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MANUAL 2
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PREMBULO
La Municipalidad de Ate, a travs del Proyecto Comn PYMES - Participacin de Gobiernos Locales del Programa URB-AL de la Unin Europea de la Red N 5 Polticas Sociales Urbanas, de conformidad con los objetivos del Proyecto, se busca reforzar la capacidad tcnica y de gestin necesarias en el Gobierno Local. Este propsito lo comparte con los Municipios socios del Proyecto Comn con la finalidad de impulsar desde el Municipio empleo e ingresos en el mbito de las PYMES y as como elevar la calidad de la poblacin. Este mdulo de capacitacin municipal es un Manual producto del Proyecto Comn cuyo propsito es constituirse en un instrumento bsico para que el Promotor Municipal Empresarial de PYMES, sin necesidad de ser un profesional especialista en los campos de costos y contabilidad, se capacite y adquiera conocimientos de estos temas y pueda impartir a los gestores y conductores de las PYMES conocimientos prcticos sobre contabilidad y costos. En el diseo y elaboracin de este Manual participaron Bertha Rosales Benavides, Tcnica del Proyecto - y Gonzalo Reboledo de la Intendencia Municipal de Montevideo, Uruguay.
Este documento se ha realizado con asistencia financiera de la Comunidad Europea. Los puntos de vista que en l se exponen reflejan exclusivamente la opinin de los participantes del Proyecto Comn y, por lo tanto, no representan en ningn caso el punto de vista oficial de la Comunidad Europea.
CONTENIDO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 I. TOMO - COSTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1. Definicin de Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2. Finalidad de los Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. Los Costos y su Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4. Tipos de Costos por Sector Productivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4.1 Costos de PYMES Industriales o Productivas . . . . . . . . . . . . . . 10 4.2 Costos Comerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4.3 Costos en PYMES de Servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5. Elementos del Costo Industrial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5.1 Materias Primas y Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5.2 Mano de Obra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5.3 Gastos de Fabricacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 6. Clasificacin de los Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6.1 Costos Fijos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6.2 Costos Directos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 7. Registro y Control de Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 7.1 Registro Permanente en Unidades (vincard) . . . . . . . . . . . . . . . . 15 7.2 Inventario permanente Valorizado (Kardex) . . . . . . . . . . . . . . . . 16 8. Importancia del Control de Materias Primas y Materiales Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 9. Desconocimiento de los Costos en las PYMES . . . . . . . . . . . . . . . . 19 10. Que Pasa con el IGV? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 11. El IGV le Pertenece al Estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 12. Determinacin de los Costos en las PYMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 12.1 Costo de Produccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 12.2 Determinacin de los Costos Comerciales . . . . . . . . . . . . . . 23 12.3 Determinacin de los Costos en PYMES De Servicios . . . . . 24 13. Cmo Reducir Costos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 II. TOMO - CONTABILIDAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. La Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Clasificacion de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 Contabilidad por Sectores Productivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Contabilidad Comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Contabilidad Industrial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.3 Contabilidad de Servicios, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Contabilidad por Sujeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Contabilidad Individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Contabilidad Colectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3 Contabilidad de Sociedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 26 27 27 27 27 27 27 27 27 27
3. 4. 5. 6.
La Contabilidad como Fuente Legal y Base de Datos . . . . . . . . . . . Los Fines de la Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Contabilidad como Base de Control y Evaluacin. . . . . . . . . . . . Registros y Libros Contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1 Definicin de Libros de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Finalidad de los Libros de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Requisitos que deben cumplir los Libros de Contabilidad . . . . . . 7. Clases de Libros de Contabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1 Libros Principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2 Libros Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1 Finalidad del Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Informacin Mnima en un Registro de Ventas. . . . . . . . . . . . . . . 8.3 Formato del Registro de Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1 Finalidad del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.2 Informacin Mnima del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . 9.3 Formato del Registro de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10. Libro Caja Tabulada o Americana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1 Registro de las Operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.2 Informacin Mnima del Libro de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.3 Cierre de Caja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.4 Formato de Caja Tabular o Americana . . . . . . . . . . . . . . . . . 11. Libro Auxiliar de Bancos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1 Finalidad del Registro Auxiliar de Bancos . . . . . . . . . . . . . . . 11.2 Uso del Libro Auxiliar de Bancos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.3 Formato de Libro Bancos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12. Libro de Planillas de Sueldos y Salarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.1 Planilla de Sueldos y Salarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.2 Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.3 Autorizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.4 Formato de Planilla de Sueldos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13. Informacin Financiera Bsica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.1 Balance General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.2 Estado de Ganancias y Perdidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28 29 30 31 31 32 32 33 33 33 34 34 34 34 35 35 35 35 36 36 36 36 36 37 37 37 37 38 38 38 38 39 40 40 42
INTRODUCCIN
Los contenidos del mdulo denominado: Manual de Costos y Contabilidad, desarrollan en el primer captulo el tema COSTOS y el segundo captulo el tema de CONTABILIDAD. Un poco de historia Surge la Contabilidad desde pocas muy antiguas, desde que los grupos humanos debieron relacionarse con las cantidades y por consiguiente con las cuentas para cuantificar sus utensilios, animales y otras propiedades. Con el transcurrir de la historia inventa signos para representar cantidades que son los nmeros que le permiten realizar registros y elaborar cuentas para ordenar sus negocios y contar con una informacin veraz y responsable para la toma de decisiones en la marcha de la empresa. De la informacin de los registros contables se emite los estados financieros que son informes utilizados como una herramienta bsica e importante que permite al gestor de una empresa conocer la situacin econmica y los resultados obtenidos en un determinado perodo de tiempo. La empresa y los factores internos y externos. En administracin de una empresa se debe tener en consideracin una serie de factores externos que tienen influencia en su desarrollo, como son: decisiones polticas, sociales y econmicas, sin embargo el gestor empresarial necesita reconocer y analizar los factores internos y directos que afecta a la empresa en marcha, los cuales lo clasificaremos en los siguientes aspectos: Aspectos legales: lo relacionado con la constitucin y forma organizativa que adopta una empresa, es el primer paso para su existencia fsica legal. Aspectos Organizativos y de Gestin: referidos a la administracin y racionalizacin de sus recursos, para un desempeo con eficiencia y eficacia. Aspectos de Comercializacin: referidos a las diversas polticas y estrategias comerciales, adoptadas por la administracin, para colocar su producto en el mercado a precios competitivos. Aspectos de Costos y Contabilidad: instrumento de gestin indispensable que le permite conocer a travs de los estados financieros bsicos, y en forma permanente, la situacin financiera, econmica y administrativa de la Empresa.
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I. TOMO - COSTOS
El afn de las PYMES es llegar al mercado o ampliar mercado para ganar plata. Uno de los problemas principales que afrontan los gestores y conductores de PYMES (pequeos y medianos empresarios) es cmo conocer y determinar los costos reales de la fabricacin de sus productos. Este desconocimiento los lleva a dos situaciones: a. Subvaluacin de los costos. El afn que tienen las PYMES de ingresar o ganar mercado, hace que en algunos casos sus valores de venta no cubran sus costos reales, porque estos se encuentran subvaluados al no considerar algn elemento que determina el costo de su producto (ejemplo: el local, gastos administrativos, etc.) Cuando se subvala un costo, el producto puede entrar al mercado, vendiendo los productos, pero la empresa no podr obtener el margen de utilidad que espera. b. Sobrevaluacin de los costos Y en otros casos, los llevan a sobre valorar los costos de sus productos, al considerar equivocadamente algn elemento en la determinacin de su costo. La sobrevalorar los costos (subrevaluacin) generalmente se da por el desconocimiento del procedimiento para determinar dichos costos. Cuando sobrevala el costo, sus precios en el mercado no van a ser competitivos, y por lo tanto no vender los productos. Existe la necesidad para el Promotor Municipal Empresarial de PYMES, que se prepare y tome amplio conocimiento prctico del tema tratado en este Manual, y encontrarse debidamente capacitado y preparado para asesorar, transmitir y difundir los conocimientos sobre los temas de costos y Contabilidad.
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1. DEFINICIN DE COSTOS
En la inquietud de todo empresario, que dirige o administra una PYME, hay una serie de preguntas a las que a veces no encuentra respuesta, como por ejemplo:
Cunto realmente me cuesta producir mi producto? A cunto debo vender mi producto para ganar? Hasta cunto debo otorgar descuentos, sin que ello signifique perder? Las respuestas a todas estas preguntas las iremos encontrando en el desarrollo de este Manual. En primer lugar, vamos a definir: Que es un costo ?
Costo es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, una mercadera o un servicio.
Servicio
Producto
Mercadera
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Si el pequeo o mediano empresario llegara a determinar y conocer sus costos reales, y contar con informacin estadstica de sus procesos productivos, podr tomar decisiones para: > Obtener una produccin eficiente. > Reducir al mnimo los desechos, desperdicios, y prdida por fabricacin. > Mejorar los mtodos y los procedimientos de fabricacin.
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