofunc-ie&argumente'P sau 2 iniierea dialogului de inserare a funciei prin meniul ,nsert. nserarea unei funcii de tip tablou *entru funciile care au ca rezultat un tablou de date &de exemplu funcia care calculeaz produsul a dou matrice' procedura de inserare este oarecum diferit. 2 se selecteaz zona care va conine rezultatele &zona trebuie s fie suficient de ntins, n caz contra se vor trece doar at tea rezultate c t se poate'4 2 se tasteaz formula care conine referina la funcia tablou4 2 se termin operaiunea prin apsarea combinaiei de taste 7trlJ>!iftJEnter.

Calcularea 3oii de calcul

( foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zon complex de lucru n care este pstrat automat evidena referinelor din formule sau argumente de funcii, astfel nc t foia poate fi adus oric nd la o stare de consisten n sensul c toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul. *entru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face n mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia s rm n consistent. *entru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorit efecturii repetate a unor calcule pariale neimportante. 0n asemenea cazuri este indicat calcularea manual a foii, efectuat doar la dorina utilizatorului. Aceast procedur trebuie ns aplicat cu atenie ntruc t poate distorsiona receptarea informaiilor &un utilizator obinuit cu calcularea automat poate avea impresia c nu se aplic corect formulele din foaie'. *entru a vizualiza rezultatele corecte se va cere n prealabil calcularea foii. Modul de calcul a caietului se fixeaz prin comanda Options din meniul Tools. 0n fia Calculation exist grupul de opiuni sinonim. &utomatic 2 se fixeaz modul automat de recalculare a foii. &utomatic except tables 2 se recalculeaz automat toate formulelel, cu excepia tabelelor pivotante &un instrument de analiz a datelor care este prezentat ulterior'. 'anual 2 recalcularea are loc manual la acionarea tastei "5 &se recalculeaz toate foile din toate caietele desc!ise' sau >K,"@J"5 &se recalculeaz doar foaia activ'. Aceste aciuni pot fi efectuate i din dialog prin apsarea butoanelor Calc "o#! respectiv Calc % eet.

9<

Precizia calculelor 0n mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxim &8C cifre semnificative exacte', c!iar dac operanzii sunt afiai n foaia de calcul cu mai puine zecimale n urma unor operaiuni de formatare. Dac se dorete efectuarea calculelor cu precizia afiat, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afiat &cu referire n special la numrul de zecimale', acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control 8recision as displayed din grupul )or*boo* options! fia Calculation, comanda Options, meniul Tools. *rocedeul trebuie utilizat n cunotin de cauz deoarece nu se mai poate reveni la alt precizie &mai mare', datele fiind modificate definitiv la valorile afiate. 7orectitudinea rezultatelor mai depinde de opiunile alese n grupul din partea inferioar a figurii anterioare, opiuni care controleaz calculele iterative. *rin marcarea zonei .teration foaia de calcul este recalculat de numrul de ori indicat n <ona 'aximum iterations sau p n c nd rezultatele din dou recalculri succesive difer cu mai puin dec t este indicat n zona 'aximum c ange. Este evident c un numr de iteraii mai mare, sau o precizie mai bun conduce la un timp mai mare de calcul.

Completarea asistat& a in%ormaiilor

*e l ng posibilitatea de completare individual a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care a#ut la completarea automat a informaiilor. *rocedeul este util mai ales atunci c nd o zon a foii de calcul trebuie s conin informaii similare. > ne imaginm, de exemplu, situaia simpl n care se numeroteaz liniile unui tabel. Este evident c automatizarea unui asemenea proces reduce durata operaiunii i elimin erorile de numerotare. 0n utilizarea mecanismelor de completare automat este important s se rein existena aa3zisului m ner de completare &fill handle' reprezentat printr3un punct situat n colul dreapta inferior al unei selecii. "igura urmtoare arat reprezentarea grafic a acestui element. *oziionarea mouse3ului n acest punct produce transformarea pointerului ntr3un pointer cruce, care arat c m nerul a fost agat. (peraiunile specifice se execut prin tragerea acestui m ner in nd apsat butonul st ng sau drept al mouse3ului i sunt explicate n continuarea acestei seciuni. Dac n meniul Tools, comanda Options, fia (dit se deselecteaz caseta de control ,llow cell drag and drop. atunci dragarea nu mai este permis &nu se mai afieaz m nerul de completare'. >unt uzuale dou tipuri de completri automate. serii de date i copieri multiple de formate sau coninut.

Serii
*rintr3o serie se nelege aici o niruire de termeni care pot fi obinui dup o aceeai formul &pornind, n general, de la unul sau doi termeni iniiali'. >e pot considera serii numerice &8, 9, :, F', serii temporale &8H.HH, 8H.:H, 88.HH etc.' sau serii de denumiri &luni, mari, miercuri etc.'. Tipuri de serii >erii temporale >e pot completa n mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afiate fiind unitar pentru toi termenii seriei &ziua, ziuaJdenumirea zilei, denumirea lunii etc.'. /ile, sptm ni, luni sau ani cu pas definit de utilizator >erii de zile lucrtoare >erii de numere Exist trei tipuri de serii numerice. >erii liniare 2 sunt seriile cu pas aditiv constant &progresii aritmetice', >erii de cretere 2 sunt seriile cu pas multiplicativ constant &progresii geometrice',

9C

>erii de trend 2 se realizeaz o aproximare liniar a tendinei identificabile din primii termeni ai seriei dup care se calculeaz potrivit modelului estimat toi termenii seriei, inclusiv primii.

>erii de termeni 1tilizatorul poate s3i defineasc liste &seturi ordonate de termeni' proprii prin intermediul fiei Custom =ists din dialogul Options &meniul Tools'. ,nformaiile cerute sunt vizibile n figura alturat. 0n lista din st nga sunt afiate toate listele definite &acestea sunt pstrate n mediul Excel, deci sunt disponibile i n utilizrile ulterioare'. *entru definirea unei liste proprii se selecteaz intrarea "() =.%T dup care se trec termenii noii liste n zona rezervat =ist entries. @recerea de la un termen la altul se realizeaz prin ED@E=. -a terminarea listei se acioneaz butonul &dd i lista definit apare n zona Custom lists din partea dreapt. Eliminarea unei liste se realizeaz prin selectarea n Custom lists i acionarea butonului /elete. Av nd la baz o list proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obine prin indicarea unuia sau mai multor termeni iniiali dup care completarea seriei se realizeaz prin parcurgerea ciclic a listei. De exemplu, av nd la baz lista cu denumirile rom neti ale zilelor sptm nii, se poate genera seria luni. miercuri. /ineri. duminic0. mar-i etc. obinut prin niruirea zilelor din dou n dou, observ ndu3se parcurgerea repetat a listei. Completarea seriilor prin comanda !eries 7ompletarea automat a unei serii poate fi cerut atunci c nd se pornete de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei &cazul n care se cunoate numrul de termeni ai seriei generate', sau atunci c nd procesul de generare se oprete la o valoare int. 0n ambele cazuri se va nscrie primul termen n celula de pornire. Dac se selecteaz un domeniu, primul termen trebuie s fie n celula activ. 7omanda %eries din submeniul desc!is la $ill! din meniul (dit, afieaz dialogul n care se pot fixa parametrii seriei generate. 0n grupul Series in se fixeaz direcia de generare. pe linie & Rows' sau pe coloan &Columns'. 0n grupul ype se alege tipul de serie. liniar &Linear', de cretere &1rowth', temporal &%ate' sau identificat automat &,uto2ill 2 permis doar la selectarea prealabil a domeniului'. 0n grupul %ate unit se fixeaz unitatea de incrementare. zi & %ay', zi lucrtoare &Weekday', luna &(onth' sau anul &3ear'. >e marc!eaz rend dac se dorete generarea unei serii de trend. Step /alue 2 se nscrie valoarea pasului de incrementare &poate fi i negativ'. Stop /alue 2 se nscrie valoarea de oprire &necesar atunci c nd nu se pornete cu un domeniu selectat'. Observaii. 8. *rin &uto$ill se pot completa serii diverse de informaii, identificate prin analize sofisticate. 9. *rin selectarea mai multor linii i coloane se pot genera concomitent mai multe serii. Completarea prin dra"#and#drop Dac se selecteaz nceputul seriei &primul termen sau un numr de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei' i se aga m nerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaz seria n domeniul dorit. *rin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dac se pleac de la o selecie care conine mai multe liniiAcoloane. Observaie. Dac tragerea are loc prin inerea butonului drept al mouse3ului, la ridicarea butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
9;

Copierea auto,at9
( operaiune care este foarte asemntoare cu cea de completare a unei serii &poate fi asimilat unei serii cu termeni constani' este aceea prin care informaie dintr3o celul este copiat ntr3un domeniu &pe linie sau pe coloan'. Aceast aciune este utilizat de obicei la copierea unei formule, caz n care prin #ocul referinelor relative i absolute se calculeaz serii de rezultate pornind de la serii de argumente. 7opierea are loc n urma succesiunii de aciuni. A. se scrie primul termen i se urmeaz %8 sau %9. %8. 2 se selecteaz, ncep nd cu celula primului termen, zona n care se efectueaz copierea, 2 se d comanda $ill din meniul (dit, aleg ndu3se /o#n &n #os', 0p &n sus', Rig t &la dreapta', =eft &la st nga' potrivit direciei n care se dorete copierea. %9. 3 se aga m nerul de completare a celulei primului termen i se trage peste zona n care se efectueaz copierea. *rocesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe liniiAcoloane paralele. *entru aceasta se selecteaz iniial toate celulele care se copie &acestea trebuie s fie pe o aceeai linieAcoloan'.

Editarea in%ormaiilor
*rin editare nelegem modificarea informaiilor dup ce acestea au fost de#a nscrise n celule. Dac se poziioneaz cursorul Excel pe celula care se dorete modificat i se tasteaz ceva se observ c noul coninut nlocuiete n totalitate informaia existent n celul. 0n cele mai multe cazuri acest mod de actualizare a informaiei nu este eficient. ,niierea editrii se poate efectua prin 2 dublu clicB n celula care se modific, sau 2 activarea celulei care se modific &simplu clicB sau poziionare' i apsarea tastei funcionale "9. 0n starea de editare, celula se transform ntr3o zon text uzual iar editarea se efectueaz prin poziionarea punctului de inserie &prin clicB sau sgei' i operaiunile uzuale de tastare. @erminarea editrii are loc la apsarea tastei ED@E= sau prin clicB n alt celul. *entru a renuna la modificrile efectuate se apas tasta E>7 i celula revine la coninutul anterior. Observaie. >e va reine diferena ntre introducerea unei informaii ntr3o celul i editarea coninutului acelei celule. Editarea unei informaii se poate efectua n bara de formule sau direct n celul, potrivit opiunii alese n meniul @ools, comanda (ptions, fia Edit. selectarea casetei de control Edit directl? in cell permite editarea direct n celul, altminteri editarea are loc doar n bara de formule.

Copierea in3or,a6iilor
(peraiunile de copiere i mutare au n Excel o mai mare complexitate datorit faptului c atributele unei celule sunt numeroase. Copierea$mutarea de celule %ntre"i -a copiereaAmutarea celulelor se realizeaz operaiunea pentru ntreaga zon, inclusiv formule, rezultate, comentarii i formate. Dac zona surs sauAi cea destinaie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca i cum ar fi vizibile. *entru a copia &muta' o zon de celule &posibil o singur celul'. 2 se selecteaz zona 2 se tasteaz 7@=-J7 &sau 7@=-JT pentru mutare' 2 se activeaz colul st nga sus a zonei receptoare 2 se apas 7@=-J$. (peraiunea se poate efectua i prin comenzile CopyJ8aste din meniul (dit pentru copiere sau 'oveJ8aste pentru mutare. 0n acelai scop se pot utiliza i uneltele corespunztoare. Erupul de celule pentru care s3a dat comanda de copiere apar ncon#urate cu o bordur punctat &semnific nd memorarea lor n 7lipboard' i pot fi lipite n multiple locaii. 7!enarul dispare la apsarea tastei E>7. 7opiereaAmutarea se poate efectua i prin tragerea cu mouse3ul.
96

2 se selecteaz celulele surs, 2 se puncteaz c!enarul seleciei, 2 se trage cu mouse3ul la noua locaie &pentru mutare' sau se efectueaz tragerea aps nd simultan tasta 7@=- &pentru copiere'. 0n cazul n care operaiunea are loc pe alt foaie dec t cea activ, se acioneaz 7op?AMove, se activeaz noua foaie i se realizeaz alipirea n mod obinuit. nserarea celulelor copiate$mutate %ntre alte celule *entru a insera celulele copiateAmutate ntre celulele existente n zona destinaie, se acioneaz simultan >K,"@ &pentru mutare' sau >K,"@J7@=- &pentru copiere' n timpul tragerii. Acelai efect se obine din comenzi prin 2 se selecteaz celule surs 2 se alege Cut sau Copy &din unelte sau meniul (dit' 2 se selecteaz colul st nga sus al destinaiei 2 din meniul .nsert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dup care se alege direcia n care se deplaseaz celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule. Copierea$mutarea unei poriuni a coninutului >e activeaz editarea celulei surs, se selecteaz poriunea dorit i operaiunea de copiereAmutare se poate efectua n aceeai celul prin poziionarea n locul de destinaie i alipire, sau iniierea editrii celulei destinaie &dublu clicB pe ea' i alipirea n locul de destinaie. Copierea special &'alori( comentarii( formate) Dac n operaiunea de copiereAmutare nu se dorete operarea cu celulel ntregi ci numai cu anumite componente, atunci. 2 se selecteaz sursa 2 se d comanda 7op? sau Move 2 se selecteaz zona destinaie 2 se d comanda *aste >pecial din meniul Edit 2 se alege opiunea dorit din dialogul afiat 2 se termin cu (S. *entru a elimina c!enarul de mutare a sursei &care rm ne activ dup copiere' se va aciona E>7 naintea unei alte comenzi. Observaie. *rintre opiunile disponibile n dialogul 8aste este i %*ip blan*s care previne copierea celulelor goale peste celule, din zona destinaie, care conin informaii. Copierea doar a celulelor 'izibile 0n cazul n care anumite liniiAcoloane sunt ascunse n zona surs, atunci se pot copiaAmuta doar celulele vizibile prin urmtoarea succesiune de operaiuni. 2 se selecteaz sursa, 2 se d comanda Go To din meniul (dit, 2 se alege %pecial, 4isible cells only i O>, 2 se d comanda Copy, 2 se selecteaz colul st nga sus al destinaiei, 2 se d comanda 8aste. (peraiunea consider totui toate celulele din zona destinaie, c!iar dac unele sunt ascunse.

'peraiunile de re(&sire )i *nlocuire

*rocesarea informaiilor necesit frecvent localizarea unor anumite entiti i eventuala lor nlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cutare i nlocuire. Deoarece o parte a acestui proces este specific filtrrii informaiilor dintr3o list, aceasta va fi prezentat o dat cu listele. 0n aceast seciune se discut doar doar localizarea i nlocuirea &comenzile $ind i Replace din meniul (dit', ca i selectarea unor tipuri de informaii &comanda Go To din meniul (dit'.
9G

(9sirea de text sau nu,ere

7omanda $ind din meniul (dit permite localizarea celulelor care conin informaia dorit. -a activarea comenzii se afieaz dialogul $ind. *entru a efectua o cutare. 2 se selecteaz domeniul de celule n care se produce cutarea &dac este selectat o singur celul, cutarea are loc n toat foaia' 2 se d comanda $ind din meniul (dit, 2 n zona $ind # at se introduce textul sau numrul cutat,. 2 n lista derulant =oo* in se alege tipul de informaii n care se caut & 2ormulas 2 doar n formule, +alues 2 n valori, Comments 2 n comentarii' 2 n lista %earc se alege cutarea pe linii sau pe coloane 2 se acioneaz $ind "ext pentru a vedea urmtoarea potrivire gsit. Dac se marc!eaz caseta 'atc case! atunci textul este cutat cu diferenierea literelor dup capitalizare, dac se marc!eaz $ind entire cells only, atunci se gsesc doar celulele care conin doar entitatea cutat. Apsarea tastei E>7 termin o cutare n desfurare.

(9sirea 8i 5nlocuirea de text 8i nu,ere

*entru a efectua o nlocuire multipl se d selecteaz zona n care se dorete cutarea &o singur celul produce cutarea n ntreaga foaie' i se d comanda Replace din meniul (dit. >e afieaz dialogul Replace n care se precizeaz. 2 informaia cutat &care va fi nlocuit' n zona $ind # at, 2 informaia cu care se nlocuiete n zona Replace #it , 2 ordinea de cutare &pe linii sau pe coloane' n %earc , 2 se precizeaz parametrii cutrii n 'atc case i $ind entire cells only &explicai la cutare'. 2 clicB $ind "ext pentru a localiza urmtoarea potrivire, dup care clicB pe Replace pentru nlocuire, clicB pe Replace &ll pentru efectuarea tuturor nlocuirilor, sau clicB pe $ind "ext pentru a obine urmtoarea potrivire &cea curent rm ne nenlocuit'. E>7 termin cutarea n desfurare.

(9sirea celulelor goale: a constantelor: 3or,ulelor sau co,entariilor

7utarea dup natura informaiilor din celule se realizeaz prin comanda Go To din meniul (dit. 7a rezultat se obine o selecie de regiuni multiple. 2 se selecteaz domeniul n care are loc cutarea &o celul selectat nseamn cutare n foaia activ' 2 se d comanda Go To din meniul (dit, 2 se acioneaz butonul %pecial 2 se alege opiunea dorit, 2 se acioneaz O>. Din dialogul Go To %pecial explicm doar c teva opiuni. Comments 2 se selecteaz celulele care au ataate comentarii, Constants 2 se selecteaz celulele care au valori constante, 2ormulas 2 se selecteaz celulele ccare conin formule de tipul specificat, Blanks 2 se selecteaz celulele goale.

95

Proceduri de analiz a datelor

Marea putere a aplicaiei Microsoft Excel const n multiplele posibiliti de analiz a datelor. Aceste proceduri conin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistic a datelor, concentrarea datelor, reprezentri grafice etc. ( mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate n continuare. @rebuie remarcat c, datorit posibilitii de programare n $isual %asic, procedurile de analiz a datelor sunt practic nelimitate, o serie ntreag de companii dezvoltatoare de soft+are fiind axate pe creare unor noi componente.

#iste
*rin list se nelege o serie de linii succesive ntr3o foaie de calcul, fiecare coloan din list conin nd date cu aceeai semnificaie logic. De exemplu, o list de clieni poate conine o coloan cu numele, o coloan cu prenumele, o coloan cu numrul de telefon i o coloan cu valoarea comenzii. *rima linie a unei liste este interpretat drept antetul listei i este recomandabil ca ea s conin denumirile coloanelor. Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaia dintr3o list poate fi localizat dup anumite criterii &de exemplu gsirea numrului de telefon al unui client', poate fi ordonat &de exemplu ordonarea alfabetic a listei clienilor', poate fi totalizat &de exemplu calcularea automat a totalului comenzilor unui client' etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operaiunile elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o list Excel. ( list este de altfel recunoscut automat drept o baz de date prin 7oloanele listei sunt c mpuri ale bazei de date Etic!etele de coloane sunt denumirile c mpurilor "iecare linie din list &cu excepia primei linii' este o nregistrare. *entru ca o zon dreptung!iular cu date s fie recunoscut drept list trebuie &sau este recomandabil' ca. -iniile i coloanele listei trebuie s fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lsarea unor linii sau coloane libere. Domeniul listei trebuie s fie ncon#urat de linii i coloane libere &n caz contrar se va considera c lista include i informaia adiacent, care, de regul, este altfel structurat' -inia de antet se va diferenia prin format &culoare, fundal, font' i nu prin separarea cu o linie goal. Este recomandat ca o foaie de calcul s conin o sigur list &anumite operaiuni nu se pot efectua simultan pe mai multe liste din aceeai foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi diferite'. Datele importante se vor plasa n coloanele din interiorul listei i nu pe extremiti. -a introducerea informaiilor text se va evita tastarea unor spaii iniiale sau finale, n caz contrar sortarea i cautarea pot s nu produc rezultatele dorite &un spaiu este considerat ca aparin nd unei constante text'.

Selectarea unei liste

*entru a aplica o operaiune specific, lista trebuie s fie selectat n prealabil. >electarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este ns suficient ca celula activ s fie n interiorul listei pentru ca domeniul listei s fie identificat n mod corect.

Sortarea unei liste

(rdonarea unei liste dup anumite criterii este o operaiune util at t n analiza datelor c t i pentru prezentarea datelor. >e pot ordona liniile &nregistrrile' listei sau coloanele &operaiune mai rar n practic' potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator. Este posibil, de asemenea, ordonarea valorilor dintr3o linie sau coloan, independent de datele adiacente, dac n prealabil se selecteaz total celulele respective i se rspunde adecvat la dialogul afiat n
:H

acest caz de Excel &ntrebarea este dac s se extind selecia la datele adiacente i se va rspunde negativ pentru o sortare parial'. Ordinea de sortare Datele pot fi sortate n ordine alfabetic, numeric &dup valoare' sau calendaristic, n ordine cresctoare sau descresctoare, dup una sau mai multe coloane. -a sortarea informaiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneaz de la st nga la dreapta, caracter dup caracter. >ortarea ascendent a textului este bazat pe ordinea H 8 9 : < C ; 6 G 5 U 3 &spaiu' V I L M N W & ' X , . A . 4 Y Z [ \ ] ^ _ ` a b c d J e Q f A%7DE"EK,gS-MD(*h=>@1$)Ti/ >ortarea ascendent a numerelor este de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare pozitiv. (rdinea valorilor logice este "A->E @=1E. $alorile eroare sunt egale &indiferent de tipul erorii'. 7elulele goale sunt ntotdeauna ordonate ultimele &indiferent de ordinea cresctoare sau descresctoare'. Este posibil s se aleag, pentru informaii cu semnificaii locale, ordinea dat de o list creat de utilizator &meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicaiile date anterior'. Opiunile de sortare >ortarea este condus de parametrii fixai n dialogul %ort Options &afiat prin comanda %ort din meniul /ata i acionarea butonului Options'. 2irst key sort order 2 n lista derulant se selecteaz ordinea de sortare &Dormal sau dup o list definit de utilizator', Case sensiti/e 2 se marc!eaz dac ordonarea face diferena ntre litere mari i mici, 4rientation 2 se fixeaz sortarea liniilor &>ort top to bottom' sau coloanelor &>ort left to rig!t'. Dup fixarea opiunilor, acestea rm n valabile p n la urmtoarea modificare. (piunile sunt permise doar pentru prima c!eie de sortare &c!eia principal'. Ordonarea cresctoare$descresctoare dup o coloan Aran#area listei dup valorile dintr3o coloan &se modific totui ordinea tuturor liniilor, cu pstrarea alinierilor pe orizontal' se poate realiza prin acionarea uneltelor dedicate. 7licB pe o celul din coloana dorit 7licB >ort Ascending sau >ort Descending ,

Ordonarea liniilor dup dou sau mai multe coloane (rdonarea poate fi efectuat dup mai multe coloane &c!ei de sortare'. 0n acest tip de sortare este important fixarea prioritilor pentru coloane. liniile vor fi ordonate dup prima coloan indicat, n caz de egalitate dup prima coloan se ordoneaz dup a doua coloan indicat, n caz de egalitate dup primele dou coloane se ordoneaz dup a treia coloan. >e selecteaz lista &eventual doar prin poziionarea celulei active n list' >e d comanda %ort din meniul /ata. Este afiat dialogul %ort. 0n listele derulante %ort by i T en by se aleg, n ordine, coloanele &c mpurile' de sortare. *entru fiecare c!eie de sortare se fixeaz n grupul de butoane radio alturat ordinea de sortare. cresctoare &&scending' sau descresctor & /escending'. Du este necesar ca ordinea s fie aceeai pentru toate c mpurile. 0n grupul 'y list as se specific dac lista are linie antet &linia cu denumirile c mpurilor 2 1eader ro#' sau nu dispune de antet &"o eader ro#'. 0n primul caz se vor sorta doar nregistrrile reale &liniile 9 2 F' din list. %utonul Options afieaz dialogul %ort Options &explicat anterior'.
:8

Observaie 1. Dac se dorete sortarea listei dup mai mult de trei coloane se alege urmtorul mecanism. 2 se stabilete ordinea de prioritate a c!eilor de sortare &de la cea mai important la cea mai puin important'4 2 se efectueaz sortarea dup cele mai puin importante trei coloane4 2 se continu cu urmtoarele trei coloane de prioritate mic .a.m.d. Observaie 9. Dac liniile sortate aparin unui outline &vezi subiectul respectiv', atunci sortarea pstreaz gruprile existente. !ortarea coloanelor dup coninutul liniilor -a sortare se poate inversa rolul liniilor i al coloanelor. @ot ceea ce s3a spus la ordonarea liniilor se pstreaz, sc!imb nd IliniiI n IcoloaneI i invers, dac se marc!eaz n %ort Options caseta de control Sort left to right, dup care se fixeaz analog liniile care au rolul de c!ei de sortare. !ortarea dup date calendaristice &luni( zile) sau liste proprii Deoarece anumite informaii care se prezint drept texte &de exemplu. luni, marti, miercuri, #oi etc.' nu pot fi ordonate ca text, neproduc nd ordinea corect, se alege ordonarea dup liste implicite sau create de utilizator. >e selecteaz lista. >e d comanda %ort din meniul /ata. 7licB Options. >ub $irst *ey sort order se alege lista care d ordinea dorit i apoi O>. >e continu n mod uzual cu fixarea celorlalte c!ei de sortare. Observaie. (rdinea listei selectate n "irst Be? sort order se aplic doar coloanei menionate n zona >ort b?. *entru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloan va fi ordonat separat, n ordinea invers a prioritilor.

$iltrarea in3or,a6iilor dintr0o list9

0nelegem prin operaiunea de filtrare a informaiilor procesul prin care se selecteaz dintr3o list doar acele nregistrri care satisfac anumite condiii impuse de utilizator. *rocesul este, n bun parte, similar procesului de interogare a unei baze de date. 7omanda principal este $ilter din meniul /ata, dar seciunile urmtoare vor mai trata subiecte care se pot nscrie n acelai proces de filtrare &comanda $orm, comanda Outline etc.'. @rebuie reinut c o operaiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selecie, care se pot defini ca o entitate distinct &ntr3o zon separat a foii de calcul' sau se pot selecta dintr3o suit de criterii creat n mod automat de ctre Microsoft Excel prin analiza informaiilor din list. Comanda *ilter Accesul la principalele instrumente de selectare a informaiilor se realizeaz prin comanda $ilter din meniul /ata. >ubmeniul afiat dispune de trei noi comenzi 2 &uto$ilter, explicat n continuare. 2 % o# &ll, prin care se afieaz toate nregistrrile listei &anuleaz filtrrile active'. 2 &dvanced $ilter, explicat n continuare. Comanda +uto*ilter (peraiunea cea mai rapid de regsire a unor informaii dintr3o list se realizeaz prin succesiunea de comenzi $ilter &din meniul /ata' urmat de &uto$ilter &din submeniul afiat'. 7a urmare a comenzii, fiecare denumire de c mp apare pe foaia de calcul nsoit de un buton de list derulant, ca n figura alturat.

:9

*rin acionarea butonului de derulare apare o list de opiuni, primele trei fiind standard. &All', &@op 8HF', &7ustomF', urmate de lista valorilor existente n coloana respectiv a listei. >electarea unei valori din lista derulant produce afiarea doar a acelor nregistrri care au ca valoare a c mpului valoarea selectat &n acest mod se realizeaz filtrarea'. >electarea intrrii &All' produce afiarea tuturor nregistrrilor &anularea filtrrii pentru c mpul respectiv'. >electarea intrrii &@op 8HF' este posibil pentru c mpuri numerice i arat doar primele nregistrri, n ordinea cresctoare sau descresctoare a valorilor, ordinea fiind fixat ntr3un dialog intermediar. >e poate alege i numrul nregistrrilor afiate &nu este obligatoriu 8H'. >electarea intrrii &7ustomF' afieaz un dialog care permite stabilirea unei condiii de filtrare mai complexe &de exemplu doar nregistrrile cu salariaii care au salariu mai mic de 8HHHHHH de lei dar mai mare sau egal cu 6HHHHH de lei'. 0n primul grup de opiuni se fixeaz prima condiie prin alegerea operatorului n prima zon i valorii de comparaie n a doua zon. >e alege operatorul logic dintre condiii &dac exist o a doua condiie' prin butoanele radio, dup care se fixeaz a doua condiie. 7ondiia compus realizat astfel se aplic doar c mpului pe care se stabilete filtrarea curent. Observaie. *entru a realiza o filtrare care implic mai multe c mpuri &de exemplu anga#aii care au salariu mai mic de un milion de lei i au mai mult de doi copii' se stabilete c te un filtru pe fiecare c mp. Aciunea comun produce selectarea dorit &o dat aplicat filtrul pentru o coloan, orice alt filtrare ulterioar se aplic doar nregistrrilor de#a selectate'. Comanda +d'anced *ilter *rin comanda Advanced "ilter este posibil ca nregistrrile selectate s fie copiate n alt locaie din foaia de calcul. 1n alt avanta# este acela al vizibilitii condiiilor prin faptul c se definete o zon, numit n general Criteria, care conine condiiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. -ista trebuie s aib obligatoriu etic!ete de coloane pentru a aplica aceast procedur. *aii urmai sunt Definirea criteriilor de filtrare. >e copie etic!etele coloanelor implicate n filtrare >e alipesc ntr3o prim linie a zonei care va fi zona 7riteria. 0n liniile urmtoare se scriu condiiile de filtrare &vezi explicaiile care urmeaz'. 7omanda Advanced "ilter. >e selecteaz lista &eventual doar prin poziionarea celulei active n list'. 7omanda "ilter din meniul Data i apoi Advanced "ilter. >e aleg opiunile dorite &vezi figura care urmeaz'. >e acioneaz (S. Este obligatoriu ca zona de criterii s fie separat prin cel puin o linie &coloan' goal de lista propriu3zis &altfel identificarea automat a listei este greit'. Este recomandabil ca zona de criterii s fie sub list. Aran#area criteriilor pe linii comune cu lista poate produce nea#unsuri prin ascunderea n urma filtrrii a acestor linii. Dialogul Advanced "ilter este prezentat n figura urmtoare.

::

0n grupul &ction se alege modul de efectuare a filtrrii. 2ilter the list. in5place produce filtrarea listei pe loc &prin ascunderea liniilor neselectate', Copy to another location produce copierea nregistrrilor selectate n alt zon a foii de calcul. 0n =ist range se specific domeniul ocupat de list. De regul acest domeniu este stabilit automat, dar este posibil s se specifice un subdomeniu, dac nu se dorete filtrarea ntregii liste. 0n Criteria range se specific domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dac n foaie exist o zon denumit Criteria, adresa zonei apare automat n Criteria range. 0n Copy to se specific domeniul n care se copie nregistrrile selectate &dac este marcat opiunea Copy to another location. Este suficient s se indice doar colul din st nga sus al zonei receptoare. 7aseta de control 0ni?ue records only se marc!eaz dac se dorete ca selecia obinut n urma filtrrii s conin nregistrri unice. Exemple de criterii pentru +d'anced *ilter 7ondiiile de filtrare se aran#eaz ntr3o list av nd ca linie de antet denumirile coloanelor &c mpurilor', din lista care se filtreaz, pentru care se definesc condiiile. *entru o condiie creat ca rezultat al unei formule nu trebuie s existe, totui, denumire. @oate condiiile scrise pe aceeai coloan se refer la coloana cu denumirea din antet. 7ondiii care se scriu pe aceeai linie trebuie s fie ndeplinite simultan &operatorul logic IiI'. 7ondiiile care se scriu pe linii diferite se consider legate prin operatorul logic IsauI &deci sunt selectate nregistrrile care ndeplinesc cel puin o linie de condiie din criterii'. Exemplul 8. @rei sau mai multe condiii pentru o coloan
"ume %eet!oven %erlioz %ac! >unt selectate nregistrrile care au n coloana Dume una dintre valorile %eet!oven, %erlioz, %ac!. Este de observat c dou valori se pot indica i n &uto $ilter.

Exemplul 9. 7ondiii simultane pentru mai multe coloane

"ume %eet!oven %imfonii fC &nul e85HH

>e obin nregistrrile care conin la Dume valoarea %eet!oven, care la >imfonii au o valoare mai mare dec t C i care are Anul mai mic de 85HH. >e observ c ntre condiii exist cuv ntul IiI, semnific nd ndeplinirea simultan a condiiilor. Exemplul :. 7ondiii alternative pentru mai multe coloane
"ume %eet!oven %imfonii fC e85HH >unt selectate nregistrrile care au la Dume valoarea %eet!oven, cele care au la >imfonii o valoare mai mare dec t C i cele care au Anul mai mic dec t 85HH. &nul

Exemplul <. 7ondiii create ca rezultat al unei formule

QAnulf85HH

>e pot utiliza denumirile coloanelor din list, se remarc lipsa denumirii n antetul coloanei din zona de criterii. =ezultatul filtrrii este corect c!iar dac n foaia de calcul apare o eroare &LDAMEY' la scrierea condiiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin .nsert "ames.

:<

$or,ulare de date
Microsoft Excel dispune de o component dedicat introducerii diri#ate a nregistrrilor ntr 3o list i a navigrii ntre nregistrrile care ndeplinesc o anumit condiie. Dei pentru liste de mici dimensiuni componenta pare a fi declasat de operarea uzual din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de dimensiuni mai mari, care depesc, s spunem, 9 ecrane. 7omanda principal este $orm din meniul /ata! atunci c nd lista este selectat. >e afieaz un dialog construit dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesat. 1n exemplu este oferit de figura urmtoare. >e observ c n partea din st nga se niruie zone de editare cu denumirile c mpurilor din list &n cazul exemplului nume, prenume i telefon', dotate inclusiv cu s!ortcut3uri. 0n partea din dreapta sunt butoanele care permit operaiile uzuale pentru nregistrri, primul mesa# art nd a c ta nregistrare este afiat din numrul total. "e# 2 se furnizeaz o nregistrare vid, ale crei c mpuri pot fi completate n zonele respective. Davigarea ntre acestea se poate efectua cu @A%, mouse, s!ortcut &A-@Jlitera subliniat'. 0nregistrarea este creat atunci c nd se termin cu o nou comand De+ sau cu ED@E=. /elete 2 se terge ngistrarea curent &cea afiat'. Restore 2 se poate reface starea iniial a nregistrrii dac s3a modificat vreo valoare. Du are legtur cu anularea tergerii unei nregistrri &tergerea este permanent'. $ind 8rev 2 trece la nregistrarea precedent, dac exist. $ind "ext 2 trece la nregistrarea urmtoare, dac exist. Criteria 2 permite trecerea formularului n starea de filtrare a informaiilor. 0n aceast stare, zonele de editare devin zone n care se pot scrie abloane de cutare &cutare dup model'. *rin butoanele $ind 8rev i $ind "ext se poate atunci naviga doar ntre ntregistrrile care ndeplinesc condiiile de filtrare. 0n figura alturat este prezentat un exemplu de cutare. >e observ mesa#ul Criteria &pentru starea formularului', "e# este in!ibat, Clear produce anularea ablonului, Restore! $ind 8rev i $ind "ext au funciile explicate mai sus iar $orm este butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea i navigarea ntre nregistrrile care au n c mpul Nume valori care ncep cu IDumI. 0n cazul n care se completeaz i celelalte c mpuri, condiiile se verific simultan &operatorul logic IiI'. Dup stabilirea filtrului, comanda $ind 8rev sau $ind "ext poziioneaz formularul pe prima nregistrare care satisface condiia &n sensul de parcurgere selectat', trece formularul n starea formular de culegere, dar filtrul rm ne activ p n c nd se trece n Criteria i se d comanda Clear care anuleaz filtrul impus.

:C

Totaluri par6iale
0n analiza datelor sunt foarte frecvente situaiile n care este necesar s se calculeze anumite funcii pentru fiecare categorie de nregistrri ale unei liste. De exemplu, 2 c tigul mediu pentru fiecare compartiment al unei ntreprinderi4 2 numrul de clieni din fiecare zon geografic4 2 valoarea total a mrfurilor din stoc, pe categorii etc. 0n asemenea situaie este normal ca un c mp al nregistrrii s realizeze clasificarea nregistrrilor &secia, zona geografic, categoria de marf etc.', lipsa acestei informaii fc nd imposibil calcularea automat a funciilor totalizatoare. Din exemplele de mai sus se observ c o funcie totalizatoare poate fi. 2 adunarea, 2 numrarea, 2 media aritmetic, 2 valoarea extrem &maxim sau minim', 2 o alt funcie statistic. *entru a realiza includerea automat n list a rezultatelor funciilor totalizatoare se parcurg paii. 2 se ordoneaz lista dup c mpul clasificator &nc t toate nregistrrile care aparin unei categorii s fie situate grupat'4 2 se selecteaz lista4 2 se d comanda %ubtotals din meniul /ata. 7a urmare se afieaz dialogul %ubtotal prezentat n figura alturat i explicat n continuare. &t eac c ange in 2 se fixeaz pe c mpul care realizeaz clasificarea &la fiecare sc!imbare n valoarea acestui c mp se introduce un subtotal. 0se function 2 se selecteaz din lista derulant funcia de totalizare. &dd subtotal to 2 se marc!eaz c mpurile pentru care se calculeaz totalizrile. Replace current subtotals 2 se marc!eaz dac lista are de#a subtotaluri, care se elimin. 8age brea* bet#een groups 2 se marc!eaz dac, la tiprire, fiecare grup apare pe o pagin nou. %ummary belo# data 2 se marc!eaz pentru includerea unui total general. Acesta este obinut din nregistrri i nu din subtotalurile intermediare. Remove &ll 2 acionarea acestui buton elimin toate subtotalurile din lista selectat. 7a rezultat al comenzii se restructureaz linii listei prin inserarea liniilor de total iar structura obinut este dotat cu instrumentul outline &explicat ntr3o seciune separat'. 1n exemplu este prezentat n figura urmtoare. >e observ c la fiecare sc!imbare n c mpul nume &selectat n opiunea &t eac c ange in' se calculeaz un total pentru c mpul valoare &marcat n &dd subtotal to'. -a sf ritul listei a fost calculat i totalul general &efectul marcrii opiunii %ummary belo# data'. Este de menionat, n final, c modificarea nregistrrilor listei duce n mod automat la recalcularea totalurilor.

Trasarea datelor ('utline!

0n situaia n care structura datelor dintr3o list este complicat prin introducerea unor coloane sau linii totalizatoare &de tipul subtotalurilor discutate anterior', este util, ca instrument de analiz, afiarea, la
:;

un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. >e realizeaz astfel separarea informaiilor eseniale de detalii care pot s ngreuneze receptarea corect a situaiilor prelucrate. *rocedura oferit de Microsoft Excel pentru situaia discutat este cea de outline i const n dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin acionarea crora se ascund sau se vizualizeaz detalii de un anumit nivel. Observaie. @ermenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, sc!iare etc., dar pentru a crea &psi!ologic' imaginea complexitii operaiunii vom utiliza frecvent termenul original.

Trasarea auto,at9
*entru a putea fi analizat n mod automat i a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie s fie organizat, pe poriunea listei implicate, ntr3un mod sistematic prin includerea unor liniiAcoloane de totalizare. "ormulele care compun o linieAcoloan totalizatoare trebuie s se refere la celule dispuse ntr 3un acelai mod &n aceeai direcie' i s fie plasate ntr3o aceeai parte fa de detalii &toate la st nga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub'. 1n outline se poate realiza automat prin. 2 selectarea domeniului prelucrat 2 comanda Group and Outline din meniul /ata 2 comanda &uto Outline din submeniul afiat de comanda precedent. *e laturile foii de calcul se afieaz simbolurile de outline explicate n continuare. Ro# =evel 3ar &bara de nivel pentru linii', cu imaginea alturat, pe care se remarc o linie n form de parantez ptrat care grupeaz liniile detaliu &utilizate n formula totalizatoare' i linia totalizatoare. -iniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicat de butonul de control de la extremitatea simbolului. %utonul de control, de tip comutator, poate fi acionat cu mouse3ul i conine n forma extins semnul I2I, care se transform n IJI pentru forma restr ns. Column =evel 3ar &bara de nivel pentru coloane', cu imaginea alturat, asemntoare barei de nivel pentru linii dar aezat orizontal. =evel %ymbol &simbol de nivel', grupate pe vertical i orizontal n colul st nga sus al foii de calcul, c te un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. "iecare simbol este un buton de control, vizibil n figura alturat, i poate fi acionat cu mouse3ul. *e fiecare simbol de nivel este trecut numrul nivelului respectiv &8 este pentru nivelul maxim'. ,maginea alturat arat un outline realizat automat. >e remarc n structura datelor detaliile &datele privind v nzri n fiecare magazin al unei reele', liniile i coloanele totalizatoare. >e observ c, pentru simplitate, s3a ales o structur de date iniiale care are doar dou nivele. detalii i totaluri. >e pot ns introduce p n la opt niveluri multiple de outline &de exemplu s3ar putea grupa magazinele i pe un nivel intermediar al zonei, s3ar pute introduce un supranivel prin apartenena reelei de magazine la un grup comercial cu multiple activiti etc.'. "iecare grup ar dispune atunci de barele de nivel i de simbolurile de nivel proprii.

:6

Trasarea ,anual9
*entru date structurate n modul prezentat la trasarea automat, se poate realiza gruparea detaliilor prin operaiunile. 2 selectarea liniilor &coloanelor' care conin detaliile, 2 comanda Group and Outline din meniul /ata, 2 comanda Group din submeniul meniul afiat. 7a urmare a procedurii se afieaz simbolurile de outline respective. (peraiunea se continu pentru urmtorul grup .a.m.d. Este recomandabil s se efectueze mai nt i gruparea detaliilor pentru obinerea nivelului 9, apoi pentru obinerea nivelului : etc.

Para,etrii unui outline

Microsoft Excel presupune n mod implicit c liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin succesiunea de comenzi 2 Group and Outline din meniul /ata, 2 %ettings din submeniul afiat. >e obine dialogul (utline >ettings n care se pot marca zonele din Direction. Summary rows below detail 2 pentru totaluri situate sub liniile de detalii4 Summary columns to right of detail 2 pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii. >imbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline symbols din fia 4ie# a dialogului afiat la Options din meniul Tools. >e recomand totui vizualizarea acestor simboluri pentru o mai uoar operare cu un outline.

Operarea unui outline

1n outline poate fi n starea extins n care sunt vizibile at t detaliile unui anumit nivel c t i totalizarea respectiv, sau n starea restr ns n care sunt vizibile doar totalizrile. @recerea dintr 3o stare n cealalt se realizeaz prin acionarea controalelor din bareleAsimbolurile de nivel sau prin comenzi &meniul /ata, comanda Group and Outline etc.'. Aciunile specifice sunt sistematizate n continuare.
8entru a vi<uali<a Clic*7Comand

Detaliile dintr3un grup

1n nivel @oate detaliile dintr3un outline

7ontrolul cu IJI de pe bara de nivel respectiv, sau *lasarea n grup i comanda % o# /etail din submeniul afiat prin Group and Outline din meniul /ata. >imbolul de nivel respectiv >imbolul de nivel corespunztor nivelului cel mai de #os &marcat cu numrul maxim de nivel'
Clic*7Comand

8entru a ascunde

7ontrolul cu I2I de pe bara de nivel respectiv, sau *lasarea n grup i comanda 1ide /etail din submeniul afiat prin Group and Outline din meniul /ata. 1n nivel >imbolul de nivel precedent &de exemplu, pentru a ascunde nivelul : se acioneaz simbolul 9'. @oate detaliile dintr3un outline >imbolul de nivel corespunztor nivelului cel mai de sus &marcat cu numrul minim de nivel'. Este posibil s se elimine gruparea corespunztoare unei bare de nivel prin
:G

Detaliile dintr3un grup

2 selectarea liniilorAcoloanelor dorite, 2 comanda Group and Outline din meniul /ata 2 comanda 0ngroup din submeniul afiat. *entru eliminarea complet a unei trasri se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afiat prin comanda Group and Outline. 0n acest mod se elimin doar simbolurile de outline, fr tergerea detaliilor sau a liniilorAcoloanelor totalizatoare. 0n imaginea alturat se poate vedea efectul unor operaiuni de ascundere a detaliilor din outline3ul prezentat ntr3o imagine anterioar. >unt vizibile doar liniileAcoloanelor totalizatoare i se observ transformarea barelor de nivel doar n butoanele care permit expandarea grupurilor.

:5

Scenarii
"oarte multe dintre situaiile analizate n lumea real depind de parametri specifici. De exemplu, beneficiile depind de, printre altele, de valoarea dob nzii cerute de banca creditoare, de termenul de punere n funciune a unei investiii etc. Analiza activitii trebuie atunci s considere diferite valori anticipate ale dob nzii, termene optimiste i pesimiste etc. 0ntr3o asemenea structur de date este important ca, at t pentru analiz, c t i pentru prezentri, s se poat efectua rapid trecerea de la o configuraie de valori ale parametrilor la alt configuraie. Acest lucru se poate realiza, cu mult pierdere de vitez i posibilitate de eroare, prin completarea valorilor parametrilor de fiecare dat c nd se analizeaz o situaie specific. Microsoft Excel dispune ns de un mecanism adecvat pentru sc!imbarea instantanee a seturilor de valori i recalcularea corespunztoare a foii de calcul. Dumim scenariu &scenario' un set de valori date parametrilor. Microsoft Excel gestioneaz o mulime de scenarii prin crearea lor, adugarea de noi scenarii, eliminarea, crearea unui raport etc. "iecare scenariu este caracterizat, pe l ng valorile specifice ale parametrilor, de un nume propriu. *entru uurina utilizrii, se recomand alegerea unor denumiri sugestive, de genul IDob nda<CNI, IDob nda;HNI etc. Activarea unui scenariu produce atribuirea valorilor corespunztoare la parametrii considerai i recalcularea foii de calcul. 7omanda principal este %cenarios din meniul Tools, care produce afiarea dialogului %cenario 'anager. Dialogul conine n partea din st nga o list a tuturor scenariilor de#a definite &sau este vid n lipsa acestora', zone explicative pentru scenariul selectat n list i o serie de butoane de control prin intermediul crora se realizeaz gestiunea scenariilor. *rin selectarea unui scenariu n list i acionarea butonului % o# se realizeaz prezentarea scenariului respectiv prin actualizarea parametrilor i recalcularea foii de calcul potrivit acestor valori. *rin selectarea unui scenariu n lista %cenarios i acionarea butonului /elete se va elimina scenariul selectat.

Ad9ugarea unui scenariu

*entru adugarea unui nou scenariu se acioneaz butonul &dd. >e afieaz dialogul &dd %cenario. 0n caseta de editare %cenario name se va trece numele scenariului. 0n zona C anging cells se vor trece referinele la celulele care conin parametrii foii de calcul &sau doar acei parametri care se modific n scenariu'. =eferinele se dau prin denumiri create, prin referine de zone &de tipul A8.A<' sau ca niruire de referine separate prin virgule. 0n grupul 8rotection se alege tipul de prote#are a scenariului. *rin acionarea butonului O> se afieaz dialogul %cenario 4alues. *entru fiecare celul parametru exist c te o zon de editare n care se trece valoarea specific scenariului n curs de definire. *rin acionarea butonului O> se termin operaiunea de definire a scenariului i se trece n %cenario 'anager. *rin acionarea butonului &dd se termin definirea scenariului curent i se revine n dialogul &dd %cenario pentru a aduga un nou scenariu.

Ediatrea unui scenariu

Editarea unui scenariu se realizeaz prin. 2 afiarea dialogului %cenario 'anager prin %cenarios din meniul Tools4 2 selectarea scenariului n lista %cenarios4 2 acionarea butonuluide comand (dit.
<H

>e afieaz dialogul Edit >cenario, structurat similar cu dialogul de definire &adugare' a unui scenariu &&dd %cenario' i se modific atributele dorite. *rin acionarea butonului O> se trece n dialogul %cenario 4alues unde se pot modifica valorile parametrilor scenariului.

Copierea scenariilor
0n cazul n care se dorete definirea pentru foaia curent a unor scenarii care au mai fost utilizate n alte caiete, operaiunea este posibil prin. 2 se desc!id caietele care au scenariile dorite4 2 se d comanda %cenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul 'erge din dialogul %cenario 'anager. >e afieaz dialogul 'erge %cenarios n care selecteaz, pe r nd, caietul surs n zona 3oo*, foaia din acest caiet n % eet. @oate scenariile din foile selectate sunt adugate foii curente. Este evident c pentru ca operaiunea s fie corect trebuie ca celule parametri din foile surs s corespund unor celule parametri din foaia curent.

Crearea unui re2u,at al scenariilor

>e poate obine n mod automat un rezumat al scenariilor definite n foaia de calcul. =aportul obinut conine valorile parametrilor i rezultatele specificate de utilizator. (peraiunea se realizeaz prin 2 se d comanda %cenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul %ummary din dialogul %cenario 'anager. 2 se afieaz dialogul %cenario %ummary. 0n grupul Report type se alege tipul de raport solicitat. Scenario summary 2 se obine un raport sub form de tabel pe o foaie separat, Scenario Pi/ot able 2 se obine un tabel pivotant. *entru explicaii suplimentare se va citi seciunea dedicat tabelelor pivotante. 0n Result cells se vor specifica referine la celule care conin rezultatele dorite n raport.

+tin(erea unui obiecti, (procedura -oal See !

*rocedura Goal %ee* este util atunci c nd se dorete aflarea unei valori necunoscute de intrare care determin un rezultat cunoscut. 1n exemplu poate fi rezolvarea unei ecuaii matematice, f&x'QH, n care rezultatul cunoscut este H &valoarea funciei' i trebuie s se afle valoarea lui x pentru care funcia se anuleaz. Alt exemplu este. se depune o sum de bani, s zicem 8H milioane de lei, la o banc i se estimeaz dob nda lunar &valoarea necunoscut' astfel nc t peste 8H luni s se acumuleze 8; milioane de lei &valoarea cunoscut'. Analiza exemplelor precedente arat c n foaia de calcul trebuie s existe o celul rezervat pentru soluie &valoarea x' i o celul care conine funcia a crei valoare este cunoscut &f&x''. Este de reinut totui c funcia nu trebuie n mod necesar s se refere direct la celula cu x ci poate s fie obinut n urma unor calcule intermediare &care implic totui, n cel puin un pas, pe x'. *entru activarea procedurii Excel de rezolvare a problemei expuse, se d comanda Goal %ee* din meniul Tools. Este afiat astfel dialogul Goal %ee* prezentat n figura alturat. 0n %et cell se d referina la celula care conine funcia operat. 0n To value se trece valoarea pe care trebuie s o ating funcia. 0n 3y c anging cell se d referina la celula care se modific &valoarea x'. *rin acionarea butonului O> se execut procedura corespunztoare Excel i sunt posibile dou situaii.
<8

8' se determin o soluie. Este afiat dialogul Goal %ee* %tatus n care se dau informaii despre rezultatul calculelor. >e observ specificarea celulei care se modific &aici 7;', mesa#ul c s3a gsit o solu-ie 6found a solution', valoarea urmrit 6 arget /alue' i valoarea efectiv gsit 6Current /alue'. 0n cazul c nd soluia determinat este convenabil se d (S i valoarea este trecut n celula care conine variabila &indicat n 3y c anging cell'. Dac se acioneaz 7ancel nu se trece valoarea determinat. 9' nu se determin o soluie. 0n acest caz dialogul Goal %ee* %tatus conine mesa#ul may not ha/e found o solution &n locul mesa#ului found a solution' i valoarea din Current /alue nu este utilizabil dei este afiat. Observaii. 8. *entru stabilirea preciziei cu care se efectueaz calculele se va revedea seciunea dedicat acestui subiect. 9. *entru rezolvarea unor probleme de optimizare se va activa procedura %olver.

.ni%icarea datelor (procedura Consolidate!

*rin unificarea datelor se nelege procedura prin care date similare, aflate pe foi de calcul diferite, sunt aduse pe o aceeai foaie. > ne imaginm situaia n care filiale ale unei aceleeai societi comerciale i prezint activitatea n rapoarte aflate pe c te o foaie de calcul. 1nitatea central trebuie s centralizeze aceste date pentru a obine un raport general. *rocedura pe care o ofer Microsoft Excel pentru facilitarea acestei operaiuni este aceea de unificare a datelor. 0n funcie de structura fiecrei foi de calcul care se centralizeaz se poate alege unul dintre cele patru moduri permise i posibile de centralizare. 7a denumiri reinem 2 regiunile surs 2 sunt zonele din foile de calcul unde se afl datele individuale, detaliile prelucrrii &source areas'4 2 regiunea destinaie 2 zona unde se vor centraliza datele4 mai este referit ca tabelul centralizator &consolidation table'. 1nificarea datelor se poate efectua n mai multe moduri. 2 prin referine :3D4 2 prin poziie4 2 prin categorii4 2 prin crearea unei tabele pivotante 2 procedura este discutat n seciunea dedicat tabelelor pivotante. Du toate aceste moduri sunt asistate complet de mediul Excel, dar atunci c nd exist asistena aceasta este dat prin comanda Consolidate din meniul /ata. 7a urmare a comenzii se afieaz dialogul Consolidate care permite declararea regiunilor surse i funcia dup care se efectueaz centralizarea. *entru specificarea regiunilor surs reamintim c teva moduri de referin. 2 este util s se denumeasc zonele surs pentru pstrarea controlului informaiilor centralizate4 2 referirea unei zone din alt foaie a aceluiai caiet se realizeaz prin Nume2oaieVNume7on04 de exemplu "loraV$anzari. Dac denumirea foii conine spaii, atunci se include denumirea ntre apostrofuri. UMag "loraUV$anzari. 2 referirea unei zone din alt caiet se realizeaz prin [ NumeCaiet]Nume2oaieVNume7on04 de exemplu U[$anzari.xls]Mag "loraUV7!imicale. Dumele caietului poate fi nsoit de cale, dac se afl n alt folder. 2 referinele pot fi date i dinamic prin selectarea cu mouse3ul n timpul editrii formulelor sau zonelor de editare necesare.

<9

Uni3icarea prin re3erin6e ;0%

0n aceast metod, bazat prin completarea zonei de destinaie cu formule create de utilizator, nu exist restricii asupra structurilor de date din regiunile surs. >e recomand parcurgerea etapelor 2 n regiunea de consolidare &zona destinaie' se copie sau se scriu etic!etele necesare 2 n fiecare celul care trebuie s conin date centralizate se tasteaz formula dorit, utiliz nd referine la regiunile surs. 0n acest mod de unificare se pstreaz ntotdeauna legtura ntre zonele surs i cele de destinaie. modificrile efectuate n surse se regsesc la recalcularea foii n destinaie.

Uni3icarea prin po2i6ie

Este procedura util atunci c nd foile de calcul surse au aceeai structur &sunt create, eventual, dup acelai template'. >e urmeaz urmtorii pai. 2 activeaz colul din st nga3sus al regiunii de destinaie4 2 se d comanda Consolidate din meniul /ata. 7a rezultat se afieaz dialogul Consolidate. 2 n lista derulant $unction se alege funcia de centralizare dorit &suma, minimul etc.'. 2 n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs. 2 se acioneaz butonul &dd. 2 se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz. =eferinele utilizate se trec pe r nd n lista &ll references. 2 se selecteaz caseta de control Create lin*s to source data dac se dorete actualizarea automat a centralizrii atunci c nd se modific datele surs. 0n acest caz sursa trebuie s fie pe alt foaie de calcul dec t destinaia i, o dat create legturile prin O>, nu se pot aduga noi surse sau modifica referinele la sursele incluse de#a. Este de notat c etic!etele existente n regiunile sursnu sunt copiate automat n zona de destinaie. 2 acionarea butonului O> produce realizarea centralizrii.

Uni3icarea prin categorii

Acest tip de centralizare este util atunci c nd datele regiunilor surs nu sunt situate n mod identic n foile lor dar se utilizeaz aceleai etic!ete. *rocesul decurge n mod similar unificrii prin poziie, cu mici deosebiri. 2 se activeaz colul din st nga3sus al regiunii de destinaie4 2 se d comanda Consolidate din meniul /ata. 2 n lista derulant $unction se alege funcia de centralizare dorit &suma, minimul etc.'. 2 n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs. *entru acest mod de unificare zona referit trebuie s includ i etic!etele &capetele de tabel' 2 se acioneaz butonul &dd. 2 se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz. 2 n grupul 0se labels in se va selecta opiunea privitoare la poziia etic!etelor. top row 2 linia de sus, left column 2 coloana din st nga, sau ambele. 0n acest mod se va aplica funcia centralizatoare datelor care sunt etic!etate identic. Dac o regiune surs conine o etic!et care nu se regsete n celelalte regiuni se va produce o linieAcoloan separat pentru datele cu aceast etic!et. 2 se poate marca Create lin*s to source data pentru actualizarea automat a centralizrii.

'odi3icarea unei uni3ic9ri de date

( centralizare de date efectuat manual &prin referine :3D' se poate modifica n mod uzual prin editarea formulelor utilizate pentru crearea tabelului destinaie. 7entralizrile efectuate prin comanda Consolidate pot fi modificate prin operarea n dialogul Consolidate.

<:

+du"area unei noi re"iuni surs *rocedeul este permis doar dac nu s3au stabilit legturi la regiunile surs ale unificrii. 0n cazul existenei legturilor, se elimin centralizarea &cu tot cu outline3ul eventual' i se reia procedura. Adugarea unei noi surse se realizeaz prin 2 se activeaz colul din st nga3sus al regiunii de destinaie4 2 se d comanda Consolidate din meniul /ata. 2 n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic noua referin la o regiune surs. 2 se acioneaz butonul &dd. *rin acionarea butonului (S se realizeaz centralizarea care include i regiunea adugat. ,odificarea unei referine ji aceast procedur se poate efectua doar n lipsa legturilor stabilite ctre regiunile surs &ca i adugarea unei noi referine'. 2 se activeaz colul din st nga3sus al regiunii de destinaie4 2 se d comanda Consolidate din meniul /ata. 2 sub &ll references se selecteaz referin care se modific4 2 n zona editabil Reference se modific referina4 2 se acioneaz butonul &dd. 2 se selecteaz din nou vec!ea referin n lista &ll references i se acioneaz butonul /elete, n caz contrar rm n nd i noua referin i cea vec!e. *rin (S se realizeaz centralizarea datelor potrivit referinelor actualizate. Eliminarea unei re"iuni surs din centralizare 2 se activeaz colul din st nga3sus al regiunii de destinaie4 2 se d comanda Consolidate din meniul /ata. 2 n zona &ll references se selecteaz referina la regiunea care se elimin4 2 se acioneaz butonul /elete. *rin O> se realizeaz centralizarea fr a mai considera regiunea eliminat.

<<

Tabele pi,otante
@abelele pivotante sunt cel mai puternic i mai elaborat procedeu de analiz a datelor. *rin crearea unui tabel pivotant se realizeaz un tabel de cu mai multe intrri n care se rezum date provenite din diverse surse. liste Excel, baze de date, surse de date externe etc. @abelul poate fi exploatat interactiv. *uterea unui tabel pivotant const n aceea c imaginea grafic format n foaia de calcul este dotat cu o serie de elemente de control i cu o serie de proceduri care permit rearan#area automat a tabelului &pentru a vizualiza diferite aspecte', inserarea de liniiAcoloane de totaluri i subtotaluri, includerea de funcii utilizator. 0n cazul n care numrul de dimensiuni este mai mare, tabelul este organizat pe pagini, fiecare dintre acestea devenind vizibil printr3o simpl selectare. *entru a avea o imagine intuitiv s considerm urmtoarea list Excel. Este evident c analiza datelor este dificil n cazul existenei unui mare numr de nregistrri. Ar trebuie un mi#loc de selectare a unui anumit reprezentant, anumit ora, anumit produs, totaluri pe luniAproduse etc. Dei o asemenea operaiune este posibil prin procedura de filtrare a unei liste Excel, o imagine mai complet a realitii se poate obine form nd un tabel pivotant bazat pe aceste date. 1n exemplu este dat n figura urmtoare.

>e poate observa aran#area pe pagini a rezultatelor, fiecare pagin fiind determinat de opiunea selectat n lista derulant de l ng butonul repre<entant &n figur este dat pagina care cuprinde date pentru toi reprezentanii'. >tructura de linii i coloane este determinat de numrul c mpurilor de linii sau coloane &n figur se observ dou c mpuri care determin linii 2 luna i produs 2 i un c mp care determin coloanele 2 localitate'. Datele interioare sunt obinute prin prelucrarea automat a c mpului valoare, funcia totalizatoare fiind suma &mesa#ul din colul st nga sus al tabelului'. @abelul mai conine subtotaluri pentru fiecare lun i totalurile generale pe linii i coloane. 0n utilizarea unui tabel pivotant, structura acestuia se poate modifica interactiv prin dragarea butoanelor c mpuri n alte zone ale tabelului. de exemplu, dac se trage butonul luna peste zona de pagin, l ng repre<entant, atunci o pagin este definit de o opiune pentru reprezentant i o opiune pentru lun &aceasta nu va mai figura pe linii'. =estructurarea dinamic produce recalcularea tabelului. *rincipalele operaiuni asupra unui tabel pivotant sunt prezentate n continuare.

Ele,entele unui ta*el pivotant

1n tabel pivotant conine c mpuri de mai multe tipuri. 1n c mp corespunde, n general, unui c mp din baza de date sau lista de baz, dar poate fi creat i de ctre utilizator pe baza unei formule. "iecare c mp are corespondent un buton care poate fi agat i tras n alt zon a tabelului, produc nd restructurarea acestuia. Datorit posibilitii de modificare a structurii tabelului pivotant, clasificarea dat c mpurilor este relativ.
<C

C@mp de pagin &page field' 2 este un c mp din datele surs care produce clasificarea informaiilor pe pagini. 0n exemplul anterior c mpul repre<entant este c mp de pagin. 7 mpul este nsoit de un control de tip 7ombo%ox din care se selecteaz pagina vizibil. 0n lista derulant sunt afiate toate valorile acestui c mp care se nt lnesc n datele surs. C@mp de linie &row field' 2 este un c mp din date care a primit o orientare orizontal, pe linie. 0n exemplu, c mpurile luna i produs sunt c mpuri linie. Dac sunt mai multe c mpuri linie, acestea formeaz n prezentarea vizual o structur ierar!ic, doar nivelul exterior fiind listat o singur dat. C@mp de coloan &column field' 2 este un c mp din date care a primit o orientare vertical, pe coloan. 0n exemplu, c mpul localitate este un c mp coloan. Dac sunt mai multe c mpuri coloane, acestea formeaz n prezentarea vizual o structur ierar!ic, doar nivelul exterior fiind listat o singur dat. C@mp de date &data field' 2 este un c mp din datele surs care conin informaia rezumat. 0n exemplu este c mpul valoare. *entru datele numerice funcia implicit de rezumare este sumarea &sum', pentru datele text funcia implicit este cea de numrare &count'. .ntrri &items' 2 sunt valorile &categoriile' unui c mp. De exemplu, IianI i IfebI sunt intrri ale c mpului luna. Aceste intrri sunt utilizate n tabelul pivotant drept etic!ete de liniiAcoloaneApagini. Regiunea datelor &data area' 2 este partea tabelului pivotant care conine rezumatele datelor, cu alte cuvinte zona din tabel fr liniile i coloanele de c mpuri i etic!ete.

Crearea unui ta*el pivotant

Microsoft Excel dispune de un +izard specializat pentru crearea unui tabel pivotant. 7ei patru pai pe care trebuie s3i parcurg utilizatorul n mod asistat corespund celor patru dialoguri ale +izard3ului. Pasul - . fixarea datelor surs 7omanda 8ivotTable Report din meniul /ata afieaz primul dialog al +izard3ului. Din dialog este reprezentat doar zona de opiuni, butoanele de navigare ntre ecranele dialogurilor fiind uzuale i sunt prezentate ntr3un dialog ulterior. 7a surs de date se poate indica. 'icrosoft (xcel list or database 2 este cazul frecvent al operrii n Excel i fixeaz ca surs o list Excel. Este util n acest caz s se selecteze lista nainte de a se da comanda 8ivotTable Report. (xternal data source 2 se arat c datele surs se afl ntr3un fiier extern &baz de date Access etc.'. 'ultiple consolidation range 2 permite realizarea unei unificri de date sub form de tabel pivotant. &not er 8ivotTable 2 sursa de date este un tabel pivotant creat anterior.
>e acioneaz butonul "ext pentru a se trece la urmtorul dialog.

Pasul / . referina la datele surs 0n al doilea dialog al +izard3ului se precizeaz locul exact, adresa, de unde se preiau datele surs. Dac acestea sunt ntr3o list Excel dialogul este cel din figura urmtoare. 0n partea inferioar se observ butoanele de navigare ntre ecranele +izard3ului. Cancel 2 anuleaz operaiunea de creare a tabelului pivotant. 3ac* 2 se revine la dialogul precedent.
<;

"ext 2 se accept opiunile din dialogul curent i se trece la pasul urmtor. $inis 2 termin faza de preluare a opiunilor i creeaz tabelul pivotant fr a mai afia celelalte dialoguri. *rimul buton permite obinerea de a#utor. 0n zona Range se d referina la domeniul datelor surs, aceasta poate fi stabilit dinamic prin utilizarea butonului de restr ngere a dialogului sau prin cutare acion nd 3ro#se.

Pasul 0 . definirea c1mpurilor >e afieaz un dialog, prezentat n continuare, care permite stabilirea interactiv a c mpurilor tabelului. Dialogul conine o sc!em a tabelului cu figurarea zonelor acestuia i, n partea dreapt, o list cu toate c mpurile definite n datele surs. *rin tragerea butonului corespunztor unui c mp din lista surs n regiunea dorit a tabelului &8age 2 pagini, Ro# 2 linii, Column 2 coloane, /ata 2 regiunea datelor' se creeaz n tabel un c mp de pagin, de linie, de coloan sau, respectiv, de date. 0n timpul c t dialogul este vizibil se poate efectua orice operaiune de drag3and3drop cu butoanele reprezent nd c mpurile. -a crearea unui c mp de date se stabilete implicit funcia de centralizare, dar aceasta se poate modifica prin clicB dublu pe c mpul de date, caz n care se poate selecta o alt funcie predefinit.

Pasul 2 . localizarea tabelului pi'otant 1ltimul dialog al +izard3ului determin locul unde se creeaz tabelul i diverse opiuni privind structura acestuia.

"e# #or*s eet 2 tabelul se creeaz pe o foaie nou, (xisting #or*s et 2 tabelul se creeaz ntr3o zon a unei foi existente. /ona poate fi selectat dinamic. *rin acionarea butonului $inis se termin +izard3ul i se creeaz tabelul pivotant pe baza opiunilor selectate. 0n grupul de butoane este afiat n acest dialog butonul Options care desc!ide un nou dialog pentru configurarea tabelului. Dialogul este prezentat n figura urmtoare.

<6

(piunile, suficient de sugestive prin denumirile lor, se refer n principal la includerea n tabel a liniilorAcoloanelor de total &1rand totals for columns. 1rand totals for rows ', la formatarea automat a tabelului rezultat &,uto2ormat table', la modul de afiare a celulelor vide sau cu erori & 2or error /alues. show8. 2or empty cells. show8'. Alte opiuni sunt explicate n seciunile care urmeaz. Erupul /ata options fixeaz relaiile dintre tabel i datele surs &salvare, actualizare etc.'. *rin (S se revine la pasul < al +izard3ului. Observaie. Dialogul poate fi afiat i independent de +izard3ul de creare a unui tabel pivotant prin bara de unelte *ivot@able sau meniul contextual.

Crearea unui c<,p calculat

0n afar de liniile de totalizare create n mod automat se pot introduce linii suplimentare care s conin date calculate dup formule proprii. 0n aceast operaiune se face distincia ntre un c@mp calculat, situat n nivelul superior al ierar!iei de c mpuri linie sau coloan, i un item calculat, care reprezint un c mp inserat pe un nivel inferior al ierar!iei de c mpuri. *entru crearea unui c mp calculat se urmeaz algoritmul urmtor. 8. >e activeaz o celul din tabelul pivotant.
<G

9. >e d comanda $ormulas din meniul 8ivotTable &sau bara de unelte 8ivotTable prezentat ntr3o seciune separat' i se activeaz Calculated $ield. Este afiat dialogul .nsert Calculated $ield, prezentat n figura urmtoare. :. 0n zona de editare "ame se tasteaz un nume pentru c mpul care se creeaz. <. 0n zona $ormula se creeaz formula dup care se calculeaz noul c mp. Atunci c nd este necesar o referin la datele dintr3un alt c mp, operaiunea se realizeaz prin selectarea n lista $ields i acionarea butonului .nsert $ield &rezultatul se vede n zona $ormula'. C. (peraiunea se termin prin acionarea butonului &dd. Doul c mp poate fi poziionat n tabelul pivotant &pe linie sau pe coloan' n mod uzual.

Crearea unui ite, calculat

*entru crearea unui item calculat &similar unui c mp calculat, dar situat pe un nivel inferior al ierar!iei de c mpuri' se urmeaz paii urmtori. 8. Dac tabelul pivotant este structurat ca un outline &total sau doar pentru c mpul unde se insereaz noul item', se elimin gruparea intrrilor c mpului unde are loc inserarea. 9. >e selecteaz c mpul sau o intrare a c mpului unde se adaug itemul calculat. :. >e d comanda $ormulas din meniul 8ivotTable &sau bara de unelte 8ivotTable' i se activeaz Calculated .tem. Este afiat dialogul .nsert Calculated .tem, prezentat n figura urmtoare. Este de remarcat informaia suplimentar din linia de titlu privind c mpul n care se introduce noul subc mp. <. 0n zona editabil "ame se d un nume noii intrri.

C. 0n zona $ormula se creeaz formula de calcul a itemului. =eferina la un c mp sau o alt intrare &doar din c mpul curent ns' se obine utiliz nd listele $ields i .tems &selectarea elementului i acionarea butonului de la baza listei respective'. ;. *rin butonul &dd se termin definirea unei noi intrri. 6. *aii 92; se pot repeta pentru alte intrri calculate &ale aceluiai c mp' i procesul se termin prin O>. Observaii. 2 "unciile utilizate pentru rezumare nu pot fi modificate pentru c mpurile care au itemuri calculate. 2 0ntr3o celul aflat n tabelul pivotant la intersecia unui item calculat i a unui c mp calculat, formula prioritar este aceea a c mpului.

<5

Sintaxa 3or,ulei utili2ate pentru o entitate c<,p: ite,! calculat9

"ormulele care pot fi create n zonele "ormula din dialogurile de definire a c mpurilor i subc mpurilor calculate sunt asemntoare celor utilizate n foaia de calcul dar nu pot conine referiri la 2 celule sau zone denumite din foaia de calcul, 2 funcii Excel care necesit referiri la celule sau zone denumite, 2 funcii av nd ca rezultat tablouri. (peranzii pot fi constante i elemente ale tabelului pivotant &referite prin denumirile lor, create n mod automat de procedura Excel de formare a unui tabel pivotant 2 corespund denumirilor de c mpuri din foaia de calcul sau denumirilor date c mpurilor calculate'. 0n evaluarea formulelor se urmeaz, totui, ci diferite pentru c mpurile calculate 2 formulele opereaz pe rezultatele rezumate 2 i pentru itemurile calculate 2 formulele opereaz pe nregistrri i apoi se efectueaz rezumarea. =ecomandrile Excel pentru denumirile utilizabile n formule sunt. 2 formulele pentru c mpurile calculate se pot referi la orice c mp sau item din datele surs ale tabelului pivotant, inclusiv itemuri ascunse i c mpuri care nu au fost utilizate &prin dragare' la definirea tabelului4 2 formulele pentru c mpurile calculate se pot referi la mai multe denumiri de c mpuri4 2 formulele pentru itemurile calculate se pot referi doar la itemurile din c mpul n care se calculeaz noua intrare4 2 denumirile care conin mai multe cuvinte sau includ numere sau simboluri se vor nc!ide ntre apostrofuri4 2 formulele nu se pot referi la totalurile din tabelul pivotant4 2 referirea la un item trebuie s conin c mpul de baz dup modelul c9mp:item; sau indexul itemului n aran#area curent a tabelului, de exemplu c9mp:<;4 exist i posibilitatea de referire a unui item prin poziia relativ c9mp:=!;4 n aceast situaie se reseteaz opiunile alese sub &uto% o# i &uto%ort din dialogul 8ivotTable $ield &dvanced Options la opiunea (anual. 2 "ormulele pentru c mpurile calculate opereaz ntotdeauna pe toate datele surs i nu exist posibilitatea de a restr nge domeniul de aplicare al unei formule doar la anumite nregistrri.

A3i8area re2ultatelor pentru c<,purile calculate

*entru c mpurile calculate inserate de utilizator sau create de Excel ca liniiAcoloane de totaluri se poate alege un mod de afiare implic nd calcule suplimentare asupra tabelului pivotant. *entru a selecta un asemenea mod de afiare a rezultatelor. 2 se desc!ide meniul contextual &prin clicB dreapta pe c mpul respectiv' 2 se selecteaz comanda $ield i, dac nu este vizibil lista derulant % o# data as, se acioneaz OptionsAA din dialogul afiat. 0n lista derulant % o# data as sunt disponibile opiunile urmtoare, selectarea unei opiuni produc nd calculele i afiarea corespunztoare a tuturor rezultatelor c mpului respectiv.
$unction Result

Difference "rom

N (f N Difference "rom

=unning @otal ,n

Afieaz diferenele dintre valoarea c mpului selectat n lista 3ase field i valoarea c mpului selectat n lista 3ase item. Afieaz procenta#e raportate la valoarea selectat n 3ase item. Este o combinaie ntre opiunile precedente. afieaz diferenele dintre valoarea c mpului i valoarea fix din 3ase item, afiarea fiind n procente. Afieaz datele ca totaluri succesive. 7 mpul pentru care se alege aceast opiune trebuie s fie selectat n prealabil.
CH

N of ro+ N of column N of total ,ndex

Afieaz datele din fiecare linie ca procenta# din totalul liniei. Afieaz datele din fiecare coloan ca procenta# din totalul coloanei. Afieaz datele ca procenta#e din totalul general. Afieaz datele utiliz nd formula. &&value in cell' x &Erand @otal of Erand @otals'' A &&Erand =o+ @otal' x &Erand 7olumn @otal''. Este proporia realizat n celul din ceea ce este ateptat n cazul unei distribuii uniforme a datelor.

-ara de unelte PivotTa*le

*entru operaiuni asupra elementelor unui tabel pivotant este disponibil o bar de unelte specific. Afiarea ei se face n mod uzual. 4ie# 2 Toolbars 2 8ivotTable. 0n figura urmtoare este prezentat aceast bar de unelte.
*ivot@able )izard *ivot@able menu *ivot@able "ield >!o+ *ages >elect -abel and Data

(utline tools

=efres! Data

>elect Data

>elect -abel

Meniul 8ivotTable, desc!is din prima unealt a barei 8ivotTable, conine comenzi dintre care unele sunt acoperite de unelte ale barei 8ivotTable iar altele de comenzi ale meniului contextual asociat unui tabel pivotant.

Opera6iuni asupra unui ta*el pivotant

Dintre operaiunile permise ntr3un tabel pivotant sunt explicate n continuare doar cele mai importante. *entru cele omise, n special cele care sunt specifice unor surse externe de date, se va studia intrarea corespunztoare din Microsoft Excel 2 Kelp. Multe dintre operaiuni necesit, pentru un acces mai rapid, afiarea barei de unelte *ivot@able. +ctualizarea unui Pi'otTable *rin operaiunea de actualizare nelegem recalcularea tabelului pentru a include eventualele modificri efectuate asupra datelor surs, operaiunea fiind important mai ales atunci c nd se consider o surs extern de date. *entru actualizare se urmeaz. 8. se selecteaz o celul a tabelului, 9. se acioneaz Refres /ata din bara 8ivotTable &sau Refres /ata din meniul 8ivotTable'. Observaii a' *entru actualizarea tabelului la desc!iderea caietului se d comanda Options din meniul 8ivotTable i sub /ata source options se marc!eaz Refres on open. 0n lipsa acestei marcri nu se realizeaz o actualizare a datelor la desc!iderea caietului. b' Dac sursa de date este o list Excel i s3au adugat noi linii i c mpuri acesteia, dup actualizarea tabelului se poate utiliza 8ivotTable )i<ard pentru adugarea noilor c mpuri la structura tabelului.
C8

c' *entru actualizarea tuturor tabelelor pivotante din caiet se d comanda Refres &ll din meniul 8ivotTable a barei de unelte sinonime. ,odificarea sursei de date Atunci c nd se modific structura listei Excel considerat surs de date a unui tabel pivotant, modificarea poate fi reflectat n tabel prin. 8. >electarea unei celule a tabelului. 9. 7omanda 8ivotTable )i<ard. :. 0n dialogul 8ivotTable )i<ard - %tep : of ; se acioneaz 3ac*. <. 0n dialogul 8ivotTable )i<ard - %tep 9 of ; se selecteaz noul domeniu al datelor surs prin includerea liniilorAcoloanelor adugate. C. 7lic pe "ext. ;. 0n dialogul 8ivotTable )i<ard - %tep : of ; se modific dup necesiti structura tabelului. 6. 7lic pe $inis . Totaluri i subtotaluri %ntr#un tabel pi'otant 1n tabel pivotant poate fi completat prin includerea de linii i coloane de totaluri, calculate n prim instan prin funciile de sumar utilizate pentru zona de date. Aceste liniiAcoloane suport ns operaia de modificare a afirii similar unui c mp calculat. Microsoft Excel afieaz n mod automat liniiAcoloane de total doar pentru nivelul superior al ierar!iei de c mpuri. *entru alte nivele se afieaz subtotaluri doar la cerere. (peraiunile implicate de liniileAcoloanele de totaluri sunt descrise n continuare. Ascunderea sau afiarea totalurilor generale 8. >e selecteaz o celul din tabelul pivotant. 9. >e d comanda Options din meniul 8ivotTable &desc!is din bara de unelte 8ivotTable'. :. *entru afiarea totalurilor generale se marc!eaz casetele de control Grand totals for columns, Grand totals for ro#s &una sau ambele dup necesitate'. *entru ascunderea totalurilor generale se anumeaz marca#ele. ,ncludereaAeliminarea subtotalurilor 8. Dublu clic pe butonul c mpului pentru care se execut operaiunea. >e afieaz dialogul 8ivotTable $ield, artat, parial, n figura alturat. 9. *entru afiarea subtotalurilor se marc!eaz, c nd c mpul este situat pe nivelul superior &este exterior', caseta de control &utomatic din grupul %ubtotals. 0n cazul unui c mp situat pe un nivel inferior &este interior' se marc!eaz Custom i se alege apoi o funcie de totalizare din lista situat n dreapta grupului %ubtotals. *entru eliminarea subtotalurilor se marc!eaz "one. :. *entru utilizarea unei funcii diferite de rezumare, sau afiarea a mai multor tipuri de subtotaluri se selecteaz funciile dorite n lista din dreapta dialogului. Microsoft Excel adaug c te o linie de subtotaluri pentru fiecare funcie selectat. <. *entru a include itemurile ascunse n subtotaluri se acioneaz n secvena. meniul 8ivotTable &de pe bara de unelte 8ivotTable' 2 selectarea opiunii %ubtotal idden page items din grupul $ormat. >c!imbarea funciei de sumar 8. Dublu clicB pe butonul c mpului din tabelul pivotant.

C9

9. 0n dialogul 8ivotTable $ield, prezentat la subiectul anterior, se selecteaz noua funcie n lista din %ubtotals &i se deselecteaz eventual funcia anterioar'. Eliminarea unui tabel pi'otant Eliminarea unui tabel pivotant din foaia de calcul nu afecteaz datele surs i se poate efectua prin. A. *rin selectarea unei zone din foaia de calcul care include n totalitate tabelul i comanda Clear 2 &ll din meniul (dit. Acest mod este accesibil atunci c nd tabelul este ncon#urat de o zon de celule libere care permite selecia prealabil tergerii. %. 1tiliz nd comenzile din bara de unelte 8ivotTable. 8. 0n meniul 8ivotTable se d %elect i se asigur c butonul (nable %election este activ. 9. >e activeaz prin clicB o celul a tabelului. :. 0n meniul 8ivotTable se d %elect i apoi (ntire Table. <. 0n meniul (dit se d comanda Clear i se alege &ll. *ormatarea unui tabel pi'otant 0n formatarea unui tabel pivotant trebuie reinut c pentru pstrarea formatrii efectuate i dup o operaiunea de actualizare &refresh' a tabelului se va ncepe prin verificarea c butonul (nable %election &dup succesiunea bara 8ivotTable 2 meniul 8ivotTable 2 %elect' este activ, ceea ce permite selectarea unor zone ale tabelului pivotant. >e urmeaz urmtoarele etape. 8. >e selecteaz partea dorit din tabel. 9. >e formateaz &c!enar, font' n mod uzual, cu unelte sau comenzi din meniul $ormat. :. *entru stabilirea opiunilor care afecteaz formatarea tabelului &cum ar fi Auto"ormat' se d comanda Options &din meniul 8ivotTable de pe bara sinonim' sau din pasul < al +izard3ului 8ivotTable. Crearea unui "rafic din datele unui tabel pi'otant Deoarece datele coninute ntr3un tabel pivotant sunt o sintez a informaiilor, este util reprezentarea lor ntr3o diagram grafic. *rin natura tabelului pivotant acest lucru se realizeaz ntr3un mod specific. 8. >e permite selectarea datelor prin activarea opiunii (nable %election la care se a#unge prin meniul 8ivotTable de pe bara de unelte sinonim i comanda %elect a meniului. 9. >e elimin &ascund' subtotalurile. :. >e selecteaz datele care se reprezint grafic, incluz nd c mpurile linii i coloane, dar nu totalurile generale sau c mpurile pagin. *rin dragare, selecia se va iniia din colul dreapta #os, astfel nc t s se poat selecta c mpurile linieAcoloan &altfel se intr n procedura de restructurare a tabelului'. <. >e acioneaz unealta C art )i<ard i se urmeaz procedura de trasare a unei diagrame &a se vedea seciunea dedicat acestui subiect'. Observaii. ( diagram creat dintr3un tabel pivotant rm ne legat de datele vizibile n tabel. aspectul reflect rearan#area c mpurilor, trecerea la o alt pagin etc. *entru salvarea i tiprirea diagramelor pentru toate paginile tabelului, se acioneaz % o# 8ages de pe bara de unelte 8ivotTable. "iecare pagin apare atunci pe o foaie separat i se poate reprezenta i tipri independent de celelalte. +fiarea unei liste de formule dintr#un tabel pi'otant >e poate obine o list a tuturor formulelor utilizate ntr3un tabel pivotant prin 8. >e activeaz o celul a tabelului. 9. >e d comanda $ormulas din meniul 8ivotTable i apoi =ist $ormulas.

C:

Prote3area informaiilor
>ecuritatea datelor dintr3un caiet Microsoft Excel poate fi asigurat la mai multe nivele. 1n prim nivel este acela de acces la fiierul care reprezint caietul. Al doilea mare nivel este acela care privete prote#area informaiilor dup ce utilizatorul a desc!is caietul Excel.

Securitatea la ni,el de %i)ier

Asigurarea parolelor de acces la fiier este efectuat n momentul salvrii fiierului. >e pot stabili parole pentru desc!iderea fiierului, pentru modificarea i salvarea fiierului, precum i ataarea unei recomandri de a desc!ide fiierul doar n citire &read3onl?'. Parola pentru deschiderea fiierului 1n caiet Excel prote#at prin parol pentru desc!idere nu poate fi accesat, n mod legal, dec t de utilizatorii care cunosc parola. *entru stabilirea acestui tip de parolse urmeazetapele urmtoare. 8. >e d comanda Sa/e ,s din meniul 2ile. 9. >e acioneaz butonul 4ptions. :. 0n zona editabil Password to open se introduce parola dorit si se d (S. <. ,n dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola i se d (S. C. >e acioneaz Sa/e din dialogul de salvare a fiierului, confirm nd eventual prin 3es nlocuirea versiunii precedente a fiierului. *arola poate conine orice combinaie de litere, cifre, spaii i simboluri i poate avea p n la 8C caractere. @extul introdus este sensibil la capitalizare. Observaie: -a introducerea fiierului prote#at ntr3un dosar, prin aplicaia Binder, protecia prin parol este eliminat. *arola trebuie introdus doar n momentul adugrii fiierului ca o nou seciune a dosarului, orice acces ulterior fiind liber. Parola pentru sal'area fiierului >tabilirea unei parole pentru salvarea fiierului are ca efect interzicerea salvrii fiierului sub acelai nume, orice modificri fiind astfel neincluse n versiunea original. 0n acest mod se asigur faptul c fiecare utilizator desc!ide mereu aceeai versiune a caietului Excel. *arola se stabilete prin parcurgerea etapelor urmtoare. 8. >e d comanda Sa/e ,s din meniul 2ile. 9. >e acioneaz butonul 4ptions. Apare dialogul Sa/e 4ptions prezentat anterior. :. 0n zona editabil Password to modif? se introduce parola dorit i se d (S. <. ,n dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola i se d (S. C. >e acioneaz Sa/e din dialogul de salvare a fiierului, confirm nd eventual prin 3es nlocuirea versiunii precedente a fiierului. Observaii. 1n caiet prote#at poate fi desc!is ca read3onl?, modificat i salvat ulterior sub un alt nume. Doua versiune, cu un nou nume, nu mai este prote#at prin parol. >e poate astfel spune c securitatea la acest nivel nu are dec t rolul de a pstra mereu versiunea original i nu acela de a interzice total accesul la informaiile, uneori complexe &macro3uri', din caiet.

C<

4ecomandarea fiierului ca read#onl5 *entru utilizatorii responsabili se poate asocia caietului recomandarea de a fi desc!is doar n citire, micor ndu3se ansa de modificare accidental a caietului. Aceasta este ns doar o recomandare de care utilizatorul poate s nu in seama. 8. >e d comanda Sa/e ,s din meniul 2ile. 9. >e acioneaz butonul 4ptions. Apare dialogul Sa/e 4ptions prezentat anterior. :. >e marc!eaz caseta de control Read5only recommended i se d (S. <. >e acioneaz >ave din dialogul de salvare a fiierului, confirm nd eventual prin ies nlocuirea versiunii precedente a fiierului. -a desc!iderea caietului se va afia un mesa# privind recomandarea de desc!idere n citire n cazul n care nu sunt necesare modificri n caiet. Aceast procedur nu stabilete atributul de read5only pentru fiier, atribut care poate fi dat prin operarea uzual din sistemul de operare )indo+s &reamintim c salvarea sub un alt nume este posibil'. 8. 0n meniul Windows Start se pointeaz Programs i apoi clicB pe Windows >'plorer. 9. 0n fereastra >'ploring se navig!eaz p n la folderul care conine fiierul. :. 7licB pe numele fiierului, sau clicB dreapta care desc!ide meniul contextual. <. 0n meniul "ile sau meniul contextual se activeaz Properties. C. 0n fia Eeneral se marc!eaz caseta de control Read5only.

Securitatea la ni,el de in%ormaii

*rin prote#area informaiilor nelegem mecanismele de care dispune creatorul unui caiet Excel pentru limitarea accesului unui utilizator. Accesul poate fi limitat at t n ceea ce privete vizualizarea informaiilor, c t i n ceea ce privete posibilitatea de modificare a acestora. Microsoft Excel ofer trei niveluri de protecie. 2 la nivel de caiet, 2 la nivel de foaie de calcul, 2 la nivel de parta#are a caietului ntre mai muli utilizatori. 7omanda principal este Protection, aflat implicit n meniul ools. Activarea comenzii produce afiarea submeniului. >e observ cele trei comenzi ale submeniului, corespunztoare nivelelor de protecie amintite. Dac este fixat un nivel de protecie, intrarea corespunztoare a submeniului se modific automat n &nprotectF, permi nd eliminarea respectivului nivel de protecie. >tabilirea unei parole la fixarea proteciei necesit cunoaterea acesteia n momentul ridicrii proteciei. *rotecia este asigurat i la executarea unor macro3uri care implic aciuni asupra foiiAcaietului. Dac o operaiune violeaz un nivel de protecie, atunci se afieaz un mesa# de eroare i execuia macro3ului este ntrerupt. Protecia la ni'el de foaie de calcul >tabilirea proteciei la acest nivel are ca efect prevenirea aciunilor de modificare a informaiilor din foaia de calcul. *roiectantul foii poate interzice modificarea coninutului unor celule &sau a tuturor celulelor', vizualizarea liniilor, coloanelor ascunse, vizualizarea formulelor utilizate n anumite celule, modificarea obiectelor grafice sau a scenariilor existente. 7omanda utilizat pentru stabilirea acestui nivel de protecie este Protect Sheet aflat n submeniul Protect al meniului ools. Este afiat dialogul Protect Sheet n care se stabilesc elementele pentru care se asigur protecia, prin marcarea casetelor de control respective. Efectul acestor marca#e este explicat n continuare.

CC

Contents (prote/area coninutului!

*rin alegerea acestei opiuni de protecie, utilizatorul nu poate modifica coninutul foii de calcul. Dac foaia prote#at astfel este o foaie de calcul propriu3zis &i nu o foaie de tip c!art', o celul nu poate fi sc!imbat dec t dac se indic, naintea stabilirii proteciei, c respectiva celul este deblocat. Acest fapt se realizeaz utiliz nd dialogul de formatare a celulelor, n secvena urmtoare. 8. >e selecteaz celulele care rm n deblocate dup prote#are. "oaia de calcul nu trebuie s aib activat protecia. 9. >e d comanda Cells din meniul 2ormat, dup care se activeaz fia Protection. :. >e anuleaz marca#ul din zona Locked. Dup prote#area foii, aceste celule sunt singurele care permit intervenia utilizatorului. Acest mecanism permite organizarea foii de calcul drept formular n care anumite zone &titluri, explicaii etc.' sunt fixe 2 celule blocate 2 iar alte zone sunt completate de utilizator cu informaiile necesare 2 celule deblocate. *entru navigarea ntre celulele deblocate ale foii se activeaz o asemenea celul, trecerea la urmtoarea realiz ndu3se prin @A%. 0ntr3o foaie prote#at 2 nu se vd liniile si coloanele care au fost ascunse nainte de prote#are. 2 nu se vd formulele din celulele unde acestea au fost ascunse nainte de prote#are &prin selectare i marcarea opiunii )idden din dialogul 2ormat Cells Protection. 0ntr3o foaie de tip c!art nu se pot sc!imba elemente ale diagramei &seriile de date, axe etc.', dar diagrama pstreaz legtura cu datele surs, reflect nd modificarea acestora.

'b/ects (prote/area obiectelor!

Aceast opiune interzice utilizatorului 2 modificarea obiectelor grafice &diagrame, !ri, obiecte de control etc.', 2 actualizarea !rilor, 2 adugarea sau editarea comentariilor. Este de menionat c, nainte de stabilirea proteciei pentru foaia de calcul, un obiect poate fi deblocat prin acelai mecanism ca i celulele & 2ormat 2 obiect 2 fia Protection'.

Scenarios (prote/area scenariilor!

Aceast opiune interzice utilizatorului 2 vizualizarea scenariilor care erau ascunse n momentul prote#rii, 2 modificarea scenariilor blocate sau tergerea acestora. 1tilizatorii pot totui s editeze valorile din celulele pe care se bazeaz scenariul &dac aceste celule sunt deblocate' i s adauge noi scenarii.

Parola de protecie a unei %oi

*rote#area unei foi de calcul sau de tip c!art poate fi nsoit de stabilirea unei parole. Aceasta se d n zona editabil Password a dialogului Protect Sheet. Dup acionarea butonului (S se afieaz un dialog de confirmare a parolei, ca un mi#loc suplimentar de verificare a scrierii corecte a parolei. >tabilirea unei parole nu permite deprote#area foii respective dec t de cel care cunoate parola. 0ncercarea de a da comanda &nprotect Sheet afieaz n acest caz dialogul &nprotect Sheet n care se cere introducerea parolei. 7a orice parol, textul acesteia trebuie s fie memorat cu atenie, n caz contrar neexist nd unelte legale pentru regsire i foaia poate rm ne n stare prote#at fr posibiliti de dezvoltare ulterioar.

C;

"aptul c parola nu este obligatorie are utilitatea de a comuta mai simplu ntre strile de prote#are n timpul proiectrii foii de calcul &prote#area neparolat nltur eventuale modificri accidentale ale informaiei'.

Prote/area %oii

>eciunile anterioare conin prezentarea mi#loacelor de protecie a informaiilor dintr3o foaie. Aici sunt prezentate aciunile necesare asigurrii securitii pentru o foaie. 8. >e activeaz foaia care se prote#eaz. 9. >e debloc!eaz toate celulele pentru care utilizatorul are permisiunea de modificare. :. >e debloc!eaz toate obiectele grafice care vor putea fi modificate de utilizatori. <. >e ascund toate formulele pe care utilizatorul nu poate s le vad. C. >e d comanda Protect Sheet &meniul ools ? Protection'. ;. *entru interzicerea modificrii celulelor sau elementelor din obiectele grafice i vizualizrii elementelor ascunse &linii, coloane, formule', se selecteaz Contents. 6. *entru a preveni modificrilor obiectelor grafice se selecteaz 4b@ects. G. *entru a preveni modificarea definiiilor scenariilor se selecteaz Scenarios. 5. *entru a interzice eliminarea proteciei foii de ctre utilizatori, se fixeaz o parol.

Protecia la ni'el de caiet -a acest nivel de protecie se poate preveni modificarea numrului de foi ale caietului &adugare sau eliminare' i modificarea dimensiunilor i poziiilor ferestrelor n care se vede caietul. Exist de asemenea posibilitatea de a nsoi protecia de o parol. 7omanda de prote#are a caietului este Protect Workbook aflat n submeniul Protect al meniului ools. Este afiat dialogul Protect Workbook. *rin marcarea casetelor de dialog se opteaz pentru diferite forme de protecie.

Structure (prote/area structurii caietului!

>elect nd aceast opiune de protecie, utilizatorii au restricie la. 2 vizualizarea foilor care erau ascunse n momentul prote#rii4 2 mutarea, eliminarea, ascunderea sau redenumirea foilor4 2 inserarea de noi foi &de calcul sau c!art', utilizatorii pot totui s creeze diagrame proprii, scufundate ntr3o foaie existent4 2 mutarea sau copierea foilor ntr3un alt caiet4 2 afiarea n foi separate a paginilor dintr3un tabel pivotant4 2 crearea unui raport rezumativ utiliz nd Scenario (anager4 2 plasarea rezultatelor obinute prin procedurile din add5in5ul ,nalysis oolPak n pagini separate4 2 nregistrarea unui nou macro, ca i execuia unor macro3uri care efectueaz una dintre operaiunile interzise de acest nivel de protecie.

Windows (prote/area %erestrelor caietului!

Aceast opiune nu permite utilizatorului 2 s modifice dimensiunea i poziia ferestrelor caietului4 2 s mute, s redimensioneze sau s nc!id ferestrele4 este ns posibil ascunderea i reafiarea ferestrelor.

C6

Parola de protecie a unui caiet

*rocedura este similar parolrii unei foi i este necesar n cazul c nd se dorete eliminarea proteciei la nivel de caiet.

Prote/area caietului

Mi#loacele prezentate pot fi utilizate dup sc!ema urmtoare. 8. >e d comanda Protect Workbook &meniul ools ? Protection'. 9. *entru a prote#a structura caietului astfel nc t foile s nu poat fi mutate, eliminate, ascunse, reafiate, redenumite sau adugate se marc!eaz caseta Structure. :. *entru a fixa dimensiunea i poziia ferestrelor se marc!eaz )indo+s. <. *entru a preveni nlturarea proteciei se va stabili o parol. Protecia pentru caiete parta3ate >ubiectul este tratat n seciunea urmtoare, dedicat lucrului n colaborare.

6ucrul %n colaborare
*rocedurile oferite de Microsoft Excel pentru lucrul n colaborare la un document permit revizuirea i editarea simultan a unui acelai caiet, lucrul pe copii multiple ale unui caiet cu posibilitatea de contopire a copiilor &incluz nd i tratarea coliziunilor', pstrarea unui istoric al sc!imbrilor efectuate de diveri membri ai ec!ipei, securitate adecvat lucrului n ec!ip. @oate aceste aciuni sunt posibile prin declararea unui caiet parta#at & shared workbook'.

Crearea unui caiet parta/at

7omanda principal este Share Workbook din meniul ools utilizat dup prescripiile urmtoare. 8. >e d comanda Share Workbook din meniul ools. Este afiat dialogul Share Workbook. 9. 0n fia >diting se marc!eaz caseta de control ,llow changes by more than one user at the same time i apoi (S. :. >e desc!ide automat dialogul Sa/e ,s i se salveaz fiierul ntr3un folder n care au acces i ceilali membri ai ec!ipei care pot colabora la revizuireaAcrearea caietului. (bservaii 2 "iierul nu poate fi salvat ntr3unul dintre folderele publice Microsoft Exc!ange. 2 -a salvarea caietului ntr3un alt folder este posibil ca anumite legturi ctre alte documente s nu mai fie valide. 7oreciile necesare se efectueaz prin comanda Links din meniul >dit. 2 *rin declararea caietului ca fiind parta#at se activeaz i meninerea istoricului sc!imbrilor. 2 @oi utilizatorii care au acces la folderul public unde s3a creat caietul parta#at au acelai tip de acces la fiier. *entru impunerea unor restricii suplimentare se va utiliza procedura de prote#are a caietului parta#at &prezentat ulterior n acest capitol'.

#ucrul pe copii ale documentului

CG

Atunci c nd este necesar ca un acelai document s fie revzut de mai multe persoane se poate opta pentru procedura n care fiecare persoan lucreaz pe o copie a documentului. Dup terminarea revizuirii, aceste copii pot fi revzute i unite ntr3un singur document. *rocedeul poate fi repetat p n la obinerea variantei definitive. Copierea documentului pentru distribuire >e parcurg urmtoarele etape. 8. >e declar caietul ca fiind parta#at prin Share Workbook din meniul ools i marcarea zonei ,llow changes by more than one user at the same time din fia >diting. 9. >e desc!ide fia ,d/anced din dialogul Share Workbook. :. 0n grupul rack changes se marc!eaz Aeep change history for. 0n zona %ays se introduce numrul de zile c t se pstreaz istoricul modificrilor. *entru gestionarea corect a fuziunii documentelor duplicate este necesar ca fiecare copie s3i menin un istoric al modificrilor ncep nd cu ziua de creare a copiei i p n n ziua fuziunii. Dac este depsit aceast ultim dat, unirea ntr3un singur document nu mai este posibil n mod automat. Din acest motiv este necesar s se indice un timp suficient de mare pentru pstrarea istoricului. <. >e d (S i se salveaz fiierul. C. *entru efectuarea copiilor caietului se utilizeaz comanda Sa/e ,s i se d c te un nume diferit pentru fiecare copie a caietului. (bservaie. *entru a evita ntreruperea meninerii istoricului de ctre un utilizator se va prote#a caietul n mod corespunztor. 4eunirea copiilor %ntr#un sin"ur document Dup efectuarea modificrilor de ctre colaboratori &sau efi', fiecare pe copia lui de fiier parta#at, copiile pot fi reunite prin parcurgerea etapelor urmtoare. 8. >e desc!ide acea copie a fiierului parta#at n care vor fuziona celelalte copii. 9. >e d comanda (erge Workbooks din meniul ools &accesibil doar pentru fiiere parta#ate'. Dac se cere se va salva fiierul. :. >e afieaz dialogul Select 2iles to (erge Bnto Current Workbook similar unui dialog de desc!idere a unui fiier. <. 0n lista de fiiere se selecteaz una sau mai multe copii ale caietului care fuzioneaz. C. >e d (S. ;. *aii 9 2 C se pot repeta de c te ori este nevoie. (bservaie. 7omentariile ataate unei aceleai celule sunt pstrate toate fiind nsoite de numele autorului. =eamintim c pentru a fi posibil fuziunea trebuie ca istoricul modificrilor s fie activ i fuziunea s fie efectuat n intervalul de timp specificat la activarea istoricului.

#ucrul pe aceea)i ,ersiune a caietului parta/at

Aceast procedur poate fi utilizat atunci c nd fiecare dintre membrii ec!ipei trebuie s vad modificrile i comentariile celorlali. 0n acest caz se primete o versiune cumulat de revizuiri i nu c te o versiune de la fiecare colaborator &cum se obine n lucrul pe copii ale documentului'. >unt posibile dou metode de lucru. 2 trimiterea documentului prin e3mail, 2 postarea lui ntr3un folder public. -a primirea copiilor revizuite se pot revedea i incorpora modificrile n toate copiile sau acestea pot fi reunite ntr3o singur copie.

C5

.tili0area po)tei electronice

>e va utiliza pota electronic pentru trimiterea caietului simultan la toi colaboratorii sau se poate ruta documentul ctre colaboratori, eventual ntr3o ordine prestabilit. *entru aceste proceduri este nevoie de 2 Microsoft Exc!ange &sau alt sistem de pot compatibil cu Messaging Application *rogramming ,nterface [MA*,]'. 2 -otus cc.Mail &sau alt sistem de pot compatibil cu $endor ,ndependent Messaging [$,M]'. (bservaie. @rimiterea i rutarea nu funcioneaz prin sistemul de pori &gate+a?s' ale potei electronice.

Trimiterea prin e1mail

8. >e desc!ide caietul parta#at. 9. Dac acesta nu are ataat o foaie de parcurs & routing slip' 2 cazul c nd caietul nu este provenit din alt parte prin rutare, atunci se d comanda Send o din meniul 2ile i apoi (ail Recipient. 0n continuare se fixeaz adresele unde se trimite caietul. Dac documentul este primit din alt parte ntr3un proces de rutare se d comanda Send o din meniul 2ile i apoi Ne't Routing Recipient pentru trimiterea ctre urmtorul recipient.

2utarea documentului

1til mai ales atunci c nd documentul trebuie s treac pe un traseu prestabilit pe la cei care l revizuiesc, procedura se realizeaz prin etapele urmtoare. 7el care iniiaz rutarea documentului trebuie s creeze un routing slip. *entru procedur se va studia intrarea (icrosoft >'cel )elp corespunztoare. 0n cazul c nd utilizatorul este un recipient de pe traseul de rutare. 8. >e desc!ide documentul care se ruteaz. 9. *entru trimiterea la urmtoarea person din lista de rutare se d comanda Send o din meniul 2ile i apoi Ne't Routing Recipient. >e acioneaz Route workbook8 ctre numele recipientului. *entru rutarea ctre o persoan care nu este n list se d comanda Send o din meniul 2ile i apoi 4ther Routing Recipient. (bservaie. 1n caiet rutat este o ataare la un mesa# e3mail. *entru desc!iderea documentului se urmeaz instruciunile proprii programului utilizat de pot electronic 2 n Microsoft Exc!ange este suficient un clicB dublu pe icoana caietului rutat. *rin rutarea documentului fiecare utilizator vede modificrile efectuate n opririle anterioare. Dup parcurgerea tuturor recipientelor documentul se ntoarce la cel care a iniiat rutarea. *entru informaii suplimentare se vor studia intrrile corespunztoare din Kelp.

Postarea *ntr1un %older public

>e poate posta un document ntr3un folder public Microsoft Exc!ange sau Microsoft (utlooB atunci c nd documentul trebuie s fie accesibil tuturor colaboratorilor dar nu se dorete trimiterea lui prin e3mail. Aceast procedur necesit Microsoft Exc!ange >erver i se realizeaz prin 8. >e desc!ide caietul care se transmite. 9. >e d comanda Send o din meniul 2ile i apoi se selecteaz Exc!ange "older. :. >e selecteaz folderul din lista de foldere afiat. Este de remarcat c procedura nu este specific fiierelor parta#ate, mai mult un caiet parta#at devine neparta#at dup postarea ntr3un folder Exc!ange i pierde istoricul modificrilor.

;H

2e,ederea )i *ncorporarea modi%ic&rilor

Dialogul principal este iniiat de comanda rack Changes. (peraiunea parcurge urmtoarele etape. 8. >e d comanda rack Changes din meniul ools i apoi se alege ,ccept sau Re@ect Changes. 9. Dac apare interogarea de salvare a caietului se rspunde cu (S. :. >e aleg modificrile care se proceseaz. 2 modificrile efectuate de alt utilizator prin marcarea zonei )!o i selectarea utilizatorului n lista ascuns alturat4 2 modificrile efectuate de oricine prin demarcarea zonei de control )!o4 2 modificrile efectuate doar ntr3o regiune a foii de calcul prin marcarea zonei )!ere i completarea referinei la zona alturat &se poate selecta dinamic'4 dac zona de control este nemarcat, atunci se revd modificrile din ntregul caiet. <. >e d (S i se citete informaia despre prima modificare n dialogul ,ccept sau Re@ect Changes. ,nformaia descrie de asemenea i modificrile care depind de cea curent. C. *entru acceptarea modificrii se acioneaz ,ccept. 0n acest caz modificarea nu mai este evideniat. *entru a anula modificarea se d Re@ect. Dac apare o interogare privind selectarea valorii pentru o celul atunci se alege valoarea dorit i se d ,ccept. ;. >e repet paii < i C pentru fiecare modificare sau se d ,ccept ,ll sau Re@ect ,ll pentru o aciune global. *arcurgerea modificrilor este secvenial. nu se avanseaz la urmtoarea modificare p n c nd cea curent nu este admis sau respins. (bservaie. ,nformaia despre modificrile respinse, inclusiv datele care au fost terse pot fi regsite n foaia )istory 2 vezi seciunea urmtoare.

storicul modificrilor
*strarea unei istorii a modificrilor efectuate ntr3un caiet este util at t n cazul lucrului n ec!ip, c t i n cursul operaiunii de dezvoltare a unui caiet Excel de ctre un singur utilizator. @otui, Microsoft Excel trece caietul n starea de caiet parta#at atunci c nd se cere activarea procesului de memorare a istoriei sc!imbrilor. ,storicul modificrilor poate fi g ndit ca un #urnal n care sunt memorate, pentru fiecare modificare efectuat, informaii despre cine i c nd a efectuat modificarea, despre datele care au fost modificate. Acest istoric poate fi vizualizat n dou moduri. 2 prin evidenierea & highlighting' modificrilor pe foaia de calcul prin culori i marca#e &este evident c nu toate informaiile pot fi artate astfel', 2 prin crearea unei foi speciale a caietului, history worksheet, n care sunt listate informaiile sub form de nregistrri ntr3o list Excel dotat cu filtre. 1tilizatorul are i posibilitatea de a impune durata de meninere a informaiilor n istoric, orice informaie fiind eliminat la data expirrii, fr posibilitatea de a fi recuperat. Deoarece informaiile din change history pot fi utilizate la tratarea modificrilor n sensul acceptrii sau respingerii, istoricul modificrilor poate fi g ndit i ca o list 1ndo mai general &pstrat de la o sesiune la alta, de la un utilizator la altul'.

+cti,area scrierii istoricului

7!iar dac documentul nu este parta#at, activarea istoricului este nsoit i de stabilirea parta#rii caietului.

;8

8. >e d comanda Share Workbook din meniul ools. 9. *e fia >diting a dialogului Share Workbook se marc!eaz caseta ,llow changes by more than one user at the same time. :. >e activeaz fia ,d/anced a dialogului Share Workbook . <. 0n grupul rack changes se marc!eaz Aeep change history for i se indic numrul de zile de reinere a istoricului n zona %ays. C. >e d (S i se salveaz fiierul dac apare o interogare n acest sens. (bservaii. 2 gurnalul include i informaii despre rezolvarea unor conflicte aprute ca urmare a modificrilor, inclusiv datele care au fost eliminate. 2 -a fiecare nc!idere a caietului se elimin din #urnal intrrile mai vec!i dec t numrul de zile specificat n pasul <. 2 Evidenierea modificrilor & change highlighting' n foaia de calcul nu este activat automat la iniierea scrierii #urnalului.

'prirea p&str&rii istoricului

Dac documentul este prote#at cu parol pentru parta#are i istoria sc!imbrilor, Microsoft Excel oprete meninerea istoricului atunci c nd se nltur protecia. 0n aceast situaie sunt acceptate toate modificrile i se terge istoria memorat o dat cu urmtoarea nc!idere a caietului. 8. >e d comanda Share Workbook din meniul ools i se activeaz fia ,d/anced. 9. >e marc!eaz %onCt keep change history i se d (S. (bservaie. ,storicul memorat este ters la prima salvare a caietului parta#at. @otui, dac se reface opiunea de pstrare a #urnalului, ultimul set de modificri salvate sunt incluse n noul #urnal.

Vi0uali0area modi%ic&rilor *n %oaia de calcul

8. >e d comanda rack Changes din meniul ools i apoi )ighlight Changes din submeniul afiat. 9. *entru ascunderea evidenierii se anuleaz marca#ul casetei )ighlight changes on screen. *entru vizualizare se marc!eaz rack changes while editing i (S. :. >e salveaz caietul dac este o interogare n acest sens. (bservaii. 2 Detaliile privind modificarea unei celule este afiat ntr3o caset de comentarii atunci c nd este pointat celula respectiv. 0n acea caset sunt listate i comentariile scrise de utilizatori. 2 Evidenierile apar i la tiprirea foii de calcul care are activat procesul de evideniere a modificrilor. 2 >unt evideniate prin comenzile menionate. k >c!imbarea coninutului celulelor k -iniileAcoloanele inserate sau eliminate. 2 Du sunt evideniate modificrile. k De formate k AscundereaAartarea liniilorAcoloanelor k De denumiri ale foilor &informaie disponibil n foaia Kistor?' k ,nserareaAeliminarea foilor k AdugareaAeditarea comentariilor 2 acestea apar totui n forma curent. k $alorilor celulelor care se modific datorit dependenei de alte celule. Aceste modificri pot fi vzute utiliz nd bara de unelte ,uditing.

Vi0uali0area modi%ic&rilor *ntr1o %oaie separat&

;9

@oate informaiile din #urnalul de modificri pot fi vizualizate ntr3o foaie separat, Kistor?, creat automat de Excel. 8. >e d comanda rack Changes din meniul ools i apoi )ighlight Changes din submeniul afiat. 9. >e asigur marcarea casetei de control rack changes while editing. Aceasta activeaz parta#area i tinerea #urnalului de modificri. :. >e marc!eaz caseta When i se alege n lista asociat intrarea ,ll &pentru toate modificrile'. <. >e selecteaz butonul radio, situat n partea inferioar a dialogului, List changes on a new sheet. C. >e d (S si se rspunde afirmativ la o cerere de salvare a caietului. (bservaii. 2 (piunea List changes on a new sheet este accesibil doar dac s3a salvat caietul cu opiunea rack changes while editing activat. 2 "oaia )istory este eliminat la salvare. *rocedura prezentat trebuie refcut pentru vizualizarea #urnalului. 2 ,nformaiile sunt prezentate n foaia )istory sub form de list prevzut cu filtre. *rin selectarea combinat a diferitelor opiuni de filtrare se pot selecta doar anumite tipuri de modificri. Denumirile c mpurilor sunt suficient de sugestive pentru a mai necesita explicaii suplimentare. 2 "oaia )istory nu este actualizat n mod automat. *entru o versiune actualizat se salveaz documentul i se reia procedura de afiare a #urnalului.

Protectia pentru documentele parta3ate

7omanda principal pentru prote#area unui caiet parta#at este Protect Shared Workbook sau Protect and Share Workbook la care se a#unge prin meniul ools, comanda Protection. >e observ caseta de control Sharing with rack Changes care asigur pstrarea istoricului de modificri. 0n zona Password se poate introduce o parol care s limiteze accesul celorlali utilizatori la opiunile de prote#are. Explicaii suplimentare privind interaciunea dintre securitate i alte opiuni privind parta#area sunt date n continuarea seciunii. Anumite aciuni cerute sunt efectuate potrivit reetelor prezentate n seciunile dedicate. 8. Dac documentul este de#a parta#at i se dorete stabilirea unei parole pentru parta#are sau prote#area altor aspecte ale caietului sau foilor sale, se ncepe prin a scoate caietul din parta#are. 9. Dac se dorete impunerea unei parole pentru desc!iderea caietului parta#at se va stabili aceast parol. :. Dac se dorete impunerea unei parole pentru modificarea i salvarea caietului se va stabili aceast parol. <. >e ascund liniileAcoloanele care nu vor fi vzute de utilizatori i se vor debloca zonele care pot fi modificate de utilizatori. >e prote#eaz foile dorite. C. >e ascund foile de calcul care nu vor fi vzute de utilizatori. >e prote#eaz caietul prin selectarea opiunii Structure. ;. >e fixeaz numrul de zile utilizat la meninerea istoricului sc!imbrilor prin parta#area caietului i iniierea #urnalului. 6. >e d comanda Protection din meniul ools i Protect Shared Workbook, sau Protect and Share Workbook, din submeniul afiat. G. >e selecteaz n dialogul Protect Shared Workbook opiunea Sharing with track changes. 5. >e fixeaz o parol, n zona Password a dialogului Protect Shared Workbook dac se interzice altor utilizatori s anuleze meninerea #urnalului sau s declare caietul neparta#at. >e reintroduce parola n dialogul de confirmare i se d (S. 8H. -a interogare se salveaz caietul, ceea ce termin operaiunea. *rin aceasta caietul este parta#at i este activat meninerea #urnalului de modificri. (bservaii. 2 *entru un caiet prote#at utilizatorii nu pot anula parta#area sau opri #urnalul de modificri. 2 *entru a stabili o parol pentru parta#are, caietul trebuie s fie mai nt i scos din utilizarea parta#at.

;:

7alidarea datelor i expertiza foii de calcul

*rin validarea datelor nelegem procedurile activate astfel nc t n anumite celule s nu se poat introduce dec t date care ndeplinesc condiii impuse. *rocesul este local pentru fiecare celul i poate asigura at t afiarea unui mesa# de a#utor la activarea celulei, c t i afiarea unui mesa# de eroare dac s3a completat o valoare neacceptabil. *rin expertiza &auditing' foii de calcul nelegem procedurile care permit vizualizarea structurilor de dependen de tip funcii2argumente, localizarea valorilor de tip eroare etc.

Validarea datelor
=estriciile care pot fi impuse pentru coninutul unei celule se refer la 2 tipul datei &ntreg, zecimal, text etc.'4 2 limite ntre care pot fi valorile numerice sau de tip dat calendaristic4 2 lungimea unui text4 2 formule de validare &utilizate mai ales atunci c nd celula constituie argument pentru un alt calcul, care trebuie s produc un rezultat de o anumit magnitudine'. Dup introducerea datelor i efectuarea calculelor, se poate efectua o expertiz a foii pentru a localiza i corecta datele eronate. (bservaie. Dac documentul este parta#at nu se pot modifica restriciile existente sau aduga noi restricii. 4estricii pentru datele numerice Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic. 8. >e selecteaz celule pentru care se definesc restriciile. 9. >e d comanda +alidation din meniul %ata si se activeaz fia Settings a dialogului afiat. :. 0n lista ,llow se selecteaz tipul de dat numeric impus. Whole number 2 numr ntreg, %ecimal 2 numr zecimal, %ate 2 dat calendaristic, ime 2 dat orar. <. 0n lista %ata se alege operatorul utilizat la validare &numere ntre anumite limite, mai mici dec t, mai mari dec t etc.'. 0n funcie de operatorul selectat se completeaz zonele care urmeaz &n figur Minimum si Maximum deoarece s3a ales operatorul between'. Aceste zone pot s conin valori, referine de celule care conin valorile, formule. Dac se permite ca n celula procesat s poat aprea blancuri sau se indic limite care fac referin la celule iniial goale, atunci se va marca zona Bgnore blank. Dac se dorete ca restriciile impuse unei celule goale s o trateze ca i cum ar conine zero, atunci se anuleaz marca#ul din Bgnore blank.
C. *entru afiarea unui mesa# de a#utorAatenionare la activarea unei celule pentru care se definesc restriciile se activeaz fia Bnput (essage a dialogului %ata +alidation. Marcarea controlului Show input message when cell is selected produce afiarea mesa#ului nscris n zona Bnput message. Acesta este afiat fie ca caset de

tip balon l ng (ffice Assistant, fie ca o caset alturat celulei, doar c nd aceasta este activ. @itlul dat n zona itle identific mesa#ul i este afiat o dat cu textul acestuia. ;. *entru afiarea unui mesa# de eroare, n cazul c nd n celul s3a introdus o valoare care nu respect restricia impus, se activeaz fia >rror ,lert a dialogului %ata +alidation. 7ontrolul Show error alert8 se marc!eaz dac se dorete afiarea mesa#ului n cazul existentei unei erori4 0n lista Style se alege iconia dorit &Stop etc.', imaginea selectat fiind artat sub list. Efectul unei alegeri este explicat n continuare. *rin selectarea stilului Stop se afieaz un mesa# cu butoanele Retry, care permite ntoarcerea la editarea celulei, i Cancel. *entru afiarea unui mesa# de informare, care are butoanele (S i Cancel se alege Bnformation.

;<

*entru afiarea unui mesa# de atenionare cu textul I ContinueDI urmat de butoanele ies, Do i 7ancel se alege Warning. %utoanele (S i ies accept data introdus, butonul Do nu accept data i las celula n starea de editare iar Cancel reface starea precedent a celulei. >e pare c mesa#ul de eroare nu este afiat dac o dat eronat este produs printr3o formul sau este plasat de un macro. 0n zona itle se trece titlul mesa#ului de eroare, textul acestuia introduc ndu3se n zona editabil >rror message. (bservaii. 2 >pecificarea restriciilor nu afecteaz formatarea celulelor. 2 "ormulele specificate pentru limitele valorilor pot evalua doar date din celule ale aceleiai foi de calcul. *entru a utiliza date din alte foi sau caiete se vor introduce n foaia activ referine la aceste date &prin crearea unei formule simple de genul Q referina' sau se creeaz n foaia activ un nume pentru datele externe utilizate. 2 "ormulele definite nu pot utiliza constante tablouri. 6imitarea intrrilor doar la elementele unei liste >e poate impune restrictia ca valorile dintr3o celul s apartin unei liste predefinite prin. 8. *e aceeasi foaie de calcul se creeaz lista cu intrrile permise, lista fiind organizat pe linie sau pe coloan, fr elemente vide. 9. >e selecteaz celulele pentru care se defineste restrictia. :. >e d comanda uzual $alidation din meniul Data si se activeaz fisa >ettings. <. 0n lista derulant Allo+ se alege -ist. C. 0n zona >ource se introduce o referint la lista cu intrrile permise. *entru ca la activarea unei celule s se activeze o list derulant din care se alege valoarea, se va marca zona de control ,n3cell dropdo+n &care va aprea n dialog sub zona ,gnore blanB' ;. *entru mesa#ele de a#utor si de eroare se vor efectua etapele C si ; expuse n sectiunea =estrictii privind datele numerice. (bservatii. 2 Dac lista are putine intrri, acestea pot fi introduse direct n caseta >ource, desprtind intrrile prin caracterul recunoscut de )indo+s drept separator de list &de regul I,I'. 2 Dac lista de intrri valabile se poate modifica, atunci se recomand denumirea ei si trecerea numelui listei n zona >ource. 2 Dac lista de intrri se afl n alt foaie de calcul sau n alt caiet, atunci se defineste n foaia curent un nume pentru lista extern si se utilizeaz acest nume n zona >ource. -imitarea numrului de caractere Desi este caracteristic datelor de tip text, limitarea numrului de caractere poate fi utilizat si pentru alte tipuri de date. 8. >e selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile. 9. >e d comanda $alidation din meniul Data si se activeaz fisa >ettings a dialogului afisat. :. 0n lista Allo+ se selecteaz @ext -engt!. <. 0n lista Data se alege operatorul dorit si se completeaz apoi numrul minim de caractere, numrul maxim de caractere, potrivit operatorului selectat. *rin selectarea casetei de control ,gnore blanB nu se verific restrictia pentru celulele goale sau dac asemenea celule sunt referite n definirea limitelor.

;C

C. *entru mesa#ele de a#utor si de eroare se vor efectua etapele C si ; expuse n sectiunea =estrictii privind datele numerice. (bservatii. 2 *entru a permite ca o celul s contin texte de orice lungime se poate selecta operatorul great!er t!an or elual n Data si specifica H n Minimum. 2 *rin impunerea unei restrictii asupra numrului de caractere nu se afecteaz formatarea celulei. 2 Dac ntr3o celul cu restrictie asupra numrului de caractere se introduce o formul, verificarea are loc pentru rezultatul formulei si nu pentru lungimea formulei. 2 *entru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea observatia corespunztoare din sectiunea =estrictii privind datele numerice. 2 Du se pot utiliza constante tablou n formulele care dau limitele numrului de caractere. =estrictii introduse printr3o formul *entru cazurile complexe n care intrarea dintr3o celul trebuie s fie n concordant cu alte valori din foaia de calcul se poate defini o restrictie prin stabilirea unei formule, care s produc valoarea logic @=1E atunci c nd valoarea introdus satisface cerintele globale ale foii de calcul. 8. >e selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile. 9. >e d comanda $alidation din meniul Data si se activeaz fisa >ettings a dialogului afisat. :. 0n lista Allo+ se selecteaz 7ustom. <. 0n zona editabil "ormula se introduce formula care produce o valoare logic &@=1E sau "A->E'. ,ntrrile din celule cu aceast restrictie nu sunt acceptate n cazul obtinerii valorii "A->E. C. >e marc!eaz zona ,gnore blanB atunci c nd verificarea nu se efectueaz pentru celulele goale sau c nd formula face referint la o celul goal. ;. *entru mesa#ele de a#utor si de eroare se vor efectua etapele C si ; expuse n sectiunea =estrictii privind datele numerice. (bservatii. 2 "ormulele se introduc n mod uzual &cu caracterul Q'. 2 Microsoft Excel recalculeaz foaia nainte de evaluarea formulei. 2 *entru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea observatia corespunztoare din sectiunea =estrictii privind datele numerice. 2 Du se pot utiliza constante tablou. Exemplu. Dac n foaia de calcul exist dou celule denumite data_init si data_sfir &reprezent nd data de nceput si data desf rsit a unei lucrri', atunci completarea unei celule denumite data_ex &reprezent nd data de executie a unei faze' poate fi supus restrictiei prin formula IQADD&data_exfQdata_init,data_exeQdata_sfir'I, accept ndu3se doar date cuprinse ntre limitele impuse. Modificarea parametrilor de validare Dup stabilirea restrictiilor si a mesa#elor pentru o celul, acestea pot fi modificate prin parcurgerea etapelor urmtoare &similare de fapt repetrii procesului, noile valori nlocuindu3le pe cele existente'. 8. >e ridic parta#area caietului &dac este cazul'. 9. >e selecteaz celula pentru care se modific validarea. :. >e d comanda $alidation din meniul Data. <. >e modific, pe toate fisele, optiunile dorite.

;;

C. Dac se doreste ca aceeasi modificare s fie efectuat pentru toate celulele care au aceleasi restrictii si mesa#e ca si celula curent, se va marca zona de control Appl? t!ese c!anges to all ot!er cells +it! t!e same settings de pe fisa >ettings. (bservatie. 0ntr3un caiet prote#at, c!iar dac se debloc!eaz anumite celule, restrictiile si mesa#ele definite pentru acestea nu pot fi modificate. 7opierea restrictiilor si mesa#elor Dac validarea efectuat pentru o celul trebuie repetat pentru alte celule &de mentionat c o selectie multipl de celule permite stabilirea conditiilor de validare pentru ntreaga selectie', operatiunea se poate realiza prin procedeul de alipire special. 8. >e activeaz celula care are restrictiile si mesa#ele necesare si se d comanda 7op? din meniul Edit. 9. >e selecteaz celule destinatie. :. >e d comanda *aste >pecial din meniul Edit. <. >e selecteaz n grupul *aste optiunea $alidation. (bservatie. *rin copierea total &optiunea de copiere All sau All except borders' se copie de asemenea si restrictiile. Datele de#a existente n celulele destinatie nu sunt verificate automat cu noile restrictii. -ocalizarea celulelor care au restrictii sau mesa#e *entru localizarea celulelor care au atasate restrictii sau mesa#e de validare se utilizeaz mecanismul Eo @o din meniul Edit. 8. *entru localizarea celulelor cu un anumit tip de validare se selecteaz o celul care are tipul respectiv de validare. Dac se doreste localizarea tuturor celulelor cu restrictii indiferent de tipul acestora se activeaz doar foaia respectiv. 9. >e d comanda Eo @o din meniul Edit. :. >e actioneaz butonul >pecial si se marc!eaz Data $alidation. <. 0n subgrupul de optiuni care devine activ, pentru localizarea oricrei restrictii sau mesa# de validare se alege All iar pentru localizarea celulelor care au aceeasi validare cu celula activ se alege >ame. Expertizarea unei foi de calcul *rin expertizarea foii de calcul ntelegem operatiunile efectuate pentru identificarea intrrilor incorecte si evidentierea structurilor de dependent &celule care depind de valorile altor celule sau celule care furnizeaz argumente pentru functii din alte celule'. 7omanda principal este Auditing din meniul @ools care produce afisarea submeniului prezentat n figura alturat. 7omenzile submeniului sunt explicate n sectiunile urmtoare, o dat cu operatiunile asociate. %ara de unelte Auditing Activarea barei de unelte Auditing se efectueaz prin comanda >!o+ Auditing @oolbar din submeniul afisat la comanda Auditing din meniul @ools. ,nstrumentele Auditing sunt prezentate n figura urmtoare, operatiunile efectuate fiind explicate si n sectiunile
;6

corespunztoare.

Este de remarcat c ntr3o foaie prote#at nu sunt disponibile comenzile de audit. @race *recedents 2 @raseaz sgeti de la celulele care furnizeaz valori ctre formula din celula activ. *entru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz butonul @race *recedents de dou ori. 7elula activ contine formula care se examineaz. =emove *recedent Arro+s 2 Elimin sgetile de precedent create prin @race *recedents. @race Dependents 2 @raseaz sgeti de la celula activ la celulele care contin formule care depind de celula activ. *entru trasarea tuturor nivelelor de dependent se actioneaz @race Dependents de dou ori. =emove Dependent Arro+s 2 Elimin sgetile de dependent create prin @race Dependents. =emove All Arro+s 2 Elimin toate sgetile de precedentAdependent trasate n foaia de calcul. @race Error 2 0n cazul c nd celula activ contine o valoare de eroare L$A-1E sau LD,$AH traseaz sgeti la celula activ din celulele care cauzeaz eroarea. De+ 7omment 2 ,nsereaz un nou comentariu n celula activ. 7ircle ,nvalid Data 2 ,dentific si marc!eaz prin ncercuire celulele care contin valori n afara limitelor stabilite la validarea datelor &comanda $alidation din meniul Data'. 7lear $alidation 7ircles 2 Elimin marca#ele de celule create prin 7ircle ,nvalid Data. (bservatie. %utoanele barei de unelte Auditing sunt inaccesibile dac este activ optiunea Kide all aflat pe fisa $ie+ a dialogului (ptions &meniul @ools'. >getile trasate sunt obiecte grafice si nu pot fi afisate dac obiectele grafice sunt ascunse. *entru afisare trebuie s fie selectat optiunea >!o+ All sau >!o+ *lace!olders de pe fisa amintit. ,dentificarea valorilor incorecte 7 nd se analizeaz o foaie de calcul pentru determinarea intrrilor incorecte, Microsoft Excel identific valorile care nu satisfac restrictiile definite pentru celule prin comanda $alidation &meniul Data'. >unt identificate astfel valorile tastate direct de utilizator sau introduse prin program &de ctre macro3uri' si valorile care devin incorecte datorit calculelelor unor formule. *entru identificarea automat a valorilor incorecte se parcurg etapele urmtoare. 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing prin @ools2Auditing2>!o+ Auditing @oolbar. 9. >e actioneaz butonul 7ircle ,nvalid Data. *e foaia de calcul, celulele care contin valori neconforme restrictiilor impuse apar ncercuite, dup cum este artat n figura alturat. (bservatii. 2 >unt marcate concomitent cel mult 9CC de celule cu date incorecte. Dac foaia de calcul contine mai mult de 9CC de astfel de celule, dup o prim marcare si corectare se repet procesul. 2 0n cazul unor restrictii care implic formule de calcul ale limitelor, este nevoie s se recalculeze foaia nainte de localizarea celulelor incorecte. =ecalcularea nu este cerut dac este selectat optiunea de recalculare automat. 2 *entru a vedea restrictiile si mesa#ele de eroare ale unei celule se activeaz celula si se d comanda $alidation &meniul Data'. $izualizarea dependentelor dintre celule

;G

0n cazul existentei unor formule n celulele foii de calcul, Microsoft Excel poate s semnaleze grafic legturile dintre celulele care contin formule si celulele care furnizeaz argumente pentru functii. 1tiliz nd uneltele barei Auditing se pot localiza celulele care contin argumentele functiei din celula activ sau celulele care depind de celula activ. Dac formula afiseaz o valoare de eroare &cum ar fi L$A-1E', se poate localiza celula care este cauza erorii. (bservatie. 0nainte de utilizarea uneltelor Auditing se va asigura c foaia de calcul afiseaz obiectele grafice &n fisa $ie+ a dialogului (ptions, meniul @ools, este selectat n grupul (b#ect optiunea >!o+ all sau >!o+ place!olders. -ocalizarea formulelor care utilizeaz valoarea din celula activ 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing &prin Auditing din meniul @ools si comanda >!o+ Auditing @oolbar'. 9. >e activeaz celula pentru care se studiaz dependentele. :. *rin actionarea uneltei @race Dependents se traseaz automat sgeti la celulele care se refer la celula activ. Action nd din nou @race Dependents se vor trasa toate nivelele de dependent ascendent pornind de la celula activ. 7onfiguratia obtinut este similar celei ilustrate n figura alturat. (bservatii. 2 >getile albastre arat celulele dependente de cea activ, sgetile rosii indic acele celule care produc erori. 2 *entru selectarea celulei de la cellalt capt al sgetii se poate efectua un dublu clicB pe sgeata respectiv. 2 0n cazul modificrii formulelor, inserrii de celule, liniiAcoloane etc. sgetile trasate sunt eliminate automat de pe foaia de calcul. =efacerea lor implic reluarea ntregului proces de vizualizare a dependentelor. -ocalizarea celulelor care contin argumentele unei formule 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing. 9. >e activeaz celula care contine formula analizat. :. *rin actionarea uneltei @race *recedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu argumente la celula cu formula. *entru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de dou ori @race *recedents. (bservatie. *entru semnificatia culorilor sgetilor si navigarea ntre celulele dependente se vor citi observatiile din sectiunea precedent. -ocalizarea celulelor situate n alt foaie de calcul si care contin argumentele unei formule Dac argumentele functiei analizate se afl n celule dintr3o alt foaie de calcul, mai nt i se va desc!ide foaia respectiv. 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing. 9. >e activeaz celula care contine formula analizat. :. *rin actionarea uneltei @race *recedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu argumente la celula cu formula. *entru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de dou ori @race *recedents. =eferintele la celulele altei foi au la extremitate o pictogram reprezent nd o foaie de calcul. <. *rin dublu clicB pe o sgeat care punctez la alt foaie se desc!ide un dialog Eo to prin intermediul cruia se poate naviga ctre celulele referite.
;5

Eliminarea sgetilor care arat dependentele dintre celule 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing. 9. *entru eliminarea unui nivel de sgeti ncep nd cu celula dependent cea mai deprtat de celula activ, se activeaz =emove Dependent Arro+s. Actionarea din nou a uneltei elimin urmtoarele nivele de sgeti. :. *entru eliminarea unui nivel de sgeti ncep nd cu celula precedent cea mai deprtat de celula activ, se activeaz =emove *recedent Arro+s. Actionarea din nou a uneltei elimin urmtoarele nivele de sgeti. <. *entru eliminarea tuturor sgetilor din foaia de calcul se actioneaz unealta =emove All Arro+s. -ocalizarea sau sc!imbarea referintelor dintr3o formul Microsoft Excel dispune si de un instrument direct, =ange "inder, de localizare a referintelor dintr3o formul. 8. >e activeaz celula care contine formula analizat. 9. *rin dublu clicB pe celul se coloreaz, n mod automat si cu culori diferite, c!enarele celulelor care contin argumentele functiei. :. *rin dragarea c!enarelor colorate se poate modifica referinta ctre o alt celul sau zon de celule. 1tiliz nd m nerul de dragare din coltul dreapta #os se poate extinde sau restr nge domeniul argumentului respectiv. <. >e termin n mod uzual cu ED@E= &pentru formule simple' sau 7@=-J>K,"@JED@E= &pentru formule tablou'. -ocalizarea erorilor din functii $alorile de eroare apar afisate ntr3o celul atunci c nd formula din acea celul nu poate fi evaluat n mod corect. Microsoft Excel dispune de un mecanism prin care se pot localiza celulele care provoac eroare n evaluarea unei functii. $alorile de eroare afisate sunt enumerate n sectiunea urmtoare. 8. >e afiseaz bara de unelte Auditing. 9. >e activeaz celula care afiseaz eroarea. :. >e actioneaz unealta @race Error. (bservatie. Dac exist mai mult de un drum ctre o celul care provoac eroarea, pentru vizualizarea acestora se va actiona de dou ori @race Error. $alori de eroare $aloare de eroare >emnificatie (bservatii LLLLL $aloarea care se afiseaz necesit mai multe caractere dec t permite ltimea celulei. >e redimensioneaz celula sau se modific formatul de afisare. L$A-1EV Este utilizat un tip eronat de argument sau operand &care nu
6H

poate fi eventual corectat de instrumentul de autocorectare a formulelor, prin conversii uzuale de tipuri de date'. LD,$AHV >e ncearc o mprtire prin zero. LDAMEY 1n text dintr3o formul nu este recunoscut ca referint. 0n afar de greselile de scriere a denumirilor este posibil ca un nume definit anterior s nu mai existe. LDAA ( valoare nu este disponibil pentru o functie sau o formul. Apare de obicei atunci c nd se omit argumente obligatorii pentru o functie, c nd formule tablou se refer la argumente cu dimensiuni mai mari sau c nd o functie definit de utilizator nu este gsit. L=E"V ( referint nu este valid. *rin eliminarea unor celule este posibil ca referintele s se deprecieze. LD1MV >unt probleme cu un numr dintr3o functie sau formul. Apare de obicei atunci c nd se trece o valoare nenumeric pentru un argument numeric sau c nd o functie iterativ nu poate a#unge la un rezultat. LD1--V ,ntersectia a dou domenii este vid. Apare frecvent atunci c nd se omite virgula la specificarea unei reuniuni de domenii. (bservatie. *entru o discutie mai ampl a cazurilor de aparitie a valorilor de eroare se vor studia intrrile corespunztoare din Microsoft Excel Kelp.

68